Användartips för Control Edge

Här har vi i supporten sammanställt en lista med tips och saker som kan vara bra att veta när det gäller SIE Import och Export.    Sie export Det är möjligt att ta ut en SIE fil per affärsenhet. Oftast används en affärsenhet av våra kunder som bolag med enskilda organisationsnummer.  Om du nyligen har migrerat till Control Edge, så saknar du applikationen inne i menyn till höger på skärmen. Tänk på att även SIE-filerna behöver sparas i OneDrive eller Filetransfer.    Ska du exportera en SIE-fil, så tänk på att menyn nu ligger som en separat applikation på fjärrskrivbordet     Får du inte ut alla verifikationer i filen? Testa fyll i 1 - 999999999 (eller högsta ver-nr man se i verifikationsserien med flest verifikationer) i fr.o.m. ver serie och t.o.m ver serie. Se nedan bild för exempel.   SIE Import Felmeddelande att flag command failed : actual 1 expected 0#Flagga. Ett fel har inträffat när importfiltret kördes. Meddelandet tyder på att filen redan är inläst då den är "flaggad" med "1". Om du vill importera filen igen så behöver du öppna den i t,ex anteckningar och ändra högst upp till vänster där det står "flagga 1" till "flagga 0". Spara och sen kan du importera den igen. Men säkerställ så att den inte redan tagits in i systemet. Alla SIE-typ-filer är olika och importerar olika saker. Se nedan för beskrivning:   SIE 1 - Bokslutsaldo SIE 2 -  Periodsaldo Denna baseras på SIE 1 men innehåller även kontosaldo specificerat per period. SIE 3 - objektsaldo Baseras på SIE 1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 -  transaktioner    

Om du är säker på att kopian inte har någon påverkan på redovisningen så är det du kan göra för att utrangera anläggningen är att i steget "Verifikation" göra en 0,01kr-verifikation in och ut på samma konto (exempelvis öresutjämning), då ska du få status 99 utrangerad på din anläggning, sedan kan du radera anläggningen. En förutsättning för detta är att där inte finns något mer än skapande i "Anläggnings händelselogg". Det får inte vara någon avskrivning gjord eller annat än inköpet.

I ColRows kan du skapa egna rad- och kolumndefinitioner om du vill att din balans- eller resultaträkning ska se ut på annat sätt än det som är standard. Du kanske vill ha en resultaträkning med endast summor per kvartal eller en funktionsindelad resultaträkning? För att dölja en rad tar du bort markeringen i kryssrutan i kolumnen Visa i raddefinitionen.      I kolumndefinitionen anges periodsaldo och 0 för innevarande år. Ange därefter fr o m månad och t o m månad, samt fast värde för kvartalen.      Tänk på att alla förändringar som görs i ColRows slår igenom i vissa av databasens tabeller. Om du vill utgå från en tidigare rapport som du ändrar, rekommenderar vi därför att du först sparar om definitionen med ett nytt namn, och därefter ändra i kopian. Namnet på nuvarande rad- och kolumndefinition kan du se under “Visa fler parametrar” på respektive rapport i Utskriftscentralen.   Har du frågor eller funderingar om rad- eller kolumndefinitioner? Testa vår chatbot eller kontakta supporten. 

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma IM Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Ersättaren ärver attestbelopp för rad och faktura från Attestanten.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i IM klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla. Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma IM Administrator under Operationer - Flytta Faktura.         

Rubrik Överskriden Sakgranskning/Attest visas inne på fakturan i IM.   De nya rubrikerna är: Överskriden Sakgranskning och Kopia överskriden Sakgranskning Överskriden attest och Kopia överskriden Sakgranskning    

Överskriden tid är en gruppkö i Visma IM dit fakturor flyttas när en angiven tidsgräns passeras. Om steget är aktivt eller inte styrs av enhetsparametern "UseExpire".   När hamnar en faktura i Överskriden tid? Enhetsparametrarna "AttestdeadlinePercentage" eller "CheckDeadlinePercentage" styr hur många procent av fakturans livslängd den får ligga i varje steg.   Exempel hur det fungerar med en faktura som har 30 dagar som betalningsvillkor:   Sakgranskning CheckDeadlinepercentage 50% 30 dagar x 50% = 15 dagar ExpireDays 1 dag 15 dagar + 1 dag = Efter 16 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget sakgranskning.   Attest AttestDeadlinepercentage 70 % 30 dagar x 70% = 21 dagar ExpireDays 1 21 dagar + 1 dag= Efter 22 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget Attest.   Parametrarna "AttestDeadlinePercentage" och "CheckDeadlinePercentage" utgår alltid från hela antalet förfallodagar på en faktura och de hör ej ihop. Därav mer än 100% tillsammans. Om ni skulle stänga av överskriden tid, "UseExpire", så skulle fakturorna istället ligga kvar hos användaren i det steget den befinner sig.        

Du kan inte ångra en utrangering. Det du kan göra är att lägga upp anläggningen på nytt.  Du lägger då upp en anläggning manuellt i anläggningsregistret men då kommer du inte att få med dig bokföringen och de gjorda avskrivningarna. Så i första hand behöver du veta hur du vill lösa bokföringen så att den blir rätt. Du kan kan även skapa en verifikation med inköpet men då blir det inte rätt inköpsdatum på den anläggningen som skapas per automatik i den bokningen. Så det är flera parametrar att tänka på. För mer information gällande ditt specifika ärende kontakta supporten Visma.control@visma.com   Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget. 

Vid kontering finns en användarinställning som styr om ny rad skapas om det inte finns belopp kvar att kontera. Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.  

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    Sedan den senaste uppdateringen av Control Edge finns möjlighet att stämma av flera affärsenheter samtidigt, genom att ange ett urval eller alla under filtreringen för reskontraavstämning. En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.  

Nu finns det två nya fält i sökresultatet Ankomstdatum och Fakturatyp visas som egna kolumner i Invoice Manager - Sök faktura.   Om kolumnerna inte syns så kan ni välja dom via Kolumnväljaren:  

När du vill göra en automatkontering som genereras av ett konto eller ett objekt direkt vid registrering av en verifikation eller faktura, väljer du en transaktionsbaserad automatkontering. Om du själv vill välja när automatkonteringen ska utföras, kan du istället sätta upp en saldobaserad. Du kan välja Saldobaserad IB om du vill att IB ska räknas med i saldobasen.    För den transaktionsbaserade automatkonteringen är utlösande konto eller objekt obligatoriskt som ID. Eftersom det kan underlätta sökningen och byte mellan transaktionsbaserad och saldobaserad automatkontering, är det numera möjligt att använda samma ID för en saldobaserad automatkontering som för en transaktionsbaserad. Kom ihåg att inaktivera den transaktionsbaserade automatkonteringen och du byter till saldobaserad så att du inte får dubbletter.     Har du frågor eller funderingar? Ställ en fråga i chatboten eller kontakta din support. 

Saknas knappar och konteringsrader i IM som i bilden nedan. Lösningen är att logga ut ur IM och rensa webbhistoriken i din webbläsare. När man åter loggar in visas sidan korrekt.       Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till Invoice Manager Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.         Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i faktura flödet. 

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i IM genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”.    Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.    

Har du en kundfaktura du vill periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet. Efter du har skapat din faktura i Control går du till fliken inställningar på kundfakturan. Där har du några fält du behöver fylla i för att periodisera kundfakturan. Observera att du bara kan periodisera en kundfaktura i flödet innan den är bokförd.    Periodisera på antal perioder: Här skriver du in antal perioder som fakturan ska periodiseras över.  Relativ startperiod: Den relativa startperioden bestämmer från och med vilken period fakturan ska börja periodiseras. Har du värdet 0 så är första perioden i samma månad som Bokföringsdatum.  Periodiseringskonto: Här väljer du periodiseringkonto.  Efter du har bokfört fakturan kan du nu hitta din periodisering i Redovisning - Register - Periodiseringar.          

Har du en kundfaktura du skulle vilja periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet i "skapa faktura". Fyll i de obligatoriska uppgifterna i Grundinformation och eventuellt andra uppgifter som ska finnas med på fakturan. För att sedan periodisera fakturan går du till fliken inställningar och fyller i antal perioder fakturan ska periodiseras över, relativ startperiod samt periodiseringskonto.  Relativstartperiod innebär vilken period ni vill att fakturan ska börja periodiseras ifrån. Relativ startperiod 0 = periodiseringens första period är perioden för bokföringsdatumet.  Relativ startperiod 1 = periodiseringens första period är månaden efter bokföringsdatum.  Relativ startperiod -1 = periodiseringens första period är månaden innan bokföringsdatum.   

Har du registrerat en betalning som visar sig var fel?   Då kan du söka fram betalningen i leverantörsreskontran på löpnummer och kontrollera om fakturan har en DB;rad eller om den står som slutbetald med en SB; rad. Har din betalning fortfarande en DB;rad så kan du markera DB;raden och sedan välja radera betalningsrad. Efter du raderar betalningsraden kan du välja att antingen registrera om betalningen eller backa den själv genom att ladda fram den i Inköp - Registrera betalningar, inte skickad via fil eller autopay. Där laddar du fram betalningen och gör en manuell betalning fast med omvänt täcken så att betalningarna tar ut varandra.  Har du gjort en betalning med valuta är det viktigt att tänka på att en betalning med valuta (oavsett vilken) alltid ska hanteras med det utländska beloppet. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Och om det ska vara en valutadiff ändrar man valutakursen och kontrollerar både inhemska belopp och utländskt belopp i kombination så att dessa följer med korrekt. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.   För mer information eller om du har frågor om just din Betalning Hör av dig till visma.control@visma.com Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.  

Nu finns det en ny kolumn som visar nettobeloppet i Invoice Manager - Sök faktura. Om den inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:    

För att hantera anläggningstillgångar som består av flera delar med skillnad i avskrivningstid enligt plan, kan anläggningen delas i komponenter. Varje komponent är en enskild anläggning, och komponenterna kopplas samman med begreppet Tillhör.  Då väljer du en anläggning till huvudanläggning dit de andra komponenterna kopplas. Du fyller i huvudanläggningens ID i fältet "Hör till" på fliken Anläggningsinformation i anläggningsregistret.   På fliken avskrivning väljer du aktuell avskrivning enlig plan. Om direktavdrag används för att de skattemässiga avskrivningarna ska baseras på skattemässigt inköpsbelopp, har du möjlighet att registrera ett sådant belopp. På den skattemässiga restvärdeslistan finns en kolumn för Direktavdrag.    I anläggningshistoriken under Anläggning / sök kan du ta fram en lista där du i fältet "Tillhör" ser vilka komponenter som tillhör samma anläggning. På rapporter som exempelvis avskrivningslista, restvärdeslista, och utrangeringsrapport kan du ta med fältet "Tillhör", så att komponenterna som hör till varandra grupperas och summeras tillsammans.    Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.    Vill du ha fler tips om anläggningar? Anmäl dig till webbinar. 

Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du några tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.  1. Jag vill avbryta en betalning. Ligger betalningen kvar i “Godkänn” steget så kan du markera betalningen och välja avbryt. Har betalningen godkänts och skickats till banken så är det banken du måste kontakta för att avbryta betalningen. Vissa banker tillåter funktionen "Begär annullering" som du hittar genom att klicka på din betalningsbunt i översikten. Kontakta din bank först för att se om de stöder funktionen. 2. Jag vill ändra betaldatum eller förfallodatum. Vill du ändra förfallodatum så Klickar du på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum.   Vill du ändra betaldatum så klickar du på den blåa pennan bredvid betalningsdatum och väljer det nya datumet istället. Observera att ändra betaldatum och förfallodatum endast fungerar om betalningen ännu inte är godkänd och fortfarande ligger kvar i Godkänd steget. 3. Jag har en betalning som inte har återrapporteras i Control. I Control kan du söka fram betalningen i Inköp - sök och ladda fram kolumnerna Autopay status, Autopay meddelande samt Autopay buntnummer genom att klicka på det lilla kugghjulet bredvid alla kolumner. Står det t,ex Avvisad av bank i Autopay status måste du i första hand kontakta banken för att se vad som har hänt. Om du vet att betalningen dragits ifrån ditt konto och du inte ser något felmeddelande i Autopay, men betalningen ändå inte har återrapporteras korrekt i Cotnrol kan du testa funktionen Uppdatera Autopay status i Inköp - Operationer. Där skriver du in aktuella Affärsenheten och sedan väljer du Buntnummer Control. Välj sedan utför och vänta några minuter och se om statusen uppdaterats till slubetald. Buntnummer hittar du i kolumnen Autopay Buntnummer i Inköp - sök. Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay.  När en betalning har dragits från ditt konto kan du även registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay".