Releases YouServe

Mededelingen  Wet- en regelgeving Om de jaarovergang voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben wij diverse wettelijke wijzigingen voor 2020 al in oktober en november in onze applicatie doorgevoerd. Wij adviseren u daarom om ook de Release notes van deze maanden goed door te lezen, voor zover u dat nog niet hebt gedaan. Het zelfde geldt voor de Vooraankondiging Jaarovergang deel 1 en deel 2 en de Veelgestelde vragen Jaarovergang 2019-2020, die u op de community vindt bij de groep Payroll Business onder Community Payroll Business - Productinformatie > Jaarovergang. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) In de novemberrelease hadden we het nieuwe rapport Ad hoc rapportage (uitgebreid) opgeleverd. Door een aantal problemen hebben we dit rapport helaas direct na de release weer uit het menu moeten halen. Inmiddels zijn de problemen opgelost en is het nieuwe rapport vanaf deze release weer beschikbaar. Zie ook de Release notes van november, eerste onderwerp Meer rapportagemogelijkheden via Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Feedback op onze software  Werkt u met HR Core - Payroll Business, dan vragen we u vanaf januari 2020 in de applicatie om feedback. We stellen u één gesloten vraag en verzoeken om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in uw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. Uw deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. 53 weken in 2020 Het jaar 2020 heeft 53 weken. Daarom adviseren wij u om eventueel nog extra controles of aanpassingen uit te voeren, voor zover u dat niet al hebt gedaan. Dit geldt vooral als u per 4 weken verloont. Informatie over de aanpassingen die dan nodig zijn, vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > 53e week. Nieuw  Transitievergoeding berekenen Waarom Vanaf 2020 hebben medewerkers al recht op uitbetaling van een transitievergoeding vanaf de eerste werkdag, ook tijdens een eventuele proeftijd. Hierdoor moet u vaker dan voorheen een transitievergoeding toekennen aan een medewerker waarvan het contract eindigt. Daarom beschikt u vanaf deze release over nieuwe functionaliteit voor het berekenen van transitievergoeding. Het resultaat kunt u gebruiken voor het uitbetalen ervan, maar u kunt deze berekening ook uitvoeren als prognose. Hoe Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) In het scherm Voorstel transitievergoeding (instellingen) legt u vast of u transitievergoeding wilt laten berekenen. Kiest u in het veld Bepalen transitievergoeding, voor Ja, dan bepaalt Payroll Business op basis van de Reden uit dienst de transitievergoeding.  Menu > Instellingen > Berekening > Grondslag   Als u transitievergoeding wilt laten berekenen en niet steeds handmatig de grondslagen voor het basisloon en de bijbehorende looncomponenten wilt inrichten, kunt u via de grondslagen vastleggen welke looncomponenten Payroll Business in de berekening moet meenemen. De transitievergoeding maakt gebruik van de volgende grondslagen: Transitievergoeding - basisloon Dit is het laatste maandsalaris of bij stukloon het gemiddelde ontvangen salaris over de afgelopen 12 maanden. Transitievergoeding - onafhankelijke looncomp. Dit is doorgaans de Vakantietoeslag of een vaste eindejaarsuitkering. Transitievergoeding - variabele looncomponenten Dit zijn looncomponenten voor bijvoorbeeld Bonus, Winstuitkering en/of Gratificatie. Let op: het is hierbij het nog niet mogelijk de ontvangen bedragen langer dan 12 maanden terug te berekenen.  Transitievergoeding - vaste looncomponenten Dit zijn componenten voor vaste toeslagen, zoals Overwerkvergoeding en Ploegentoeslag. Medewerker > Instroom > Voorstel transitievergoeding Als u transitievergoeding wilt laten berekenen, kunt u hiervoor vanaf 1 januari 2020 het scherm Voorstel transitievergoeding gebruiken. Als u de grondslagen heeft ingericht, berekent Payroll Busiiness de transitievergoeding automatisch op basis van de Datum uit dienst en de Reden uit dienst. U kunt in dit scherm een afwijkende datum uit dienst vastleggen of een prognose Datum uit dienst voor het laten uitvoeren van een berekening die dient als prognose. Houdt u er rekening mee dat als de medewerker langer dan 12 maanden in dienst is en variabele beloningen heeft ontvangen, u dit zelf nog handmatig moet opgeven in het veld Vervangende waarde grondslag variabele looncomp. Als u geen grondslagen heeft ingericht of u wilt deze bij de berekening overschrijven, dan kunt u vervangende waardes voor opgeven: voor het basisloon via Vervangende waarde grondslag basisloon voor de onafhankelijke looncomponenten via Vervangende waarde grondslag onafhankelijke loonc.  voor de vaste looncomponenten via de Vervangende waarde grondslag vaste looncomponenten  voor de variabele looncomponenten via het veld Vervangende waarde grondslag variabele looncomp. Uw actie Als u de functionaliteiten voor de transitievergoeding wilt gebruiken, adviseren wij u de inrichting vast te leggen zoals hiervoor is beschreven. Houd er rekening mee dat de Reden uit dienst bepalend is voor de berekening van de transitievergoeding. Als u voor het opgeven van de Reden uit dienst de standaardtabel gebruikt, is het niet nodig de reden apart aan te geven. Gebruikt u uw eigen redenen uit dienst, dan moet u eenmalig een referentietabel inrichten waarin u vastlegt of de reden uit dienst leidt tot het automatisch berekenen van transitievergoeding. Meer informatie over deze referentietabel vindt u verderop in deze release notes. Meer informatie over de transitievergoeding vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding. Transitievergoeding - Reden uitdienst Waarom Omdat niet alle redenen voor uit diensttreding tot een transitievergoeding moeten leiden én u mogelijk een eigen waardelijst met redenen heeft, kunt u vanaf deze release aangeven welke reden uit dienst leidt tot het berekenen van de transitievergoeding. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Hier kunt u de waardenlijst bekijken voor het element Reden uitdienst. Vanaf de peildatum 30-12-2019 hebben wij de wettelijke lijst met redenen uit dienst voor alle klanten beschikbaar gesteld.  Meldingen Deze waardenlijst is ingericht op hoger niveau Als u het klantniveau selecteert en u ziet deze melding, dan gebruikt u de wettelijke lijst. U hoeft dan geen referentietabel in te richten voor het automatisch berekenen van de transitievergoeding. Deze waardenlijst is ingericht op het huidige niveau U kunt de waardenlijst aanpassen of uitbreiden op het niveau klant of bedrijf. Vanaf dat moment ziet u bij het opvragen van de waardenlijst deze melding. In dat geval moet u wel aangeven welke redenen voor ontslag moeten leiden tot het berekenen van transitievergoeding. Dit doet u als volgt via de referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding. Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer   Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  en selecteer in het veld Referentietabel de tabel Redenen ontslag transitievergoeding. Klik vervolgens nogmaals op de knop Toevoegen  en vul bij het veld Reden uitdienst de code in die leidt tot het berekenen van transitievergoeding.  Voorbeeld: u vult bij Ontslag op verzoek van werkgever bij Reden uitdienst de code 7 in. Als u wilt dat op basis van deze reden de transitievergoeding wordt berekend, kiest u in het veld Recht op transitievergoeding voor Ja.  Voor redenen waarvoor u geen transitievergoeding wilt laten berekenen, kiest u bij Recht op transitievergoeding voor Nee. of u neemt deze reden niet in deze referentietabel op. Uw actie Vraag de waardenlijst op voor het element Reden uitdienst met peildatum 30-12-2019 (4-weken) of 1-1-2020 (maandverloning). Ga na of u de wettelijke lijst met redenen gebruikt of dat u een eigen lijst met redenen heeft. Vervolgens kunt u eventueel beslissen of u wilt overstappen van uw eigen lijst naar de wettelijke lijst, door te kiezen voor Lijst verwijderen.  Als u een eigen lijst met redenen voor uit dienst heeft en u wilt de functionaliteit voor het berekenen van transitievergoeding gaan gebruiken, richt dan de referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding in, zoals hierboven is beschreven. Transitievergoeding uitbetalen  Waarom De transitievergoeding moet worden uitbetaald op basis van de groene tabel in combinatie met een aparte inkomstenverhouding. Omdat het aantal transitievergoedingen in 2020 toeneemt, gaan wij binnenkort het proces voor het uitbetalen hiervan optimaliseren: u kunt dan de transitievergoeding bij de medewerker zelf vastleggen via een tweede contract. Voordat wij dit hebben gerealiseerd, is het nog steeds nodig om de medewerker te kopiëren. Om dit proces voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben wij een nieuwe wizard Kopiëren Medewerker transitievergoeding ontwikkeld. Hierin worden zoveel gegevens mogelijk al automatisch ingevuld. Hoe Instroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding De wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding zorgt ervoor dat bepaalde gegevens al vooringevuld zijn. Er wordt een nieuw Nummer inkomstenverhouding voorgesteld op basis van het jaartal en de maand. De uren van het contract zijn al op 0 gesteld. De bijbehorende loonheffingsgegevens zoals Soort inkomen, Aard arbeidsverhouding en verzekeringsplicht zijn vooraf ingevuld.  Daarnaast bevat deze wizard een nieuw scherm Arbeidsvoorwaardenpakket. Hierin is de vrije looncomponent Transitievergoeding al opgenomen. U kunt hier via het veld Waarde in de regel van de Transitievergoeding het bedrag invullen. Hierna moet u  eerst de regel en vervolgens de pagina Opslaan.   Uw actie Kopieer een medewerker die uit dienst gaat en recht heeft op transitievergoeding via deze wizard.  ANW-Hiaat op basis van Fulltime Waarom In de huidige vaste pensioenregelingen was het niet mogelijk om een premie te berekenen die geen rekening houdt met de deeltijdfactor van de medewerker en altijd uit gaat van een fulltime dienstverband. Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters Met ingang van 1-1-2020 is aan de arbeidsvoorwaarde ANW hiaat de nieuwe variant ANW hiaat op basis van fulltime toegevoegd. Hiermee wordt de premie berekend op basis van het fulltime periodesalaris dat geldt in peilperiode 01 of vanaf de Datum in dienst en waarbij. Deze arbeidsvoorwaardevariant houdt rekening met de beginleeftijd van de regeling en de de AOW-leeftijd en met een eventuel jaarmaximum. Meer informatie vindt u in de online help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > ANW-hiaat. Uw actie Als u de arbeidsvoorwaardevariant ANW hiaat op basis van fulltime wilt gebruiken, kun u deze inrichten met ingang van 1-1-2020. Gemiddeld aantal gewerkte uren van oproepkracht Waarom Als gevolg van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), bent u verplicht een oproepkracht na twaalf maanden een contract voor een vast aantal uren aan te bieden op basis van het aantal uren dat hij of zij gemiddeld in de afgelopen twaalf maanden heeft gewerkt. Hierbij tellen alle arbeidsovereenkomsten mee die elkaar binnen zes maanden opvolgen. Het is daarom van belang te weten wat het gemiddelde aantal gewerkte uren is. Hoe Vanaf de tweede afrekenperiode in 2020 maakt Payroll Business in de periode waarin een medewerker met een oproepovereenkomst 12 maanden in dienst is, een payrollelement aan met daarin het gemiddeld aantal uren per afrekenperiode dat de medewerker over het afgelopen jaar heeft gewerkt. Daarnaast ziet u in het Signaleringsverslag een waarschuwing zodra een medewerker met een oproepovereenkomst 12 maanden in dienst is. In de eerste afrekenperiode van 2020 maakt Payroll Business dit payrollelement aan voor alle medewerkers met een oproepovereenkomst die voor 2019 in dienst zijn gekomen, maar wordt er geen signaal aangemaakt. Let op De berekening van dit payrollelement en het verschijnen van het signaal zijn gebaseerd op de laatste Datum indienst van de medewerker. Als u een medewerker uit dienst heeft gemeld en binnen 6 maanden weer in dienst neemt, moet u volgens de WAB beide tijdvakken in beschouwing nemen. Het is voor Payroll Business echter niet mogelijk beide tijdvakken mee te nemen in de berekening. U moet in dat geval beide payrollelementen opvragen via de Ad hoc rapportage of via het rapport Payrollelementen. Uw actie Er is geen actie nodig. Afronding minimum uurloon  Waarom Als een medewerker het wettelijk minimum loon verdient, werd het uurloon rekenkundig afgerond op 2 decimalen. Bij het minimum loon moest het uurloon altijd naar boven worden afgerond. Hierdoor kwam het voor dat het standaard uurloon dat aan pensioenfondsen werd aangeleverd niet correct was en dit foutmeldingen veroorzaakte. Hoe Met ingang van 1-1-2020 wordt voor medewerkers die het minimum loon verdienen, het uurloon altijd naar boven afgerond. Als een medewerker meer dan het minimumloon verdient, wordt het uurloon rekenkundig afgerond. Uw actie Er is geen actie nodig Loonaangifte - conversietabel Reden uit dienst Waarom Vanaf januari 2020 hanteren de Belastingdienst en de Uniforme Pensioenaangifte een standaard lijst met redenen uit dienst. Als u een eigen lijst met redenen uit dienst heeft die u wilt blijven gebruiken. kunt u dit realiseren via de conversietabel die we hiervoor beschikbaar hebben gesteld, zodat de aangifte naar Pensioenfondsen en Belastingdienst correct plaatsvindt. Via deze conversietabel kunt u eenmalig uw eigen redenen uit dienst koppelen aan de redenen die de Belastingdienst voorschrijft. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling >  conversietabel In het scherm Conversietabel kunt u op klant- of bedrijfsniveau een conversietabel inrichten zodat u uw eigen redenen uit dienst kunt blijven gebruiken. Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  om het scherm op te roepen waarmee u deze conversietabel kunt inrichten. Geef bovenin het scherm in het veld Conversietabel een logische naam op, zodat u zich deze conversietabel later nog kan herinneren voor de reden uit dienst. Via het tabblad Conversieregels moet u de conversieregels inrichten. In de eerste kolom vult u de waarde in vanuit uw eigen waardenlijst met redenen uit dienst en in de tweede kolom de code van de Belastingdienst  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interface > Loonaangifte In het interfacescherm Loonaangifte kunt u aangeven dat u gebruik maakt van een conversietabel voor de redenen uit dienst. In het veld Conversietabel reden uitdienst kunt u kiezen uit alle aangemaakte conversietabellen. Hier selecteert u de conversietabel die u aangemaakt heeft voor de redenen uit dienst. Deze conversietabel gebruikt Payroll Business ook voor de Uniforme Pensioen Aangifte.  Uw actie Als u uw eigen redenen uit dienst wilt blijven gebruiken in 2020, moet per 1 januari 2020 de conversietabel inrichten zoals hiervoor is beschreven. Hierdoor voorkomt u dat de aangifte naar Belastingdienst en Pensioenfonds niet wordt afgekeurd. Loonaangifte - verzekeringsplicht en premieplicht Waarom Voor de werknemersverzekeringen kunnen er situaties ontstaan waarbij de verzekeringsplicht blijft blijft bestaan, terwijl de premieplicht stopt of waarbij de verzekeringplicht stopt en er nog wel premies afgedragen moeten worden. Dit ging niet altijd goed voor de waarden die aan de Loonaangifte werden aangeleverd. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is de programmatuur hierop aangepast. Meestal worden de premieplicht en de verzekeringsplicht bepaald op basis van de volgende velden in het medewerkerscherm Loonheffingen: WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd ZW verzekerd  In de volgende situaties is de premieplicht echter anders dan de verzekeringsplicht: Situatie 1 Medewerker (met Soort inkomen 15) is uit dienst en ontvangt een nabetaling. Bij een nabetaling is er nog wel een premieplicht, maar moeten in de periode na uitdiensttreding de velden in de loonaangifte met Nee aangeleverd worden. Situatie 2 Medewerker (met Soort inkomen 15) bereikt de AOW-gerechtige leeftijd. In de periode waarin de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, is er nog wel sprake van verzekeringsplicht, maar is er geen premieplicht meer. Voor de details, zie het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst Uw actie In situatie 1 is er geen actie nodig en geeft Payroll Business in de periode na de uitdiensttreding bij een nabetaling de correcte waarde door naar de loonaangifte. In situatie 2 moet u de waarde in de velden WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd ZW verzekerd  in de periode waarin de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, wijzigen van Ja naar Nee, zodat Payroll Business naar de Loonaangifte toch de waarde Ja doorgeeft. Let op: gaat het om een doorwerkende AOW-gerechtige medewerker, dan moet u het dienstverband beëindigen per de AOW-datum. Vooralsnog moet u dan per de AOW-datum een nieuwe medewerker aanmaken met een nieuw nummer inkomstenverhouding. Voor dit nieuwe dienstverband moet u de velden voor de verzekerings/premieplicht als volgt invullen: WW verzekerd = Nee WAO/IVA/WGA verzekerd = Nee ZW verzekerd = Ja Journalisering - Overzicht Journaalpost Cumulatief Waarom  Aan het einde van het boekjaar is het gebruikelijk om een cumulatieve journaalpost te willen draaien over de afgelopen jaar. Op dit moment was het alleen mogelijk om dit te doen door elke run die u in de cumulatieve journaalpost wilde hebben apart aan te vinken, waarbij u zelf goed op moest letten bij de vervangende en aanvullende journaalposten. Hoe  Journalisering > rapporten > Journalisering > Overzicht journaalpost cumulatief Via het nieuwe rapport Overzicht journaalpost cumulatief kunt u gemakkelijk een cumulatieve journaalpost vervaardigen. U geeft hier de begin- en eindperiode op. Bij het aanmaken van het rapport houdt het systeem rekening met de vervangende en aanvullende verwerkingen. Per periode wordt altijd de laatste vervangende journaalpost meegenomen in het rapport. Als er meerdere verwerkingen hebben plaatsgevonden over een periode waarbij u elke keer heeft gekozen voor een vervangende journaalpost, wordt alleen de laatste meegenomen zodat deze niet dubbel wordt verwerkt. Als er na de laatste vervangende journaalpost, ook nog een aanvullende journaalpost is vervaardigd, wordt ook deze meegenomen. De verwerkingen die in de cumulatieve journaalpost worden meegenomen, ziet u in het rapport terug op het tabblad met parameters.   Uw actie Als u een cumulatieve journaalpost over bepaalde periodes wilt vervaardigen, kunt u het nieuwe overzicht gebruiken. Gewijzigd en verbeterd  Afdrachtverminderingen/kortingen  gewijzigd naar Loonkostenvoordelen Waarom De naam van zowel het medewerkerscherm als het bedrijfsscherm Afdrachtverminderingen/kortingen kwam niet meer in overeen met de velden in deze schermen, omdat hier momenteel alleen velden op voor loonkostenvoordelen zijn opgenomen. Daarom hebben we de naam van deze schermen aangepast. Hoe Medewerker >  Contract > Loonkostenvoordelen Instellingen > Berekening > Loonkostenvoordelen De naam Afdrachtverminderingen/kortingen is gewijzigd in Loonkostenvoordelen. Dit geldt voor zowel het bedrijfsscherm als het medewerkersscherm. Uw actie Er is geen actie nodig. Arbeidscontract - CAO code inlener Waarom Bij  payrolling (Code aard arbeidsverhouding = 82) moet u via de Loonaangifte aan de Belastingdienst de CAO code doorgeven van de organisatie die de payrolling medewerker inleent.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm Arbeidscontract is het veld CAO code inlener toegevoegd. Eventueel kunt u via de Service desk een default waarde laten vastleggen op het niveau klant, klant-CAO, bedrijf of bedrijf-CAO. Ook kunt u de profielfunctie gebruiken bij het aannemen van nieuwe medewerkers en daarbij de te gebruiken profielen voorzien van een default waarde. Uw actie Als u medewerkers in dienst heeft met Code aard arbeidsverhouding = 82 (Payrolling), moet u in het veld CAO code inlenerde juiste CAO code invullen. Contracturen of Bedrijfsuren bij Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) Waarom In bepaalde gevallen is het wenselijk om de loondoorbetaling of korting bij verlof op basis van het fulltime percentage te berekenen, hetgeen overeenkomt met bedrijfsuren. Hierdoor voorkomt u dat u zelf het percentage moet uitrekenen. Hoe  Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Loondoorbetaling bij verlof - Uitsplitsing > Bedrijfsinstellingen loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het veld Basis opname verlof is er een optie toegevoegd waarbij u op bedrijfsniveau kunt aangeven of de contracturen of de bedrijfsuren als basis voor de berekening van het opgenomen verlof dienen. Als u niets invult, blijft de berekening plaatsvinden op basis van de contracturen, zoals dat nu het geval is.  Uw actie Wilt u de nieuwe optie niet gebruiken, dan hoef u niets te doen. Anders moet u bij het veld Basis opname verlof de waarde Bedrijfsuren invullen.  Vervallen vakantiebonnen Waarom Binnen de CAO’s die onder Metaal & Techniek vallen werd in het verleden gebruik gemaakt van vakantiebonnen. Met ingang van 1-1-2020 is er geen CAO meer die vakantiebonnen ondersteunt. Daarom heeft de Belastingdienst besloten om de fiscale regelingen binnen de loonheffing voor vakantiebonnen per 1-1-2020 te beëindigen. De afwijkende tijdvaktabellen voor vakantiebonnen zijn per die datum vervallen.  Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Vakantietoeslag Binnen Payroll Business wordt met ingang van 1-1-2020 de functionaliteit voor  vakantiebonnen niet meer ondersteund. Als u bij een medewerker bij de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag nog de variant Vakantiebonnen hebt geselecteerd, heeft dit geen effect meer. Deze variant kon u overigens alleen maar selecteren als u gebruik maakt van een CAO die onder de Metaal & Techniek valt.  Uw actie Gebruikt u een CAO die onder de Metaal & Techniek valt, dan moet u bij de medewerkers waarbij binnen de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag de arbeidsvoorwaardevariant Vakantiebonnen nog is geselecteerd, deze vervangen door een andere variant. Dit moet u doen met de ingangsdatum 1-1-2020. Salarisstrook - Burgerservicenummer niet meer standaard vermeld Waarom De overheid verplicht u om bepaalde gegevens op de salarisstrook te vermelden. Deze gegevens vindt u in Hoofdstuk 10 van het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Tot de publicatie van de voorlaatste versie bevatte het Handboek ook een overzicht met gegevens waarvan werd geadviseerd om deze op de loonstrook te vermelden, waaronder het Burgerservicenummer (BSN). Juristen van het Ministerie van Financiën hebben echter geconcludeerd dat de privacywetgeving onvoldoende basis biedt voor het vermelden van het BSN op de loonstrook. Daarnaast is vastgesteld dat het advies om bepaalde gegevens op de loonstrook te vermelden, geen grond vindt in fiscale wetgeving. Daarom is de hele alinea met aan te raden gegevens uit het Handboek (versie oktober 2019) geschrapt. Werkgevers/inhoudingsplichtigen mogen zelf bepalen - binnen de wettelijke kaders - of en zo ja, welke gegevens, zij naast de verplichte gegevens, op de loonstrook willen vermelden. Hoe Voor het BSN betekent dit dat met ingang van januari 2020 in de standaard inrichting van Payroll Business de vermelding van het BSN wordt uitgeschakeld. Dit geldt voor alle loonstrookmodellen. Let op: als u de laatste loonstrook van het jaar ook gebruikt als Jaaropgaaf, bent u het wel verplicht om het BSN op de salarisstrook te vermelden. Dit komt omdat de jaaropgaaf ook is bestemd voor communicatie tussen uw medewerkers (burgers) en de Belastingdienst (overheid). Daarom is het wel mogelijk om het BSN zelf te activeren. Uw actie Als u het BSN toch op de loonstrook wilt tonen, voor één of voor alle bedrijven, wijzig dan de instellingen als volgt: Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen Open het scherm Loonstrookelementen. Selecteer de gewenste ingangsdatum (bijvoorbeeld 1-1-2020 voor maand- en kwartaalverloning, 30-12-2019 voor vier-weken verloning). Selecteer via het navigatiepad het klantniveau of een van de bedrijven waarvoor u het BSN van de medewerkers wilt tonen. Selecteer in het veld Loonstrookmodel het loonstrookmodel dat het bedrijf gebruikt of het model dat alle bedrijven gebruiken. Kies in het veld Loonstrookgebied voor Medewerkergegevens 1 of Medewerkergegevens. Dit hangt af van het loonstrookmodel. Klikt op de knop Toon regels. U ziet bij Elementen op hoger niveau dat het Burgerservicenummer daar niet meer wordt vermeld.  Bij Geselecteerde elementen op dit niveau kunt u elementen op het niveau Klant of Bedrijf toevoegen via het icoon  .  Zoek het element Burgerservicenummer, selecteer dit en kies Toevoegen. Zodra u dit doet, slaat Payroll Business de wijziging automatisch op. Salarisstrook - Visma | Raet logo  Waarom Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Vanaf deze release ziet u dit nieuwe logo terug op de salarisspecificaties. Hoe Menu > Rapporten > Salarisspecificaties Het Raet-logo op de salarisspecificaties (in het klein, rechts beneden) is vervangen door het loge  .  Het logo van uw eigen organisatie, als u dat heeft ingericht (groot, links boven), blijft uiteraard ongewijzigd. De kleur van de lijnen en kopteksten is aangepast van groen naar zwart/blauw. Uw actie Er is geen actie nodig.  Nieuw payrollelement Aantal uren periode - loonaangifte Waarom De uren die naar de Loonaangifte worden doorgegeven, werden tot nu toe cumulatief bijgehouden in het payrollelement Aantal verloonde uren. Vanwege de nieuwe premiedifferentiatie in de WW, is het wenselijk om inzicht te hebben in het aantal verloonde uren per salarisperiode. Daarom is hiervoor een nieuw payrollelement aangemaakt.    Hoe Het totaal aantal verloonde uren in een afrekenperiode wordt nu per periode weggeschreven in het payrollelement Aantal uren periode - loonaangifte en cumulatief weggeschreven in het payrollelement Aantal verloonde uren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Verloonde uren bij TWK over de jaargrens heen - loonaangifte Waarom Als u in het nieuwe jaar met terugwerkende kracht (TWK) over de jaargrens heen uren uitbetaalt aan een medewerker en u werkt in de nabetalingsmodus, dan wordt op dit moment alleen het bedrag dat hier tegenover staat meegenomen in de loonaangifte van de huidige periode. De eventuele uren die ten grondslag liggen aan deze uitbetaling over de jaargrens heen, worden op dit moment niet doorgegeven aan de Belastingdienst.  Hoe Als u met terugwerkende kracht over de jaargrens heen uren uitbetaalt aan een medewerker, worden vanaf 2020 ook de uren over vorig jaar aan de Belastingdienst doorgegeven in de loonaangifte van de betreffende periode waarin u deze TWK-mutatie uitvoert. De uren van vorig jaar worden in dit geval opgeteld bij de verloonde uren worden. Dit geldt alleen als u gebruik maakt van de nabetalingsmodus. Uw actie Er is geen actie nodig, u kunt in de nabetalingsmodus blijven, bovenstaand probleem is met ingang van deze release opgelost. Overweeg wel om eventueel over te stappen naar de correctiemodus. Dit kan wenselijk zijn als u veel wijzigingen over het voorgaande jaar heeft. Informatie over de nabetalingsmodus en de correctiemodus vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > Berekening met terugwerkende kracht > Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen. Opgeloste meldingen Groeperingsgegevens niet getoond in Collectieve loonstaat (change 1477998) Melding Bij de Collectieve loonstaat werd het groepeerkenmerk niet getoond in het overzicht bij de rapportparameters en in het rapport zelf. Als u bij de Collectieve loonstaat en de Verzamelloonstaat in het veld Groeperen op een andere waarde dan Geen had gekozen, deze waarde niet getoond in het overzicht. Dit kwam zowel voor bij de rapportparameters als in het rapport zelf. Oplossing  Vanaf deze release worden de groeperingsgegevens wel getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW onterecht niet berekend bij uitkeringen via de Groene tabel (change 1718017) Melding Bij het verlonen van uitkeringen op basis van de Groene tabel, zoals ontslagvergoedingen, werd geen premie PAWW berekend door het ontbreken van een tijdvak.  Oplossing In de berekening wordt per 1 januari 2020 rekening gehouden met de afwezigheid van een tijdvak, bijvoorbeeld bij een Transitievergoeding. Als er geen tijdvak is, worden het jaarmaximum en de jaarfranchise gebruikt. Als er wel een tijdvak is, worden het periodemaximum en de periodefranchise bepaald conform bestaande berekeningen. Uw actie Er is geen actie nodig. Fout in collectieve loonstaat (change 1735993) Melding Voor medewerkers met de 30% regeling werd kolom 3 van de loonstaat soms niet correct werd berekend. De totale bruto inhouding kwam volledig terecht in kolom 3, terwijl dit verdeeld moest worden over meerdere kolommen.   Oplossing De waarden in de kolommen, waaronder kolom 3, kolom 4, kolom 7 zijn uitgeplitst, zodat deze nu wel correct worden weergegeven in de collectieve loonstaat per 1 januari 2020.  Uw actie Er is geen actie nodig. Probleem met omschrijving rapport Audit file (change 1761026) Melding Bij het opvragen van een Audit file over een periode in 2019, gaf de bijtelling auto van de zaak de waarde weer die geldig is vanaf 2020 en in plaats van het percentage dat geldig is in 2019. Oplossing Rapporten > Controle > Audit file We hebben de Audit file aangepast, zodat de omschrijving wordt getoond die geldig is over de periode waarover het rapport wordt gevraagd en niet toekomstige omschrijvingen. Uw actie Er is geen actie nodig. Vrije schermen - icoontjes niet meer zichtbaar (change 1829733) Melding Bij het gebruiken van de vrije schermen in het menu Medewerker waren de icoontjes in de rechterbovenhoek niet meer duidelijk zichtbaar. Oplossing De icoontjes zijn weer duidelijk zichtbaar. Publishing Date : 12/20/2019

Mededelingen Nieuw logo Visma | Raet nu op salarisstrook en rapporten Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Daarom ziet u vanaf de release van januari 2020 het Visma | Raet logo op de salarisstrook en in de rapporten. Ook de kleurstelling wordt aangepast aan de vormgeving van Visma | Raet: zo wordt de groene belijning vervangen door zwarte lijnen. Daarnaast is op de loonstroken de positie van het technische nummer en de paginering veranderd om genoeg plek te hebben voor het nieuwe logo. Als u een eigen logo op de strook toont, blijft dit vanzelfsprekend ongewijzigd.  Gewijzigd en verbeterd Looncomponenten Specifieke rekening in combinatie met Tussentijdse betalingen Waarom Tot nu toe werd bij het uitbetalen van Tussentijdse betalingen geen rekening gehouden met eventuele inrichting van de grondslag Looncomponenten Specifieke rekening, zodat alle tussentijdse betalingen uitsluitend werden geboekt op de standaard Salarisrekening van de medewerker. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen Instellingen > Berekening > Grondslag Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA Beheer > Betalingen > Tussentijdse betalingen Vanaf deze release wordt bij het uitbetalen van tussentijdse betalingen wel rekening gehouden met de inrichting van Looncomponenten Specifieke rekening. Looncomponenten die zowel in de selectie-eigenschap Tussentijdse betalingen als in de grondslag Looncomponenten Specifieke rekening zijn opgenomen, worden nu bij tussentijdse betalingen uitbetaald op de Looncomponenten Specifieke rekening. Op de salarisstrook wordt deze betaling verrekend met het dagelement Tussentijdse betaling looncomp. spec. rekening. Uw actie Wilt u deze functionalteit gebruiken, dan richt u dit in via de volgende schermen: Selectie-eigenschappen Grondslag voor het bedrijf  Overboekingen SEPA voor de medewerker. Aanpassingen UPA Waarom Er zijn enkele aanpassingen doorgevoerd in het UPA-bestand. Voorheen moest u voor de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) een apart veld invullen met de reden uit dienst. Vanaf 2020 gaat de UPA echter dezelfde redenen uit dienst gebruiken als de Belastingdienst. Hierdoor gebruikt de UPA vanaf 1-1-2020 ook het veld Reden uit dienst in het scherm Medewerker(s) en hoeft u de reden niet meer dubbel te registreren.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Medewerker > Interfaces > Periodieke interface UPA Als een medewerker uit dienst treedt, moet u de reden hiervoor vastleggen in het scherm Medewerker(s) bij het veld Reden uitdienst. De reden die u hier invult, wordt vanaf 2020 ook doorgegeven naar de UPA. Daarom is het veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding met ingang van 2-1-2020 verwijderd van het medewerkerscherm Periodieke interface UPA. Uw actie Er is geen actie nodig. Automatisch starten interfacebestanden UPA en APG Waarom Gebruikt u de APG- of UPA-interface, dan moest u tot deze release het aanmaken van het interfacebestand zelf starten. Hoe Vanaf deze release worden de bestanden voor de interfaces APG en UPA direct aangemaakt nadat de definitieve salarisverwerking van een periode is afgerond. De aangifte zelf kunt u oproepen en versturen via de tegel voor APG of UPA. Uw actie Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces Als het nodig is een bestand nogmaals aan te maken, bijvoorbeeld omdat niet payrollgevoelige informatie is gecorrigeerd, kunt u nadat de gegevens zijn gecorrigeerd het bestand handmatig starten. Dit doet u  met de functie Handmatig starten automatische interfaces, waarmee u één van de interfaces kunt herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode nogmaals worden aangemaakt. Let er hierbij op dat het niet mogelijk is een herstart uit te voeren, als er op dat moment al een interfacebestand van dat type wordt aangemaakt. Jaaropgaaf Medewerker - zoekfunctie veld Medewerker aangepast Waarom De zoekfunctie van het veld Medewerker in het scherm Jaaropgaaf medewerker zoeken werkte nog niet conform onze nieuwe richtlijnen en is met de release van december aangepast.  Hoe Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Klikt u in het veld Medewerker en begint u met typen, dan wordt de lijst met te kiezen medewerkers automatisch aangepast. Typt u bijvoorbeeld de letters Jans in het veld, dan ziet u alleen nog de medewerkers waarvan de naam begint met deze letters. Dat maakt het zoeken efficiënter.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nummer inkomstenverhouding nu ook in scherm Arbeidscontract Waarom Als voorbereiding op het opleveren medio 2020 van de nieuwe functionaliteit die het mogelijk maakt meer inkomstenverhoudingen vast te leggen, wordt het Nummer inkomstenverhouding op meer plekken in de programmatuur getoond, waaronder het  in het scherm Arbeidscontract. Hoe Medewerker > Contact > Arbeidscontract Vanaf deze release is het veld Inkomstenverhouding toegevoegd aan het het scherm Arbeidscontract. Dit veld kunt u hier vooralsnog niet wijzigen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Identificeren medewerker in loonaangifte Waarom In het loonaangiftebestand dat Payroll Business aanmaakt, wordt voor het identificeren van een medewerker een technische sleutel gebruikt. Deze sleutel, die ook wordt gebruikt bij een eventuele foutmelding die u van de Belastingdienst ontvangt, vindt u terug in het rapport Controleoverzicht loonaangifte in de kolom Wn Id. Omdat deze technische sleutel voor u niet logisch te herleiden is tot een medewerker, gaan we deze identificatie aanpassen. Hoe Vanaf 1-1-2020 vindt in de loonaangifte van Payroll Business het identificeren van de medewerker plaats op basis van de combinatie: Bedrijfscode-Medewerkercode-Nummer inkomstenverhouding, bijvoorbeeld:   Bedrijfscode = 001 Identificatie loonaangifte  001-123-2001 Medewerkercode = 123 Nummer inkomstenverhouding = 2001 Na verloop van tijd  gaan we daarom de kolom Wn Id over het jaar 2020 of later, niet meer opnemen in het rapport Controleoverzicht loonaangifte. Over de jaren tot en met 2019 blijft de kolom Wn Id wel in dit rapport aanwezig. Uw actie Het is niet mogelijk om gedurende een lopend jaar voor de loonaangifte de identificatie van een medewerker aan te passen. Daarom kunt u niet zonder meer de bedrijfscode of medewerkercode aanpassen na de defintieve verwerking van de eerste periode van een jaar en ook niet de datum in dienst van de medewerker. Als dit toch noodzakelijk is, moet u: de bedrijfscode per 1 januari van het jaar aanpassen de medewerkercode aanpassen per 1 januari of per de datum in dienst als deze later in het jaar ligt Vervolgens moet u contact opnemen met de Service Desk met het verzoek de loonaangifte vanaf de betreffende periode opnieuw aan te maken. Validatiewaarden bij Woonsituatie loonheffing uitgebreid Waarom Vanaf 01-01-2019 wordt er voor het berekenen van de loonheffing onderscheid gemaakt tussen drie groepen medewerkers: Medewerkers die inwoner zijn van Nederland. Medewerkers die inwoner zijn van een andere lidstaat van de EU, van een EER-land, Zwitserland of van de de BES-eilanden, de zogenaamde Landenkring. Medewerkers die inwoner zijn van een derde land, dat wil zeggen van een land dat niet valt onder bovenstaande punten. Met ingang  van 01-01-2020 komen hier twee groepen medewerkers bij: Medewerkers die inwoner zijn van België Medewerkers die inwoner zijn van Suriname of Aruba   Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen In het scherm Loonheffingen zijn aan het veld Woonsituatie loonheffing per 1-1-2020 de volgende validatiewaarden toegevoegd:  België Suriname/Aruba. Uw actie Er is geen actie nodig. Payroll Business voert de volgende conversie uit: voor medewerkers bij wie in het veld Woonland de waarde België, Aruba of Suriname is ingevuld, krijgt het veld Woonsituatie loonheffing automatisch de hierbij horende waarde. Wijziging AOW-leeftijd Waarom Door het aannemen van de wet Temporisering verhoging AOW-leeftijd stijgt de AOW-leeftijd minder snel en moeten de AOW-leeftijden voor 2020 en de jaren daarna worden aangepast.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers In het veld ingangsdatum AOW van het scherm Medewerkers, ziet u de AOW-datum die het systeem bepaalt op basis van de geboortedatum en de wettelijk vastgestelde AOW-leeftijd.  In de tabel hieronder ziet u oude AOW-leeftijd en de nieuwe AOW-leeftijd op basis van de nieuwe wetgeving.  Jaar De AOW-leeftijd was De AOW-leeftijd wordt 2019 66 jaar en 4 maanden 66 jaar en 4 maanden 2020 66 jaar en 8 maanden 66 jaar en 4 maanden 2021 67 jaar 66 jaar en 4 maanden 2022 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 7 maanden 2023 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 10 maanden 2024 67 jaar en 3 maanden 67 jaar Wij gaan de AOW-leeftijden in de programmatuur aanpassen zoals aangegeven in deze tabel. Het proces hiervoor zal enige tijd duren. We beginnen met het bijwerken van de eerstvolgende AOW-datums, zodat medewerkers die een ingangsdatum AOW in januari 2020 krijgen, als eerste worden bijgewerkt. Daarna volgen de medewerkers met een ingangsdatum AOW in februari 2020, enzovoorts. Zodra de ingangsdatum AOW voor alle medewerkers is bijgewerkt, laten we u dit weten via de berichtgeving onder het paneel Nieuws op de Portal / Youforce. Uw actie Er is geen actie nodig.  Aantal decimalen uitgebreid voor Percentage uitbetaalde vakantieuren en Percentage berekening uurloon Waarom Voor bepaalde organisaties en bedrijven wordt het uurloon gedefinieerd op basis van een percentage van het periodeloon. Omdat het hierbij gaat het om percentages met 3 decimalen, kwam bij ons het verzoek binnen om voor de betreffende percentages het aantal decimalen uit te breiden. Hoe Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Salaris (Variabel bruto) Voor volgende velden is het aantal decimalen uitgebreid van 2 naar 6 decimalen: Percentage voor berekening uurloon - arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (Uitsplitsing) Percentage van uitbetaalde vakantieuren - arbeidsvoorwaarde Salaris (Variabel bruto) Uw actie Er is geen actie nodig.  Geselecteerde bedrijf uit bedrijfskeuzemenu niet meer zichtbaar in veld linksboven in het scherm Waarom Diverse gebruikers hebben teruggekoppeld dat het bedrijf dat was geselecteerd in het bedrijfskeuzemenu en zichtbaar was in het veld in de linksboven in het scherm waarmee u bedrijven kunt selecteren, niet synchroon loopt met de selectie van het bedrijf in het navigatiepad. Soms was bedrijf A geselecteerd in het bedrijfskeuzemenu en werd daar getoond, terwijl u in de schermen al met bedrijf B werkte. Omdat dit verwarring gaf, wordt het bedrijf dat u in het bedrijfskeuzemenu hebt geselecteerd niet meer in het veld linksboven in scherm getoond.  Hoe Vanaf deze release staat het geselecteerde bedrijf staat niet meer in het veld linksboven in het scherm. De nadruk ligt nu op de zoekfunctionaliteit binnen het bedrijfskeuzemenu. Daarom is de link Zoek Bedrijf toegevoegd waarmee u de keuzelijst opent waaruit u een bedrijf kunt selecteren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Toegepaste profielcode in mutatieverslag Waarom Een profielgroep zorgt er voor dat bij het aanmaken van een nieuwe medewerker er standaard waardes worden toegepast. Het was echter nog niet mogelijk in te zien welke profielgroep werd toegepast. Daarom is deze nu opgenomen in het mutatieverslag. Hoe Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid)  Aan de rapporten Mutatieverslag en Mutatieverslag (Uitgebreid), is vanaf deze release het gegevenselement Toegepaste profielgroepcode opgenomen. Wanneer u een profielgroep heeft toegepast, ziet u de code van de toegepaste profielgroep in het mutatieverslag met de bijbehorende mutatiedatum.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Indienstmelding valt uit door payroll profiel (change 1749822) Melding  Wanneer u in Self Service gebruik maakt van een payrollprofiel, dat is voorgedefnieerd via een profielgroep in Payroll Business en deze profielgroep elementen op contractniveau bevatte, zoals arbeidsvoorwaarden, resulteerde dit in een uitgevallen mutatie met de melding: Fout in veld 'Contract ID': waarde veld is niet uniek binnen medewerker; waarde van veld is: 1. Oplossing  Vanaf deze release is dit aangepast, zodat u een payrollprofiel kunt toepassen via Self Service waarin contractgerelateerde elementen zijn opgenomen. Denk eraan dat deze profielwaardes niet in Self Service zichtbaar zijn, omdat ze pas worden toegepast in Payroll Business. Let op: als u in Self Service waardes vastlegt voor elementen die ook in het toegepaste profiel zijn gedefinieerd, overschrijft u hiermee de waardes in het profiel.   Uw actie Er is geen actie nodig.  Wet- en regelgeving Nieuwe kolommen voor WW hoog/laag/herzien in rapportages Waarom We hebben de diverse rapportages aangepast waarin de nieuwe premies WW hoog en WW laag zijn opgenomen. Het gaat om de rapporten Jaaropgaaf, Verzamelloonstaat, Controleoverzicht Loonaangifte, Afrekenmatrix werkgever en Afrekenmatrix per periode.  Hoe Per 1-1-2020 zijn aan deze rapporten de volgende kolommen toegevoegd: AWF laag AWF hoog AWF herzien  Daarnaast zijn de volgende kolommen uit deze rapporten verwijderd: Sectorfondspremie WW werkgever Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte - Indicatie jaarurennorm Waarom Vanaf januari 2020 moet ook de Indicatie Jaarurennorm worden doorgegeven aan de Loonaangifte. Hoe Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Aan het scherm Loonaangifte is het veld Indicatie jaarurennorm toegevoegd met als mogelijke waarden Ja Nee U mag het veld ook leeg laten.  Kies Ja als de omvang van de arbeid is vastgesteld als 1 aantal uren per tijdseenheid van meer dan 1 maand, maar ten hoogste van een jaar en het recht op loon evenredig is verdeeld over die tijdseenheid. In andere gevallen laat u dit veld leeg of kiest u Nee. Uw actie Vul bij medewerkers voor wie dit van toepassing is, de waarde Ja in.  Burgerservicenummer niet meer op loonstrook Waarom De Belastingdienst heeft aangegeven dat het niet meer verplicht is om op de loonstrook het Burgerservicenummer (BSN) van een medewerker te vermelden. Als het BSN niet is vermeld, is het risico op identiteitsfraude bij het versturen van de loonstrook kleiner. De Belastingdienst conformeert zich hiermee aan de stelling van de Autoriteit Persoonsgegevens dat het BSN is bedoeld voor communicatie tussen de overheid en de burger. Omdat de loonstrook valt onder communicatie tussen uw organisatie en uw medewerkers (burgers), is het aan te bevelen het BSN niet meer op de loonstrook te vermelden. Dit kunt u zelf inrichten. Let op: als u de laatste loonstrook van het jaar ook gebruikt als jaaropgaaf, is het wel verplicht om het BSN te vermelden op de salarisstrook. Dit komt omdat de jaaropgaaf ook is bestemd voor communicatie tussen uw medewerkers (burgers) en de Belastingdienst (overheid). Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen Open het scherm Loonstrookelementen en selecteer het bedrijf waarvoor u het BSN van de medewerkers niet meer wilt tonen. Selecteer in het veld Loonstrookmodel het loonstrookmodel dat het bedrijf gebruikt. Kies in het veld Loonstrookgebied voor Medewerkergegevens 1 of Medewerkergegevens. Dit hangt af van het loonstrookmodel. Klikt u op de knop Toon regels. U ziet de gegevens die u in het loonstrookgebied Medewerkergegevens (1) al dan niet kunt opnemen.  Verwijder het vinkje bij Burgerservicenummer. Zodra u dit doet, slaat Payroll Business de wijziging automatisch op.   Uw actie Als u het BSN niet meer op de loonstrook wilt tonen, wijzig dan de betreffende instelling zoals hierboven beschreven. Pensioen variabel / afwijkende contracturen (change 1542461) Waarom Na de release van 2019-11 hebben wij via extra onderhoud een pensioenaanpassing doorgevoerd voor het pensioenfonds voor de Horeca. De pensioenen werden periodiek afgetopt wat niet de correcte berekeningswijze bleek te zijn. Daarom is de berekeningswijze aangepast zodat er ook getoetst kan worden op de maximale (norm)uren van 1976 uur per jaar, waarbij er getoetst wordt op de jaarlijkse uren. Wanneer deze uren bereikt worden is de maximale franchise genoten en wordt er eventueel nog premie berekend totdat de maximumgrondslag bereikt is. Hoe Deze aanpassing hebben wij op 14 november uitgeleverd is via extra onderhoud. Hierbij is met ingang van 1-1-2019 is de arbeidsvoorwaarde Pensioen (benoemd) (variabele grondslag) aangepast: CAO services heeft nu de mogelijkheid om in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (variabel) de nieuwe kolommen 19 CAO uren en 20 Berekenen CAO uren te vullen. Kolom 19 CAO uren kan gevuld worden met de normuren op jaarbasis waarmee maximaal rekening gehouden moet worden. Kolom 20 Berekenen CAO uren kan gevuld worden met de keuzes Periodiek aftoppen of Jaarlijks aftoppen. Voor CAO horeca is dit ingericht op Jaarlijks aftoppen. De CAO-uren werken alleen in de volgende situaties: kolom 11 Soort dagen heeft de waarde 3 Dagen niet van toepassing en kolom 12 Franchise-factor heeft de waarde 1 Verloonde uren. Ook als kolom 20 Berekenen CAO uren wel een waarde heeft, maar kolom 19 CAO uren niet, wordt de pensioenberekening standaard uitgevoerd (op basis van de bedrijfsuren). In de berekening worden dan de verloonde uren (periodiek of jaarlijks) getoetst aan de CAO (norm) uren in plaats van de bedrijfsuren. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 11/22/2019

Nieuw Meer rapportagemogelijkheden via Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Waarom  Omdat er veel wensen en ideeën zijn gemeld over de huidige Ad-hoc rapportage, hebben we een nieuw rapport gemaakt dat meer mogelijkheden biedt voor het samenstellen van rapportages dan de bestaande Ad-hoc rapportage.  Hieronder vindt u de voornaamste wijzigingen. Voor meer informatie over de werking van het nieuwe rapport verwijzen we u naar de online help, waar u uitleg over de nieuwe velden vindt via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid). In deze release hebben wij de eerste fase van de uitgebreide Ad-hoc rapportage opgeleverd. In de loop van 2020 gaan we nog diverse aanpassingen doorvoeren, Meer hierover leest u in de release notes van het komende jaar.  Hoe Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Aan de controlerapporten is het rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) toegevoegd dat de volgende nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten voor het samenstellen van rapportages bevat: Het is nu mogelijk om uw rapport beschikbaar te stellen voor uw collega's. U hoeft dus niet meer alle rapportages apart in te richten en op te slaan. U kunt zelf kiezen of u uw rapport wilt opslaan in Mijn rapporten of  in Gedeelde Rapporten zodat uw collega's dit rapport ook kunnen ophalen en het rapport maar een keer aangemaakt hoeft te worden. Het is mogelijk om alleen de medewerkers in uw rapport op te nemen die op de peildatum in dienst zijn. U kunt aangeven dat u alleen medewerkers met resultaten in het rapport wilt opnemen.  U kunt het rapport aanmaken voor één of meer specifieke medewerkers. Het is mogelijk om op klantniveau een rapport aan te maken voor meerdere bedrijven. Payroll Business maakt dan per bedrijf een rapport aan. Uw actie  U moet zelf uw eigen gemaakte definities opnieuw samenstellen met de nieuwe gewenste functionaliteiten van de uitgebreide ad-hoc rapportage. U kunt dan uw oude definities verwijderen. Daarnaast kunt u nieuwe rapportages samenstellen en/of draaien met deze nieuwe rapportmogelijkheid. Na verloop van tijd gaan we de oude Ad-hoc rapportage uit het menu verwijderen. Sector vervangt Risicogroep  Waarom  Met ingang van 2020 komen de afzonderlijke risicogroepen te vervallen en is het voor de loonaangifte voldoende om bij een inkomstenverhouding de sector door te geven. De sector was tot nu toe verwerkt in positie 1 t/m 3 van de risicogroep. Bijvoorbeeld: Oud: Risicogroep (297) Nieuw: Sector (10524588) 00102 Agrarisch bedrijf Premiegroep lang 1 Agrarisch bedrijf 00401 Baggerbedrijf 4 Baggerbedrijf Hoe Instroom > Aanmaken medewerker Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 is het nieuwe veld Sector beschikbaar in het scherm Aanmaken medewerker.  Bij indiensttredingen vanaf 1-1-2020 is het veld Risicogroep van het scherm Aanmaken medewerker verwijderd.  Voor indiensttredingen in 2019 is de risicogroep nog steeds verplicht. Om de overgang gemakkelijk te maken is in deze release alvast het volgende geregeld: Bij elke indiensttreding wordt in de achtergrond de sector afgeleid van de risicogroep. Deze mutatie vindt u terug in het Mutatieverslag. De meest gebruikte sector binnen het bedrijf is voor het bedrijf klaargezet als standaard waarde.  Voorbeeld 80% van uw bedrijf valt onder Risicogroep 01301 Bakkerijen en 20% onder Risicogroep 01401 Suikerverwerkende industrie De waardenlijst van het nieuwe gegevenselement Sector zal de sectoren 13 Bakkerijen en 14 Suikerverwerkende industrie laten zien.  Waarde 13  - de meest gebruikte waarde - is de standaard waarde die u in het veld ziet als u een nieuwe medewerker aanmaakt. Uw actie Instroom > Aanmaken nieuwe medewerker Controleer eventueel na de release welke sectoren voor uw bedrijf zijn vastgesteld: Kies een peildatum in 2020 In plaats van het veld Risicogroep ziet u het veld Sector met daarin de standaard waarde en de lijst met sectoren zoals die zijn vastgesteld op basis van de aanwezige risicogroepen. Voor nieuwe indiensttredingen geldt vanaf deze release: Is de indiensttreding in 2019, vul dan de risicogroep in; dit is ongewijzigd. Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 vult u de sector in. Op de peildatums 30-12 en 31-12 moet u beide invullen, dit is nodig in verband met de overlap tussen maandverloning en vierwekenverloning. De meest gebruikte sector is standaard vooringevuld, u hoeft alleen de afwijkingen vast te leggen. Als u indiensttredingen vastlegt in Self Service of in een andere HR-applicatie, geldt het volgende: Zolang er nog sprake is van indiensttredingen met een ingangsdatum in 2019, kunt u het beste niets veranderen. De sector wordt immers automatisch afgeleid van de risicogroep. Zodra er geen indiensttredingen in 2019 meer zijn, pas dan uw schermen of  workflow-formulieren aan: verwijder het gegevenselement Risicogroep (297) en voeg het gegevenselement Sector toe (10524588).  Als er per bedrijf slechts één sector van toepassing is, hoeft u alleen maar de Risicogroep te verwijderen. Neem hiervoor tijdig contact op met uw applicatiebeheerder. Beheer > Externe mutaties > Conversieregels Verwerkt u regelmatig bestanden van externe HR-systemen waarbij u gebruik maakt van een conversieschema met conversieregels? Controleer dan de conversieregels. Gebruik de zoekfunctie om te zoeken op het element Risicogroep (297). Hier kunt  uit afleiden hoe de risicogroep wordt vertaald vanuit uw HR-systeem: Is er geen conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), dan heeft uw bedrijf slechts één risicogroep en hoeft u niets te doen. Er is wel een conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), pas deze conversieregel dan aan. Wijzig element 297 (Risicogroep) in 10524588 (Sector). Als er een vervangende waarde aanwezig is, pas dan ook die aan. Bijvoorbeeld: vervangende waarde 01501 Slagersbedrijven moet worden 15 Slagersbedrijven. Als u bij het inlezen geen gebruik maakt van conversieregels, controleer dan of uw HR-applicatie wellicht een soortgelijke omzetting doet, voorafgaande aan de export. Wacht met de hiervoor genoemde aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Instellingen > Vastlegging > Profielen Profielen kunt u gebruiken bij het vastleggen van indiensttredingen in HR Core Business en/of Payroll Business of kunnen als hulpmiddel dienen bij het verwerken van mutaties uit andere HR-applicaties. Als in een van uw profielen de Risicogroep is opgenomen, vervang dan het gegevenselement Risicogroep door Sector. Wacht met deze aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Rapporten Diverse rapporten hebben de mogelijkheid om een lijst met gegevenselementen op te slaan als definitie voor later gebruik. Als u definities heeft waarin het gegevenselement Risicogroep is opgenomen, voeg dan als eerste het gegevenselement Sector toe en verwijder op een later moment de risicogroep. Indeling scherm Arbeidscontract Waarom  De indeling van het scherm Arbeidscontract is geheel herzien. Hiervoor waren meerdere redenen: De wet Arbeidsmarkt in Balans die per 2020 van kracht wordt en de daarmee samenhangende hoge en lage WW-premie.    Wensen van klanten Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm zijn de volgende velden toegevoegd: Veld Toelichting Schriftelijke arbeidsovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Ja. Oproepovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Nee. Classificatiekenmerk 3 Dit is een uitbreiding in navolging van Classificatiekenmerk 1 en 2. Deze velden zijn bedoeld als nadere aanduiding van het soort contract, het soort werk of de plaats in de organisatie en kunt u gebruiken als criterium in de module Journaalposten. Gebruik een alternatieve omschrijving om de naam specifiek te maken. Hoofd/Nevencontract Hiermee is het binnenkort mogelijk om meerdere contracten van elkaar te onderscheiden. Via het tweede contract kunt u dan een eventuele transitievergoeding vastleggen. Voorlopig kunt u dit veld nog niet gebruiken en ziet u hier altijd de waarde Hoofdcontract. De indeling en tabvolgorde van het scherm zijn verbeterd. De velden zijn nu gegroepeerd  volgens deze criteria: Identificatie  Totstandkoming en duur Uren en beloning Organisatorische indeling Uw actie Controleer vanaf deze release bij nieuwe indiensttredingen, de nieuwe verplichte velden: Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst. Indien van toepassing kunt u de defaultwaarde aanpassen. Voor meer uitleg over de hoge en lage WW-premie, zie de betreffende paragrafen in het volgende onderwerp Wet Arbeidsmarkt in Balans. Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)  Met ingang van 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van kracht. Deze wet beoogt door premiedifferentiatie van de WW de werkgevers te stimuleren meer medewerkers in vaste dienst te nemen. Om de gevolgen van deze wet op de juiste manier te integreren in uw salarisverwerking, hebben we aan het scherm Arbeidscontract in Payroll Business een aantal nieuwe velden toegevoegd. We hebben deze wijzigingen al in de novemberrelease opgenomen, zodat u vooruitlopend op de nieuwe wetgeving uw processen voor het einde van het jaar kunt aanpassen. Hoge en lage WW-premie Een onderdeel van de WAB is dat de werkgever, afhankelijk van een aantal kenmerken van de arbeidsovereenkomst met de medewerker, een hoge of een lage WW-premie moet betalen. Lage WW-premie Voor het mogen toepassen van de lage WW-premie moet een arbeidsovereenkomst voldoen aan de volgende voorwaarden: Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovereenkomst Het gaat niet om een oproepovereenkomst Hoge WW-premie Als niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, geldt de hoge WW-premie.  Altijd lage WW-premie Er zijn drie uitzonderingssituaties waarbij de werkgever voor een medewerker toch de lage WW-premie mag betalen, ongeacht de hiervoorgenoemde voorwaarden: Medewerkers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL). Deze zullen wij middels een script juist vullen. Zie verdere informatie bij de acties onderaan dit onderwerp. Medewerkers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben. Medewerkers met uitkeringen werknemersverzekeringen, te weten:  uitkeringen door UWV betalingen door een eigenrisicodrager ZW WGA en werkgeversheffingen Herzien lage WW-premie Als er lage WW-premie is berekend, kan achteraf toch de premie worden herzien en gewijzigd in de hoge WW-premie. Dit geldt in de volgende situaties: Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Bij meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar AWF- en sectorpremie vervallen Met de komst van de WAB vervallen per 1 januari 2020 de AWF- en sectorpremies. Verwerking in Payroll Business Automatische berekening Hoge en Lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm Arbeidscontract. Gegevenselement Contact onbep./bep. tijd Defaultwaarde = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Oproepovereenkomst Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Lage WW-premie Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waarde hebben: Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee Hoge WW-premie In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij Altijd lage WW-premie, berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Automatische berekening lage WW-premie voor uitzonderingssituaties 1. Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Hiervoor is In het scherm Interfaces > Loonaangifte aan de lijst bij Aard arbeidsverhouding per 1 januari 2020 de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) toegevoegd. Als u deze waarde bij een medewerker vastlegt, berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de waarde die in het scherm Arbeidscontract is ingevuld bij de velden Contact onbep./bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst.  2. Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de Geboortedatum in het scherm Medewerker(s) en het payrollelement Verloonde uren bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie.  3. Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de Grondslag Looncomponenten AWF laag wordt voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie berekend. Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek AWF-premie hoog worden aangeleverd. Daarom ziet u in de Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever payrollelementen voor AWF hoog staan.  Herzien lage WW-premie Medewerker > Loonheffingen Aan het scherm Loonheffingen is het veld WW herzien toegevoegd. Als hier Ja is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en wordt de hoge WW-premie berekend en in de Afrekenmatrix medewerker opgenomen in de kolom AWF herz. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Voor de volgende uitzonderingssituaties zal Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uitvoeren - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar In de loop van 2020 komt een rapport beschikbaar waarmee u kunt nagaan welke medewerkers aan het eind van het kalenderjaar meer dan 30% verloonde uren ten opzichte van de contracturen hebben. Uw actie Direct na de novemberrelease starten we een proces om het veld Oproepovereenkomst in te vullen en bij het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) in te vullen, indien van toepassing. Dit proces kan een aantal dagen duren. Het kan dus zijn dat de waardes nog niet kloppen. Via onze berichtgeving op de Portal houden we u op de hoogte van de status van dit proces. Na het afronden van het proces, adviseren wij u om de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren. Het veld Oproepovereenkomst en de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) bij het veld Aard arbeidsverhouding zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Om ervoor te zorgen dat al uw processen en de loonaangifte in januari goed verlopen moet u het volgende doen: Controleren en eventueel corrigeren van de velden Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepcontract. Deze hebben direct invloed op de premieberekening. Overige systemen en processen waar u de mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service. Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode worden in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toegevoegd: AWF laag, AWF hoog en AWF herzien. Deze kolommen moet u opnemen in uw journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module Journalisering kunt u de kolommen al toevoegen voor 2020. Grondslagen vullen voor de uitzonderlijke situaties zoals in de paragraaf hierboven beschreven. In de komende releases zullen wij de rapportages die betrekking hebben op dit onderwerp ook aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen via de release notes. Splitsing wettelijk en bovenwettelijk verlof voor arbeidsvoorwaarde Verlof opbouwmethode per 30-12-2019 of 1-1-2020 Waarom  Om te voldoen aan de wet- en regelgeving, wordt de arbeidsvoorwaarde verlof-opbouwmethode gesplitst in wettelijk en bovenwettelijk verlof per 30 december 2019 (4 weken verloning) of 1 januari 2020 (maandverloning) .  Hoe Splitsing verlof  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode  U kunt het verlof op twee manieren splitsen: Via een verlofopbouwpercentage  Via een vast verlofrecht (verlof) Als zowel verlofopbouwpercentage als verlofrecht (verlof) een waarde bevatten, heeft verlofopbouwpercentage voorrang.  Voorbeeld verlofopbouwpercentage Verlofopbouwpercentage: 10% Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk opbouwpercentage 4/52 = 7,692308% Bovenwettelijk opbouwpercentage = 10 - 7,692308 =2,307692% Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 * (7,692308/100) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 *(2,307692/100) =4,25 uur   Voorbeeld verlofrecht per jaar Verlofrecht per jaar: 192 Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk verlofrecht per jaar: 4*40 uur = 160 uur Bovenwettelijk verlofrecht per jaar  = 192-160 = 32 uur Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (160/12) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (32/12) =2,83 uur Vervaltermijnen Voor zowel wettelijk- als bovenwettelijk verlof kunt u vervaltermijnen instellen.  Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien beginperiode verlof is 01: Maandverloning:  Periode 07 4 weken verloning: Periode 08 Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien verlof beginperiode verlof 04: Maandverloning:  Periode 10 4 weken verloning: Periode 11 Afhankelijk van de vervaltermijn, wordt bij de jaarovergang het verlof overgeboekt naar een potje voor een volgende termijn of op 0 gesteld. Als een medewerker verlof opneemt, wordt het verlof dat als eerste vervalt als eerste afgeboekt. Uw actie  Vervaltermijnen instellen Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Leg op klant, bedrijfs- of medewerkerniveau de vervaltermijn voor wettelijk- of bovenwettelijk verlof vast. Bij Vervaltermijn wettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 0,5 jaar, 1 jaar, 5 jaar of geen. Bij Vervaltermijn bovenwettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 5 jaar of geen. Het gaat hierbij om vervaltermijnen na het jaar dat het verlof is opgebouwd. Conversie Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarde > Verlof - Opbouwmethode  Voor de conversie zijn per 1 januari 2020 aan de schermen voor Verlof - Opbouwmethode nieuwe velden toegevoegd. U moet dan bij de jaarovergang de resterende velofrechten overzetten naar deze nieuwe velden. Dit kunt u op drie manieren doen: Als u geen splitsing in wettelijk- en bovenwettelijk verlof heeft gemaakt, kunt u op klant- of bedrijfsniveau aangeven dat het verlofsaldo van de oude regeling automatisch wordt overgezet naar het nieuwe veld. Dit doet u door in het veld Automatisch vullen verlofsaldo (oude regeling) te kiezen voor Ja. Als u wel een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof, maar niet per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof vastleggen in de velden: Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Als u een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof per jaar vastleggen in de volgende velden: Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Verlof op salarisstrook Omdat door het splitsen van verlof heel veel payrollelementen zijn, hebben we voor de salarisstrook twee elementen aangemaakt: Totaal wettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo wettelijk Totaal bovenwettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar ou Verlofsaldo bovenwettelijk Meldingen Mijn Rapporten en Salarisverwerking gereed Waarom  Om u de gelegenheid te geven verder te werken totdat de salarisverwerking is afgerond of een rapport klaar staat in Mijn Rapporten, ontvangt u nu een melding om u te laten weten dat de salarisverwerking gereed is of dat u het rapport kunt ophalen. Het verzoek voor deze functionaliteit is afkomstig van het wensenportaal, waar gevraagd werd om een melding zodra de Verloning gereed is. Hoe Balk linksonder in het scherm > rechter icoon Meldingen Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Meldingen toegevoegd.  Klik op het icoon Meldingen om de lijst met meldingen te openen. U ziet dan de meldingen van Salarisverwerkingen die gereed zijn en van rapporten die klaar staan in Mijn rapporten. Voor de salarisverwerking ziet u informatie over het bedrijf, de soort verwerking en de periode van de verwerking en wanneer deze is afgerond. De verwerkingsmelding bevat geen hyperlink, omdat u na de salarisverwerking doorgaans naar verschillende functies in het menu navigeert. Voor rapporten ziet u om welk rapport het gaat, het formaat en wanneer het rapport is aangemaakt. Klikt u op een rapportmelding, dan gaat u meteen naar Mijn rapporten.  De rapportmelding is voorzien van deze hyperlink, omdat u een rapport altijd ophaalt uit Mijn rapporten. Uw actie  Er is geen actie nodig. Bedrijfskeuzemenu aanpassen Waarom Via het Ideeënportaal is diverse keren gevraagd om het mogelijk te maken de volgorde van de bedrijven in het bedrijfskeuzemenu links bovenin het scherm aan te passen. Daarnaast zou het handig zijn, als niet alle bedrijven zichtbaar zijn in de lijst. Vanaf deze release kan een gebruiker daarom zelf regelen welke bedrijven in de lijst worden getoond en in welke volgorde.  Hoe Balk linksonder in het scherm > icoon Bedrijfskeuzemenu configureren Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Bedrijfskeuzemenu configureren toegevoegd.  Klik op dit icoon om het scherm Bedrijfskeuzemenu configureren te openen. Wijzig de volgorde van de bedrijven door deze naar de gewenste plek te slepen. Sleep bedrijven die u niet in de lijst met bedrijven wilt zien naar het rechter vak. Met de knop Herstellen kunt u de complete lijst in de oorspronkelijke volgorde terugzetten. Zie ook de Online help, zoek op Bedrijfskeuzemenu. Uw actie Als u het bedrijfskeuzemenu wilt wijzigen, volg dan de stappen zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) - velden voor Afwijkende premie- en ophogingspercentages toegevoegd Waarom Als u wilt afwijken van het premiepercentage werknemer en werkgever of van het ophogingspercentage dat in de referentietabel staat, moet u voor de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) een nieuwe variant aan de referentietabel toevoegen met de afwijkende premiepercentages of het ophogingspercentage. Hierdoor kunnen er in de referentietabel veel varianten voorkomen. Voor de eigen regeling varianten van de pensioenregelingen zijn er in de bedrijfs- en medewerkerschermen velden aanwezig waarmee u het afwijkende premiepercentage werknemer, het afwijkende premiepercentage werkgever en het afwijkende ophogingspercentage kunt vastleggen.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Pensioen/fonds eigen regeling (vaste grondslag) Vanaf release 2019-11 zijn er aan de medewerkersschermen van de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) per peildatum 2020-01 de volgende velden toegevoegd waarmee u de afwijkende premie- en ophogingspercentages kunt vastleggen.  Afw. premiepercentage wn - eigen (Pens.) Afw. premiepercentage wg - eigen (Pens.) Afw. Ophogingspercentage overig - eigen (Pens.) Als u het ophogingspercentage of premiepercentage in de referentietabel voor een medewerker wilt uitsluiten, kunt u dit alleen doen door toch een variant van de referentietabel aan te maken. Het is niet mogelijk hiervoor als afwijkend percentage de nul procent vast te leggen, omdat alleen afwijkende percentages groter dan nul geldige waardes zijn.  Uw actie Vanaf peildatum 2020-01 kunt u deze drie velden gebruiken.  Codes getoond in selectieschermen en keuzelijsten scherm Arbeidscontract Waarom Om de gebruiker te ondersteunen bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of een zoekfunctie   in het scherm Arbeidscontract, wordt in de velden van dit scherm achter de omschrijving van de gekozen waarde nu de bijbehorende code tussen haakjes getoond.  Als de waardes waaruit u kunt kiezen, veel op elkaar lijken, helpt de toevoeging van de code om deze van elkaar te onderscheiden. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Klikt u in een veld waarvoor u de waarde uit een lijst moet kiezen, dan ziet u in deze lijst achter de omschrijving de bijbehorende code tussen haakjes. Opent u een selectiescherm van een veld via het icoon  , dan ziet u bij het openen van het zoekscherm dat naast de kolom Omschrijving, de kolom Waarde met de bijbehorende code is toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. Uniforme Pensioen Aangifte 2020 - Soort verlof uitgebreid Waarom Vanaf 2020 moet er in de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) ook de verlofsoort Studieverlof worden doorgegeven. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Met ingang van 1-1-2020 kunt u de verlofsoort Studieverlof inrichten. Dit doet u door via de grondslag UPA - Uren Studieverlof de uren te koppelen die voor deze verlofsoort gelden. Na de berekening wordt het payrollelement UPA - Verlof Uren (Studieverlof) gevuld met de uren en het payrollelement UPA - Verlof (Studieverlof) met de code STV. Deze gegevens worden in het UPA-bestand aangeleverd. Uw actie Vanaf 1-1-2020 kunt u de grondslag UPA - Uren Studieverlof inrichten voor de correcte doorgifte in het UPA-bestand. Opgeloste meldingen  APG 4-weken bedrijf fout indien in dienst 31-12-2018 of uit dienst 1-1-2019 (change 1516397) Melding Als een medewerker in dienst getreden was op 31 december 2018 bij een 4-weken bedrijf, dan verwachtte APG nog een aangifte over periode 13-2018. Dit was echter niet mogelijk. Oplossing Op 26 september 2019 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd. Hierdoor wordt er na de eerstvolgende salarisverwerking bij het aanmaken van de APG-aangifte een tweede bestand aangemaakt voor het oude jaar waarin de betreffende medewerker wordt aangeleverd. Uw actie Als deze situatie in uw bedrijf voorkwam, kunt u de APG-aangifte over periode 13-2018 nu meesturen met de reguliere aangifte. Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) - afwijkende contracturen (change 1542461) Melding Voor het pensioenfonds voor de Horeca wordt voor de premieberekening uitgegaan van maximale (norm)uren van 1976 uur per jaar. Was het aantal bedrijfsuren meer dan 38 uur, dan  van de berekening van de premie ten op zichte van de berekening door het pensioenfonds niet correct in Payroll Business. Oplossing Met ingang van 1-1-2019 is de arbeidsvoorwaarde Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) aangepast.  CAO services heeft nu de mogelijkheid om in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (variabel) de nieuwe kolom 19 CAO uren te vullen met de normuren op jaarbasis (gebaseerd op 260 dagen).  De CAO-uren werken alleen als: bij kolom 11 Soort dagen de waarde 3 Dagen niet van toepassing is ingevuld en bij kolom 12 Franchise-factor de waarde 1 Verloonde uren is ingevuld. In de berekening worden dan de verloonde uren getoetst aan de CAO (norm) uren in plaats van aan de bedrijfsuren. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - Pensioen niet in berekening Loonheffing (change 1712354 )  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  In de Proforma berekening werd er voor de Arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) geen rekening gehouden met de aftrek alle heffingen (pensioenpremie) voor tabel. Hierdoor werd het loon voor de loonheffing niet verminderd met de pensioenpremie en werd er te veel loonheffing berekend.  Oplossing  Het bedrag in de arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) wordt nu bij de Proforma berekening wel afgetrokken van het loon voor de loonheffing waardoor het berekende totaalbedrag aan loonheffing juist is. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - bedragen werkgeversverklaring onjuist bij 4-weken verloning (change 1472357)  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  De werkgeversverklaring bij vierweken bedrijven gaf bij het gebruik van dagmutaties verkeerde resultaten.   Oplossing  Bij vierwekenverloning gebruikt Proforma nu het juiste tijdvak en worden alle dagmutaties binnen dat tijdvak opgepakt en berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanmaken consolidatiedefinitie met bepaalde begindatum gaf foutmelding (change 1027991)  Melding Als er een consolidatiedefinitie werd aangemaakt die een eerdere datum had dan de datum waarop de boekingsgroep was aangemaakt, verscheen er bij het koppelen onterecht een foutmelding. Oplossing We hebben de controle van de datumvelden verwijderd, zodat het inrichten van de consolidatiedefinitie, ongeacht de datum, kan plaatsvinden. Uw actie Er is geen actie nodig. APG SPW FLOW in dienst (Woondiensten) Waarom Medewerker > Interfaces > Periodieke interface APG (SPW) Als een werknemer nieuw in dienst kwam, werd in het scherm Periodieke interface APG (SPW) het veld Datum aanvang opleidingsfonds niet automatisch ingevuld. Voor een correcte APG-aangifte moest u het veld dan handmatig invullen. Hoe Met ingang van 1-11-2019 is dit opgelost en wordt de Datum aanvang opleidingsfonds weer automatisch ingevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 10/25/2019

Mededelingen Status inkomstenverhouding transitievergoeding We gaan het mogelijk maken dat de inkomstenverhouding voor transitievergoeding automatisch wordt aangemaakt. De verwachting is dat we het eerste kwartaal van 2020 nog nodig hebben om deze oplossing te realiseren. Tot die tijd moet u een tweede personeelsnummer aanmaken als u een transitievergoeding uitbetaalt. Zodra we een oplossing kunnen tonen, zullen we een webinar organiseren. We werken ook aan het geautomatiseerd bepalen van een overschrijfbaar bedrag voor de transitievergoeding. Dit gaan we gelijktijdig met de inkomstenverhouding voor transitievergoeding opleveren.  In juli hebben we met een aantal klanten een zeer goede workshop gehad over de inkomstenverhouding. Hieruit is de volgende lijst gekomen met Inkomstenverhoudingsituaties die we gaan realiseren nadat de transitievergoeding gereed is.  Nr IKV-situatie 1 Stagiair naar werknemer 2 Salaris en uitkering 3 Detachering naar buitenland 4 Opnieuw in dienst 5 AOW'er werkt door 6 Stagiair en werknemer 7 Levensloop 8 Uitbetalingen (groen) na einde dienstverband 9 Salary split Uren naar het nieuwe jaar verschuiven Met ingang van 1 januari 2020 gaan we er voor zorgen dat bij een mutatie met terugwerkende kracht, naast het geld ook de uren naar het nieuwe fiscale jaar verschuiven als het systeem in nabetalingsmodus staat. Indien van toepassing, moet u uw processen naar aanleiding hiervan aanpassen.  PDF in Google Chrome Google Chrome heeft onlangs aanpassingen gedaan voor onder meer het ophalen en openen van PDF-bestanden. Hierdoor kan het zijn dat functionaliteiten in Payroll Business voor het ophalen en openen van PDF-bestanden anders werken dan u gewend bent. Zo maakt Google Chrome onder andere bij de Salarisstrook-viewer direct een bestand aan onderin uw Chrome-internetpagina terwijl u voorheen de de PDF zelf bewust moest downloaden. De instellingen hiervoor kunt u als gebruiker zelf aanpassen. Wij verwijzen u hiervoor graag naar de instellingen van Google Chrome. Nieuw Verwerkingseenheden importeren Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren Waarom BIj de implementatie van nieuwe klanten wordt vaak het Raet basisdocument gebruikt. Dit is een bestand in excel-formaat, waarmee u bedrijven, bedrijf-CAO's, medewerkers en contracten collectief kunt importeren of wijzigen. Het was daarbij nog niet mogelijk om verwerkingseenheden te importeren. Hoe Administratiebeheer > Beheer  > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Door in de Excel-sheet de juiste sleutelvelden op te nemen, kunt u nu ook de gegevens van verwerkingseenheden importeren. De indeling is dan: Kolom 1: klantcode (gegevenselement 80) Kolom 2: bedrijfscode (18) Kolom 3: verwerkingseenheid code (68) Kolom 4: ingangsdatum (geen gegevenselement van toepassing) Kolom 5: naam van de verwerkingseenheid (69) Kolom 6 en verder: bedrijfsuren (10001500) en/of andere eigenschappen van de verwerkingseenheid Voorbeeld: Uw actie Als u grote aantallen verwerkingseenheden wilt toevoegen of wijzigen: Zet alle gewenste verwerkingseenheden in een Raet basisdocument Let daarbij op de juiste ingangsdatum Log in op administratieniveau Verwerk het document via Beheer > Externe mutaties  Wilt u meer uitleg over het Raet basisdocument? Kijk dan in de online help bij Externe mutaties > Raet basisdocument. Auto van de zaak - Referentietabel aangepast en percentages bijtelling 2020 beschikbaar Waarom De (voorlopige) percentages bijtelling voor de auto van de zaak vanaf 2020 zijn opgenomen in de referentietabel Fiscale Bijtelling Auto vd Zaak. De omschrijvingen van de categorieën beginnen met het percentage dat voor het jaar van toepassing is; deze zijn ook per 1 januari 2020 aangepast. In de (voorlopige) plannen van de overheid wordt het maximale bedrag waarover het reductietarief mag worden toegepast, afhankelijk van de datum eerste toelating. Daarom is dit bedrag vanaf 2020 als kolom in de referentietabel opgenomen. Deze nieuwe kolom vervangt het veld Maximale cataloguswaarde lage bijtelling in het bedrijfsscherm Auto van de zaak. De ingangsdatum van deze wijzigingen is 1 januari 2020. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak  In het medewerkerscherm Auto van de zaak ziet u in de keuzelijst van het veld Auto categorie per ingangsdatum 1-1-2020 de percentages die vanaf die datum gelden. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Het veld Maximale cataloguswaarde lage bijtelling is per 1 januari 2020 van het bedrijfsscherm Auto van de zaak verwijderd. Uw actie Er is geen actie nodig. Het toevoegen van nieuwe auto's van de zaak is niet gewijzigd. Vanaf januari 2020 wordt voor deze auto's het nieuwe bijtellingspercentage toegepast. Fiets van de zaak  Waarom Om de nieuwe belastingregels voor de fiets van de zaak te ondersteunen, is de arbeidsvoorwaarde Fiets van de zaak vooruitlopend op het bekrachtigen van de wetgeving 2020, al in Payroll Business opgenomen.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Fiets van de zaak Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Fiets van de zaak  De arbeidsvoorwaardeschermen Fiets van de zaak, zijn beschikbaar vanaf de ingangsdatum 1-1-2020. Uw actie Als u de arbeidsvoorwaarde wilt gebruiken, kunt u deze alvast toevoegen aan het arbeidsvoorwaardencluster via Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters.  Nieuwe referentietabel Reiskosten declaratie staffel Waarom Als in uw bedrijf vanaf een bepaald aantal gedeclareerde kilometers een andere vergoeding gold, kon u dit inrichten via meerdere reiskostendeclaraties. U moest echter zelf in de gaten te houden wanneer de nieuwe vergoeding inging en de gedeclareerde kilometers moest u registreren via een ander dagelement (bijvoorbeeld van Kilometers declaratie 1 naar Kilometers declaratie 2). Daarom hebben wij vanaf deze release een nieuwe referentietabel Reiskosten declaratie staffel in Payroll Business opgenomen. Hiermee kunt u reiskostendeclaraties inrichten, waarbij automatisch rekening wordt gehouden vanaf welk aantal kilometers welke vergoeding geldt Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen > Reiskosten declaratie staffel In de release van 2019-10 is er met ingang van 1-1-2020 aan de lijst met referentietabellen de referentietabel Reiskosten declaratie staffel toegevoegd. Door deze referentietabel te gebruiken, kunt u de reiskostendeclaratie zo inrichten dat er vanaf een bepaald aantal kilometers automatisch wordt overgegaan op een andere vergoeding per kilometer. De referentietabel bestaat uit de volgende kolommen: Reisafstand declaratie vanaf (in meters) Variant reiskosten declaratie staffel Reisafstand declaratie vanaf (in meters) Vergoeding per kilometer Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Aan de arbeidsvoorwaardeschermen Reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd. Declaratie zakelijke km o.b.v. staffeltabel Werkkosten toepassen decl zak. km o.b.v. staffel In de arbeidsvoorwaarde Reiskosten moet u bij het veld Declaratie zakelijke km o.b.v. staffeltabel kiezen voor Ja en de kilometers moet u opgeven via het dagelement Kilometers declaratie o.b.v. staffel - Reiskosten declaratie telling. Uw actie Als u de nieuwe referentietabel wilt gebruiken, kunt u deze inrichten vanaf 1-1-2020. Informatie vindt u in de online help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Reiskosten > Declaraties reiskosten. Gewijzigd en verbeterd Volgorde iconen uniform gemaakt Waarom De volgorde van de iconen rechts bovenaan de schermen Medewerker(s) en Arbeidscontract was niet consistent. Bovendien ontbrak in het scherm Arbeidscontract de tooltip bij het icoon Uitgebreid zoeken.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Contract > Arbeidscontract In deze release is de volgorde van de iconen in beide schermen, nadat u een medewerker geselecteerd hebt, consistent gemaakt en wordt de hievoor genoemde tooltip getoond. Uw actie Er is geen actie nodig, Gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only aangepast Waarom In de mei release van 2019 hebben we standaard gebruikersprofielen gewijzigd naar een nieuwe menu-indeling. Voor het standaard gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only was dit nog niet gebeurd. Bovendien is de naam van ons product niet meer HR Easy maar HR Core. Hoe We hebben de naam van het gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only gewijzigd in HR Core Salarisadministratie only en de nieuwe standaard menu-indeling hierop toegepast. Uw actie Er is geen actie nodig. Verkeerde CAO-code in Loonaangifte (change 1340681) Waarom Als de CAO-code bij een medewerker was gewijzigd, werd ten onrechte de vorige CAO-code in de Loonaangifte opgenomen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract De programmatuur is aangepast, zodat nu na het wijzigen van de CAO-code, in de Loonaangifte de juiste CAO-code wordt doorgegeven, Uw actie Er is geen actie nodig. Arbeidsvoorwaarde Loonbeslag uitgebreid Waarom Met ingang van 1-10-2019 is het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Loonbeslag als volgt uitgebreid.  Aan de huidige velden Loonbeslag (1 t/m 4) zijn de velden Saldo loonbeslag (1 t/m 4) toegevoegd. Deze velden worden na een salarisverwerking gevuld met de waarde van het payrollelement Saldo (Loonbeslag (1 t/m 4). Als de schuld is afgelost, is dit veld leeg. Een periode later worden de overige velden leeggemaakt. Daarnaast zijn aan het scherm de volgende velden toegevoegd: Bewindvoerder (Loonbeslag) Loonbeslag (5 t/m 10) nummer Loonbeslag (5 t/m 10) omschrijving Loonbeslag (5 t/m 10) saldo  Deze velden zijn voor administratieve doeleinden, via deze velden vindt er geen berekening plaats in de Payroll Business. Uw actie U kunt deze velden nu gebruiken voor administratieve doeleinden. Journalisering - Rapport Overzicht Boekingsgroep vernieuwd Waarom Bij het openen in Excel was het bestaande rapport Overzicht boekingsgroep onduidelijk. De kolommen kwamen niet netjes in Excel en u moest veel handelingen verrichten om het rapport leesbaar te maken. Ook waren in het rapport niet alle tabbladen van de boekingsdefinities en boekingsregels opgenomen. Daarom hebben we het rapport vernieuwd. Hoe Journalisering > Rapporten > Journalisering > Overzicht boekingsgroep Vanaf deze release hebben we het rapport uitgebreid met alle tabbladen vanuit de boekingsdefinities en boekingsregels. U kunt zelf selecteren welke tabbladen u in het rapport wilt opnemen. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Resultaat Aanvraag jaaropgaven niet in scherm getoond (change 1684023) Beheer  > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Melding Na de release van juni werd het overzichtsscherm Aanvraag jaaropgaven niet ververst nadat jaaropgaven werden aangevraagd. Oplossing Vanaf deze release wordt het scherm Aanvraag jaaropgaven wel ververst als u een aanvraag heeft uitgevoerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Reiskosten belast vast (change 762265) Melding Als het aantal kilometers in de loop van de periode was gewijzigd, werd soms onterecht een belaste vergoeding van 1 cent uitgekeerd. Oplossing Dit is opgelost met ingang van 1-1-2020. Uw actie Er is geen actie nodig. Fout in presentatie bijtelling auto van de zaak op loonstrook (change 1662106) Melding De fiscale bijtelling voor de auto van de zaak werd berekend als er geen categorie was opgegeven, maar wel een cataloguswaarde. Bij een vervolgverwerking kon dit leiden tot het herberekenen van de fiscale bijtelling voor de auto van de zaak. Oplossing Dit is aangepast met ingang van 01-09-2019. Vanaf deze datum geldt dat de fiscale bijtelling alleen wordt berekend als zowel de cataloguswaarde als de categorie zijn ingevuld. Verder zijn de voorwaarden voor het berekenen van de fiscale bijtelling gelijk gebleven.  Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 september 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW niet berekend als alle verzekeringsvelden op Nee staan (change 1583887) Melding  Medewerker (expat) is niet verzekerd voor de sociale verzekeringswetten, maar rechtstreeks verzekerd bij het UWV. De medewerker is echter wel verzekerd voor de Private Aanvulling WW & WGA (PAWW). Als er geen SV-loon was, werd er geen premie PAWW berekend. Was er SV-loon, dan werd de PAWW-premie wel berekend. Oplossing Dit is opgelost met de release van september 2019. Vanaf de september release wordt er altijd PAWW-premie berekend. Als u volgens uw CAO voor sommige medewerkers geen PAWW-premie hoeft af te dragen, zoals voor Stagiairs, kunt u de berekening voor deze medewerkers uitzetten. Dit doet u door in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW te kiezen voor Ja. Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 januari 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de PAWW en/of 30% regeling resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Zorg ervoor dat bij medewerkers voor wie u geen PAWW-premie wilt laten berekenen, in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW de waarde Ja is ingevuld. Pensioengrondslag vaste toeslag en Looncomponent werken gelijk (change 531323) Melding Als er een berekening plaatsvindt voor een parttime medewerker die is gekoppeld aan de Grondslag Vaste toeslag (Pens), is de uitkomst gelijk aan de berekening die plaatsvindt als deze looncomponent is gekoppeld aan de Grondslag Looncomponent (Pens). De verwachting was echter dat de pensioenpremie niet gelijk zou zijn, omdat bij de ene grondslag het opgegeven bedrag naar rato moet worden berekend naar fulltime en bij de andere grondslag niet. Oplossing Bij het analyseren van deze change is vastgesteld dat de berekening van de grondslag wg/wn correct wordt uitgevoerd.  Toelichting De mee te nemen betalingen aan de medewerker, het salaris, de grondslag looncomponenten en/of de grondslag vaste toeslagen, zijn correct verwerkt in de premiegrondslag. De berekening staat los van het omrekenen van parttime naar fulltime van de grondslag vaste toeslagen. Deze omrekening heeft alleen betrekking op het vastleggen van een administratief payrollelement, namelijk Vaste toeslag ft (Pens.). Uw actie Er is geen actie nodig. SGB foutieve Grondslag pensioenberekening schoonmaak (change 521484) Melding Er werd een loon in natura looncomponent verwerkt waarover geen SGB- en RAS-premie werd berekend. Oplossing Het bleek dat niet alle looncomponenten van het type Vaste bruto fiscale bijtelling (belasting- en premieplichtig) werden meegenomen in de berekening van de premie BPF SGB.  Dit is nu aangepast; vanaf januari 2020 worden alle looncomponenten van het type Vaste bruto fiscale bijtelling (belasting- en premieplichtig) wel meegenomen in de berekening van de premie BPF SGB. Dit betekent dat u looncomponenten van dit type die niet in deze berekening meegenomen mogen worden,  moet uitsluiten. Dit doet u door deze looncomponenten op te nemen in de grondslag Uitzonderen SGB. Wij hebben gekozen voor de datum 01-01-2020 om te voorkomen dat u eventuele correcties in het verleden ongedaan moet maken. Uw actie Als u looncomponenten wilt uitzonderen van de premieberekening BPF SGB, moet u deze opnemen in de grondslag Uitzonderen SGB. Onjuiste datum uitdienst in datafeed (change 1535162) Melding Enige tijd geleden was er een fout onstaan, waardoor het in sommige situaties kon voorkomen dat een medewerker voor de datum in dienst een datum uit dienst had staan. Dit is reeds in HR Core Business en Payroll Business opgelost. Echter in de datafeed werd deze uitdienstregel nog steeds getoond.   Oplossing Dit is reeds opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. Eindejaarsuitkering geeft 0,01 op de loonstrook (change 641777) Melding Op de loonstrook en in diverse rapportages is bij veel medewerkers als eindejaarsuitkering 0,01 vermeld, terwijl hier geen bedrag werd verwacht, omdat de eindejaarsuitkering in de voorgaande periode in zijn geheel was uitbetaald.  Oplossing Bij de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling is het mogelijk deze vóór de eindperiode uit te betalen. Het bedrag dat dan wordt uitgekeerd bestaat uit de Opgebouwde gratificatie/winstdeling en de extrapolatie daarvan tot de eindperiode. In de eindperiode vindt automatisch een controle plaats of het (eerder) uitgekeerde bedrag nog correct is. Hierbij kan er door afrondingsverschillen een verschil ontstaan van één of twee cent en dit verschil wordt dan in de eindperiode ingehouden of extra uitgekeerd. Wij hebben de programmatuur aangepast zodat de kans dat in de eindperiode een verschil van één of twee cent ontstaat, veel kleiner is geworden. Deze wijziging gaat in per 1 november 2019. Uw actie Er is geen actie nodig. Eenmalige uitkering bij uitdiensttreding soms onterecht gecorrigeerd (change 964206) Melding Een eenmalige uitkering die in de periode vóór uit dienst is uitgekeerd, werd in de periode van uit dienst onterecht gecorrigeerd. Oplossing De arbeidsvoorwaarde Eenmalige uitkering is aangepast, zodat deze uitkering wordt uitgekeerd als de medewerker op de peildatum in dienst is. Dit geldt voor beide varianten: bedrag en percentage. Let op: als een medewerker uit dienst is op de eerste van de betaalperiode waarin deze uitkering wordt uitbetaald, maar op de peildatum wel in dienst is, dan wordt de eenmalige uitkering uitbetaald. U kunt dit voorkomen door de uitkering te blokkeren via het medewerkerscherm of de arbeidsvoorwaarde bij de medewerker te verwijderen. Deze wijziging gaat in per 1 januari 2020. Uw actie Als u niet wilt dat een eenmalige uitkering in de hiervoor genoemde situatie wordt uitbetaald, kunt u deze blokkeren of de arbeidsvoorwaarde bij de medewerker verwijderen.  Publishing Date : 9/19/2019

Mededelingen  Vooraankondiging - Verlof Opbouwmethode per 1 januari 2020 gesplitst in wettelijk- en bovenwettelijk verlof Om te voldoen aan de wet, wordt met ingang van 1 januari 2020 het verlof in de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode gesplitst in wettelijk- en bovenwettelijk verlof. Hiervoor gaan we per 1 januari 2020 nieuwe gegevenselementen (velden) toevoegen aan de schermen voor Verlof - Opbouwmethode. U moet dan bij de jaarovergang de resterende velofrechten overzetten naar deze nieuwe gegevenselementen. Dit kunt u op drie manieren doen: Als u geen splitsing in wettelijk- en bovenwettelijk verlof heeft gemaakt, kunt u op klant- of bedrijfsniveau aangeven dat het verlofsaldo van de oude regeling automatisch het nieuwe gegevenselement moet vullen. Als u wel een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof, maar niet per jaar, kunt u op medewerkerniveau in twee gegevenselementen het wettelijke- en bovenwettelijke verlof vastleggen. Als u een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof per jaar, kunt u op medewerkerniveau in meerdere gegevenselementen het wettelijke- en bovenwettelijke verlof per jaar vastleggen. We zullen u hierover te zijner tijd via de release notes verder informeren.  AOW-gerechtigden voor 2020 op basis van AOW-leeftijd Pensioenakkoord Waarom  Vooruitopend op de daadwerkelijke aanpassingen in HR Core Business en Payroll Business, kunt u met deze instructie alvast berekenen welke medewerkers in 2020 de AOW-leeftijd van 66 jaar en 4 maanden bereiken. Hoe Rapporten > Controle > Ad-Hoc rapportage Open het scherm Ad-hoc rapportage en voeg het element Geboortedatum toe aan uw Ad-hoc rapportage in excel. Ga naar Mijn Rapporten en open het excelbestand van het ad-hoc rapport. In het excelbestand filtert u op geboortedatums tussen 1 september 1953 en 31 augustus 1954.  Dit zijn de medewerkers die in 2020 de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken. In cel D2 staat de leeftijd. Zet in de cellen in kolom E het aantal maanden.  Dit is voor 66 jaar en 4 maanden: 796 maanden.  Met de volgende formule in excel kunt u de AOW-gerechtigde leeftijd berekenen: ZELFDE.DAG(D2;E2). Met de vulgreep (fill handle) voor het automatisch vullen van cellen in Excel kunt u vervolgens de functie ook voor de onderliggende cellen gebruiken. Voor het zien van de juiste datums, kunt u kolom E selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop het formaat van de cellen wijzigen naar het juiste datumtype voor de locatie.  Let op: als u een Engelse excelversie gebruikt, wordt de formule: EDATE(D2;E2). Gewijzigd en verbeterd Rapporten Afrekenmatrix en Looncomponenten uitvoer Waarom In diverse rapporten over de salarisverwerking moet u een specifieke salarisverwerking kiezen. Bij een aanvullende verwerking gaat de rapportage dan over zowel de normale verwerking als de aanvullende verwerking. Dit kwam niet duidelijk tot uiting in het scherm waarin u de verwerking kiest.  Hoe Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix medewerker / Afrekenmatrix werkgever / Afrekenmatrix per periode / Looncomponenten uitvoer In het scherm waarin u het rapport opvraagt, is aan de omschrijving van het veld waar u de salarisverwerking kiest de aanduiding t/m toegevoegd. Dit om duidelijk te maken dat het rapport gaat over alle berekeningen vanaf de eerste verwerking voor de betreffende periode tot en met de verwerking die u kiest.  Uw actie Er is geen actie nodig. Inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen Waarom Sommige pensioenregelingen schrijven voor dat de inhouding van de PAWW de grondslag van de variabele pensioenen moet verlagen. In release 2019-07 is aan het scherm Stichting PAWW  al het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. toegevoegd. Is hier Ja ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie de grondslag voor de variabele pensioenen. In deze release hebben wij ook de rekenregels aangepast met ingang van 01-01-2020. Dit is anders dan eerder gecommuniceerd.   Hoe Instellingen > Berekeningen > Stichting PAWW Als bij het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie vanaf 01-01-2020 de grondslag voor de variabele pensioenen. Uw actie Als u gebruik wilt maken van deze functionaliteit, kunt u bij het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. alvast de waarde Ja vastleggen. Normuren per week nu naar UPA met twee decimalen Waarom Voor de normuren per week die werden doorgegeven in de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA), werden de decimalen afgekapt naar nul. Bijvoorbeeld 36,50 uur werd in het bestand doorgegeven met de waarde 36,00. Dit veroorzaakte onterechte meldingen bij de terugkoppeling van het pensioenfonds. Hoe Met ingang van 1-1-2019 is dit aangepast, zodat het aantal uren nu correct wordt doorgegeven met twee decimalen. Uw actie Er is geen actie nodig. Formaat zoekpaneel bedrijven automatisch aangepast Waarom Het zoekpaneel voor bedrijven dat zich linksboven in de applicatie bevindt, had altijd een vast formaat. Hierdoor moesten klanten met veel bedrijven, vaak herhaaldelijk scrollen. Daarom is vanaf deze release het formaat van het zoekpaneel aangepast aan het aantal bedrijven.  Hoe Als u nu op het zoekpaneel klikt om een bedrijf te zoeken, ziet u dat het formaat wordt aangepast aan het aantal bedrijven. Het formaat is op een maximum gesteld, wat bij een gemiddeld beeldscherm ongeveer overeenkomt met 29 bedrijven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Namen opties Berekeningsmethode pensioen aangepast Waarom Voor het ondersteunen van WIA-premies op basis van maanden voor AOW-leeftijd, is er een nieuwe referentietabel toegevoegd voor de Berekeningsmethode (pensioen). In de bedrijfsschermen voor het vastleggen van de pensioenen kon u bij het veld Berekeningsmethode (pensioen) kiezen uit de volgende opties:  In maanden voor AOW leeftijd Standaard (leeftijd in jaren) Omdat de naamgeving van deze opties in de praktijk soms verwarrend was, hebben wij deze aangepast.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen (alle varianten) De namen van de opties van het veld Berekeningsmethode (pensioen) zijn als volgt aangepast: Nieuwe naamgeving Referentietabel maanden voor AOW Standaard Op deze manier is het duidelijker wanneer u kiest voor het toepassen van de referentietabel Maanden voor AOW. Uw actie Er is geen actie nodig.   Journalisering - kolom Actief toegevoegd aan overzichtsscherm Boekingsregel Waarom Boekingsgroep > Boekingsdefinitie In het scherm waarin u een boekingsdefinitie vastlegt, is de optie Actief aanwezig. Staat hier een vinkje, dan staat in het overzichtsscherm van de boekingsdefinities in de kolom Actief bij de betreffende definitie Ja. Staat er geen vinkje bij Actief, dan staat hier Nee. Om de relatie aan te geven tussen de boekingsgroep en de aangemaakte boekingsregels is deze kolom ter informatie toegevoegd aan het scherm Boekingsregel. Hoe Boekingsgroep > Boekingsregel Aan het overzichtsscherm met boekingsregels is de kolom Actief toegevoegd. Hierin kunt u zien of de boekingsdefinitie waarin de boekingsregel is opgenomen wel (Ja) of niet (Nee) actief is. Uw actie Er is geen actie nodig. Loondoorbetaling bij Ziekte - aantal velden voor vastleggen Doorbetalingspercentage uitgebreid Waarom Via het ideeënportaal hebben klanten aangegeven in de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) dat zij alle opties voor het vastleggen van doorbetalingspercentages al in gebruik hadden. Hierdoor was het niet mogelijk om wachtdagen of 70% doorbetaling na 2 jaar ziek vast te leggen. Dit resulteerde in de meldingen L1614 en L1615 van de Belastingdienst, omdat deze informatie ontbrak.  Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarde> Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) In de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) is het aantal velden voor het vastleggen van doorbetalingspercentages voor ziektedagen/uren uitgebreid van 5 naar 10. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  UPA - Laatste dag deelname was nog ingevuld nadat medewerker (nogmaals) in dienst trad (change 1641674) Melding Als een ex-medewerker opnieuw in dienst trad met dezelfde medewerkercode, meldde de pensioenuitvoerder via een foutmelding dat bij het aanleveren van de nieuwe indiensttreding, de datum uit dienst nog was ingevuld. Het gegevenselement Laatste dag deelname bestond nog met de oude datum uit dienst en werd onterecht doorgegeven in de UPA-aangifte. Ook bij het veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding was onterecht nog een waarde aanwezig. Oplossing Medewerker > Medewerker > Interfaces > Periodiek interface UPA Met ingang van 1-1-2019 worden het gegevenselement Laatste dag deelname en het veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding leeggemaakt met ingang van de nieuwe indiensttreding. Let op: de situatie waarin een werknemer uit dienst treedt en opnieuw in dienst treedt in dezelfde verloningsperiode, wordt nu nog niet ondersteund. In dit geval adviseren wij u om de medewerker aan te maken met een nieuwe medewerkercode. Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW berekening aangepast bij 30% regeling en Stagiairs (change 1632817, 1583887) Melding  De PAWW-bijdrage werd berekend over het bruto loon van de medewerkers met de 30% regeling, maar niet op basis van kolom 3: Loon in geld, van de loonstaat. Daarnaast werd de bijdrage onterecht berekend voor stagiairs.  Oplossing Combinatie van PAWW en 30%-regeling is aangepast Bij gebruik van de 30%-regeling - Bruto inhouding wordt de PAWW-premie nu berekend over het belaste deel van het inkomen. Let op: de 30%-regeling wordt ook toegepast op de fiscale bijtelling voor de Auto van de zaak; aangezien deze is uitgezonderd voor de PAWW, zal er bij de combinatie van 30%-regeling, PAWW en Auto van de zaak een verschil ontstaan tussen de grondslag voor de PAWW en het bedrag Loon in geld in kolom 3 van de loonstaat. Regels voor berekenen PAWW-premie aangepast voor stagiairs Voor werknemers die niet verzekerd zijn voor de WW, niet voor de WAO/WIA en ook niet voor de ZW, werd geen PAWW-premie berekend. Het is ons duidelijk geworden dat bij sommige CAO's in dit geval wel, maar bij andere CAO's geen PAWW-premie berekend moet worden. Daarom wordt er nu altijd PAWW-premie berekend. Als u volgens uw CAO voor sommige werknemers geen PAWW-premie hoeft af te dragen, zoals Stagiairs, kunt u de berekening voor de betreffende medewerkers uitzetten. Dit doet u door in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW te kiezen voor Ja. Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 januari 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de PAWW en/of 30% regeling resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Zorg ervoor dat bij medewerkers voor wie u geen PAWW-premie wilt laten berekenen, in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW de waarde Ja is ingevuld. Publishing Date : 8/23/2019

Nieuw  Loondoorbetaling bij arbeidsongeschikheid op basis van duur dienstverband Waarom  Vanuit de CAO Schoonmaak- en glazenwassersbedrijf, wordt het percentage loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid bepaald door de duur van het dienstverband.  Hoe  Instellingen > Berekeningen > Arbeidsvoorwaardegegevens > Salaris (variabel bruto) Het doorbetalingspercentage kunt u vastleggen bij de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto). U kunt hier vanaf de ingangsdatum 1 september 2019 aangeven of de referentietabel toegepast moet worden om het doorbetalingspercentage voor de ziekte af te leiden op basis van de duur van het dienstverband. Als u handmatig een percentage vastlegt in het medewerkersscherm dan heeft dat prioriteit.  Uw actie  Voor de CAO schoonmaak- en glazenwassersbedrijf zijn de percentages voor loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid al ingericht. Als u andere percentages wilt gebruiken, kunt u de referentietabel op bedrijfsniveau inrichten. Declaratie overige privékosten auto van de zaak Waarom Het element Decl. overige privékosten (auto vd zaak) ) is één periode geldig. Hierdoor is het niet mogelijk via dit element meerdere declaraties per afrekeningsperiode in te dienen. Per 1 september 2019 is voor het declareren van overige privékosten voor de auto van de zaak een dagelement in Payroll Business opgenomen. Hiermee kunt u via het scherm Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) meerdere bedragen per periode indienen. In tegenstelling tot de andere privébijdragen, wordt dit bedrag niet uitbetaald maar in mindering gebracht op de fiscale bijtelling. Hierdoor is het niet meer nodig om alle declaraties in een periode eerst te zelf op te tellen. U kunt meerdere bedragen per periode indienen via het scherm dagvergoedingen op element  Decl. overige privékosten (auto vd zaak) - dagelem.  Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen & inhoudingen (dagvergoedingen) In het scherm Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) kunt u via het dagelement Decl overige privékosten (auto vd zaak) - dagelem elke declaratie afzonderlijk vastleggen. U kunt de declaraties zo nodig verbijzonderen. Payroll Business verrekent dit met de fiscale bijtelling. Het bedrag wordt in mindering gebracht op de fiscale bijtelling. Let er op dat de fiscale bijtelling nu negatief kan worden. De Belastingdienst staat die toe, maar op jaarbasis mag de totale fiscale bijtelling niet negatief zijn. Payroll Business controleert dit zowel per periode als op jaarbasis en corrigeert een eventuele negatieve fiscale bijtelling.   Let op: als u in een periode zowel het dagelement vastlegt als het periodeveld Decl. overige privékosten (auto van de zaak), dan rekent Payroll Business met de waarde van het periode-element en niet met de declaraties van het dagelement. Uw actie Als u per 1 september 2019 gebruik wilt maken van het dagelement Decl overige privékosten (auto vd zaak) - dagelem, houdt er dan rekening mee dat u niet ook het veld Decl. overige privékosten (auto vd zaak) in de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak invult.  Gewijzigd en verbeterd  TKP Landbouw - Werkelijke uren in pensioenaanlevering niet meer afgetopt Waarom Voor het pensioenfonds TKP landbouw wordt het pensioen berekend op basis van de werkelijke uren. Echter in de aanlevering van de pensioengegevens werden deze uren afgetopt op 173,33 uur als deze hoger waren. Hoe Met ingang van deze release is dit aangepast, zodat de uren niet meer afgetopt worden. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Onterechte foutmelding bij Datum uit dienst is gelijk aan datum in dienst vervangen door waarschuwing (change 1092301) Melding  Als u een medewerker weer uit dienst meldde per de datum in dienst en deze medewerker was definitief verloond, verscheen de volgende foutmelding in het Signaleringsverslag: Controleer geboortedatum met Datum uit dienst bij datum indienst gelijk aan datum uit dienst. Oplossing De programmatuur is aangepast, zodat: De bovengenoemde foutmelding in die situatie niet meer verschijnt. Er voor die situatie voortaan de volgende waarschuwing in het Signaleringsverslag verschijnt: Datum uit dienst is gelijk aan datum in dienst. Deze waarschuwing verschijnt als u een medewerker uit dienst meldt met dezelfde datum uit dienst als datum in dienst en er een definitieve verloning heeft plaatsgevonden waardoor minimaal één looncomponent wordt gecorrigeerd. Het is namelijk mogelijk dat deze medewerker al is doorgegeven aan andere systemen, zoals Betaalmanager en Loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Combinatiemethode vakantietoeslag werkte niet met korting sublooncodes (change 1585728)  Melding  Bij verlaging van sublooncomponenten hield de (basis) grondslag van de vakantietoeslag geen rekening met een correctie van de sublooncomponenten. Dit kwam doordat in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Korting ziekengeld tonen de waarde Nee was ingevuld. Hierdoor worden er geen sublooncomponenten Korting ziekengeld 1 t/m 5 aangemaakt, maar wordt de korting rechtstreeks verwerkt in het uit te betalen ziekengeld. Doordat er geen sublooncomponent berekend is, kan deze dus ook niet meegenomen worden in de grondslag Vakantietoeslag - verlaging sublooncomponenten. Dus wordt de vakantietoeslag berekend op basis van de grondslag Vakantietoeslag - basisgrondslag. Het reguliere salaris is niet zichtbaar in de Afrekenmatrix medewerker, omdat het geheel wordt tegengeboekt door het ziektegeld.  Oplossing De oplossing voor dit probleem is dus vrij eenvoudig, namelijk in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Korting ziekengeld tonen de waarde Ja invullen. De sublooncomponenten worden dan wel aangemaakt en zijn dus beschikbaar voor de grondslagen waarin deze zijn opgenomen. Uw actie Als u wilt dat de verlaging van de sublooncomponenten wordt toegepast, vul dan in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Korting ziekengeld tonen de waarde Ja in. TWK Engelse strook gemarkeerd met V in plaats van sterretje (change 1623774) Melding Als voor een medewerker bij wie de taal Engels is geselecteerd, een berekening met terugwerkende kracht (TWK) werd uitgevoerd, werd deze berekening op de loonstrook gemarkeerd met de letter V in plaats van het gebruikelijke sterretje *. Oplossing Voortaan wordt ook in de Engelstalige strook weer het sterretje * gebruikt voor het markeren van TWK-berekeningen. Uw actie Er is geen actie nodig. Geen online help over interface TKP landbouw (change 362627) Vanaf deze release is in de online help een procedurebeschrijving opgenomen voor de Interface Pensioenfonds Landbouw.  Online help loonbeslag in combinatie met vakantietoeslag (change 364138) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loonbeslag Melding In Payroll Business wordt voor de arbeidsvoorwaarde Loonbeslag de volgende situatie niet ondersteund: Als het netto salaris iedere periode lager is dan de beslagvrije voet, maar in de periode waarin de vakantietoeslag wordt uitbetaald, het totale netto boven de beslagvrije voet komt, dan moet u dit handmatig corrigeren. U moet dan de vakantietoeslag op maandbasis bepalen. Als het totale netto salaris + 1/12 (1/13 bij 4-weken) deel van de vakantietoeslag nog onder de beslagvrije voet blijft, dan valt de vakantietoeslag niet onder het loonbeslag. Als door het bijtellen van de vakantietoeslag het totaal boven de beslagvrije voet uitkomt, dan moet het verschil worden afgedragen aan de beslagleggende partij. Workaround Via het veld Uitsluiten eenmalig (Loonbeslag) kunt u het bedrag aan vakantietoeslag dat onder de beslagvrije voet valt, uitsluiten. Het bedrag wordt dan uitgekeerd naar de salarisrekening. Oplossing Deze uitleg is vanaf deze release ook opgenomen in de online help bij Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Loonbeslag > Loonbeslag verwerken. Publishing Date : 7/23/2019

Mededelingen  Minimumlonen per 1 juli 2019 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2019, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Ook zijn voor een aantal CAO’s wijzigingen op basis van het minimumloon doorgevoerd in de salarisschalen per 01-07-2019. U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Salarisschaal met als doelgroep de CAO. Voor het berekenen van de Minimum vakantietoeslag zijn voor bepaalde CAO's per 01-07-2019 de percentages in de referentietabel Leeftijd percentages gewijzigd, conform de percentages die met ingang van die datum per leeftijd gelden voor het minimum(jeugd)loon. U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Leeftijd percentages met als doelgroep de CAO.  Maximum dagloon ziektewet per 1 juli 2019 Na de publicatie van de nieuwe bedragen voor de daglonen per 01-07-2019, hebben wij deze wijziging doorgevoerd in Payroll Business.  Gebruikerservaring verbeterd Zoals aangekondig in de release notes van juni, werken hard aan het verbeteren van de gebruikerservaring  van HR Core Business en Payroll Business, zoals het verbeteren van de look en feel. Na het inloggen ziet u vanaf deze release de volgende wijzigingen: De functie Zoek in het menu staat nu meer prominent bovenaan in het menu.  De iconen hebben een update gekregen. Er zijn nieuwe nuances aangebracht in de kleurstelling binnen de schermen. Dit geeft een prettiger beeldschermcontrast als u langere tijd achter elkaar in de applicatie werkt. Nieuw  Werknemersverzekering WIA - premie op basis van maanden voor AOW-leeftijd Waarom  Voor een werknemersverzekering WIA waarbij het premiepercentage wordt vastgesteld op basis van de maanden voorafgaand aan de AOW-leeftijd, moest u het premiepercentage handmatig aanpassen. Zo gelden bijvoorbeeld bij de CAO Kleinmetaal de volgende aanpassingen: Tot 62 maanden voor de AOW-leeftijd is er sprake een percentage van 0,828% Daarna tot 24 maanden voor de AOW-leeftijd wordt het percentage verlaagd naar 0,06% Vanaf deze release is dit geautomatiseerd, zodat fouten in de berekening door het niet tijdig aanpassen van de premiepercentages tot het verleden behoren. Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > WIA hiaat Aan het arbeidsvoorwaardenscherm WIA hiaat is het veld Berekeningsmethode (WIA hiaat) toegevoegd met de opties: in maanden voor AOW leeftijd Standaard (leeftijd in jaren) Kiest u voor In maanden voor AOW leeftijd, dan gebruikt Payroll Business als basis voor de berekening de referentietabel Pensioen/fondsen maanden voor AOW.  U kunt dit vastleggen per 01-01-2019.  Omdat er halverwege de periode zal worden gepeild, wordt ook voor 4-weken verloningen de eerste periode volledig verrekend.    Uw actie  Wilt u de de berekenmethode premie op basis van maanden voor AOW-leeftijd gaan gebruiken, selecteer deze dan in de arbeidsvoorwaarde WIA hiaat. Gebruikt u een eigen regeling, zorg er dan voor dat de bijbehorende referentietabel Pensioenen/fondsen maanden voor AOW (eigen rgl) is ingevuld.  Nieuwe berekeningsmethode bij Reiskosten Waarom  Voor het laten berekenen van reiskostenvergoeding op basis van een staffeltabel, moest u voorheen veel handmatige berekeningen uitvoeren. Daarom is het mogelijk gemaakt de vergoedingen vast te leggen per staffel en daarna de reiskosten te laten berekenen op basis van de kilometers enkele reis woon-werk. Hierdoor is het gebruik van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten eenvoudiger en efficiënter evenals uw reiskostenadministratie.   Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Aan het veld Berekeningsmethode in het scherm Reiskosten is methode 11 Dagen bepaling fiscus / reisdagen per week / Tabel staffel toegevoegd: Dag.Bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel Aan de functie Referentietabellen beheer is aan de lijst bij Referentietabel de nieuwe tabel Reiskosten woonwerk staffel toegevoegd. De nieuwe berekeningsmethode 11 gebruikt deze referentietabel om de vaste vergoeding en kilometervergoeding voor de stap te bepalen en deze daarna toe te passen. Meer informatie hierover vindt u in de online help. U kunt de nieuwe berekeningsmethode gebruiken vanaf 1 januari 2019. Uw actie Als u de nieuwe berekeningsmethode wilt toepassen moet u de tabel Reiskosten woonwerk staffel via het scherm Referentietabellen beheer inrichten en bij uw bedrijf (of medewerkers) deze berekeningsmethode selecteren. Voor het toepassen van deze methode zijn (minimaal) de volgende velden nodig: berekeningsmethode (11 - Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel ) Fiscale reisdagen (jaar) Vaste reisdagen per week Kilometers enkele reis Gewijzigd en verbeterd  Naam veld Soort contract gewijzigd in Contract onbep. / bep. tijd Waarom In het scherm Arbeidscontract kunt bij Soort contract aangeven of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, of dat dit niet van toepassing is. In de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen heet deze rubriek Code contract onbepaalde/bepaalde tijd. Zoals wij hebben aangekondigd in de release notes van juni, gaan we dezelfde naamgeving hanteren Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Vanaf deze release is de naam van het veld aangepast aan de specificaties van de Belastingdienst: Contract onbep. / bep. tijd. Deze naamswijziging heeft geen invloed op de berekening of manier van vastleggen. Uw actie Pas zo nodig uw werkinstructies aan. Overzichten Personeelsmanagement Waarom Voor deze rapporten wordt nu de nieuwste technologie toegepast. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht indiensttredingen Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht jubilea Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verjaardagen In het scherm waarmee u de overzichten opvraagt, is de default keuze voor Opslaan als aangepast naar Pdf. De rapporten zien er nu volgens onze huidige standaard uit. Het verschil is vooral zichtbaar als u hebt gekozen voor het formaat Excel; In het excelbestand staan de rapportparameters nu in een apart tabblad. In het rapport Overzicht jubilea wordt de waarde voor het jubileum nu als eerste kolom in het rapport getoond, in plaatst van als laatste kolom. In het rapport Overzicht verjaardagen wordt nu de naam van de maand als eerste kolom in het rapport getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. Uren uitsluiten voor premieberekening Pensioenfonds landbouw Waarom Bij de variabelen pensioenen is er een aparte optie om de premies voor de pensioenfonds voor de landbouw te berekenen. Hiervoor kunt u in de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) bij de velden 11 Soort dagen en 12 Franchise-factor kiezen voor de waarde 7 gewogen dagen. De pensioenberekening vindt dan plaats op basis van de werkelijke uren in de periode. Het was echter niet mogelijk om hier eventuele uren uit te sluiten. Hoe Vanaf deze release is het met ingang van 1-1-2019 mogelijk uren uit te sluiten voor de berekening van het pensioen, door deze uren te muteren in de grondslag Correctie franchise-uren (pens. srt.) var grsl.  Voor de doorgifte van de uren naar het pensioenfonds wordt rekening gehouden met de uren in de grondslag Correctie franchise-uren (Pens.) var grsl. Uw actie Als u voor de pensioenberekening van het Pensioenfonds landbouw bepaalde uren wilt uitsluiten, kunt u dit vanaf 1-1-2019 inrichten via de grondslag Correctie franchise-uren (pens. srt.) var grsl. Indicatie geslacht wordt uitgebreid in een volgende release Waarom In de uitgave van januari 2019 van de gegevensspecificatie voor de Loonaangifte, zijn de mogelijke waarden voor het veld Geslacht uitgebreid, zodat het mogelijk is personen die zich niet willen uitspreken voor man of vrouw, correct te registreren.  Hoe Medewerker > Instroom > Aanmaken medewerker (Stap 1) Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Medewerker > Medewerker Medewerker > Medewerker > Partnergegevens Om te voldoen aan de nieuwe specificaties voor de Loonaangifte bevat de referentietabel die hoort bij de velden Geslacht en Geslacht partner vanaf een volgende release de volgende waarden: Code Geslacht Omschrijving 0 Onbekend 1 Man 2 Vrouw 9 Niet gespecificeerd Let op: deze code's worden doorgegeven aan de Loonaangifte en de Uniforme Pensioenaangifte (UPA). Deze waarden zijn ook beschikbaar in andere gekoppelde/ontvangende systemen, zoals HR Self Service en Management Informatie. Aanhef De inhoud van het veld Aanhef wordt automatisch gegenereerd op basis van de velden Geslacht en Naam medewerker. Vanaf een volgende release wordt dit veld daarom als volgt samengesteld: Geslacht Naam medewerker Aanhef Samengestelde naam Onbekend Jansen <Leeg> Jansen Man Jansen De heer De heer Jansen Vrouw Jansen Mevrouw  Mevrouw Jansen Niet gespecificeerd Jansen <Leeg> Jansen Uw actie Als u via interfaces gegevens uit Payroll Business in uw eigen systemen importeert waarin de velden Geslacht of Aanhef zijn opgenomen, controleer dan of uw systemen de nieuwe waardes correct kunnen ontvangen en pas zo nodig uw importproces hierop aan.   Toepassing arbeidsvoorwaardencluster in profiel Waarom Als u binnen een profiel een arbeidsvoorwaardencluster had geselecteerd, werd dit cluster automatisch toegepast bij het toekennen van een profiel. Hierdoor werd iedere keer dat het profiel werd toegepast, het bestaande arbeidsvoorwaardencluster overschreven. Omdat dit niet altijd wenselijk is, wordt vanaf deze release het arbeidsvoorwaardencluster uit het profiel niet meer automatisch toegepast, maar als voorgestelde waarde getoond. Hoe Medewerker > Instroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Als een arbeidsvoorwaardencluster aan een profiel is toegevoegd en u past dit profiel toe via de wizard Aanmaken medewerker of via snelinvoer, dan wordt het arbeidsvoorwaardencluster als voorgestelde waarde getoond. U kunt het betreffende arbeidsvoorwaardencluster daadwerkelijk toepassen, door op de knop Arbeidsvoorwaardencluster toepassen te klikken.  Uw actie Er is geen actie nodig. Trede-ophoging op basis van dienstjaren Waarom Voor bepaalde sectoren is het loongebouw opgebouwd uit loonschalen en bijbehorende tredes op basis van dienstjaren nadat eerst schaaltredes op basis van leeftijd zijn toegepast. Daarom is het nu mogelijk gemaakt de schaaltredes automatisch te laten verhogen op basis van dienstjaren. Hierbij kunt u er voor kiezen het peilmoment op basis van de datum in dienst te laten plaatsvinden aan het begin of aan het eind van de periode.  Hoe Instellingingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Salaris (Salarisschaal)  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Salaris (Variabel Bruto) Gebruikt u de arbeidsvoorwaardenvarianten Salaris - Salarisschaal en/of Salaris - variabel bruto, dan kunt u vanaf deze release de trede automatisch laten ophogen bij het bereiken van een nieuw dienstjaar. Het ophogen van de trede vindt plaats: of in de periode van indienst organisatie als de medewerker een extra dienstjaar heeft bereikt of in de periode van indienst als de medewerker een extra dienstjaar heeft bereikt en de Datum indienst organisatie niet is ingevuld. of in de periode van verjaring als de medewerker voor het bereiken van de ingestelde leeftijd vanaf in dienst is gekomen en inmiddels die leeftijd heeft bereikt. voor alle gevallen geldt: er moet een volgende trede aanwezig zijn in de referentietabel Salarisschalen voor de schaal, categorie en periodiciteit. als een afwijkend salaris (of afwijkend salaris uurloon) is ingevoerd, vindt er geen trede-ophoging plaats. Deze wijziging is actief per 1-1-2019. Meer informatie vindt u in de online help. Uw actie De standaardinstelling voor deze functionaliteit is dat deze niet wordt uitgevoerd; Als u de schaaltrede op basis van leeftijd of anciënniteit wilt (laten) toepassen, legt u dit vast in de arbeidsvoorwaarde op bedrijfsniveau. Hier geeft u ook het peilmoment op.  Veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig van scherm verwijderd Waarom Het veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig wordt niet meer doorgegeven naar de Loonaangifte en heeft ook geen invloed op het berekenen van de loonheffing. Omdat dit veld geen functie meer heeft, is het uit de programmatuur verwijderd.  Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Het veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig hebben we van het scherm Loonheffingen verwijderd per 01-01-2019. Uw actie Als u dit veld (technisch nummer is 10513926) in een Self Service-formulier gebruikt, moet u het ook hier verwijderen. PAWW in grondslag variabele pensioenen Waarom Sinds 2018 kunt u in Payroll Business de PAWW-premie laten berekenen. Klanten hebben de wens geuit dat de inhouding van de PAWW de grondslag van variabele pensioenen moet verlagen. De inhouding van de PAWW-premie werd tot nu toe alleen meegenomen bij het berekenen van de variabele pensioenen WIA hiaat en WIA hiaat extra. Vanaf deze release gaat dit ook gelden voor de overige acht variabele pensioenen. Hoe Instellingen > Berekening > Stichting PAWW Aan het scherm Stichting PAWW is is vanaf 01-01-2019 het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen toegevoegd. Hiermee kunt u vastleggen (Ja/Nee) of de PAWW wel of niet moet worden meegenomen voor de grondslag van variabele pensioenen. Als standaardwaarde is hier op het niveau Nederland de waarde Nee ingevuld. Let op: in release 2019-07 hebben wij alvast dit veld aan het scherm Stichting PAWW toegevoegd. Het aanpassen van de rekenregels gaan we in een volgende release opleveren. Uw actie Als u wilt dat de inhouding van de PAWW de grondslag van variabele pensioenen verlaagt dan kun u bij het nieuwe veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen kiezen voor Ja. De vroegst mogelijke ingangsdatum hiervoor is 01-01-2019.  Let op: als u nu al zowel de premie WIA hiaat of WIA hiaat extra als de premie PAWW laat berekenen en u wilt deze berekening ongewijzigd houden, dan  moet u bij het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen de waarde Ja invullen.  met ingang van 01-01-2019. Dit houdt in dat voor eventuele andere pensioenberekeningen de grondslag ook wordt verlaagd met de inhouding PAWW, zodra de rekenregels hiervoor zijn aangepast.  Journalisering - nieuw Exportrubriek kopiëren Waarom Bij het aanmaken van een exportregel komt het vaak voor dat bepaalde exportrubrieken vrijwel dezelfde inrichting hebben. Daarom is het vanaf deze release mogelijk een bestaande exportrubriek te kopiëren. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Exportrubriek In het ingangsscherm met de lijst van exportrubrieken van een bepaalde exportregel is aan het einde van de regel het icoon Kopiëren toegevoegd. Als u hierop klikt, opent u een scherm met de gegevens van de betreffende exportrubriek. In het veld Omschrijving rubriek is aan de oorspronkelijke omschrijving van de gekopieerde rubriek de tekst (copy) toegevoegd. Deze omschrijving kunt u zo nodig wijzigen. De andere gegevens in de beide tabbladen zijn overgenomen van de gekopieerde rubriek en kunt u waar nodig aanpassen. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Pensioenfonds PGB meldt verschil tussen contracturen en verloonde uren periode (change 1526663) Waarom Voor het pensioenfonds PGB werden de contracturen per week zonder decimalen doorgegeven in het UPA-bestand. Dit was echter niet correct en werd door het betreffende pensioenfonds gemeld.  Hoe Met ingang 1-1-2019 worden nu de werkelijke contracturen per week inclusief decimalen vastgelegd in het payrollelement Contracturen per week (UPA) en doorgegeven in het UPA-bestand. Uw actie Er is geen actie nodig. Uren Pensioenfonds landbouw bij 80-85-100 regeling niet correct (change 1114287) Waarom Bij gebruik van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, werden de premies voor het pensioenfonds landbouw (BPL) niet omgerekend naar rato van het percentage dat was ingevuld was voor de pensioenopbouw. Hierdoor werder er onjuiste uren doorgegeven via de pensioen interface. Hoe Dit is opgelost. Voor medewerkers die deelnemen aan het Generatiepact, moet in de pensioenregeling het veld Generatiepact - Benoemd / eigen op Ja staan, zodat de juiste uren worden bepaald waarmee Payroll Business dan rekent.   Uw actie Controleer (bij de medewerker) de waarde die is ingevuld in het veld Generatiepact - Benoemd of eigen. Is hier Ja ingevuld, dan hoeft u verder niets aan te passen. Vakantietoeslag op basis afloopdatum contract niet goed berekend (change 1540083) Waarom Het is mogelijk om de vakantietoeslag te laten uitbetalen tot de afloopdatum van het contact. Dit kan alleen als de afloopperiode vakantietoeslag later is dan de betaalperiode. Het uitbetalen van de vakantietoeslag ging niet goed: Als de afloopdatum in dezelfde periode viel als de betaalperiode. Er werd dan ten onrechte te veel vakantietoeslag bepaald. Als de afloopdatum in een eerdere periode viel, kwam het soms voor dat er over de betreffende periode geen reservering plaatsvond. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Vakantietoeslag De programmatuur is met ingang van 1-1-2019 aangepast, zodat het uitbetalen op basis van de afloopdatum van het contract correct verloopt. Let op: als de correctieperiode, die is vastgelegd in het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag, ligt vóór de eindperiode van de reserveringsperiode of dit veld is gevuld met de waarde 99, dan kan het voorkomen dat er voor de vakantietoeslag meerdere verrekeningen en uitbetalingen plaatsvinden. Uw actie Er is geen actie nodig. Onvolledige bronwaarde eindejaarsuitkering Flex Benefits (change 1074316) Melding  Het opbouwen van de eindejaarsuitkering vindt plaats van januari t/m december en het uitbetalen vindt plaats in november. Payroll Business leverde voor de bronwaarde in Flex Benefits in november echter alleen de reservering t/m november aan, waardoor er een onvolledige bronwaarde werd getoond.   Oplossing  Dit is opgelost. De bronwaarde in november toont vanaf deze release de volledige opbouw.  Uw actie Er is geen actie nodig. Negatief netto alleen verrekenen bij berekend netto resultaat (change 1401349) Melding  In het scherm Overboekingen SEPA kunt u via het veld Netto negatief resultaat automatisch boeken aangeven of het berekende negatieve netto resultaat van een vorige periode automatisch moet worden ingehouden in de huidige periode. Tot nu toe werd een negatief netto altijd ingehouden, ongeacht of er in de huidige periode een berekening van andere looncomponenten had plaatsgevonden. Hierdoor kwam het soms voor dat de inhouding van het negatieve netto in de huidige periode plaatsvond, terwijl er geen andere looncomponenten waren berekend, wat dan weer hetzelfde negatieve netto resultaat gaf.   Oplossing Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA Vanaf deze release is de regeling per 01-07-2019 aangepast en wordt het negatieve netto van de vorige periode alleen in de huidige periode ingehouden als er in de huidige periode een ander netto resultaat is. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma gaf geen resultaat (change 1325860) Melding  Als bij een medewerker de arbeidsvoorwaarde Salaris - variabel bruto  werd gewijzigd naar Salaris - Salarisschaal werd er geen proformaresultaat berekend. Dit kwam doordat het veld Trede was leeggemaakt.  Oplossing Beheer > Salarisberekening > Proforma Wij hebben ervoor gezorgd dat voortaan altijd de originele waarde van het veld Trede behouden blijft. Daarnaast hebben we de kolom Meenemen van het Proforma-scherm verwijderd, omdat die het scherm onnodig complex maakte en geen extra functionaliteit toevoegde. Door in de kolom Rekenwaarde de waarde leeg te maken, wordt deze niet meegenomen. Daarnaast kunt u altijd naar de originele waarden terugkeren door het scherm te vernieuwen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo bij uitdiensttreding niet altijd correct afgerekend (change 1366271) Melding  Als een medewerker uit dienst ging, werd het verlofsaldo in de volgende situatie niet correct afgerekend.  De medewerker heeft de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto).  Van de medewerker zijn verlofrechten overgeboekt van het oude jaar naar het nieuwe jaar.  De medewerker heeft in het nieuwe jaar geen verlofrechten opgebouwd..  Oplossing  Met ingang van 1-1-2019 is de programmatuur aangepast, waardoor het verlofsaldo in de hiervoor genoemde situatie voortaan wel correct wordt afgerekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Reisafstand automatisch bepalen nu ook mogelijk via profielen Payroll business en Payroll business Consultant Waarom Voor klanten die alleen een Payroll Business profiel hadden, was het niet mogelijk de functie gebruik voor het automatisch bepalen van de reisafstand te gebruiken. De inrichting hiervoor was alleen mogelijk via een HR Core profiel. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker Instellingen > Algemeen > Vestiging Instellingen > Berekening > Stuurgegevens reisafstandsbepaling Instellingen > Berekening > Reisafstand collectief bepalen Vanaf deze release is de programmatuur als volgt aangepast zodat het automatisch bepalen van de reisafstand ook beschikbaar is via de profielen Payroll Business en Payroll Business Consultant. Aan het scherm Medewerker is het veld Vestiging toegevoegd. Aan het menu Instellingen > Algemeen is het klant-/bedrijfsscherm Vestiging toegevoegd. Aan het menu Instellingen > Berekening zijn de klant-/bedrijfsschermen Stuurgegevens reisafstandsbepaling en Reisafstand collectief bepalen toegevoegd. Uw actie Als u de automatische reisafstandsbepaling wilt gaan gebruiken, kunt u nu de inrichting hiervoor vastleggen via de hiervoor genoemde schermen en het veld Vestiging. Meer informatie vindt u in de online help in de onderwerpen Stuurgegevens reisafstandsbepaling en Reisafstand collectief bepalen onder Schermen en velden > Instellingen > Berekening. Verkeerde weergave Extra Bank Account op loonstrook en Afrekenmatrix medewerker Waarom Vanaf de juni release is het  mogelijk om via een grondslag een netto bedrag automatisch te laten overmaken naar een aparte bankrekening. Deze nieuwe functionaliteit betaalde wel het juiste netto bedrag uit dat in het betaalbestand stond, maar op de salarisstrook en in de Afrekenmatrix medewerker werd niet het juiste bedrag weergegeven. Hoe Vanaf de juli release komen deze foutieve weergaves van het bedrag niet meer voor en zijn alle overzichten met elkaar in overeenstemming. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/28/2019

Mededelingen  Naam veld Soort contract wijzigt binnenkort in Contract onbepaalde/bepaalde tijd Waarom  In het scherm Arbeidscontract kunt bij Soort contract aangeven of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, of dat dit niet van toepassing is. In de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen heet deze rubriek Code contract onbepaalde/bepaalde tijd.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidscontract Vanaf release 2019-07 is de naam van het veld aangepast aan de specificaties van de Belastingdienst: Contract onbepaalde/bepaalde tijd. Dit heeft geen invloed op de berekening of manier van vastleggen. Uw actie  Pas zo nodig uw werkinstructies tijdig aan. Gebruikerservaring verbeterd Waarom  We werken hard aan het verbeteren van de gebruikerservaring van HR Core Business en Payroll Business, waaronder het verbeteren van de look en feel. Door het aanbrengen van subtiele wijzigingen streven wij naar een nieuwe, frisse look. Het resultaat van deze verbeteringen verwachten we deze zomer uit te leveren. Hoe  Zo komt de functie Zoek in het menu meer prominent bovenaan het menu te staan en hebben ook onze iconen een update gekregen. Daarnaast brengen wij nieuwe nuances aan in de kleurstelling binnen de schermen, waardoor de eindgebruiker die langere tijd achter elkaar in de applicatie werkt, een prettiger beeldschermcontrast ervaart. Uw actie  Er is geen actie nodig. Beëindigde gegevenselementen verwijderen uit Self Service-formulieren Waarom  Door gewijzigde wet- en regelgeving zijn bepaalde gegevenselementen niet langer relevant in Payroll Business. Bij het ingaan van de nieuwe wet- en regelgeving worden dergelijke gegevenselementen inactief gemaakt of uit de schermen verwijderd. Vanaf deze release hebben wij de betreffende gegevenselementen beëindigd, waardoor u ze nergens meer in Payroll Business kunt gebruiken; dit geldt ook voor Self Service-formulieren. Hoe  Met ingang van 1 januari 2019 hebben wij de inactieve gegevenselementen beëindigd. In de tabel hieronder, ziet u om welke gegevenselementen het gaat.  Gegevenselement Nummer Gegevenselement Gegevenselement Nummer Gegevenselement Opslaan als 8092 Premievrijst.oudere wn. (Overg.reg.2009) toepassen 10309752 Opslaan als 8093 WAO premie basis vrijstelling 10310166 Salarisstroken en jaaropgaven FINBOX 8117 WAO basis grondslag vrijstelling 10310167 Aanvullende ouderenkorting 10000597 Ontslag uitkering eenm. 10310173 WAO/WIA perc vrijstelling ouderen 10001138 Blokkeren premiekorting bij 65 jaar 10310440 WAO/WIA premievrijst. ouderen berekenen 10201688 Indicatie premiekorting arbeidsgehandicapten 10311836 Ontslag uitkering 10202695 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. oudere wn 10311837 Ontslag uitkering eenm 10202697 Ontslagvergoed Adam 10312045 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verg ) 10300139 Ontslagvergoed april 2009 10312047 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verstr) 10300140 Ontslagvergoeding 10312049 Personeelsfeest ( ET verg ) 10300141 Korting p/j indienst nemen arbeidsgehandicapte wn 10313954 Personeelsfeest ( ET verstr ) 10300142 Korting p/j arbeidsgeh wn doelgroep banenafspraak 10313955 Personeelsreis ( ET verg ) 10300143 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag excl ophoging 10314260 Personeelsreis ( ET verstr ) 10300144 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag incl ophoging 10314261 Loon bestemmingskarakter ( ET verg ) 10300145 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog excl ophoging 10314262 Loon bestemmingskarakter ( ET verstr ) 10300146 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog incl ophoging 10314263 Geschenken in natura ( VT verstr ) 10300147 Cumulatief toetsloon arbeidsgehandicaptenkorting 10314265 Bovenmatige kostenverg vast ( GTT ) 10300149 Cumulatief toegepaste arbeidsgehandicaptenkorting 10314266 Bovenmatige kostenverstr periode  GTT ) 10300150 Toepassen tijdelijke heffingskorting 10512680 Bovenmatige kostenverg periode ( GTT ) 10300151 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. jongere wn 10514925 Bovenmatige kostenverstr vast ( GTT ) 10300152 Korting p/j jongere werkn die in dienst komen 10514926 Ontslag uitkering eenm 10304318 Premiekorting nieuwe arb.verh. jongere einddatum 10514927 Ontslag uitkering onbelast 10304320 Transitievergoeding 10516459 Ontslag uitkering eenm. (premiepl.) 10306687 Soort premiekorting arbeidsgehandicapten 10516907 Ontslag uitkering éénmalig 10308948 Korting p/j arbeidsgehandicapte wn herplaatst 10519134 Korting p/j werkn 50 jr/ouder die in dienst komen 10309068 Indicatie premiekort arb gehandicapte wn 10519135 Korting p/j werkn 62 jr/ouder 10309071 Indicatie premiekort doelgroep banenafspraak 10519136 Percentage tbv bep. normloon ouderen bij stukloon 10309072 Indicatie premiekort herplaatsen arb gehandic wn 10519137 Uw actie  Controleer of de beëindigde gegevenselementen gebruikt worden in uw Self Service-formulieren. Als u beëindigde gegevenselementen in deze formulieren gebruikt, moet u ze hieruit verwijderen. Dit om te voorkomen dat u foutmeldingen krijgt bij het uploaden van de gegevens van deze formulieren.   Gewijzigd en verbeterd  Uitbetaling netto looncomponenten naar specifieke rekening medewerker Waarom Het was nog niet mogelijk om voor looncomponenten de netto waarde te laten overboeken naar een aparte bankrekening van een medewerker. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Medewerker > Medewerker(s) > Overboekingen SEPA Via de grondslag Looncomponenten specifieke rekening kunt u op klant- of bedrijfsniveau de looncomponenten vastleggen, waarvan de medewerker het netto resultaat kan laten storten naar een aparte bankrekening.Bij de medewerker legt u vervolgens in het scherm Overboekingen SEPA bij een rekeningsoort vast dat er sprake is van een specifieke rekening door te kiezen voor de waarde Looncomponent specifieke rekening. Het netto bedrag van de geselecteerde looncomponenten in de grondslag worden dan voor de medewerker naar de specifieke rekening gestort. Dit is zichtbaar op de salarisspecificatie en in de betalingsoverzichten. Uw actie Als u medewerkers de keuze wilt geven om voor bepaalde looncomponenten het netto bedrag te laten uitbetalen naar een specifieke rekening, moet u dit inrichten zoals hierboven is beschreven. Onbetaald verlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof Waarom Vanaf release 2019-05 is het mogelijk om in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) ervoor te kiezen Ouderschapsverlof vast te leggen met een vaste waarde die geldig is totdat u deze waarde weer wijzigt. Hierdoor is het niet meer nodig het ouderschapsverlof iedere periode vast te leggen, zie Release notes Payroll Business 2019-05, onderwerp Ouderschapsverlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof . Het is wenselijk om dit ook te realiseren voor het Onbetaald verlof dat u vastlegt in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), zodat u ook Onbetaald verlof niet meer iedere periode opnieuw hoeft vast te leggen. Daarom is het nu mogelijk om In  de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), nu ook Onbetaald verlof vast te leggen met een vast percentage of vast aantal uren. U moet er wel zelf rekening mee houden dat het juiste aantal verloonde uren per maand wordt berekend.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het medewerkerscherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) zijn de volgende velden toegevoegd: Onbetaald verlof percentage vast Hier kunt u het percentage opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het percentage weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Onbetaald verlof uren vast Hier kunt u het aantal uren opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het aantal uren weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Door het percentage of de uren vast te leggen via deze velden, past Payroll Business iedere periode het percentage of de uren toe, totdat u dit op nul stelt. U hoeft dan niet iedere periode het percentage of de uren onbetaald verlof voor de medewerker in te vullen. De ingevulde waarden blijven van toepassing totdat u deze wijzigt. Denk er hierbij aan voor de juiste aangifte van de verloonde uren aan de Belastingdienst, de vermelde uren en het percentage in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) te controleren, omdat de verloonde uren per periode kunnen verschillen.  Wilt u onbetaald verlof voor één periode vastleggen, gebruik dan de velden Onbetaald verlof percentage periode of Onbetaald verlof uren periode. Hiermee legt u vast dat u het onbetaald verlof eenmalig wilt toepassen.  Let op Denk er aan dat als u de uren invult, u ook het percentage opgeeft, zodat de uren voor de loonaangifte op de juiste manier gekort worden. Uw actie Wilt u Onbetaald verlof vastleggen als vaste waarde, geeft dit dan op in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in de velden Onbetaald verlof  percentage vast en de Onbetaald verlof uren Vast. Let op: vult u daarnaast ook een waarde in bij de velden Onbetaald verlof percentage/uren periode, dan zijn deze waarden van toepassing voor de betreffende periode.  Uitbreiding looncomponenten werkgeverslasten Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om het aantal looncomponenten met alleen een werkgeverslast uit te breiden, om het mogelijk te maken declaratieflows voor zakelijke uitgaves te ondersteunen.  Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de huidige 20 beschikbare vergoedingen met alleen een werkgeverslast zijn er 10 toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, kunt u nu uit 30 beschikbare vergoedingen met alleen werkgeverslast kiezen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Vrije looncomponent tegen bijzonder tarief Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om een vrije looncomponent tegen bijzonder tarief te hebben. Deze kunt u dan gebruiken als additionele vergoedingen, zoals een bonus, tegen bijzonder tarief belast moeten worden. Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de vrije looncomponenten zijn tien vergoedingen tegen bijzonder tarief toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, ziet u nu tien looncomponenten voor Vaste vergoeding Bijzonder tarief met het rekeneigenschappencluster Eenmalige bruto vergoeding (belasting- en premieplichtig). Uw actie Er is geen actie nodig. Reiskosten werkkostenregeling uitgesplitst Waarom Het was alleen mogelijk om de werkkostenregeling toe te passen voor alle reiskosten tegelijk, dus voor woon-werk en declaraties. Hiervoor was in het scherm Reiskosten één veld Werkkosten toepassen beschikbaar. Het is echter wenselijk om per reiskostensoort een keuze te kunnen maken. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Vanaf deze release is het mogelijk om per 1-1-2019 de werkkosten voor de reiskosten woon-werk en de declaraties apart vast te leggen. Dit kan zowel in het bedrijfs- en het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Hiervoor is in de schermen het volgende gewijzigd. De naam van het veld Werkkosten toepassen is gewijzigd in Werkkosten toepassen (Vaste reiskosten W-W). U kunt dit veld nu gebruiken om vast te leggen of u voor de reiskosten woon-werk de werkkosten wel of niet wilt toepassen. Aan de schermen voor reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd, waarin u kunt vastleggen of u voor declaraties van reiskosten de werkkosten wel of niet wilt toepassen: Werkkosten toepassen vergoeding per km (1 t/m 10) Werkkosten toepassen OV vergoeding declaratie Werkkosten toepassen verg. per decl aanv. bel. (1 t/m 2) Uw actie Als u de werkkosten per reiskostensoort wilt inrichten, moet u dit vastleggen in de hierboven genoemde velden. Waar in het oude veld Werkkosten toepassen de waarde Ja was vastgelegd, hebben wij er via een conversie voor gezorgd dat de overige velden ook op Ja gezet zijn. Daarnaast zijn de nieuwe gegevens standaard in de rapportages van de soorten werkkosten opgenomen. Wij adviseren u deze te controleren en zo nodig aan te passen via de betreffende grondslagen. Boekingsdefinitie - selecteren van looncomponenten Waarom Bij het selecteren van looncomponenten voor een boekingsdefinitie was het alleen mogelijk te kiezen voor daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Vooral bij de eerste inrichting van van de journalisering is dat niet gewenst. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Aan het tabblad Looncomponenten is de optie Alle elementen toegevoegd. Als u deze optie aanvinkt, kunt u selecteren uit alle mogelijke looncomponenten in plaats van alleen uit de daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Uw actie Er is geen actie nodig. Boekingsgroep - kopiëren Boekingsdefinitie en Boekingsregels Waarom Bij het aanmaken van boekingsdefinities en boekingsregels hebben de verschillende boekingsdefinities en boekingsregels vaak een vrijwel identieke inrichting. Het was echter nog niet mogelijk een bestaande boekingsdefinitie of boekingsregel te kopiëren. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Beheer > Boekingsgroep > Boekingsregels In het ingangsscherm met de lijst van boekingsdefinities en boekingsregels staat nu aan het einde van de regel ook een icoon waarmee u de betreffende definitie of regel kunt kopiëren. Klikt u op het icoon Kopiëren, dan opent het scherm met de gegevens van de betreffende boekingsdefinitie / boekingsregel. In het veld bovenin het scherm is u de naam van de nieuwe definitie of regel ingevuld. Dit is naam de gekopieerde definitie of regel met de toevoeging (copy). Deze naam kunt u zo nodig wijzigen. De andere gegevens in de diverse tabbladen zijn overgenomen van het origineel. U kunt deze gegevens aanpassen, met uitzondering van de Soort boekingsdefinitie. Uw actie Er is geen actie nodig. Automatische journalisering – selectie per overzichtdefinitie mogelijk Waarom Bij het toepassen van automatische journalisering was het alleen mogelijk alle overzichtdefinties met het Bestandsformaat pdf te laten genereren of geen enkele overzichtdefinitie. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Overzichtdefinitie Let op: hiervoor moet u aanloggen met een Journaleringsgebruikersgroep. Aan het tabblad Details is de optie Automatisch journaliseren toegevoegd. Plaats hier een vinkje, als u wilt dat deze overzichtdefinitie gebruikt wordt bij automatisch journaliseren. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd bij deze optie initieel aangevinkt voor alle overzichtdefinities waar bij Bestandsformaat voor pdf is gekozen.  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces  > Automatische journalisering Hiervoor kunt u aanloggen met een normale Payroll Business-gebruikersgroep. In dit scherm is het oude veld Overzicht(en) journaalposten vervangen door het veld Aanmaken overzicht(en) journaalposten. U kunt kiezen uit Ja of Nee, of u kunt dit veld leeg laten om op te schakelen naar een waarde op hoger niveau. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd dat in het nieuwe veld initieel de waarde Ja is ingevuld, als in het oude veld was gekozen voor Automatisch aanmaken (PDF-formaat). Let op: er is geconstateerd dat het uitzetten van de optie geen effect heeft. De overzichten waarvoor is aangegeven dat ze moeten worden gegenereerd bij automatische journalisering, worden altijd aangemaakt. Dit was voorheen ook het geval als u bij het oude veld Overzicht(en) journaalposten voor Geen had gekozen. Dit gaan we een volgende release oplossen, zodat er geen overzichten worden gemaakt als bij Aanmaken overzicht(en) journaalposten voor Nee is gekozen. Uw actie Er is geen actie nodig. Auto van de zaak - nieuwe velden Datum 1e toelating en Datum overname auto Waarom  Als de datum 1e toelating van een auto afwijkt van de datum 1e tenaamstelling, kunt u dit vanaf deze release apart vastleggen in het nieuwe veld Datum 1e toelating auto. Payroll Business gebruikt deze datum voor het bepalen van de duur dat een reductietarief toegepast mag worden voor auto's met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017. Is er geen datum 1e toelating ingevuld, dan bepaalt Payroll Business deze duur op basis van de datum 1e tenaamstelling auto, zoals u reeds gewend bent. Voortaan kunt u ook de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld. Dit veld is puur registratief en heeft geen invloed op de duur van het reductietarief.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Aan het medewerkerscherm Auto van de zaak zijn vanaf deze release de volgende velden toegevoegd: 1e datum toelating auto Hier kunt u de datum 1e toelating auto invullen, als deze afwijkt van de datum 1e tenaamstelling auto. Datum overname auto Hier kunt u eventueel de datum invullen waarop de auto van eigenaar is gewisseld, dit veld is uitsluitend bedoeld voor registratiedoeleinden.  Let op Voor de velden 1e datum toelating auto en 1e datum tenaamst auto geldt het volgende: Als voor een auto vanaf 1 januari 2017 beide datums zijn ingevuld en de 1e datum tenaamst auto wijkt af van de 1e datum toelating auto, dan wordt het bijtellingspercentage bepaald op basis van de 1e datum toelating auto.  Als u de 1e datum toelating auto én de 1e datum tenaamst auto niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Hierbij wordt geen rekening gehouden met 60 maanden looptijd.  Als u één van deze datums vastlegt, leidt Payroll Business het bijtellingspercentage -reductietarief of standaardtarief-  af van de categorie en deze datum. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot) in de grondslag vindt dan plaats. Uw actie U kunt de 1e datum toelating auto vastleggen, als deze afwijkt van de 1e datum tenaamst auto. Als u de (afwijkende) datum 1e datum toelating auto heeft ingevuld in het veld 1e datum tenaamst auto, dan kunt u ervoor kiezen om deze datum voortaan vast te leggen in de het veld Datum 1e toelating auto. De berekening van de duur van de kortingsperiode vindt dan plaats op basis van de datum 1e toelating auto. Wilt u dat de berekening van de duur van de kortingsperiode blijft plaatsvinden op basis van de datum die is ingevuld bij het veld 1e datum tenaamst auto, laat dan het veld 1e datum toelating auto leeg. Wilt u voor u zelf de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld, dan kunt u dit nu doen in het veld Datum overname auto. Het vastleggen van deze datum is alleen voor registratieve doeleinden en leidt niet tot een automatische berekening.  Arbeidsvoorwaardenclusters en risicogroep in profielgroepen Waarom Het was nog niet mogelijk om arbeidsvoorwaardenclusters of risicogroepen toe te voegen aan profielen waarmee u een profielgroep samenstelt. Het toepassen van deze gegevens in een profiel is wel wenselijk, omdat u deze gegevens moet invullen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker en deze gegevens meestal standaard waarden bevatten. Het kunnen opnemen van deze gegevens in profielen en dus in profielgroepen reduceert het handmatig vastleggen ervan en daarmee ook de foutgevoeligheid.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Aan de lijst met gegevenselementen van een profiel zijn de volgende elementen toegevoegd: Code element Naam element Soort element 101 Arbeidsvoorwaardencluster Normaal 297 Risicogroep Normaal 193 Bedrijf CAO Normaal Let op: als u voor het arbeidsvoorwaardencluster de bijbehorende waarde vastlegt, ziet u de naam van het arbeidsvoorwaardencluster en het bedrijf waarbinnen het gebruikt wordt. Kiest u een arbeidsvoorwaardencluster dat niet binnen het gebruikte bedrijf is gedefinieerd en u past het profiel toe, dan wordt dit arbeidsvoorwaardencluster niet ingevuld bij de medewerker.  U kunt een maximum van 10 profielen toepassen binnen een profielgroep.  Uw actie Omdat profielgroepen zijn vastgelegd op klantniveau en arbeidsvoorwaardenclusters, risicogroepen en bedrijf CAO worden ingericht op bedrijfsniveau, adviseren wij u aan de naam van het profiel waarin u een van deze elementen opneemt, de naam van het bedrijf toe te voegen waarvoor het arbeidsvoorwaardencluster geldt. Hierdoor borgt u dat het gehele profiel met het arbeidsvoorwaardencluster, risicogroep of de bedrijf CAO binnen het juiste bedrijf wordt toegepast.  Opgeloste meldingen Proforma, berekening Loonheffing (change 1310072) Beheer > Salarisberekening > Proforma Als u via Proforma en een bruto-netto berekening uitvoerde met de looncomponent Levensloop eenmalig, dan was de berekening van de Loonheffing niet altijd juist.. Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release bij de looncomponent Levensloop eenmalig een juist bedrag aan Loonheffing wordt berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Adresgegevens Medewerker mailmerge velden (change 1332353) Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker In het scherm Adresgegevens Medewerker staan linksonder enkele afgeleide velden die u niet zelf kunt muteren, maar die het systeem bepaalt op basis van de gegevens die u vastlegt bij de adresgegevens. Voor de volgende velden was de lengte te kort, waardoor de inhoud soms niet correct was en zelfs niet meer aangepast kon worden. Straat / Huisnummer (mailmerge) Postcode / Woonplaats (mailmerge) Oplossing De lengte van de velden Straat / Huisnummer (mailmerge) en Postcode / Woonplaats (mailmerge) is nu aangepast naar 100 posities. Let op: het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) wordt samengesteld uit de Straat+Huisnummer+Huisnummertoevoeging+Locatieomschrijving van het postadres of medewerkeradres. Omdat deze velden gezamenlijk maximaal uit 102 posities kunnen bestaan, kan dit betekenen dat in het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) de twee laatste karakters van de Locatieomschrijving niet worden opgeslagen. Uw actie Als voor een medewerker de genoemde mailmerge velden niet correct zijn vastgelegd, kunt u dit nu corrigeren. U doet dit door een van de adresvelden van het postadres of medewerkeradres te wijzigen. Wijzig bijvoorbeeld iets in het Huisnummer (Postadres) of de Postcode (postadres). Sla deze wijziging(en) op, muteer vervolgens weer terug naar de juiste waarde en sla dit weer op. De waarde in het afgeleide veld wordt dan correct weergegeven als u na korte tijd de gegevens opnieuw ophaalt. Geen PAWW-premie bij sommige medewerkers (change 1302727) Waarom Als in het scherm Loonheffingen bij het veld Studenten / Scholierenregeling de waarde Ja was ingevuld, werd er voor de betreffende medewerkers geen PAWW-premie berekend. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Payroll Business berekent ook PAWW-premie voor medewerkers bij wie Studenten / Scholierenregeling  op Ja staat.  Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW-premie ten onrechte berekend over spaarbedrag levensloop (change 1303458) Waarom Er werd PAWW-premie berekend over het spaarbedrag levensloop. Omdat dit ingehouden spaarbedrag deel uit maakt van kolom 7 (Aftrekposten) en niet van kolom 3 (Loon in geld) van de loonstaat was dit bedrag onterecht opgenomen in de berekening van de PAWW-premie. Hoe Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Er wordt geen PAWW-premie meer berekend over het spaarbedrag levensloop. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaats van de PAWW-premie. PAWW-premie ten onrechte niet berekend over opname levensloop (change 1310054) Waarom De PAWW-premie werd niet berekend over de levensloopopname. Omdat de levensloopopname onderdeel is van kolom 3 van de loonstaat, moet er wel premieberekening PAWW plaatsvinden. Hoe In deze release is dit met ingang van 1-1-2019 opgelost en vindt er wel premieberekening voor de PAWW plaats over de levensloopopname. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaat van de PAWW-premie. Medewerkeridentificatie loonaangifte niet meer te achterhalen (change 1389974) Waarom Bij het  terugkoppelen van fouten, vermeldt de Belastingdienst via een technisch nummer welke medewerkers het betreft. In het zoekscherm van het rapport Controleoverzicht loonaangifte kon u voorheen dit nummer opzoeken. Sinds de vorige release was dit niet meer mogelijk. In de releasenotes van mei is dit toegelicht in het onderwerp Personeelsnummer en nummer inkomstenverhouding in de loonaangifte. Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte Aan het Controleoverzicht loonaangifte is de kolom Werknemer-ID toegevoegd.  Uw actie Als u het technische nummer wilt achterhalen dat de Belastingdienst vermeldt, bij het terugkoppelen van fouten in de loonaangifte van een medewerker, vraag dan het Controleoverzicht loonaangifte op van de betreffende periode. In het excel- of pdf-bestand kunt u vervolgens zoeken naar het betreffende nummer (ctrl+F) en ziet u om welke medewerker het gaat.  Controleoverzicht loonaangifte - Afdrachtvermindering en Eindheffing gebruik bestelauto (change 1155034) Waarom In het Controleoverzicht loonaangifte was bij Details de kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk opgenomen als laatste kolom. Omdat het bedrag voor deze afdrachtvermindering  geen medewerkergegeven is, maar een collectief gegeven was de waarde altijd 0,00. Daarom is het niet zinvol deze kolom te handhaven. Als u de loonaangifte automatisch wilt verzenden, kunt u het bedrag Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk vastleggen op bedrijfsniveau. Dit geldt overigens ook voor het bedrag Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.  Beide bedragen waren echter in het Controleoverzicht loonaangifte niet opgenomen in het Overzicht met elementen (1e blad pdf / 1e tabblad excel). Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte In het Controleoverzicht loonaangifte is bij Details is de laatste kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk verwijderd. Aan het Overzicht (1e blad pdf / 1e tabblad excel) met elementen zijn per bedrijf de volgende bedragen toegevoegd: Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto Als u bij Selecteren collectieve aangiftegegevens kiest voor Ja in het scherm Interfaces - Loonaangifte, worden beide bedragen voortaan opgenomen in het Controleoverzicht Loonaangifte, ze worden in dat geval namelijk ook doorgegeven aan de loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 5/24/2019

Wet- en regelgeving Personeelsnummer en nummer inkomstenverhouding in de loonaangifte  Vanaf 2020 zal als gevolg van de Wet Arbeidsmarkt in Balans, het aantal uit te keren transitievergoedingen aanzienlijk toenemen. Wij zijn Payroll Business hierop al aan het voorbereiden, zodat het straks niet meer nodig is een nieuwe medewerker aan te maken voor uitkeringen waarvoor de Groene tabel geldt. In plaats daarvan kunt u dan de ontslaguitkering vastleggen bij de bestaande medewerker die op dat moment uit dienst gemeld wordt. Dit houdt ook in dat het zogenaamde technische personeelsnummer (Code in loonaangifte) dat u tot nu toe zag in de Loonaangifte vervalt met ingang van januari 2020. Aan de Belastingdienst gaan wij dan de normale medewerkercode doorgeven, zodat u bij een bericht van de Belastingdienst gemakkelijk de betreffende medewerker kunt vinden. Vooruitlopend hierop kunt u dit (8-cijferige) technische nummer niet meer opvragen via het zoekscherm van het Controleoverzicht loonaangifte. U kunt dit technische personeelsnummer of code in loonaangifte nog wel achterhalen via het rapport Salarisstroken PDF:  Als u het nummer weet, kunt u dit opgeven in het zoekveld van de pdf: kies Ctrl + F. Het nummer staat onderaan elke salarisstrook tussen twee andere technische nummers, gescheiden door /-tekens. Bijvoorbeeld: 23303949/28947567/02002934. Nieuw Wizard Aanmaken medewerker met profielgroep   Waarom  Het was de wens om op bij het aanmaken van een medewerker bepaalde velden met voorgedefinieerde waardes te kunnen vullen. Bijvoorbeeld om bij een stagiar het veld Contractomschrijving altijd te vullen met de waarde Stagecontract en het veld Soort contract altijd met de waarde Bepaalde tijd. Het is mogelijk om profielen te maken waarin u bepaalde velden met een bepaalde waarde opneemt. Met deze profielen kunt u vervolgens profielgroepen samenstellen. Aan het menu is vanaf deze release de wizard Aanmaken medewerker met profiel toegevoegd. Hiermee kunt u eerst een profielgroep kiezen, zodat bij de velden die hiervan deel uitmaken automatisch de waarde uit de profielgroep is ingevuld. Hoe  Medewerker > Instroom > Wizard Aanmaken medewerker met profiel Als u de wizard opent kunt u kiezen welke Profielgroep u wilt toepassen. Bij het doorlopen van de schermen van de wizard, ziet u dan dat de velden die zijn opgenomen in de profielen van de profielgroep al zijn ingevuld. U kunt een vooringevulde waarde altijd overschrijven.  Uw actie  Als u de wizard Aanmaken medewerker met profiel, wilt gebruiken, moet u eerst profielen vastleggen en profielgroepen samenstellen.   Profielen en profielgroepen aanmaken Waarom Voor het gebruik van de wizard Aanmaken medewerker met profielgroepen, moet u profielen en profielgroepen vastleggen. Een profiel is een template waarin u gegevenselementen opneemt met een bepaalde waarde. Een profielgroep bestaat uit één of meer profielen. Als u bij het aanmaken van een nieuwe medewerker een profielgroep toepast, worden de waarden van de gegevenselementen die deel uitmaken van de profielen in de profielgroep automatisch ingevuld voor de medewerker en het contract.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Een profiel bestaat uit gegevenselementen met een bepaalde waarde. Zo kunt u bijvoorbeeld een profiel voor contractgegevens aanmaken en een profiel voor sociale verzekeringen en fiscale instellingen. U legt een code en een logische omschrijving vast voor het profiel. Vervolgens selecteert u de gegevenselementen plus bijbehorende waarde die u in het profiel wilt opnemen. Zo kunt u bijvoorbeeld profielen aanmaken waarin u de gegevenselementen + waarde opneemt die u standaard voor een stagiair vastlegt. Instellingen > Vastlegging > Profielgroepen Met de profielen die u hebt vastgelegd, kunt u profielgroepen samenstellen. Hebt u bijvoorbeeld profielen vastgelegd met de standaard gegevens die u voor een stagiair vastlegt, dan kunt u hiermee een profielgroep Stagiars samenstellen. Bij het toepassen van deze profielgroep bij het aanmaken van een nieuwe medewerker, worden de waarden voor een stagiair automatisch ingevuld. Zo'n vooringevulde waarde kunt u overigens altijd overschrijven. Uw actie Als u vooringevulde gegevens wilt gaan werken, moet u de nodige profielen  en profielgroepen hiervoor vastleggen. Meer informatie over het toepassen van profielen en profielgroepen vindt u in de online help. Loonstrookelementen Waarom  Bij het inrichten van Payroll Business wordt er altijd voor elk bedrijf een loonstrookmodel gekozen. Hierop staat alles wat op een loonstrook hoort te  staan, zoals NAW-gegeven en Burgerservicenummer. Onze consultant heeft daar indertijd - mogelijk op uw verzoek - elementen aan toegevoegd speciaal voor uw organisatie. De modellen zijn ingedeeld in vakken, die bestemd zijn voor bepaalde gegevens, bijvoorbeeld Medewerkergegevens, Aantallen, Bedragen. Vanaf deze release kunt u zelf gemakkelijk controleren welke elementen er voor u zijn ingericht en gegevens toevoegen, zoals functie, kostenplaats of afdeling. Hiervoor gebruikt u de functie Loonstrookelementen die voorheen uitsluitend beschikbaar was voor administratiekantoren en consultants. Hoe  Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen Kies de gewenste peildatum. Eventuele wijzigingen zullen ingaan vanaf de eerste dag van de periode die u kiest. Loonstrookelementen kunnen voor u zijn ingericht op twee niveaus: Standaard ziet u de inrichting voor het actuele bedrijf  Navigeert u via het navigatiepad naar het niveau Klant om te zien of er instellingen zijn die voor alle bedrijven gelden Per niveau ziet u voor welk loonstrookmodel er eventueel een inrichting aanwezig is. Uw actie  Al er een loonstrookmodel zichtbaar is, kunt u de lijst met getoonde elementen inzien: Kies een van de loonstrookgebieden. Klik op Toon Regels. Als er nog geen loonstrookmodel zichtbaar is, kunt u dit vastleggen, zie hiervoor ook de online help: Klik op Toevoegen . Kies het loonstrookmodel dat voor uw organisatie is ingericht. Kies het betreffende loonstrookgebied. Klikt op Toon regels. Vervolgens kunt u elementen toevoegen aan de lijst voor het betreffende gebied. Let op: de ruimte op de loonstrook is aan grenzen gebonden. Kontroleer het effect van uw wijzigingen als volgt: Draai een voorlopige salarisverwerking. Controleer de salarisstroken met de rapporten Salarisstroken PDF of Salarisstrook viewer   Gewijzigd en verbeterd  Overzicht Werkkosten uitgebreid met opties Fiscaal en Historisch actueel  Waarom  Bij correcties die u in het nieuwe jaar doet en die betrekking hebben op het oude jaar, kunt u ervoor kiezen deze correcties te laten berekenen als Correctie of als Nabetaling. De resultaten van deze keuzes waren in het rapport Werkkosten voor u nog niet inzichtelijk.  Daarom zijn de resultaten van bovenstaande keuzes voor u inzichtelijk gemaakt via de opties Fiscaal en Historisch actueel. Fiscaal Kiest u hiervoor, dan worden de bedragen getoond inclusief de correcties die u in het huidige jaar hebt gedaan en die betrekking hebben op het huidige jaar. Voor correcties die betrekking hebben op het voorgaande jaar maakt het uit of u die hebt laten berekenen als Correctie of als Nabetaling. Correctie: de bedragen die voor het oude jaar getoond worden, zijn inclusief de correcties die u in het nieuwe jaar hebt gedaan voor het oude jaar. Nabetaling: de bedragen die voor het oude jaar getoond worden, zijn exclusief de correcties die u in het nieuwe jaar hebt gedaan. Deze correcties staan vermeld bij het actuele tijdvak van het nieuwe jaar. Historisch actueel Kiest u hiervoor, dan worden de bedragen weergegeven zoals ze aan het einde van het jaar bekend waren, dus zonder eventuele correcties die in het daaropvolgende jaar zijn gedaan. Hoe  Rapporten > Controle > Werkkosten In het scherm waarin u het overzicht Werkkosten opvraagt, zijn de opties Fiscaal en Historisch actueel toegevoegd aan het veld Soort rapport. Uw actie Er is geen actie nodig.  Uitzonderen arbeidsvoorwaardevarianten heet nu Arbeidsvoorwaardenclusters Waarom De naam van het scherm Uitzonderen arbeidsvoorwaardevarianten is gewijzigd in Arbeidsvoorwaardenclusters: dit geeft beter weer wat u met het scherm kunt doen. Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters De werking van het scherm is niet gewijzigd: u kunt hier voor elke CAO die u in uw onderneming gebruikt de beschikbare arbeidsvoorwaardenclusters bekijken. Ook kunt u zo nodig de volgende zaken wijzigen: Specifieke arbeidsvoorwaarden toevoegen aan een arbeidsvoorwaardencluster. Specifieke arbeidsvoorwaarden verwijderen uit een arbeidsvoorwaardencluster. Arbeidsvoorwaarden markeren voor Autoselectie. Staat er bij Autoselectie een vinkje, dan wordt bij een nieuwe indiensttreding de betreffende arbeidsvoorwaarde automatisch gepresenteerd in het scherm Arbeidsvoorwaarden van de medewerker. In het scherm Arbeidsvoorwaardenclusters kunt u zo nodig arbeidsvoorwaarden toevoegen  die niet automatisch zijn geselecteerd, maar wel zijn opgenomen in het arbeidsvoorwaardencluster. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanpassing in doorgifte gegevens APG in combinatie met Generatiepact Waarom Als een medewerker deelneemt aan het Generatiepact, moeten de gegevens worden doorgegeven aan APG op basis van het percentage dat is ingevuld is in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact in het veld Generatiepact Percentage Pensioenopbouw. Voor het pensioengevend loon, grondslagen en premies worden de gegevens correct gevuld. Alleen de door te geven uren waren niet correct. Hoe Met ingang van deze release worden de uren ook correct bepaald in combinatie met het Generatiepact, als er aanlevering plaatsvindt voor de SPW (CAO Woondiensten) en Bouw (CAO Baksteen). Uw actie Er is geen actie nodig. Verlagen Regelingenloon in pensioenregeling (change 976611) Waarom Als voor een medewerker het berekenen van de premies plaatsvindt op basis van de pensioenregelingen met een vaste grondslag, was het wel mogelijk om een afwijkende grondslag op te geven maar geen afwijkend jaarloon.  Hoe Vanaf deze release is met ingang van 1-1-2019 aan de pensioenregelingen met een vaste grondslag het veld Afwijkend jaarloon ft (pensioensoort) toegevoegd. Als u hier een afwijkend jaarloon opgeeft, wordt dit verhoogd met de percentages voor de vakantietoeslag en overige toeslagen. De elementen in de grondslagen Vaste toeslag (pensioensoort) vaste grsl en Looncomp. (Pensioensoort) vaste grsl worden buiten beschouwing gelaten voor de pensioenberekening. De grondslag Looncomponenten periode (Pensioensoort vaste grsl) wordt wel meegenomen. U kunt op elk moment het afwijkend jaarloon muteren en vanaf dat moment wordt er met de vastgestelde waarde gerekend. Uw actie Als een medewerker een afwijkend jaarloon heeft voor de premieberekening, kunt u dit vastleggen. Ouderschapsverlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof  Waarom In het Raet Ideeënportaal is aangegeven dat het wenselijk is om in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof, het Ouderschapsverlof met een vaste einddatum te kunnen vastleggen in plaats van alleen eenmalig, zodat het niet meer nodig is dit iedere periode opnieuw vast te leggen. Daarom is het nu mogelijk in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), Ouderschapsverlof vast te leggen met een vast percentage of vast aantal uren. U moet er wel zelf rekening mee houden dat het juiste aantal verloonde uren per maand wordt berekend.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het medewerkerscherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) zijn de volgende velden toegevoegd: Ouderschapsverlof percentage vast Hier kunt u het percentage opgeven dat geldt voor de duur van het ouderschapsverlof. U moet zelf het percentage weer op nul stellen, zodra het ouderschapsverlof is beëindigd. Ouderschapverlof uren vast Hier kunt u het aantal uren opgeven dat geldt voor de duur van het ouderschapsverlof. U moet zelf het aantal uren weer op nul stellen, zodra het ouderschapsverlof is beëindigd. Door het percentage of de uren vast te leggen via deze velden, past Payroll Business iedere periode het percentage of de uren toe, totdat u dit op nul stelt. U hoeft dan niet iedere periode het percentage of de uren ouderschapsverlof voor de medewerker in te vullen. De ingevulde waarden blijven van toepassing totdat u deze wijzigt. Hierbij dient aandacht te worden besteed aan de juiste aangifte van de verloonde uren aan de Belastingdienst door de vermelde uren en percentage in de arbeidvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof te controleren, omdat de verloonde uren per periode kunnen verschillen.  Wilt u ouderschapsverlof voor 1 periode vastleggen, gebruik dan de velden Ouderschapsverlof percentage periode of Ouderschapsverlof uren periode. Hiermee legt u vast dat u het ouderschapsverlof eenmalig wilt toepassen.  Let op Denk er aan dat als u de uren invult, u ook het percentage opgeeft, zodat de uren voor de loonaangifte op de juiste manier gekort worden. Uw actie Als u gebruik wenst te maken van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof en de toepassing van Ouderschapsverlof als vaste arbeidsvoorwaarde, kunt u dit doen door het percentage Ouderschapsverlof Vast en de Ouderschapverlof uren Vast te vullen. Indien u daarnaast ook nog velden voor Ouderschapsverlof periode heeft gevuld, zullen deze van toepassing zijn voor de desbetreffende periode.  Individuele loonstaat - indeling pdf verbeterd Waarom Als u de Individuele loonstaat opvroeg als Pdf stonden voor de betreffende medewerker(s) de gegevens over de medewerker zelf en de gegevens van de loonstaat op aparte bladzijden. Hoe Rapporten > Controle > Individuele loonstaat In het pdf-bestand ziet u nu per medewerker één pagina waarop zowel de medewerkergegevens als de gegegevens van de loonstaat staan. De medewerkergegevens zijn uitgebreid met de medewerkercode. Het kalenderjaar staat nu onder de medewerkergegevens. De legenda staat aan het begin van het bestand. Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuwe menu-indeling Waarom De menu-indeling was, door diverse wijzigingen in de loop der jaren, niet op alle punten meer logisch van opzet. Het gevolg was een verminderde toegankelijkheid voor gebruikers, zeker voor gebruikers die niet dagelijks met het systeem werken. Daarom hebben we in overleg met een aantal klanten besloten de menu-indeling aan te passen. In de release notes van april hebben wij deze wijzigingen in het menu aangekondigd en een bijlage met de nieuwe menu-indeling toegevoegd. Hoe De menu-indeling is als volgt gewijzigd: andere naamgeving van (sub)menu-opties tonen van (sub)menu-opties op een andere plek in het menu tonen van schermen in andere (sub)menu-opties Globaal gaat het om onderstaande wijzigingen: In het hoofdmenu is het medewerkergedeelte als eerste geplaatst en het deel met de instellingen (voorheen Inrichting) als laatste. Het hoofdmenu ziet er vanaf deze release zo uit:   Menu Doel Medewerker Dit menu bevat alle schermen waarmee u medewerkergerelateerde gegevens vastlegt  Beheer Het uitvoeren van periodieke handelingen in de applicatie, zoals het draaien van de salarisverwerking en het uitvoeren van tussentijdse betalingen Rapporten Controleren van de beschikbare gegevens, zowel input als output Instellingen Configuratie van de applicatie, wijzigingen hebben grote invloed   Ook is de groepering onder Rapporten en Instellingen verbeterd. Een compleet overzicht van de verbeterde menu-indeling vindt u in de bijlage (pdf).  Let op: het kan zijn dat u niet alle menu-ingangen ziet die in de bijlage zijn opgenomen. Dit is afhankelijk van uw rechten binnen HR Core en/of Payroll Business. Zoekfunctie Kunt u een scherm of functie niet direct vinden, gebruik dan de zoekfunctie links onderin scherm. Uw actie Wellicht werkt uw organisatie met interne werkinstructies die verwijzingen bevatten naar specifieke menu-paden in onze applicatie. Pas deze zo nodig aan. Salarisberekening Waarom In het scherm Salarisberekening zijn diverse verbeteringen aangebracht. Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening De lijst met verwerkingen is nu langer; u ziet voortaan alle verwerkingen van het afgelopen jaar, voorheen zag u alleen de laatste vijf. Rechtsboven is de optie Toon alleen verwerkingen met afsluiting toegevoegd. Plaatst u hier een vinkje  dan zie u alleen de verwerkingen met afsluiting. Dit geeft een duidelijker beeld van de exacte momenten waarop de betalingen, loonaangifte en journaalposten zijn aangemaakt. In de nieuwe kolom Gebruiker ziet u nu welke gebruiker een speficieke verwerking heeft opgestart. In de nieuwe kolom Herrekenmethode ziet u nu volgens welke methode eventuele berekeningen over het voorgaande jaar zijn uitgevoerd: als correctie of als nabetaling. Dit gedrag wordt gestuurd door de parameter Nabetalingen vanaf in het scherm Stuurgegevens. Uitleg over correcties en nabetalingen over 2018 vindt u in eerdere release notes van dit jaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Journalisering exportdefintie Waarom Het was niet mogelijk een journaalexportbestand te laten aanmaken in het uitvoerformaat xlsx. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie In het scherm waarin u de exportdefinitie vastlegt, is aan het veld Extensie exportbestand de optie xlsx toegevoegd. Let op: het is niet mogelijk het uitvoerformaat xlsx toe te passen voor journaalexports via de interface Automatische Journalisering, menu Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces.  Uw actie U kunt deze optie nu eventueel kiezen voor het vastleggen van een exportdefinitie. Journalisering exportrubriek Waarom In een journaalexport was het niet mogelijk een teller op te nemen met het totaal van het aantal regels van de export. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Exportrubriek De rubrieken die u kunt toepassen voor Soort rubriek: Journaalpostgegevens zijn uitgebreid:  Aantal exportregels (totaal) Dit geeft de totaaltelling van de regels in het exportbestand, inclusief kopregels en voetregels. Aantal exportregels (detail) Dit geeft de telling van alleen de detailregels in het exportbestand, dus exclusief kopregels en voetregels. Uw actie Als u gebruik wilt maken van deze tellers, voeg dan een exportrubriek toe aan uw bestaande exportregel. Pas de inrichting toe zoals hierboven is aangegeven. Boekingsdefinitie - standaardwaarde Soort matrixkolom is nu Bruto bedrag Waarom Bij het inrichten van boekingsdefinities voor de journalisering, moest er vaak een andere dan de voorgestelde soort matrixkolom worden gekozen.  Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Bij het aanmaken van een nieuwe boekingsdefinitie is voortaan bij Soort matrixkolom standaard de waarde Bruto bedrag geselecteerd. Als u een andere soort matrixkolom nodig heeft kunt u deze uiteraard uit de lijst kiezen. Uw actie Er is geen actie nodig. Diverse verbeteringen rapporten Waarom Verzamelloonstaat In het rapport zelf werd bij Soort salarisverwerking altijd de waarde Definitief weergegeven, ongeacht de waarde die u in het scherm had opgegeven: dit veld is van het scherm verwijderd. Het veld Soort rapport was nog niet aanwezig voor dit overzicht.  Controle overzicht loonaangifte In het rapport zelf werd bij Soort salarisverwerking altijd de waarde Definitief weergegeven, ongeacht de waarde die u in het scherm had opgegeven: dit veld is van het scherm verwijderd.  Het veld Soort rapport was nog niet aanwezig voor dit overzicht.  Individuele loonstaat In het rapport werden voor Engelstalige of Duitstalige gebruikers de omschrijvingen in het Nederlands getoond. Hoe Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat Het veld Soort salarisverwerking is van het scherm verwijderd. Het veld Soort rapport is aan het scherm toegevoegd. Hier kunt u kiezen uit de waarden Fiscaal of Historische actueel. Rapporten > Controle > Controleoverzicht loonaangifte Het veld Soort salarisverwerking is van het scherm verwijderd. Het veld Soort rapport is aan het scherm toegevoegd. Hier kunt u kiezen uit de waarden Fiscaal of Historische actueel. Rapporten > Controle > Individuele loonstaat Engelstalige en Duitstalige gebruikers zien nu de omschrijvingen in de juiste taal. Uw actie Er is geen actie nodig. Diverse verbeteringen rapporten - alleen voor administratiekantoren Waarom Rapport Toelichting Automatische Verzamelloonstaat Voor dit rapport hadden we nog niet, net als bij het standaard rapport Verzamelloonstaat, het gegeven Soort rapport opgenomen. Ook was het niet mogelijk om het resultaat op te slaan als Excel-bestand. Automatische Collectieve loonstaat Voor dit rapport hadden we nog niet, net als bij het standaard rapport Collectieve loonstaat, het gegeven Soort rapport opgenomen. Automatische Controle overzicht  loonaangifte Voor dit rapport hadden we nog niet, net als bij het standaard rapport Controleoverzicht loonaangifte, het gegeven Soort rapport opgenomen. Daarnaast werd er geen rapport aangemaakt als er geen berekende gegevens waren. Automatische Werkkostenrapport Voor dit rapport hadden we nog niet, net als bij het standaard rapport Collectieve loonstaat, het gegeven Soort rapport opgenomen. Automatische Afrekenmatrix medewerker Voor dit rapport hadden we nog niet, net als bij het standaard rapport Afrekenmatrix medewerker, het gegeven Soort rapport opgenomen. Automatische Afrekenmatrix werkgever Voor dit rapport hadden we nog niet, net als bij het standaard rapport Afrekenmatrix werkgever, het gegeven Soort rapport opgenomen. Hoe Inrichting > Rapportage > Rapportsjablonen > Verzamelloonstaat parameters Aan het scherm voor de automatische Verzamelloonstaat is het veld Soort rapport toegevoegd met de opties Fiscaal en Historisch actueel. De werking hiervan is gelijk aan de werking van dit veld bij het standaard rapport Verzamelloonstaat. Aan het veld Opslaan als is de optie Excel toegevoegd. Inrichting > Rapportage > Rapportsjablonen > Collectieve loonstaat Aan het scherm voor de automatische Collectieve loonstaat is het veld Soort rapport toegevoegd met de opties Fiscaal en Historisch actueel. De werking hiervan is gelijk aan de werking van dit veld bij het standaard rapport Collectieve loonstaat. Inrichting > Rapportage > Rapportsjablonen > Controleoverzicht loonaangifte Aan het scherm voor het automatische Controleoverzicht loonaangifte is het veld Soort rapport toegevoegd met de opties Fiscaal en Historisch actueel. De werking hiervan is gelijk aan de werking van dit veld bij het standaard rapport Controleoverzicht loonaangifte. Er wordt er nu altijd een rapport aangemaakt, ook als er geen berekende gegevens zijn. Inrichting > Rapportage > Rapportsjablonen > Werkkostenrapport Aan het scherm voor het automatische Werkkostenrapport is het veld Soort rapport toegevoegd met de opties Fiscaal en Historisch actueel. De werking hiervan is gelijk aan de werking van dit veld bij het standaard rapport Werkkosten. Inrichting > Rapportage > Rapportsjablonen > Afrekenmatrix medewerker Aan het scherm voor de automatische Afrekenmatrix medewerker is het veld Soort rapport toegevoegd met de opties Actueel en Origineel. De werking hiervan is gelijk aan de werking van dit veld bij het standaard rapport Afrekenmatrix medewerker. Inrichting > Rapportage > Rapportsjablonen > Afrekenmatrix werkgever Aan het scherm voor de automatische Afrekenmatrix werkgever is het veld Soort rapport toegevoegd met de opties Actueel en Origineel. De werking hiervan is gelijk aan de werking van dit veld bij het standaard rapport Afrekenmatrix werkgever. Uw actie Er is geen actie nodig. Automatische rapportage Afrekenmatrix was standaard Actueel (change 370117) - alleen voor administratiekantoren Melding  De gegevens in de automatische rapporten Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever werden altijd weergegeven als Actueel. De wens was, om deze rapporten net als de gewone Afrekenmatrices, ook als Origineel te kunnen weergeven, wat het mogelijk maakt de resultaten rechtstreeks naar de klanten te verzenden. Oplossing Deze wens hebben we gehonoreerd. Zie het onderwerp hiervoor: Diverse verbeteringen bij rapporten - alleen voor administratiekantoren. Uw actie Geen actie nodig. Beëindigen validatiewaarde 6 voor Reden geen bijtelling  Waarom Er kwamen diverse L1812 meldingen in de loonaangifte met als reden dat de Reden geen bijtelling auto, code 6 niet langer meer geldig is na 31 december 2018.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak De keuze 0% bijtelling (geldig t/m 2018) uit de lijst van het veld Reden geen bijtelling is niet meer mogelijk na 31 december 2018. Voor bestaande arbeidsvoorwaarden Auto van de zaak, is deze per 31 december 2018 beëindigd.  Uw actie Denk eraan dat u bij auto's van de zaak waarvoor u de waarde 0% bijtelling (geldig t/m 2018) in het veld Reden geen bijtelling in 2018 had moeten beëindigen, maar waarvoor u dit nog niet hebt gedaan, deze waarde alsnog zelf moet beëindigen.  Opgeloste meldingen Pensioenpremie ouderschapsverlof (change 473983) Melding In de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden Pensioenen en fondsen met een vaste grondslag kwamen de namen van de velden Perc. vrijst. i.v.m. WIA en Perc. vrijst; i.v.m. WIA werkgever. niet meer overeen met de functie van deze velden, omdat u deze velden ook voor andere situaties kunt toepassen.  Oplossing De term WIA is uit de naam gehaald, omdat u deze velden ook kunt toepassen voor andere situaties, bijvoorbeeld een medewerker krijgt een vijstelling van 50% op de premie bij ouderschapsverlof. Nieuwe naam Oude naam Perc. vrijstelling – werknemernr Perc. vrijst. i.v.m. WIA Prec. Vrijstelling – werkgever Perc. vrijst; i.v.m. WIA werkgever Uw actie Er is geen actie nodig. Loonstroken Pdf met groepeerkenmerk toonden soms ten onrechte geen stroken (change 1329871) Melding Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstroken (PDF) Soms werd er geen pdf met salarisstroken aangemaakt, als u bij het opvragen van salarisstroken via de functie Salarisstroken (PDF) meer dan één groepeerkenmerk had geselecteerd. Oplossing Dit is opgelost. Bij het kiezen van meer dan een groepeerkenmerk, worden de stroken weer gewoon getoond.  Uw actie Geen actie nodig.   Publishing Date : 4/18/2019

Mededelingen Indeling van het menu wordt aangepast Waarom In de mei release gaan we de menustructuur aanpassen. Het doel hiervan is: het verbeteren van de toegankelijkheid van de applicatie, met name als u HR Core en/of Payroll Business niet dagelijks gebruikt. Ook nieuwe collega's kunnen zodoende gemakkelijker hun weg vinden in de applicatie. Hoe In de afgelopen maanden hebben een aantal van onze klanten in een pilottraject ervaring opgedaan met een verbeterde menustructuur. Na een gezamenlijke evaluatie zijn we tot een nieuwe menustructuur gekomen. In de bijlage aan het eind van deze release notes ziet u het resultaat. Hiermee kunt u, vooruitlopend op de mei release, eventueel uw werkinstructies alvast aanpassen. In het hoofdmenu is het medewerkergedeelte als eerste geplaatst en de instellingen als laatste, omdat die normaal gesproken niet al te vaak wijzigen: Medewerker Beheer Rapporten Instellingen Daarnaast hebben wij vooral de groepering van Rapporten en Instellingen verbeterd. Klik hier om een pdf te downloaden met een compleet overzicht van de verbeterde menu's. Uw actie Wellicht werkt uw organisatie met interne werkinstructies die verwijzingen bevatten naar specifieke menu-paden in onze applicatie. Vooruitlopend op de mei release kunt u deze alvast aanpassen, daar waar nodig. Nieuw  Nieuwe categorie auto op waterstof  Waarom  Tot en met december 2018 viel een auto op waterstof onder de categorie 4% - zonder CO2-uitstoot (vanaf 2014). Voor nieuwe auto's op waterstofgas met een tenaamstelling in 2019 is er een nieuwe categorie: 4% - Auto op waterstof (vanaf 2019).  Deze categorie kunt u ook vastleggen in Payroll Business. Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak  In het medewerkerscherm Auto van de zaak is aan de lijst van het veld Auto categorie vanaf deze release categorie 11. 4% - Auto op waterstof (vanaf 2019) toegevoegd. Voor nieuwe auto's op waterstofgas met een tenaamstelling in 2019 kunt u als u het bijtellingspercentage kiest, nu deze categorie selecteren.  Voor een auto op waterstof geldt geen aftopping: de 4% bijtelling vindt plaats over de gehele cataloguswaarde. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2019.  Uw actie Als u via het veld Afwijkend percentage bijtelling reeds het percentage van 4% hebt toegepast voor auto's op waterstof, dan kunt u dit percentage vanaf de eerstvolgende periode vervangen door bij Auto categorie te kiezen voor 11. 4% - Auto op waterstof (vanaf 2019) . Gewijzigd en verbeterd Individuele loonstaat nu ook voor meerdere medewerkers tegelijk op te vragen Waarom Als u de individuele loonstaat voor meerdere medewerkers wilde laten aanmaken, moest u voorheen de loonstaat medewerker voor medewerker opvragen. U kunt de loonstaat nu ook opvragen per groepeerkenmerk. Hoe Rapporten > Fiscaal > Individuele loonstaat In het scherm waarin u de Individuele loonstaat opvraagt, is het veld Medewerker nu optioneel. Selecteert u geen medewerker, dan stelt het systeem een rapport samen waarin de individuele loonstaten zijn opgenomen voor alle medewerkers die voldoen aan de gekozen groepeerkenmerken. Daarnaast is aan het scherm waarin u de Individuele loonstaat opvraagt het veld Groeperen op toegevoegd. Hiermee kunt u een selectie maken van de medewerkers waarvoor u de Individuele loonstaat wilt opvragen. Selecteert u hier bijvoorbeeld Afdeling, dan ziet u in het linker vak eronder de afdelingen van het betreffende bedrijf. De afdelingen waarvoor u de Individuele loonstaat wilt opvragen verplaatst u met de pijltjes naar het rechter vak. Als u geen selectie opgeeft, wordt het hele bedrijf geselecteerd. Let op: als u bij het veld Medewerker geen medewerker heeft geselecteerd, is het uitvoerformaat altijd Pdf ongeacht de keuze in het veld Opslaan als. Uw actie Er is geen actie nodig. Controleoverzicht loonaangifte geeft TWK-correcties over de jaargrens weer Waarom Als u vanaf de januari release gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om wijzigingen over 2018 te laten berekenen als correctie in plaats van als nabetaling, is het wenselijk om dit te kunnen terug zien in het Controleoverzicht loonaangifte. Hoe Rapporten > Controle > Controleoverzicht loonaangifte U kunt voortaan kiezen uit twee weergaven. Hiervoor is aan het scherm Controleoverzicht loonaangifte het veld Soort rapport toegevoegd met de volgende waarden: Historisch actueel De bedragen worden weergegeven zoals ze eind 2018 bekend waren, dus zonder eventuele correcties over 2018 die zijn ingevoerd in 2019. Fiscaal De bedragen van 2018 worden weergegeven inclusief correcties over 2018 die zijn ingevoerd in 2019. Uw actie Kies de optie Historisch actueel als u de aansluiting wilt vinden met de journaalposten aan het einde van 2018. Kies de optie Fiscaal als u de aansluiting wilt vinden met de Loonaangifte zoals deze over 2018 aan de Belastingdienst is doorgegeven, inclusief de correcties die zijn ingevoerd in 2019. Raet Basisdocument - Importeren datumvelden Waarom Tot nu toe moest u datumvelden formatteren als tekstvelden met het formaat eejj-mm-dd. Vanaf deze release kunt u bij datumvelden zowel tekstopmaak als datumformaat hanteren. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Datums in tekstformaat mogen vanaf nu ofwel technisch zijn (eeuw-jaar-maand-dag) of  Nederlands (dag-maand-eeuw-jaar). Als scheidingsteken kunt u een verbindingsstreepje (-) of slash (/) gebruiken. De interpretatie en weergave van datums in Excel-formaat hangt af van uw lokale Windows en Excel-instellingen. Bij het importeren gebruikt Payroll Business voor de interpretatie de Excel-definitie. Voorbeelden Opmaak Voorbeeld Tekst 20190401 Tekst 2019-04-01 Tekst 2019/04/01 Tekst 01-04-2019 Tekst 01/04/2019 Datum 1-4-2019 Datum Maandag 1 april 2019 Datum 1-apr-19 Uw actie Controleer voordat u een spreadsheet importeert, het formaat van de betreffende Excel-cellen (rechtermuis > Celopmaak) en wijzig zo nodig het datumformaat. Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) -  uren referteperiode op basis contracturen Waarom Klanten die variabel ziekengeld gebruiken, gaven aan dat de berekening om de uren in de referteperiode te bepalen, moet plaatsvinden op basis van de contracturen, zodat een parttime percentage werd toegepast. Tot op heden werden de uren in de referteperiode bepaald op basis van bedrijfsuren, waardoor klanten die deze uren wilden bepalen op basis van contracturen, het ziekteuurloon variabele vergoedingen handmatig moesten berekenen.  Hoe Bedrijf > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) Aan het bedrijfsscherm Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) is het veld Gebruik contracturen referteperiode toegevoegd. Als u wilt dat de vergoeding Ziekengeld uurloon (variabel) wordt berekend op basis van de contracturen in de referteperiode, vult u hier Ja in. Is hier Nee ingevuld, dan wordt het Ziekengeld uurloon berekend op basis van de bedrijfsuren.  Uw actie Als u wilt dat de vergoeding Ziekengeld uurloon (variabel) wordt berekend op basis van de contracturen in de referteperiode, vul dan in het scherm Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Gebruik contracturen referteperiode de waarde Ja in. Aanpassing doorgifte gegevens UPA in combinatie met Generatiepact Waarom Als een medewerker deelneemt aan het Generatiepact, moeten de gegevens worden doorgegeven op basis van het percentage dat is ingevuld bij de arbeidsvoorwaarde Generatiepact in het veld Generatiepact Percentage Pensioenopbouw. Voor het regelingloon, de grondslagen en de premies worden de gegevens correct gevuld. Alleen de door te geven uren waren niet correct. Hoe Vanaf deze release worden de uren ook correct bepaald in combinatie met de arbeidsvoorwaarde Generatiepact. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen in de loonaangifte (change 1315000) Melding Sinds de februari release (9 februari) waren er in de loonaangifte 2018/2019 bij sommige werknemers verkeerde bedragen zichtbaar. Dit ging om de volgende rubrieken: Vakantiebijslag Opgebouwd recht vakantiebijslag Bedrag rente- en/of kostenvoordeel personeelslening Bedrag vergoeding reiskosten Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering Werknemersbijdrage privégebruik auto Oplossing In het weekend van 16 en 17 maart hebben wij de loonaangifte op dit punt gecorrigeerd. Voor de aangiftetijdvakken die op dat moment al naar de Belastingdienst waren verzonden, resulteert dit in een correctie-aangifte. Er waren geen problemen met het totale fiscale loon of in te houden loonheffing, dus er is geen effect op de te betalen loonheffing aan de Belastingdienst. Als uw pensioenfonds gebruik maakt van de pensioengegevens in de loonaangifte, is er met terugwerkende kracht wel een verschil te zien bij de af te dragen pensioenpremies.  Uw actie Er is geen actie nodig. Uren kopen beïnvloedde ten onrechte de deeltijdfactor voor pensioen premieberekening met variabele grondslag (change 408371) Melding Als een medewerker uren koopt via de regeling Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren, worden in de periode van aankoop de uren naar de Loonaangifte verminderd met de aangekochte uren. Er was echter geen rekening mee gehouden dat dan in de Pensioenaangifte de deeltijdfactor Deeltijdf. pens. premie berek. (var. grdsl.) ten onrechte werd verlaagd bij pensioenen/fondsen met een variabele grondslag. Oplossing Dit hebben we opgelost met een nieuw gegevenselement Uren kopen totaal. Staat dit gegevenselement in de grondslag Uitzonderen aantal uren - interface plaatst, dan wordt de deeltijdfactor niet verlaagd. Uw actie Als u de resultaten van Pensioenen/fondsen (variabele grondslag) naar de pensioenaanvoerder TKP of Syntrus Achmea stuurt, moet u in de grondslag Uitzonderen aantal uren – interface het gegevenselement Uren kopen totaal opnemen. Signalering Stage mutatie tbv werknemers verzekeringen onterecht in Signaleringsverslag (change 1165627) Waarom  Als in de eerste betaalperiode van het jaar in het scherm Loonaangifte bij het veld Aantal stage periodes huidig jaar een waarde groter dan 0 was ingevuld, stond in het Signaleringsverslag in veel gevallen ten onrechte de foutmelding: Stage mutatie tbv werknemers verzekeringen.  Hoe  Door het aanpassen van de rekenregels in Payroll Business is dit vanaf 1 januari 2019  niet langer mogelijk en wordt deze signalering in de eerste betaalperiode alleen nog gegeven als er geen sprake is van WW-verzekeringen of als bij Aard arbeidsverhouding de waarde 07 Stagiair is ingevuld.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Signalering Afloopdatum contract verstreken fout VT berekening onterecht in Signaleringsverslag (change 1283334) Waarom Voor medewerkers met een tijdelijk contract -in het scherm Arbeidscontract is de Afloopdatum ingevuld- en een uitbetaling van vakantietoeslag in de maand waarin het contract afloopt, mag de signalering Afloopdatum contract verstreken fout VT berekening uitsluitend worden afgegeven als de medewerker op de dag na de afloopdatum van het contract nog in dienst is. Tot dusverre werd altijd gecontroleerd of de medewerker in dienst is op de laatste dag van de afrekenperiode waarin de uitbetaling van vakantietoeslag plaatsvindt. Hoe   De rekenregels in Payroll Business zijn per 1 januari 2019 aangepast, zodat de controle of de medewerker in dienst is voortaan plaatsvindt op de dag na de afloopdatum van het tijdelijke contract. Uw actie Er is geen actie nodig. Missende betalingen in betaalbestand bij aanvullende verwerking (change 1232942) Melding Medewerker > Loonheffingen Als voor een medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja stond en in een vervolgverwerking op Nee werd gezet waarna de periode werd afgesloten en betaald, en daarna voor een aanvullende verwerking de Loonheffingskorting toch weer op Ja werd gezet, dan leidde dat ten onrechte niet tot een nabetaling.  Oplossing Voor deze uitzonderlijke situatie hebben we de programmatuur gewijzigd, zodat dit probleem niet meer kan voorkomen. Uw actie Er is geen actie nodig. Anoniementarief werd niet goed toegepast (change 1282933) Melding Als bij een medewerker in het scherm Loonheffingen is vastgelegd dat het om een Anonieme werknemer gaat, dan moet er 52% aan loonheffing worden ingehouden. Payroll Business hanteerde in dat geval ten onrechte het hoogste percentage van de loonheffingen van 51,75%, voor 2019. Met ingang van deze release is dit aangepast.   Oplossing Rapporten > Controleoverzichten > Referentietabel De referentietabel Loonheffing algemeen is met ingang van 1-1-2019 uitgebreid met een extra kolom, waarin het anoniementarief is vastgelegd van 52%. Als bij een medewerker is vastgelegd dat het om een anonieme werknemer gaat, past Payroll Business nu dit percentage van 52% toe. Uw actie  Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Kolom SV loon op de loonstrook (change 947434) Melding Soms werd bij de 3-koloms of 4-koloms salarisstrook de kolom SV loon ten onrechte getoond bij een medewerker die niet is verzekerd voor de sociale verzekeringen.  Oplossing Vanaf nu wordt de kolom SV loon alleen getoond als er ook daadwerkelijk SV-loon is voor de medewerker. Uw actie  Er is geen actie nodig. Verloonde uren Loonaangifte (change 956246) Melding Voor de Loonaangifte moet per periode het aantal verloonde uren worden doorgegeven. Payroll Business berekent deze uren in het cumulatieve payrollelement Aantal verloonde uren. De basis voor het aantal verloonde uren is het aantal contracturen. Bij het (gedeeltelijk) doorbetalen van loon bij verlof en loon bij ziekte, gelden er  echter andere regels voor het berekenen van de verloonde uren. In sommige gevallen werden de ziekte- en verlofuren niet goed meegeteld voor het aantal verloonde uren. Met ingang van deze release is dit per 1-1-2019 opgelost. Oplossing De Belastingdienst schrijft voor dat bij ziekte het aantal verloonde uren hetzelfde blijft als voor de ziekte. De Ziekte-uren (1 t/m 10) vanuit de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) en de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel worden vanaf nu niet meer gecorrigeerd op het aantal verloonde uren. Voor gedeeltelijk doorbetaalde verlofuren geldt dat deze uren meetellen voor het gedeelte dat wordt doorbetaald: 10 verlofuren 100% doorbetaling = 10 verloonde uren 10 verlofuren 70% doorbetaling = 7 verloonde uren 10 verlofuren 0% doorbetaling = 0 verloonde uren Uw actie Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Verwerkbare fouten APG - introductie nieuw gegevenselement Correctie verlofuren (Pensioenaangifte) Melding Als het aantal verloonde uren werd gekort vanwege (deels) onbetaald verlof voor de loonaangifte, dan werden deze uren ook doorgegeven in de pensioenaangifte van APG. Als de pensioenopbouw echter op basis van 100% dient door te lopen, werden de verkeerde uren doorgegeven. Dit veroorzaakte een verwerkbare fout bij APG. Oplossing Vanaf deze release wordt er een nieuw gegevenselement Correctie verlofuren (Pensioenaangifte) berekend, als er sprake is van verlof dat tegen minder dan 100% wordt uitbetaald. Dit element kunt u opnemen in de grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface. Uw actie Indien van toepassing, kunt u dit element opnemen in de grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface. APG Personeelsnummer uitgebreid naar 15 posities Melding Voor APG werd het personeelsnummer doorgegeven met maximaal 12 posities. Volgens de richtlijnen van APG moeten dit 15 posities zijn. Oplossing Vanaf deze release is het aantal posities uitgebreid van 12 naar 15. Uw actie Er is geen actie nodig. UPA Regelinggegevens - melding Deling door nul functie Melding Soms werd in de functie UPA Regelinggegevens de melding Deling door nul gegeven bij een medewerker die uit dienst getreden was. Bij een vervolgverwerking kwam de foutmelding niet voor. Oplossing Dit is met ingang van deze release aangepast, zodat de melding niet meer verschijnt. Uw actie Er is geen actie nodig. Vermelding leaseautocategorie op medewerkerkaart bij geen leaseauto (change 302911, 655338)  Melding Ook bij medewerkers die geen leaseauto hadden, was op de medewerkerkaart een default waarde leaseautocategorie ingevuld.  Oplossing Sinds januari 2019 is de leaseautocategorie alleen nog maar ingevuld voor medewerkers die daadwerkelijk een leaseauto hebben. Uw actie Er is geen actie nodig.  Berekening Loonheffing bij loon hoger dan hoogste tabelloon (change 1300205) Melding Als een medewerker een loon heeft dat hoger is dan het hoogste tabelloon, kon er een verschil ontstaan van 1 eurocent bij het berekenen van de loonheffing volgens de loonheffingstabellen en de berekening van Payroll Business. Met ingang van deze release is dit aangepast.   Oplossing De berekening van de loonheffing binnen Payroll Business is aangepast en is nu conform de voorschriften van de loonheffingstabellen.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Overzicht indiensttreding toonde niet alle betreffende medewerkers (change 1232113) Melding Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht indiensttreding Bij de samenstelling van het rapport Overzicht indiensttreding werden ten onrechte niet altijd alle betreffende medewerkers getoond die in het opgevraagde tijdvak in dienst waren getreden. Dit kwam doordat bij deze medewerkers een Datum indienst organisatie aanwezig was, die buiten het opgevraagde tijdvak viel. Oplossing Voor het rapport Overzicht indiensttreding gebruikt Payroll Business voortaan alleen het gegevenselement Datum indienst. Alle medewerkers met een Datum indienst die valt binnen het opgevraagde tijdvak worden nu in dit rapport getoond. Uw actie  Er is geen actie nodig. Betalingsoverzicht netto resultaat (change 464619) Melding Rapporten > Controleoverzichten> Betalingsoverzicht netto resultaat Het rapport Betalingsoverzicht netto resultaat bevatte een regel over de soort verwerking. De tekst in deze regel was verwarrend. Oplossing Naast de ook getoonde regel met de omschrijving van de salarisverwerking waarop het rapport is gebaseerd, voegde deze regel geen extra informatie toe. De regel met de soort verwerking staat daarom niet meer in het rapport. Uw actie  Er is geen actie nodig. Berekend bedrag loonheffing mogelijk onjuist bij werknemers met herleidingsregel (change 1336024) Melding Als bij een medewerker een herleidingsregel van toepassing is waarbij die medewerker niet belastingplichtig is, dan kon de berekening van de loonheffing fout gaan. Deze situatie kon optreden als die medewerker het maximum loon van de werknemersverzekeringen had bereikt en er ook sprake is geweest van eenmalige beloningen. Payroll Business ging in dat geval ten onrechte loonheffing terugbetalen aan die medewerker.  Oplossing De berekening van de loonheffing binnen Payroll Business is aangepast.   Uw actie  Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats. Publishing Date : 3/22/2019

Mededelingen  Nogmaals Loonaangifte - Meldingen L1614 en L1615 (change 1020642/ 1208782) en Doorgeven CAO code (change 1039746) In de release notes van januari hebben we gemeld dat we in release 2019-01 de volgende meldingen hadden opgelost: onderwerp 15. Loonaangifte – meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) onderwerp 19. Loonaangifte – CAO code niet altijd doorgeven (change 1039746) In de februari release hebben we dit helaas moeten terugdraaien. In de maart Release hebben we de fouten weer opgelost.  Vooraankondiging - Automatische Reisafstandsbepaling weer op basis Webservice  In de release van augustus 2018 hebben we voor het berekenen van het aantal kilometers woon-werk de overstap gemaakt van Webservices naar Google Maps . De afgelopen maanden hebben wij dermate veel meldingen van klanten gekregen over de nieuwe berekeningsmethodiek en de fouten die hieruit voort zijn gekomen, dat wij deze overstap intern hebben geëvalueerd. Omdat wij van mening zijn dat we met de huidige methode onze klanten niet de service kunnen bieden die ze mogen verwachten, hebben we besloten terug te gaan naar het gebruik van Webservices met ingang van de release van april 2019. Wij zijn op dit moment druk bezig om alle veranderingen, die voor u en uw medewerkers bij deze overstap plaatsvinden, in kaart te brengen. De klanten die reeds gebruik maken van deze service gaan we uitnodigen, zodat we hen extra toelichting kunnen geven. Tevens zullen wij in de release notes van april hier uitgebreid op terug komen. Nieuw  Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Jaaropgaven  na extra correcties Waarom Sinds de februari release heeft u de mogelijkheid om vervangende jaaropgaven aan te maken voor alle medewerkers met fiscale correcties over 2018. Vanaf deze release kunt u ook jaaropgaven aanmaken voor alleen de medewerkers voor wie correcties zijn vastgelegd sinds de vorige keer dat u jaaropgaven aanmaakte. Hoe Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Alle medewerkers Kies deze optie als u de jaaropgaven 2018 voor het eerst aanmaakt. Alle medewerkers die in 2018 loon hebben ontvangen, krijgen dan een jaaropgaaf. Als u in 2019 in correctiemodus heeft gerekend en u heeft over 2018 mutaties met terugwerkende kracht vastgelegd, ziet u de effecten hiervan terug in de bedragen op de jaaropgaven van 2018. Medewerkers met correcties Kies deze optie als u eind 2018 of begin 2019 voor alle medewerkers de jaaropgaven al heeft aangemaakt en sindsdien salarisberekeningen over 2019 heeft uitgevoerd in de correctiemodus. Alleen medewerkers met correcties over 2018 krijgen dan opnieuw een jaaropgaaf. Medewerkers met correcties sinds de vorige aanvraag Deze optie is handig als u eerder dit jaar al jaaropgaven met correcties heeft verzonden via een van de twee andere opties. Deze (nieuwe) optie maakt alleen jaaropgaven aan voor medewerkers met correcties over 2018, als die correcties zijn vastgelegd sinds de vorige keer dat u jaaropgaven hebt aangevraagd. Controleren van de te verzenden extra jaaropgaven (optioneel) De jaaropgaven worden aangemaakt en verzonden volgens de reguliere instellingen, zie Bedrijf > (Salarisadministratie) > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Eventueel kunt u de extra jaaropgaven controleren, vóórdat ze naar de medewerkers worden verstuurd. Hoe u kunt controleren, hangt af van de manier van verzenden: Als u de module Salarisdossier gebruikt, kunt u daar de jaaropgaven steekproefsgewijs controleren, voordat u de jaaropgaven publiceert. Als u de jaaropgaven normaal gesproken op papier naar uw bedrijf laat komen, zal dit ook nu gebeuren. Als u de jaaropgaven rechtstreeks via briefpost naar de medewerker stuurt: pas dan de instellingen eventueel tijdelijk aan. Kies bij Bezorgen via voor Pakketpost (naar Bedrijf).  Uw actie Zorg dat al uw medewerkers een jaaropgaaf hebben die overeenstemt met wat u via de loonaangifte aan de Belastingdienst heeft gerapporteerd. Dit zijn tenslotte dezelfde bedragen die de Belastingdienst vooraf zal invullen bij de inkomstenbelasting. Kies, afhankelijk van uw situatie, voor Alle medewerkers, voor Medewerkers met correcties of voor Medewerkers met correctie sinds de vorige aanvraag. Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Handmatig corrigeren loonaangifte Waarom Sinds de januari release kan Payroll Business voor u alle wijzigingen over 2018 automatisch uitrekenen als correctie in plaats van nabetaling. Deze berekeningen resulteren automatisch in het bijwerken van de loonaangifte 2018. Met de optie Enkelvoudig muteren kunt u normaal gesproken in de loonaangifte nog handmatig wijzigingen aanbrengen, vóórdat u deze verstuurt naar de Belastingdienst. Voor het jaar 2018 is deze optie sinds vorige week  beschikbaar. Handmatige correcties over 2018 in de loonaangifte zijn echter pas mogelijk, zodra u in Payroll Business het rekenen in correctiemodus beëindigt en overschakelt naar nabetalingen. Deze beperking voorkomt dat uw handmatige wijzigingen in de loonaangifte worden overschreven door de automatische berekeningen van Payroll Business. Hoe Zolang u in Payroll Business nog wijzigingen over 2018 laat uitrekenen in correctiemodus, kunt u in de loonaangifte nog geen handmatige correcties op 2018 aanbrengen. Voor het betreffende loonheffingennummer is in dat geval in de module Loonaangifte bij Werknemersgegevens de optie Enkelvoudig muteren niet beschikbaar.  Zodra u in Payroll Business voor alle bedrijven die bij een bepaald loonheffingennummer horen een salarisverwerking in de nabetalingsmodus heeft afgesloten, is het mogelijk om in de module Loonaangifte dit loonheffingennummer handmatig te corrigeren. Vanaf dat moment is in de module Loonaangifte bij 2018 de optie Enkelvoudig muteren beschikbaar. Ook verwerkt Payroll Business vanaf dat moment alle wijzigingen die met terugwerkende kracht effect hebben op 2018, als fiscaal loon 2019 en geeft deze wijzigingen door aan de Belastingdienst via de loonaangifte 2019. Uw actie U bepaalt zelf wanneer u in Payroll Business wilt overschakelen van correcties naar nabetalingen. Vanaf dat moment kunt u in de loonaangifte gebruik maken van de optie Loonaangifte 2018 > Werknemergegevens > Enkelvoudig muteren. Zie eventueel voor extra uitleg over dit onderwerp de releasenotes van januari, onderwerp 1. Mutaties met terugwerkende kracht in het voorgaande jaar en februari, onderwerp 6.Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Loonstaten, Loonaangifte, Jaaropgaven. Handmatig corrigeren loonaangifte bij bedrijven die geen verwerkingen meer laten uitvoeren Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren. Waarom Als een bedrijf stopt met de verwerkingen via Payroll Business, is het niet zeker of Payroll Business nog correcties over het voorgaande jaar gaat berekenen. Bijvoorbeeld: het is januari 2020 en de laatste salarisverwerking met afsluiting dateert van december 2019. Er kunnen dan in theorie in de januariverwerking nog correcties over 2019 volgen. Het handmatig corrigeren van de loonaangifte 2019 is daarom op dat moment nog geblokkeerd, zie ook het onderwerp hiervoor bij Hoe. Hoe Inrichting  > Algemeen > Payroll stuurgegevens Door een bedrijf te blokkeren voor verdere salarisverwerking wordt handmatig corrigeren van de loonaangifte per direct mogelijk. Dit doet u door in het scherm Payroll stuurgegevens bij het veld Payroll blokkeren vanaf de eerste dag van de periode in te vullen dat er geen salarisverwerking meer mag worden gestart. Daarna is in de module Loonaangifte bij Werknemergegevens de optie Enkelvoudig muteren beschikbaar. Uw actie Als bedrijven aan het einde van het jaar zijn gestopt met het uitvoeren van salarisverwerkingen en u wilt de loonaangifte van dat zelfde jaar handmatig corrigeren, blokkeer dan eerst de salarisverwerking. Generatiepact werkt nu voor alle Pensioenen en fondsen (variabele grondslag) Vanaf release 2019-02 is het mogelijk om het Generatiepact toe te passen bij het berekenen van de premie van de pensioenregelingen WIA hiaat en WIA hiaat extra. Zie de release notes 2019-02, onderwerp 4. Nieuw veld Generatiepact toegevoegd aan medewerkerscherm pensioenen (variabele grondslag). Vanaf deze release is dit ook voor de overige 14 pensioenregelingen werkend gemaakt. Hoe Uren Voor de doorgifte naar de loonaangifte is het gegevenselement Generatiepact Correctie uren Loonaangifte gekoppeld aan de grondslag Uren loonaangifte. Voor het berekenen van de pensioenpremie is het niet nodig elementen in een grondslag te vullen voor de uren waarmee wordt gerekend. Als in het veld Generatiepact - benoemd (var grsl) of Generatiepact - Eigen (var grsl) de waarde Ja is vastgelegd, houdt Payroll Business bij het berekenen van de premie automatisch rekening met de gegevenselementen Generatiepact Correctie uren Loonaangifte en Generatiepact Correctie uren. Uw actie Als u wilt dat Payroll Business bij de variabele pensioensoorten rekening houdt met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, vul dan bij deze pensioensoorten in het veld Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl) de waarde Ja in. Keuze toepassen Generatiepact bedrijfsschermen pensioenen en fondsen (variabele grondslag)  Bedrijf > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioenen / fondsen (variabele grondslag) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2019 in Payroll Business voor alle 16 pensioenen/fondsen met een variabele grondslag bedrijfsschermen opgenomen. Hierin kan via het veld Generatiepact - benoemd ([pensioensoort] var. grsl.) of Generatiepact - eigen ([pensioensoort] var. grsl.) op bedrijfsniveau aangegeven worden of Payroll Business bij het berekenen van de premie wel of niet rekening moet houden met het Generatiepact.  Uw actie Vul bij de hiervoor genoemde velden Ja in voor pensioenen en fondsen (variabele grondslag) op bedrijfsniveau wilt vastleggen dat u gebruikt maakt van het generatiepact. Gewijzigd en verbeterd  Alternatieve omschrijvingen nu ook in Proforma Beheer > Inrichting > Alternatieve omschrijvingen Beheer > Salarisberekening > Proforma Waarom In Proforma werden in het scherm Proforma en bij het berekende resultaat nog niet de alternatieve omschrijvingen getoond.  Hoe Vanaf deze release is deze functionaliteit ook in Proforma beschikbaar en ziet u in het scherm en bij de berekende resultaten de alternatieve omschrijvingen, mits ingericht. Uw actie Er is geen actie nodig. Percentages getoond bij de autocategorie Waarom Als onderdeel van de wet- en regelgeving 2019 is de lijst met autocategorieën aangepast. Vanaf januari 2019 werden in de lijst met autocategorieën geen percentages meer getoond, maar alleen de omschrijving. Dit was gedaan, omdat het in de nieuwe regelingen 2019 mogelijk is binnen dezelfde autocategorie verschillende percentages toe te passen, bijvoorbeeld op basis van aftopping van de cataloguswaarde of op basis van de geldigheidsduur na de 1e tenaamstelling. Hierdoor moest de keuze gemaakt worden op basis van de omschrijving van de emissie en jaartallen, terwijl gebruikers aangaven ook op basis van het percentage bijtelling een selectie te maken. Er is voor gekozen om nu het percentage voor de aftopping op basis van cataloguswaarde te tonen om de selectie gemakkelijker te maken.  Hoe Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Vanaf deze release zijn in het medewerkerscherm Auto van de zaak aan de omschrijvingen bij het veld Autocategorie de percentages toegevoegd. Let op dat deze percentages geen rekening houden met de aftoppingsregels of looptijdregels, waarbij een ander percentage kan gelden.  Uw actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring Waarom In de vorige release zijn er vijf nieuwe gegevenselementen in Payroll Business opgenomen met als omschrijving WG verklar. bedrag referteperiode met de waarden: Gemiddelde Totaal Hoe Bedrijf > Werkgeversverklaring Vanaf deze release zijn deze gegevenselementen ook beschikbaar in het Bedrijfsscherm. Vanaf 1-1-2019 is u in het scherm Werkgeversverklaring voor Werkgeversverklaring 6 t/m 10 het gegevenselement WG verkl. bedrag referteperiode beschikbaar. Kiest u hier voor Totaal, dan wordt het totale bedrag van de opgegeven referteperioden berekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. In één keer verwijderen van meerdere sublooncomponenten uit grondslag  Waarom  Tot deze release was het alleen mogelijk om één sublooncomponent per keer uit een grondslag te verwijderen. Voor het verwijderen van meerdere sublooncomponenten uit de grondslag, moest u elke regel apart markeren en opslaan. Het mogelijk maken om meerdere sublooncomponenten in één keer te selecteren, vermindert het aantal klikken en de wachttijd.  Oplossing Beheer > Inrichting > Grondslag U kunt nu meerdere regels met sublooncomponenten markeren voor verwijderen door aan het eind van de regel op het icoon verwijderen te klikken. Aan het begin van de regel met de sublooncomponent komt dan een rood vlaggetje te staan, dat aangeeft welke regels worden verwijderd. Bij het opslaan worden deze uit de grondslag verwijderd.  Uw actie  Er is geen actie nodig Looncomponentenregelingen bij Verlof (Uitsplitsing) Waarom  Het was alleen mogelijk de looncomponentenregelingen bij Verlof (uitsplitsing) toe te passen op de varianten Ouderschapsverlof en Onbetaald verlof. Bij het gebruiken van een andere verlofsoort, werd de looncomponent niet gekort. Het was wenselijk dat dit ook voor andere onbelaste looncomponenten te kunnen toepassen.   Hoe Beheer > Inrichting > Looncomponentenregeling Het is nu mogelijk de looncomponentenregelingen bij Verlof (uitsplitsing) toe te passen op onbelaste looncomponenten. Dit geldt voor zowel vrije looncomponenten vergoedingen en inhoudingen, als voor looncomponenten die uit een arbeidsvoorwaarde komen. Om een van de verlof looncomponentenregelingen te kunnen gebruiken bij een onbelaste looncomponent, kunt u de looncomponentenregeling op de gebruikelijke manier koppelen aan de looncomponent.  Uw actie  U kunt de looncomponentenregeling op de gebruikelijke manier koppelen aan een looncomponent, zodat u van de verlof looncomponentenregeling gebruik kunt maken.  Opgeloste meldingen Diverse verbeteringen Arbeidsvoorwaarde Verlof opbouw Waarom  Bij de arbeidsvoorwaarde Verlof opbouw waren er een aantal openstaande meldingen over de berekeningen van het verlofsaldo en de financiële waardering van de reservering van het verlof, de ATV en TVT. In deze release zijn deze meldingen met een begindatum van 01-01-2019 opgelost. 1. Verloonde uren incorrect bij automatisch afrekenen verlof (change 976601) Het is mogelijk om bij uitdiensttreding het openstaande verlofsaldo automatisch te laten uitbetalen. In dit geval werden de verlofuren niet geteld in het aantal verloonde uren dat wordt doorgegeven aan de Loonaangifte. Daarom zijn er drie nieuwe payrollelementen in Payroll Business opgenomen waarin de uren worden geteld bij automatisch afrekenen van het verlofsaldo bij uitdiensttreding. De verlofuren en TVT-uren worden dan geteld in het nieuwe payrollelement Verlofsaldo uren automat. afgerekend bij uitdienst. De ATV uren worden geteld in het nieuwe payrollelement Verlofsaldo ATV uren automat. afger.bij uitdienst. De uren voor TVT worden geteld in het nieuwe payrollelement Verlofsaldo TVT uren automat. afger.bij uitdienst.  De uren van deze payrollelementen worden uiteindelijk geteld in het payrollelement Aantal verloonde uren die worden vervolgens doorgegeven aan de Loonaangifte. 2. Vrijval van verlof bij uitdienst niet als verwacht (change 1040202) Als er in de maand van uitdiensttreding uitbetaald verlof werd opgegeven en ook automatisch verlof werd afgerekend, dan werd de vrijval van het handmatig opgegeven verlof niet correct berekend. Dit is opgelost. Vanaf nu worden de vrijval en de eventuele vrijval van de opslag van zowel het opgegeven verlof als het automatisch berekend verlof correct berekend. 3. ATV opbouw verlof niet correct (change 1051388) Via grondslagen is het mogelijk om extra uren in te richten waarover het verlof moet worden berekend. Voor de berekening van ATV werd er ten onrechte ook gekeken naar de grondslagen Verlofopbouw uren bijtellen berekening verlof en Verlofopbouw uren verminderen berekening verlof. Vanaf deze release wordt er voor de extra uren voor opbouw van ATV alleen nog gekeken naar de grondslagen Verlofopbouw uren bijtellen berekening ATV en Verlofopbouw uren verminderen berekening ATV. 4. Negatief verlofsaldo niet toestaan Het is mogelijk om op te geven dat een negatief verlofsaldo niet wordt toegestaan. In dat geval wordt de verlofopname afgekapt als er meer verlof wordt aangevraagd dan er saldo is en kan het verlofsaldo niet negatief uitkomen. Bij deze situatie werden diverse payrollelementen en looncomponenten voor de reserveringen niet correct vastgesteld. Dit is opgelost, zodat de reserveringen voortaan juist worden vastgesteld op het moment dat er geen negatief saldo wordt toegestaan en er meer verlof word aangevraagd dan het beschikbare verlofsaldo. 5. Niet automatisch afrekenen bij uitdienst Als een medewerker uitdienst gaat en bij het gegevenselement Afrekening bij uitdienst is gekozen voor Niet automatisch afrekenen, dan worden het opgebouwde verlofsaldo, opgebouwde ATV-saldo en het opgebouwde TVT-saldo niet aan de medewerker uitbetaald. Er werd echter geen vrijval geboekt voor de reservering van de vervallen  verlofrechten. Vanaf deze release wordt in deze situatie de vrijval wel geboekt. Ook worden vanaf nu de payrollelementen van het verlofsaldo vorig verlofjaar op 0 gesteld. 6. Verlofsaldo overnemen heeft waarde Nee Als het verlofsaldo van het voorgaande verlof jaar niet mag worden overgenomen naar het nieuwe verlofjaar,  worden de saldi van de payrollelementen van het verlof, ATV en TVT op 0 gesteld. De vrijval van de reserveringen van verlof werden echter niet berekend. Vanaf nu wordt dan ook de vrijval van de reservering wel berekend. Uw actie Door het oplossen van punt 3 kan het zijn dat u de inrichting van de grondslagen Verlofopbouw uren bijtellen berekening ATV en Verlofopbouw uren verminderen berekening ATV moet aanpassen. Voor het overige is er geen actie nodig. Signalering Inkomsten in deze periode onder wet. min. loon (change 1173524) Waarom Tijdens de salarisberekening vindt er een controle plaats of het uitbetaalde loon lager is dan het minimum loon. In dat geval verschijnt de signalering: Inkomsten in deze periode onder wet. min. loon. Soms werd deze signalering onterecht gegeven. Hoe Rapporten > controle overzichten > Signaleringsverslag Vanaf nu ziet u de signalering alleen als het uitbetaalde loon onder het minimumloon ligt. Uw actie Er is geen actie nodig. Signalering onterecht bij medewerkers uit dienst (change 1169834) Melding De signalering LVL verlofkorting toegepast foutief verscheen ten onrechte in het Signaleringsverslag bij medewerkers die uit dienst waren.  Oplossing Wij hebben vanaf deze release in de controle ook het dienstverband betrokken, zodat de melding niet meer verschijnt bij medewerkers die uit dienst zijn. Uw actie Er is geen actie nodig. Signalering onterecht bij medewerkers met een algemene ontheffing (change 1217774) Melding De signalering Bij Herl.regel hoort Verz.situatie Zvw K, L, M, N verscheen ten onrechte in het Signaleringsverslag bij medewerkers met een algehele ontheffing.  Oplossing Wij hebben vanaf deze release in de controle ook de bijzondere situaties betrokken, zodat de melding in die specifieke situaties niet meer verschijnt. Uw actie Er is geen actie nodig. Signaleringen Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA en -WW onterecht getoond (change 1227909) Melding De volgende signaleringen verschenen ten onrechte in het signaleringsverslag bij medewerkers met een zogenaamd slapend dienstverband die de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt. Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA moet Nee zijn. Indicatie verzekerd WW moet Nee zijn. Oplossing Wij hebben de controles aangepast zodat deze signaleringen in die specifieke situaties niet meer verschijnen. Uw actie Er is geen actie nodig. APG-bestand voorgaand jaar kon niet worden opgestart (change 1222800) Melding Bedrijf > Interfaces > Handmatig starten automatische interfaces Als de eerste periode van een nieuw jaar definitief was afgesloten, was het niet meer mogelijk om een APG-interfacebestand aan te laten maken over het voorgaande jaar. Oplossing Voortaan kunt u kiezen uit de laatste definitieve verwerking van zowel het huidige jaar als het voorgaande jaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Verschil tussen Collectieve loonstaat en Individuele Loonstaat (change 318317) Melding Rapporten > Salarisspecificaties > Collectieve en Individuele Loonstaat Het kon voorkomen dat er een verschil was tussen de bedragen van de Individuele en de Collectieve loonstaat.  Oplossing Beide loonstaten zijn aangepast, zodat er geen verschillen meer zijn tussen de bedragen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Bij inrichting waardenlijst op CAO-niveau opslaan waarde bij medewerker niet mogelijk (change 1024038) Melding Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens  Bij diverse arbeidsvoorwaarden zijn er gegevenselementen zoals Salarisschaal en Salaristrede waarvoor een waardenlijst ingericht kan worden. Deze waardenlijsten kunnen ook op CAO-niveau vastgesteld worden. Als er een keuze uit de waardenlijst werd opgeslagen bij een medewerker, dan volgde een foutmelding. Dit kon alleen worden opgelost door de waardenlijst ook op klant- of bedrijfsniveau in te richten. Oplossing Voortaan is het mogelijk om de waarde die op CAO-niveau is ingericht, vast te leggen bij een medewerker. Uw actie Als de inrichting die u op bedrijfs- of klantniveau heeft wat betreft waardes exact overeenkomt met de inrichting op CAO-niveau, kunt u zo nodig overstappen op de inrichting op CAO-niveau. Hieronder hebben we uitgelegd hoe u dit kunt doen met als voorbeeld de gegevens van de arbeidsvoorwaarde Salarisschaal.  Bepaal een datum waarop de overstap gemaakt kan worden. Dit is bij voorkeur een datum in de nabije toekomst vanaf wanneer er geen toekomstige mutaties meer zijn vastgelegd voor de diverse gegevens voor Salarisschaal.  Leg via Beheer > Import/Export > Exporteren CSV een exportdefinitie vast waarin de gegevens voor Salarisschaal staan (schaal, trede, categorie, etcetera). Controleer of de peildatum op de datum van de overstap staat. Exporteer de gegevens voor alle medewerkers in- en uit dienst waarvoor waardes zijn vastgelegd. Sla dit bestand op; dit is het bestand met correcte waardes. Maak een kopie van het bestand. Wijzig in deze kopie alle waardes naar #NULL# en sla deze kopie; dit is het bestand met lege waardes. Lees het bestand met lege waardes in via Beheer > Import/Export > Importeren CSV. Contoleer voordat u op Verwerken klikt of de peildatum op de datum van de overstap staat. Haal de inrichting van de waardenlijsten op klant- of bedrijfsniveau weg via Beheer > Inrichting > Waardenlijst. Contoleer of de peildatum op de datum van de overstap staat en selecteer de juiste doelgroep. Haal voor ieder betreffend gegevenselement  uit de waardenlijst op en klik op Lijst verwijderen. Lees het bestand met correcte waardes in via Beheer > Import/Export > Importeren CSV. Contoleer voordat u op Verwerken klikt of de peildatum op de datum van de overstap staat. Controleer via bijvoorbeeld de Ad-hoc rapportage of voor en na de overstapdatum de juiste waardes zijn vastgelegd. Samenstelling Ziektewetdagloon Metalektro (change 2987)  Melding Bij de CAO metalektro moet het ziektewetdagloon over het SV-loon worden bepaald. De tekst uit de CAO is als volgt: De werkgever is verplicht aan de arbeidsongeschikte werknemer die geen recht heeft op een Ziektewetuitkering, gedurende de eerste 52 weken van de arbeidsongeschiktheid een aanvulling op het wettelijk verplichte loon te verstrekken ter hoogte van het verschil tussen het wettelijk verplichte loon en 100% van het volledige Ziektewetdagloon.  In de huidige situatie wordt het Dagloon vast bepaald op grond van wat er de huidige periode in de grondslag Ziekengeld dagloon vaste vergoedingen zit, waarna dit wordt omgerekend naar een dagloon. Voor variabele vergoedingen wordt het totaal voor de referteperiode bepaald op basis van de grondslag Ziekengeld dagloon variabele vergoedingen, waarna ook dit wordt omgerekend naar een dagloon. Op basis van de CAO Metalektro moet het dagloon ook bepaald worden op grond van de referteperiode. Oplossing Er is een nieuwe regeling die het Dagloon ziekengeld bepaalt op grond van het totaal aan SV-loon over de referteperiode en dit omrekent naar een dagloon. Hiervoor zijn nieuwe grondslagen gemaakt: Ziekengeld SV loon extra emolumenten Hier kunt u zelf inrichten wat er extra meegenomen moet worden voor het bepalen van het dagloon. Ziekengeld SV loon uitzonderen emolumenten Hier kunt u zelf inrichten welke onderdelen van de kolom loonstaat 8 juist niet meegenomen moeten worden, bijvoorbeeld omdat ze al op een andere manier meegenomen worden in de grondslag Ziekengeld SV loon extra emolumenten. In principe wordt het dagloon berekend op basis van de referteperiode; het totaal van loonstaat 8 (SV-loon), plus de grondslag extra emolumenten, verminderd met de grondslag uitzonderen emolumenten wordt bepaald en dit wordt gedeeld delen door het aantal werkdagen. Er gelden wel twee uitzonderingen: De medewerker is ziek in de afrekenperiode van indiensttreding, zodat er geen waardes zijn voor de referteperiode De grondslagen worden dan bepaald op basis van de huidige afrekenperiode. Deze worden omgerekend naar een jaarbedrag en gedeeld door het aantal werkdagen zoals opgegeven in het bedrijfsscherm Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing). De medewerker is nog niet de volledige referteperiode in dienst. In dat geval wordt de referteperiode aangepast naar de periode tussen indiensttreding en de laatste dag van de afrekenperiode voor de huidige afrekenperiode. Vervolgens wordt de berekening van het dagloon uitgevoerd over deze aangepaste periode. Vervolgens wordt het ziekengeld verder op de zelfde manier berekend zoals nu al wordt gedaan, alleen wordt nu rekening gehouden met het Ziektedagloon obv SV loon. Publishing Date : 2/22/2019

Mededelingen Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Als u wilt dat Payroll Business het bijtellingspercentage (reductietarief of standaardtarief) afleidt van de categorie en de datum eerste tenaamstelling, moet u voor de betreffende medewerkers in het veld1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vastleggen. Als u de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  Op dit moment wordt de datum eerste toelating nog niet. ondersteund. Deze datum wijkt alleen af van de datum eerste tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vult u handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of u vult de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  Loonaangifte - Meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) en Doorgeven CAO code (change 1039746) deze release teruggedraaid In de Release notes van januari hebben we gemeld dat we in release 2019-01 de volgende meldingen hadden opgelost: onderwerp 15. Loonaangifte – meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) onderwerp 19. Loonaangifte – CAO code niet altijd doorgeven (change 1039746) In de februari release hebben we dit helaas moeten terugdraaien. Wij werken er hard aan om de oplossingen opnieuw te realiseren in de maart release.  Gewijzigd en verbeterd Extra functionaliteit voor referteperioden bij Werkgeversverklaring (change 332432) Waarom Bij het opvragen van een werkgeversverklaring is het mogelijk om referteperiodes op te geven. Bij het berekenen van het bedrag van de werkgeversverklaring, werd dan het totaal bedrag van de referteperioden opgehaald en gedeeld door het aantal referteperioden. Het kan ook wenselijk zijn om in plaats van het gemiddelde bedrag van de referteperioden, het totaal bedrag van de referteperioden te berekenen. Hoe Bedrijf > Werkgeversverklaring Vanaf 1-1-2019 is aan de functie Werkgeversverklaring voor Werkgeversverklaring 6 t/m 10 het volgende nieuwe gegevenselement opgenomen: WG verkl. bedrag referteperiode met de waarden Gemiddelde en Totaal. Kiest u hier voor Totaal, dan wordt het totale bedrag van de opgegeven referteperioden berekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw veld Generatiepact toegevoegd aan medewerkerscherm pensioenen (variabele grondslag) Waarom Als u gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, ging Payroll Business er altijd van uit dat de pensioenberekening was gebaseerd op basis van 100%. Hoe Met ingang van 1-1-2019 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden voor pensioenen (variabele grondslag) de volgende velden toegevoegd: Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl). met de waarden Ja en Nee. Vult u bij deze velden Ja in, dan houdt Payroll Business bij het berekenen van de premie rekening met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact. Let op Momenteel zijn deze velden aan de arbeidsvoorwaarden toegevoegd, maar werken ze alleen door in de pensioenberekening bij de pensioensoorten WIA-hiaat en WIA-hiaat extra (variabele grondslag). In een volgende release gaan we de premieberekening ook werkend maken voor de overige 14 pensioensoorten.  Uw actie Als u wilt dat Payroll Business bij de pensioensoorten WIA-hiaat en WIA-hiaat extra (variabele grondslag) rekening houdt met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, vul dan bij deze pensioensoorten in het veld Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl) de waarde Ja in. Aansturen verwerking journalisering bij aanvullende salarisverwerking Waarom Na het laten uitvoeren van een aanvullende salarisverwerking, moest u in het scherm Journaalpostverwerking bij het veld Soort journalisering kiezen of u een aanvullende of een vervangende journaalpost wenste. Vanuit het Raet Idee portaal is de wens binnengekomen om het mogelijk te maken bij een aanvullende salarisverwerking ook een aanvullende journaalpost te genereren. Hoe Beheer > Inrichting > Interfaces > Automatische journalisering  Met ingang van deze release kunt u vooraf vastleggen of u bij een aanvullende salarisverwerking een aanvullende of vervangende journaalpost wilt genereren. Hiervoor is aan de interface Automatische journalisering het veld Soort journalisering (aanvullende run) toegevoegd met de waarden Aanvulling en Vervanging. Bij het genereren van de journaalpost neemt het programma de inrichting van dit veld over. Als u gebruik maakt van de automatische journalisering zal deze Interface ook voor de aanvullende journaalpost dezelfde inrichting hanteren. Uw actie U kunt in de interface Automatische journalisering bij het veld Soort journalisering (aanvullende run) vastleggen of u standaard een aanvullende of een vervangende journalisering wenst. Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Loonstaten, Loonaangifte, Jaaropgaven Waarom  Wijzigingen die u met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in het vorige jaar, kunnen volgens de wettelijke voorschriften op twee manieren worden verwerkt: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het vorige jaar en aangegeven in het betreffende tijdvak van het vorige jaar. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het huidige jaar en aangegeven in het actuele tijdvak van het huidige jaar. Sinds de januari release kunt u wijzigingen over 2018 jaar als correctie laten berekenen. Met ingang van deze release worden deze correcties juist weergegeven in de loonstaten en jaaropgaven 2018. Ook worden er automatisch loonaangiftes van december 2018 opnieuw aangemaakt, als u in januari bent gaan rekenen in de correctiemodus over 2018. Hoe  Rapporten > Salarisspecificaties De volgende drie rapporten zijn vernieuwd: Individuele loonstaat Collectieve loonstaat Verzamelloonstaat U kunt voortaan kiezen uit twee weergaven. Hiervoor is aan het scherm van bovengenoemde rapporten het veld Soort rapport toegevoegd met de volgende waarden: Historisch actueel De bedragen worden weergegeven zoals ze eind 2018 bekend waren, dus zonder eventuele correcties over 2018 die gedaan zijn in 2019. Fiscaal De bedragen van 2018 worden weergegeven inclusief correcties over 2018 die gedaan zijn in 2019. Loonaangifte Regulier proces Zodra u een salarisverwerking in 2019 definitief maakt, kunt u binnen enkele uren de reguliere loonaangifte voor dat tijdvak in 2019 controleren en verzenden, zoals gebruikelijk. Als er daarnaast sprake is van correcties over 2018, kunt u vanaf deze release ook een extra loonaangifte van december 2018 controleren en verzenden. Deze bevat dan alle noodzakelijk wijzigingen over 2018, dus ook eventuele correcties op eerdere tijdvakken in 2018. Zie hiervoor de module Loonaangifte, menu Loonaangifte 2018. Als u de loonaangifte december nog niet had verstuurd had, kunt u dat alsnog voor het eerst doen. Dit is dan de eerste normale aangifte voor december 2018. Als u de december aangifte wel al verstuurd had, zullen de correcties over 2018 naar de Belastingdienst verstuurd worden in de vorm van een correctie aangifte 2018 Speciaal voor deze release Als u in de verwerking van periode 01 van 2019 al correcties heeft toegepast en de payrollcyclus heeft afgesloten, wordt de aangepaste loonaangifte van december 2018 in de loop van week 7 zichtbaar in de module Loonaangifte.  Handmatig corrigeren Let op: zolang Payroll Business correcties over 2018 automatisch uitrekent, kunt u geen gebruik maken van de functionaliteit voor de Handmatige Correctie Loonaangifte 2018 (enkelvoudig muteren). Pas als u in de loop van 2019 naar de modus Nabetaling overschakelt, kunt u de Handmatige Correctie Loonaangifte gaan gebruiken voor correcties over 2018. In toekomstige releases zullen we daarom het gebruik van de Handmatige Correctie Loonaangifte voor het voorgaande jaar alleen beschikbaar stellen, als de payroll in het actuele jaar in de modus Nabetaling is gezet. Dit doet u via Stuurgegevens > Nabetalingen vanaf periode. Jaaropgaven Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Regulier proces Vanaf deze release ziet u op de jaaropgaven 2018 het resultaat van correcties over 2018 terug. Als u voor 2018 nog geen jaaropgaven had aangemaakt, dan kunt u dit alsnog doen voor alle medewerkers. Kies daarbij in het veld Selectie voor de standaard optie Alle medewerkers.  Als u de jaaropgaven al had aangemaakt vóórdat u januari heeft afgesloten en in de januari verwerking zijn er correcties berekend, dan moet u de betreffende medewerkers voorzien van een vervangende jaaropgaaf. Kies in dat geval in het veld Selectie voor de optie Alleen medewerkers met correcties. Meerdere keren jaaropgaven met correcties sturen De optie Alleen medewerkers met correcties maakt nieuwe jaaropgaven aan voor alle medewerkers met correcties over 2018, ook als die medewerkers al een jaaropgaaf hebben ontvangen met correcties. Als u na de afsluiting van periode 02 opnieuw voor een selecte groep medewerkers een jaaropgaaf wilt sturen in verband met correcties, wacht dan tot de maart release. Deze is gepland op 9 maart 2019 en vanaf dat moment is het mogelijk om in het veld Selectie alleen de medewerkers te selecteren waarvoor een correctie is vastgelegd, sinds de vorige aanmaak. Alternatief: als u de jaaropgaven in een vroeg stadium heeft aangemaakt, bijvoorbeeld vóór de eerste afsluiting in januari, en u verwacht de komende maanden nog meer correcties, dan kunt u er ook voor kiezen om de jaaropgaven met correcties voor alle gecorrigeerde medewerkers in één keer aan te maken, bijvoorbeeld eind maart.  Controleren van de te verzenden extra jaaropgaven (optioneel) De jaaropgaven worden aangemaakt en verzonden volgens de reguliere instellingen, zie Bedrijf > (Salarisadministratie) > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Eventueel kunt u de extra jaaropgaven controleren, vóórdat ze naar de medewerkers worden verstuurd. Hoe u kunt controleren, hangt af van de wijze van verzenden: Als u de module Salarisdossier gebruikt, kunt u daar de jaaropgaven steekproefsgewijs controleren, voorafgaand aan de publicatie van de jaaropgaven. Als u de jaaropgaven normaal gesproken op papier naar uw bedrijf laat komen, zal dit ook nu gebeuren. Als u de jaaropgaven rechtstreeks via briefpost naar de medewerker stuurt: pas dan de instellingen eventueel tijdelijk aan. Kies bij Bezorgen via voor Pakketpost (naar Bedrijf).  Jaarloon bijzonder tarief Tijdens de laatste salarisverwerking van het oude jaar wordt voor alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn het jaarloon bijzonder tarief 2019 eenmalig vastgesteld, zoals beschreven in het Handboek Loonheffingen. Correcties met terugwerkende kracht hebben hier geen invloed op.  Stuurgegeven Nabetalingen vanaf periode - Bedrijf > Stuurgegevens Wijzigingen in dit stuurgegeven gaan altijd in vanaf de eerste dag van het actuele verwerkingsjaar. Bijvoorbeeld: Uw bedrijf verwerkt per maand, de actuele periode is maart 2019, standaard ingangsdatum is 1 maart 2019, en u wijzigt het stuurgegeven: de ingangsdatum van de mutatie wordt 1 januari 2019. Uw bedrijf verwerkt per vier weken, de actuele periode is 02-2019, standaard peildatum is  28 januari 2019, en u wijzigt het stuurgegeven: ingangsdatum van de mutatie wordt 31 december 2018. Op deze manier wordt afgedwongen dat de keuze die u maakt voor het hele jaar geldt. Zoals eerder aangekondigd, is ook het volgende mogelijk: U kunt, zolang een payroll cyclus  nog niet is afgesloten, overstappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking. Payroll Business voert dan alle berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Ook kunt u overstappen van nabetalingen naar correcties. Start daarna een vervolgverwerking. Payroll Business voert dan alle berekeningen opnieuw uit, dit keer in correctiemodus. Op deze manier terugschakelen van nabetaalmodus naar correctiemodus is mogelijk zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. De indicatie Nabetalingen vanaf periode in het scherm Stuurgegevens was tijdelijk geblokkeerd, inmiddels kunt u dit gegeven weer wijzigen.  Let op: u maakt de keuze voor correcties of nabetalingen voor een hele periode. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om in de aanvullende verwerking van februari nabetalingen te doen, terwijl de normale afsluiting van februari plaatsvond in de correctiemodus. Wacht in dat geval met de nabetalingen tot de eerste verwerking van maart. Uw actie Als u vanaf de januari release gekozen heeft voor rekenen over voorgaand jaar in de correctiemodus: Gebruik dan de optie Fiscaal om de loonstaten aan te laten sluiten bij de loonaangifte 2018. Gebruik de optie Historisch Actueel om de loonstaten aan te laten sluiten bij de cumulatieve stand van de journalisering van eind 2018. Vergeet niet om de extra aangemaakte loonaangifte 2018 te verzenden. Eventueel kunt u in de module Loonaangifte ook instellen dat aangiftes automatisch verzonden worden. Maak de jaaropgaven aan, voor alle medewerkers of alleen voor de gecorrigeerde medewerkers. Zie eventueel ook de Release notes van januari voor meer uitleg over TWK-correcties over de jaargrens,  Signaleringsverslag - Loonaangiftemeldingen AOW gerechtigde werknemer aangepast Waarom In het Signaleringsverslag staan o.a. meldingen die betrekking hebben op de Loonaangifte. De volgende loonaangiftemeldingen: Doorwerkende AOW gerechtigde, werkn verz foutief Niet doorwerkende AOW gerechtigde, werkn verz fout werden getoond als een medewerker verzekerd was voor de WW en/of WAO/IVA/WGA, terwijl de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd al had bereikt. Als een medewerker in de loop van de periode uit dienst ging vanwege het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd, werd deze melding altijd gegenereerd. Immers tot de datum waarop de medewerker uit dienst treedt, is de hij of zij wel verzekerd voor de sociale verzekeringen. Hoe Rapporten > Controle > Signaleringsverslag We hebben de hiervoor genoemde controles aangepast. We gaan er hierbij vanuit dat als een medewerker doorwerkt na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd, deze opnieuw wordt ingevoerd met een nieuw IKV-nummer. Hiervoor moet u de medewerker opnieuw aanmaken via de wizard Medewerker > Aanmaken Medewerker (of Kopiëren Medewerker). Bij de medewerker die de AOW-leeftijd heeft bereikt, blijft daar de verzekeringsplicht op Ja staan. Bij het aanmaken van de nieuwe medewerker bij doorwerken na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd moet de verzekeringsplicht op Nee staan. De naam van de aangepaste signalering is: AOW gerechtigde werknemer, werkn verz fout. Uw actie Er is geen actie nodig. Meldingen Signaleringen en terugkoppeling van de Belastingdienst Waarom In de terugkoppelingen van de Belastingdienst staan twee meldingen die wij in Payroll Business niet signaleren of niet kunnen signaleren. Daarom vragen wij u voordat u de salarisverwerking afsluit, aandacht te besteden aan deze meldingen, zodat er geen Fouten in het Signaleringsverslag voorkomen met de categorie Loonaangifte.  Hoe Het gaat om de volgende meldingen.  L0091 De opgegeven geboortedatum van de werknemer moet toebehoren aan de persoon die is aangeduid met het opgegeven Burgerservicenummer.  Als u een afwijkende CAO code opgeeft, controleer dan of deze code voorkomt in de CAO code tabel van de Belastingdienst. Staat de afwijkende CAO code niet in deze tabel, dan wijst de Belastingdienst de loonaangifte af. L0098 De code CAO moet voorkomen in de codetabel CAO en moet geldig zijn op de peildatum datum aanvang inkomstenperiode. Uw actie Zo nodig controleren van de geboortedatums en het toetsen van afwijkende CAO codes aan de CAO code tabel van de Belastingdienst.   Mogelijkheid een profiel binnen een profielgroep met een ingangsdatum te beëindigen Waarom Een profielgroep bestaat uit profielen. De profielen bevatten een, vaak samenhangende, set met velden met daarin voorgedefinieerde waardes. Het is gewenst om een aantal van die profielen op een bepaald moment te kunnen beëindigen, omdat die waardes niet meer gelden. Om er voor te zorgen dat op een bepaald moment nieuwe profielen met nieuwe waardes in de gegevenselementen actief kunnen zijn, is het gewenst dat profielen te kunnen beëindigen vanaf een bepaalde ingangsdatum. De profielen zijn dan vanaf die datum niet meer actief binnen de profielgroep, zodat het mogelijk is elementen uit het profiel opnieuw te gebruiken in andere profielen binnen dezelfde profielgroep.  Hoe Beheer > Inrichting > Profielgroepen  U kunt nu een profiel binnen een profielgroep beëindigen vanaf een bepaalde datum door de peildatum aan te passen en binnen de profielgroep aan het eind van de regel van het betreffende profiel op het icoon Verwijderen te klikken. Het profiel is dan per die datum niet meer actief in de profielgroep en vanaf diezelfde peildatum ook niet meer zichtbaar binnen de profielgroep.   Uw actie Er is geen actie nodig. Externe mutaties - toelichting optie Uitzonderen medewerkers Waarom Vanaf 1 januari 2019 is bij het uploaden ven een Extern mutatiebestand bij het veld Actie de optie Uitzonderen medewerkers alleen actief bij de conversieschema's die dit ook daadwerkelijk ondersteunen. Voorheen was deze optie altijd zichtbaar, ook als het geselecteerde conversieschema geen Uitzonderen of Selecteren van specifieke medewerkers ondersteunde. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand Als u een conversieschema selecteert dat het Uitzonderen of Selecteren ondersteunt, kunt u op de gebruikelijke manier medewerkers selecteren in het veld Medewerkerselectie. Vervolgens kiest u bij Actie de optie Selecteren of Uitzonderen die u wilt toepassen op de medewerkerselectie. Als het conversieschema geen Selecteren of Uitzonderen ondersteunt, kunt u het veld Medewerkerselectie niet muteren en is het veld Actie met de opties Selecteren of Uitzonderen niet aanwezig.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Pensioenaangiftebericht - Ouderschapsverlof invloed parttime percentage pensioenfonds Reiswerk (change 530667) Waarom In het pensioenaangiftebericht (PA-bericht) ontbrak het parttime percentage van de deelnemer waarin ook het ouderschapsverlof is opgenomen. Het parttime percentage is de gewogen deeltijdfactor die de arbeidsvoorwaarde Pensioen Eigenregeling of Benoemd (vaste grondslag) heeft bepaald. Als in de arbeidsvoorwaarde Pensioen het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen) op Ja staat, wordt In het parttime percentage ook het ouderschapsverlof opgenomen. Hoe Vanaf 1-1-2019 wordt in het PA-bericht het parttime percentage van de deelnemer opgenomen. Uw actie Als u PA-berichten naar het pensioenfonds Reiswerk stuurt, moet u  in de arbeidsvoorwaarde Pensioen (vaste grondslag) het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen) op Ja zetten. Foutief uitbetalingspercentage bij Gratificatie, Gratificatie2 en Winstdeling (change 439271) Melding In de varianten peilmethode, combinatiemethode en opbouwmethode voor gratificatie en winstdeling, en voor de opbouwmethode voor gratificatie2, wordt in eerste instantie de gratificatie/winstdeling gevuld vanuit de uitgestelde reservering. Als het reserveringspercentage verschilt van het uitkeringspercentage, werd de gratificatie opnieuw berekend vanuit de uitgestelde grondslag en het op dat moment actieve uitbetalingspercentage. Dit is onjuist Oplossing  Voortaan wordt de gratificatie altijd berekend op basis van de uitgestelde grondslag en het op dat moment aanwezige uitbetalingspercentage. Dit geldt voor de volgende varianten: Winstdeling (peilmom / comb methode) Winstdeling (opbouwmethode) Gratificatie 2 (opbouwmethode) Gratificatie (opbouwmethode) Gratificatie (peilmom / combinatie methode) Dit is aangepast met ingang van 01-01-2019. Vanaf deze datum gebruikt Payroll Business voor de berekening altijd het uitbetalingspercentage dat hoort bij de gratificatie, gratificatie 2 of de winstdeling:  Gratificatie: uitbetalingspercentage (grat) Gratificatie 2: Uitbetalingsperc (grat2) Winstdeling: uitbetalingspercentage (winstd) Uw actie Er is geen actie nodig.  Bijtelling auto van de zaak onjuist berekend voor categorie Geen CO2-uitstoot vanaf 2014 (change 1165685) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Melding Voor auto's van de zaak met de Auto categorie Geen CO2-uitstoot vanaf 2014, werd vanaf 1-1-2019 voor het berekenen van de bijtelling een foutief percentage gebruikt, namelijk 7% in plaats van 4%. Een workaround was om in de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak bij de medewerker in het veld Afwijkend percentage het juiste bijtellingspercentage in te vullen. Dit heeft wel als gevolg dat bij een eventuele wijziging van het bijtellingspercentage van deze autocategorie, het afwijkende percentage niet automatisch wordt gewijzigd. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 11 januari. Per 1 januari 2019 past Payroll Business het correcte bijtellingspercentage toe.  Uw actie Als u de workaround heeft gebruikt om via het veld Afwijkend percentage het juiste bijtellingspercentage in te vullen, raden wij u aan dit veld handmatig weer leeg te maken, zodat automatisch het juiste percentage toegepast kan worden. Gegevenselement Verlof correctie niet muteerbaar (change 1120178) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Verlof Melding  Bij het muteren van het veld Verlof correctie verscheen de foutmelding dat dit veld niet muteerbaar was op dat niveau. Oplossing Dit is opgelost. Het veld is nu weer muteerbaar en er verschijnt geen foutmelding meer. Uw actie Er is geen actie nodig.  Importeren Raet Basisdocument (changes 540199 en 542688) Beheer > Externe mutaties > Upload mutatiebestand Melding  Bij het verwerken van Raet Basisdocumenten werden lege cellen ten onrechte vertaald naar een einddatum. Ook lukte het niet meer om gegevens expliciet te beëindigen met de waarde #NULL#. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 17 januari. Lege cellen worden nu weer als vanouds genegeerd en u kunt  de waarde #NULL# weer gebruiken om gegevens expliciet  leeg te maken vanaf de opgegeven datum. Uw actie Er is geen actie nodig.  Berekening fiscale bijtelling Auto van de zaak onjuist (change 1208931) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Melding Voor het berekenen van de fiscale bijtelling van de auto van de zaak de voor de volgende Auto categorieën vond onterecht aftopping plaats, waardoor het bedrag van de cataloguswaarde boven de 50.000 EUR tegen 25 % belast werd.  Auto categorie 4 = Zonder CO2-uitstoot (vervallen eind 2013) Auto categorie 9 = Milieuvriendelijk (vervallen eind 2016) Oplossing Dit is opgelost. Aftopping van het bijtellingspercentage op basis van de cataloguswaarde vindt niet langer meer onterecht plaats voor de categorieën 4 en 9. Uw actie Als u in het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend (auto vd zaak) een afwijkend bedrag heeft ingevoerd, moet u dit bedrag handmatig verwijderen.  Standenregister uitgebreid gaf foutmelding (change 1204096) Rapporten > Salarisspecificaties > Standenregister Uitgebreid Melding Als u bij het Standenregister Uitgebreid de optie Per medewerker aanvinkte, verscheen er in Mijn Rapporten een tekstbestand met een technische foutmelding. Oplossing Dit is opgelost. U kunt het Standenregister Uitgebreid per medewerker weer genereren Uw actie Er is geen actie nodig Flex benefits support gaf benefit budget van 2018 weer Melding Voor een aantal klanten was een budget dat de werkgever beschikbaar had gesteld in 2018, onterecht beschikbaar gesteld in 2019. Oplossing Dit is opgelost. U ziet nu de correcte budgetbedragen. Uw actie Er is geen actie nodig Aanvullende verwerking verloonde reeds betaalde bedragen (change 539179) Melding Bij een aanvullende verwerking werden soms de bedragen uit de normale verwerking opnieuw betaald en op de loonstrook getoond. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 11 januari. Uw actie Er is geen actie meer nodig. De berekende resultaten zijn waar nodig reeds gecorrigeerd in overleg met de betrokken klanten.   Publishing Date : 2/4/2019

Nieuw Mutaties met terugwerkende kracht in het voorgaande jaar   Waarom Wijzigingen die u met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in het vorige jaar kunnen volgens de wettelijke voorschriften op twee manieren worden verwerkt: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het vorige jaar, en aangegeven in het betreffende tijdvak van het vorige jaar. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het huidige jaar, en aangegeven in het actuele tijdvak van het huidige jaar . Payroll Business behandelde wijzigingen in het voorgaande jaar tot nu toe altijd als nabetaling. Dit was voor veel gebruikers aanleiding om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien, en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Dit laatste is niet meer nodig: voortaan kunt u zolang als u wilt in de correctiemodus blijven, ook als u al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden in dat geval verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Hoe Bedrijf > Salarisadministratie > Stuurgegevens (HR Core Business) Bedrijf > Stuurgegevens  (Payroll Business) Aan het scherm Stuurgegevens is het veld Nabetalingen vanaf periode toegevoegd. In dit nieuwe veld kunt u opgeven vanaf welke periode u wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over het voorgaande jaar belast volgens de rekenregels van het nieuwe jaar, en verwerkt in de loonaangifte van het nieuwe jaar. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijft u in de correctiemodus: herrekenverschillen over vorig jaar worden belast volgens de rekenregels vorig jaar en verwerkt in de loonaangifte van vorig jaar. Voorbeeld U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2018 als correctie verwerkt. Uw actie  In het nieuwe veld Nabetalingen vanaf periode is standaard periode 1 ingevuld. U hoeft dit niet te wijzigen, in dat geval verandert er niets: Payroll Business behandelt dan, net als voorgaande jaren, vanaf de eerste verwerking van 2019 alle wijzigingen  over 2018 als nabetaling. Standaardwaarde wijzigen Wilt u de nieuwe mogelijkheid gaan gebruiken, wijzig dan de waarde in het veld Nabetalingen vanaf periode: Kies een periode waarin normaal gesproken in uw onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: u legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloont u per maand, gebruik dan 1 januari 2019 verloon u per 4-weken, gebruik dan 31 december 2018 Wijziging Nabetalingen vanaf periode op een later moment Zodra u binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. U kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kunt u het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang u nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking, en voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode overstappen van nabetaalmodus naar correctiemodus is, zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. Specifieke mutaties Soms leidde  - tot nu toe - het wijzigen van één specifiek gegevenselement niet automatisch tot herrekening, zoals de cataloguswaarde van de bedrijfsauto.Voor het activeren van een herrekening, moest u dan ook andere mutaties vastleggen. Dit is niet meer nodig: elke afzonderlijke mutatie in het verleden die voor de berekening relevant is, leidt nu tot een herrekening.  Salarisstrook Nabetalingen over vorig jaar en correcties over het huidige jaar worden apart op de salarisstrook weergegeven met een sterretje *. Dit is niet gewijzigd. Een combinatie van correcties over het vorige jaar en het huidige jaar ziet u als één extra * regel op de salarisstrook. Jaaropgaven U kunt de jaaropgaven aanmaken zoals gewoonlijk, zodra u de laatste (eventueel aanvullende) verwerking van 2018 heeft uitgevoerd.  Vanaf de februari release is het mogelijk om vervangende jaaropgaven te sturen naar medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd.  Als u veel correcties verwacht, kunt u er ook voor kiezen om het aanmaken van de jaaropgaven voor alle medewerkers uit te stellen tot na de februari release: vanaf dat moment bevatten de jaaropgaven ook eventuele correcties over 2018. Loonaangifte Vanaf medio januari worden bij correcties over 2018, automatisch loonaangiftes 2018 aangemaakt, zodra u de salarisberekening afsluit. Het is geen probleem om vóór die tijd alvast periode 01-2019 af te sluiten. Eventuele loonaangiftes over 2018 worden medio januari automatisch achteraf aangemaakt De extra aangiftes over 2018 kunt u daarna apart verzenden in de module Loonaangifte. Dit is niet gewijzigd. Pensioenopgaaf Grafische sector De jaaropgaaf GBF wordt - als u deze nog gebruikt - eenmalig aangemaakt zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar start. Omdat er dan nog geen resultaten van 2019 zijn, bevat deze aangifte geen correcties over 2018, net als voorgaande jaren. Als u overstapt op de Uniforme Pensioenaangifte (UPA) worden correcties richting het pensioenfonds wel automatisch verwerkt. Rapportages Diverse rapporten, bijvoorbeeld Afrekenmatrix medewerker en het Looncomponentenoverzicht, tonen de nabetalingen met (*1) en correcties met (*2). Dit is niet gewijzigd. Kies bij het opvragen van de Afrekenmatrix medewerker / werkgever bij Detaillering looncomponenten voor Alle details, als u wilt zien uit welke tijdvakken eventuele herrekeningen komen. Bij de Afrekenmatrix medewerker / werkgever kunt u door een vinkje te plaatsen bij Overzicht payroll-elementen ook de payrollelementen weergeven. Dan ziet u in welke periode er is gerekend voor welke periode; Berekend in en Geldt voor. De rapporten Collectieve loonstaat en Verzamelloonstaat geven op dit moment geen resultaten weer die in 2019 worden berekend over 2018. Vanaf de februari release zal dit  - als er correcties berekend worden - wel het geval zijn, zodat de totalen van 2018 aansluiten bij de loonaangifte van 2018 De volgende rapporten:  Individuele loonstaat Controleoverzicht loonaangifte Werkkosten gaven tot nu toe altijd al de laatst berekende stand weer, ook als die in het nieuwe jaar was ontstaan. Daardoor zijn correcties over 2018 direct zichtbaar. Voor nabetalingen is dat echter juist niet wenselijk: daarom gaan we ook deze rapporten zo spoedig uitbreiden.  Demo via skype Op donderdag 10 januari om 13.00 uur hebben we een tijdslot gereserveerd voor een Demo over dit onderwerp via Skype. Tijdens deze sessie kunt u ook detailvragen aan ons stellen. U kunt zich aanmelden voor deze Demo via een bericht aan het volgende e-mailadres: Rene.vanJole@raet.com. Wij sturen u nadat u zich hebt aangemeld, tijdig een uitnodiging met daarin de Skype-link voor het deelnemen aan de Demo.  Proforma Met ingang van de januari release is het mogelijk om in Payroll Business een proforma salarisberekening uit te voeren. Hiermee weet u binnen een minuut wat het betekent als uw medewerker bijvoorbeeld een leaseauto krijgt, ouderschapsverlof opneemt of verandert van aantal uren, etc. zonder dat u een proefverwerking voor het hele bedrijf hoeft te draaien. Het resultaat is een proforma salarisstrook die u aan uw medewerker kunt verstrekken. Waarom U krijgt ongetwijfeld regelmatig de vraag "Wat betekent het voor mijn netto salaris als . . . ". Deze vraag kunt u nu met Proforma snel en professioneel beantwoorden via een Proforma salarisstrook, zonder bang te zijn dat gegevens van de medewerker onbedoeld worden aangepast. Hoe Beheer > Salarisberekening > Proforma U start de functie Proforma en zoekt en selecteert de medewerker. In het scherm ziet u nu de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Bovenin het scherm ziet u de naam van de medewerker. Deze kunt u eventueel aanpassen. U kunt bijvoorbeeld eerst de berekening uitvoeren op basis van de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Daarna kunt u in het scherm bepaalde gegevens aanpassen en het effect ervan bekijken. De Proforma salarisstrook kunt u bekijken en downloaden via Mijn rapporten. Let op De eerste keer op een dag dat u of uw collega's een Proforma-berekening starten, is de responsetijd langer dan gemiddeld omdat dan alle benodigde klant- en bedrijfsgegevens in Proforma worden geladen.  U kunt de volgende gegevens aanpassen: geboortedatum - deze kunt u aanpassen om leeftijdsafhankelijke berekeningen uit te voeren de uren per periode - deze kunt u aanpassen om de gevolgen van parttime werken te berekenen Bij de regels die beginnen met Algemeen, ziet u de actuele arbeidsvoorwaardevarianten van de volgende arbeidsvoorwaarden:  Salaris Reiskosten Auto van de zaak  30% regeling Loondoorbetaling bij verlof Loonddorbetaling bij ziekte En per arbeidsvoorwaardevariant ziet u de invoervelden die bij de variant horen; de regels van deze velden beginnen met de naam van de arbeidsvoorwaarde. Let op: de overige arbeidsvoorwaarden die bij de medewerker zijn vastgelegd worden wel meegenomen in de Proforma berekening, maar het is niet mogelijk deze in het proformascherm te wijzigen of uit te schakelen.  Als u gegevens aanpast, ziet u  Via de knop Start berereking rechtsonder in het scherm, voert u de berekening uit. De pdf van deze berekening bekijkt u via Mijn rapporten.  U kunt nu meteen de Proforma berekening starten (via de knop Start berekening - rechts onderin) of eerst gegevens wijzigen in de kolom 'Rekenwaarde' en daarna de berekening starten. Arbeidsvoorwaardevarianten aanpassen U kunt de arbeidsvoorwaardevariantgegevens aanpassen in de kolom Rekenvoorwaarde. Voorbeeld: u wijzigt de arbeidsvoorwaardevariant Salaris (vast bruto) in Netto salaris. U ziet nu de velden die bij de nieuwe arbeidsvoorwaardevariant horen: de velden Salaris bedrag en Contractsalaris zijn verdwenen en u ziet het veld Netto salaris. waarin u het netto salaris opgeeft. Dit geldt alleen voor klanten die netto salaris als avw in het arbeidsvoorwaardecluster hebben opgenomen.   In de kolom Meenemen geeft u aan of een gegeven wel of niet (Ja/Nee) in de berekening moet worden meegenomen. Vult u bij een arbeidsvoorwaarde Nee in, dan wordt die arbeidsvoorwaarde niet in de berekening meegenomen en kunt u de velden van de betreffende arbeidsvoorwaardevariant niet meer muteren. Meer informatie Meer informatie over de werking van Proforma, vindt u in de online help via Schermen en velden > Beheer > Salarisberekening > Proforma. Uitgangspunten en mogelijkheden Hierna een opsomming van de uitgangspunten en mogelijkheden van Profroma. Bij de algemene gegevens kunt u de naam van de medewerker, de geboortedatum en de uren per periode wijzigen. De overige algemene gegevens zijn niet in de proformaberekening opgenomen. Proforma maakt gebruik van de reguliere Payroll Business berekeningen voor arbeidsvoorwaarden, pensioenen en fondsen die gelden voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Proforma gaat altijd uit van de laatst berekende salarisverwerking voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Dit houdt in dat Proforma rekening houdt met de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de actuele periode. Voorbeeld: Het bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni opgestart. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juni. Wijzigingen in klantgegevens zijn de volgende dag beschikbaar voor Proforma. De Proforma resultaten worden niet vastgehouden of bewaard. Na het verlaten van het scherm zijn alle eventueel gewijzigde waardes ongedaan gemaakt. In de Proforma  berekening wordt rekening gehouden met cumulatieve waardes tot aan de actuele periode. Als een Proforma berekening wordt uitgevoerd in de maand waarin de betaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering plaatsvindt, dan wordt de totale betaling getoond zoals in de reguliere berekening. De Proforma berekening kan op ieder moment voor een medewerker worden uitgevoerd. Beperkingen TWK berekeningen zijn niet mogelijk. De output van Proforma heeft geen relatie met het loonstrookmodel en het is niet mogelijk het logo aante passen. Output Na het uitvoeren van de Proforma berekening, ziet u onderin het scherm welke wijzigingen zijn aangebracht onder de kop Wijzigingen (invoer Proforma-berekening),  Voorbeeld wijzigingsverslag - auto van de zaak is toegevoegd Daaronder ziet u het resultaat van de berekening, onder de kop Resultaat voor gekozen medewerker. Voorbeeld van het resultaat van een Proforma berekening Via de knop Maak rapport kunt u het resultaat van de Proforma berekening als pdf en vervolgens bekijken via Rapporten > Mijn Rapporten. Bovenaan ziet u het logo van Raet en de identificatiegegevens bedrijf, medewerker, en periode. In de achtergrond ziet u als watermerk het woord Proforma dwars over de pagina. Voorbeeld van het resultaat in .pdf formaat. Op de tweede pagina van de pdf ziet u de gewijzigde velden voor de Proforma-berekening, die u ook in het scherm zag staan. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanlevering APG over voorgaand jaar Waarom Moet u in Payroll Business wijzigingen over het jaar heen doorvoeren die invloed hebben op de pensioengegevens voor APG, dan was het tot nu toe niet mogelijk om een bestand te genereren dat u naar APG kon verzenden. U moest de correcties dan handmatig invoeren via de portal van APG: tegel Pensioenaangifte APG.  Hoe Bedrijf >  interface > Handmatig starten automatische interfaces Het aanmaken van een bestand en het versturen naar APG doet u via de functie Handmatig starten automatische interfaces. U selecteert de Interface en de regel van de laatste periode (huidige periode) en klikt op Herstarten. Als er pensioengevende elementen over voorgaand jaar zijn aangepast, genereert het systeem automatisch een tweede bestand in de APG Portal. Als u kijkt in Rapporten > Gedeelde Rapporten ziet u in dit geval twee verslagen. Uw actie Het is niet nodig andere acties uit te voeren dan u gewend bent om een APG-bestand te genereren. Periodieke interface APG (Bouw) uitgebreid Waarom Vanaf 2019 is er een nieuw product bijgekomen voor de CAO Baksteen, namelijk Beter Excedent Backservice, met productkenmerk: BEXCBS en productvariant: BE Hoe Voor het doorgeven van deze gegevens, moet u gebruik maken van de arbeidsvoorwaarde VUT. In de referentietabel moet u het hierboven genoemde productkenmerk en de productvariant opnemen.  Uw actie Indien van toepassing, kunt u dit product in gebruik nemen. Nieuw scherm Reisafstand collectief bepalen Waarom In bepaalde CAO's is afgesproken, dat voor het gehele personeel, op een bepaalde datum een herberekening moet plaatsvinden van het aantal kilometers enkele reis. Om dit mogelijk te maken hebben we aan Payroll Business een nieuw scherm toegevoegd waarmee u voor een bepaalde peildatum de afstand voor alle medewerkers opnieuw kan laten vaststellen via Google Maps. De berekening vindt plaats met de gegevens zoals bekend op de peildatum die u hier selecteert. Deze optie werkt wanneer u in het scherm Beheer > Inrichting > Stuurgegevens reisafstandsbepaling het veld Automatisch route berekenen op Ja staat. . Na de berekening worden de laatste drie uitgevoerde aanvragen bewaard in het scherm. Hoe Beheer > Inrichting > Reisafstand collectief bepalen Via het scherm Reisafstand collectief bepalen kunt u het automatisch laten berekenen van de reisafstand voor het gehele bedrijf uitvoeren. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Payrollelement Jaarinkomen ft (pensioensoort) werd onterecht verlaagd met Corr verloffactor Waarom Als er sprake was van ouderschapsverlof of onbetaald verlof, werd het payrollelement Jaarinkomen ft (pensioensoort) verlaagd met het percentage van dit verlof. Dit was niet terecht Met ingang van 1-1-2019 wordt het Jaarinkomen ft (pensioensoort) niet meer verlaagd. Dit payrollelement wordt onder andere gebruikt voor het doorgeven van het pensioengevend loon. Uw actie Er is geen actie nodig. Referentietabel Salarisverhoging o.b.v.  beoordeling Beheer > Inrichting > Referentietabellen Waarom De wens was er om in de referentietabel Salarisverhoging o.b.v. beoordeling bij het veld Beoordelingscijfer een waarde van meer dan 1 positie te kunnen invullen. Daarom  is vanaf 1-1-2019 het veld aangepast naar 3 posities. Uw actie Als u nieuwe beoordelingscijfers invoert, kunt u hiervoor vanaf peildatum 1-1-2019 drie posities gebruiken; 1 of 2 posities kan ook. Arbeidsvoorwaarde Seniorenregeling heet nu Generatiepact - tevens Percentage pensioenopbouw toegevoegd De naam van de arbeidsvoorwaarde Seniorenregeling is gewijzigd in Generatiepact. Ook de omschrijvingen van alle bijbehorende gegevenselementen en payrollelement zijn gewijzigd. Waarom In de arbeidsvoorwaarde Generatiepact was het tot nu toe alleen mogelijk om het Percentage werken en het Percentage doorbetalen vast te leggen. De pensioenberekening werd hierdoor altijd gebaseerd op 100%. Vanaf 1-1-2019 is het ook mogelijk het Percentage pensioenopbouw vast te leggen. Hoe Bedrijf > Arbeidsvoorwaardengegevens > Generatiepact Medewerker > Arbeidsvoorwaardengegevens > Generatiepact Aan het bedrijfs- en medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact is met ingang van 1-1-2019 het veld Generatiepact Percentage Pensioenopbouw toegevoegd.  Dit percentage werkt door in de berekening van de Pensioenen/fondsen benoemde en eigen regeling (vaste grondslag). Op basis van het ingevulde Generatiepact percentage pensioenopbouw wordt het payrollelement Generatiepact Correctie uren pensioenaangifte bepaald, waarin de te corrigeren uren voor de pensioenaangifte worden berekend. Uw actie U kunt het opbouwpercentage pensioen dat u moet gebruiken vastleggen in het bedrijfsscherm Generatiepact bedrijf. Bij medewerkers voor wie een ander percentage pensioenopbouw geldt, legt u dit percentage vast in het medewerkerscherm Generatiepact. Het payrollelement Generatiepact Correctie uren pensioenaangifte moet u koppelen aan de betreffende grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface. Schermen Pensioenen/fondsen benoemd (vaste grondslag) en eigenregeling (vaste grondslag) - toegevoegd veld Generatiepact - eigen (Pensioen) Waarom Via de bedrijfs- en medewerkersschermen van de 16 Pensioenen/fondsen benoemd (vaste grondslag) en eigenregeling (vaste grondslag) kunt u per 1-1-2019 kiezen of de regeling meedoet met de regeling Generatiepact. Hoe Aan de hiervoor genoemde schermen is het veld Generatiepact - eigen (pensioen) toegevoegd. Als u dit veld op Ja zet, houdt de betreffende pensioen/fonds-regeling rekening met het Percentage pensioenopbouw dat u in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact hebt vastgelegd. Uw actie Als u gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact en het Percentage pensioenopbouw is lager dan 100%, moet u het volgende doen: Zet in de bedrijfsschermen van de pensioen/fonds-regelingen die meedoen met het Generatiepact, het veld Generatiepact - eigen (pensioen) op Ja en activeer de regeling Generatiepact bij de medewerkers op de peildatum dat deze regeling ingaat. Of Zet in de bedrijfsschermen van al uw pensioen/fonds-regelingen (vaste grondslag) het veld Generatiepact - eigen (pensioen) op Nee (of laat het leeg) en zet in de medewerkersschermen van de pensioen/fonds-regelingen die meedoen met de regeling Generatiepact, het veld Generatiepact - eigen (pensioen) op Ja. Activeer de regeling Generatiepact bij de medewerkers op de peildatum dat deze regeling ingaat. Automatisch herberekenen na wijziging inrichting Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor administratiekantoren en consultants. Bedrijf > Salarisadministratie > Stuurgegevens herberekening payroll - klant menu Inrichting > Payroll stuurgegevens - administratie menu Waarom Om gegevens logischer te groeperen, is de optie Automatisch herberekenen na wijziging inrichting binnen Payroll Business verplaatst.  Hoe De optie Automatisch herberekenen na wijziging inrichting is verplaatst van het scherm Stuurgegevens herberekening payroll naar het scherm Payroll stuurgegevens. Het scherm Stuurgegevens herberekening payroll is uit het menu verwijderd. De functionaliteit van de optie is niet gewijzigd: het veld bevat standaard de waarde Ja en mag alleen op Nee gezet worden als het voor de betreffende klant 100% duidelijk is dat wijzigingen in regelgeving en rekenregels niet automatisch tot herberekening van alle medewerkers mogen leiden. De verantwoordelijkheid voor een volledige herberekening komt daardoor te liggen bij de salarisadministratie. Via het scherm Salarisberekening geavanceerd kan in dat geval de salarisberekening worden opgestart, met expliciete opgaaf van een vroegste herrekendatum. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Medewerkers uitzonderen was niet meer mogelijk  Waarom Het uitzonderen van medewerkers werkte niet meer bij het uploaden van een mutatiebestand. In deze release is het probleem verholpen waardoor het weer mogelijk is om medewerkers die in het bestand zitten uit te zonderen. (uit te zonderen??).  Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand Het uitzonderen van medewerkers kunt u, afhankelijk van het Conversieschema, selecteren na het uploaden van het bestand. Bij Medewerkerselectie kunt u de medewerkercode opgeven. Bij Actie kiest u voor Uitzonderen of Selecteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Bij het toevoegen van een profiel aan een profielgroep wordt een controle uitgevoerd op de aanwezigheid van hetzelfde gegevenselement. Profielen Verwijderen Melding Het was niet mogelijk profielen te verwijderen. Bij het verwijderen van profielen verscheen een technische foutmelding. Oplossing Het verwijderen van profielen is nu mogelijk. Ook verschijnt er een duidelijke foutmelding, als een actie om te verwijderen niet is toegestaan, bijvoorbeeld omdat er nog gegevenselementen aan gekoppeld zijn.  Uw actie Er is geen actie nodig. Negatieve verrekening pensioenpremie bij uit dienst (change 1035744) Melding In de release van oktober 2018 hebben wij de programmantuur aangepast voor de Pensioenen en Fondsen (vaste grondslag). Hiermee is opgelost dat als een medewerker niet op de eerste van een maand uit dienst gaat, de premies juist zou worden berekend als: de contracturen meer zijn dan de bedrijfsuren, de franchise naar rato wordt berekend en de aftopping op Ja staat. Helaas ging dit toch niet goed als de Pro rata methode op 30 dagen staat.  Oplossing Dit is in deze release opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte controle 0042 in Signaleringsverslag onterecht getoond (change 909267) Melding Het signaal: Loonaangifte controle 0042 staat in specifieke situtaies onterecht in het Signaleringsverslag. Oplossing Wij hebben de controles voor dit signaal aangepast, zodat het signaal alleen nog verschijnt als dit terecht is. Let op: ook hebben we de tekst van het signaal gewizigd. Deze is nu Rdn einde ink.vrh.flexw. alleen bij Arb.vh. 11, 82, in plaats van Loonaangifte controle 0042.  Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte - meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) Melding In de vorige release zijn er al een aantal situaties opgelost waarbij de meldingen L1614 en L1615 onterecht werden getoond. In deze release zijn de onterechte meldingen opgelost van medewerkers die in dienst zijn en in een periode niet werken. L1614 Het Aantal Contracturen per week is niet aangeleverd, terwijl de Code soort inkomstenverhouding gelijk is aan 11, 13, 15 of 17. L1615 Er is geen Contractloon aangeleverd, terwijl de Code soort inkomstenverhouding gelijk is aan 11, 13, 15 of 17. Hoe In deze release zijn de onterechte meldingen opgelost van medewerkers die in dienst zijn en in een periode niet werken en verloond worden. Uw actie Er is geen actie nodig. Selecteren bepaalde gegevenselementen in grondslagen niet mogelijk Melding Bij de grondslagen van de soort Dag, was het niet mogelijk om de volgende gegevenselementen te selecteren: Overig Verlof 3 dagen (Dag) Overig Verlof 4 dagen (Dag) Hoe Dit is opgelost, zodat u bovenstaande gegevenselementen nu kunt selecteren in Grondslagen waar u elementen met als soort Dag kunt inrichten. Uw actie Er is geen actie nodig. Signaal Normuren Syntrus Achmea zijn niet gevuld onterecht in Signaleringsverslag (change 972376) Melding Het signaal Normuren Syntrus Achmea zijn niet gevuld (Fout) werd voor medewerkers die uit dienst zijn getreden onterecht in het Signaleringsverslag vermeld. Oplossing Het onterecht verschijnen van deze melding voor uit dienst getreden medewerkers is vanaf deze release opgelost. Voortaan kan de melding alleen nog voorkomen als gelijktijdig aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan: In het scherm Loonaangifte staat de indicatie Pensioenaangifte SA formaat op Ja. In het bedrijfsscherm Stuurgegevens heeft het veld bedrijfsuren een waarde lager dan 1. In het scherm Medewerker(s) is bij Dienstverband indicatie de waarde In dienst ingevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Pensioen variabel in combinatie met 30%-regeling (change 733261) Melding Bij het berekenen van variabele pensioenen kunt u inrichten dat de inhouding van het pensioen meetelt in de grondslag (in eigen grondslag). Ook is het mogelijk om de bruto inhouding van de 30%-regeling in de grondslag van het variabel pensioen mee te laten lopen. In deze situatie werd in soms de variabele pensioenpremie niet op de juiste manier berekend. Hoe De regeling is aangepast per 01-01-2019. Vanaf deze release wordt de variabele pensioenpremie over de correcte grondslag berekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte - CAOcode niet altijd doorgeven (change 1039746) Melding Als de code soort inkomstenverhouding -in Payroll Business is dit  Soort inkomen - één van de volgende waarden heeft, mag het veld CAO code niet aan de Belastingdienst worden doorgegeven 22, 23, 24 31 t/m 39  40, 42, 43, 45, 46 50, 52 of 54 t/m 63 Het veld CAO code werd echter altijd doorgegeven. Oplossing Wij hebben ervoor gezorgd dat als het veld Soort inkomen een van de hiervoor genoemde waarden heeft, de CAO code niet meer in de Loonaangifte wordt aangeboden en dus niet aan de Belastingdienst wordt doorgegeven. Uw actie Er is geen actie nodig. Scherm Arbeidsvoorwaardegegevens (change 1113870) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens Melding In het selectiescherm Arbeidsvoorwaardegegevens werden niet alle arbeidsvoorwaarden voor alle medewerkers getoond. Oplossing Dit is opgelost, zodat voortaan voor alle medewerkers weer alle toegewezen arbeidsvoorwaarden in het selectiescherm worden getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. Importeren Raet Basisdocument  - verwerking numerieke velden met decimalen (change 967941) Melding Bij het inlezen van excelbestanden van het type Raet Basisdocument, werd niet het aantal decimalen toegepast zoals dat als eigenschap van de cel was vastgelegd. Afrondingen konden er toe leiden dat het bestand werd afgekeurd met de boodschap: Mutatie-fout 16: Maximaal aantal decimalen is 2. Voorbeeld: de inhoud van de cel zoals die boven in de Excel-sheet wordt weergegeven als u de cel selecteert is 10,3405078, terwijl het aantal decimalen van de cel op 2 is ingesteld. In de cel zelf ziet u dan 10,34. Oplossing Voortaan wordt bij het importeren het aantal decimalen toegepast zoals u dat in de cel ziet. Daarbij maakt het niet uit of de cel van het type Tekst is, of van het type Getal. Uw actie Er is geen actie nodig.  Elementen niet zichtbaar in Self Service (change 979249) Melding In de module Self Service was het niet mogelijk om bepaalde declaraties of urensoorten te kiezen. Dit ondanks het feit dat het betreffende element wel was vastgelegd bij één of meer medewerkers in HR Core Business. Oplossing Het probleem bleek op te treden bij alle elementen met geldigheid Eenmalig (dag), die voor het eerst in gebruik werden genomen. Dit is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. De ontbrekende elementen zijn vanaf deze release alsnog beschikbaar. Leg bij nieuw in gebruik te nemen elementen eventueel de waarde 0 vast bij een willekeurige medewerker om het element beschikbaar te maken. Deeltijdfactor dubbel toegepast op vaste toeslag (change 4932) Melding Bij een medewerker die opnieuw in dienst werd gemeld (er werd dus geen nieuwe medewerker aangemaakt of gekopieerd) en de nieuwe datum in dienst in de afrekenperiode lag (dus niet de eerste van de afrekenperiode), werden de Deeltijdfactor (gegevenselement) en de gewogen deeltijdfactoren (payrollelementen) in die afrekenperiode niet goed vastgesteld. Dit had invloed op de uitbetalingen die afhankelijk zijn van deze deeltijdfactoren, bijvoorbeeld vaste toeslagen. Oplossing Dit is opgelost per 1 januari 2019. Uw actie Er is geen actie nodig. Vanaf januari 2019 worden deze factoren correct vastgesteld. Ziektedagen leidden tot verkeerde telling SV-dagen (change 602020) Melding Als er uren in de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto) werden vastgelegd, werden de SV-dagen die overeenkomen met het aantal ziektedagen ten onrechte teruggeboekt, omdat deze niet gekoppeld was aan de Ziekte-uren.  Oplossing Als de berekening van ziekte via Salaris (variabel bruto) op uren is gebaseerd, is hierdoor ook het bepalen van de SV- dagen aangepast. De SV-dagen worden nu opgehaald bij het overeenkomstige element Ziektedagen. Dus als Ziekte-uren n gevuld is, dan wordt gekeken naar Ziektedagen n. Uw actie Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto) Om de berekening van de dagen bij ziekte in de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto) correct te laten verlopen bij de berekeningsmethode uren, moet u als Ziekte uren n is ingevuld, ervoor zorgen dat ook het overeenkomstige gegevenselement Ziektedagen n is ingevuld en niet het gegevenselement Salaris dagen ziek. Als u dus nog Salaris dagen ziek invult, moet u nu Ziekte dagen n invullen als u ook Ziekte uren n gebruikt en de berekening plaatsvindtop basis van de uren. Medewerker in dienst per 1-12-2018 toch salaris (change 1076092) Melding Een medewerker met periodiek loon komt 1 december 2018 in dienst. Deze datum valt in het weekend, maar de medewerker krijgt toch salaris. Oplossing Per januari 2019 is het mogelijk per klant in te richten of de weekenddagen als werkdag gelden. De default waarde is dat het weekend niet wordt toegepast per 1 december 2018. Klanten die wél gebruik willen maken van de telling van het weekend als werkdag kunnen contact opnemen met de Service Desk om dit te parametriseren. Uw actie Er is geen actie nodig.   Publishing Date : 12/28/2018

Gewijzigd en verbeterd  Persoonscode voortaan alleen-lezen Waarom  Omdat aanpalende applicaties de persoonscode gebruiken als sleutelveld, is het wijzigen ervan niet wenselijk. Dit kan zelfs resulteren in het niet meer kunnen koppelen van persoonsgegevens, omdat de laatst bekende persoonscode een andere was. Daarom is het niet meer mogelijk om de persoonscode te wijzigen via het scherm Persoon. Als het toch nodig is om een andere persoonscode aan een medewerker te koppelen, kun je dit doen door het wijzigen van het unieke persoonlijke Id (UPI).  Hoe  Medewerker > Persoon > Persoon  In het scherm Persoon is het veld Persoonscode vanaf deze release een alleen-lezen veld en daarmee niet langer te wijzigen via het scherm of via import.  Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Als het toch nodig is een persoonscode te wijzigen, kan dit via het scherm Wijzig UPI. Actie Er is geen actie nodig. Foutmelding bij beëindigen Organisatorische eenheid op begindatum Waarom Als je een Organisatorische eenheid beëindigt met een Peildatum die gelijk is aan de ingangsdatum van de Organisatorische eenheid, dan viel de einddatum van de organisatorische eenheid vóór de ingangsdatum. Hierdoor was het niet meer mogelijk de Organisatorische eenheid te raadplegen of wijzigen.  Hoe Instellingen > Formatie & organisatie > Organisatorische eenheden Als je een organisatorische eenheid beëindigt op de ingangsdatum van dezelfde organisatorische eenheid, dan resulteert dit vanaf nu in de foutmelding: Het beëindigen van deze OE is mislukt, gevolgd door de technische informatie. Het is wel mogelijk om de organisatorische eenheid te verwijderen per de ingangsdatum. Dit heeft hetzelfde resultaat als het beëindigen op de ingangsdatum. Actie Er is geen actie nodig. Vrije velden toepassen in profielen Waarom Veel organisaties gebruiken vrije velden voor het vastleggen van gegevens die specifiek nodig zijn binnen die organisatie. Omdat dit vaak velden zijn met een standaard waarde, is het wenselijk dat deze vrije velden te kunnen toevoegen en gebruiken in profielen. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om ook vrije velden op te nemen in een profiel Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Via de zoekfunctie die je gebruikt voor het zoeken naar en toevoegen van een gegevenselement aan een profiel, is het nu ook mogelijk om vrije velden te zoeken en selecteren. Je selecteert een vrij veld door de code of naam van het vrije veld (element) in te typen, de lijst met alle vrije velden roep je op door bij Soort element de tekst vrij element in te typen. Vervolgens kun je hier voor het geselecteerde veld (element) een standaard waarde invullen.   Let op Het is niet mogelijk vrije velden in een profiel op te nemen, die zowel medewerker- als op contractniveau in gebruik zijn. Probeer je een vrij veld toe te voegen dat op beide niveaus is gedefinieerd, dan krijg je een foutmelding. Dit los je op door het vrije veld te definiëren op één niveau. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Verlofrecht alleen nog in Excel Waarom Zoals aangekondigd in de vorige release notes hebben we vanaf release 2020-12 het rapport Verlofrecht aangepast. Van gebruikers hebben we feedback hebben gekregen dat zij het rapport bij voorkeur in excel beschikbaar willen hebben, zodat zij het gemakkelijk kunnen gebruiken voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verlofrecht vanaf deze release alleen nog beschikbaar in excelformaat. Daarnaast is de performance voor het aanmaken van het rapport verbeterd. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als je via het scherm Verlofrecht toekennen een van de volgende Acties uitvoert: Nieuw verlofjaar, Huidig verlofjaar corrigeren of Huidig verlofjaar ongedaan maken, dan wordt het rapport hiervan voortaan alleen nog aangemaakt in excelformaat en niet meer als pdf. Wil je het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Actie Er is geen actie nodig. Rapporten Verwerkingsverslag werkroosters genereren en Overboeken verlofrechten in excel en pdf Waarom Zoals aangekondigd in de vorige release notes gaan we in het kader van het verbeteren van de operationele rapporten als eerste de rapporten rond het toekennen van verlofrechten aanpassen. Van gebruikers hebben we feedback hebben gekregen dat zij de rapporten Verwerkingsverslag werkroosters genereren en Overboeken verlofrechten bij voorkeur in excel beschikbaar willen hebben, zodat zij deze gemakkelijk kunnen gebruiken voor controle-doeleinden. Daarom zijn deze rapporten vanaf release 2020-12 beschikbaar in zowel excelformaat als pdf. Daarnaast is de performance voor het aanmaken van deze rapporten verbeterd. Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkroosters genereren Instellingen > Verlof > Overboeken verlofrechten Als je de actie Werkroosters genereren of Overboeken verlofrechten uitvoert, kun je de rapporten hiervan opvragen in zowel excelformaat als pdf. De standaard waarde in het veld Opslaan als is Excel.  Actie Als je het rapport wilt opvragen in pdf, moet je de waarde van het veld Opslaan als wijzigen in Pdf. In- en uitdienstdatum toegevoegd aan scherm AVG Wissen Persoonsgegevens Waarom In het scherm AVG Wissen Persoonsgegevens zie je de medewerkers die de laatste 7 jaar niet in dienst zijn geweest. De lijst bevat ook medewerkers die die nooit in dienst zijn getreden. Van deze medewerkers zou je in principe de persoonsgegevens moeten wissen omdat er geen doelbinding meer is. Soms is het echter wenselijk deze persoonsgegevens nog niet te verwijderen, bijvoorbeeld omdat een medewerker een maand later alsnog in dienst treedt. Op basis van feedback in het wensenportaal en de customer effort score hebben wij daarom de getoonde gegevens in dit scherm uitgebreid, zodat je de medewerkers die nooit in dienst zijn getreden kunt herkennen. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen persoonsgegevens Aan het scherm AVG Wissen persoonsgegevens zijn de kolommen Datum Indienst en Datum Uitdienst toegevoegd. Als deze kolommen leeg zijn, kan dit ondersteunen in de keuze om de persoonsgegevens van de medewerker te wissen. Acties Er is geen actie nodig. AVG Wissen persoonsgegevens - aantal te wissen gegevens uitgebreid Waarom Uit de feedback van de customer effort score voor het scherm AVG wissen persoonsgegevens die we naar aanleiding van de vorige release hebben ontvangen, bleek dat het wenselijk was de te wissen persoonsgegevens verder uit te breiden. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: contractgegevens Functie  Afdeling  Vestiging  Kostenplaats Organisatie Eenheid  kindgegevens Voorletters kind Roepnaam kind Geslacht Voornamen kind Memo Datum overlijden kind Salarisstrookviewer Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Daarnaast is niet langer mogelijk om via de Salarisstrook viewer de salarisstrook van gewiste personen op te vragen.  Acties Er is geen actie nodig. Medewerkercode van manager voortaan getoond in historie Organisatorische eenheid Waarom Bij de zogenaamde Gemba walk, wordt op de werkvloer rondgelopen en geobserveerd hoe gebruikers het systeem gebruiken om er achter te komen welke kleine en grote verbeteringen je kunt doorvoeren. Hieruit bleek dat er behoefte is aan het tonen van de medewerkercode van de manager in de historie van de Organisatorische eenheid. Hiermee voorkom je extra invoertijd voor het opzoeken van medewerkercodes van managers als achternamen vaker voorkomen. Hoe Instellingen > Formatie & organisatie > Organisatorische eenheden Als je een organisatorische eenheid hebt geselecteerd en de historie van de organisatorische eenheid opvraagt, zie je vanaf deze release de medewerkercode van de manager in een aparte kolom voor de naam van de manager staan. Dit geldt voor zowel de manager als de back up manager.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Vrije schermen - opmerkingen naar aanleiding van aanpassingen september release (2239929) Melding Vanaf september release is het mogelijk om na het selecteren van een vrij scherm, eerst een medewerker te selecteren. Als je dit doet opent het vrije scherm meteen en hoef je niet te wachten tot alle medewerkers zijn geladen.  Als het vrije scherm echter was aangemaakt als contractscherm: was het selecteren van een medewerker nog niet mogelijk ging het scherm, nadat je bij een medewerker had gekeken en wilde annuleren, weer de gehele lijst met medewerkers openen wat een time out kon veroorzaken Oplossing In deze release zijn de hiervoor genoemde zaken opgelost: Vanaf deze release geldt ook voor vrije schermen die zijn aangemaakt zijn op contractniveau dat het scherm niet direct opent met alle medewerkers, maar met een leeg scherm. Hierna kun je net als de vrije schermen die op medewerkerniveau zijn aangemaakt, zoeken op medewerker en medewerkercode. Als je, na het openen van het vrije scherm bij een medewerker op Annuleren klikt, ga je terug naar het eerste zoekscherm en niet meer naar het scherm met alle medewerkers. Hierna kun je weer starten met zoeken van een medewerker. Acties Er is geen actie nodig. Workflows verdwijnen uit signaaldefinitie bij instellen einddatum ontvanger (2180114) Melding Als  via Actieve signalering een einddatum bij een workflow als ontvanger werd ingevoerd, verdwenen ook de andere workflows bij ontvangers. Oplossing Instellingen > Actieve signalering > Signaal ontvangers  Dit is opgelost. De andere workflows die bij de ontvangers zijn gedefinieerd, blijven actief totdat er specifiek voor die ontvangers een einddatum wordt ingevoerd.  Actie Wij adviseren om te controleren op de aanwezigheid van workflows als ontvangers.  Publishing Date : 11/19/2020

Modified and Improved Person code read-only from now on Why Interface applications use the person code as a key field, which is why changing it is unwise. A change to a person code can even result in an inability to link personal details, as the last known person code was different. This is why it is no longer possible to change the person code on the Person screen. If it nevertheless becomes necessary to link a different person code to an employee, you can do this by changing the Unique Personal ID (UPI). How Employee > Person > Person  On the Person screen, the Person code field is a read-only field as of this release, and it can no longer be changed on the screen or through an import.  Management > Data exchange > Modify UPI If it nevertheless becomes necessary to change a person code, this can be done on the Change UPI screen. Action No action is required. Error message when terminating Organizational unit on start date Why If you terminate an Organizational unit with a Reference Date equal to the start date of the Organizational unit, then the end date of the organizational unit was set before the start date. As a result, it was no longer possible to consult or modify the Organizational unit.  How Settings > Formation & Organization > Organizational Units If you terminate an organizational unit on the effective date of the same organizational unit, you will now see the following error message: Termination of this OU failed, followed by the technical details. It is still possible to delete the organizational unit as of the effective date. This has the same result as termination on the effective date. Action No action is required. Using free fields in profiles Why Many organizations use free fields to record data that is specifically relevant to them. Many fields have default values, which is why it is desirable to be able to add and use free fields in profiles. Free fields in profiles are possible as of this release. How Settings > Recording > Profiles The search function for finding and adding a data element to a profile now also allows searching for and selecting free fields. You select a free field by typing in the code or name of the free field (element). You can call up a list of all free fields by typing free element in the Type of element search parameter. You can then enter a standard value for the selected field (element) here. Please note You cannot include free fields in a profile that are in use at both employee and contract level. If you try, you will receive an error message. You can resolve this by defining the free field at one level. Action No action is required. Leave entitlement report now only in Excel Why As announced in the previous release notes, we have adjusted the Leave entitlement report from release 2020-12. We have received feedback from users that they prefer to have the report available in Excel for auditing purposes. This is why the Leave entitlement report is only available in Excel format as of this release. In addition, report generation performance has been improved. How Settings > Leave > Grant leave entitlement If you perform one of the following Actions on the Grant leave entitlement screen: New leave year, Correct current leave year or Undo current leave year, the corresponding report will now only be created in Excel format and no longer as a PDF. If you still want to export the report to PDF, you can do this by saving the Excel as a PDF. Action No action is required. Generate work schedules processing reports and Transfer of leave entitlements reports in Excel and PDF Why As announced in the previous release notes, we are starting with adjustments to the reports on granting leave as part of the operational reporting improvements. We have received feedback from users that they prefer to have the Generate work schedules processing report and the Transfer of leave entitlements report available in Excel for auditing purposes. These reports are available in both Excel format and PDF as of release 2020-12. In addition, report generation performance has been improved. How Settings > Work pattern > Generate work schedules Settings > Leave > Transfer leave Entitlements If you perform the Generate work schedules or Transfer leave entitlements actions, you can export the reports in both Excel format and PDF. Excel is the default value in the Save as field.  Action If you want to export the report in PDF, you must change the value in the Save as field to PDF. Start and end dates added to the GDPR Delete Personal Data screen Why The GDPR Delete Personal Data screen shows you all employees who have not been employed for the last seven years. The list also includes individuals who never entered employment. In principle, you should delete the personal data of these individuals because there is no longer any purpose limitation. Sometimes, however, it may be useful not to delete this personal data, for example because an individual will be entering employment a month later. Based on feedback in the wishes portal and from the customer effort score, we have expanded the data shown on this screen so that you can recognize the individuals who never entered employment. How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data The Start Date and End Date columns have been added to the GDPR Delete Personal Data screen. If these columns are empty, the user may find it easier to decide whether to delete the individual’s personal data. Actions No action is required. GDPR Delete Personal Data - data to be deleted expanded Why Feedback from the customer effort score for the GDPR Delete Personal Data screen following the previous release indicated a need for a greater range of personal data to be deleted. How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data  If an employee’s personal data is deleted, the following fields will also be deleted as of this release: contract details Position  Department  Location  Cost center Organizational Unit  details of children Child’s initials Child’s first name Gender Child’s first and middle names Memo Date of child’s death Salary slip viewer Reports > Salary breakdown > Salary slip viewer In addition, it is no longer possible to call up the salary slip of deleted individuals in the Salary slip viewer.  Actions No action is required. Manager’s employee code is now shown in the Organizational unit history Why During a Gemba walk, people walk around the workplace and observe how users make of use the system to identify potential improvements, both large and small. The most recent walk revealed a need to see the manager’s employee code in the Organizational unit history. This eliminates the additional time required for looking up managers’ employee codes in the case of common surnames. How Settings > Formation & Organization > Organizational Units If you have selected an organizational unit and requested the history of the organizational unit, as of this release you will see the manager’s employee code in a separate column before the manager’s name. This applies to both the manager and the backup manager.  Action No action is required. Solved Messages Free screens - comments regarding September release modifications (2239929) Message As of the September release, you can select an employee after selecting the free screen. This means the free screen will open immediately and you no longer have to wait until all employees have been loaded.  However, if the free screen was created as a contract screen: it was not yet possible to select an employee the screen opened the entire list of employees again after the user consulted an employee or tried to cancel, which could cause a timeout Solution The following issues have been solved as of this release: Starting with this release, free screens that have been created at contract level will not open immediately with all employees, but with a blank screen. Once the screen opens, you can search by employee and employee code, just like on the free screens that have been created at employee level. If you click Cancel after opening the free screen for an employee, you will return to the first search screen and no longer to the screen showing all employees. You can then resume searching for an employee. Actions No action is required. Workflows disappear from notification definition when setting receiver end date (2180114) Message If an end date was entered in a workflow as recipient through Active notification, the other workflows also disappeared from recipients. Solution Settings > Active notification > Notification recipients  This has been resolved. The other workflows defined for the recipients remain active until an end date is entered specifically for those recipients.  Action We recommend checking for the presence of workflows and recipients. Publishing Date : 11/19/2020

Mededeling  Verslag toekenning verlofrecht We zijn bezig met het verbeteren van de operationele rapporten. Met het oog op de jaarwisseling en de HR processen rondom het toekennen van verlofrecht, is het rapport Verslag toekennning verlofrecht één van de rapporten die hier als eerste voor in aanmerking komt. Het bevorderen van de performance zal een onderdeel van de verbeteringen zijn. Op basis van feedback van gebruikers is vastgesteld dat het de voorkeur heeft het rapport in excel beschikbaar te hebben, zodat dit gemakkelijk gebruikt kan worden voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verslag toekennning verlofrecht vanaf de decemberrelease alleen nog beschikbaar in excelformaat. Als er behoefte is om het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Nieuw  Arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland  Waarom  Bij de bedrijven die door onze partner Lohn AG in Duitsland worden verloond, ontstond de behoefte aan één arbeidsvoorwaarde met specifieke gegevens voor de verloning in Duitsland.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Integratie Duitsland Als de consultant van Visma | Raet bij de implementatie de arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland aan het arbeidsvoorwaardencluster heeft toegevoegd, is deze beschikbaar in het Arbeidsvoorwaardenpakket. De velden die in het arbeidsvoorwaardenscherm Integratie Duitsland staan, bevatten de gegevens die nodig zijn voor het verlonen in Duitsland, eventueel aangevuld met specifieke velden die gelden voor het bedrijf. Meer informatie over deze arbeidsvoorwaarde en de velden vind je in de online help.   Actie Er is geen actie nodig.  Rapport Voorgestelde UPI Waarom Voor applicaties die gebruik gaan maken van HR Core Business via API's, zoals Verzuim 2.0 en Identity & Access Management, is het nodig dat bij alle medewerkers de Unieke Persoonlijke Identiteit (UPI) is ingevuld. Om je hierin te ondersteunen hebben wij een rapport ontwikkeld dat laat zien: of UPI's zijn ingevuld of er bij ingevulde UPI's conflicten zijn, bijvoorbeeld op de uniciteit van de UPI versus het Burgerservicenummer (BSN) van de medewerker welke UPI het systeem voorstelt Je kunt dit rapport gebruiken om de voorgestelde UPI's te genereren.  Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI In het scherm Voorgestelde UPI geef je op of je het rapport wilt genereren in Excel of Csv. Let op: als je voor medewerkercodes en/of UPI's voorloopnullen gebruikt en je opent een csv-bestand in Excel, dan kunnen deze voorloopnullen wegvallen. Vervolgens kun je bij Medewerkerselectie opgeven welke medewerkers je in het rapport wilt zien: Alleen conflicten Deze selectie laat alleen de medewerkers zien waarvoor op basis van de UPI en het BSN, en eventueel de achternaam en geboortedatum, conflicten ontstaan. Alleen zonder UPI Deze selectie toont alleen de medewerkers zonder UPI. Zonder UPI en gerelateerde medewerkers Deze selectie toont de medewerkers zonder UPI en medewerkers die op basis van BSN, Achternaam of geboortedatum gerelateerd zijn aan de medewerker zonder UPI. Alles Deze selectie toont alle medewerkers.  Tot slot kun je ervoor kiezen om wel of geen opmerkingen in het rapport op te nemen. Als je de optie hiervoor aan zet, zie je bijvoorbeeld opmerkingen die over een conflict gaan. Het rapport Voorgestelde UPI komt als Excel of CSV in Mijn rapporten te staan. De taal van het rapport is Engels, omdat dit over het algemeen de taal is van de koppelingen die de UPI gaan gebruiken.   Meer informatie en uitleg over de diverse kolommen vind je in de Online Help. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen Persoonsgegevens uitgebreid Waarom  In de feedback die we van onze klanten hebben ontvangen op de nieuwe functionaliteit AVG wissen persoonsgegevens is gevraagd om de persoonsgegevens die worden gewist, uit te breiden met een aantal velden.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: Medewerkergegevens Geboortedatum Identity  UPI Partnergegevens Achternaam Partner Voornamen Partner Telefoonnummer Partner Straat (mdw.) Huisnummer (mdw.) Huisnummer toevoeging (mdw.) Postcode (mdw.) Woonplaats (mdw.) Woonland Actie De gegevens worden gewist wanneer je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  AVG Verwijderen Persoonsgegevens naar Self Service Waarom  Tot deze release moest je persoonsgegevens en workflows in Self Service handmatig verwijderen, als deze op basis van de AVG niet langer bewaard mochten blijven. Vanaf deze release is dit gewijzigd en wordt er bij het verwijderen van een medewerker via AVG Wissen Persoonsgegevens aan Self Service doorgegeven om ook daar deze medewerkergegevens te verwijderen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de medewerker is verwijderd via AVG Wissen Persoonsgegevens, wordt deze medewerker via de export Self Service verstuurd met de indicatie V (= verwijder). Actie De medewerker wordt als verwijderd naar Self service verstuurd, als je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  Uniciteitscheck UPI alleen op Burgerservicenummer Waarom In de praktijk kan het voorkomen dat, met name bij het opnieuw in dienst nemen, medewerkers in dienst komen waarbij de naam net iets anders is geschreven, maar waarbij het op basis van het Burgerservicenummer (BSN) wel degelijk om dezelfde persoon gaat. Daarom is er voor gekozen de uniciteitscheck die nagaat of UPI uniek is, te beperken tot het BSN en alleen de check op de achternaam en geboortedatum uit te voeren op het moment dat het BSN niet aanwezig is.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI De controle op de uniciteit van een UPI gaat als volgt: Als de UPI wordt vastgelegd bij de medewerker en de UPI bestaat reeds bij een andere medewerker met hetzelfde BSN, dan wordt deze UPI geaccepteerd. Als de UPI reeds bestaat bij een andere medewerker met een ander BSN, dan wordt deze UPI afgewezen en krijg je een foutmelding. Als er bij de bestaande medewerker met dezelfde UPI geen BSN bestaat, vindt de controle op uniciteit plaats op basis van achternaam en geboortedatum. Actie Er is geen actie nodig.  UPI op basis van BSN bij import en Self Service Waarom  Sinds de vorige release controleert het systeem bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker via de wizard Aanmaken medewerker of Aanmaken medewerker met profielgroep of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in.  Het was wenselijk om dit ook op deze manier te laten plaatsvinden bij het invoeren van nieuwe medewerkers via Import of via Self Service.  Hoe HR Self Service  Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand > Raet Basisdocument Als de medewerker met een BSN wordt ingevoerd, zal de applicatie, als er reeds een UPI bekend is bij hetzelfde BSN, deze UPI automatisch aanvullen bij import of invoer via HR Self Service.  Dit aanvullen gebeurt pas bij het voltooien van de import. Een aangevulde UPI zie je dus nog niet bij het invoeren van een nieuwe medewerker in Self Service, maar is pas zichtbaar op het moment dat de gegevens zijn gesynchroniseerd met HR Core Business. Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Waarde voor taal verschijnt niet in HR Self Service (change 2271307) Melding  De rubriek PS10 Taal verscheen voor sommige medewerkers niet in het formulier in HR Self Service. Omdat de taal, dus rubriek PS10, als standaard waarde is ingevoerd op het niveau van Nederland en op medewerkerniveau kan worden overgeschreven, werd deze niet meegegeven als deze niet expliciet was ingevoerd op het niveau van de medewerker zelf. Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt ook de opgeschakelde waarde van het niveau Nederland bij de medewerker meegegeven in de export naar Self Service. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 10/22/2020

Notifications Grant leave entitlement report We are working on improving the operational reports. While we are heading towards the turn of the year, we are entering the period in which the HR processes regarding the granting of leave entitlement are executed. This means that it makes sense to to prioritize improving the report Grant leave entitlement. Increase of performance will be part of the improvements. Based on feedback from our users, we have determined that it is preferable to have the report Grant leave entitlement available in excel. so that it can be easily used for control purposes. Therefore, as of the December release, the report will only be available in Excel format. Should there be a need to export this report to pdf, you can do this by saving the excel as pdf.   New Integration of terms of employment Germany Why  At the companies that are remunerated by our partner Lohn AG, in Germany, the need arose for integrated terms of employment with specific data for remuneration in Germany.  How Employee > Contract > Terms of employment package > Integration Germany If, during implementation, the Visma | Raet consultant has added the Integration Germany terms of employment to the terms of employment cluster, this will be available in the Terms of employment package. The fields displayed in the Integration Germany terms of employment screen contain data that is required for remuneration in Germany, supplemented in some cases by company-specific fields. You can find more information about these terms of employment and the fields related to them in the online help. Action No action is required. Proposed UPIs report Why For applications that will make use of HR Core Business through APIs, including Verzuim 2.0 and Identity & Access Management, it is necessary to award a Unique Personal Identity (UPI) to each employee. To support you in this process, we have developed a report that shows: whether the UPI fields have been filled out whether there are conflicts related to the completed UPI fields, for example with regard to the unicity of a UPI in relation to the employee’s citizen service number (BSN) UPIs proposed by the system You can use this report to generate the proposed UPIs.  How Reports > Check > Proposed UPIs In the Proposed UPIs screen, you can specify whether you want to generate the report in Excel or CSV. Please note: if you use leading zeros for employee codes and/or UPIs and you open a CSV file in Excel, these leading zeros may be omitted. You can then specify which employees you want to see in the report under Employee selection: Conflicts only This selection only shows employees for whom there are conflicts based on their UPI and BSN, or on their last name or date of birth. No UPI only This selection only shows employees who do not have a UPI. No UPI and related employees This selection shows the employees who do not have a UPI and employees who are related to these employees based on their BSN, last name or date of birth. All This selection shows all employees.  Finally, you can choose whether or not to include comments in the report. If you enable this option, you might see comments about a work conflict, for example. The Proposed UPIs report will be available as an Excel or CSV document under My reports. The language used in the report is English, as the links the UPIs will use tend to also be in English. You can find more information and explanations about the various columns in the online help. Action No action is required. Modified and improved GDPR Delete Personal Data expanded Why In the feedback we received from our customers on the new GDPR Delete Personal Data tool, we were asked to expand the number of personal data fields that are deleted by this functionality.  How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data  If an employee’s personal data is deleted, the following fields will be also deleted as of this release: Employee data ·         Date of birth ·         Identity  ·         UPI Partner data ·         Partner’s last name ·         Partner’s first and middle names ·         Partner’s phone number ·         Street (employee) ·         House number (employee) ·         House number suffix (employee) ·         Postal code (employee) ·         Town/city (employee) ·         Country of residence Action The data can be deleted by using the GDPR Delete Personal Data menu option. GDPR Delete Personal Data linked to Self Service Why Before this release, personal data and workflows in Self Service that could no longer be stored under the GDPR had to be deleted manually. As of this release, when an employee is deleted using GDPR Delete Personal Data, a notification will automatically be sent to Self Service as a reminder to delete the employee data there as well. How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data If an employee is deleted using GDPR Delete Personal Data, the letter V (Dutch: verwijder) will appear in their Self Service profile as a reminder to delete their data. Action If you use the GDPR Delete Personal Data menu option, a notification will be sent to Self Service indicating that the employee has been deleted. UPI unicity check only for citizen service number Why In practice, especially when rehiring, you might encounter a newly hired employee whose name is written slightly differently than when they were previously employed, but whose citizen service number (BSN) already occurs in the system, indicating that they are in fact the same person. That is why the unicity check, which assesses whether a UPI is unique, is limited to the BSN. The last name and date of birth are only checked when there is no BSN available.  How Employee > Inflow/Outflow > Create employee Employee > Inflow/Outflow > Create employee with profile group Management > Data exchange > Modify UPI The UPI unicity check goes as follows: If a UPI that is entered for an employee is already linked to another employee with the same BSN, the UPI will be accepted. If a UPI that is entered for an employee is already linked to another employee with a different BSN, the UPI will be rejected, and an error message will appear. If the existing employee with the same UPI does not have a BSN, the unicity check takes place on the basis of the employee’s last name and date of birth. Action No action is required.  UPIs based on BSN for Import and Self Service Why  Since the previous release, when entering the BSN for a new employee using the Create employee or Create employee with profile group wizards, the system checks whether that BSN is already known by the client and auto-populates the Unique Personal ID field with a suggested value if this is the case. From now on, this will also happen for new employees who are added using Import or Self Service. How HR Self Service  Manage > External changes > Upload external changes file > Raet Basic document If a new employee is entered using their BSN and the system finds that a UPI already exists for this BSN, the application will auto-populate the UPI field with this UPI when importing or entering through HR Self Service. The field will remain empty until the import is completed. This means that an auto-populated UPI will not be visible while entering a new employee in Self Service. It will only become visible when the data is synchronized with HR Core Business. Action No action is required. Resolved notifications Language value does not appear in HR Self Service (change 2271307) Message For some employees, the PS10 Language heading did not appear on the form in HR Self Service. Because the language heading (i.e. the PS10) is entered as a standard value at the national level and can be overwritten at the employee level, it was not included if it was not explicitly entered at the employee level. Solution This has been resolved. As of this release, the national level is also included for each employee in the export to Self Service. Action No action is required. Publishing Date : 10/22/2020

Mededelingen  Uniek Persoonlijk Id en Conversie persoon Waarom  Bij gebruik van generieke API's, zoals Identity en Access management, Verzuim Management en Verzuim Management 2.0, is het gebruik van het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht. Dit zorgt er voor dat aanpalende applicaties en services unieke personen en de onderliggende medewerkers kunnen identificeren. Hiervoor is niet alleen het veld UPI beschikbaar gesteld, maar introduceren we ook een nieuw niveau in de structuur van HR Core business, dat de medewerkers aan elkaar koppelt.  Voorbeeld van de structuur van een persoon met onderliggende medewerkers: Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Persoon > Persoon Als je een van de hiervoor genoemde oplossingen gaat gebruiken, vragen we om als onderdeel van het implementatietraject de UPI in te vullen. De UPI wordt gebruikt om unieke Personen mee aan te maken. Voor het aanmaken van personen is een conversie nodig. Deze conversie houdt in dat de persoonsgegevens die op het niveau van de medewerker staan, worden gesynchroniseerd en opgenomen op het niveau van de persoon. In het document Persoonsgegevens 2020-10 dat beschikbaar is op de community, vind je de gegevens die beschikbaar worden gesteld aan aanpalende applicaties op het niveau van de persoon en daarom worden gesynchroniseerd. Uw actie Voordat de synchronisatie naar de persoon wordt gestart is het van belang dat de Unieke Persoonlijke Id's zijn ingevuld. Daarnaast moeten de gegevens van de medewerker met het meest recente dienstverband actueel zijn.  Nieuw  Referentie naar de persoon bij de medewerker Waarom  Met de toepassing van de UPI en het in gebruik nemen van het niveau Persoon binnen de structuur van HR Core Business, is er behoefte ontstaan aan inzicht in de relatie van de medewerker met de persoon.  Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Aan het scherm Medewerkers is het veld Persoon toegevoegd, waaraan je kunt zien welke referentie naar de persoon bestaat. Dit veld kun je niet zelf aanpassen.  De referentie naar de persoon is zichtbaar zodra het nieuwe niveau Persoon is geactiveerd. Het uitrollen van dit nieuwe niveau, zal gefaseerd en naar behoefte plaatsvinden, initieel voor klanten die gebruik gaan maken van de oplossing Identity en Access management of van Verzuim Management 2.0. Uw actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Uniciteitscheck UPI op basis van BSN Waarom Omdat het soms voorkomt dat er binnen een organisatie meerdere medewerkers met dezelfde achternaam en geboortedatum werkzaam zijn, is het nodig de uniciteitscheck van het Uniek Persoonlijk id (UPI) te laten plaatsvinden via het Burgerservicenummer (BSN). Onder bepaalde voorwaarden mag het BSN gebruikt worden om deze check uit te voeren. Het is echter niet toegestaan het BSN als resultaat of zoekveld te presenteren. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Bij het invoeren van een Uniek Persoonlijk Id (UPI) voor een medewerker controleert de applicatie of de UPI al in gebruik is. Als dit zo is, moet het BSN van de bestaande medewerker met de bestaande UPI overeenkomen met de combinatie BSN en UPI van de nieuwe medewerker. De controle op de achternaam en geboortedatum blijft van toepassing.  Uw actie Als je de UPI wilt wijzigen of invoeren om aan te duiden dat het om dezelfde persoonsgegevens bij meerdere medewerkers gaat, dan moeten BSN, achternaam en geboortedatum van de verschillende medewerkers overeenkomen.  Automatisch vullen Uniek Persoonlijke Id (UPI) Waarom Bij het invoeren van een nieuwe medewerker, moest de gebruiker de beslissing nemen of deze medewerker via een Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan een andere medewerker met dezelfde persoonsgegevens gekoppeld moest worden. Als de gebruiker bij een medewerker, waarvan reeds een medewerker bestaat met dezelfde persoonsgegevens een andere UPI invoert, leidt dit tot een nieuw uniek persoon en kan deze niet meer aan de bestaande medewerker worden gekoppeld. Om dit te voorkomen, wordt nu bij invoer op basis van het Burgerservicenummer (BSN) een UPI vooringevuld, als dit BSN reeds bekend is binnen de klant. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker, controleert het systeem of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in. Als het toch de bedoeling is dat het invoeren van een nieuwe medewerker leidt tot een nieuwe persoon, dan kun je deze voorgestelde UPI overschrijven. Dit geldt nog niet voor Import of Self Service.  Uw actie De UPI wordt ingevuld op basis van de combinatie BSN en UPI die reeds bekend is binnen de applicatie. We adviseren daarom ervoor te zorgen dat de huidige combinaties van BSN en UPI correct zijn.  Autogenereren Uniek Persoonlijk ID Waarom Om het unieke persoonlijke ID (UPI) automatisch te kunnen vullen met de medewerkercode of met een automatisch gegenereerde UPI, zijn er nieuwe stuurgegevens beschikbaar. Hiermee kun je instellen dat het UPI automatisch gevuld wordt met de medewerkercode of met een nummer dat automatisch wordt gegenereerd al dan niet op basis van een volgnummer. Als je het UPI automatisch laat genereren, kun je ervoor kiezen of je het automatisch gegenereerde nummer wilt aanvullen met voorloopnullen en zo ja, tot welke maximale lengte. Hoe Instellingen >Vastlegging > Stuurgegevens UPI Vanaf deze release is het scherm Stuurgegevens UPI toegevoegd aan het menu Instellingen > Vastlegging. Bij het invoeren van een nieuwe medewerker wordt op basis van de instellingen die in dit scherm zijn vastgelegd het UPI gevuld.  Veld / optie Toelichting UPI vullen met Medewerkercode Kies hiervoor als je wilt dat bij het invoeren van een nieuwe medewerker als UPI automatisch de medewerkercode wordt ingevuld. Let op dat bij gebruik van de medewerkercode, dit kan leiden tot unieke UPI's per medewerker, terwijl sommige medewerker juist dezelfde UPI zouden moeten krijgen, om deze te kunnen identificeren als dezelfde persoon. Automatisch genereren Kies hiervoor als je wilt dat de applicatie automatisch een UPI genereert.  Zodra je Automatisch genereren selecteert, zie je de hieronder beschreven velden voor het vastleggen van een aantal eigenschappen van het automatisch gegenereerde UPI. Volgnummer Geef een volgnummer op, als je wilt dat de UPI's die de applicatie automatisch genereert zijn gebaseerd op dit volgnummer + 1, dit volgnummer +2, etc. Dit veld zie je alleen als je bij UPI vullen met hebt gekozen voor Automatisch genereren. Voorloopnullen Plaats hier een vinkje als je wilt dat het automatisch genereerde UPI wordt aangevuld met voorloopnullen tot de maximale lengte die je opgeeft bij Totale lengte. Zodra je hier een vinkje plaatst zie je ook de velden Totale lengte en Voorbeeld. Totale lengte Geef de totale lengte van het UPI op, dus uit hoeveel karakters het maximaal mag bestaan. Staat de optie Voorloopnullen aan, dan vult de applicatie het automatisch gegenereerde UPI aan met voorloopnullen tot de maximale lengte. Let op: we adviseren geen UPI's langer dan 15 karakters te gebruiken. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Voorbeeld Hier zie je een voorbeeld van het UPI gebaseerd op de instellingen die je in het scherm hebt vastgelegd. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Uw actie Als je binnen jouw organisatie de UPI's automatisch wilt laten genereren, leg dan de gewenste instellingen vast zoals hierboven beschreven.  Locatie omschrijving, Identity en PingID toegevoegd aan synchronisatie persoon Waarom Als onderdeel van de synchronisatie van persoonsgegevens van de medewerker met het niveau van de Persoon, zijn ook de volgende gegevens toegevoegd: Locatie omschrijving Locatie omschrijving (postadres) Identity en PingID. Dit betekent dat de ingevoerde waardes in deze velden ook worden opgeslagen bij de persoon en bij andere medewerkers worden gekoppeld aan deze persoon.  Hoe Medewerker > Medewerker > Adresgegevens medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Zodra het nieuwe niveau Persoon in gebruik is, worden deze gegevens beschikbaar gesteld op het niveau van de persoon. Dat betekent dat deze gegevens beschikbaar worden gesteld, op het moment dat gegevens van een persoon worden opgevraagd. Het houdt ook in dat andere gekoppelde medewerkers met dezelfde persoonsgegevens, gekoppeld aan dezelfde persoon, met deze waardes worden bijgewerkt.  Uw actie Gebruik je het niveau Persoon, dan adviseren we om ervoor te zorgen dat bovengenoemde velden met de meest actuele waardes zijn gevuld. Dit zijn de waardes die ook worden gesynchroniseerd met de persoon en de andere gekoppelde medewerkers. Publishing Date : 9/18/2020

Notifications Unique Personal ID and person conversion Why When using generic APIs, such as Identity and Access Management, Medical Leave Management and Medical Leave Management 2.0, the use of the Unique Personal ID (UPI) is mandatory. It ensures that unique persons and associated employees are identifiable in interface applications and services. The UPI field is available for specifying this ID, and now a new level in the HR Core Business structure has been introduced to link employees. An example of a person’s structure with associated employees: How Employee > Employee > Employees Employee > Person > Person When you use either of the above solutions, the UPI must be specified as part of the implementation process. The UPI is used to create unique persons. This requires a conversion, which ensures that the personal data at the employee’s level is synchronized and included at the person’s level. The Person Data 2020-10 document – available in the community – contains the data that is made available to interface applications at the person’s level and is used for synchronization. Your action Before synchronization commences, the Unique Personal IDs must haven been specified. The data of the employee with the most recent employment must be current. New Reference to the employee’s associated person Why With the application of UPI and the introduction of the Person level in the HR Core Business structure insight into the employee’s relation with the person is required.  How Employee > Employee > Employees The Employees screen now includes the Person field that shows the reference. This field cannot be modified. The reference is displayed when the new Person level has been activated. This new level will be rolled out in phases and where required – initially for clients who will start using Identity and Access Management or Medical Leave Management 2.0. Your action No action is required. Modified and Improved UPI uniqueness check based on BSN Why As an organization may have multiple employees with the same last name and date of birth, the UPI uniqueness check must take place using the BSN (Citizen Service Number). The BSN may be used under certain conditions. The BSN may not be used as a result or search field. How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group Management > Data exchange > Modify UPI When an employee’s Unique Personal ID (UPI) is entered, a check is performed to determine if the UPI is already in use. If it is, the BSN of the existing employee with the existing UPI must match the BSN+UPI combination of the new employee. The last name and date of birth must still be checked. Your action If you want to change or enter the UPI to indicate that the same personal data applies to multiple employees, the BSN, last name and date of birth of these employees must match. Auto-population of Unique Personal ID (UPI) Why When entering a new employee, the user must determine whether that employee should be linked to another employee with the same personal data through a Unique Personal ID (UPI). When the user specifies a different UPI for an employee (where an employee with the same personal data already exists), this will result in a new unique person; that person cannot be linked to the existing employee. This situation is now prevented through auto-population of a UPI based on the BSN (if the BSN is already known by the client). How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group When specifying the BSN of a new employee, the system checks if that BSN is known by the client and auto-populates the Unique Personal ID field with a suggested value. If the intention is to create a new person by entering a new employee, the suggested UPI can be overwritten. This is not yet possible for self service or import.  Your action The UPI is auto-populated based on the BSN+UPI combination already available in the application. We therefore recommend making sure the current BSN+UPI combinations are correct. Autogeneration of Unique Personal ID Why In order to be able to automatically fill in the unique personal ID (UPI) with the employee code or with an automatically generated UPI, new control data is available. With this you can set that the UPI is automatically filled with the employee code or with a number that is automatically generated, whether or not based on a serial number. If you have the UPI generated automatically, you can choose whether you want to supplement the automatically generated number with leading zeros and if so, up to what maximum length. Hoe Settings > Data entry > Configuration UPI As of this release, the Configuration UPI screen has been added to the Settings > Data entry menu. When entering a new employee, the UPI is filled in based on the settings recorded in this screen.   Veld / optie Toelichting Fill UPI with Employee code Select this if you want the employee code to be entered automatically when entering a new employee as a UPI. Please note that when using the employee code, this can lead to unique UPIs per employee, while some employees should receive the same UPI in order to identify them as the same person. Auto generate Choose this if you want the application to automatically generate a UPI. Once you select Auto Generate, you will see the fields described below for capturing some of the properties of the auto-generated UPI. Sequence number Enter a sequence number, if you want the UPIs that the application generates automatically, are based on this sequence number + 1, this sequence number +2, etc. You will only see this field if you have selected Auto generate in the Fill UPI with field. Leading zeros Place a check mark here if you want the automatically generated UPI to be supplemented with leading zeros up to the maximum length you specify at Total length. As soon as you put a check mark here, you will also see the fields Total length and Preview. Total length Enter the total length of the UPI, i.e. how many characters it may contain. If the option Leading zeros is checked, the application fills the automatically generated UPI with leading zeros up to the maximum length. Please note that we advise not to use UPIs longer than 15 characters. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Preview Here you can see an example of the UPI based on the settings you have entered in the screen. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Your action If you want to have the UPIs generated automatically within your organization, record the desired settings as described above. Location description, Identity and PingID added to person synchronization Why As part of the synchronization process of the personal data of an employee at the person’s level, the following data has been added: Location description Postal address location description Identity and PingID This means that the values specified in these fields are also stored at the person and other employees linked to this person. How Employee > Employee > Employee address details Employee > Employee > Employee (supplementary) Once the new Person level is in use, this data is made available at the person’s level. This means that the data is made available when data of a person is retrieved. The values of other linked employees with the same personal data, linked to the same person, are also updated. Your action When the Person level is used, we recommend ensuring that the above fields contain current values. These values are also synchronized with the person and the other linked employees. Publishing Date : 9/18/2020

Mededelingen  Unieke Persoonlijke Id verplicht  Waarom  In de voorgaande release notes en de tussentijdse update hierop heb je kunnen lezen dat de Unieke Persoonlijke Id (UPI) verplicht gaat worden. Dit gaat aanvankelijk alleen gelden voor: gebruikers van de nieuwe oplossing voor Verzuim Management gebruikers van de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid Als je alleen de HR-koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, zonder de andere hiervoor genoemde koppelingen, dan is de UPI nog niet verplicht.  Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling  > Raet koppelingen HR > Youforce gebruikers uitgebreid  Voor de gebruikers van een van de hiervoor genoemde koppelingen zal er een extra optie komen om de UPI verplicht mee te leveren aan het Youforce portaal.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Als je gebruik gaat maken van één van de hiervoor genoemde applicaties, zal Visma | Raet contact met je opnemen om de juiste instellingen voor je in te richten.  Nieuw Feedback op onze applicatie  Waarom  In de vorige release notes hebben we laten weten dat we vanaf de release van september gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren.   Hoe Vanaf de september release verschijnt na het uitvoeren van deze acties: Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt. Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt. de volgende vraag: Hoe makkelijk was het voor u om de volgende taak of actie uit te voeren? Je kunt deze vraag beantwoorden door het geven van een cijfer. Op basis dit cijfer zie je dan de bijbehorende vervolgvraag: Score 1-5: Wat zouden wij kunnen verbeteren zodat je deze taak /actie gemakkelijker kunt uitvoeren? Score 6-7: Kun je aangeven wat je gemakkelijk vond aan deze taak /actie? Uw actie Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren. Persoonsgegevens beschikbaar op niveau Persoon Waarom Voor aanpalende applicaties, zoals Verzuim Management en Talent Management, is het steeds vaker nodig onderscheid te kunnen maken tussen persoonsgegevens en dienstverbandgegevens. Binnen HR Core business waren deze gegevens altijd gecombineerd aanwezig bij de medewerker.  Vanuit de aanpalende applicaties is het echter niet alleen nodig persoonsgegevens afzonderlijk te kunnen opvragen, maar ook om deze te kunnen vastleggen. Zo geldt bijvoorbeeld een adreswijziging bij medewerker A, ook voor de gekopieerde medewerker van A. Het nieuwe niveau Persoon maakt het mogelijk dat specifieke persoonsgegevens, zoals adresgegevens, via het niveau van de persoon met andere medewerkers worden gesynchroniseerd, ongeacht of deze medewerkers in hetzelfde bedrijf zitten. De medewerkers moeten wel binnen dezelfde klant werkzaam zijn.  Het niveau Persoon komt aanvankelijk alleen beschikbaar voor de klanten die overgaan op de nieuwe oplossing voor Verzuim Management of de generieke API voor Identity & Access Management (IAM), in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid. In de toekomst zal dit voor meer integratiemodules gaan gelden.  Hoe Medewerker > Persoon > Persoon Aan het menu wordt het scherm Persoon toegevoegd. Als het niveau Persoon beschikbaar is gesteld, zal er op basis van de Unieke Persoonlijke Id (UPI) een persoon gegenereerd worden. De UPI zorgt ervoor dat medewerkers die dezelfde persoonsgegevens hebben aan dezelfde persoon worden gekoppeld. Als je dan bij één van de medewerkers één van de volgende gegevens wijzigt, wordt deze wijziging niet alleen doorgevoerd bij de persoon, maar ook bij de medewerker er onder. Via het scherm Persoon kun je de basisgegevens raadplegen van de medewerkers die gekoppeld zijn aan de persoon, namelijk: Persoonscode * Voorletters * Opgemaakte naam Voorvoegsels Achternaam * Geboortedatum * Voorbeeld Medewerker 100, A. Appel en medewerker T100, A. Appel hebben allebei UPI 100 en zijn daarmee gekoppeld aan persoon 100 A. Appel. Voor medewerker 100 wordt het adres gewijzigd naar Lindenlaan 8 te Amersfoort. Dit betekent dat persoon 100 A. Appel daarmee een adreswijziging krijgt, namelijk naar  het nieuwe adres Lindenlaan 8 te Amersfoort. Hiermee krijgt medewerker T100, die ook is gekoppeld aan persoon 100, ook gelijk de adreswijziging naar Lindenlaan 8 te Amersfoort.  Deze synchronisatie van persoonsgegevens geldt voor de volgende gegevenselementen: Gegevenselement Voorletters E-mailadres privé Voornamen Telefoonnummer privé Roepnaam Telefoonnummer mobiel Achternaam Straat Voorvoegsel Huisnummer Opgemaakte naam aanhef Huisnummer toevoeging Eigennaam code Postcode Naam Partner Woonplaats Titel voor Woonland Titel na Regionaam Buitenland Geslacht Straat Postadres Geboortedatum Huisnummer Postadres Geboorteplaats Huisnummer toev. adres Geboorteland Postcode Postadres Taal Plaats Postadres Datum overlijden Land Burgerservicenummer Regionaam Buitenland Nationaliteit   Nieuw scherm voor wijzigen UPI Waarom De Unieke Persoonlijke Id (UPI) wordt de unieke sleutel om vanuit medewerkers een persoon te genereren. Deze unieke persoonlijke identiteit wordt dan gedistribueerd naar andere applicaties. Zo zal bijvoorbeeld de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) de UPI als unieke sleutel gebruiken om gebruikers en bijbehorende autorisaties te herkennen. Het wijzigen van de UPI kan hierdoor grote gevolgen hebben. Zo kan het voorkomen dat door een gewijzigde UPI de autorisatie van een persoon, en dus de onderliggende medewerker, niet meer werkt. Het is daarom belangrijk voorzichtig om te gaan met het wijzigen van een UPI. Voor specifieke situaties waarin het echt noodzakelijk is de UPI te wijzigen, zoals het registreren van een onjuiste UPI, is vanaf deze release een apart scherm beschikbaar. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Voor het wijzigen van een UPI is vanaf deze release het scherm Wijzig UPI in HR Core Business opgenomen. Het scherm is beschikbaar vanaf 1 januari 2020. Hierin zijn de volgende velden opgenomen: UPI bijwerken Kies je hier voor Ja, dan wordt de UPI bijgewerkt met de medewerkercode. Uniek Persoonlijk Id (UPI) Hier kun je een UPI invullen Let op: als je bij UPI bijwerken hebt gekozen voor Ja, wordt dit veld inactief. Medewerker > Medewerker > Medewerkers In de wizardschermen Aanmaken Medewerker - Stap 1 van 6 - Medewerker en Aanmaken nieuwe medewerker met profielgroep kunt u de UPI gewoon vastleggen. Is deze echter eenmaal opgeslagen, dan kunt u de UPI voortaan niet meer wijzigen via het scherm Medewerker(s), maar alleen via het scherm Wijzig UPI. Uw actie Het activeren van het niveau Persoon zal onderdeel zijn van een implementatieproject voor de hierboven genoemde applicaties. Visma | Raet zal contact met je opnemen als dit voor jouw organisatie gaat gelden. Op het moment van het activeren van de persoonslaag moet de UPI ingevuld zijn.  Gewijzigd en verbeterd Naam scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd Waarom  Onze gebruikers hebben ons via feedback laten weten dat de naamgeving van het scherm AVG verwijderen medewerker verwarrend was. Het wekte de indruk dat medewerkers in zijn geheel konden worden verwijderd, terwijl je via deze functionaliteit alleen de persoonsgegevens verwijdert. Daarom hebben wij besloten de naam van het scherm te wijzigen.  Hoe  Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens Vanaf deze release is de naam van het scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd in AVG Wissen Persoonsgegevens.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Staat/Provincie toegevoegd aan scherm Adresgegevens Medewerker Waarom  Voor diverse doeleinden is het wenselijk om de Staat/provincie te kunnen vastleggen. Zo is het handig als je voor medewerkers die werkzaam zijn in Duitsland of België de bondsstaat (Duitsland) of het gewest (België) vast te leggen of om de provincie in Nederland of andere relevante deelgebieden te kunnen vastleggen. Deze kunt u dan ook gebruiken oor het samenstellen van rapportages. Daarom is het aan scherm waarin u de adresgegevens  van de medewerker vastlegt hiervoor het veld Staat/provincie toegevoegd en is er een waardenlijst waarin je de waarden voor dit veld kunt vastleggen..   Hoe  Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker Vanaf deze release is aan het scherm Adresgegevens Medewerker het veld Staat/provincie toegevoegd.   Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Aan de lijst van het veld Element is het element Staat/provincie toegevoegd waarmee je naar eigen behoefte een waardenlijst voor het veld Staat/Provincie kunt inrichten.   Uw actie Als je het nieuwe veld Staat/provincie wilt gaan gebruiken, moet je eerst de bijbehorende waardenlijst inrichten.  Opgeloste melding Problemen openen vrije schermen (change 1898805) Melding  Bij het selecteren van een vrij scherm in het menu, werden eerst alle medewerkers geladen voor wie gegevens in het scherm waren vastgelegd, waardoor de schermen soms niet meer werden geopend.  Oplossing  Vanaf deze release is het mogelijk om na het selecteren van het vrije scherm, ook eerst een medewerker te selecteren.  Hierdoor hoef je niet langer te wachten tot alle medewerkers zijn geladen zijn. Als je een medewerker selecteert,  opent het scherm meteen.  Je kunt er nog steeds voor kiezen op de oude, gebruikelijke manier eerst het gewenste vrije scherm te openen en geen medewerker te selecteren. Dan worden eerst alle medewerkers geladen waarbij dit scherm is opgeslagen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 8/21/2020