Releases YouServe

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuim Management en Talent Management, is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Met dit UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.   Nieuw  Aanvraag aanvullend geboorteverlof bij registratie kindgegevens Waarom  Als onderdeel van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) kan een werknemer er voor kiezen maximaal 5 x het aantal contracturen op te nemen voor Aanvullend Geboorteverlof. Deze aanvraag vindt altijd plaats in hele weken. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om bij de registratie van de kindgegevens het gewenste aantal weken geboorteverlof vast te leggen.  Hoe Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgevens bij het veld Verlofsoort aanv. geboorteverlof opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken.  Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is per 1 juli 2020 het veld Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) toegevoegd. Hier geef je het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken. Je kunt hier maximaal 5 weken aanvragen. Verder kun je de relevante kindgegevens invullen van het kind waarvoor je aanvullend geboorteverlof wilt aanvragen.  Geboortedatum in de toekomst: vanaf deze release is het ook mogelijk een geboortedatum in de toekomst vast te leggen. Houd er wel rekening mee dat je deze moet corrigeren, als de daadwerkelijke geboortedatum afwijkt.  Het gegenereerde extra individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof bevat in de omschrijving de naam van het kind en de geboortedatum, zodat je weet voor welk kind het aanvullende geboorteverlof geldt. AVG en vastleggen naam kind: de AVG schrijft echter voor dat de naam van het kind alleen vastgelegd mag worden als de ouder daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Je kunt er daarom ook voor kiezen een omschrijving vast te leggen in plaats van de naam van het kind. Genereren extra individueel verlofrecht: als je alle gegevens hebt vastgelegd en opgeslagen, genereert het systeem automatisch een extra individueel verlofrecht. Let op: het kan enige minuten duren, voordat het extra individueel recht is gegenereerd. Medewerker > Verlof > Extra individueel recht Na het vastleggen van de kindgegevens en het gewenste aantal weken Aanvullend geboorteverlof, genereert het systeem het extra individueel verlofrecht. Dit verlofrecht heeft de boekingsdatum die overeenkomt met de geboortedatum van het kind. Het aantal uur is het gewenste aantal weken verlof x de contracturen per week. Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Uw actie Voeg de verlofsoort voor het Extra aanvullend geboorteverlof toe aan de verlofregeling en koppel deze via de HR Stuurgegevens aan het aanvullende geboorteverlof, zoals hierboven beschreven.  Nieuwe functie - AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als je in het scherm Medewerkers een nieuw Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Exporteren verlofaanvragen Waarom  In 2019 is het scherm Verlofaanvraag aangepast om de filtermogelijkheden en performance te verbeteren en was het niet langer mogelijk de verlofaanvragen te exporteren. Klanten hebben ons echter laten weten dat zij wel behoefte hebben aan deze exportfunctie. Daarom is vanaf deze release de functionaliteit voor het exporteren van de verlofaanvragen opnieuw beschikbaar.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Rechtsonder in het scherm Verlofaanvraag zie je vanaf deze release weer de knop Exporteren. Als je hierop klikt, kun je bovenin het scherm het bestandstype selecteren en aangeven of je alle pagina's wilt exporteren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Naam OE verkeerd weergegeven in OrgSight Melding Bij het zoeken naar een organisatorische eenheid in OrgSight, leek het of de naam goed werd weergegeven, maar bij het selecteren van de organisatorische eenheid, zag je soms een vreemd teken in de naam. Dit kwam doordat speciale tekens zoals het &-teken verkeerd werden geïnterpreteerd als HTML-code.  Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release de naam van een organisatorische eenheid correct wordt weergegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 5/25/2020

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020

Nieuw  Medewerker met datum in dienst in de toekomst in Self Service Waarom  Het is wenselijk dat gebruikers via Self Service mutaties kunnen invoeren voor medewerkers met een datum in dienst in de toekomst. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om medewerkers met een datum in dienst die in de toekomst ligt naar HR Core te sturen.   Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Stuurgegevens Self-service  Aan het scherm Stuurgegevens Self-service is het veld Toekomstige medewerker verzenden toegevoegd. Kies je hier Ja, dan worden medewerkers met een datum in de toekomst meegenomen in de export. De begindatum van de medewerkergegevens is dan de datum in dienst, waardoor mutaties pas ingaan vanaf de datum in dienst. Mutaties met een ingangsdatum die ligt vóór de datum in dienst, krijgen automatisch de datum in dienst als ingangsdatum. Een uitzondering hierop zijn mutaties voor ziekte en verlof. Als deze een eerdere ingangsdatum hebben, leidt dit tot uitval van de export uit Self Service naar HR Core.  Uw actie  Als het mogelijk moet zijn de gegevens van medewerkers met een datum in dienst in de toekomst te kunnen raadplegen of muteren in Self Service, zet dan het veld Toekomstige medewerker verzenden op Ja. Daarnaast moet je de functionaliteit Youforce gebruikers uitgebreid gebruiken, om toekomstige medewerkers ook naar het portaal te exporteren. Neem hiervoor contact op met de Service desk van  Visma | Raet, zodat zij deze koppeling met het portaal voor je kunnen inrichten.   Verlofsoort Aanvullend Geboorteverlof (WIEG) Waarom Met de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) is er behoefte aan de nieuwe verlofsoort aanvullend geboorteverlof. Daarom kun je vanaf deze release bij het toekennen van een nieuwe verlofsoort aan de verlofregeling, met ingang van 1 juli 2020 ook kiezen voor de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling In het scherm Verlofregeling is onder Verlofsoorten aan de lijst bij Verlofsoort de optie Aanvullend geboorteverlof (WIEG) als verlofsoort toegevoegd. Klik in de verlofregeling bij Verlofsoorten rechts in het scherm op . Kies bij Verlofsoort voor Aanvullend geboorteverlof (WIEG). Verlof saldo vastleggen bij Extra individueel verlofrecht We adviseren je het verlofsaldo vast te leggen bij Extra individueel verlofrecht en niet binnen de verlofregeling onder Aanvullend geboorteverlof. Dit omdat het saldo afhangt van het gewenste aantal aansluitende weken dat een medewerker wil opnemen. Dat hoeft niet het maximum van 5 weken aansluitend te zijn. In release 2020-06 gaan we het automatisch aanmaken van het individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof realiseren bij de registratie van het kind. Geen geldigheidsduur invullen De geldigheidsduur dien je niet in te vullen. Er vindt geen controle plaats op de geldigheidsduur van 6 maanden na de geboortedatum van het kind.   Aanvullend geboorteverlof koppelen aan Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Instellingen > Verlof > Verlof koppeling Payroll Aanvullend geboorteverlof kun je koppelen aan de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in Payroll Business. Je kan dit doen door in het veld Verlofsoort te kiezen voor Aanvullend geboorteverlof en deze vervolgens te koppelen aan de payroll via het veld Verlofuren verrekening payroll en de selectie Aanvullend geboorteverlof (HRE) te maken.  Verlofrecht en expiratiedatum vastleggen Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In het scherm Extra individueel verlofrecht kun je in het veld Verlofrecht het gewenste saldo van de medewerker vastleggen en bij Expiratiedatum de vervaldatum van 6 maanden na geboorte van het kind.  Uw actie Als je gebruik wil maken van Aanvullend geboorteverlof, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Knoppen in scherm Verlofaanvraag weer beschikbaar Waarom Met de nieuwe indeling van het scherm Verlofaanvraag waren de terugknop en de exportknop niet meer beschikbaar. Klanten hebben inmiddels aangegeven dat hier wel behoefte aan is.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Als je een verlofaanvraag opent, zijn rechtsboven in het scherm de volgende knoppen beschikbaar: Een stap terug Uitgebreid zoeken Historie Toevoegen Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Verwijderen vast extra individueel verlofrecht (change 1901905) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Melding Als er een extra individueel verlofrecht was vastgelegd waarbij in het veld Type recht was gekozen voor Vast, was het niet meer mogelijk dit recht te verwijderen. Dit kwam omdat de knop Verwijderen onderin het scherm niet toegankelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf de mei release vast extra individueel verlofrecht weer kunt verwijderen. Uw actie Controleer zo nodig of er nog vast extra individueel verlofrecht is vastgelegd dat verwijderd moet worden.  Publishing Date : 4/24/2020

New Employee with employment date in the future in Self Service Why  Users must be able to enter changes through Self Service for employees with an employment date in the future. As of this release, employees with an employment date in the future can be exported to HR Core. How Settings > Data exchange > Self Service parameters The Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field has been added to the Self-service parameters screen. When Yes is selected, employees with a date in the future are included in the export. The start date of the employee data will be the employment date, meaning changes only apply as of the employment date. Changes with an effective date before the employment date will automatically be assigned the employment date as effective date. Changes regarding sickness and time off are an exception. When such changes have an earlier effective date, this will result in export failure from Self Service to HR Core. Your action If users must be able to check or change the data of employees with an employment date in the future through Self Service, the Toekomstige medewerker verzenden (Send future employee) field must be set to Yes. In addition, the Youforce users extended feature must be used to export future employees to the portal as well. Contact the Visma | Raet Service Desk; they will create a link to the portal. New leave type – Supplementary childbirth leave (WIEG) Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) a new leave type was required. As of this release the leave type Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) can be selected with a start date of 1st of July 2020 when assigning a new leave type to the Leave scheme. How Settings (instellingen) > Leave > Leave scheme The Leave scheme screen now includes the leave type Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) at Type of leave. Click   on the right of the Leave scheme screen at Types of leave (Verlofsoorten). Select the Aanvullend geboorteverlof (WIEG) (Supplementary childbirth leave (WIEG)) leave type. Registering leave balance at Extra individual leave entitlement We recommend registering the leave balance at Extra individual leave entitlement and not at Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Leave scheme. The balance depends on the number of consecutive weeks an employee wants to take off. This need not be the maximum of 5 consecutive weeks. As of release 2020-06, individual leave entitlement for supplementary childbirth leave will be automatically dealt with when the child is registered. No duration specification The duration need not be specified. The 6 months duration after the child’s date of birth is not checked. Linking supplementary childbirth leave to Continued payment during leave (Uitsplitsing) Settings > Leave > Leave to Payroll (Verlof koppeling Payroll) Supplementary childbirth leave can be linked to the Continued payment during leave (breakdown) employment benefit in Payroll Business. Do so by selecting Aanvullend geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) in the Type of leave field and next linking it to Payroll by selecting Aanvullend geboorteverlof (HRE) (Supplementary childbirth leave (HRE)) in the Verlofuren verrekening payroll (Payroll leave hours settlement) field. Registering time off entitlement and expiration date Employee > Leave > Extra individual leave entitlement The Extra individual leave entitlement screen contains the Leave entitlement field where the employee’s balance can be specified. The expiration date of 6 months following the child’s birth can be specified in the Expiration date field.  Your action If supplementary childbirth leave is to be used, register the data as specified above.  Modified and Improved  Buttons available again in the Request for leave screen Why In the new layout of the Request for leave screen, the Back button and Export button were no longer available. Clients have indicated they would prefer these to be available again.  How Employee > Leave > Request for leave When a Request for leave is opened, the following buttons are available at the top right: One step back Advanced search History Add Your action No action is required. Solved Message Removing extra individual leave entitlement (change 1901905) Employee > Leave > Extra individual leave entitlement Message When extra individual leave entitlement was registered and Fixed was selected in the Type of entitlement field, the entitlement could not be deleted. The Delete button at the bottom of the screen was no longer available. Solution This has been resolved; extra individual leave entitlement can be deleted again as of the May release. Your action Check if fixed extra individual leave entitlement is still registered that should be deleted. Publishing Date : 4/24/2020

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020

New Reason for end of employment now also mandatory when importing external changes and using HRSS Why As of January 2020 the reason for end of employment has to be specified within the context of wage tax return and pension return. As of the February release it was already mandatory to provide a reason in the End of employment reason field in the Employee screen. When no reason is specified, the data in the screen cannot be stored. However, if an employee’s end of employment was specified by importing an end of employment date using, for example, Import/export > Import CSV, external links using Batch input or changes through HRSS, the availability of an end of employment reason was not checked. As of this release the system checks whether an end of employment reason has been specified when importing an end of employment date using the above-mentioned files. When no end of employment reason is available, the file will not be processed to prevent incorrect returns. How When a file that is imported contains an end of employment date, the system checks if the end of employment reason is also available for the employee concerned. If no end of employment reason is available, this will be reported and the whole file will be rejected. Your action When changes regarding an employee’s end of employment are not entered using the Employee screen in HR Core Business but through an interface or HRSS, you must modify the interface or HRSS form to be able to continue to use the change flow. Changed and improved New leave year included in overview Why When a new leave year was assigned, it was not included in the overview. The leave year to which the actions Correct current leave year and Undo current leave year applied was displayed. As of this release the leave year to which the New leave year action applies is also displayed. How Settings > Leave > Grant leave entitlement When a leave year is assigned through the New leave year action, the leave year is displayed when the action has been performed. When assigning leave has not been completed yet or has failed, no leave year is displayed. Your action No action is required. Solved Messages User is created in portal for inactive employee (change 1655273) Message When an employee’s end of employment was reported and the organizational unit was unlinked, a new user was created in the portal. The reason was that the change regarding the employee’s organizational unit resulted in new provision of details to the portal. Solution The software has been modified. When the organizational unit of an inactive employee is unlinked or modified, no details are provided to the portal. Your action No action is required. Employee data cannot be changed due to date of birth in the future (change 1834761) Message When entering employee data, a date of birth in the future was specified and stored by mistake. When the screen was reopened, it was blank and the date of birth could not be corrected. Solution The date of birth has been corrected by importing the correct date of birth. As of this release the system checks if a date of birth is in the future. Such dates can no longer be stored. If you enter a date in the future, the following error message will be displayed: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. (Date of birth - A future date is not allowed.) Your action No action is required. Leave balance 2019 could not be exported (change 1924008) Message It was not possible to export all the leave entitlements of 2019 of employees because the Export button was not available when another year was selected. Solution This has been modified and the leave entitlements can be exported again. Your action No action is required. Leave overview of previous years could not be exported (change 1169353) Message It was not always possible to export an already closed leave year from an employee’s leave overview; the opened year was exported instead. Solution We have ensured that when exporting previous leave years the correct data of the correct year is exported. Your action No action is required. Publishing Date : 3/19/2020

Mededelingen  Menu aangepast - Instroom gewijzigd in Instroom / Uitstroom Waarom  Met het toevoegen van de menuoptie Voorstel transitievergoeding en de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding worden nu via het menu Instroom, naast de instroomprocessen ook uitstroomprocessen ondersteund. Daarom is met release van januari 2020 de naam van de menu-ingang gewijzigd van Instroom naar Instroom / Uitstroom. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom De naam van de menu-ingang is aangepast  Uw actie  Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Onjuiste weergave verlof - Verlof over jaargrens werd in oude jaar geboekt (change 1888123) Melding  Terwijl het Verlofjaar 2019 nog actief was, zijn er opnames voor 2020 gedaan. Deze opnames kwamen in de kolom Verrekend van 2019 te staan. Bij het aanmaken van het nieuwe jaar, werden deze opnames echter ook in het nieuwe jaar verwerkt en werden ook de overgehevelde uren met deze opnames werden verlaagd. Pas na het herrekenen van het voorgaande jaar, zijn deze opnames correct verwerkt en kwamen ze in de kolom Verrekend van 2020 te staan.  Oplossing  Het moment van opname is bepalend voor het boeken van de opname van het verlof en op basis hiervan zal HR Core Business de geraakte verlofjaren opnieuw herberekenen. Verlof dat u boekt voor 2020, terwijl het verlofjaar 2020 nog niet is aangemaakt, wordt voortaan afgeboekt, zodra het verlofsaldo van het verlofjaar 2020 beschikbaar komt. Het wordt dus niet meer eerst afgeboekt van het saldo van 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, wordt afgeboekt van het verlofjaar 2019. Verlof dat u in 2019 boekt, terwijl het verlofjaar 2020 al beschikbaar is, wordt afgeboekt van het saldo van het verlofjaar 2019. Het eventuele van 2019 naar 2020 overgehevelde saldo wordt verminderd met deze opname. Let op dat bij verlofboekingen in voorgaande, inactieve jaren, alle voorgaande jaren automatisch worden herberekend.  Uw actie We adviseren u het verlofjaar 2020 te verwijderen door de actie Ongedaan maken huidig verlofjaar. Het huidige verlofjaar is daarna weer 2019. Hier kunt het verlof opnieuw berekenen door de actie Huidig verlofjaar corrigeren.  Na afronding van deze actie kunt u opnieuw verlofjaar 2020 creëren.    Autorisatiegroep - nieuwe autorisatiegroep niet meteen zichtbaar (change 1418078) Melding Als u een nieuwe autorisatiegroep had aangemaakt, was deze niet meteen zichtbaar en was het niet mogelijk deze nieuw groep toe te wijzen. Dit kwam omdat HR Core Business altijd toetste of een autorisatiegroep op de eerste dag van de huidige periode beschikbaar was en deze dan pas in het scherm toonde. Oplossing De manier van toetsen is aangepast. HR Core Business kijkt nu over de gehele (huidige) periode welke autorisatiegroepen beschikbaar zijn en dus getoond moeten worden.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Probleem opslaan e-mailadressen met hoofdletters (change 1924212)  Melding Het opslaan van een e-mailadres waarin een hoofdletter voorkwam, lukte niet omdat het geen geldige invoer was. Dit kwam door een nieuwe controle op geldige e-mailadressen. Oplossing De controle is aangepast, zodat u e-mailadressen met hoofdletters gewoon kunt opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 2/21/2020

Notifications Menu adapted - Inflow changed to Inflow/Outflow Why Adding the menu option Proposed transition payment and the wizard Copy employee - Transition payment  means that outflow processes are now supported via the Inflow menu, alongside the inflow processes. With the January 2020 release, the name of the menu item has therefore been changed from Inflow to Inflow/Outflow. How Employee > Inflow/Outflow The name of the menu item has been changed. Your action No action is required. Resolved notifications Incorrect presentation of leave - Leave exceeding the annual limit was booked in the old year (change 1888123) Notification While Leave Year 2019 was still active, leave from 2020 was sometimes taken. These deductions were recorded in the Settled column for 2019. However, when the new year was created, these deductions were also processed in the new year, with the transferred hours also being reduced by this amount. Only after the recalculation of the previous year were these deductions correctly processed and entered in the Settled column for 2020.   Solution The time at which leave is taken determines how the leave is booked and provides the basis on which HR Core Business recalculates the relevant leave years. From now on, leave booked for 2020 while the 2020 leave year has yet to be created will be debited as soon as the leave balance for leave year 2020 becomes available. In other words, it will no longer be initially debited from the 2019 balance. Leave booked in 2019 will be debited from the 2019 leave year. Leave booked in 2019 while the 2020 leave year is already available, will be debited from the balance of the 2019 leave year. Any balance carried forward from 2019 to 2020 will be reduced by this amount. In the event of leave being booked in previous, inactive years, make sure that all previous years are automatically recalculated. Your action We advise you to remove leave year 2020 by using the action Undo current leave year. The actual leave year will be 2019 again. Here you can calculate the leave balance again by using the action Current leave year correction. After finishing this action you can create the leave year 2020. Authorization group - new authorization group not immediately visible (change 1418078 ) Notification When a new authorization group was created, this new group was not immediately visible and could not be assigned. This was because HR Core Business always checked whether an authorization group was available on the first day of the current period and only then displayed it on screen. Solution The checking procedure has been changed. HR Core Business now reviews the entire (current) period to see which authorization groups are available and which should, therefore, be displayed. Your action No action is required. Problem saving email addresses that contain uppercase letters (change 1924212) Notification Saving an email address that contained an uppercase (i.e. capital) letter was not possible because it was not seen as a valid entry. This was due to a new validity check for email addresses. Solution The check has been adapted so that you can simply save email addresses that contain uppercase letters. Your action No action is required.   Publishing Date : 2/21/2020

Gewijzigd en verbeterd  Sector en Risicogroep in Digipoort 42e weekmelding Waarom Naar aanleiding van de Wet Arbeidsmarkt in Balans gebruiken HR Core Business en Payroll Business vanaf 1 januari 2020 januari de Risicogroep niet meer voor het bepalen van de WW-premie. Omdat UWV dit veld gebruikt als identificatiesleutel, verwachten zij dit veld nog wel.  Hoe Hoewel u de risicogroep niet meer in HR Core Business hoeft vast te leggen, geven wij deze nog wel door aan het UWV. Bij een nieuw loonheffingennummer en/of sectorcode vanaf 1-1-2020, vullen wij de volgende risicopremiegroepen in: 07 voor de uitzendbranche (sectorcode 52) 03 voor de grafische sector (sectorcode 09) 01 voor andere sectoren Uw actie Er is geen actie nodig.  Werkrooster genereren voor maximaal twee jaar Waarom Tot deze release was het mogelijk om de einddatum voor het genereren van een werkrooster op 31-12-9999 te zetten, waardoor voor duizenden jaren werkroosters vooruit werden gegenereerd. Dit kon leiden tot het genereren van enorme hoeveelheden data voor werkroosters, waar de aanpalende systemen niet op berekend zijn. Het kan ook nuttig zijn het werkrooster te genereren voor kortere periodes, zodat er periodiek een controle kan plaatsvinden op de actualiteit van het werkrooster als u dit opnieuw genereert.  Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren  U bent verplicht een einddatum in te vullen in het veld Datum tot en met (max. 2 jaar). Op basis van de Datum vanaf kunt u hier maximaal twee kalenderjaren vooruit invullen. Vult u een einddatum in die op basis van de ingevulde datum bij Datum vanaf meer dan twee kalenderjaren in de toekomst ligt, dan accepteert het systeem de datum niet en maakt het veld Datum tot en met (max. 2 jaar) leeg. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen E-mailadressen met bepaalde extensies werden niet meer opgeslagen in HR Core Business (change 1866682) Melding  Het was niet meer mogelijk om e-mailadressen met de extensie @xx.xxx.com in HR Core business op te slaan, omdat deze niet werden herkend als een valide e-mailadres. Het moet echter wel mogelijk zijn, om bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie @nl. visma.com op te slaan, evenals bijvoorbeeld e-mailadressen met de extensie visma.com. Oplossing  Dit is opgelost. Vanaf deze release kunt u e-mailadressen met een extensie @xx.xxx.com. weer opslaan.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 1/23/2020

Changed and improved Sector and Risk group in Digipoort for week 42 sickness notification Why Pursuant to the Labor Market in Balance Act and starting on 1 January 2020, HR Core Business and Payroll Business will no longer use the Risk Group to determine the unemployment insurance (WW) contribution. The UWV (employee insurance agency) still uses this field as an identification key, meaning they still expect to receive it.  How Although you no longer need to register the risk group in HR Core Business, we will continue to transmit it to UWV. Starting on 1-1-2020, we will fill out the following risk premium groups for a new payroll tax number and/or sector code: 07 for the employment agency sector (sector code 52) 03 for the graphics sector (sector code 09) 01 for other sectors Your action No action is required.  Generate work schedule for a maximum of two years Why Until this release it was possible to set the end date for generating a work schedule as 31-12-9999, which meant that work schedules could be generated in advance for thousands of years. This could lead to enormous amounts of work schedule data, which could inundate interfaced systems. It can also be convenient to generate a work schedule for shorter periods to conduct periodic checks from time to time.   How Settings > Work pattern > Generate work schedule  You are now required to enter an end date in the End date (max. 2 years) field. This can be up to two calendar years in advance from the Start date field. If you enter an end date that is more than two calendar years in the future, the system will not accept the date and will delete your entry in the End date (max. 2 years) field. Your action No action is required. Resolved notifications E-mail addresses with certain extensions were no longer stored in HR Core Business (change 1866682) Notification It was no longer possible to save e-mail addresses with the extension @xx.xxx.com in HR Core business, because these were not recognized as a valid e-mail address. However, it is sometimes necessary to save e-mail addresses with the extension @nl.visma.com, as well as e-mail addresses with the extension @visma.com (the extensions shown are examples). Solution This has been resolved. Starting with this release, you can once again save e-mail addresses with a @xx.xxx.com extension.  Your action No action is required. Publishing Date : 1/23/2020

Mededelingen  Feedback op onze software Geef direct feedback op onze software met Wootric. Werkt u met HR Core Business - Payroll Business, dan vragen we u vanaf januari 2020 in de applicatie om feedback. We stellen u één gesloten vraag en verzoeken om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in uw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. Uw deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. Gewijzigd en verbeterd  Controle e-mailadres Waarom Het e-mailadres wordt in aanpalende applicaties gebruikt voor het afhandelen van workflows. Om te voorkomen dat deze workflows stagneren door een onjuist e-mailadres, wordt voortaan gecontroleerd of de samenstelling van het e-mailadres juist is. Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als u een e-mailadres vastlegt in het veld E-mailadres, controleert het systeem of dit e-mailadres bestaat uit een zogenaamd lokaal gedeelte, een @ en een domein. Voldoet het ingevulde e-mailadres niet aan deze indeling, dan ziet u een foutmelding bij het opslaan van de gegevens. Uw actie Controleer de e-mailadressen op juistheid. Als een bestaand e-mailadressen niet voldoet aan de juiste indeling, krijgt u een foutmelding zodra u een wijziging in het scherm Medewerkers opslaat. Dit gebeurt dus ook als u een ander veld in het scherm hebt gewijzigd en het veld E-mailadres een adres bevat dat niet aan de vereiste indeling voldoet.  Actieve signalering oproepovereenkomst Waarom Volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans die per 1 januari 2020 van kracht wordt, zijn werkgevers verplicht om oproepkrachten na 12 maanden een contract aan te bieden tenminste de gemiddelde arbeidsduur in de afgelopen 12 maanden. Dit aanbod moet uiterlijk in de 13e maand plaatsvinden. Om tijdig actie te kunnen ondernemen, is het wenselijk dat u een signaal krijgt als het einde van de 12 maanden van een oproepovereenkomst in zicht is.  Hoe Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren signaal  Aan de signaalcondities is het gegevenselement Oproepovereenkomst toegevoegd, zodat u een signalering kunt definiëren die specifiek is voor oproepovereenkomsten. Bij het vastleggen van de definitie van het signaal, bijvoorbeeld de signalering 12 maanden na de begindatum van de oproepovereenkomst, kiest u in de Signaaldefinitie als Brondatumsoort voor Begindatum (Contract) en via het tabblad Condities legt u de bijbehorende conditie Oproepovereenkomst = Ja vast. Uw actie Als u medewerkers in dienst heeft met een oproepovereenkomst, kunt u een specifiek signaal definiëren dat u waarschuwt dat het eind van de 12e maand vanaf het begin van een oproepovereenkomst nadert. Logo Visma | Raet in rapporten Waarom Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Vanaf deze release ziet u dit nieuwe logo terug in de rapporten Hoe Rapporten Het Raet-logo in de rapporten is vervangen door het logo Visma | Raet. Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Koppeling HR Self Service - Bestanden afgekeurd vanwege Enters (change 1549928)  Melding  Als in een export naar HR Self Service een enter in het bestand stond, bijvoorbeeld vanuit een notitieveld, werd het bestand soms afgekeurd.  Oplossing Dit is opgelost door het corrigeren van de enters in een bestand, zodat HR Self Service de bestanden niet meer afkeurt.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Onterecht negatief saldo bij meerdere verlofafboekingen op hetzelfde moment (change 1722007)  Melding Als twee verlofaanvragen op hetzelfde moment bij HR Core Business binnenkwamen, werd de tweede aanvraag soms afgeboekt vanuit het verkeerde verlofpotje waardoor dit ten onrechte negatief werd.  Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat de verlofaanvragen die vanuit andere systemen binnenkomen na elkaar worden verwerkt.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 12/20/2019

Notifications Give feedback on our software Use Wootric to give immediate feedback on our software. If you work with HR Core Business - Payroll Business, we will ask you for feedback in the application starting in January 2020. We will ask you a single closed question and we will ask you to provide additional background to your answer in Wootric, an online questionnaire platform. This will help us understand your priorities better so that we can improve the planning and development of new functionality. Your answers will be completely anonymous, and we will not share the results with third parties. Changed and improved Email address verification Why Email addresses are used in related applications for handling workflows. Invalid email addresses can cause workflow disruptions. The system needs to check whether the address is valid to prevent such problems. How  Employee > Employee > Employees If you enter an email address in the Email address field, the system will check whether the address consists of a user, an @ symbol and a domain. If the email address is invalid, an error message will be returned upon saving. Your action Check email addresses for accuracy. If an existing email address has an invalid format, you will receive an error message when you save any change in the Employees screen. This will also happen when you change another field in the screen and the Email address field contains an address that does not have the required format.  Active notifications for on-call contracts Why According to the Balanced Labour Market Act, which enters into force on 1 January 2020, employers are obliged to offer on-call workers a contract after 12 months of at least the average working time over the past 12 months. This offer must be made at the latest by the 13th month. In order to take action in time, you will need a notification as the end of the 12th month of an on-call contract approaches.  How Settings > Active notification > Define notification  The On-call contract option has been added to the notification conditions. You can now define a notification specifically for on-call contracts. When defining a notification, for example, a notification 12 months after the start date of an on-call contract, select Start date (Contract) as the source date type. Then go to the Conditions tab and select On-call contract = Yes for the appropriate condition. Your action If you have employees with an on-call contract, you can define a notification that will warn you when the end of their 12th month (measured from the start of the contract) is approaching. Visma | Raet logo in reports Why The acquisition of Raet and the combined Visma | Raet brand mean a new corporate logo. Reports will feature our new logo starting with this release. How Rapporten Het Raet-logo in de rapporten is vervangen door het logo Visma | Raet. Uw actie No action is required.  Resolved notifications Export files rejected in HR Self Service files because of Enters (change 1549928)  Notification  If an export was sent to HR Self Service and it contained an extraneous Enter, for example in a note field, the file was sometimes rejected.  Solution This has been solved by correcting any extraneous Enters in a file. HR Self Service now no longer rejects the file.  Your action No action is required.  Incorrect negative leave balance following simultaneous leave requests (change 1722007) Notification If two leave requests arrived at HR Core Business simultaneously, the second request was sometimes debited from the wrong leave box, resulting in an incorrect and negative leave balance.  Solution We have reprogrammed the software. Leave requests coming from different systems are now processed one at a time. Your action No action is required.  Publishing Date : 12/20/2019

Gewijzigd en verbeterd  Voortaan ook codes getoond in historiescherm arbeidscontract Waarom Bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of zoekfunctie   in het scherm Arbeidscontract, staat nu achter de omschrijving tussen haakjes de code. Het is ook wenselijk deze code in de historie van het scherm Arbeidscontract weer te geven.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidscontract > Historie Aan het scherm met de historie van het scherm Arbeidscontract, is de kolom Code toegevoegd, waarin u de code ziet die bij de omschrijving van de waarden hoort. Uw actie Er is geen actie nodig.  Nu mogelijk bestaande referenties organisatorische eenheden te bekijken Waarom Het beëindigen van een organisatorische eenheid is niet mogelijk als er nog actieve referenties bestaan. Deze referenties of koppelingen kunnen op ieder willekeurig moment geldig zijn, wat het lastig maakte te achterhalen om welke referentie het gaat. Daarom was er behoefte aan informatie over bestaande referenties.  Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden  Aan het scherm met de gegevens van een organisatorische eenheid is rechts boven het icoon Gekoppelde elementen toegevoegd. Gekoppelde elementen Als u een organisatorische eenheid selecteert en vervolgens op dit icoon klikt, kunt u de huidige referenties ervan bekijken. In het scherm Gekoppelde elementen ziet u het type referentie dat bestaat, bijvoorbeeld een roltoewijzing, de gegevens van de referentie en de ingangsdatum. Met deze gegevens is het gemakkelijker een organisatorische eenheid te beëindigen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Foutmelding bij openen scherm Organisatorische eenheden (change 1722110) Melding  Soms verscheen er onterecht een foutmelding bij het openen van het scherm organisatorische eenheden.  Oplossing Dit is opgelost, de foutmelding verschijnt niet meer.   Uw actie Er is geen actie nodig.  Wet- en regelgeving Wijziging AOW-leeftijd Waarom Door het aannemen van de wet Temporisering verhoging AOW-leeftijd stijgt de AOW-leeftijd minder snel en moeten de AOW-leeftijden voor 2020 en de jaren daarna worden aangepast.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers In het veld ingangsdatum AOW van het scherm Medewerkers, ziet u de AOW-datum die het systeem bepaalt op basis van de geboortedatum en de wettelijk vastgestelde AOW-leeftijd.  In de tabel hieronder ziet u oude AOW-leeftijd en de nieuwe AOW-leeftijd op basis van de nieuwe wetgeving.  Jaar De AOW-leeftijd was De AOW-leeftijd wordt 2019 66 jaar en 4 maanden 66 jaar en 4 maanden 2020 66 jaar en 8 maanden 66 jaar en 4 maanden 2021 67 jaar 66 jaar en 4 maanden 2022 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 7 maanden 2023 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 10 maanden 2024 67 jaar en 3 maanden 67 jaar Wij gaan de AOW-leeftijden in de programmatuur aanpassen zoals aangegeven in deze tabel. Het proces hiervoor zal enige tijd duren. We beginnen met het bijwerken van de eerstvolgende AOW-datums, zodat medewerkers die een ingangsdatum AOW in januari 2020 krijgen, als eerste worden bijgewerkt. Daarna volgen de medewerkers met een ingangsdatum AOW in februari 2020, enzovoorts. Zodra de ingangsdatum AOW voor alle medewerkers is bijgewerkt, laten we u dit weten via de berichtgeving op de Portal. Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 11/22/2019

Changed and improved 1.  From now on, codes will also be displayed in the employment contract’s history screen Why When selecting values in fields with a list or search function, the Employment contract screen field now shows the code between brackets after the description. There is also a need to display this code in the history of the Employment contract screen.  How Employee > Contract > Employment contract > History The Code column has been added to the screen with the history of the Employment contract, and includes the code associated with the description of the values. Your action No action is required. 2.  Now possible to review existing references for organizational units Why Terminating an organizational unit is not possible if there are still active references. These references or links may be valid at any given time, which complicates determining the reference in question. This resulted in a need for information about existing references.  How Settings > Formation and Organization > Organizational Units  In the top right corner, the icon Linked elements has been added to the screen containing information on an organizational unit. When selecting an organizational unit, click on this icon to review current references. The Linked elements screen displays the type of reference that exists, for example, a role assignment, the reference details, and the effective start date. This information simplifies the process of terminating an organizational unit.  Your action No action is required. Resolved notifications 3.  Error message when opening the Organizational units screen (change  1722110) Notification An incorrect error message would sometimes appear when opening the organizational units screen.  Solution This has been resolved. The error message no longer appears. Your action No action is required. Legislation and regulations 4.  Changes to the state pension (AOW) age Why By adopting the Postponement of an increase to the state pension Act, the increase of the state pension age will slow down and the state pension ages for 2020 and in the following years need to be amended. How Employee > Employee > Employees The field old age pension effective start date  for the Employees screen displays the old age pension (AOW) age determined by the system based on the date of birth and the statutory state pension age. The table below shows your former state pension age and your new state pension age based on the new Act.   Year The state pension age was The state pension age becomes 2019 66 years and 4 months 66 years and 4 months 2020 66 years and 8 months 66 years and 4 months 2021 67 years 66 years and 4 months 2022 67 years and 3 months 66 years and 7 months 2023 67 years and 3 months 66 years and 10 months 2024 67 years and 3 months 67 years We will amend the state pension ages in the software as indicated in this table. This process may take some time. We will begin by updating the upcoming AOW dates so employee files with an effective old age pension date in January 2020 will be amended first. Employees with an effective old age pension date in February 2020 and later will then follow. Once the effective old age pension date has been amended for all employees, we will inform you via a message on the Portal. Your action No action is required. Publishing Date : 11/22/2019

Nieuw  Melding Mijn Rapporten Waarom  Om u de gelegenheid te geven verder te werken totdat een rapport gereed is in Mijn Rapporten, ontvangt u nu een melding om u te laten weten dat u het rapport kunt ophalen. Hoe Pad: Balk linksonder in het scherm > rechter icoon Meldingen Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Meldingen toegevoegd.  Als u een rapport aanmaakt, ziet u zodra het rapport beschikbaar is in Mijn Rapporten, het cijfer 1 bij het icoon. Zijn er meer rapporten beschikbaar waarvan u de melding nog niet hebt bekeken, dan ziet u dit aantal bij het icoon Meldingen. Klik op het icoon Meldingen om de lijst met meldingen te openen. U ziet dan de meldingen van de rapporten die gereed staan in Mijn rapporten en wanneer een rapport is aangemaakt. Door op een melding te klikken, gaat u meteen naar Mijn rapporten.  De meldingen worden wekelijks opgeschoond, maar u kunt een melding ook zelf verwijderen door op het kruisje naast de melding te klikken.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Codes getoond in selectieschermen Arbeidscontract Waarom Om de gebruiker te ondersteunen bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of een zoekfunctie (vergrootglas-icoon) in het scherm Arbeidscontract, wordt in de velden van dit scherm achter de omschrijving van de gekozen waarde nu de bijbehorende code tussen haakjes getoond.  Als de waarden waaruit u kunt kiezen, veel op elkaar lijken, helpt de toevoeging van de code om deze van elkaar te onderscheiden. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Klikt u in een veld waarvoor u de waarde uit een lijst moet kiezen, dan ziet u in deze lijst achter de omschrijving de bijbehorende code tussen haakjes. Opent u een selectiescherm van een veld via het vergrootglas-icoon, dan ziet u bij het openen van het zoekscherm dat naast de kolom Omschrijving, de kolom Waarde met de bijbehorende code is toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. Toekomstige hersteldmeldingen naar Verzuimmanager Waarom Hersteldmeldingen die vastgelegd werden met een datum in de toekomst, werden niet naar Verzuimmanager gestuurd.  Hoe Dit is opgelost, zodat vanaf deze release ook toekomstige hersteldmeldingen naar Verzuimmanager worden gestuurd.  Uw actie Omdat eerder vastgelegde mutaties met een datum in de toekomst niet opnieuw naar Verzuimmanager worden verstuurd, moet u deze opnieuw vastleggen. Dit doet u door mutatie eerst te verwijderen en dan opnieuw in te voeren.  Publishing Date : 10/25/2019

New My Reports notification Why You will now receive a notification to let you know that a report is waiting in My Reports, so you can continue to work on other tasks in the meantime. How Location: Bar at the lower left of the screen > rightmost icon, Notifications A Notifications icon has been added to the bar below the menu at the lower left of the screen.  When you create a report, you will see the number 1 next to the icon as soon as the report is available in My Reports. If there are more reports available that you have not yet viewed, you will see how many next to the Notifications icon. Click on the Notifications icon to open the list. You will then see the notifications of the reports that are ready for you in My Reports, along with their creation date and time. Click on a notification to go straight to My Reports.  The notifications are cleaned up weekly, but you can also remove a notification manually by clicking on the X next to it.  Your action  No action is needed. Modified and improved Codes shown in Employment contract selection screens Why The Employment contract screen fields now show - between brackets - the code that is associated with the chosen value in order to assist users in selecting values in fields with a list or a search function (magnifying glass icon). If the values you can choose from are very similar, the codes may help to distinguish between them. How Path: Employee > Contract > Employment contract Click in a field to make a selection from a list and you will see the corresponding code in brackets after the description. If you use the magnifying glass icon to open a field selection screen, you will see that the Value column with the corresponding code has been added next to the Description column. Your action No action is needed. Notices of recovery with a date in the future are now sent to the Absenteeism Manager Why Notices of recovery entered for a date in the future were not sent to the Absenteeism Manager. How Employee > Illness > Absenteeism This problem has been resolved: as of this release, notices of recovery for dates in the future will be sent to the Absenteeism Manager.  Your action Because previously recorded notices of recovery for dates in the future will not be sent to the Absenteeism Manager, you will have to enter these again. Please delete your old notice of recovery before entering the new one. Publishing Date : 10/25/2019

Nieuw Feestdagenclusters Waarom  Om andere feestdagenkalenders dan de klassieke Nederlandse feestdagenkalender te ondersteunen, is het nu mogelijk om feestdagenclusters samen te stellen met feestdagen die op systeemniveau zijn voorgedefinieerd. Een feestdagencluster kunt u vervolgens koppelen aan een dienstverband.  Hoe  Instellingen > Werkpatroon > Feestdagen clusters In het scherm Feestdagen clusters kunt u een feestdagencluster samenstellen door feestdagen uit de voorgedefinieerde lijst toe te voegen. Medewerker > Contract > Dienstverband In het scherm Dienstverband kunt u via het veld Feestdagencluster het dienstverband koppelen aan het gewenste cluster. Als u hier geen feestdagencluster selecteert, blijft de oorspronkelijke feestdagenkalender voor Nederland van kracht. Uw actie  Als u een feestdagencluster wilt gebruiken, moet u dit samenstellen zoals hierboven is beschreven.   Opgeloste meldingen  Autorisatie - Vrije schermen toch muteerbaar voor profiel Alleen lezen (change 987620) Melding Gebruikers waaraan een profiel was toegekend met Alleen lezen-rechten, konden toch mutaties vastleggen in vrije schermen.  Oplossing Vrije schermen zijn vanaf deze release opgenomen in de autorisatie voor Alleen lezen. Hierdoor kunnen gebruikers met een profiel met Alleen lezen-rechten, de gegevens in vrije schermen wel bekijken, maar niet meer muteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Beëindigen Organisatie Eenheid was niet mogelijk, omdat er nog relaties bestonden (change 1629999) Melding Bij het verwijderen van een organisatie-eenheid (OE), verscheen de foutmelding dat er nog relaties tussen de organisatie-eenheid en medewerker bestaan. Het was echter niet na te gaan om welke relatie het ging. Oplossing Wij hebben achterhaald welke bestaande relaties de foutmeldingen veroorzaakten en dit aan de betreffende klanten laten weten, zodat deze verwijderd of elders toegewezen konden worden.  Uw actie Er is geen actie nodig Openen scherm Dienstverband gaf foutmelding voor bepaalde medewerkers (change 1558042) Melding Bij het openen van het scherm Dienstverband verscheen er voor bepaalde medewerkers een foutmelding. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een gegevenselement dat vanwege het Parttime percentage was gewijzigd van het type percentage naar een factor. Voor de medewerkers waarbij de foutmelding verscheen, was de conversie naar de parttime factor niet uitgevoerd, waardoor het niet mogelijk was het scherm Dienstverband weer te geven. We hebben de betreffende conversie voor deze medewerkers alsnog uitgevoerd. Publishing Date : 9/19/2019

New Holiday clusters Why In order to allow users to enter non-Dutch holiday calendars, it is now possible to create holiday clusters with holidays that are pre-defined at system level. These holiday clusters can then be linked to individual employees.  How  Settings > Work pattern > Holidays clusters In the Holiday clusters screen, you can create a holiday cluster by adding holidays from the predefined list. Employee > Contract > Employment In the Employment screen, you can use the Holiday cluster field to link an employment contract to a cluster. If you do not select a holiday cluster here, the default (Dutch) holiday calendar will remain active. Your action  If you want to use a non-Dutch holiday calendar, you have to create one by following the steps above. Resolved notifications Authorization – custom screens mutable for Read-Only profiles (change 987620) Notification Users with a Read-Only profile were still able to make changes through custom screens.  Solution Custom screens have been included in the Read-Only authorization for this release. This allows users with a read-only profile to view data using custom screens, without being able to make any changes. Your action No action is required. It was not possible to terminate an organizational unit because the unit in question was still linked to a number of employees (change 1629999) Notification While trying to delete an organizational unit, an error message appeared indicating that there were still active employment relationships between the unit and a number of employees. However, it was not possible for the client to identify the employees in question. Solution We identified the employees in question and relayed this information to the client, allowing them to remove the employees/allocate them to a different unit.  Your action No action is required. While trying to open the Employment screen for certain employees, an error message appeared (change 1558042) Notification When opening the Employment screen, an error message appeared for certain employees. Solution The error was caused by a data element that had been changed from a percentage type to a factor because of the Part-time percentage. The conversion to the part-time factor had not been carried out for the employees in question, preventing the client from accessing the Employment screen. The problem was solved by carrying out the conversion for these employees. Publishing Date : 9/19/2019

Mededelingen  AOW-gerechtigden voor 2020 op basis van AOW-leeftijd Pensioenakkoord Waarom  Vooruitlopend op de daadwerkelijke aanpassingen in HR Core Business en Payroll Business, kunt u met deze instructie alvast berekenen welke medewerkers in 2020 de AOW-leeftijd van 66 jaar en 4 maanden bereiken. Hoe Rapporten > Controle > Ad-Hoc rapportage Open het scherm Ad-hoc rapportage en voeg het element Geboortedatum toe aan uw Ad-hoc rapportage in excel. Ga naar Mijn Rapporten en open het excelbestand van het ad-hoc rapport. In het excelbestand filtert u op geboortedatums tussen 1 september 1953 en 31 augustus 1954. Dit zijn de medewerkers die in 2020 de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken. In cel D2 staat de leeftijd. Zet in de cellen in kolom E het aantal maanden. Dit is voor 66 jaar en 4 maanden: 796 maanden.  Met de volgende formule in excel kunt u de AOW-gerechtigde leeftijd berekenen: ZELFDE.DAG(D2;E2). Met de vulgreep (fill handle) voor het automatisch vullen van cellen in Excel, kunt u vervolgens de functie ook voor de onderliggende cellen gebruiken. Voor het zien van de juiste datums, kunt u kolom E selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop het formaat van de cellen wijzigen naar het juiste datumtype voor de locatie.  Let op: als u een Engelse excelversie gebruikt, wordt de formule: EDATE(D2;E2). Gewijzigd en verbeterd Scherm verlofaanvragen houdt medewerkerselectie vast Als u verschillende wijzigingen voor verlofaanvragen van medewerkers wilde vastleggen, werd u steeds naar het oorspronkelijke zoekscherm geleid, waarbij de medewerkerselectie niet werd vastgehouden. Hierdoor moest u extra klikken om opnieuw de medewerker te selecteren. Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag  Vanaf deze release werkt het scherm Verlofaanvraag als volgt: Als er al een medewerker is geselecteerd en u opent het scherm Verlofaanvraag, dan worden de selectievelden gevuld. Opent u een verlofaanvraag en gaat u daarna terug naar het selectiescherm, dan worden de selectievelden gevuld, maar wordt het navigatiepad teruggezet naar bedrijfsniveau. Als u dan naar een andere pagina gaat, moet u de medewerker opnieuw selecteren.   Uw actie Er is geen actie nodig.  Formaat zoekpaneel bedrijven automatisch aangepast Waarom Het zoekpaneel voor bedrijven dat zich linksboven in de applicatie bevindt, had altijd een vast formaat. Hierdoor moesten klanten met veel bedrijven, vaak herhaaldelijk scrollen. Daarom is vanaf deze release het formaat van het zoekpaneel aangepast aan het aantal bedrijven.  Hoe Als u nu op het zoekpaneel klikt om een bedrijf te zoeken, ziet u dat het formaat wordt aangepast aan het aantal bedrijven. Het formaat is op een maximum gesteld, wat bij een gemiddeld beeldscherm ongeveer overeenkomt met 29 bedrijven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Verlofsaldo klopte niet (change 1629890) Melding Bij Vast Extra individueel verlofrecht waarvan de begindatum vóór 2019 ligt, werd het Vast extra individueel verlofrecht behandeld als eenmalig. Bij een mutatie of verlofopname waarbij het saldo werd herrekend, werd dit individuele verlofsaldo onterecht op nul gesteld.  Oplossing  De programmatuur is aangepast zodat het Vast Extra Individueel verlofrecht als vast wordt behandeld, ook als de begindatum vóór 2019 ligt. Uw actie Wij raden u aan om voor medewerkers bij wie het saldo Vast Extra Individueel verlofrecht op nul is gesteld, een herberekening van het verlofsaldo uit te voeren. Individueel verlof verdwijnt bij uit dienst melden (change 1653522) Melding Als een medewerker uit dienst werd gemeld en het verlof werd herberekend, werd het individueel verlofrecht op 0 gesteld. Oplossing Dit is aangepast. Bij uitdiensttreding wordt het verlof niet meer op 0 gesteld. Uw actie Voor medewerkers waarbij het verlof onterecht op 0 is gesteld, moet u een herberekening uitvoeren.  Vestiging kan niet aan Organisatie Eenheid worden gekoppeld (change 1650045)  Melding Het was niet mogelijk een vestiging aan een Organisatie Eenheid (OE) te koppelen als deze vestiging al aan een boven- of onderliggende OE was gekoppeld. Er verscheen dan een foutmelding, waarin werd gemeld dat de vestiging niet uniek was binnen de OE.  Oplossing Het programma controleert nu binnen de OE zelf of een vestiging uniek is. Hierdoor komt de hiervoor genoemde foutmelding niet meer voor en kunt u een vesting gewoon aan de gekozen OE koppelen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 8/23/2019

Notifications Pension entitlement for 2020 based on the state pension agreement Why  In anticipation of the actual modifications in HR Core Business and Payroll Business, this instruction can be used to calculate which employees will reach the state pension age in 2020 of 66 years and 4 months. How Reports > Check > Ad hoc reporting Open the Ad hoc reporting screen and add the Date of birth element to the ad hoc report in Excel. Go to My Reports and open the Excel file of the ad hoc report. Filter by date of birth between 1 September 1953 and 31 August 1954. These are the employees who will reach state pension age in 2020. The age will be displayed in cell D2. Enter the number of months in the cells in column E. For 66 years and 4 months, this is 796 months.  The following formula can be used in the Dutch language version of Excel to calculate state pension age: ZELFDE.DAG(D2;E2). The function can also be used for the underlying cells using the fill handle for automatically populating cells in Excel. To view the correct dates, select column E and change the format of the cells to the correct date type for the location using the right mouse button. Note: when using the English language version of Excel, you should use the following formula: EDATE(D2;E2). Changed and improved The leave of absence requests screen retains employee selection If you wanted to register multiple changes to employee leave of absence requests, you were continually redirected to the original search screen and the employee selection was not retained. This required additional mouse clicks to reselect the employee. How Employee > Leave > Leave of absence request As of this release the Leave of absence request screen works as follows: When an employee has already been selected and the Leave of absence request screen is opened, the selection fields are populated. When you open a leave request and then return to the selection screen, the selection fields are populated but the directional path is reset to company level. If you then go to another page, you will have to reselect the employee. Your action No action is required.  Size of company search panel automatically adjusted Why The company search panel upper left in the application always had a fixed size. This required a lot of scrolling for clients with a large number of companies. As of this release, the size of the search panel has been adjusted to accommodate the number of companies.  How When you click the search panel to look for a company, you will see that the size is automatically adjusted to the number of companies. The size is set to the maximum value; on an average screen that amounts to approximately 29 companies.  Your action No action is required. Resolved notifications Leave balance incorrect (change 1629890) Notification Fixed extra individual leave entitlement with a start date before 2019 was treated as a one-off. If there was a change or leave was taken causing the balance to be recalculated, this individual leave was incorrectly set to zero.  Solution The software has been modified to ensure the fixed extra individual leave entitlement is indeed regarded as fixed, even when the start date is before 2019. Your action We recommend recalculating the leave balance for those employees whose fixed extra individual leave entitlement balance has been set to zero. Individual leave disappears when entering end of employment (change 1653522) Notification When an employee’s end of employment was entered and leave was recalculated, the individual leave entitlement was set to 0. Solution This has been modified. Upon end of employment the leave is no longer set to 0. Your action Perform a recalculation for employees whose leave was incorrectly set to 0. Branch cannot be linked to Organization Unit (change 1650045) Notification It was not possible to link a branch to an Organization Unit (OU) when it had already been linked to a child or parent OU. An error message was displayed, stating that the branch was not unique within the OU.  Solution The program now checks within the OU to see whether or not a branch is unique. The error message is no longer displayed, and a branch can be linked to the selected OU.  Your action No action is required. Publishing Date : 8/23/2019