Brukertips i Visma.net Expense

Visma.net Expense bruker "midtkurs".

Når du begynner med en Visma.net tjeneste opp mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, kan du få Approval / godkjenningsflyten ferdig satt opp!   Det vil fremkomme i Approval-oppsettet at "nærmeste leder" godkjenner. Dette er den personen du i lønnssystemet har angitt som ansattes leder. Aktuelle ledere, får automatisk satt nødvendige roller på sin bruker.   Fiks ferdig, klar til bruk - med andre ord!   Således angir man normalt administrerende direktør som ledere på ansatte som er ledere. Og hvis man på administrerende direktør angir at vedkommende er sin "egen leder", vil personens reiser og utlegg (evt ferieønsker), bli godkjent automatisk.    NB! Eksisterende kunder kan endre oppsettet tilsvarende, slik at ansattes nærmeste leder godkjenner! MERK! Hvis du ikke får opp dette valget på et eksisterende firma kan du deaktivere og reaktivere tjenesten Approval. Dette gjøres under Admin / Firmaer / søk opp gjeldene firma / Trykk "Av" på Approval, "Lagre og lukk". Hent firmaet på nytt og trykk "På" på Approval, "Lagre og lukk" på nytt. Da skal du få opp valget i Approval.       I tillegg, er det vanlig å definere godkjenningsflyten slik at lønningskontoret godkjenner (i Approval) etter at ansattes leder har gjort det. Dette kan/må du sette opp pr "dokumenttype".   Med det kan du f.eks si at lønn skal godkjenne reiser og utlegg, samt timelister - mens du kanskje ikke ser det som nødvendig (ønskelig) at lønn skal ta stilling til ansattes ferieønsker - etter at leder har godkjent dem.   Enkelt eksempel hvor man har opprettet steg 2 i godkjennelsesflyten. I det kan man f.eks angi en navngitt bruker som godkjenner     

 Under "Innstillinger / Oppsett / Arbeidsflyt" har du mulighet for å velge hvordan arbeidsflyten skal være i Expense. Valgene du får frem her er avhengig av hvilke andre systemer som ditt firma har lisens for. De fleste kunder er mest tjent med å velge " Betaling i lønnssystem, manuell bokføring". Data overføres til lønnssystem, og utbetales derfra.  Regnskapsbunt kommer da fra lønnssystemet. I bl.a Visma Lønn og Huldt & Lillevik er det enkelt å remittere oftere enn bare samme med ordinær lønnskjøring. Det må ligge kobling til lønnsart på alle aktive typer i Expense.   Hvis du velger "Betaling i lønnssystem, bokføring/viderefakturering via ERP integrasjon": I tillegg til lønnsart, må det ligge hb-konto på alle aktive typer i Expense.  Flyten ved dette valget er: Lønnsarter til lønnssystem - lønnssystem utbetaler til ansatt og lager regnskapsbunt. Ordrelinjer til økonomisystem: Økonomisystemer som støtter dette valget pr. nå  Visma Business   (link til mer info / dokumentasjon) Visma Global   ( link til mer info / dokumentasjon) Visma.net Financials  Valget "Betaling i AutoPay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem". I dette valget er laget for kunder som ønsker at betalingen skal skje rett fra Expense. Bokføring vil skje direkte fra Expense, mens innberetningspliktige data overføres lønnssystem til informasjon. NB! IBAN nummer må finnes på alle ansatte. Dette settes automatisk dersom du bruker Visma Lønn med SyncEngine eller evt. legges inn manuelt på de ansatte i Expense dersom du har firmaer som ikke bruker SyncEngine. Les her for mer informasjon. Lønnsartene det overføres til, må i lønnssystem være satt opp slik at de IKKE utbetales de ansatte. Du må også ha / sett opp Visma.net Autopay. Det må angis bankkontonr i Expense, den samme som benyttes i Autopay. Du må på alle typer legge inn verdi i feltene Debet og Kreditt konto. Normalt vil kredittkonto være hovedbokskontoen for bank (1920).   Når en reise / utlegg er godkjent, må du i Expense gå på rapporter og velge "Generer betalingsfil". Her vil du få listet opp alle godkjente reiser. Du kan velge å sende alle til betaling eller et utvalg. Det er ikke mulig å slette en reise fra dette bildet. Etter at reisene er sendt for betaling i Expense, så må du inn i Autopay for å godkjenne betalingen. Betalingsoppdraget overføres da til banken og pengene overføres til den ansatte.  Status på reisene endres til betalt. Det vil nå være mulig å opprette ordre i økonomisystem og regnskapsbunt. Og overføring til lønnssystem for eventuell innrapportering til A-meldingen. Dette støttes av Visma Business. Og overføring til lønnssystem for eventuell rapportering til A-melding.   MERK! Ved bruk av denne løsningen vil det bli mange utbetalinger fra bankkontoen, slik at bankavstemning vil bli mer utfordrende enn ved betaling via lønnssystem.   Valget " Betaling via AutoPay, manuell bokføring, rapportering via lønnssystem"   I dette valget er laget for kunder som ønsker at betalingen skal skje rett fra Expense. Det er mulig å lage tekstfil eksport til økonomiprogram for bokføring (se under for filbeskrivelse)  og eventuelt innberetning via lønnssystem. Hvis det skal overføres til lønnssystem må det ligge lønnsart på alle aktive typer i Expense. Lønnsartene det overføres til, må i lønnssystem være satt opp slik at de ikke utbetales de ansatte. I tillegg må det ligge hovedbokskonto hvis det skal lages fil til økonomisystem.  NB! IBAN nummer må finnes på alle ansatte. Dette settes automatisk dersom du bruker Visma Lønn med SyncEngine eller evt. legges inn manuelt på de ansatte i Expense dersom du har firmaer som ikke bruker SyncEngine. Du må også sett opp Autopay. Videre må du i Expense registrere bankkonto - den samme som du har registrert i Autopay.   Når en reise / utlegg er godkjent, må du i Expense gå på rapporter og velge "Generer betalingsfil". Her vil du få listet opp alle godkjente reiser. Du kan velge å sende alle til betaling eller utvalg. Det er ikke mulig å slette en reise fra dette bildet. Etter at reisene er sendt for betaling i Expense, så må du inn i Autopay for å godkjenne betalingen. Betalingsoppdraget overføres da til banken og pengene overføres til den ansatte.  Status på reisene endres til betalt. Du kan nå via rapporter eventuelt lage en regnskapsbunt fil via "Rapporter" (se fil beskrivelse under) Og eventuelt overføre til lønnssystem for eventuell innrapportering til A-meldingen.     MERK!  Ved bruk av denne løsningen vil det bli mange utbetalinger fra bankkontoen, slik at bankavstemning vil bli mer utfordrende enn ved betaling via lønnssystem.     Regnskapsfilformat Filen er semikolon separert og inneholder følgende kolonner: Employee ID;Claim ID;Description;Bookkeeping date;Transaction date;Type;Purpose;Account;VATCode;Debit;Credit;Currency;Taxable;Avdeling;Prosjekt;Kampanje;Ekstra 1;Ekstra 2;Ekstra 3  - Antall ansvarsenheter i filen er avhengig av antall ansvarsenheter som benyttes i Expense.   Lønnsfilformat Filen er semikolon separert og inneholder følgende kolonner: Employee;ClaimId;Description;TransferDate;PayCode;Quantity;UnitPrice;TotalValue;DebitAcount;DebitAmount;CreditAccount;CreditAmount;Avdeling;Prosjekt;Kampanje;Ekstra 1;Ekstra 2;Ekstra 3;TransactionDate;   - Antall ansvarsenheter i filen er avhengig av antall ansvarsenheter som benyttes i Expense.

Noen ganger opplever kunder at kvitteringer er låst i Attach (lagt i historikk-fanen på Android) og kan dermed ikke slettes, selv om kvitteringene ikke er brukt. Eller så opplever man at det er kvitteringer som mangler i Expense, selv om disse ligger i Employee og Attach. Det er disse scenarioene jeg tar for meg i dette brukertipset. Fremgangsmåten er identisk for begge, man må fjerne "låsen" Employee har satt på disse kvitteringene.   1) Inne i appen Employee, velg kvitteringene som er "låste" og klikk send. 2) Klikk + tegnet nede til høyre, gi reiseregningen et lett gjenkjennelig navn som f.eks "Slettes", deretter lagre til senere. 3) Gå til Lønn og utlegg inne i Employee, finn den nye reiseregningen som ble opprettet i steg 2. Inne i reiseregningen, klikk + tegnet nede til høyre, og deretter slett. Bekreft så slettingen igjen. 4) Sjekk nå i Attach at kvitteringene er flyttet fra "Historikk" til "Sendt" i arkivet. 5) Nå kan du enten laste opp disse i expense, eller slette de i Attach på vanlig måte.   Merk at dersom et bilde er låst i Attah kan det også skyldes at bildet allerede ligger i en reiseregning. I så fall se HER.  

Hvorfor får jeg til stadighet e-poster om at mine kontodetaljer er endret?   Dette er en automatisk e-post som sendes fra Visma når brukerprofilen i .net endres. Dette trenger ikke å være av brukeren selv, ofte kommer disse e-postene av at brukeren er tilknyttet flere selskap, og dermed ligger i flere lønnssystem. De fleste lønnssystemene sender oppdatert informasjon til .net en gang daglig, og om informasjonen i disse ikke er identiske med det som allerede ligger i .net vil bruker bli endret slik at den matcher lønnssystemet. Om det da er flere lønnssystem som sender forskjellig informasjon til .net, vil brukeren bli oppdatert opp til flere gang daglig, og dette fører til svært mange e-poster. Den alller beste løsningen for dette er å forsikre seg om at lønnssystemene man er tilknyttet har identisk, og riktig informasjon. Men dersom dette av forskjellige grunner er vanskelig å finne ut av er det en mindre god løsning brukeren kan foreta selv. Dette blir da å deaktivere varsler for slike endringer. Dette gjøres inne på Mine Opplysninger som kan finnes oppe i høyre hjørne ved å klikke på eget navn fra de fleste Visma.net vinduer: Boksen for "Forandret mine kontodetaljer" kan her avhukes.

I dette brukertipset finner du en veiledning for hvordan du registerer en reise til utlandet.

For å hente reiser og utlegg fra Expense til Visma Lønn / Visma Global, må du ha  en såkalt "Integrasjonsbruker". Slik gjør du det:   1.    Visma.net Expense | Oppsett | Innstillinger | Integrasjonsbruker I skjermbildet under, er brukeren lagd - klikk i ditt bilde for å lage en   Du angir ønsket passord.  Passordkravet er minst 20 tegn, minst en stor og liten bokstav (A-Z, a-z). Minst et siffer og et spesialtegn. Mellomrom / "space" er ikke tillatt. Husk / noter deg dette. (se neste punkt).         2.   I Visma Lønn | Grunndata | Firmaopplysninger | Oppsett | Oppsett Visma.net  I skjermbildet under  "Visma reiseregningssystem"    angir du Visma.net Expense "Visma.net integrasjonsbruker" angir du  navnet på integrasjonsbrukeren du nettopp lagde "Passord"                                     angir du passord du anga da Integrasjonsbrukeren ble lagd       That's it!       Bør haken for låst fravær være på?  Enkelt svar, NEI.  Du kan lese mer om det her       

Godkjenningsflyten kan settes opp på mange forskjellige måter. Den kan variere for hver tjeneste, f.eks Expense og Time.

Expense, Time og Absence bruker Approval for godkjenning av reiseregninger, utleggsrefusjoner, fraværssøknader (ferie) og timelister.

Er det mulig å hente ut rapport på enkelte utgiftsposter i Expense i dag?   Dette er mulig i dag, og jeg vil gå gjennom steg for steg hvordan dette kan gjøres i Payroll i denne artikkelen.   I Payroll er det mulig å hente rapport på hver enkelt lønnsart inne i Payroll | Rapporter | Transaksjonsoversikt , begge rapportene her kan brukes avhengig av hvilken informasjon man ønsker å hente. Muligheten her er å søke på utvalgte lønnsarter, men i expense er det ofte slik at flere utlegg er koblet til samme lønnsart. Disse vil dermed komme i samme rapport i utgangspunktet. Måten vi kan gå frem for å få egne rapporter på hvert enkelt utlegg er å koble disse utleggene til nye lønnsarter for seg selv.  I expense | Innstillinger | Typer finner vi oversikt over utleggene i expense, og hvilke lønnsarter de er koblet mot. I mitt eksempel ønsker jeg å skille flybillett fra ferge/båt i rapporten.    For å få til dette lager jeg en ny lønnsart i Payroll, dette ligger under Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter. Nede til høyre finner man en knapp for å legge til lønnsart.   Jeg velger da å kopiere Reisekostnad, ikke oppgavepliktig, lav mva sats.   Det eneste man trenger å endre på lønnsarten er navn. Alt annet bør være identisk for å sikre at behandlingen av denne typen reiser forholder seg som før. Konteringen vil også være den samme. Deretter kan man gå tilbake til expense, klikke på utgiften man ønsker å redigere, og endre lønnsart inne i fanen lønn/bokføring. Etter å ha endret lønnsart på utgiften tilbake i expense ser det nå slik ut, og det vil være mulig å få rapport kun på flybilletter gjennom Payroll.

Noen firmaer ønsker at noen ansatte skal ha andre typer satser og godtgjørelser. Eller at det skal posteres på andre lønnsarter / hovedbokskontoer. Dette er mulig ved å bruke "Grupper" i Expense.    Hvis Web Service, start med å gå inn på Expense og "Innstillinger".  Klikk på knappen "Legg til gruppe". Gi gruppen ønsket navn / beskrivelse. I kode skriv inn et nummer eller annen identifikator. Lagre.   Når gruppen er opprettet, gå inn på den / de aktuelle ansatte, i feltet "Gruppe", legg inn gruppen du har opprettet.    Når du når går inn på "Typer", vil du se et nytt ikon på toppen med det gruppenavnet du opprettet.   Dette gjør det nå mulig å ha egne satser / lønnsarter / hovedbokskontoer for disse ansatte.    Lønnssystemer som støtter grupper i Expense er: Visma Lønn  Huldt & Lillevik   (hvis via OPG / Sync fra og med versjon 5.19.2)   NB!  Har du "veldig tett" Visma Lønn / Expense integrasjon, angis hvilken gruppe ansatte skal tilhøre i Visma Lønn - les mer om det her  (du trenger bare å knytte ansatte som skal ha spesielle satser til en gruppe, ikke alle ansatte som det skal benyttes standard satser for)     

Etter versjon 3.8 ble det lagt til en begrensing på reisedato / transaksjonsdato / kjøredato. Dette er for å forhindre at du skal opprette en reise med feil datoer. 

Her finner du hjelp til å avbryte og generere lønnsfil på ny etter 4. desember 2018

Ved ønske om å endre e-postadresse/Visma.net brukernavn, finnes følgende alternativer:

In this article you will find answers to all your questions regarding usage of Visma.net expense. 

Her finner du et opptak av webinaret holdt 07.03.2019 på Visma.net Expense

 Siden A-meldingskoden for El-bil ikke lenger skal brukes kan typen Elbil i Expense deaktiveres. Les mer her.

You can change the language settings in visma.net by clicking on your name in the top right corner. Check out how here.