Användartips för Visma.net Project Management

Om du har behov att ändra antal aktiva användarlicenser i Visma.net Project Management så styr du detta själv direkt via systemet. Antal aktiva användarlicenser faktureras automatiskt baserat på det angivna antalet när ny faktureringsperiod startar. Det är därmed viktigt att i de fall man önskar reducera antal licenser säkerställer att man genomför detta innan ny avtalsperiod startar. Företagets avtalsperiod framgår på den senaste mottagna fakturan från Visma. Vid utökning av antal licenser faktureras de baserat på datum för aktivering.   För att ändra antal användarlicenser gör du enligt följande: Logga in i Visma.net Project Management och klicka på Verktyg > Uppgraderingar. I fönstret som öppnas väljer du fliken Egenskaper.   Ange sedan önskat antal användarlicenser som ska finnas tillgängligt i systemet. När korrekt antal angivits är det viktigt att scrolla längst ned på sidan och klickar Nästa och sedan välj att Bekräfta avtal för att ändring ska gälla. Logga sedan ut och in. Genomförd ändring är då underlag för nästa faktureringsperiod av aktiva användarlicenser.  

Nedan följer information om de vanligaste frågorna vi får till oss angående fel vid export av lönefil innehållande reseräkningar. Om du är intresserad av att komma igång med integration till Visma Lön kan du läsa mer här: Visma Lön Integration      Reseräkning exporteras i fel månad Det som bestämmer vilken exportfil som en reseräkning tillhör är alltid reseräkningens Godkännandedatum. Viktigt att känna till och komma ihåg är att du kan inte välja godkännandedatum manuellt. Godkännandedatum blir alltid innevarande dagens datum när du väljer att placera reseräkningen i en status som i systeminställningarna definieras som Godkänd.    Exempel   Fråga: Det fattas reseräkningar i den filen jag exporterat från PM och importerat i lönekörningen som ska betalas ut i Oktober. Varför? Reseräkningarna har registreringsdatum i September samt är godkända och mina exportinställningar är inställda på "Förra månaden" så dessa borde väl komma med? Se bild.      Svar: Reseräkningarnas godkännande är daterade i Oktober och innebär därför att dessa kommer exporteras inför nästkommande lönekörning då exportinställningarna Tidsperiod - "Förra månaden" hänvisar till reseräkningar som har Godkännandedatum i föregående månad.    Det går inte att manuellt sätta tillbaka godkännandedatum i September för att kunna exportera reseräkningarna. Lösningen blir att lägga in reseräkningarna manuellt på lönebeskedet eller vänta tills nästa lönekörning med att betala ut reseräkning via exportfilen.    Företaget undivker dessa fel genom att den ansvarige går in och godkänner reseräkningar senast per den sista dagen i månaden.        Reseräkning exporteras dubbelt (2 olika månader) Vid de tillfällen en och samma reseräkning exporteras i 2 olika månader är det med största sannolikhet för att godkännandedatum har blivit ändrat sedan den första exporten av reseräkningen genomfördes.    Det sker vanligtvis när företaget har satt upp fler än 1 status i systeminställningarna som är markerad i boxen Godkänd. Till exempel om man vill arbeta med ett flöde som även visar en Utbetald-status efter Godkänd, se nedan.      När en reseräkning placeras i status Godkänd så kommer reseräkningen få innevarande dagens datum som godkännandedatum. När du flyttar reseräkningen från Godkänd till Utbetald så kommer reseräkningens godkännandedatum uppdateras - samma gäller om den flyttas bakåt från Utbetald till Godkänd.    Det innebär att om företaget arbetar med 2 statusar som har markering som Godkänd i inställningarna är det jätteviktigt att vara noga med på vilket datum som reseräkningen flyttas från Godkänd till Utbetald. Det behöver inte nödvändigtvis vara på samma dag men inom samma månad annars kommer reseräkningen exporteras i nästkommande fil i och med det nya godkännandedatumet. Därför rekommenderar vi inte att arbeta på det sättet då det lätt skapar fel i filen.        Reseräkning saknas i exportfilen  Vid problem där reseräkningar saknas i exportfilen kontrollera följande:   Har användaren klickat på knappen Skapa reseräkning i Tid och Utlägg vid fältet Resekostnader klara för hantering efter att den regsitrerat resekostnader och utlägg? Det måste göras för att skapa en reseräkning för vidare hantering av attetsansvarig.   Observera att knappen inte är tillgänglig för någon annan än användaren själv i PM.      Har resräkningen blivit skapad av användaren men ändå inte finns i filen: Kontrollera reseräkningens godkännandedatum via Rapportgenerator > Tid och Utlägg > Resor > Reseräkningar att det finns ett godkännande datum som också ligger i rätt period som exporteras.     

För att ändra på uppgifterna i sidfoten på faktura eller offert (1) så letar oftast i företagsuppgifter men det kommer inte förändra uppgifterna.     Lösningen är att gå till ditt företag i kundregistret och välj sedan fliken kontaktuppgifter (2). För att sedan redigera uppgifterna under Kontakter & adresser (3). När du sen sparar så är uppgifterna ändrade på faktura och offert.  

Vill du automatisera delar av faktureringsprocessen för att underlätta och minska det administrativa arbetet? Läs vidare för att lära dig om hur Schemalagd fakturering fungerar i Visma.net Project Management!    Funktionen Schemalagd fakturering finns under menyvalet Fakturering, vilka användare som har tillgång till funktionen kan ställas in per person via Användarhantering - välj användare - gå till Behörigheter och i sektionen Fakturering, markera kryssrutan Tillåt användning av schemalagd fakturering på varje användare. För att ställa in faktureringsbehörigheter måste projektbehörigheten vara minst "Projektledare".  Det går också att redigera själva behörighetsprofilen om det ska gälla alla användare med en specifik profil från Inställningar - Behörighetsprofil - välj profil och i sektionen Fakturering, markera kryssrutan Tillåt användning av schemalagd fakturering.    För att skapa ett eller flera schemalagda faktureringsjobb gå till Fakturering - Schemalagd fakturering och klicka på Nytt planerat jobb.    Det Schemalagda jobbet är indelat i 3 områden.  Detaljer och Kalender:  Här ställer du in Jobbets namn och Beskrivning för att göra det tydligt vad jobbet avser. Det är dessa 2 fält som du ser först i översikten för alla jobb när fliken Schemalagd fakturering  öppnas.    Sedan ställer man in regel för Återkommande - Månatligen, Varje vecka eller Dagligen. Månatligen:  Välj vilken dag i månaden du vill att jobbet ska köras. Här finns även 2 val som är den Sista och Första när man väljer denna återkommande regel, när man väljer någon av de måste man också ställa in Veckodag eller Dag. Det innebär att om man väljer t.ex. Sista + Veckodag så kommer jobbet att köras den sista veckodagen i månaden. Väljer man Sista + Dag så körs jobbet oavsett om det är en veckodag eller helgdag.  Varje vecka: Välj veckodag/veckodagar som jobbet ska köras, som standard är det valt Måndag. Det går även att inkludera helger.  (För att kunna avmarkera Måndag måste en annan dag väljas först.) Dagligen: Välj dagligen om jobbet ska köras varje dag. I tillägg kan man välja om jobbet ska köras Varje vardag eller Varje dag för att jobbet då också ska köras på helgdagar.    När upprepningsregel är inställd, välj vilka fakturerbara timmar och avgifter som ska inkluderas.  Välj en period i rullgardinslistan för att se en förhandsvisning av vilket datum som gäller för valet.    Projekt som ska faktureras Ställ in vilka projekt som ska inkluderas i jobbet, det finns 4 filter i vyn och du kan lägga till flera genom att klicka på Lägg till filter. Här finns Försäljare, Inkluderar återkommande fakturabla artiklar, Kund, Kundkontots ägare, Nyckelord, Projekt, Projektets status och Totalt exkl. moms (SEK).    Fakturagenerering  Välj Fakturastatus - fakturorna som jobbet omfattar kommer att skapas till vald status. Till exempel om ni använder Autoinvoice- eller VnF integration med PM och inga manuella ändringar ska göras på fakturautkasten kan ni välja överföringsstatusen här och på så sätt slippa flytta fakturorna manuellt till denna status från utkast.  Markera rutan Slå ihop projekt på faktura om en kund har flera projekt som ska faktureras samtidigt och de vill få endast en faktura.  Välj Fakturagenerator, fakturor kommer att skapas utifrån den aktuella användarens behörigheter.    Sätt önskat Fakturadatum och Registreringsdatum, de kan vara lika eller olika. Det beror på i vilken period man vill att det ska rapporteras.    E-postnotifieringar - Välj om det ska skickas ut e-postnotiser när den schemalagda körningen är klar och till vem/vilka. Markera vilka PM-användare som ska motta e-postnotis angående körningen.    Klicka på Förhandsgranska för att se en vy över vilka projekt som ingår i nästa körning samt vilka ofakturerade timmar, resekostnader och produkter som kommer att faktureras. Välj sedan Spara när allt ser OK ut.    Håll muspekaren över ett av jobben för att se tillgängliga åtgärder till höger.  Kör: Om du vill köra jobbet nu direkt  Inaktivera: Klicka här om du vill inaktivera jobbet för en period Ta bort: Klicka här om du vill radera jobbet helt    När jobbet har körts så öppna fliken Överföringslogg för att se en översikt på Datum, Fakturanummer, Kund för fakturering, Projektnummer/Projekt och Jobbetsnamn. I kolumnen Meddelande ser du om Faktura skapats eller om det Misslyckades.    Notera: Skapande av faktura kommer att misslyckas om projektet är stängt.    

När en anställds arbetsförmåga är nedsatt och den inte arbetar heltid så som förväntat och angivet enligt arbetskontraktet i Visma.net Project Management måste detta rapporteras i modulen Tid & Utlägg korrekt. Särskilt viktigt är det när ni använder er av export av lönefil.    Deltidssjukfrånvaro hanteras på samma sätt som enligt följade artikel: Halvdagar och arbetstidsförkortning   Skapa en ny frånvarotyp i Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper döpt för att passa ändamålet t.ex. Sjukfrånvaro xx% eller Deltidssjukfrånvaro som markeras som Bibehåller. Den ska markeras som så för att flextidssaldo ska bli korrekt. Läs mer här:  Flextidssaldo påverkas av frånvaro   Den anställde rapporterar in sina arbetade timmar via standard arbetstyper och registrerar resterande tid av de förväntade dagliga timmarna på frånvarotypen angiven för deltidssjukskrivningen.  Det ska alltså inte skapas ett nytt arbetskontrakt med färre antal dagliga timmar.    När du använder export av fil till Visma Lön är det viktigt att ange rätt tidkod som på frånvarotypen i Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper och även lägga upp samma tidkod i Visma Lön kopplad till rätt löneart för sjukskrivningen.    Vidare instruktioner för filexport till Visma Lön