Releases YouServe

  Gewijzigd en verbeterd Stuurgegevens reisafstandsbepaling – Google Maps naar Webservices Waarom Zoals in de release notes van maart reeds aangegeven, gaan we vanaf de release van april weer gebruik maken van de diensten van Webservices in plaats van Google Maps. Hieronder leest u kort de belangrijkste wijzigingen van deze keuze voor u als klant. Wat is er allemaal veranderd? Keuze voor berekening aantal kilometers De berekening via Google Maps ging altijd op basis van de meest optimale route. Webservices werkt niet met deze berekening, maar met de kortste of snelste route. Hiervoor moet u eenmalig uw keuze vastleggen in de inrichting. Zie bij Uw actie. Huisnummer en huisnummer toevoeging De vorige keer dat de afstandsberekening via Webservices verliep, was het niet mogelijk om de afstand te laten berekenen van Huisnummer vestiging tot Huisnummer medewerker. Dit was wel mogelijk bij Google Maps, maar de Huisnummer toevoeging werkte niet. Na de overgang naar Webservices, wordt de reisafstand berekend met zowel Huisnummer als Huisnummer toevoeging. Geen huisnummer bij vestiging Als bij een vestiging geen huisnummer is ingevuld, vindt er een berekening plaats die uitgaat van het centrale punt van deze postcode. Buitenlandse adressen en veld Land Het is nu ook mogelijk om de reisafstand te bepalen voor buitenlandse adressen. Als het om een vestiging gaat, is het hierbij noodzakelijk dat het veld Land juist is ingevuld. Ontbreekt het land, dan wordt voor de afstandsbepaling automatisch Nederland als land meegegeven. Wanneer berekenen? Wanneer de overgang plaatsvindt van Google Maps naar Webservices, gebeurt er in beginsel niets met de reeds berekende gegevens. Er zal alleen een afstandsberekening plaatsvinden als: U de adresgegevens van de vestiging wijzigt. U bij een medewerker de vestiging wijzigt of een vestiging toevoegt. U de adresgegevens van de medewerker wijzigt. U de reisafstand collectief wilt gaan bepalen. U bij de medewerker het veld Automatisch berekenen wijzigt van Nee naar Ja. Uw actie Beheer > Inrichting > Stuurgegevens reisafstandsbepaling Aan het scherm Stuurgegevens reisafstandsbepaling is het veld Route weer toegevoegd. Bij Webservices is het mogelijk de route te laten berekenen via de snelste of kortste route; de standaardwaarde is Snelste route. Wilt u de kortste route gebruiken, dan moet u dit veld aanpassen. Als u, voordat er werd berekend met Google Maps, al Snelste route had ingevuld, dan is deze waarde nu weer ingesteld. Beheer > Inrichting > Reisafstand collectief bepalen Door de overgang van Google Maps naar Webservice wordt er niets automatisch herberekend. Als u wilt dat de reisafstand voor het gehele bedrijf wordt herberekend zodat bij iedereen dezelfde routeberekening wordt gebruikt, kunt u zelf de reisafstand collectief laten bepalen. Bedrijf > Vestiging Als u buitenlandse vestigingen heeft en u wilt deze laten meenemen in de automatische reisafstandsbepaling, dan moet u in het scherm Vestiging het veld Land correct invullen.  Stuurgegevens reisafstandsbepaling - extra optie Afronden (change 530662) Waarom Als u de reisafstand woon-werk automatisch door Payroll Business laat bepalen, is het vanaf deze release ook mogelijk de reisafstand naar boven te laten afronden op hele kilometers. Hoe Beheer > Inrichting > Stuurgegevens reisafstandsbepaling In het scherm Stuurgegevens reisafstandsbepaling is aan het veld Reisk. Afronding km woon-werk de optie Afronden naar boven (hele kilometers) toegevoegd. Uw actie Beheer > Inrichting > Reisafstand collectief bepalen Als u de nieuwe optie wilt gebruiken, moet u door Payroll Business de reisafstand woon-werk van alle medewerkers opnieuw laten bepalen. Dit doet u door in het scherm Reisafstand collectief bepalen de gewenste Peildatum op te geven: deze is 1-1-2019 of later. Reisafstandsbepaling - Blokkeren tot adreswijziging Waarom Als u afwijkende afspraken heeft gemaakt over de reisafstandsbepaling of u heeft er bewust voor gekozen om de reisafstand enkele reis zelf te berekenen kon u in het medewerkerscherm Reiskosten alleen de optie Nee invullen bij het veld Automatisch route berekenen. Dit hield in dat er nooit meer een berekening plaats zou vinden tot u het veld op Ja zou zetten. Vanaf deze release heeft u de mogelijkheid de reisafstand wel automatisch te laten bepalen, zodra het vestigingsadres of het adres van de medewerker wijzigt. Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten In het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten van de medewerker is aan het veld Automatisch Route berekenen de optie Nee, tot adreswijziging toegevoegd. Kiest u voor deze optie, dan blijft het aantal kilometers dat u zelf hebt opgegeven, staan tot er een wijziging plaatsvindt in het adres van de vestiging of van de medewerker. Als één van deze adressen wijzigt, wordt in het veld Automatisch route berekenen de waarde Nee, tot adreswijziging automatisch gewijzigd in Ja. Uw actie Als u de optie Nee, tot adreswijziging wilt gebruiken, kunt u deze optie in het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten van de medewerker vastleggen in het veld Automatisch route berekenen. OE code getoond in de organisatiestructuur Waarom Tijdens het inventariseren van verbeteringen op de werkvloer, in lean-terminologie de Gemba-walk genoemd, is er aangegeven dat de namen van de organisatorische eenheden soms veel op elkaar lijken. Dit komt met name voor bij bedrijven waarbij de organisatiestructuur een lange boomstructuur heeft. Het is daarom wenselijk om naast de omschrijving van de organisatorische eenheid, ook de code van de organisatorische eenheid te tonen. Hoe Beheer > Inrichting > Organisatiestructuur > Organisatorische Eenheden Als u de boomstructuur van de organisatiestructuur opent, ziet u voortaan achter de omschrijving van de organisatorische eenheden, ook de code tussen haakjes staan, bijvoorbeeld Business Unit Amersfoort (10001).  Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Lege regels in rapport invoeren collectief verlof (change 431045) Melding Bedrijf > Verlof > Collectief verlof Company > Leave > Collective leave Soms kwamen er lege regels voor in het rapport dat werd aangemaakt bij het invoeren van collectief verlof. Dit kwam doordat aan medewerkers die in de toekomst in dienst waren gemeld, een collectieve verlofdag was toegekend. Het was dan niet mogelijk de naam van de medewerker op te halen, waardoor er een lege regel ontstond.  Oplossing  De programmatuur is aangepast, Vanaf deze release staan ook de namen van medewerkers in het rapport die nog niet in dienst zijn getreden, maar waarvoor wel een collectieve verlofafboeking in de toekomst van toepassing is.  Uw actie Er is geen actie nodig. Workflow koppelen aan actief signaal lukte niet (change 1289064)  Melding Beheer > Actieve signalering Bij het koppelen van een workflow aan actieve signaleringen verscheen een foutmelding, waardoor het koppelen niet mogelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat u de workflow weer op de gebruikelijke manier kunt koppelen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlof - Vervaldatum in overzicht en boeking dubbele uren bij niet verrekenen (change 1155337)  Melding Soms werden bij een verlofopname die niet verrekend moest worden, de uren dubbel getoond in de kolom Niet verrekend. Een medewerker had 8 verlofuren geboekt die niet verrekend moesten worden. In het overzicht stond bij saldo echter 16 uur niet verrekenen.  Oplossing Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Dit kwam alleen in de kolom Niet verrekend voor en is vanaf deze release opgelost.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlof aangevraagd, andere uren verwerkt dan verwacht (change 1236776) Melding Verlofaanvraag via HR Self Service Bij een verlofaanvraag waar een Begin- en einddatum werd ingevuld én ook de uren werden meegegeven, werd de helft van de uren per dag ingeboekt en op de laatste dag van de verlofperiode 24 uur. Dit kwam doordat het werkrooster dubbel was aangemaakt, waardoor de applicatie de uren verdeelde over de beide roosters. Omdat er een einddatum werd opgegeven samen met de gewenste opname-uren, werd de rest van de uren verdeeld over de laatste dag van de opgegeven periode. Dit gedaan met een maximum van 24 beschikbare uren per dag. Oplossing De programmatuur is aangepast per 1 januari 2019, zodat het ongewild aanmaken van dubbele werkroosters niet meer voorkomt. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/22/2019

  This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. Modified and improved 1.  Travel distance calculation parameters – Google Maps to Webservices Why As was specified in the March release notes, we will start using Webservices again instead of Google Maps as of the April release. Below you will find information on the major changes you as a client will experience. What has changed? Calculation of number of kilometers In Google Maps the calculation was always based on the optimum route. In Webservices the calculation is based on the shortest or fastest route. You will have to specify your choice in the set-up once. See Your action. House number and house number suffix When Webservices was used in the past, it was not possible to calculate the distance between the house number of the location and the house number of the employee. This was possible with Google Maps, but house number suffix could not be used. This time Webservices calculates the travel distance using both house number and house number suffix. No house number of location When no house number is specified for a location, the calculation will be based on the central location of the specified postcode. Foreign addresses and Country field The travel distance for foreign addresses can now be calculated as well. When it concerns a location, the field Country must be entered correctly. If no country is specified, the calculation will automatically be based on The Netherlands. When will calculation take place When the transition is made from Google Maps to Webservices, nothing will change in the already calculated data. A distance calculation will take place when: You change the address data of the location. You change the branch of an employee or add a location. You change the employee’s address data. You want to determine the travel distance collectively. You change the field Automatisch berekenen (Calculate automatically) for the employee from No into Yes. Your action Maintenance > Repository > Configurate traveldistance calculation The Route field has been added again to the Send Data for determination of traveling distance screen. With Webservices the route can be calculated based on the fastest or shortest route; the default value is Fastest route. If you want to use the shortest route, you have to modify this field. If the field was already set to Fastest route before Google Maps was used, this value will now also be used. Maintenance > Repository > Determine travel distance collectively (Reisafstand collectief bepalen) The transition from Google Maps to Webservices does not result in automatic recalculations. If you want the travel distance for the entire company to be recalculated to ensure everyone uses the same route calculation, you can have the travel distance determined collectively. Company > Location If there are foreign locations and you want to include these in the automatic travel distance calculation, the Country field must be entered correctly. 2.  Configurate traveldistance calculation – Additional Rounding option (change 530662) Why If you have the commuting distance calculated by Payroll Business automatically, you can now also round the travel distance up to whole kilometers. How Management > Repository > Stuurgegevens reisafstandsbepaling (Travel distance calculation parameters) The Rounding up (whole kilometers) option (Afronden naar boven (hele kilometers) has been added to the Rounding travel expenses commuting km field (Reisk. Afronding km woon-werk) in the Configurate traveldistance calculation screen. Your action Management > Repository > Determine travel distance collectively (Reisafstand collectief bepalen) If you want to use the new option, Payroll Business has to re-determine the commuting distance of all employees. To enable this, you have to specify the required Reference date in the Determine travel distance collectively screen: 1-1-2019 or later. 3.  Travel distance calculation – Block until address changes Why If you had made deviating agreements about the travel distance calculation, or had consciously opted for calculating the one-way trip distance yourself, you could only select No in the Automatisch route berekenen (Calculate route automatically) field in the employee’s Travel expenses screen. As a result, no calculation would ever be made until you changed the field to Yes. As of this release you can have the travel distance calculated automatically when the address of the branch or of the employee changes. How Employee > Terms of employment > Terms of employment > Travel expenses The No, until address change option (Nee, tot adreswijziging) has been added to the Calculate route automatically field (Automatisch Route berekenen) in the employee’s Travel expenses terms of employment screen. When you select this option, the number of kilometers you have specified yourself will be used until the address of the location or of the employee changes. When one of these addresses changes, the No, until address change value in the Calculate route automatically field will be automatically changed to Yes. Your action When you want to use the No, until address change option, you can specify this in the Calculate route automatically field in the employee’s Travel expenses terms of employment screen. 4.  OE code displayed in the organizational structure Why When improvements to the workplace were identified – in lean terminology referred to as the Gemba walk – it was specified that the names of the organizational units were often very similar. This applies in particular to companies with a large organizational tree structure. It is, therefore, preferable to not only display the organizational unit’s description, but also its code. How Management > Repository > Organizational structure > Organizational units When the organizational tree structure opens, you will now see the description of the organizational units followed by a code in between brackets, for example Business Unit Amersfoort (10001).  Your action No action is needed. Resolved notifications 5.  Empty lines in collective leave report (change 431045) Message Company > Leave > Collective leave Sometimes empty lines were included in the report that was generated when entering collective leave. This was due to the fact that a collective day of leave was assigned to employees who were specified as being employed in the future. It was impossible to retrieve the name of such an employee, resulting in an empty line.  Solution The software has been modified. As of this release the names of employees not yet employed are also included in the report for whom a collective leave deduction in the future applies.  Your action No action is needed. 6.  Workflow could not be linked to active notification (change 1289064) Message Management > Active notification When linking a workflow to active notifications, an error message was displayed and linking was no longer possible.  Solution This problem has been solved and the workflow can be linked again as usual. Your action No action is needed. 7.  Leave - Leave date in overview and registration of double hours when not settling (change 1155337)  Message Sometimes double hours were displayed in the Not settled column (Niet verrekend) where leave was concerned that should not be settled. An employee had booked 8 leave hours that should not be settled. However, the overview stated a balance of 16 hours that should not be settled. Solution Employee > Leave > Leave balance  This problem only concerned the Not settled column (Niet verrekend) and has been solved. Your action No action is needed. 8.  Leave requested, other hours than expected are processed (change 1236776) Message Leave request through HR Self Service When leave was requested and a start and end date were specified as well as the hours, half of these hours were booked per day, and 24 hours on the last day of the leave period. This was due to the fact that the work schedule was created twice and the hours were, therefore, divided across both schedules. Because an end date was specified as well as the required leave hours, the remainder of the hours was allocated to the last day of the specified period. (With a maximum of 24 available hours per day.) Solution The software has been modified as of 1 January 2019 and no more double work schedules are created. Your action No action is needed. Publishing Date : 3/22/2019

  This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. New GDPR leave and absence data Why Within the framework of the General Data Protection Regulation (GDPR) it must be possible to purge employee data. In general a storage period of two years following termination of employment applies to most HR data. The storage period of this data is also referred to as the retention period. To support the retention period and deletion of the corresponding data, the Stuurgegevens AVG (GDPR parameters) screen has been included in HR Core Business as of this release. In this screen you can specify the retention period for specific leave and absence data. The selected data will be deleted when the retention period ends. This deletion procedure consists of two steps, with each deletion step taking place every two weeks: First, the data is made inactive. The data can still be viewed in the Change report where it has the Deleted Secondly, the actual deletion is performed. Following this step, the data can no longer be viewed and has been permanently removed from the application. How Maintenance > Repository > Stuurgegevens AVG (GDPR parameters) The Stuurgegevens AVG (GDPR parameters) screen can be used to specify for how many years the leave and absence data should be retained when an employee’s employment has terminated. This can be specified per company using the Add button in the upper right-hand corner of the screen. Field Explanation Gegevens AVG (GDPR data) Select the data for which you want to specify the retention period: Sickness absence Request for leave Retention period Here you can specify the number of years the data should be stored after the employee’s employment has terminated. The storage period or retention period should be at least 2 years to ensure deletion of this data does not result in recalculations. If you enter a figure lower than 2, an error message is displayed at the top of the screen and the data cannot be stored. When the retention period ends, the data is made inactive based on biweekly deletion actions. The Change report can be checked to see what data is concerned: the data in question has the Deleted status. Two weeks after having been made inactive, the data is permanently deleted from the application and can no longer be viewed. Start Bewaartermijn (Start of retention period) This has the standard entry Einde dienstverband (Termination of employment). Your action If you want leave and absence data of your employees to be deleted based on the minimum retention period of two years, you can set up the Stuurgegevens AVG (GDPR parameters) as described above. Excluding employees from data deletion based on GDPR parameters Why Sometimes it may be necessary to exclude employees from general deletion of leave and absence data when the minimum retention period of two years has ended. Therefore, individual employees can be excluded from general deletion to ensure their data will not be automatically deleted when the retention period has ended which has been specified in the Stuurgegevens AVG (GDPR parameters) screen. For this purpose an option has been added to the Employee (supplementary) screen. How Employee > Employee data > Employee (supplementary) If you do not want the data of an employee to be automatically deleted when the storage period or retention period specified in the Stuurgegevens AVG (GDPR parameters) screen has ended, you can exclude that employee by selecting Yes in the Uitsluiten van AVG (Exclude from GDPR) field in the Employee (supplementary) screen. When you leave the Uitsluiten van AVG (Exclude from GDPR) field blank or select No, the employee’s data will be automatically deleted based on a biweekly job. If you select Yes at Uitsluiten van AVG (Exclude from GDPR) and later change the value to No or leave the field blank and the storage period or retention period has already ended, this employee will as yet be included in the next deletion round. Your action If you want to exclude individual employees from deletion of leave and absence data based on the parameters specified in the Stuurgegevens AVG (GDPR parameters) screen, you should select Yes for these employees in the Uitsluiten van AVG (Exclude from GDPR) field in the Employee (supplementary) screen. Modified and improved Contract sequence number field supports periods Why  The Employee screen in HR Core Business includes the Contract sequence number field for the new re-hire process in Self Service. This field had no periods as a result of which it was not possible to specify the contract sequence number with a specific start date. How  Employee > Employees The Contract sequence number field now supports periods, as a result of which the system stores the value with the specified start date. The various values with a start data can, therefore, be seen in the history . Your action No action is needed. Identity check in relation to name and date of birth Why The Identity field is used for authorizations in the portal. Now it is possible to issue the same identities multiple times. The existence of an identity is checked in the portal. To ensure that the identity of a specific employee is unique, the name and date of birth combined with the identity are checked upon identity entry (check at the source). How Employee > Employee data > Employee (supplementary) When the Identity field is entered in the Employee (supplementary) screen, the system will check if the specified Identity already exists. If it does, the system will check if the last name and date of birth of the employee with the existing Identity match those of the employee with the newly entered Identity. This check only takes place when a new Identity is registered. If the name of an employee were to change in the future, the system will not check whether that name belongs to a non-unique Identity. Your action No action is needed. There will be no retroactive check to ensure existing Identities are unique. Resolved notifications Extended Change report for leave is not included in My Reports (change1198351) Reports > Audit summaries > Change report (extended) Message If at Change report (extended) you opted for leave elements at the selection criteria, the system specified that the report had been included in My Reports. However, the requested Change report (extended) was not available in My Reports. This issue only occurred when leave elements were selected. With other elements the change report was indeed available in My Reports. Solution This technical issue has now been resolved. Your action No action is needed. OrgSite – Extended search functionality did not work correctly (change 465756) Message If you wanted to search for a specific term in OrgSite, but not by last name, only approximately matching results were displayed and no exact matches. Solution To make it possible to use other search criteria than just last name, but based on an exact match with the search term, the Expliciet zoeken (Explicit search) option has been added to the search function. Your action You do not have to take any action. Publishing Date : 2/22/2019

  Nieuw Nieuw veld Ping Identiteit in Mutatieverslag Waarom Naast de Portal gebruikersnaam van een medewerker wordt er vanaf deze release ook een nieuw veld Ping Identiteit bij de medewerker gevuld. Deze Ping Identiteit wordt binnen Raet gebruikt om Single Sign On mogelijk te maken met de eigen modules of modules van derden. Hoe Een Ping Identiteit wordt binnen de IAM-module van Raet toegekend aan het gebruikersaccount van de medewerker. Tijdens een nachtelijke import wordt deze Ping Identiteit ook binnen HR Core Business bij de medewerker opgeslagen en is dus zichtbaar in het mutatieverslag onder de user Service Interface .  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Organisatiestructuur- fouten OE structuur (change 1127999) Beheer > Inrichting > Organisatorische eenheden Melding  Bij het openen van de organisatiestructuur vanaf een specifieke datum verscheen een foutmelding, waardoor het niet mogelijk was de organisatiestructuur aan te passen.  Oplossing Onderliggende attributen van de organisatie-eenheid hadden een eerdere ingangsdatum dan de organisatie-eenheid zelf, daarom verscheen er een foutmelding. Door het gelijktrekken van de ingangsdatums is het probleem opgelost.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Actieve signalen werden niet gemaild naar extern e-mailadres (change 1173241) Beheer > Actieve signalering Melding Actieve signaleringen werden niet gemaild als de signaleringsdatum voor de brondatum was bereikt. Dit kwam doordat het in bepaalde gevallen niet mogelijk was e-mailberichten naar externe e-mailadressen te versturen. Dit probleem werd veroorzaakt door een memoveld dat niet ingevuld en opgeslagen kon worden. De standaard voorgestelde e-mailtekst op basis van de omschrijving van de signaaldefinitie werd niet opgeslagen, waardoor de e-mailtekst leeg was en daarom geen e-mail genereerde.  Oplossing  Dit probleem is opgelost. De achterstallige e-mails per 8 januari 2019 zijn alsnog verstuurd en de actieve signaleringen worden weer verstuurd zodra de brondatum is bereikt. Uw actie Er is geen actie nodig.  Verlofjaar starten (change 1159990) Bedrijf > Verlof > Verlofrecht toekennen Melding Als voor de klant het verlofjaar 2019 werd opgestart, werden er meerdere verlofjaren aangemaakt. Soms werd het nieuwe jaar 2019 daarbij niet aangemaakt. Dit was terug te zien in het scherm Verlofsaldo waar ook de toekomstige jaren getoond werden. Door de aanmaak van toekomstige jaren, was het niet mogelijk om alsnog het verlofjaar 2019 aan te maken. Oplossing Dit is opgelost. De toekomstige verlofjaren zijn gecorrigeerd. Uw actie Er is geen actie nodig Actieve signalering (change 1173241) Beheer > Actieve signalering Melding Als e-mail werd ingericht als actieve signalering, werd deze niet verstuurd. De signaleringen verschenen wel in de actielijst Oplossing Dit is opgelost. Per 7 januari jl. zijn de openstaande signaleringen alsnog verzonden. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 2/1/2019

  New New field Ping Identity in Mutation report Why In addition to the Portal username of an employee, a new Ping Identity field will be filled with the employee from this release. This Ping Identity is used within Raet to make Single Sign On possible with its own modules or modules from third parties. How A Ping Identity is assigned to the user account of the employee within Raet's IAM module. During a nightly import, this Ping Identity is also stored in the employee's HR Core Business and is therefore visible in the mutation report under the user Service interface. Your action No action is needed. Resolved notifications Organizational structure – errors in OU structure (change 1127999) Management > Repository > Organizational units Message When opening the organizational structure from a specific date, an error message appeared, so that it was not possible to modify the organizational structure.  Solution Underlying attributes of the organizational unit had an earlier start date than the organizational unit itself, and this caused an error message to appear. The problem was solved by bringing the start dates into line.  Your action No action is needed.  Active notifications were not e-mailed to external email address (change 1173241) Management > Active notification Message Active notifications were not emailed when the notification date for the source date was reached. The reason was that, in specific cases, it was not possible to send emails to external e-mail addresses. This problem was caused by a memo field that could not be filled in and saved. The default email text based on the description of the notification definition was not saved. This meant that the email text was empty and no e-mail could therefore be generated.  Solution This problem has been solved. The overdue e-mails on January 8, 2019 have since been sent and the active notifications will be sent again as soon as the source date has been reached. Your action No action is needed.  Start leave year Company > Leave > Grant leave entitlement Message If the leave year 2019 was started for the customer, several leave years were created. Sometimes the new year 2019 was not created. This was reflected in the employee Leave balance screen where the future years were shown. Due to the production of future years, it was not possible to create 2019 yet. Solution This has been resolved. The future leave years have been corrected. Your action No action is needed.  Active signalling (change 1173241) Maintenance > Active signalling Message If e-mail was set up as active signalling, it was not sent. The alerts, however, appeared in the action list. Solution This has been resolved. As of January 7, the outstanding alerts have been sent and the active alerts are sent again as soon as the source date has been reached. Your action No action is needed.  Publishing Date : 2/1/2019

  This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. Modified and improved Five days of paid paternity leave The regulations on paid paternity leave will change on January 1, 2019. Paternity leave is currently two days. Starting on January 1, 2019, this will be extended to one working week (up to five days). Childbirth leave In the new law that enters into effect in January, maternity leave is now called childbirth leave. The employee must take this leave within four weeks after the birth of her child. This type of leave now falls under special leave, which will continue to exist. Please note: Childbirth leave only works for HR Core Business and not when you purchase Payroll Business Only. Childbirth leave now applies for the entire country. This means that when you open the list of values for leave from 1-1-2019, you will also be able to select Childbirth leave. Your action Maintenance > Repository > Manage Parameters / list of values with inheritance If you have added Maternity leave to the list of values yourself, you will have to change this to Childbirth leave yourself. In Leave request you can also choose Childbirth leave from the list in the field Reason for leave.   Publishing Date : 12/21/2018

  Gewijzigd en verbeterd Vijf dagen betaald verlof na geboorte Per 1-1-2019 geldt een nieuwe regeling: extra betaald kraamverlof. Nu is er recht op twee dagen en per 1-1-2019 geldt het recht op betaald kraamverlof voor eenmaal het aantal werkuren per week. Geboorteverlof In de nieuwe wet heet kraamverlof voortaan geboorteverlof. De medewerker moet dit verlof opnemen binnen vier weken na de geboorte. Dit wordt nu gedaan door het opnemen van bijzonder verlof en deze manier blijft bestaan. Let op: Geboorteverlof werkt alleen voor HR Core Business en niet als u Payroll Business Only afneemt. Uw actie Beheer > Inrichting > Beheerparameters > Waardelijst (met opschakeling) Als u zelf bij Waardelijst met opschakeling Kraamverlof heeft toegevoegd, moet u dit zelf wijzigen in Geboorteverlof. Bij Verlofaanvraag kunt u dan in de lijst van het veld Reden verlof ook kiezen voor Geboorteverlof.   Publishing Date : 12/21/2018

Nieuw  AVG Verlof- & Verzuimdata Waarom  Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet het mogelijk zijn medewerkergegevens op te schonen. Voor de meeste HR-gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar na einde dienstverband. De bewaartermijn van deze gegevens wordt ook wel retentieperiode genoemd. Om de retentieperiode en het verwijderen van de bijbehorende gegevens te ondersteunen, is vanaf deze release het scherm Stuurgegevens AVG in HR Core Business opgenomen, waarmee u voor bepaalde verlof- en verzuimgegevens kunt aangeven hoe lang deze bewaard moeten worden. De geselecteerde gegevens worden verwijderd wanneer de retentieperiode is bereikt. Dit verwijderen gaat in twee stappen, waarbij iedere verwijderactie tweewekelijks plaatsvindt: Eerst worden de gegevens inactief gemaakt. U kunt deze gegevens dan nog bekijken in het Mutatieverslag; hierin hebben ze dan de status Verwijderd. De tweede stap houdt de daadwerkelijke verwijdering in. Hierna kunt u de gegevens niet meer bekijken en zijn ze volledig verwijderd uit de applicatie.  Hoe Beheer > Inrichting > Stuurgegevens AVG   In het scherm Stuurgegevens AVG kunt u voor Verlof- en/of Ziekteverzuim aangeven hoeveel jaar u deze gegevens wilt bewaren nadat een medewerker uit dienst is getreden.  Via de knop Toevoegen rechtsboven in het scherm kunt u dit per bedrijf vastleggen.   Veld Toelichting Gegevens AVG Selecteer hier voor welke gegevens u de bewaartermijn vastlegt: Ziekteverzuim Verlofaanvraag Bewaartermijn Hier kunt u het aantal jaar opgeven dat u de gegevens wilt bewaren nadat de medewerker uit dienst is getreden. De bewaartermijn of retentieperiode moet minimaal 2 jaar zijn. Dit om te voorkomen dat het verwijderen van deze gegevens leidt tot herberekeningen. Vult u hier een lager getal in, dan verschijnt er bovenin het scherm een foutmelding en kunt u de gegevens niet opslaan. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens inactief gemaakt op basis van tweewekelijkse verwijderacties. In het mutatieverslag kunt u dan zien om welke gegevens het gaat: ze hebben hierin de status Verwijderd. Twee weken na het inactief zetten, worden de gegevens definitief uit de applicatie verwijderd en kunt u ze niet meer bekijken. Start Bewaartermijn Hier is standaard ingevuld Einde dienstverband. Uw actie  Als u wilt dat verlof- en verzuimgegevens van uw medewerkers worden verwijderd op basis van de minimale bewaartermijn van twee jaar, kunt u de Stuurgegevens AVG inrichten, zoals hierboven beschreven. Medewerker uitsluiten van verwijderen gegevens op basis van Stuurgegevens AVG Waarom  Soms kan het noodzakelijk zijn om medewerkers uit te sluiten van de algemene verwijdering van verlof- en verzuimgegevens na de minimale bewaartermijn of retentieperiode van twee jaar. Daarom is het mogelijk om individuele medewerkers hiervan uit te sluiten en de gegevens van deze medewerkers niet automatisch te verwijderen na afloop van de bewaartermijn die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG. Daarom is hiervoor een optie toegevoegd aan het scherm Medewerker (aanvullend). Hoe Medewerker > Medewerkersgegevens > Medewerker (aanvullend)    Als u niet wilt dat gegevens van een medewerker automatisch worden verwijderd na afloop van de bewaartermijn of retentieperiode die is vastgelegd in het scherm Stuurgegevens AVG, kunt u de medewerker hiervan uitsluiten door in het scherm Medewerker (aanvullend) in het veld Uitsluiten van AVG uit voor Ja te kiezen. Als u het veld Uitsluiten van AVG leeg laat of hier Nee invult, worden de gegevens van de medewerker automatisch verwijderd via een tweewekelijkse job. Als u eerst bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja had ingevuld en later de waarde Nee invult of het veld leegmaakt, wordt de medewerker als de bewaartermijn of retentieperiode reeds is verstreken, alsnog meegenomen bij de eerstvolgende verwijderactie.   Uw actie  Als u wilt individuele medewerkers wilt uitsluiten van het verwijderen van verlof- en verzuimdata op basis van de stuurgegevens die zijn vastgelegd via Stuurgegevens AVG, vul dan voor deze medewerkers in het scherm Medewerker (aanvullend) bij Uitsluiten van AVG de waarde Ja in.  Gewijzigd en verbeterd Veld Contract volgnummer ondersteunt tijdvakken Waarom  Voor het nieuwe re-hire proces in Self Service is in HR Core Business in het scherm Medewerkers het veld Contract volgnummer beschikbaar. Dit veld kende echter geen tijdvakken waardoor het niet mogelijk was om het contract volgnummer op te geven met een bepaalde ingangsdatum. Hoe  Medewerker > Medewerkers Het veld Contract volgnummer ondersteunt nu tijdvakken waardoor het systeem de waarde opslaat met de opgegeven ingangsdatum. Hierdoor kunt u in de historie  de verschillende waarden met ingangsdatum terugzien. Uw actie Er is geen actie nodig. Controle Identiteit in relatie tot naam en geboortedatum Waarom Het veld Identiteit wordt gebruikt voor autorisaties in het portaal. Nu kunnen dezelfde identiteiten verschillende keren worden uitgegeven. In het portaal wordt gecontroleerd of deze reeds bestaan. Om ervoor te zorgen dat de Identiteit voor een specifieke medewerker uniek is, worden nu ook bij het invoeren ervan de naam en geboortedatum in combinatie met de identiteit gecontroleerd, de zogenaamde controle bij de bron. Hoe Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) Als u in het scherm Medewerker (aanvullend) het veld Identity invult, controleert het systeem of de ingevulde Identity al bestaat. Als dit het geval is controleert het systeem of de achternaam en de geboortedatum van de medewerker met de bestaande Identity overeenkomen met die van de medewerker met de nieuw ingevoerde Identity. Deze controle vindt alleen plaats bij het vastleggen van een nieuwe Identity. Als bijvoorbeeld in de toekomst een naam van een medewerker wijzigt, controleert het systeem niet of deze naam bij een niet-unieke Identity hoort.  Uw actie Er is geen actie nodig. Denk er wel aan dat er niet met terugwerkende kracht wordt gecontroleerd of bestaande Identity's wel uniek zijn.  Opgeloste meldingen  Mutatieverslag Uitgebreid voor Verlof verschijnt niet in Mijn Rapporten (change1198351) Rapporten > Controleoverzichten > Mutatieverslag (uitgebreid) Melding  Als u bij het Mutatieverslag uitgebreid bij de selectiecriteria koos voor verlofelementen, gaf het systeem aan dat het rapport in Mijn rapporten was geplaatst. Het aangevraagde Mutatieverslag (uitgebreid) verscheen vervolgens echter niet in Mijn rapporten. Dit probleem deed zich alleen voor bij als er verlofelementen waren geselecteerd. Voor andere elementen werd het mutatieverslag wel in Mijn rapporten geplaatst.   Oplossing  Dit technische probleem is inmiddels opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. OrgSite - Uitbreiding zoekfunctionaliteit werkte niet correct (change 465756) Melding  Als u in OrgSite wilde zoeken op een specifieke term, maar niet op achternaam, dan werden alleen ongeveer overeenkomende resultaten getoond en geen exacte overeenkomsten.   Oplossing  Om het mogelijk te maken op andere zoekcriteria dan alleen achternaam te zoeken, maar wel op basis van een exacte overeenkomst van de zoekterm, is aan de zoekfunctie de optie Expliciet zoeken toegevoegd. Uw actie U hoeft geen actie te ondernemen Publishing Date : 2/22/2019

2020-12 AVG Wissen Persoonsgegevens - Nu met in- en uitdienstdatum Je vindt vanaf deze release op het scherm AVG Wissen Persoonsgegevens nieuwe velden met aanvullende informatie over de te verwijderen medewerkers. De aanpassing is gebaseerd op een wens in het ideeënportaal én de feedback die via de Customer Effort Score is gegeven. Vrije velden toe te voegen aan payroll profielen Met profielgroepen kan je voorgedefinieerde waardes toepassen op nieuwe medewerkers. Zo versnel je de invoer en verklein je de kans op fouten. Aanvullend hierop heb je vanaf deze release de mogelijkheid vrije velden toe voegen aan die profielen. 2020-11 UPI-rapport beschikbaar Het UPI-rapport met UPI's én voorgestelde UPI's, stelt je in staat heel eenvoudig de UPI's in te vullen.  2020-10 Uniek Persoonlijk Id - Automatisch ingevuld op basis van BSN Bij het invoeren van het Burgerservicenummer (BSN) van een nieuwe medewerker, controleert de applicatie of bij dit BSN al een Uniek Persoonlijk Id (UPI) bekend is. Als dit het geval is, koppelt de applicatie het gevonden UPI aan die medewerker. Als de invoer van de nieuwe medewerker toch moet leiden tot een nieuw persoon en dus een nieuwe UPI, kan je het voorgestelde UPI overschrijven. 2020-09 Nieuw niveau Persoon Vanaf deze release is het  mogelijk de persoonsgegevens van een medewerker die voor meerdere bedrijven werkt op één plek vast te leggen. Dit heeft als voordeel dat aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management de persoonsgegevens eenduidig kunnen opvragen. 2020-07 Uniek Persoons ID op basis van medewerkercode Het Uniek Persoons ID (UPI), kan je vanaf deze release vullen met de medewerkercode. Dit biedt je de mogelijkheid verschillende medewerker(codes) te identificeren als dezelfde persoon op basis van het UPI. Feedback op onze applicatie Help ons een beter en completer beeld te krijgen van wat jij van specifieke processen en schermen vindt. Beantwoordt de enkele vraag die we binnenkort via de Wootric-tool aan je stellen. De frequentie waarmee we vragen stellen via de applicatie zal overigens zeer gelimiteerd zijn! Jouw (anonieme!) informatie gebruiken we om gerichter functionaliteiten te verbeteren. 2020-05 Medewerker met indienstdatum in de toekomst doorgeven aan Self Service Deze nieuwe optie vind je onder HR Self Service stuurgegevens. Daar kun je aangeven of de medewerkers met een indienstdatum in de toekomst beschikbaar moeten komen in Self Service. 2020-04 Standaard zoeken op medewerkernaam of medewerkercode Vanaf deze release kan je in de gebruikersinstellingen aangeven of je voorkeur uitgaat naar zoeken op de medewerkernaam of de medewerkercode. Deze aanpassing komt uit het ideeënportaal. 2020-02 Datum opvolgend werkgeverschap Vanaf deze release kan je de startdatum voor opvolgend werkgeverschap opgeven bij de medewerkergegevens. Deze startdatum is onder meer in gebruik bij de berekening van dienstjaren voor de uitbetaling van de transitievergoeding. Hij wordt echter niet gebruikt voor de bepaling van een jubileumdatum. 2020-01 Geef direct feedback op de software Geef feedback, direct vanuit de applicaties HR Core Business en Payroll Business. Vanaf januari 2020 kan dit. We stellen je één gesloten vraag en geven een toelichting via de online enquête software van Wootric. Jouw feedback geeft ons meer inzicht in jouw prioriteiten en biedt ons de kans de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen beter af te stemmen. De deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet.

2019-12 Bedrijvenpaneel aangepast naar een zoeklink Terugkoppeling van gebruikers gaf aan dat het bedrijvenpaneel, voor selectie van bedrijven, niet synchroon loopt met de selectie van het bedrijf in het navigatiepad. Met de oplossing die wij kozen, leggen wij de nadruk op de zoekfunctionaliteit. Er is nu een link Zoek bedrijf beschikbaar om bedrijven te selecteren. Raadplegen bestaande referenties van organisatorische eenheden Als je een organisatorische eenheid selecteert, heb je de mogelijkheid via het icoon Referenties, de huidige referenties te raadplegen. Wij presenteren per referentie - bijvoorbeeld een roltoewijzing -, de gegevens van die referentie en de ingangsdatum. 2019-11 Notificatie bij gereed zijn van salarisverwerking en rapportage Door je een notificatie te sturen als een salarisverwerking of rapport gereed is, kan je gewoon verder werken. Je hoeft zodoende niet langer op de pagina's Mijn Rapporten of Salarisverwerking te blijven om de gereedmelding te ontvangen. 2019-10 Feestdagenclusters Via feestdagenclusters kan je nu feestdagenkalenders toepassen, die afwijken van de standaard Nederlandse feestdagenkalender. Hiervoor stel je feestdagenclusters samen met feestdagen die zijn voorgedefinieerd op systeemniveau. Hierna kan je die toepassen op het dienstverband van een medewerker.  2019-07 Verlofaanvragen in dagen Het is nu mogelijk om in een verlofregeling naast uren ook dagen op te nemen. Met deze nieuwe eenheid ondersteunt HR Core Business verlofaanvragen van medewerkers zonder vaste werkuren per dag. Hiermee is opbouw in dagen mogelijk en kunnen afboekingen in hele of halve dagen plaatsvinden. 2019-06 Nieuw scherm Verlofaanvragen Het nieuwe scherm verlofaanvragen is vanaf deze release 'peildatum gestuurd'. Ook zijn er additionele filters toegevoegd om de zoekmogelijkheden te vergroten en de performance te verbeteren. 2019-03 AVG stuurgegevens voor verwijderen van verlof- en verzuimhistorie Door stuurgegevens voor AVG vast te leggen, kunt u aangeven hoe lang gegevens bewaard worden en welke gegevens van verlof of verzuim uiteindelijk worden verwijderd. De bewaartermijn - over het algemeen twee jaar na einde dienstverband - heet in HR Core Business retentieperiode. De retentieperiode en de te verwijderen bijbehorende gegevens kunt u nu dus vastleggen in AVG stuurgegevens.

2018-12 Melding langdurig ziek via Digipoort Om te zorgen dat de melding langdurig ziek na 42 weken ziekte, automatisch naar het UWV gaat, gebruikt HR Core Business vanaf deze release Digipoort. Dit betekent ondersteuning van de berichten Melding langdurige arbeidsongeschiktheid en Herstelmelding langdurige arbeidsongeschiktheid. Verwijderen Afhankelijke gegevenselementen U kunt nu via het scherm Afhankelijke gegevenselementen met 'een druk op de knop' de gegevenselementen verwijderen. Het is niet meer nodig terug te gaan naar het scherm waarop u gegevenselementen inricht. 2018-08 Nieuw: Profielen en Profielgroepen Voor nieuwe medewerkers met gelijksoortige functies legt u vaak dezelfde gegevens vast. Maak na deze release uw profielen, met vaste gegevenselementen en bijbehorende waarden die u voor bepaalde categorieën medewerkers gebruikt. Door profielen op te nemen in profielgroepen, kunt u eenvoudig de vaste gegevens in één keer bij een nieuwe medewerker vastleggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een stagiair of oproepkracht. 2018-04 Leeftijdsverlof op AOW-datum Het toekennen van leeftijdsverlof kan nu op basis van de AOW-datum. De gegevensvelden van de verlofmodule zijn op deze wijziging aangepast.\