Vejledninger i Visma.net ERP

Hej alle, I denne guide vil jeg beskrive hvordan det supersmarte og effektive banktranssaktions håndterings værktøj “Uddrag fakturanummer” fungerer og hvordan man opsætter det. Dette værktøj kan bruges til at let trække information ud fra bankteksten hen til fakturanummer kolonnen Til at starte med, så gå ind i fanen “betalingsmetoder” (CA2040PL)   Vælg så jeres betalingsmetode (i dette eksempel betalingsmetode 1). Gå så under “betalingsindstillinger” og vælg + og tilføj en linie.   Vælg “Fakturaref nr præfiks” i bankdetaljetypen, og udfyld en beskrivelse såsom “faktura”. Nu skal vi til at sætte denne betalingsindstilling i brug, og “kode” den op til at kunne aflæse de forskellige linjer på ens betalinger. Gå under “beholdningskonti” (CA2020PL) og vælg din beholdningskonto.    Gå igen under “betalingsindstillinger” og vælg betalingsmetode 1   Udfyld i feltet “værdi” de præfikser som du vil have den skal afhente fakturanummeret på. Her kan det være i mit eksempel “faktura, invoice, f, Faktura, Invoice, F, Faktura:, faktura:”, alt efter hvad der bruges af tekster for jer i banken, alle separeret af et komma.   Nu vil den automatisk kunne føre teksten fra “trans. Beskrivelse” over til “fakturanummer”, hvor den udfylder fakturanummeret simpelt og hurtigt. 

Hej alle, I næste uge vil det nye salgsordre billede blive lagt ud til alle kunder, hvor en bruger nu skal have nogle specielle roller for at kunne benytte denne fane.  Grunden til at vi har lavet en ny salgsordre fane, er at den nye salgsordre fane både er mere intuitiv, men også MEGET hurtigere end den gamle fane. Prøv den meget gerne, og lad os høre hvad i syntes.    Men hvordan sørger jeg for at jeg kan bruge den?   Gå til visma home, og vælg så "Admin"  Inde i admin, skal man først gå til "Brugere" og så vælge brugeren.  Bagefter skal man under brugerens roller give adgang til det som hedder: "Sales Creator (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne oprette salgsordre. "Sales viewer (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne se salgsordre men ikke oprette dem "Sales profit viewer (nextgen)" - Hvis brugeren skal kunne se marginen på salgsordre.    Hvis brugeren skal have adgang til det hele, så gerne giv dem alle tre roller, men hvis ikke, er det vigtigt at man får tildelt de rigtige roller til ens brugere. 

Hej alle, I dag har vi lagt vores første kik på den nye salgs ordre fane.  Grunden til at vi allerede har lagt den ud selvom den ikke har alt, er for at få jeres vigtige feedback, for at vi ved vi arbejder den rette vej, til at bygge netop den fane som i ønsker.  Noget som man vil mærke når man bruger fanen, er hvor responsiv og hurtig den er. Den er nemlig meget hurtigere end den gamle fane, og kan med fordel bruges til hvis man skal taste flere linier ind.  Jeg har lavet en kort video hvor jeg gennemgår hvordan man bruger fanen

I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man opretter en ny konto i kontoplanen Til at starte med skal man gøre følgenende 1. Gå til "Menu" i toppen af venstre side 2. Gå til "Finans" 3. Gå til "Kontoplan"   Her får man så en liste over ens eksisterende konti. Vil man oprette en ny konto skal man gøre følgende overvejelser 1. Hvor skal den ligge i kontoplanen? (Nummer, type af konto) 2. Hvilken kontoklasse skal den ligge i? 3. Hvilken momskode skal den have? Når man har gjort følgende overvejelser, er man klar til at oprette den nye konto. For at oprette den, skal man vælge "+" i toppen.  Her skal man udfylde felterne såsom Kontonummer, kontoklasse, beskrivelse (navn på konto), posteringsfunktion (hvilken type konto det er), samt momskode.  Når man har udfyldt felterne med diverse information, så kan man klikke "Gem𝍍" (den lille harddisk) i toppen. 

Med denne vejledning kan du komme i gang med at automatisere handlinger i Visma.net. Visma.net kan med denne funktion effektivisere "dagens handlinger" så man går fra "at gøre" til at "følge op".    Automatisering planlægges som sagt fra forskellige handlinger og nedenfor eksempler på hvordan man kommer i gang.   * Processor i alle moduler eksempelvis "oprettelse af indkøbsordre" * Notifikation af en handling eksempelvis én salgsordre som har en bestemt status. * Udsendelse af én rapport eksempelvis én kundesaldo liste / saldo balance. Oversigt over automatiserings planer ( ScreenId=SM205030 )     Eksempel på en proses som er automatiseret og kører løbende.     På salgsordrer er der tilføjet én notifikation med følgende informationer      På salgsordrer er der tilføjet én notifikation med følgende informationer.      Eksempel på en notifikation som er automatiseret  En salgs ordre ( SO ) er oprettet med en værdi > 99.999,- udløser at der sendes en notifikation.       Notifikation modtages som e.mail    ( man kan også bruge funktionen SM2050PL )  Se særskilt vejledning på community     Eksempel på udsendelse af en rapport som er automatiseret       Hvorfra er udsendelse af rapporten automatiseret. ?        Hvorfra er udsendelse af rapporten automatiseret. ? Gå til SreenID AR632500. Opret en skabelon og indsæt en tidsplan.       Læs også vejledning om notifikation her på community som giver mulighed for at notificere dig allerede ved ind logning til Visma.net   

I approval er der kommet et nyt iframe inde i vores godkendelsesbillede.  Dette billede har med formål at sørge for at man hurtigt og overskueligt kan godkende bilag uden at skulle hoppe mellem faner og lede efter bilagsdetaljer, som man har skulle før. Nu har vi samlet alt i et sted.  For at sørge for at man selv kan customize hvad man ser, så kan man ude til højre vælge at skjule/vise de forskellige dele. Dette kan være brugbart såfrem man fx ikke bruger kommentar feltet eller andet.  Ruller man ned på siden, kan man se at der er redigeringsfeltet hernede. Dette gør dog at man ikke kan se så meget af bilaget. Min anbefaling er at man klikker hvor pilen er på mit billede, så bilaget altid vil stå til højre, for fx redigeringsfeltet. I mit næste billede har jeg skjult kommentarer, samt klikket på den knap jeg lige har vist, og nu kan man se hele godkendelsesdelen hurtigt og nemt, og dermed har jeg lavet en opsætning som jeg kan bruge til at let og overskueligt godkende mine bilag med knappen "godkend" øverst til højre Er der spørgsmål eller feedback til dette nye UI, må i endelig skrive det i kommentar feltet.  

I expense er der blevet udgivet et nyt user interface, som jeg hurtigt vil gennemgå i denne guide.  Når du inde i expense trykker på "opret nyt udlæg" så kommer der nu en dialog boks op, hvor man kort kan vælge afdeling, produktgruppe eller projektnummer.    Bagefter dette, bliver man mødt af en lidt tom side. Her kan du klikke på "tilføj udlæg"   Her kommer man så til et pop-up hvor man kan udfylde diverse detaljer omkring udlægget.    Formålet her, er for at beskrive hvor du opretter et udlæg for. Dette felt er ikke beregnet til noter, men mere en kort beskrivelse om hvad man laver et udlæg for. Når man har udfyldt felterne og uploadet sin kvittering/faktura, kan man klikke "tilføj".  Så har man tilføjet udlægget. Er der ikke mere, kan man vælge "send til godkendelse" i højre bar, og ellers kan man tilføje noter som vist nedenunder   Er der spørgsmål eller feedback til det nye userinterface, hører jeg meget gerne på dem. 

Sådan kan du komme igang med budgettering i Visma.net   Denne artikel opsummerer kort hvordan man opretter og vedligeholder budget i forskellige  varianter.    På Community kan du finde forskellige varianter af rapporter som understøtter dine budget varianter    Budget - “How to” 1.draft  Vælg et budget “hovedbog  Her kan flere budgetvarianter op rettes eksempelvis budget og budget revision ● Værdier er nummeriske. Eksempelvis skal konto for kontantrabat i  omsætningsklassen oprettes med (-) fortegn    Forudindlæs artikler  Her vælges parametere for eksempelvis sidste års tal + 20 %   Budget - “How to” 1.draft  Administrer budget:  Når et budget er “frigivet” kan man “gå tilbage til senest frigivne værdier”   Frigiv budget:    Budget oversigt ( rapport )   3 Budget - “How to” 1.draft  Budget vs realiseret  Rapporten er vedlagt som .xml import    

I denne vejledning finder du en gennemgang af opsætning af kundefakturaer som ønskes sendt gennem AutoInvoice.    En kombination af opsætning på kunden og aktivering af dine automatiseringsplaner da vil processen fra oprettelse af faktura til kvittering for modtagelse ske helt automatisk.   Opret/vedligehold kunde, opret faktura og aktiver Autoinvoice så er du fuldautomatiseret i din faktura proces. Du kan naturligvis og udføre det samme fra din salgsordre proces. Autoinvoice - kundeindstillinger   Autoinvoice - opret en kundefaktura   Autoinvoice - automatisering af handlinger   Autoinvoice - Kundefaktura frigivet ( bogført)   Autoinvoice - adgang til Autoinvoice   Autoinvoice - overbliksbillede    Autoinvoice - detaljer pr. faktura   Autoinvoice - notifikation til modtager   Autoinvoice - accept hos modtager   Autoinvoice - Kundefaktura opdateret    

Med vedlagte vejledning kan du komme igang med at anvende flowet fra oprettelse af indkøbsordre til fakturamodtagelse. Vejledningen tager dig igennem de bogføringer som håndteres undervejs og giver et bud på hvordan man løbende kan holde styr på saldobalancen.   Ps: Læs også vejledning omkring håndtering af returnering af varemodtagelse. Indkøbsordrer / varemodtagelse / fakturamodtagelse  Opret Indkøbsordre   Gennemfør Varemodtagelse fra indkøbsordren  “Frigiv” efterfølgende varemodtagelsen.  Varemodtagelsen er nu bogført som “varer modtaget men ikke faktura modtaget” ( debet varelager / kredit  periodisering modtagne varer ).   Kontooplysning     Fakturamodtagelse af varemodtagelse  Gå til Handlinger i “Varemodtagelse” og “Opret leverandørfaktura” og “Frigiv”   Bogføring af varemodtagelse afsluttes og leverandør faktura bogføres Konto 83500 er i “balance” / “0-stillet”   Tips og tricks ( “to do” & “not to do” )  Bogfør “ikke” direkte mod konto 83500 ( modtagne varer )  Check at alt er frigivet ( varemodtagelser, retur og leverandørfakturaer) ● (frigiven ) Varemodtagelse skal udløses ved at modtage en leverandørfaktura ● (frigiven ) Returnering af varer udløses ved at modtage en kreditnota ● Kreditnota udlignes via “Bankbetaling” med faktura ( se vejledning ) ● Retur kode - “Årsagskode” ( postering mod konto 83500 )  Brug “bilagsafstemning” evt som daglig rutine for at afstemme “åbne  varemodtagelser”.   Øvrige fejlsenarier ( se kommende slides ) Fejl senarier:  Bogføring af leverandørfaktura mod lagervare uden varemodtagelse ● Kan ikke “frigives” hvis varen er en “lagervare” Fejl senarier:  Registrering af varemodtagelse uden tilknytning til indkøbsordre. ( varemodtagelse bogføres mod konto 83500)     Fejl senarier:  Registrering af leverandørfaktura med efterfølgende tilknytning til varemodtagelse. (Kan ikke frigives hvis ikke der knyttes til varemodtagelse)    Fejl senarier:  Indkøbsordre med vare linie rabat     Fejl senarier:  Varemodtagelse af indkøbsordre med linie rabat   Fejl senarier:  “Se lagerstyringsdokument” viser batchen     Fejl senarier:  Fakturamodtagelse af varemodtagelse med ændret rabat   Fejl senarier:  Ændret rabat på fakturamodtagelse korrigeres mod varelager tilgangen på varemodtagelsen     Afstemning Opret en “konto-afstemning” til at vise åbne poster på konto 83500 Markér for “valgt” udligner åbne poster på konto 83500 ( efter at have aktiveret “afstem” … kan afvikles flere gange og fortrydes) Saldo balance ultimo periode 10 og hvilke poster består denne saldo af ?    Gå til kontoafstemning og dokumenter saldobalancen

Med denne vejledning kan du komme i gang med at bruge styklister / KIT. Start med at definere et "KIT" samt de elementer som skal indgå i styklisten. Sørg for at have elementerne på lager ( hvis det er lager varer som indgår ) og producer efterfølgende det samlede "KIT". Herefter er lager saldi opdateret på elementer og "KIT" klar for salg.   Opret én vare ( stykliste hoved / KIT) ( IN202500)   Opret varer ( stykliste elementer / KIT elementer)   Sammensæt styklisten ( IN209500)      Lager saldo på stykliste elementer skal være tilgængelig forud for produktion( IN401000)     Producer styklisten / KIT - montering   Lager saldo på styklisten ( KIT )    Varen ( styklisten ) er nu klar til salg       

I denne vejledning gennnemgår vi, hvordan du opsætter en ny kunde med brugere og moduler, efter du har oprettet denne i STORE.

I denne vejledning kan du se hvordan Visma.net håndterer årets akkumulerede resultat samt hvordan det vises i balancen. Ved en periodeafslutning eller ved årsafslutningen kan man disponere årets resultat mod andre konti i egenkapitalen end overført resultat eksempelvis afsættelse af foreslået udbytte. Periode afslutning  Efter en periode er rapporteret anbefales det at lukke regnskabsperioder (ScreenId=GL50300S)     Periode afslutning   Alle perioder frem til periode 07-2020 er nu lukket i alle moduler (ScreenId=GL201000)   Periode afslutning   Man kan stadig oprette eksempelvis en salgsordre med dato i én lukket periode   Periode afslutning  Men det er ikke muligt at “fakturere” salgsordren i én lukket periode.     Periode afslutning  Såfremt man ønsker at postere i en lukket periode kan dette “aktiveres”. Husk at “deaktivere” igen. (ScreenId=GL102000)  Periode afslutning / Årsafslutning ● Disse 2 konti håndterer “resultat år til dato” i balancen       Periode afslutning / Årsafslutning ● Årets resultat vises løbende i balancen på konto 81900     ●Periode afslutning / Årsafslutning      Periode afslutning / Årsafslutning  Balancen for 01-2021 viser nu årets resultat 12-2020 på konto 81300 ( uden bogføring mod konto 81900 )       Periode afslutning / Årsafslutning  I dette eksempel er der disponeret udbytte for året 2020 i resultatopgørelsen   Periode afslutning / Årsafslutning  Balancen er nu opdelt i disponering af foreslået udbytte og resterende som overført resultat  

One Stop Moms ordningen er et nyt område for mange. Der er skrevet flere gode artikler om betingelserne for at opfylde kravene for ordningen.  Blandt andet https://www. danskerhverv.dk/presse-og- nyheder/nyheder/2021/august/ undga-momsbovl--tilmeld-dig- moms-one-stop-shop/ + SKAT har nogle gode sider at læse igennem.   Der er indført en ordning som gør at man indberetter momsen til SKAT der så sørger for den videre afregning til rette EU land.   Vi skal ikke "kloge os" på hvordan reglerne skal tolkes og indføres. Blandt er der tale om en nedre grænse på EUR 10.000 men hvornår er den passeret og opfyldt ? Beregningen af momsen sker løbende med den moms sats som den private kunde bor i og man kan vel i princippet stå ved årets udgang og have et samlet salg til EU lande på mindre en EUR 10.000. Får man så pengene tilbage eller ?  Det er nok et anliggende den enkelte kunde skal afklare med sin revisor eller lignende.   Rent teknisk / systemmæssigt har vi lavet et forslag til hvordan beregningen kan foregå i Visma.net. I princippet handler det om at oprette relevante momskoder, moms zoner, moms kategorier for hver enkelt land / sats. Man kan med fordel også lave en selvstændig "moms leverandør" således OSM holdes ude af den normale momsrapport herunder også selvstændig konto for udgående moms OSM. Man kan se vores forslag i den vedhæftede fil, eller i teksten herunder.   Vejledning i hvordan One Stop Moms ( OSM ) kan sættes op i Visma.net Financials.  1.0 Opret selvstændige konti for postering af OSM samt afregning af samme. I dette eksempel er der taget udgangspunkt i den eksisterende standard kontoplan.    1.1. Opret ny momsleverandør ( kopier eventuel leverandør 49999 som findes i Visma.net standard.)   1.2. Opret momskategori   1.2.1 Opret momskategorier ( detaljer )   1.3 Opret momszone    1.3.1. Opret momszone ( detaljer )   1.4 Opret rapporterings gruppe knyttet til ny momsleverandør    1.4.1 Opret rapportering gruppe ( fortsat )   1.5 Opret momsnr. ( opret eventuel momsnummer før kategori og zone ) ( i dette eksempel er der brugt 19 % udgående moms i tyskland )  Når en tysk kunde faktureres fra eksempelvis en dansk webshop ( gælder kun specifikke varer og ydelser ) med levering fra DK til DE så pålægges fakturaen 19 % i moms og ikke de normale 25 %. Vær opmærksom på at dette gælder ved privat køb.  Fortolkning af OSM regler anbefaler vi som indledningsvis nævnt afklaret med eksempelvis med virksomhedens revisor.   1.5.1 Tilføj moms kategori    1.5.2 Tilføj moms zone   1.6. Kunde oplysninger  I dette eksempel er momszonen på kunden nedarvet fra kundeklassen. Man eventuel oprette en særskilt kunde klasse som understøtter momszone OSM eller sikre den ændres på faktura / salgsordre.   1.7 Oprettelse af kundefaktura    1.7.2 Oprettelse af kundefaktura - fortsat   1.7.3 Bogføring af kundefaktura    1.8 Moms detaljer der opsummeres i moms rapporten  1.8.1 Moms bogføringen akkumuleret i saldobalancen 1.9 Klargør og kør momsrapport mod leverandør 49998  Afregningen af momsen og dermed lukning af perioden sker som på den almindelige momsleverandør.  

I nogle situationer, vil det være supporten en stor hjælp at have adgang til kundens Visma.net miljø, for at kunne bistå med at løse en supportsag eller lignende.  Det kunne være i situationer, hvor det er kundespecifikke opsætninger eller hvor adgang er nødvendigt for at kunne analysere problembeskrivelsen direkte i kundens data.  Et ønske om adgang til kundens data vil som udgangspunkt ikke erstatte en problembeskrivelse, men være supporterens værktøj for at kunne indhente yderligere oplysninger i bestræbelse på at finde en hurtig og korrekt løsning i fællesskab

Ny rapport for opfølgning af budget på balancen.

Vi har lavet en rapport som kan bruges til at sammenligne regnskabet med budget