Användartips för Control Edge

I Visma Control Edge har ett nytt fält tillkommit för enklare hantering av moms, vilket även underlättar redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms.    Det innebär att du numera fyller i momskoden både på intäktskontot och på momskontot, och att du på momskontot kryssar i rutan “Momskonto”.    Så här ser det ut på exempelvis konto 3011: Och så här ser det ut på exempelvis konto 2611:   Ytterligare information om gällande regler finns på skatteverket.se, där även förslag och rekommendationer från BAS-kontogruppen om val av konton finns.

Om du behöver återställa ditt lösenord, kan du följa stegen nedan.   1. Öppna login till Microsoft Online i din webbläsare.     2. Skriv in ditt användarnamn och klicka på Nästa 3. Välj Jag har glömt mitt lösenord   4. Ange E-postadress eller användarnamn och fyll i tecknen på bilden och välj Nästa   Välj E-post       Notera: Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID och ska vara minst 8 tecken långt, med minst 3 av följande: stora bokstäver, små bokstäver, nummer och symboler.    

Förra veckan tipsade vi om hur du kan hitta differenser mellan rapporten Periodisering, specifikation och huvudboken. Så här kan du göra för att redigera differenserna:    Gå till Redovisning / Sök / Verifikationsrader.  Fyll i endast periodiseringskonto. Kryssa Ladda även raderade rader.  Tryck på Ladda.  Kontrollera att alla poster finns och motsvaras av värdet i fältet Belopp och gröna bockar på utförda månader i periodiseringsregistret. Klicka på kugghjulet och välj att visa Ägartyp och Skapad av.  Stäm av att värdet Periodisering finns i alla fälten under Ägartyp, och att Periodisering finns i alla fälten under Skapad av. Klicka på mappen i fältet Verifikationsnr för att redigera eller kontrollera en verifikation. I de verifikationer där du kostnadsför, ska Ägartyp och Skapad av även finnas på raden med kostnadskonto.  Klicka på knappen Redigera, stryk felaktig rad med minustecknet på raden, och lägg till nya korrekta rader med plustecknet.  Kontrollera att det endast finns en post i periodiseringsregistret för den verifikation där periodiseringen sattes upp.  Om du har ett försystem för fakturering eller hantering av leverantörsfakturor, görs periodiseringen i regel där och kan behöva stämmas av direkt i försystemet. För att korrigera i en stängd period, kan du vända verifikationen i en öppen period, och vända tillbaka vändningen i samma period. Därefter kan du korrigera den senaste vändningen. Om det fortfarande inte stämmer; kontrollera hur du parametersatt rapporten och ta fram den för en senare period. Har du frågor? Vi hörs på visma.control@visma.com.

För att lägga till en ny användare i Användarportalen, klickar du på Lägg till användare uppe i menyraden.      I vyn för att lägga till användare anger du Förnamn, Efternamn samt e-postadress. Kryssa i vilka tjänster användaren ska ha tillgång till. För att användaren ska ha åtkomst till Control Edge så behöver även databas anges, och för sakgranskare eller attestant i Invoice Manager behövs ett användare-ID.   När du klickar på Lägg till användare skapas användaren, och inloggningsinformation mejlas ut till e-postadressen som är angiven på användaren. Om något saknas i inloggningsinformationen eller om användaren inte kan logga in, kontaktar du supporten på visma.control@visma.com med information om vilket felmeddelande användaren får, vilket inloggningsnamn som använts och om det gäller alla eller enstaka databaser.    När en användare är skapad i portalen och fått åtkomst till Control Edge, så behöver du först gå in i Control Edge och tilldela användaren privilegier. På motsvarande sätt behöver du tilldela rättigheter i Invoice Manager.

Klicka på knappen ”Sök & Kopiera…”. Kopiera konteringen från en tidigare faktura och även från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering”. Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.   Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.  Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har tillgång till. Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen   ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”   Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan. Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild. I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan är konterad och sakgranskning/attestsignatur om det finns på fakturan. Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.  En varningsruta visas. Klicka på “Ja” Notera att det är bara konteringen som kopierats.    

Fråga:  Försvinner vår historik ifall vi migrerar ifrån Control till Edge? Svar:  Nej, all data följer med. Bokföringshistorik mm.

Snabbaste sättet att nå community är via länken på startsidan om du redan är inloggad i Control Edge.      

Nedanstående förbättringar  Excelimport hanterar formatet .csv  Excelimport - Inställningar - lagt till “xobjectclientx” alternativ Inställningar för export av objekt och affärsenhets relation Rapporten Redovisning  Huvudbok 3 objekt - förbättrad excel-formateringen när rapporten exporteras till Excel Rapportcentralen- ny filtyp vid exporter; Excel Open XML - xlsx

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.   Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Om en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför en saldobaserad automatkontering under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

I senaste uppdateringen har vi länk till Release Notes. Länken finns i redovisningen och leverantörsfakturaflödet Invoice Manager.   Saknar ni  ikonen release Notes i redovisningen kan ni  klicka på CTRL + E och menyn Widget öppnas klicka på kugghjulet och lägg till. Om rutan Länkar är  mindre kan du dra i linjerna för att förstora och då visas nedanstående länkar. När du är klar väljer du Spara. Release notes  I leverantörsfakturaflödet finns länken på startsidan under länkar och Release Notes Release notes    Sidan Release Notes     

När du gjort en manuell bokning där du använt ett periodiseringskonto istället för att periodisera från kostnadskontot, kan konsekvensen bli att kopplingen mellan verifikationsrad och periodisering saknas.   Om det finns en motsvarande periodisering i registret kan du  koppla registerposten till verifikationsraden.   Hämta verifikationen under Redovisning / Verifikationer och Öppna/Redigera verifikation. Stryk verifikationsraden med minustecknet på raden.  Registrera en ny rad genom att trycka på plus.  På den nya raden ska periodiseringskontot registreras.  På den nya raden ska det stå “Periodisering” i fältet “Ägartyp” och numret på tillhörande registerpost i fältet “Skapat av”. Spara verifikationen.    Tips! Om perioden är där verifikationen finns är stängd kan du istället skapar en bokföringsorder där du vänder den felaktiga raden, och bokar ny rad enligt ovan.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor. 

Instruktion på hur man endast prenumererar på inlägg som är relevanta för Control Edge under fliken Driftinformation: Gå till Kundgrupp Visma Software, https://community.visma.com/ t5/Kundgrupp-Visma-Software/ gh-p/SE_SW_kundgrupp-Visma- Software Klicka på Avsluta prenumeration, se bild   Gå till Driftinformation för Control Edge, https://community.visma. com/t5/forums/ filteredbylabelpage/board-id/ SE_SW_kundgrupp-Visma- Softwareforum-board/label- name/control%20edge Klicka på Prenumerera i den blå rutan     I artikeln, https://community. visma.com/t5/Visma-Community- Anvandartips/Att-prenumerera- ar-enkelt/ta-p/212694, finns en länk till var man ställer in hur ofta man vill ha prenumerarionsmejl, https:// community.visma.com/t5/user/ myprofilepage/tab/user- subscriptions:notification- settings.    Lycka till och hoppa att instruktionen hjälper dig.   

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.  Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.    Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen Invoice Manager som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.      BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i IM Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.    

Koppla, ändra eller ta bort en mall på en användare i Control Edge  görs nu direkt från Användarportalen.    

För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.   Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.   Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com. 

  Undrar du hur du själv kan ändra i en periodisering eller i betalningsflödet? Har du funderat på vad konsekvensen blir av att ändra anläggningstyp, eller om det finns några smarta knep i periodiseringen som du inte använder idag?   Välkommen till våra webbinar om periodisering, anläggning eller betalningsflödet.  Kostnadfritt för dig som har supportavtal. 

Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat  kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning. Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare.  Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen  och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning. All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.         

Om du använder en 10-årig avskrivning enligt plan för en anläggning och vill ändra avskrivningstiden till 5 år, kan du ändra avskrivningstypen på aktuell anläggning och fliken Avskrivning i anläggningsregistret. Fyll i startår och månad för ny avskrivningstyp, och Startdatum samt totalt avskrivet belopp för den ursprungliga.      Vi har tidigare skrivit om hur du hittar tidigare anläggningsnummer på exempelvis komponenter som du slagit ihop med en huvudanläggning.    Samma princip kan användas om du vill kunna ändra avskrivningstiden på en anläggning, och ändå se vilken tidsplan som tidigare användes för avskrivningen. Du går in under Anläggning / Sök, laddar fram anläggningen och väljer att visa kolumnen Historikinfo.