Användartips för Control Edge

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara  Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

Om en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför en saldobaserad automatkontering under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.  Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.    Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

Periodisera en eller flera rader i attestflödet Invoice Manager.   Har du rättighet som användare via din konteringsroll har du möjlighet att själv periodisera dina leverantörsfakturor.   Öppna fakturan Kontera upp varje rad med konto, koddelar och belopp.  Markera vilka rader som skall periodiseras.  Välj knappen Periodisering   Periodiseringsdialog öppnas                    Välj periodiseringskonto (konto som är förinställda visas)  Fyll i Datum från Fyll i Datum till  Klicka på Spara      Periodiseringen är skapad och visas på konteringsraderna   Sakgranska och Välj Skicka för att Skicka vidare i flödet. Tips! Du behöver inte använda knappen Spara innan du Skickar. Finns inbyggd sparafunktion innan du skickar. Spara knappen användas när du inte väljer att skicka vidare.   

Vi har flera alternativ på hur rutinen återkommande faktura skall hanteras. Nu  har vi stöd för att  ni kan själva ställa in ett val per leverantör om ni inte vill att konteringsreferens skall läsas in vid import av nya fakturor.   Detta görs via Invoice Manager administrator    Enhetsregister\Enheter\Leverantörer\Extra Info   Markera "Använd inte konteringsreferens vi matchning mot återkommande faktura"   Om du redan har värde i mallarna kommer dessa att ignoreras vid import av nya fakturor som får träff på denna leverantörsmallen.        

Du kan nu utan extra kostnad göra en automatisk uppdatering av dina valutakurser direkt från Riksbanken. I tidigare versioner har det behövts en anpassning, men funktionen finns nu som standard i Control Edge. Du kan hämta de valutor som redan finns upplagda under Redovisning / Register / Valuta.    Riksbanken publicerar nya valutakurser två gånger om dagen, med något olika tidpunkter för olika valutor. Vi rekommenderar att du sätter klockslag för uppdatering till en gång per dag och på eftermiddagen.    Så här gör du för att aktivera uppdateringen:   Gå in under ”Schemaläggare/Schemaläggare” Klicka på knappen ”Ny” för att skapa ett nytt schema. Välj uppgiften ”Uppdatera valutor”. Ange ett schemanamn. Datum = Första gången schemat skall köras. Tid = Klockslaget schemat skall köras. Återkommande = Vid vilket intervall skall schemat köras. (Dag/vecka/månad) Intervall = Hur ofta skall schemat köras. Slutdatum = Vid vilket datum skall schemat sluta Ange en meddelandemottagare Klicka på knappen ”Spara” för att spara schemat.   Har du frågor och funderingar? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Nu kan du söka på OCR nummer och finns med som en egen kolumn i sökresultatet.    Sökning på OCR  

Med hjälp av Schemaläggaren kan du få uppgifter att utföras automatiskt vid en viss tidpunkt. Du behöver då ha behörigheten Admin på privilegiet Scheduler.   För att sätta upp schema för en uppgift, väljer du Schemaläggare / Schemaläggare och klickar på Ny. När du väljer vilken typ av uppgift du ska lägga upp, visas olika vyer beroende på vad som är relevant för din schemaläggning.    När du skickar fakturor via schemaläggare finns det numera möjlighet att dagligen skicka alla fakturor som har aktuellt fakturadatum. Vi rekommenderar att du ställer in ett klockslag för körningen på kvällen, så att alla dagens fakturor är förberedda och bokförda.  

Du kan utföra uppgifter automatiskt vid en vald tidpunkt genom att sätta upp dem i ett schema. För att kunna använda schemaläggning behöver du ha rollen Admin på privilegiet Scheduler. Så här gör du:   Gå in på Schemaläggare / Schemaläggare i menyn till höger på skärmen och klicka på Ny för att göra en ny schemaläggning. Välj arbetsuppgift som ska schemaläggas:   Skapa påminnelser Periodiseringar Skicka fakturor dagligen Överföra verifikationslogg Bokföra verifikationer Avskrivningar Fastighetsskatter Överföra verifikationsloggar Överföra fakturaloggar Bokföra fakturor Uppdatera valutor Inyett Beroende på vilket val som görs kommer olika urval visas som är relevant för just det specifika jobbet. Gemensamma uppgifter är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Den person som är uppsatt som mottagare för meddelanden får information om att jobbet har utförts eller ett felmeddelande på startsidan i Control Edge. Om meddelandet avser en specifik databas visas detta endast i relevant databas.   En av de senaste funktionerna i Schemaläggaren är att överföra verifikationsloggar. En förbättring som gjorts är att Schemaläggaren fungerar även efter att Control tjänsten har startats om.     Läs om nyheter och förbättringar i senaste releasenotes för Control Edge.   

Hej på er!   Startsidan är det första vi möts av varje dag när vi loggar in i Control Edge, så varför inte nyttja den fullt ut? Det finns nämligen flertalet fina funktioner som kan göra ert dagliga arbete mer effektivt.   Startsidan är individuellt anpassningsbar, vilket innebär att respektive användare själv kan välja vilken information som presenteras. För anpassa sin startsida klickar man på Ctrl + E så öppnas editeringsläget. Då kan du enkelt välja bland de olika "widgetarna" som finns tillgängliga för att bygga upp startsidan precis så som du vill ha den. I nedan bild ser ett exempel på en startsida där alla widgetar är tillgängliga.   Nedan följer en kort beskrivning kring respektive widget: Meddelanden- Här får du notifieringar från t.ex autopay, approval, men även meddelanden om att det är dags att låsa/stänga period.   Snabbval- Min personliga favorit, här får du direktlänkar till de olika funktioner du senast använt i Control edge, samt även dina favoriter.   RSS Feed- Här kan du lägga till en rss-länk till en nyhetssida för att få nyhetsuppdateringar direkt på startsidan i Control Edge. T.ex kan du googla på svt eller DI rss så finner du deras rss-länk.   Uppgifter- Den digitala ersättaren till dina kära post-it-lappar. Här kan du nu föra digitala anteckningar direkt på startsidan som du enkelt kan checka av.    Dokument- Länka till dokument eller mappar som du ofta använder, t.ex till din Onedrive.   Länkar- Här finns direktlänkar till forumet, hjälpavsnitt, nyheter mm. Du kan även själv lägga till länkar till hemsidor du ofta använder.   Vid frågor och funderingar kan du alltid vända dig till visma.control@visma.com   Ha nu en skön sommar!      

Om du vill läsa release notes för tidigare och senaste versionen kan du klicka på länken direkt på startsidan i Invoice Manager, se gulmarkering nedan.      . 

Du som fakturerar direkt i Control Edge, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Nu kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras.     

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Control Edge.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Har du många olika konton du loggar in på med hjälp av Microsoft Authenticator? Med Control Edge kan det bli några stycken och ofta kan de vara svåra att hålla isär.    För att underlätta kan du enkelt byta namn på de olika kontona i Microsoft Authenticator. Det gör du genom att: 1. Öppna Microsoft Authenticator 2. Välj det konto du vill byta namn på 3. Klicka på kugghjulet uppe till höger En bild som visar Microsoft Authenticator 4. Klicka på kontonamnet och skriv in det nya. Klicka på Klart. En bild som visar rutan där kontonamn ändras i Microsoft Authenticator   Färdigt!

Som vi skrev om i en tidigare artikel, kan du som är administratör i Användarportalen nu bevilja tillfällig access i din tjänst från Visma, till en konsult eller rådgivare på supporten.    Direkt när du valt person, tjänst samt tidsbegränsning och klickat på knappen uppdatera, kan du se vem som har tillgång i listan, samt när sista datum för access är.      Konsulten får då ett meddelande om att tillgång beviljats. Som vi tidigare nämnt kommer tillgång automatiskt att nekas efter slutdatum. Det är också möjligt att ta bort åtkomsten manuellt före utsatt datum, genom att ta bort krysset för aktuell tjänst.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar. 

Har du många databaser i din inloggningslista?    Numera visas databaserna i alfabetisk ordning när du ska logga in, för att underlätta ditt arbete.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har funderingar som gäller funktionalitet eller flöden i Control Edge. 

I Utskriftscentralen finns rapporten Momsavstämning, som kan vara till hjälp vid inför redovisning av moms.      I rapporten listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från. För att momsavstämningen ska fungera ska momskoder har satts upp och vara kopplade till aktuella konton.    En förbättring som har gjorts jämfört med tidigare versioner är att alla konton med kryssrutan "momskonto" markerad i kontoregistret, nu är borttagna från rapporten, vilket underlättar avstämningen.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om momsredovisning.

I utskriftscentralen kan du enkelt söka rapporter via sökfältet. Då slipper du leta i menyn till vänster. Skriv t ex kundreskontra, om du vill se vilka du kan välja mellan, eller budget om du vill ta fram en resultaträkning där du har med budgetkolumn/-er.      I resultaträkningen kan du se vilka rad- och kolumndefinitioner som används i rapporten. Om du vill ändra ordningen på eller lägga till rader i din resultat- eller balansräkning, kan du redigera raddefinitionen i ColRows. Vi rekommenderar att du tar en kopia av originaldefinitionen och ändrar i den istället för i originalet.     Om du vill göra beräkningar i din rapport, rekommenderar vi att du använder Analys för Excel som rapporteringsverktyg istället för rapporterna i Utskriftscentralen. Våra konsulter kan hjälpa dig att sätta upp rad- och kolumndefinitioner, vilket vi rekommenderar om du inte tidigare arbetat i ColRows eller om du vill ha extra stöd.      Vill du veta mer om rapportering? Kontakta oss på visma.contro@visma.com.

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.     Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.

Undvik att läsa in samma Excelfil dubbelt genom att bocka i "Dublettkontroll av fil" under mappningsinformationen.  Läser du in samma Excelfil igen så får du ett felmeddelande!