Användartips för Control Edge

Har du sett att du numera kan spara bilagor på upp till 10 MB per fil, så länge du inte behöver skicka dem till Approval? Filtyper som fungerar i Control är bmp, doc, docx, gif, jpeg, jpg, odt, pdf, png, rtf, tif, tiff, xls, xlsx och zip.   För att se bilagan i OLE fältet i vyn verifikationsrader, behöver du lägga bilagan på radnivå. 

Att schemaläggaren kan användas för automatisering av processer har vi tagit upp i tidigare artiklar. Du kan exempelvis överföra verifikations- eller fakturaloggar som du importerat.   Det är nu möjligt att även schemalägga med upprepning per minut. Det är särskilt användbart för att få en kontinuerlig uppdatering av exempelvis register eller har flera affärsenheter, då du annars hade behövt sätta upp flera uppgifter för samma sak.      Kontakta oss på visma.control@visma.com om du har frågor och funderingar om du har andra frågor om automatisering av processer. 

  Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.                         

Genom att använda schemaläggaren, kan du automatisera en del av faktureringsprocessen.  Du kan t ex överföra fakturaloggar, bokföra fakturor och skicka fakturor dagligen. Gör så här:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.      Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.     Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kryssar du rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte.      När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier.    Du även välja uppgiften “Skicka fakturor dagligen”. Då fyller du i så som tidigare nämnts, och kan filtrera på affärsenhet, samt fylla i vilka betalningssätt som gäller. Du kan också välja att automatiskt uppdatera Betalningsorderstatus till Utskriven när utskicket har gjorts.    Kontakta oss på visma.control@visma.com om du vill veta mer om fakturering eller schemaläggaren. 

Har du sett att du kan använda färgformattering för att markera rader direkt i Control?   Om du får ett stort urval poster när du laddar fram information exempelvis under Redovisning / Sök, kan du förtydliga vissa fält så att de syns bättre. Klicka på kugghjulet till höger om radrubrikerna, och välj färgformattering.      Välj i vilken kolumn sökt värde finns, exempelvis Konto, vilket villkor som ska gälla för färgen och vilken färg som ska användas för bakgrund och text. Du kan välja att markera bara beloppet eller hela raden. Klicka därefter på Spara.    Du kan lägga till flera separat villkor, kolumner och färger samtidigt.      Hör av dig om du har frågor och funderingar. 

I uppdatering av IM i september har det tillkommit en ny systemparameter där ni som kund kan välja om endast kombinationer av värden från den inkommande fakturan ska användas för att matcha en leverantör. Systemparametern heter CombinationOnlySupplierLookup. Om denna markeras som i bilden nedan kommer endast kombinationer användas. Om den inte är markerad fungerar matchningen som innan med både kombinationer och enskilda värden.     Hur fungerar matchningen när CombinationOnlySupplierLookup är aktiverad?   När den är aktiverad kommer matchningen ske med värdena och ordningen nedan.   1. GLN+BGnr 2. GLN+PGnr 3. ORGnr+BGnr 4. VATnr+BGnr 5. Name+BGnr 6. ORGnr+PGnr 7. VATnr+PGnr 8. Name+PGnr

Ni som  inloggade användare  här på kund Community har tillgång till  att ladda ner dokumentation. Dessa uppdateras löpande och  t ex senaste dokumentet som har uppdaterats är Excelimport.   Ni hittar den under meny Externa länkar och Dokument och Rutiner         Notera att Relase notes finns inte längre som dokument utan detta finns direkt i systemets dashboard. Se nedan          

Förra veckan tipsade vi om hur du byter lösenord. Om du inte får igenom ditt lösenordsbyte, kan du börja med att säkerställa följande:   Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID Du behöver ha minst 8 tecken Välj 3 av följande: versaler, gemener, nummer och symboler Bokstäverna å, ä och ö kan inte användas.   Hör av dig annars, så hjälper vi dig vidare. 

När du jobbar med betalningsförslaget och behöver kontrollera detaljer på fakturan eller detaljer i attestflödet. Klicka IM ikonen på raden  i kolumnen Faktura.  Fakturabild  med alla detaljer i flödet visas. Notera att du behöver ha behörighet i IM för att kunna se detaljerna.   Betalningsförslag  

Nytt lagkrav - Rapportera in betalningstider Företag med mer än 250 anställda ska, en gång per år rapportera in betalningstider för leverantörer med färre än 250 anställda Antal anställda anges på leverantören Organisationsnummer måste anges på leverantören (Ställ in att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i) Rapporten heter leverantörsinformation Control Edge  - Standardfunktion Antal anställda hämtas från "Antal anställda på leverantören Antal anställda uppdateras via integration mot Inyett med Schemaläggaren

Med anledning av att vi får många frågor på att återställa lösenord nu efter sommaren, publicerar vi på nytt vår artikel från i somras. Har du glömt ditt lösenord och vill återställa det?   1. Öppna https://login.microsoftonline.com/     Skriv in ditt användarnamn och klicka på Nästa Välj Jag har glömt mitt lösenord     4. Ange E-postadress eller användarnamn och fyll i tecknen på bilden. Välj Nästa.     5. Välj E-post         Notera: Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID och måste vara minst 8 tecken långt, med minst 3 av följande: stora bokstäver, små bokstäver, nummer och symboler.  

Den främsta anledningen till differenser mellan anläggningsregistret och anläggningstillgångar i huvudboken är manuella bokningar. Här följer några exempel på hur du kan undvika differenser:   Undvik att lägga upp en ny anläggning direkt i registret. När du skapar en ny anläggning, bör du ha kryssat i rutan Anläggningskonto för det konto där du vill bokföra anläggningen. När du därefter använder kontot i bokföringen eller leverantörsreskontran, får du även en preliminär anläggning i registret, som du kan uppdatera.    Om du gör en avskrivning direkt i bokföringen, påverkas inte registret. När du gör en avskrivning, välj Anläggning / Avskrivning. Dina avskrivningar kommer då att uppdatera både registret och bokföringen.    När du delar, säljer eller utrangerar en anläggning i en bokföringsorder, påverkas inte heller registret. Välj Anläggning / Anläggning, och därefter Sälj, Utrangera eller Dela, så påverkas uppdateras även huvudboken.    I vissa fall kan en avskrivning eller annan händelsetyp behöva ändras. Om du redigerar direkt i verifikationen, finns inte någon länk till registret. Välj Anläggning / Sök / Anläggningshistorik, och redigera via mappen i kolumnen händelsetyp istället.    Behöver du hjälp med dina anläggningar? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

I vissa fall kan det vara praktiskt att öppna upp möjligheten för att Attestering och Sakgranskning kan genomföras i samma steg. Det kan till exempel vara en tillfällig åtgärd för chefer vid oförutsedda vakanser eller användas vid lägre belopp där automatisering av flödet inte är möjligt men man önskar få en snabbare hantering. Detta styrs primärt genom Enhetsparametrarna ”AttestInCheck” och ”AttestInCheckLimit”. För att möjliggöra så att Attest kan göras i steget Sakgranskning behöver ”AttestInCheck” vara satt till 1. På enhtesprametern ”AttestInCheckLimit” ställer man sedan in från vilket belopp som det inte ska vara möjligt att attestera och sakgranska samtidigt. Om du exempelvis fyller i ”200” så kommer alla fakturor under 200 kr att vara möjliga att attestera och sakgranska i samma steg. Om denna parameter står på ”-1” är beloppet obegränsat. Två ytterligar enhetsparametrar man behöver se över är ”DiffCheckAttestSign” och ”DiffCheckAttestSignLimit”.  ”DiffCheckAttestSign” styr om systemet kräver skilda signaturer för attest och sakgranskning, för att ovan funktion ska fungera måste denna alltså vara satt till ”0”. ”DiffCheckAttestSignLimit” styr vilken beloppsgräns som ska tillåta samma signatur på Sakgranskning  och Attest. Här väljer man förslagsvis samma belopp som i ”AttestInCheckLimit”.   Notera att möjligheten att kunna attestera i sakgranskningssteget förutsätter att användaren har behörigheter och rättigheter att attestera på enheterna och beloppen.

Om du försöker läsa in en SIE fil mer än en gång, får du ett felmeddelande.      För att kunna läsa in filen på nytt, behöver du först ändra flaggan från 1 till 0 i filen.      Därefter går det bra att läsa in SIE-filen på nytt.    Har du fler frågor om SIE filer? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

I avtalsmodulen  får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal.  Via sök/redigera fliken finns funktionen export. IM Avtalsmodul - export      

Om du inte hittar dina bilagor på OneDrive, kan du börja med att kontrollera att OneDrive är synkat. Du bör ha två OneDrive-ikoner i aktivitetsfältet. Det ska finnas ett moln för Control Edge och ett för din lokala dator.  Om det bara finns ett moln behöver du klicka på Dolda ikoner i Aktivitetsfältet. Om det finns en molnikon med ett  rött kryss, eller om ikonen är gråmarkerad och överstruken, klicka på ikonen och logga in med ditt windowskonto.     Öppna därefter det fönster inne ifrån Control Edge där du försökte hitta filerna. Högerklicka på OneDrive ute till vänster och välj sedan alternativet Öppna i nytt fönster.    Vill du veta mer om OneDrive för Control Edge? Ladda ner manualen här. 

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara  Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

Om en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför en saldobaserad automatkontering under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.  Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.    Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

Periodisera en eller flera rader i attestflödet Invoice Manager.   Har du rättighet som användare via din konteringsroll har du möjlighet att själv periodisera dina leverantörsfakturor.   Öppna fakturan Kontera upp varje rad med konto, koddelar och belopp.  Markera vilka rader som skall periodiseras.  Välj knappen Periodisering   Periodiseringsdialog öppnas                    Välj periodiseringskonto (konto som är förinställda visas)  Fyll i Datum från Fyll i Datum till  Klicka på Spara      Periodiseringen är skapad och visas på konteringsraderna   Sakgranska och Välj Skicka för att Skicka vidare i flödet. Tips! Du behöver inte använda knappen Spara innan du Skickar. Finns inbyggd sparafunktion innan du skickar. Spara knappen användas när du inte väljer att skicka vidare.