Palkanmaksupäivä
Palkanmaksupäivä tarkoittaa päivää, jolloin palkka on palkansaajan tilillä.
Kirjanpitopäivä muodostuu palkkakaudella automaattisesti vastaavaksi päiväksi kuin palkanmaksupäivä, mutta kirjanpitopäivä on tarvittaessa vaihdettavissa.
Kuukausi kohtaan tulee valita palkanmaksupäivän mukainen kuukausi, koska tämä kuukausi kenttä vaikuttaa muun muassa erillisilmoituksen muodostumiseen. Jotta tiedot muodostuvat erillisilmoitukselle, tulee kuukausi kenttään valita se kuukausi jolle palkanmaksu osuu.
Veloituspäivä
Veloituspäivä on päiväys, jolloin palkka pitää viimeistään maksaa, jotta palkka ehtii palkansaajan tilille palkanmaksupäiväksi.
Veloituspäivänä rahat lähtevät maksajan tililtä ja veloituspäivän ja palkkapäivän välillä pitää olla vähintään yksi arkipäivä/pankkipäivä.
Ohjelma antaa automaattisesti veloituspäiväksi palkanmaksupäivää edeltävän päivän, tarvittaessa sitä voidaan aikaistaa maksuaineistoa luotaessa. Ohjelmisto ei huomioi, onko kyseessä pankkipäivä, joten tämä pitää itse muokata jos veloituspäivä osuu pyhäpäivälle.
Veloituspäivä ei voi olla menneisyydessä, eli sen pitää olla vähintään kuluva päivä.
Muista huomioida palkanmaksupäivän ja veloituspäivän kohdalla, että kyseessä on pankkipäivä, koska palkanmaksuaineistoja käsitellään vain pankkipäivinä.
Maksuaineiston lähetyksen kellonajalla on pankkikohtaisia eroja, mihin aikaan palkkojen maksuaineiston tulee olla pankissa, jotta palkat ehtivät palkansaajan tilille ajallaan.
Tarkemmat tiedot palkanmaksuaineiston lähetyksen ajankohdasta saat pankilta.
Tehosta ja helpota sopimusten käsittelyä sähköisellä allekirjoituksella
Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksesi tärkeimpien asiakirjojen luotettavan allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta.Lisäksi sähköinen allekirjoittaminen on nopea, vaivaton ja tehokas sekä nykyaikainen tapa asiakirjojen allekirjoittamiseen ja tallentamiseen. Passeli Yritys ohjelmassa sähköisen allekirjoituspalvelun tarjoaa Visma Sign.
Voit käyttää sähköistä allekirjoituspalvelua yrityksesi eri toiminnoissa
Sähköisellä allekirjoittamisella nopeutat ja digitalisoit hallinnon rutiineja ,tehostat myyntiä ja parannat asiakaskokemusta sekä hoidat työsuhteeseen liittyviä asioita näppärästi. Käytä siis sähköistä allekirjoituspalvelua läpi yritystoimintojen esimerkiksi seuraavien asiakirjojen toimittamiseen:
Hallinto ja talous
Tilinpäätökset ja kokousasiakirjat
Valtakirjat
Hankinnat
Myynti ja Markkinointi
Myyntisopimukset
Kumppanuussopimukset
Laskutussopimukset
Yritysjohto
Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset
Yhteistyösopimukset
Avainhankinnat
Henkilöstöhallinto
Työsopimukset
Työtodistukset
Etätyö-ja lomasopimukset
Irtisanoutumisilmoitukset
Saat sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöösi näppärästi suoraan Passeli Yritys-ohjelmassasi. Löydät käyttöönotto-ohjeen täältä.
Virheilmoitus kertoo että ammattiluokan tiedot puuttuvat aineistolta tai vakuutustiedot aiheuttavat ristiriidan toisten tietojen kanssa. Tarkistakaa että kaikilla Tyel alaisilla palkansaajilla on henkilökortistolla määritettynä tehtävänimike, eläkelaji sekä tapaturmavakuutustiedot ja että YEL alaisilla asetettuna YEL tyyppinen eläkelaji ilman tehtävänimikettä tai tapaturmavakuutustietoja.
Yllä olevassa kuvassa näkyy missä päästään määrittelemään tehtävänimikkeet, eläkelajit sekä tapaturmavakuutukseen liittyvät tiedot.
Yllä olevassa kuvassa näkyy henkilökortille asetettavat ruudut tehtävänimikkeen, eläkelajin sekä tapaturmavakuutusluokan osalta.
Yllä vielä kuva miltä tulorekisteriaineiston tulisi näyttää kun tehtävänimike, eläkelaji ja tapaturmavakuutustiedot asetettu oikein Tyel alaisen palkansaajan sekä YEL alaisen palkansaajan kohdalla.
Kirjanpitoon kirjattujen ja muista osioista,kuten ostoreskontrasta tai laskutus-myyntireskontrasta siirtyneiden tositteiden muokkaaminen Kirjanpito-osiossa on mahdollista tarpeen niin vaatiessa.
Huom! Tositteiden muokkaus tulisi lähtökohtaisesti tehdä aina alkuperäisen tapahtuman kautta, esim. reskontrien kautta tulisi tehdä muutokset lasku tositteille jne.
Kirjattu-tilassa olevan tositteen muokkaus
1. Valitse Tositteidenhallinta
2. Etsi tosite jota haluat muokata,voit etsiä tositteen haluamallasi hakuavaimella esim. tositenumerolla tai vaikka tunnisteella jolloin voit käyttää haussa esim. ostolaskusi numeroa
3. Valitse näytä tosite,jolloin tosite aukeaa tositteen käsittely näkymässä 4. Aseta tosite Muokkaus - tilaan ja tee tarvittavat muutokset. Muokkauksen jälkeen tallenna,jolloin tekemäsi muutokset säilyvät
Hyväksytty-tilassa olevan tositteen muokkaus
1. Valitse Tositteidenhallinta
2. Etsi tosite jota haluat muokata,voit etsiä tositteen haluamallasi hakuavaimella esim. tositenumerolla tai vaikka tunnisteella jolloin voit käyttää haussa esim. ostolaskusi numeroa
3. Valitse näytä tosite,jolloin tosite aukeaa tositteen käsittely näkymässä 4. Jotta hyväksyttyä tositetta voi muokata,tulee hyväksyntä ensin poistaa. Paina toimintokuvakkeista löytyvää "Hyväksy tosite" -painiketta saadaksesi tositteen takaisin Kirjattu tilaan jonka jälkeen tositteen voi asettaa Muokkaus- tilaan ja tehdä tarvittavat muutokset. Muokkauksen jälkeen tallenna,jolloin tekemäsi muutokset säilyvät.
Passeli asetuksissa tehdään ohjelmasovellusten toimintaan liittyvät asetukset, määritetään numerosarjat sekä eri tulostetyyppien tulostusasetukset.
Yleisesti muokattavia asioita ovat esimerkiksi: Hintojen desimaalimäärä, Kirjaustavat, Huomautusaika, Viivästyskorko, Pyöristystarkkuus.
Salli varastoarvojen käsin muokkaus -optiolla ohjelma sallii nimikekorttien varastosaldojen ja keskihintojen käsin muokkauksen. Jos ohjelmasta halutaan tarkat varastoarvot tätä ei kannata sallia. Varastosaldot pysyvät paremmin ajantasalla kun ohjelma laskee ne itse jolloin kirjaaja ei voi vääristää saldoja.
Käytetään maksuperusteista tiliöintiä- valinnan ollessa voimassa, uusien laadittavien myyntilaskujen ja ostolaskujen tiliöinnit muodostetaan laskuihin laadittavien suorituksien ja maksujen perusteella. Suoritusten ja maksujen perusteella määräytyy arvonlisäverojen tilityskausi. Laskutus ja myyntireskontrassa maksuperusteinen tiliöintimalli toteutuu niiden laskujen osalta missä laskun asiakkaan asiakaskortistossa on maakoodi FI tai tyhjä. Mikäli maakoodi on jokin muu kuin FI tai tyhjä, tiliöidään laskut suoriteperusteisesti, ja silloin arvonlisäverokausi määräytyy laskun päiväyksen perusteella.
Laskujen kirjausasetukset
Seuraava laskunumero -kentässä näkyy seuraavan laadittavan laskun numero. Käyttöönoton yhteydessä kenttään voi antaa numeron, josta laskujen numerointi aloitetaan. Ohjelma huolehtii numeroinnista automaattisesti, joten numerointiin ei tule puuttua ohjelman käyttöönoton jälkeen.
Viitenumero -kenttään määritellään laskutus ja myyntireskontra osiossa käytettävä viitenumeroiden muodostamisperiaate. Oletusarvoisesti järjestelmän viitenumero muodostuu seuraavasti 6 laskunumeroa + 5 asiakasnumeroa+ tarkiste, eli LLLLLLAAAAA
Muita muokattavia asetuksia ovat esimerkiksi: Sallittu myöhästyminen, Huomautuskerrat ennen perintään siirtoa, Tulosta laskuille suoritukset ja Näytetään, jos asiakkaalle löytyy verkkolaskuosoite
Ohjeessa käydään läpi, kuinka Passeli yritys ohjelmistossa muutetaan palkansaajan palkkatietoja sekä verokortin tallennus ja haku verottajan rajapintaa pitkin.
Palkkatietojen muutos henkilökortistolle:
Mikäli palkansaajan palkkatiedot muuttuvat, palkansaajalle luodaan uudet palkkatiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä.
Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti
Siirry Työsuhteet -välilehdelle
Siirry Palkkatiedot -välilehdelle
Valitse Henkilökortti muokkaus tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta
Paina palkkatiedot välilehden työkaluriviltä Luo uusi palkkarivi -painiketta
Valitse Tunnus ja anna hinta/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle päättymispäivämäärän automaattisesti. Uusi palkkatieto on käytössä alkaen päivästä lähtien.
Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta
Palkansaajan uusien verotietojen kirjaaminen:
Mikäli palkansaaja toimittaa uuden verokortin tai haluaa korottaa veroprosenttiaan, palkansaajalle luodaan uudet verotiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä.
Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti
Siirry Työsuhteet -välilehdelle
Siirry Verotiedot -välilehdelle
Valitse Henkilökortti muokkaus -tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta
Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä Uudet verotiedot -painiketta. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna uudet verotiedot ja tarkista että ”Voimassa alkaen” päivämäärä on oikein
Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta
Verokorttien nouto VeroAPI:sta:
Verokorttien nouto onnistuu suoraan verottajan rajapintaa pitkin suoraan ohjelmaan henkilön verotiedot välilehdelle.
Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti
Siirry Työsuhteet -välilehdelle
Siirry Verotiedot -välilehdelle
Valitse Henkilökortti muokkaus -tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta
Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä Hae uudet verokorttitiedot verottajalta -painiketta. Ohjelma kysyy päivämäärää mistä alkaen uutta verokorttia on tarkoitus käyttää palkanlaskennassa, valitse päivämäärä ja paina Hae verokortti -painiketta.
Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta Täältä löydät ohjeen, kuinka hakea verokortit rajapintaapitkin massana, kaikille aktiivisille henkilökorteille VeroAPI:sta samalla kertaa: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verokorttien-suorasiirto-Passeli-ohjelmaan-Vero-API-sta/ta-p/542346
Eläkelajien ylläpito:
Ohjelmassa on oletuksena luotuna TyEL -eläkelaji. Eläkelajeja voidaan luoda uusia, sekä eläkelajeille voidaan luoda useita arvoja.
Luodaan uusi eläkelaji
Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Valitse ”Uusi eläkelaji”
Anna eläkelajin tunnus ja selite
Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa
Tallenna eläkelaji työkalurivi ”Tallenna” -painikkeella
Luodaan eläkelajille uudet arvot
Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Valitse eläkelaji, jolle luodaan uudet arvot
Paina ”Luo uusi eläkelaji” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa
Tallenna eläkelaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Hae eläkelajien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta eläkelajille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin eläkelajin arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Vakuutusmaksut:
Mikäli työnantajan sairausvakuutusmaksu tai muiden vakuutusten prosentit muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun tiedetään uudet arvot.
Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Siirry ”Vakuutusmaksutt” -välilehdelle
Paina ”Luo uudet tiedot” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna päivämäärä sekä muut tiedot, josta alkaen tiedot ovat voimassa
Tallenna vakuutusmaksut tiedot työkalurivin Tallenna –painikkeella
Hae vakuutusmaksujen uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta vakuutusmaksuille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin vakuutusmaksujen arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Luontoisedut ja verottomat korvaukset
Mikäli luontoisetujen tai verottomien korvauksien tiedot muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun uudet arvot ovat tiedossa.
Valitaan tunnus jolle määritellään muuttuneet tiedot ja annetaan päivämäärä, josta alkaen tiedot ovat voimassa.
Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Siirry ”Luontoisedut ja verottomat korvaukset” -välilehdelle
Valitse tyhjän rivin Tunnus -kenttään määriteltävä korvaustunnus
Anna summa/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle
päättymispäivämäärän automaattisesti.
Tallenna tiedot työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Hae luontoisetujen ja verottomien korvauksien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta luontoiseduille ja verottomille korvauksiille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin luontoisetujen ja verottomien korvauksien arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Mikäli kuittiin ei ole vielä kirjattu maksusuoritusta, voidaan kirjattu kuitti perua Peru kuitti- painikkeella.
Kassakuitin kirjausikkunassa voit perua kuitin ”Peru kuitti” –painikkeella tai F4 näppäimellä
Kuitin perumisen jälkeen kuitille kirjoitetut tiedot poistetaan ja voit kirjata uuden kuitin
Kuittia johon on kirjattu maksutapahtuma, ei voida poistaa. Näissä tapauksissa kuittiin voidaan luoda hyvityskuitti ”Hyvityskuitti” -toiminnolla.
Kassassa on mahdollista luoda hyvityskuitti, jolloin kuitti hyvitetään kokonaisuudessaan.
Kassassa voidaan myös luoda pelkkä hyvityskuitti, jolloin kuitinkirjauksessa annetaan hyvitettävän nimikkeen määräksi negatiivinen arvo.
Kun kuitinkirjaus ei ole kesken, paina ”Hyvityskuitti” -painiketta tai F8 näppäintä Kassakuitin kirjausikkunassa
Anna hyvitettävän kuitin numero
Hyvitettävän kuitin tiedot tulevat näytölle ja ohjelma varmistaa hyvityskuitin luonnin.
Mikäli haluat luoda hyvityksen näytöllä olevasta kuitista, valitse ”Kyllä”.
Ohjelma kysyy vielä, että perutaanko kuitin maksut.
Ohjelma tulostaa hyvityskuitin
Toimitukset tilauksille voidaan luoda ”Tilaustenhallinnan” kautta. Useankin tilauksen toimittaminen kerralla mahdollista, painettaessa Ctrl -näppäintä pohjassa ja valitaan hiirellä toitettavat tilaukset.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Mikäli luodaan toimitus, joka vastaa myyntitilausta, niin valitaan ”Toimitetaan koko tilaus”. Tällöin myyntitilaus toimitetaan, kuten on tilattu.
Myyntitilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia tilauksen tuotteita ei toimiteta kerralla.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse toimitettava myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Valitse toimitustyyppi ”Uusi toimitus (osatoimitus)”
Muuta toimituksen kirjaus-ikkunassa nimikkeiden määrä-kenttään toimitettava määrä
Tallenna muutokset ja voit tulostaa Lähetteen työkalurivin ”Tulosta” painikkeesta
Myyntitilaus voidaan asettaa ”Valmis” –tilaan, mikäli tilauksen toimittamatta olevia tuotteita ei enää toimiteta.
Avaa Tilaustenhallinta ja valitse käsiteltävä myyntitilaus
Valitse Tilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus”, tai paina F3 -painiketta
Valitse toimitustyyppi ”Toimittamattomia ei enää toimiteta”
Myyntitilauksen tila päivittyy tällöin ”Valmis” –tilaan
Passelista voidaan noutaa palkansaajien voimassa olevat verokorttitiedot suoraan verottajalta rajapinnan kautta. Näin vältetään verokorttien toimittaminen palkanlaskentaan ja niiden manuaalinen tallentaminen. Noutoa voi käyttää ympäri vuoden, niin perusverokorttien kuin muutosverokorttienkin noutoon.
Verokorttien nouto tehdään samalla Verohallinnon varmenteella, millä Tulorekisteri-ilmoitukset lähetetään. Tässä linkki ohjeeseen, kuinka saat haettua Tulorekisteristä varmenteen, jos se teillä ei ole vielä käytössä: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Miten-taytan-tulorekisterin-varmennehakemuksen/ta-p/187152
Verokortit massana kaikille voimassaoleville työsuhteille
Palkanlaskenta - Aineistot - Verokorttien haku
Anna päivä, mistä alkaen uusia verokorttitietoja käytetään ja paina "Hae verokortit". Kenttään annettava päivämäärän pitää olla joko kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivämäärä. Tietoja ei voi hakea takautuvasti.
Massana noudetut verokortit tallentuvat henkilön verotietoihin palkansaajan henkilökortille.
Toiminto käyttää poletteja ja ajantasaisen hinnan löydät polettihinnastosta.
Ajantasaisen hinnaston löydät https://www.verkkopasseli.fi/Passeli/Shop/Prices osoitteesta.
Voit hakea verokortteja myös yksitellen henkilökortiston verotiedot-välilehdellä, esimerkiksi jos palkansaaja on ilmoittanut, että hän on hakenut muutosverokorttia.
Verokorttien haku yksittäin
Palkanlaskenta - Perustiedot - Henkilökortisto - Työsuhteet välilehti ja sieltä Verotiedot välilehti
Paina "Hae uudet verokorttitiedot Verottajalta"-painiketta.
Anna päivä, josta alkaen uusia verokorttitietoja käytetään ja paina "Hae verokortit". Kenttään annettavan päivämäärän tulee olla joko kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivämäärä. Tietoja ei voi hakea takautuvasti.
Toiminto käyttää poletteja ja ajantasaisen hinnan löydät polettihinnastosta.
Ajantasaisen hinnaston löydät https://www.verkkopasseli.fi/Passeli/Shop/Prices osoitteesta.
Passeli Poletteja voit käyttää ohjelmassasi mm. seuraavissa toiminnoissa:
Laskujen lähetys Lähetä-toiminnolla
Laskujen vastaanotto Vastaanota-toiminnolla
Verokorttien haku rajapintaa pitkin VeroAPI:sta
Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen ja alv-yhteenvetoilmoituksen lähetys verottajalle
Tulorekisteri ilmoitukset
Verkkopalkkojen toimittaminen
Smartship lähetykset
Luototietojen tarkastus
Tekstiviestien lähetys
Voit tarkastaa missä toiminnoissa ja kuinka paljon poletteja on käytetty suoraan ohjelmistosi tiedotepalkin kautta
Voit tarkastella polettien käyttöä ja rajata hakua tarpeesi mukaisesti.
Mikäli halutaan katsoa tapahtumia tietyltä aikaväliltä, valitaan Aikarajaus-kohtaan aikaväli. Voit lisäksi tarkentaa hakua antamalla tiedoksi tapahtuman/selitteen tai vaikka yrityksen nimen.
Painamalla oikeassa laidassa olevaa taulukkolaskennan kuvaketta, saat tallennettua tiedot koneellesi *.xsl eli exceliin luettavassa muodossa.
Ohjelmasta voidaan poistaa tarpeettomaksi jääneitä asiakas- ja nimikekortteja. Kortteja voidaan poistaa käytöstä joko yksitellen tai massapoistona. Toiminnon jälkeen kortti ei näy enää kortistossa, mutta ne eivät poistu kuitenkaan kokonaan ohjelmasta.
Yksittäisen nimike- ja asiakaskortin käytöstä poistaminen tapahtuu seuraavasti:
1. Valitse haluamasi kortisto Kuva 1 2. valitse kortistosta kortti jonka haluat poistaa
3. Valitse haluttu kortti
4. Ota kortti muokkaus tilaan
5. Ota 'Asiakas/Nimike poistettu käytöstä' valinta käyttöön
6. Tallenna
Kuva 1
Käytöstä poistetut asiakaskortit ovat nähtävillä asiakaskortisto > oikeasta yläreunasta näytä > valitse valikosta poistetut. Kuva 2.
Käytöstä poistetut nimikkeet ovat nähtävillä nimikehaussa. Kuva 3.
Kuva 2
Kuva 3
Kortistojen massapoisto tapahtuu seuraavasti:
1. Passelin työpöytä
2. Asetukset
3. Tietokantaoperaatiot
4. Kortiston massapäivitys
5. Valitkaa haluttu kortisto
6. Asettakaa Kuva 4 mukaiset asetukset, valitkaa halutut kortit ja painakaa 'Päivitä valitut kortit'
Kuva 4
MITÄ MINUN TULEE TIETÄÄ HENKILÖ-/ASIAKASTIETOJEN SÄILYTYKSESTÄ?
EU:n tietosuojalain uudistuksen mukainen tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetusta sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetus määrää säännökset rekisteröityjen oikeuksista sekä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän velvollisuuksista. Lain tarkoituksena on taata korkeatasoinen ja johdonmukainen suoja henkilötietojen käsittelyssä sekä helpottaa henkilötietojen vaihtoa viranomaisten kesken.
Tietosuoja-asetusta on tarkoitus täydentää ja täsmentää kansallisella lainsäädännöllä. Tietosuojalain on tarkoitus tulla voimaan 25.5.2018.
Tiedoilla on myös säilytysvelvollisuus, kuten palkkojen ja verovapaiden matkakustannusten säilytysvelvollisuus, palkkakirjanpito on säilytettävä tilikauden päättymisestä kymmenen vuotta.
Mikäli ohjelma sisältää henkilötietoja, rekisterinpitäjän on huolehdittava tietosuoja-asetuksien mukaisten tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta, henkilötietojen käsittelyjen kaikissa vaiheissa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oikaista virheelliset tiedot ja poistettava tarpeettomat tai vanhentuneet henkilötiedot. Henkilötietojen oikaisu- tai poistopyynnön vastaanottamisen jälkeen on viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa ryhdyttävä niiden korjauksiin tai poistamiseen.
Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on
käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Yrityksessä on hyvä tehdä kartoitus henkilötietojen nykytilasta. Lisäksi kannattaa laatia suunnitelmat ja käytännöt henkilötietojen keräämisestä, päivittämisestä, säilyttämisestä ja poistamisesta. Yrityksen on voitava osoittaa noudattavansa rekisterinpitäjän velvollisuuksia, henkilötietolain mukaisesti. Yrityksen on varmistettava se, että henkilötietoja kysyvä taho on oikeutettu kysymään ja saamaan pyytämänsä tiedot, samoin on tietojen poistopyynnön suhteen. Yrityksessä on hyvä olla henkilö joka tuntee henkilötietolain vaatimukset henkilötietojen käsittelyn osalta ja vastaa niistä.
Avoimelle projektille voidaan kohdistaa tapahtumia Passelin ohjelmaosioista.
Valitaan projektille kuuluva tapahtuma, esimerkiksi ”Uusi lasku”.
Valitaan Laskun kirjausikkunan työkaluriviltä ”Muut tiedot” painike, jolloin voidaan kohdistaa koko lasku avoimelle projektille.
Toinen vaihtoehto on kirjata rivikohtaisesti tapahtumia avoimelle projektille. Valitse nimikerivien ”Näytä sarakkeet” painike ja valitse ”Projekti” sarake näkyviin. Tämän jälkeen voit valita nimikeriville avoimen projektin pudotusvalikosta.
Tapahtuman kirjauksen jälkeen projekti näkyy Projektiseurannan raporteilla.
Samankaltaista kirjaustapaa käytetään myös muissa Passselin osioissa.
Työajankirjaus-toiminnossa kirjataan työaikaa tai siihen verrattavaa aikaa tunteina.
Jos henkilöllä on käyttöoikeus työajankirjaukseen ja hänellä on työajankirjaajan rooli, hän voi kirjata ja kuitata oman työaikansa. Jos henkilöllä on lisäksi hyväksyjän rooli, hän voi myös kirjata, kuitata ja hyväksyä niiden henkilöiden työaikaa, joille hänet on valittu hyväksyjäksi. Jos henkilöllä on päähyväksyjän rooli, hän voi kirjata, kuitata ja hyväksyä kaikkien henkilöiden työaikaa.
Työaikaa voidaan kirjata viikko- tai päiväkohtaisesti. Työajan kirjauksessa voidaan antaa seuraavia tietoja:
Kirjauslaji – Pakollinen tieto
Työtehtävä
Selite – Pakollinen tieto, jos kirjauslajilla on määritelty pakollinen selite
Projektivaihe – Edellyttää Projektihallinta -osiota
Kustannuspaikka
Tunnit – Jos tunnit -kenttä on tyhjä, kirjaus poistetaan
Kun työaika on kirjattu valmiiksi, voidaan se kuitata valitsemalla ensin kuitattava rivi/rivit ja painamalla ”Kuittaa/hyväksy kirjaukset” –painiketta
Kuitattu työaika hyväksytään samalla painikkeella, mutta sen voi tehdä sellainen henkilö, joka on valittu Hyväksyjäksi henkilölle, jonka työaikaa ollaan hyväksymässä tai sitten hyväksyvällä henkilöllä on roolina Päähyväksyjä.
Hyväksytyn työajan kirjauksen tiedot voidaan siirtää palkanlaskentaan. Hyväksytyn kirjauksen tietoja ei voida muokata vaan hyväksyjän tai päähyväksyjän on ensin palautettava se takaisin kuitattu tilaan.
Passelin työajankirjausosiossa voidaan kirjata Henkilökortistossa oleville henkilöille heidän työaikansa. Passeli työajankirjausosion kirjauksilla on myös yhteys Passelin projektinhallinta ja palkanlaskenta osioihin.
Mikäli Passelin lisenssiin sisältyy Projektiseuranta- tai Projektinhallintaosio on työaikakirjaukset mahdollista kirjata projekteille, jolloin tiedot on käytettävissä Projektiseuranta- tai Projektinhallintaosion toiminnoissa ja raporteilla.
Mikäli Passelin lisenssiin sisältyy Palkanlaskentaosio, on työaikakirjaukset kirjattavissa kirjauslajeille joille on annettavissa palkanlaskennan palkkalajitiedot. Sitä myötä palkanlaskennassa on mahdollista työajankirjausten tuonti toiminnolla tuoda kirjaukset pohjaksi palkkakauden palkkatapahtumille. Toistaiseksi tuonti on mahdollista suorittaa vain vaihtuvapalkkaisille palkansaajille. Samalla periaatteella ovat poissaolopäivät kirjattavissa ja sitä myötä tuotavissa palkanlaskentaan poissaoloiksi, molempien vaihtuva- sekä kiinteäpalkkaisten osalta.
Työaikoja voi kirjata, joko työntekijä itse, hänen esimiehensä tai kirjausten päähyväksyjä. Henkilöiden roolit määritellään Henkilökortistossa. Myös se, mitä tietoja työajankirjauksessa voi nähdä, on määriteltävissä Henkilökortistossa. Esimerkiksi
Työntekijä itse näkee vain omat kirjauksensa
Esimies näkee oman ryhmänsä kirjaukset
Päähyväksyjä näkee kaikkien työntekijöiden kirjaukset
Työtunteja voi kirjata viikko tai päivätasolla. Kirjaustapa valitaan Työajankirjaus –toiminnossa.
Jos esimerkiksi päivän aikana tehdään useita erilaisia töitä, voidaan käyttää päiväkirjausta.
Mikäli työntekijä kirjaa päivälle vain tunnit yhdeltä työtehtävältä, voidaan käyttää viikkokirjausta.
Työaika kirjataan Työajankirjaus –toiminnossa.
Valitaan ensiksi Henkilö, jolle työtunnit kirjataan. Jos työntekijä itse kirjaa omat tuntinsa, niin henkilöä ei tarvitse erikseen valita.
Kirjausosalla valitaan ensiksi Kirjauslaji ja työtehtävä. Kirjauslajit ja työtehtävät on määriteltävissä Työajankirjaus –osion yläpalkin ”Perustiedot” vallinnan kautta.
Kirjaukselle voi antaa myös vapaamuotoisen selitteen
Tämän jälkeen täydennetään tehdyt työtunnit
Työajankirjaukset voidaan myös kohdistaa kustannuspaikoittain tai tiettyyn projektivaiheeseen, mikäli Passeli2012 ohjelmassa on Projektihallinta –osio.
Työajankirjausten jälkeen, tallennetaan tiedot ”Tallenna” –painikkeesta
Tämän jälkeen kuitataan tehty kirjaus valitsemalla rivi ja painamalla ”Kuittaa/Hyväksy kirjaukset” –painiketta.
Kirjauksen jälkeen Hyväksyjä käsittelee tehdyt kirjaukset.
Matkalaskujen maksu -toiminnossa voidaan hyväksytty-tilassa olevista matkalaskuista luoda maksuaineisto tai kuitata matkalaskut maksetuiksi.
Matkalaskujen maksetuksi kuittaaminen
Avaa Matkalasku –osiosta ”Matkalaskujen maksu”
Oletuksena kaikki maksamattomat matkalaskut ovat valittuna
Tarkista että tiedot ovat oikein
Merkitään valitut matkalaskut maksetuiksi ”Kuittaa maksetuksi” -painikkeesta
Tällöin matkalaskut maksetaan manuaalisesti pankin järjestelmistä
Pankkiaineiston muodostaminen
Avaa Matkalasku –osiosta ”Matkalaskujen maksu”
Oletuksena kaikki maksamattomat matkalaskut ovat valittuna
Syötä Palvelutunnus –kenttään Pankilta saamasi palvelutunnus. Palvelutunnus on yleensä sama kuin yrityksen Y-Tunnus.
Määritä Hakemistopolku –kenttään polku johon maksuaineisto halutaan tallentaa.
Aloita aineiston luominen ”Luo aineisto” -painikkeesta
Kuitataan aineiston luominen ”OK” -painikkeella
Suljetaan ”Matkalaskujen maksu” ja lähetetään luotu aineisto pankkiyhteysohjelmallasi pankkiin
Mikäli ohjelmassa ei ole valmiina tilanteeseesi sopivaa palkkalajia, on Passeliin mahdollisuus luoda uusia palkkalajeja.
Palkkalajit voidaan luoda uusina palkkalajeina tai kopioimalla olemassa olevan palkkalajin tiedot uuden pohjaksi tai luoda sen pohjalta palkkalaji.
Palkkalajin luominen kopioimalla
Avaa Perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit”
Valitse palkkalaji, jonka tiedot kopioidaan uuden palkkalajin pohjaksi
Paina työkaluriviltä Kopio -painiketta
Anna palkkalajille puuttuvat tiedot ja tarkista että kopioidut tiedot ovat oikein
Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” -painikkeella
Luodaan uusi palkkalaji
Avaa perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit”
Paina työkaluriviltä ”Uusi” -painiketta
Anna palkkalajille tarvittavat tiedot
Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Kirjanpitoaineistojen tuonnit -toiminnolla on tuotavissa kirjanpitotapahtumia Passeli+, Passeli Laskutus sekä Passeli Yritys ohjelmistoista luodusta kirjanpitoaineiston tiedostosta.
Tuotavan aineiston tapahtumat tunnistetaan tiedostosta ja ne tuodaan oletustositelajien mukaan tapahtumittain.
Avaa Liikekirjanpito –osion yläpalkista ”Kirjanpito” -> ”Kirjanpitoaineistojen tuonti”
Valitse tietokoneeltasi kirjanpitoaineisto ja tuo se ohjelmaan ”OK” –painikkeella