Releases YouServe

Nieuw Ouderschapsverlof overhevelen uren Waarom Ouders hebben tot de 8e verjaardag van hun kind recht op ouderschapsverlof. Sinds augustus 2022 mag een medewerker voor zijn/haar kind 9 weken betaald ouderschapsverlof opnemen tot één jaar na de geboorte van het kind. Als een medewerker niet alle betaalde uren opneemt, blijven deze uren als onderdeel van het ouderschapsverlof wel bestaan. Ouders hebben namelijk recht op maximaal 26 weken ouderschapsverlof: 9 weken gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en 17 weken onbetaald ouderschapsverlof. Dit betekent in HR Core Business dat de uren overgeheveld moeten worden van betaald naar onbetaald ouderschapsverlof.  Hoe Vanaf release 2022-11 berekent HR Core Business bij een verlofaanvraag automatisch of er vervallen betaalde uren zijn en/of deze overgeheveld moeten worden naar onbetaald ouderschapsverlof. Op deze manier hoeft niemand dit zelf te berekenen. In het verlofoverzicht zie je hoeveel uren betaald en onbetaald zijn en welke vervaldatum hieraan is gekoppeld. Hierdoor kun je altijd nagaan hoeveel ouderschapsverlof de medewerker nog kan aanvragen voor het kind.  Als de vervaldatum van het betaalde en onbetaalde ouderschapsverlof is verstreken en de medewerker probeert alsnog een aanvraag voor ouderschapsverlof in te dienen voor hetzelfde kind, zal het systeem deze aanvraag niet verwerken.  Actie  Er is geen actie nodig. HR Core Business berekent automatisch of de vervallen betaalde uren overgeheveld moeten worden naar onbetaald ouderschapsverlof.  Let op: als bij de ouderschapsverlofsoorten geen waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind, vindt het overhevelen niet automatisch plaats. Ouderschapsverlof automatisch afboeken Vanaf release 2022-11 is het mogelijk om ouderschapsverlof, evenals wettelijk en bovenwettelijk verlof, automatisch te laten afboeken. Hierdoor hoef je als organisatie niet meer zelf te berekenen hoeveel ouderschapsverlof er opgenomen moet worden en van welke ouderschapsverlofsoort. Dit gaat volledig geautomatiseerd als je dit in HR Core Business vastlegt via Ouderschapsverlof recht op basis van het kind.  Inrichting Wil je de functionaliteit van voor het automatisch afboeken van ouderschapsverlof gaan gebruiken, dan moet je de instellingen hiervoor op verschillende plaatsen in HR Core Business vastleggen. Dit doe je als volgt. Instellingen > Verlof > Verlofregeling Bij de verlofsoorten die gebruikt worden voor Ouderschapsverlof (betaald 1 en 2) en Ouderschapsverlof (onbetaald) moet je de Prioriteit vastleggen. Bij een verlofaanvraag wordt er als eerste afgeboekt van de verlofsoort met de hoogste prioriteit. Voor het automatisch laten afboeken van ouderschapsverlof moet je in de verlofregeling ook de verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch) aanmaken. Deze richt je als volgt in:  Verlofrecht = 0 uur Prioriteit = 99 - is voor deze verlofsoort niet van belang Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind = Automatisch OSV Maximum negatief = 0 Door het vastleggen van de waarde Automatisch OSV, gebruikt het systeem deze verlofsoort voor het afboeken van de verlofsoorten waarvoor een waarde aanwezig is bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind.  Let op: als bij de ouderschapsverlofsoorten geen waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind, kan het automatisch afboeken niet worden uitgevoerd. Deze functionaliteit zoekt alleen naar die verlofsoorten waarbij in dit veld een waarde aanwezig is.  Gebruik Via HR Self Service of direct in HR Core business kun je een verlofaanvraag doen met de verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch). Het systeem bepaalt dan via de prioriteit en vervaldatum van welke verlofsoort er als eerste moet worden afgeboekt; is er geen verlofsaldo meer voor het verlof met de hoogste prioriteit, dan wordt er automatisch verder afgeboekt de volgende verlofsoort met een lagere prioriteit.  Actie Inrichten verlofregeling HR Core Business op basis van de beschrijving hierboven.  Inrichten verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch) in de betrokken processen in Self Service.  Gewijzigd en verbeterd Verwijderen WAO/WIA registratie niet mogelijk Waarom In het scherm WAO/WIA registratie stonden de volgende gegevenselementen als verplichte velden: 7606 WAO/WIA klasse 7607 Reden instroom Hierdoor was het niet mogelijk een onterecht ingevuld WAO/WIA-scherm te verwijderen. Daarom zijn deze velden voortaan optioneel. Hoe Medewerker > Ziekte > WAO/WIA registratie  Met ingang release 2022-11 zijn in het scherm WAO/WIA registratie alle verplichte velden optioneel gemaakt, zodat het nu mogelijk is de waarden uit de velden te verwijderen. Functioneel is er verder niets gewijzigd. Actie Als er onterecht medewerkers zijn vastgelegd met een WAO/WIA registratie, kun je nu de velden in het scherm leegmaken. Dit doe je door de afzonderlijke velden leeg te maken of door op de knop Wissen te klikken. RVM heraanlevering - hernoemd naar Heraanlevering RVM Vanaf deze release zijn de menu-optie RVM heraanlevering en het bijbehorende scherm hernoemd naar Heraanlevering RVM.  Hoe  Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanlevering RVM Alleen de naam van de menu-optie en de schermnaam zijn gewijzigd, De functionaliteit is hetzelfde gebleven. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Gewenste Brondatumsoort niet te vinden in lijst (change 3733800) Melding Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Het was niet mogelijk om de in de lijst van het veld Brondatumsoort het gewenste gegevenselement te selecteren.  Oplossing In de lijst van het veld Brondatumsoort werd de officiële benaming van het gegevenselement getoond in plaats van de alternatieve omschrijving die was ingericht. Vanaf deze release toont de lijst ook de alternatieve omschrijving, als deze is ingericht. Alternatieve omschrijvingen leg je vast via Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen. Actie  Er is geen actie nodig. Self Service - Mutaties vanuit Self Service niet geëxporteerd naar HR Core Business (3786931) Melding Enkele weken geleden was er door een fout in onze programmatuur een probleem ontstaan met het verwerken van Self Service-mutaties. De mutaties vanuit Self Service werden niet meer naar HR Core Business geëxporteerd. Als tussenoplossing hebben we toen snel de IKV-aanpassing teruggedraaid die deze fout veroorzaakte, zodat de mutaties vanuit Self Service wel verwerkt konden worden. Oplossing Met ingang van de november release hebben wij de programmatuur zo aangepast dat deze fout niet meer kan voorkomen.  Actie  Er is geen actie nodig. Verwijderen kindgegevens vanuit Self Service (3842585) Melding Via Self Service is het mogelijk om kindgegevens te verwijderen uit HR Core Business. Als er voor het kind echter al aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof is geregistreerd, kunnen de kindgegevens niet zomaar uit ons systeem worden verwijderd. Als gebruiker kreeg je onterecht geen melding terug dat het niet mogelijk was deze actie te verwerken.  Oplossing Wij hebben er voor gezorgd dat de mutatie in HR Core Business uitvalt met de melding dat het kind niet verwijderd kan worden, omdat er voor dat kind aanvullend geboorteverlof en/of ouderschapsverlof is vastgelegd. Op die manier ben je wel op de hoogte van de niet verwerkte mutatie.  Actie  Als deze mutatie voor jouw organisatie uitvalt, moet je eerst het aanvullende geboorteverlof en/of ouderschapsverlof verwijderen, daarna is het mogelijk om gegevens van het kind te verwijderen.  Blokkade collectief verlof niet meer zichtbaar bij openen van verlofaanvraag (3901430) Melding Als een verlofaanvraag werd geopend van een reeds geblokkeerde collectieve verlofdag, was in de aanvraag niet meer zichtbaar dat deze dag was geblokkeerd. Oplossing Vanaf deze release is bij het openen van collectief verlof dat reeds is geblokkeerd, het vinkje achter het veld Collectief verlof geblokkeerd zichtbaar. Ook zie je nu de knop Deblokkeer verlof rechts onderin het scherm om de blokkade op te heffen. Als je hierop klikt, zal het collectief verlof volgens werkpatroon opnieuw worden toegekend aan de betreffende medewerker.   Actie  Er is geen actie nodig  

Notifications Online release sessions Why  Customers have sent us feedback requesting online release sessions in addition to the Release Notes, in which we explain the changes in more detail. We are happy to facilitate this. How Starting with the March release, we will pilot a one-hour info session in the week following the release, which we will use to further explain the most important changes. During these sessions, we will pay extra attention to what you, as a customer, need to do in order to get the most out of modified functionalities. We hope that this will clarify the Release Notes and the Actions listed for some of the changes. The first release session will take place on Tuesday, March 2, at 14:00 (CET). We will let you know how to sign up for the release session via the Community as soon as possible. Modified and Improved Values 0 and 9 added to Gender field (2265398) Why The Gender field did not meet the legal requirements for gender values. These requirements state that, in addition to the values 1 (male) and 2 (female), the values 0 (unknown) and 9 (unspecified) should also be available. The Dutch tax authority’s Payroll Tax Manual (Dutch: Handboek loonheffingen) explains when the values 0 and 9 may be used. How Employee > Employee > Employee(s) With effect from January 1, 2021, the values 0 (unknown) and 9 (unspecified) have been added to the Gender field, so that you now have four options to choose from.  You may also choose to deviate from this and only use the values 1 (male) and 2 (female). To do so, you can simply remove the two new values from the list of values. New error signal A new error signal has been added that will appear in the Signal Report if you enter an invalid value in the Gender field: 0202 – Gender code value not equal to 0, 1, 2, or 9. Action If you do not wish to use the two new values for the Gender field, you can remove them from the list of values. To do so, go to Settings > Recording > List of values If the new error signal appears in the Signal Report, adjust the value in the Gender field. If you do not do this, the value will be rejected in the wage tax return. External Changes Processing Report improved Why In previous Release Notes, we announced that we were working on improving the performance of our various reports. In this release, we have improved the performance and readability of the External Changes Processing Report. How Manage > External changes > Process External changes After importing the external changes, the External Changes Processing Report will automatically appear in My reports, as before. The extension of the report has been changed from .xls to .xlsx to make the report easier to read. This means that the columns are no longer merged and that the report is now divided into the following tabs: Parameters Import validation Changes validation Action No action is required. Newly created reports will automatically have the new layout. Imported Changes Processing Report improved Why  We are working hard to improve the performance and readability of our reports and, where possible, making other small improvements. How  Manage > Import/Export > Import CSV We have made the following improvements: The description of the import file has been changed. Instead of a general message stating that you have imported a report, you now see the name of the import definition so you know which definition the import was based on.  The format has been changed from PDF to Excel. If there are any errors, they are listed on the first tab of the Excel file. The parameters are on the second tab. Action No action is required.  Unique Personal ID and Identity must consist of at least two positions or characters Why To connect to the Raet Portal, the Unique Personal ID (UPI) and the Identity must consist of at least two positions or characters. That is why, as of this release, you can only enter a value of at least two positions in the Unique Personal ID (UPI) and Identity fields.  How Employee > Inflow/Outflow > Create employee Employee > Employee > Employee(s) Employee > Employee > Employee (supplementary) As of this release, you can only enter a value of at least two positions in Unique Personal ID (UPI) and Identity fields. If you enter a value of one position, an error message will appear. If you previously used values of one position, you can add a leading zero. Action If your own administration still contains employees with a UPI or Identity of one position, we advise you to change these into values of at least two positions.  Solved Messages Organization structure produced error (2426604) Message Previously, if you created a new Organizational Unit (OU) with a reference date and then went back to the full list with an earlier reference date, the future OU would also remain visible. If you then tried to open this OU, an error message would appear because the OU did not yet exist on that earlier reference date.  Solution  The software has been modified. From now on, OUs created with a reference date after the reference date used to generate the full list are no longer visible on this list. Action No action is required. New Year’s Day not included in Presentation Schedule for Public Holiday Cluster (2368625) Message Settings > Work pattern > Presentation Schedule In the Presentation Schedule for employees, New Year’s Day was not marked as a holiday. Leave taken was processed correctly – no hours were booked, but the presentation was not correct. Solution  This has been resolved, so that from this release on New Year’s Day is shown correctly as a public holiday in the Presentation Schedule.  Action No action is required. Not able to save leave schemes when the Label overview and/or Color overview fields were filled in immediately (2394160) Message Settings > Leave > Leave scheme When you assigned a leave type to a leave scheme for which you had immediately completed the Label overview and/or Color overview fields, you were not able to save the leave scheme: an infinitely spinning circle would appear. Solution As of this release, this issue has been resolved and you can save the leave scheme, even if you immediately filled in the Label overview and/or Color overview fields. Action If there are any leave types for which you were unable to enter the label or color before, you can do so now.  Leave period in Leave balance screen sometimes incorrect (change 2399456) Message  Employee > Leave > Leave balance The Leave balance screen sometimes displayed incorrect leave periods.  Solution As of the February release, this issue has been resolved and you will see the correct Leave period. Action No action is required. Publishing Date : 1/21/2021

Notifications Webinar Visma | Raet Dynamic Payslip – Invitation Date: 06 May 2021 Time: 01.00 pm to 02.00 pm This webinar provides an introduction to Visma | Raet Dynamic Payslip. We review the current payslip (PDF) and the options available with an interactive payslip. We would also like to receive feedback on the look & feel of Visma | Raet Dynamic Payslip.  Sign up Would you like to attend this webinar? Go to the Payroll Business Community at Events, click Webinar Dynamic Payslip and sign up. You will receive an email with the login details on the Monday preceding the webinar. Modified and Improved Proposed UPIs report has been modified Why  The Proposed UPIs report now includes additional checks to check and correct data before the Person level is activated. How  The following checks have been added: Check if BSN has less than 9 characters When a BSN has less than 9 characters, the Conflict / Error column contains an error message and the Remark column contains the text: BSN has less than 9 characters, please modify. Check of zip code format When the format of a zip code is incorrect, the Conflict / Error column contains an error message and the Remark column contains the text: Zip code is incorrect, please modify. Action No action is required.  Solved Messages Clearing Manager field using Import CSV was no longer possible (2033007) Message  It was no longer possible to clear the Manager field in the Employee(s) screen by importing a CSV file with the #NULL# value. This action is performed when the manager has been specified manually and the field has to be populated with the actual manager from the organizational structure. Solution This problem has been resolved. As of this release the Manager field can be cleared again by importing the #NULL# value. When this value has been imported, the manually specified manager is removed and the value from the organizational structure is adopted. Action If multiple managers have to be removed in one go, this can be done by importing a CSV file. Problem with changed date at Organizational units HRCB (2608435) Message When a reference date is entered in the Organizational unit’s main screen and next the Organizational unit that is to be changed is selected, the reference date is reset to the first day of the period instead of retaining the date selected in the first screen.  Solution Settings > Formation and Organization > Organizational units This problem has been resolved. The reference date selected in the first screen is now retained in the subsequent screens. Action No action is required. Option temporarily removed from menu Message Sometimes a specific option was not visible in the menu during a single day. For example, the Employment contract option on 31 December 2020. The data elements included in that screen, however, were included in reports and could be changed using Management > External changes. Solution The software has been modified and the options are now always included in the menu. Action No action is required.  Publishing Date : 4/23/2021

Mededelingen  Naam veld Soort contract wijzigt binnenkort in Contract onbepaalde/bepaalde tijd Waarom  In het scherm Arbeidscontract kunt bij Soort contract aangeven of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, of dat dit niet van toepassing is. In de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen heet deze rubriek Code contract onbepaalde/bepaalde tijd.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidscontract Vanaf release 2019-07 is de naam van het veld aangepast aan de specificaties van de Belastingdienst: Contract onbepaalde/bepaalde tijd. Dit heeft geen invloed op de berekening of manier van vastleggen. Uw actie  Pas zo nodig uw werkinstructies tijdig aan. Gebruikerservaring verbeterd Waarom  We werken hard aan het verbeteren van de gebruikerservaring van HR Core Business en Payroll Business, waaronder het verbeteren van de look en feel. Door het aanbrengen van subtiele wijzigingen streven wij naar een nieuwe, frisse look. Het resultaat van deze verbeteringen verwachten we deze zomer uit te leveren. Hoe  Zo komt de functie Zoek in het menu meer prominent bovenaan het menu te staan en hebben ook onze iconen een update gekregen. Daarnaast brengen wij nieuwe nuances aan in de kleurstelling binnen de schermen, waardoor de eindgebruiker die langere tijd achter elkaar in de applicatie werkt, een prettiger beeldschermcontrast ervaart. Uw actie  Er is geen actie nodig. Beëindigde gegevenselementen verwijderen uit Self Service-formulieren Waarom  Door gewijzigde wet- en regelgeving zijn bepaalde gegevenselementen niet langer relevant in Payroll Business. Bij het ingaan van de nieuwe wet- en regelgeving worden dergelijke gegevenselementen inactief gemaakt of uit de schermen verwijderd. Vanaf deze release hebben wij de betreffende gegevenselementen beëindigd, waardoor u ze nergens meer in Payroll Business kunt gebruiken; dit geldt ook voor Self Service-formulieren. Hoe  Met ingang van 1 januari 2019 hebben wij de inactieve gegevenselementen beëindigd. In de tabel hieronder, ziet u om welke gegevenselementen het gaat.  Gegevenselement Nummer Gegevenselement Gegevenselement Nummer Gegevenselement Opslaan als 8092 Premievrijst.oudere wn. (Overg.reg.2009) toepassen 10309752 Opslaan als 8093 WAO premie basis vrijstelling 10310166 Salarisstroken en jaaropgaven FINBOX 8117 WAO basis grondslag vrijstelling 10310167 Aanvullende ouderenkorting 10000597 Ontslag uitkering eenm. 10310173 WAO/WIA perc vrijstelling ouderen 10001138 Blokkeren premiekorting bij 65 jaar 10310440 WAO/WIA premievrijst. ouderen berekenen 10201688 Indicatie premiekorting arbeidsgehandicapten 10311836 Ontslag uitkering 10202695 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. oudere wn 10311837 Ontslag uitkering eenm 10202697 Ontslagvergoed Adam 10312045 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verg ) 10300139 Ontslagvergoed april 2009 10312047 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verstr) 10300140 Ontslagvergoeding 10312049 Personeelsfeest ( ET verg ) 10300141 Korting p/j indienst nemen arbeidsgehandicapte wn 10313954 Personeelsfeest ( ET verstr ) 10300142 Korting p/j arbeidsgeh wn doelgroep banenafspraak 10313955 Personeelsreis ( ET verg ) 10300143 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag excl ophoging 10314260 Personeelsreis ( ET verstr ) 10300144 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag incl ophoging 10314261 Loon bestemmingskarakter ( ET verg ) 10300145 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog excl ophoging 10314262 Loon bestemmingskarakter ( ET verstr ) 10300146 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog incl ophoging 10314263 Geschenken in natura ( VT verstr ) 10300147 Cumulatief toetsloon arbeidsgehandicaptenkorting 10314265 Bovenmatige kostenverg vast ( GTT ) 10300149 Cumulatief toegepaste arbeidsgehandicaptenkorting 10314266 Bovenmatige kostenverstr periode  GTT ) 10300150 Toepassen tijdelijke heffingskorting 10512680 Bovenmatige kostenverg periode ( GTT ) 10300151 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. jongere wn 10514925 Bovenmatige kostenverstr vast ( GTT ) 10300152 Korting p/j jongere werkn die in dienst komen 10514926 Ontslag uitkering eenm 10304318 Premiekorting nieuwe arb.verh. jongere einddatum 10514927 Ontslag uitkering onbelast 10304320 Transitievergoeding 10516459 Ontslag uitkering eenm. (premiepl.) 10306687 Soort premiekorting arbeidsgehandicapten 10516907 Ontslag uitkering éénmalig 10308948 Korting p/j arbeidsgehandicapte wn herplaatst 10519134 Korting p/j werkn 50 jr/ouder die in dienst komen 10309068 Indicatie premiekort arb gehandicapte wn 10519135 Korting p/j werkn 62 jr/ouder 10309071 Indicatie premiekort doelgroep banenafspraak 10519136 Percentage tbv bep. normloon ouderen bij stukloon 10309072 Indicatie premiekort herplaatsen arb gehandic wn 10519137 Uw actie  Controleer of de beëindigde gegevenselementen gebruikt worden in uw Self Service-formulieren. Als u beëindigde gegevenselementen in deze formulieren gebruikt, moet u ze hieruit verwijderen. Dit om te voorkomen dat u foutmeldingen krijgt bij het uploaden van de gegevens van deze formulieren.   Gewijzigd en verbeterd  Uitbetaling netto looncomponenten naar specifieke rekening medewerker Waarom Het was nog niet mogelijk om voor looncomponenten de netto waarde te laten overboeken naar een aparte bankrekening van een medewerker. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Medewerker > Medewerker(s) > Overboekingen SEPA Via de grondslag Looncomponenten specifieke rekening kunt u op klant- of bedrijfsniveau de looncomponenten vastleggen, waarvan de medewerker het netto resultaat kan laten storten naar een aparte bankrekening.Bij de medewerker legt u vervolgens in het scherm Overboekingen SEPA bij een rekeningsoort vast dat er sprake is van een specifieke rekening door te kiezen voor de waarde Looncomponent specifieke rekening. Het netto bedrag van de geselecteerde looncomponenten in de grondslag worden dan voor de medewerker naar de specifieke rekening gestort. Dit is zichtbaar op de salarisspecificatie en in de betalingsoverzichten. Uw actie Als u medewerkers de keuze wilt geven om voor bepaalde looncomponenten het netto bedrag te laten uitbetalen naar een specifieke rekening, moet u dit inrichten zoals hierboven is beschreven. Onbetaald verlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof Waarom Vanaf release 2019-05 is het mogelijk om in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) ervoor te kiezen Ouderschapsverlof vast te leggen met een vaste waarde die geldig is totdat u deze waarde weer wijzigt. Hierdoor is het niet meer nodig het ouderschapsverlof iedere periode vast te leggen, zie Release notes Payroll Business 2019-05, onderwerp Ouderschapsverlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof . Het is wenselijk om dit ook te realiseren voor het Onbetaald verlof dat u vastlegt in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), zodat u ook Onbetaald verlof niet meer iedere periode opnieuw hoeft vast te leggen. Daarom is het nu mogelijk om In  de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), nu ook Onbetaald verlof vast te leggen met een vast percentage of vast aantal uren. U moet er wel zelf rekening mee houden dat het juiste aantal verloonde uren per maand wordt berekend.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het medewerkerscherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) zijn de volgende velden toegevoegd: Onbetaald verlof percentage vast Hier kunt u het percentage opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het percentage weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Onbetaald verlof uren vast Hier kunt u het aantal uren opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het aantal uren weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Door het percentage of de uren vast te leggen via deze velden, past Payroll Business iedere periode het percentage of de uren toe, totdat u dit op nul stelt. U hoeft dan niet iedere periode het percentage of de uren onbetaald verlof voor de medewerker in te vullen. De ingevulde waarden blijven van toepassing totdat u deze wijzigt. Denk er hierbij aan voor de juiste aangifte van de verloonde uren aan de Belastingdienst, de vermelde uren en het percentage in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) te controleren, omdat de verloonde uren per periode kunnen verschillen.  Wilt u onbetaald verlof voor één periode vastleggen, gebruik dan de velden Onbetaald verlof percentage periode of Onbetaald verlof uren periode. Hiermee legt u vast dat u het onbetaald verlof eenmalig wilt toepassen.  Let op Denk er aan dat als u de uren invult, u ook het percentage opgeeft, zodat de uren voor de loonaangifte op de juiste manier gekort worden. Uw actie Wilt u Onbetaald verlof vastleggen als vaste waarde, geeft dit dan op in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in de velden Onbetaald verlof  percentage vast en de Onbetaald verlof uren Vast. Let op: vult u daarnaast ook een waarde in bij de velden Onbetaald verlof percentage/uren periode, dan zijn deze waarden van toepassing voor de betreffende periode.  Uitbreiding looncomponenten werkgeverslasten Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om het aantal looncomponenten met alleen een werkgeverslast uit te breiden, om het mogelijk te maken declaratieflows voor zakelijke uitgaves te ondersteunen.  Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de huidige 20 beschikbare vergoedingen met alleen een werkgeverslast zijn er 10 toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, kunt u nu uit 30 beschikbare vergoedingen met alleen werkgeverslast kiezen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Vrije looncomponent tegen bijzonder tarief Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om een vrije looncomponent tegen bijzonder tarief te hebben. Deze kunt u dan gebruiken als additionele vergoedingen, zoals een bonus, tegen bijzonder tarief belast moeten worden. Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de vrije looncomponenten zijn tien vergoedingen tegen bijzonder tarief toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, ziet u nu tien looncomponenten voor Vaste vergoeding Bijzonder tarief met het rekeneigenschappencluster Eenmalige bruto vergoeding (belasting- en premieplichtig). Uw actie Er is geen actie nodig. Reiskosten werkkostenregeling uitgesplitst Waarom Het was alleen mogelijk om de werkkostenregeling toe te passen voor alle reiskosten tegelijk, dus voor woon-werk en declaraties. Hiervoor was in het scherm Reiskosten één veld Werkkosten toepassen beschikbaar. Het is echter wenselijk om per reiskostensoort een keuze te kunnen maken. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Vanaf deze release is het mogelijk om per 1-1-2019 de werkkosten voor de reiskosten woon-werk en de declaraties apart vast te leggen. Dit kan zowel in het bedrijfs- en het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Hiervoor is in de schermen het volgende gewijzigd. De naam van het veld Werkkosten toepassen is gewijzigd in Werkkosten toepassen (Vaste reiskosten W-W). U kunt dit veld nu gebruiken om vast te leggen of u voor de reiskosten woon-werk de werkkosten wel of niet wilt toepassen. Aan de schermen voor reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd, waarin u kunt vastleggen of u voor declaraties van reiskosten de werkkosten wel of niet wilt toepassen: Werkkosten toepassen vergoeding per km (1 t/m 10) Werkkosten toepassen OV vergoeding declaratie Werkkosten toepassen verg. per decl aanv. bel. (1 t/m 2) Uw actie Als u de werkkosten per reiskostensoort wilt inrichten, moet u dit vastleggen in de hierboven genoemde velden. Waar in het oude veld Werkkosten toepassen de waarde Ja was vastgelegd, hebben wij er via een conversie voor gezorgd dat de overige velden ook op Ja gezet zijn. Daarnaast zijn de nieuwe gegevens standaard in de rapportages van de soorten werkkosten opgenomen. Wij adviseren u deze te controleren en zo nodig aan te passen via de betreffende grondslagen. Boekingsdefinitie - selecteren van looncomponenten Waarom Bij het selecteren van looncomponenten voor een boekingsdefinitie was het alleen mogelijk te kiezen voor daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Vooral bij de eerste inrichting van van de journalisering is dat niet gewenst. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Aan het tabblad Looncomponenten is de optie Alle elementen toegevoegd. Als u deze optie aanvinkt, kunt u selecteren uit alle mogelijke looncomponenten in plaats van alleen uit de daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Uw actie Er is geen actie nodig. Boekingsgroep - kopiëren Boekingsdefinitie en Boekingsregels Waarom Bij het aanmaken van boekingsdefinities en boekingsregels hebben de verschillende boekingsdefinities en boekingsregels vaak een vrijwel identieke inrichting. Het was echter nog niet mogelijk een bestaande boekingsdefinitie of boekingsregel te kopiëren. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Beheer > Boekingsgroep > Boekingsregels In het ingangsscherm met de lijst van boekingsdefinities en boekingsregels staat nu aan het einde van de regel ook een icoon waarmee u de betreffende definitie of regel kunt kopiëren. Klikt u op het icoon Kopiëren, dan opent het scherm met de gegevens van de betreffende boekingsdefinitie / boekingsregel. In het veld bovenin het scherm is u de naam van de nieuwe definitie of regel ingevuld. Dit is naam de gekopieerde definitie of regel met de toevoeging (copy). Deze naam kunt u zo nodig wijzigen. De andere gegevens in de diverse tabbladen zijn overgenomen van het origineel. U kunt deze gegevens aanpassen, met uitzondering van de Soort boekingsdefinitie. Uw actie Er is geen actie nodig. Automatische journalisering – selectie per overzichtdefinitie mogelijk Waarom Bij het toepassen van automatische journalisering was het alleen mogelijk alle overzichtdefinties met het Bestandsformaat pdf te laten genereren of geen enkele overzichtdefinitie. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Overzichtdefinitie Let op: hiervoor moet u aanloggen met een Journaleringsgebruikersgroep. Aan het tabblad Details is de optie Automatisch journaliseren toegevoegd. Plaats hier een vinkje, als u wilt dat deze overzichtdefinitie gebruikt wordt bij automatisch journaliseren. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd bij deze optie initieel aangevinkt voor alle overzichtdefinities waar bij Bestandsformaat voor pdf is gekozen.  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces  > Automatische journalisering Hiervoor kunt u aanloggen met een normale Payroll Business-gebruikersgroep. In dit scherm is het oude veld Overzicht(en) journaalposten vervangen door het veld Aanmaken overzicht(en) journaalposten. U kunt kiezen uit Ja of Nee, of u kunt dit veld leeg laten om op te schakelen naar een waarde op hoger niveau. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd dat in het nieuwe veld initieel de waarde Ja is ingevuld, als in het oude veld was gekozen voor Automatisch aanmaken (PDF-formaat). Let op: er is geconstateerd dat het uitzetten van de optie geen effect heeft. De overzichten waarvoor is aangegeven dat ze moeten worden gegenereerd bij automatische journalisering, worden altijd aangemaakt. Dit was voorheen ook het geval als u bij het oude veld Overzicht(en) journaalposten voor Geen had gekozen. Dit gaan we een volgende release oplossen, zodat er geen overzichten worden gemaakt als bij Aanmaken overzicht(en) journaalposten voor Nee is gekozen. Uw actie Er is geen actie nodig. Auto van de zaak - nieuwe velden Datum 1e toelating en Datum overname auto Waarom  Als de datum 1e toelating van een auto afwijkt van de datum 1e tenaamstelling, kunt u dit vanaf deze release apart vastleggen in het nieuwe veld Datum 1e toelating auto. Payroll Business gebruikt deze datum voor het bepalen van de duur dat een reductietarief toegepast mag worden voor auto's met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017. Is er geen datum 1e toelating ingevuld, dan bepaalt Payroll Business deze duur op basis van de datum 1e tenaamstelling auto, zoals u reeds gewend bent. Voortaan kunt u ook de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld. Dit veld is puur registratief en heeft geen invloed op de duur van het reductietarief.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Aan het medewerkerscherm Auto van de zaak zijn vanaf deze release de volgende velden toegevoegd: 1e datum toelating auto Hier kunt u de datum 1e toelating auto invullen, als deze afwijkt van de datum 1e tenaamstelling auto. Datum overname auto Hier kunt u eventueel de datum invullen waarop de auto van eigenaar is gewisseld, dit veld is uitsluitend bedoeld voor registratiedoeleinden.  Let op Voor de velden 1e datum toelating auto en 1e datum tenaamst auto geldt het volgende: Als voor een auto vanaf 1 januari 2017 beide datums zijn ingevuld en de 1e datum tenaamst auto wijkt af van de 1e datum toelating auto, dan wordt het bijtellingspercentage bepaald op basis van de 1e datum toelating auto.  Als u de 1e datum toelating auto én de 1e datum tenaamst auto niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Hierbij wordt geen rekening gehouden met 60 maanden looptijd.  Als u één van deze datums vastlegt, leidt Payroll Business het bijtellingspercentage -reductietarief of standaardtarief-  af van de categorie en deze datum. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot) in de grondslag vindt dan plaats. Uw actie U kunt de 1e datum toelating auto vastleggen, als deze afwijkt van de 1e datum tenaamst auto. Als u de (afwijkende) datum 1e datum toelating auto heeft ingevuld in het veld 1e datum tenaamst auto, dan kunt u ervoor kiezen om deze datum voortaan vast te leggen in de het veld Datum 1e toelating auto. De berekening van de duur van de kortingsperiode vindt dan plaats op basis van de datum 1e toelating auto. Wilt u dat de berekening van de duur van de kortingsperiode blijft plaatsvinden op basis van de datum die is ingevuld bij het veld 1e datum tenaamst auto, laat dan het veld 1e datum toelating auto leeg. Wilt u voor u zelf de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld, dan kunt u dit nu doen in het veld Datum overname auto. Het vastleggen van deze datum is alleen voor registratieve doeleinden en leidt niet tot een automatische berekening.  Arbeidsvoorwaardenclusters en risicogroep in profielgroepen Waarom Het was nog niet mogelijk om arbeidsvoorwaardenclusters of risicogroepen toe te voegen aan profielen waarmee u een profielgroep samenstelt. Het toepassen van deze gegevens in een profiel is wel wenselijk, omdat u deze gegevens moet invullen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker en deze gegevens meestal standaard waarden bevatten. Het kunnen opnemen van deze gegevens in profielen en dus in profielgroepen reduceert het handmatig vastleggen ervan en daarmee ook de foutgevoeligheid.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Aan de lijst met gegevenselementen van een profiel zijn de volgende elementen toegevoegd: Code element Naam element Soort element 101 Arbeidsvoorwaardencluster Normaal 297 Risicogroep Normaal 193 Bedrijf CAO Normaal Let op: als u voor het arbeidsvoorwaardencluster de bijbehorende waarde vastlegt, ziet u de naam van het arbeidsvoorwaardencluster en het bedrijf waarbinnen het gebruikt wordt. Kiest u een arbeidsvoorwaardencluster dat niet binnen het gebruikte bedrijf is gedefinieerd en u past het profiel toe, dan wordt dit arbeidsvoorwaardencluster niet ingevuld bij de medewerker.  U kunt een maximum van 10 profielen toepassen binnen een profielgroep.  Uw actie Omdat profielgroepen zijn vastgelegd op klantniveau en arbeidsvoorwaardenclusters, risicogroepen en bedrijf CAO worden ingericht op bedrijfsniveau, adviseren wij u aan de naam van het profiel waarin u een van deze elementen opneemt, de naam van het bedrijf toe te voegen waarvoor het arbeidsvoorwaardencluster geldt. Hierdoor borgt u dat het gehele profiel met het arbeidsvoorwaardencluster, risicogroep of de bedrijf CAO binnen het juiste bedrijf wordt toegepast.  Opgeloste meldingen Proforma, berekening Loonheffing (change 1310072) Beheer > Salarisberekening > Proforma Als u via Proforma en een bruto-netto berekening uitvoerde met de looncomponent Levensloop eenmalig, dan was de berekening van de Loonheffing niet altijd juist.. Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release bij de looncomponent Levensloop eenmalig een juist bedrag aan Loonheffing wordt berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Adresgegevens Medewerker mailmerge velden (change 1332353) Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker In het scherm Adresgegevens Medewerker staan linksonder enkele afgeleide velden die u niet zelf kunt muteren, maar die het systeem bepaalt op basis van de gegevens die u vastlegt bij de adresgegevens. Voor de volgende velden was de lengte te kort, waardoor de inhoud soms niet correct was en zelfs niet meer aangepast kon worden. Straat / Huisnummer (mailmerge) Postcode / Woonplaats (mailmerge) Oplossing De lengte van de velden Straat / Huisnummer (mailmerge) en Postcode / Woonplaats (mailmerge) is nu aangepast naar 100 posities. Let op: het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) wordt samengesteld uit de Straat+Huisnummer+Huisnummertoevoeging+Locatieomschrijving van het postadres of medewerkeradres. Omdat deze velden gezamenlijk maximaal uit 102 posities kunnen bestaan, kan dit betekenen dat in het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) de twee laatste karakters van de Locatieomschrijving niet worden opgeslagen. Uw actie Als voor een medewerker de genoemde mailmerge velden niet correct zijn vastgelegd, kunt u dit nu corrigeren. U doet dit door een van de adresvelden van het postadres of medewerkeradres te wijzigen. Wijzig bijvoorbeeld iets in het Huisnummer (Postadres) of de Postcode (postadres). Sla deze wijziging(en) op, muteer vervolgens weer terug naar de juiste waarde en sla dit weer op. De waarde in het afgeleide veld wordt dan correct weergegeven als u na korte tijd de gegevens opnieuw ophaalt. Geen PAWW-premie bij sommige medewerkers (change 1302727) Waarom Als in het scherm Loonheffingen bij het veld Studenten / Scholierenregeling de waarde Ja was ingevuld, werd er voor de betreffende medewerkers geen PAWW-premie berekend. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Payroll Business berekent ook PAWW-premie voor medewerkers bij wie Studenten / Scholierenregeling  op Ja staat.  Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW-premie ten onrechte berekend over spaarbedrag levensloop (change 1303458) Waarom Er werd PAWW-premie berekend over het spaarbedrag levensloop. Omdat dit ingehouden spaarbedrag deel uit maakt van kolom 7 (Aftrekposten) en niet van kolom 3 (Loon in geld) van de loonstaat was dit bedrag onterecht opgenomen in de berekening van de PAWW-premie. Hoe Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Er wordt geen PAWW-premie meer berekend over het spaarbedrag levensloop. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaats van de PAWW-premie. PAWW-premie ten onrechte niet berekend over opname levensloop (change 1310054) Waarom De PAWW-premie werd niet berekend over de levensloopopname. Omdat de levensloopopname onderdeel is van kolom 3 van de loonstaat, moet er wel premieberekening PAWW plaatsvinden. Hoe In deze release is dit met ingang van 1-1-2019 opgelost en vindt er wel premieberekening voor de PAWW plaats over de levensloopopname. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaat van de PAWW-premie. Medewerkeridentificatie loonaangifte niet meer te achterhalen (change 1389974) Waarom Bij het  terugkoppelen van fouten, vermeldt de Belastingdienst via een technisch nummer welke medewerkers het betreft. In het zoekscherm van het rapport Controleoverzicht loonaangifte kon u voorheen dit nummer opzoeken. Sinds de vorige release was dit niet meer mogelijk. In de releasenotes van mei is dit toegelicht in het onderwerp Personeelsnummer en nummer inkomstenverhouding in de loonaangifte. Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte Aan het Controleoverzicht loonaangifte is de kolom Werknemer-ID toegevoegd.  Uw actie Als u het technische nummer wilt achterhalen dat de Belastingdienst vermeldt, bij het terugkoppelen van fouten in de loonaangifte van een medewerker, vraag dan het Controleoverzicht loonaangifte op van de betreffende periode. In het excel- of pdf-bestand kunt u vervolgens zoeken naar het betreffende nummer (ctrl+F) en ziet u om welke medewerker het gaat.  Controleoverzicht loonaangifte - Afdrachtvermindering en Eindheffing gebruik bestelauto (change 1155034) Waarom In het Controleoverzicht loonaangifte was bij Details de kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk opgenomen als laatste kolom. Omdat het bedrag voor deze afdrachtvermindering  geen medewerkergegeven is, maar een collectief gegeven was de waarde altijd 0,00. Daarom is het niet zinvol deze kolom te handhaven. Als u de loonaangifte automatisch wilt verzenden, kunt u het bedrag Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk vastleggen op bedrijfsniveau. Dit geldt overigens ook voor het bedrag Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.  Beide bedragen waren echter in het Controleoverzicht loonaangifte niet opgenomen in het Overzicht met elementen (1e blad pdf / 1e tabblad excel). Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte In het Controleoverzicht loonaangifte is bij Details is de laatste kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk verwijderd. Aan het Overzicht (1e blad pdf / 1e tabblad excel) met elementen zijn per bedrijf de volgende bedragen toegevoegd: Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto Als u bij Selecteren collectieve aangiftegegevens kiest voor Ja in het scherm Interfaces - Loonaangifte, worden beide bedragen voortaan opgenomen in het Controleoverzicht Loonaangifte, ze worden in dat geval namelijk ook doorgegeven aan de loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 5/24/2019

Mededelingen Wet en Regelgeving 2022 Vanaf deze oktober release gaan we in elke release delen voor het jaarwerk 2022 opleveren. In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren. Ook komt er dit jaar weer een Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Zodra de datum van deze kennissessie bekend is, laten we dit weten via de release notes en/of de Community. Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Nieuw Verzamelloonstaat volgens opgave Belastingdienst Waarom  Veel klanten hebben ons nadrukkelijk verzocht om het mogelijk te maken in de Verzamelloonstaat alle kolommen op te nemen, zoals de Belastingdienst dat voorschrijft. Daarom hebben we vanaf deze release de eerste aanpassingen voor de Verzamelloonstaat doorgevoerd. In komende releases volgen er nog meer aanpassingen, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt het rapport in een keer over alle bedrijven heen af te roepen. Hoe Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat Vanaf deze release hebben we de Verzamelloonstaat als volgt aangepast:  Aan het tabblad Specificatie per medewerker zijn veel extra kolommen toegevoegd, zodat je heel veel extra informatie over de periodes kunt vinden. Er is een tabblad toegevoegd met uitleg over de kolommen, waarbij we ook uitleg geven over de diverse kolommen waarin een waarde staat. Als je de Verzamelloonstaat opvraagt, wordt deze vanaf release 2021-10 in de nieuwe lay-out getoond. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd Referentietabel Pensioenen/fondsen Corr. Verlof Waarom In release 2021-06 hebben we de referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. Verlof beschikbaar gesteld waarmee je per pensioensoort en pensioenvariant kunt aangeven of een verlofsoort wel of niet meedoet voor het corrigeren van de premie. We hebben nu geconstateerd dat het mogelijk was om deze referentietabel foutief te importeren met lege waarden in de verlofsoort. Dit zorgde dan voor een foutieve berekening.  Hoe  Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer > Pensioenen/fondsen Corr. Verlof We hebben de controle op de import verbeterd, zodat het niet meer mogelijk is referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. foutief, dat wil zeggen met lege waarden, in te lezen. Actie Er is geen actie nodig.  Interface Loonaangifte - veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz heeft nu 6 decimalen Waarom Als een stagiair na de stageperiode in dienst komt, is het verplicht de stagevergoeding mee te nemen in de grondslag voor de werknemersverzekeringen. In het interfacescherm Loonaangifte kun je hiervoor de stagevergoeding vastleggen en het aantal  stageperiodes. Het was echter niet mogelijk in het veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz een waarde met decimalen op te geven. Hierdoor werd het maximumloon voor de werknemersverzekeringen niet helemaal juist berekend, als er sprake was van gebroken stageperiodes. Daarom kun je vanaf deze release het aantal stageperiodes vastleggen met decimalen.   Hoe Medewerker > Medewerker > Interfaces > interface Loonaangifte In het veld Aantal stage periodes huidg jaar - werknemersverz kun je nu een waarde met 6 decimalen vastleggen. Denk eraan dat je daarbij de gebroken stageperiodes berekent op basis van 260 werkdagen. Bij maandverloning moet je de gebroken werkdagen delen door 21,666667. Bij 4-weken verloning moet je de gebroken werkdagen delen door 20.  Voorbeeld Bedrijf heeft maandverloning. Een stagiair komt op 18-1-2021 stage lopen. Op 21-5-2021 is de stage beëindigd.  De stage periode voor januari is 10 (werkdagen) / 21,666667 = 0,461538. De stage periode voor februari = 1. De stage periode voor maart = 1. De stage periode voor april = 1. De stage periode voor mei is 14 (werkdagen) / 21,666667 = 0,646154. Totaal aantal stageperiodes is dan: 0,461538 + 1 + 1 + 1 + 0,646154 = 4,107692. Actie Indien gewenst, kun je het aantal stageperiodes nu ook vastleggen met decimalen. Salarisstrook viewer - velden niet volledig leesbaar Waarom Als je bij het openen van de Salarisstrook viewer het internetscherm niet op volledige grootte had staan, werden de velden achter het veld Medewerker verkleind, waardoor ze niet volledig leesbaar waren. Hoe  Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Dit is opgelost. Als je nu de Salarisstrook viewer opent in een verkleind internetscherm, behouden de velden achter het veld Medewerker hun formaat en blijven dus leesbaar. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Verrekenen fiscale ruimte reiskostenvergoeding met opgenomen looncomponenten Melding Als je buiten de arbeidsvoorwaarde Reiskosten om een onbelaste vergoeding uitkeert als (aanvulling op) reiskosten, werd die vergoeding niet meegenomen in de berekening van de fiscale ruimte. De fiscale ruimte was dan lager, dan in de arbeidsvoorwaarde was berekend. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Om dit te corrigeren, hebben we aan de grondslagen de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken toegevoegd, waarin je de onbelaste looncomponenten kunt plaatsen die het systeem bij het berekenen van de fiscale ruimte moet meenemen.  Actie Als je onbelaste looncomponenten wilt meenemen in de berekening van de fiscalen ruimte, plaats deze dan in de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken. Medewerker gaat met AOW - Extra toetsmoment Eerste dag van de maand (2828399) Melding Tot nu toe was het niet mogelijk om een pensioen- of fondsregeling met een vaste grondslag te laten beëindigen op de eerste dag van de maand dat een deelnemer de AOW-leeftijd bereikt of op een vaste eindleeftijd. Hierdoor werd een verkeerde datum aangemaakt voor einde deelname en werd deze verkeerde datum ook doorgegeven. Oplossing Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Aan de kolom Toets einde deelname van de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigenregeling (vast) en Pensioenen/fondsen benoemd (vast) is een extra toetsmoment toegevoegd, namelijk: 6 Eerste dag vd maand.  Dit extra toetsmoment is beschikbaar vanaf release 2021-10 en kun je vastleggen vanaf de Peildatum 1-1-2022. Actie Als het bovenstaande in jouw organisatie van toepassing is voor een van de pensioenregelingen met een vaste grondslag en dit is een eigen regeling, pas dan de referentietabel aan. Voor benoemde pensioenregelingen zal CAO services dit voor je doen. 30% salarisnorm niet gehaald - 30%-regeling excl. extraterritoriale kosten (2883114) Melding Bij gebruik van de arbeidsvoorwaardevariant 30%-regeling exclusief extraterratoriale kosten en berekening van een verlaagd percentage, sluit het fiscale loon na toepassing van de 30%-regeling bij sommige medewerkers precies aan op het norminkomen; in sommige gevallen moet het fiscale loon echter hoger zijn dan het norminkomen. Oplossing Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > 30%-regeling Excl extraterritoriale kosten Aan het scherm met bedrijfsinstellingen is het volgende veld toegevoegd: Norminkomen verhogen met 0,01. Vul je hier Ja in, dan wordt het norminkomen tijdens de berekening met 1 cent verhoogd. Hierdoor wordt de bruto inhouding 1 cent lager en het berekende fiscale loon 1 cent hoger, zodat het voldoet aan de eis dat het hoger moet zijn dan het norminkomen. Actie Als je wilt dat het fiscale loon altijd hoger is dan het norminkomen, vul dan bij het veld Norminkomen verhogen met 0,01 de waarde Ja in. Wijziging salaristrede geeft niet gewenste resultaat (2832307) Melding Soms werd een mutatie die was ingevoerd door een gebruiker, niet meegenomen in een salarisverwerking nadat de datum in dienst van de medewerker was gewijzigd. Dit kwam voor als er al een (voorlopige) verwerking voor de medewerker had plaatsgevonden en daarna de datum in dienst was gewijzigd. Als je bijvoorbeeld aan een medewerker een salarisschaal en -trede hebt toegekend en, nadat de medewerker al (voorlopig) is verloond, de datum indienst wijzigt en ook de salaristrede, dan kon de Payroll engine het nieuwe schaalbedrag niet altijd meer vastleggen. Wijzig je de datum in dienst, dan worden er in de applicatie automatisch een aantal zaken gewijzigd. Deze mutaties krijgen dan de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder; dat geldt dan ook voor mutaties die oorspronkelijk door de Payroll engine zijn gemaakt. In Payroll Business krijgen mutaties die zijn vastgelegd door een gebruiker prioriteit boven mutaties met Payroll engine als muteerder en daarom kon de Payroll engine niet altijd nieuwe mutaties aanmaken zodat de waarde die voor de wijziging van de datum indienst actief was, actief bleef. Oplossing Bij een wijziging van de datum in dienst krijgen (indien aanwezig) de door de Payroll engine aangemaakte mutaties niet meer de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder, maar worden de mutaties van de Payroll engine inactief zodat bij een nieuwe verwerking deze mutaties opnieuw kunnen worden aangemaakt.  Actie Deze aanpassing is actief vanaf deze release. Heeft dit zich bij een van uw medewerkers voorgedaan en is de medewerker inmiddels al definitief verloond, dan kunt u de datum in dienst niet meer aanpassen. Bij nieuwe situaties zal dit niet meer optreden. Signaleringsverslag - Vakantietoeslag onder wettelijk minimum versus Release (2878991) Melding Er verschijnen nog steeds meldingen in het Signaleringsverslag dat het vakantiegeld dat een medewerker heeft ontvangen, onder het wettelijk minimum ligt. Dit komt omdat er door afrondingsverschillen een verschil van een of enkele eurocenten is ontstaan. Als de instelling van het veld Controleren op wettelijk minimum gelijk is aan Controleren en aanvullen dan staan die eurocenten in de Afrekenmatrix en worden tegelijk met het vakantiegeld uitbetaald. De melding dat het vakantiegeld onder het minimum ligt, verschijnt dan ook in het Signaleringsverslag. Als wordt betaald in een andere peridoe dan de eindperiode, zie je het signaal zowel in de eindperiode als in de betaalperiode. Dit komt omdat de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag en de controle een net iets andere berekeningsmethodiek gebruiken. Oplossing De regeling die de controle op het minimumloon en de minimale vakantietoeslag uitvoert, is zo aangepast dat een verschil tot 6 cent nu wordt genegeerd: u kunt dit verschil mogelijk nog wel zien in het rapport met payrollelementen, maar het signaal staat niet meer in het Signaleringsverslag en er is geen uitbetaling van de aanvulling op het vakantiegeld als dit minder is dan 6 cent. Actie Let op het volgende. Als er afgelopen mei een aanvulling van enkele eurocenten is uitgekeerd op het vakantiegeld, kan er als gevolg van deze wijziging een TWK-berekening plaatsvinden waarbij de eurocenten worden teruggeboekt. Journalisering vrijval eindejaarsuitkering (2879134) Melding Als een medewerker uit dienst gaat en de eindejaarsuitkering moet worden uitbetaald in de periode na uit dienst, dan werden de reserveringen niet tegengeboekt. Oplossing Met ingang van 01-01-2021 worden vanaf deze release in genoemde situatie de reserveringen weer tegengeboekt via de betreffende looncomponenten. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Code reden einde inkomstenverhouding per 2022 Waarom Vanaf 2022 hebben de Belastingdienst en het Uniform Pensioenfonds de Code reden einde inkomstenverhouding aangepast en aan elkaar gelijk gemaakt. Dit betekent dat de lijst met codes per 2022 verandert. We hebben deze lijst per release toegevoegd, zodat de codes voor eventuele uitdienstmeldingen in de toekomst al zijn aangepast voor 2022 en de aangifte ervan goed gaat,  Wijzigingen per 2022 De waarden 80 en 81 van de UPA zijn vervangen door 05 en 06. De waarde 02 die de Belastingdienst hanteerde op basis van de waarden 80 en 81 die de klant had ingevuld, vervallen ook. De Belastingdienst hanteert nu ook de daadwerkelijke waarde van 05 en 06, zodat daar geen verschil meer in zit. Actie Instelling > Gegevensuitwisseling > Conversietabel Gebruik je eigen redenen uit dienst, dan is het nodig de conversietabel aan te passen per 2022. Hierbij moet je alle waarden die verwijzen naar 80 en/of 81 wijzigen naar 05/06. Als dit niet is gebeurd, wordt er bij een uitdienstmelding met een van de codes 80 of 81 geen aangifte aangemaakt.  Let op: als je deze waardes aanlevert vanuit een ander HR-systeem, denk er dan aan dat deze validatiewaarden ook daarin moeten worden aangepast. Gebruik je de waardenlijst van de Belastingdienst op Landniveau, dan hoef je hier niets voor te doen.  Officiële lijst Belastingdienst gaan gebruiken Als je ervoor kiest om de officiële lijst van de Belastingdienst te gaan gebruiken, doe dan per 2022 het volgende: . in dat geval kan per 2022 een aantal dingen worden verwijderd / uitgezet: Verwijder de eigen gemaakte  waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.   Leg in de Interface loonaangifte vast dat je geen gebruik maakt van de Conversietabel reden uit dienst door het veld leeg te maken. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Interface Loonaangifte. Publishing Date : 9/22/2021

In deze versie ... Aangepast in versie 3 Onder Mededelingen is het onderwerp Handmatig starten automatische interfaces dat in versie 2 was toegevoegd, weer verwijderd. Mededelingen Salarisstroken naar externe partij De interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API die per 1-1-2022 live gaat, kan je in overleg met Visma | Youserve afnemen. Als hier afspraken over zijn gemaakt, zal Visma | Youserve deze interface voor jouw organisatie aanzetten. Zodra wij dit hebben gedaan, kun je als klant de interface in de applicatie zelf inschakelen. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonstroken en jaaropgaven naar File API. Denk eraan dat je dit voor elk bedrijf afzonderlijk moet doen. Zie ook het onderwerp Salarisstroken naar externe partij in de release notes van november.  Gewijzigd en verbeterd Wijziging frequentie HRCB API Ophalen Username/Gebruikersnaam & Ping ID Waarom  Het proces voor het ophalen van de user names & Ping ID in HR Core Business liep dagelijks om 11.20 uur. Stappen in het proces: Haal usernames op en sla die op. Haal de Ping ID's op van medewerkers die in dienst zijn, een username hebben maar nog geen Ping ID.  Voor alle toekomstige medewerkers zonder user name en Ping-ID: Haal het Ping-ID op. Dit gebeurt door het tijdelijk ophalen van de ontbrekende user names en dan daarmee de Ping ID; de user name wordt niet opgeslagen. Hoe  Om te voorkomen dat er vertragingen ontstaan in dit proces, hebben wij op 1-11-2021 via extra onderhoud de frequentie van dit proces aangepast. In plaats van 1x per dag om 11.20 uur loopt het proces nu om de 4 uur. Het nieuwe schema loopt als volgt: 07.20 11.20 15.20 19.20 23.20 03.20 om vervolgens weer om 7.20 uur te starten. Actie Er is geen actie nodig. Mijn taken op bureaublad van Youforce verbeterd Waarom  Wij hebben geconstateerd dat de takenlijst op het bureaublad van Youforce erg traag was en niet altijd alle taken of signalen vanuit HR Core liet zien. Oplossing Vanaf deze release hebben wij de takenlijst op het bureaublad van Youforce verbeterd en ervoor gezorgd dat je alle signalen en taken ziet als je inlogt in Youforce. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Rapportages - Dagmutaties in Management Informatie soms niet correct (3007114) Wij hebben geconstateerd dat sommige dagmutaties vanaf 24 juni 2021 niet goed doorgeleverd werden naar Management Informatie (MI). Bijvoorbeeld er is een dagmutatie van 30 km vastgelegd en later wordt er een aanvullende declaratie van wederom 30 km ingevoerd met dezelfde datum als de eerdere mutatie. In HR Core Business zie je dan twee declaraties met een totaal van 60 km, maar in de Management Informatie rapporten zag je maar één dagmutatie van 30 km. Hierdoor was de informatie in de rapporten incompleet.  Oplossing Met ingang van 13 november 2021 is dit probleem verholpen. De betreffende wijzigingen op de dagmutaties zijn vanaf 1 juni opnieuw aangeleverd bij (MI) Management Informatie rapporten, waardoor de onvolledige informatie is aangevuld met de juiste dagmutaties. Actie Er is geen actie nodig. De juiste informatie zal in de Management Informatie rapporten verschijnen, als je het betreffende rapport opnieuw aanmaakt. Performance verlofoverzicht Self Service (2847622) Het raadplegen van het verlofoverzicht in Self Service werd vaak belemmerd door trage performance. Ook het raadplegen van het Jaarrooster in HR Core Business kon onnodig lang duren.  Oplossing Wij hebben de progamatuur aangepast waardoor het oproepen van het verlofoverzicht in Self Service en het Jaarrooster in HR Core Business nu sneller gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 11/24/2021

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.   za_zo_release_2_24x24.png  Zaterdag 27 januari 2024 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja geen release notes YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten. wo_release_24x24.png  Continuous release YouServe Self Service Business     YouServe API's       wo_release_24x24.png  Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Verzuimmanagement      

  In deze versie... Aangepast in versie 2 Onder Mededelingen hebben we het onderwerp Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak toegevoegd. Mededelingen Online release sessies  Waarom  Klanten hebben ons via feedback gevraagd om naast de Release notes een online release sessie te realiseren, waarin wij de aanpassingen van de betreffende release nader toelichten. Wij geven hieraan graag gehoor. Hoe Vanaf de release van maart starten we als pilot in de week na de release een kennissessie van één uur, waarin we de belangrijkste zaken uit de release nader toelichten. Tijdens de sessie besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de Release notes en de Acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld te verduidelijken. De eerste release sessie zal plaats vinden op dinsdag 2 maart om 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community.  Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Naar aanleiding van een aantal meldingen over de auto van de zaak en het ontbreken van de 1e datum tenaamst auto hebben we hieronder nogmaals de tekst hierover opgenomen, die we indertijd in de Release notes Payroll Business 2019-02 hierover hebben gepubliceerd.  Als je wilt dat Payroll Business het bijtellingspercentage (reductietarief of standaardtarief) afleidt van de categorie en de datum eerste tenaamstelling, moet je voor de betreffende medewerkers in het veld 1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vastleggen. Als je de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  De datum eerste toelating wordt nog niet ondersteund. Deze datum wijkt alleen af van de datum eerste tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vul dan handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of vul de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsverslag Externe mutaties verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties verbeterd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken Externe mutaties Na het importeren van de externe mutaties komt het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties net als voorheen automatisch in Mijn rapporten te staan. De extensie van het rapport is veranderd van xls naar xlsx, zodat het rapport beter leesbaar is. Dit houdt in dat de kolommen niet meer zijn samengevoegd en dat het rapport nu is onderverdeeld in de volgende tabbladen: Parameters Validatie import Validatie mutaties Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Levensmiddelen, Grootwinkelbedrijven - 4-wekenverloning - Berekening variabel pensioen vanaf Waarom Bij het pensioenfonds voor Levensmiddelen wordt iemand deelnemer per de eerste van de maand. Als een deelnemer de eindleeftijd bereikt, betaalt hij of zij ook premie op de eerste van de maand waarin het bereiken van de eindleeftijd plaatsvindt. Voor de variabele pensioenregelingen kon je het begin van de deelname regelen door in de referentietabel bij 03 Toetsmoment deelname te kiezen voor optie 2 (= Einde maand). Als je voor dit toetsmoment had gekozen en in het scherm Interfaces > Loonaangifte bij het veld Pensioenaangifte PA formaat de waarde Ja was ingevuld, werd er pensioenpremie berekend per het begin van de maand. Dit ging echter niet goed als ook de eindleeftijd moest worden bepaald en er was sprake van 4-wekenverloning. Daarom hebben we de referentietabellen voor variabele pensioenen aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Vanaf deze release hebben we met ingang van 1-1-2021 de volgende referentietabellen aangepast: Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) Om de pensioenberekening op de juiste datum te laten aanvangen en beëindigen hebben we in deze tabellen de volgende velden aangepast: Aan het veld 03 Toets begin deelname is de optie 6 Eerste dag vd maand toegevoegd. Aan het veld 17 Toets einde deelname is de optie 6 Eerste dag vd mnd toegevoegd. Voor toetsmoment 2 in het veld 03 Toets begin deelname is er geen koppeling meer met het veld Pensioenaangifte PA formaat in het scherm Interfaces > Loonaangifte. Hierdoor vindt het berekenen van de pensioenpremie niet meer plaats vanaf de eerste van de maand maar vanaf het begin van de verloningsperiode. Actie Als je de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) gebruikt en bij de velden 03 Toets begin deelname en 17 Toets einde deelname hebt gekozen voor toetsmoment 2 terwijl in het scherm Interfaces > Loonaangifte het veld Pensioenaangifte PA formaat de waarde Ja heeft, dan moet je dit per 1-1-2021 wijzigen in toetsmoment 6. Gebruik je de regeling Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel), dan past CAO-services dit voor de betreffende CAO aan en laat dit via de gebruikelijke kanalen weten. Veld geslacht uitgebreid met waarden 0 en 9 (2265398) Waarom Het veld geslacht voldeed niet aan de wettelijke waardenlijst. Volgens deze wettelijke lijst moet het ook mogelijk zijn om naast de waarden 1 (man) en 2 (vrouw) ook te kunnen kiezen uit de waarden 0 (onbekend) of 9 (niet gespecificeerd). In het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst wordt uitgelegd wanneer je de waarden 0 en 9 mag gebruiken. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2021 aan de waardenlijst van het veld Geslacht de waarden 0 (onbekend) en 9 (niet gespecificeerd) toegevoegd, zodat je nu kunt kiezen uit vier mogelijkheden.  Daarnaast is er de mogelijkheid hiervan af te wijken en alleen de keuzes 1 (man) en 2 (vrouw) te blijven gebruiken. In dat geval kun je de twee nieuwe waarden uit de waardenlijst verwijderen. Nieuw foutsignaal Ook is er een nieuw foutsignaal aangemaakt dat in het Signaleringsverslag staat als je in het veld Geslacht een andere waarde opgeeft dan is toegestaan: 0202 - Code geslacht ongelijk aan 0, 1, 2 of 9. Actie Als je de twee nieuwe waarden voor het veld Geslacht niet wilt gebruiken, verwijder deze dan uit de waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst. Als het nieuwe foutsignaal in het Signaleringsverslag staat, pas de waarde in het veld Geslacht dan aan. Doe je dit niet, dan wordt dit afgekeurd in de loonaangifte. Uitruil reiskostenvergoeding nu ook mogelijk tegen bijzonder tarief (2041777) Waarom In 2020 is het mogelijk gemaakt om in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten het uitruilen van de reiskostenvergoeding te laten plaatsvinden in een specifieke periode tegen het normale belastingtarief. Het was nog niet mogelijk de uitruil te laten plaatsvinden tegen bijzonder tarief. Hoe Instellingen > Berekening >  Arbeidsvoorwaardengegevens > Reiskosten Aan het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten is het volgende veld toegevoegd: Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief Als je voor het uitruilen van de reiskosten een specifieke periode hebt opgegeven en je wilt dat het uitruilen plaatsvindt tegen bijzonder tarief, kun je dit veld op Ja zetten.   Standaard is dit veld leeg. Actie Omdat het nieuwe veld standaard leeg is, blijft de berekeningsmethodiek hetzelfde. Zet het veld alleen op Ja, als je gebruik maakt van een fiscale uitruil waarbij je een specifieke periode hebt opgegeven en je wilt dat de uitruil plaatsvindt tegen bijzonder tarief. Opgeloste meldingen Bepaalde berekeningsmethodes Reiskosten hielden geen rekening met maximering kilometers (765639) Melding Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Bij Berekeningsmethode 10 of 11 voor het berekenen van reiskosten, hield Payroll Business geen rekening met het maximum aantal te vergoeden kilometers.  Oplossing  Dit is aangepast, zodat Payroll Business vanaf deze release met ingang van 1-1-2021 ook bij Berekeningsmethode 10 en 11 rekening houdt met het maximum aantal te vergoeden kilometers, als deze bij de medewerker zijn ingevuld. Actie Er is geen actie nodig. Als je voor het vergoeden van reiskosten berekeningsmethode 10 en11 gebruikt en het maximum aantal te vergoeden kilometers is ingevuld, dan gaat de berekening nu goed.  Externe mutaties - inlezen dagelement afwijkende reisdagen met waarde nul (2351961) Melding Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Bij het inlezen van Afwijkende reisdagen als dagelement met een waarde 0 via Externe mutaties, werd bij het importeren hiervan de waarde 0 niet opgeslagen in het veld Afwijkende reisdagen van het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat Payroll Business nu ook de Afwijkende reisdagen met een waarde 0 op de juiste manier importeert en opslaat.  Actie Er is geen actie nodig.  Medewerkers uit dienst hadden ten onrechte berekening voor Normuren per week (1616995)  Melding Bij medewerkers die uit dienst zijn gegaan, berekende Payroll Business soms ten onrechte nog de Normuren per week. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat Payroll Business bij medewerkers die u nu uit dienst meldt niet meer ten onrechte de Normuren per week berekent.  Actie Er is geen actie nodig. Grondslag levensloop aanpassen werkte niet (2405439) Melding  Bij het berekenen van de levensloop was het niet mogelijk rekening te houden met het verlagen van de grondslag door verlof en/of ziekte. Doordat deze verlaging niet juist plaatsvond, was ook de berekening onjuist. Het was niet mogelijk de sublooncomponenten deel te laten uitmaken van de berekening. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf de februari release zijn de volgende nieuwe grondslagen in Payroll Business opgenomen waarin je de sublooncomponenten van onder andere het verlof kan toevoegen:  Levensloop bijdrage - verlaging sublooncomponenten Levensloop sparen -  verlaging sublooncomponenten Actie Als je bij het berekenen van de levensloopbijdrage of levensloopsparen wilt dat Payroll Business rekening houdt met de verlaging via sublooncomponenten, dan kun je deze met ingang van 01-01-2021 opnemen in de nieuwe grondslagen. Aantal direct uitbetaalde vakantieuren ten onrechte berekend (2405363) Melding  Als er gedurende het jaar bij een medewerker gewisseld werd van de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel) naar één van de arbeidsvoorwaarden Salaris (vast) of Salaris Salarisschaal, bleef Payroll Business ten onrechte vakantieuren berekenen die werden opgeteld bij de verloonde uren die via de Loonaangifte aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Deze berekening bleven plaatsvinden tot het einde van het jaar of tot het einde van het dienstverband. Het onterecht berekenen van de vakantieuren vond plaats als in de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel) bij het veld Gebruik maken van direct uitbetalen vakantieuren voor Ja was gekozen. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat er niet meer ten onrechte teveel verloonde uren via de Loonaangifte aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Actie Voor de loonaangiftes vanaf 2021 is geen actie nodig. Als er in jouw organisatie in 2020 vanwege dit probleem teveel verloonde uren via de loonaangifte aan de Belastingdienst zijn doorgegeven, neem dan contact op met de Service Desk om te overleggen hoe je dit het beste kunt oplossen. Dit hangt af van de manier waarop Payroll Business is ingericht. Aanvullend geboorteverlof - dagelement voor registreren verlofuren ontbrak (2377768) Melding Binnen de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof kent iedere verlofsoort naast een periode-element, ook een dagelement waarop je uren kunt registreren. Voor de onlangs geïntroduceerde verlofsoort Aanvullend geboorteverlof was er echter nog geen dag-element beschikbaar.   Oplossing  Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (dagvergoedingen) Vanaf de release van februari is er voor Aanvullend Geboorteverlof het volgende dagelement beschikbaar: Aanvullend geboorteverlof uren (dag) - Tellen Verlof uren Actie Vanaf deze release kunt je het hierboven genoemde dagelement gebruiken voor het registeren van aanvullend geboorteverlof.  Waardenlijst - gegevenselement verdween na wijzigen peildatum (2393841)  Melding Vanaf release 2021-01 kun je de waardelijsten onderhouden in meerdere talen, bijvoorbeeld voor het weergeven op de loonstrook van de namen van afdelingen of functies in meerdere talen. Als je echter de peildatum veranderde, moest je het betreffende gegevenselement opnieuw selecteren. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Waardelijsten Payroll Business is aangepast, zodat bij verandering van de peildatum een eerder gekozen gegevenselement actief blijft, zodat je het niet opnieuw hoeft te selecteren. Ook de eerder gekozen taal blijft actief. Actie Er is geen actie nodig. Collectieve loonstaat - onjuist bij gebruik optie Groeperen (2404455) Melding Als je bij het opvragen van de Collectieve loonstaat de optie Groeperen op gebruikte, gingen het volgende niet goed: Als het overzicht voor het voorgaande jaar werd opgevraagd, werden er geen gegevens getoond. Als het overzicht voor het huidige jaar werd opgevraagd, werd kolom 18 niet getoond.  Oplossing Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat Dit is aangepast, zodat bovenstaande fouten niet meer voorkomen. Actie Er is geen actie nodig. Selecteren arbeidsvoorwaarden Grafische Bedrijfsfondsen niet mogelijk bij CAO 3798 (24444785) Melding Voor CAO 3798 Uitgeverijbedrijf was het niet mogelijk om de arbeidsvoorwaarden Grafische bedrijfsfondsen in te richten. Deze waren nog niet beschikbaar gesteld voor deze CAO. Oplossing De oplossing hiervoor hebben we uitgeleverd op maandag 11 januari 2021, zodat het vanaf die datum mogelijk is de arbeidsvoorwaarden Grafische bedrijfsfondsen ook bij CAO 3798 te selecteren.  Actie Er is geen actie nodig. De arbeidsvoorwaarden worden automatisch aan de CAO toegevoegd. Payrollelement Loonstaat (3) - loon in geld foutief vastgesteld bij transitievergoeding in combinatie met PAWW (2446409) Melding Als je voor het uitbetalen van de transitievergoeding een medewerker opnieuw hebt vastgelegd en je over die transitievergoeding PAWW liet berekenen, werd het payrollelement Loonstaat (3) - loon in geld foutief vastgesteld voor de loonstaat. De berekende PAWW-premie werd dan ten onrechte opgeteld bij de waarde van dit payrollelement. Het berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding was wel juist.   Oplossing Dit is vanaf deze release hersteld met ingang van het afrekenjaar 2021 Actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) - diverse verbeteringen Melding Het nieuwe rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) had nog enkele kinderziektes, deze zijn opgelost. Oplossing Verbeteringen in het werken met definities Bij de elementen die je in de definitie hebt opgenomen, worden voortaan ook de geldigheidsduur en rekeneigenschap vermeld, voor zover van toepassing. Het was mogelijk om één element meerdere keren in een definitie op te nemen. Het rapport werkte dan vervolgens niet meer. Voortaan krijg je een foutmelding als je dit (per ongeluk) probeert.  De peildatum die je gebruikte, werd ten onrechte opgeslagen in de definitie. Daardoor kon het gebeuren dat, als je de definitie een paar maanden later gebruikte, het rapport met een andere peildatum werd uitgevoerd dan je dacht. Dit is opgelost, Het kiezen van een definitie beïnvloedt nu niet meer de peildatum. De default peildatum wordt bepaald door de plek in de verloningscyclus, deze kun je vervolgens aanpassen als je over een ander tijdvak wilt rapporteren. Verbeteringen van het rapport zelf Als je sublooncomponenten opvroeg, dit zijn meestal kortingen op het salaris, werkte het rapport niet meer. Dit is opgelost. Als je een nieuwe definitie voor het eerst uitvoerde, stond in het rapport toch de standaard titel Ad hoc rapportage. Dit is opgelost, vanaf de eerste keer dat je de definitie uitvoert, zie je nu meteen de juiste titel. Als een medewerker in het scherm Dienstverband was gekoppeld aan een werkpatroon dat alleen voor die medewerker was aangemaakt via de knop Medewerker werkpatronen, was in het rapport alleen een technisch nummer te zien, in plaats van de omschrijving van het werkpatroon (change 2406935). Dit is opgelost. Actie Bij reeds bestaande definities worden - indien aanwezig - dubbele elementen automatisch verwijderd. Mocht je last hebben gehad van dit probleem, dan hoef je dus niets te doen. Wet- en regelgeving Signalering L1704 - Soort ink fout als loon uit overwerk niet 0 Melding In de januari release hebben we de volgende melding in Payroll Business opgenomen: L1704 Richting de Belastingdienst mag alleen Overwerk doorgegeven worden als Soort inkomen gelijk is aan 11, 13, 15 of 17. Door een fout in Payroll business, werd dit signaal echter niet aangemaakt in het Signaleringsverslag.  Oplossing Dit is opgelost, zodat deze foutmelding vanaf deze release met terugwerkende kracht vanaf de salarisverwerking van periode 1 in het Signaleringsverslag komt te staan. Hierbij geven we ook door wat er is ingericht. Dus als er onterecht overwerk is ingericht, geven we dit nu door in plaats van het weg te halen.  Actie Als deze melding in het Signaleringsverslag verschijnt, is er ten onrechte overwerk vastgelegd voor de betreffende persoon en is het nodig dit te herstellen. Publishing Date : 1/28/2021

26-02-2021 New attachments size verification and additional attachments information in Self Service forms All HR-cores From now on, when uploading an attachment to a form in Self Service, the system will check the file size of the document before u...

  Mededelingen  Medewerkers met Datum in dienst in de toekomst vanuit Self Service teruggedraaid Waarom In voorbereiding op toekomstige functionaliteit om medewerkers met een Datum in dienst die in de toekomst ligt, ook in Self Service te kunnen muteren, werden deze geïmporteerd met een ingangsdatum die lag op de mutatiedatum van het aanmaken van de medewerker. Hierdoor was het mogelijk deze medewerkers met deze ingangsdatum al in Self Service te muteren voordat het dienstverband begon. Totdat de Datum in dienst bereikt was en de medewerker de bijbehorende status In dienst kreeg, werd de status uit dienst met een Datum uit dienst die gelijk was aan de mutatiedatum in Self Service doorgegeven aan andere partijen, gevoed door HR Core. Omdat dit in de praktijk veel problemen gaf, is de functionaliteit teruggedraaid,  Hoe Voor klanten waarbij dit problemen gaf, zijn de gegevens gecorrigeerd naar de oude manier van aanleveren en is er niet langer sprake van een dienstverbandstatus Uit dienst voordat de medewerker in dienst is gekomen. Medewerkers die worden ingevoerd in Self Service met een datum in de toekomst, worden weer op de oude manier geleverd aan HR Core. Opgeloste meldingen  Collectief verlof 2018 bij nieuwe medewerker niet afgeboekt (change 1174518)  Melding  Een medewerker kwam in november 2018 nieuw in dienst. De verwachting was dat op basis van zijn werkrooster de collectieve verlofdagen afgeboekt zouden worden. Dit is echter niet gebeurd.  De betreffende medewerker kwam op 19 november in dienst en op die dag is ook het Collectief verlof voor 2019 aangemaakt. Voor een andere medewerker met 15 oktober als Datum in dienst, ging het afboeken van de collectieve verlofdagen wel goed. De vrije collectieve dagen die vorig jaar zijn ingevoerd, staan niet meer in het systeem, waardoor ze ook niet meer zijn toegekend aan medewerkers die in dienst kwamen. Oplossing  De medewerker is in dienst gekomen nadat het collectief verlof voor 2019 is aangemaakt. De collectieve verlofdagen voor 2018 zijn daardoor naar de historie verplaatst. Dit proces voor het opschonen van oude definities voor Collectief verlof is aangepast. Hierdoor worden collectieve verlofdagen niet meer na een jaar naar de historie verplaatst.  Uw actie Er is geen actie nodig. Historie organisatiestructuur niet beschikbaar (change 1298321)  Melding Bij het openen van de Organisatiestructuur op een specifieke datum in het verleden, verscheen er een onverwachte foutmelding: OE met code 60001358 verwijst per 3-10-2017 naar bovenliggende OE met code 60001352. De betreffende bovenliggende Organisatie Eenheid (OE) was echter pas geldig vanaf 8-11-2018, waardoor er werd verwezen naar een niet bestaande OE. Oplossing De datumgegevens  van de organisatie eenheden is gecorrigeerd, waardoor de verwijzing naar de bovenliggende Organisatie Eenheid dezelfde ingangsdatum heeft, als de bovenliggende Organisatie Eenheid.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo niet altijd bijgewerkt (change 1234723) Melding Voor medewerkers die alleen op 31 december 2018 wettelijk en/of bovenwettelijk verlof hadden vastgelegd, werd het verlofsaldo niet automatisch bijgewerkt.  Oplossing Alleen bij het opnemen van verlof op 31 december, werd het verlofsaldo niet automatisch bijgewerkt. Na een andere opname of herberekening stond het saldo weer correct. De programmatuur is aangepast, zodat voortaan bij een verlofopname op alleen 31 december van het jaar, het saldo direct correct wordt bijgewerkt.  Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/18/2019

Nieuw  Medewerker met datum in dienst in de toekomst in Self Service Waarom  Het is wenselijk dat gebruikers via Self Service mutaties kunnen invoeren voor medewerkers met een datum in dienst in de toekomst. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om medewerkers met een datum in dienst die in de toekomst ligt naar HR Core te sturen.   Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Stuurgegevens Self-service  Aan het scherm Stuurgegevens Self-service is het veld Toekomstige medewerker verzenden toegevoegd. Kies je hier Ja, dan worden medewerkers met een datum in de toekomst meegenomen in de export. De begindatum van de medewerkergegevens is dan de datum in dienst, waardoor mutaties pas ingaan vanaf de datum in dienst. Mutaties met een ingangsdatum die ligt vóór de datum in dienst, krijgen automatisch de datum in dienst als ingangsdatum. Een uitzondering hierop zijn mutaties voor ziekte en verlof. Als deze een eerdere ingangsdatum hebben, leidt dit tot uitval van de export uit Self Service naar HR Core.  Uw actie  Als het mogelijk moet zijn de gegevens van medewerkers met een datum in dienst in de toekomst te kunnen raadplegen of muteren in Self Service, zet dan het veld Toekomstige medewerker verzenden op Ja. Daarnaast moet je de functionaliteit Youforce gebruikers uitgebreid gebruiken, om toekomstige medewerkers ook naar het portaal te exporteren. Neem hiervoor contact op met de Service desk van  Visma | Raet, zodat zij deze koppeling met het portaal voor je kunnen inrichten.   Verlofsoort Aanvullend Geboorteverlof (WIEG) Waarom Met de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) is er behoefte aan de nieuwe verlofsoort aanvullend geboorteverlof. Daarom kun je vanaf deze release bij het toekennen van een nieuwe verlofsoort aan de verlofregeling, met ingang van 1 juli 2020 ook kiezen voor de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling In het scherm Verlofregeling is onder Verlofsoorten aan de lijst bij Verlofsoort de optie Aanvullend geboorteverlof (WIEG) als verlofsoort toegevoegd. Klik in de verlofregeling bij Verlofsoorten rechts in het scherm op . Kies bij Verlofsoort voor Aanvullend geboorteverlof (WIEG). Verlof saldo vastleggen bij Extra individueel verlofrecht We adviseren je het verlofsaldo vast te leggen bij Extra individueel verlofrecht en niet binnen de verlofregeling onder Aanvullend geboorteverlof. Dit omdat het saldo afhangt van het gewenste aantal aansluitende weken dat een medewerker wil opnemen. Dat hoeft niet het maximum van 5 weken aansluitend te zijn. In release 2020-06 gaan we het automatisch aanmaken van het individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof realiseren bij de registratie van het kind. Geen geldigheidsduur invullen De geldigheidsduur dien je niet in te vullen. Er vindt geen controle plaats op de geldigheidsduur van 6 maanden na de geboortedatum van het kind.   Aanvullend geboorteverlof koppelen aan Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Instellingen > Verlof > Verlof koppeling Payroll Aanvullend geboorteverlof kun je koppelen aan de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in Payroll Business. Je kan dit doen door in het veld Verlofsoort te kiezen voor Aanvullend geboorteverlof en deze vervolgens te koppelen aan de payroll via het veld Verlofuren verrekening payroll en de selectie Aanvullend geboorteverlof (HRE) te maken.  Verlofrecht en expiratiedatum vastleggen Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In het scherm Extra individueel verlofrecht kun je in het veld Verlofrecht het gewenste saldo van de medewerker vastleggen en bij Expiratiedatum de vervaldatum van 6 maanden na geboorte van het kind.  Uw actie Als je gebruik wil maken van Aanvullend geboorteverlof, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Knoppen in scherm Verlofaanvraag weer beschikbaar Waarom Met de nieuwe indeling van het scherm Verlofaanvraag waren de terugknop en de exportknop niet meer beschikbaar. Klanten hebben inmiddels aangegeven dat hier wel behoefte aan is.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Als je een verlofaanvraag opent, zijn rechtsboven in het scherm de volgende knoppen beschikbaar: Een stap terug Uitgebreid zoeken Historie Toevoegen Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Verwijderen vast extra individueel verlofrecht (change 1901905) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Melding Als er een extra individueel verlofrecht was vastgelegd waarbij in het veld Type recht was gekozen voor Vast, was het niet meer mogelijk dit recht te verwijderen. Dit kwam omdat de knop Verwijderen onderin het scherm niet toegankelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf de mei release vast extra individueel verlofrecht weer kunt verwijderen. Uw actie Controleer zo nodig of er nog vast extra individueel verlofrecht is vastgelegd dat verwijderd moet worden.  Publishing Date : 4/24/2020

Mededelingen Indeling van het menu wordt aangepast Waarom In de mei release gaan we de menustructuur aanpassen. Het doel hiervan is: het verbeteren van de toegankelijkheid van de applicatie, met name als u HR Core en/of Payroll Business niet dagelijks gebruikt. Ook nieuwe collega's kunnen zodoende gemakkelijker hun weg vinden in de applicatie. Hoe In de afgelopen maanden hebben een aantal van onze klanten in een pilottraject ervaring opgedaan met een verbeterde menustructuur. Na een gezamenlijke evaluatie zijn we tot een nieuwe menustructuur gekomen. In de bijlage aan het eind van deze release notes ziet u het resultaat. Hiermee kunt u, vooruitlopend op de mei release, eventueel uw werkinstructies alvast aanpassen. In het hoofdmenu is het medewerkergedeelte als eerste geplaatst en de instellingen als laatste, omdat die normaal gesproken niet al te vaak wijzigen: Medewerker Beheer Rapporten Instellingen Daarnaast hebben wij vooral de groepering van Rapporten en Instellingen verbeterd. Klik hier om een pdf te downloaden met een compleet overzicht van de verbeterde menu's. Uw actie Wellicht werkt uw organisatie met interne werkinstructies die verwijzingen bevatten naar specifieke menu-paden in onze applicatie. Vooruitlopend op de mei release kunt u deze alvast aanpassen, daar waar nodig. Nieuw  Nieuwe categorie auto op waterstof  Waarom  Tot en met december 2018 viel een auto op waterstof onder de categorie 4% - zonder CO2-uitstoot (vanaf 2014). Voor nieuwe auto's op waterstofgas met een tenaamstelling in 2019 is er een nieuwe categorie: 4% - Auto op waterstof (vanaf 2019).  Deze categorie kunt u ook vastleggen in Payroll Business. Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak  In het medewerkerscherm Auto van de zaak is aan de lijst van het veld Auto categorie vanaf deze release categorie 11. 4% - Auto op waterstof (vanaf 2019) toegevoegd. Voor nieuwe auto's op waterstofgas met een tenaamstelling in 2019 kunt u als u het bijtellingspercentage kiest, nu deze categorie selecteren.  Voor een auto op waterstof geldt geen aftopping: de 4% bijtelling vindt plaats over de gehele cataloguswaarde. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2019.  Uw actie Als u via het veld Afwijkend percentage bijtelling reeds het percentage van 4% hebt toegepast voor auto's op waterstof, dan kunt u dit percentage vanaf de eerstvolgende periode vervangen door bij Auto categorie te kiezen voor 11. 4% - Auto op waterstof (vanaf 2019) . Gewijzigd en verbeterd Individuele loonstaat nu ook voor meerdere medewerkers tegelijk op te vragen Waarom Als u de individuele loonstaat voor meerdere medewerkers wilde laten aanmaken, moest u voorheen de loonstaat medewerker voor medewerker opvragen. U kunt de loonstaat nu ook opvragen per groepeerkenmerk. Hoe Rapporten > Fiscaal > Individuele loonstaat In het scherm waarin u de Individuele loonstaat opvraagt, is het veld Medewerker nu optioneel. Selecteert u geen medewerker, dan stelt het systeem een rapport samen waarin de individuele loonstaten zijn opgenomen voor alle medewerkers die voldoen aan de gekozen groepeerkenmerken. Daarnaast is aan het scherm waarin u de Individuele loonstaat opvraagt het veld Groeperen op toegevoegd. Hiermee kunt u een selectie maken van de medewerkers waarvoor u de Individuele loonstaat wilt opvragen. Selecteert u hier bijvoorbeeld Afdeling, dan ziet u in het linker vak eronder de afdelingen van het betreffende bedrijf. De afdelingen waarvoor u de Individuele loonstaat wilt opvragen verplaatst u met de pijltjes naar het rechter vak. Als u geen selectie opgeeft, wordt het hele bedrijf geselecteerd. Let op: als u bij het veld Medewerker geen medewerker heeft geselecteerd, is het uitvoerformaat altijd Pdf ongeacht de keuze in het veld Opslaan als. Uw actie Er is geen actie nodig. Controleoverzicht loonaangifte geeft TWK-correcties over de jaargrens weer Waarom Als u vanaf de januari release gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om wijzigingen over 2018 te laten berekenen als correctie in plaats van als nabetaling, is het wenselijk om dit te kunnen terug zien in het Controleoverzicht loonaangifte. Hoe Rapporten > Controle > Controleoverzicht loonaangifte U kunt voortaan kiezen uit twee weergaven. Hiervoor is aan het scherm Controleoverzicht loonaangifte het veld Soort rapport toegevoegd met de volgende waarden: Historisch actueel De bedragen worden weergegeven zoals ze eind 2018 bekend waren, dus zonder eventuele correcties over 2018 die zijn ingevoerd in 2019. Fiscaal De bedragen van 2018 worden weergegeven inclusief correcties over 2018 die zijn ingevoerd in 2019. Uw actie Kies de optie Historisch actueel als u de aansluiting wilt vinden met de journaalposten aan het einde van 2018. Kies de optie Fiscaal als u de aansluiting wilt vinden met de Loonaangifte zoals deze over 2018 aan de Belastingdienst is doorgegeven, inclusief de correcties die zijn ingevoerd in 2019. Raet Basisdocument - Importeren datumvelden Waarom Tot nu toe moest u datumvelden formatteren als tekstvelden met het formaat eejj-mm-dd. Vanaf deze release kunt u bij datumvelden zowel tekstopmaak als datumformaat hanteren. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Datums in tekstformaat mogen vanaf nu ofwel technisch zijn (eeuw-jaar-maand-dag) of  Nederlands (dag-maand-eeuw-jaar). Als scheidingsteken kunt u een verbindingsstreepje (-) of slash (/) gebruiken. De interpretatie en weergave van datums in Excel-formaat hangt af van uw lokale Windows en Excel-instellingen. Bij het importeren gebruikt Payroll Business voor de interpretatie de Excel-definitie. Voorbeelden Opmaak Voorbeeld Tekst 20190401 Tekst 2019-04-01 Tekst 2019/04/01 Tekst 01-04-2019 Tekst 01/04/2019 Datum 1-4-2019 Datum Maandag 1 april 2019 Datum 1-apr-19 Uw actie Controleer voordat u een spreadsheet importeert, het formaat van de betreffende Excel-cellen (rechtermuis > Celopmaak) en wijzig zo nodig het datumformaat. Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) -  uren referteperiode op basis contracturen Waarom Klanten die variabel ziekengeld gebruiken, gaven aan dat de berekening om de uren in de referteperiode te bepalen, moet plaatsvinden op basis van de contracturen, zodat een parttime percentage werd toegepast. Tot op heden werden de uren in de referteperiode bepaald op basis van bedrijfsuren, waardoor klanten die deze uren wilden bepalen op basis van contracturen, het ziekteuurloon variabele vergoedingen handmatig moesten berekenen.  Hoe Bedrijf > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) Aan het bedrijfsscherm Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) is het veld Gebruik contracturen referteperiode toegevoegd. Als u wilt dat de vergoeding Ziekengeld uurloon (variabel) wordt berekend op basis van de contracturen in de referteperiode, vult u hier Ja in. Is hier Nee ingevuld, dan wordt het Ziekengeld uurloon berekend op basis van de bedrijfsuren.  Uw actie Als u wilt dat de vergoeding Ziekengeld uurloon (variabel) wordt berekend op basis van de contracturen in de referteperiode, vul dan in het scherm Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Gebruik contracturen referteperiode de waarde Ja in. Aanpassing doorgifte gegevens UPA in combinatie met Generatiepact Waarom Als een medewerker deelneemt aan het Generatiepact, moeten de gegevens worden doorgegeven op basis van het percentage dat is ingevuld bij de arbeidsvoorwaarde Generatiepact in het veld Generatiepact Percentage Pensioenopbouw. Voor het regelingloon, de grondslagen en de premies worden de gegevens correct gevuld. Alleen de door te geven uren waren niet correct. Hoe Vanaf deze release worden de uren ook correct bepaald in combinatie met de arbeidsvoorwaarde Generatiepact. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen in de loonaangifte (change 1315000) Melding Sinds de februari release (9 februari) waren er in de loonaangifte 2018/2019 bij sommige werknemers verkeerde bedragen zichtbaar. Dit ging om de volgende rubrieken: Vakantiebijslag Opgebouwd recht vakantiebijslag Bedrag rente- en/of kostenvoordeel personeelslening Bedrag vergoeding reiskosten Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering Werknemersbijdrage privégebruik auto Oplossing In het weekend van 16 en 17 maart hebben wij de loonaangifte op dit punt gecorrigeerd. Voor de aangiftetijdvakken die op dat moment al naar de Belastingdienst waren verzonden, resulteert dit in een correctie-aangifte. Er waren geen problemen met het totale fiscale loon of in te houden loonheffing, dus er is geen effect op de te betalen loonheffing aan de Belastingdienst. Als uw pensioenfonds gebruik maakt van de pensioengegevens in de loonaangifte, is er met terugwerkende kracht wel een verschil te zien bij de af te dragen pensioenpremies.  Uw actie Er is geen actie nodig. Uren kopen beïnvloedde ten onrechte de deeltijdfactor voor pensioen premieberekening met variabele grondslag (change 408371) Melding Als een medewerker uren koopt via de regeling Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren, worden in de periode van aankoop de uren naar de Loonaangifte verminderd met de aangekochte uren. Er was echter geen rekening mee gehouden dat dan in de Pensioenaangifte de deeltijdfactor Deeltijdf. pens. premie berek. (var. grdsl.) ten onrechte werd verlaagd bij pensioenen/fondsen met een variabele grondslag. Oplossing Dit hebben we opgelost met een nieuw gegevenselement Uren kopen totaal. Staat dit gegevenselement in de grondslag Uitzonderen aantal uren - interface plaatst, dan wordt de deeltijdfactor niet verlaagd. Uw actie Als u de resultaten van Pensioenen/fondsen (variabele grondslag) naar de pensioenaanvoerder TKP of Syntrus Achmea stuurt, moet u in de grondslag Uitzonderen aantal uren – interface het gegevenselement Uren kopen totaal opnemen. Signalering Stage mutatie tbv werknemers verzekeringen onterecht in Signaleringsverslag (change 1165627) Waarom  Als in de eerste betaalperiode van het jaar in het scherm Loonaangifte bij het veld Aantal stage periodes huidig jaar een waarde groter dan 0 was ingevuld, stond in het Signaleringsverslag in veel gevallen ten onrechte de foutmelding: Stage mutatie tbv werknemers verzekeringen.  Hoe  Door het aanpassen van de rekenregels in Payroll Business is dit vanaf 1 januari 2019  niet langer mogelijk en wordt deze signalering in de eerste betaalperiode alleen nog gegeven als er geen sprake is van WW-verzekeringen of als bij Aard arbeidsverhouding de waarde 07 Stagiair is ingevuld.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Signalering Afloopdatum contract verstreken fout VT berekening onterecht in Signaleringsverslag (change 1283334) Waarom Voor medewerkers met een tijdelijk contract -in het scherm Arbeidscontract is de Afloopdatum ingevuld- en een uitbetaling van vakantietoeslag in de maand waarin het contract afloopt, mag de signalering Afloopdatum contract verstreken fout VT berekening uitsluitend worden afgegeven als de medewerker op de dag na de afloopdatum van het contract nog in dienst is. Tot dusverre werd altijd gecontroleerd of de medewerker in dienst is op de laatste dag van de afrekenperiode waarin de uitbetaling van vakantietoeslag plaatsvindt. Hoe   De rekenregels in Payroll Business zijn per 1 januari 2019 aangepast, zodat de controle of de medewerker in dienst is voortaan plaatsvindt op de dag na de afloopdatum van het tijdelijke contract. Uw actie Er is geen actie nodig. Missende betalingen in betaalbestand bij aanvullende verwerking (change 1232942) Melding Medewerker > Loonheffingen Als voor een medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja stond en in een vervolgverwerking op Nee werd gezet waarna de periode werd afgesloten en betaald, en daarna voor een aanvullende verwerking de Loonheffingskorting toch weer op Ja werd gezet, dan leidde dat ten onrechte niet tot een nabetaling.  Oplossing Voor deze uitzonderlijke situatie hebben we de programmatuur gewijzigd, zodat dit probleem niet meer kan voorkomen. Uw actie Er is geen actie nodig. Anoniementarief werd niet goed toegepast (change 1282933) Melding Als bij een medewerker in het scherm Loonheffingen is vastgelegd dat het om een Anonieme werknemer gaat, dan moet er 52% aan loonheffing worden ingehouden. Payroll Business hanteerde in dat geval ten onrechte het hoogste percentage van de loonheffingen van 51,75%, voor 2019. Met ingang van deze release is dit aangepast.   Oplossing Rapporten > Controleoverzichten > Referentietabel De referentietabel Loonheffing algemeen is met ingang van 1-1-2019 uitgebreid met een extra kolom, waarin het anoniementarief is vastgelegd van 52%. Als bij een medewerker is vastgelegd dat het om een anonieme werknemer gaat, past Payroll Business nu dit percentage van 52% toe. Uw actie  Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Kolom SV loon op de loonstrook (change 947434) Melding Soms werd bij de 3-koloms of 4-koloms salarisstrook de kolom SV loon ten onrechte getoond bij een medewerker die niet is verzekerd voor de sociale verzekeringen.  Oplossing Vanaf nu wordt de kolom SV loon alleen getoond als er ook daadwerkelijk SV-loon is voor de medewerker. Uw actie  Er is geen actie nodig. Verloonde uren Loonaangifte (change 956246) Melding Voor de Loonaangifte moet per periode het aantal verloonde uren worden doorgegeven. Payroll Business berekent deze uren in het cumulatieve payrollelement Aantal verloonde uren. De basis voor het aantal verloonde uren is het aantal contracturen. Bij het (gedeeltelijk) doorbetalen van loon bij verlof en loon bij ziekte, gelden er  echter andere regels voor het berekenen van de verloonde uren. In sommige gevallen werden de ziekte- en verlofuren niet goed meegeteld voor het aantal verloonde uren. Met ingang van deze release is dit per 1-1-2019 opgelost. Oplossing De Belastingdienst schrijft voor dat bij ziekte het aantal verloonde uren hetzelfde blijft als voor de ziekte. De Ziekte-uren (1 t/m 10) vanuit de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) en de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel worden vanaf nu niet meer gecorrigeerd op het aantal verloonde uren. Voor gedeeltelijk doorbetaalde verlofuren geldt dat deze uren meetellen voor het gedeelte dat wordt doorbetaald: 10 verlofuren 100% doorbetaling = 10 verloonde uren 10 verlofuren 70% doorbetaling = 7 verloonde uren 10 verlofuren 0% doorbetaling = 0 verloonde uren Uw actie Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Verwerkbare fouten APG - introductie nieuw gegevenselement Correctie verlofuren (Pensioenaangifte) Melding Als het aantal verloonde uren werd gekort vanwege (deels) onbetaald verlof voor de loonaangifte, dan werden deze uren ook doorgegeven in de pensioenaangifte van APG. Als de pensioenopbouw echter op basis van 100% dient door te lopen, werden de verkeerde uren doorgegeven. Dit veroorzaakte een verwerkbare fout bij APG. Oplossing Vanaf deze release wordt er een nieuw gegevenselement Correctie verlofuren (Pensioenaangifte) berekend, als er sprake is van verlof dat tegen minder dan 100% wordt uitbetaald. Dit element kunt u opnemen in de grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface. Uw actie Indien van toepassing, kunt u dit element opnemen in de grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface. APG Personeelsnummer uitgebreid naar 15 posities Melding Voor APG werd het personeelsnummer doorgegeven met maximaal 12 posities. Volgens de richtlijnen van APG moeten dit 15 posities zijn. Oplossing Vanaf deze release is het aantal posities uitgebreid van 12 naar 15. Uw actie Er is geen actie nodig. UPA Regelinggegevens - melding Deling door nul functie Melding Soms werd in de functie UPA Regelinggegevens de melding Deling door nul gegeven bij een medewerker die uit dienst getreden was. Bij een vervolgverwerking kwam de foutmelding niet voor. Oplossing Dit is met ingang van deze release aangepast, zodat de melding niet meer verschijnt. Uw actie Er is geen actie nodig. Vermelding leaseautocategorie op medewerkerkaart bij geen leaseauto (change 302911, 655338)  Melding Ook bij medewerkers die geen leaseauto hadden, was op de medewerkerkaart een default waarde leaseautocategorie ingevuld.  Oplossing Sinds januari 2019 is de leaseautocategorie alleen nog maar ingevuld voor medewerkers die daadwerkelijk een leaseauto hebben. Uw actie Er is geen actie nodig.  Berekening Loonheffing bij loon hoger dan hoogste tabelloon (change 1300205) Melding Als een medewerker een loon heeft dat hoger is dan het hoogste tabelloon, kon er een verschil ontstaan van 1 eurocent bij het berekenen van de loonheffing volgens de loonheffingstabellen en de berekening van Payroll Business. Met ingang van deze release is dit aangepast.   Oplossing De berekening van de loonheffing binnen Payroll Business is aangepast en is nu conform de voorschriften van de loonheffingstabellen.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Overzicht indiensttreding toonde niet alle betreffende medewerkers (change 1232113) Melding Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht indiensttreding Bij de samenstelling van het rapport Overzicht indiensttreding werden ten onrechte niet altijd alle betreffende medewerkers getoond die in het opgevraagde tijdvak in dienst waren getreden. Dit kwam doordat bij deze medewerkers een Datum indienst organisatie aanwezig was, die buiten het opgevraagde tijdvak viel. Oplossing Voor het rapport Overzicht indiensttreding gebruikt Payroll Business voortaan alleen het gegevenselement Datum indienst. Alle medewerkers met een Datum indienst die valt binnen het opgevraagde tijdvak worden nu in dit rapport getoond. Uw actie  Er is geen actie nodig. Betalingsoverzicht netto resultaat (change 464619) Melding Rapporten > Controleoverzichten> Betalingsoverzicht netto resultaat Het rapport Betalingsoverzicht netto resultaat bevatte een regel over de soort verwerking. De tekst in deze regel was verwarrend. Oplossing Naast de ook getoonde regel met de omschrijving van de salarisverwerking waarop het rapport is gebaseerd, voegde deze regel geen extra informatie toe. De regel met de soort verwerking staat daarom niet meer in het rapport. Uw actie  Er is geen actie nodig. Berekend bedrag loonheffing mogelijk onjuist bij werknemers met herleidingsregel (change 1336024) Melding Als bij een medewerker een herleidingsregel van toepassing is waarbij die medewerker niet belastingplichtig is, dan kon de berekening van de loonheffing fout gaan. Deze situatie kon optreden als die medewerker het maximum loon van de werknemersverzekeringen had bereikt en er ook sprake is geweest van eenmalige beloningen. Payroll Business ging in dat geval ten onrechte loonheffing terugbetalen aan die medewerker.  Oplossing De berekening van de loonheffing binnen Payroll Business is aangepast.   Uw actie  Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Publishing Date : 3/22/2019

Mededelingen Nogmaals - Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant In de Release notes van september hebben we deze melding over het onterecht toevoegen van dubbele ziekmeldingen opgenomen zoals hieronder beschreven. Vanwege een probleem met deze aangepaste functionaliteit, hebben wij de aanpassing op 30 augustus 2021 ongedaan gemaakt. Inmiddels hebben we de aanpassing verbeterd en is deze opnieuw beschikbaar met ingang van de oktober release.   Waarom  Als je via het scherm Importeer Excel bestand (consultant) een bestand Importeren Verzuim inlas waarin per abuis een dubbele ziektemelding voorkwam, verschenen er in het scherm Ziekteverzuim twee regels met actief ziekteverzuim. Per contract is echter maar één actief ziektegeval toegestaan. Via het scherm Ziekteverzuim is het niet mogelijk een nieuw ziektegeval in te voeren voor een medewerker met een actief ziekteverzuim, omdat het systeem dit controleert en je dan een foutmelding krijgt. Bij het importeren van ziekteverzuim, was deze controle niet aanwezig waardoor er onterecht dubbele ziektegevallen met dezelfde ingangsdatum konden voorkomen. Hoe  Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim We hebben de programmatuur aangepast, zodat een bestand Importeren Verzuim waarin dubbele ziektemeldingen voorkomen, bij het inlezen via Importeer Excel bestand (consultant), geen dubbele actieve ziektemeldingen in het systeem meer veroorzaakt. Ook hebben ervoor gezorgd dat dit niet mogelijk is via andere kanalen waarmee je ziektegevallen aan ons kunt melden, zoals API en HR Self Service. Actie  Er is geen actie nodig Persoonslaag verbeterd - Identity nu op dezelfde manier behandeld als UPI Op 1 september 2021 hebben we de volgende functionaliteit beschikbaargesteld. Waarom Als een medewerker in dienst komt, is ons systeem in staat om vast te stellen of het een nieuwe medewerker is of een terugkerende medewerker. Is het een nieuwe medewerker, dan kent het systeem een nieuwe UPI en/of Identity toe. Identity (7013) wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker in het Portaal. Uniek Persoonlijk Id (UPI) (7014) wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon en kan je ook gebruiken als je de persoonslaag niet gebruikt. Als het om een terugkerende medewerker ging, kende het systeem wel de oude UPI toe, maar niet per definitie de oude Identity. Dit veroorzaakte problemen in het Portaal en andere systemen, Daarom hebben we ervoor gezorgd dat de UPI en de Identity binnen het systeem op dezelfde manier worden behandeld. Hoe Om het mogelijk te maken om binnen het systeem de UPI en Identity op dezelfde manier te behandelen, is de programmatuur als volgt aangepast.  Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens UPI De naam van het scherm Stuurgegevens UPI is met ingang van 1 september 2021 gewijzigd in Stuurgegevens UPI/Identity. Aan dit scherm is het veld Identity vullen met toegevoegd, waarmee je opgeeft hoe je het veld Identity van de medewerker wilt laten vullen. Als de Identity van de medewerker al bekend is in het systeem, dat wil zeggen dat er voor de UPI al een persoon bestaat met een Identity, dan wordt de reeds bekende Identity toegepast. Let op: de voorkeur die je in het veld Identity vullen met vastlegt voor het vullen van de Identity is van toepassing als er een nieuwe Identity moet worden aangemaakt. Het veld Identity vullen met heeft de volgende waarden; Automatisch genereren Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen door het systeem. Zodra je deze optie selecteert, zie je het veld Volgnummer en de optie Voorloopnullen.  Vul een volgnummer in, als je wilt dat de de Identity's die de applicatie automatisch genereert, zijn gebaseerd op dit volgnummer + 1, dit volgnummer +2, etc. Zet je de optie Voorloopnullen aan, dan verschijnt het veld Totale lengte en vult de applicatie de automatisch gegenereerde Identity aan met voorloopnullen tot de maximale lengte die je hebt opgegeven bij Totale lengte.  Gebruik Medewerker code Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Gebruik Medewerker UPI Je kiest ervoor om het veld Identity automatisch te laten vullen met de UPI. Gebruik Voorkeur Identity Je kiest ervoor om het veld Identity te laten vullen met een waarde van voorkeur. Dit veld wordt beschikbaar gesteld via Self Service. Je zou daar bijvoorbeeld kunnen kiezen voor het E-mailadres of een waarde uit de vrije velden van je organisatie. Dit veld kun je ook doormiddel van een import aanpassen. Als je hier niks in vult blijft het veld Identity leeg. Als je in het scherm Stuurgegevens UPI/Identity kiest voor Gebruik Voorkeur Identity, dan kun je het veld Voorkeur Identity muteren in HR Core Business of wordt de waarde gevuld via Self Service als je de rubriek 10526800PS opneemt in je Self Service workflow/processen. In alle andere gevallen is het veld Voorkeur Identity niet gevuld met een waarde en kun je het veld in HR Core Business niet muteren. Instroom / uitstroom > Aanmaken Medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend)  We hebben het veld Voorkeur Identity ook toegevoegd aan het scherm Medewerker (aanvullend) en opgenomen in de Wizard Aanmaken medewerker, zodat het geborgd is in al onze processen. Let op: als bij het aanmaken van een medewerker expliciet een Identity wordt meegegeven vanuit Self Service rubriek 7013 PS, dan wordt die waarde zonder controle overgenomen in HR Core Business; uiteraard vindt tijdens de verwerking wel validatie plaats. Als je bij de Stuurgegevens UPI/Identity hebt opgegeven dat je de Identity automatisch wilt laten toewijzen, dan kun je het veld Identity leeg laten. Het systeem zal de Indentity dan automatisch toekennen. Actie Leg in het scherm Stuurgegevens UPI/Identity in het veld Identity vullen met je keuze vast met de gewenste ingangsdatum, om er voor te zorgen dat je voor je hele organisatie altijd één werkwijze voor de Identity hanteert. Als je gebruik wil maken van het veld Voorkeur Identity, neem dan rubriek 10526800PS op in de Self Service-processen.  Gewijzigd en verbeterd AVG - Aantal gegevens tussen niveaus Persoon en Medewerker ten onrechte gesynchroniseerd Waarom We hebben geconstateerd dat bij de synchronisatie tussen het niveau Persoon en het niveau Medewerker een aantal gegevens ten onrechte werd gesynchroniseerd. Een deel van deze gegevens moet in het kader van de AVG worden verwijderd of geanonimiseerd. Hoe  De gegevens die ten onrechte werden gesynchroniseerd tussen de Persoon en de Medewerker, zijn uit de synchronisatie gehaald. De gegevens die in het kader van de AVG moeten worden verwijderd of geanonimiseerd, zijn hieraan alsnog toegevoegd en worden met ingang van de oktober release naar behoren verwijderd of geanonimiseerd. Actie Er is geen actie nodig.  Nu mogelijk Werkrooster te genereren voor meer dan 2 jaar Waarom Tot nu kon je alleen een werkrooster genereren voor maximaal 2 jaar. Omdat het bijvoorbeeld voor Ouderschapsverlof handig is om werkroosters voor meer dan twee jaar te genereren, hebben we het vanaf deze release mogelijk gemaakt een werkrooster te genereren voor meer dan 2 jaar. Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Vanaf release 2021-10 is het mogelijk om een werkrooster te genereren voor maximaal 4 jaar in de toekomst. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Waardenlijst toonde niet meer dan 20 pagina's (2851105) Melding  Het scherm Waardenlijst toonde maximaal 20 pagina’s. Als de lijst van een Element meer dan 20 pagina's bevatte, kon je dus niet alle waarden zien.  Oplossing Dit is opgelost, vanaf deze release toont het scherm Waardenlijst weer meer dan 20 pagina’s. Actie Er is geen actie nodig.  Uitval HRSS ouderschapsverlof (2848055) Melding  Het was niet mogelijk om ouderschapsverlof aan te vragen met een ingangsdatum die gelijk was aan de datum in dienst.  Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat het vanaf deze release wel mogelijk is om een medewerker aan te nemen op bijvoorbeeld 01-10-2021 en ook ouderschapsverlof aan te vragen met ingang van 01-10-2021. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 9/21/2021

In deze versie Gewijzigd in versie 2 In deze versie hebben we het volgende onderwerp toegevoegd: Extra individuele rechten afgelopen jaren opeens getoond (change 3786540). Nieuw  1. Nieuw scherm Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao Waarom  Vanaf 2 augustus 2022 is ouderschapsverlof gesplitst in twee delen: Betaald en Onbetaald. In HR Core Business hadden we rekening gehouden met deze wijziging en was er al een verlofsoort ouderschapsverlof ingericht met daarbij de gegevenselementen OSV factor en Leeftijdsgrens Ouderschapsverlof. Deze elementen zijn vanaf release 2022-08 in gebruik voor Ouderschapsverlof (onbetaald).   Door het aanpassen van ouderschapsverlof in augustus 2022 is de waarde voor onbetaald ouderschapsverlof gewijzigd van 26 naar 17 weken. Dit kan je op het niveau bedrijf vastleggen in het scherm HR Stuurgegevens.    Bij klanten die HR-Core business al langer gebruiken, zijn bij de gegevenselementen OSV factor en Leeftijdsgrens waarden ingevuld op het niveau Bedrijfs CAO. Dit is een niveau dat ligt tussen medewerker en bedrijf. Voor het berekenen van ouderschapsverlof kijkt het systeem nog naar het niveau Bedrijfs CAO, omdat dit in de hiërarchy het eerste niveau is boven de medewerker. Dit betekent dat als er bijvoorbeeld via het scherm HR Stuurgegevens als OSV factor de waarde 17 is opgegeven op bedrijfsniveau, terwijl op het niveau Bedrijfs CAO nog de waarde 26 staat, de berekening van het ouderschapsverlofrecht plaatsvindt op basis van 26 weken.   Om ervoor te zorgen dat het systeem het recht op ouderschapsverlof correct berekent, is het nodig de onjuiste waarden van de OSV-factor en de leeftijdsgrens die nog in de database aanwezig zijn, te verwijderen. Hiervoor is vanaf deze release het scherm Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao in HR Core Business beschikbaar.  Hoe Instellingen > Verlof > Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao Stappen Kies de juiste Peildatum. Dit is dus de datum vanaf wanneer je de gegevens wilt beëindigen. Als er meerdere Bedrijfs CAO's zijn, selecteer dan de juiste Bedrijfs CAO. Open het scherm Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao. Beëindig de waarden van de velden OSV Factor (onbetaald) en Leeftijdsgrens ouderschapsverlof (onbetaald) door deze leeg te maken.  Klik op Opslaan. Via het Mutatieverslag (uitgebreid) kun je controleren of de waarde van deze velden daadwerkelijk is beëindigd met ingang van de opgegeven peildatum.  Ga in het menu naar Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid). Kies bij het veld Doelgroep-niveau voor Bedrijf en selecteer de Doelgroep: dit is het bedrijf waarvoor je het rapport wilt opvragen. Pas zo nodig de overige velden aan en klik op Toon selectie-criteria. Plaats bij Gegevensverzamelingen de verzameling Bedrijf CAO in het vak Geselecteerd. Plaats bij  Gegevenselementen (GE) en looncomponenten (LC)  de gegevenselementen  Leeftijdsgrens ouderschapsverlof (onbetaald) (Bedrijf CAO)  en  OSV-factor (onbetaald) (Bedrijf CAO)  in het vak  Geselecteerd. Klik op  Maak rapport. Ga naar Mijn rapporten en open het zojuist aangemaakte Mutatieverslag (uitgebreid). Hierin zie je dat voor de betreffende doelgroep en Bedrijf CAO de bovengenoemde gegevenselementen beëindigd zijn en de status  Inactief  hebben. Actie  Als er op het niveau Bedrijfs CAO nog oude waarden staan bij OSV Factor (onbetaald) en/of Leeftijdsgrens ouderschapsverlof (onbetaald), zorg er dan voor dat deze waarden worden beëindigd door de hierboven genoemde stappen te doorlopen. Opgeloste meldingen 2. Extra individuele rechten afgelopen jaren opeens getoond (change 3786540) Melding Bij sommige medewerkers werden na release 2022-09 opeens oude individuele rechten getoond. Hierdoor hadden deze medewerkers ineens een lange rij individuele rechten staan. Deze waren ingevoerd in voorgaande jaren. Het getoonde saldo was wel correct, omdat deze rechten eventueel al in het overgehevelde saldo zijn meegenomen. Het ging dus alleen om een presentatiefout.  Oplossing   Vanaf release 2022-10 zijn alleen de individuele rechten zichtbaar die zijn toegekend in het lopende verlofjaar. Actie Er is geen actie nodig.  

Notifications Unique Personal ID (UPI) Why We previously stated that the use of the Unique Personal ID (UPI) would become mandatory as of the September release. However, a number of clients have indicated they require more time for identifying employees and specifying the UPI. That is why it has been decided to make the use of the UPI as of the 2020-09 release only mandatory for clients who: Use the Youforce users extended link AND Will use the generic Identity & Access Management API How Employee > Employee > Employees  Via the Unique Personal ID (UPI) field is included in the Employees screen, you can enter an ID to link employees who share the same personal data. Example J. Jansen is an employee of Company A and also a (copied) employee 2 of Company B at Client X. The UPI is used to link these employees. If a search for the UPI of J. Jansen is run in the future in an interface application, both employees will be returned. Your action When the Youforce users extended link is used or the generic Identity & Access Management API will be used, you must ensure the UPI of the employees has been specified. Application feedback Why In the previous release notes you were informed that the Customer Effort Score would soon be launched. When a specific procedure has been performed, a closed question will be displayed concerning the procedure. This enables you to provide us with feedback regarding what has been released. This feedback in turn enables us to introduce process improvements. As of release 2020-09, the closed question will be displayed for a specific period with two processes and will be visible only once or twice. How As of the September release the closed question will be displayed when the following actions are performed: Employee > Employee > AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) – when the Delete button has been clicked. Employee > Instroom/uitstroom (Inflow/outflow) > Proposed transition payment – when the Save button has been clicked. Your action Please provide an answer when a question about the use of the application is displayed. In this way we can assess your opinion on certain processes and screens so we can focus on targeted improvement. New Contract history Why An employee’s contract data can be registered as of this release. Based on this contract history you can determine, for example, what type of contract an employee will be offered when entering new employees through Self Service. For this purpose new value lists and a new screen have been included in the software. How 1. The value lists listed below have been added to the list in the Element field. Via the field Soort doelgroep you specify for which level, client or company, you want to determine the value list and via the field Doelgroep for which customer or company it applies. Settings > Data entries > List of values Status contract volgnummer  This records the value list for the field Status contract volgnummer in the Contract History screen. In the Element field, select the value list Status contract volgnummer and record the values and corresponding description, for example Value 1 with description Active. Type contract 1 This defines the list of values for the Contract Type 1 to 3 fields in the Contract History screen. Please note: the list you record with this applies to both the Type contract 1 field and the Type contract 2 and Type 3 contract fields. 2. The Contract history screen has been added to the Employee menu. This screen can be used to specify data for 3 consecutive contracts. Employee > Employee > Contract history  Contract sequence number This field indicates the contract’s current sequence number. If, for example, the employee is receiving the second consecutive contract, you would enter 2 here.  The following data can be specified for contracts 1 through 3: Status contractvolgnummer (Contract sequence number status) The status of the contract sequence number, such as active, inactive, etc. The displayed statuses have been registered in a separate client specific list of values. Contract type The specific contract type, such as BBL or training agreement, to ascertain whether it relates to chain-provision. The displayed types have been registered in a separate client specific list of values. You can also register contract types that are used in your organization. Start date and End date Here you can specify the contract’s start date and end date.  Your action If you want to use this functionality, define the value lists at client or company level for Type contract and Status contractvolgnummer so that the corresponding values are visible in the fields of the Contract History screen. Modified and Improved New Vestigingsland Bedrijf (Company's business location) field Why As an increasing number of companies in HR Core Business want to establish a link with payroll partners of Visma | Raet in Belgium and Germany, the company’s business location should be included in the company data. How Settings > General > Address data  The Vestigingsland (Business location) field has been added to the address data of companies. This is an optional field where a country in accordance with the ISO country table can be selected.  Your action No action is required.  Solved Message Supplementary childbirth leave calculation (change 2148246) Message When supplementary childbirth leave was requested and the hours per period of the company and the hours per period of the employee deviated, the historical hours per period of the company were used. This was incorrect. Solution From now on the hours per period of the employee, applicable on the date of commencement of the extra individual leave entitlement for supplementary childbirth leave, will be used.  Your action No action is required. The production situation actions have been reset. Publishing Date : 7/28/2020

New New reference tables added to the HR Data Feed Why Some customers have reported they wanted to link data, but not all reference tables were present to do this. How New table to download has been added on Data Feed to the Entity Organisatorische eenheid. It's called Koppeltabel_Organisatorische_Eenheid_Arbeidscontract. New table to download has been added on Data Feed to the Functie informatie Entity. It's called Koppeltabel_Arbeidscontract_Functie_Informatie. Your action As a customer to make use of the reference tables you need to consume the information and process the new reference tables in your software / integration solution to make use of the information. Improved Reliability of daily updated leave data for ad-hoc reporting is improved Why Some customers have reported that they did not see the latest data when building ad-hoc reports using report models. How We found that the process for updating the data did not work properly. This has been solved. Your action No action is needed. Metric accuracy sickness duration has been improved Why Some customers have reported that they ran the standard reports R-ZK-10000, R-ZK-10010 and R-ZK-10020 for the whole organization. On the last page, there was a big difference in Average sickness duration. We analyzed this and found that these values were incorrect. How The calculations have been adjusted and the reports now show the correct values. Your action No action is needed. Publishing Date : 4/18/2019

Nieuw Mutaties met terugwerkende kracht in het voorgaande jaar   Waarom Wijzigingen die u met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in het vorige jaar kunnen volgens de wettelijke voorschriften op twee manieren worden verwerkt: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het vorige jaar, en aangegeven in het betreffende tijdvak van het vorige jaar. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het huidige jaar, en aangegeven in het actuele tijdvak van het huidige jaar . Payroll Business behandelde wijzigingen in het voorgaande jaar tot nu toe altijd als nabetaling. Dit was voor veel gebruikers aanleiding om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien, en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Dit laatste is niet meer nodig: voortaan kunt u zolang als u wilt in de correctiemodus blijven, ook als u al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden in dat geval verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Hoe Bedrijf > Salarisadministratie > Stuurgegevens (HR Core Business) Bedrijf > Stuurgegevens  (Payroll Business) Aan het scherm Stuurgegevens is het veld Nabetalingen vanaf periode toegevoegd. In dit nieuwe veld kunt u opgeven vanaf welke periode u wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over het voorgaande jaar belast volgens de rekenregels van het nieuwe jaar, en verwerkt in de loonaangifte van het nieuwe jaar. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijft u in de correctiemodus: herrekenverschillen over vorig jaar worden belast volgens de rekenregels vorig jaar en verwerkt in de loonaangifte van vorig jaar. Voorbeeld U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2018 als correctie verwerkt. Uw actie  In het nieuwe veld Nabetalingen vanaf periode is standaard periode 1 ingevuld. U hoeft dit niet te wijzigen, in dat geval verandert er niets: Payroll Business behandelt dan, net als voorgaande jaren, vanaf de eerste verwerking van 2019 alle wijzigingen  over 2018 als nabetaling. Standaardwaarde wijzigen Wilt u de nieuwe mogelijkheid gaan gebruiken, wijzig dan de waarde in het veld Nabetalingen vanaf periode: Kies een periode waarin normaal gesproken in uw onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: u legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloont u per maand, gebruik dan 1 januari 2019 verloon u per 4-weken, gebruik dan 31 december 2018 Wijziging Nabetalingen vanaf periode op een later moment Zodra u binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. U kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kunt u het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang u nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking, en voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode overstappen van nabetaalmodus naar correctiemodus is, zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. Specifieke mutaties Soms leidde  - tot nu toe - het wijzigen van één specifiek gegevenselement niet automatisch tot herrekening, zoals de cataloguswaarde van de bedrijfsauto.Voor het activeren van een herrekening, moest u dan ook andere mutaties vastleggen. Dit is niet meer nodig: elke afzonderlijke mutatie in het verleden die voor de berekening relevant is, leidt nu tot een herrekening.  Salarisstrook Nabetalingen over vorig jaar en correcties over het huidige jaar worden apart op de salarisstrook weergegeven met een sterretje *. Dit is niet gewijzigd. Een combinatie van correcties over het vorige jaar en het huidige jaar ziet u als één extra * regel op de salarisstrook. Jaaropgaven U kunt de jaaropgaven aanmaken zoals gewoonlijk, zodra u de laatste (eventueel aanvullende) verwerking van 2018 heeft uitgevoerd.  Vanaf de februari release is het mogelijk om vervangende jaaropgaven te sturen naar medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd.  Als u veel correcties verwacht, kunt u er ook voor kiezen om het aanmaken van de jaaropgaven voor alle medewerkers uit te stellen tot na de februari release: vanaf dat moment bevatten de jaaropgaven ook eventuele correcties over 2018. Loonaangifte Vanaf medio januari worden bij correcties over 2018, automatisch loonaangiftes 2018 aangemaakt, zodra u de salarisberekening afsluit. Het is geen probleem om vóór die tijd alvast periode 01-2019 af te sluiten. Eventuele loonaangiftes over 2018 worden medio januari automatisch achteraf aangemaakt De extra aangiftes over 2018 kunt u daarna apart verzenden in de module Loonaangifte. Dit is niet gewijzigd. Pensioenopgaaf Grafische sector De jaaropgaaf GBF wordt - als u deze nog gebruikt - eenmalig aangemaakt zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar start. Omdat er dan nog geen resultaten van 2019 zijn, bevat deze aangifte geen correcties over 2018, net als voorgaande jaren. Als u overstapt op de Uniforme Pensioenaangifte (UPA) worden correcties richting het pensioenfonds wel automatisch verwerkt. Rapportages Diverse rapporten, bijvoorbeeld Afrekenmatrix medewerker en het Looncomponentenoverzicht, tonen de nabetalingen met (*1) en correcties met (*2). Dit is niet gewijzigd. Kies bij het opvragen van de Afrekenmatrix medewerker / werkgever bij Detaillering looncomponenten voor Alle details, als u wilt zien uit welke tijdvakken eventuele herrekeningen komen. Bij de Afrekenmatrix medewerker / werkgever kunt u door een vinkje te plaatsen bij Overzicht payroll-elementen ook de payrollelementen weergeven. Dan ziet u in welke periode er is gerekend voor welke periode; Berekend in en Geldt voor. De rapporten Collectieve loonstaat en Verzamelloonstaat geven op dit moment geen resultaten weer die in 2019 worden berekend over 2018. Vanaf de februari release zal dit  - als er correcties berekend worden - wel het geval zijn, zodat de totalen van 2018 aansluiten bij de loonaangifte van 2018 De volgende rapporten:  Individuele loonstaat Controleoverzicht loonaangifte Werkkosten gaven tot nu toe altijd al de laatst berekende stand weer, ook als die in het nieuwe jaar was ontstaan. Daardoor zijn correcties over 2018 direct zichtbaar. Voor nabetalingen is dat echter juist niet wenselijk: daarom gaan we ook deze rapporten zo spoedig uitbreiden.  Demo via skype Op donderdag 10 januari om 13.00 uur hebben we een tijdslot gereserveerd voor een Demo over dit onderwerp via Skype. Tijdens deze sessie kunt u ook detailvragen aan ons stellen. U kunt zich aanmelden voor deze Demo via een bericht aan het volgende e-mailadres: [email protected]. Wij sturen u nadat u zich hebt aangemeld, tijdig een uitnodiging met daarin de Skype-link voor het deelnemen aan de Demo.  Proforma Met ingang van de januari release is het mogelijk om in Payroll Business een proforma salarisberekening uit te voeren. Hiermee weet u binnen een minuut wat het betekent als uw medewerker bijvoorbeeld een leaseauto krijgt, ouderschapsverlof opneemt of verandert van aantal uren, etc. zonder dat u een proefverwerking voor het hele bedrijf hoeft te draaien. Het resultaat is een proforma salarisstrook die u aan uw medewerker kunt verstrekken. Waarom U krijgt ongetwijfeld regelmatig de vraag "Wat betekent het voor mijn netto salaris als . . . ". Deze vraag kunt u nu met Proforma snel en professioneel beantwoorden via een Proforma salarisstrook, zonder bang te zijn dat gegevens van de medewerker onbedoeld worden aangepast. Hoe Beheer > Salarisberekening > Proforma U start de functie Proforma en zoekt en selecteert de medewerker. In het scherm ziet u nu de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Bovenin het scherm ziet u de naam van de medewerker. Deze kunt u eventueel aanpassen. U kunt bijvoorbeeld eerst de berekening uitvoeren op basis van de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Daarna kunt u in het scherm bepaalde gegevens aanpassen en het effect ervan bekijken. De Proforma salarisstrook kunt u bekijken en downloaden via Mijn rapporten. Let op De eerste keer op een dag dat u of uw collega's een Proforma-berekening starten, is de responsetijd langer dan gemiddeld omdat dan alle benodigde klant- en bedrijfsgegevens in Proforma worden geladen.  U kunt de volgende gegevens aanpassen: geboortedatum - deze kunt u aanpassen om leeftijdsafhankelijke berekeningen uit te voeren de uren per periode - deze kunt u aanpassen om de gevolgen van parttime werken te berekenen Bij de regels die beginnen met Algemeen, ziet u de actuele arbeidsvoorwaardevarianten van de volgende arbeidsvoorwaarden:  Salaris Reiskosten Auto van de zaak  30% regeling Loondoorbetaling bij verlof Loonddorbetaling bij ziekte En per arbeidsvoorwaardevariant ziet u de invoervelden die bij de variant horen; de regels van deze velden beginnen met de naam van de arbeidsvoorwaarde. Let op: de overige arbeidsvoorwaarden die bij de medewerker zijn vastgelegd worden wel meegenomen in de Proforma berekening, maar het is niet mogelijk deze in het proformascherm te wijzigen of uit te schakelen.  Als u gegevens aanpast, ziet u  Via de knop Start berereking rechtsonder in het scherm, voert u de berekening uit. De pdf van deze berekening bekijkt u via Mijn rapporten.  U kunt nu meteen de Proforma berekening starten (via de knop Start berekening - rechts onderin) of eerst gegevens wijzigen in de kolom 'Rekenwaarde' en daarna de berekening starten. Arbeidsvoorwaardevarianten aanpassen U kunt de arbeidsvoorwaardevariantgegevens aanpassen in de kolom Rekenvoorwaarde. Voorbeeld: u wijzigt de arbeidsvoorwaardevariant Salaris (vast bruto) in Netto salaris. U ziet nu de velden die bij de nieuwe arbeidsvoorwaardevariant horen: de velden Salaris bedrag en Contractsalaris zijn verdwenen en u ziet het veld Netto salaris. waarin u het netto salaris opgeeft. Dit geldt alleen voor klanten die netto salaris als avw in het arbeidsvoorwaardecluster hebben opgenomen.   In de kolom Meenemen geeft u aan of een gegeven wel of niet (Ja/Nee) in de berekening moet worden meegenomen. Vult u bij een arbeidsvoorwaarde Nee in, dan wordt die arbeidsvoorwaarde niet in de berekening meegenomen en kunt u de velden van de betreffende arbeidsvoorwaardevariant niet meer muteren. Meer informatie Meer informatie over de werking van Proforma, vindt u in de online help via Schermen en velden > Beheer > Salarisberekening > Proforma. Uitgangspunten en mogelijkheden Hierna een opsomming van de uitgangspunten en mogelijkheden van Profroma. Bij de algemene gegevens kunt u de naam van de medewerker, de geboortedatum en de uren per periode wijzigen. De overige algemene gegevens zijn niet in de proformaberekening opgenomen. Proforma maakt gebruik van de reguliere Payroll Business berekeningen voor arbeidsvoorwaarden, pensioenen en fondsen die gelden voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Proforma gaat altijd uit van de laatst berekende salarisverwerking voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Dit houdt in dat Proforma rekening houdt met de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de actuele periode. Voorbeeld: Het bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni opgestart. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juni. Wijzigingen in klantgegevens zijn de volgende dag beschikbaar voor Proforma. De Proforma resultaten worden niet vastgehouden of bewaard. Na het verlaten van het scherm zijn alle eventueel gewijzigde waardes ongedaan gemaakt. In de Proforma  berekening wordt rekening gehouden met cumulatieve waardes tot aan de actuele periode. Als een Proforma berekening wordt uitgevoerd in de maand waarin de betaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering plaatsvindt, dan wordt de totale betaling getoond zoals in de reguliere berekening. De Proforma berekening kan op ieder moment voor een medewerker worden uitgevoerd. Beperkingen TWK berekeningen zijn niet mogelijk. De output van Proforma heeft geen relatie met het loonstrookmodel en het is niet mogelijk het logo aante passen. Output Na het uitvoeren van de Proforma berekening, ziet u onderin het scherm welke wijzigingen zijn aangebracht onder de kop Wijzigingen (invoer Proforma-berekening),  Voorbeeld wijzigingsverslag - auto van de zaak is toegevoegd Daaronder ziet u het resultaat van de berekening, onder de kop Resultaat voor gekozen medewerker. Voorbeeld van het resultaat van een Proforma berekening Via de knop Maak rapport kunt u het resultaat van de Proforma berekening als pdf en vervolgens bekijken via Rapporten > Mijn Rapporten. Bovenaan ziet u het logo van Raet en de identificatiegegevens bedrijf, medewerker, en periode. In de achtergrond ziet u als watermerk het woord Proforma dwars over de pagina. Voorbeeld van het resultaat in .pdf formaat. Op de tweede pagina van de pdf ziet u de gewijzigde velden voor de Proforma-berekening, die u ook in het scherm zag staan. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanlevering APG over voorgaand jaar Waarom Moet u in Payroll Business wijzigingen over het jaar heen doorvoeren die invloed hebben op de pensioengegevens voor APG, dan was het tot nu toe niet mogelijk om een bestand te genereren dat u naar APG kon verzenden. U moest de correcties dan handmatig invoeren via de portal van APG: tegel Pensioenaangifte APG.  Hoe Bedrijf >  interface > Handmatig starten automatische interfaces Het aanmaken van een bestand en het versturen naar APG doet u via de functie Handmatig starten automatische interfaces. U selecteert de Interface en de regel van de laatste periode (huidige periode) en klikt op Herstarten. Als er pensioengevende elementen over voorgaand jaar zijn aangepast, genereert het systeem automatisch een tweede bestand in de APG Portal. Als u kijkt in Rapporten > Gedeelde Rapporten ziet u in dit geval twee verslagen. Uw actie Het is niet nodig andere acties uit te voeren dan u gewend bent om een APG-bestand te genereren. Periodieke interface APG (Bouw) uitgebreid Waarom Vanaf 2019 is er een nieuw product bijgekomen voor de CAO Baksteen, namelijk Beter Excedent Backservice, met productkenmerk: BEXCBS en productvariant: BE Hoe Voor het doorgeven van deze gegevens, moet u gebruik maken van de arbeidsvoorwaarde VUT. In de referentietabel moet u het hierboven genoemde productkenmerk en de productvariant opnemen.  Uw actie Indien van toepassing, kunt u dit product in gebruik nemen. Nieuw scherm Reisafstand collectief bepalen Waarom In bepaalde CAO's is afgesproken, dat voor het gehele personeel, op een bepaalde datum een herberekening moet plaatsvinden van het aantal kilometers enkele reis. Om dit mogelijk te maken hebben we aan Payroll Business een nieuw scherm toegevoegd waarmee u voor een bepaalde peildatum de afstand voor alle medewerkers opnieuw kan laten vaststellen via Google Maps. De berekening vindt plaats met de gegevens zoals bekend op de peildatum die u hier selecteert. Deze optie werkt wanneer u in het scherm Beheer > Inrichting > Stuurgegevens reisafstandsbepaling het veld Automatisch route berekenen op Ja staat. . Na de berekening worden de laatste drie uitgevoerde aanvragen bewaard in het scherm. Hoe Beheer > Inrichting > Reisafstand collectief bepalen Via het scherm Reisafstand collectief bepalen kunt u het automatisch laten berekenen van de reisafstand voor het gehele bedrijf uitvoeren. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Payrollelement Jaarinkomen ft (pensioensoort) werd onterecht verlaagd met Corr verloffactor Waarom Als er sprake was van ouderschapsverlof of onbetaald verlof, werd het payrollelement Jaarinkomen ft (pensioensoort) verlaagd met het percentage van dit verlof. Dit was niet terecht Met ingang van 1-1-2019 wordt het Jaarinkomen ft (pensioensoort) niet meer verlaagd. Dit payrollelement wordt onder andere gebruikt voor het doorgeven van het pensioengevend loon. Uw actie Er is geen actie nodig. Referentietabel Salarisverhoging o.b.v.  beoordeling Beheer > Inrichting > Referentietabellen Waarom De wens was er om in de referentietabel Salarisverhoging o.b.v. beoordeling bij het veld Beoordelingscijfer een waarde van meer dan 1 positie te kunnen invullen. Daarom  is vanaf 1-1-2019 het veld aangepast naar 3 posities. Uw actie Als u nieuwe beoordelingscijfers invoert, kunt u hiervoor vanaf peildatum 1-1-2019 drie posities gebruiken; 1 of 2 posities kan ook. Arbeidsvoorwaarde Seniorenregeling heet nu Generatiepact - tevens Percentage pensioenopbouw toegevoegd De naam van de arbeidsvoorwaarde Seniorenregeling is gewijzigd in Generatiepact. Ook de omschrijvingen van alle bijbehorende gegevenselementen en payrollelement zijn gewijzigd. Waarom In de arbeidsvoorwaarde Generatiepact was het tot nu toe alleen mogelijk om het Percentage werken en het Percentage doorbetalen vast te leggen. De pensioenberekening werd hierdoor altijd gebaseerd op 100%. Vanaf 1-1-2019 is het ook mogelijk het Percentage pensioenopbouw vast te leggen. Hoe Bedrijf > Arbeidsvoorwaardengegevens > Generatiepact Medewerker > Arbeidsvoorwaardengegevens > Generatiepact Aan het bedrijfs- en medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact is met ingang van 1-1-2019 het veld Generatiepact Percentage Pensioenopbouw toegevoegd.  Dit percentage werkt door in de berekening van de Pensioenen/fondsen benoemde en eigen regeling (vaste grondslag). Op basis van het ingevulde Generatiepact percentage pensioenopbouw wordt het payrollelement Generatiepact Correctie uren pensioenaangifte bepaald, waarin de te corrigeren uren voor de pensioenaangifte worden berekend. Uw actie U kunt het opbouwpercentage pensioen dat u moet gebruiken vastleggen in het bedrijfsscherm Generatiepact bedrijf. Bij medewerkers voor wie een ander percentage pensioenopbouw geldt, legt u dit percentage vast in het medewerkerscherm Generatiepact. Het payrollelement Generatiepact Correctie uren pensioenaangifte moet u koppelen aan de betreffende grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface. Schermen Pensioenen/fondsen benoemd (vaste grondslag) en eigenregeling (vaste grondslag) - toegevoegd veld Generatiepact - eigen (Pensioen) Waarom Via de bedrijfs- en medewerkersschermen van de 16 Pensioenen/fondsen benoemd (vaste grondslag) en eigenregeling (vaste grondslag) kunt u per 1-1-2019 kiezen of de regeling meedoet met de regeling Generatiepact. Hoe Aan de hiervoor genoemde schermen is het veld Generatiepact - eigen (pensioen) toegevoegd. Als u dit veld op Ja zet, houdt de betreffende pensioen/fonds-regeling rekening met het Percentage pensioenopbouw dat u in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact hebt vastgelegd. Uw actie Als u gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact en het Percentage pensioenopbouw is lager dan 100%, moet u het volgende doen: Zet in de bedrijfsschermen van de pensioen/fonds-regelingen die meedoen met het Generatiepact, het veld Generatiepact - eigen (pensioen) op Ja en activeer de regeling Generatiepact bij de medewerkers op de peildatum dat deze regeling ingaat. Of Zet in de bedrijfsschermen van al uw pensioen/fonds-regelingen (vaste grondslag) het veld Generatiepact - eigen (pensioen) op Nee (of laat het leeg) en zet in de medewerkersschermen van de pensioen/fonds-regelingen die meedoen met de regeling Generatiepact, het veld Generatiepact - eigen (pensioen) op Ja. Activeer de regeling Generatiepact bij de medewerkers op de peildatum dat deze regeling ingaat. Automatisch herberekenen na wijziging inrichting Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren en consultants. Bedrijf > Salarisadministratie > Stuurgegevens herberekening payroll - klant menu Inrichting > Payroll stuurgegevens - administratie menu Waarom Om gegevens logischer te groeperen, is de optie Automatisch herberekenen na wijziging inrichting binnen Payroll Business verplaatst.  Hoe De optie Automatisch herberekenen na wijziging inrichting is verplaatst van het scherm Stuurgegevens herberekening payroll naar het scherm Payroll stuurgegevens. Het scherm Stuurgegevens herberekening payroll is uit het menu verwijderd. De functionaliteit van de optie is niet gewijzigd: het veld bevat standaard de waarde Ja en mag alleen op Nee gezet worden als het voor de betreffende klant 100% duidelijk is dat wijzigingen in regelgeving en rekenregels niet automatisch tot herberekening van alle medewerkers mogen leiden. De verantwoordelijkheid voor een volledige herberekening komt daardoor te liggen bij de salarisadministratie. Via het scherm Salarisberekening geavanceerd kan in dat geval de salarisberekening worden opgestart, met expliciete opgaaf van een vroegste herrekendatum. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Medewerkers uitzonderen was niet meer mogelijk  Waarom Het uitzonderen van medewerkers werkte niet meer bij het uploaden van een mutatiebestand. In deze release is het probleem verholpen waardoor het weer mogelijk is om medewerkers die in het bestand zitten uit te zonderen. (uit te zonderen??).  Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand Het uitzonderen van medewerkers kunt u, afhankelijk van het Conversieschema, selecteren na het uploaden van het bestand. Bij Medewerkerselectie kunt u de medewerkercode opgeven. Bij Actie kiest u voor Uitzonderen of Selecteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Bij het toevoegen van een profiel aan een profielgroep wordt een controle uitgevoerd op de aanwezigheid van hetzelfde gegevenselement. Profielen Verwijderen Melding Het was niet mogelijk profielen te verwijderen. Bij het verwijderen van profielen verscheen een technische foutmelding. Oplossing Het verwijderen van profielen is nu mogelijk. Ook verschijnt er een duidelijke foutmelding, als een actie om te verwijderen niet is toegestaan, bijvoorbeeld omdat er nog gegevenselementen aan gekoppeld zijn.  Uw actie Er is geen actie nodig. Negatieve verrekening pensioenpremie bij uit dienst (change 1035744) Melding In de release van oktober 2018 hebben wij de programmantuur aangepast voor de Pensioenen en Fondsen (vaste grondslag). Hiermee is opgelost dat als een medewerker niet op de eerste van een maand uit dienst gaat, de premies juist zou worden berekend als: de contracturen meer zijn dan de bedrijfsuren, de franchise naar rato wordt berekend en de aftopping op Ja staat. Helaas ging dit toch niet goed als de Pro rata methode op 30 dagen staat.  Oplossing Dit is in deze release opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte controle 0042 in Signaleringsverslag onterecht getoond (change 909267) Melding Het signaal: Loonaangifte controle 0042 staat in specifieke situtaies onterecht in het Signaleringsverslag. Oplossing Wij hebben de controles voor dit signaal aangepast, zodat het signaal alleen nog verschijnt als dit terecht is. Let op: ook hebben we de tekst van het signaal gewizigd. Deze is nu Rdn einde ink.vrh.flexw. alleen bij Arb.vh. 11, 82, in plaats van Loonaangifte controle 0042.  Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte - meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) Melding In de vorige release zijn er al een aantal situaties opgelost waarbij de meldingen L1614 en L1615 onterecht werden getoond. In deze release zijn de onterechte meldingen opgelost van medewerkers die in dienst zijn en in een periode niet werken. L1614 Het Aantal Contracturen per week is niet aangeleverd, terwijl de Code soort inkomstenverhouding gelijk is aan 11, 13, 15 of 17. L1615 Er is geen Contractloon aangeleverd, terwijl de Code soort inkomstenverhouding gelijk is aan 11, 13, 15 of 17. Hoe In deze release zijn de onterechte meldingen opgelost van medewerkers die in dienst zijn en in een periode niet werken en verloond worden. Uw actie Er is geen actie nodig. Selecteren bepaalde gegevenselementen in grondslagen niet mogelijk Melding Bij de grondslagen van de soort Dag, was het niet mogelijk om de volgende gegevenselementen te selecteren: Overig Verlof 3 dagen (Dag) Overig Verlof 4 dagen (Dag) Hoe Dit is opgelost, zodat u bovenstaande gegevenselementen nu kunt selecteren in Grondslagen waar u elementen met als soort Dag kunt inrichten. Uw actie Er is geen actie nodig. Signaal Normuren Syntrus Achmea zijn niet gevuld onterecht in Signaleringsverslag (change 972376) Melding Het signaal Normuren Syntrus Achmea zijn niet gevuld (Fout) werd voor medewerkers die uit dienst zijn getreden onterecht in het Signaleringsverslag vermeld. Oplossing Het onterecht verschijnen van deze melding voor uit dienst getreden medewerkers is vanaf deze release opgelost. Voortaan kan de melding alleen nog voorkomen als gelijktijdig aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan: In het scherm Loonaangifte staat de indicatie Pensioenaangifte SA formaat op Ja. In het bedrijfsscherm Stuurgegevens heeft het veld bedrijfsuren een waarde lager dan 1. In het scherm Medewerker(s) is bij Dienstverband indicatie de waarde In dienst ingevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Pensioen variabel in combinatie met 30%-regeling (change 733261) Melding Bij het berekenen van variabele pensioenen kunt u inrichten dat de inhouding van het pensioen meetelt in de grondslag (in eigen grondslag). Ook is het mogelijk om de bruto inhouding van de 30%-regeling in de grondslag van het variabel pensioen mee te laten lopen. In deze situatie werd in soms de variabele pensioenpremie niet op de juiste manier berekend. Hoe De regeling is aangepast per 01-01-2019. Vanaf deze release wordt de variabele pensioenpremie over de correcte grondslag berekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte - CAOcode niet altijd doorgeven (change 1039746) Melding Als de code soort inkomstenverhouding -in Payroll Business is dit  Soort inkomen - één van de volgende waarden heeft, mag het veld CAO code niet aan de Belastingdienst worden doorgegeven 22, 23, 24 31 t/m 39  40, 42, 43, 45, 46 50, 52 of 54 t/m 63 Het veld CAO code werd echter altijd doorgegeven. Oplossing Wij hebben ervoor gezorgd dat als het veld Soort inkomen een van de hiervoor genoemde waarden heeft, de CAO code niet meer in de Loonaangifte wordt aangeboden en dus niet aan de Belastingdienst wordt doorgegeven. Uw actie Er is geen actie nodig. Scherm Arbeidsvoorwaardegegevens (change 1113870) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens Melding In het selectiescherm Arbeidsvoorwaardegegevens werden niet alle arbeidsvoorwaarden voor alle medewerkers getoond. Oplossing Dit is opgelost, zodat voortaan voor alle medewerkers weer alle toegewezen arbeidsvoorwaarden in het selectiescherm worden getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. Importeren Raet Basisdocument  - verwerking numerieke velden met decimalen (change 967941) Melding Bij het inlezen van excelbestanden van het type Raet Basisdocument, werd niet het aantal decimalen toegepast zoals dat als eigenschap van de cel was vastgelegd. Afrondingen konden er toe leiden dat het bestand werd afgekeurd met de boodschap: Mutatie-fout 16: Maximaal aantal decimalen is 2. Voorbeeld: de inhoud van de cel zoals die boven in de Excel-sheet wordt weergegeven als u de cel selecteert is 10,3405078, terwijl het aantal decimalen van de cel op 2 is ingesteld. In de cel zelf ziet u dan 10,34. Oplossing Voortaan wordt bij het importeren het aantal decimalen toegepast zoals u dat in de cel ziet. Daarbij maakt het niet uit of de cel van het type Tekst is, of van het type Getal. Uw actie Er is geen actie nodig.  Elementen niet zichtbaar in Self Service (change 979249) Melding In de module Self Service was het niet mogelijk om bepaalde declaraties of urensoorten te kiezen. Dit ondanks het feit dat het betreffende element wel was vastgelegd bij één of meer medewerkers in HR Core Business. Oplossing Het probleem bleek op te treden bij alle elementen met geldigheid Eenmalig (dag), die voor het eerst in gebruik werden genomen. Dit is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. De ontbrekende elementen zijn vanaf deze release alsnog beschikbaar. Leg bij nieuw in gebruik te nemen elementen eventueel de waarde 0 vast bij een willekeurige medewerker om het element beschikbaar te maken. Deeltijdfactor dubbel toegepast op vaste toeslag (change 4932) Melding Bij een medewerker die opnieuw in dienst werd gemeld (er werd dus geen nieuwe medewerker aangemaakt of gekopieerd) en de nieuwe datum in dienst in de afrekenperiode lag (dus niet de eerste van de afrekenperiode), werden de Deeltijdfactor (gegevenselement) en de gewogen deeltijdfactoren (payrollelementen) in die afrekenperiode niet goed vastgesteld. Dit had invloed op de uitbetalingen die afhankelijk zijn van deze deeltijdfactoren, bijvoorbeeld vaste toeslagen. Oplossing Dit is opgelost per 1 januari 2019. Uw actie Er is geen actie nodig. Vanaf januari 2019 worden deze factoren correct vastgesteld. Ziektedagen leidden tot verkeerde telling SV-dagen (change 602020) Melding Als er uren in de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto) werden vastgelegd, werden de SV-dagen die overeenkomen met het aantal ziektedagen ten onrechte teruggeboekt, omdat deze niet gekoppeld was aan de Ziekte-uren.  Oplossing Als de berekening van ziekte via Salaris (variabel bruto) op uren is gebaseerd, is hierdoor ook het bepalen van de SV- dagen aangepast. De SV-dagen worden nu opgehaald bij het overeenkomstige element Ziektedagen. Dus als Ziekte-uren n gevuld is, dan wordt gekeken naar Ziektedagen n. Uw actie Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto) Om de berekening van de dagen bij ziekte in de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto) correct te laten verlopen bij de berekeningsmethode uren, moet u als Ziekte uren n is ingevuld, ervoor zorgen dat ook het overeenkomstige gegevenselement Ziektedagen n is ingevuld en niet het gegevenselement Salaris dagen ziek. Als u dus nog Salaris dagen ziek invult, moet u nu Ziekte dagen n invullen als u ook Ziekte uren n gebruikt en de berekening plaatsvindtop basis van de uren. Medewerker in dienst per 1-12-2018 toch salaris (change 1076092) Melding Een medewerker met periodiek loon komt 1 december 2018 in dienst. Deze datum valt in het weekend, maar de medewerker krijgt toch salaris. Oplossing Per januari 2019 is het mogelijk per klant in te richten of de weekenddagen als werkdag gelden. De default waarde is dat het weekend niet wordt toegepast per 1 december 2018. Klanten die wél gebruik willen maken van de telling van het weekend als werkdag kunnen contact opnemen met de Service Desk om dit te parametriseren. Uw actie Er is geen actie nodig.   Publishing Date : 12/28/2018

  Gewijzigd en verbeterd Importfunctie waardenlijst controleerde niet op 10 tekens Waarom De waarde van een functie mag uit maximaal 10 tekens bestaan. Als je via het scherm Waardenlijst een nieuwe functie aanmaakt, controleert het systeem dit. De importfunctie, controleerde dit echter niet, waardoor het mogelijk was om functiewaardes of-codes aan te maken met meer dan 10 tekens. Hierdoor ontstonden er ook fouten bij de achterliggende systemen.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Vanaf deze release controleert de import of de nieuwe functiecode uit niet meer dan 10 tekens bestaat. Gaat het om meer tekens, dan wordt deze nieuwe functiecode niet aangemaakt.  Actie Er is geen actie nodig.  Scherm Definiëren Signaal verbeterd Waarom Het filter in het scherm Definiëren Signaal werkte niet en het scherm liep vast als het zoekveld Periodiek was geselecteerd.  Hoe Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Vanaf deze release is het scherm aangepast en verbeterd: je kunt het filter nu wel gebruiken en het scherm loopt niet meer vast.  Actie Er is geen actie nodig. Ouderschapsverlofrecht eerder berekend Waarom Het recht van een medewerker op ouderschapsverlof werd pas berekend, als het ouderschapsverlof was aangevraagd. De medewerker zag niet wat het verlofrecht was als er voor het eerst een verlofaanvraag werd gedaan. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat het berekenen van ouderschapsverlofrecht eerder kan plaatsvinden. Hoe Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is het veld Ouderschapsverlof opnemen toegevoegd. Vul je hier Ja in, dan berekent het systeem meteen het Ouderschapsverlofrecht voor alle Ouderschapsverlofsoorten binnen de verlofregeling van het bedrijf. Dit zal meestal Ouderschapsverlof betaald 1 en Ouderschapsverlof (Onbetaald) zijn vanaf 2 augustus 2022. De bestaande methode waarbij ouderschapsverlof wordt berekend bij een verlofaanvraag, blijft naast deze nieuwe optie bestaan.  Let op Als je bij een Kind het veld Ouderschapsverlof opnemen op Nee zet, wordt het verlofrecht weer verwijderd. Dit kan nodig zijn als een medewerker zich bedenkt en geen Ouderschapsverlof opneemt. Je moet er dan ook voor zorgen dat de verlofaanvraag wordt ingetrokken. Bij het inrichten van Ouderschapsverlof onbetaald, kan het zijn dat op het niveau BedrijfsCAO nog 26 weken ouderschapsverlof staan en een leeftijdsgrens van 8 jaar. Als dit op BedrijfsCAO-niveau zo is ingericht en je wijzigt in het scherm HR Stuurgegevens de OSV factor in 17 weken, dan rekent het systeem toch met 26 weken. Om dit op te lossen, moet de waarde op het niveau BedrijfsCAO worden verwijderd. Hiervoor kun je een ticket indienen. Op korte termijn willen we een apart scherm beschikbaar stellen dat toegang geeft tot deze velden, zodat je ze zelf kan aanpassen.  Actie HR Core Business: als de OSV factor en Leeftijdsgrens onbetaald zijn ingericht op het niveau BedrijfsCAO, dien dan een ticket in om deze te laten beëindigen.  HR Self Service: om aan te sluiten op deze functionaliteit kan je het element Opnemen ouderschapsverlof toevoegen aan de tegels waarbij kindgegevens worden vastgelegd.   Opgeloste meldingen  Koppelingen HR niet zichtbaar in HR Core (3556963) Waarom Met ingang van de april release is het mogelijk om de persoonslaag voor jouw organisatie zelf te activeren via het scherm Koppelingen HR. Omdat dit scherm niet voor iedereen toegankelijk is, kun je vanaf deze release de persoonslaag ook activeren via het scherm Stuurgegevens UPI/Identity.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens UPI/Identity Aan het scherm Stuurgegevens UPI/Identity is de optie Persoonslaag actief toegevoegd en het veld Toekennen UPI. Het activeren of deactiveren van de persoonslaag doe je als volgt: Als je de optie Persoonslaag actief aanvinkt, wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag aangezet. Opmerking: als de optie Persoonslaag actief is aangevinkt en je haalt het vinkje weg, dan wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag gedeactiveerd. Nadat je het vinkje hebt weggehaald, vindt er geen synchronisatie meer plaats tussen medewerkers en personen. Via het veld Toekennen UPI kun je voor het zoeken naar een persoon kiezen uit de volgende methodes van koppelen:  Alleen Burgerservicenummer BSN, geboortenaam en geboortedatum Het systeem zoekt dus altijd eerst op Burgerservicenummer (BSN) om na te gaan of er een persoon is met hetzelfde BSN. Heb je echter de zoekmethode BSN, geboortenaam en geboortedatum gekozen, dan zoekt het systeem verder en kijkt of er voor de medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters + achternaam + geboortedatum. Het koppelen van een medewerker aan een persoon vind altijd plaats in de volgende situaties: Situatie Medewerker met Burgerservicenummer Persoon met Burgerservicenummer Vind er een unieke koppeling plaats? A Nee Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum B Ja Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum C Nee Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum D Ja Ja Ja, op basis van Burgerservicenummer Controles Voordat je de persoonslaag activeert, moet je een aantal stappen uitvoeren. Zie hiervoor de toelichting bij de optie Persoonslaag actief in het online help onderwerp Schermen en velden > Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen. Informatie over het rapport Voorgestelde UPI vind je in het helponderwerp Schermen en velden > Rapporten > Personeelsmanagement > Voorgestelde UPI. Actie Als je de persoonslaag voor jouw organisatie wilt activeren, volg dan de bovengenoemde stappen en kijk in de online help voor informatie over het rapport Voorgestelde UPI en bijbehorende conflicten. Uitleg verwerkingsverslag conversie Persoonslaag Nadat je als klant en/of consultant de persoonslaag hebt geactiveerd via Stuurgegevens UPI/Identity gaat de conversie vanaf 17.30 van start. Hoeveel tijd de conversie in beslag neemt, hangt af van de grootte van de klant. Voor klanten tot 5000 medewerkers duurt de conversie ongeveer een uur. Zodra de conversie gereed is, plaatst het systeem het verwerkingsverslag onder Gedeelde rapporten. Let op: dit rapport is zichtbaar op klantniveau: selecteer in het navigatiepad bovenin het scherm de klant zonder bedrijf erachter.   Als het eerste tabblad in dit rapport leeg is, zijn alle medewerkers met een UPI gekoppeld aan een persoon. Als er medewerkers op het eerste tabblad staan, was er bij die medewerkers een probleem met het koppelen aan een persoon, bijvoorbeeld twee medewerkers met dezelfde UPI maar een andere achternaam.  Actie Als er medewerkers staan op het eerste tabblad van het verwerkingsverslag, maak dan het rapport Voorgestelde UPI om daarin de opmerkingen te bekijken. Corrigeer de betreffende medewerkers en zet vervolgens eerst de optie Persoonslaag actief uit en daarna weer aan, zoals hiervoor beschreven. Na 17:30 start de conversie dan opnieuw en worden de ontbrekende personen aangemaakt; zodra de conversie gereed is, wordt er een nieuw verwerkingsverslag aangemaakt.  Medewerker gekoppeld aan meerdere personen (3592360) Als een medewerker wordt aangemaakt met een UPI en de persoonslaag staat aan, wordt de UPI de persoonscode. Elke medewerker krijgt in principe een eigen UPI en Persoon. Echter als een medewerker al bestaat, wordt op basis van het Burgerservicenummer de bestaande UPI opgezocht en aan de nieuwe medewerker gekoppeld. Hiermee heeft een Persoon, twee medewerkers. Het gaat dan om dezelfde Persoon met meerdere dienstverbanden binnen de organisatie.  Soms komt het voor dat een medewerker die voor een 2e keer in dienst treedt, toch een eigen UPI krijgt en daarmee aan een nieuwe persoon wordt gekoppeld. Dit kun je herstellen via Medewerker > Persoon > Wijzig UPI. Situatie Een oude medewerker met ingangsdatum 1-1 wordt gekoppeld aan de nieuwe medewerker met ingangsdatum 1-7 via de optie Wijzig UPI, worden bij de oude medewerker in het tijdvak van 1-1 tot 1-7, de UPI en persoon ontkoppeld. Vanaf 1-7 is de oude medewerker gekoppeld aan de nieuwe persoon. Hiermee wordt voorkomen dat mutaties van voor 1-7 ook doorwerken naar de nieuwe medewerker.  De oude persoon, waaraan geen medewerkers meer zijn gekoppeld, wordt volledig verwijderd. Door deze aanpassing voorkomen we dat een medewerker aan twee personen gekoppeld is. Actie Er is geen actie nodig.

Notifications Unique Personal ID and person conversion Why When using generic APIs, such as Identity and Access Management, Medical Leave Management and Medical Leave Management 2.0, the use of the Unique Personal ID (UPI) is mandatory. It ensures that unique persons and associated employees are identifiable in interface applications and services. The UPI field is available for specifying this ID, and now a new level in the HR Core Business structure has been introduced to link employees. An example of a person’s structure with associated employees: How Employee > Employee > Employees Employee > Person > Person When you use either of the above solutions, the UPI must be specified as part of the implementation process. The UPI is used to create unique persons. This requires a conversion, which ensures that the personal data at the employee’s level is synchronized and included at the person’s level. The Person Data 2020-10 document – available in the community – contains the data that is made available to interface applications at the person’s level and is used for synchronization. Your action Before synchronization commences, the Unique Personal IDs must haven been specified. The data of the employee with the most recent employment must be current. New Reference to the employee’s associated person Why With the application of UPI and the introduction of the Person level in the HR Core Business structure insight into the employee’s relation with the person is required.  How Employee > Employee > Employees The Employees screen now includes the Person field that shows the reference. This field cannot be modified. The reference is displayed when the new Person level has been activated. This new level will be rolled out in phases and where required – initially for clients who will start using Identity and Access Management or Medical Leave Management 2.0. Your action No action is required. Modified and Improved UPI uniqueness check based on BSN Why As an organization may have multiple employees with the same last name and date of birth, the UPI uniqueness check must take place using the BSN (Citizen Service Number). The BSN may be used under certain conditions. The BSN may not be used as a result or search field. How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group Management > Data exchange > Modify UPI When an employee’s Unique Personal ID (UPI) is entered, a check is performed to determine if the UPI is already in use. If it is, the BSN of the existing employee with the existing UPI must match the BSN+UPI combination of the new employee. The last name and date of birth must still be checked. Your action If you want to change or enter the UPI to indicate that the same personal data applies to multiple employees, the BSN, last name and date of birth of these employees must match. Auto-population of Unique Personal ID (UPI) Why When entering a new employee, the user must determine whether that employee should be linked to another employee with the same personal data through a Unique Personal ID (UPI). When the user specifies a different UPI for an employee (where an employee with the same personal data already exists), this will result in a new unique person; that person cannot be linked to the existing employee. This situation is now prevented through auto-population of a UPI based on the BSN (if the BSN is already known by the client). How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group When specifying the BSN of a new employee, the system checks if that BSN is known by the client and auto-populates the Unique Personal ID field with a suggested value. If the intention is to create a new person by entering a new employee, the suggested UPI can be overwritten. This is not yet possible for self service or import.  Your action The UPI is auto-populated based on the BSN+UPI combination already available in the application. We therefore recommend making sure the current BSN+UPI combinations are correct. Autogeneration of Unique Personal ID Why In order to be able to automatically fill in the unique personal ID (UPI) with the employee code or with an automatically generated UPI, new control data is available. With this you can set that the UPI is automatically filled with the employee code or with a number that is automatically generated, whether or not based on a serial number. If you have the UPI generated automatically, you can choose whether you want to supplement the automatically generated number with leading zeros and if so, up to what maximum length. Hoe Settings > Data entry > Configuration UPI As of this release, the Configuration UPI screen has been added to the Settings > Data entry menu. When entering a new employee, the UPI is filled in based on the settings recorded in this screen.   Veld / optie Toelichting Fill UPI with Employee code Select this if you want the employee code to be entered automatically when entering a new employee as a UPI. Please note that when using the employee code, this can lead to unique UPIs per employee, while some employees should receive the same UPI in order to identify them as the same person. Auto generate Choose this if you want the application to automatically generate a UPI. Once you select Auto Generate, you will see the fields described below for capturing some of the properties of the auto-generated UPI. Sequence number Enter a sequence number, if you want the UPIs that the application generates automatically, are based on this sequence number + 1, this sequence number +2, etc. You will only see this field if you have selected Auto generate in the Fill UPI with field. Leading zeros Place a check mark here if you want the automatically generated UPI to be supplemented with leading zeros up to the maximum length you specify at Total length. As soon as you put a check mark here, you will also see the fields Total length and Preview. Total length Enter the total length of the UPI, i.e. how many characters it may contain. If the option Leading zeros is checked, the application fills the automatically generated UPI with leading zeros up to the maximum length. Please note that we advise not to use UPIs longer than 15 characters. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Preview Here you can see an example of the UPI based on the settings you have entered in the screen. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Your action If you want to have the UPIs generated automatically within your organization, record the desired settings as described above. Location description, Identity and PingID added to person synchronization Why As part of the synchronization process of the personal data of an employee at the person’s level, the following data has been added: Location description Postal address location description Identity and PingID This means that the values specified in these fields are also stored at the person and other employees linked to this person. How Employee > Employee > Employee address details Employee > Employee > Employee (supplementary) Once the new Person level is in use, this data is made available at the person’s level. This means that the data is made available when data of a person is retrieved. The values of other linked employees with the same personal data, linked to the same person, are also updated. Your action When the Person level is used, we recommend ensuring that the above fields contain current values. These values are also synchronized with the person and the other linked employees. Publishing Date : 9/18/2020

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. za_zo_release_2_24x24.png  Zaterdag 8 januari 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. De link leidt je naar de releaseberichten. wo_release_24x24.png  Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's