Mine områder
Hjelp

Brukertips i Visma.net Expense

Sorter etter:
I denne artikkelen vil du finne alle brukertipsene som vil være aktuelle for deg som bruker av Visma.net Expense. Click here for English version. 
Vis hele artikkelen
28-08-2020 14:49 (Sist oppdatert 14-02-2023)
  • 0 Svar
  • 11 liker
  • 121359 Visninger
For deg som er en helt ny bruker av Visma.net. Her finner du en veiledning til hvordan du aktiverer kontoen din og logger på Visma.net for første gang.
Vis hele artikkelen
01-12-2017 12:21 (Sist oppdatert 09-05-2019)
  • 0 Svar
  • 3 liker
  • 31343 Visninger
Automatisk knytning av typer mot lønnsarter i Expense   Det har nå kommet en funksjon i Expense, som gjør at du kan knytte lønnsarter automatisk mot Utleggstyper, Diett og Kjøring.   Under Expense / Innstillinger / Oppsett / Lønnsarter finner du nå knappen "Bruk standard tilknytning"     Denne knappen knytter standard lønnsarter opp mot de riktige typene.    Ved å trykke på de ulike typene får du opp en oversikt over hvilke lønnsarter som vil knytte seg mot de ulike typene. Når man trykker på knappen "Bruk standard tilknytning", velger man for alle typene. I dette bildet er det ikke mulig å overstyre lønnsart. Hvis du har linjer her som ikke har lønnsart, er det fordi du ikke har overført standard lønnsarter fra ditt lønnssystem til Expense, Expense klarer kun å knytte standard lønnsarter. Hvis man allerede har knyttet lønnsarter mot typene vil lønnsartene bli overstyrt av standard lønnsarter hvis man trykker på knappen, men man kan manuelt knytte de mot andre typer hvis det er ønskelig.     Hvis du ikke har lønnsarter i alle linjene, vil disse typene fortsatt mangle lønnsart i Expense etter at man har trykket på knappen. Du må da inn og knytte typene manuelt mot en lønnsart etterpå, under Innstillinger / Typer / Diett, Kjøring eller Utlegg.     MERK! Hvis du IKKE har standard lønnsarter i forhold til ditt lønnssystem vil Expense kun gjøre en sjekk på lønnsartnummeret. Det vil si at hvis du har Visma Lønn og IKKE har bilgodtgjørelse som lønnsartnummer 100, så vil Expense fortsatt knytte typen Bil mot lønnsart 100, kontroller derfor alltid oppsettet, og eventuelt overstyr typen mot riktig lønnsart.    
Vis hele artikkelen
19-06-2019 08:42
  • 0 Svar
  • 2 liker
  • 1392 Visninger
  Logg inn her: https://connect.visma.com/   Legg inn ditt brukernavn og passord Du kommer da til bildet hvor koden fra appen skal legges inn. Velg her “Prøv på en annen måte” Velg så "Bruk engangskode"     Da kommer du til bildet hvor du skal legge inn beredskapskoden som du fikk når du aktiverte totrinnskontrollem første gang.  Hvis du ikke har tatt vare på denne koden kan support generere en ny kode for deg. Du kan ta kontakt med support på chat nede i høyre hjørne for å få generert en engangskode. Koden legges inn i bildet på punkt 4. Klikk bekreft. Du vil da få opp 2 valg som vist under Hvis du har har glemt telefonen hjemme og kun vil logge inn med engangskoden, ikke vil sette opp totrinnskontrollen på nytt, velger du "Jeg har midlertidig mistet tilgang til Authenticator appen". Hvis du vil sette opp totrinnskontrollen på ny telefon så velger du "Jeg har permanent mistet tilgang til Authenticator appen"  Hvis du velger å sette opp totrinnskontrollen på ny telefon i punkt 5 over får du opp dette bildet: Klikk neste Da vises QR koden som du må skanne med Authenticator appen på ny telefon. Når du skanner QR koden med Authenticator appen vil din brukerkonto legges til i appen, og du får opp en 6-sifret kode. Klikk neste. I vinduet legger du inne den 6-sifrede koden som du får opp i appen etter at du har skannet QR koden. Klikk så neste igjen. Du får nå opp en engangkode for fremtidig bruk. Her må du huke av for at du har kopiert koden og lagret den.  Det er viktig at du tar vare på denne koden da denne er nødvendig for å aktivere / deaktivere totrinnskontrollen på et senere tidspunkt. Klikk så neste.   Da får du en bekreftelse på at Totrinnskontroll er aktivert Klikk neste og du vil bli logget inn i Visma.Net Anbefaler også å bruke sms som alternativ til totrinnskontroll. For å kunne bruke dette må totrinnskntroll være aktivert. Da vil det være mulig å å logge på med 6-sifret kode på SMS som alternativ til appen, beredskapskode bør fremdeles taes vare på.
Vis hele artikkelen
22-02-2021 08:31 (Sist oppdatert 29-03-2022)
  • 0 Svar
  • 2 liker
  • 20438 Visninger
Godkjenningsflyt i Visma.net Approval ferdig satt opp hvis dere ønsker godkjenning av "leder". 
Vis hele artikkelen
01-11-2019 15:23 (Sist oppdatert 03-01-2023)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 5368 Visninger
I Visma attach er det ikke bare mulig å ta bilder. Man kan også hente fra galleri, på en android telefon er det et ikon oppe i høyre hjørne med bilde av et fjell, rett ved siden av blitz. Her trykker man på for å komme inn i galleriet på telefonen. Nå er det bare å velge et bilde, klikke på V som er nederst i midten på skjermen og fortsette på vanlig måte.
Vis hele artikkelen
17-07-2019 16:11
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 1541 Visninger
Her finner du et opptak av webinaret holdt 07.03.2019 på Visma.net Expense
Vis hele artikkelen
07-03-2019 15:39 (Sist oppdatert 25-07-2019)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 1872 Visninger
Forklaring på de forskjellige arbeidsflyt innstillingene i Visma.net Expense.
Vis hele artikkelen
22-08-2018 14:03 (Sist oppdatert 29-01-2024)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 5326 Visninger
Det er noen ting du må gjøre i Visma.net Expense før løsningen kan tas i bruk. For en steg-for-steg video av hvordan du setter opp Expense, se videoforklaring nederst på siden.   Ønsker du en komplett dokumentasjon, se vår komplette "Kom i gang"-artikkel     1. Hovedjobben ligger i å "knytte" typer mot lønnsarter (i ditt lønnssystem). Altså si at når f.eks typen for "bompenger" benyttes, så er din lønnsart for dette nr XYZ osv osv. Les mer om dette her   2. Definere dine typer slik at du får et mest mulig styrende / fleksibel løsning Alle nevnte typer har en avkrysning for ønsket resultat Expense | Innstillinger | Typer   Trenger dere aktiv type for å kunne tilkjennegi "kjøring i Tromsø"? Tilsvarende vedr andre typer under Kjøring, f.eks skogs- anleggsveier, moped o.l ? Registrere kjøring i utlandet?     For dere som reiser med diettgodtgjørelse: Ved "Hotell - Innland", "bruk sats fra statens særavtale" (således trekkpliktig del) eller kun  trekkfri sats? Aktiv type "Kompensasjonstillegg utland" for beregning av det? (slik Statens særavtale tilsier) Aktiv type "Utland - administrativ forpleining" for beregning av det når alle måltider er dekket? (slik Statens særavtale tilsier)   3. Under "Expense | Innstillinger" finner du "Innstillinger for reiseregninger", hvor du primært angir om  - Bruker skal kunne endre  kostnadsbærer ved registrering av sine reiser og utlegg - Bruker skal kunne "splitte" en transaksjon på flere kostnadsbærere   - Reiser bedriften på diettgodtgjørelse eller diett etter regning  - Reiser man alltid på denne måte, eller skal bruker kunne endre behandlingen ved registrering?   Se skjermbilde     4. Ved integrasjon mot Visma Lønn: Om du ikke alt har gjort det, så må du lage en "Integrasjonsbruker"  les om det her   5.Tilsvarende, om ikke alt gjort, så må du definere regler for hvem som godkjenner hvilke reiseregninger (i Approval). Les om det her   Hvis du lurer på integrasjon med lønnssystem, kan du lese om det her     For en steg-for-steg video av hvordan du setter opp Expense (gammel layout):         
Vis hele artikkelen
02-01-2018 15:14 (Sist oppdatert 19-02-2019)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 6365 Visninger
Her finner du en veiledning på hvordan du logger på Visma.net Expense.
Vis hele artikkelen
01-12-2017 14:02 (Sist oppdatert 18-06-2021)
  • 0 Svar
  • 1 liker
  • 78910 Visninger
Hvis du ikke benytter Visma.net tilknyttet et windowsbasert system fra Visma (slik som Visma Lønn), må VCG installeres. 
Vis hele artikkelen
10-05-2016 19:59 (Sist oppdatert 18-03-2021)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 7571 Visninger
Slik kommer du raskt i gang med Visma.net Expense
Vis hele artikkelen
18-03-2016 22:00 (Sist oppdatert 03-01-2018)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 4349 Visninger
Ja! Laste opp kvitteringer til Expense har vært mulig siden lansering januar 2013.
Vis hele artikkelen
03-12-2014 16:25 (Sist oppdatert 25-07-2017)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 2838 Visninger
Når du oppretter en ny ansatt manuelt i Expense, eller ved overføring fra lønnsprogram, mottar den ansatte en velkomst e-post. Denne e-posten kan tilpasses ditt firma. Dette gjelder også for brukere av Visma.net Payslip og Visma.net Absence.
Vis hele artikkelen
31-07-2014 21:27 (Sist oppdatert 11-10-2021)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 5033 Visninger
Hvordan opprette ansatte i expense?   Denne guiden vil være til hjelp for dere som brukes expense som en aleneløsning (uten integrasjon mot ERP eller lønnssystem). Dersom dere bruker expense mot et lønnssystem settes de ansatte opp der, dette gjelder blandt annet Payroll, Visma Lønn, Huldt og Lillevik Lønn og Enterprise HRM.   For å legge til ansatte i Expense gå til Visma.net Expense | Innstillinger | Ansatte og grupper | Ansatte.   Klikk så legg til ansatt:    Til slutt er det bare å legge inn informasjon om den ansatte. Boksen "Aktiv" må være huket av for at den ansatte skal få tilgang, informasjon som MÅ være oppgitt er markert med rød stjerne, dette er fornavn, etternavn, e-post (ekstremt viktig at den er riktig) og Ansatt ID. Dersom arbeidsflyt i approval er satt med "basert på kostnadsbærer" bør også kostnadsbærer legges til på den ansatte inne under fanen Tilleggsinformasjon.  
Vis hele artikkelen
06-03-2020 16:31
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 2246 Visninger
Du må legge inn rettigheter på brukerne i Visma.net for å angi hva de skal kunne se og gjøre (føre reiseregning, godkjenne, administrere oppsettet).
Vis hele artikkelen
10-10-2013 18:26 (Sist oppdatert 13-05-2021)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 6092 Visninger
Veiledning på hvordan man oppretter en bedrift (firma/klient) i Visma.net Expense
Vis hele artikkelen
10-10-2013 18:12 (Sist oppdatert 25-07-2017)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 4400 Visninger
NB! Nå har Expense App'n Visma Employee muligheter for å ta bilde av kvitteringene. Du trenger derfor ikke å benytte Visma Attach lengre, du får gjort alt fra Employee!  Du kan føre hele reisen fra mobiltelefonen!   Les mer og se video her.    Hvordan benytter jeg bilde fra Employee / Attach i Expense?   Når du åpner et utleggsdokument i Expense vil programmet først spørre etter generell dokumentasjon. Her er det mulig å legge til filer, opplastet fra din datamaskin.   For å laste opp bilder fra Visma Employee (Attach) må du først fylle ut generell informasjon. Etter å ha klikket på "Lagre" kan man begynne å legge inn dokumentasjon i selve dokumentet. Når du registrerer en transksjon, vil du kunne laste opp en kvittering via knappen "Legg ved fil". Når du har trykket på der kommer man inn i et nytt vindu. Velg "Fil" om kvitteringen finnes på din pc (nettverk), eller velg eventuelle bilder der som er tatt med Employee eller Attach appen.     Har du angitt alle nødvendige opplysninger i App, kan du bare klikke "legg ved" og velge neste kvittering. Om ikke alle nødvendige opplysninger er angitt, vil Expense avkreve dette før du får lagret transaksjonen. 
Vis hele artikkelen
05-07-2019 12:42 (Sist oppdatert 12-02-2021)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 2632 Visninger
If you wish to change your e-mail address there are multiple ways to do this: If the employee have an account with Visma.net, he/she can change their username themselves. (1st tip) Thereafter, the employer have to change their e-mail address in the payroll system.  If the employee does not have an account with Visma.net, go to the 2nd tip.    Employee change themselves their E-mail address (if Visma.net is used before): The employee signs in at Visma.net, go to My details (My profile - top right corner) Click Change email address, write down a new email address. You will get an email to the new username, where the user can confirm these changes. Read more about that here.   User gives a message to the payroll executive about the changes in e-mail address.      2.  Employee does not have access/have not used Visma.net before: If the user have not activated their account (for example due to wrong e-mail address), follow these steps: Sign in at Visma.net as Customer Admin Go to Admin | Users. Find the correct user. You will be able to look up the account status to find Account status for the user, here you can change to the correct e-mail address. User will have to use the forgot your password function to retrieve a new activation e-mail. Thereafter, change the e-mail address to the correct one in Visma Lønn.        3. User has already activated the account, and their original e-mail address is non existing: Admin have to change this e-mail address in Admin and confirm with the admin password. When the Admin selects Save and close there will be sent an e-mail to the user who's account it is.        4. User is created twice in .net due to an e-mail change in the payroll system The account is active, and it is registered in .net on a "old" e-mail address. The e-mail address therefore have to change in the payroll system. This prevents the e-mail from changing in .net, but it will create a new user. That means that you will still have the old user in Expense and the Calendar, which has a incorrect e-mail address. The employee in Expense is additionally connected to the "Old" user, and Expense and the calendar can therefore not find the new user in ODP and that both accounts is the same user. Therefore, the user will no longer gain access to Expense.  To correct this, you have to change the old e-mail address which is connected to Expense and the Calendar. However, before we can create this, we have to "free" the new e-mail address so that this e-mail can be used again. Since the new email address is enabled, this must be changed to a different email address that the employee has access to. (How to make mail alias in Gmail) (Alternative to Gmail). Administrator changes the email address in Admin and must confirm with password. When the administrator taps "Save & Close", an email will be sent to the employee where he must confirm the change: This new e-mail address is now free to use. Admin can now change e-mail address for you, on the user with the incorrect e-mail address. Additionally, your roles have to be updated as well. The user will now get an e-mail about activation for the new user. Since the old e-mail address have been used before, the user have to create a new password.      5. User is created with the wrong e-mail address: Since the e-mail address is not valid, the employee can not confirm and activate this. However, the employee will be registered as a user in Expense and the Calendar with the wrong e-mail address. It may also be that the user is created with the "correct" email address. This occurs either by having the email address changed in the payroll system and transferred to .net, or manually created in .net. This creation is what makes changing your email address on the first user challenging. The user in Expense is connected to the "old" user, and Expense and the Calendar will not catch that the new user in ODP is the same employee. Therefore, the user will no longer get access in Expense. To correct this mistake you have to: Sign in and go to Settings, integration users, find the user you want to delete, and click Delete.  Go to Visma Lønn, go to Tools / Admin Functions / Tools / General - in the window "start screenshare" write "700339" and click "Enter". You will now get a list of employees, you will also find a column "ODPExternalld". Find the employee and click F2 when you are in the field area for "ODPExternalld" and delete. Thereafter, go to Routines, registration, Visma.net, setup and register new users and sync this with MDM employees.       6. Trying to change the e-mail address, but gets a message "non-existing". When an Admin or user is trying to change an e-mail address to something else, the system looks for addresses that already is registered with Visma.net. This check is in the entire Visma.net system and not only on that specific customer. For example: morten@visma.com wishes to use morten@gmail.com. But he receives a message, that this user already exists. When this message shows, there are a few things you can do: Create the user in Admin. (morten@gmail.com) Thereafter, change the address to something else (morten+1@gmail.com). This will free the e-mail address (morten@gmail.com). Since this e-mail address is enabled, this must be changed to a different e-mail address that the employee has access to. (How to create an alias mail in Gmail) (Alternative to Gmail) Administrator changes the email address in Admin and must confirm with password. Now it is possible to change the morten@visma.no to morten@gmail.com.
Vis hele artikkelen
03-07-2019 13:36 (Sist oppdatert 03-07-2019)
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 2524 Visninger
NB! This video is in Norwegian, but you can watch the process of how this is done:   In this video we show you how to change or cancel your travel expenses. 
Vis hele artikkelen
28-06-2019 10:17
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 2128 Visninger
Kategorier