Releases YouServe

  Mededelingen  Dit jaar een nieuw Salarisdossier! Wij zijn een nieuwe versie van het Salarisdossier aan het voorbereiden! In deze releasenotes vind je alvast een paar ontwikkelingen die hiermee te maken hebben. Er is nog geen actie van jouw kant nodig, maar het is wel goed dat je alvast kennis neemt van deze veranderingen: Het privé e-mail adres wordt duidelijker zichtbaar gemaakt op de schermen Medewerker en Medewerkers. In het scherm Arbeidsrelatie zie je enkele nieuwe medewerker instellingen waarmee je later dit jaar kunt aangeven op welke manier de medewerker eventuele e-mail berichten vanuit het vernieuwde Salarisdossier wil ontvangen. Hieronder vind je meer details. Nieuw  Aansturing e-mail berichtgeving vanuit nieuwe Salarisdossier Waarom  In het nieuwe salarisdossier moet de medewerker straks kunnen aangeven op welke manier er e-mail berichten verzonden moeten worden, als er een nieuw document klaarstaat. Hoe  Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie (Payroll only gebruikers) Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie (HR + Payroll gebruikers) Er zijn twee nieuwe gegevenselementen beschikbaar om bij de medewerker vast te leggen: Meldingen vanuit digitaal dossier: hiermee kan de medewerker straks aangeven of er een e-mail bericht moet worden verstuurd als er een nieuw document klaar staat in het Salarisdossier, en wat er in dat e-mail bericht zit: een PDF-bijlage, of een link waarmee het Salarisdossier geopend kan worden. E-mail adres voor meldingen digitaal dossier: dit bepaalt welk E-mail adres straks daarvoor gebruikt moet worden: het zakelijk e-mail adres of het privé e-mail adres. Actie  Er is bij deze release nog geen directe actie nodig.  Zelf je gebruikers beheren Waarom  Beveiliging van persoonlijke gegevens is een belangrijke thema. Steeds meer van onze klanten vragen daarom of ze zelf het beheer kunnen voeren over wie er toegang heeft tot welke gebruikersgroepen.  Hoe  Dit is mogelijk: als jij voortaan ook zelf de gebruikers van jouw organisatie wilt beheren, neem dan contact op met onze service desk. Zij zullen dan voor jou een nieuwe gebruikersgroep Autorisatiebeheer voor je aanmaken. Geef daarbij aan welke collega's in jouw organisatie de rol van autorisatiebeheerder op zich gaan nemen: we voegen die gebruikers dan toe aan de nieuwe gebruikersgroep, waardoor ze de rechten van andere gebruikers kunnen beheren. Ter informatie, voor als je deze mogelijkheid al had: de gebruikersgroep Applicatiebeheer is - voor de duidelijkheid - hernoemd naar Autorisatiebeheer. Actie  Wanneer je deze gebruikersprofiel zelf wilt hebben dan kun je hiervoor contact opnemen met de Service Desk. Aansturing gebruik van de HR App Waarom  Sinds een tijdje bieden wij de HR App aan: medewerkers kunnen deze downloaden en op hun telefoon of tablet installeren. Met de HR App kan de medewerker (onder andere) het verlofsaldo raadplegen, nieuwe verlofaanvragen indienen, declaraties indienen en salarisstroken en jaaropgaven raadplegen.  Het is vanaf nu mogelijk om aan te geven of medewerkers van jouw organisatie wel of niet gebruik mogen maken van de HR App. Hoe  Standaard zetten we de HR App voor jouw organisatie aan. Dat betekent dat alle medewerkers van jouw organisatie in principe van de app gebruik kunnen maken: nadat ze de app hebben geïnstalleerd en het autorisatieproces hebben doorlopen, zal de app de betreffende medewerkergegevens laten zien. Actie  Als je niet wilt dat deze mogelijkheid aanwezig is, dan kan dit uitgezet worden. Neem daarvoor contact op met onze Service desk. Administratiekantoren kunnen de optie desgewenst zelf uitzetten: Ga naar menukeuze Instellingen > Beheer > HR koppelingen (als je HR + Payroll gebruikt) of Instellingen > Beheer > Raet koppelingen (als je alleen het payroll gedeelte gebruikt) Selecteer de koppeling HR App Vink de aanduiding HR App actief uit en klik op Opslaan Meer informatie over de mogelijkheden van de HR app vind je op https://www.youserve.nl/youserve-app/ Arbeidsvoorwaarde reiskosten - Blokkeren declaraties reiskosten Waarom Ter voorbereiding van de afhandeling van declaratie reiskosten voor CO2, kan gekozen worden om ook voor medewerkers met een lease auto, declaratie formulieren in de APP te gebruiken. Echter deze declaraties mogen in principe niet uitbetaald worden omdat er gebruik wordt gemaakt van een lease auto.  Om declaraties te kunnen blokkeren voor uitbetaling, is een extra veld bij de arbeidsvoorwaarde reiskosten toegevoegd. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Kies de arbeidsvoorwaarde reiskosten. Het nieuwe veld heet: Blokkeren declaraties reiskosten [10529119]. Wanneer dit veld op Ja staat, zal alle reiskosten declaraties niet worden uitbetaald die lopen via de arbeidsvoorwaarde reiskosten. Actie Indien een medewerker wel declaraties indient en de reiskosten declaraties moeten niet worden uitbetaald, dit veld op JA zetten. Fiscale ruimte vaststellen reiskosten Waarom In sommige gevallen werd de fiscale ruimte niet juist berekend bij de zakelijke declaraties. Deze declaraties werden ten onrechte uitbetaald. Hoe Menu Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardepakket > Reiskosten Vanaf 01-01-2024 wordt de fiscale ruimte correct berekend over de zakelijke kilometer declaraties.                           Actie Wanneer je gebruik maakt de fiscale ruimte in de arbeidsvoorwaarden reiskosten is het verstandig de loonstroken te controleren.   Eenmalige mutaties (dagmutaties) met verbijzonderingen importeren via spreadsheet Waarom Er blijkt een groeiende behoefte te zijn aan de mogelijkheid om declaraties en uren te kunnen importeren door middel van een spreadsheet, met daarbij specifieke verbijzonderingen. Bijvoorbeeld: Import van reiskostendeclaraties met vermelding van van mobiliteit en vervoermiddel ten behoeve van de nieuwe CO2 wetgeving Import van uren met kostenplaats en kostendrager of vestiging en afdeling. Voor dit soort mutaties bestond al de mogelijkheid om een CSV bestand in te lezen, vanaf deze release is er ook een Excel-formaat waarmee dit kan. Hoe Menu Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Menu Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Er is een nieuw extern systeem beschikbaar: Excel basisdocument (dagmutaties).  De spreadsheet die hiervoor gebruikt kan worden lijkt sterk op wat voorheen Raet basisdocument heette, maar met de volgende nieuwe mogelijkheden: Het formaat is uitsluitend bedoeld voor het verwerken van eenmalige mutaties (dagmutaties). De kolommen zijn achtereenvolgens: Bedrijfscode, Medewerkercode en Ingangsdatum  Eén of meer gegevenselementen met geldigheid = eenmalig (dag). Meestal zijn dit declaraties of urensoorten Rechts van de dagmutaties kun je de elementnummers opgeven van de verbijzonderingscriteria, zoals mobiliteit, vervoermiddel, vestiging, afdeling, etc Werkwijze: In de online help vind je een voorbeeld dat je kunt gebruiken om aan te passen. In het conversieschema kun je aangeven of de sheet tellend of vervangend moet gebeuren. Het is dus ook mogelijk om twee conversieschema's aan te maken: één voor tellend verwerken, en één voor vervangend verwerken. Om de lijst overzichtelijk te houden zijn de namen van de bestaande externe systemen hier en daar aangepast. Hier een overzicht:   Extern systeem Doel / mogelijkheden SAP Dit is het standaard formaat dat vanuit de PU12 toolbox van SAP HCM gegenereerd kan worden. Er is documentatie beschikbaar over de inrichting die in SAP om dit formaat te genereren. Indien nodig kan onze implementatieconsultant u hierbij assisteren.  Alle mutaties worden vervangend verwerkt. Batchinput Verwerken van mutaties in Payroll Business formaat. Alle mutaties worden vervangend verwerkt. Oude naam: Importeren dagmutaties met verbijzonderingen Nieuwe naam: CSV bestand (dagmutaties) Dit formaat is geschikt voor reguliere import van gewerkte uren uit tijdregistratiesystemen, inclusief verbijzonderingen naar bijvoorbeeld project, kostenplaats of opdrachtgever.  De header van het bestand en het conversieschema bieden diverse mogelijkheden voor aansturing van tellend en vervangend verwerken, en om het tijdsvenster aan te geven waarbinnen het vervangen moet gebeuren, Dit formaat is vooral geschikt om aan te leveren vanuit externe applicaties. Oude naam: Raet Basisdocument  Nieuwe naam: Excel basisdocument (vast/periode)  Dit formaat is geschikt voor het verwerken van mutaties op alle gegevenselementen in Excel formaat, maar is vooral bedoeld voor gegevenselementen met een geldigheid Vast of Afrekenperiode: alle mutaties worden vervangend verwerkt. Via deze route kún je dagmutaties verwerken, maar deze worden uitsluitend vervangend verwerkt, en je kunt geen verbijzonderingscriteria toevoegen. Gebruik voor dit laatste het nieuwe formaat  hieronder, Excel basisdocument (dagmutaties). Dit formaat is vooral geschikt om handmatig vastgelegde mutaties aan te leveren. Nieuw: Excel basisdocument (dagmutaties) Verwerken van eenmalige mutaties (dagmutaties) met verbijzonderingen in Excel formaat. In de sheet kun je rechts van de dagmutaties de elementnummers opgeven van de verbijzonderingscriteria (mobiliteit, vervoermiddel, vestiging, afdeling, etc). In het conversieschema kun je aangeven of de sheet tellend of vervangend moet gebeuren. Ook dit formaat is vooral geschikt om handmatig vastgelegde mutaties aan te leveren. Importeren verzuimhistorie Voor het importeren van verzuimhistorie vanuit externe systemen   Actie Er is geen actie nodig. In de online help vind je meer uitleg, en voorbeelden van sheets die je kunt gebruiken. Gewijzigd en verbeterd E-mail adres (privé) toegevoegd aan schermen Medewerker en Medewerkers Waarom  Bij het in dienst nemen van medewerkers via de Workflow Aanmaken medewerker was het nog niet mogelijk om een privé e-mail adres op te geven. Hoe Workflows > Instroom > Aanmaken medewerker > Medewerker (stap 1) Medewerker > Medewerker (Payroll only gebruikers) Medewerkers > Medewerkers (HR + payroll gebruikers) Het e-mail adres privé (gegevenselement 7213) is toegevoegd aan beide schermen. Actie Er is bij deze release nog geen directe actie nodig. Het privé e-mail adres gaat later dit jaar een rol spelen bij het nieuwe salarisdossier (zie uitleg hierboven). Uniforme Pensioen Aangifte: geen Burgerservicenummer meer naar private pensioenuitvoerders Waarom Als een UPA pensioenaangifte naar een private pensioenuitvoerder wordt verzonden is het niet toegestaan om daarbij het BSN nummer in de aangifte te vermelden.  Dit gaat om de onderstaande Pensioenuitvoerders: A.S.R Levensverzekeringen                                          ABN AMRO Pensioenfondsen AxyWare BeFrank Keylane Inkomen Keylane Pensioenen LifeSight Zwitserleven Pensioenen Zwitserleven Verzekeringen Hoe Vanaf deze release is dit gerealiseerd en wordt bij een UPA pensioenaangifte naar een private pensioenuitvoerder het BSN nummer niet meer vermeld in de aangifte.  Actie Er is geen verdere actie vereist.    Automatisch aanmaken standenregister  (alleen beschikbaar voor administratiekantoren) Waarom Een tijdje geleden is het standenregister (uitgebreid) toegevoegd aan de lijst met rapporten die automatisch aangemaakt kunnen worden na het afsluiten van een salarisberekening. Het was daarbij nog niet mogelijk om parameters vast te leggen, bijvoorbeeld de keuze voor PDF of Excel. Hoe Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen Voor het uitgebreide standenregister kun je voortaan de volgende parameters vastleggen in een sjabloon: Kolom: het rapport kan de verschillen tonen in het bruto bedrag, het netto bedrag, de loonheffing of het totaalbedrag Wel of niet per medewerker afzonderlijk Wel of niet per looncomponent afzonderlijk Opslaan als PDF of Excel Daarnaast is de lijst met rapporten waar je uit kunt kiezen opgeschoond, er stonden een paar rapporten tussen die er niet thuishoorden. De lijst is nu overzichtelijker: Afrekenmatrix medewerker  Afrekenmatrix per periode  Afrekenmatrix werkgever Afrekenresultaten D/C  Betalingsoverzicht netto resultaat Collectieve loonstaat Controleoverzicht loonaangifte Standenregister (uitgebreid) Verzamelloonstaat Werkkosten Actie Er is geen verdere actie vereist. Eventueel kun je vanaf nu één of meerdere versies van het Standenregister automatisch voor je klanten laten aanmaken, bijvoorbeeld een PDF versie met alleen de totalen, en daarnaast een Excel versie per medewerker en looncomponent. Rapporten automatisch aanmaken per kostendrager of classificatiekenmerk 3 (alleen beschikbaar voor administratiekantoren) Waarom In de release van maart 2024 zijn Kostendrager en Classificatiekenmerk 3 toegevoegd als nieuwe groepeerkenmerken voor rapporten. Bij het vastleggen van de parameters voor automatische rapportage kon je deze echter nog niet kiezen. Hoe Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen Kostendrager en Classificatiekenmerk zijn selecteerbaar bij de parameter Groepeerkenmerk van diverse rapporten.   Actie Er is geen verdere actie vereist. Eventueel kun je de parameter Groepeerkenmerk nu aanpassen, als je een bepaald rapport per Kostendrager of Classificatiekenmerk 3 wilt laten aanmaken Opmerking: Classificatiekenmerk 3 is een algemene naam. Het is de bedoeling dat hier een klantspecificieke omschrijving aan wordt gegeven. Deze kun je eventueel opzoeken bij Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen. Opgeloste meldingen UPA 2023 aanlevering datum uit dienst (5937379) Melding Bij het uitdienst melden van medewerkers waarbij de klant gebruik maakt van een conversie tabel voor de reden uitdienst, worden de einddatum en reden uitdienst niet altijd gevuld in de UPA aangifte. Oplossing De UPA aangifte is aangepast zodat nu, net zoals bij de Loonaangifte en APG aangifte, het geconverteerde element en de einddatum wel worden doorgegeven. Actie Voor nieuw aangemaakte aangiftes hoef je geen actie te ondernemen. Voor nog niet ingezonden aangiftes kan je een herrekening uitvoeren in het aangiftescherm. 30% regeling berekening aftopping WNT (43820483) Melding Wanneer een medewerker bij de toepassing van de Extraterritoriale kosten regeling boven de WNT norm aanzit, moet de premie berekening worden afgetopt tot het WNT norm.   Oplossing De arbeidsvoorwaarde variant 005 - Extraterritoriale kosten, berekent nu bij verschillende scenario's de juiste premie 30% regeling. De verschillende scenario's die kunnen voorkomen zijn:: Medewerker heeft geen mastertitel of is het gehele jaar ouder dan 30 Inkomen is boven het Norminkomen en onder de WNT - Resultaat: 30% wordt berekend over het cumulatief inkomen  Inkomen boven WNT met toetsing WNT - WNT wordt afgetopt tot WNT Inkomen onder Norm inkomen - Percentage 30% premie wordt verlaagd voor zover het inkomen onder het norminkomen komt  Medewerker heeft Mastertitel en geen overgang naar regulier Inkomen is boven het Norminkomen en onder de WNT - Resultaat: 30% wordt berekend over het cumulatief inkomen  Inkomen boven WNT met toetsing WNT - WNT wordt afgetopt tot WNT Inkomen onder Norm inkomen - Percentage 30% premie wordt verlaagd voor zover het inkomen onder het norminkomen komt  Medewerker wordt 30 en gaat van Master naar regulier Inkomen is boven het Norminkomen en onder de WNT - Resultaat: 30% wordt berekend over het cumulatief inkomen Inkomen net onder en in een ander periode boven WNT met toetsing WNT - Dit kan soms fout gaan. Op peildatum 1-1-2024 (begin van het jaar) Zet  het veld: Toepassen normbedrag 30% regeling op Reguliere inkomen van toepassing Herbereken de payroll Het kan in dit geval niet fout omdat de medewerker ruim boven het norm inkomen zit waardoor er geen ruimte door schuift. Inkomen onder Norm inkomen - Percentage 30% premie wordt verlaagd voor zover het inkomen onder het norminkomen komt  Actie Wanneer de berekening van een medewerker is zoals benoemd in punt 3b, controleer de berekening. Wanneer deze niet juist is, richt dan de medewerker in volgens de 4 aangegeven punten benoemd bij punt 3b.   CO2 - Waardenlijst gegevenselement "Vervoersmiddel brandstof (6108834) Melding De waardenlijst van bovenstaand gegevenselement was niet geheel conform de omschrijvingen vanuit de Belastingdienst, dit is nu aangepast. Oplossing Met ingang van de release van mei zijn de omschrijving van validatiewaarde '003' en '005' zijn als volgt aangepast: '003' "Auto (plugin) hybride" '005' "Auto andere brandstoffen Actie" Actie Er is geen actie nodig. De omschrijvingen zijn aangepast.   Overzicht betaalposten - Ontbrekende regels (6029061 ) Melding Als een medewerker in de actuele salarisperiode betaald krijgt, maar na deze betaaldatum pas indienst kwam, was de betaling niet zichtbaar op het Overzicht betaalposten, en in het scherm Controleren Betaalposten.   Oplossing Betalingen > Beheer > Controleren betaalposten Er werd bij het tonen van de informatie ten onrechte gecontroleerd of de medewerker al in dienst was op de betaaldatum, deze toets is verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig. Het Overzicht betaalposten sluit nu in alle gevallen weer aan bij het rapport  Betalingsoverzicht netto resultaat en bij de daadwerkelijk via de bank uitgevoerde betalingen. Berekening fiscale bijtelling na 60 maanden (6132651) Melding Voor de auto van de zaak zonder CO2-uitstoot (auto categorie 6) of waterstof- of zonnecelauto (auto categorie 11) met een datum 1e tenaamstelling in 2019, vervalt dit jaar na 60 maanden de lagere bijtelling. Vanaf de eerstvolgende maand werd de maximale bijtelling van 22% toegepast. Dit was niet correct, aangezien er nog een lagere bijtelling geldt voor deze categorieën: Voor auto's in categorie 6 geldt voor dit jaar dat er over de eerste €30.000 van de cataloguswaarde 16% bijtelling wordt berekend en over het overige deel van de cataloguswaarde geldt wel 22%. Voor auto's in categorie 11 geldt voor dit jaar een bijtellingspercentage van 16% over de gehele cataloguswaarde. Vanaf 2025 zullen voor beide categorieën de bijtellingspercentages verhoogd worden van 16% naar 17%. Oplossing Met ingang van 1-1-2024 hebben wij de referentietabel aangepast, waardoor er nu met het correcte bijtellingspercentage wordt gerekend na het bereiken van de 60 maanden. Actie Indien er gekozen is om af te wijken van het berekende bijtellingspercentage door het veld 'Afwijkend percentage bijtelling' of het veld 'Fiscale bijtelling bedrag afwijkend (auto vd zaak)' te vullen, dan zal deze waarde verwijderd moeten worden om de bijtelling weer automatisch te laten berekenen. In andere gevallen is er geen actie nodig.

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 30 maart 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business NL Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe Payroll Business Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 27 januari 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement      

 20  december 2023 Standaardwaarde en prompt in rubrieken in formulieren worden niet juist getoond (Change 5469141) In de formulierdefinitie zie je soms bij de prompt en en de defaultwaarde een onjuiste (HTML) tekst. Dit is nu opgelost. Je ziet nu weer de normale tekst.   Het is niet mogelijk om formuliernaamtekst te selecteren in de tegel Kopiëren/Van (Change 5244560) In de tegel Formulier/Dialoog kopiëren/hernoemen in Beheer is het weer mogelijk om het formulier-/dialoognaam te kunnen selecteren door te klikken in de tekst en om deze tekst te kunnen selecteren om te kopieren.   18 december 2023 Prestatieproblemen in archief (Change 5469005) Op 1 december hebben we in de zoeklijsten bij Te doen, Gedaan en Archief een like statement toegevoegd welke diakritische tekens negeert (Change 223707). Je kunt daardoor nu zoeken met of zonder speciale tekens en de gevonden resultaten te ontvangen met overeenkomsten met en zonder speciale tekens. Dit werkt prima, maar de like statement die we hebben geïmplementeerd veroorzaakt prestatieproblemen wanneer u de zoekvelden: 1. Mut.nr, 2. Afd.code en 3. Medewerkercode probeert te gebruiken.   *Dit betekent dat we het like statement gaan terugdraaien voor de volgende velden:  1. Mut.nr, 2. Afd.code 3. Medewerkercode* De kolommen die het like statement blijven gebruiken zijn: 1. Formulier 2. Werknemer 3. Resumé Dit verbetert de prestaties van het zoeken in Archief, Te Doen en Gedaan. 13 december 2023 (geen release maar wel 2 changes afgehandeld) De medewerkerscode is niet correct gegenereerd (Change 4347821) We hebben het probleem onderzocht en zijn tot de conclusie gekomen dat de employeecodes nu altijd correct worden gegenereerd. In 2023 waren er geen onverwachte employeecodes meer. Ook hebben we de actuele inrichting van de nieuwe medewerkersprocessen van de betreffende klanten gecontroleerd. De formulier inrichting was correct. De rubriek employeecode kan niet meer handmatig worden aangepast. Daarom sluiten we deze change. Onjuiste naam in de te ondertekenen envelop getoond (Change 4946271) In het pop-upscherm voor digitaal ondertekenen (de envelop) werd de naam getoond van de persoon die de workflow startte. Dit was verwarrend. We tonen nu het e-mailadres van de persoon die moet tekenen. Deze oplossing is al sinds eind oktober in produktie.     11 december 2023 Initialen tweemaal weergegeven in de naam van de werknemer (Change 5198897) In het nieuwe medewerkersproces kon de volledige naam van een medewerker soms 2 keer de initialen bevatten. Wij hebben dit opgelost. Verander onjuiste tekst van Pop up bij verplichte bijlages (Change 5398342) Wanneer een workflow verplichte bijlagen heeft, maar deze niet zijn toegevoegd, verschijnt er een pop-up. Deze pop-up bevat een onjuiste tekst.     De Nederlandse tekst is gewijzigd naar: Verplichte bijlage ontbreekt! De verplichte bevestiging herkent u aan het sterretje. Klik op de paperclip om een bestand te selecteren en het document toe te voegen.   1 december 2023 De digitaal te ondertekenen geblokkeerde mutaties worden niet weergegeven in de lijst met geblokkeerde mutaties (Change 5407924) Deze wijziging is bedoeld om een bug op te lossen in geblokkeerde mutaties door digitaal ondertekenen, waarbij geblokkeerde mutaties niet altijd worden weergegeven in de lijst met geblokkeerde mutaties. Het negeren van diakritische tekens in de zoeklijsten (Change 5223707) Deze wijziging maakt het mogelijk om in lijsten te zoeken met of zonder speciale tekens en de gevonden resultaten te ontvangen met overeenkomsten met en zonder speciale tekens.

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 30 september 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja Geen release notes voor 2023-10 YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja No release notes for 2023-10 YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

Toegang nieuwe pensioenaangifte Vanaf dinsdag 15-08-2023 heb je toegang tot de nieuwe pensioenaangifte.  In deze release notes lees je hoe de nieuwe aangifte werkt en wat je moet doen om deze in gebruik te nemen. 1. Uniforme pensioenaangifte wordt onderdeel van Payroll Business Zoals vermeld in de Release notes Payroll Business 2023-08, gaat de werking van de Uniforme pensioenaangifte (UPA-aangifte) veranderen.  Dit zijn de belangrijkste veranderingen en verbeteringen:  De pensioenaangifte is onderdeel van Payroll Business. Voortaan ga je voor het versturen van de pensioenaangifte niet meer naar de aparte tegel in het Youforce portaal, maar kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je sneller helpen bij vragen of problemen. De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je de Aangifte details voortaan standaard in Excel en is er een overzicht Aangifte totalen en afdrachten, net zoals bij de nieuwe Loonaangifte. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt. Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer instellingen zijn gewijzigd en wie de wijzigiging heeft doorgevoerd.  De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de nieuwe loonaangifte. Binnenkort volgt ook de APG-aangifte, zodat je indien van toepassing, vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Actie  Het is de bedoeling dat je de UPA-aangifte van tijdvak 2023-07 controleert en instuurt via de nieuwe module in Payroll Business. Je hoeft dit in principe niet meer te doen in de oude oplossing via de tegel in het Youforce portaal. Heb je de UPA-aangifte voor het tijdvak 2023-07 toch al via de oude oplossing ingestuurd, dan is dat niet erg: stuur echter wel de UPA-aangifte 2023-07 ook in via de nieuwe Uniforme pensioenaangifte in Payroll Business zelf. Let op de uiterste aangifedatum voor het insturen van de UPA-aangifte 2023-07: voor vierwekenverloners is dit 16 augustus 2023, voor maandverloners is dit 31 augustus 2023. 2. Autorisatie Gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte Instellingen > Gebruikersgroepen Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Uniforme pensioenaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte. Gebruikt jouw organisatie de bestaande UPA-aangifte via de tegel in het Youforce portaal, dan zorgen wij ervoor dat de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte voor jouw organisatie klaarstaat. De gebruikers die toegang hebben tot de gebruikersgroep Loonaangifte in Payroll Business, zien dan ook de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte en hebben toegang tot de menu-opties voor de nieuwe UPA-aangifte. We gaan dezelfde mensen toegang geven. Actie Is er in jouw organisatie een duidelijke scheiding van taken tussen Loonaangifte en Pensioenaangifte, dan kun je de autorisaties voor deze nieuwe gebruikersgroep zo nodig (laten) aanpassen. Als niet iedereen toegang mag hebben tot dezelfde loonheffingennummers, kun je via de normale procedure extra gebruikersgroepen (laten) aanmaken. 3. Inrichten aangifteproces Onderneming Instellingen > Onderneming In dit scherm zijn eerder dit jaar voor de nieuwe Loonaangifte alle loonheffingenummers klaargezet die jouw organisatie gebruikt. Daarbij is ook de bijbehorende Aangiftefrequentie ingevuld. Deze instellingen worden ook gebruikt voor de UPA-aangifte. Actie Er is geen verdere actie nodig voor dit scherm.https://confluence.visma.com/pages/editpage.action?pageId=612358977# Aangifte stuurgegevens Instellingen > Aangifte stuurgegevens Hier zie je per onderneming welke aangiftes er gemaakt worden, voor welke pensioenuitvoerder (instantie) en wie de contactpersoon is. Voor elke pensioenuitvoerder kun je hier afzonderlijk vastleggen: Contactgegevens Of de aangifte automatisch moet worden verzonden, zodra alle bedrijven definitief de salarisverwerking hebben afgesloten. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de aangiftetermijn dreigt te verstrijken. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de pensioenuitvoerder een aangifte heeft afgekeurd. Actie  We zetten deze aangiftestuurgegevens voor je klaar, zodat je ze kunt controleren.  De pensioenuitvoerders zetten we klaar op basis van de inrichting van de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen in Payroll business. Payroll Business schrijft mutaties weg op het gegevenselement UPA regelingkenmerk. Dat bepaalt naar welke pensioenuitvoerder een aangifte moet worden verstuurd.  De gegevens van de contactpersoon en de ingevulde waarden voor de signaleringen worden overgenomen van de bestaande stuurgegevens voor de loonaangifte.  Voor het controleren van de gegevens kun je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.  Let op Bij Automatisch verzenden aangiftes vullen we niet de waarde Ja in, ook al is die voor de loonaangifte wel ingevuld. We gaan er namelijk van uit dat je de nieuwe UPA-aangiftes  eerst wilt controleren, voordat ze worden verzonden.  Als het proces naar tevredenheid loopt, kun je hier voor het volgende aangiftetijdvak eventueel zelf voor Ja kiezen.  Interfaces Instellingen > Interfaces > Uniforme pensioenaangifte (nieuw) Hier bepaal je per bedrijf of het resultaat van de salarisverwerkingen in de UPA-aangifte moet worden opgenomen.  Actie We zorgen ervoor dat voor al jouw bedrijven waarvoor de oude UPA-interface aan staat, automatisch worden gekoppeld aan de nieuwe interface Uniforme pensioenaangifte (nieuw).  De oude interface zetten we uit en deze is niet meer zichtbaar in het scherm Interfaces. Voor het controleren van deze gegevens kunt je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Bedrijf. 4. Periodieke controle en verzending Aangifteverwerking Beheer > Aangifteverwerking In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor een salarisverwerking met afsluiting is heeft plaatsgevonden en zie je in welke aangifte en welk aangiftetijdvak de resultaten terecht zijn gekomen. Daarnaast zie je voor welke Instanties (pensioenuitvoerders) de aangiftes zijn aangemaakt. Problemen/fouten in de aangifte Voor de UPA-aangiftes geldt net als voor de loonaangiftes: als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking worden de aangiftes niet aangemaakt of bijgewerkt. Je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd: Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten. Via Instellingen > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres.  Aangifte Beheer > Aangifte In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een instelling (pensioenuitvoerder) als je de aangiftes van één specifieke pensioenuitvoerder wilt zien. Dubbelklik op een aangifte om meer details te zien. De aangiftedetails vind je in de volgende tabbladen: Tabblad Aangifteverwerkingen Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden.  Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte. Tabblad Onderneming tijdvakken Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven. Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de pensioenuitvoerder doorgegeven: Per regeling het totaal premieloon, totaal premiegrondslag, totaal premie, verloonde uren en aantal IKV's In het actuele tijdvak zie je ook per regeling de saldo's van de verschillende correctieaangiftes (deze zijn een verplicht onderdeel van de UPA-aangifte). Verder zie je in het actuele tijdvak ook het totaal te betalen bedrag van het tijdvak, het totale saldo van de TWK correcties, en een totaal generaal. Dit zijn geen verplichte onderdelen van de UPA-aangifte,maar we berekenen ze wel, anoloog aan de loonaangifte, zodat er een duidelijk beeld van de betalingsverplichtingen ontstaat.  Tabblad IKV tijdvakken Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.   Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker. Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de UPA-gegevensspecificatie in de aangifte zijn opgenomen. Hierin is ook de opgaaf van verlofuren opgenomen zoals de UPA die voorschrijft. Tot slot zie je per regelingkenmerk en  regelingvariant hier het premieloon, de premiegrondslag, de premie totaal, de premie werknemer en het aantal verloonde uren. Tabblad Verzending en verwerking Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de pensioenuitvoerder terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt of afgekeurd. Door bij Aangiftebericht te klikken op xml kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden. Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen. Collectief verzenden aangiftes Beheer > Collectief verzenden aangiftes Via dit scherm kun je meerdere aangiftes tegelijk versturen. Dit is vooral handig als jeorganisatie veel loonheffingennummers heeft of voor administratiekantoren die veel bedrijven binnen één klantomgeving hebben ingericht. Selecteer een pensioenuitvoerder en een aangiftetijdvak en controleer de betreffende ondernemingen die nog aangifte moeten doen voor dat tijdvak. Als de aangifte nog niet is verzonden, kun je door de optie rechts bovenin de titelbalk aan te vinken, alle nog niet verzonden aangiftes markeren.  Let op: alleen bij aangiftes met de status Klaar voor verzenden, staat rechts in het scherm een aanvinkvakje. Klik op Verzenden, om alle aangevinkte aangiftes te versturen.  

  23 augustus Herpositionering workflow knoppen in productie Je hebt de afgelopen maanden via de Bèta-tegel de nieuwe herpositionering van de workflow knoppen kunnen bekijken, testen en je handleidingen of quick reference cards (QRC) kunnen aanpassen. Maak je gebruik van Robotics processen, dan kon je hier ook vast op anticiperen. We willen iedereen bedanken voor de feedback. We hebben hier goed naar gekeken en diverse suggesties doorgevoerd.  In de avond van woensdag 23 augustus 2023 zetten we de veranderde weergave van de knoppen in de workflows in productie, zodat deze nieuwe weergave voortaan standaard is in Self Service. We verwijderen ook de Bèta-tegel omdat deze geen toegevoegde waarde meer heeft. Zie ook ons bericht over de herpositionering van de workflow knoppen van 17 augustus 2023.  Wat is het ook alweer? Het gaat om een nieuwe look & feel voor de knoppen binnen mutaties, met name de knoppen aan het einde van de workflow. De knoppen vind je nu standaard onderaan een formulier. Dit geeft  je als gebruiker meer duidelijkheid waar je moet klikken om een mutatie te vervolgen of op te slaan en vergroot de kans op het succesvol afronden ervan. Zo zijn de knoppen voor Bewerking, Verwijderen en Terug nu ook grijs. De knoppen Terug en Verder bevatten allebei een punt in de richting die het beschrijft, zie voorbeeld 1. De tekst bij afronden van het formulier is ook aangepast, om hierop in te spelen en de gebruiker te wijzen op de benodigde actie, zie voorbeeld 2. Op basis van feedback hebben we de bijlagen standaard ingeklapt gelaten, conform de huidige functionaliteit. Voorbeeld 3 geeft weer hoe het eruit ziet als je dit opent in het afrondende scherm. Opmerking: de naam, werking, volgorde en tooltips van de knoppen zijn niet gewijzigd. Voorbeelden Voorbeeld 1: Knoppen tijdens een proces (in een dialoog)   Voorbeeld 2: Knoppen bij het afronden van een proces   Voorbeeld 3: Opengeklapte bijlage bij het afronden van een proces   Opmerking: de pijl Annuleren is verwijderd maar, gaan we naar aanleiding van jullie feedback binnenkort terugplaatsen.  Deze pijl wordt gebruikt voor taken die uit de takenlijst komen en stuurt je door naar de Self Service-takenlijst.   17 augustus 2023 Formulier Werkpatroon - Gegevens automatisch opslaan bij aanmaken of muteren werkpatroon Bij het aanmaken of wijzigen van een werkpatroon werd de laatst aangemaakte of gewijzigde rij niet opgeslagen. Dit is opgelost. Na het verlaten van dit formulier worden de aangemaakte of gewijzigde gegevens bewaard. We hebben het pictogram voor opslaan weer terug veranderd naar het plus pictogram, want als je op het +-pictogram klikt, krijg je weer een nieuwe rij. Exporteren rapport Inzicht autorisatie werkte niet (change 4797282) Bij het exporteren van het rapport Inzicht autorisatie kreeg je een foutmelding en geen exportbestand dat je in Excel kunt gebruiken. Dit is opgelost. De export werkt weer.  HTML-values in plaats van een speciaal karakter bij de werkgevernaam (change 4703481) Als een werkgeversnaam een speciaal teken bevat en je selecteerde deze naam in een waardenlijst, dan zag je soms HTML-tekst (zie afb.) in plaats van de werkgeversnaam: Dit is opgelost. Je ziet nu de juiste tekst van de werkgeversnaam:     10 augustus 2023 Speciale karakters worden niet goed getoond in gegenereerde document en mutatie uitprinten (change 501371) Tijdens het genereren van documenten worden speciale karakters niet goed getoond bijvoorbeeld '<' wordt getoond als '&lt;'. Dit is nu opgelost.

De release is uitgerold en het onderhoud is klaar. HRCore en Payroll Business is weer beschikbaar   Op zaterdag 1 juli brengen wij de juli release naar productie en vind er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar. Wij zullen op zaterdag 1 juli een bericht plaatsen wanneer de applicatie weer bereikbaar is.    English:   On Saturday, July 1, we will bring the July release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable. We will post a message on Saturday 1 July when the application is available again.

Nieuw  1. Actieve signalering starten met  pre en/of postbewerkingen Waarom  Actieve signaleringen in HR Core Business worden vaak gebruikt om een workflow in HR Self Service (HRSS) aan te sturen. Soms moet de medewerker een actie uitvoeren, maar het kan ook zijn dat er ter kennisgeving een document wordt geüpload naar het personeelsdossier van de medewerker. In deze workflow kun je voor het ophalen van bepaalde waarden gebruik maken van Pre en/of Postbewerkingen.   Helaas werkte dit niet goed als de workflow was aangemaakt door een actieve signalering. Dit zorgde voor extra handmatig werk in HR Self Service. Daarom hebben we in HR Core Business functionaliteit toegevoegd, die ervoor zorgt dat de pre en/of post bewerkingen wel werken, mits je het signaal in HR Core Business op de juiste manier inricht.  Hoe Instellingen > Actieve signaleringen > Definiëren signaal > tabblad Ontvangers Bij het tabblad Ontvangers hebben we aan de lijst bij Soort de optie HRSS workflow met actie voor/na toegevoegd. Als je nu een signaal aanmaakt en je kiest deze optie, dan zorgt dit ervoor dat de Pre en/of Post bewerkingen in HR Self Service goed werken. Actie  Wil je de functionaliteit voor pre en/of postbewerkingen gebruiken, zorg er dan voor dat het signaal op de juiste manier is ingericht.   Gewijzigd en verbeterd  2. Collectief verlof blokkeren via HR Self Service Waarom In HR Core Business kun je collectief verlof toekennen. Hierdoor krijgen alle medewerkers op dezelfde dag verlof dat wordt afgeboekt van het wettelijke verlofsaldo. Soms kan een medewerker geen gebruik maken van het collectieve verlof, bijvoorbeeld vanwege urgente werkzaamheden. Je kon dan dit collectieve verlof via speciale functionaliteit in HR Core Business blokkeren. In HR Self Service was dit nog niet mogelijk. We hebben er daarom voor gezorgd dat je vanaf release 2023-06 ook via HR Self Service collectief verlof voor een medewerker kunt blokkeren. Dit proces werkte echter niet helemaal correct als je het geblokkeerde collectief verlof weer wilde deblokkeren. Daarom hebben we er met ingang van 2023-07 voor gezorgd dat ook dit proces goed werkt.  Hoe HR Self Service > Verlof > Verlof intrekken > Autorisatie HR Core Business > Verlofaanvraag Voor het blokkeren van collectief verlof, kan de medewerker in HR Self Service de workflow Verlof intrekken gebruiken. Nadat je op de tegel Verlof intrekken hebt geklikt, zie je de verwerkte verlofaanvragen. Klik op het icoon   aan het eind van de regel met het collectieve verlof en klik op indienen. Dit zal het collectieve verlof niet verwijderen, maar blokkeren zodat het verlofsaldo van de medewerker niet wordt verlaagd met het aantal uren van het collectieve verlof. In HR Core Business zie je na het verwerken van de mutatie dat de verlofaanvraag nog wel bestaat maar is geblokkeerd. In HR Self Service zal het collectieve verlof bij die medewerker niet meer zichtbaar zijn.    In uitzonderlijke gevallen wordt het eenmaal geblokkeerde collectieve verlof weer geblokkeerd, omdat blijkt dat de medewerker toch niet hoeft te werken op de collectieve vrije dag. Het is dan niet meer mogelijk om dit via HR Self Service te deblokkeren. Het deblokkeren doe je dan in HR Core Business, waarna wij het collectieve verlof weer doorsturen naar HR Self Service met het juiste aantal uren. Op deze manier kan HR Self Service het collectieve verlof weer tonen in het verlof/bezettingsoverzicht en verschijnt het verlof weer in het proces Verlof Intrekken.  Actie Er is geen actie nodig.  3. Raadplegen en wijzigen medewerkergegevens vóór 1-1-2017  Waarom  Bij een aantal schermen in het menu Medewerker is vorig jaar de lay-out verbeterd. Als ingangsdatum voor de nieuwe versie van die schermen was gekozen voor 1-1-2017.  Omdat het in specifieke gevallen toch nodig is om bepaalde medewerkergegevens van voor 2017 te kunnen raadplegen of wijzigen, hebben wij dit vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe  In de volgende schermen in het menu Medewerker kun je voortaan door het wijzigen van de peildatum terug in de tijd tot 1 januari 2010 in plaats van 1 januari 2017: Medewerker > Medewerkers Medewerker > Identiteit Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie Contract > Arbeidscontract Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 4. Nieuwe medewerkers niet zichtbaar in Performance management (4524414) Melding Als een medewerker werd aangenomen met een datum indienst in de toekomst, kwam deze niet altijd beschikbaar in Performance management.  Oplossing Op de datum dat de medewerker indienst komt, wordt de medewerker voortaan nogmaals naar het Portaal verstuurd en worden de gegevens van daar uit nogmaals aan Performance management aangeboden. Actie Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren overig (Medewerker) Als er nog medewerkers in Performance management ontbreken waarvan de datum indienst al is verstreken, kun je deze handmatig versturen via Heraanleveren overig (Medewerker).  5. Zoekactie gaf geen resultaten bij handmatig aanpassen peildatum (4647246) Melding Medewerker > Curriculum Vitae > Aanvullende CV- Gegevens / Ervaring / Kennis / Opleidingen Als je in de schermen van het menu Curriculum Vitae de peildatum handmatig aanpaste, werkte het zoeken niet goed. De groene balk met de filtergegevens met onder andere Medewerker en Medewerkercode verdween, het scherm bleef leeg en er verschenen geen zoekresultaten. Als voor het aanpassen van de Peildatum de kalender  gebruikte, verschenen wel de juiste zoekresultaten. Oplossing Met ingang van de juli release is dit opgelost en krijg je ook als je de peildatum handmatig aanpast, de juiste zoekresultaten. Actie Er is geen actie nodig.   

Mededelingen  1. IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft.  Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract-ID: Loonheffingstabel (10000017) Loonheffingskorting (10000595) De loonheffingskorting voor de transitievergoeding kon je tot nu toe wijzigen via het scherm Inkomstenverhouding. Dit was een tijdelijke oplossing, vanaf nu kun je dit doen in het scherm Loonheffingen (contract), vergelijkbaar met de loonheffingskorting voor het hoofdcontract. Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. Opgeloste meldingen 2. Pensioen bijsparen - PGB signalen vanaf 01-01-2023 vanwege regelingbedrag (change 4565651) Melding  Na de UPA-aangifte kregen klanten een melding van het PUO dat het regelingbedrag bij Pensioen bijsparen onjuist was gevuld. Er mag in dit geval inderdaad geen regelingbedrag zijn ingevuld. Oplossing We hebben dit in deze release aangepast. Nadat er een salarisverwerking heeft plaatgevonden is het regelingbedrag voor pensioen bijsparen 0. Actie Er is geen actie nodig. In de eerstvolgende pensioenaangifte wordt er automatisch een correctie meegestuurd over de eerste periodes. 3. Loonaangifte - medewerker uitdienst soms onterecht in loonaangifte (change 4562807) Melding Soms werd een medewerker die inmiddels uitdienst was, onterecht in de Loonaangifte opgenomen. Dit kwam doordat het veld Verstr aanv op uitk wn verzekering nog een waarde bevatte. Oplossing Dit is opgelost met ingang van periode 2023-01, zodat dit gegevenselement nadat een medewerker uit dienst is gegaan, niet meer wordt geschreven. Actie Er is geen actie nodig. Zodra na het implementeren van deze release de eerste definitieve salarisverwerking heeft plaatsgevonden, is dit opgelost in de loonaangifte.  

27 april 2023 Waardes Persoonsgerelateerde rubrieken niet meegenomen bij Rehire-workflow bij aanmaken nieuw dienstverband (change 4462094) Bij het aanmaken van een nieuw contract voor een bestaande medewerker (rehire/herindiensttreding), werden sommige waardes van beschikbare rubrieken met de status Hidden , zoals de Jubileumdatum, niet meegenomen naar het nieuwe dienstverband. Dit is nu opgelost. Uitvalsverslag gaf geen oorzaak weer voor niet aankomen documenten in Personeelsdossier (change 4462247) Beheer > Systeem > Uitvalsverslag We hebben in het Uitvalsverslag het status proces verbeterd voor het verzenden van documenten (bijlagen) naar Personeelsdossier. Daarnaast hebben we waarschuwingsberichten toegevoegd waardoor je - eventueel vooraf- een foutieve inrichting direct kunt corrigeren.  menu Te doen Nadat een document is verzonden, kun je in het menu Te Doen in de audit de gelogde informatie van de mutatie terugzien. Deze informatie wordt zichtbaar zodra je aan het begin van de regel op het plusteken [ + ] klikt . Bij Status staat dan: In de wachtrij. Dit betekent dat het document wordt aangeboden aan het Personeelsdossier.    Heeft het Personeelsdossier  het document geaccepteerd, dan wordt de Status gewijzigd in: Verzonden . Het document staat dan bij de medewerker in het Personeelsdossier in de betreffende dossiermap. In de audit verandert de Status dan in:  Succes.   Beheer > Systeem > Uitvalsverslag Het kan voorkomen dat het Personeeldossier het document niet accepteert. In eerste instantie wordt het document dan een aantal malen vanuit Self Service aangeboden aan het Personeelsdossier. In het Uitvalsverslag staat dan bij Type: opnieuw proberen .    Als het document nog steeds niet wordt geaccepteerd krijgt het de Status: Fout . Als functioneel beheerder of HR Professional kun je op de statusregel klikken om naar het Uitvalsverslag te gaan.   Je ziet dan een Fout- regel zoals in de afbeelding hieronder met de onderstaande opmerking. Klik op Lees verder om de gehele tekst te zien.   In de Opmerkingen lees je wat je precies moet doen om de fout te herstellen.   Fout is hersteld Als het is gelukt om de fout te herstellen, kun je via het Uitvalsverslag zelf de actie opnieuw proberen uitvoeren, zodat het document opnieuw wordt aangeboden aan het Personeelsdossier.   Fout is niet hersteld Als het niet lukt om de fout te herstellen, neem dan contact op met onze Service Desk. Zij helpen je verder. Waarschuwingsberichten toegevoegd We hebben een waarschuwingsberichten toegevoegd om je erop te attenderen dat er geen bestanden zijn geslecteerd Het is nu verplicht om in ieder geval één document te selecteren. Als je documenten in de bijlage van de mutatie in Self Service naar het personeelsdossier wilt sturen, kun je deze documenten selecteren en op de knop Bevestigen klikken om de documenten naar het personeelsdossier te verzenden. Dit is de handmatige optie.   Als je bent vergeten om een document te selecteren en je klikt op Bevestigen, dan krijg je nu een waarschuwingsbericht zodat je alsnog een of meer documenten kunt selecteren.   Keuzelijst voor koppelen Persoonlijk Dossieroverzicht aan document aangepast In de workflowconfiguratie kun je documenten naar een vooraf gedefinieerde map Persoonsdossier zenden. Je kunt in Self Service een Persoonsdossier-map selecteren uit een lijst om de documenten op een geautomatiseerde manier naar het Personeelsdossier te verzenden. Je kon hierin kiezen voor: <formulier configuratie>. Omdat deze keuze een fout veroorzaakte en de documenten daardoor niet naar het Persoonsdossier werden verzonden, hebben we deze keuze uit de lijst verwijderd.   We hebben ook een waarschuwingsbericht toegevoegd om je erop te attenderen dat je een map moet kiezen Je ben verplicht om een vooraf gedefinieerde map te kiezen, anders kun je niet doorgaan. Je kunt deze lijst niet leeg laten.   11 april 2023 Tegel Vervanging werkte alleen als je ook geautoriseerd was voor de tegel Gebruikersrol (change 3099882) De tegel Vervanging werkte alleen als je ook geautoriseerd was voor de tegel Gebruikersrol. Dit is nu opgelost. Je hoeft niet meer geautoriseerd te zijn voor de tegel Gebruikersrol als je alleen de tegel Vervanging wilt gebruiken

9 december 2022 Verbetering Infoblok rubriek Het rubriektype Infoblok wordt voortaan altijd weergegeven, ongeacht of de in de activiteit de optie Gegevens wijzigbaar aan staat.     Evenals bij andere rubrieken is het nog steeds mogelijk om de inhoud te verbergen voor verschillende rollen met de optie die hieronder is weergegeven.     Via de Community hebben veel klanten laten weten dat zij deze optie graag gesplitst zien. Omdat dit een ingrijpende verandering is voor alle rubrieken, hebben wij dit nu nog niet kunnen meenemen.  

14 september 2022 Niet-actieve medewerkers worden weergegeven in de lijst om een vervanger te kiezen bij de functionaliteit Vervanging (change 3748913) Als je bij een gebruiker in de functionaliteit Vervanging een vervanger wilde opgeven, zag je in de keuzelijst ook inactieve medewerkers en was het ook mogelijk om deze te selecteren. Vanaf nu worden inactieve medewerkers niet meer getoond in deze lijst. 9 september 2022 De rubriek: 10527700 Opnemen ouderschapsverlof is toegevoegd aan de standaard kind formulieren Deze rubriek is toegevoegd in de 3 kind formulieren die beschikbaar zijn via Definitie importeren (9999998). Er zijn negen rubrieken toegevoegd die gekoppeld zijn aan kind 1 t/m kind 9 . Rubriek: Ouderschapsverlof aanvragen : 1052770001KD / 1052770002KD / 1052770003KD / 1052770004KD / 1052770005KD / 1052770006KD / 1052770007KD / 1052770008KD / 1052770009KD Dit veld heeft 3 waarden: Ja Nee Leeg Voor meer informatie over het gebruik van deze rubriek kun je de release notes HR Core Business 2022-09 lezen, onderwerp: Ouderschapsverlofrecht eerder berekend In het inrichtingenrapport wordt de weergave: Infoblok type toegevoegd Het element: Weergave "Infoblok type" komt niet voor in het inrichtingenrapport. We hebben dit nu toegevoegd. Verander de tekst van de knop "Auto" in declaratieblad Het woord "Auto" zorgt voor verwarring bij gebruikers. Zeker als ze op de fiets zijn. De medewerker denkt dat dit een rekenknop is voor een auto. De naam wordt gewijzigd in: "Automatisch berekenen". Onterechte foutmelding bij het zoeken op datum in de tegel Importeren en exporteren (Change 3752212) Er wordt een onjuiste foutmelding weergegeven in de tegel "Importeren" en in de tegel "Exporteren". Wanneer u slechts met één datum wilt zoeken krijgt je een melding: "Selecteer een vanaf datum en een tot datum". Deze melding verdwijnt zeer snel en verandert in een foutmelding: "Datum klopt niet". We hebben dit nu veranderd. Je krijgt alleen een foutmelding als je het verkeerd hebt ingevuld. De lijst met documenten weergegeven in categorieën van Persoonlijk Dossier is niet gesorteerd (Change 2761510) Bij het aanmaken of aanpassen van een workflow in Workflowdefinitie kun je aangeven dat een document altijd als bijlage naar het Persoonlijk Dossier moet worden gestuurd. Wanneer je dit document in de inrichting wilde selecteren, was de lijst niet gesorteerd. Dit is nu opgelost. Je ziet de documentnamen gesorteerd in de lijst staan. 8 september 2022 In het verlofoverzicht waren niet alle teksten vertaald in het engels (change 3667824) De volgende teksten worden vertaald naar het engels:   Nederlands Engels Opdrachtgever / instelling / Regnr Client / Institution/ Regnr Verlofrechtmutatie Leave Right Mutation Er zijn geen verlofrechtmutaties gevonden No Leave Right Mutations have been found Weergave bijgewerkt t/m Overview last updated on   7 september 2022 Je kreeg een 500 error foutmelding als je in Self Service probeerde in te loggen (change 3561031) Als je in Self Service inlogde als manager of HR professional, kreeg je soms een error 500. Dit had ermee te maken dat Self Service op dat moment een nieuwe autorisatie aan het samenstellen was. Dit neemt veel tijd in beslag en als je veel autorisaties in je autorisatieprofiel had, werd er een foutmelding gegenereerd: error 500 .   In de komende twee weken gaan we een nieuwe aanpak bij het inloggen van Self Service in productie zetten. Eerst zetten we dit bij enkele klanten aan en als het naar tevredenheid functioneert, gaan we de overige klanten omzetten naar deze nieuwe inlogaanpak.   De nieuwe aanpak moet de prestaties verbeteren, vooral bij toegang tot Self Service.    

Notifications Improved screens and menus coming soon Why In the next months we will improve a number of screens of HR Core and Payroll Business: Over the years, some screens have become overcrowded. The grouping of data in some screens no longer makes sense. In order to be able to support the ever-changing legislation, in some screens a clearer distinction is needed between employee and contract data. In addition, we want to improve the quality of the payroll and pension declarations through linkage checks on the data entered. How In the upcoming releases you will encounter new screens for: Employee data - e.g. personal details, address, marital status Identity - BSN (Citizen Service Number), proof of identity, UPI Employment relationship - employed, employee type, leave employment Calculation of payroll taxes and premiums Tax data These screens can be found separately in the menu, but you can also see them in series, for example when hiring new employees via the inflow/outflow menu. Action Working with the new screens will be more intuitive and therefore more pleasant, you don't have to prepare for that. Keep the following in mind: if the administrative processes in your organization are tightly set, then some details may need to be updated. New Activating person level without Product Development support Why As of the April release the person level can be activated by the user.  How  Settings > Data exchange > Raet HR links Activating or deactivating the person level: Select Person level at Link. When the Person level active option is selected, the person level is activated for the current client. When the Person level active option is selected and next deselected, the person level is deactivated for the current client. Employees and persons are no longer synchronized when this option has been deselected. The following steps must at least be performed before activating the person level: Create the Proposed UPI report. Reports > Check > Proposed UPI. If the Proposed UPI report contains inconsistencies in view of current data, these must be resolved first. The Conflict / Errors column should not contain any exclamation marks. If there are employees with multiple dates of birth, the correct date should be determined and entered throughout. Ensure the unique personal identification has been specified in the Unique Personal ID (UPI) field in the Employee screen of all employees. For example by importing an Excel basic document. Activating person level The initial conversion starts at 5.30 pm and takes approximately 10 minutes. A maximum of 40 conversions can be enabled in a single evening. This means a conversion run can be started 40 times between 5.30 pm and 11.00 pm. When the conversion has been completed, a processing report is generated and stored at Shared reports. No errors in processing report When the processing report does not contain any errors, processing has been completed and no further action is required. The report that can be generated using Check > Person report shows which persons have been created and which employees are linked to them. This can also be ascertained through the Person screen. Processing report contains errors When the processing report contains errors, use the Proposed UPI report to determine why the employees have not been converted and resolve the problem. Reinitiate the conversion: deselect the Person level active option and click Save. Reselect the option and again click Save. Action When the person level of your organization is to be activated, follow the above steps and consult the Online Help for more information on the Proposed UPI report and inconsistencies therein. Processing report of person level conversion When the person level has been activated (as client and/or consultant) using Raet HR links, the conversion starts as of 05.30 pm. How much time the conversion takes depends on the number of employees of a client. The conversion of clients with a maximum of 5000 employees takes approximately one hour. When the conversion has been completed, the processing report is stored at Shared reports. Note: this report is visible at client level. Select the client without the company in the navigation path at the top of the screen. If the first tab in this report is empty, all employees with a UPI are linked to a person. If the first tab in this report contains employees, they could not be linked to a person because, for example, there are two employees with the same UPI but with different last names.  Action If the first tab in the processing report contains employees, the Proposed UPI report must be generated to consult the remarks included therein. Correct the employees concerned and deactivate and reactivate the Person level active option as described above. The conversion starts again after 5.30 pm and the missing persons will be created. A new processing report will be generated when the conversion has been completed.  Modified and Improved Person screen has been expanded Why Employee > Person > Person The Person screen has been expanded with all data elements that are synchronized at person level. It shows which person data belongs to the person and corrections can be made. Take the reference date into account: the changed person data is synchronized with the linked employees as of the specified reference date. Some elements cannot be modified: Person code [10519680] Unique Personal ID (UPI) [7014] PING identity [10523564] Formatted name [146] Such data elements/person data can be modified through the linked employees. Social Security Number [10000018] and Identity [7013] cannot be modified at employee level either. These elements are stored at the person level and are not resynchronized if empty. The data available at the person is shown at employee level. If Social Security Number [10000018] and Identity [7013] have to be modified, these must be modified at person level. The modified data is then synchronized with the linked employees. All the elements can be viewed through the person level and the detail screen can be clicked to see which employees are linked to the selected person.  Reports > Check > Person report A Person report can be created for an overview of all persons and linked employees in the whole organization. Action No action is required. Person report has been expanded Why  Reports > Check > Person report As of the April release the Person report includes an additional column with the username of employees. Username is not a data element that is synchronized with the person. It is only registered at the employee level but can be useful to gain insight into the usernames that have been created.  The report shows which employees are linked to a person and other information that may be useful.  The Person report contains the following information: Type (P for Person, E for Employee) Person code Person name Company Employee code Employee name UPI Identity Ping ID Username Employed Not employed Organizational unit Contract sequence number This report can also be used if your organization does not use the person level. More information can be found in the Online Help through the Person report topic.  Action No action is required. Free fields screen – registration at multiple levels Why In the screen for creating free fields a free field can be applied at multiple levels. How Settings > Recording > Free fields The Free fields screen now includes the following options: Expanded levels This option can be used to determine at what level a value has been specified in the free field; this is automatically visible at another/higher level, such as client or company. When a free field is created at client and employee level and a value has been specified at client level, that value will by default be displayed in the screen for all underlying employees. When an employee requires another value, that value can be specified at employee level. This mechanism works the same as it does with regular fields/data elements. Employee, Contract or Other When the free field is to be registered at contract level, select Contract. When the free field is to be registered at employee level, select Employee. Select Other when the free field does not apply to the contract or employee level. Modifying free fields Some free field data can be modified, depending on the situation. If no data type has been selected when creating a free field, this can be done at a later time. Once a data type has been selected and saved, it cannot be modified anymore. Where the expanded levels and selection of Employee, Contract or Other are concerned, these can only be modified when the free field has not yet been used (i.e. no changes have been registered).  Action No action is required.  

Hierin vind je de opgenomen video van de presentatie