Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

For tilgang til historiske Huldt & Lillevik data er det fra høsten 2024 3 mulige alternativer. Alternativ 1 Du kan gratis oppfylle regnskapsloven ved selv å ta ut og lagre rapporter fra H&L før tilgangen til dine data fjernes. Se eget brukertips  som forklarer dette alternativet. Alternativ 2 Du kan gratis bestille nedlasting av dine H&L data fra Visma, slik at du kan installere dine H&L data på din egen server, lokal PC eller hos en ASP leverandør. Kontakt din Visma partner for eventuell bistand / teknisk support til installasjon og oppsett. Kostnader fra partner knyttet til dette vil påløpe. Kontaktpunkt alternativ 2: support.hl@visma.com   Alternativ 3 Et av våre søsterselskaper (Visma Software International AS) tilbyr lagring av Huldt & Lillevik data. Med dette alternativet kan du fortsatt gjøre oppslag i dine H&L data på lik linje med det du gjør i dag.  Gjeldende priser for denne løsningen er: Oppstart Kr 5000.- (Flytting av data - alle H&L klienter inkludert) Oppslag Kr 9500.- pr. bruker pr. år (inkl. Citrix-bruker) Ønsker du dette alternativet kan du kontakte effortless365@visma.com for mer informasjon eller avtale.  

Er det mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøringen i desember?   Svaret er JA, det er mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøring. Merk at det er et par ting du må tenke på.     Vi vet det er mange som har en lønnskjøring tidlig i desember, men har en ekstra kjøring senere i måneden. Noe som gjør at tidsrommet mellom ekstrakjøringen og januar lønnskjøringen blir veldig kort. Det er da mulig å flytte over til Payroll etter hovedkjøringen og før ekstrakjøringen, for å få bedre tid.  Hva du må gjøre/tenke på for å migrere til Payroll mellom to kjøringer i samme måned: Trykk på “Flytt til Payroll”-knappen i H&L/VL og fyll ut skjemaet med oppstartsverdier som normalt etter at hovedkjøringen er ferdig. Bestilling av Flyttefabrikken Huldt & Lillevik Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Kontroll overført data som normalt  Gjennomfør ekstrakjøringen i H&L/VL som tiltenkt.  Du trenger ikke å kjøre Flyttefabrikken på nytt etter ekstrakjøringen.  Dersom du vet at ekstrakjøringen inneholder ytelser som påvirker feriepenger har du to muligheter:  Legge med en kommentar i skjemaet dere fyller ut ved flytting om at dere ikke ønsker at vi importerer inngående saldo. Da må dere selv legge inn dette når det er klart. Her kan dere bruke masseoppdateringsfunksjonen i Employee for å enklere registrere inngående saldo på flere ansatte.   Vi importerer inngående saldo. Dere oppdaterer importert saldo med riktig verdier etterpå. Dette må da oppdateres manuelt på en og en ansatt under transaksjoner i Employee. Alternativt legge til en ny transaksjon med kun korreksjonen.  Er det ingen ytelser som påvirker feriepengegrunnlaget er det ikke nødvendig å gjøre noen endringer på importert saldo etter at ekstrakjøringen er kjørt i gammelt system.  Kontroll overført data som normalt      Merk: Dersom det er en kobling mot Visma.net vil denne bli brutt ved overgang til Payroll. Det vil si at bruker dere Calendar, Expense og/eller Payslip vil ikke disse tjenestene lengre være koblet mot gammelt system etter overgang. 

Dersom du har byttet lønnssystem i løpet av 2023 er det et par ting du må tenke på under årsavslutningen.   Du trenger ikke å oppgradere til årsoppgjørsversjon hvis du ikke har avtale med oss om å kjøre lønn i Huldt & Lillevik i 2024. Kun kunder med gyldig lisens for 2024 vil få overført til nytt år.     Oppslag Huldt & Lillevik Har du Huldt & Lillevik på egen maskin/server har du tilgang til programmet så lenge du ønsker. Dere må selv sørge for oppbevaring av data for oppslag og ihht. oppbevaringsplikt av regnskapsdokumentasjon.   Kunder som har Huldt & Lillevik hos forhandler må ta kontakt med forhandleren for innformasjon om evt. tilgang, oppslag og oppbevaring av data.   Dersom du ikke ønsker oppslagslisens så må du sørge selv for at du har dokumentasjon lagret internt for å tilfredsstille oppbevaringsplikten av regnskapsdokumentasjon.     Personoppsummering Det må sendes personoppsummering fra både Huldt & Lillevik og nytt system for 2023. Personoppsummering skal være sendt ut til de ansatte senest 01.02.2024. Du trenger ikke ny versjon for å få sendt personoppsummeringen til de ansatte.    Kjørejournal - dersom du ikke skal benytte Huldt & Lillevik til lønnskjøringer i 2024 stopper du etter punkt 19 i kjørejournal årsavslutning.     Avstemming Avstemmingsrapporter finnes under rapporter - avstemming. Disse bør skrives ut til papir eller pdf. Bestill avstemmingsrapport fra altinn A-06/A-07 for perioden du skal avstemme. Dersom du skal avstemme hele året samlet må du benytte rapporter fra både nytt og gammelt system.     Korreksjoner/ekstrakjøringer Lønn som eventuelt skal korrigeres for 2023 må korrigeres i det systemet lønnen opprinnelig ble kjørt.  Dersom du har gått over til oppslagslisens i Huldt & Lillevik Cloud og skal ta en ekstrakjøring i 2023, må du ta kontakt med oss for å få lønnsberegnet/godkjent lønnskjøring.              

Flytte fra Huldt & Lillevik til Visma.net Payroll, du finner fremgangsmåten her.

Samle side for kunder som har benyttet Huldt & Lillevik og skal starte med Visma.net Payroll.

Dersom dere ønsker å ta ut en oversikt over alle klienter som ligger i Huldt & Lillevik, så finner du dette under Rapporter | Systemrapporter | Klienter.     Du kan velge å ta rapporten ut i excel, pdf. eller skrive den ut.

I denne artikkelen har vi samlet noen brukertips rundt feriepenger.   Du kan bestille feriepengekurs i Huldt & Lillevik her. Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement.   Her ligger det en kort video om hvordan du registrerer feriepenger og trekk for ferie.   Brukertips Du finner alle relevante under "Brukertips" og kategorien "Ferie". Under finner du en oversikt over noen av brukertipsene under denne kategorien.   Utbetaling av feriepenger til fastlønnede Her finner du en praktisk gjennomgang av utbetaling av feriepenger til fastlønnede.   Utbetale feriepenger til fast- og timelønnede ansatte i samme lønnskjøring I dette brukertipset finner du en forklaring på hvordan du skal håndtere utbetaling av feriepenger til fastlønnede og timelønnede ansatte i samme lønnskjøring.   Skatteberegning ved feriepengekjøring Her finner du eksempler på hvordan skatteberegning blir når du kjører feriepenger.   Hvilken brøk skal du benytte ved ferietrekket?  I dette brukertipset finner en kort forklaring til hvordan du kan regne deg frem til hvilken brøk som skal benyttes ved ferietrekket.   Trekk i lønn for ferie - ansatt har ikke full opptjening Her gir vi deg noen tips og alternativer til hva du bør tenke over ift ansatte uten full opptjening av feriepenger.    Utbetale feriepenger og trekk for feriefravær for feks 3 uker for permitterte Dette brukertipset viser deg hvordan du trekker og utbetaler for ferie til permitterte.   Trekk i lønn for ferie - Dagsats/Timesats Skal du ikke trekke den ansatte full ferie, men kun noen dager i en annen mnd. enn den ordinære feriepengekjøring, kan du se dette brukertipset.   Feriepenger til grensegjenger Lønnsart feriepenger med skatt må brukes ved utbetaling av feriepenger til grensegjengere. Les mer i dette brukertipset.   5% ekstra arbeidsgiveravgift Nyeste versjon av H&L må lastes ned for å få rett behandling av 5% ekstra arbeidsgiveravgift ved feriepengeutbetaling. Les mer om det her .   Her finner du kjørejournalen for feriepenger.  

Det er fra 2023 innført en ekstra arbeidsgiveravgift på 5% for inntekter over kr 750 000 per ansatt per arbeidsgiver.    Alle kunder som har inntektsmottakere som overstiger grensen på 750 000 kroner må laste ned nyeste versjon av Huldt & Lillevik - versjon 5.23.1(2988).  I versjon 5.23.1(2988) har vi rettet følgende:   Hvis en ansatt kom under grensen på 750 000 etter å først å ha passert grensen (noe som kan oppstå ved trekk i lønn for ferie), vil tidligere versjoner beregne feil på 5% ekstra arbeidsgiveravgift.   Nyeste versjon av Huldt & Lillevik kostnadsfører 5% ekstra arbeidsgiveravgift for feriepengene som utbetales for de ansatte som har passert grensen på utbetalingstidspunktet.    Det er også lagt inn mulighet for eget kontonummer for bokføring av ekstra aga 5% for de som benytter seg av variable avsetningskontoer. Legg inn ønsket konto under Kartotek |Kostnadsbærere | Kontosett.   Les mer om hva som er nytt i versjonen her.  

I 2023 er skattekort til grensegjenger endret. Les mer om endringen her. Det betyr at det skal trekkes skatt i 12 måneder i 2023. Ved feriepengeutbetaling må derfor lønnsarten Feriepenger m/skatt benyttes for grensegjengere.          

Her gir vi deg noen tips og alternativer til hva du bør tenke over ift ansatte uten full opptjening av feriepenger.

På alle brukere i lønnsysstemet ligger det en utgårdato. Denne finner du på den aktuelle brukeren inne på Fil | Bruker. Når utgårdato passeres vil du ikke få lov til å logge deg inn i systemet lenger. Hver dag, i én måned før utgår datoen nåes, vil du få melding om at utgår dato nærmer seg når du logger deg inn i systemet. Da kan du endre denne på Fil | Bruker.   Har du ikke fått endret datoen, og brukeren har blitt låst har du to muligheter:   1. Dersom det finnes flere brukere i lønnssystemet, og en av disse er en adminbruker. Kan denne logge seg inn i systemet og endre utgårdatoen på brukeren.   2. Hvis det bare finnes en bruker i lønnssystemet så må du kjøre script for å endre utgår datoen og låse opp brukeren. Dette scriptet må kjøres direkte i SQL Server Management Studio, av deres IT-avdeling.   Scriptet finner du vedlagt sammen med en beskrivelse for hvordan du kjører script. Scriptet skal kjøres mot fellesbasen - denne vil vanligvis hete HLonn. Scriptet setter utgårdato 31.12.2025   NB! Er du i HLASP (Cloud) må du ta kontakt med support slik at vi kan kjøre scriptet for deg.

Fra 2023 blir utdanningspermisjon og velferdspermisjon splittet i en lovfestet og en ikke lovfestet del. Velferdspermisjon bytter også navn til “Andre permisjoner”.   Det medfører at disse fraværskodene utgår fra 2023: - Utdanningspermisjon - Velferdspermisjon De blir erstattet av disse: - Utdanningspermisjon lovfestet - Utdanningspermisjon ikke lovfestet - Andre lovfestede permisjoner - Andre ikke lovfestede permisjoner   Du må opprette nye fraværskoder for de nye permisjonsbeskrivelsene på ledige nummer i Huldt & Lillevik.   Dersom du har eldre versjon enn 5.23.1(2983) må du enten oppdatere til nyeste versjon eller kjøre et script for at fraværstransaksjonen skal bli med i a-meldingen. Ta kontakt med oss på support.hl@visma.com eller chat for script.                                            Hvis du har permisjoner på kodene som utgår, må du avslutte de permisjonene per 31.12.2022 i Huldt&Lillevik. Send inn a-melding på kun arbeidsforhold for periode 2022-12. Legg deretter inn permisjonene på nytt med nye fraværskodene og startdato 01.01.2023.   Her denne artikkelen kan du lese om når de forskjellige kodene skal brukes Ny rapportering av permisjon i 2023 

Det er fra 2023 gjort noen endringer i rapportering av reise/kost.   Følgende inntektsbeskrivelser utgår fra og med 2023: - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost med overnatting på hybel/brakke/privat - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost med overnatting på pensjonat   De blir erstattet av disse: - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost ved overnatting på hybel med kokemulighet eller privat - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost ved overnatting på hybel uten kokemulighet eller pensjonat eller brakke Vi anbefaler at du oppretter nye lønnsarter for bruk med de nye beskrivelsene fra og med 2023. Hvis du må korrigere tilbake i 2022 må du bruke lønnsartene med gammel beskrivelse.   Forslag til lønnsarter: Med kokemulighet   Uten kokemulighet   Dersom du benytter Visma.net Expense eller et annet reiseregningssystem, må du også endre til de nyopprettede lønnsartene på utleggstypene som gjelder diett hybel/brakke/pensjonat her.

Får du feilmelding 114B, ugyldig verdi for denne kalendermåneden på a-meldingsretur, må du først annullere alle a-meldinger du har sendt for perioden du får feilen på. Det gjør du ved å gå på Periodens lønn | A-melding | fanen Status.  Stå på den linjen du skal annullere. Trykk annuller og send deretter inn annulleringen. Gå deretter inn på Fravær | Registrere fravær og ferie på de ansatte som får feil på A-meldingen. Dersom du har fravær som er registrert med veferdspermisjon ut i 2023 så må fraværet avsluttes pr. 31.12.2022 i H&L. Send deretter inn en a-melding for desember 2022 med kun arbeidsforhold. Legg deretter inn fraværet for 2023 med de nye fraværskodene. Les mer om de nye kodene her. Send inn a-meldingen for januar på nytt.   Er fraværet registrert på 2022 kan du benytte opprinnelig fraværskode (velferdspermisjon) og sende inn en ny a-melding på desember med kun arbeidsforhold.  Send deretter inn A-meldingen for januar på nytt. Dersom du fortsatt får feil, ta kontakt med oss på support 🙂  

Med ny versjon trenger ikke lenger slette kolonne M i filen du tar ut fra visma.net Expense.     Dette gjelder kun deg som ikke har integrasjon mellom H&L og Visma.net, men importerer reisetransaksjoner med fil - og benytter kostnadsbærere.   På grunn av ny funksjon med mulighet for oppsett av MVA koder i Visma.net Expense (som ikke støttes i H&L) så har det kommet inn en ny kolonne i lønnsfilen som gjør at kostnadsbærere blir forskjøvet en kolonne til høyre.  Dette vil føre til at kostnadsbærerne ikke blir riktig på lønnstransaksjonene ved import av lønnsfilen.   Har du ikke overført filen til H&L? Åpne lønnsfilen du henter fra Visma.net Expense i Excel og slett kolonne M "VAt Code". Deretter lagre filen i CSV format.      Ved import av lønnsfilen så vil nå kostnadsærerne legge seg på riktig felt i H&L.   Har du overført lønnsfilen til H&L og lønnskjøringen ikke er godkjent? Slett det som er importert og importer csv. filen på nytt etter at kolonne M er fjernet i filen.   Har du overført lønnsfilen til H&L og lønnskjøringen er godkjent? ta kontakt med oss på support og vi kan rette historiske transaksjoner med et script.      

For dere som skal benytte Huldt & Lillevik i 2023 og har versjon 5.22.4(2975)/5.23.1(2975) må dere manuelt oppdatere satser for kilometergodtgjørelse og utlending 2. I nyeste versjon som ligger for nedlastning er disse satsene oppdatert 5.22.4(2979)/5.23.1(2979).   Dere oppdaterer satsene manuelt under Kartotek | Offentlige satser: (gjelder feltene som er markert med gult)     Mer info om nye satser finner du her   

Det du lurer på, lurer også mange andre på. Her får du en oversikt over spørsmålene mange stiller oss når de ringer support:   Må jeg ha ny versjon for å kjøre årsavslutning? Svar: Du må ha ny versjon for å overføre til nytt år, men alt annet i årsavslutningen kan du gjøre i nåværende versjon. Du kan utføre tom. punkt 22. i kjørejournalen. Den finner du her.   Hvilke datoer må jeg ta hensyn til i forbindelse med årsavslutning? Svar: 05.01.23 Innsending av a-melding for desember 2022 16.01.23 Betale skatt og arbeidsgiveravgift termin 6 2022 01.02.23 Sammenstillingsoppgave/personoppsummering til ansatte   Jeg har gjort en feil tidligere i år. Hvordan skal jeg korrigere? Svar: Lønnen må alltid korrigeres den måneden feilen har skjedd. Du kan altså ikke korrigere alt på lønn i desember. Dette gjelder også hvis du har overført til nytt år og skal sende en a-melding korreksjon.   Jeg har kjørt en ekstrakjøring i tillegg til lønnskjøringen for desember, hva gjør jeg med a-melding? Svar: Du sender inn a-meldingen på vanlig måte. I mottaket vil den slå seg sammen med den a-meldingen du allerede har sendt inn. Den vil ikke overskrive det som allerede er sendt inn. Dersom du ikke har sendt inn a-melding allerede, kan du sende begge samtidig.   Hvilke rapporter nullstiller seg og er viktige å ta ut før overgang til nytt år? Svar: Det er viktig at du tar ut disse rapportene: Feriepengeliste: Rapporter | Avstemming | Feriepengeliste Avstemmingsliste pr. lønnsbeskrivelse: Rapporter | Avstemming | Avstemmingsliste pr. lønnsbeskrivelse. Avstemmingsliste pr. konto: Rapporter | Avstemming | Avstemmingsliste pr. konto   Vi har innberettet EKOM på alle ansatte i 2022, men ønsker å gi dette som skattefri gave. Hvordan retter vi det? Svar: Hvis du ønsker å korrigere naturalytelser som allerede er rapportert i 2022 må du gjøre dette i ekstrakjøring for hver periode det gjelder. Du trenger ikke å innberette gaven på annen måte, så lenge den er under det trekkfrie beløpet.   Kan jeg kjøre lønn på to år samtidig?  Svar: Nei, dette er ikke mulig etter at A-ordningen kom. Men det er mulig å sende korreksjoner i a-melding på forrige år etter overføring til nytt år, dersom det er behov for dette. Du finner beskrivelse på dette her.   Kan jeg legge inn variable lønnsarter klar til lønn i januar, før jeg har overført til nytt år? Svar: Ja, disse blir ikke borte og vil da ligge klare til lønnskjøring etter overgang til nytt år.   Må personoppsummeringen sendes ut til de ansatte før jeg overfører til nytt år?  Svar: Nei, du kan sende denne også etter overføring til nytt år.   Skal Personoppsummeringen sendes per post eller kan den sendes på mail?  Svar: Dette bestemmer du selv. Du kan sende enten per post eller på mail i valget "Elektronisk personoppsummering".    Jeg har tidligere brukt Huldt & Lillevik Lønn og har tatt i bruk Payroll i løpet av 2022. Må jeg sende ut personoppsummering/sammenstillingsoppgave fra begge systemer? Svar: Ja. Hittilverdier er ikke med over i Payroll, så du må sende en fra Huldt & Lillevik Lønn med den lønnen du har kjørt der, og en i Payroll for lønn som er kjørt der.      

Dersom du ikke velger oppslagslisens eller å installere Huldt & Lillevik Lønn på egen PC/ server, må du for å sikre at du overholder oppbevaringsplikten av lønnsbilag i henhold til Bokføringsloven. Velger du å oppbevare dokumentasjonen i PDF filer eller på papir, er du selv ansvarlig for at det du oppbevarer, er i henhold til Bokføringsloven/ oppbevaringsplikten.  Oversikten under er rapporter som er aktuelle for oppbevaringsplikten, men oversikten er ikke uttømmende.   Lønnsslipper for de siste 5 årene –  Rapporter |  Historiske lister | Historiske lønnsslipper. Velg år og skriv disse ut på papir eller lagre dem til PDF. Regnskapsbilag - Rapporter |  Historiske lister |Historiske lønnsbilag, skrives ut eller lagres til PDF pr. lønnskjøring / godkjenning. Banklister - Rapporter |  Historiske lister |Historiske banklister , skrives ut eller lagres til PDF pr. Lønnskjøring Generell statistikk - Rapporter |  Lønnsstatistikker | Generell statistikk, skrives ut eller   lagres til PDF pr. år. Transaksjoner til Excel - Rapporter |  Lønnsstatistikker |Transaksjoner til Excel. Denne inneholder alle transaksjoner som er godkjent i H&L .Den kan tas ut pr år og vil inneholde alt som er gjort i HL for det året. Her kan man sortere selv og velge ut de data man ønsker å kontrollere. Skrives til Excel og lagres. Personalkort - rapporter - personalrapporter - personalkort. Sett hake for ta med sluttede hvis du også ønsker å lagre informasjonen på de sluttede.   I tillegg anbefaler vi at man lagrer følgende listene. Disse kan kun hentes for det året du er i på Huldt & Lillevik. -          Feriepengeliste -          Avstemmingslister pr. Lønnsberegning -          Avstemmingsliste pr konto -          Evt. Innskudd, utlån og renter dersom dere har lån til ansatte. -          Listen Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pr.person (denne listen kan være stor så den anbefaler vi at der skriver til PDF)