Releases YouServe

In deze versie... Aangepast in versie 2 Het onderwerp 'Digitale ondertekening - wijzigingen in de e-mail handtekening' is aangepast. We hebben toegevoegd hoe u de bedrijfsnaam kunt opgeven die de e-mail verstuurt. Mededeling Op weg naar een betere performance Met het oog op een betere gebruikerservaring met betrekking tot de Archieflijst hebben wij een wijziging aangebracht die tevens zal leiden tot betere prestaties van deze pagina. Als u meer wilt weten over de prestaties naar aanleiding van deze aanpassing, lees dan het onderwerp 'Zoekfunctie archief uitgebreid' in deze release notes. Er is tevens een verbetering doorgevoerd in het Inzetformulier. Vanaf nu wordt er geen onnodige informatie meer verzameld. Dit komt de prestaties van het Inzetformulier ten goede. Gewijzigd en verbeterd Actieve signalering - Wanneer je een workflow start vanuit Actieve signalering, zijn de standaardwaarden niet ingevuld op het eerste formulier Wanneer je een signaal definieert in HR Core, heb je de mogelijkheid om een 'Workflow'-signaal aan te maken. Wanneer je een G-formulier start door middel van Actieve signalering, zijn de rubriekvelden – in tegenstelling tot wat je gewend was toen je een workflow rechtstreeks vanuit Self Service startte – op het eerste formulier niet ingevuld. Dit is opgelost in de huidige release. De prioriteit van de weergegeven waarde is: 1. Opgegeven gegevens bij aanvraag; 2. Waarde op basis van gegevens van medewerker; 3. De standaardwaarde in de rubriek; 4. Lege waarde. Digitale ondertekening - Optie voor 'Batch ondertekenen' verwijderd voor medewerkers Wanneer gebruikers vanuit een workflow een document verstuurden naar 'Digitale ondertekening', moesten zij tot op heden één van deze opties selecteren als ze een handtekening wilden: op een later moment versturen via 'Batch ondertekenen' of 'Nu versturen voor handtekening' vanuit de workflow. Dit leidde tot enige verwarring, omdat medewerkers mogelijk geen toegang hadden tot de optie 'Batch ondertekenen' in Self Service. Als een gebruiker de documenten verstuurde naar 'Batch ondertekenen' en geen toegang bleek te hebben, kon hij of zij de documenten op een later moment niet meer verzenden naar de 'Batch ondertekenen'-procedure. Dankzij de wijzigingen die in deze release zijn geïntroduceerd, krijgen medewerkers de optie 'Batch ondertekenen' niet meer te zien. Het enige wat zij nog te zien krijgen, is een pop-up venster met het verzoek hun e-mailadres en telefoonnummer toe te voegen, zodat de documenten op dat moment kunnen worden verstuurd voor een handtekening. Andere typen gebruikers, zoals managers en professionals, hebben nog steeds de mogelijkheid om de 'Batch ondertekenen'-procedure te selecteren, indien gewenst. Digitale ondertekening - wijzigingen in de e-mail handtekening Er zijn enkele wijzigingen aangebracht in de handtekening in e-mails die gebruikers ontvangen wanneer zij een document willen laten ondertekenen op het Intraoffice-portal. Tot op heden stond er 'Youforce HR-team' in de standaard handtekening. Vanaf nu wordt de naam van het bedrijf getoond dat de e-mail heeft verstuurd. Deze naam is ook te zien in de Self Service-account.   De naam van het bedrijf dat de e-mail stuurt geeft u op bij Beheer > Systeem > Instelling: Digitale ondertekening - wijzigingen in de telefoonnummervalidatie Deze wijziging is geïmplementeerd op basis van feedback van klanten en uitgebrachte stemmen op onze Ideeën-portal. Wij hebben de daadwerkelijke controles voor validatie van telefoonnummers aangepast om problemen met mobiele nummers te voorkomen nadat de telefoonnummergegevens zijn ingevoerd in het pop-up venster voor 'Digitale ondertekening' in Self Service. Vanaf nu wordt er gecontroleerd of het telefoonnummer niet begint met een '0' (nul) en of het wel uit negen cijfers bestaat (de standaardlengte van een mobiel telefoonnummer). Zoekfunctie archief uitgebreid Gebruikers van Self Service controleren meestal op mutaties uit de recente geschiedenis. Er worden te veel items weergegeven op basis van de huidige filters. Het is nu mogelijk om te zoeken naar mutaties op basis van ingangsdatum. De zoekfunctie van het Archief is met ingang van 11 september 2019 uitgebreid met het filter 'Ingangsdatum' (vanaf en tot en met). Niet alleen is de gebruikersvriendelijkheid verbeterd, maar ook kan het scherm de gegevens sneller ophalen met behulp van de nieuwe filters. Dit standaardfilter toont mutaties met een ingangsdatum van drie maanden geleden tot heden. Als je wilt kun je een andere tijdsperiode selecteren. Je selectie wordt opgeslagen zolang de sessie actief is. Als je op het rode filter drukt, wordt de periode gewist en kun je een nieuwe periode selecteren. Hiermee wordt ook je filter hieronder gereset. Het Archief is uitgebreid met twee nieuwe velden: 'Ingangsdatum vanaf' en 'Ingangsdatum tot en met'. Dit hebben wij gedaan in verband met prestatieproblemen. Wanneer je voor het eerst bent ingelogd in het Archief, wordt de datum van drie maanden geleden alvast ingevoerd bij 'Ingangsdatum vanaf'. Bij de 'Ingangsdatum tot en met' wordt de huidige datum alvast weergegeven.  Deze velden zijn niet verplicht. Als je bijvoorbeeld mutaties wilt bekijken van maximaal zes maanden geleden, kun je 'Ingangsdatum vanaf' aanpassen. Als je toekomstige mutaties wilt bekijken, verwijder dan de waarde bij 'Ingangsdatum tot en met'. Als je uitsluitend wilt zoeken op mutatienummer of medewerkersnummer, kun je ervoor kiezen om zowel 'Ingangsdatum vanaf' als 'Ingangsdatum tot en met' te gebruiken. Wanneer je dit scherm verlaat en vervolgens terugkeert, wordt de meest recente selectie opnieuw weergegeven. De ingangsdatum waarop je kunt zoeken, is de ingangsdatum die je rechtsboven op de formulieren ziet staan. Lijsten filteren - Nieuwe validaties bij het datumfilter in Archief Wij hebben nieuwe validaties toegevoegd aan het datumfilter in het gedeelte Archief in Self Service. Deze validaties voorkomen dat gebruikers onjuiste datums of datums met een ongeldige notatie invoeren. Door deze fouten werden mogelijk onjuiste zoekresultaten weergegeven. De nieuwe validaties omvatten: Controle op datumnotatie: datums moeten de juiste notatie (DD-MM-JJJJ) hebben en mogen geen letters of andere tekens bevatten die niet worden ondersteund in een datumnotatie. Controle op schrikkeljaar: wanneer je de datum 29 februari invoert, wordt de zoekopdracht uitsluitend uitgevoerd als het ingevoerde jaar een schrikkeljaar is. Is dit niet het geval, dan wordt er een foutmelding weergegeven. Er wordt een foutmelding weergegeven als de startdatum na de einddatum ligt, of omgekeerd, omdat dit onlogische zoekopdrachten zijn. Vóór deze wijziging werden er zoekresultaten weergegeven met onjuiste datums of ongeldige datumnotaties. Vanaf nu roept de pagina de server niet meer aan als de notatie onjuist is. Als je de pagina ververst en correcte datums hebt ingevoerd, worden er nieuwe resultaten weergegeven. Wijzigingen in wet- en regelgeving Validatie van de IBAN-code voor bankrekeningen Per 1 januari 2020 schakelt Nederland volledig over op de internationale standaard IBAN voor het verifiëren van bankrekeningen. In deze release hebben wij de IBAN-rubriek in Self Service aangepast, zodat deze is afgestemd op de nieuwe validaties. Vanaf nu wordt deze internationale standaard gebruikt voor verificatie van IBAN-nummers in de Self Service-formulieren. Alle door jouw bank verstrekte IBAN-codes, zowel voor als na deze wijziging, zijn en blijven geldig. Wij hebben slechts de validatie van de internationale standaard toegevoegd in Self Service, omdat banken in Nederland deze IBAN-notatie vanaf heden gebruiken. Deze wijziging wordt automatisch toegepast op de IBAN-rubriek, dus er zijn geen aanvullende configuraties of mutaties nodig. Opgeloste meldingen Export op papier - Pagina kan geen mutaties groter dan 1.000.000 filteren (change 1236521) Melding Van diverse klanten ontvingen wij meldingen dat de functionaliteit 'Export op papier' geen mutaties groter dan 1.000.000 kon filteren. De functionaliteit 'Export op papier' toonde geen foutmelding wanneer er werd gefilterd op mutaties groter dan 1.000.000. Oplossing Vanaf nu is het mogelijk om te filteren op alle mutatiehoeveelheden. Het probleem is definitief opgelost. Publishing Date : 11/14/2019

In this version... Changed in version 2 The subject 'Digital Signing - Changes on the email signature' is changed. We have added instructions to register the company who will send the e-mail. Announcement Towards a better performance We have made a change to improve the user experience of the Archive list that will also lead to an improvement in the performance of this page. For the explanation and performance of this adjustment, read the subject 'Search function Archive extended' in these release notes. An improvement has also been made to the Effort form. This improvement prevents information being collected unnecessarily from now on. This will improve the performance of the Effort form. Modified and Improved Active signalling - When starting up a workflow from Active signalling, the default values were not filled on the first form When defining a signal in HR Core, you have the option to create a 'Workflow' signal. When starting a G-form by means of active signaling, no rubriek fields were filled on the first form as you were used to when starting a workflow directly from Self Service. This is solved in this release. The priority of the shown value is: 1. Data passed in with request; 2. Value from employee data; 3. The default rubric value; 4. Empty value. Digital Signing - Option to sign from Batch Signing removed for Employees When sending a document to 'Digital signing' from a workflow, until now all the users were prompted to select one option to send the documents for a signature: Send later using 'Batch signing' or 'Send for signature now' from the workflow. This leads to some confusion as employees may not have access to the 'Batch signing' option in Self Service. Due to this, if the user sent the documents to 'Batch signing' and do not have access, there is no way for them to send later to the 'Digital signing' procedure. With the changes introduced in this release the employees will not see the option to send later from 'Batch signing' and will see only the pop up to add their email address and phone number to send the documents at that moment for signature. Other type of users like managers and professionals will still have the option to select 'Batch signing' procedure if needed. Digital Signing - Changes on the email signature There has been some changes done to the signature that appears in the emails that users receives when they have an available document to sign on Intraoffice portal. Until now the default signature contained 'Youforce HR Team' and from now on it will contain the name of the company that sent the email in the same way that appears identified in Self Service account.  Digital Signing - Changes on the phone number validation This change has been implemented based on the customer feedback and the votes received from the our Ideas Portal. To prevent issues with mobile phone numbers when filling this information in the Self Service pop up for 'Digital signing' signature, we modified the actual checks to validate the phone numbers. From now on this validation checks that the phone number doesn't start with a '0' (zero) and that it contains only 9 digits, which is the standard mobile phone number length. You can register the name of the company who sends the e-mail at Beheer > Systeem > Instelling: Search function Archive extended Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from three months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. This will also reset your filter below. The archive has been expanded with two new fields: 'Start date from' and 'Start date up to and including'. We have done this because of performance problems. If you get the Archive for the first time after logging in, then the 'Start date from' date: the date of three months ago is already entered. The 'Start date up to and including' is already filled in with the current date. These are not mandatory fields. So if, for example, you want a bank view of mutations up to six months ago, then adjust the 'Start date from'. If you want to see future mutations, it is best to empty 'Start date up to and including'. If you only want to search by mutation number or employee number, you can also choose to use both fields 'Start date from' and 'Start date up to and including'. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. List filtering - New validations on the dates filter in Archive We added new validations to the dates filter on the Archive area in Self Service. This validations will prevent the users to enter incorrect dates or dates in a non valid format that used to return search results and could lead to user confusion. The new checks added includes: Date format checking: Dates has to have the right format (DD-MM-YYYY) and cannot contain a letter or other characters not supported in a date format. Leap years checks: When entering the date of February 29th it will only run the search if the year is leap. If not it will show an error as the date is invalid. It will show the error message if start date happens after end date or end date happens before start date, which are not logical searches Before this change the user could even see results with incorrect dates or not valid format dates but from now on the page will not make the call to the server if the format is incorrect and now refresh on the page will be done showing new results. Legislation Validation of the IBAN code for bank accounts As of January 1st, 2020, the Netherlands will fully switch to the International standard for IBAN for the bank accounts verification. In this release we adapted the IBAN rubriek in Self Service to be aligned with the new validations so from now on this International standard will be used for the IBAN verification in the Self Serivice forms. All the IBAN codes provided by your bank before and after this change will still be valid. We simply added the International standard validation in Self Service as the banks in The Netherlands will follow this IBAN format from now on. The change will be applied automatically to the IBAN rubriek so there's no additional configuration or changes needed for the users. Solved changes Export on paper - Page could not filter mutations greater than 1.000.000 (change 1236521) From various customer we received the messages that the functionality 'Export on paper' ('Export op papier') could not filter mutations greater than 1.000.000. The 'Export op papier' functionality didn't show a message error when filtering by mutations greater than 1.000.000. Solution From now on it will be possible to filter any amount of mutations. The problem is fixed and doesn't occur anymore.   Publishing Date : 11/6/2019

In een extra release van 11 september 2019 is het volgende gewijzigd. Gewijzigd en verbeterd Zoekfunctie Archief uitgebreid Alle Self Service Waarom Self Service gebruikers controleren meestal mutaties uit de recente geschiedenis. Op basis van de huidige filters worden te veel items getoond. Hoe Het is vanaf nu mogelijk om mutaties te zoeken per ingangsdatum. De zoekfunctie van het Archief is met ingang van 11 september 2019 uitgebreid met een ingangsdatum (vanaf t/m) filter. Naast de gebruikersvriendelijkheid zal dit scherm door het gebruik van de nieuwe filters sneller de gegevens ophalen. Dit filter toont als default waarde de mutaties met een ingangsdatum startend vanaf 3 maanden geleden t/m vandaag. Indien gewenst kunt u een andere tijdsperiode selecteren. Uw selectie wordt bewaard zolang de sessie duurt. Indien u op het rode filter drukt dan maakt u de periode leeg en kunt u een nieuwe periode selecteren. Als u dit scherm verlaat en u daarna ernaar terugkeert, zal de laatst gebruikte selectie weer worden getoond. De ingangsdatum waarop kan worden gezocht is de ingangsdatum die u rechtsboven in de formulieren ziet staan. Publishing Date : 9/18/2019

On Wednesday September 11th we have put an extra release in production in which we changed the following. Changed and improved Search function Archive extended Why Self Service users usually check for mutations from recent history. Too many items are displayed based on current filters. How It is now possible to search for mutations per effective date. The search function of the Archive has been extended with effect from 11 September 2019 with an effective date (from and including) filter. In addition to the user-friendliness, this screen will retrieve the data faster by using the new filters. This filter shows as default value the mutations with an effective date starting from 3 months ago to today. If desired, you can select a different time period. Your selection will be saved for the duration of the session. If you press the red filter then you clear the period and you can select a new period. If you leave this screen and then return to it, the last used selection will be displayed again. The starting date that can be searched is the starting date that you see in the top right of the forms. Publishing Date : 9/16/2019

Mededelingen Samen op weg naar een betere performance De stabiliteit en performance (snelheid) van Self Service is voor een aantal van onze klanten niet op het niveau wat je zou mogen verwachten. Met name de professionals (PSA-gebruikers) kunnen hier hinder van ondervinden. Wij vinden betrouwbaarheid van onze systemen zeer belangrijk. Daarom werken wij hier hard aan in samenwerking met een aantal van onze klanten. In de release notes is voor dit onderwerp een nieuw hoofdstuk toegevoegd: ‘Samen op weg naar een betere performance’. Hierin zullen wij u informeren over de verbeteringen die we doorvoeren ten aanzien van stabiliteit en performance. De afgelopen periode hebben wij al een aantal stappen gezet; Het gebruik van de databases is geoptimaliseerd zodat er meer dataverkeer gelijktijdig kan plaatsvinden. Wij zijn overgestapt op een nieuwere versie van de database. Deze nieuwe versie kan het dataverkeer sneller afhandelen. De monitoring op alle databases is verbeterd. Hierdoor zijn we nog beter in staat om te anticiperen en acteren op mogelijke veranderingen in dataverkeer. Met een aantal klanten zijn specifieke afspraken gemaakt over het rapporteren van performance problemen. Door direct in contact te staan met onze klanten krijgen we meer inzicht in gebruikerservaring en dit draagt bij aan het specifiek kunnen herkennen en aanpakken van de oorzaken. De doorgevoerde acties zullen geleidelijk leiden tot verbetering. Komende periodes blijven wij hierin stappen zetten. Het kan zijn dat u hiervan hinder ondervindt. Wij zullen er hard aan werken om dit tot een minimum te beperken.  Publishing Date : 8/23/2019

Announcement Together towards a better performance The stability and performance of Self Service is not on the level you may expect. The professionals (PSA users) in particular may be affected by this. Reliability of our products / applications is very important to us. For this reason we are working intensively with a number of our cusomers to improve this. In the Self Service release notes a new chapter is added: ‘Together towards a better performance’. In this chapter we will inform you about the improvements we are implementing as to stability and performance. In the recent past the following enhancements were achieved. The usage of databases is optimized, making it possible for more traffic to be handled at the same time.  We moved to a new version of the database. This new version is able to handle traffic faster. Monitoring of all databases is improved. This enables us to anticipate and react to possible changes in data traffic in an improved manner. Specific processes concerning the reporting of performance issues were aligned with a number of customers. By being in direct contact with our customer we get more insights in user experience and this contributes to identify and handle the specific causes of underperformance. These steps will lead to an improved user experience. The coming period we will continue to take more steps towards a better performing product. It is possible that you will occasionally experience hindrance. We are working hard to minimize this as much as possible. Publishing Date : 8/23/2019

Gewijzigd en verbeterd Werving en Selectie velden op 'Aannemen kandidaat' formulier In de release notes van juni en juli hebben we meegedeeld dat we een oplossing zouden maken voor de 5 velden op het formulier 'Aannemen kandidaat ' omdat de lay-out van de velden van Self Service verschilt van die van Werving en Selectie. De waarden in deze velden veroorzaakten een foutbericht op het formulier. Vanaf deze release wordt het importeren van gegevens voor deze velden automatisch overgebracht van de waarden van Werving en Selectie naar de juiste waarde binnen Self Service: Titel Burgerlijke staat Woonland Geslacht Het veld 'Aanhef' op het formulier wordt niet in HR Core gevuld omdat HR Core hier geen apart veld voor heeft. Let op: wanneer u de verbinding met Werving en Selectie gebruikt, moet u de standaard tabellen gebruiken van Werving en Selectie en Self Service. Publishing Date : 8/12/2019

Modified and Improved Recruitment fields in 'Accept candidate' form In the release notes of June and July we communicated that we would make a solution for the 5 fields on the 'Accept candidate' form because the layout of the Self Service fields differs from that of Recruitment and Selection. The values in these fields are causing an error message on the form. From now on the import of data for these fields are transferred from the values of Recruitment and Selection automatically to the correct value within the Self Service fields. It concerns the following fields: Title Marital Status Country Gender The field: Salutation is only being presented in the candidate form because the HR Core has no seperated field for this value. Pay attention: When you use the connection with Recruitment and Selection you have to use the standard from Recruitment and Self Service tables. Publishing Date : 8/12/2019

  Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/7/2020

Gewijzigd en verbeterd Kandidaatgegevens formulier verbeterd Als u een kandidaat heeft geselecteerd, voert u het formulier 'Kandidaatgegevens' in. U ontvangt een overzicht van de kandidaatgegevens. Eerst ziet u het vacaturenummer en de vacaturetitel. We hebben dit aan het scherm toegevoegd. U kunt de afdeling en/of de werkgever hier, indien nodig, ook wijzigen. Deze twee velden zijn nodig om de kandidaat bij de juiste werkgever en onder de juiste afdeling te plaatsen. Het afdelingsveld is standaard gevuld met de waarde van de vacature. Als u een manager bent, wordt het veld 'werkgever' standaard gevuld met de waarde die u als manager hebt. Als u een professionele rol vervult, wordt het werkgeversveld standaard wit gelaten en moet u een werkgever selecteren. Klik hierna op de knop 'Verder' om het proces 'Nieuwe medewerker' te starten. Deze koppeling met Werving en Selectie start alleen de 'Nieuwe medewerker'-processen in Self Service. Overplaatsingprocessen zijn niet inbegrepen. Werving en Selectie velden in 'Aannemen kandidaat' formulier Op het formulier 'Aannemen kandidaat' staan ​​5 velden die gevuld zijn met een (correcte) waarde vanuit Werving en Selectie. Bij het importeren van gegevens voor deze velden treedt er echter een mismatch op met de Self Service-velden, omdat de lay-out van de Self Service-velden verschilt van die van Werving en Selectie. De waarden in deze velden veroorzaken een foutmelding op het formulier. In de release van juni hebben we aangekondigd dat we de automatische invulling van deze velden zouden verwijderen. We hebben hier echter een betere oplossing voor, die we in de augustus-release zullen implementeren. Als u al gebruik maakt van de koppeling tussen Werving en Selectie en Self service krijgt u desbetreffende foutmelding. Door de juiste waarde te selecteren in Self service zal de foutmelding niet meer worden getoond. Het betreft de volgende velden: Het betreft de volgende velden: Aanhef Titel Burgerlijke staat Woonland Geslacht Opgeloste meldingen Nieuwe 'Bevestigen' knop leidt tot foutmelding (change 1402665) Melding Een '500-fout' verschijnt wanneer u op de knop 'Bevestigen' klikt in de workflow 'Verlof intrekken'. Oplossing We hebben Digitaal Ondertekenen opgenomen in dit formulier, hiermee is de '500-fout opgelost en kunt u documenten ondertekenen. '500-fout' bij klikken op start/te doen/gedaan/archief lijst Melding Bij het inloggen in Self Service verschijnt een '500-fout' (time-out) na het laden van de takenlijst gedurende meer dan 30 seconden. Dezelfde fout verschijnt na het klikken op de start / te doen / gedaan / archief lijst. Oplossing We hebben de query verbeterd om een ​​meer geoptimaliseerde query te genereren en de prestatie te verbeteren. Vervangingsdatum komt niet overeen met de geselecteerde datum (change 411553) Melding Bij het selecteren van de datum van een vervanging in de kop van de kolom, vermeldt de tekst dat de laatste geselecteerde dag is opgenomen, maar dat is niet het geval. De oplossing voor de gebruikers die hiervan op de hoogte waren, was om een ​​extra dag toe te voegen aan de vervangingsdatum. We hebben echter verzoeken ontvangen om de informatie te wijzigen, zodat deze het werkelijke gedrag van de datum weergeeft. Oplossing In de kolomkop staat nu 'Vervanging tot maar niet inbegrepen', dus het geeft aan dat de werkelijke datum van vervanging de volgende dag na de geselecteerde datum is. Publishing Date : 7/2/2019

Modified and improved Candidate data form improved If you have selected a candidate you will enter the 'Candidate data' form. You will receive an overview of the candidate data. First, you will see the vacancy number and vacancy title. We have added this to the screen. You can also change (if needed) the department and/or the employer here if necessary. These 2 fields are needed to place the candidate at the right employer and under the right department. The department field is filled by default with the value from the vacancy. If you are a manager, the field employer is filled by default with the value that you have as a manager. If you have a professional role, the employer field is left blank by default and you must select an employer. After this click on the 'Continue' button to start the 'New employee' process. This link with Recruitment only starts the 'new employee' processes in Self Service. Transfer processes are not included. Recruitment fields in 'Accept candidate' form On the 'Accept candidate' form there are 5 fields which are filled in with a (correct) value from Recruitment. However, with the import of data for these fields a mismatch occurs with the Self Service fields because the layout of the Self Service fields differs from that of Recruitment. The values in these fields are causing an error message on the form. In the June release, we announced that we were going to remove the automatic filling of these fields. However, we have a better solution for this, which we will implement in the August release. If you already use the link between Recruitment and Self Service, you will receive an error message. By selecting the correct value in Self Service, the error message will no longer be displayed. It concerns the following fields: Salutation Title Marital Status Country Gender Solved changes New 'Confirm' button on Leave withdrawal form leads to an error message (change 1402665) Message A '500-error' appears when clicking on the button 'Confirm' in Leave withdrawal workflow. Solution Digital Signing has been included properly in this form (Leave withdrawal) solving the '500-error' and allowing the users to sign documents. '500-error' appears when clicking on start/todo/done/archive list Message When logging in Self Service a '500-error' (time out) appears after loading the todo list for more than 30 seconds. The same error appears after clicking on the start/todo/done/archive list. Solution We improved the query to generate a more optimized query and to reduce performance time. Replacement date does not reflect the selected date (change 411553) Message When selecting the date of a replacement in the header of the column the text mentions that the last day selected is included, but it is not. The workaround for the users that knew about this issue was to add an extra day to the replacement date. However, we received requests asking to change the information so it reflects the actual behavior of the date.  Solution The column header now shows 'Replacement up to but not included', so it reflects that the real date of the replacement is the next day after the selected date.    Publishing Date : 7/2/2019

Mededelingen We hebben de juni release notes aangepast.  Easycruit rubrieken toegevoegd op het 'Aannemen kandidaat' formulier Op het formulier 'Aannemen kandidaat' (kandidaat accepteren) staan 5 rubrieken op het formulier 'Aannemen kandidaat' die zijn ingevuld met een (correcte) waarde van Easycruit. Bij de import krijgen we echter een mismatch met Self Service rubrieken omdat de lay-out van de selfservice rubrieken verschillen met die van Easycruit. De waarden op die 5 velden veroorzaken een foutmelding op het formulier. Deze foutmeldingen zijn niet acceptabel. Daarom hebben we besloten om de automatische invulling van deze 5 velden te verwijderen. Dit zal plaatsvinden in de juli-release. Het gaat over deze 5 velden: Geslacht Aanhef Nationaiteit Burgerlijke staat Woonland New Toevoegen van bijlagen in het recruitment process Alle Self Service We hebben een nieuwe functionaliteit beschikbaar om bijlagen toe te voegen vanuit Easycruit. Na het selecteren van een kandidaat kan u met een paar klikken bijlagen toevoegen van Easycruit naar het Self-serviceproces en kan het nu worden doorgestuurd naar het personeelsdossier. In de Juli release voegen we 2 verbeteringen toe aan dit proces: Alle bijlagen worden standaard geselecteerd bij het invoeren van het formulier "Kandidaat aannemen"; Na het klikken op de knop "Kandidaat aannemen" krijgt u een bericht: "" Let op! Als u op de knop "kandidaat aannemen" drukt, kunt u niet meer teruggaan om bijlagen toe te voegen vanuit Easycruit. " Tot de release van juli zijn deze instructies de manier om de bijlagen van Easycruit toe te voegen:   Wanneer u het formulier 'Aannemen kandidaat' heeft, kan u op de 'paperclip' klikken. Er verschijnt nu een selectiescherm met alle beschikbare bijlagen. U kunt elke bijlage op het scherm selecteren of deselecteren. Nadat u op de knop OK heeft geklikt, ziet u de geselecteerde bijlagen. U kan teruggaan door op de paperclip te klikken om de selectie aan te passen. De geselecteerde bijlagen worden verwerkt binnen het nieuwe medewerker proces. U kan doorgaan met het nieuwe medewerker proces door op de knop 'Kandidaat aannemen' te klikken. Gewijzigd en verbeterd Easycruit rubrieken toegevoegd op het 'Aannemen kandidaat' formulier Alle Self Service We hebben de volgende rubrieken toegevoegd aan het formulier 'Aannemen kandidaat'. De gegevens van de rubrieken worden geleverd door Easycruit: E-mail Telefoonnummer Mobiele telefoonnummer Opgeloste meldingen Rehire (herindienstname): foutmelding bij zoeken naar een werknemer (change 1512580) Probleem In één specifiek geval werd er een foutmelding getoond tijdens zoekacties naar werknemers. Oplossing Vanaf deze release treedt deze fout niet meer op. '500' fouten in het startmenu en geen knoppen in een workflow (change 1443182) Probleem Bij klikken op het startmenu, wordt er een foutmelding getoond.  Oplossing Vanaf deze release treedt deze fout niet meer op. Fout bij het afronden van totalen op nul in een spreadsheet (change 1354358) Probleem Er zijn waarden die heel dicht bij nul liggen (bijvoorbeeld 2,2204460492503131E-16 of -2,2204460492503131E-16). Door de manier waarop computers berekeningen uitvoeren, is het resultaat van 1,1 + 0,6 -1,7 niet precies nul (0). In dit geval kan de waarde 0,00000000000000022 in de spreadsheet worden weergegeven. Het probleem is dat we niet tweemaal de waarde van 0,00000000000000022 gebruiken. In plaats daarvan veranderen we de waarde in een (wordt behandeld als tekst), wat leidt tot 2,22.  Oplossing Onze software converteert kleine waarden zoals 0,00000000000000022 nu naar geldige waarden overeenkomstig de rubriek (decimale eigenschap). Opmerking: waarden kleiner dan 0,00000000000000000000000000001 worden geconverteerd naar 0,00. Publishing Date : 5/31/2019

Announcements We have adjusted the june release notes.    Easycruit fields added to the 'Aannemen kandidaat' form On the form 'Aannemen kandidaat' (Accept candidate) there are now 5 fields on the "Aannemen kandidaat" form which are filled in with a (correct) value from Easycruit. However, with the import we are getting a mismatch with Self Service fields because the layout of the self-service fields differ from that of Easycruit. These values on those 5 fields are causing an error message on the form. These error messages are not acceptable. That is why we have decided to remove the automatic filling in of these 5 fields. This will take place in the July release. it's concerning these 5 fields: Gender (Geslacht) Salutation (Aanhef) Nationality (Nationaiteit) Marital Status (Burgerlijke staat) Country (Woonland) New Add attachments in recruitment process All Self Service We have a new functionality available to add attachments from Easycruit. After selecting a candidate, the user can add attachments, with a few clicks, from Easycruit to the Self service process and can now be redirected to the personnel file.  In the July release we will add 2 improvements into this process:  All attachments shall be default selected when entering the form "Kandidaat aannemen" to reduce the step to go back; After clicking on the button "Kandidaat aannemen" you get a message: ""Please note! If you press the" Accept candidate "button, you cannot go back to add attachments from Easycruit." Until the July release these instructions are the way to add the attachements from Easycruit: When a user is in the form 'Aannemen kandidaat', the user can click on the 'paperclip'. A selection screen with all available attachments will now appear. You can select or deselect each attachment on the screen. After clicking on the OK button, the user sees the selected attachments. The user can go back by clicking on the paperclip, to adjust the selection. The selected attachments are processed within the (re)hire process. The user can continue with the (re)hire process by clicking on the button: 'Kandidaat aannemen'. Modified and improved Easycruit fields added to the 'Aannemen kandidaat' form The new fields are placed on the existing 'Aannemen kandidaat' form and are immediately visible and are linked to the corresponding Rubric codes of the HR Core systems. You do not have to take extra steps. We have added the following fields to the 'Aannemen kandidaat' form. The data for these fields is provided by Easycruit: E-mail (E-mail) Telephone (Telefoon) Mobile phone (Mobiele telefoon) Solved changes Rehire: error message when searching for employee (change 1512580) Problem In one specific case, an error message appeared during employee searches. Solution As from this release, the error will not occur anymore. '500' errors in Start menu and no buttons inside a workflow (change 1443182) Problem Clicking the Start menu causes an error message to appear.  Solution As from this release, the error will not occur anymore. Error in rounding totals to exactly zero in spreadsheet (change 1354358) Problem There are some values that are very close to 0 (for instance, 2.2204460492503131E-16 or -2.2204460492503131E-16). Because of the way computers run calculations, the result of 1.1 + 0.6 -1.7 is not exactly zero (0). In this case, the value shown on the spreadsheet could be 0.00000000000000022. The problem is that we are not using twice the value of 0.00000000000000022. Instead, we are changing the value to string (treated as text), which results in 2.22.  Solution Our software will now convert small values like 0.00000000000000022 to valid values, according to the rubric (the decimal property). Note: There is a limit, and values below 0.00000000000000000000000000001 will be converted to 0.00.. Publishing Date : 5/31/2019

Mededeling Opschonen van oude mutaties (changes 1335719, 1236622, 1331839, 547573) We hebben gemerkt dat veel oude mutaties nog open staan. Dit vormt een onnodige belasting voor Self Service. Om dit tegen te gaan, verwijderen we in week 18 (29 april t/m 3 mei) alle uitstaande mutaties van voor 1 januari 2018. Alle open mutaties van voor deze datum staan dan niet langer in het systeem en kunnen niet meer worden geopend. Dit betreft alleen wijzigingen die niet zijn afgerond. Afgeronde mutaties blijven voor auditdoeleinden in het systeem staan. Alle uitstaande mutaties van na 31 december 2017 zijn nog steeds zichtbaar. Opgeloste changes Spellingsfout (change 1244479) Probleem Op een workflowdefinitiepagina wordt het bericht 'Geen data beschrikbaar' weergegeven na een filteractie zonder resultaten. Oplossing Vanaf deze release is de melding 'Geen data beschikbaar'. De spellingsfout in deze boodschap (een extra 'r') is gecorrigeerd. Geschiedenis wordt niet weergegeven wanneer mutaties worden uitgeklapt (+) in de archieflijst (change 1283574) Probleem Wanneer de gebruiker op 'Archief' klikt en een mutatie openklapt, wordt er geen data getoond. Als je klikt op de knop + om de mutatieresultaten te tonen, verschijnt er een leeg scherm. Oplossing Wanneer de gebruiker op 'Archief' klikt en een mutatie openklapt, wordt er een foutmelding getoond als er na 30 seconden geen data wordt getoond. 'Er is een onverwachte fout opgetreden bij het openen van deze transactie. Probeer het later nog eens. Neem indien de fout zich blijft voordoen, contact op met uw beheerder of het Visma | Raet service center.' Het proces om e-mails met nieuwe werknemers en nieuwe contracten te verzenden, werkt niet goed (change 1007890) Probleem In de workflow 'nieuwe werknemer of nieuw contract (NW of ND)' wordt de e-mail met bijlagen niet verzonden aan de werknemer. Indien het veld 'privé e-mailadres' later wordt ingevuld, wordt dit veld niet bijgewerkt. Oplossing Vanaf deze release wordt het veld 'Privé e-mailadres' altijd bijgewerkt wanneer het wordt ingevuld of gewijzigd in de workflows 'nieuwe werknemer (NW) of nieuw dienstverband (ND)'. Er wordt dan een e-mail verzonden aan de werknemer. Als er tijdens het bijwerken een storing optreedt, verschijnt de foutmelding 'Fout bij verwerking (privé e-mail)'. De roltoewijzing vanuit usermanagement houdt geen rekening met de start- en einddatum van de rol (change 518839) Probleem De roltoewijzing vanuit usermanagement houdt geen rekening met de einddatum van die specifieke rol. Daardoor kunnen er in het systeem onjuiste rollen (en gebruikers gekoppeld aan deze rollen) worden getoond. Het is mogelijk dat bijvoorbeeld voormalige managers nog steeds e-mails ontvangen van hun oude organisatie-eenheid. Oplossing Met de Youforce Portal release 2019-04 wordt rekening gehouden met de start- en einddatum van de rollen aangeleverd via usermanagement. Voormalige managers ontvangen geen e-mails meer van hun oude organisatie-eenheid. Probleem bij aanmaak statistieken buiten werktijd (change 1365977) Probleem Buiten de werktijden konden geen relevante statistieken worden aangemaakt. Oplossing Het is nu mogelijk om relevante statistieken aan te maken buiten de werktijden. Werknemer die probeert in te loggen als gedelegeerde krijgt een foutmelding 500 (change 1154892) Probleem Een werknemer die als gedelegeerde probeert in te loggen in Self Service krijgt een foutmelding 500 te zien in het menu. Oplossing Wanneer een werknemer inlogt als gedelegeerde, wordt het menu aan de linkerkant weergegeven. Mutatie wordt niet geblokkeerd wanneer er op de knop 'Confirmatie tekst' of 'Memo toevoegen' wordt geklikt (change 1284116) Probleem Een mutatie gaat door naar de volgende activiteit voordat de digitale handtekening is bevestigd. In het verleden kreeg de gebruiker een melding en werd de mutatie geblokkeerd.  Oplossing Digitaal ondertekenen is geïntroduceerd in verschillende formulieren die in het verleden niet zijn gebruikt. Digitaal ondertekenen werkt nu ook voor: 'Gegevens wijzigbaar', 'Confirmatie tekst' en 'Memo toevoegen'. Gebruiker ziet foutmelding 500 wanneer er op Opnieuw aannemen wordt geklikt (change 1370525) Probleem Wanneer de gebruiker klikt op Opnieuw aannemen, wordt er een foutmelding 500 weergegeven. Oplossing Vanaf deze release wordt de foutmelding niet meer weergegeven. Publishing Date : 4/24/2019

Announcement Clean up old mutations (changes 1335719, 1236622, 1331839, 547573) We have noticed that many old mutations are still open. This places an unnecessary load on Self Service. To reduce this, we will take action in Week 18 (April 29 through May 3) and remove all outstanding mutations from before January 1, 2018. All open mutations prior to this date will no longer be present in the system and can no longer be retrieved. This only concerns changes that have not been fully completed. Completed mutations will remain in the system for audit purposes. You will still be able to see all outstanding mutations dated after December 31, 2017. Solved changes Spelling error (change 1244479) Problem On a workflow definition page, the message 'Geen data beschrikbaar' is shows after a filter action with no result. Solution As from this release, the message will read 'Geen data beschikbaar'. The spelling error in this message (an extra 'r') has been removed. History not shown when mutations are expanded on archive list (change 1283574) Problem When the user clicks 'Archive' and expands a mutation, no data appears. Clicking the button to show the mutation results in an empty screen. Solution When the user clicks 'Archive' and expands a mutation, an error message is generated if no data comes up after 30 seconds: 'An unexpected error occurred while retrieving this transaction. Please try again later. If the error keeps repeating, please contact your administrator or the Visma | Raet service center.' The process of sending new employee and new contract email is not working properly (change 1007890) Problem In the 'new employee or new contract (NW or ND)' workflow, the email with attachments is not sent to the employee. If the 'Private email address' field is filled at a later time, the field is not updated. Solution As from this release, the 'Private email address' field will always be updated when it is filled or changed in the 'new employee/new contract (NW/ND)' workflow. An email will then be sent to the employee. If disruption occurs while updating, an error message will read 'Error while processing (private email)'. The roles fails to take the role's start and end date into account (change 518839) Problem The roles does not take the end date of that specific role into account. As a result, incorrect roles (and users connected to these roles) can be returned. Former managers may still receive emails from their previous organizational unit. Solution With the Youforce Portal release 2019-04, the roles takes into account the start and end date. Former managers will no longer receive emails from their previous organizational unit. Problem generating statistics outside disabled period (change 1365977) Problem Outside the disabled period, it was not possible to generate relevant statistics. Solution It is now possible to generate relevant statistics outside the disabled period. Employee trying to log in as a delegate receives a 500 error (change 1154892) Problem An employee trying to log in to Self Service as a delegate is presented with a 500 error on the menu. Solution When an employee logs in as a delegate, the menu on the left appears. Mutation is not blocked when button 'Confirmatie text' or 'Memo toevoegen' is clicked (change 1284116) Problem A mutation proceeds to the next activity before digital signing has been completed. Previously the user received a message and the mutation was blocked.  Solution Digital Signing has been introduced in several forms which were not used in the past. Digital Signing will now also work with: 'Gegevens wijzigbaar', 'Confirmatie tekst' and 'Memo toevoegen'. User receives 500 error when clicking on Rehire tile (change 1370525) Problem When they click on Rehire tile, the user is presented with a 500 error. Solution As from this release, the 500 error no longer appears. Publishing Date : 4/24/2019

Nieuw Report modellen en Datafeed uitgebreid met nieuwe velden Entiteit Functie informatie Visitekaartje functie  Leasecategory behorend bij functie Entiteit Generatiepact Generatiepact Percentage Werken Generatiepact Percentage Doorbetalen Generatiepact Percentage Pensioenopbouw Entiteit Reiskosten Fiscale ruimte verrekenen  Entiteit Loonheffingen Blokkeren deelname SPAWW Entiteit Loondoorbetaling bij verlof uitsplitsing Ouderschapsverlof percentage vast Entiteit Medewerker aanvullend Veld Netwerk Identificatie van 25 karakters naar 100 karakters gewijzigd Entiteit Afdrachtsvermindering / Korting Ind. aanvraag LKV oudere werknemer Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte werknemer Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn Loonkostenvoordeel oudere werknemer einddatum Loonkostenvoordeel arbeidsgeh werknemer einddatum Loonkostenvoordeel doelgr banenafspraak einddatum Loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsgeh wn einddatum Entiteit Reiskosten Reisafstand in meters Entiteit Mobiele telefoon: Entiteit Mobiele telefoon - veld Merk mobiele telefoon is beschikbaar gemaakt op medewerkerniveau. Uw actie Er is geen actie nodig. Verbeterd Standard report R-AL-11100 geeft de huidige Kostenplaats weer ondanks parameterdatum Waarom Report R-AL-11100 liet alleen waarden zien op basis van de huidige datum en niet op basis van de ingevulde parameterdatum. Hoe Het probleem is opgelost en het rapport toont nu de waarden die overeenkomen met de opgegeven datum. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 9/24/2019

Nieuw Nieuwe referentietabellen toegevoegd aan de HR Data Feed Waarom Een aantal klanten heeft aangegeven data te willen koppelen maar hiervoor waren niet alle referentietabellen voorhanden. Hoe Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de entiteit Organisatorische eenheden, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Organisatorische_Eenheid_Arbeidscontract. Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de Entity Functie informatie, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Arbeidscontract_Functie_Informatie. Uw actie Als klant moet u, om gebruik te kunnen maken van de referentietabellen en informatie, de informatie importeren en de nieuwe referentietabellen verwerken in uw software-/integratie-oplossing. Verbeterd De betrouwbaarheid van dagelijks bijgewerkte verlofdata voor ad hoc-rapportage is verbeterd Waarom Een aantal klanten heeft gemeld dat ze de meest recente data niet konden zien bij de aanmaak van ad hoc-rapporten met rapportmodellen. Hoe We ontdekten dat het proces om de data bij te werken niet goed functioneerde. Dit is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. De metrische nauwkeurigheid van ziekteduur is verbeterd Waarom Een aantal klanten meldde dat, na het uitvoeren van de standaard rapporten R-ZK-10000, R-ZK-10010 en R-ZK-10020 voor hun hele organisatie, ze aanzienlijke verschillen ontdekten in de Gemiddelde ziekteduur op de laatste pagina. We hebben dit geanalyseerd en ontdekten dat deze waarden onjuist waren. Hoe De berekeningen zijn aangepast en de rapporten bevatten nu de juiste waarden. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/18/2019

New New reference tables added to the HR Data Feed Why Some customers have reported they wanted to link data, but not all reference tables were present to do this. How New table to download has been added on Data Feed to the Entity Organisatorische eenheid. It's called Koppeltabel_Organisatorische_Eenheid_Arbeidscontract. New table to download has been added on Data Feed to the Functie informatie Entity. It's called Koppeltabel_Arbeidscontract_Functie_Informatie. Your action As a customer to make use of the reference tables you need to consume the information and process the new reference tables in your software / integration solution to make use of the information. Improved Reliability of daily updated leave data for ad-hoc reporting is improved Why Some customers have reported that they did not see the latest data when building ad-hoc reports using report models. How We found that the process for updating the data did not work properly. This has been solved. Your action No action is needed. Metric accuracy sickness duration has been improved Why Some customers have reported that they ran the standard reports R-ZK-10000, R-ZK-10010 and R-ZK-10020 for the whole organization. On the last page, there was a big difference in Average sickness duration. We analyzed this and found that these values were incorrect. How The calculations have been adjusted and the reports now show the correct values. Your action No action is needed. Publishing Date : 4/18/2019

Verbeterd 1.  Data in de Ziekteverzuim-rapporten waren onjuist Waarom Als de standaardrapporten R-ZK-10310, R-ZK-10320 en R-ZK-10300 voor de maand mei 2018 werden uitgevoerd, waren het Deelbetrekking percentage en de ZVP niet correct. De kolom FTE in het rapport R-ZK-10310 was gedefinieerd als Decimaal zonder de decimale punten te specificeren. Het werd daarom behandeld als heel getal en afgerond. Hoe De kolom FTE is nu gedefinieerd als Decimaal met de decimale punten. Uw actie Er is geen actie nodig. 2.  Geen toekomstige instroom in het rapport R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom Waarom Als het standaardrapport R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom werd uitgevoerd, bevatte het resultaat geen gegevens omdat het rapport  gebruikmaakte van de huidige datum, waarop geen gegevens waren aangemaakt. Hoe Het probleem is opgelost. Er worden nu gegevens opgehaald door naar verschillende datums te kijken. Uw actie Er is geen actie nodig. 3.  Datum uit dienst ontbreekt Waarom Als een rapport wordt uitgevoerd met actuele data voor Datum uit dienst, werd de Datum uit dienst niet weergegeven voor bepaalde medewerkers hoewel de Dienstverband indicatie Uit dienst was. Hoe Dit probleem had te maken met een mutatie die ontbrak en is inmiddels opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. 4.  Ziekteverzuim rapport R-ZK-10300 toont niet alle gevraagde gegevens Waarom Als het standaardrapport R-ZK-10300 werd uitgevoerd met de gevraagde data van 01-12-2018 tot heden, werd Ziekte Tijdvak 31-12-2018 niet altijd getoond voor alle medewerkers. De rapporten 10310 en 10320 waren ook niet compleet. Hoe Aangepaste berekeningen voor het veld Ziekte Tijdvak field in de standaardrapporten R-ZK-10300, R-ZK-10300, R-ZK-10310 en R-ZK-10320 tonen nu complete informatie voor elke opgegeven periode. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/22/2019

Improvements Data in the Ziekteverzuim reports were not correct Why When the standard reports R-ZK-10310, R-ZK-10320 and R-ZK-10300 for the month of May 2018 were run, the percentage Deelbetrekking (and the ZVP) was not correct. In the procedure which feeds the standard report R-ZK-10310 in the table variable column definition, the FTE column was declared as Decimal without specifying the decimal points. Therefore it was treated as an integer number and rounded off. How The FTE column mentioned above is now declared as Decimal with specifying the decimal points. Your action No action is needed No future inflow in report R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom Why When the standard report R-AL-11000-a Instroom doorstroom en uitstroom was run, the result didn't show any data, because the report used the current date which did not yield any data. How The problem has been solved. Data is now retrieved by looking at different information. Your action No action is needed Datum uit dienst is missing  Why When a report with current data of the Datum uit dienst was run, for some employees the Datum uit dienst wasn't shown although the Dienstverband indicatie was Uit dienst. How The issue was related to a missing mutation and this has been resolved.  Your action No action is needed Ziekteverzuim rapport R-ZK-10300 does not show all requested data Why When the standard report R-ZK-10300 was run with the request data from 01-12-2018 until today, the Ziekte Tijdvak 31-12-2018 was not always present for all employees. The Reports 10310 and 10320 were also not complete. How Adjusted calculations on the Ziekte Tijdvak field on the standard reports R-ZK-10300.  R-ZK-10300,  R-ZK-10310 and R-ZK-10320 now provides the complete information for each specified period. Your action No action is needed Publishing Date : 3/22/2019