I vår leverantörsmatchning har vi lagt till IBAN som matchningsvärde.
Som ni säkert känner till sedan tidigare så finns möjlighet för er kunder att själva välja om ni vill matcha mot kombinationer av värden eller kombinationer av värden+enskilda värden. För mer info om detta samt hur och var ni ställer in om ni vill att endast kombinationer av värden från fakturan ska användas för att matcha en leverantör hittar ni här
https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Anvand-endast-kombinationer-av-varden-vid-matchning-av/ta-p/607974)
Den nya matchningsordningen är nu:
Endast kombinationer
GLN+BG
GLN+PG
GLN+IBAN
GLN
BG+ORGNO
BG+VATNO
BG+Name
PG+ORGNO
PG+VATNO
PG+Name
IBAN+ORGNO
IBAN+VATNO
IBAN+Name
Kombinationer + enskilda värden
GLN+BG
GLN+PG
GLN+IBAN
GLN
BG+ORGNO
BG+VATNO
BG+Name
PG+ORGNO
PG+VATNO
PG+Name
IBAN+ORGNO
IBAN+VATNO
IBAN+Name
ORGNO
VATNO
Name
BG
PG
IBAN
Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i IM.
Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal.
I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).
Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer).
När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.
Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.
Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön.
När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar IM mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.
Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.
Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com
I IM Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays.
Den avgör hur många dagar bakåt i tiden IME ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan. Om den exempelvis är satt till 60 så tittar IM på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i IM. Detta görs en gång per dag.
Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.
På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control Edge och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.
Varmt välkommen att anmäla dig här!
I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.
Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.
När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera:
Redan förfallna fakturor
Kund- eller leverantörsreskontra
Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.
Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.
Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.
Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.
Hör av dig till visma.control@visma.com, så skickar vi en länk till webbinaret.
När du jobbar med betalningsförslaget och behöver kontrollera detaljer på fakturan eller detaljer i attestflödet. Klicka IM ikonen på raden i kolumnen Faktura. Fakturabild med alla detaljer i flödet visas.
Notera att du behöver ha behörighet i IM för att kunna se detaljerna.
Betalningsförslag
Periodisera en eller flera rader i attestflödet Invoice Manager.
Har du rättighet som användare via din konteringsroll har du möjlighet att själv periodisera dina leverantörsfakturor.
Öppna fakturan
Kontera upp varje rad med konto, koddelar och belopp.
Markera vilka rader som skall periodiseras.
Välj knappen Periodisering
Periodiseringsdialog öppnas
Välj periodiseringskonto (konto som är förinställda visas)
Fyll i Datum från
Fyll i Datum till
Klicka på Spara
Periodiseringen är skapad och visas på konteringsraderna
Sakgranska och Välj Skicka för att Skicka vidare i flödet.
Tips! Du behöver inte använda knappen Spara innan du Skickar. Finns inbyggd sparafunktion innan du skickar. Spara knappen användas när du inte väljer att skicka vidare.
Vi har flera alternativ på hur rutinen återkommande faktura skall hanteras. Nu har vi stöd för att ni kan själva ställa in ett val per leverantör om ni inte vill att konteringsreferens skall läsas in vid import av nya fakturor.
Detta görs via Invoice Manager administrator
Enhetsregister\Enheter\Leverantörer\Extra Info
Markera "Använd inte konteringsreferens vi matchning mot återkommande faktura"
Om du redan har värde i mallarna kommer dessa att ignoreras vid import av nya fakturor som får träff på denna leverantörsmallen.
Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:
Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering.
Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.
Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering.
Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda.
Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.
Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering.
Välj bokföringsdatum.
Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.
Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.
Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.
Fältet antal anställda är nu obligatoriskt fält vid leverantörsregistrering.
Rapporten Avstämning Leveranstörsinformation visar antal anställda.
Leverantörsinformation
Undrar du hur du själv kan ändra i en periodisering eller i betalningsflödet? Har du funderat på vad konsekvensen blir av att ändra anläggningstyp, eller om det finns några smarta knep i periodiseringen som du inte använder idag?
Välkommen till våra webbinar om periodisering, anläggning eller betalningsflödet. Kostnadfritt för dig som har supportavtal.
Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning.
Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare. Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning.
All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.
Visste du att det finns en inställning i EFH flödet som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera objekt?
Detta är en bra funktion om ekonomihandläggaren vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.
Inställningen hittas i Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet = 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.
I gruppkön ankomst och egenskapade ankomstköer har du möjlighet att matcha om dina fakturor.
Det innebär om du saknar eller har felaktig referens på fakturan eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.
Om du ändrar till rätt referensvärde och har kopplat på funktionen återkommande faktura kan du välja att matcha om fakturan mot återkommande fakturamallen. Välj knappen Övriga åtgärder och Återmatchning och fakturan matchas mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.
För att se var i flödet en betalning befinner sig, kan du använda statusuppdateringarna under Inköp / Sök. Du laddar fram den eller de fakturor du vill veta mer om. Ifall din betalning innehåller många fakturor, är det ett tips att välja ut en av fakturorna. Då kan du söka fram status genom att ange fakturans löpnummer och klicka på "Ladda".
Om det finns en betalningsrad på fakturan, kan du börja med att kontrollera kolumnen status:
Betalningsförslag innebär att det finns ett betalningsförslag, och att du hittar fakturan under "Inköp / Skapa betalning" och på fliken "Förbered betalning", som är nästa steg. Välj datum, betalningssätt och status "Betalningsförslag" för att ladda fram betalningsförslaget på nytt efter t ex ett avbrott i betalningen.
Status "För automatbetalning" innebär att fakturan har sparats på fliken "Förbered betalning", och att du kan ladda fram den på nytt på fliken "Skapa betalning". Ange datum och betalningssätt och klicka på "Ladda".
"För återrapportering" innebär att fakturan är ivägskickad för godkännande eller väntar på att skicka en signal tillbaka att den är betald.
Om någonting har blivit fel i en betalning, kan du kontrollera Inköp / Sök och kolumnen Autopay meddelande, där det ofta finns ytterligare information. Du kan också kontrollera kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. Om reskontratypen är DB; Betalning, innebär det att du kan stryka betalningsraden och börja om på nytt med din betalning.
Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om betalningar.
Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.
Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.
Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.
Hur man gör kan ni se här:
Lägg till vikarie/ ersättare i EFH modulen
Du som är sakgranskare och attestant i fakturaflödet kan själva lägga till din vikarie genom att klicka på din användareikon som visas uppe till höger i attestflödet.
Välj knappen "Hantera ersättare"
Välj enhet (företag) eller markera "alla tillgängliga enheter "
Lägg till period from- tom
Lägg till din ersättare/vikarie
Välj knappen Lägg till
Detta innebär att alla fakturor som skickas till dig kommer att skickas till din ersättera/vikare under vald period.
Observera: Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som attestanen kan administratören tilldela temporära roller och ersättaren kan även ärva attestbelopp för rad och fakturabelopp från attestanten.
Du vet väl att det finns en avstämningsfunktion i reskontran?
Välj Försäljning-Avstämning för att göra avstämning av kundreskontran mot huvudboken post för post. Motsvarande finns även under Inköp.
Visma Edge l kommer jämföra och presentera, för vald affärsenhet och skuldkonton, de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som huvudboken.
Genom att klicka på Öppna-ikonen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer kan man se detaljer om fakturan och verifikationen för att vidare kunna analysera felet.
Det går att markera poster som avstämda, i kolumnen Avstämt, kommer inte gamla redan korrigerade fel fram. Det går att läsa fram de avstämda posterna igen genom att ta bort markeringen i Inkludera redan avstämda poster innan man klickar på Ladda.