Användartips för Visma TransPA

I Kalender Anställda finns längst till vänster på skärmen ett utrymme där du själv kan välja vilken information som ska visas om varje anställd. Förutom kontaktinformation kan du här visa nyckeltal för deras arbetstid för månaden, och vissa av dem är gjorda enkom för Bussbranschavtalet. Du kan själv se vilket avtal som statistikceller gäller i menyn för valbara statistikceller. Här nedan följer en beskrivning av dem.   För dig som använder Klartext finns samma information tillgänglig där.   Arbetstidsmått / månad Denna cell visar planerbar tid enligt ens arbetstidsförläggning och värdet sätts i samband med att första schemapasset läggs i denna månad och är sedan konstant hela månaden. För den som arbetar 40 h/vecka i helgfria veckor sätts arbetstidsmåttet till 8 x antalet vardagar. T ex 168 h vid 21 arbetsdagar, där reduktion har skett för röda dagar. Om man istället jobbar 38,25 h/vecka sätts arbetstidsmåttet till 7,65 x antalet dagar, måndag-fredag, dvs utan reduktion för röda dagar. Exempelvis 163,3 h för 22 arbetsdagar inkl röda dagar.   För den som går på fridagsschema räknas arbetstidsmåttet till antalet dagar i månaden (28, 29, 30 eller 31) minus antalet planerade fridagar x 8 eller 7,65 (beroende på veckoarbetstid). En förutsättning är alltså att fridagarna finns registrerade i TransPA, både för att rätt arbetstidsmått ska beräknas, men även för att eventuellt arbete en sådan dag ska ge upphov till övertid för arbete på fridag.   För den anställde som är inställd som visstid extra med timlön/månad, är arbetstidsmåttet alltid 174 h per månad. Arbetad tid/månad Denna cell innehåller den sammanlagda arbetstiden och frånvarotiden för månaden som visas. Uppskattad arbetstid/månad Här summeras total tid för schemapass eller tidrapporter för månaden enligt principen: om det finns en tidrapport för dagen, räkna in tidrapportens längd, annars räkna in passets längd (om det ej ligger på röd dag). Tanken är att när månaden är planerad i förtid kommer detta värde ligga omkring arbetstidsmåttet för månaden. I samband med att fler och fler tidrapporter läggs när månaden går, kommer summan att mer och mer komma av arbetad tid än av pass, och därför sluta på samma resultat som arbetad tid/månad. Men tack vare denna cell kan man tidigt se eventuell övertid jämfört med arbetstidsmåttet för månaden, om föraren jobbar extra mycket i början av månaden. Återstående arbetstid/mån Här visas hur mycket tid som är kvar att tidrapportera upp till arbetstidsmåttet, dvs arbetstidsmått/ månad minus arbetad tid/månad. Uppskattad återstående arbetstid/månad I denna cell visas differensen mellan arbetstidsmått/månad och uppskattad arbetstid/månad. Det gör att när månaden är färdigplanerad bör siffran ligga omkring 0, och all eventuell avvikelse från detta kommer resultera i planerad övertid eller undertid, om schemat följs till punkt och pricka. I samband med att man tidrapporterar för månaden kommer värdet att ändras ifall man arbetar mer eller mindre än passet för dagen. Uttagna semesterdagar/år Denna cell visar antalet uttagna semesterdagar för det kalenderår som visas.   Viktiga förutsättningar för att statistikcellerna ska stämma Er anställd måste ha ett anställningskontrakt knutet till bussbranschavtalet Rätt val av lönegrupp med den arbetstidsförläggning som ska TransPA ska beräkna utifrån. Observera att detta måste finnas på plats före ni schemalägger personal, då vi räknar från ett ursprungsvärde när första passet planeras.  Skulle ni inte ha detta definerat vid schemaläggning så är det först när nästa oplanerade månad får sitt första pass som statistikcellen kan räkna utifrån ert nu korrekt upprättade anställningskontrakt.

I detta avsnitt bekantar vi oss med Fordon och Passvyn.   Fordonsvyn används då du vill se hur dina fordon är planerade. Bakåt i tiden kan du se vem som kört aktuellt fordon en viss dag. Detta blir definitivt först när tidrapporten syns (grön). Framåt i tiden ses planerat fordon (blå). För att få en rättvis bild behöver ni planera alla fordon.     Passvyn använder du som arbetar och utgår från företagets arbetspass. Här syns passmallarna och hur de är planerade och utlagda i kalendern.     Verktygsfältet 1. Här väljer du hur många dagar som ni vill skall visas. 2. Placera händelser över hela dagen. 3. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. 4. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   I denna artikel kan ni läsa om Kalender-Anställda     

Varje frånvaro som registreras kan anges att det skall vara tillsvidare. Det innebär att du inte behöver tänka på att lägg in nya poster så länge personen är frånvarande. Det vanligaste behovet för detta är sjukskrivning men kan användas för alla typer av frånvaro.   Påbörja en tillsvidare-registrering genom att välja Tillsvidare som frånvarolängd klicka på spara, valet tillsvidare går inte att välja på datum bakåt i tiden. Tips! Om en person går hem tidigare en dag p.g.a sjukdom kan du lägga in frånvarotiden för den dagen,  t ex 3 tim och sedan kryssa i Tillsvidare. Nästa dag kommer transPA att känna av den ordinarie arbetstiden för dagen och lägga det som frånvarotid.   När du sparar frånvaron skapas en sjukregistrering för idag och efter midnatt kommer det att skapas en sjukregistrering för morgondagen. Detta fortsätter ända tills du som administratör avslutar frånvaron genom att redigera senaste  frånvaroposten för att stänga av.  Klicka i fältet stäng av. Nu har ni möjlighet att ta bort den senaste frånvaroposten.   Tips! För att ta bort frånvaroblock i kalendern där det inte ska ligga någon frånvaro kan ni hålla inne Ctrl samtidigt som ni klickar på frånvaron dag för dag när ni är klara klickar ni på ta bort.     OBS! om ni har anställda som går på schema där ni drar frånvaro enligt schematiden behöver schemat läggas ut först för att  kunna fånga upp rätt antal frånvarotimmar.    

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma TransPA? Visste ni att ni kan öppna ytterligare flikar för att hoppa mellan önskade vyer snabbt?   Ni kanske alltid vill ha rapportdelen öppen som extra flik eller ska registrera kompetens för flertalet chaufförer men vill inte tappa kalendervyn?   När du står i den vy du vill ha kvar, högerklicka på menyfliken och välj "Duplicera".  Nu har du fått dubbla flikar med samma information. I detta fall vill jag ha kvar min kalendervy men öppna schemaläggningen och förlänga mina scheman. Jag går till menyn och väljer schemaläggning. Nu har jag fått dubbla vyer och kan enkelt växla mellan dom. Efter utläggning av scheman krävs att jag uppdaterar sidan i kalendern så att den senaste informationen visas. Tänk på detta om du använder vyer som uppdateras med ny information frekvent.    

 Visste du att det finns lite smarta tricks du kan använda, när du vill hoppa mellan datum i kalendern?    Om du ska hoppa många månader framåt eller bakåt kan du klicka på vita fältet där din aktuell visningsperiod står (gulmarkerat på bilden). Klicka därefter på månadens namn, och du får upp en meny med årets samtliga månader att välja på. Ett klick till och du är på månaden du önskar, istället för en massa klick på pilar till höger eller vänster.   Vill du se en hel vecka, från måndag till söndag? Klicka då bara på veckonumret (längst till vänster i bilden ovan under V) och du har direkt den visningen i kalendern. Att hoppa från vecka till vecka gör du sedan enklast med "dubbelpilarna". Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela 

  Att i Kalender lägga frånvaro i period har varit möjligt länge, men nu möjliggör vi även detta för noteringar. Önskemålet har funnits en längre tid av flertalet kunder så det känns riktigt bra att nu kunna erbjuda funktionen. Det finns många situationer där vi tror detta kan hjälpa er. Kanske har ni fått in semesterönskemål inför sommaren som ännu inte är fastställda men vill överblicka dom i kalendern? här kan ni då lägga ut en aktivitet med "preliminär semester/semesterönskemål" t ex.   Här i exemplet nedan har vi visstidsanställda som rings in vid behov.  Den anställda Stina arbetar gärna nu hela februari och finns tillgänglig hela månaden vilket vi lagt ut som "tillgänglig" i period.   Vi vet att en anställd endast kan arbeta varannan vecka och lägger nu ut aktiviteten "tillgänglig" veckovis.   1. Klicka på vald startdag. 2. Klicka på plustecknet vid övrigt, längst ned i din kalender.   3. Nu väljer du period och väljer önskat tidsspann, i detta fall hela veckan. Sparar på bocken. Repetera detta för ytterligare perioder vid behov.       I registret aktiviteter kan ni skapa frånvaroaktiviteter med eller utan lön. Men ni kan även skapa en aktivitet med funktionen "ingen". Det är dessa ni hittar valbara i kalenderns kategori "övrigt".     Start- och sluttid för Noteringen avgörs av vilken dag den första händelsen inträffar: Om startdagen är en dag utan schema vill klocklsagen vara tomma, men kan ändras, Om perioden sparas utan start- och sluttid kommer Noteringen att placeras från 00:00-2359  Om start- och sluttid ändras kommer tiden att gälla för alla dagar i perioden. Om startdagen är placerad på en dag med schemapass kommer schemats start-och sluttid att ärvas till Noteringen Om start- eller sluttiden redigeras på en dag i eftertid så kommer enbart den aktuella dagen att ändras. Om man skriver en kommentar i Noteringen kommer den att följa med på alla dagar i perioden   Vill ni ha ut en rapport över noteringar kan ni använda rapporten aktiviteter som finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Aktiviteter ni kan läsa mer i denna artikel

 Från kalendern kan du lägga in hela semesterperioden för en person. Du behöver inte tänka på vad som är arbetsdagar, TransPA hjälper dig med det.   Börja med att klicka på den första semesterdagen för en person och välj Lägg till - Semester. Klicka i Period och ange den sista dagen i semesterperioden klicka sedan på spara. När du sparar registreringen läggs det in semesterdagar för alla dagar under perioden som är ordinarie arbetsdagar. När ovanstående registrering sparas kommer detta att bli resultatet i kalendern. Personen ovan går på Transportavtalet enligt Huvudregeln vilket innebär att semester läggs ut alla helgfria vardagar. Det går naturligtvis både ändra och ta bort de dagar som har skapats om du skulle önska det. Om du ändrar eller tar bort en dag utlagd som period ändras dock bara den enstaka dagen.   Tips vid hantering för anställd som går på schema Låt gärna den anställdes ordinarie schema ligga kvar under semesterperioden och lägg därefter ut semester enligt ovan. Låter man schemat ligga kvar ser man på ett enkelt sätt vilka pass som behöver tilldelas annan personal som bilden visar här nedan. I detta exempel har vi inte valt att arbeta med semesterpass vid schemalagd personal, det innebär då att när man då lägger ut semester i period så läggs semester alla helgfria dagar med frånvarotid 8 tim/dag. I löneberäkningen kommer det att visas 40 timmar semesterfrånvaro & 5 dgr semesterlön.   Om ni istället vill arbeta med semesterpass på schemalagd personal (dra frånvarotiden enligt schemat vid semester), behöver ni göra en inställning i löneberäkningen, i schemaläggningen finns en inställning om ni vill uppdatera semesterfaktorn. Det är en del saker som kan vara bra att tänka på vid beräkning av semesterfaktor på schemalagd personal i denna artikel kan ni läsa mer. Fungerar på arbetstidsförläggning Arbetstidsschema & lokal överenskommelse med schema & inställningen "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" i lönegruppen. (OBS! detta gäller för Transportavtalet)    

Vid rapportering av frånvaro i kalender tex semester, så rekommenderas att man har kvar ursprungs passet på personalen. Passet kommer då hamna under oplanerade pass högst upp i kalendern. Här finns det två alternativ att tilldela det oplanerade passet till en ny medarbetare. Man kan välja att ta tag i passet genom att klicka och hålla ner musknappen på passet samtidigt som man dra det ner till den nya medarbetaren som skall överta det oplanerade passet. Man kan välja att markera det oplanerade passet och Tilldela det genom att klicka på knappen längst ner på sidan ( Tilldela ), och därefter välja den nya medarbetaren i rullistan som skall överta det oplanerade passet detta för att passet skall stanna kvar på ursprungspalatsen, som i mitt exempel nedan   Här markerar vi flera oplanerade pass från Buss Buss och väljer att Tilldela detta till Sara Olsson.   Här har vi resultatet efter att vi tilldela dom oplanerade passen från Buss Buss till Sara Olsson.   OBS! Begränsning, inget stöd i funktionen för fler än ett pass per dygn Skulle ni lägga en frånvaro på en dag som innehåller fler än ett planerat pass så behöver ni vara uppmärksamma när det oplanerade passet skapas upp efter ni lagt frånvaro. I TransPA finns bara stöd för att flytta upp dygnets första pass till oplanerade. Detta kan medföra att fel pass skapas upp och då behöver detta plockas bort av er för att inte felaktigt planeras ut på annan resurs. Därefter behöver ni själva skapa upp ett ersättningspass på annan resurs.   Så här kan det se ut när fel pass skapas upp i oplanerade pass: När jag lägger till frånvaron i detta fall föreslås 8h med klockslag. Även om jag ändrar till de önskade 5,42h med samma starttid som dagens andra pass, 15:45 - 21:10, så kommer fel pass kopieras och skapas i oplanerade pass. Då behöver jag alltså ta bort det från oplanerade och skapa upp det korrekta passet på min nya resurs.   När vi byggde funktionen för ersättningspass så byggde vi inte in stöd för fler en ett möjligt pass per dygn, dessvärre. Vi kan hoppas att vi får utökat stöd i framtiden, men det har att göra med hur efterfrågad denna funktion är och blir från våra kunder.  

      I detta avsnitt bekantar vi oss med nya kalendern och förklarar menyradens symboler.    Kalendervyn . Du ser allt gällande din personal så som planerat arbetspass, frånvaro, rapporterad tid, digital färdskrivardata, resa och andra aktiviteter.   Dessutom finns en rad med inställningar som hjälper dig att utforma kalendern så som du önskar. Nedan följer en beskrivning av samtliga funktioner. Inställningarna sparas automatiskt på dig som systemanvändare.   Med dessa knappar markerar du utseende i Kalendern.              Placera händelser över hela dagen. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. Hovring Visa/dölj detaljer på aktiviteten. Visa/dölj oplanerade pass. Visa/dölj tachodata. Här väljer du den information som skall synas i kalendern gällande den anställde. Välj något ur registret nedan fäst informationen du vill se genom att använda ”dra och släpp metoden”.  När du sedan är i kalendern kan du hovra över statistikcellen, för att se dina val.   För att justera storleken på statistikcellerna i kalendervyn får du "dra och släppa metoden" med muspekaren på dom ljusa sträcken för att justera i sid leds  Vi kan även sortera de anställda i listan efter de olika statistikcellerna som finns att välja mellan, klicka på någon av dina statistikceller och listan med personal kommer att ändras. Vi kan även sortera personalen på förnamn eller efternamn klicka på något namn i listan och det kommer komma fram ett val på förnamn eller efternamn.    Här väljer du hur de anställda skall grupperas i kalendern t ex efter stationsort.       Här väljer du vilken information som skall visas på varje aktivitet ( arbetspass, tidrapport) i kalendern.     Förklaring till menyradens övriga val Ni kan söka ut era anställd genom arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden, semestergrupp, man kan söka på anställningsnummer, signatur och ni kan ange förnamn eller efternamn så kommer sökfunktionen ge dig förslag på filtrering.        Här kan du välja hur din period skall vissas. Klicka på datum perioden så öppnas månadskalendern, klicka i första och sista dagen som du vill se i nya kalendern.   För att förflytta dig en period framåt eller bakåt så använder du höger och vänster dubbel pil. vill du bara flytta dig en dag framåt eller bakåt så använder du höger och vänster enkel pil Klickar du på idag så syns denna dag som första dag i din vy.      Lägga in eller ändra  pass, frånvaro, noteringar, eller tidsrapporter från kalendern gör du genom att klicka på den aktuella dagen eller markera t ex schemat som du vill ändra, så kommer en ny undre menyrad vissas längst ner på sidan, här kan du välja om du vill lägga till eller ta bort, redigera  något i kalendern      I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass

När en heltid eller deltidsanställd blir sjuk behöver man manuellt justera sjukfrånvaron.   I vårt exempel har vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete som har blivit sjuk ¼ del av sin tjänst (sjukavdrag 10 tim/vecka)   Enligt överenskommelse med den anställde har vi kommit överens med att hen kommer att arbeta 8 timmar måndag till onsdag och 6 timmar på torsdag.   Den anställde rapporterar in sin arbetstid för dagarna hen arbetar, för att få sjukavdraget rätt lägger vi 2 timmar sjuk på torsdag och 8 timmar sjuk på fredag nu har vi reglerat sjukfrånvaron ¼ del av den anställdes sjukskrivning. Nu har vi fyllt upp så att det finns 40 rapporterade timmar under veckan.   I löneberäkningen blir resultatet sjukfrånvaro 10 timmar och 30 arbetade timmar.  

Oplanerade pass hamnar i TransPA kalender som pass utan personal. De visas överst i kalendern. Ser du inte några pass utan personal så kan det bero på att du inte har visningen påslagen. Du slår på och av funktionen genom denna symbol i menyraden:   Med oplanerade pass avses pass som ännu inte har någon person tillsatt. De starkt röda har skapats från antingen ett schema där man inte kunnat avgöra vem som ska köra ett visst uppdrag vid tidpunkt då schemat lades ut, eller har det lagts till som ett enstaka pass direkt i kalendern - kanske har ni fått ett uppdrag nära i tiden som ni vill flagga upp för, men vet inte ännu vem som ska utföra körningen.   Oplanerade pass med rosa färg har uppstått när en frånvaro har registrerats på en annan person. I exemplet nedan har Torbjörn blivit sjuk den 21 och 22 januari. När frånvaron registreras kopieras hans pass för dessa dagar och hamnar i pass utan personal som en hjälp till er och för att ni ska bli varse att ni behöver hitta en ersättare att tillsätta. Tycker du att listan med oplanerade pass är för lång, svår att överblicka och att det därför är svårt att använda denna annars smarta funktion? Lugn, det finns det en lösning på det. För att undvika det kan du använda funktionerna för gruppering och filtrering även för de oplanerade passen. När du filtrerar kalendern på stationsort eller arbetsledare så kommer endast de pass som tillhör valda stationsorter/arbetsledare att visas. För att detta skall fungera skall du gruppera dina passmallar efter stationsort och/eller arbetsledare. Du gör det genom att öppna passmallen i redigeringsläge och sätta dessa två fält efter dina behov. Exempel: När du gått igenom alla passmallar och grupperat dom efter dina behov kan du prova resultatet i kalendern. När jag i exemplet ovan väljer ett filter där endast stationsorten Håby skall visas blir resultatet detta:   Som du kan se visas nu endast de pass som tillhör stationsorten Håby. Men, även de pass som inte tillhör någon stationsort visas. Genom detta kan du välja att vissa pass alltid skall visas för alla stationsorter.   Ovanstående gäller oavsett om du väljer att filtrera på stationsort eller arbetsledare. Om du väljer att filtrera på något annat än stationsort eller arbetsledare kommer alla pass att visas. Detta påverkar endast vilka oplanerade pass som skall visas. Filtreringen fungerar i övrigt precis som tidigare, dvs de påverkar vilka personer som skall visas i kalendern. Du kan enkelt se när du har valt ett filter genom att knappen är orange: