Brukertips i Visma.net Expense

Etter versjon 3.8 ble det lagt til en begrensing på reisedato / transaksjonsdato / kjøredato. Dette er for å forhindre at du skal opprette en reise med feil datoer. 

Rapport på de forskjellige utleggsposter som har kommet fra Visma.net Expense inn i Payroll.

Hvordan sette opp dagdietter 2019 i Expense

Hvorfor får jeg til stadighet e-poster om at mine kontodetaljer er endret?   Dette er en automatisk e-post som sendes fra Visma når brukerprofilen i .net endres. Dette trenger ikke å være av brukeren selv, ofte kommer disse e-postene av at brukeren er tilknyttet flere selskap, og dermed ligger i flere lønnssystem. De fleste lønnssystemene sender oppdatert informasjon til .net en gang daglig, og om informasjonen i disse ikke er identiske med det som allerede ligger i .net vil bruker bli endret slik at den matcher lønnssystemet. Om det da er flere lønnssystem som sender forskjellig informasjon til .net, vil brukeren bli oppdatert opp til flere gang daglig, og dette fører til svært mange e-poster. Den aller beste løsningen for dette er å forsikre seg om at lønnssystemene man er tilknyttet har identisk, og riktig informasjon. Men dersom dette av forskjellige grunner er vanskelig å finne ut av er det en mindre god løsning brukeren kan foreta selv. Dette blir da å deaktivere varsler for slike endringer. Dette gjøres inne på Mine Opplysninger som kan finnes oppe i høyre hjørne ved å klikke på eget navn fra de fleste Visma.net vinduer: Boksen for "Forandret mine kontodetaljer" kan her avhukes.

Noen ganger opplever kunder at kvitteringer er låst i Attach (lagt i historikk-fanen på Android) og kan dermed ikke slettes, selv om kvitteringene ikke er brukt. Eller så opplever man at det er kvitteringer som mangler i Expense, selv om disse ligger i Employee og Attach. Det er disse scenarioene jeg tar for meg i dette brukertipset. Fremgangsmåten er identisk for begge, man må fjerne "låsen" Employee har satt på disse kvitteringene.   1) Inne i appen Employee, velg kvitteringene som er "låste" og klikk send. 2) Klikk + tegnet nede til høyre, gi reiseregningen et lett gjenkjennelig navn som f.eks "Slettes", deretter lagre til senere. 3) Gå til Lønn og utlegg inne i Employee, finn den nye reiseregningen som ble opprettet i steg 2. Inne i reiseregningen, klikk + tegnet nede til høyre, og deretter slett. Bekreft så slettingen igjen. 4) Sjekk nå i Attach at kvitteringene er flyttet fra "Historikk" til "Sendt" i arkivet. 5) Nå kan du enten laste opp disse i expense, eller slette de i Attach på vanlig måte.   Merk at dersom et bilde er låst i Attah kan det også skyldes at bildet allerede ligger i en reiseregning. I så fall se HER.  

 Siden A-meldingskoden for El-bil ikke lenger skal brukes kan typen Elbil i Expense deaktiveres. Les mer her.

Automatisk knytning av typer mot lønnsarter i Expense   Det har nå kommet en funksjon i Expense, som gjør at du kan knytte lønnsarter automatisk mot Utleggstyper, Diett og Kjøring.   Under Expense / Innstillinger / Oppsett / Lønnsarter finner du nå knappen "Bruk standard tilknytning"     Denne knappen knytter standard lønnsarter opp mot de riktige typene.    Ved å trykke på de ulike typene får du opp en oversikt over hvilke lønnsarter som vil knytte seg mot de ulike typene. Når man trykker på knappen "Bruk standard tilknytning", velger man for alle typene. I dette bildet er det ikke mulig å overstyre lønnsart. Hvis du har linjer her som ikke har lønnsart, er det fordi du ikke har overført standard lønnsarter fra ditt lønnssystem til Expense, Expense klarer kun å knytte standard lønnsarter. Hvis man allerede har knyttet lønnsarter mot typene vil lønnsartene bli overstyrt av standard lønnsarter hvis man trykker på knappen, men man kan manuelt knytte de mot andre typer hvis det er ønskelig.     Hvis du ikke har lønnsarter i alle linjene, vil disse typene fortsatt mangle lønnsart i Expense etter at man har trykket på knappen. Du må da inn og knytte typene manuelt mot en lønnsart etterpå, under Innstillinger / Typer / Diett, Kjøring eller Utlegg.     MERK! Hvis du IKKE har standard lønnsarter i forhold til ditt lønnssystem vil Expense kun gjøre en sjekk på lønnsartnummeret. Det vil si at hvis du har Visma Lønn og IKKE har bilgodtgjørelse som lønnsartnummer 100, så vil Expense fortsatt knytte typen Bil mot lønnsart 100, kontroller derfor alltid oppsettet, og eventuelt overstyr typen mot riktig lønnsart.