Passeli Yritys käyttövinkit

Pankkiyhteyden allekirjoitusvarmenteet ovat voimassa pääsääntöisesti 2 vuotta. Ohjeistus varmenteen luontiin pankkikohtaisesti: Pankkiyhteyden käyttöönotto pankkikohtaisesti   Kun voimassa oleva varmenne on vanhentumassa eli umpeentumassa saat ohjelmaasi ilmoituksen: Profiilia ei voida käyttää pankkiyhteyteen Jokin tai jotkut palveluprofiilin käytössä tarvittavista varmenteista on umpeutunut tai puuttuu. Umpeutuneet tai puuttuvat varmenteet pitää uusia tai tuoda järjestelmään, jotta voit jatkaa pankkiyhteyden käyttöä Haluatko avata palveluprofiilinäkymän palveluprofiilin muokkausta varten?   Valitaan vaihtoehto "Kyllä" ja siirrytään Palveluvarmenteet välilehdelle.   Klikkaa hiirellä Palveluvarmenteet -välilehden allekirjoitusvarmenteen riviltä “Tuo” -painiketta. Valitse avautuvasta ikkunasta “Valitse tietokoneen varmennesäiliöstä” -vaihtoehtoa. Seuraavaan ikkunaan listautuu koneellasi olevat henkilökohtaiset varmenteet. Valitse sieltä varmenne, joka viittaa Web Service sopimukseesi. Mikäli sopivia varmenteita näyttää olevan useampi, niin valitaan uusin sopimukseen liittyvä varmenne. Nyt varmenne pitäisi olla tilassa “Voimassa” ja voitte tallentaa palveluprofiilin.   Huom! Pankkiprofiili voi herjata myös "Umpeentumassa" tilassa oleva varmennetta hieman pankkia aikaisemmin, jolloin voi olla tilanne, että pankki ei vielä ole muodostanut uutta varmennetta ladattavaksi. Tällöin kannattaa odottaa esimerkiksi vielä viikko ja katsoa sen jälkeen olisiko uusi allekirjoitusvarmenne latautunut koneen varmennesäilöön.    Varmenne tilassa umpeentunut: Kun varmenne on päässyt tilaan umpeentunut, tämä sama ohje voi auttaa myös auttaa siihen. Jos varmennesäiliöstä ei kuitenkaan löydy sopivaa voimassa olevaa allekirjoitusvarmennetta, voidaan pankista pyytää uudet siirtoavaimet/ pin-koodit, joilla saadaan ladattua ohjelman kautta uusi voimassa oleva varmenne.   Huom! Pankkiyhteys toiminnassa useammassa yrityksen tietokoneessa, avaa ohje: Varmenne pyritään lataamaan koneelle automaattisesti. Varmenne voidaan ladata vain yhdelle koneelle automaattisesti. Kun pankkiyhteyttä käytetään Passelista useammasta eri koneesta, tulee umpeentumassa/umpeentunut ilmoituksen jälkeen tarkistaa jokaisen koneen varmennesäiliö läpi, jos ensimmäisestä tarkastettavasta koneesta ei löydy voimassa olevaa varmennetta.  Tuo kone saattaa olla silloin kollegan käytössä, jos siellä on myös toimiva pankkiyhteys olemassa. Tällöin allekirjoitusvarmenne saatetaan voimaan ensin kollegan koneelle, jos se sielläkään ei ole voimassa tilassa. Kun varmenne on tuolla toisella koneella voimassa niin tämän jälkeen käytetään vaihtoehtoa "Vie" ja luodaan varmenteesta varmuuskopio. Tämä varmuuskopio siirretään omalle koneelle ja vaihtoehdolla "Tuo". Valitaan vaihtoehto 1. "Avaa tiedostosta" ja "Selaa..." nappia painamalla haetaan allekirjoitusvarmenteen varmuuskopio ja valitaan se ja painetaan "Avaa". Mikäli varmenne ei meinaa löytyä avautuvasta ikkunasta, tarkista oikean alanurkan etsittävä tiedostomuoto jotta se on oikea. Painetaan lopuksi "Tuo Varmenne" Nyt varmenteen pitäisi olla tilassa voimassa myös tässä koneessa.   Avaa kuvallinen ohje voimassa olevan allekirjoitusvarmenteen hakemisesta tietokoneen varmennesäiliöstä: Ohjeessa tulee kiinnittää huomio Allekirjoitusvarmenteeseen. Pankkivarmenteet ovat voimassa pankkikohtaisesti, joten voivat poiketa kuvasta. Esimerkissä Osuuspankin käyttämät varmenteet. Huom valitaan uusin varmenne Tämän jälkeen allekirjoitusvarmenne on taas voimassa.

Passeli Poletteja  voit käyttää ohjelmassasi mm. seuraavissa toiminnoissa:   Laskujen lähetys Lähetä-toiminnolla Laskujen vastaanotto Vastaanota-toiminnolla Verokorttien haku rajapintaa pitkin VeroAPI:sta Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen ja alv-yhteenvetoilmoituksen lähetys verottajalle Tulorekisteri ilmoitukset Verkkopalkkojen toimittaminen Smartship lähetykset Luototietojen tarkastus Tekstiviestien lähetys Voit tarkastaa missä toiminnoissa ja kuinka paljon poletteja on käytetty suoraan ohjelmistosi tiedotepalkin kautta   Voit tarkastella polettien käyttöä ja rajata hakua tarpeesi mukaisesti.  Mikäli halutaan katsoa tapahtumia tietyltä aikaväliltä, valitaan Aikarajaus-kohtaan aikaväli. Voit lisäksi tarkentaa hakua antamalla tiedoksi tapahtuman/selitteen tai vaikka yrityksen nimen.   Painamalla oikeassa laidassa olevaa taulukkolaskennan kuvaketta, saat tallennettua tiedot koneellesi *.xsl eli exceliin luettavassa muodossa.

MITÄ MINUN TULEE TIETÄÄ HENKILÖ-/ASIAKASTIETOJEN SÄILYTYKSESTÄ?    EU:n tietosuojalain uudistuksen mukainen tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetusta sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetus määrää säännökset rekisteröityjen oikeuksista sekä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän velvollisuuksista. Lain tarkoituksena on taata korkeatasoinen ja johdonmukainen suoja henkilötietojen käsittelyssä sekä helpottaa henkilötietojen vaihtoa viranomaisten kesken. Tietosuoja-asetusta on tarkoitus  täydentää ja täsmentää kansallisella lainsäädännöllä. Tietosuojalain on tarkoitus tulla voimaan 25.5.2018.   Tiedoilla on myös säilytysvelvollisuus, kuten palkkojen ja verovapaiden matkakustannusten säilytysvelvollisuus, palkkakirjanpito on säilytettävä tilikauden päättymisestä kymmenen vuotta.   Mikäli ohjelma sisältää henkilötietoja, rekisterinpitäjän on huolehdittava tietosuoja-asetuksien mukaisten tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta, henkilötietojen käsittelyjen kaikissa vaiheissa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oikaista virheelliset tiedot ja poistettava tarpeettomat tai vanhentuneet henkilötiedot. Henkilötietojen oikaisu- tai poistopyynnön vastaanottamisen jälkeen on viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa ryhdyttävä niiden korjauksiin tai poistamiseen.   Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on   käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.   Yrityksessä on hyvä tehdä kartoitus henkilötietojen nykytilasta. Lisäksi kannattaa laatia suunnitelmat ja käytännöt henkilötietojen keräämisestä, päivittämisestä, säilyttämisestä ja poistamisesta. Yrityksen on voitava osoittaa noudattavansa rekisterinpitäjän velvollisuuksia, henkilötietolain mukaisesti. Yrityksen on varmistettava se, että henkilötietoja kysyvä taho on oikeutettu kysymään ja saamaan pyytämänsä tiedot, samoin on tietojen poistopyynnön suhteen. Yrityksessä on hyvä olla henkilö joka tuntee henkilötietolain vaatimukset henkilötietojen käsittelyn osalta ja vastaa niistä.

Huom! Passelissa ei ole virallista lahjakorttien käsittelyä, mutta voit kuitenkin seurata myyntiä ja toteuttaa lahjakorttien käyttöä tätä ohjetta soveltaen. Ohjeessa käytetään nimitystä lahjakortti mutta yhtä hyvin se voisi olla lounasseteli, liikuntaseteli, museokortti tms.   Passelissa on mahdollisuus myydä lahjakortteja seuraavan toimintamallin mukaisesti:   Ohjeistus: 1. Perusta kortistoon uusi nimike: Lahjakortti ja anna sille hinta. - Valitse nimikelajiksi joko Laskutus tai Varasto, sen mukaan tarvitaanko lahjakortille saldolaskentaa. * Mikäli lahjakortin hinta on vaihtuva, etkä halua perustaa jokaista lahjakorttia erikseen, valitse nimikekortilta "hinnat" -välilehti ja ruksi kohtaan "Nimikkeen hinta kysytään kassaosiossa"   2. Kun lahjakortin haltija tulee lunastamaan lahjansa, toimi seuraavasti: - Valitse ensin asiakas ja ostettava tuote, tämän jälkeen hae kuitille lahjakorttia varten perustettu nimike. - Anna lahjakortin määräksi -1 * Anna tarvittaessa summaksi kortin arvo        Hieman laajemmin: Koska kyseessä ei ole virallinen käsittely, tulee kiinnittää huomiota sekä myytyihin että käytettyihin lahjakortteihin. Tuotteen voimassaolopäivämäärästä tulee itse pitää huolta. Olisi myös hyvä perustaa nämä tuotteet erikseen, jotta kirjanpidon raporteilla menevät mm. varastoarvo oikein suhteutettuna myyntitapahtumiin ja alv-raportille muodostuu oikea tilitettävä summa.   Perusta siis mielummin kaksi lahjakorttinimikettä , myyty- ja käytetty lahjakortti. Myytäessä/käytettäessä lahjakorttia käytät tapahtuman luonteesta riippuen oikeaa tuotetta.   Voit myös antaa halutessasi myytävälle lahjakortille varastoarvon, mikäli lahjakortteja on rajallinen määrä. Tällöin tulee huomioida, että tuo varastomäärä vaikuttaa Passelin varastoarvoraporttiin eli varaston arvo kasvaa.   Yhteenveto: Lahjakorttikäsittelyä ohjelma ei tue virallisesti, mutta ohjeiden mukaan toiminto on mahdollista suorittaa.  Myyntiraportteja toimitettaessa kirjanpitoon, on otettava nämä myynnit erikseen tarkasteluun, jotta kirjanpitoaineisto pysyy varmasti oikeana. Kysy kirjanpitäjältäsi tarvittaessa lisätietoja ja viittaa tähän ohjeistukseen.