Användartips för Visma TransPA

I kalendern kan du inte bara lägga in frånvaro för längre perioder, utan även noteringar. Denna funktionalitet erbjuder en effektiv översikt över planerade aktiviteter. Funktionen är användbar i en rad olika situationer. Ett exempel är om ni har preliminära semesterönskemål inför sommaren som ännu inte är fastställda, kan ni notera dem som "Önskemål semester" i kalendern för att få en klar bild av läget.     En annan användning är för visstidsanställda som kallas in vid behov. Om den anställda Erik är tillgänglig  under hela veckan, kan ni markera denna period som "tillgänglig". Om Erik istället enbart kunde arbeta varannan vecka, kan ni lägga noteringen "tillgänglig" på veckobasis. Denna funktion hjälper er att enkelt visualisera och hantera personalplanering och tillgänglighet direkt från kalendern, vilket underlättar er arbetsplanering markant.   Så här går du tillväga 1. Klicka på vald startdag.   2. Klicka på plustecknet vid övrigt, längst ned i din kalender.       3. Nu väljer du period och väljer önskat tidsspann. Sparar på bocken. Repetera detta för ytterligare perioder vid behov.   I registret aktiviteter kan ni skapa frånvaroaktiviteter med eller utan lön. Men ni kan även skapa en aktivitet med funktionen "ingen". Det är dessa ni hittar valbara i kalenderns kategori "övrigt".   Så fungerar start- och sluttider för noteringar Om startdagen saknar schema: Tidsfälten för den dagen är tomma från början, men du kan fylla i dem vid behov. Spara utan att ange specifika tider: Om du inte specificerar start- och sluttider, kommer noteringen automatiskt att täcka hela dygnet, från kl. 00:00 till 23:59. Ändringar under perioden:  Om du ändrar start- eller sluttiderna för noteringen, påverkas alla dagar i perioden av dessa ändringar. Schema på startdagen: Om noteringen börjar på en dag med redan befintligt schema, kommer schemats tider automatiskt att användas för noteringen. Ändringar på enskilda dagar: Om du redigerar tiden för en specifik dag inom perioden, ändras bara den dagen. Kommentarer i noteringar: Skriver du en kommentar i noteringen, kommer denna text att synas för alla dagar inom den valda perioden. För att enkelt få en överblick över noteringarna kan du använda rapporten "Aktiviteter" genom att navigera till Analyser → Rapporter → Tidrapporter → Aktiviteter. Mer info finns i vår artikel.  

  I denna artikel utforskar vi kalendern, dess funktioner och inställningar. Kalendervyn erbjuder en tydlig översikt över din personals arbetsplanering, frånvaro, inrapporterad tid, digital färdskrivardata, resor och andra aktiviteter. Alla inställningar sparas automatiskt för varje användare i systemet.   Menyraden innehåller åtta ikoner, och nedan beskriver vi vad varje ikon representerar samt vilka inställningar du kan göra.   1. Placera händelser över hela dagen   2. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet   3. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   4. Visa/dölj oplanerade pass.   5. Visa/dölj tachodata   6. Val av statistikceller Här kan du välja vilken information om den anställde som ska visas i kalendern. Använd registret nedan för att välja och fästa den information du vill se genom att dra och släppa. När du sedan befinner dig i kalendern kan du hovra över statistikcellen för att se dina val.     7. Val av hur anställda skall grupperas i kalendern   8. Val av information som ska visas för varje aktivitet   Sortering Förbättra din sortering efter behov genom att klicka på de olika cellerna för att sortera baserat på önskat värde. Till exempel, om ni vill sortera efter vem som har mest övertid, klickar ni på cellen för övertid, och systemet sorterar sedan de anställda i ordning baserat på detta.   Använd muspekaren för att "dra och släppa" på de ljusa sträcken i sidledes för justering.     Sökfunktion Ni kan enkelt söka efter era anställda utifrån olika kriterier som arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden och semestergrupp. Dessutom har ni möjlighet att använda anställningsnummer eller signatur i er sökning. Genom att ange för- eller efternamn, får ni även förslag på filtrering för att underlätta sökningen.     Visning av period Välj tidsperiod -  Klicka på datumperioden för att öppna månadskalendern. Välj den första och sista dagen du vill inkludera. Använd dubbelpilarna (höger/vänster) för att snabbt förflytta dig en hel period framåt eller bakåt eller använd enkelpilarna för att flytta en dag i taget.   Redigera För att lägga till eller ändra pass, frånvaro, noteringar eller tidsrapporter direkt från kalendern, klickar du på den aktuella dagen eller markerar det schema du vill ändra. Detta öppnar en ny menyrad längst ner på sidan. Här kan du enkelt välja att lägga till, ta bort eller redigera innehåll i kalendern. Tips! Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela.     I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass  

Varje frånvaro som registreras kan anges som tillsvidare, vilket innebär att du inte behöver registrera nya poster så länge personen är frånvarande. Detta är särskilt användbart för sjukskrivningar men kan tillämpas på alla frånvarotyper.   För att påbörja en tillsvidare-registrering, välj Tillsvidare som frånvarolängd och klicka på spara. Observera att valet tillsvidare inte kan göras retroaktivt.     Tips! Om en person lämnar arbetet tidigare på grund av sjukdom, kan du ange frånvarotiden för den dagen, exempelvis 3 timmar, och sedan kryssa i Tillsvidare. Nästa dag kommer Transpa att automatiskt registrera den ordinarie arbetstiden för dagen som frånvarotid.       När du sparar frånvaron, skapas en sjukregistrering för den aktuella dagen. Efter midnatt genereras automatiskt en sjukregistrering för följande dag. Denna registrering fortsätter tills du, som administratör, avslutar frånvaron genom att redigera den senaste frånvaroposten. För att stänga av, klicka i fältet "Stäng av" för att avsluta registreringen. Nu har ni möjlighet att ta bort den senaste frånvaroposten.   Tips! För att ta bort frånvaroblock i kalendern där det inte ska finnas någon frånvaro, håll inne Ctrl och klicka på varje frånvarodag. En siffra visas som anger hur många poster som kommer att tas bort. När ni är klara, klicka på ta bort. En informationsruta visas med meddelandet "Vill du verkligen ta bort alla markerade kalenderobjekt? Det går inte att ångra!" Om du är säker, klicka på ta bort posten, annars klicka på avbryt.     OBS! För anställda som följer ett schema där frånvaro dras enligt schematiden, måste schemat först läggas ut för att systemet ska registrera rätt antal frånvarotimmar.      

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma Transpa?  Ett lättanvänt men ändå kraftfullt knep är att duplicera flikar i din webbläsare, vilket kan effektivisera ditt arbete i Visma Transpa. I denna artikel visar vi hur du enkelt kan göra detta.    Exempel - Schemaläggning och Kalender När du skapar ett schema kan det vara mycket fördelaktigt att duplicera flikar, eftersom det möjliggör att du enkelt kan växla mellan Kalendervyn och Schemaläggningen med ett enda klick. När du har öppnat din kalendervy och vill göra justeringar i schemaläggningen, kan du enkelt högerklicka på fliken och välja "Duplicera". Detta ger dig två identiska flikar med samma information från början.   I den här situationen vill jag behålla kalendervyn öppen men samtidigt navigera till schemaläggningen för att förlänga mina scheman.   För att göra detta, går jag till menyn i den duplicerade fliken och väljer "Schemaläggning". Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott. Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott.   Kom ihåg att uppdatera kalenderfliken efter att du har gjort ändringar, som till exempel när du har publicerat ett nytt schema.   Bra att tänka på!  När du arbetar med flera öppna flikar, se till att regelbundet uppdatera dem för att säkerställa att du alltid har den senaste informationen. Annars riskerar du att göra felaktigheter genom att arbeta med föråldrad information.  

När en heltid- eller deltidsanställd blir sjuk krävs manuella justeringar av sjukfrånvaron.   I vårt exempel har vi en heltidsanställd med arbetstidsförläggning enligt "Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B". Hanteringen är densamma för en anställd som arbetar deltid.   Den anställde har blivit sjukskriven för ¼ av sin tjänst, vilket innebär ett sjukavdrag motsvarande 10 timmar per vecka.   Enligt överenskommelse med den anställde arbetar hen 8 timmar måndag till onsdag och 6 timmar på torsdag. Arbetstiden rapporteras för de dagar hen arbetar.   För att hantera sjukavdraget korrekt lägger vi 2 timmar som sjukfrånvaro på torsdag och 8 timmar på fredag. På detta sätt har vi anpassat sjukfrånvaron till ¼ av den anställdes sjukskrivning. Med dessa justeringar når vi totalt 40 rapporterade timmar under veckan.     I löneberäkningen blir resultatet sjukfrånvaro 10 timmar och 30 arbetade timmar.   Tips! Klicka på de tre vertikala prickarna vid veckoslutet så visas en "hovringsruta" där du kan se en sammanställning över arbetade timmar och frånvarotimmar för veckan.

I Kalender Anställda finns längst till vänster på skärmen ett utrymme där du själv kan välja vilken information som ska visas om varje anställd. Förutom kontaktinformation kan du här visa nyckeltal för deras arbetstid för månaden, och vissa av dem är gjorda enkom för Bussbranschavtalet. Du kan själv se vilket avtal som statistikceller gäller i menyn för valbara statistikceller. Här nedan följer en beskrivning av dem.   För dig som använder Klartext finns samma information tillgänglig där.   Arbetstidsmått / månad Denna cell visar planerbar tid enligt ens arbetstidsförläggning och värdet sätts i samband med att första schemapasset läggs i denna månad och är sedan konstant hela månaden. För den som arbetar 40 h/vecka i helgfria veckor sätts arbetstidsmåttet till 8 x antalet vardagar. T ex 168 h vid 21 arbetsdagar, där reduktion har skett för röda dagar. Om man istället jobbar 38,25 h/vecka sätts arbetstidsmåttet till 7,65 x antalet dagar, måndag-fredag, dvs utan reduktion för röda dagar. Exempelvis 163,3 h för 22 arbetsdagar inkl röda dagar.   För den som går på fridagsschema räknas arbetstidsmåttet till antalet dagar i månaden (28, 29, 30 eller 31) minus antalet planerade fridagar x 8 eller 7,65 (beroende på veckoarbetstid). En förutsättning är alltså att fridagarna finns registrerade i TransPA, både för att rätt arbetstidsmått ska beräknas, men även för att eventuellt arbete en sådan dag ska ge upphov till övertid för arbete på fridag.   För den anställde som är inställd som visstid extra med timlön/månad, är arbetstidsmåttet alltid 174 h per månad. Arbetad tid/månad Denna cell innehåller den sammanlagda arbetstiden och frånvarotiden för månaden som visas. Uppskattad arbetstid/månad Här summeras total tid för schemapass eller tidrapporter för månaden enligt principen: om det finns en tidrapport för dagen, räkna in tidrapportens längd, annars räkna in passets längd (om det ej ligger på röd dag). Tanken är att när månaden är planerad i förtid kommer detta värde ligga omkring arbetstidsmåttet för månaden. I samband med att fler och fler tidrapporter läggs när månaden går, kommer summan att mer och mer komma av arbetad tid än av pass, och därför sluta på samma resultat som arbetad tid/månad. Men tack vare denna cell kan man tidigt se eventuell övertid jämfört med arbetstidsmåttet för månaden, om föraren jobbar extra mycket i början av månaden. Återstående arbetstid/mån Här visas hur mycket tid som är kvar att tidrapportera upp till arbetstidsmåttet, dvs arbetstidsmått/ månad minus arbetad tid/månad. Uppskattad återstående arbetstid/månad I denna cell visas differensen mellan arbetstidsmått/månad och uppskattad arbetstid/månad. Det gör att när månaden är färdigplanerad bör siffran ligga omkring 0, och all eventuell avvikelse från detta kommer resultera i planerad övertid eller undertid, om schemat följs till punkt och pricka. I samband med att man tidrapporterar för månaden kommer värdet att ändras ifall man arbetar mer eller mindre än passet för dagen. Uttagna semesterdagar/år Denna cell visar antalet uttagna semesterdagar för det kalenderår som visas.   Viktiga förutsättningar för att statistikcellerna ska stämma Er anställd måste ha ett anställningskontrakt knutet till bussbranschavtalet Rätt val av lönegrupp med den arbetstidsförläggning som ska TransPA ska beräkna utifrån. Observera att detta måste finnas på plats före ni schemalägger personal, då vi räknar från ett ursprungsvärde när första passet planeras.  Skulle ni inte ha detta definerat vid schemaläggning så är det först när nästa oplanerade månad får sitt första pass som statistikcellen kan räkna utifrån ert nu korrekt upprättade anställningskontrakt. Känd begränsning då personal tillsätts från oplanerade pass Funktionen som beräknar statistikceller saknar stöd när pass kommer från oplanerade pass. 

I detta avsnitt bekantar vi oss med Fordon och Passvyn.   Fordonsvyn används då du vill se hur dina fordon är planerade. Bakåt i tiden kan du se vem som kört aktuellt fordon en viss dag. Detta blir definitivt först när tidrapporten syns (grön). Framåt i tiden ses planerat fordon (blå). För att få en rättvis bild behöver ni planera alla fordon.     Passvyn använder du som arbetar och utgår från företagets arbetspass. Här syns passmallarna och hur de är planerade och utlagda i kalendern.     Verktygsfältet 1. Här väljer du hur många dagar som ni vill skall visas. 2. Placera händelser över hela dagen. 3. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. 4. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   I denna artikel kan ni läsa om Kalender-Anställda     

 Från kalendern kan du lägga in hela semesterperioden för en person. Du behöver inte tänka på vad som är arbetsdagar, TransPA hjälper dig med det.   Börja med att klicka på den första semesterdagen för en person och välj Lägg till - Semester. Klicka i Period och ange den sista dagen i semesterperioden klicka sedan på spara. När du sparar registreringen läggs det in semesterdagar för alla dagar under perioden som är ordinarie arbetsdagar. När ovanstående registrering sparas kommer detta att bli resultatet i kalendern. Personen ovan går på Transportavtalet enligt Huvudregeln vilket innebär att semester läggs ut alla helgfria vardagar. Det går naturligtvis både ändra och ta bort de dagar som har skapats om du skulle önska det. Om du ändrar eller tar bort en dag utlagd som period ändras dock bara den enstaka dagen.   Tips vid hantering för anställd som går på schema Låt gärna den anställdes ordinarie schema ligga kvar under semesterperioden och lägg därefter ut semester enligt ovan. Låter man schemat ligga kvar ser man på ett enkelt sätt vilka pass som behöver tilldelas annan personal som bilden visar här nedan. I detta exempel har vi inte valt att arbeta med semesterpass vid schemalagd personal, det innebär då att när man då lägger ut semester i period så läggs semester alla helgfria dagar med frånvarotid 8 tim/dag. I löneberäkningen kommer det att visas 40 timmar semesterfrånvaro & 5 dgr semesterlön.   Om ni istället vill arbeta med semesterpass på schemalagd personal (dra frånvarotiden enligt schemat vid semester), behöver ni göra en inställning i löneberäkningen, i schemaläggningen finns en inställning om ni vill uppdatera semesterfaktorn. Det är en del saker som kan vara bra att tänka på vid beräkning av semesterfaktor på schemalagd personal i denna artikel kan ni läsa mer. Fungerar på arbetstidsförläggning Arbetstidsschema & lokal överenskommelse med schema & inställningen "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" i lönegruppen. (OBS! detta gäller för Transportavtalet)    

Vid rapportering av frånvaro i kalender tex semester, så rekommenderas att man har kvar ursprungs passet på personalen. Passet kommer då hamna under oplanerade pass högst upp i kalendern. Här finns det två alternativ att tilldela det oplanerade passet till en ny medarbetare. Man kan välja att ta tag i passet genom att klicka och hålla ner musknappen på passet samtidigt som man dra det ner till den nya medarbetaren som skall överta det oplanerade passet. Man kan välja att markera det oplanerade passet och Tilldela det genom att klicka på knappen längst ner på sidan ( Tilldela ), och därefter välja den nya medarbetaren i rullistan som skall överta det oplanerade passet detta för att passet skall stanna kvar på ursprungspalatsen, som i mitt exempel nedan   Här markerar vi flera oplanerade pass från Buss Buss och väljer att Tilldela detta till Sara Olsson.   Här har vi resultatet efter att vi tilldela dom oplanerade passen från Buss Buss till Sara Olsson.   OBS! Begränsning, inget stöd i funktionen för fler än ett pass per dygn Skulle ni lägga en frånvaro på en dag som innehåller fler än ett planerat pass så behöver ni vara uppmärksamma när det oplanerade passet skapas upp efter ni lagt frånvaro. I TransPA finns bara stöd för att flytta upp dygnets första pass till oplanerade. Detta kan medföra att fel pass skapas upp och då behöver detta plockas bort av er för att inte felaktigt planeras ut på annan resurs. Därefter behöver ni själva skapa upp ett ersättningspass på annan resurs.   Så här kan det se ut när fel pass skapas upp i oplanerade pass: När jag lägger till frånvaron i detta fall föreslås 8h med klockslag. Även om jag ändrar till de önskade 5,42h med samma starttid som dagens andra pass, 15:45 - 21:10, så kommer fel pass kopieras och skapas i oplanerade pass. Då behöver jag alltså ta bort det från oplanerade och skapa upp det korrekta passet på min nya resurs.   När vi byggde funktionen för ersättningspass så byggde vi inte in stöd för fler en ett möjligt pass per dygn, dessvärre. Vi kan hoppas att vi får utökat stöd i framtiden, men det har att göra med hur efterfrågad denna funktion är och blir från våra kunder.  

Oplanerade pass hamnar i TransPA kalender som pass utan personal. De visas överst i kalendern. Ser du inte några pass utan personal så kan det bero på att du inte har visningen påslagen. Du slår på och av funktionen genom denna symbol i menyraden:   Med oplanerade pass avses pass som ännu inte har någon person tillsatt. De starkt röda har skapats från antingen ett schema där man inte kunnat avgöra vem som ska köra ett visst uppdrag vid tidpunkt då schemat lades ut, eller har det lagts till som ett enstaka pass direkt i kalendern - kanske har ni fått ett uppdrag nära i tiden som ni vill flagga upp för, men vet inte ännu vem som ska utföra körningen.   Oplanerade pass med rosa färg har uppstått när en frånvaro har registrerats på en annan person. I exemplet nedan har Torbjörn blivit sjuk den 21 och 22 januari. När frånvaron registreras kopieras hans pass för dessa dagar och hamnar i pass utan personal som en hjälp till er och för att ni ska bli varse att ni behöver hitta en ersättare att tillsätta. Tycker du att listan med oplanerade pass är för lång, svår att överblicka och att det därför är svårt att använda denna annars smarta funktion? Lugn, det finns det en lösning på det. För att undvika det kan du använda funktionerna för gruppering och filtrering även för de oplanerade passen. När du filtrerar kalendern på stationsort eller arbetsledare så kommer endast de pass som tillhör valda stationsorter/arbetsledare att visas. För att detta skall fungera skall du gruppera dina passmallar efter stationsort och/eller arbetsledare. Du gör det genom att öppna passmallen i redigeringsläge och sätta dessa två fält efter dina behov. Exempel: När du gått igenom alla passmallar och grupperat dom efter dina behov kan du prova resultatet i kalendern. När jag i exemplet ovan väljer ett filter där endast stationsorten Håby skall visas blir resultatet detta:   Som du kan se visas nu endast de pass som tillhör stationsorten Håby. Men, även de pass som inte tillhör någon stationsort visas. Genom detta kan du välja att vissa pass alltid skall visas för alla stationsorter.   Ovanstående gäller oavsett om du väljer att filtrera på stationsort eller arbetsledare. Om du väljer att filtrera på något annat än stationsort eller arbetsledare kommer alla pass att visas. Detta påverkar endast vilka oplanerade pass som skall visas. Filtreringen fungerar i övrigt precis som tidigare, dvs de påverkar vilka personer som skall visas i kalendern. Du kan enkelt se när du har valt ett filter genom att knappen är orange: