Kennisbank Visma.net HRM

Sommige knoppen in het menu van Visma.net HRM gebruik je heel vaak.  En bepaalde knoppen zul je minder vaak gebruiken.   Er zijn verschillende manieren om te navigeren in Visma.net HRM naar de juiste knoppen:   Door te zoeken in de zoekbalk(en)   Via de koppen op het startscherm: Door te klikken op het menu: Favorieten Maar wist je dat je menu items die vaak gebruikt ook als favoriet kunt instellen? Je kunt dit doen door met de rechtermuisknop op het menu te klikken   Of in vanuit het menu op het sterretje met plusje te klikken       Je favorieten zijn altijd overal snel beschikbaar!     Ook vanuit het startscherm kun je nu extra gemakkelijk naar jouw veelgebruikte pagina!      

Releasenotes Visma.net HRM v.1.138.00 1 April 2023  

Er is een probleem bij het genereren van PDF documenten vanuit de Workflow taken. Het genereren van de PDF liep op onverwachte momenten tegen fouten aan waardoor de taak niet of niet correct wordt uitgevoerd. Er zijn verschillende issues gemeld die hierdoor worden veroorzaakt. In deze update hebben we dit opgelost en zal worden geplaatst op 8 april 2023.  

Loonkostenverdeling foutmelding bij apostrof   Bij het wijzigen of toevoegen van een loonkostenverdeling waarbij er een apostrof in de naam van een dimensie verwerkt is, resulteerde dit in een foutmelding. Dit wordt opgelost in versie 1.138.04 op zaterdag 8 April 2023. Voorbeeld kostenplaats: Afdeling Support in ‘s Hertogenbosch

Direct de video uitleg bekijken? Klik dan hier!   Meer gebruikersgemak. Daar gaan we voor!  Elke Visma.net HRM release zien jullie weer nieuwe en gewijzigde functionaliteiten voorbij komen. Daarbij maken we gebruik van de input van jullie als gebruikers.    Een goed voorbeeld is de declaratiemodule. Op 2 momenten hebben we hier een CES (Customer Effort Score) enquêtevraag uitgezet om jullie feedback te vragen. De vraag die gesteld wordt bij een CES is: Hoe makkelijk was het een bepaalde actie uit te voeren. Daar kwam veel positieve feedback uit. Maar ook kregen we veel waardevolle tips. Deze tips hebben we waar mogelijk verwerkt in de afgelopen releases.   Een aantal voorbeelden: We hoorden dat het soms veel klikken is als je meerdere regels hebt die erg op elkaar lijken: de Toevoegen en kopiëren knop is nu toegevoegd om een kopie te maken van een regel, welke daarna eenvoudig is bij te werken en aan te maken Foutmeldingen stonden onderaan de pagina en kwamen daardoor niet altijd in beeld. Daardoor was niet duidelijk waarom de invoer niet werd opgeslagen. De foutmelding is nu altijd duidelijk in beeld en de layout is sterk verbeterd Met de groene knop ‘Indienen’ is het voor de gebruiker eenvoudig te herkennen wanneer de declaratie nog moet worden ingediend.  Naast de verbeteringen in declaraties zijn er nog meer schermen aangepast de afgelopen releases. Bijvoorbeeld in Persoonsgegevens de secties werktijden en loonkostenverdeling. Wellicht was er al opgevallen dat dit er nu anders uitziet dan de andere secties. We werken er hard aan om het gebruiksgemak steeds verder te verbeteren, ook op de andere schermen. Dit willen we graag goed doen, maar dat kost tijd. Schermen zien er daarom op dit moment verschillend uit in Visma.net HRM.    Het verbeteren van gebruiksgemak blijft onze focus. En dankzij de input van jullie als gebruikers weten wij hoe we dit kunnen doen. Hartelijk dank hiervoor!

Opleidingen Start en einddatum kunnen wijzigen    Het is nu mogelijk om gedurende de opleiding begin- en/of einddatum te wijzigen en op die manier ook het evaluatiemoment naar voren te trekken en de workflow af te ronden.   Bijvoorbeeld wanneer een opleiding is gepland voor over 5 maanden maar de startdatum en/of einddatum wijzigt, dan kon je dat niet doorgeven als er ook een evaluatie taak was ingericht op de opleiding.    De geplande taken worden bijgewerkt aan de hand van de nieuwe start- en/of einddatum.        

DUO machtiging OWP gegevens In de release notes van 1 april 2023 (1.138.00) leest u dat DUO een machtiging vereist vanwege de nieuwe manier van aanleveren van de OWP gegevens.  Dit geldt voor de schoolbesturen in Visma.Net HRM. Een aantal klanten in Onderwijs (vooral administratiekantoren) vragen zich af hoe dat zit voor de schoolbesturen die nog in RAET Youforce zitten: Voor de schoolbesturen die nog in RAET Youforce zitten (die dus nog niet zijn gemigreerd) zal door DUO niet gecontroleerd worden op een machtiging. Voor de besturen die nog in Youforce zitten hoeft u dus geen actie te ondernemen.

Door de bomen het bos niet meer zien. Dat gebeurt al snel wanneer je een persoon voor elk contract dat ooit is aangemaakt per regel terug ziet. Dit kan erg onoverzichtelijk worden. Je kunt aangeven of je het historische contract wel of niet wil zien, maar dit lost het probleem maar deels op.      Want misschien wil je medewerkers die in het verleden een contract hebben gehad wel zien, maar die medewerker die op dit moment 3 contracten heeft niet. Je wil niet alle oude contracten zien van de medewerker die nog steeds in dienst is.  Hieronder zie je een voorbeeld waarbij Els Goud met 3 contracten ook 3 keer in beeld komt.    Toon medewerker 1 keer Dat kan anders, en wel heel eenvoudig! Ga naar Mijn Instellingen in de blauwe balk bovenin je scherm. Vink daar de optie  ‘Laat werknemer eenmalig zien’ aan.     Het resultaat: Els Goud staat er nog maar 1 keer!      

Releasenotes Visma.net HRM 1.137.23 16 Maart 2023   In deze releaseupdate zijn de problemen opgelost bij het genereren van documenten in Workflowplus taken.

De functionele beschrijving van de module Applicatiebeheer, toegespitst op de Educatie sector,

Releasenotes Visma.net HRM 1.137.19 14 Februari 2023   In deze releaseupdate zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd in de layout en het gebruikersgemak van declaraties.   Lees hierover meer in de bijlage van dit artikel!  

Een oud collega komt toch weer terug! Dat is heel fijn. Nu nog even registreren in Visma.net HRM.   Wordt er een medewerker nieuw ingevoerd, maar was deze al eerder werkzaam geweest binnen het bedrijf? Door te controleren op BSN werd dit duidelijk gemaakt aan de gebruiker die de medewerker invoert. Omdat deze controle op bsn niet meer toegestaan is wordt deze controle vervangen. De combinatie van geboortedatum en na(a)m(en) kan ook heel goed gebruikt worden om te identificeren of de medewerker al bestaat. Daarom wordt vanaf release 1.138.00 deze vervangende oplossing geimplementeerd.    Lees hierover meer in de bijlage aan dit artikel.

Release 1.137.16 - 7 Februari    In deze update worden de minimumloonschalen van de CAO Primair Onderwijs bijgewerkt. 

In deze releaseupdate zijn 3 aanpassingen gedaan:   - Gewijzigde doelgroep pNPS  - Nieuwe AOW leeftijd geimplementeerd - Autorisaties officiele documenten aanpepast

Als beheerder kan het handig zijn om een overzicht te hebben van alle gebruikers binnen de organisatie die werken met de software van Visma. Hiervoor is nu het self service portaal Authentication Settings beschikbaar. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten. Wanneer je een authenticatie beleid wilt instellen dat afwijkt van het door Visma ingestelde standaardbeleid, dan zijn hiervoor nu mogelijkheden beschikbaar.   In dit artikel laten we zien hoe gebruik gemaakt kan worden van de basisfunctionaliteit. De basisfunctionaliteit maakt het mogelijk om vanuit Authentication Settings een lijst met alle beschikbare gebruikers op te vragen binnen een bepaald domein (tab Gebruikers) waarbij gebruikersgegevens direct bewerkt kunnen worden (voornaam, achternaam, e-mailadres, land, taal). Ook is er informatie te vinden wanneer een gebruiker voor het laatst ingelogd is en het aantal keer dat een gebruiker in een bepaalde applicatie heeft ingelogd.   De beheerder krijgt tevens uitgebreide informatie te zien over het wachtwoord en de tweestapsverificatie (2FA)-opties van de desbetreffende gebruiker. Ook kan hij vanuit het venster gebruikers een aantal acties uitvoeren, zoals;   Verzenden reset wachtwoord e-mail (Send reset password e-mail) Genereer een eenmalig wachtwoord (Generate a one-time password) Genereer een eenmalige 2FA-backupcode (Generate a one-time emergency code) De verantwoordelijke medewerker kan via de volgende stappen toegang krijgen tot de Authentication Settings service. Voor Visma.net-gebruikers kan de Authentication Settings service op bedrijfsniveau worden ingeschakeld via Visma.net Admin. Dit kan voor ieder willekeurig bedrijf geactiveerd worden, dit kan dus ook een testbedrijf zijn.    Hierna kan op gebruikersniveau de rol Authentication administrator worden toegekend waarna de gebruiker rechten zal krijgen tot Authentication Settings.   De verantwoordelijke medewerker kan nu inloggen in Visma Home waar de tegel Authentication Settings zichtbaar is geworden. Om gebruik te maken van de functionaliteit moet via Authentication Settings een domein geregistreerd worden. Na het registreren van het domein is de hierboven beschreven basisfunctionaliteit direct beschikbaar..    Wanneer je gebruik wilt maken van de geavanceerde opties zoals Single Sign-On dan kan een koppeling met een eigen identiteitsprovider opgezet worden op de tab Single Sign-On. Lees hierover meer in de volgende veelgestelde vraag. Let op: deze geavanceerde opties zijn niet gratis.   Binnen het portaal in het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden hoe het domein vastgelegd en geverifieerd kan worden, deze is ook beschikbaar via de volgende link.

Medewerkers op andere afdelingen een contract/uitbreiding geven   Middels een extra functiegroep (in onderstaand voorbeeld de manager), kan een extra contract en/of uitbreiding vastgelegd worden voor iedere medewerker in het bedrijf.    Hoe dit werkt wordt beschreven in het artikel hieronder.   Als manager mag je allerlei gegevens van je eigen afdeling zien. Naast de manager rechten heeft de gebruiker ook de rechten via de functiegroep 'contract aanmaken'. In deze groep staan alleen de rechten voor de sectie Contract algemeen en actie contract aanmaken.   Inrichting De functiegroep daarvoor is als volgt in te richten:         Door in de gebruikersgroep DAA gehele organisatie aan te geven dat de functiegroep contract maken bij alle afdelingen kan komen, kan de manager alle medewerkers zien.  Wanneer het niet voor alle afdelingen nodig is, is het wellicht handiger een aparte gebruikersgroep aan te maken.  Daarin kun je bijvoorbeeld alleen de teams van de organisatie of scholen aanvinken en bijvoorbeeld staf en bestuursafdelingen uitsluiten.   De manager ziet alleen contract algemeen en kan alleen de namen van medewerkers zien. Dit zou verder niet anders moeten zijn als hoe zij nu al gewend zijn om te werken in veel gevallen.   Resultaat In onderstaande voorbeeld is de manager ingelogd van Afdeling Inkoop:  Wanneer je op contract staat zie je alle afdelingen:     En probeer je bijv. de persoonlijke gegevens in te zien, dan zie je alleen de eigen afdeling: Als je naar de actie nieuw contract ga, kan je van alle geautoriseerde afdelingen medewerkers selecteren. Het lukt ook om een contract aan te maken:     Van belang is wel dat de manager/indiener het juiste contract pakt (bijvoorbeeld het hoofdcontract bij een uitbreiding, ipv een andere uitbreiding). 

Releasenotes Visma.net HRM 1.137.04 22 december 2022   In deze update zijn de volgende wijzigingen: - Het toewijzen van stappen in een actie aan een andere gebruiker dan de initiatiefnemer  - Loonheffingskorting in mutatieformulier aangepast

In release 1.137 is het actie overzicht beschikbaar gesteld.   Er zijn 2 video's beschikbaar. In deze video wordt het actie overzicht in een notendop uitgelegd. In deze video wordt uitgebreider uitgelegd hoe het actie overzicht werkt.   Deze kunnen gebruikt worden om te delen met de gebruikers zodra zij de autorisatie voor het overzicht ontvangen hebben.