Användartips för Visma.net Project Management

För att utöka era möjligheter att följa upp verksamheten utifrån de begrepp och nyckeltal som är viktiga i er verksamhet kan ni skapa egna nyckeltal i Visma.net Project Management. Dessa kan sedan användas i rapporter och översikter.    Om du har versionen Premium eller Enterprise kan du skapa egna nyckeltal från menyn Verktyg > Inställningar > Nyckeltal (KPI:er) > Skapa KPIer    Nyckeltalen delas in i tre områden: Projekt-KPI: Nyckeltal som visas i projektrapporter och projektöversikten Faktura-KPI: Nyckeltal som visas i faktura och fakturarapporter Användar-KPI - Nyckeltal som visas i tid- och användarrapporter Klicka på knappen Lägg till nyckeltal överst i vyn och välj vilken typ du vill skapa.  Ange ett namn för nyckeltalet och klicka i fältet Formel för att börja bygga upp nyckeltalet, om du har skapat några Anpassade fält för projekt har du möjlighet att inkludera dessa i formeln om du väljer Projekt-KPI. Läs mer om Anpassade fält.   Fältet Enhet kan lämnas tomt eller ange den enhet som ska visas i rapporter.     Efter att du har valt innehåll klickar du på pennan för att göra ytterligare urval för vad som ska inkluderas i formeln, t.ex. vilka källor som ska räknas med i begreppet Fakturering.     I avsnittet Användning av KPI kan du även välja vilka KPIer om ska vara synliga i de olika översikterna för att snabbt kunna få en överblick.    Har du skapat egna KPIer av typen Projekt-KPI kan du även välja att visa dessa i fliken Finanser på projektet. Klicka på Välj värden och lägg till önskade värden, dessa är sedan direkt tillgängliga.        När du skapar en rapport kan du välja att lägga till dina egendefinierade KPIer från Värden under sektionen Anpassade KPIs i listan över möjliga rapportvärden.  

Använder du version Premium eller Enterprise av Project Management, alternativt har tilläggstjänsten Avancerad tidsuppföljning aktiverad, kan du använda flextidsberäkning för dina användare i vyn Tid & Utlägg.    Vi behov går det att nollställa flextidssaldo och samtidigt spara den tidigare flextiden retroaktivt för uppföljningsbehov för samtliga användare. Läs vidare för att lära dig mer!    Nollställa för alla användare För att nollställa alla användares flextid oavsett om de ligger på minus eller plus i flextid:  Navigera till Verktyg > Inställningar > Flextid  Välj sedan ett nytt datum i Ändra Startdatum för beräkning av flextid  Du kan välja dagens datum för att nollställa och påbörja beräkning från innevarande dag eller välj ett önskat datum från då du vill påbörja beräkningen.  Klicka sedan på Uppdatera beräkningen - om du inte klickar på uppdatera så kommer ingen förändring ske i programmet.    Flextiden visar sedan 0 timmar från vald dag och det tidigare saldot sparas om du navigerar bakåt i kalendern för alla användare.    Kom ihåg att eventuella manuella justeringar som genomförts på enskilda användare fortfarande kommer att påverka flextiden i deras vy Tid & Utlägg. Du hittar dessa vid Verktyg > Användarhantering > Välj användare och navigera till Flextid.   Nollställa för viss användare Vill du nollställa saldot för en eller vissa användare så görs det genom att lägga in en manuell justering på respektive användare från deras användarprofil.   Välj Verktyg > Användarhantering > Välj användare och navigera till Flextid. Lägg till en manuell justering med samma värde som saldot (skriv + eller - framför beroende på om de ska öka eller minska). Spara justeringen så genomförs den direkt, du kan även redigera tidigare justeringar vid behov.    Vill du avsluta beräkningen av flextidssaldo helt och hållet så gå till Inställningar > Flextid och radera endast datumet som finns i Startdatum för beräkning av flextid.    Är du intresserad av tillvalet Avancerad tidsuppföljning? Ta kontakt med din återförsäljare så berättar de mer! Du hittar alla våra partners här: https://www.visma.se/affarssystem-i-molnet/hitta-partner-se/?d2=visma.net-project-management           

  För att frigöra en användarlicens, följ guiden nedan.    Navigera till Verktyg > Användarhantering I listan över användare ser du endast aktiva användare, alla dessa nyttjar en användarlicens.  Klicka på den användare du önskar att inaktivera.  När du öppnat användaren profil ser du Inaktivera användaren uppe till höger.  Du får nu välja om du vill behålla eller ta bor licensen. Ska du lägga till en ny användare inom kort är det enklast att välja behåll. Företagets administratör kan alltid redigera antalet användarlicenser vid behov, läs mer här.     Därefter kan man lägga upp en ny användare eller aktivera en inaktiverad. Detta påverkar inte antalet licenser som ni betalar för.   OBS! Detta förutsätter först och främst att din inloggning är administratör med korrekt behörogheter. Man kan inte inaktivera sitt eget konto. Man kan inte inaktivera en användare som är definierad som Chef för organisationen innan man tillsatt någon annan. 

Vill du använda attest av resposter innan vidarefakturering i projekt? (Gäller version Premium & Enterprise)   I Verktyg > Inställningar > Tid & Utlägg > Resräkningar går det att ställa in om resposter ska vara tillgängliga omedelbart för fakturering eller inte.    Markera om resekostnader måste godkännas eller inte innan de kan faktureras. Om du väljer att  Resekostnader måste godkännas innan de kan faktureras krävs det att den anställde skapar en reseräkning och får den godkänd av sin överordnade för att den ska bli fakturerbar i projektet den tillhör.      Alla resekostnader som rapporteras i fönstret Tid & Utlägg eller via en reseräkning visas även i det aktuella projektet under fliken Finanser. Resekostnader kan antingen vara fakturerbara, fakturerade eller ej fakturerbara.   Resposterna hamnar under fliken Ej fakturerbart fram tills att posten är godkänd om inställningen att godkänning krävs innan fakturering kan genomföras är vald.      (Vi är medvetna om att även när posten finns i fliken ej fakturerbart så står det klart för fakturering: omgående på posten. Därför att så snart posten är godkänd är den omgående klar för fakturering.)   Hur godkänner jag reseräkningar?  Om du har behörighet att godkänna reseräkningar går du till Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Resor > Reseräkningar.   Här kan du anpassa filter och värden om det behövs, klicka på ett reseräkningsnummer för att öppna den. När du har granskat reseräkningen kan du antingen ändra status till Godänd eller Ej godkänd. Du kan också markera kryssrutorna till vänster om du vill behandla fler samtidigt.    För att en respost ska finnas tillgänglig i rapporten och kunna godkännas krävs det att det har skapats ett utkast av en reseräkning där resposten ingår. Det går att skapa reseräkningar retroaktivt om de anställde har glömt eller liknande. OBS: Så länge inte perioden är låst.    Om resekostnader fortfarande visas som ej fakturerbara i projektet och inte dyker upp på fakturan efter godkännande kan du kontrollera sektionen Ange priser på fliken Finanser i projektet och säkerställa att resekostnader är markerade som fakturerbara.   Notera: * Om du använder tjänsten Reseräkning kan du använda appen Visma Scanner för att bifoga kvitton till dina reseutlägg. * Vid integrationen till Visma Lön innebär detta att bara de utlägg och resekostnader som är kopplade till en godkänd reseräkning kommer med i lönefilen.  Resekostnader som rapporteras in och läggs i en reseräkning kommer inte med i lönefilen förrän den månad som reseräkningen godkänns i sin helhet.   

Snart påbörjas nedstängningen av det gamla användargränssnittet. 

Jag vill redan nu lägga in timpriser som ska börja gälla den 1/12. Hur gör jag?

Här visar vi hur du rapporterar tid och utlägg. 

Via hjälpfönstret i applikationen kan du nu komma direkt till den nedladdningsbara Användarhandboken för Visma.net Project Management.

Hur ska man hantera inställningar om man både använder flextidssaldo samt jobbar med övertid?

Hur går jag tillväga när jag registrerar ett utlägg som jag fått betalt i förskott? Vad är skillnaden mellan Ingen ersättning krävs och Förskottsbetalning? (Gäller Premium och Enterprise)   Gå till Tid & Utlägg och välj sedan Lägg till resekostnad och utlägg.     När du påbörjar registreringen av resekostnaden/utlägget ser du inte möjligheten att lägga till förskottsbetalning, det kommer först i nästa steg när du skapar reseräkningen. Förskottsbetalning ska inte förväxlas med kryssrutan Ingen ersättning krävs som du ser vid registrering av resekostnad/utlägg.      Notera: När/Om företaget använder sig av export av lönefil från PM till Visma Lön kan/ska rutan markeras när inget ersättning ska betalas ut. Informationen följer då med i filen och vid import till Visma Lön genereras inget saldo för utlägget.    Rutan kan användas om du som anställd t.ex. betalat ett utlägg med ett företagskort där företaget betalar räkningen. Om du känner dig osäker vid registrering av utlägg kontrollera med din administratör i första hand.     Fyll i uppgifterna i respektive ruta och koppla eventuellt kvitto. Klicka på spara.  Nu ser du en summering till höger - Resekostnader klara för hantering.      Klicka på Skapa reseräkning och en ny ruta öppnas. Här får du möjlighet att fylla i kolumnen Förskottsbetalning.    Lägg till beloppet och se att det blir avdraget från totalen.   Om fältet är gråmarkerat (alltså inte går att fylla i) så är det för att reseräkningen är placerad i en skrivskyddad status. Kolumnen påverkar ingenting utanför PM, alltså informationen tas inte med om du använder export av lönefil exempelvis.    Vill du lära dig mer om reseräkningar rekommenderar vi att du läser från sida 74 i handboken som du kan ladda ner direkt i Project Management genom att klicka på det blå Frågetecknet i det övre åtgärdsfältet > Användarhandbok.   

Vill du ha bättre koll på vilka fakturor som skickats till dina kunders inkorg via e-post? Då vill vi tipsa om två sätt som du kan prova om du har behov av en sådan logg. I dagsläget finns det ingen inbyggd funktion i Project Management där du enkelt kan hitta alla fakturor som skickats via e-post via programmet.       Använd tilläggstjänsten Visma Autoinvoice!  Om du inte har hört om tjänsten tidigare så innebär Visma Autoinvoice ett automatiserat flöde för att skicka ut fakturor till alla kunder med ett knapptryck oavsett vilket leveranssätt fakturamottagaren föredrar.    Vi samarbetar med operatören Inexchange. Efter aktivering av tjänsten får du en inloggning till deras portal där du kan se alla fakturor som skickats via tjänsten vilket innefattar e-fakturor, e-post och brev skickade via post. Här kan du ta fram filtrerade listor över skickade fakturor som endast visar fakturor med det leveranssättet du vill/behöver se.    Utöver filtrerade listor finns det mycket fler smarta funktioner med tjänsten givetvis! För ytterligare information om tjänsten läs mer här: Kom igång med Visma Autoinvoice   Lägg till din personliga e-post som mottagare av fakturakopia när du skickar fakturan.  Om du istället letar efter en lösning utan tilläggstjänster: När du är redo att skicka en faktura så väljer du på fakturan Fler åtgärder > Bifoga till e-post. Vid fältet Kopia till kan du välja att skicka kopia till en redan angiven användare eller så skriver du direkt in en ny e-post i fältet som du vill skicka till.      Beroende på vilken mejlportal ni använder för att ta emot dessa kopior kan ni skapa en specifik inkorg endast för att lagra fakturakopior. Behöver du vidare hjälp med att skapa inkorgen rekommenderar vi att kontakta/söka information hos leverantören för mejlportalen.   

Jobbar du med delade rapporter och vill undvika att andra användare ändrar på rapporten och sparar över originalet, här kommer några tips för dig och dina medarbetare.

Med hjälp av Historik-knappen kan du enkelt komma tillbaka till projekt, fakturering, kundkort som du jobbade på innan.

När en anställds arbetsförmåga är nedsatt och den inte arbetar heltid så som förväntat och angivet enligt arbetskontraktet i Visma.net Project Management måste detta rapporteras i modulen Tid & Utlägg korrekt. Särskilt viktigt är det när ni använder er av export av lönefil.    Deltidssjukfrånvaro hanteras på samma sätt som enligt följade artikel: Halvdagar och arbetstidsförkortning   Skapa en ny frånvarotyp i Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper döpt för att passa ändamålet t.ex. Sjukfrånvaro xx% eller Deltidssjukfrånvaro som markeras som Bibehåller. Den ska markeras som så för att flextidssaldo ska bli korrekt. Läs mer här:  Flextidssaldo påverkas av frånvaro   Den anställde rapporterar in sina arbetade timmar via standard arbetstyper och registrerar resterande tid av de förväntade dagliga timmarna på frånvarotypen angiven för deltidssjukskrivningen.  Det ska alltså inte skapas ett nytt arbetskontrakt med färre antal dagliga timmar.    När du använder export av fil till Visma Lön är det viktigt att ange rätt tidkod som på frånvarotypen i Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper och även lägga upp samma tidkod i Visma Lön kopplad till rätt löneart för sjukskrivningen.    Vidare instruktioner för filexport till Visma Lön

I perioder när många medarbetare kanske blir sjuka eller frånvarande av andra orsaker och många sitter utspridda på hemmakontor är det viktigt att få en bra överblick över projekt, resurser, projektuppgifter och tidrapportering. Nedan ger vi några tips om hur du kan använda resursallokeringen och aktivitetshanteringen i Project Management för att få bättre överblick över dina tillgängliga resurser.   Resursallokering I resursallokeringen får du en överblick över vilka medarbetare som är tillgängliga och vilka som är frånvarande den närmaste tiden. Detta förutsätter att de anställda markerar frånvaro i systemet med hjälp av frånvarotyper. (Behöver du lägga till nya frånvarotyper, hittar du dessa inställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper)   Kalender och projektuppgifter Alla anställda bör uppdatera sin kalender löpande. Om ni använder Office 365, Exchange eller Google calendar kan dessa kalendrar integreras med Project Management. På det sättet får man en god översikt i Project Management över både medarbetarnas resursallokeringar och mer detaljerade uppgifter i kalendern. I kalendervyn kan den anställde se både sin resursallokering, kalenderaktiviteter och aktiviteter.   Samarbete och projektuppgifter När man behöver planera om uppgifter underlättar det att få en överblick över de uppgifter som till exempel ska utföras i ett projekt och snabbt kunna fördela om ansvar till andra projektmedlemmar. På fliken Samarbete visas alla projektuppgifter. Här kan man planera och tilldela olika projektuppgifter till olika medarbetare. Det går också att flytta dem till en ny status genom att dra-och-släppa dem till relevant statuskolumn.

Här får du tips på hur du kan följa upp lönsamheten i fastprisprojekt.

Vad är det för skillnad mellan favoritrapporter och rapporter på startsidor?

Här kan du lyssna i efterhand till vårt webinar den 12 dec. 

När du skapar ett nytt försäljningsprojekt anger du ett datum då du bedömer att affären kommer att kunna stängas.    Detta datum används tillsammans med värdet Förväntat värde för att beräkna prognostiserad försäljning och faktisk försäljning.  När ett försäljningsprojekt stängs genom att flyttas till någon av de stängda processtegen, t.ex. "Beställning" eller "Avböjt förslag" kommer det förväntade försäljningsdatumet uppdateras med dagens datum då det stängdes.  Samtidigt kommer nyckeltalen i försäljningsöversikten uppdateras med dessa värden.