Användartips för Visma.net Project Management

I Visma.net Project Management finns ett stort antal värden och nyckeltal att använda i olika rapporter. För en bättre förståelse vad ett visst värde innebär eller hur det beräknas, titta i vår Ordlista.    För att få till en rapport med de värden som är intressanta för dig kan du utgå från en standardrapport inom respektive område, t.ex. Projekt, och därefter begränsa innehållet i rapporten genom att välja vissa filter samt lägga till värdekolumner genom att lägga till Värden.     Du kan även flytta om ordningen eller ta bort föreslagna värden/filter i listan.    När rapporten ser ut som du vill ha den kan du spara den, antingen som en egen rapport eller dela den med andra personer som har en viss behörighetsroll. (Att dela rapporter förutsätter en viss nivå av behörighet, men alla kan spara egna rapporter.) Om du dessutom markerar Ange som favorit kommer den att visas som favorit under snabbmenyn Favoritrapporter.     

Vill du begränsa eller stänga av de e-postnotifieringar som skickas från Visma.net Project Management?  Systemadministratör som ska stänga av för annan användare: För att stänga av alla eller vissa utskicken, gå till Kugghjul > Användarhantering, välj sedan berörd användare genom att söka eller bläddra i listan över befintliga användare. Välj avsnittet Notifieringar, avmarkera/markera rutan för den notifiering som ska startas/avslutas.   Programanvändare som ska stänga av för egen användare Klicka på ikonen med initialer uppe till höger i det övre åtgärdsfältet och välj Min profil.  Navigera i menyn till vänster till Notifieringar, välj sedan vilka notifieringar som ska startas/avslutas.   

Återanvänd innehållet i offerten för att skapa en faktureringsplan

I Visma.net Project Management kan ni arbeta både med externa och interna projekt för uppföljning av nedlagd tid och värde av arbetskostnader med mera. Läs vidare för att lära dig mer!   För att skapa ett internt projekt välj i menyn till vänster Projekt och klicka sedan på Lägg till projekt. Det går också att klicka på plustecknet i det övre åtgärdsfältet Lägg till ny. Pendla därefter till fliken Internt projekt i fönstret Lägg till projekt.      Välj en Kontaktperson, de kontaktpersoner som finns tillgängliga för interna projekt fördefinieras via den interna kunden som du hittar i menyfliken Kunder eller sök på ert företagsnamn uppe till höger i det övre åtgärdsfältet. Den interna kunden har en gråmarkerad ruta framför sig i kundöversikten. Klicka in dig på kunden och välj Ny kontakt för att skapa en ny.      Om du har en högre behörighet kan du även lägga till nya kontaktpersoner direkt från denna vy. Börja bara skriva namnet på den nya kontaktpersonen i fältet Kontaktperson och välj sedan Lägg till ny kontaktperson.   

Missade du vårt webinar, se vår video!

Varningarna skickas för att man inte ska missa sina deadlines. "Ofullständigt" betyder att det fortfarande ligger öppna...

Redigering av resursallokeringar kan spärras av tre olika faktorer.

Så här kan du uppdatera flera projektspecifika prislistor på samma gång.

Miljö med flera valutor finns tillgängligt i version Enterprise av Project Management. Vi har stöd för över 160 olika valutor och du aktiverar tillägget vid Verktyg > Uppgraderingar > Egenskaper.  För mer information om tillägget klicka här. Läs hela dokumentet INNAN aktivering.    När tillägget är aktiverat kan du skapa prislistor, offerter och fakturor i annan valuta än företagets basvaluta. Innan du kan göra det måste du dock lägga till önskade valutor och deras kurs manuellt i Verktyg > Inställningar > Organisation > Valutor. När du skapat valutan och eventuell prislista i Inställningar så är du redo att använda funktionen och det är viktigt att du känner till följande.   Vid tillfället då du skapar försäljningsprojekt/projekt med annan valuta än SEK kommer du se och eventuellt reagera på att inte all finansiell information i försäljningsprojekt/projekt visas i den valuta du valde. En del visas i företagets basvaluta och en del i försäljningsprojektets/projektets valda valuta. Det är inte ett programfel utan tänkt att fungera så.    Kostnader och avgifter i ett projekt med annan valuta än SEK som är kopplade mot en prislista/produkt visas i valutan som valts i projektet medan alla andra beräkningar i system görs i företagets basvaluta.    Demobolaget nedan har valt SEK som basvaluta och lagt till EUR som valuta.  I nedan exempel visas Försäljningsprojektets förväntade försäljningsvärde i SEK men om du skapar en Offert så visas summeringen i EUR. Samma regel gäller för Projekt och Fakturor.      Om du går vidare in på fliken Finanser > Avgifter och övriga kostnader ser du även här att valutan är blandad - Enhetskostnaden visas i SEK medan Enhetspriset visas i EUR. Därför att dessa priser är oftast avtalade på förhand mellan dig och din kund och ska faktureras i överenskommen valuta medan de interna beräkningarna fortsatt ska ske i basvalutan.     

Förenkla tidrapporteringen med hjälp av aktiviteter.

Nu finns lönsamhetsberäkningen på offerter tillgänglig i nya Severa

Läs mer om hur du kan spara e-postkonversationer i det aktuella projektet.

Fråga Hur gör jag för att lägga upp anställda som jobbar deltid och få flextiden rätt?  Svar Om den anställde t.ex. arbetar 75% varje dag kan man ändra anställningskontraktet till 6hr/dag.  När personen tidrapporterar sina 6h/dag kommer flextidsberäkningen jämföras med den förväntade arbetstiden om 6 h/dag.    Om personen arbetar 75% men t.ex. fördelat om 7,5h mån-tor och ledig fredagar finns det två alternativ:  Ange 6h/dag i arbetskontraktet enligt ovan. På detta sätt kommer flextiden att bli korrekt i slutet av arbetsveckan, men inte stämma dag för dag.  Ange 8h/dag i arbetskontraktet och när den anställde tidrapporterar fyller han/hon ut tidrapporten med en frånvaroaktivitet 0,5h mån-tor och 8h på fredag. Då blir flextidsberäkningen korrekt både dagligen och på veckobasis.  

En sak att komma ihåg om du jobbar i miljön med flera valutor och skapar projektmallar.

Om en person som tidigare varit anställd hos er återvänder undrar många om det ska skapas en helt ny användare i Project Management eller om den gamla användaren kan/ska återaktiveras.    Vår rekommendation är att återaktivera den tidigare skapade användarlicensen och det gör du så här:  (Det går också att lägga till en ny användare förutsatt att e-posten inte har använts i Project Management tidigare)   Gå till Inställningar - Användarhantering , här en lista över alla aktiva användare. På knappen filter uppe till höger byter ni filtrering till att visa inaktiva användare eller tar bort filtret helt, klicka sedan på verkställ.      Nu kommer du se den användare som ska återaktiveras i listan till vänster, klicka på användaren så visas den detaljerade profilen och uppe till höger finns knappen Aktivera användare. När du klickar på aktivera måste du sedan välja om den användaren ska fortsätta med samma arbetskontrakt som innan eller om du vill skapa ett nytt. Oavsett vilket alternativ du väljer kommer du kunna skicka ut ett välkomstmejl med inloggningsinstruktioner. Gå igenom den användarens uppgifter och kontrollera om något måste uppdateras sedan den tidigare anställningen.      Om ni har fler funderingar över användarlicenser och hur du kan administrera antalet licenser så finns det mer information i inlägget här: https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Justera-antal-anvandarlicenser/ta-p/276982 

Här visar vi hur du jobbar med försäljningsöversikten.  

Visma.net Project Management har möjlighet att hantera flera olika momssatser på organisationsnivå och dessa defineras i Verktyg > Inställningar > Organisation > Momssatser     För att lägga till nya momssatser klickar du på Lägg till skattesats.  Fyll i procentsatsen, kod är inte obligatoriskt, välj om den ska vara standard eller inte och klicka på Spara.  Momssatsen är tillgänglig att använda direkt.    Det måste alltid finnas 1 standard momssats i systemet.  Alla momssatser förutom standard momssatsen kan raderas.  Håll muspekaren över momssatsen du vill redigera för att se tillgängliga åtgärder till höger om raden. Dessa momssatser används sedan för poster som ska faktureras eller endast inkluderas i projekt.    Det går även att ställa in faktureringsmoms på kundnivå om momssatsen inte ska ärvas från bolagets inställningar.      Inställningen på kundnivå överstyr organisationens inställningar. 

När du söker i det övre sökfältet kan du se om ett projekt är öppet eller stängt om sökresultatet visar en grå punkt framför projektnamnet.    Håll muspekaren över namnet på projektet så visas ytterligare detaljer. 

Se frågor och svar från webinariet den 16 mars.

Här visar vi hur du kan skapa en projektplan och andra projektförutsättningar.