Releases YouServe

Mededelingen Oude Ad-hoc rapportage vanaf release 2022-05 uit menu In het onderwerp Ad-hoc rapportage (uitgebreid) op klantniveau in één rapport onder Nieuw vind je uitleg over de funcionaliteit die we hebben toegevoegd aan de Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Omdat dit rapport dan aan alle wensen en eisen voldoet, verwijderen we vanaf de mei release de gewone of oude Ad-hoc rapportage uit het menu en is het niet meer mogelijk om deze gewone Ad-hoc rapportage te gebruiken. Actie Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) We raden je aan om vóóor de release van mei eigengemaakte rapportages die je nu gebruikt, over te zetten naar de Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Nieuw Menu Instroom/Uitstroom opgesplitst Waarom Het menu Instroom/Uitstroom is opgesplitst, omdat er nieuwe opties zijn toegevoegd. Hierdoor blijft de menustructuur overzichtelijk. Hoe Medewerker > Instroom Hier vind je alle wizards voor het in dienst nemen van medewerkers, inclusief de nieuwe optie Herindienst, zie het onderwerp Herindienst met dezelde medewerkercode. Medewerker > Doorstroom Hier vind je de wizards voor doorstroom situaties, zoals de overgang van stagiair naar medewerker, nieuw sinds release 2022-01. Medewerker > Uitstroom Hier vind je de wizard voor het uit dienst melden van medewerkers met transitievergoeding. Actie Er is geen actie nodig Herindienst met dezelfde medewerkercode Waarom Voortaan is het niet meer nodig om een medewerker die opnieuw in dienst komt in te voeren als een nieuwe medewerker. In plaats daarvan kun je de bestaande medewerker selecteren en deze opnieuw in dienst nemen. Hoe Medewerker > Instroom > Herindienst Open het scherm Herindienst. Je ziet alleen de medewerkers met de Dienstverband indicatie Uit dienst. Kies als peildatum de datum waarop de medewerker weer in dienst moet komen en selecteer de medewerker. De wizard helpt je om alle arbeidsvoorwaarden die moeten worden voortgezet op volledigheid en juistheid te controleren. Denk bijvoorbeeld aan gratificatie en vakantiegeld. Pas de gegevens zo nodig aan. Pensioengegevens De bruto-netto berekening zal voor deze medewerkers de pensioengegevens initialiseren. Nog twee beperkingen Het is voorlopig alleen mogelijk om een medewerker op deze manier opnieuw in dienst te melden als de laatste werkdag in een eerdere periode ligt dan de periode waarin de medewerker opnieuw in dienst komt. Dit heeft te maken met het feit dat er anders twee inkomstenverhoudingen binnen dezelfde afrekenperiode ontstaan. Deze functionaliteit kan vooralsnog niet gebruikt worden als je pensioengegevens aanlevert aan APG. Het is de bedoeling deze beperkingen in de toekomst op te heffen. De informatie hierover lees je dan in de release notes.  Actie Gebruik de nieuwe optie om medewerkers opnieuw in dienst te melden. Doorstroomindicatie verwijderen Waarom Als de herindienst van een medewerker niet doorgaat of als je per ongeluk de verkeerde medewerker opnieuw indienst hebt gemeld, dan kun je met deze menuoptie op een gemakkelijke manier de herindienst ongedaan maken. Ook kun je deze menuoptie gebruiken als een stagiair die medewerker wordt, uiteindelijk toch geen medewerker wordt. Hoe Medewerker > Doorstroom > Verwijderen Doorstroomindicatie Met deze optie maak je de doorstroomsituatie weer ongedaan. Na het starten van de functie, zie je een overzicht van alle medewerkers die recent opnieuw in dienst zijn gekomen of zijn overgezet van stagiair naar medewerker. Van iedere medewerker zie je alleen de laatste doorstroomindicatie. Medewerker > Contract > Arbeidscontract Als je de doorstroomindicatie hebt verwijderd, worden ook automatisch de aangemaakte mutaties en berekeningen van de doorstroomindicatie weer ongedaan gemaakt. In het scherm Arbeidscontract wordt de nieuwe IKV verwijderd, je ziet dan bij de medewerker die uit dienst was gegaan of bij de stagiair weer de oude inkomstenverhouding. Medewerker > Inkomstenverhouding  > Loonaangifte (IKV) De eerder aangemaakte inkomstenverhouding zelf wordt niet automatisch verwijderd. Deze heeft dan geen effect meer en kun je eventueel handmatig verwijderen, zolang de salarisberekening nog niet definitief is gemaakt. Als er al een verkeerde  inkomstenverhouding is gemeld aan de Belastgindienst, kies dan voor Verwijderen IKV in het scherm Loonaangifte (IKV). Er wordt dan een intrekking naar de loonaangifte gestuurd. Actie Als je een herindienst of een overgang van stagiair naar medewerker ongedaan moet maken, gebruik hiervoor dan voortaan de functie Verwijderen Doorstroomindicatie. Proactieve signalen loonaangifte in salarisverwerking Waarom Om de kwaliteit van de loonaangiftes te verbeteren hebben we ervoor gezorgd dat je proactief en veel eerder in het proces op de hoogte wordt gesteld van onjuiste mutaties, waarvan we in Payroll Business al weten dat het hierdoor niet mogelijk is het loonaangiftebestand te verzenden of dat de Belastingdienst dit zal afkeuren. Vanaf deze release zijn er zeven loonaangiftesignalen die we proactief weergeven in de salarisverwerking met een uitroepteken. De fouten die deze signalen veroorzaken, moet je bij de medewerkers oplossen voordat je de salarisverwerking afsluit. Als je dit niet doet, maakt Payroll Business bij het afsluiten van de salarisverwerking geen loonaangiftebestand aan.   Met deze signalen ondervangen we de meeste fouten die nu zorgen voor een onjuiste loonaangifte, het aanmaken van tickets en het laten herstarten van de loonaangiftebestanden. In de komende maanden gaan we nog meer proactieve signalen toevoegen. Daarnaast kijken we welke signalen we in het mutatieproces kunnen opnemen, zodat het niet mogelijk is foute mutaties in te voeren. Hier nemen we ook de meldingen op die zorgen voor de brieven van de Belastingdienst. Hoe  Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening  Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (geavanceerd) - alleen voor Administratiekantoren en consultants Als Payroll Business tijdens een salarisverwerking een fout constateert die fouten in de loonaangifte veroorzaakt, verschijnt er een uitroepteken  en wordt ook het bijbehorende signaal gegeven, inclusief de L-code van de Belastingdienst. Door hierop te klikken, zie je voor welke medewerker een signaal is afgegeven dat je moet oplossen.  Signaal opzoeken in online help Een signaal kan duiden op meerdere fouten. Zoek daarom de foutmelding van de Belastingdienst op in de online help via Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. De uitleg die hier staat zou voldoende duidelijk moeten zijn om het signaal op te lossen. Je kunt in in de online help ook zoeken op het nummer van de Belastingdienst zonder de L.  Na het oplossen van de signalen en het opnieuw uitvoeren van een verwerking, dit kan ook een verwerking voor één medewerker zijn, staat er geen uitroepteken meer. Vanaf deze release hebben we de volgende codes in dit proces opgenomen: L1713 -  Aantal verloonde uren moet nul zijn L1823 -  Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist L1824 -  Indicatie verzekerd WW onjuist L1825 -  Indicatie verzekerd ZW onjuist L2213 -  Ind. arbeidsovereenkomst ontbreekt L2214 -  Ind. Schriftelijke overeenkomst ontbreekt L2215 -  Ind. Oproepovereenkomst ontbreekt Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Loonaangifte Hier kun je per bedrijf instellen of je een e-mail wilt ontvangen als je een definitieve salarisverwerking met afsluiting hebt uitgevoerd en er een Interface Log rapport Loonaangifte is aangemaakt dat fouten bevat.  Via dit rapport weet je dan dat er geen loonaangiftebestand is aangemaakt. Actie  Als er een uitroepteken in de salarisverwerking verschijnt, los dan de fouten op. Hiermee voorkom je dat er bij de afsluitende verwerking geen loonaangiftebestand wordt aangemaakt. Als je een rapport voor wilt ontvangen, als er in een verwerking toch een fout zit, vul dan via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte het e-mailadres in waarop je dit wilt ontvangen. Los eventuele fouten die in het rapport staan op. Daana kun je zelf de aangifte herstarten via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces > Loonaangifte. Dubbele IKV in foutrapport Loonaangifte Waarom In het bovenstaande onderwerp Proactieve signalen loonaangifte in salarisverwerking lees je hoe we de kwaliteit van de loonaangiftes verbeteren. De komende maanden bekijken we hoe we zo veel mogelijk fouten al kunnen ondervangen bij het vastleggen van de mutaties. Deze release hebben we ervoor gezorgd dat bij het kopiëren van een medewerker het IKV-nummer voortaan met 1 wordt verhoogd. Dit omdat het niet mogelijk is een loonaangiftebestand te verzenden als er voor een Loonheffingennummer twee medewerkers aanwezig zijn waarbij voor hetzelfde Burgerservicenummer hetzelfde IKV-nummer is gebruikt. Hoe  Medewerker > Kopiëren medewerker Vanaf deze release wordt bij het kopiëren van een medewerker niet meer hetzelfde IKV-nummer gebruikt, maar wordt het IKV-nummer automatisch met 1 verhoogd. Actie  Als je een rapport voor wilt ontvangen, als er in een verwerking een fout zit, bijvoorbeeld een dubbel nummer IKV, vul dan via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte het e-mailadres in waarop je dit wilt ontvangen. Los eventuele fouten die in het rapport staan op. Daana kun je zelf de aangifte herstarten via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces > Loonaangifte. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) op klantniveau in één rapport Waarom Afgelopen jaar hebben hebben we het mogelijk gemaakt om het rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) aan te maken voor meerdere bedrijven tegelijk. Hierbij werd wel per gekozen bedrijf een apart bestand aangemaakt. Omdat klanten hebben aangegeven dat ze het rapport graag in één bestand willen krijgen, hebben we dat vanaf deze release op klantniveau mogelijk gemaakt.   Hoe  Rapporten > Controle > ad-hoc rapportage (uitgebreid) Aan het scherm Ad-hoc rapportage (uitgebreid) is op klantniveau het volgende veld toegevoegd: Uitvoertype rapport  Alle bedrijven in 1 rapport in 1 tab Dit is de standaardwaarde: het rapport wordt standaad aangemaakt in Excel waarbij alle bedrijven worden samengevoegd in één tabblad. Alle bedrijven in 1 rapport in eigen tab Dit is niet mogelijk als je bij Opslaan als hebt gekozen voor Pdf. Rapport per bedrijf Overige wijzigingen Het rapport start voortaan altijd met de kolom Bedrijfscode. Tabblad met parameters: hier wordt voortaan uitgeschreven welke bedrijfsnaam bij welke bedrijfscode hoort. Actie  Ga via het navigatiepad bovenin het scherm naar klantniveau. Pas bestaande rapportdefinties aan, als je deze nieuwe functionaliteit hiervoor wilt gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Ernst en categorie loonaangiftesignalen aangepast Waarom  De Belastingdienst keurt loonaangiftes af, als die aan de juiste voorwaarden voldoen. Je moet dan de fouten herstellen en de aangifte opnieuw aanleveren. De reden voor het afkeuren van een loonaangifte, staat in de melding van de Belastingdienst en ook in het Signaleringsverslag dat Payroll Business aanmaakt. In dit verslag zie je: loonaangiftesignalen met een controlenummer die de ernst Fout hebben Op basis van deze signalen keurt de Belastingdienst een loonaangifte af.  loonaangiftesignalen die geen controlenummer hebben, maar wel de ernst Fout hebben Op basis van deze signalen keurt de Belastingdienst een loonaangifte niet af.  Om duidelijker te maken op basis van welke signalen de Belastingdienst een loonaangifte afkeurt, hebben we van de loonaangiftesignalen zonder controlenummer de ernst aangepast. In een toekomstige release gaan we er steeds vaker voor zorgen dat Payroll Business geen loonaangifte bestand aanmaakt als er een loonaangiftesignaal is met de ernst Fout. Vanaf deze release is dat het signaal 1713 met als meldtekst: 1713 - Aantal verloonde-uren moet nul zijn. Hoe Van alle loonaangiftesignalen zonder controlenummer waarvan de ernst Fout is, hebben we de ernst veranderd in Waarschuwing. Actie Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Controleer het signaleringsverslag op loonaangiftesignalen met de ernst Fout en los deze op voordat u een salarisverwerking afsluit. Scherm Arbeidsvoorwaardenpakket Waarom Afgelopen jaar hebben we het medewerkerscherm Arbeidsvoorwaardenpakket in Payroll Business opgenomen, waarin alle arbeidsvoorwaarden en ook alle vrije looncomponenten in één scherm bij elkaar staan. De bedoeling is om de oude arbeidsvoorwaardenschermen uiteindelijk uit het menu te halen. Als voorbereiding hierop, hebben we in deze release in het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket een aantal verbeteringen doorgevoerd en volgen er in de release van april nog meer verbeteringen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Vanaf de release van maart is het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket als volgt gewijzigd: De performance verbeterd. Er zijn twee kolommen toegevoegd, waardoor het nu duidelijker is of het om een arbeidsvoorwaarde gaat en om welke variant. Voor vrije looncomponenten is nu duidelijk aangegeven wat voor soort element het is en de waarde staat nu in een aparte kolom. Om een arbeidsvoorwaarde- of looncompontenscherm te openen, kun je er nu op dubbelklikken. Voorheen kon je het scherm alleen openen door te klikken op het icoon met het potlood aan het eind van de regel.  Bij het zoeken van een nieuwe arbeidsvoorwaarde en/of vrije looncomponent zijn er kolommen toegevoegd, zodat het sneller duidelijk wordt welke component je moet hebben. Actie Er is geen actie nodig. Automatische routeberekening  Waarom Voor het maken van een betere en meer betrouwbare routeberekening, maakt Payroll Business vanaf deze release rechtstreeks gebruik van de kaarten van de organisatie Here via een API. Voorheen gebruikten we ook de kaarten van Here, maar dit deden we via een webservice. Het gebruik van de kaarten via een API heeft de volgende voordelen: Er wordt automatisch gekeken naar de kaarten van 6 maanden geleden. Hierdoor zijn eventuele blokkades die je nu ervaart, verholpen. De route is hetzelfde als nu, maar blokkades zijn dan uit het geheugen verdwenen. Het berekenen gaat niet meer van huisnummer naar huisnummer, maar vindt plaats op basis van coördinaten. Dit maakt de berekening nog nauwkeuriger. De API verzamelt 5 routes en berekent op basis hiervan de snelste route. De berekening houdt geen rekening meer met verkeer. Wel kun je als klant zelf een tijdstip voor het berekenen meegeven. Als je dit doet, houdt het systeem wel rekening met het verkeer. Hoe Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling Aan het scherm Reisafstandsbepaling is het veld Tijdstip routebereking (uur) toegevoegd. Hierin kun je het uur van de dag invullen waarop je het berekenen van de reisafstand wilt laten uitvoeren. Als dit veld leeg is, wordt er bij het automatisch berekenen van de reisafstand geen rekening gehouden met verkeer.  Actie Als je wilt dat er bij  het bepalen van de reisafstand rekening wordt gehouden met verkeer, vul dan het tijdstip in waarop de routeberekening moet plaatsvinden. Let op: na het aanpassen van het veld Tijdstip routebereking (uur), vindt er niet automatisch een herberekening van de route plaats. Dat gebeurt alleen voor nieuwe berekeningen bij een wijziging op persoonsniveau of na een collectieve berekening. Afronding maximum loon ZVW Waarom Bij een controle kwamen wij er achter dat het maximum loon ZVW niet gelijk was aan het maximum loon van de overige sociale verzekeringen. Dit kwam door een andere manier van afronden.  Hoe  Met ingang van deze release is per 1-1-2022 de bepaling van de maximum loon ZVW aangepast. Actie Er is geen actie nodig. Proformaberekening verbeterd Waarom Als er voor een specifieke medewerker een proformaberekening werd uitgevoerd, waarbij de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak actief was, dan werd er standaard gerekend met de gegevens die bij deze medewerker van toepassing waren. De cataloguswaarde en eigen bijdrage kon je aanpassen, maar als het bij de proformaberekening om een andere auto ging, werd de berekening niet correct uitgevoerd. Dit kwam omdat er voor de berekening nog altijd werd gekeken naar de datum tenaamstelling van de huidige auto waardoor mogelijk het verkeerde percentage werd toegepast. Hoe Beheer > Salarisberekening > Proforma Aan het scherm Proforma zijn de volgende velde toegevoegd: 1e datum tenaamstelling auto 1e datum toelating auto Hierdoor kun je voor de proformaberekening ook deze datums aanpassen.  Actie Wijzig voor een correcte proformaberekening van de bijtelling van de auto van de zaak zo nodig de hierboven genoemde datums. Opgeloste meldingen Extra korting aanvullend geboorteverlof ten onrechte uitbetaald (3074063) Melding Extra korting voor aanvullend geboorteverlof die Payroll Business eerder had berekend en ingehouden, is in november 2021 ten onrechte tegengeboekt en alsnog uitbetaald. De oplossing hiervoor is op dinsdagavond 2 februari 2022 uitgeleverd via extra onderhoud.  Oplossing Met ingang van 01-01-2022 hebben we de rekenmethodiek voor deze korting gewijzigd. De extra korting voor aanvullend geboorteverlof is geen sublooncomponent meer, maar een looncomponent. Hierdoor is ook duidelijker dat de extra korting voor aanvullend geboorteverlof betrekking heeft op alle looncomponenten waarop aanvullend geboorteverlof van toepassing is. Actie Aanpassen grondslag Als je op dit moment de sublooncomponent Aanvullend geboorteverlof extra korting gebruikt in een grondslag, moet je deze vanaf 01-01-2022 vervangen door de looncomponent Aanvullend geboorteverlof extra korting. Workaround terugdraaien Als je een workaround gebruikt om de extra korting aanvullend geboorteverlof in een afrekenperiode van 2022 te corrigeren, kan het zijn dat door het aanpassen van de berekening de Extra korting aanvullend geboorteverlof twee keer wordt toegepast. Dit kun je oplossen door de workaround voor de betreffende periode terug te draaien. Onjuiste uitsplitsing Journaalpost bij loonkostenverdeling (3124475) Melding Als je een conversietabel gebruikt voor bijvoorbeeld de kostenplaats, dan werkte deze conversietabel niet goed bij de kostenplaatsen 2 t/m 5. Alleen de hoofdkostenplaats werd dan correct omgezet naar de geconverteerde waarde.  Oplossing Dit is vanaf release 2022-03 opgelost. Als je een conversietabel inricht, wordt deze nu ook gebruikt voor de kostenplaatsen 2 t/m 5 die je inricht via de kostenplaatsverdeling. Actie Als je in journaalposten die je hebt gedraaid voor release 2022-03, de juiste waarden wilt terugzien, draai deze dan opnieuw.  Pensioenaangifte nul uren contract (3137276) Melding Bij oproepkrachten die deelnemen aan een pensioenregeling van APG (architecten) en die in een maand niet gewerkt hebben, werd de pensioenaangifte afgekeurd omdat de Code meetelling op Ja staat Oplossing Dit is opgelost. Voor oproepkrachten wordt de Code meetelling voortaan bepaald aan de hand van het deeltijdpercentage voor oproepkrachten; als een medewerker in een periode niet heeft gewerkt, wordt de Code meetelling op Nee gezet. De ingangsdatum voor deze wijziging is januari 2022. Actie Er is geen actie nodig. UPA - herindienst, datum uitdienst en reden uitdienst onterecht in aangiftebestand Melding Soms werden de datum uitdienst en reden uitdienst van het eerdere dienstverband van een medewerker die herindienst kwam, onterecht doorgegeven in de UPA-aangifte.  Oplossing Met ingang van 1-1-2022 is dit opgelost en kan dit niet meer voorkomen. Actie Er is geen actie nodig. Sublooncomponten - alternatieve omschrijvingen soms niet juist getoond Melding In bepaalde grondslagen kun je sublooncomponenten opnemen. Als voor een sublooncomponent een alternatieve omschrijving is vastgelegd, zie je deze terug in het scherm Grondslag. Als een alternatieve omschrijving echter was beëindigd, werd in het scherm Grondslag nog steeds de alternatieve omschrijving getoond.  Oplossing Instellingen > Vastlegging > Alernatieve omschrijvingen Dit is opgelost. Als een alternatieve omschrijving van een sublooncomponent is beëindigd, zie je voortaan in het scherm Grondslag de orginele omschrijving van de sublooncomponent. Actie Er is geen actie nodig.   

Modified and Improved Citizen Service Number no longer passed on to Portal through V3 link Notification For certain customers, HR Core Business provides a set of staff member data in the Portal through the V3 link, including the Citizen Service Number. The Citizen Service Number is not necessary for processing in the Portal, but is checked for accuracy during processing. When a fictitious Citizen Service Number is provided, the staff member cannot be processed and no username or ping ID can be assigned. Solution As the Citizen Service Number is not necessary for HR Core Business and the Portal, the Citizen Service Number (= ssID in the V3 link) will now be provided as an empty value. This solution was released on 1 February, through additional maintenance on xx-xx-2022. Action No action is required. Solved notifications UoS not visible to backup manager (3027882) Notification We observed that not all underlying organizational units were visible to the backup manager in Self Service Business. How The authorization was processed correctly in HR Core Business but not properly passed on to Self Service Business. This problem has been resolved as of the March release. Action No action is required. 4.  Free field not properly passed on to Management Information (2914529) Notification In some cases, the values of free fields included at company level were visible in HR Core Business but not in the Management Information (MI) reports. The forwarding mechanism in the direction of MI was not operating correctly. How  The software has been modified and free fields registered at company level as of the 2022-03 release will be passed on to MI. Remedial action has been taken to ensure all missing data from free fields is passed on to MI, so that both systems contain the same data again. Action No action is required. Collective leave cannot be planned (3123013) Notification A department can be selected when creating collective leave. When a department was selected and then removed, a processing error occurred and collective leave was not processed. How This has been resolved as of the current release. Collective leave is now processed correctly, even after selecting and removing a department.  Action No action is required. Child data – Gender not specified option not processed (3074719) Notification As of 1 January 2021 the Gender field in the Child data screen includes the Gender not specified option for staff members who specifically choose not to specify their child’s gender. However, if Gender not specified was selected and the staff member was employed before 1 January 2021 or their child was born before 1 January 2021, this change was not processed. How The Gender not specified option is only valid as of 1 January 2021 and was not to be used before that date. The issue has been resolved in this release.  Action No action is required.

Gewijzigd en verbeterd Burgerservicenummer niet meer aangeleverd bij Portaal via V3-koppeling Melding HR Core Business levert voor bepaalde klanten via de V3-koppeling bij het Portaal een set medewerkergegevens aan, waaronder het Burgerservicenummer (BSN). Voor de verwerking in het Portaal is het BSN niet noodzakelijk, maar tijdens het verwerken wordt wel gecontroleerd of het aangeleverde BSN juist is. Als er een fictief BSN is aangeleverd, hield het Portaal de medewerker tegen, waardoor het niet mogelijk was aan de betreffende medewerker een Username en Ping ID toe te kennen. Oplossing Omdat het BSN voor HR Core Business en het Portaal geen verplichte waarde is, wordt het BSN (= ssID in de V3-koppeling) voortaan bij het Portaal aangeleverd als lege waarde. Wij hebben deze oplossing via extra onderhoud uitgeleverd op 01-02-2022. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  OE's niet zichtbaar onder Back Up manager (3027882) Melding We hebben geconstateerd dat de Back up manager niet alle onderliggende organisatorische eenheden kon zien in Self Service Business. Hoe De autorisatie was wel goed verwerkt in HR Core Business, maar werd niet goed doorgegeven naar Self Service Business. Met ingang van de maart release is dit probleem verholpen. Actie Er is geen actie nodig. Vrij veld werd niet goed doorgegeven naar Management Informatie (2914529) Melding Soms was de waarde van vrije velden die waren vastgelegd op bedrijfsniveau wel zichtbaar in HR Core Business, maar zag je deze waarden niet terug in de rapportages van Management Informatie (MI). Dit kwam doordat het opschakelmechanisme richting MI niet correct werkte. Hoe We hebben de programmatuur aangepast, zodat de vrije velden die je vanaf release 2022-03 vastlegt op bedrijfsniveau wel worden doorgestuurd naar MI. We hebben een herstelactie uitgevoerd, zodat alle ontbrekende gegevens vanuit de vrije velden alsnog zijn aangeleverd aan MI; hierdoor zijn beide systemen weer gelijk zijn aan elkaar. Actie Er is geen actie nodig. Collectief verlof niet in te plannen (3123013) Melding Bij het aanmaken van collectief verlof kun je een afdeling kiezen. Als je dit deed, maar de afdeling vervolgens verwijderde, gaf dit een fout in de verwerking en werd er geen collectief verlof verwerkt. Hoe Vanaf deze release is dit opgelost en wordt het collectief verlof correct verwerkt, ook als er eerder een afdeling was ingevuld, die daarna is verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig. Kindgegevens - mutatie Geslacht niet gespecificeerd viel uit (3074719) Melding Vanaf 1 januari 2021 hebben is in het scherm Kindgegevens bij het veld Geslacht de keuze Geslacht niet gespecificeerd aanwezig, zodat een medewerker er bewust voor kan kiezen om het geslacht van zijn/haar kinderen niet op te geven. Als je echter koos voor Geslacht niet gespecificeerd en een medewerker was in dienst vóór 1 januari 2021 of het kind was geboren vóór 1 januari 2021, dan viel deze mutatie uit. Hoe Het uitvallen van dergelijke mutaties kwam doordat de keuze Geslacht niet gespecificeerd pas bestaat vanaf 1 januari 2021 en voor die datum niet gebruikt mocht worden. Vanaf deze release is dit opgelost.  Actie Er is geen actie nodig.

  Mededelingen Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding niet meer beschikbaar Waarom Voor het uitbetalen van de Transitievergoeding is het niet meer nodig is om een medewerker te kopiëren. Daarom hebben, zoals eerder aangekondigd, vanaf deze release de menukeuze hiervoor uit het menu verwijderd. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding De menukeuze Kopiëren medewerker - Transitievergoeding is per 2022-02 uit het menu verwijderd. Actie Als je dit nog niet hebt gedaan, stap dan over op de nieuwe manier van uitbetalen. In de release notes 2021-12 en 2022-01 kun je lezen hoe je dit doet. Nieuw Thuiswerkvergoeding op declaratiebasis Waarom Met ingang van 2022 is het mogelijk om in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten een thuiswerkvergoeding op declaratiebasis vast te leggen. Daarom hebben we vanaf deze release de velden hiervoor toegevoegd aan de arbeidsvoorwaardenschermen. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Aan het scherm met de bedrijfsinstellingen en medewerkerinstellingen zijn voor het vastleggen van de thuiswerkvergoeding de volgende velden toegevoegd: Nieuwe velden thuiswerkvergoeding schermen Reiskosten Belastingvrij bedrag per dag thuiswerkvergoeding Het bedrag dat je belastingvrij aan een medewerker mag vergoeden voor elke thuiswerkdag. Dit is een alleen lezen veld, je kunt de waarde niet aanpassen.  Thuiswerkvergoeding per dag Hier kun je op bedrijfsniveau de vergoeding per thuiswerkdag vastleggen. Dit bedrag kun je bij de medewerker overschrijven. Werkkosten toepassen thuiswerkvergoeding Hier leg je vast of de belaste thuiswerkvergoeding onder de werkkosten moet vallen. Aantal dagen thuiswerkvergoeding Alleen medewerkerscherm Geef voor de medewerker het aantal dagen op waarmee Payroll Business de thuiswerkvergoeding voor de periode moet berekenen. Let op Als je hier een waarde vastlegt, overschijf je de waarde van het dagelement Aantal dagen thuiswerkvergoeding (dag). Hoe werkt het? Het aantal thuiswerkdagen kan je invullen: in het veld Aantal dagen thuiswerkvergoeding en is geldig voor de afrekenperiode of via het dagelement Aantal dagen thuiswerkvergoeding (dag); dit doe je via Medewerker > Contract > Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen). Als in het veld Aantal dagen thuiswerkvergoeding waarde aanwezig is, dan negeert Payroll Business de ingevoerde waarden van het dagelement. Het Aantal thuiswerkdagen wordt vermenigvuldigd met het bedrag dat aan het einde van de periode aanwezig is in het veld Thuiswerkvergoeding per dag. Om te bepalen wat er belast en onbelast uitgekeerd mag worden, toetst Payroll Business deze vergoeding aan het bedrag dat is vastgelegd in het veld Belastingvrij bedrag per dag thuiswerkvergoeding. Actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, leg dan de bijbehorende waarden vast in de hiervoor genoemde velden. Gewijzigd en verbeterd Performance scherm Bedrijfslogo verbeterd Waarom Via het scherm Bedrijfslogo kun je het logo van jouw organisatie laten toevoegen aan de salarisstrook en de jaaropgaaf. Omdat het uploaden van de afbeelding van het bedrijfslogo erg lang duurde, hebben we de performance van het scherm verbeterd. Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Bedrijfslogo Als je een logobestand kiest en opslaat, zie je het resultaat nu meteen terug in het scherm. Voorheen duurde het vijf minuten voordat je het resultaat zag. Hoe krijg je het beste resultaat? Je kunt een logo uploaden, tot een maximum van 125 KB. Op de salarisstrook en jaaropgaaf wordt dit verkleind, waardoor je een scherper resultaat krijgt. De verhouding van de afbeelding moet gelijk zijn aan 2 :  1 (breedte : hoogte). Dit is inclusief witruimte. Gaat het om een smal en hoog logo, maak de afbeelding dan breder, zodat er links en rechts van het logo witruimte ontstaat.  Gaat het om een breed en laag logo, zorg dan voor witruimte boven en onder het logo. Als het logo op de loonstrook of jaaropgave erg klein oogt of onscherp is, vraag dan om een origineel logobestand dat je via een grafische editor, bijvoorbeeld Microsoft Paint, kunt bewerken zoals hierboven beschreven.  Actie Er is geen actie nodig. Verwerkingseenheid niet meer meegenomen bij Transitievergoeding Waarom Bij het automatisch aanmaken van een tweede contract voor het uitbetalen van een eventuele transitievergoeding, werd tot nu toe de Verwerkingseenheid van het hoofdcontract meegekopieerd naar het nevencontract. Om problemen met de loonaangifte te voorkomen, is het echter nodig het aantal uren en dagen dat Payroll Business had vastgesteld, handmatig op 0 te stellen. Daarom wordt de Verwerkingseenheid voortaan niet meer meegekopieerd naar het nevencontract. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Als je een medewerker uit dienst meldt en er wordt automatisch een tweede contract aangemaakt, dan neemt Payroll Business de verwerkingseenheid van het hoofdcontract niet meer over in het nevencontract. Actie Er is geen actie nodig. Mutatieverslag op te vragen in meerdere talen Waarom Omdat steeds vaker het verzoek kregen om HR Core en Payroll Business beschikbaar te stellen in andere talen, hebben we alle gegevenselementen vertaald in het Engels, Frans en Duits. Ook passen we iedere release een aantal schermen aan en vertalen we de rapporten, zodat de taal ook daar overal goed wordt weergegeven. Deze release hebben we het Mutatieverslag aangepast. Hoe Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Aan het scherm Mutatieverslag is het veld Rapportage-taal toegevoegd, waarmee je kunt opgeven in welke taal je het rapport wilt opvragen. De taal die je zelf als laatste hebt gebruikt is vooringevuld. Vraag je het rapport bijvoorbeeld in het Engels op, dan zijn zijn de volgende zaken in het Engels weergegeven: kolomkopppen namen van de gegevenselementen validatiewaarden Nederlands: Burgelijke staat = Gehuwd Engels: Marital status = Married De manier waarop het rapport werkt is verder niet veranderd. Nog niet alles is vertaald Goed om te weten: een paar specifieke zaken zijn nog niet vertaald, deze volgen later: De gebruikte afkortingen voor GE (gegevenselement), AV (arbeidsvoorwaarde) of LC (looncomponent)  De namen van verlofregelingen, werkpatronen en arbeidsvoorwaardeclusters  Actie Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen Instellingen > Vastlegging > Vrije velden Instellingen > Vastlegging > Waardelijsten Als je in jouw organisatie gebruikt maakt van Alternatieve omschrijvingen, vrije velden en/of waardenlijsten, controleer dan je het rapport voor de eerste keer opvraagt in een andere taal, de vertalingen hiervan.  Nul invoeren bij  Afwijkend percentage vakantietoeslag en Afwijkend ophogingspercentage overig Waarom Het was bij de pensioenen en fondsen met een vaste grondslag niet mogelijk om bij een medewerker het percentage vakantietoeslag of het ophogingspercentage overig op nul te zetten. Daarom hebben we velden toegevoegd waarin je wel de waarde nul kunt vastleggen.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Pensioenen vaste grondslag Aan de schermen met medewerkerinstellingen voor pensioenen met een vaste grondslag zijn de volgende velden toegevoegd: Afw. percentage vakantietoeslag Je kunt in dit veld een afwijkend percentage vakantietoeslag opgeven. Laat het veld leeg, als je wilt dat het systeem rekent met het percentage vakantietoeslag dat is vastgelegd in het scherm van de bedrijfs-CAO. Vul hier de waarde 0 in als je niet wilt dat het systeem rekent met het percentage vakantietoeslag van het scherm bedrijfs-CAO. Er wordt geen rekening gehouden met een eventueel minimum en/of maximum aan vakantietoeslag. Afw. ophogingspercentage overig - eigen (Pens.) Let op: dit veld is alleen toegevoegd bij de eigen regelingen. Je kunt in dit veld een afwijkend ophogingspercentage overig opgeven. Laat dit veld dan leeg, als je wilt dat het systeem rekent met het ophogingspercentage vakantietoeslag dat is vastgelegd in de referentietabel, Vul hier de waarde 0 in als je niet wilt dat het systeem rekent met het ophogingspercentage vakantietoeslag uit de referentietabel. Actie Als je niet wilt dat Payroll Business het ophogingspercentage toepast bij een medeweker, vul dan een nul in bij de bovengenoemde velden.