Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Før du ringer oss i januar anbefaler vi at du ser gjennom innholdet i denne artikkelen. Her finner du tips som kan hjelpe deg gjennom årsavslutningen. Januar er en hektisk måned for alle som jobber med lønn og du kan oppleve noe ventetid  hos support. Har du byttet lønnssystem? Det er ikke nødvendig med ny versjon for å foreta årsavslutning dersom du ikke skal fortsette med Huldt&Lillevik i 2023. Årsavslutning for deg som har byttet lønnsprogram - les mer her Ønsker du oppslagslisens på Huldt&Lillevik Cloud versjon - les mer her Kurs og veiledning Kurs Kurs er inkludert i ditt programvareabonnement. Årsavslutningskurset finner du her. Microkurs i avstemming av arbeidsgiveravgift finner du her   Veiledning Årsavslutningsboken kan du laste ned i PDF-format nederst til høyre i denne artikkelen. Veiledningen ble produsert i 2021 men er aktuell for i år også.  Kjørejournalen for årsavslutningen finner du her. Veiledningen  til a-meldingen finner du her.   Frister i 2023 5. januar: frist for å sende A-melding på desember 16. januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6 1. februar: frist for å sende lønnsoppgave til de ansatte (personoppsummering) Brukertips  Generelle brukertips på årsavslutning finner du her.   Under finner du også aktuelle brukertips vi får mye spørsmål om: Kontrollere arbeidsforhold Du finner informasjon om hvordan du kontrollerer arbeidsforhold her. Kontrollere lønnsarter Du finner en beskrivelse på hvordan du skal kontrollere at lønnsartene dine er riktig kodet iht. veiledningen til A-ordningen her. Avstemming av lønn mot regnskap Du finner informasjon om hvilke lister som bør tas ut i forbindelse med avstemming her.  Ofte stilte spørsmål I denne artikkelen finner du svar på spørsmålene mange stiller oss i forbindelse med årsavslutning. Support Selvbetjening - hjelp deg selv 24/7! Chat med oss nederst i høyre hjørne 💬 Kontakt våre produkteksperter - mer informasjon finner du her.

Årets digitale årsavslutningskurs i Huldt & Lillevik Lønn finner du her.   Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement og du kan se det når du selv ønsker.   Kurset er inndelt i to deler. Del 1 inneholder lover og regler som du bør kjenne til før du skal foreta årsavslutning. Del 2 viser hvordan du utfører årsavslutning praksis i Huldt & Lillevik Lønn. I slutten av kurset ligger også dokumentasjon for lover og regler   Kurset ligger i Learning Universe. Første gang du logger inn, må du bruke samme innlogging/epost som du har i Community. Ved første innlogging oppgir du hvilket land du jobber fra (Norge). Deretter har du en bruker og har tilgang til kurset. Øverst i denne artikkelen er det direkte link til kurset, men dersom du ikke skulle finne det kan du søke i søkefeltet etter “Huldt & Lillevik” så skal det også komme opp. Hvis du ikke klarer å logge på chat med oss nederst til høyre .

  Fritak for forskuddstrekk i lønn og godtgjørelser i november/desember. I følge reglene om forskuddstrekk skal ansatte med månedslønn være fritatt for forskuddstrekk i lønn eller godtgjørelse for siste halvdel av novemer eller første halvdel av desember måned. Lønnstakere med 14-dagers lønn skal være fritatt for forskuddstrekk ved siste utbetaling i november eller første ubetaling i desember. Fritaket gjelder også lønnstakere som bare hjelper til i tiden før jul.   1. Ansatte med 14-dagerslønn I oppgavevalg Periodens lønn | Lønnsberegning velges "Skatt i desember 14-dgrlønn (null skatt)" i feltet Skatt. Det vil ikke bli beregnet ordinært forskuddstrekk på noen av de ansatte ved denne lønnsberegningen. For lønnsarter som er definert med Prosent i Grunnlag Skatt, dvs forskuddstrekk med marginalprosent, beregnes fullt forskuddstrekk. Dette gjelder også eventuelt påleggstrekk og frivillig forskuddstrekk.   2. Ansatte med månedslønn I oppgavevalg Periodens lønn | Lønnsberegning velges "Skatt i desember mndlønn (halv skatt)" i feltet Skatt. Forskuddstrekk på ordinær lønn vil bli halvert. For lønnsarter som er definert med Prosent i Grunnlag Skatt, dvs forskuddstrekk med marginalprosent, beregnes fullt forskuddstrekk. Dette gjelder også eventuelt påleggstrekk og frivillig forskuddstrekk.   3. Pensjon Pensjon er fritatt for forskuddstrekk hele desember. Ansatte som mottar pensjon kan settes i egen ansattgruppe ved utbetaling av pensjon for desember. Deretter velges "Skatt i desember 14-dgrlønn (null skatt)" i feltet skatt ved beregningen. Ved lønnsberegning vil pensjonen bli beregnet uten forskuddstrekk. Månedslønnede, 14-dagerslønnede, ukeslønnede, og eventuelle pensjonister må kjøres hver for seg i aktuell periode for at dette skal fungere korrekt.

Det er meldt om vedlikehold i Altinn som kan medføre tregheter på tjenestene denne uken. Dette gjelder bl.a. ved bestilling av skattekort, bestilling av A07 og tilbakemelding på a-melding.   Les mer om dette her: https://www.altinndigital.no/driftsmeldinger/

Skal du bytte lønnssystem så må første a-melding fra det nye lønnssystem skje måneden etter at du har sendt a-melding på det gamle lønnssystem. Du kan ikke sende a-melding fra to forskjellige lønnssystemer i en og samme måned. Dette kan medføre feil i a-meldingen og at deltidsprosenten til den ansatte dobler seg i Altinn. Eks: En ansatt med f.eks 100% stilling vil da ligge med  200% stilling i Altinn.    Med andre ord - skal du f.eks. gå over til et nytt lønnssystem i september, så skal du kun sende a-meldinger fra nye systemet fra og med september. Skal det sendes a-meldinger for måneder før september, så må dette skje fra det gamle systemet.   Har du allerede sendt inn a-melding for den samme måneden fra to forskjellige systemer - og f.eks. mottatt brev fra NAV vedrørende dette, så er løsningen følgende:   Annuller alle a-meldinger i måneden med dobbel innsending fra ett av systemene. Dersom det kun er sendt inn arbeidsforhold på måneden er dette nok . Bestill deretter en avstemmingsliste (A06) fra Altinn og kontroller at ansatte ikke ligger dobbelt. MERK! Dersom det er sendt inn flere a-meldinger med arbeidsforhold fra gammelt system må alle annulleres. Dersom det er sendt inn inntekt fra begge selskapene i en måned, annullerer du a-meldingen i gammelt system.Om dette er sendt fra Huldt og Lillevik går du inn på Periodens lønn | A-melding og haker av for å utelate arbeidsforhold fra innsending. Da vil kun inntekt og fødselsnummer på ansatt bli sendt inn og du unngår doble arbeidsforhold. Også her er det lurt å ta ut avstemmingsliste for amelding (A06) fra altinn og kontrollere.

Noen kunder ønsker å utbetale timer til de timelønnede i samme lønnskjøring som man kjører feriepenger på de fastlønnede. I disse tilfellene er det viktig å være obs på skatteberegningen.

Ønsker du å flytte til Visma.net Payroll må du laste ned vedlagte dll.fil. Filen skal legges inn på standard område: C:\Program Files (x86) \HuldtLillevik\ Lonn\ PayrollMigration ved lokal installasjon, eller på tilsvarende område på server, og erstatte den som ligger der fra før.   Dette gjelder for alle versjoner før 2889.   Alternativt kan du oppgradere til nyeste versjon som du finner her.     

Vi har laget en kort forklaring til hvordan du kan regne deg frem til hvilken brøk som skal benyttes ved ferietrekket.

For kunder som har lønn hvor det legges inn tilleggsopplysninger, og som skal bruke automatikken i Huldt & Lillevik til å generere trekk for ferie, er det viktig at ting gjøres i riktig rekkefølge.

Du skal ikke opprette et nytt arbeidsforhold på Kartotek | Personer | Fane 2: arbeidsforhold for å få kjørt feriepenger på en person som har sluttet.

Lurer du på hvor du kan finne mer informasjon om Visma.net Payroll?   Her kan du klikke deg gjennom løsningen, se ulike pakker og priser og lese om hva noen av våre kunder mener om Visma.net Payroll.   Vi har en enkel løsning på å flytte data fra Huldt & Lillevik til Visma.net Payroll. Flyttefabrikken flytter over data fra Huldt & Lillevik til Payroll, så du slipper å gjøre denne jobben manuelt.   Hvilke opplysninger blir flyttet: Firmaopplysninger og innstillinger iht oppsett i Huldt & Lillevik Lønn eller Visma Lønn, med supplement til utfylt spørreskjema Konto (benyttet i år/i fjor hvis ikke firma tidligere har benyttet visma.net) Kostnadsbærere (benyttet i år/i fjor hvis ikke firma tidligere har benyttet visma.net) Pensjonsselskap Fagforening (forutsetning: Aktiv transaksjon mot ansatt) Kreditorer (forutsetning: Aktiv transaksjon mot ansatt) Firmabiler (forutsetning: Aktiv transaksjon mot ansatt) Ansatte (forutsetning: Aktiv, eller Sluttet med feriepenger tilgode) Ansattopplysninger Arbeidsforhold (kun gjeldende arbeidsforhold) Barn (det må stå hake i boksen barn i Huldt & Lillevik) Pårørende Pensjonsselskap  Fagforening Firmabil (ordinær firmabil, eller yrkesbil < 7500 kg) Kreditorer (aktiv kreditortrekk med saldo > 1 kr) Lønnsarter (forutsetning: Aktiv fast transaksjon mot ansatt).  Lønnsarter vil bli forsøkt koblet opp mot standard lønnsartregister Faste lønnstransaksjoner Inngående saldo (bruttolønn, skattetrekk, feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk   Hvilke opplysninger blir ikke flyttet: Konto ikke benyttet dette og forrige lønnsår Kostnadsbærere ikke benyttet dette og forrige lønnsår Fagforeninger som ikke er aktive Kreditorer som ikke er aktive Firmabiler som ikke er aktive Ansatte som er sluttet uten feriepenger tilgode Firmabiler med uforholdsmessig listepris Yrkesbiler over 7500 kg Det blir ikke trykket “Lag bruker” for visma.net på ansatte Ledere på ansatte Ansattgrupper Pensjonister Ferieavtale utover valgt standard i spørreskjema (f.eks. uten 6 G begrensning eller utbet. måned) Arbeidstid for deltidsansatte (settes likt fordelt mandag - fredag) Pensjonsberegning / Pensjonstrekk Automatisk fordeling av lønn på kostnadsbærere Innberetning for lønn utland Lønnsarter benyttet til variable transaksjoner Ansatte med manglende/feil verdier som medfører lagring som “Utkast” vil ikke få med seg faste lønnstransaksjoner eller inngående saldo Overføringer til annen bankkonto (reiseoppgjør/sparekonto) Fraværsregistreringer NB! Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og Permisjonstype må være identisk) Her finner du Visma.net Payroll i Community.   Ta gjerne kontakt med oss dersom du ønsker mer informasjon, eller har spørsmål om Visma.net Payroll.

Flere av våre kunder får nå feilmeldingen 505-Forholdet mellom timelønn og antall timer er ulogisk på a-melding retur.   Hvis du har fått denne feilen må du sjekke om du har riktig lønnsbeskrivelse på lønnsarten du har brukt.   Denne feilmeldingen kan komme hvis du har rapportert timelønn og antall timer og disse opplysningene gir en timelønnssats på over 10 000 kroner. Timelønnssatsen for en inntektsmottaker er normalt lavere. Feilmeldingen skyldes ofte at du har brukt feil lønnsbeskrivelse (timelønn) på lønnsarten (for eksempel brukt lønnsbeskrivelse timelønn på bonus med antall 1 og beløp kr 20.000).   Hvis du har brukt feil lønnsbeskrivelse må a-meldingen annulleres, lønnsbeskrivelsen endres til riktig på lønnsarten og a-meldingen sendes inn på nytt.  

Flere av våre kunder får nå feilmelding 504-Antall timer oppgitt på timelønn er over 300 på a-melding retur. Du har da oppgitt over 300 timer for samme kalendermåned. Det er nesten dobbelt så mye som det en full stilling utgjør i en normal arbeidsmåned (162,5 timer). Du skal oppgi antall timer som ligger til grunn for utbetalingen.   Feilmelding kommer ofte ved etterbetaling, eller hvis du utbetaler tillegg og legger inn antall timer. I disse tilfellene skal du sette på hake for utelate antall på lønnsarten.     For å rette feilen må du annullere a-meldingen, sette på haken for å utelate antall på lønnsarten og sende inn a-meldingen på nytt.

For du går i gang med registrering av permittering i lønnsystemet, anbefaler vi at du leser denne artikkelen fra vår juridiske avdeling. Her finner du svar på blandt annet hvilke start- og sluttdatoer du skal benytte, arbeid i permitteringsperioden og permittering i kombinasjon med annet type fravær.    Tidsrom for permittering må registreres under Fravær | Registrere fravær og ferie.  Vet du ikke sluttdato kan du ha et åpent fravær, og legge inn sluttdato når den er kjent.    OBS! Hvis en ansatt slutter midt i en permitteringsperiode, må også permitteringen avsluttes med samme dato under Fravær | Registrere fravær og ferie. Har du allerede lagt inn en tildato, kan denne overskrives og endres.    Har du ikke opprettet fraværskode for permittering , kan du gjøre det under Fravær | Fraværskoder. Finn et ledig nummer du kan opprette den på. Den må ha type permittering for at denne skal bli med i a-meldingen.      Fraværet blir automatisk hentet inn i a-meldinga når du lager den. Du trenger ikke overføre fravær til lønn for at dette skal bli med i A-melding.  Vi anbefaler å sende inn a-melding med kun arbeidsforhold med en gang, og ikke vente til den 5 i påfølgende måned. Dette for at de ansatte skal inn med riktige opplysninger til en hver tid, slik at behandlingen går enklere hvis de trenger ytelser fra det offentlige i denne perioden.   For å legge hvor stor % permittering en person har, legger du dette i kolonnen syk %, se eksempel. Hvis personene er 100 % permittert endre status til permittert under Kartotek | Personer, slik at de ikke blir med i lønnsberegningen. Arbeidsforholdet skal ikke avsluttes.           OFTE STILTE SPØRSMÅL   Jeg har ansatte som jobber deltid, og som nå er delvis permittert. Hva skal jeg legge inn i kolonnen “syk%” under fraværsregistreringen? Under fraværsregistreringen legger du inn prosenten den ansatte er permittert. Du skal med andre ord ikke regne om permitteringsprosenten ut i fra stillingsprosent. F.eks. Den ansatte jobber normalt 60% og blir 50% permittert, dvs. at arbeidskravet i permitteringsperioden er 30%. Deltidsprosenten skal ikke endres. Under fraværet legger du inn permittering, med 50% i kolonnen syk%.   Jeg har en ansatt som er delvis sykemeldt når alle ansatte i firmaet blir permittert fra 1. april. Hvordan registrerer jeg dette? Du skal rapportere opprinnelig startdato for permitteringen, også for den ansatte som er sykemeldt. Dette vil si at du også må avslutte sykemeldingen i lønnsystemet, for videre å registrere permitteringen. Legg inn 1. april som startdato på permitteringen og 100% i kolonnen syk%. Sykemeldingen vil videre håndteres mellom NAV og arbeidstaker, og arbeidstaker vil fortsette å få sykepenger fra NAV så lenge han/hun er sykmeldt. I tillegg vil den ansatte kunne søke om dagpenger dersom arbeidstakeren er mindre enn 50% sykemeldt. Så snart den ansatte er friskmeldt må han/hun søke dagpenger fra NAV. Arbeidstakeren må selv gi informasjon til NAV om han/hun er sykemeldt.  Les forøvrig artikkelen fra vår juriske avdeling ang. rapportering av permitteringen her og info til arbeidstaker fra NAV her.   Skal arbeidsgiver sende inn inntektsmelding og skatteopplysninger ved permitteringer? Nei, du skal ikke sende inntektsmelding. NAV henter selv inntektene den ansatte hadde siste 12 eller 36 avsluttende måneder før den ansatte søkte dagpenger, fra tidligere a-meldinger.   Skal jeg endre deltidsprosenten på arbeidsforholdet som følge av at de ansatte blir permittert? Nei, deltidsprosenten på arbeidsforholdet skal kun endres dersom den ansatte faktisk går opp eller ned i stillingsprosent. Permittering er en midlertidig ordning hvor arbeidstaker er pålagt arbeidsfritak og arbeidsgiver samtidig er fritatt sin lønnsplikt, dvs. at arbeidsforholdet består slik det er avtalt før permitteringsbehovet oppsto.   Hva skal rapporteres som første permitteringsdato under Fravær | Registrere fravær og ferie? Det er første dag man blir permittert som skal innrapporteres, det vil si første dag i lønnspliktperioden for arbeidsgiver.   Jeg har registrert permittering tilbake i tid, må jeg også sende a-melding tilbake i tid?  Nei, du trenger ikke sende a-melding tilbake i tid, det er godt nok at dette blir med i nyeste a-meldingsmåned.