Releases YouServe

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.  Zaterdag 27 juli 2024   Product Release Opmerkingen Release notes HR Core Business 2024-08  Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes Release notes Payroll Business 2024-08  Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

YouServe Toegangsbeheer Import medewerkers In HR core wordt per bedrijf vastgelegd wat de bedrijfsstatus is. Hiermee is inzichtelijk of een bedrijf nog actief wordt gebruikt.    Dit is terug te vinden in het scherm: Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   Er zijn 7 statussen mogelijk: 1 Implementatie 2 Productie - factureerbaar 3 Productie - niet factureerbaar 4 Testbedrijf klant 5 Testbedrijf Visma 6 Archief 7 Verwijderen   Wanneer een bedrijf de status 6 Archief of 7 Verwijderen heeft, zal voor deze bedrijven de medewerkers niet worden ingelezen in YouServe toegangsbeheer,   Ook niet wanneer de Arbeidsrelatie status Actief [2] hebben.    

My Youserve menu item, niet meer zichtbaar in My Youserve In de landingspagina van het portaal staat nu de applicatie My YouServe zichtbaar, deze knop leidt direct door naar het scherm waarin al wordt gewerkt. Dit is niet wenselijk.   Dit menu item zal niet meer zichtbaar zijn in Mijn Youserve/Portal. Gemarkeerde regel zal niet meer zichtbaar zijn.  

Gebruiker - Applicaties - Filter In toegangsbeheer menu optie Gebruikers en tabblad Applicaties staan Filters zodat gezocht kan worden op de kolommen in deze tablad. Zoekvelden staan op: Tenant: Indien de gebruiker toegang heeft voor applicaties bij meerdere klanten, kan op klant gezocht worden Applicatie: Zoek op applicatie naam Rol: Elk applicatie kent een applicatie rol (zoals ESS bij HRSS)  Autorisatie, wanneer een applicatie door één of meer autorisaties wordt toegekend, kan hier gezocht worden naar specifieke autorsaties. Opmerking: Mocht het nodig zijn manueel een applicatie toe te voegen, komt de toe te voegen applicatie regel onder de filter te staan.  

Per abuis is de wijziging van het jaarloon in de release 2025-10 niet in de releasenotes opgenomen. Onderstaand tref je deze alsnog: Wijziging berekening jaarloon Met de release 2025-10 is er een aanpassing doorgevoerd voor de berekening van het jaarloon bijzondere beloning. De reden was dat het jaarloon in bepaalde situaties niet goed werd vastgesteld. Met aanpassing van de bepaling van het jaarloon hebben wij dit hersteld.   Met de aanpassing in deze release wordt het jaarloon nu in bepaalde situaties opnieuw berekend: Medewerker is gedurende 2025 indienst getreden. In een latere periode heeft er een aanpassing van het salaris plaatsgevonden in de periode van indiensttreding. Hierdoor is het vaste fiscaal loon anders geworden en is het jaarloon opnieuw bepaald. Medewerker is gedurende 2025 indienst getreden, maar heeft in de 1e periode geen betaling, dan wordt het jaarloon bepaald op basis van het vaste fiscale loon van de volgende periode. Bij nadere controle zijn wij ook situaties tegengekomen waar een jaarloon bij indiensttreding bepaald is tijdens een voorlopige verwerking. Wanneer er aanpassingen gedaan zijn van salaris tijdens dezelfde salarisperiode, werd het jaarloon onterecht niet opnieuw vastgesteld. Wanneer alsnog het oude jaarloon aangehouden moet worden, dan zal dit via een import op het veld Jaarloon bijz. bel. aangepast moeten worden of in het scherm ( Medewerker > Arbeidsrelatie > ) Loonheffingen (medewerker)  per de datum van indiensttreding in 2025. De oude jaarloon, van voor de aanpassing, is terug te vinden op de salarisstrook van de medewerker.

  Mededelingen Op zaterdagochtend 29 november 2025 brengen wij de december release van Core en Payroll naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar. Nieuw  Uitgevallen Self Service mutaties opnieuw verwerken (Core) Rapporten > Gegevensuitwisseling > Uitgevallen HRSS mutaties   Het kan wenselijk zijn om eerder uitgevallen mutaties opnieuw op te halen vanuit Self Service om ze in Core te laten verwerken, bijvoorbeeld omdat de systeeminrichting is aangepast en de mutatie nu wel kan worden verwerkt. Deze functionaliteit is nu beschikbaar. Dit houdt in dat de originele mutatie, zoals vastgelegd in Self Service, opnieuw wordt opgehaald voor verwerking. Volg deze stappen om een uitgevallen mutatie opnieuw aan te bieden: Dubbelklik op de uitgevallen mutatie om een pop-up te openen. Klik op de knop 'Opnieuw ophalen'; de status wordt dan aangepast naar 'Opnieuw ophalen'. Zodra de mutatie succesvol is verwerkt, wordt deze uit de lijst verwijderd. Als de mutatie opnieuw mislukt, wordt deze in de lijst weergegeven met de status 'Niet behandeld'. Gewijzigd en verbeterd Aanvulling op de pagina YouServe toegang (Core) (Hotfix 13-11-2025) Medewerker > Arbeidsreleatie > YouServe toegang Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens  In de november-release is een voorbereiding doorgevoerd om de namen die in het portaal van YouServe zijn aangepast, ook binnen Core te tonen. Wanneer een medewerker wordt aangenomen, worden deze velden aanvankelijk gevuld met de waarden vanuit Core. Deze informatie wordt vervolgens via toegangsbeheer doorgegeven aan Visma Connect (VC). De velden waar het om gaat zijn: VC Gebruikersnaam → Combinatie van de voornaam en achternaam VC Gebruiker Voornaam → Dit is de roepnaam van de medewerker. Indien deze niet is ingevuld, worden hier de voorletters geplaatst. VC Gebruiker Achternaam → Achternaam waarmee de medewerker aangesproken wilt worden.  Wanneer de naamgegevens binnen het portaal van YouServe wordt aangepast, wordt deze informatie teruggestuurd naar de drie velden in Core, waar ze zichtbaar worden. Indien er daarna binnen Core een wijziging in de naamgegevens plaatsvindt, zal dit via toegangsbeheer weer naar Visma Connect worden doorgegeven. Let op: dit genereert een e-mailbericht vanuit Visma Connect. Op donderdag 13-11-2025 zijn de betreffende velden voor alle medewerkers ingevuld. Er is daarnaast een vernieuwingsknop (refresh-button) toegevoegd. Wanneer op deze knop wordt geklikt, worden de velden bijgewerkt met de naamgegevens op basis van de gegevens in Core. Deze gegevens worden vervolgens naar het toegangsbeheer van de gebruiker verstuurd. Deze actie kan een email bericht vanuit toegangsbeheer naar de medewerker genereren dat er een een naamwijziging is doorgevoerd.  Daarnaast is er via het scherm 'HR Stuurgegevens' een nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee per bedrijf het mogelijk is om de velden voor alle medewerkers opnieuw in te vullen en naar het toegangsbeheer van de gebruiker te versturen. Dit kan worden uitgevoerd door het nieuwe veld 'Eenmalig synchroniseren VC naamvelden' op 'Ja' te zetten. Na het opslaan van deze instelling wordt het veld automatisch weer op 'Nee' gezet. Houd er rekening mee dat deze actie een e-mailbericht kan veroorzaken naar mogelijk alle medewerkers, waarin wordt gemeld dat de accountgegevens zijn gewijzigd. Aanmaken verlofjaar en werkrooster genereren op klant- of administratieniveau (Core) (Hotfix 13-11-2025) Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen In de november-release is de functionaliteit beschikbaar gesteld om het verlofjaar op klant- en administratieniveau aan te maken. We hebben hierin een verbetering aangebracht: de limiet voor het aantal klanten dat kon worden weergegeven voor een administratie was beperkt tot 500. Deze limiet is verhoogd naar 2000 om aan verschillende behoeften te voldoen. Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Voor het genereren van het werkrooster op klantniveau is een extra selectiecriterium toegevoegd. Het systeem controleert nu of er een recent werkrooster (huidig of voorliggend jaar) aanwezig is voor het bedrijf. Het eerste werkrooster moet altijd op bedrijfsniveau worden aangemaakt.  Verbetering in Mutatieverslag (Uitgebreid): Mutatienummer vanuit Self Service toegevoegd (Core & Payroll) Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid) In deze release hebben wordt het mutatienummer toegevoegd aan het Mutatieverslag (Uitgebreid) voor mutaties die via Self Service in Core zijn ingevoerd. Na deze release zal bij mutaties die binnenkomen via Self Service het mutatienummer worden weergegeven in het mutatieoverzicht. Let op: indien een mutatie vanuit Self Service is verwijderd, kan het voorkomen dat er een dubbel mutatienummer in het mutatieoverzicht staat. Dit betekent dat de betreffende mutatie eerst is toegevoegd via Self Service en dat de mutatie die de gegevens verwijdert, eveneens via Self Service is binnengekomen. Wijziging scherm Persoon (Core & Payroll) Medewerker > Persoon > Persoon Rapporten > Personeelsmanagement > Persoonsoverzicht Rapporten > Personeelsmanagement > Voorgestelde UPI In een eerdere release is het veld 'Identity' hernoemd naar 'E-mail adres (Login Portaal)'. Daarnaast is ook het veld veld Tegekende identity van het scherm persoon verwijderd. Beide velden mogen niet worden gesynchroniseerd naar de 'Persoon'. Details van de wijziging: Het veld 'Email adres herstel portaal' is verwijderd van de pagina van de persoon. De bijbehorende informatie is eveneens verwijderd uit de rapporten 'Persoonsoverzicht' en 'Voorgestelde UPI'. Signaleringen bij de salarisberekening (Payroll) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening In dit scherm zie je een uitroepteken als er problemen zijn met de berekening. Dit werkt als volgt: Bij technische problemen, bijvoorbeeld een deling door 0, is er geen payroll resultaat voor de medewerker, en wordt deze niet meegenomen in de loonaangifte.  Als er problemen zijn die leiden tot het afkeuren van de loonaangifte wordt er bij het afsluiten van de salarisberekening helemaal geen aangifte aangemaakt. Hetzelfde geldt voor een eventuele UPA of APG aangifte. Je krijgt dan automatisch een e-mail met als bijlage een overzicht met daarop alle blokkerende fouten wanneer je een e-mailadres hebt opgegeven via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte. Hetzelfde rapport wordt op dat moment ook klaargezet bij Gedeelde rapporten.  Het uitroepteken is een signaal dat je actie moet ondernemen, zodat je later bij het afsluiten van de cyclus (of aanvullende cyclus) ook meteen een aangifte krijgt: De meeste problemen kun je oplossen door de "juiste" mutaties aan te brengen. Bij een vervolgverwerking verdwijnt het uitroepteken dan, en bij het afsluiten wordt de aangifte alsnog aangemaakt. In noodgevallen kun je de medewerker blokkeren voor de salarisberekening, of alleen voor de aangifte. Ook dan verdwijnt het uitroepteken. Een paar zaken waren tot nu toe niet helemaal duidelijk: Je zag soms meerdere uitroeptekens, bijvoorbeeld als in de ene run een medewerker een fout had, en in een volgende run een ándere medewerker een fout had. Bij vervolgverwerkingen waarin geen medewerkers met fouten zaten werd geen uitroepteken getoond, en ook niet bij een afsluiting zonder berekening, terwijl er dan toch in voorgaande verwerkingen fouten konden zitten die nog niet waren opgelost. We hebben de signalering overzichtelijker gemaakt: Je ziet voortaan, als er fouten zijn, nog maar één uitroepteken. Dat staat dan bovenaan in de lijst met salarisberekeningen. Je ziet het uitroepteken ook bij een afsluiting zonder berekening, als er in een van de voorgaande verwerkingen een fout is opgetreden die nog niet is opgelost. Als je erop klikt zie je in één oogopslag alle nog niet opgeloste fouten, niet alleen van de laatste verwerking, maar van alle verwerkingen. Ook het interface log rapport is verbeterd: Als er een fout was onstaan en later opgelost bleef deze soms ten onrechte op het overzicht staan. Er werd vervolgens ten onrechte geen aangifte aangemaakt. Dit is opgelost. De eventuele actie die je moet uitvoeren is niet veranderd: Zodra je een uitroepteken ziet, ga dan na wat er aan de hand is, en corrigeer de betreffende medewerkers.  Zie eventueel de helptekst bij het rapport Signaleringsverslag: hierin worden alle mogelijke fouten uitgelegd, plus de actie die je kunt ondernemen om te fout te herstellen. Blokkeer in noodgevallen de medewerker voor de salarisberekening of voor de loonaangifte, zodat je alsnog een (voorlopige) aangifte krijgt die kan worden goedgekeurd. Vergeet niet om de blokkade later weer op te heffen, en de fout te herstellen door middel van een TWK berekening. Een medewerker blokkeren voor de salarisberekening doe je in het scherm Medewerker> Medewerker > Arbeidsrelatie (Algehele blokkering).  Een medewerker blokkeren voor de loonaangifte doe je in het scherm Medewerker> Arbeidsrelatie > Interfaces (Blokkeren interface loonaangifte) Controleer eventueel of er een correct e-mail adres is ingevuld om het Interface log rapport naar toe te sturen, dit vind je bij Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces (Loonaangifte). Nieuw signaal: Medewerker met loon; geblokkeerd voor loonaangifte (Payroll) Loonaangifte - Rapporten > Aansluiting Payroll/Loonaangifte Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Als een medewerker geblokkeerd is voor de loonaangifte, maar wel inkomen heeft in de periode, zorgt dit voor verschillen in het rapport Aansluiting Payroll/Loonaangifte. Deze medewerkers kan je vanaf deze release terugvinden in het signaleringsverslag met dit signaal. Dit maakt het makkelijker de verschillen te analyseren in dit rapport. Omschrijving bankbetaling voor Engelstalige medewerkers (Payroll) De SEPA overboekingen bevatten tot nu toe voor alle medewerkers de tekst Betaling over periode of Tussentijdse betaling. Vanaf deze release krijgen Engelstalige medewerkers voortaan een omschrijving in het Engels op hun bankafschrift te zien: Payment for period respectievelijk Intermediate payment. De Engelse omschrijving wordt ook toegepast als de medewerker Franstalig of Duitstalig is. Als je wilt controleren welke taal bij een medewerker is vastgelegd kan dat in het HR en Payroll menu, scherm Medewerker > Medewerker > Medewerker(s). Het resultaat - de omschrijvingen van de betalingen - kun je vinden in het Betalingen menu, scherm Beheer > Controleren betaalopdrachten. Opgeloste meldingen E-mailadres wijziging na uitdiensttreding (Change 9286718) (Core) Wanneer een medewerker uit dienst treedt, wordt het e-mailadres (Herstel Portaal) gewijzigd naar het privé-e-mailadres. Daarbij wordt een e-mail verzonden om de medewerker hiervan op de hoogte te stellen. Dit stelt de medewerker in staat om na uitdiensttreding nog in te loggen, bijvoorbeeld om salarisspecificaties te raadplegen. Echter, indien op klantniveau is aangegeven dat er geen inlogtoegang meer gewenst is na uitdiensttreding, is deze wijziging niet nodig. Met deze release is het proces aangepast zodat het e-mailadres ongewijzigd blijft, waardoor er geen notificatie-e-mail meer wordt verstuurd. Binnen toegangsbeheer kan met behulp van autorisaties zelf worden ingericht dat bij deze arbeidsrelatiestatus geen toegang meer verleend mag worden. Dit geldt voor medewerkers die na de implementatie van deze release uit dienst worden gemeld en waarbij de instelling is dat er niet ingelogd mag worden na uitdiensttreding. Variabel salaris en uurloon onder minimumloon (9274727) (payroll) Wanneer er in het systeem een Salaris (Uurloon) wordt opgegeven is het mogelijk om het systeem te laten controleren op het minimumloon. Tevens is het mogelijk om het Salaris te laten aanvullen tot het minimumloon. Bij Oproepkrachten (Salaris variabel) ging dit niet in alle gevallen goed en werd er onterecht niet gesignaleerd op het minimumloon. De berekening op de controle minimumloon is aangepast en vanaf deze release wordt er met ingang van 01-01-2025 correct gerekend met het minimumuurloon voor een uurloner. Workflow Herindienst nu ook geschikt voor stagiaires (9109500) (Payroll) Workflows\Instroom\Herindienst Als je door middel van de workflow Herindienst een voormalig stagiair opnieuw als stagiair in dienst wilde nemen, kreeg je een foutmelding. Dit is opgelost. Betaaloverzicht PDF toont dubbel totaal (change 9301628) (Payroll) In het PDF-document van het betaaloverzicht Werd het totale bedrag soms dubbel weergegeven. Dit gebeurde doordat het totaalbedrag per ongeluk opnieuw werd opgeteld in het eindtotaal. Dit is opgelost. 30% regeling bij uitdienst op weekenddag (change 9382753) (Payroll) (Hotfix 4-11-2025) De prorato berekening van het toetsloon en het maximum loon voor de 30% regeling werd bij een uitdienstmelding op een weekenddag niet juist berekend. Er werd ten onrechte 1 dag te weinig berekend. Dit is nu hersteld met ingang van 01-01-2025 worden de bedragen correct berekend. Salarisdossier - Verkeerde periode bij betaalbestanden (change 9458489) (Payroll) (Hotfix 12-11-2025) In het salarisdossier werd in bijzondere gevallen bij betaalbestanden, opdrachtbrieven en betaaloverzichten niet de payroll periode getoond, maar de volgende periode. Dit had verder geen invloed op de betalingen, maar het was verwarrend dat de documenten niet onder de juiste periode waren gearchiveerd. Dit is opgelost. Bij de documenten die het betrof is de periode inmiddels gecorrigeerd.

Toegangsbeheer - Autorisaties In toegangsbeheer kan een autorisatie worden ingericht, hiervoor zijn er verschillende type autorisaties: Alle gebruikers - De gekozen applicaties zijn in principe van toepassing op alle gebruikers Medewerkers - De gekozen applicaties zijn alleen van toepassing op gebruikers die gekoppeld zijn aan een medewerker Specifieke gebruikers - De gekozen applicatie zijn van toepassing voor geselecteerde medewerkers Rollen - De gekozen applicaties zijn van toepassing op de gebruikersrollen zoals die in HR core zijn ingericht.  Bij de type Specifieke gebruikers zat een onduidelijke handeling bij het toevoegen van specifieke gebruikers die al geselecteerd waren, dit hebben we als volgt opgelost.   Wanneer je voor een tweede keer dezelfde gebruiker kiest, zal de reeds geselecteerde gebruikers in de selectielijst blauw gemarkeerd zijn.  Klik je op dezelfde (blauw gemarkeerde) gebruiker, zal de gebruiker uit de selectie worden gehaald en is daarmee niet meer geselecteerd. Dit kan ook worden bereikt om door op de 'x' te klikken bij een geselecteerde gebruiker.   De blauw gemarkeerde regels, tonen dat deze gebruikers reeds bovenaan zijn gekozen.    

Autorisatie samenvatting Bij het doorlopen van de Autorisatie wizzard is er een samenvatting van de inrichting op de laatste (4e) stap.  Aan deze laatste stap is toegevoegd: Arbeidsrelatie status Type medewerker Wanneer bij een arbeidsrelelatie of type medewerker geen waarden zijn ingevuld zal de melding : #Geen Selectie#  getoond worden. Wanneer er meerdere waarden zijn ingevuld, wordt elk waarde gescheiden door een liggend streepje.

  Mededelingen Op zaterdagochtend 27 december 2025 brengen wij de januari release van Core en Payroll naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   Nieuw Beheer van definities voor rapportage en export (Payroll) Autorisatie > Beheer > Gedeelde definities Als gebruiker kun je voor een aantal rapporten definities maken. Die zijn handig: daardoor hoef je niet elke keer hetzelfde setje elementen bij elkaar te zoeken. In plaats daarvan haal je de definitie op die je eerder hebt gemaakt, en je klikt op Uitvoeren. Ook in het scherm Exporteren CSV is dit mogelijk. Zo'n definitie kun je delen met andere gebruikers die voor dezelfde klant of voor hetzelfde bedrijf werken. Ook dat is handig: collega's kunnen elkaar zodoende ondersteunen met slimme of handige rapporten. Er ontstond tot nu toe echter een probleem als een iemand het team verlaat: de betreffende gebruiker wordt dan verwijderd, diens definities zijn nog steeds zichtbaar voor iedereen, maar kunnen niet meer gewijzigd worden. Zodoende zijn ze op enig moment niet meer actueel, maar blijven ze toch bij iedereen in de lijst staan. Als je toegang hebt tot het gebruikersprofiel Autorisatiebeheer kun je voortaan met de nieuwe menukeuze Gedeelde definities alle definities zien die gebruikers met anderen gedeeld hebben.  In de lijst kunt je zoeken naar definities voor een specifiek rapport of naar de definities van een bepaalde gebruiker. Je kunt vervolgens één of meer definities selecteren, en door middel van de opdrachtknoppen één van deze drie acties uitvoeren: Je kunt de eigenaar van een definitie wijzigen, zodat iemand het beheer kan overnemen van een collega die is vertrokken. Je kunt het delen van een definitie stoppen. Dan blijft de gebruiker die de definitie gemaakt heeft de beheerder, maar verdwijnt deze uit de lijst die de collega's zien. Je kunt een definitie verwijderen. Dit is vooral handig als de gebruiker die de definitie heeft gemaakt er niet meer is, en de definitie zelf niet meer bruikbaar is. Bij de deze rapporten kun je definities maken en vervolgens delen met collega's: Exporteren CSV Proforma berekening Afrekenmatrix per Periode Payrollelementen Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Standenregister Standenregister uitgebreid Overzicht verlofsaldo Overzicht verlof vervaldatum Overzicht jubilea Als jij toegang hebt tot het profiel Autorisatiebeheer, dan ben jij voor jouw klantorganisatie de beheerder van de gebruikers. Voortaan kun je ook van de definities van gebruikers beheren. Gebruik het nieuwe scherm om de lijst met gedeelde definities voor alle collega's zichtbaar te maken. Automatische rapportage bij eerste en laatste voorlopige verwerking (Payroll) Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als er op het niveau Administratie een profiel voor automatische rapportage is klaargezet. Beheer > Salarisberekening > Kalender salarisberekening Een tijdje geleden hebben we deze kalender geïntroduceerd. Daarmee kun (onder andere) vooraf vastleggen: a) wanneer de eerste verwerking van een afrekenperiode moet starten b) wat de laatste dag is waarop je een voorlopige berekening wilt laten plaatsvinden Het is vanaf nu ook mogelijk om specifiek op die momenenten - de eerste verwerking en de laatste geplande voorlopige verwerking - alle rapportages automatisch aan te laten maken die je nodig hebt voor de controle. Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Automatische rapportage Het was eerder in dit scherm al mogelijk om een rapportageprofiel in te vullen . Daarmee bepaalt het administratiekantoor welke rapporten automatisch aangemaakt zullen worden. Je kreeg dan bij elke voorlopige berekening alle rapportages te zien in Gedeelde rapporten. In het scherm is nu deze nieuwe optie toegevoegd: Voorlopige rapportages aanmaken. Je kunt kiezen uit twee opties: Bij alle voorlopige verwerkingen Bij de eerste en de laatste voorlopige verwerking volgens de kalender De omschrijvingen spreken voor zich: kies je de eerste optie, dan worden bij elke voorlopige verwerking alle rapporten klaargezet. Kies je voor de tweede optie, dan gebeurt dat alleen bij de eerste verwerking, en bij de laatste geplande voorlopige verwerking, conform de opgave in de kalender. Signaleringsverslag voortaan ook automatisch (Payroll) Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als er op het niveau Administratie een profiel voor automatische rapportage is klaargezet. Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen (alleen beschikbaar voor de administratiekantoren) Je kunt voortaan na elke payroll verwerking ook het signaleringsverslag automatisch laten aanmaken.  Als je dit wilt, klik dan in de lijst met rapportsjablonen op het plusje (toevoegen), en kies voor Signaleringsverslag. Bij het opslaan van het sjabloon kun je kiezen uit de PDF variant of de Excel-weergave. Afhankelijk van het rapportageprofiel en de instellingen voor automatische rapportage bij het bedrijf komt het rapport automatisch terecht ofwel bij Gedeelde rapporten, of in het Salarisdossier. Op het rapport worden alle signalen getoond die in de loop van het huidige jaar zijn opgetreden, en nog niet zijn opgelost. Terugvorderen BTW over declaraties (Payroll) Inleiding Werkgevers mogen de BTW over declaraties terugvorderen bij de Belastingdienst. Als vooraf vaststaat welk percentage van toepassing is - 9% of 21% - dan kun je dit het beste regelen door de betreffende looncomponenten groepsgewijs te boeken naar aparte grootboekrekeningen voor 9 en 21%. In de meeste boekhoudpakketten is het mogelijk om vervolgens het terug te vorderen bedrag te berekenen. Ditzelfde is mogelijk in de module Journalisering, door het maken van extra boekingsdefinities en boekingsregels. Er zijn echter ook declaratiesoorten waarbij het percentage BTW niet vooraf vaststaat. Dit kan dan uitsluitend kan worden afgeleid van wat er op het bonnetje of de factuur staat. Om dit proces te ondersteunen hebben we een nieuw gegevenselement aangemaakt: Percentage BTW (10530936). De toegestane waarden zijn 0%, 9% en 21%. Dit nieuwe element kun je als volgt gebruiken: Vastlegging  Je kunt het element Percentage BTW toevoegen aan de selectie-eigenschap Verbijzonderingscriteria. Zie menu Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen. Dit heeft als effect: a) De medewerker kan bij het vastlegging van de declaratie het BTW percentage opgeven in de App of in Self-service (als daar een workflow voor is ingericht) b) De HR professional kan in HR Core hetzelfde doen of indien nodig correcties aanbrengen via Medewerker > Variabele mutaties > Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen) Berekening Als er een BTW percentage is opgegeven bij het vastleggen zie je dit terug in: Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Rapporten > Berekening > Verbijzonderingen salarisberekening Journalisering Je kunt het nieuwe gegevenselement Percentage BTW vervolgens toepassen in het journaliseringsproces: Als verbijzonderingscriterium in een boekingsgroep (Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsgroep > Criteria) Als selectiecriterium bij het maken van herverdelingsdefinities (Instellingen > Verdeling > Herverdelingsdefinitie > Criteria) Vervolgens kun je door middel van herverdelingsregels extra debet- en creditboekingen genereren voor respectievelijk 9 en 21% BTW . Controle Voeg het Percentage BTW toe als boekingscriterium aan één of meer overzichtsdefinities (Instellingen > Uitvoerdefinitie > Overzichtsdefinitie). Controleer de resultaten van de journalisering zoals gewoonlijk via Rapporten > Journalisering > Overzicht journaalposten. Aandachtspunten Als je gebruik wilt maken van herverdelingsdefinities, vergeet dan niet om bij het journaliseren het vinkje Toepassen herverdeling aan te zetten! Fiets van de zaak gegevens delen (Payroll) Menu : Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Op het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde "Fiets van de zaak" is een nieuw gegevenselement toegevoegd. Via het gegevenselement "Gegevens delen met Fietsleasemaatschappij" kan worden aangegeven of er gegevens mogen worden gedeeld. Gewijzigd en verbeterd Toekomstige uitdienst mutaties in combinatie met verlofjaar 2026 (Core - Hotfix 10-12-2025) Indien het verlofjaar 2026 reeds is open gezet, was het voor medewerkers die in de toekomst uit dienst zijn gemeld niet meer mogelijk om nog verlof op te nemen. Met deze aanpassing is het voor medewerkers met een toekomstige uitdienst datum weer mogelijk om verlof op te nemen. Verlof verbeteringen (Core - Hotfix 15-12-2025) Op maandag 15 december is er een wijziging doorgevoerd die de performance heeft verbeterd. Verder is er een verbetering aangebracht in het proces voor het aanmaken of herberekenen van een verlofjaar. Voorheen kreeg een verlofjaar de status "Verwerkt" zodra de berekening van de rechten klaar was, maar nu krijgt het deze status pas als het volledig is afgerond. Dit betekent dat de status pas naar "Verwerkt" gaat nadat ook de verlofopnames en het saldo zijn bijgewerkt.  Een andere aanpassing is dat de verlofuren minder lang op 0 blijven staan tijdens het herberekenen van een verlofjaar. In de eerdere procedure werden de verlofuren in de eerste stap direct op 0 gezet. Nu blijven de oude uren staan totdat de berekening gereed is en de correcte uren kunnen worden bijgewerkt. Hierdoor valt er minder verlof uit, omdat er korter (of zelfs helemaal niet) sprake is van een afwezig saldo. Uurloon bij minimumloon bij maandverloningen (Payroll) In een aantal CAO's zijn wij in de salarisschalen tegengekomen dat de salarisschalen gebaseerd zijn op maandlonen. De bijbehorende uurlonen worden vaak op een vaste manier bepaald. Dit kan op basis van een aantal jaaruren zijn of op basis van standaard 260 dagen. Wanneer in de salarisschalen ook minimumlonen aangegeven waren, dan viel op dat de maand- en uurbedragen op een andere wijze berekend werden. De uurlonen werden omgerekend naar een maandloon op de wettelijke wijze. Hierbij werd uitgegaan van het aantal werkdagen van het betreffende kalenderjaar x het aantal uren per dag. In Payroll business word een maandloon omgerekend naar een uurloon op basis van de gekozen methode in het scherm (Instellingen > Berekening > Uurlonen berekenen). Wanneer het minimumloon maandloon omgerekend werd naar een uurloon, gaf het berekende uurloon een verschil met de minimum uurloon. Per 1-1-2026 is er in het scherm Uurlonen berekenen het veld Afwijkende berekening uurloon bij WML toegevoegd. Standaard is dit veld leeg en wordt de huidige berekeningswijze van het uurloon aangehouden. Wanneer de berekeningsmethode van het uurloon op basis van Bedrijfsuren of Jaar uren is en het veld Afwijkende berekening uurloon bij WML heeft de waarde Ja en de arbeidsvoorwaarde Salaris is variant Vast bruto of Salarisschaal, als dan het maandloon van de medewerker exact overeenkomt met het berekende maandbedrag van het minimumloon van het betreffende kalenderjaar, dan zal het uurloon op de wettelijke wijze berekend worden. Dit geldt voor de payrollelementen Uurloon standaard, Uurloon 2, Uurloon 3, Uurloon 4 en Uurloon 5. Let op, deze optie zal niet actief ondersteund worden vanuit CAO Services. Een van de redenen hiervoor is dat bij 4-weken verloningen dit veld leeg of op Nee moet blijven. Deze optie is in te richten per 1-1-2026. Herverdelingsregels (Payroll) Menu Journalisering > Instellingen > Verdeling > Herverdelingsregels Aan dit scherm is de indicatie Debet/Credit omslag toegevoegd. Dit werkt als volgt:  Bij het maken van herverdelingsdefinities geef je een grootboekrekening op waarvan de boekingen moeten worden herverdeeld Als je vervolgens in de onderliggende herverdelingsregels kiest voor Debet/Credit omslag, worden debet boekingen omgezet naar creditboekingen en omgekeerd. Gebruik deze optie als je op basis van de oorspronkelijke debetboeking het BTW bedrag debet doorboekt, en vervolgens ook een credit boeking wilt maken zodat de journaalpost weer in balans is. Verder zijn er in dit scherm twee verbeteringen aangebracht: Je ziet voortaan bij Criterium de juiste omschrijvingen van de criteria uit de boekingsgroep. Als je het vinkje bij een criterium weghaalt wordt de betreffende boeking "verdicht". Het criterium wordt dan tijdens de journaalpostverwerking leeg gemaakt, wat tot gevolg heeft dat boekingen die een verschillende waarde voor dat criterium hebben worden samengevoegd. Tenaamstelling jaaropgaaf (Payroll) Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Op de jaaropgaaf is de aanhef toegevoegd aan de naam van de werknemer. Deze hangt in principe af van het geslacht, bijvoorbeeld De heer J.Jansen of Mevrouw D.Danuk. Als bij het geslacht van de medewerker Onbekend of Niet gespecificeerd is opgegeven, dan wordt er geen aanhef toegepast. Als bij de medewerker een Datum overlijden is ingevuld, wordt als aanhef De erven toegepast. Voor de volledigheid: deze wijziging betreft de voorkant van het document, de jaaropgaaf zelf dus. Het adres dat in het venster van de enveloppe zichtbaar is als de jaaropgaaf op papier wordt afgedrukt staat op de achterkant, en was al eerder uitgebreid met de aanhef. Scherm Overboekingen SEPA verbeterd (Payroll) Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Arbeidsrelatie > Overboekingen SEPA De layout van het scherm is met ingang van 01-01-2026 aangepast: De groepering en tabvolgorde is verbeterd: per rekening (1 t/m 10) staan alle gegevens nu duidelijker bij elkaar. Het gegevenselement Woonplaats begunstigde is uit alle groepen verwijderd: sinds de introductie van SEPA wordt dit veld voor de betalingen niet meer gebruikt. Scherm Voorstel transitievergoeding hernoemt naar Instellingen transitievergoeding en RVU (Payroll)  Instellingen > Berekening >  Instellingen transitievergoeding en RVU De omschrijving van dit scherm is gewijzigd; naast de instellingen voor de transitievergoeding is er nu ook een veld opgenomen over het toepassen van de pro rata berekening voor de RVU (zie hieronder). Wijzigingen in RVU (Regeling vervroegde uittreding) (Payroll)  Instellingen > Berekening >  Instellingen transitievergoeding en RVU In de arbeidsvoorwaarde RVU zijn 2 wijzigingen doorgevoerd. De berekening van het vrijstellingsbedrag is gewijzigd: als het drempelvrijstellingbedrag per maand wijzigde, werd de totale vrijstelling berekend door dit nieuwe bedrag toe te passen over de volledige duur van de RVU-uitkering voor de medewerker. Vanaf 2026 mag het nieuwe vrijstellingsbedrag per maand alleen worden toegepast op de resterende maanden dat de medewerker de RVU-uitkering ontvangt. De cumulatieve vrijstelling zal na een wijziging van het vrijstellingsbedrag per maand daardoor lager zijn dan voor deze wijziging. In de periode dat de RVU-uitkering voor de medewerker is begonnen, en in de periode dat de medewerker de aow-leeftijd bereikt, werd de RVU-uitkering altijd pro rata werkdagen berekend. Dit  kan je nu op bedrijfsniveau aanpassen: in het scherm Instellingen transitievergoeding en RVU kan je aangeven of de RVU pro rata berekend moet worden, of niet. De standaardwaarde op Nederland niveau is JA - er wordt als je de waarde niet aanpast altijd pro rata werkdagen gerekend. Opgeloste meldingen Gebruiker 0 in mutatieverslag (change 9477698) (Core) In bepaalde gevallen werd gebruiker '0' geregistreerd bij verlofmutaties die via een bestand waren ingelezen. Met deze release is de programmatuur aangepast, zodat voortaan de daadwerkelijke gebruiker die de actie heeft uitgevoerd wordt weergegeven bij het inlezen van een bestand. Hierdoor wordt het bijhouden van wijzigingen transparanter en nauwkeuriger. Presentatie werkschema in Excel (Change 9573095) (Core) Instellingen > Werkpatroon > Presentatieschema  Bij het exporteren van het presentatieschema naar Excel werd waargenomen dat de inhoud vanaf regel 3862 niet correct werd weergegeven. Dit probleem is verholpen, waardoor het gehele schema nu correct en zonder verschuivingen wordt weergegeven in het Excel-bestand. Toegekend Extra Individueel verlof in voorgaand Jaar (Change 9599502) (Hotfix 03-12-2025) (Core) Er was een probleem waarbij extra individueel verlof dat werd toegekend in een voorgaand jaar niet werd meegenomen in de overheveling en niet werd toegevoegd aan het verlofsaldo. Dit zorgde ervoor dat het verlofsaldo voor medewerkers onjuist werd weergegeven. De programmatuur is nu aangepast, zodat een correct verlofsaldo wordt getoond voor de medewerker.  Medewerkers uitdienst niet in UPA bestand (Change 9473974) (Payroll) Het kon voorkomen dat medewerkers die uitdienst werden gemeld aan het eind van de vorige periode en geen nabetaling hadden niet goed werden doorgegeven in het UPA bestand. Dit is per 01-01-2025 opgelost. Voor medewerkers bij wie dit speelt, moet er voor het insturen van de volgende Aangifte een mutatie worden gedaan om de aangfifte te triggeren, hierbij kan de Servicedesk ondersteunen.  

Gebruikers naam   HR core is leidend voor de basisgegevens van medewerkers en gebruikers in toegangsbeheer. Echter een gebruiker kan zelf zijn gebruikersnaam wijzigen via deze knop.   Tijdens de migratie is voor een groep gebruikers de voornaam, achternaam en opgemaakte naam in toegangsbeheer onterecht gewijzigd en fout.  Dit gaan we oplossen. Om dit goed te doen gaan we dit gefasseerd in verschillende stappen uitvoeren.   Van alle gebruikers in Visma connect  de Voornaam, achternaam en  gebruikersnaam in HR core in lezen in de volgende nieuwe gegevens elementen VC gebruiker voornaam VC gebruiker Achternaam  VC gebruiker naam Deze elementen zullen vervolgens met toegangsbeheer worden gesynchroniseerd en daarna naar Visma Connect. Door deze actie kan het voorkomen dat de namen van een medewerker niet overeenstemmen met die van de gebuiker. Dit doen wij bewust op deze wijze om te voorkomen dat er notificatie emails worden verstuurd wegens het wijzigen  van een gebruikersnaam.   Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker in HR core, zullen deze drie elementen automatisch gevuld worden door HR core.   Wanneer in HR core bij een medewerker geen gebruikers Id (visma connect Id) gevuld is, zal de waarde van de VC gebruikersnamen gevuld worden vanuit HR Core.   De vulling gebruikersnamen in HR core vanuit Visma Connect vindt deze week plaats (start 10-11-2025) en zal op zijn laatst donderdag 13 november uitgevoerd worden.   Detail scherm Medewerker Het veld achternaam wordt momenteel gevuld door de HR gegevenselement  achternaam (oftewel geboortenaam), dit wordt vervangen door de waarde van het veld Opgemaakte naam.

    18 November 2025 Medewerker met 3 rollen ziet nu zijn/haar verlofoverzicht en medewerker kaart weer Wanneer een medewerker zowel de rollen 'Manager' als 'Professional' heeft, kon hij eerder zijn eigen verlofoverzicht en medewerkerskaart niet bekijken. Dit probleem is nu  opgelost. Print PDF toont nu alle gegevens (Change 9421699) Bij het afdrukken van mutaties in Te doen, Gedaan en Archief via het PDF-icoon werden niet alle gegevens correct weergegeven in het PDF-document. Dit probleem is opgelost. Alle ingerichte elementen worden nu weer volledig getoond, afgestemd op je rol (manager of professional). Toevoegen van Toelichtingsveld van de workflow definitie in de Menu API In de Menu API is een veld 'Toelichting' toegevoegd. In dit toelichtingsveld kunnen in Self Service keywords worden toegevoegd die een AI agent kan gebruiken als ze de links van de Menu API gebruiken.   ENGLISH TRANSLATION   November 18th 2025 An employee with three roles can see their own leave overview and employee card again When an employee had both the 'Manager' and 'Professional' roles, they were previously unable to view their own leave overview and employee card. This issue has now been resolved.   Print PDF now shows all data (Change 9421699) When printing changes to To Do, Completed, and Archive using the PDF icon, not all data was displayed correctly in the PDF document. This issue has been resolved. All configured elements are now fully displayed again, tailored to your role (manager or professional)   Adding the Explanation field to the workflow definition in the Menu API A "Explanation" field has been added to the Menu API. This field allows you to add keywords in Self-Service that an AI agent can use when accessing the Menu API links.