Releases YouServe

In deze versie Aangepast in versie 2 Nieuwe onderwerpen: Toegevoegd onder Mededelingen: Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding binnenkort niet meer beschikbaar Toegevoegd onder Opgeloste meldingen Negatieve netto's medewerkers uit dienst (3024051) Mededelingen Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding binnenkort niet meer beschikbaar Waarom Het uitbetalen van transitievergoedingen hebben we de afgelopen jaren heel gemakkelijk gemaakt: Sinds release 01-2020 kun je de verschuldigde transitievergoeding automatisch laten uitrekenen. Sinds release 01-2021 hoef je voor het uitbetalen van de transitievergoeding geen nieuwe medewerker meer aan te maken. In plaats daarvan kun je de transitievergoeding gewoon uitbetalen bij de medewerker zelf, met daarbij nog steeds een aparte inkomstenverhouding. Het is dus niet meer nodig om de medewerker te kopiëren. Hoe Medewerker > Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding Deze menukeuze verdwijnt uit het menu met ingang van release 02-2022.  Actie Stap over op de nieuwe methode voor uitbetalen, als je dat nog niet gedaan hebt: Medewerker  > Instroom/uitstroom > Uit dienst met Transitievergoeding. Daardoor hoef je voortaan nog maar twee mutaties vast te leggen: de uitdiensttreding zelf en de reden uit dienst. De rest gaat dan vanzelf. Payroll Business rekent - als je dat wilt - automatisch een voorstel Transitievergoeding uit. Je kunt het bedrag ook zelf uitrekenen en vastleggen in de vorm van een afwijkend bedrag. Het uitbetalen gaat vervolgens vanzelf via een tweede contract. Zorg vooraf voor de juiste instellingen, via menu Instellingen  > Berekening > Transitievergoeding. Bedenk goed welke ingangsdatum je wilt toepassen, en welk niveau: klant of per bedrijf. De uitdiensttredingen kun je op vervolgens meerdere manieren vastleggen, zoals je dat gewend bent: In het scherm Uit dienst met Transitievergoeding kun je controleren welk bedrag Payroll Business voorstelt, eventueel een afwijkend bedrag vastleggen en eventueel aanvullende vergoedingen vastleggen. Via mutaties die in Self Service of een andere HR applicatie worden vastgelegd. Actie Meer uitleg vind je in de online help, bij Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding > Voorstel transitievergoeding. Nieuw Indicatie Einde deelname regeling toegevoegd Waarom Met ingang van 2022 moet er in de UPA-aangifte een Indicatie meegegeven worden in het deel waar de pensioengegevens aangeleverd worden. Standaard moet in dit veld de waarde N doorgegeven worden. Als een regeling stopt, anders als het einde van de Inkomstenverhouding, dan moet er een einddatum van de regeling geleverd worden en moet de indicatie met de waarde J geleverd worden. Hoe De einddatum van een regeling kan op meerdere manieren bepaald zijn: Situatie 1 - De regeling eindigt voor het bedrijf Instellingen > Referentietabellen beheer Zie ook Release notes 2021-09, onderwerp Einddatum regelinggegevens naar een pensioenuitvoerder in de UPA-aangifte. Als een regeling voor een heel bedrijf stopt, kan je in de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen een einddatum invullen het veld 7 Datum einde regelingblok. Door deze datum in te vullen wordt de einddatum aangeleverd en wordt de indicatie aangeleverd met de waarde J. Let op dat je de pensioenregeling per de volgende periode moet ontkoppelen, zodat er voor de medewerkers voor deze regeling geen berekening meer plaatsvindt.  Situatie 2 - De regeling stopt omdat de einddatum van de pensioenregeling wordt bereikt Instellingen > Referentietabellen beheer In de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (vast) of Pensioenen/fondsen benoemd (vast) is vastgelegd hoe de einde deelname aan de pensioenregeling plaatsvindt via de velden: Einde deelname Einde deelname maanden voor AOW Toets einde deelname. De datum einde deelname wordt vastgelegd in het payrollelement Einddatum deelname (pensioensoort). Deze einddatum wordt aangeleverd in de UPA in de periode waarin deze datum valt, samen met de indicatie = J (ja)  Situatie 3 - De regeling stopt om een andere reden Medewerker > Medewerker > Interfaces Aan het medewerkerscherm Periodieke interface UPA zijn 16 velden Beëindigen regelingblok 01 t/m 16 toegevoegd. Hiermee kan je voor één medewerker een regelingblok beëindigen. Als je het veld op Ja zet per een bepaalde ingangsdatum, levert Payroll Business de einddatum van de betreffende periode aan en wordt voor deze periode de indicatie op J gezet. Let op dat je de pensioenregeling per de volgende periode moet ontkoppelen, zodat er voor de medewerkers voor deze regeling geen berekening meer plaatsvindt.  Situatie 4 - Medewerker gaat uit dienst Als je de medewerker uit dienst meldt, vult Payroll Business automatisch de einddatum van het regelingblok in. In deze situatie blijft de indicatie N in de betreffende periode. Dit is conform de afspraak met de pensioenfondsen. Actie Als er sprake is van situatie 1 of 3, moet je zelf respectievelijk de Datum einde regelingblok invullen of het veld Beëindigen regelingblok op Ja zetten, zoals hierboven aangegeven.  Gewijzigd en verbeterd 30% Regeling Salarisnorm niet gehaald Waarom In de release van oktober hebben wij de volgende verbetering doorgevoerd voor de 30%-regeling:  Aan het scherm met bedrijfsinstellingen is het volgende veld toegevoegd: Norminkomen verhogen met 0,01. Vul je hier Ja in, dan wordt het norminkomen tijdens de berekening met 1 cent verhoogd. Hierdoor wordt de bruto inhouding 1 cent lager en het berekende fiscale loon 1 cent hoger, zodat het voldoet aan de eis dat het hoger moet zijn dan het norminkomen. Omdat deze aanpassing niet alle situaties dekte, hebben we de 30%-regeling nogmaals aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > 30%-regeling Excl extraterritoriale kosten Bij het vullen van het veld met 0,01 cent worden nu ook onderstaande situaties goed gedekt. Januari (periode 01) OF overgang van master naar regulier en opnieuw beginnen OF 30%-regeling wordt deze periode actief: Nieuw indienst met 30% / 30% wordt nu gekoppeld / begindatum valt in deze periode. Actie Er is geen actie nodig. Als in het veld Norminkomen verhogen met 0,01 de waarde Ja is ingevuld is, voert Payroll Business in alle hierboven genoemde situaties de berekening opnieuw uit. Let op: we hebben dit aangepast per 1-1-2021, wat herberekeningen tot gevolg heeft.  CAO Rapportage Waarom In de release van november hebben wij het rapport CAO Dossier (Klant) beschikbaar gesteld waarmee je de inrichtingsgegevens van een bepaalde CAO kunt opvragen. Op basis van feedback hebben wij een aantal verbeteringen in dit rapport doorgevoerd, die vanaf deze release beschikbaar zijn. Hoe Rapporten > instellingen  > CAO Dossier (klant) Als je vanaf deze release het rapport opvraagt, zijn de volgende zaken aangepast: In de kolommen van de standaardwaarden toonden we alleen een code, daar is nu de omschrijving aan toegevoegd. Aan het tabblad Arbeidsvoorwaarden is de kolom Alternatieve omschrijving toegevoegd. Hierin zie je de alternatieve omschrijving van een arbeidsvoorwaarde, mits aanwezig. We hebben het tabblad Waardenlijsten toegevoegd. Dit zijn waardenlijsten die horen bij de referentietabellen die zijn ingericht op CAO-niveau, zoals Pensioenen en Salarisschalen. In het tabblad Referentietabellen is de tabelomschrijving nu hetzelfde als in het Overzicht bedrijfsinrichting; de omschrijving is dus niet meer afgekort. Actie Er is geen actie nodig.  Cumulatieve payrollelementen niet meer toegewezen aan een IKV Waarom Payrollelementen die van invloed zijn op de Loonaangifte of rapportages op IKV-niveau, worden toegewezen aan een IKV. Dit was ook van toepassing op een aantal cumulatieve payrollelementen, in dat geval werd bij een nieuwe IKV de waarde van het oude IKV doorgeteld, wat niet logisch is. Hoe Vanaf 01-01-2022 worden cumulatieve payrollelementen niet meer toegewezen aan een IKV. De bijbehorende periode payrollelementen worden indien van toepassing wel aan een IKV toegewezen. Actie Er is geen actie nodig. De bovenstaande aanpassingen zijn automatisch zichtbaar Visma-logo op salarisstrook en jaaropgave gewijzigd Waarom Recent is onze naam gewijzigd van Visma Raet  naar Visma YouServe. Daarom hebben we het logo op de salarisstroken en jaaropgave aangepast. Hoe Het gewijzigde Visma YouServe-logo  is zichtbaar op de salarisstroken en jaaropgaven rechts onderaan in de marge. Het logo van jouw eigen organisatie in de linker bovenhoek verandert uiteraard niet. Verder is het nieuwe logo zichtbaar als je in de rol van professional het Pdf-rapport van een proformaberekening opvraagt. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen - in productie 13-11-2021 De volgende vijf meldingen hebben we op 13 november 2021 in productie gezet. Rapport Afrekenresultaten D/C periode 10 kwam eruit als periode 01 (2983365) Melding Als je het rapport Afrekenresultagen D/C opvroeg over periode 10, 11, 12 of 13 werd in de Rapport-parameters weergegeven dat het om periode 01 zou gaan. De gegevens in het rapport waren wel van de juiste periode. Hoe Rapporten > Berekening >  Afrekenresultaten D/C We hebben het rapport aangepast zodat bij de Rapport-parameters weer de juiste periode wordt weergegeven. Actie Er is geen actie nodig. Melding Fiscale ruimte negatief ten onrechte in signaleringsverslag (2981074) Melding De melding Reiskosten - de fiscale ruimte is negatief verscheen ten onrechte in het Signaleringsverslag. Oplossing De marge om het signaal af te laten gaan is vergroot. We hebben deze oplossing uitgeleverd op 13-11-2021, zodat het signaal vanaf dat moment niet meer onnodig afgaat. Actie Er is geen actie nodig. Fiscale ruimte onverklaarbaar uitbetaald en berekend (2998028) Melding In de oktober release is een fout ontstaan bij de fiscale uitruil in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Als in het medewerkerscherm bij het veld Fiscale ruimte verrekenen de waarde Niet automatisch of Vanuit grondslag was ingevuld en er in de loop van 2021 meerdere keren een bedrag was ingevoerd om uit te ruilen, bijvoorbeeld via Reiskosten fiscale ruimte (bedrag), dan kan de berekening van de tweede en/of volgende uitruil fout zijn. De kans hierop is met name aanwezig als de volledige fiscale ruimte wordt uitgeruild. Oplossing De grondslag Reiskosten - Fiscale ruimte verrekenen werd op het verkeerde moment in mindering gebracht op de te verrekenen fiscale ruimte bij overschreiding van de maximale vergoeding. Hierdoor werden er in een volgende periode ten onrechte bedragen of verkeerde bedragen verrekend als fiscale ruimte. We hebben deze oplossing uitgeleverd op 13-11-2021, zodat het signaal vanaf dat moment niet meer onnodig afgaat. Actie Er is geen actie nodig. Na het uitleveren van de oplossing, herstelt Payroll Business de fout automatisch. Als je denkt dat de fout toch niet is hersteld, kan je bij de medewerker een TWK-mutatie vastleggen in de (eerste) periode waarin de berekening fout is. Verzamelstaat 2020 periode 13 gaf leeg rapport (3000466) Melding Als je een Verzamelloonstaat opvroeg over periode 13 van het jaar 2020, werd deze aangemaakt zonder gegevens.  Hoe Rapporten > controle >  Verzamelloonstaat We hebben het rapport aangepast zodat de gegevens weer in het rapport worden getoond als je het rapport opvraagt over periode 13 van 2020. Actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring - Geen negatieve resultaten (2971491) Melding Als je een werkgeversverklaring wilde aanmaken en de uitkomst van een grondslag was negatief, dan werd die negatieve waarde niet in de Werkgeversverklaring getoond. De positieve grondslagen werden wel getoond. Hoe  Berekening > Grondslag > Werkgeversverklaring We hebben de werking van de grondslagen aangepast, zodat bij het aanmaken van een werkgeversverklaring, voortaan ook negatieve uitkomsten zichtbaar zijn. Actie Er is geen actie nodig. Als de grondslagen zijn gevuld en je verwacht voor één van de tien grondslagen een negatief resultaat, dan gaat dit vanaf deze release bij het aanmaken van de eerstvolgende werkgeversverklaring goed. Opgeloste meldingen Transitievergoeding werd niet correct weergegeven (2966595) Melding Als gekozen was voor het tonen van de grondslag vaste looncomponenten met als duur de Afrekenperiode en de betreffende medewerker was tenminste één jaar in dienst geweest, dan werd de grondslag niet getoond in het scherm Voorstel transitievergoeding. Oplossing In de hierboven genoemde situatie werd de grondslag vaste looncomponenten die in het scherm getoond moest worden, niet correct afgeleid. Dit is nu aangepast Actie Er is geen actie nodig. Het voorstel transitievergoeding werd correct berekend, omdat hiervoor de grondslag op basis van maanden werd gebruikt. Ad-hoc rapportage niet op te vragen voor alle elementen (2967576) Melding Als je via de Ad-hoc rapportage een rapport wilde aanmaken voor minimum vakantietoeslag en het veld hiervoor was niet gemuteerd door een gebruiker, maar als standaard ingevuld door het systeem, dan kon je het betreffende element niet selecteren bij het aanmaken van het rapport. Dit gold zowel voor de oude Ad-hoc rapportage als de nieuwe Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Hoe  Rapporten > Berekening >  Ad-hoc rapportage (uitgebreid) We hebben dit in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) opgelost. We hebben er bewust voor gekozen om niet ook de oude Ad-hoc rapportage aan te passen, omdat deze wordt uitgefaseerd en binnenkort niet meer beschibaar is in het menu. Actie Als het eerder niet lukte om de minimum vakantietoeslag in een ad-hoc rapport op te nemen, kun je het element hiervoor vanaf release 2021-12 toevoegen in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) en het rapport opnieuw aanmaken. Actieve signaleringen - veld Vermoedelijke bevallingsdatum (2976374) Melding De signalering voor het registreren van de Vermoedelijke bevallingsdatum werkte niet. Oplossing Dit was een technisch probleem dat is verholpen. Actie Er is geen actie nodig. Negatieve netto's medewerkers uit dienst (3024051) Melding Bij het gebruik van uren in de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij verlof met een berekeningsmethode anders dan bedrijfsuren, konden er na het uitleveren van de novemberrelease, als gevolg van herrekening kleine verschillen ontstaan in negatieve netto's van medewerkers uit dienst. Oplossing We hebben de fout in de software hersteld en de oplossing uitgeleverd op 19 november 2021. Actie Om er zeker van te zijn dat het goed opgepakt wordt, moet de verwerking met terugwerkende kracht gestart worden vanaf 01-01-2021. Wet- en regelgeving Minimumlonen per 1 januari 2022 Wij hebben de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-01-2022 opgenomen in Payroll Business. Je kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Instellingen > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Herzien lage WW-premie bij meer dan 30% overwerk in kalenderjaar De bepaling uit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) dat medewerkers alsnog de hoge WW-premie moeten betalen als ze in een jaar meer dan 30% hebben overgewerkt, was tijdelijk opgeschort, omdat deze tot onbedoelde effecten leidt in sectoren waar vanwege het coronavirus veel wordt overgewerkt. De Stichting van de Arbeid had daarom verzocht deze bepaling aan te passen en het kabinet heeft toegezegd de bepaling tijdelijk te wijzigen. Om de onbedoelde effecten weg te nemen, is toen besloten dat alle werkgevers over de kalenderjaren 2020 en 2021 op basis van de 30% herzieningssituatie de lage WW-premie niet hoeven te herzien. Per 1 januari 2022 treedt de herzieningssituatie echter weer in werking, zie voor meer informatie de berichtgeving op onze website: https://www.vismaraet.nl/prinsjesdag-2021/nieuwsbrief-prinsjesdag-wet-en-regelgeving/. Publishing Date : 11/22/2021

Aangepast in versie 2 In versie 2 zijn onder Mededelingen de volgende onderwerpen toegevoegd: Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868) Nieuwe Terugkoppeling L2041 vanaf 1-1-2021 bij aangifte Loonheffingen Mededelingen Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868)  In de release notes van september hebben wij aangegeven dat change 1934868 is opgelost. Omdat de optie Exportdefinitie meestal alleen beschikbaar is binnen het consultancyprofiel zien klanten deze optie niet en is het aanpassen ervan niet mogelijk. Naar aanleiding van vragen aan ons Service Center komen we hier graag nog even op terug. Als je de aanpassing zoals vermeld in de release notes van september wilt doorvoeren, neem dan contact op met ons Service Center. Nieuwe Terugkoppeling L2041 vanaf 1-1-2021 bij aangifte Loonheffingen Vanaf de Loonaangifte van januari 2021 gaat de Belastingdienst een extra controle terugkoppelen. Het betreft de Melding L2041: De Indicatie oproepovereenkomst is 'N' terwijl het Aantal contracturen per week 0 is. Je kunt dit controleren door het Signaleringsverslag op te vragen en de medewerkers aan te passen met de melding: 2041 - Ind. opr.overeenk. moet Ja zijn bij 0 uren. Dit scheelt meldingen na de loonaangifte van januari 2021. Gewijzigd en verbeterd Meerdere Inkomstenverhoudingen voor Uniforme Pensioenaangifte (UPA) Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om via een tweede contract de transitievergoeding te verlonen. Als voorbereiding hierop hebben we in deze release weer een aantal zaken aangepast. De interface van UPA is aangepast zodat ook met dit tweede contract de juiste gegevens per Inkomstenverhouding (IKV) naar de Pensioenfondsen worden verstuurd. Hoe Als je gebruikt maakt van het tweede IKV, zal in de Interface voor UPA automatisch een tweede IKV worden aangemaakt. Actie Er is geen actie nodig. Kolom IKV toegevoegd aan aantal controlerapporten Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding (IKV). Als voorbereiding hierop voegen we aan de rapporten Individuele loonstaat, Collectieve loonstaat, Verzamelloonstaat en Controleoverzicht loonaangifte alvast de kolom IKV toe, zodat duidelijk is via welke Inkomstenverhouding bepaalde uitbetalingen zijn gedaan.  Hoe Rapporten > Controle > Individuele loonstaat Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat Rapporten > Controle > Controleoverzicht loonaangifte Aan bovenstaande rapporten is vanaf deze release de kolom IKV toegevoegd. Daarnaast hebben we voor de Individuele loonstaat het element Tijdelijke Heffingskorting van het rapport verwijderd. Actie Er is geen actie nodig. Privacylink en Contactformulier bij Net Promote Score en Customer Effort Score Waarom We zijn recent begonnen met het meten van de feedback van onze klanten op ons product. Hiervoor gebruiken wij de Net Promotor Score (NPS) via Wootric en de Customer Effort Score (CES). De NPS geeft aan in welke mate je Payroll Business zou aanbevelen. Via de CES geef je de mate van inspanning aan die het je kost om een proces of taak te voltooien.  Om te verduidelijken waarom wij graag feedback ontvangen over onze producten heen, wat wij doen met de feedbackgegevens en welke gegevens wij opslaan, is er een privacypagina ontworpen waarin al deze vragen worden beantwoord. Ook willen we graag met de klanten die feedback hebben gegeven in contact komen. Hoe Als de pop-up waarin we om feedback vragen in het scherm opkomt, kun je in deze pop-up onderin klikken op de link naar de privacypagina. Om te weten of we contact met je mogen opnemen, kun je ervoor kiezen om aan het einde van de feedback te kiezen voor het invullen van een contactformulier. Dit is een vrije keuze. Actie Als je de privacypagina wilt bekijken, klik dan op de link de pop-up. Wil je dat wij contact met je opnemen over de feedback, vul dan het contactformulier in. Laatste actuele datum niet meer in scherm Verwerken externe mutaties Waarom In het scherm Verwerken externe mutaties zag je bovenin altijd de Laatste actuele datum. Deze datum was echter de datum over heel Payroll Business heen en zei niets over de laatste datum waarop je als klant deze mutaties had ingelezen. De meest actuele datum werd onderin het scherm al getoond.  Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Omdat de Laatste actuele datum onjuist is, wordt deze vanaf deze release niet meer in het scherm Verwerken externe mutaties getoond. Actie Er is geen actie nodig. Nul vaste reisdagen per week Waarom Door de landelijke maatregelen tegen het coronavirus worden werknemers opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Dit kan van invloed zijn op de reiskostenvergoeding. Voor reiskostenvergoedingen die na 12 maart zijn afgesproken, geldt dat deze deze zelfs alleen vergoed mogen worden op basis van de werkelijk afgelegde kilometers voor woon-werkverkeer. Om te voorkomen dat je reiskosten in zijn geheel moet blokkeren of verwijderen en vervolgens weer moet deblokkeren of toevoegen als er wèl reisdagen zijn, is het vanaf deze release mogelijk om 0 (nul) reisdagen in te voeren.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Reiskosten Vanaf deze release is het mogelijk om in het medewerkerscherm Reiskosten 0 reisdagen vast te leggen bij het veld Vaste reisdagen per week. Hierdoor wordt de reiskostenvergoeding niet uitbetaald. Zodra de medewerker alsnog reisdagen heeft, kan je de 0 reisdagen overschrijven met de werkelijke reisdagen, of als de reisdagen fluctueren, vastleggen in het veld Afwijkende reisdagen. Voor de volgende berekeningsmethoden mag bij het gebruik van afwijkende reisdagen het aantal Vaste reisdagen per week geen 0 zijn, maar moeten hier de oorspronkelijke dagen zijn ingevuld. Voor deze berekeningsmethoden wordt namelijk de verhouding tussen de afwijkende reisdagen en de vaste reisdagen per week berekend. Het invullen van een 0 bij Vaste reisdagen per week resulteert bij deze methoden in een deling door 0, waardoor een foutmelding in de salarisverwerking ontstaat. 4. Dagenbepaling fiscus / Dagen per week / Vaste vergoeding 9. Dag.bep.fisc/Reisdagen per week/Vaste vergoeding 10. Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg.   Actie Als je deze mogelijkheid wilt gebruiken, geef dan bij de betreffende medewerkers 0 reisdagen op bij Vaste reisdagen per week. Let er op dat je bij de berekeningsmethoden 4, 9 en 10. je bij het invoeren van afwijkende reisdagen het oorspronkelijke aantal Vaste reisdagen per week moet invullen.  Uren cumulatief en per periode voor Aanvullend geboorteverlof Waarom Het controleren van de doorbetaalde uren voor Aanvullend geboorteverlof, deed je tot deze release via de Afrekenmatrix medewerker of via de Ad-hoc rapportage. Het is echter wenselijk om de opgenomen uren ook te kunnen controleren in het arbeidsvoorwaardescherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing), zodat je kunt nagaan welke uren vanuit HR Core Business zijn gebruikt voor het doorbetalen van het Aanvullend geboorteverlof.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Het veld ... uren berekend bevat nu naast de berekende uren bij een vast percentage, ook de berekende uren als er sprake is van een verlofopname via HR Core Business. Dit geldt voor alle verlofsoorten bij loondoorbetaling bij verlof waarbij sprake is van Berekende uren.  Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Afronding minimum uurloon ging niet altijd goed (16197879) Melding Als een medewerker het wettelijk minimum loon verdient, moet het uurloon naar boven worden afgerond op 2 decimalen. Deze afronding naar boven ging niet altijd goed. Hierdoor kwam het voor dat het standaard uurloon toch niet naar boven werd afgerond op 2 decimalen, als een medewerker het minimum loon verdient.   Oplossing Dit is aangepast, zodat vanaf deze release het standaard uurloon correct naar boven wordt afgerond, als een medewerker het minimum loon verdient.  Actie Er is geen actie nodig. Voorstel transitievergoeding - Grondslag vaste looncomponenten niet meegenomen in berekening transitievergoeding (2144556) Melding  De voorgestelde waarde voor de transitievergoeding week soms af van de berekende waarde bij een gebroken jaar in dienst. Dit kwam voor als er bij het in dienst treden van een medewerker sprake was van een gebroken maand, waardoor het niet mogelijk was het aantal maanden in dienst vast te stellen voor het berekenen van de grondslag vaste looncomponenten voor de transitievergoeding. Oplossing De berekening is aangepast zodat het gebroken dienstjaar wordt meegenomen in de berekening. Actie Er is geen actie nodig.  Aanvullend geboorteverlof - uitbetaling (2257245) Melding  Als aanvullend geboorteverlof is opgenomen en je ervoor kiest om de Uitbetaling UWV in één keer achteraf te verrekenen, doe je dat door in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) het veld Beëindiging tbv verrekening aanv. geb. verlof op Ja te zetten en het bedrag in te vullen bij Bedrag uitbetaald door UWV aanv. geboorteverlof. Het kwam echter voor dat deze stappen waren gevolgd en het doorbetalingspercentage voor aanvullend geboorteverlof op 0 was gezet, er toch geen verrekening van de uitbetaling UWV op de loonstrook stond. Dit kwam doordat de uitbetaling plaatsvond in een periode nadat aanvullend geboorteverlof was opgenomen en de uitbetaling alleen verrekend werd, als er ook een loondoorbetaling voor het aanvullend geboorteverlof in dezelfde periode plaatsvond. Oplossing Vanaf deze release wordt als in de laatste periode het Doorbetalingspercentage aanvullend geboorteverlof op 0 wordt gezet en er dus geen loondoorbetaling van het aanvullend geboorteverlof plaatsvindt, toch de UWV uitbetaling verrekend als de velden Beëindiging tbv verrekening aanv. geb. verlof en Bedrag uitbetaald door UWV aanv. geboorteverlof zijn ingevuld. Actie  Er is geen actie nodig. Geen begrenzing op maximum dagloon ziekengeld (2188775) Melding Ziektedagen worden geboekt met de verwachting dat er wordt afgetopt op het Maximum dagloon Ziektewet. De ziektedagen werden echter volledig doorbetaald. Het aftoppen op het Maximum dagloon Ziektewet vindt alleen plaats als het ziektegeld wordt berekend op basis van ziektedagen. Bij werknemers waarvoor ook ziekte-uren waren ingevuld was het maximum dagloon niet toegepast omdat ziekte-uren vóór dagen gaan. In de online help stond in toelichting van het veld Toepassen maximum dagloon niet duidelijk vermeld dat de loondoorbetaling bij ziekte alleen werd afgetopt op het wettelijk vastgestelde maximum dagloon ziektewet als je ziektedagen had opgegeven. Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast omdat bleek dat er behoefte is dat het maximum dagloon ziekengeld ook wordt toegepast bij het opgeven van ziekte-uren. Voortaan wordt er ook als er ziekte-uren zijn opgegeven gecontroleerd op het maximum dagloon. Actie Er is geen actie nodig.  Foutmelding salarisverwerking deling 0 bij transitievergoeding (2278094) Melding Bij een voorlopige verwerking verscheen er een foutmelding in verband met deling door 0. Dit probleem trad op bij medewerkers die in 2017 in dienst zijn gekomen en in 2020 uit dienst worden gemeld, Als de medewerker meer dan een jaar in dienst is geweest, maar minder dan 3 jaar, wordt de duur van de referteperiode voor variabele vergoedingen berekend in werkdagen. Payroll Business haalt echter alleen gegevens op uit de laatste 2 jaar en geen gegevens uit eerdere jaren. Hierdoor was het niet mogelijk werkdagen te bepalen en dit resulteerde in de foutmelding Deling door nul omdat er geen werden dagen geretourneerd. Oplossing Het is wel mogelijk kalenderdagen langer dan twee jaar terug te bepalen. Daarom gebruikt Payroll Business voor het bepalen van de referteperiode voor de grondslag variabele vergoedingen voortaan kalenderdagen in plaats van werkdagen, waardoor de deling door nul wordt voorkomen en de foutmelding niet meer verschijnt. Actie Er is geen actie nodig. In de journaalexport ontbraken verbijzonderingen (2122980) Melding In de journaalexport kun je meerdere selectiecriteria opnemen, waaronder kostenplaats en classificatiekenmerk. Bij het verwerken van een declaratie met verbijzondering kwamen echter niet alle verbijzonderingscriteria en de vaste zaken uit het scherm arbeidscontract in de journalisering en in de journaalexport terecht. Oplossing Vanaf deze release worden alle verbijzonderingscriteria die zijn ingericht in de journaalpostoverzichten  en journaalexport rapportages getoond. Actie Als je hier gebruik van wilt maken, kun je dit in de journaalpostmodule inrichten. Wet- en regelgeving Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd. Waarom Vanaf 2021 is aan de Loonaangifte de Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd toegevoegd.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Om dit aan te sturen is per 1-1-2021 aan het scherm Arbeidscontract het veld Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd toegevoegd. Dit veld heeft als standaardwaarde Niet van toepassing. Signaleringen - waarschuwing Om aan te geven welke waarde dit veld moet hebben, zijn er de volgende signaleringen aangemaakt: 2105 - Publ.recht.aanstelling moet Ja of Nee zijn 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Meer informatie over deze signaleringen vind je in de online help in het onderwerp Signaleringen loonaangifte. Publishing Date : 10/26/2020

  Mededelingen  Medewerkers met Datum in dienst in de toekomst vanuit Self Service teruggedraaid Waarom In voorbereiding op toekomstige functionaliteit om medewerkers met een Datum in dienst die in de toekomst ligt, ook in Self Service te kunnen muteren, werden deze geïmporteerd met een ingangsdatum die lag op de mutatiedatum van het aanmaken van de medewerker. Hierdoor was het mogelijk deze medewerkers met deze ingangsdatum al in Self Service te muteren voordat het dienstverband begon. Totdat de Datum in dienst bereikt was en de medewerker de bijbehorende status In dienst kreeg, werd de status uit dienst met een Datum uit dienst die gelijk was aan de mutatiedatum in Self Service doorgegeven aan andere partijen, gevoed door HR Core. Omdat dit in de praktijk veel problemen gaf, is de functionaliteit teruggedraaid,  Hoe Voor klanten waarbij dit problemen gaf, zijn de gegevens gecorrigeerd naar de oude manier van aanleveren en is er niet langer sprake van een dienstverbandstatus Uit dienst voordat de medewerker in dienst is gekomen. Medewerkers die worden ingevoerd in Self Service met een datum in de toekomst, worden weer op de oude manier geleverd aan HR Core. Opgeloste meldingen  Collectief verlof 2018 bij nieuwe medewerker niet afgeboekt (change 1174518)  Melding  Een medewerker kwam in november 2018 nieuw in dienst. De verwachting was dat op basis van zijn werkrooster de collectieve verlofdagen afgeboekt zouden worden. Dit is echter niet gebeurd.  De betreffende medewerker kwam op 19 november in dienst en op die dag is ook het Collectief verlof voor 2019 aangemaakt. Voor een andere medewerker met 15 oktober als Datum in dienst, ging het afboeken van de collectieve verlofdagen wel goed. De vrije collectieve dagen die vorig jaar zijn ingevoerd, staan niet meer in het systeem, waardoor ze ook niet meer zijn toegekend aan medewerkers die in dienst kwamen. Oplossing  De medewerker is in dienst gekomen nadat het collectief verlof voor 2019 is aangemaakt. De collectieve verlofdagen voor 2018 zijn daardoor naar de historie verplaatst. Dit proces voor het opschonen van oude definities voor Collectief verlof is aangepast. Hierdoor worden collectieve verlofdagen niet meer na een jaar naar de historie verplaatst.  Uw actie Er is geen actie nodig. Historie organisatiestructuur niet beschikbaar (change 1298321)  Melding Bij het openen van de Organisatiestructuur op een specifieke datum in het verleden, verscheen er een onverwachte foutmelding: OE met code 60001358 verwijst per 3-10-2017 naar bovenliggende OE met code 60001352. De betreffende bovenliggende Organisatie Eenheid (OE) was echter pas geldig vanaf 8-11-2018, waardoor er werd verwezen naar een niet bestaande OE. Oplossing De datumgegevens  van de organisatie eenheden is gecorrigeerd, waardoor de verwijzing naar de bovenliggende Organisatie Eenheid dezelfde ingangsdatum heeft, als de bovenliggende Organisatie Eenheid.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo niet altijd bijgewerkt (change 1234723) Melding Voor medewerkers die alleen op 31 december 2018 wettelijk en/of bovenwettelijk verlof hadden vastgelegd, werd het verlofsaldo niet automatisch bijgewerkt.  Oplossing Alleen bij het opnemen van verlof op 31 december, werd het verlofsaldo niet automatisch bijgewerkt. Na een andere opname of herberekening stond het saldo weer correct. De programmatuur is aangepast, zodat voortaan bij een verlofopname op alleen 31 december van het jaar, het saldo direct correct wordt bijgewerkt.  Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/18/2019

Nieuw Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische interfaces Via Handmatig starten automatische interfaces kun je een bepaalde interface herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode (nogmaals) worden aangemaakt. Omdat het vanaf januari 2022 mogelijk is om de salarisstroken en de jaaropgaven zelf op te halen via een File API, hebben we ervoor gezorgd dat het nu ook mogelijk is de betreffende interface hiervoor opnieuw te starten. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces In het scherm Handmatig starten automatische interfaces hebben we aan de lijst van het veld Interface de interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd. Zodra je deze selecteert, zie je in het scherm alleen de laatste definitieve salarisverwerking. Selecteer deze en klik op Herstarten. Aandachtspunt  jaaropgaven Je kunt alleen de salarisstroken kunnen opnieuw opvragen. Als het nodig is om de jaaropgaven opnieuw op te vragen, doe je dit op de gebruikelijke manier via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven. Selecteer het Jaar, geef op voor welke medewerkers je de jaaropgaven wilt aanvragen en klik op Aanvragen. Meer informatie Meer informatie over het zelf ophalen van de loonstroken en jaaropgaven via een File API, vind je in het helponderwerp Loonstroken en jaaropgaven naar File API, zoekterm File API.  Contractnummer voortaan automatisch ingevuld Waarom Vanaf release 2022-01 hebben wij ervoor gezorgd dat onder bepaalde voorwaarden het contractvolgnummer (Element 7430) automatisch wordt ingevuld op basis van de informatie die binnen HR-Core Business beschikbaar is. Het werken met contractvolgnummers en het automatisch invullen ervan hebben we mede gerealiseerd als voorbereiding op de toekomstige functionaliteit Ketenbepaling.  Voorwaarden Het automatisch invullen van het contractnummer vindt alleen plaats als: je als klant de persoonslaag gebruikt en een medewerker in dienst treedt met een UPI (Unieke Persoonlijke Identificatie) Persoonslaag: door elke medewerker aan een persoon te koppelen kun je snel zien hoe vaak een medewerker binnen de organisatie in dienst is of is geweest. Het gebruik van de persoonslaag is vooral handig als jouw organisatie een hoog personeelsverloop kent met veel herindiensttredingen. Hoe Medewerker > Medewerker > Contracthistorie Als een medewerker in dienst komt met een UPI en de persoonslaag is geactiveerd, dan kijkt het systeem of deze UPI of persoonscode al bestaat. Als dit zo is, koppelt het systeem de medewerker aan de betreffende reeds bestaande persoon, Is dit niet het geval, dan maakt het systeem een nieuwe persoon aan en koppelt de medewerker aan deze nieuwe persoon. Daarnaast vult het systeem in het veld Contractvolgnummer van het scherm Contracthistorie, automatisch het juiste contractvolgnummer in. Zo nodig kun je als klant of consultant het contractvolgnummer handmatig aanpassen. Er vindt geen conversie plaats Voor bestaande medewerkers die aan een persoon zijn gekoppeld, vindt geen conversie plaats. Geen conversie houdt in dat het systeem voor de bestaande populatie het contractvolgnummer niet gaat doorrekenen. Dit moet je als klant zelf doen. Je kunt het contractvolgnummer altijd aanpassen. Let op: als je een contractvolgnummer handmatig hebt aangepast, zal het systeem voor de eerstvolgende medewerker doornummeren vanaf het aangepaste contractvolgnummer. Als het contractvolgnummer nog niet is ingevuld en er zijn meerdere medewerkers die bij één persoon horen, dan vult het systeem bij de eerstvolgende medewerker als contractvolgnummer het totaal aantal medewerkers in dat bij die persoon hoort. Voorbeeld Persoon 123 - Medewerker 1 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 2 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Bij persoon 123 wordt medewerker 4 aangemaakt, resultaat: Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer 4 Meer informatie Meer informatie over de werking van het contractvolgnummer en over de persoonslaag vind je in het helponderwerpen: Procedurebeschrijving > Contractvolgnummer (zoekterm contractvolgnummer) Schermen en velden > Medewerker > Persoon > Persoon (zoekterm Persoon) Actie Er is geen actie nodig. Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API Waarom Via de File Api voor Loonstroken en jaaropgaven kun je de stroken en jaaropgaven importeren in een eigen HR-systeem of portal. Sommige HR-systemen hebben eigen sleutelvelden voor het herkennen van een medewerker. Omdat het handig is voor het herkennen van een medewerker, om deze sleutelvelden als gegevenselement toe te voegen aan de XML voor de salarisstroken en jaaropgaven, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen In het scherm Selectie-eigenschappen hebben we hiervoor aan de lijst van het veld Selectie eigenschap de keuze Sleutelveld payslip API toegevoegd. Stappen Het toevoegen van een sleutelveld doe je als volgt. Kies in het veld Selectie eigenschap voor de eigenschap Sleutelveld Payslip API. Klik rechts op het icoon Toevoegen en kies in het scherm waarin je de element selecteert bij het veld Soort voor Gegevenselement. Klik op Zoeken, selecteer het gewenste element en klik op Toevoegen. Met deze selectie-eigenschap kan je alleen gegevenselementen toevoegen. Payroll Business geeft alleen het eerste gegevenselement van de selectie-eigenschap door in de XML van de File API. Dit is dus het element dat bovenaan staat. Toevoeging XML-bestand Aan het XML-bestand is de groepstag CustConf toegevoegd met daarin: Code - het nummer van het gegevenselement Description - de omschrijving van het gegevenselement Value - de waarde van het gegevenselement bij de medewerker Actie Als je deze functionaliteit afneemt en een eigen veld in de XML wilt hebben, voeg dit veld dan toe via de bovengenoemde stappen. Gewijzigd en verbeterd Loading spinner toegevoegd aan scherm Definiëren Samenvoegfunctie Waarom Als je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie een zoekterm had ingevoerd, zag je soms een wit scherm, waardoor het niet altijd duidelijk was dat het systeem bezig was met het laden van gegevens. Daarom hebben we aan het scherm een zogenaamde Loading spinner toegevoegd. Hoe Beheer > HR Easy Docs > Definiëren Samenvoegfunctie Om duidelijk te maken dat het scherm gegevens aan het laden is, zie je nadat je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie op de knop Zoeken hebt geklikt, voortaan een Loading spinner in beeld. Dit voorkomt dat je nogmaals op de knop Zoeken gaat klikken. Actie Er is geen actie nodig. Organisatorische eenheid beëindigen zonder herberekening OE-structuur Waarom Als een organisatorische eenheid een einddatum krijgt, leidde dit altijd tot het herberekenen van de complete organisatiestructuur. Deze herberekening was niet altijd noodzakelijk, omdat er verder niets in de organisatiestructuur was gewijzigd. Bovendien zorgt een dergelijke herberekening er soms voor dat het systeem trager werkt. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat er geen onnodige herberekeningen meer plaatsvinden. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Vanaf release 2022-01 is de programmatuur aangepast, waardoor er na het wijzigen van de organisatiestructuur, alleen herberekeningen plaatsvinden als dit noodzakelijk is. Actie Er is geen actie nodig.  Organisatorische eenheden - rapport maken met Gekoppelde elementen Waarom  In het scherm Organisatorische eenheid kun je via het icoon Gekoppelde elementen  rechtsboven in het scherm het pop-up scherm Gekoppelde elementen oproepen. Hierin zie je welke elementen er aan de organisatorische eenheid zijn gekoppeld. Verschillende klanten hebben ons gevraagd om het mogelijk te maken de inhoud van dit pop-up scherm te exporteren naar een rapport. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat je vanaf deze release de elementen die aan een organisatorische eenheid zijn gekoppeld, kunt opvragen in een rapport. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden > pop-upscherm Gekoppelde elementen Aan het pop-up scherm Gekoppelde elementen hebben we rechts onderaan de knop Maak rapport toegevoegd. Hiermee kunt je de inhoud van het pop-up scherm exporteren naar een Excel-bestand dat je kunt bekijken via Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Foutverslag toonde geen foutgegevens medewerker (3000248) De oplossing hiervoor is meegegaan met de extra release van 11 december 2021 Melding Als je ziekmeldingen had geïmporteerd en daarbij trad een fout op, dan kon je in het Verwerkingsverslag niet bij welke medewerker het fout was gegaan. Hierdoor kon je niet achterhalen voor welke medewerker er nog aanvullende acties nodig waren.   Oplossing Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim Dit is opgelost met de extra release van 11 december 2021. Het verwerkingsverslag is bijgewerkt en toont voor welke medewerker er een fout is ontstaan, zodat je hierop actie kunt ondernemen; bijvoorbeeld door  de ziekmelding handmatig in te voeren. Het importeren van ziek- en hersteldmeldingen werkt sinds de september release hetzelfde als het invoeren van een ziek- of hersteldmelding via het scherm Ziekteverzuim. Je moet eerst de openstaande ziekmelding afsluiten, voordat je een nieuwe kunt invoeren. Het is dus niet mogelijk om in één import zowel de hersteldmelding, als de nieuwe ziekmelding te registeren. Dit moet in twee aparte bestanden verwerkt worden. Dit voorkomt dat er dubbele ziekmeldingen in het systeem worden verwerkt. Actie Er is geen actie nodig. Persoonssynchronisatie duurde soms erg lang (3018772) Melding Soms duurde het synchroniseren van gegevens, een proces dat in de achtergrond plaatsvindt, naar een persoon en naar andere medewerkers erg lang. Dit kwam omdat er een wachtrij was ontstaan door de reguliere mutaties.  Oplossing Wij hebben het synchronisatieproces aangepast, zodat grote hoeveelheden mutaties voortaan apart worden verwerkt, waardoor de reguliere mutaties ongestoord verwerkt kunnen worden. Actie Er is geen actie nodig. Import organisatorische eenheid met achtcijferige code (2944213 Melding Als er via de functie Upload extern mutatie bestand voor een medewerker een Organisatorische eenheid werd geïmporteerd, volgde er een foutmelding met de mededeling dat de code niet bestond.  Dit kwam omdat HR Core Business een numerieke achtcijferige OE-code altijd beschouwde als een mutkey, dit is een intern technisch nummer. Oplossing Als een OE-code die binnen een klant wordt geïmporteerd uit 8 tekens bestaat en numeriek is, wordt voortaan in de verwerking eerst gecontroleerd of deze numerieke OE-code al bestaat. Is dit niet het geval, dan kijkt het systeem of de technische code bestaat. Als het systeem constateert dat binnen de betreffende klant geen van beide codes bestaat, volgt er alsnog een foutmelding. Actie Er is geen actie nodig. Importeren Roltoewijzingen weer mogelijk (3010272) Melding In de lijst met beschikbare definities van de volgende schermen: Importdefinitie HR gegevens  Aanmaken Excel bestand (Consultant) Importeer Excel bestand (Consultant) was de keuze Importeren Roltoewijzing verdwenen.  Oplossing Beheer > Import/Export > Importdefinitie HR gegevens Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand (Consultant) Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand (Consultant) De optie Importeren Roltoewijzing is weer in alle talen beschikbaar gemaakt. Actie Als je de roltoewijzingen die je wilde toevoegen inmiddels nog niet handmatig hebt ingevoerd, is het vanaf release 2022-01 weer mogelijk om deze te importeren via een spreadsheet.

  Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/7/2020

Mededelingen  Naam veld Soort contract wijzigt binnenkort in Contract onbepaalde/bepaalde tijd Waarom  In het scherm Arbeidscontract kunt bij Soort contract aangeven of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, of dat dit niet van toepassing is. In de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen heet deze rubriek Code contract onbepaalde/bepaalde tijd.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidscontract Vanaf release 2019-07 is de naam van het veld aangepast aan de specificaties van de Belastingdienst: Contract onbepaalde/bepaalde tijd. Dit heeft geen invloed op de berekening of manier van vastleggen. Uw actie  Pas zo nodig uw werkinstructies tijdig aan. Gebruikerservaring verbeterd Waarom  We werken hard aan het verbeteren van de gebruikerservaring van HR Core Business en Payroll Business, waaronder het verbeteren van de look en feel. Door het aanbrengen van subtiele wijzigingen streven wij naar een nieuwe, frisse look. Het resultaat van deze verbeteringen verwachten we deze zomer uit te leveren. Hoe  Zo komt de functie Zoek in het menu meer prominent bovenaan het menu te staan en hebben ook onze iconen een update gekregen. Daarnaast brengen wij nieuwe nuances aan in de kleurstelling binnen de schermen, waardoor de eindgebruiker die langere tijd achter elkaar in de applicatie werkt, een prettiger beeldschermcontrast ervaart. Uw actie  Er is geen actie nodig. Beëindigde gegevenselementen verwijderen uit Self Service-formulieren Waarom  Door gewijzigde wet- en regelgeving zijn bepaalde gegevenselementen niet langer relevant in Payroll Business. Bij het ingaan van de nieuwe wet- en regelgeving worden dergelijke gegevenselementen inactief gemaakt of uit de schermen verwijderd. Vanaf deze release hebben wij de betreffende gegevenselementen beëindigd, waardoor u ze nergens meer in Payroll Business kunt gebruiken; dit geldt ook voor Self Service-formulieren. Hoe  Met ingang van 1 januari 2019 hebben wij de inactieve gegevenselementen beëindigd. In de tabel hieronder, ziet u om welke gegevenselementen het gaat.  Gegevenselement Nummer Gegevenselement Gegevenselement Nummer Gegevenselement Opslaan als 8092 Premievrijst.oudere wn. (Overg.reg.2009) toepassen 10309752 Opslaan als 8093 WAO premie basis vrijstelling 10310166 Salarisstroken en jaaropgaven FINBOX 8117 WAO basis grondslag vrijstelling 10310167 Aanvullende ouderenkorting 10000597 Ontslag uitkering eenm. 10310173 WAO/WIA perc vrijstelling ouderen 10001138 Blokkeren premiekorting bij 65 jaar 10310440 WAO/WIA premievrijst. ouderen berekenen 10201688 Indicatie premiekorting arbeidsgehandicapten 10311836 Ontslag uitkering 10202695 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. oudere wn 10311837 Ontslag uitkering eenm 10202697 Ontslagvergoed Adam 10312045 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verg ) 10300139 Ontslagvergoed april 2009 10312047 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verstr) 10300140 Ontslagvergoeding 10312049 Personeelsfeest ( ET verg ) 10300141 Korting p/j indienst nemen arbeidsgehandicapte wn 10313954 Personeelsfeest ( ET verstr ) 10300142 Korting p/j arbeidsgeh wn doelgroep banenafspraak 10313955 Personeelsreis ( ET verg ) 10300143 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag excl ophoging 10314260 Personeelsreis ( ET verstr ) 10300144 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag incl ophoging 10314261 Loon bestemmingskarakter ( ET verg ) 10300145 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog excl ophoging 10314262 Loon bestemmingskarakter ( ET verstr ) 10300146 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog incl ophoging 10314263 Geschenken in natura ( VT verstr ) 10300147 Cumulatief toetsloon arbeidsgehandicaptenkorting 10314265 Bovenmatige kostenverg vast ( GTT ) 10300149 Cumulatief toegepaste arbeidsgehandicaptenkorting 10314266 Bovenmatige kostenverstr periode  GTT ) 10300150 Toepassen tijdelijke heffingskorting 10512680 Bovenmatige kostenverg periode ( GTT ) 10300151 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. jongere wn 10514925 Bovenmatige kostenverstr vast ( GTT ) 10300152 Korting p/j jongere werkn die in dienst komen 10514926 Ontslag uitkering eenm 10304318 Premiekorting nieuwe arb.verh. jongere einddatum 10514927 Ontslag uitkering onbelast 10304320 Transitievergoeding 10516459 Ontslag uitkering eenm. (premiepl.) 10306687 Soort premiekorting arbeidsgehandicapten 10516907 Ontslag uitkering éénmalig 10308948 Korting p/j arbeidsgehandicapte wn herplaatst 10519134 Korting p/j werkn 50 jr/ouder die in dienst komen 10309068 Indicatie premiekort arb gehandicapte wn 10519135 Korting p/j werkn 62 jr/ouder 10309071 Indicatie premiekort doelgroep banenafspraak 10519136 Percentage tbv bep. normloon ouderen bij stukloon 10309072 Indicatie premiekort herplaatsen arb gehandic wn 10519137 Uw actie  Controleer of de beëindigde gegevenselementen gebruikt worden in uw Self Service-formulieren. Als u beëindigde gegevenselementen in deze formulieren gebruikt, moet u ze hieruit verwijderen. Dit om te voorkomen dat u foutmeldingen krijgt bij het uploaden van de gegevens van deze formulieren.   Gewijzigd en verbeterd  Uitbetaling netto looncomponenten naar specifieke rekening medewerker Waarom Het was nog niet mogelijk om voor looncomponenten de netto waarde te laten overboeken naar een aparte bankrekening van een medewerker. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Medewerker > Medewerker(s) > Overboekingen SEPA Via de grondslag Looncomponenten specifieke rekening kunt u op klant- of bedrijfsniveau de looncomponenten vastleggen, waarvan de medewerker het netto resultaat kan laten storten naar een aparte bankrekening.Bij de medewerker legt u vervolgens in het scherm Overboekingen SEPA bij een rekeningsoort vast dat er sprake is van een specifieke rekening door te kiezen voor de waarde Looncomponent specifieke rekening. Het netto bedrag van de geselecteerde looncomponenten in de grondslag worden dan voor de medewerker naar de specifieke rekening gestort. Dit is zichtbaar op de salarisspecificatie en in de betalingsoverzichten. Uw actie Als u medewerkers de keuze wilt geven om voor bepaalde looncomponenten het netto bedrag te laten uitbetalen naar een specifieke rekening, moet u dit inrichten zoals hierboven is beschreven. Onbetaald verlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof Waarom Vanaf release 2019-05 is het mogelijk om in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) ervoor te kiezen Ouderschapsverlof vast te leggen met een vaste waarde die geldig is totdat u deze waarde weer wijzigt. Hierdoor is het niet meer nodig het ouderschapsverlof iedere periode vast te leggen, zie Release notes Payroll Business 2019-05, onderwerp Ouderschapsverlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof . Het is wenselijk om dit ook te realiseren voor het Onbetaald verlof dat u vastlegt in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), zodat u ook Onbetaald verlof niet meer iedere periode opnieuw hoeft vast te leggen. Daarom is het nu mogelijk om In  de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), nu ook Onbetaald verlof vast te leggen met een vast percentage of vast aantal uren. U moet er wel zelf rekening mee houden dat het juiste aantal verloonde uren per maand wordt berekend.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het medewerkerscherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) zijn de volgende velden toegevoegd: Onbetaald verlof percentage vast Hier kunt u het percentage opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het percentage weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Onbetaald verlof uren vast Hier kunt u het aantal uren opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het aantal uren weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Door het percentage of de uren vast te leggen via deze velden, past Payroll Business iedere periode het percentage of de uren toe, totdat u dit op nul stelt. U hoeft dan niet iedere periode het percentage of de uren onbetaald verlof voor de medewerker in te vullen. De ingevulde waarden blijven van toepassing totdat u deze wijzigt. Denk er hierbij aan voor de juiste aangifte van de verloonde uren aan de Belastingdienst, de vermelde uren en het percentage in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) te controleren, omdat de verloonde uren per periode kunnen verschillen.  Wilt u onbetaald verlof voor één periode vastleggen, gebruik dan de velden Onbetaald verlof percentage periode of Onbetaald verlof uren periode. Hiermee legt u vast dat u het onbetaald verlof eenmalig wilt toepassen.  Let op Denk er aan dat als u de uren invult, u ook het percentage opgeeft, zodat de uren voor de loonaangifte op de juiste manier gekort worden. Uw actie Wilt u Onbetaald verlof vastleggen als vaste waarde, geeft dit dan op in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in de velden Onbetaald verlof  percentage vast en de Onbetaald verlof uren Vast. Let op: vult u daarnaast ook een waarde in bij de velden Onbetaald verlof percentage/uren periode, dan zijn deze waarden van toepassing voor de betreffende periode.  Uitbreiding looncomponenten werkgeverslasten Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om het aantal looncomponenten met alleen een werkgeverslast uit te breiden, om het mogelijk te maken declaratieflows voor zakelijke uitgaves te ondersteunen.  Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de huidige 20 beschikbare vergoedingen met alleen een werkgeverslast zijn er 10 toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, kunt u nu uit 30 beschikbare vergoedingen met alleen werkgeverslast kiezen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Vrije looncomponent tegen bijzonder tarief Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om een vrije looncomponent tegen bijzonder tarief te hebben. Deze kunt u dan gebruiken als additionele vergoedingen, zoals een bonus, tegen bijzonder tarief belast moeten worden. Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de vrije looncomponenten zijn tien vergoedingen tegen bijzonder tarief toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, ziet u nu tien looncomponenten voor Vaste vergoeding Bijzonder tarief met het rekeneigenschappencluster Eenmalige bruto vergoeding (belasting- en premieplichtig). Uw actie Er is geen actie nodig. Reiskosten werkkostenregeling uitgesplitst Waarom Het was alleen mogelijk om de werkkostenregeling toe te passen voor alle reiskosten tegelijk, dus voor woon-werk en declaraties. Hiervoor was in het scherm Reiskosten één veld Werkkosten toepassen beschikbaar. Het is echter wenselijk om per reiskostensoort een keuze te kunnen maken. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Vanaf deze release is het mogelijk om per 1-1-2019 de werkkosten voor de reiskosten woon-werk en de declaraties apart vast te leggen. Dit kan zowel in het bedrijfs- en het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Hiervoor is in de schermen het volgende gewijzigd. De naam van het veld Werkkosten toepassen is gewijzigd in Werkkosten toepassen (Vaste reiskosten W-W). U kunt dit veld nu gebruiken om vast te leggen of u voor de reiskosten woon-werk de werkkosten wel of niet wilt toepassen. Aan de schermen voor reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd, waarin u kunt vastleggen of u voor declaraties van reiskosten de werkkosten wel of niet wilt toepassen: Werkkosten toepassen vergoeding per km (1 t/m 10) Werkkosten toepassen OV vergoeding declaratie Werkkosten toepassen verg. per decl aanv. bel. (1 t/m 2) Uw actie Als u de werkkosten per reiskostensoort wilt inrichten, moet u dit vastleggen in de hierboven genoemde velden. Waar in het oude veld Werkkosten toepassen de waarde Ja was vastgelegd, hebben wij er via een conversie voor gezorgd dat de overige velden ook op Ja gezet zijn. Daarnaast zijn de nieuwe gegevens standaard in de rapportages van de soorten werkkosten opgenomen. Wij adviseren u deze te controleren en zo nodig aan te passen via de betreffende grondslagen. Boekingsdefinitie - selecteren van looncomponenten Waarom Bij het selecteren van looncomponenten voor een boekingsdefinitie was het alleen mogelijk te kiezen voor daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Vooral bij de eerste inrichting van van de journalisering is dat niet gewenst. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Aan het tabblad Looncomponenten is de optie Alle elementen toegevoegd. Als u deze optie aanvinkt, kunt u selecteren uit alle mogelijke looncomponenten in plaats van alleen uit de daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Uw actie Er is geen actie nodig. Boekingsgroep - kopiëren Boekingsdefinitie en Boekingsregels Waarom Bij het aanmaken van boekingsdefinities en boekingsregels hebben de verschillende boekingsdefinities en boekingsregels vaak een vrijwel identieke inrichting. Het was echter nog niet mogelijk een bestaande boekingsdefinitie of boekingsregel te kopiëren. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Beheer > Boekingsgroep > Boekingsregels In het ingangsscherm met de lijst van boekingsdefinities en boekingsregels staat nu aan het einde van de regel ook een icoon waarmee u de betreffende definitie of regel kunt kopiëren. Klikt u op het icoon Kopiëren, dan opent het scherm met de gegevens van de betreffende boekingsdefinitie / boekingsregel. In het veld bovenin het scherm is u de naam van de nieuwe definitie of regel ingevuld. Dit is naam de gekopieerde definitie of regel met de toevoeging (copy). Deze naam kunt u zo nodig wijzigen. De andere gegevens in de diverse tabbladen zijn overgenomen van het origineel. U kunt deze gegevens aanpassen, met uitzondering van de Soort boekingsdefinitie. Uw actie Er is geen actie nodig. Automatische journalisering – selectie per overzichtdefinitie mogelijk Waarom Bij het toepassen van automatische journalisering was het alleen mogelijk alle overzichtdefinties met het Bestandsformaat pdf te laten genereren of geen enkele overzichtdefinitie. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Overzichtdefinitie Let op: hiervoor moet u aanloggen met een Journaleringsgebruikersgroep. Aan het tabblad Details is de optie Automatisch journaliseren toegevoegd. Plaats hier een vinkje, als u wilt dat deze overzichtdefinitie gebruikt wordt bij automatisch journaliseren. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd bij deze optie initieel aangevinkt voor alle overzichtdefinities waar bij Bestandsformaat voor pdf is gekozen.  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces  > Automatische journalisering Hiervoor kunt u aanloggen met een normale Payroll Business-gebruikersgroep. In dit scherm is het oude veld Overzicht(en) journaalposten vervangen door het veld Aanmaken overzicht(en) journaalposten. U kunt kiezen uit Ja of Nee, of u kunt dit veld leeg laten om op te schakelen naar een waarde op hoger niveau. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd dat in het nieuwe veld initieel de waarde Ja is ingevuld, als in het oude veld was gekozen voor Automatisch aanmaken (PDF-formaat). Let op: er is geconstateerd dat het uitzetten van de optie geen effect heeft. De overzichten waarvoor is aangegeven dat ze moeten worden gegenereerd bij automatische journalisering, worden altijd aangemaakt. Dit was voorheen ook het geval als u bij het oude veld Overzicht(en) journaalposten voor Geen had gekozen. Dit gaan we een volgende release oplossen, zodat er geen overzichten worden gemaakt als bij Aanmaken overzicht(en) journaalposten voor Nee is gekozen. Uw actie Er is geen actie nodig. Auto van de zaak - nieuwe velden Datum 1e toelating en Datum overname auto Waarom  Als de datum 1e toelating van een auto afwijkt van de datum 1e tenaamstelling, kunt u dit vanaf deze release apart vastleggen in het nieuwe veld Datum 1e toelating auto. Payroll Business gebruikt deze datum voor het bepalen van de duur dat een reductietarief toegepast mag worden voor auto's met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017. Is er geen datum 1e toelating ingevuld, dan bepaalt Payroll Business deze duur op basis van de datum 1e tenaamstelling auto, zoals u reeds gewend bent. Voortaan kunt u ook de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld. Dit veld is puur registratief en heeft geen invloed op de duur van het reductietarief.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Aan het medewerkerscherm Auto van de zaak zijn vanaf deze release de volgende velden toegevoegd: 1e datum toelating auto Hier kunt u de datum 1e toelating auto invullen, als deze afwijkt van de datum 1e tenaamstelling auto. Datum overname auto Hier kunt u eventueel de datum invullen waarop de auto van eigenaar is gewisseld, dit veld is uitsluitend bedoeld voor registratiedoeleinden.  Let op Voor de velden 1e datum toelating auto en 1e datum tenaamst auto geldt het volgende: Als voor een auto vanaf 1 januari 2017 beide datums zijn ingevuld en de 1e datum tenaamst auto wijkt af van de 1e datum toelating auto, dan wordt het bijtellingspercentage bepaald op basis van de 1e datum toelating auto.  Als u de 1e datum toelating auto én de 1e datum tenaamst auto niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Hierbij wordt geen rekening gehouden met 60 maanden looptijd.  Als u één van deze datums vastlegt, leidt Payroll Business het bijtellingspercentage -reductietarief of standaardtarief-  af van de categorie en deze datum. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot) in de grondslag vindt dan plaats. Uw actie U kunt de 1e datum toelating auto vastleggen, als deze afwijkt van de 1e datum tenaamst auto. Als u de (afwijkende) datum 1e datum toelating auto heeft ingevuld in het veld 1e datum tenaamst auto, dan kunt u ervoor kiezen om deze datum voortaan vast te leggen in de het veld Datum 1e toelating auto. De berekening van de duur van de kortingsperiode vindt dan plaats op basis van de datum 1e toelating auto. Wilt u dat de berekening van de duur van de kortingsperiode blijft plaatsvinden op basis van de datum die is ingevuld bij het veld 1e datum tenaamst auto, laat dan het veld 1e datum toelating auto leeg. Wilt u voor u zelf de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld, dan kunt u dit nu doen in het veld Datum overname auto. Het vastleggen van deze datum is alleen voor registratieve doeleinden en leidt niet tot een automatische berekening.  Arbeidsvoorwaardenclusters en risicogroep in profielgroepen Waarom Het was nog niet mogelijk om arbeidsvoorwaardenclusters of risicogroepen toe te voegen aan profielen waarmee u een profielgroep samenstelt. Het toepassen van deze gegevens in een profiel is wel wenselijk, omdat u deze gegevens moet invullen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker en deze gegevens meestal standaard waarden bevatten. Het kunnen opnemen van deze gegevens in profielen en dus in profielgroepen reduceert het handmatig vastleggen ervan en daarmee ook de foutgevoeligheid.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Aan de lijst met gegevenselementen van een profiel zijn de volgende elementen toegevoegd: Code element Naam element Soort element 101 Arbeidsvoorwaardencluster Normaal 297 Risicogroep Normaal 193 Bedrijf CAO Normaal Let op: als u voor het arbeidsvoorwaardencluster de bijbehorende waarde vastlegt, ziet u de naam van het arbeidsvoorwaardencluster en het bedrijf waarbinnen het gebruikt wordt. Kiest u een arbeidsvoorwaardencluster dat niet binnen het gebruikte bedrijf is gedefinieerd en u past het profiel toe, dan wordt dit arbeidsvoorwaardencluster niet ingevuld bij de medewerker.  U kunt een maximum van 10 profielen toepassen binnen een profielgroep.  Uw actie Omdat profielgroepen zijn vastgelegd op klantniveau en arbeidsvoorwaardenclusters, risicogroepen en bedrijf CAO worden ingericht op bedrijfsniveau, adviseren wij u aan de naam van het profiel waarin u een van deze elementen opneemt, de naam van het bedrijf toe te voegen waarvoor het arbeidsvoorwaardencluster geldt. Hierdoor borgt u dat het gehele profiel met het arbeidsvoorwaardencluster, risicogroep of de bedrijf CAO binnen het juiste bedrijf wordt toegepast.  Opgeloste meldingen Proforma, berekening Loonheffing (change 1310072) Beheer > Salarisberekening > Proforma Als u via Proforma en een bruto-netto berekening uitvoerde met de looncomponent Levensloop eenmalig, dan was de berekening van de Loonheffing niet altijd juist.. Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release bij de looncomponent Levensloop eenmalig een juist bedrag aan Loonheffing wordt berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Adresgegevens Medewerker mailmerge velden (change 1332353) Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker In het scherm Adresgegevens Medewerker staan linksonder enkele afgeleide velden die u niet zelf kunt muteren, maar die het systeem bepaalt op basis van de gegevens die u vastlegt bij de adresgegevens. Voor de volgende velden was de lengte te kort, waardoor de inhoud soms niet correct was en zelfs niet meer aangepast kon worden. Straat / Huisnummer (mailmerge) Postcode / Woonplaats (mailmerge) Oplossing De lengte van de velden Straat / Huisnummer (mailmerge) en Postcode / Woonplaats (mailmerge) is nu aangepast naar 100 posities. Let op: het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) wordt samengesteld uit de Straat+Huisnummer+Huisnummertoevoeging+Locatieomschrijving van het postadres of medewerkeradres. Omdat deze velden gezamenlijk maximaal uit 102 posities kunnen bestaan, kan dit betekenen dat in het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) de twee laatste karakters van de Locatieomschrijving niet worden opgeslagen. Uw actie Als voor een medewerker de genoemde mailmerge velden niet correct zijn vastgelegd, kunt u dit nu corrigeren. U doet dit door een van de adresvelden van het postadres of medewerkeradres te wijzigen. Wijzig bijvoorbeeld iets in het Huisnummer (Postadres) of de Postcode (postadres). Sla deze wijziging(en) op, muteer vervolgens weer terug naar de juiste waarde en sla dit weer op. De waarde in het afgeleide veld wordt dan correct weergegeven als u na korte tijd de gegevens opnieuw ophaalt. Geen PAWW-premie bij sommige medewerkers (change 1302727) Waarom Als in het scherm Loonheffingen bij het veld Studenten / Scholierenregeling de waarde Ja was ingevuld, werd er voor de betreffende medewerkers geen PAWW-premie berekend. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Payroll Business berekent ook PAWW-premie voor medewerkers bij wie Studenten / Scholierenregeling  op Ja staat.  Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW-premie ten onrechte berekend over spaarbedrag levensloop (change 1303458) Waarom Er werd PAWW-premie berekend over het spaarbedrag levensloop. Omdat dit ingehouden spaarbedrag deel uit maakt van kolom 7 (Aftrekposten) en niet van kolom 3 (Loon in geld) van de loonstaat was dit bedrag onterecht opgenomen in de berekening van de PAWW-premie. Hoe Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Er wordt geen PAWW-premie meer berekend over het spaarbedrag levensloop. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaats van de PAWW-premie. PAWW-premie ten onrechte niet berekend over opname levensloop (change 1310054) Waarom De PAWW-premie werd niet berekend over de levensloopopname. Omdat de levensloopopname onderdeel is van kolom 3 van de loonstaat, moet er wel premieberekening PAWW plaatsvinden. Hoe In deze release is dit met ingang van 1-1-2019 opgelost en vindt er wel premieberekening voor de PAWW plaats over de levensloopopname. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaat van de PAWW-premie. Medewerkeridentificatie loonaangifte niet meer te achterhalen (change 1389974) Waarom Bij het  terugkoppelen van fouten, vermeldt de Belastingdienst via een technisch nummer welke medewerkers het betreft. In het zoekscherm van het rapport Controleoverzicht loonaangifte kon u voorheen dit nummer opzoeken. Sinds de vorige release was dit niet meer mogelijk. In de releasenotes van mei is dit toegelicht in het onderwerp Personeelsnummer en nummer inkomstenverhouding in de loonaangifte. Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte Aan het Controleoverzicht loonaangifte is de kolom Werknemer-ID toegevoegd.  Uw actie Als u het technische nummer wilt achterhalen dat de Belastingdienst vermeldt, bij het terugkoppelen van fouten in de loonaangifte van een medewerker, vraag dan het Controleoverzicht loonaangifte op van de betreffende periode. In het excel- of pdf-bestand kunt u vervolgens zoeken naar het betreffende nummer (ctrl+F) en ziet u om welke medewerker het gaat.  Controleoverzicht loonaangifte - Afdrachtvermindering en Eindheffing gebruik bestelauto (change 1155034) Waarom In het Controleoverzicht loonaangifte was bij Details de kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk opgenomen als laatste kolom. Omdat het bedrag voor deze afdrachtvermindering  geen medewerkergegeven is, maar een collectief gegeven was de waarde altijd 0,00. Daarom is het niet zinvol deze kolom te handhaven. Als u de loonaangifte automatisch wilt verzenden, kunt u het bedrag Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk vastleggen op bedrijfsniveau. Dit geldt overigens ook voor het bedrag Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.  Beide bedragen waren echter in het Controleoverzicht loonaangifte niet opgenomen in het Overzicht met elementen (1e blad pdf / 1e tabblad excel). Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte In het Controleoverzicht loonaangifte is bij Details is de laatste kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk verwijderd. Aan het Overzicht (1e blad pdf / 1e tabblad excel) met elementen zijn per bedrijf de volgende bedragen toegevoegd: Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto Als u bij Selecteren collectieve aangiftegegevens kiest voor Ja in het scherm Interfaces - Loonaangifte, worden beide bedragen voortaan opgenomen in het Controleoverzicht Loonaangifte, ze worden in dat geval namelijk ook doorgegeven aan de loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 5/24/2019

12-05-2021 Verbeterde filter in overzicht Workflowdefinitie (change 498602) In Beheer/Workflowdefinitie, komen in de kolommen Actief, Afgerond en Autorisaties de filterresultaten nu exact overeen met de ingevulde waarde. 07-05-2021 Fouten bij het ...

  In deze versie... Aangepast in versie 2 Onder Mededelingen hebben we het onderwerp Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak toegevoegd. Mededelingen Online release sessies  Waarom  Klanten hebben ons via feedback gevraagd om naast de Release notes een online release sessie te realiseren, waarin wij de aanpassingen van de betreffende release nader toelichten. Wij geven hieraan graag gehoor. Hoe Vanaf de release van maart starten we als pilot in de week na de release een kennissessie van één uur, waarin we de belangrijkste zaken uit de release nader toelichten. Tijdens de sessie besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de Release notes en de Acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld te verduidelijken. De eerste release sessie zal plaats vinden op dinsdag 2 maart om 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community.  Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Naar aanleiding van een aantal meldingen over de auto van de zaak en het ontbreken van de 1e datum tenaamst auto hebben we hieronder nogmaals de tekst hierover opgenomen, die we indertijd in de Release notes Payroll Business 2019-02 hierover hebben gepubliceerd.  Als je wilt dat Payroll Business het bijtellingspercentage (reductietarief of standaardtarief) afleidt van de categorie en de datum eerste tenaamstelling, moet je voor de betreffende medewerkers in het veld 1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vastleggen. Als je de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  De datum eerste toelating wordt nog niet ondersteund. Deze datum wijkt alleen af van de datum eerste tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vul dan handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of vul de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsverslag Externe mutaties verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties verbeterd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken Externe mutaties Na het importeren van de externe mutaties komt het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties net als voorheen automatisch in Mijn rapporten te staan. De extensie van het rapport is veranderd van xls naar xlsx, zodat het rapport beter leesbaar is. Dit houdt in dat de kolommen niet meer zijn samengevoegd en dat het rapport nu is onderverdeeld in de volgende tabbladen: Parameters Validatie import Validatie mutaties Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Levensmiddelen, Grootwinkelbedrijven - 4-wekenverloning - Berekening variabel pensioen vanaf Waarom Bij het pensioenfonds voor Levensmiddelen wordt iemand deelnemer per de eerste van de maand. Als een deelnemer de eindleeftijd bereikt, betaalt hij of zij ook premie op de eerste van de maand waarin het bereiken van de eindleeftijd plaatsvindt. Voor de variabele pensioenregelingen kon je het begin van de deelname regelen door in de referentietabel bij 03 Toetsmoment deelname te kiezen voor optie 2 (= Einde maand). Als je voor dit toetsmoment had gekozen en in het scherm Interfaces > Loonaangifte bij het veld Pensioenaangifte PA formaat de waarde Ja was ingevuld, werd er pensioenpremie berekend per het begin van de maand. Dit ging echter niet goed als ook de eindleeftijd moest worden bepaald en er was sprake van 4-wekenverloning. Daarom hebben we de referentietabellen voor variabele pensioenen aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Vanaf deze release hebben we met ingang van 1-1-2021 de volgende referentietabellen aangepast: Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) Om de pensioenberekening op de juiste datum te laten aanvangen en beëindigen hebben we in deze tabellen de volgende velden aangepast: Aan het veld 03 Toets begin deelname is de optie 6 Eerste dag vd maand toegevoegd. Aan het veld 17 Toets einde deelname is de optie 6 Eerste dag vd mnd toegevoegd. Voor toetsmoment 2 in het veld 03 Toets begin deelname is er geen koppeling meer met het veld Pensioenaangifte PA formaat in het scherm Interfaces > Loonaangifte. Hierdoor vindt het berekenen van de pensioenpremie niet meer plaats vanaf de eerste van de maand maar vanaf het begin van de verloningsperiode. Actie Als je de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) gebruikt en bij de velden 03 Toets begin deelname en 17 Toets einde deelname hebt gekozen voor toetsmoment 2 terwijl in het scherm Interfaces > Loonaangifte het veld Pensioenaangifte PA formaat de waarde Ja heeft, dan moet je dit per 1-1-2021 wijzigen in toetsmoment 6. Gebruik je de regeling Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel), dan past CAO-services dit voor de betreffende CAO aan en laat dit via de gebruikelijke kanalen weten. Veld geslacht uitgebreid met waarden 0 en 9 (2265398) Waarom Het veld geslacht voldeed niet aan de wettelijke waardenlijst. Volgens deze wettelijke lijst moet het ook mogelijk zijn om naast de waarden 1 (man) en 2 (vrouw) ook te kunnen kiezen uit de waarden 0 (onbekend) of 9 (niet gespecificeerd). In het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst wordt uitgelegd wanneer je de waarden 0 en 9 mag gebruiken. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2021 aan de waardenlijst van het veld Geslacht de waarden 0 (onbekend) en 9 (niet gespecificeerd) toegevoegd, zodat je nu kunt kiezen uit vier mogelijkheden.  Daarnaast is er de mogelijkheid hiervan af te wijken en alleen de keuzes 1 (man) en 2 (vrouw) te blijven gebruiken. In dat geval kun je de twee nieuwe waarden uit de waardenlijst verwijderen. Nieuw foutsignaal Ook is er een nieuw foutsignaal aangemaakt dat in het Signaleringsverslag staat als je in het veld Geslacht een andere waarde opgeeft dan is toegestaan: 0202 - Code geslacht ongelijk aan 0, 1, 2 of 9. Actie Als je de twee nieuwe waarden voor het veld Geslacht niet wilt gebruiken, verwijder deze dan uit de waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst. Als het nieuwe foutsignaal in het Signaleringsverslag staat, pas de waarde in het veld Geslacht dan aan. Doe je dit niet, dan wordt dit afgekeurd in de loonaangifte. Uitruil reiskostenvergoeding nu ook mogelijk tegen bijzonder tarief (2041777) Waarom In 2020 is het mogelijk gemaakt om in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten het uitruilen van de reiskostenvergoeding te laten plaatsvinden in een specifieke periode tegen het normale belastingtarief. Het was nog niet mogelijk de uitruil te laten plaatsvinden tegen bijzonder tarief. Hoe Instellingen > Berekening >  Arbeidsvoorwaardengegevens > Reiskosten Aan het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten is het volgende veld toegevoegd: Fiscale ruimte uitruilen tegen bijzonder tarief Als je voor het uitruilen van de reiskosten een specifieke periode hebt opgegeven en je wilt dat het uitruilen plaatsvindt tegen bijzonder tarief, kun je dit veld op Ja zetten.   Standaard is dit veld leeg. Actie Omdat het nieuwe veld standaard leeg is, blijft de berekeningsmethodiek hetzelfde. Zet het veld alleen op Ja, als je gebruik maakt van een fiscale uitruil waarbij je een specifieke periode hebt opgegeven en je wilt dat de uitruil plaatsvindt tegen bijzonder tarief. Opgeloste meldingen Bepaalde berekeningsmethodes Reiskosten hielden geen rekening met maximering kilometers (765639) Melding Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Bij Berekeningsmethode 10 of 11 voor het berekenen van reiskosten, hield Payroll Business geen rekening met het maximum aantal te vergoeden kilometers.  Oplossing  Dit is aangepast, zodat Payroll Business vanaf deze release met ingang van 1-1-2021 ook bij Berekeningsmethode 10 en 11 rekening houdt met het maximum aantal te vergoeden kilometers, als deze bij de medewerker zijn ingevuld. Actie Er is geen actie nodig. Als je voor het vergoeden van reiskosten berekeningsmethode 10 en11 gebruikt en het maximum aantal te vergoeden kilometers is ingevuld, dan gaat de berekening nu goed.  Externe mutaties - inlezen dagelement afwijkende reisdagen met waarde nul (2351961) Melding Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Bij het inlezen van Afwijkende reisdagen als dagelement met een waarde 0 via Externe mutaties, werd bij het importeren hiervan de waarde 0 niet opgeslagen in het veld Afwijkende reisdagen van het arbeidsvoorwaardenscherm Reiskosten. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat Payroll Business nu ook de Afwijkende reisdagen met een waarde 0 op de juiste manier importeert en opslaat.  Actie Er is geen actie nodig.  Medewerkers uit dienst hadden ten onrechte berekening voor Normuren per week (1616995)  Melding Bij medewerkers die uit dienst zijn gegaan, berekende Payroll Business soms ten onrechte nog de Normuren per week. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat Payroll Business bij medewerkers die u nu uit dienst meldt niet meer ten onrechte de Normuren per week berekent.  Actie Er is geen actie nodig. Grondslag levensloop aanpassen werkte niet (2405439) Melding  Bij het berekenen van de levensloop was het niet mogelijk rekening te houden met het verlagen van de grondslag door verlof en/of ziekte. Doordat deze verlaging niet juist plaatsvond, was ook de berekening onjuist. Het was niet mogelijk de sublooncomponenten deel te laten uitmaken van de berekening. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf de februari release zijn de volgende nieuwe grondslagen in Payroll Business opgenomen waarin je de sublooncomponenten van onder andere het verlof kan toevoegen:  Levensloop bijdrage - verlaging sublooncomponenten Levensloop sparen -  verlaging sublooncomponenten Actie Als je bij het berekenen van de levensloopbijdrage of levensloopsparen wilt dat Payroll Business rekening houdt met de verlaging via sublooncomponenten, dan kun je deze met ingang van 01-01-2021 opnemen in de nieuwe grondslagen. Aantal direct uitbetaalde vakantieuren ten onrechte berekend (2405363) Melding  Als er gedurende het jaar bij een medewerker gewisseld werd van de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel) naar één van de arbeidsvoorwaarden Salaris (vast) of Salaris Salarisschaal, bleef Payroll Business ten onrechte vakantieuren berekenen die werden opgeteld bij de verloonde uren die via de Loonaangifte aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Deze berekening bleven plaatsvinden tot het einde van het jaar of tot het einde van het dienstverband. Het onterecht berekenen van de vakantieuren vond plaats als in de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel) bij het veld Gebruik maken van direct uitbetalen vakantieuren voor Ja was gekozen. Oplossing Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2021, zodat er niet meer ten onrechte teveel verloonde uren via de Loonaangifte aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Actie Voor de loonaangiftes vanaf 2021 is geen actie nodig. Als er in jouw organisatie in 2020 vanwege dit probleem teveel verloonde uren via de loonaangifte aan de Belastingdienst zijn doorgegeven, neem dan contact op met de Service Desk om te overleggen hoe je dit het beste kunt oplossen. Dit hangt af van de manier waarop Payroll Business is ingericht. Aanvullend geboorteverlof - dagelement voor registreren verlofuren ontbrak (2377768) Melding Binnen de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof kent iedere verlofsoort naast een periode-element, ook een dagelement waarop je uren kunt registreren. Voor de onlangs geïntroduceerde verlofsoort Aanvullend geboorteverlof was er echter nog geen dag-element beschikbaar.   Oplossing  Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (dagvergoedingen) Vanaf de release van februari is er voor Aanvullend Geboorteverlof het volgende dagelement beschikbaar: Aanvullend geboorteverlof uren (dag) - Tellen Verlof uren Actie Vanaf deze release kunt je het hierboven genoemde dagelement gebruiken voor het registeren van aanvullend geboorteverlof.  Waardenlijst - gegevenselement verdween na wijzigen peildatum (2393841)  Melding Vanaf release 2021-01 kun je de waardelijsten onderhouden in meerdere talen, bijvoorbeeld voor het weergeven op de loonstrook van de namen van afdelingen of functies in meerdere talen. Als je echter de peildatum veranderde, moest je het betreffende gegevenselement opnieuw selecteren. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Waardelijsten Payroll Business is aangepast, zodat bij verandering van de peildatum een eerder gekozen gegevenselement actief blijft, zodat je het niet opnieuw hoeft te selecteren. Ook de eerder gekozen taal blijft actief. Actie Er is geen actie nodig. Collectieve loonstaat - onjuist bij gebruik optie Groeperen (2404455) Melding Als je bij het opvragen van de Collectieve loonstaat de optie Groeperen op gebruikte, gingen het volgende niet goed: Als het overzicht voor het voorgaande jaar werd opgevraagd, werden er geen gegevens getoond. Als het overzicht voor het huidige jaar werd opgevraagd, werd kolom 18 niet getoond.  Oplossing Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat Dit is aangepast, zodat bovenstaande fouten niet meer voorkomen. Actie Er is geen actie nodig. Selecteren arbeidsvoorwaarden Grafische Bedrijfsfondsen niet mogelijk bij CAO 3798 (24444785) Melding Voor CAO 3798 Uitgeverijbedrijf was het niet mogelijk om de arbeidsvoorwaarden Grafische bedrijfsfondsen in te richten. Deze waren nog niet beschikbaar gesteld voor deze CAO. Oplossing De oplossing hiervoor hebben we uitgeleverd op maandag 11 januari 2021, zodat het vanaf die datum mogelijk is de arbeidsvoorwaarden Grafische bedrijfsfondsen ook bij CAO 3798 te selecteren.  Actie Er is geen actie nodig. De arbeidsvoorwaarden worden automatisch aan de CAO toegevoegd. Payrollelement Loonstaat (3) - loon in geld foutief vastgesteld bij transitievergoeding in combinatie met PAWW (2446409) Melding Als je voor het uitbetalen van de transitievergoeding een medewerker opnieuw hebt vastgelegd en je over die transitievergoeding PAWW liet berekenen, werd het payrollelement Loonstaat (3) - loon in geld foutief vastgesteld voor de loonstaat. De berekende PAWW-premie werd dan ten onrechte opgeteld bij de waarde van dit payrollelement. Het berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding was wel juist.   Oplossing Dit is vanaf deze release hersteld met ingang van het afrekenjaar 2021 Actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) - diverse verbeteringen Melding Het nieuwe rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) had nog enkele kinderziektes, deze zijn opgelost. Oplossing Verbeteringen in het werken met definities Bij de elementen die je in de definitie hebt opgenomen, worden voortaan ook de geldigheidsduur en rekeneigenschap vermeld, voor zover van toepassing. Het was mogelijk om één element meerdere keren in een definitie op te nemen. Het rapport werkte dan vervolgens niet meer. Voortaan krijg je een foutmelding als je dit (per ongeluk) probeert.  De peildatum die je gebruikte, werd ten onrechte opgeslagen in de definitie. Daardoor kon het gebeuren dat, als je de definitie een paar maanden later gebruikte, het rapport met een andere peildatum werd uitgevoerd dan je dacht. Dit is opgelost, Het kiezen van een definitie beïnvloedt nu niet meer de peildatum. De default peildatum wordt bepaald door de plek in de verloningscyclus, deze kun je vervolgens aanpassen als je over een ander tijdvak wilt rapporteren. Verbeteringen van het rapport zelf Als je sublooncomponenten opvroeg, dit zijn meestal kortingen op het salaris, werkte het rapport niet meer. Dit is opgelost. Als je een nieuwe definitie voor het eerst uitvoerde, stond in het rapport toch de standaard titel Ad hoc rapportage. Dit is opgelost, vanaf de eerste keer dat je de definitie uitvoert, zie je nu meteen de juiste titel. Als een medewerker in het scherm Dienstverband was gekoppeld aan een werkpatroon dat alleen voor die medewerker was aangemaakt via de knop Medewerker werkpatronen, was in het rapport alleen een technisch nummer te zien, in plaats van de omschrijving van het werkpatroon (change 2406935). Dit is opgelost. Actie Bij reeds bestaande definities worden - indien aanwezig - dubbele elementen automatisch verwijderd. Mocht je last hebben gehad van dit probleem, dan hoef je dus niets te doen. Wet- en regelgeving Signalering L1704 - Soort ink fout als loon uit overwerk niet 0 Melding In de januari release hebben we de volgende melding in Payroll Business opgenomen: L1704 Richting de Belastingdienst mag alleen Overwerk doorgegeven worden als Soort inkomen gelijk is aan 11, 13, 15 of 17. Door een fout in Payroll business, werd dit signaal echter niet aangemaakt in het Signaleringsverslag.  Oplossing Dit is opgelost, zodat deze foutmelding vanaf deze release met terugwerkende kracht vanaf de salarisverwerking van periode 1 in het Signaleringsverslag komt te staan. Hierbij geven we ook door wat er is ingericht. Dus als er onterecht overwerk is ingericht, geven we dit nu door in plaats van het weg te halen.  Actie Als deze melding in het Signaleringsverslag verschijnt, is er ten onrechte overwerk vastgelegd voor de betreffende persoon en is het nodig dit te herstellen. Publishing Date : 1/28/2021

Mededelingen  Minimumlonen per 1 juli 2019 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2019, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Ook zijn voor een aantal CAO’s wijzigingen op basis van het minimumloon doorgevoerd in de salarisschalen per 01-07-2019. U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Salarisschaal met als doelgroep de CAO. Voor het berekenen van de Minimum vakantietoeslag zijn voor bepaalde CAO's per 01-07-2019 de percentages in de referentietabel Leeftijd percentages gewijzigd, conform de percentages die met ingang van die datum per leeftijd gelden voor het minimum(jeugd)loon. U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Leeftijd percentages met als doelgroep de CAO.  Maximum dagloon ziektewet per 1 juli 2019 Na de publicatie van de nieuwe bedragen voor de daglonen per 01-07-2019, hebben wij deze wijziging doorgevoerd in Payroll Business.  Gebruikerservaring verbeterd Zoals aangekondig in de release notes van juni, werken hard aan het verbeteren van de gebruikerservaring  van HR Core Business en Payroll Business, zoals het verbeteren van de look en feel. Na het inloggen ziet u vanaf deze release de volgende wijzigingen: De functie Zoek in het menu staat nu meer prominent bovenaan in het menu.  De iconen hebben een update gekregen. Er zijn nieuwe nuances aangebracht in de kleurstelling binnen de schermen. Dit geeft een prettiger beeldschermcontrast als u langere tijd achter elkaar in de applicatie werkt. Nieuw  Werknemersverzekering WIA - premie op basis van maanden voor AOW-leeftijd Waarom  Voor een werknemersverzekering WIA waarbij het premiepercentage wordt vastgesteld op basis van de maanden voorafgaand aan de AOW-leeftijd, moest u het premiepercentage handmatig aanpassen. Zo gelden bijvoorbeeld bij de CAO Kleinmetaal de volgende aanpassingen: Tot 62 maanden voor de AOW-leeftijd is er sprake een percentage van 0,828% Daarna tot 24 maanden voor de AOW-leeftijd wordt het percentage verlaagd naar 0,06% Vanaf deze release is dit geautomatiseerd, zodat fouten in de berekening door het niet tijdig aanpassen van de premiepercentages tot het verleden behoren. Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > WIA hiaat Aan het arbeidsvoorwaardenscherm WIA hiaat is het veld Berekeningsmethode (WIA hiaat) toegevoegd met de opties: in maanden voor AOW leeftijd Standaard (leeftijd in jaren) Kiest u voor In maanden voor AOW leeftijd, dan gebruikt Payroll Business als basis voor de berekening de referentietabel Pensioen/fondsen maanden voor AOW.  U kunt dit vastleggen per 01-01-2019.  Omdat er halverwege de periode zal worden gepeild, wordt ook voor 4-weken verloningen de eerste periode volledig verrekend.    Uw actie  Wilt u de de berekenmethode premie op basis van maanden voor AOW-leeftijd gaan gebruiken, selecteer deze dan in de arbeidsvoorwaarde WIA hiaat. Gebruikt u een eigen regeling, zorg er dan voor dat de bijbehorende referentietabel Pensioenen/fondsen maanden voor AOW (eigen rgl) is ingevuld.  Nieuwe berekeningsmethode bij Reiskosten Waarom  Voor het laten berekenen van reiskostenvergoeding op basis van een staffeltabel, moest u voorheen veel handmatige berekeningen uitvoeren. Daarom is het mogelijk gemaakt de vergoedingen vast te leggen per staffel en daarna de reiskosten te laten berekenen op basis van de kilometers enkele reis woon-werk. Hierdoor is het gebruik van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten eenvoudiger en efficiënter evenals uw reiskostenadministratie.   Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Aan het veld Berekeningsmethode in het scherm Reiskosten is methode 11 Dagen bepaling fiscus / reisdagen per week / Tabel staffel toegevoegd: Dag.Bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel Aan de functie Referentietabellen beheer is aan de lijst bij Referentietabel de nieuwe tabel Reiskosten woonwerk staffel toegevoegd. De nieuwe berekeningsmethode 11 gebruikt deze referentietabel om de vaste vergoeding en kilometervergoeding voor de stap te bepalen en deze daarna toe te passen. Meer informatie hierover vindt u in de online help. U kunt de nieuwe berekeningsmethode gebruiken vanaf 1 januari 2019. Uw actie Als u de nieuwe berekeningsmethode wilt toepassen moet u de tabel Reiskosten woonwerk staffel via het scherm Referentietabellen beheer inrichten en bij uw bedrijf (of medewerkers) deze berekeningsmethode selecteren. Voor het toepassen van deze methode zijn (minimaal) de volgende velden nodig: berekeningsmethode (11 - Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel ) Fiscale reisdagen (jaar) Vaste reisdagen per week Kilometers enkele reis Gewijzigd en verbeterd  Naam veld Soort contract gewijzigd in Contract onbep. / bep. tijd Waarom In het scherm Arbeidscontract kunt bij Soort contract aangeven of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, of dat dit niet van toepassing is. In de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen heet deze rubriek Code contract onbepaalde/bepaalde tijd. Zoals wij hebben aangekondigd in de release notes van juni, gaan we dezelfde naamgeving hanteren Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Vanaf deze release is de naam van het veld aangepast aan de specificaties van de Belastingdienst: Contract onbep. / bep. tijd. Deze naamswijziging heeft geen invloed op de berekening of manier van vastleggen. Uw actie Pas zo nodig uw werkinstructies aan. Overzichten Personeelsmanagement Waarom Voor deze rapporten wordt nu de nieuwste technologie toegepast. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht indiensttredingen Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht jubilea Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verjaardagen In het scherm waarmee u de overzichten opvraagt, is de default keuze voor Opslaan als aangepast naar Pdf. De rapporten zien er nu volgens onze huidige standaard uit. Het verschil is vooral zichtbaar als u hebt gekozen voor het formaat Excel; In het excelbestand staan de rapportparameters nu in een apart tabblad. In het rapport Overzicht jubilea wordt de waarde voor het jubileum nu als eerste kolom in het rapport getoond, in plaatst van als laatste kolom. In het rapport Overzicht verjaardagen wordt nu de naam van de maand als eerste kolom in het rapport getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. Uren uitsluiten voor premieberekening Pensioenfonds landbouw Waarom Bij de variabelen pensioenen is er een aparte optie om de premies voor de pensioenfonds voor de landbouw te berekenen. Hiervoor kunt u in de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) bij de velden 11 Soort dagen en 12 Franchise-factor kiezen voor de waarde 7 gewogen dagen. De pensioenberekening vindt dan plaats op basis van de werkelijke uren in de periode. Het was echter niet mogelijk om hier eventuele uren uit te sluiten. Hoe Vanaf deze release is het met ingang van 1-1-2019 mogelijk uren uit te sluiten voor de berekening van het pensioen, door deze uren te muteren in de grondslag Correctie franchise-uren (pens. srt.) var grsl.  Voor de doorgifte van de uren naar het pensioenfonds wordt rekening gehouden met de uren in de grondslag Correctie franchise-uren (Pens.) var grsl. Uw actie Als u voor de pensioenberekening van het Pensioenfonds landbouw bepaalde uren wilt uitsluiten, kunt u dit vanaf 1-1-2019 inrichten via de grondslag Correctie franchise-uren (pens. srt.) var grsl. Indicatie geslacht wordt uitgebreid in een volgende release Waarom In de uitgave van januari 2019 van de gegevensspecificatie voor de Loonaangifte, zijn de mogelijke waarden voor het veld Geslacht uitgebreid, zodat het mogelijk is personen die zich niet willen uitspreken voor man of vrouw, correct te registreren.  Hoe Medewerker > Instroom > Aanmaken medewerker (Stap 1) Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Medewerker > Medewerker Medewerker > Medewerker > Partnergegevens Om te voldoen aan de nieuwe specificaties voor de Loonaangifte bevat de referentietabel die hoort bij de velden Geslacht en Geslacht partner vanaf een volgende release de volgende waarden: Code Geslacht Omschrijving 0 Onbekend 1 Man 2 Vrouw 9 Niet gespecificeerd Let op: deze code's worden doorgegeven aan de Loonaangifte en de Uniforme Pensioenaangifte (UPA). Deze waarden zijn ook beschikbaar in andere gekoppelde/ontvangende systemen, zoals HR Self Service en Management Informatie. Aanhef De inhoud van het veld Aanhef wordt automatisch gegenereerd op basis van de velden Geslacht en Naam medewerker. Vanaf een volgende release wordt dit veld daarom als volgt samengesteld: Geslacht Naam medewerker Aanhef Samengestelde naam Onbekend Jansen <Leeg> Jansen Man Jansen De heer De heer Jansen Vrouw Jansen Mevrouw  Mevrouw Jansen Niet gespecificeerd Jansen <Leeg> Jansen Uw actie Als u via interfaces gegevens uit Payroll Business in uw eigen systemen importeert waarin de velden Geslacht of Aanhef zijn opgenomen, controleer dan of uw systemen de nieuwe waardes correct kunnen ontvangen en pas zo nodig uw importproces hierop aan.   Toepassing arbeidsvoorwaardencluster in profiel Waarom Als u binnen een profiel een arbeidsvoorwaardencluster had geselecteerd, werd dit cluster automatisch toegepast bij het toekennen van een profiel. Hierdoor werd iedere keer dat het profiel werd toegepast, het bestaande arbeidsvoorwaardencluster overschreven. Omdat dit niet altijd wenselijk is, wordt vanaf deze release het arbeidsvoorwaardencluster uit het profiel niet meer automatisch toegepast, maar als voorgestelde waarde getoond. Hoe Medewerker > Instroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Als een arbeidsvoorwaardencluster aan een profiel is toegevoegd en u past dit profiel toe via de wizard Aanmaken medewerker of via snelinvoer, dan wordt het arbeidsvoorwaardencluster als voorgestelde waarde getoond. U kunt het betreffende arbeidsvoorwaardencluster daadwerkelijk toepassen, door op de knop Arbeidsvoorwaardencluster toepassen te klikken.  Uw actie Er is geen actie nodig. Trede-ophoging op basis van dienstjaren Waarom Voor bepaalde sectoren is het loongebouw opgebouwd uit loonschalen en bijbehorende tredes op basis van dienstjaren nadat eerst schaaltredes op basis van leeftijd zijn toegepast. Daarom is het nu mogelijk gemaakt de schaaltredes automatisch te laten verhogen op basis van dienstjaren. Hierbij kunt u er voor kiezen het peilmoment op basis van de datum in dienst te laten plaatsvinden aan het begin of aan het eind van de periode.  Hoe Instellingingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Salaris (Salarisschaal)  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Salaris (Variabel Bruto) Gebruikt u de arbeidsvoorwaardenvarianten Salaris - Salarisschaal en/of Salaris - variabel bruto, dan kunt u vanaf deze release de trede automatisch laten ophogen bij het bereiken van een nieuw dienstjaar. Het ophogen van de trede vindt plaats: of in de periode van indienst organisatie als de medewerker een extra dienstjaar heeft bereikt of in de periode van indienst als de medewerker een extra dienstjaar heeft bereikt en de Datum indienst organisatie niet is ingevuld. of in de periode van verjaring als de medewerker voor het bereiken van de ingestelde leeftijd vanaf in dienst is gekomen en inmiddels die leeftijd heeft bereikt. voor alle gevallen geldt: er moet een volgende trede aanwezig zijn in de referentietabel Salarisschalen voor de schaal, categorie en periodiciteit. als een afwijkend salaris (of afwijkend salaris uurloon) is ingevoerd, vindt er geen trede-ophoging plaats. Deze wijziging is actief per 1-1-2019. Meer informatie vindt u in de online help. Uw actie De standaardinstelling voor deze functionaliteit is dat deze niet wordt uitgevoerd; Als u de schaaltrede op basis van leeftijd of anciënniteit wilt (laten) toepassen, legt u dit vast in de arbeidsvoorwaarde op bedrijfsniveau. Hier geeft u ook het peilmoment op.  Veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig van scherm verwijderd Waarom Het veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig wordt niet meer doorgegeven naar de Loonaangifte en heeft ook geen invloed op het berekenen van de loonheffing. Omdat dit veld geen functie meer heeft, is het uit de programmatuur verwijderd.  Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Het veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig hebben we van het scherm Loonheffingen verwijderd per 01-01-2019. Uw actie Als u dit veld (technisch nummer is 10513926) in een Self Service-formulier gebruikt, moet u het ook hier verwijderen. PAWW in grondslag variabele pensioenen Waarom Sinds 2018 kunt u in Payroll Business de PAWW-premie laten berekenen. Klanten hebben de wens geuit dat de inhouding van de PAWW de grondslag van variabele pensioenen moet verlagen. De inhouding van de PAWW-premie werd tot nu toe alleen meegenomen bij het berekenen van de variabele pensioenen WIA hiaat en WIA hiaat extra. Vanaf deze release gaat dit ook gelden voor de overige acht variabele pensioenen. Hoe Instellingen > Berekening > Stichting PAWW Aan het scherm Stichting PAWW is is vanaf 01-01-2019 het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen toegevoegd. Hiermee kunt u vastleggen (Ja/Nee) of de PAWW wel of niet moet worden meegenomen voor de grondslag van variabele pensioenen. Als standaardwaarde is hier op het niveau Nederland de waarde Nee ingevuld. Let op: in release 2019-07 hebben wij alvast dit veld aan het scherm Stichting PAWW toegevoegd. Het aanpassen van de rekenregels gaan we in een volgende release opleveren. Uw actie Als u wilt dat de inhouding van de PAWW de grondslag van variabele pensioenen verlaagt dan kun u bij het nieuwe veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen kiezen voor Ja. De vroegst mogelijke ingangsdatum hiervoor is 01-01-2019.  Let op: als u nu al zowel de premie WIA hiaat of WIA hiaat extra als de premie PAWW laat berekenen en u wilt deze berekening ongewijzigd houden, dan  moet u bij het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen de waarde Ja invullen.  met ingang van 01-01-2019. Dit houdt in dat voor eventuele andere pensioenberekeningen de grondslag ook wordt verlaagd met de inhouding PAWW, zodra de rekenregels hiervoor zijn aangepast.  Journalisering - nieuw Exportrubriek kopiëren Waarom Bij het aanmaken van een exportregel komt het vaak voor dat bepaalde exportrubrieken vrijwel dezelfde inrichting hebben. Daarom is het vanaf deze release mogelijk een bestaande exportrubriek te kopiëren. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Exportrubriek In het ingangsscherm met de lijst van exportrubrieken van een bepaalde exportregel is aan het einde van de regel het icoon Kopiëren toegevoegd. Als u hierop klikt, opent u een scherm met de gegevens van de betreffende exportrubriek. In het veld Omschrijving rubriek is aan de oorspronkelijke omschrijving van de gekopieerde rubriek de tekst (copy) toegevoegd. Deze omschrijving kunt u zo nodig wijzigen. De andere gegevens in de beide tabbladen zijn overgenomen van de gekopieerde rubriek en kunt u waar nodig aanpassen. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Pensioenfonds PGB meldt verschil tussen contracturen en verloonde uren periode (change 1526663) Waarom Voor het pensioenfonds PGB werden de contracturen per week zonder decimalen doorgegeven in het UPA-bestand. Dit was echter niet correct en werd door het betreffende pensioenfonds gemeld.  Hoe Met ingang 1-1-2019 worden nu de werkelijke contracturen per week inclusief decimalen vastgelegd in het payrollelement Contracturen per week (UPA) en doorgegeven in het UPA-bestand. Uw actie Er is geen actie nodig. Uren Pensioenfonds landbouw bij 80-85-100 regeling niet correct (change 1114287) Waarom Bij gebruik van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, werden de premies voor het pensioenfonds landbouw (BPL) niet omgerekend naar rato van het percentage dat was ingevuld was voor de pensioenopbouw. Hierdoor werder er onjuiste uren doorgegeven via de pensioen interface. Hoe Dit is opgelost. Voor medewerkers die deelnemen aan het Generatiepact, moet in de pensioenregeling het veld Generatiepact - Benoemd / eigen op Ja staan, zodat de juiste uren worden bepaald waarmee Payroll Business dan rekent.   Uw actie Controleer (bij de medewerker) de waarde die is ingevuld in het veld Generatiepact - Benoemd of eigen. Is hier Ja ingevuld, dan hoeft u verder niets aan te passen. Vakantietoeslag op basis afloopdatum contract niet goed berekend (change 1540083) Waarom Het is mogelijk om de vakantietoeslag te laten uitbetalen tot de afloopdatum van het contact. Dit kan alleen als de afloopperiode vakantietoeslag later is dan de betaalperiode. Het uitbetalen van de vakantietoeslag ging niet goed: Als de afloopdatum in dezelfde periode viel als de betaalperiode. Er werd dan ten onrechte te veel vakantietoeslag bepaald. Als de afloopdatum in een eerdere periode viel, kwam het soms voor dat er over de betreffende periode geen reservering plaatsvond. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Vakantietoeslag De programmatuur is met ingang van 1-1-2019 aangepast, zodat het uitbetalen op basis van de afloopdatum van het contract correct verloopt. Let op: als de correctieperiode, die is vastgelegd in het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag, ligt vóór de eindperiode van de reserveringsperiode of dit veld is gevuld met de waarde 99, dan kan het voorkomen dat er voor de vakantietoeslag meerdere verrekeningen en uitbetalingen plaatsvinden. Uw actie Er is geen actie nodig. Onvolledige bronwaarde eindejaarsuitkering Flex Benefits (change 1074316) Melding  Het opbouwen van de eindejaarsuitkering vindt plaats van januari t/m december en het uitbetalen vindt plaats in november. Payroll Business leverde voor de bronwaarde in Flex Benefits in november echter alleen de reservering t/m november aan, waardoor er een onvolledige bronwaarde werd getoond.   Oplossing  Dit is opgelost. De bronwaarde in november toont vanaf deze release de volledige opbouw.  Uw actie Er is geen actie nodig. Negatief netto alleen verrekenen bij berekend netto resultaat (change 1401349) Melding  In het scherm Overboekingen SEPA kunt u via het veld Netto negatief resultaat automatisch boeken aangeven of het berekende negatieve netto resultaat van een vorige periode automatisch moet worden ingehouden in de huidige periode. Tot nu toe werd een negatief netto altijd ingehouden, ongeacht of er in de huidige periode een berekening van andere looncomponenten had plaatsgevonden. Hierdoor kwam het soms voor dat de inhouding van het negatieve netto in de huidige periode plaatsvond, terwijl er geen andere looncomponenten waren berekend, wat dan weer hetzelfde negatieve netto resultaat gaf.   Oplossing Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA Vanaf deze release is de regeling per 01-07-2019 aangepast en wordt het negatieve netto van de vorige periode alleen in de huidige periode ingehouden als er in de huidige periode een ander netto resultaat is. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma gaf geen resultaat (change 1325860) Melding  Als bij een medewerker de arbeidsvoorwaarde Salaris - variabel bruto  werd gewijzigd naar Salaris - Salarisschaal werd er geen proformaresultaat berekend. Dit kwam doordat het veld Trede was leeggemaakt.  Oplossing Beheer > Salarisberekening > Proforma Wij hebben ervoor gezorgd dat voortaan altijd de originele waarde van het veld Trede behouden blijft. Daarnaast hebben we de kolom Meenemen van het Proforma-scherm verwijderd, omdat die het scherm onnodig complex maakte en geen extra functionaliteit toevoegde. Door in de kolom Rekenwaarde de waarde leeg te maken, wordt deze niet meegenomen. Daarnaast kunt u altijd naar de originele waarden terugkeren door het scherm te vernieuwen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo bij uitdiensttreding niet altijd correct afgerekend (change 1366271) Melding  Als een medewerker uit dienst ging, werd het verlofsaldo in de volgende situatie niet correct afgerekend.  De medewerker heeft de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto).  Van de medewerker zijn verlofrechten overgeboekt van het oude jaar naar het nieuwe jaar.  De medewerker heeft in het nieuwe jaar geen verlofrechten opgebouwd..  Oplossing  Met ingang van 1-1-2019 is de programmatuur aangepast, waardoor het verlofsaldo in de hiervoor genoemde situatie voortaan wel correct wordt afgerekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Reisafstand automatisch bepalen nu ook mogelijk via profielen Payroll business en Payroll business Consultant Waarom Voor klanten die alleen een Payroll Business profiel hadden, was het niet mogelijk de functie gebruik voor het automatisch bepalen van de reisafstand te gebruiken. De inrichting hiervoor was alleen mogelijk via een HR Core profiel. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker Instellingen > Algemeen > Vestiging Instellingen > Berekening > Stuurgegevens reisafstandsbepaling Instellingen > Berekening > Reisafstand collectief bepalen Vanaf deze release is de programmatuur als volgt aangepast zodat het automatisch bepalen van de reisafstand ook beschikbaar is via de profielen Payroll Business en Payroll Business Consultant. Aan het scherm Medewerker is het veld Vestiging toegevoegd. Aan het menu Instellingen > Algemeen is het klant-/bedrijfsscherm Vestiging toegevoegd. Aan het menu Instellingen > Berekening zijn de klant-/bedrijfsschermen Stuurgegevens reisafstandsbepaling en Reisafstand collectief bepalen toegevoegd. Uw actie Als u de automatische reisafstandsbepaling wilt gaan gebruiken, kunt u nu de inrichting hiervoor vastleggen via de hiervoor genoemde schermen en het veld Vestiging. Meer informatie vindt u in de online help in de onderwerpen Stuurgegevens reisafstandsbepaling en Reisafstand collectief bepalen onder Schermen en velden > Instellingen > Berekening. Verkeerde weergave Extra Bank Account op loonstrook en Afrekenmatrix medewerker Waarom Vanaf de juni release is het  mogelijk om via een grondslag een netto bedrag automatisch te laten overmaken naar een aparte bankrekening. Deze nieuwe functionaliteit betaalde wel het juiste netto bedrag uit dat in het betaalbestand stond, maar op de salarisstrook en in de Afrekenmatrix medewerker werd niet het juiste bedrag weergegeven. Hoe Vanaf de juli release komen deze foutieve weergaves van het bedrag niet meer voor en zijn alle overzichten met elkaar in overeenstemming. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/28/2019

Mededelingen  Uniek Persoonlijk Id en Conversie persoon Waarom  Bij gebruik van generieke API's, zoals Identity en Access management, Verzuim Management en Verzuim Management 2.0, is het gebruik van het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht. Dit zorgt er voor dat aanpalende applicaties en services unieke personen en de onderliggende medewerkers kunnen identificeren. Hiervoor is niet alleen het veld UPI beschikbaar gesteld, maar introduceren we ook een nieuw niveau in de structuur van HR Core business, dat de medewerkers aan elkaar koppelt.  Voorbeeld van de structuur van een persoon met onderliggende medewerkers: Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Persoon > Persoon Als je een van de hiervoor genoemde oplossingen gaat gebruiken, vragen we om als onderdeel van het implementatietraject de UPI in te vullen. De UPI wordt gebruikt om unieke Personen mee aan te maken. Voor het aanmaken van personen is een conversie nodig. Deze conversie houdt in dat de persoonsgegevens die op het niveau van de medewerker staan, worden gesynchroniseerd en opgenomen op het niveau van de persoon. In het document Persoonsgegevens 2020-10 dat beschikbaar is op de community, vind je de gegevens die beschikbaar worden gesteld aan aanpalende applicaties op het niveau van de persoon en daarom worden gesynchroniseerd. Uw actie Voordat de synchronisatie naar de persoon wordt gestart is het van belang dat de Unieke Persoonlijke Id's zijn ingevuld. Daarnaast moeten de gegevens van de medewerker met het meest recente dienstverband actueel zijn.  Nieuw  Referentie naar de persoon bij de medewerker Waarom  Met de toepassing van de UPI en het in gebruik nemen van het niveau Persoon binnen de structuur van HR Core Business, is er behoefte ontstaan aan inzicht in de relatie van de medewerker met de persoon.  Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Aan het scherm Medewerkers is het veld Persoon toegevoegd, waaraan je kunt zien welke referentie naar de persoon bestaat. Dit veld kun je niet zelf aanpassen.  De referentie naar de persoon is zichtbaar zodra het nieuwe niveau Persoon is geactiveerd. Het uitrollen van dit nieuwe niveau, zal gefaseerd en naar behoefte plaatsvinden, initieel voor klanten die gebruik gaan maken van de oplossing Identity en Access management of van Verzuim Management 2.0. Uw actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Uniciteitscheck UPI op basis van BSN Waarom Omdat het soms voorkomt dat er binnen een organisatie meerdere medewerkers met dezelfde achternaam en geboortedatum werkzaam zijn, is het nodig de uniciteitscheck van het Uniek Persoonlijk id (UPI) te laten plaatsvinden via het Burgerservicenummer (BSN). Onder bepaalde voorwaarden mag het BSN gebruikt worden om deze check uit te voeren. Het is echter niet toegestaan het BSN als resultaat of zoekveld te presenteren. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Bij het invoeren van een Uniek Persoonlijk Id (UPI) voor een medewerker controleert de applicatie of de UPI al in gebruik is. Als dit zo is, moet het BSN van de bestaande medewerker met de bestaande UPI overeenkomen met de combinatie BSN en UPI van de nieuwe medewerker. De controle op de achternaam en geboortedatum blijft van toepassing.  Uw actie Als je de UPI wilt wijzigen of invoeren om aan te duiden dat het om dezelfde persoonsgegevens bij meerdere medewerkers gaat, dan moeten BSN, achternaam en geboortedatum van de verschillende medewerkers overeenkomen.  Automatisch vullen Uniek Persoonlijke Id (UPI) Waarom Bij het invoeren van een nieuwe medewerker, moest de gebruiker de beslissing nemen of deze medewerker via een Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan een andere medewerker met dezelfde persoonsgegevens gekoppeld moest worden. Als de gebruiker bij een medewerker, waarvan reeds een medewerker bestaat met dezelfde persoonsgegevens een andere UPI invoert, leidt dit tot een nieuw uniek persoon en kan deze niet meer aan de bestaande medewerker worden gekoppeld. Om dit te voorkomen, wordt nu bij invoer op basis van het Burgerservicenummer (BSN) een UPI vooringevuld, als dit BSN reeds bekend is binnen de klant. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker, controleert het systeem of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in. Als het toch de bedoeling is dat het invoeren van een nieuwe medewerker leidt tot een nieuwe persoon, dan kun je deze voorgestelde UPI overschrijven. Dit geldt nog niet voor Import of Self Service.  Uw actie De UPI wordt ingevuld op basis van de combinatie BSN en UPI die reeds bekend is binnen de applicatie. We adviseren daarom ervoor te zorgen dat de huidige combinaties van BSN en UPI correct zijn.  Autogenereren Uniek Persoonlijk ID Waarom Om het unieke persoonlijke ID (UPI) automatisch te kunnen vullen met de medewerkercode of met een automatisch gegenereerde UPI, zijn er nieuwe stuurgegevens beschikbaar. Hiermee kun je instellen dat het UPI automatisch gevuld wordt met de medewerkercode of met een nummer dat automatisch wordt gegenereerd al dan niet op basis van een volgnummer. Als je het UPI automatisch laat genereren, kun je ervoor kiezen of je het automatisch gegenereerde nummer wilt aanvullen met voorloopnullen en zo ja, tot welke maximale lengte. Hoe Instellingen >Vastlegging > Stuurgegevens UPI Vanaf deze release is het scherm Stuurgegevens UPI toegevoegd aan het menu Instellingen > Vastlegging. Bij het invoeren van een nieuwe medewerker wordt op basis van de instellingen die in dit scherm zijn vastgelegd het UPI gevuld.  Veld / optie Toelichting UPI vullen met Medewerkercode Kies hiervoor als je wilt dat bij het invoeren van een nieuwe medewerker als UPI automatisch de medewerkercode wordt ingevuld. Let op dat bij gebruik van de medewerkercode, dit kan leiden tot unieke UPI's per medewerker, terwijl sommige medewerker juist dezelfde UPI zouden moeten krijgen, om deze te kunnen identificeren als dezelfde persoon. Automatisch genereren Kies hiervoor als je wilt dat de applicatie automatisch een UPI genereert.  Zodra je Automatisch genereren selecteert, zie je de hieronder beschreven velden voor het vastleggen van een aantal eigenschappen van het automatisch gegenereerde UPI. Volgnummer Geef een volgnummer op, als je wilt dat de UPI's die de applicatie automatisch genereert zijn gebaseerd op dit volgnummer + 1, dit volgnummer +2, etc. Dit veld zie je alleen als je bij UPI vullen met hebt gekozen voor Automatisch genereren. Voorloopnullen Plaats hier een vinkje als je wilt dat het automatisch genereerde UPI wordt aangevuld met voorloopnullen tot de maximale lengte die je opgeeft bij Totale lengte. Zodra je hier een vinkje plaatst zie je ook de velden Totale lengte en Voorbeeld. Totale lengte Geef de totale lengte van het UPI op, dus uit hoeveel karakters het maximaal mag bestaan. Staat de optie Voorloopnullen aan, dan vult de applicatie het automatisch gegenereerde UPI aan met voorloopnullen tot de maximale lengte. Let op: we adviseren geen UPI's langer dan 15 karakters te gebruiken. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Voorbeeld Hier zie je een voorbeeld van het UPI gebaseerd op de instellingen die je in het scherm hebt vastgelegd. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Uw actie Als je binnen jouw organisatie de UPI's automatisch wilt laten genereren, leg dan de gewenste instellingen vast zoals hierboven beschreven.  Locatie omschrijving, Identity en PingID toegevoegd aan synchronisatie persoon Waarom Als onderdeel van de synchronisatie van persoonsgegevens van de medewerker met het niveau van de Persoon, zijn ook de volgende gegevens toegevoegd: Locatie omschrijving Locatie omschrijving (postadres) Identity en PingID. Dit betekent dat de ingevoerde waardes in deze velden ook worden opgeslagen bij de persoon en bij andere medewerkers worden gekoppeld aan deze persoon.  Hoe Medewerker > Medewerker > Adresgegevens medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Zodra het nieuwe niveau Persoon in gebruik is, worden deze gegevens beschikbaar gesteld op het niveau van de persoon. Dat betekent dat deze gegevens beschikbaar worden gesteld, op het moment dat gegevens van een persoon worden opgevraagd. Het houdt ook in dat andere gekoppelde medewerkers met dezelfde persoonsgegevens, gekoppeld aan dezelfde persoon, met deze waardes worden bijgewerkt.  Uw actie Gebruik je het niveau Persoon, dan adviseren we om ervoor te zorgen dat bovengenoemde velden met de meest actuele waardes zijn gevuld. Dit zijn de waardes die ook worden gesynchroniseerd met de persoon en de andere gekoppelde medewerkers. Publishing Date : 9/18/2020

Nieuw  Melding Mijn Rapporten Waarom  Om u de gelegenheid te geven verder te werken totdat een rapport gereed is in Mijn Rapporten, ontvangt u nu een melding om u te laten weten dat u het rapport kunt ophalen. Hoe Pad: Balk linksonder in het scherm > rechter icoon Meldingen Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Meldingen toegevoegd.  Als u een rapport aanmaakt, ziet u zodra het rapport beschikbaar is in Mijn Rapporten, het cijfer 1 bij het icoon. Zijn er meer rapporten beschikbaar waarvan u de melding nog niet hebt bekeken, dan ziet u dit aantal bij het icoon Meldingen. Klik op het icoon Meldingen om de lijst met meldingen te openen. U ziet dan de meldingen van de rapporten die gereed staan in Mijn rapporten en wanneer een rapport is aangemaakt. Door op een melding te klikken, gaat u meteen naar Mijn rapporten.  De meldingen worden wekelijks opgeschoond, maar u kunt een melding ook zelf verwijderen door op het kruisje naast de melding te klikken.  Uw actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Codes getoond in selectieschermen Arbeidscontract Waarom Om de gebruiker te ondersteunen bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of een zoekfunctie (vergrootglas-icoon) in het scherm Arbeidscontract, wordt in de velden van dit scherm achter de omschrijving van de gekozen waarde nu de bijbehorende code tussen haakjes getoond.  Als de waarden waaruit u kunt kiezen, veel op elkaar lijken, helpt de toevoeging van de code om deze van elkaar te onderscheiden. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Klikt u in een veld waarvoor u de waarde uit een lijst moet kiezen, dan ziet u in deze lijst achter de omschrijving de bijbehorende code tussen haakjes. Opent u een selectiescherm van een veld via het vergrootglas-icoon, dan ziet u bij het openen van het zoekscherm dat naast de kolom Omschrijving, de kolom Waarde met de bijbehorende code is toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. Toekomstige hersteldmeldingen naar Verzuimmanager Waarom Hersteldmeldingen die vastgelegd werden met een datum in de toekomst, werden niet naar Verzuimmanager gestuurd.  Hoe Dit is opgelost, zodat vanaf deze release ook toekomstige hersteldmeldingen naar Verzuimmanager worden gestuurd.  Uw actie Omdat eerder vastgelegde mutaties met een datum in de toekomst niet opnieuw naar Verzuimmanager worden verstuurd, moet u deze opnieuw vastleggen. Dit doet u door mutatie eerst te verwijderen en dan opnieuw in te voeren.  Publishing Date : 10/25/2019

Nieuw  Nieuwe Arbeidsvoorwaarden voor België Waarom  Voor het vastleggen van gegevens die van belang zijn voor bedrijven die zijn gevestigd in België zijn er vanaf deze release twee nieuwe arbeidsvoorwaarden beschikbaar: Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België. Deze arbeidsvoorwaarden zijn alleen bedoeld voor het registreren van deze gegevens. De gegevens die je in deze schermen vastlegt, worden niet gebruikt voor de salarisverwerking.  Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters De arbeidsvoorwaarden Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België kun je vanaf deze release via de functie Arbeidsvoorwaardenclusters toevoegen aan een arbeidsvoorwaardencluster. Zet hierbij de optie Autoselectie aan als je wilt dat deze arbeidsvoorwaarden standaard worden toegevoegd bij het toewijzen van het arbeidsvoorwaardencluster aan een nieuwe medewerker. Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden Via het scherm Arbeidsvoorwaarden kun je de nieuwe arbeidsvoorwaarden koppelen aan een medewerker. Actie Als je deze nieuwe arbeidsvoorwaarden wilt gebruiken, voeg ze dan toe aan het arbeidsvoorwaardencluster of koppel ze aan de betreffende medewerkers.  Gewijzigd en verbeterd Meer informatie in scherm Verlofsaldo  Waarom Uit de feedback die wij van onze klanten hebben ontvangen, bleek dat zij graag meer informatie in het scherm Verlofsaldo willen zien, zoals de geboortedatum en verlofregeling van de medewerker en de reden van een verlofaanvraag.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Vanaf deze release is de volgende informatie aan het scherm Verlofsaldo toegevoegd: Bovenin het scherm Verlofsaldo de geboortedatum en verlofregeling. Bij Verlofaanvragen de kolom Reden, hier zie je de reden die eventueel voor de verlofaanvraag is ingevuld. Actie Er is geen actie nodig. Performance verbeterd van rapporten Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we bezig zijn met het verbeteren van de operationele rapporten en als eerste de rapporten rond verlof hebben opgepakt. In het kader hiervan hebben we voor release 2021-01 de performance van de laatste twee verlofrapportages verbeterd, Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof. De functionaliteit is niet gewijzigd. Hoe Instellingen >Verlof > Collectief Verlof Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Het aanmaken van de rapportages gaat nu sneller. Als je het Overzicht Verlofsaldo per maand uitvoert, zie je dat in het veld Opslaan als de standaard waarde Excel is ingevuld. Deze waarde kun je zo nodig wijzigen in Pdf. Actie Er is geen actie nodig. Raet koppelingen HR - Youforce gebruikers uitgebreid  Waarom Voor de koppeling Youforce gebruikers uitgebreid is het handig als administrators kunnen regelen dat de UPI wel of niet wordt meegestuurd, zodat de Youforce portal deze kan gebruiken voor het leveren van Identity en Access Management (IAM) diensten op basis van de unieke persoonlijke identificatie (UPI). Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppelingen HR > koppeling Youforce gebruikers uitgebreid  Aan de Koppeling Yourforce gebruikers uitgebreid is de optie UPI verplicht toegevoegd. Als deze optie aan staat, worden alleen die medewerkers naar de portal verstuurd bij wie het veld Uniek Persoonlijk ID (UPI) is ingevuld. Actie Als je alleen medewerkers bij wie de UPI is ingevuld naar de Portal wilt versturen, plaats dan een vinkje bij de optie UPI Verplicht. Organisatorische Eenheid - Sortering zoekveld voor opzoeken manager Waarom Als je als gebruiker bij de Gebruikersinstellingen   links onderin het algemene scherm de optie Zoeken op medewerkercode had aangezet, werd in de organisatorische eenheden het zoeken van een manager daarop nog niet aangepast en toonde het systeem nog steeds het veld Bedrijf als eerste. Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we dit in deze release dit aangepast. Hoe Gebruikersinstellingen  Als je in de Gebruikersinstellingen hebt gekozen voor zoeken op medewerkercode, zie je voortaan bij het zoeken van de manager in een Organisatorische eenheid standaard de medewerkercode als zoekfunctie in plaats van het bedrijf. Actie Er is geen actie nodig. Import Ziekteverzuim geoptimaliseerd Waarom Voordat bij het importen van ziekteverzuim het bestand daadwerkelijk werd verwerkt, duurde het verzamelen van alle gegevens soms wel tientallen minuten. Dit verstoorde bij het inlezen van veel bestanden elke keer onnodig het proces. Daarom hebben we het importproces geoptimaliseerd.  Hoe We hebben de procedures voor het verzamelen van de gegevens bij de import aangepast zodat de doorlooptijd voor het verwerken van een bestand is verkort. Hiermee wordt een import sneller verwerkt in HR Core Business. Dit merk je vooral bij het importeren van kleinere bestanden, omdat dit iedere keer tijdsbesparing oplevert. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Profiel ontkoppelen van Profielgroep Melding Als je een Profiel had toegevoegd aan een profielgroep en je wilde dit profiel op dezelfde dag weer uit deze profielgroep verwijderen, bijvoorbeeld omdat het verkeerd was gekoppeld, sloeg het systeem deze wijziging niet op en bleef dit profiel na het opslaan nog steeds aan de profielgroep gekoppeld. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Profielen Dit is opgelost. Je kunt een profiel nu uit een profielgroep verwijderen op dezelfde dag als je het profiel hebt toegevoegd.  Actie Je kunt profielgroepen die fout waren gekoppeld, vanaf deze release weer per de startdatum uit een profielgroep verwijderen. Onbekende codes Organisatorische eenheid in CSV bij medewerkers die via import waren overgeplaatst (1839613)  Melding Bij het exporteren van de codes van de Organisatorische eenheid (OE-codes) via Exporteren CSV, kwamen er vreemde OE-codes in het bestand te staan in plaats van de OE-codes die waren geïmporteerd en zichtbaar waren in het scherm Arbeidscontract.  Oplossing Het bleek dat dit alleen fout ging in hele specifieke gevallen, waarbij alleen de OE-code in een rapport werd opgevraagd. Vroeg je het rapport op met de OE-omschrijving, dan ging het wel goed. Vanaf deze release is dit opgelost, zodat het rapport Export CSV weer de juiste OE-code toont, die is gekoppeld aan de medewerker. Actie Er is geen actie nodig. Codetabel Nationaliteit was niet actueel (2309997) Melding De codetabel voor de nationaliteit sloot niet aan bij de actuele codes van de Belastingdienst in 2020. Hierdoor was het niet altijd mogelijk de juiste nationaliteit vast te leggen conform de lijst van de Belastingdienst.  Oplossing We hebben de codetabel met Nationaliteiten aangepast op basis van de nieuwe lijst van de Belastingdienst voor 2021. Dit betekend dat sommige nationaliteiten niet meer zichtbaar zijn, dat van een aantal nationaliteiten de omschrijving is aangepast en dat er nieuwe nationaliteiten zijn toegevoegd. Actie De klanten bij wie deze nationaliteiten bij medewerkers zijn ingevuld, hebben we hierover geïnformeerd, zodat zij weten wat ze per 1-1-2021 moeten wijzigen. Voor de overige klanten heeft deze aanpassing geen direct gevolg gehad in HR Core Business. Memo veld in scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) gaf foutmelding  (2270912) Melding Als je voor het opslaan van een ziektemelding een tekst wilde plaatsen in het memoveld, kreeg je een foutmelding. Het lukte pas om tekst in het memoveld te typen, nadat je de ziekmelding had opgeslagen. Oplossing Medewerker > Verlof > Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) Dit is opgelost, zodat je weer gewoon een memo in het scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) kunt toevoegen zonder de ziekmelding eerst op te slaan. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 12/23/2020