Passeli Yritys käyttövinkit

Voit poistaa jo tehdyn maksuaineiston, mikäli se on tarpeen, esimerkiksi väärän maksupäivämäärän tai pankin hylkäyksen vuoksi.    Valitse joko ostoreskontran  ylävalikosta Ostoreskontra ja Maksuaineistojen hallinta. Pääset valikkoon myös pankkiyhteysmoduulin puolelta, kohdasta  Pankkiyhteys ja Maksuaineistojen hallinta. Maksuaineiston poisto Valitse poistettava aineisto ja klikkaa roskakorin kuvaa   Valitse poista vain maksut. Tämän jälkeen laskut palautuvat avoin tilaan ja voit tehdä niille korjauksia sekä muodostaa maksuaineiston uudelleen.   Jos kuitenkin käytät maksuaineiston luonnin yhteydessä valintaa "Kuittaa laskut maksetuiksi" tämä toiminto ei palauta laskuja avoimeksi. Silloin pitää käydä manuaalisesti poistamassa jokaiselta laskulta maksu, Ostoreskontran hallinnan kautta, valitsemalla valinta Näytä:Maksut ja poista kyseinen maksukirjaus.   Poistotapahtuma ei poisto koneeltasi maksuaineistoa, ja se jää vielä näkyviin myös pankkiyhteysmoduulin puolelle kohtaan Passeli aineistot. Klikkaamalla tiedostolinkkiä, avautuu kansio jonne maksuaineisto on tallennettu. Siitä kansiosta voit nyt poistaa kyseisen aineiston koneeltasi.  Avaamalla uudelleen pankkiyhteysikkunan, tiedosto myös katoaa Passeli aineistot listalta.     Klikkaamalla Tiedostolinkkiä, sillä koneella jolla tiedosto on luotu, pääset kansioon joka sisältää tuon xml-tiedoston: Kuvan esimerkissä Osuuspankin aineistot. Valitse haluttu aineisto ja poista tiedosto koneeltasi. Maksuaineiston peruutus Mikäli pankkisi käsittelee peruutusaineistoja, voit luoda Maksuaineiston hallinnan kautta sen ja lähettää sen pankkiin käsiteltäväksi.   Valitse aineisto, paina poista ja valitse Tallenna peruutusaineisto   Seuraavaksi valitse kansio, jonne peruutusaineisto koneellesi tallennetaan ja anna tiedostolle jokin nimi, esim petuutus ja pvm:   Tämän jälkeen peruutusaineisto on lähetettävissä pankiin, pankkiyhteysmoduulin Passeli aineistot välilehdeltä.   Huomaathan, että peruutus koskee koko aineistoa eli et voi valita peruutettavia maksuja erikseen.  

Passeliin on mahdollista luoda uusia käyttäjätilejä eritasoisilla käyttöoikeuksilla. Käyttäjien oikeuksia voidaan rajata osio- sekä yrityskohtaisesti, esimerkiksi estää tietyn käyttäjän pääsy kokonaan tiettyihin osioihin tai antaa käyttäjälle pelkkä lukuoikeus.    Käyttöoikeuksien ylläpitoon/käyttäjälistaukseen pääsee ohjelman työpöytä -osiosta "Asetukset" –> "Käyttöoikeuksien ylläpito":   Käyttäjät -välilehdellä on lista Passeliin luoduista käyttäjistä. Nimi tarkoittaa ns. Näyttönimeä ja tunnus on se jolla kirjaudutaan ohjelmaan. Käyttäjän tyypin ollessa "PK", on kyseessä pääkäyttäjä jolla on laajat käyttöoikeudet kaikkiin ohjelman osioihin.        Käyttäjätilin luonti Uuden käyttäjätilin luonti onnistuu klikkaamalla "Uusi" -painiketta käyttäjälistauksessa. Ensiksi täytetään uuden käyttäjän kirjautumistiedot, jonka jälkeen määritellään käyttäjän käyttöoikeudet.   Käyttöoikeudet -välilehdellä voit määritellä onko kyseinen käyttäjä "pääkäyttäjä". Pääkäyttäjillä on automaattisesti kaikki oikeudet kaikkiin ohjelmiston osioihin ja yrityksiin. Tässä näkymässä voidaan myös lukita käyttäjätili, jota suositellaan tehtäväksi esim. Yrityksen palveluksesta poistuneille työntekijöille. Myös lomakemuokkauksen oikeudet annetaan täällä.   Käyttöoikeuksien rajaaminen sekä käyttäjäryhmät Mikäli ei haluta antaa käyttäjälle pääkäyttäjäoikeuksia, voidaan käyttöoikeuksia rajata käyttäjäryhmien avulla. Passelista löytyy valmiina ryhmiä kuten "Myyjä", "Ostaja", "Kirjanpitäjä" ja "Palkanlaskija". Näiden ryhmien käyttöoikeuksia voi muokata tai voit luoda kokonaan uusia ryhmiä.   Tässä esimerkissä määritellään äsken luodulle "Tommi Testinen" -käyttäjälle myyjän käyttöoikeudet "Passeliyritys Oy" -yritykseen.   Lopuksi valitaan "Ok" ja "Tallenna". Nyt uudella käyttäjällä on rajatut käyttöoikeudet kirjautuessaan Passeliin. Voit halutessasi nyt kirjautua tällä käyttäjänimellä Passeliin niin näet mitä kaikkea on hänellä nyt näkyvissään. Käyttäjäryhmien käyttöoikeudet Kuten edellä mainittu, Passelissa on oletuksena käyttäjäryhmiä. Näitä pääset tarkastelemaan "Käyttöoikeuksien ylläpito" -ikkunan "Ryhmät" -välilehdellä.   "Myyjä" -ryhmällä on oletuksena lukuoikeus kortistoihin sekä myyntitilauksiin, ja laajat oikeudet Laskutukseen/Kassaan/Tarjouksiin. Esimerkiksi palkanlaskennan osioon myyjät eivät pääse siis lainkaan.     Näitä käyttäjäryhmien oikeuksia voi muokata "Ryhmät" -välilehdellä, valitsemalla haluttu ryhmä ja klikkaamalla "Muokkaa".   Valittavissa ovat seuraavat käyttöoikeustasot: ▪ Kaikki oikeudet (luku, kirjoitus, muokkaus ja poisto) ▪ Laajat oikeudet (luku, kirjoitus ja muokkaus) ▪ Rajoitettu kirjoitusoikeus (luku ja kirjoitusoikeus) ▪ Lukuoikeus   Raportointi -valinnalla annetaan käyttäjäryhmälle oikeus kyseisen osion raportteihin.  

1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä Suomen Valtiokonttori on linjannut, että se ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka ovat EU-standardin mukaisia. Mikäli asiakas ei ole erikseen vaatinut EU-standardin mukaista verkkolaskua, ei tätä tarvitse asiakaskortilta valita.   Asiakkaan tiedoissa pitää olla täytettynä verkkolaskutuksen yleisesti vaatimat kentät: Asiakaskortistossa - Yhteystiedot välilehdellä: Ytunnus, Nimi, Osoite, Postinumero, Toimipaikka sekä mieluusti Muut tiedot välilehdellä oleva Alv-Tunnus. Täpätään kohta  Verkkolasku ja annetaan Verkkolaskuosoite , Verkkolaskunvälittäjänosoite sekä Eu-Standardin mukainen verkkolasku.           Ohje asiakkaan verkkolaskuosoitteen hakuun: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkolaskutiedot-asiakaskortille-ohjelman-ehdotuksesta/ta-p/373066   *Koska asiakkaalle lähetetään EU-standardin mukainen verkkolasku, pitää kaikille riveille antaa yksikkökoodi. Tarkasta, että kaikilla riveillä on yksikkö ja että kaikille varastoyksiköille on määritelty koodi.   Nimikekortti - Perustiedot -Varastoyksiköt Annetaan yksikölle saatu/haluttu koodi: Yksiköt kannattaa myös tallentaa nimikekortille valmiiksi.   *Koska asiakkaalle lähetetään EU-standardin mukainen verkkolasku, pitää kaikilla riveillä olla verokoodi. Verokoodi on hyvä määritellä kirjanpitotileille tililuettelon tai tilikartan ylläpidossa, jolloin verokoodi tulee kirjanpitotilin takaa automaattisesti riville. Rivin muissa tiedoissa voit myös valita rivikohtaisen verokoodin.   Verokoodien asettaminen: Alv-erittely, VatSpecificationDetails elementti    Laskulla tarkastettavat asiat ovat siis, verokoodi sekä yksikkö ja sen koodi:  

Passeli Yritys ohjelmastasi löydät tehokkaan Perintä- palvelun. Videossa käydään läpi Perintä toiminnon käyttöönotto ja käyttäminen:     Maksukehotusten laadinta   Maksukehotuksia on mahdollista tulostaa asiakkaille, joilla on avoinna laskuja ja laskut ovat myöhässä enemmän kuin asetuksissa annettu sallittu myöhästyminen. Asiakkaalle pitää olla myös valittuna asiakaskortistossa ”Muut tiedot” -välilehdellä maksukehotukset valinta.   . Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Maksukehotukset ja perintä” Tarkista laskuille annettava maksuaika ja huomautuskulut ”Asetukset” valikosta Valitse laskut, joista haluat tulostaa maksukehotuksen Paina lopuksi ”Tulosta” painiketta maksukehotuksien tulostamiseksi Maksukehotuksista on asiakkaalle lähetettävissä myös tekstiviestit

 Kun maksetaan esimerkiksi kertatuloiksi luonnehdittavia tuloja kuten esimerkiksi bonuksia,tulee palkkalaskelmalla määritellä tälläinen palkka kertatuloksi jotta tieto välittyy Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksissa.   Palkka määritellään kertatuloksi Palkkalaskelmaa kirjattaessa seuraavasti: 1. Paina kuvaketta "Näytä tai piillota riviosan sarakkeita" saadaksesi Kertatulosarakkeen näkyviin 2. Valitse palkkalaji jolla kertaluontoiseksi määriteltävää tuloa haluat maksaa,anna summa ja aseta valinta kenttään "Kertatulo". Kirjaa palkkatosite loppuun ja tee verojen ja vähennysten laskenta ja kuittaa maksetuksi tai luo maksuaineisto pankkiin lähetettäväksi kun ajankohtaista. Palkkatietoilmoituksella eritellään kertatulo Tulorekisterin vaatimusten mukaisesti.      

Tulorekisteriin lähetetyn palkkakauden korjaus, tilanteessa jossa palkkakauden päivät tai ajanjakso on virheellinen.   Palkanlaskenta - Tulorekisteriaineistot:  Valitse se palkkatietoilmoitus jonka haluat mitätöidä, paina mitätöi aineisto.   Ohjelma varmistaa, että kyseessä on sellainen tilanne, jossa palkkatietoilmoitus tulee mitätöidä. Palkanmaksukauden korjaus vaatii mitätöinnin, joten valitaan kyllä.   Seuraavaksi sinun tulee valita palkansaajat joiden ilmoitusta korjataan. Kun kyseessä on palkkakauden korjaus, tulee valita kaikki henkilöt, jotta päästään muokkaamaan virheellistä kautta. Kun kaikki ovat valittuna, eli sinisellä pohjalla, painetaan ok.   Nyt palkkatietoilmoituksen mitätöinti aineisto on muodostunut ja se tulee lähettää Tulorekisteriin.   Valitse mitätöity aineisto ja lähetä se Tulorekisteriin, joko painamalla kuvan mukaista painiketta tai hiiren oikeaa painiketta painamalla ja sieltä valitsemalla Lähetä aineisto.   Odota, että aineisto tulee takaisin käsitelty tilaan, vasta sen jälkeen pääset korjaamaan kautta, kun aineisto on onnistuneesti palautunut.   Kun aineisto on mitätöity ja palautunut käsiteltynä, pääset korjaamaan virheellistä kautta. Paina ylhäältä palkanlaskenta ja sieltä kohta palkkakaudet. Valitse kausi, joka vaati korjausta ja ota muokkaustila aktiiviseksi painamalla kynän kuvaa. Katso että päivämäärät, kuukausi ja vuosineljännes ovat oikein. Lomanmääräytymisvuosi saattaa myös muuttua, joten katso huolella kauden tiedot, jotta ne tulevat korjatuksi oikein.   Kun muutokset on tehty, niin tallennetaan ja mennään sen jälkeen korjaamaan kaikkien henkilöiden palkkatositteet.   Tallennettaessa ohjelma ilmoittaa että tapahtumat tulee tarkastaa ja verojen ja vähennysten laskenta tulee suorittaa uudelleen, painetaan OK.   Varmista että olet oikealla kaudelle ja avaa palkanlaskenta - palkkatapahtumien hallinta.  Palkkalaskelmat tulee olla kaikki yliviivattuja. Tämä tarkoittaa sitä, että ne ovat mitätöityjä.     Avaa jokainen tosite yksitellen ja tee jokaiselle henkilölle korjaustosite painamalla Korjaustositteen luonti- painiketta.   Paina sen jälkeen muokkaustila pois päältä ja valitse verojen ja vähennysten laskenta.   Kun korjaustosite on tehty kaikille henkilöille mennään hyväksymään ja muodostamaan uudet palkkatietoilmoitukset. Palkanlaskenta -  Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä: Hyväksy palkkatietoilmoitus ja tarkista että tiedot ilmoituksella ovat oikein.   Hyväksynnän jälkeen Tulorekisteriaineistot-osioon muodostuu korvaava palkkatietoilmoitus, eli versio 1, joka tulee lähettää saman päivän aikana Tulorekisteriin.   Onnistuneesti lähetetty ilmoitus tulee vihreänä eli Käsitelty-tilassa takaisin.    

Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä sekä helppo ja nopea tapa lähettää sopimuksia ja asiakirjoja allekirjoitettavaksi. Voit ottaa sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön Passeli Ohjelmassasi.  Allekirjoituspalvelussa on mahdollista lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.   Sähköinen allekirjoituspalvelu otetaan käyttöön seuraavasti:   1. Avaa Passeli  2. Valitse osiovalikosta Sähköinen allekirjoitus-toiminto   Jotta palvelun saa avattua tulee toiminnossa antaa yrityksen ja pääkäyttäjän tiedot sekä hyväksyä käyttöehdot 3. Tarvittaessa täytä pääkäyttäjän ja yrityksen tiedot toiminnossa ellei ohjelma ole niitä tuonut valmiiksi 4. Paina "Ota käyttöön"       Rekisteröidyttäessä pääkäyttäjälle lähetetään vahvistusviesti sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönotosta jossa rekisteröinti tulee vielä vahvistaa.  Huom! Viesti johon tulee reagoida ja josta vahvistus tehdään tulee @verkkopasseli.fi osoitteesta. Visma Sign lähettää tiedoksiannon palvelun avauksesta pääkäyttäjälle erikseen mutta kyseiseen viestiin ei tarvitse reagoida.     5. Avaa viesti jonka olet saanut @verkkopasseli.fi palvelusta,tarkista viesti ja mikäli rekisteröintitiedot ovat kunnossa paina "Ota käyttöön"     Sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön löydät ohjeen täältä.        

MITÄ MINUN TULEE TIETÄÄ HENKILÖ-/ASIAKASTIETOJEN SÄILYTYKSESTÄ?    EU:n tietosuojalain uudistuksen mukainen tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetusta sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetus määrää säännökset rekisteröityjen oikeuksista sekä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän velvollisuuksista. Lain tarkoituksena on taata korkeatasoinen ja johdonmukainen suoja henkilötietojen käsittelyssä sekä helpottaa henkilötietojen vaihtoa viranomaisten kesken. Tietosuoja-asetusta on tarkoitus  täydentää ja täsmentää kansallisella lainsäädännöllä. Tietosuojalain on tarkoitus tulla voimaan 25.5.2018.   Tiedoilla on myös säilytysvelvollisuus, kuten palkkojen ja verovapaiden matkakustannusten säilytysvelvollisuus, palkkakirjanpito on säilytettävä tilikauden päättymisestä kymmenen vuotta.   Mikäli ohjelma sisältää henkilötietoja, rekisterinpitäjän on huolehdittava tietosuoja-asetuksien mukaisten tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta, henkilötietojen käsittelyjen kaikissa vaiheissa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oikaista virheelliset tiedot ja poistettava tarpeettomat tai vanhentuneet henkilötiedot. Henkilötietojen oikaisu- tai poistopyynnön vastaanottamisen jälkeen on viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa ryhdyttävä niiden korjauksiin tai poistamiseen.   Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on   käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.   Yrityksessä on hyvä tehdä kartoitus henkilötietojen nykytilasta. Lisäksi kannattaa laatia suunnitelmat ja käytännöt henkilötietojen keräämisestä, päivittämisestä, säilyttämisestä ja poistamisesta. Yrityksen on voitava osoittaa noudattavansa rekisterinpitäjän velvollisuuksia, henkilötietolain mukaisesti. Yrityksen on varmistettava se, että henkilötietoja kysyvä taho on oikeutettu kysymään ja saamaan pyytämänsä tiedot, samoin on tietojen poistopyynnön suhteen. Yrityksessä on hyvä olla henkilö joka tuntee henkilötietolain vaatimukset henkilötietojen käsittelyn osalta ja vastaa niistä.