Användartips för Visma TransPA

Ta gärna för vana att alltid registrera utrustning du lämnar ut i TransPA så du vet vem som har vad. Det kan vara särskilt viktigt när det gäller skyddsutrustning men också viktiga saker du vill hålla extra koll på, t ex nycklar, tankkort eller telefoner. Det görs på fliken Utrustning i ditt personalregister. Klicka på Lägg till utrustning, välj utrustningsgrupp och vilken artikel och hur många och spara. Använder du saldohantering samtidigt hur många som är kvar av artikeln.   Om du har identitetshantering får du också välja exakt vilket exemplar du lämnar ut, om det så är tankkortsnummer, nyckelnumret, telefonnumret till en mobiltelefon eller dylikt. Då ser det istället ut enligt nedan.   Hit går du också när utrustning återlämnas eller förbrukas. Ändra datum och ändra status och spara. Vid saldohantering kommer saldot öka ifall artikeln är återlämnad, men inte om den är förbrukad, precis om man kan förvänta sig.

Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal. En liten förklaring till gränssnittet är nog på sin plats.     1      2       3      4      5                                  6         7 Växla mellan aktiva och inaktiva anställda Exportera urval till Excel Filtrera på specifikt sökkriterium  Spara dina personliga inställningar för sidvisningen Återställ inställningarna för sidvisning till standard Sök på förnamn, efternamn, signatur eller anställningsnummer Grupperingsordning. Dra en kolumnrubrik hit, för att gruppera personal efter detta Samtliga kolumnrubriker är förutom att de är sorteringsbara, även möjligt att ändra ordning och stänga av och på. Klicka, drag och släpp en rubrik för att byta plats på kolumnerna. Högerklicka på en rubrik för att få fram ovanstående meny, klicka på Kolumner för att dölja en specifik kolumn. När du är nöjd med utseendet på sidan sparar du med knappen högst upp (4).   Lägga till ny personal Allmänt Efter att du klickat Lägg till personal kommer följande ruta upp: Personens signatur måste vara unik, men TransPA varnar om den har använts tidigare. Den kommer heller inte kunna ändras, så titta noga på vad du skriver, i synnerhet efter att du hoppat till nästa ruta. Ta för vana att spara personen direkt du skrivit signaturen, så finns det ingen risk att det blir fel.    Övriga personuppgifter är bara att skriva in, och observera att även anställningsnumret måste vara unikt. Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill ha färdskrivardata tillgängligt i TransPA, läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling. Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera och klicka i Ändra lösenord för att sätta personens initiala lösenord, det går ändra av den anställde själv senare. Glöm inte att spara alla ändringar.   Anställningskontrakt Vidare på fliken för anställningskontrakt, som också är viktigt att det blir gjort. Innan ett sådant finns kan inte den anställde logga in och registrera tid till exempel och det är här som arbetstidsförläggningen sätts. Det mesta är tämligen självförklarande, men vissa saker är värt att notera:  Fr o m-datumet är kontraktets start, Anställd fr o m är när personen började på företaget, men saknar betydelse i löneberäkningen. Ingångslön har ingen påverkan för löneberäkningen, men för den som vill veta vad en anställd började på för lön kan det anges. Uppgiften syns även på anställningskontraktet, där annars lönegrupp är den information som pekar mot vilken lön den anställde har. Anställningsform pekar mot villkoren i respektive avtal. Är du osäker, läs om skillnaderna som finns i det avtal som ni önskar tillämpa (ett exempel är skillnaden mellan visstid vikarie/övrigt och visstid extra, åkeriavtalet) Om du sätter en person som deltidsanställd, ska du fylla i antalet timmar per vecka, inte i procent. Vissa begränsningar finns som kan kräva manuell hantering i löneberäkningen - har ni personal som är anställda på deltid, läs avsnitt om Deltidsanställda. Sättet att välja arbetstidsförläggning ser olika ut, beroende på om din personal går enligt Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet eller Tjänstemannaavtalet. Varje anställd måste ha en lönegrupp angiven, även om du tänker sätta en personlig månadslön. Många värden som påverkar personens lön, såsom OB och premiekomp, finns bara i lönegruppen. Vill du ändra något i en lönegrupp, t ex ett belopp eller en arbetstidsförläggning görs det så här. Glöm inte att spara kontraktet. Noteringsfältet kan användas till särskild information som inte kan skrivas någon annanstans, med tänk på GDPR, vem som har tillgång till programmet och vad du skriver.   Lön Det vanligaste och smidigaste är naturligtvis att låta lönen hämtas från lönegruppen, men det går även att sätta personlig månadslön. Om ni utgår från timlön istället, multiplicera den med 174 och skriv den här. Om ni använder er av semesterpass och har stöd för semesterfaktor i ert löneprogram, kan ni sätta den här, men ni kan också låta TransPA räkna ut den, direkt i från schemaläggningen. Omfattas av högriskskydd avser personer med hög sjukfrånvaro, som av Försäkringskassan blivit godkända att slippa karenstid. Har du personal som går på kontinuerligt skiftarbete, kan du med denna inställning även låta TransPA reducera för helgdagar som inträffar på söndagar.   Användning av tidnycklar gör att du kan låta transPA ge särskilda tillägg vid särskilda tider, och mer om det kan du läsa här.   Under Saldon lägger du till de saldon ni räknar med i er verksamhet, som du vill hålla koll på för den anställde, om det så är flex, komp eller arbetstidsförkortning. Var noga att i inledningsskedet registrera in aktuella saldon från ert löneprogram så de överensstämmer, då rörelser sker i transPA allt eftersom er personal tidrapporterar och ni sparar och för över lön.     Grupper Fliken Grupper används för att gruppera din personal enligt flera olika dimensioner, och kan vara viktigt för att du ska ha korrekta register och underlag. Du har glädje av detta i exempelvis löneberäkningen eller i din kalendervy. Observera att Yrkeskategori, förutom grupperingsalternativ, även avgör om klockslag för OB ska gälla som för Terminalarbetare, eller som för alla andra kategorier, om man utgår från Transportavtalet vill säga.  ...    Fortsätt sedan att göra flikarna Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!   

I detta nya analysverktyg kan du snabbt och enkelt få svar på frågor så som: Vilka personer har en viss kompetens? Hur mycket tid för kompetensutveckling har genomförts under året för en person eller en grupp av personer? Vilken kompetens har en viss person? Vilka kompetenser behöver förnyas under den kommande tremånaders-perioden? I listan visas all kompetens som finns registrerat på personalen. Du ser när kompetensutvecklingen genomfördes, hur många timmar det var och om det finns en sista giltighetsdag för den. Som förslag är listan grupperad efter kompetenstypen. Detta ger dig en överblick över vilka personer som har en viss typ av kompetens. Du kan dock ändra grupperingen till vilken som helst av kolumnerna . Om du t ex vill gruppera listan så att du kan se vilka kompetenser varje person har tar du först bort den nuvarande grupperingen genom att klicka på krysset i aktuellt grupperingsval  Klicka sedan på rubriken för kolumnen namn och dra den upp till grupperingsområdet. Då kommer listan att se ut så här. Notera att det längst till höger i listan visas vilka grupper personen tillhör. Det ger dig möjlighet att ta fram en analys per stationsort, arbetsgrupp m fl. Det är även möjligt att exportera listan till Excel.   Det går även att filtrera listan. Klicka på knappen (se figur nedan). Då visas en filtreringsrad ovanför rubrikraden. När du anger värden där filtreras raderna så att endast de rader som uppfyller ditt val visas. Detta innebär att du kan fram en lista för en viss tidsperiod eller för en viss stationsort.

Val av arbetstidsmått   Deltidsmåttet anges i anställningskontraktet under personal. Istället för heltid väljs deltid och ni anger antalet genomsnittliga timmar per helgfri vecka. Beräkning av arbetstidsmått sker utifrån er angivna veckoarbetstid   Vid det tillfälle ni väljer att sätta den anställde som deltidsanställd så aktiveras en hårdkodad beräkning beträffande hur TransPA beräknar arbetstidsmåttet. Istället för att titta på val av arbetstidsförläggning (de fem alternativ ni är vana vid att välja bland, se ovan), så kommer beräkning istället ske utifrån er angivna veckoarbetstid.   Inställningar för deltidsanställda Dessa inställningar är gemensamma för samtliga era deltidsanställda per företag (kan ej ställas in individuellt per anställd)   Övertids beräkning per dag eller per vecka Utifrån er angivna veckoarbetstid i anställningskontraktet ovan kan ni sedan välja om övertids beräkningen ska ske per dag eller per vecka. Detta ställs in i Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.     Som standard är det inställt att beräkningen sker per vecka. Det betyder att en anställd på 50% beräknas till att jobba 20 timmar/vecka. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön/mertid upp till 40 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 40 timmar på en vecka som övertid genereras. Vid samtliga helgdagar som infaller måndag till lördag reduceras den planerade arbetstiden med en femtedel av veckoarbetstiden.  Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.   Den andra deltids beräkningen sker per dag. Det betyder att en anställd på 50% beräknas jobba 4 timmar per dag. Skulle den anställde arbeta mer genereras timlön/mertid upp till 8 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 8 timmar på en dag som övertid genereras. Inte heller denna beräkningsmodell baseras på schemalagd tid.   Reducering av arbetstidsmåttet endast vid schemalagda dagar eller ej Om ni bockar i denna inställning så vill ni att TransPA ska ta hänsyn till om det finns planerat arbete den röda dagen eller ej vilket påverkar den anställdes arbetstidsmått. Arbetstidsmåttet reduceras med den schemalagda tiden som finns på helgdagen.  Om inte denna är ibockad så får du en "bred" reducering typiskt måndag - lördag vid infallande helgdag, helt oberoende av huruvida er deltidsanställd är planerad att arbeta eller ej.