Releases YouServe

New 1. Start active signaling for preprocessing and/or post-processing Why Active signaling in HR Core Business is often used to manage a workflow in HR Self Service (HRSS). In some cases, the employee is required to perform an action, or a document may be uploaded to the employee’s personnel file for notification purposes.    In this workflow, you can use preprocessing and/or post-processing to retrieve certain values. Unfortunately, this did not function correctly if the workflow was initiated by active signaling. This resulted in the need for additional manual work in HR Self Service. We have therefore added a feature in HR Core Business to ensure that the preprocessing and/or post-processing functions do work, provided that you set up the signal in HR Core Business correctly. How Settings > Active Signalling > Define Alert > Recipients tab Under the tab Recipients, we have added the option HRSS workflow with action before/after to the list for Type. Now when you create a signal by selecting this option, it will ensure that preprocessing and/or post-processing in HR Self Service functions correctly. Action If you want to use the preprocessing and/or post-processing feature, make sure the signal is set up correctly. Modified and improved 2. Block collective leave in HR Self Service Why In HR Core Business it is possible to grant collective leave. All employees are then granted leave on the same day, which is deducted from their statutory leave entitlement. There are occasions when an employee cannot take advantage of collective leave, due to urgent work that must be performed, for example. This collective leave could be blocked using the special feature in HR Core Business. This was not yet possible in HR Self Service. We have therefore included a feature enabling you to block collective leave for an employee in HR Self Service also from release 2023-06.    However, this process did not work quite correctly if you wanted to unblock the blocked collective leave again. As of 2023-07, we have ensured that this process also works properly.  How HR Self Service > Leave > Cancel leave > Authorization HR Core Business > Leave Request In HR Self Service, the employee can use the workflow Cancel leave  to block collective leave. Once you have clicked the Cancel leave tile, the processed leave requests are shown. Click the icon  at the end of the collective leave line, then click submit. This will not delete the collective leave, but only block it so that the collective leave hours are not deducted from the employee’s remaining leave. In HR Core Business, once the change has been processed you will see that the leave request still exists but is blocked. In HR Self Service, the collective leave will no longer be displayed for that employee.   In exceptional cases, collective leave that was previously blocked may be blocked again if it turns out that the employee does not need to work on the collective day off after all. It is then no longer possible to unblock this in HR Self Service. You can unblock it in HR Core Business, after which we forward the collective leave to HR Self Service with the correct number of hours. This way, HR Self Service can show the collective leave again in the leave / occupation overview and the leave appears again in the Leave Withdrawal process. Action No action is required. 3. Consulting and changing employee data from before 1-1-2017 Why? The layout of some screens in the Employee menu was improved last year. The start date for the new version of those screens was set at 1-1-2017. However, in specific cases it may sometimes be necessary to access or modify certain employee data from before 2017. We have therefore incorporated this option as of this release. How In the screens listed below, accessed from the Employee menu, you can now change the reference date to go back as far as January 1, 2010 as opposed to January 1, 2017: Employee > Employees Employee > Identity Employment Relationship > Employment Relationship Contract > Employment contract Action No action is required. Solved Messages 4. New employees not visible in Raet Performance (4524414) Message If an employee was hired with a start date in the future, this information was not always available in Raet Performance.  Solution From now on, the employee’s details will be resent to the Portal on their start date and from there this data will be presented to Raet Performance again. Action Management > Data exchange > Redeliver other (Employee) If employees whose start date has already passed are still missing in Raet Performance, you can send this data manually using Resend other (Employee).  5. Search returned no results when reference date was manually modified (4647246) Message Employee > Curriculum Vitae > Additional CV Data / Experience / Knowledge / Education When you manually modified the reference date in the screens of the Curriculum Vitae menu, the search function did not work correctly. The green bar with the filter data including Employee and Employee code disappeared, the screen remained blank and no search results appeared. If the calendar  was used to modify the reference date, the correct search results did appear. Solution As of the July release, this issue has been resolved: you will see the correct search results even if you manually modify the reference date. Action No action is required.  

30-12-2020Email notificatie bij ondertekenen documentBij het digitaal ondertekenen van een document wordt een document aangemaakt dat ondertekend moet worden door bijvoorbeeld eerst de manager en dan door de medewerker. Tot nu kregen beide met...

Nieuw Meer rapportagemogelijkheden via Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Waarom  Omdat er veel wensen en ideeën zijn gemeld over de huidige Ad-hoc rapportage, hebben we een nieuw rapport gemaakt dat meer mogelijkheden biedt voor het samenstellen van rapportages dan de bestaande Ad-hoc rapportage.  Hieronder vindt u de voornaamste wijzigingen. Voor meer informatie over de werking van het nieuwe rapport verwijzen we u naar de online help, waar u uitleg over de nieuwe velden vindt via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid). In deze release hebben wij de eerste fase van de uitgebreide Ad-hoc rapportage opgeleverd. In de loop van 2020 gaan we nog diverse aanpassingen doorvoeren, Meer hierover leest u in de release notes van het komende jaar.  Hoe Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Aan de controlerapporten is het rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) toegevoegd dat de volgende nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten voor het samenstellen van rapportages bevat: Het is nu mogelijk om uw rapport beschikbaar te stellen voor uw collega's. U hoeft dus niet meer alle rapportages apart in te richten en op te slaan. U kunt zelf kiezen of u uw rapport wilt opslaan in Mijn rapporten of  in Gedeelde Rapporten zodat uw collega's dit rapport ook kunnen ophalen en het rapport maar een keer aangemaakt hoeft te worden. Het is mogelijk om alleen de medewerkers in uw rapport op te nemen die op de peildatum in dienst zijn. U kunt aangeven dat u alleen medewerkers met resultaten in het rapport wilt opnemen.  U kunt het rapport aanmaken voor één of meer specifieke medewerkers. Het is mogelijk om op klantniveau een rapport aan te maken voor meerdere bedrijven. Payroll Business maakt dan per bedrijf een rapport aan. Uw actie  U moet zelf uw eigen gemaakte definities opnieuw samenstellen met de nieuwe gewenste functionaliteiten van de uitgebreide ad-hoc rapportage. U kunt dan uw oude definities verwijderen. Daarnaast kunt u nieuwe rapportages samenstellen en/of draaien met deze nieuwe rapportmogelijkheid. Na verloop van tijd gaan we de oude Ad-hoc rapportage uit het menu verwijderen. Sector vervangt Risicogroep  Waarom  Met ingang van 2020 komen de afzonderlijke risicogroepen te vervallen en is het voor de loonaangifte voldoende om bij een inkomstenverhouding de sector door te geven. De sector was tot nu toe verwerkt in positie 1 t/m 3 van de risicogroep. Bijvoorbeeld: Oud: Risicogroep (297) Nieuw: Sector (10524588) 00102 Agrarisch bedrijf Premiegroep lang 1 Agrarisch bedrijf 00401 Baggerbedrijf 4 Baggerbedrijf Hoe Instroom > Aanmaken medewerker Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 is het nieuwe veld Sector beschikbaar in het scherm Aanmaken medewerker.  Bij indiensttredingen vanaf 1-1-2020 is het veld Risicogroep van het scherm Aanmaken medewerker verwijderd.  Voor indiensttredingen in 2019 is de risicogroep nog steeds verplicht. Om de overgang gemakkelijk te maken is in deze release alvast het volgende geregeld: Bij elke indiensttreding wordt in de achtergrond de sector afgeleid van de risicogroep. Deze mutatie vindt u terug in het Mutatieverslag. De meest gebruikte sector binnen het bedrijf is voor het bedrijf klaargezet als standaard waarde.  Voorbeeld 80% van uw bedrijf valt onder Risicogroep 01301 Bakkerijen en 20% onder Risicogroep 01401 Suikerverwerkende industrie De waardenlijst van het nieuwe gegevenselement Sector zal de sectoren 13 Bakkerijen en 14 Suikerverwerkende industrie laten zien.  Waarde 13  - de meest gebruikte waarde - is de standaard waarde die u in het veld ziet als u een nieuwe medewerker aanmaakt. Uw actie Instroom > Aanmaken nieuwe medewerker Controleer eventueel na de release welke sectoren voor uw bedrijf zijn vastgesteld: Kies een peildatum in 2020 In plaats van het veld Risicogroep ziet u het veld Sector met daarin de standaard waarde en de lijst met sectoren zoals die zijn vastgesteld op basis van de aanwezige risicogroepen. Voor nieuwe indiensttredingen geldt vanaf deze release: Is de indiensttreding in 2019, vul dan de risicogroep in; dit is ongewijzigd. Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 vult u de sector in. Op de peildatums 30-12 en 31-12 moet u beide invullen, dit is nodig in verband met de overlap tussen maandverloning en vierwekenverloning. De meest gebruikte sector is standaard vooringevuld, u hoeft alleen de afwijkingen vast te leggen. Als u indiensttredingen vastlegt in Self Service of in een andere HR-applicatie, geldt het volgende: Zolang er nog sprake is van indiensttredingen met een ingangsdatum in 2019, kunt u het beste niets veranderen. De sector wordt immers automatisch afgeleid van de risicogroep. Zodra er geen indiensttredingen in 2019 meer zijn, pas dan uw schermen of  workflow-formulieren aan: verwijder het gegevenselement Risicogroep (297) en voeg het gegevenselement Sector toe (10524588).  Als er per bedrijf slechts één sector van toepassing is, hoeft u alleen maar de Risicogroep te verwijderen. Neem hiervoor tijdig contact op met uw applicatiebeheerder. Beheer > Externe mutaties > Conversieregels Verwerkt u regelmatig bestanden van externe HR-systemen waarbij u gebruik maakt van een conversieschema met conversieregels? Controleer dan de conversieregels. Gebruik de zoekfunctie om te zoeken op het element Risicogroep (297). Hier kunt  uit afleiden hoe de risicogroep wordt vertaald vanuit uw HR-systeem: Is er geen conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), dan heeft uw bedrijf slechts één risicogroep en hoeft u niets te doen. Er is wel een conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), pas deze conversieregel dan aan. Wijzig element 297 (Risicogroep) in 10524588 (Sector). Als er een vervangende waarde aanwezig is, pas dan ook die aan. Bijvoorbeeld: vervangende waarde 01501 Slagersbedrijven moet worden 15 Slagersbedrijven. Als u bij het inlezen geen gebruik maakt van conversieregels, controleer dan of uw HR-applicatie wellicht een soortgelijke omzetting doet, voorafgaande aan de export. Wacht met de hiervoor genoemde aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Instellingen > Vastlegging > Profielen Profielen kunt u gebruiken bij het vastleggen van indiensttredingen in HR Core Business en/of Payroll Business of kunnen als hulpmiddel dienen bij het verwerken van mutaties uit andere HR-applicaties. Als in een van uw profielen de Risicogroep is opgenomen, vervang dan het gegevenselement Risicogroep door Sector. Wacht met deze aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Rapporten Diverse rapporten hebben de mogelijkheid om een lijst met gegevenselementen op te slaan als definitie voor later gebruik. Als u definities heeft waarin het gegevenselement Risicogroep is opgenomen, voeg dan als eerste het gegevenselement Sector toe en verwijder op een later moment de risicogroep. Indeling scherm Arbeidscontract Waarom  De indeling van het scherm Arbeidscontract is geheel herzien. Hiervoor waren meerdere redenen: De wet Arbeidsmarkt in Balans die per 2020 van kracht wordt en de daarmee samenhangende hoge en lage WW-premie.    Wensen van klanten Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm zijn de volgende velden toegevoegd: Veld Toelichting Schriftelijke arbeidsovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Ja. Oproepovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Nee. Classificatiekenmerk 3 Dit is een uitbreiding in navolging van Classificatiekenmerk 1 en 2. Deze velden zijn bedoeld als nadere aanduiding van het soort contract, het soort werk of de plaats in de organisatie en kunt u gebruiken als criterium in de module Journaalposten. Gebruik een alternatieve omschrijving om de naam specifiek te maken. Hoofd/Nevencontract Hiermee is het binnenkort mogelijk om meerdere contracten van elkaar te onderscheiden. Via het tweede contract kunt u dan een eventuele transitievergoeding vastleggen. Voorlopig kunt u dit veld nog niet gebruiken en ziet u hier altijd de waarde Hoofdcontract. De indeling en tabvolgorde van het scherm zijn verbeterd. De velden zijn nu gegroepeerd  volgens deze criteria: Identificatie  Totstandkoming en duur Uren en beloning Organisatorische indeling Uw actie Controleer vanaf deze release bij nieuwe indiensttredingen, de nieuwe verplichte velden: Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst. Indien van toepassing kunt u de defaultwaarde aanpassen. Voor meer uitleg over de hoge en lage WW-premie, zie de betreffende paragrafen in het volgende onderwerp Wet Arbeidsmarkt in Balans. Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)  Met ingang van 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van kracht. Deze wet beoogt door premiedifferentiatie van de WW de werkgevers te stimuleren meer medewerkers in vaste dienst te nemen. Om de gevolgen van deze wet op de juiste manier te integreren in uw salarisverwerking, hebben we aan het scherm Arbeidscontract in Payroll Business een aantal nieuwe velden toegevoegd. We hebben deze wijzigingen al in de novemberrelease opgenomen, zodat u vooruitlopend op de nieuwe wetgeving uw processen voor het einde van het jaar kunt aanpassen. Hoge en lage WW-premie Een onderdeel van de WAB is dat de werkgever, afhankelijk van een aantal kenmerken van de arbeidsovereenkomst met de medewerker, een hoge of een lage WW-premie moet betalen. Lage WW-premie Voor het mogen toepassen van de lage WW-premie moet een arbeidsovereenkomst voldoen aan de volgende voorwaarden: Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovereenkomst Het gaat niet om een oproepovereenkomst Hoge WW-premie Als niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, geldt de hoge WW-premie.  Altijd lage WW-premie Er zijn drie uitzonderingssituaties waarbij de werkgever voor een medewerker toch de lage WW-premie mag betalen, ongeacht de hiervoorgenoemde voorwaarden: Medewerkers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL). Deze zullen wij middels een script juist vullen. Zie verdere informatie bij de acties onderaan dit onderwerp. Medewerkers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben. Medewerkers met uitkeringen werknemersverzekeringen, te weten:  uitkeringen door UWV betalingen door een eigenrisicodrager ZW WGA en werkgeversheffingen Herzien lage WW-premie Als er lage WW-premie is berekend, kan achteraf toch de premie worden herzien en gewijzigd in de hoge WW-premie. Dit geldt in de volgende situaties: Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Bij meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar AWF- en sectorpremie vervallen Met de komst van de WAB vervallen per 1 januari 2020 de AWF- en sectorpremies. Verwerking in Payroll Business Automatische berekening Hoge en Lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm Arbeidscontract. Gegevenselement Contact onbep./bep. tijd Defaultwaarde = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Oproepovereenkomst Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Lage WW-premie Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waarde hebben: Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee Hoge WW-premie In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij Altijd lage WW-premie, berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Automatische berekening lage WW-premie voor uitzonderingssituaties 1. Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Hiervoor is In het scherm Interfaces > Loonaangifte aan de lijst bij Aard arbeidsverhouding per 1 januari 2020 de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) toegevoegd. Als u deze waarde bij een medewerker vastlegt, berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de waarde die in het scherm Arbeidscontract is ingevuld bij de velden Contact onbep./bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst.  2. Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de Geboortedatum in het scherm Medewerker(s) en het payrollelement Verloonde uren bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie.  3. Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de Grondslag Looncomponenten AWF laag wordt voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie berekend. Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek AWF-premie hoog worden aangeleverd. Daarom ziet u in de Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever payrollelementen voor AWF hoog staan.  Herzien lage WW-premie Medewerker > Loonheffingen Aan het scherm Loonheffingen is het veld WW herzien toegevoegd. Als hier Ja is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en wordt de hoge WW-premie berekend en in de Afrekenmatrix medewerker opgenomen in de kolom AWF herz. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Voor de volgende uitzonderingssituaties zal Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uitvoeren - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar In de loop van 2020 komt een rapport beschikbaar waarmee u kunt nagaan welke medewerkers aan het eind van het kalenderjaar meer dan 30% verloonde uren ten opzichte van de contracturen hebben. Uw actie Direct na de novemberrelease starten we een proces om het veld Oproepovereenkomst in te vullen en bij het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) in te vullen, indien van toepassing. Dit proces kan een aantal dagen duren. Het kan dus zijn dat de waardes nog niet kloppen. Via onze berichtgeving op de Portal houden we u op de hoogte van de status van dit proces. Na het afronden van het proces, adviseren wij u om de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren. Het veld Oproepovereenkomst en de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) bij het veld Aard arbeidsverhouding zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Om ervoor te zorgen dat al uw processen en de loonaangifte in januari goed verlopen moet u het volgende doen: Controleren en eventueel corrigeren van de velden Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepcontract. Deze hebben direct invloed op de premieberekening. Overige systemen en processen waar u de mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service. Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode worden in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toegevoegd: AWF laag, AWF hoog en AWF herzien. Deze kolommen moet u opnemen in uw journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module Journalisering kunt u de kolommen al toevoegen voor 2020. Grondslagen vullen voor de uitzonderlijke situaties zoals in de paragraaf hierboven beschreven. In de komende releases zullen wij de rapportages die betrekking hebben op dit onderwerp ook aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen via de release notes. Splitsing wettelijk en bovenwettelijk verlof voor arbeidsvoorwaarde Verlof opbouwmethode per 30-12-2019 of 1-1-2020 Waarom  Om te voldoen aan de wet- en regelgeving, wordt de arbeidsvoorwaarde verlof-opbouwmethode gesplitst in wettelijk en bovenwettelijk verlof per 30 december 2019 (4 weken verloning) of 1 januari 2020 (maandverloning) .  Hoe Splitsing verlof  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode  U kunt het verlof op twee manieren splitsen: Via een verlofopbouwpercentage  Via een vast verlofrecht (verlof) Als zowel verlofopbouwpercentage als verlofrecht (verlof) een waarde bevatten, heeft verlofopbouwpercentage voorrang.  Voorbeeld verlofopbouwpercentage Verlofopbouwpercentage: 10% Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk opbouwpercentage 4/52 = 7,692308% Bovenwettelijk opbouwpercentage = 10 - 7,692308 =2,307692% Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 * (7,692308/100) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 *(2,307692/100) =4,25 uur   Voorbeeld verlofrecht per jaar Verlofrecht per jaar: 192 Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk verlofrecht per jaar: 4*40 uur = 160 uur Bovenwettelijk verlofrecht per jaar  = 192-160 = 32 uur Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (160/12) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (32/12) =2,83 uur Vervaltermijnen Voor zowel wettelijk- als bovenwettelijk verlof kunt u vervaltermijnen instellen.  Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien beginperiode verlof is 01: Maandverloning:  Periode 07 4 weken verloning: Periode 08 Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien verlof beginperiode verlof 04: Maandverloning:  Periode 10 4 weken verloning: Periode 11 Afhankelijk van de vervaltermijn, wordt bij de jaarovergang het verlof overgeboekt naar een potje voor een volgende termijn of op 0 gesteld. Als een medewerker verlof opneemt, wordt het verlof dat als eerste vervalt als eerste afgeboekt. Uw actie  Vervaltermijnen instellen Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Leg op klant, bedrijfs- of medewerkerniveau de vervaltermijn voor wettelijk- of bovenwettelijk verlof vast. Bij Vervaltermijn wettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 0,5 jaar, 1 jaar, 5 jaar of geen. Bij Vervaltermijn bovenwettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 5 jaar of geen. Het gaat hierbij om vervaltermijnen na het jaar dat het verlof is opgebouwd. Conversie Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarde > Verlof - Opbouwmethode  Voor de conversie zijn per 1 januari 2020 aan de schermen voor Verlof - Opbouwmethode nieuwe velden toegevoegd. U moet dan bij de jaarovergang de resterende velofrechten overzetten naar deze nieuwe velden. Dit kunt u op drie manieren doen: Als u geen splitsing in wettelijk- en bovenwettelijk verlof heeft gemaakt, kunt u op klant- of bedrijfsniveau aangeven dat het verlofsaldo van de oude regeling automatisch wordt overgezet naar het nieuwe veld. Dit doet u door in het veld Automatisch vullen verlofsaldo (oude regeling) te kiezen voor Ja. Als u wel een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof, maar niet per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof vastleggen in de velden: Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Als u een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof per jaar vastleggen in de volgende velden: Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Verlof op salarisstrook Omdat door het splitsen van verlof heel veel payrollelementen zijn, hebben we voor de salarisstrook twee elementen aangemaakt: Totaal wettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo wettelijk Totaal bovenwettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar ou Verlofsaldo bovenwettelijk Meldingen Mijn Rapporten en Salarisverwerking gereed Waarom  Om u de gelegenheid te geven verder te werken totdat de salarisverwerking is afgerond of een rapport klaar staat in Mijn Rapporten, ontvangt u nu een melding om u te laten weten dat de salarisverwerking gereed is of dat u het rapport kunt ophalen. Het verzoek voor deze functionaliteit is afkomstig van het wensenportaal, waar gevraagd werd om een melding zodra de Verloning gereed is. Hoe Balk linksonder in het scherm > rechter icoon Meldingen Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Meldingen toegevoegd.  Klik op het icoon Meldingen om de lijst met meldingen te openen. U ziet dan de meldingen van Salarisverwerkingen die gereed zijn en van rapporten die klaar staan in Mijn rapporten. Voor de salarisverwerking ziet u informatie over het bedrijf, de soort verwerking en de periode van de verwerking en wanneer deze is afgerond. De verwerkingsmelding bevat geen hyperlink, omdat u na de salarisverwerking doorgaans naar verschillende functies in het menu navigeert. Voor rapporten ziet u om welk rapport het gaat, het formaat en wanneer het rapport is aangemaakt. Klikt u op een rapportmelding, dan gaat u meteen naar Mijn rapporten.  De rapportmelding is voorzien van deze hyperlink, omdat u een rapport altijd ophaalt uit Mijn rapporten. Uw actie  Er is geen actie nodig. Bedrijfskeuzemenu aanpassen Waarom Via het Ideeënportaal is diverse keren gevraagd om het mogelijk te maken de volgorde van de bedrijven in het bedrijfskeuzemenu links bovenin het scherm aan te passen. Daarnaast zou het handig zijn, als niet alle bedrijven zichtbaar zijn in de lijst. Vanaf deze release kan een gebruiker daarom zelf regelen welke bedrijven in de lijst worden getoond en in welke volgorde.  Hoe Balk linksonder in het scherm > icoon Bedrijfskeuzemenu configureren Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Bedrijfskeuzemenu configureren toegevoegd.  Klik op dit icoon om het scherm Bedrijfskeuzemenu configureren te openen. Wijzig de volgorde van de bedrijven door deze naar de gewenste plek te slepen. Sleep bedrijven die u niet in de lijst met bedrijven wilt zien naar het rechter vak. Met de knop Herstellen kunt u de complete lijst in de oorspronkelijke volgorde terugzetten. Zie ook de Online help, zoek op Bedrijfskeuzemenu. Uw actie Als u het bedrijfskeuzemenu wilt wijzigen, volg dan de stappen zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) - velden voor Afwijkende premie- en ophogingspercentages toegevoegd Waarom Als u wilt afwijken van het premiepercentage werknemer en werkgever of van het ophogingspercentage dat in de referentietabel staat, moet u voor de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) een nieuwe variant aan de referentietabel toevoegen met de afwijkende premiepercentages of het ophogingspercentage. Hierdoor kunnen er in de referentietabel veel varianten voorkomen. Voor de eigen regeling varianten van de pensioenregelingen zijn er in de bedrijfs- en medewerkerschermen velden aanwezig waarmee u het afwijkende premiepercentage werknemer, het afwijkende premiepercentage werkgever en het afwijkende ophogingspercentage kunt vastleggen.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Pensioen/fonds eigen regeling (vaste grondslag) Vanaf release 2019-11 zijn er aan de medewerkersschermen van de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) per peildatum 2020-01 de volgende velden toegevoegd waarmee u de afwijkende premie- en ophogingspercentages kunt vastleggen.  Afw. premiepercentage wn - eigen (Pens.) Afw. premiepercentage wg - eigen (Pens.) Afw. Ophogingspercentage overig - eigen (Pens.) Als u het ophogingspercentage of premiepercentage in de referentietabel voor een medewerker wilt uitsluiten, kunt u dit alleen doen door toch een variant van de referentietabel aan te maken. Het is niet mogelijk hiervoor als afwijkend percentage de nul procent vast te leggen, omdat alleen afwijkende percentages groter dan nul geldige waardes zijn.  Uw actie Vanaf peildatum 2020-01 kunt u deze drie velden gebruiken.  Codes getoond in selectieschermen en keuzelijsten scherm Arbeidscontract Waarom Om de gebruiker te ondersteunen bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of een zoekfunctie   in het scherm Arbeidscontract, wordt in de velden van dit scherm achter de omschrijving van de gekozen waarde nu de bijbehorende code tussen haakjes getoond.  Als de waardes waaruit u kunt kiezen, veel op elkaar lijken, helpt de toevoeging van de code om deze van elkaar te onderscheiden. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Klikt u in een veld waarvoor u de waarde uit een lijst moet kiezen, dan ziet u in deze lijst achter de omschrijving de bijbehorende code tussen haakjes. Opent u een selectiescherm van een veld via het icoon  , dan ziet u bij het openen van het zoekscherm dat naast de kolom Omschrijving, de kolom Waarde met de bijbehorende code is toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. Uniforme Pensioen Aangifte 2020 - Soort verlof uitgebreid Waarom Vanaf 2020 moet er in de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) ook de verlofsoort Studieverlof worden doorgegeven. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Met ingang van 1-1-2020 kunt u de verlofsoort Studieverlof inrichten. Dit doet u door via de grondslag UPA - Uren Studieverlof de uren te koppelen die voor deze verlofsoort gelden. Na de berekening wordt het payrollelement UPA - Verlof Uren (Studieverlof) gevuld met de uren en het payrollelement UPA - Verlof (Studieverlof) met de code STV. Deze gegevens worden in het UPA-bestand aangeleverd. Uw actie Vanaf 1-1-2020 kunt u de grondslag UPA - Uren Studieverlof inrichten voor de correcte doorgifte in het UPA-bestand. Opgeloste meldingen  APG 4-weken bedrijf fout indien in dienst 31-12-2018 of uit dienst 1-1-2019 (change 1516397) Melding Als een medewerker in dienst getreden was op 31 december 2018 bij een 4-weken bedrijf, dan verwachtte APG nog een aangifte over periode 13-2018. Dit was echter niet mogelijk. Oplossing Op 26 september 2019 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd. Hierdoor wordt er na de eerstvolgende salarisverwerking bij het aanmaken van de APG-aangifte een tweede bestand aangemaakt voor het oude jaar waarin de betreffende medewerker wordt aangeleverd. Uw actie Als deze situatie in uw bedrijf voorkwam, kunt u de APG-aangifte over periode 13-2018 nu meesturen met de reguliere aangifte. Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) - afwijkende contracturen (change 1542461) Melding Voor het pensioenfonds voor de Horeca wordt voor de premieberekening uitgegaan van maximale (norm)uren van 1976 uur per jaar. Was het aantal bedrijfsuren meer dan 38 uur, dan  van de berekening van de premie ten op zichte van de berekening door het pensioenfonds niet correct in Payroll Business. Oplossing Met ingang van 1-1-2019 is de arbeidsvoorwaarde Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) aangepast.  CAO services heeft nu de mogelijkheid om in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (variabel) de nieuwe kolom 19 CAO uren te vullen met de normuren op jaarbasis (gebaseerd op 260 dagen).  De CAO-uren werken alleen als: bij kolom 11 Soort dagen de waarde 3 Dagen niet van toepassing is ingevuld en bij kolom 12 Franchise-factor de waarde 1 Verloonde uren is ingevuld. In de berekening worden dan de verloonde uren getoetst aan de CAO (norm) uren in plaats van aan de bedrijfsuren. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - Pensioen niet in berekening Loonheffing (change 1712354 )  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  In de Proforma berekening werd er voor de Arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) geen rekening gehouden met de aftrek alle heffingen (pensioenpremie) voor tabel. Hierdoor werd het loon voor de loonheffing niet verminderd met de pensioenpremie en werd er te veel loonheffing berekend.  Oplossing  Het bedrag in de arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) wordt nu bij de Proforma berekening wel afgetrokken van het loon voor de loonheffing waardoor het berekende totaalbedrag aan loonheffing juist is. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - bedragen werkgeversverklaring onjuist bij 4-weken verloning (change 1472357)  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  De werkgeversverklaring bij vierweken bedrijven gaf bij het gebruik van dagmutaties verkeerde resultaten.   Oplossing  Bij vierwekenverloning gebruikt Proforma nu het juiste tijdvak en worden alle dagmutaties binnen dat tijdvak opgepakt en berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanmaken consolidatiedefinitie met bepaalde begindatum gaf foutmelding (change 1027991)  Melding Als er een consolidatiedefinitie werd aangemaakt die een eerdere datum had dan de datum waarop de boekingsgroep was aangemaakt, verscheen er bij het koppelen onterecht een foutmelding. Oplossing We hebben de controle van de datumvelden verwijderd, zodat het inrichten van de consolidatiedefinitie, ongeacht de datum, kan plaatsvinden. Uw actie Er is geen actie nodig. APG SPW FLOW in dienst (Woondiensten) Waarom Medewerker > Interfaces > Periodieke interface APG (SPW) Als een werknemer nieuw in dienst kwam, werd in het scherm Periodieke interface APG (SPW) het veld Datum aanvang opleidingsfonds niet automatisch ingevuld. Voor een correcte APG-aangifte moest u het veld dan handmatig invullen. Hoe Met ingang van 1-11-2019 is dit opgelost en wordt de Datum aanvang opleidingsfonds weer automatisch ingevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 10/25/2019

Mededelingen Oude Ad-hoc rapportage vanaf release 2022-05 uit menu Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) In de release notes van vorige maand hebben we al gemeld dat we de oude Ad-hoc rapportage met ingang van de release van mei uit het menu van Payroll Business verwijderen. Dit omdat we in de loop van de tijd de functionaliteit van de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) zo hebben aangepast dat de rapportages die je hiermee kunt samenstellen voldoen aan alle wensen en eisen. Zie ook de volgende onderwerpen verderop in deze release notes:  Ad-hoc rapportage (uitgebreid) gewijzigd en Ad-hoc rapportage (uitgebreid) gaf voor dagelementen de waarden voor periode 13 en periode 1 (3292444). Vanaf de mei release is het dus niet meer mogelijk de gewone of oude Ad-hoc rapportage te gebruiken. Actie - Overzetten eigengemaakte rapportages naar Ad-hoc rapportage (uitgebreid)! Denk er aan om vóór de release van mei de eigengemaakte rapportages die je nu gebruikt in de oude Ad-hoc rapportage, over te zetten naar de  Ad-hoc rapportage (uitgebreid).  Binnenkort verbeterde schermen en menu's Waarom De komende maanden gaan we een aantal schermen van HR Core en Payroll Business verbeteren: In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden. De groepering van gegevens is hier en daar niet meer logisch. Om de steeds veranderende wetgeving te kunnen blijven ondersteunen is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens. Daarnaast willen we de kwaliteit van de loonaangifte en pensioenaangiftes verbeteren via verbandscontroles op de ingevoerde gegevens. Hoe In de komende releases ga je nieuwe schermen tegenkomen voor: Medewerkergegevens  - bijvoorbeeld personalia, adres, burgerlijke staat Identiteit - BSN, identiteitsbewijs, UPI Arbeidsrelatie  - in dienst, type medewerker, uit dienst Berekening loonheffingen en premies Loonaangiftegegevens Deze schermen zitten afzonderlijk in het menu, maar je ziet ze ook in series achter elkaar, bijvoorbeeld bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers via het menu instroom/doorstroom. Actie Het werken met de nieuwe schermen zal intuïtiever en daardoor prettiger zijn, je hoeft je daar niet op voor te bereiden. Houd wel rekening met het volgende: als de administratieve processen in jouw organisatie strak vastliggen, dan moeten binnenkort wellicht enkele details bijgewerkt worden. Gewijzigd en verbeterd Signalering loonaangifte Naam, Geb.dt, National. of Geslacht niet opgegeven hernoemd Waarom De signalering Naam, Geb.dt, National. of Geslacht niet opgegeven heeft een relatie met vier specifieke foutcodes bij de Belastingdienst. Om duidelijk zichtbaar te maken dat het om een signaal van de belastingdienst gaat, zijn de foutcodes toegevoegd. Hoe Vanaf deze release is dit signaal aangescherpt en is het signaal hernoemd naar: 0046-0049 Naam, Geb.dt, Nat.of Gesl.niet opgegeven. Ook is de ernst omgezet van Waarschuwing naar Fout, omdat hier sprake is van een poortcontrole van de Belastingdienst. Actie Online help > Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte Als dit signaal in het Signaleringsverslag staat, zoek de signalering dan op in het onderwerp Signaleringen loonaangifte van de online help. Hier staat waarom het signaal is afgegaan en hoe je de inrichting kunt aanpassen om dit te voorkomen.  Signaleringen Loonaangifte - drie nieuwe foutsignalen Waarom Vóór het verwerken van een loonaangiftebericht, controleert de Belastingdienst eerst of de rubrieken in het bericht wel aan de diverse eisen voldoen, zoals wel of niet verplicht en bepaalde eisen aan de opgegeven waarde. De Belastingdienst heeft aan elke conditie waaraan een rubriek moet voldoen een foutcode gegeven.   Payroll Business voert deze controles ook uit. Vaak voldoen de gegevens automatisch aan de condities van de Belastingdienst, omdat dit bij het vastleggen ervan door de programmatuur wordt afgevangen. Voor de gevallen waarbij dit niet zo is, hebben we signalen gemaakt met dezelfde foutcode als die van de Belastingdienst.  Het uitvoeren van de controles doet de Belastingdienst op verschillende manieren, het gaat hierbij om: Poortcontrole xsd Poortcontrole overig  Terugkoppelcontrole De Belastingdienst heeft per conditie aangegeven welke controle wordt uitgevoerd. Omdat er voor de Poortcontrole overig in Payroll Business nog drie signalen ontbraken, hebben we deze nu aangemaakt.  Hoe Vanaf deze release zijn in Payroll Business de volgende drie signalen opgenomen: 1606 – Code aard arbeidsverh. Is niet opgegeven. 2027 – Code CAO inlener ontbreekt. 2028 – Code CAO inlener onterecht opgevoerd. De ernst van deze signalen is Fout. Actie Als het Signaleringsverslag een van deze foutsignalen bevat, herstel de fout dan voordat je de loonaangifte verstuurt, want de Belastingdienst zal vanwege deze fouten anders het gehele loonaangiftebericht afkeuren. Zoek de signalering zonodig op in het onderwerp Signaleringen loonaangifte van de online help. Hier staat waarom het signaal is afgegaan en hoe je de inrichting kunt aanpassen. Ad-hoc rapportage (Uitgebreid) gewijzigd Waarom Zoals we in eerdere release notes hebben gemeld, verwijderen we vanaf de mei release de oude Ad-hoc rapportage uit het menu en kun je alleen de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) nog selecteren. Om deze uitgebreide ad hoc rapportage optimaal te kunnen gebruiken, hebben we voor release nog een aantal problemen opgelost en wensen gerealiseerd.  Hoe Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Vanaf deze release zijn onderstaande verbeteringen toegevoegd: Het zoeken in de opgeslagen rapportages bij Bestaande definitie gebruiken is makkelijker geworden. Op basis van wat je intypt, wordt meteen de juiste definitie opgezocht. Als je het rapport uitvoert op klantniveau en de bedrijven selecteert, onthoudt de applicatie nu deze bedrijven wanneer je een definitie opslaat. Je hoeft dus niet elke keer meer de bedrijven te selecteren waarvoor je het rapport wilt uitvoeren. Als je een element selecteert, wordt dit element voortaan altijd als kolom in het rapport getoond, ook als dit element geen waarden heeft. Hierdoor heeft een rapport dat je bijvoorbeeld voor meerdere bedrijven uitvoert, altijd dezelfde indeling. Actie Als je de bovenstaande nieuwe funcionaliteiten wilt gebruiken, kun je dit vanaf deze release inrichten. Denk er aan om vóór de release van mei eigengemaakte rapportages die je nu gebruikt in de oude Ad-hoc rapportage, over te zetten naar de  Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Opgeloste meldingen Technische code Variabele Werkgeverslasten niet toe te voegen bij externe mutaties (3177391) Melding Het was niet mogelijk om de vrije looncomponenten Variabele werkgeverslast 1 t/m 60 toe te voegen aan het conversieschema van de externe mutaties. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat je vanaf deze release de vrije looncomponenten Variabele werkgeverslast 1 t/m 60 t zijn deze nu ook toe te toevoegen in de externe mutaties. Als je hier gebruik van wilt maken kan dat nu. Actie Er is geen actie nodig. UPA bestand afgekeurd TV 2022 (3273011) Melding Na de release van januari 2022 kan er na het inzenden van de UPA-aangifte een foutmelding optreden, die wordt veroorzaakt doordat de Code loonbelastingtabel in de UPA-aangifte ontbreekt. Dit komt omdat er met de release van 2022-01 een te scherpe afvraging is gedaan of dit veld bepaald moet worden of niet. De foutmelding verscheen in de volgende situaties: Een medewerker komt in P1 2022 in dienst en gaat ook direct uit dienst in dezelfde periode en er heeft geen geldelijke salarisverwerking plaatsgevonden. Een medewerker gaat uit dienst in P1 2022 en er heeft geen geldelijke salarisverwerking plaatsgevonden. Een medewerker is in P1 2022 uit dienst gegaan en er wordt een transititievergoeding uitgekeerd in de periode na uit dienst. Oplossing Met ingang van deze release is dit opgelost en wordt de Code loonbelastingtabel ook bepaald in de bovengenoemde situaties. Actie Om de Code loonbelastingtabel te bepalen en correct te laten verwerken in de UPA-aangifte, moet je eerst een definitieve salarisverwerking afroepen. Pensioenpremie vanaf 21 jaar niet correct (3123051) Melding Bij een medewerker die in de loop van het jaar deelnemer werd aan een variabele pensioenregeling door het bereiken van een bepaalde leeftijd en die al eerder in dienst was, terwijl die pensioenregeling een franchisefactor op basis van uren gebruikt, zien we dat de verloonde uren uit de perioden voordat de medewerker deelnemer werd, werden meegenomen in de berekening van de franchise. Hierdoor werd de franchise te hoog en werd er te weining pensioenpremie berekend. Oplossing In deze release is dit aangepast voor de berekening vanaf januari  2022. De verloonde uren uit de perioden voordat medewerker deelnemer werd aan de pensioenregeling, worden niet meer in de  berekening van de franchise meegenomen. Als een medewerker in de loop van het jaar deelnemer wordt, ziet u in het overzicht met payrollelementen het nieuwe payrollelement Uren voor deelname (pensioensoort). Actie Er is geen actie nodig. Alle velden waar percentage's kunnen worden ingevuld zijn 6 decimalen (3304138) Melding In schermen van de arbeidsvoorwaarden Compensatie vast pensioen en Compensatie variabel pensioen kun je de percentages vastleggen met 6 decimalen, terwijl je de percentages die zijn opgenomen in de tabellen Compensatie vast pensioen 5 t/m 8 en  Compensatie variabel pensioen 5 t/m 8 met slechts 3 decimalen kon invullen. Oplossing In de volgende referentietabellen zijn de kolommen met percentages uitgebreid naar 6 decimalen: referentietabel kolom Compensatie variabel pensioen 5 Percentage Compensatie variabel pensioen 6  Percentage Compensatie variabel pensioen 7     Percentage Compensatie variabel pensioen 8  Percentage Compensatie vast pensioen 5 Percentage Compensatie vast pensioen 6 Percentage Compensatie vast pensioen 7 Percentage Compensatie vast pensioen 8 Percentage Pensioen bijsparen Bijspaarpercentage Pensioen boven maximum bijdrage Percentage Pensioen boven maximum inleg 1 Percentage Pensioen boven maximum inleg 2 Percentage Pensioen boven maximum inleg 3 Percentage Actie Er is geen actie nodig. Als je eerder percentages met 3 decimalen hebt vastgelegd, blijven deze actief totdat je een nieuw percentage vastlegt. Als je meer decimalen nodig hebt is dat vanaf deze release mogelijk. Toegepast % bijtelling bleef op strook staan (3291912) Melding Als een auto van de zaak stopt en je hebt bepaalde gegevens, zoals cataloguswaarde en categorie, op de loonstrook getoond, dan bleven deze gegevens staan. Onder Actie is uitgelegd hoe je ervoor zorgt dat deze gegevens niet meer op de loonstrook van de medewerker worden getoond. Actie Om ervoor te zorgen dat er geen autogegevens meer op de loonstrook worden getoond na het stoppen van de Auto van de zaak, moet je bij de medewerker eerst de waarde uit het veld Autocategorie en eventueel andere velden verwijderen en een salarisverwerking laten uitvoeren. Daarna kun je eventueel de arbeidsvoorwaarde bij de medewerker verwijderen. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) gaf voor dagelementen de waarden voor periode 13 en periode 1 (3292444) Melding Als je in de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) bij een 4-weken bedrijf een dagelement selecteerde met een peildatum in periode 01-2022, dan werden voor dit dagelement de waarde van periode 13-2021 en de waarde van periode 01-2022 bij elkaar opgeteld. Oplossing We hebben dit in deze release opgelost, zodat in het rapport nu de juiste waarden worden weergegeven van alleen het dagelement  van de gekozen periode.  Actie Er is geen actie nodig.  

30-03-2021 HRSS link added automatically when sending an email with an empty footer (change 2244213) When the footer - created in an email template - was empty, the system automatically added a link to Youforce. The link to Youforce will n...

30-09-2020 Radioknoppen verbeterd De radioknoppen van de Self Service-formulieren zijn verbeterd. De keuzerondjes verschijnen op een of meerdere regels, afhankelijk van het aantal aanwezige tekens voor elk keuzerondje. Hieronder staan de mogelijkhe...

In this version Changed in version 2 In this version we have added the following topic: Extra individual rights suddenly shown in recent years (change 3786540). New 1.  New screen Parental Leave correction company collective labor agreement (company CLA) Why As of August 2, 2022, parental leave (OSV) has been split into two parts: Paid and Unpaid parental leave. In HR Core Business, we had taken this change into account and a parental leave type had already been set up with the data elements OSV factor and Age Limit Parental Leave. These elements have been in use for (unpaid) Parental Leave as of release 2022-08. By adjusting the parental leave in August 2022, the value for unpaid parental leave changed from 26 to 17 weeks. You can record this at the company level in the HR Steering Data screen.    For clients who have been using HR Core business for some time, the data elements OSV factor and Age limit include values filled in at the company CLA level. This is a level between employee and company. To calculate parental leave, the system still uses the data at the company CLA level because in the hierarchy this is the first level above the employee. This means that if, for example, in the HR Steering Data screen at OSV factor the value 17 is entered at the company level, while at the company CLA level it still contains the value 26, the calculation of parental leave entitlement is made based on 26 weeks.   In order for the system to correctly calculate parental leave entitlement, it is necessary to remove the incorrect values of the OSV factor and age limit that are still present in the database. To enable this, the new Parental leave correction company CLA screen is available in HR Core Business as of this release.  How Settings > Leave > Parental leave correction company CLA Steps Select the correct Reference Date. This is the date from when you want to terminate the data. If there are multiple company CLAs, select the appropriate company CLA. Open the Parental Leave correction company CLA screen. Terminate the values of the OSV Factor (unpaid) and Age limit parental leave (unpaid) fields by clearing them.  Click Save. You can use the Mutation report (extended) to check whether the values of these fields are actually cleared as of the reference date.  In the menu, go to Reports > Recording > Mutation Report (extended). In the Target Level field, select Company and then select the Target Group: this is the company for which you want to create the report. If necessary, adjust the remaining fields and click Show selection criteria. At Data collections, select the Company CLA collection in the Selected field. At Data elements (GE) and wage components (LC), add the data elements Age limit parental leave (unpaid) (Company CLA) and OSV factor (unpaid) (Company CLA) in the Selected field. Click Create report. Go to My Reports and open the newly created Mutation report (extended). Here you can see that for the selected target group and company CLA the abovementioned data elements have been terminated and have the status Inactive. Action If there are still old values at the company CLA level at OSV Factor (unpaid) and/or Age limit parental leave (unpaid), ensure that these values are terminated by completing the steps listed above. Solved messages 2. Extra individual rights suddenly shown in recent years (change 3786540) Message Some employees suddenly showed old individual rights after release 2022-09. As a result, these employees suddenly had a long queue of individual rights. These had been entered in previous years. However, the balance shown was correct, as these rights may have already been included in the transferred balance. It was only a presentation error.  Solution As of release 2022-10, only the individual rights that have been granted in the current leave year are visible. Action No action is required.  

Hier vind je de PDF versie van de slides die horen bij de gegeven presentatie.

29-10-2020 Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker zijn de afdelings- en functietabellen leeg (wijzig 2323684) Alleen Self Service Education Bij het starten van een nieuw medewerkersproces zijn de afdelings- en functietabellen leeg. Dit is nu opg...

  Nieuw  Transitievergoeding uitbetalen via tweede inkomstenverhouding Waarom Het uitbetalen van transitievergoedingen is verbeterd: je hoeft geen nieuwe medewerker meer aan te maken! Het enige dat je hoeft te doen is het dienstverband beëindigen met de gebruikelijke mutaties, zoals Dienstverband indicatie en Reden uitdienst. Payroll Business doet de rest: Er wordt een voorstel uitgerekend op basis van de wettelijke regels - deze berekening was al eerder beschikbaar Eventueel leg je een afwijkend bedrag aan transitievergoeding vast dat jouw organisatie heeft vastgesteld Vervolgens wordt de transitievergoeding bij de medewerker zelf uitbetaald via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding Hoe  Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) Bepalen transitievergoeding  Als je bij het veld Bepalen transitievergoeding Ja invult, rekent Payroll Business bij elke uitdiensttreding een voorstel uit voor de Transitievergoeding. Dit gedeelte is niet nieuw, uitleg hierover vind je in de online help . Afrekenen transitievergoeding In het veld Afrekenen transitievergoeding kies je het moment waarop de transitievergoeding uitbetaald moet worden: dat kan samen met de laatste reguliere loonstrook of juist in de periode daarna Betalen transitievergoeding Vul in het veld Betalen transitievergoeding Ja in als je wilt dat Payroll Business het berekende voorstel ook meteen uitbetaalt. Je kunt alle details controleren tijdens voorlopige verwerkingen zoals je dat gewend bent, voordat je de berekening definitief maakt. Maar je mag ook op bedrifjsniveau Nee invullen en bij elke afzonderlijke medewerker eerst het berekende voorstel controleren. Na het controleren van het berekende bedrag kun je bij de medewerker het veld Betalen Transitievergoeding op Ja zetten. Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding In dit scherm was het volgende al mogelijk:  een medewerker uit dienst melden een Reden uitdienst opgeven aangeven dat er een Voorstel Transitievergoeding moet worden berekend Met ingang van deze release kun je ook vastleggen: dat het voorstel  - indien berekend - meteen uitbetaald moet worden bij de medewerker zelf. veld Betalen Transitievergoeding = Ja dit kunt je ook vastleggen op klant- of bedrijfsniveau een afwijkend bedrag (indien van toepassing) veld Afwijkende transitievergoeding hier leg je een ander bedrag vast als je wilt afwijken van het wettelijk voorgeschreven bedrag of als jouw organisatie de toe te kennen bedragen al via een ander proces heeft vastgesteld te verrekenen kosten veld Verrekenen kosten met transitievergoeding bijvoorbeeld kosten die al zijn gemaakt voor outplacement of omscholing Medewerker Als je een medewerker uit dienst meldt en je hebt gekozen voor het automatisch berekenen en uitbetalen, dan zie je binnen enkele minuten bij de medewerker: een tweede contract, gekoppeld aan een nieuwe inkomstenverhouding - scherm Arbeidscontract de (nieuwe) arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding - scherm Arbeidsvoorwaardenpakket in het scherm van de arbeidsvoorwaarde de te betalen bedragen - eventueel kun je ook nog een aanvullende ontslagvergoeding opgeven  Salarisstrook en Jaaropgaaf De medewerker ziet het effect zien van het tweede contract op de salarisstrook en de jaaropgaaf. Controlerapporten Er zijn diverse controlerapporten beschikbaar waarmee je zaken als betaling, journalisering  en loonaangifte kunt controleren. Meer informatie hierover vind je in de Productdocumentatie: Transitievergoeding uitbetalen via tweede inkomstenverhouding. Actie Maak je al gebruik van de voorstelberekening? Dan hoef je alleen maar het volgende te doen:  Kies bij het veld Betalen Transitievergoeding voor Ja, op het niveau bedrijf of bij elke afzonderlijke medewerker. Geef via Afrekenen transitievergoeding het uitbetaalmoment op:  in periode van uitdienst of in periode na uitdienst. Gebruik bij de medewerker de velden Afwijkend bedrag Transitievergoeding en Verrekenen kosten met Transitievergoeding indien van toepassing. Wil je alsnog gebruik gaan maken van de voorstelberekening? Leg dan eerst de instellingen vast voor het berekenen van het Voorstel Transitievergoeding. Raadpleeg eventueel de helpteksten bij het scherm Voorstel Transitievergoeding. Let daarbij op het gebruik van de waardenlijst voor Reden uitdienst en de bijbehorende referentietabel: gebruik je de lijst met wettelijke redenen of heeft jouw organisatie een klantspecifieke lijst? Controleer via vervolgverwerkingen of de voorstelberekening de gewenste resultaten oplevert. Regel daarna de betaling zoals in de tekst hierboven is vermeld. Wil je geen gebruik maken van de voorstelberekening, maar wel betalen bij de medewerker zelf? Leg dan alleen het uitbetaalmoment vast: in periode van uitdienst of in periode na uitdienst. Kies bij het veld Betalen Transitievergoeding voor Ja, op het niveau bedrijf of bij elke afzonderlijke medewerker. Vul bij alle medewerkers altijd het veld Afwijkend bedrag Transitievergoeding in met het bedrag dat in jouw organisatie is vastgesteld.  Indien van toepassing kun je bovenstaande gegevenselementen toepassen in de workflows van HR Self Service of in je eigen HR systeem.  Wil je de transitievergoeding blijven uitbetalen zoals je gewend bent door het kopiëren van de medewerker? Ook dat blijft voorlopig gewoon mogelijk. Wij adviseren echter wel om binnenkort de nieuwe werkwijze te gaan hanteren, vanwege de evidente voordelen: Je hoeft minder mutaties uit te voeren en te controleren. Adreswijzigingen tijdens het dienstverband en na uitdiensttreding hoef je niet meer dubbel vast te leggen.  Je krijgt een zuivere berekening in de HR-rapportages. Externe mutaties - Uren met terugwerkende kracht verwerken Waarom Bij klanten die de gewerkte uren in een externe applicatie vastleggen was er behoefte aan meer flexibiliteit om correcties over voorgaande periodes op een andere manier aan te leveren. Tot nu toe was dat alleen mogelijk door een groter tijdsvenster te kiezen voor alle medewerkers in het urenbestand. Vanaf deze release is het mogelijk alleen voor specifieke medewerkers alle uren uit het lopende jaar nogmaals aan te leveren.  Hoe Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als je in het scherm Conversieschema bij het veld Extern systeem kiest of hebt gekozen voor de mogelijkheid Dagmutaties met verbijzonderingen, kun je bij het veld Toevoegen / Vervangen voortaan naast Vervangen en Toevoegen ook kiezen voor de nieuwe optie: Vervangen (TWK - volledig jaar) Vervangen - bestaande optie De uren die in het bestand aanwezig zijn, vervangen alle uren die in Payroll Business aanwezig zijn voor alle medewerkers.  De datums van de gewerkte uren in het bestand moeten liggen op of na de Vanaf-datum; deze datum zie je in de kopregel van het bestand met de aanduiding FromDate.  Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn, maar in Payroll Business op of na de Vanaf-datum wel, dan worden alle uren in Payroll Business voor die medewerker verwijderd. Het uitgangspunt is dan namelijk dat de uren van die medewerker ook in het bronsysteem zijn verwijderd. Toevoegen - bestaande optie Alle uren die in het bestand aanwezig zijn worden toegevoegd aan de uren die al in Payroll Business aanwezig zijn. De datums van alle gewerkte uren in het bestand moeten liggen op of na de Vanaf-datum. Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn, maar in Payroll Business op of na de vanaf-datum wel, dan blijven de uren in Payroll Business ongewijzigd. Het uitgangspunt is dan dat er voor die medewerker niets toe te voegen valt. Vervangen (TWK - volledig jaar) - NIEUW De uren die in het bestand aanwezig zijn op of na de Vanaf-datum, vervangen de uren die in Payroll Business aanwezig zijn voor alle medewerkers. Wat dat betreft is er geen verschil met de optie Vervangen. In tegenstelling tot de andere twee opties mogen bij deze optie voor specifieke medewerkers de datums van de gewerkte uren in het bestand ook vóór de Vanaf-datum liggen. De uren die in het bestand aanwezig zijn vervangen in dat geval alle uren die voor dat verwerkingsjaar in Payroll Business voor die medewerkers aanwezig zijn. Als eerste dag van het jaar wordt de eerste dag van de eerste afrekenperiode van dat jaar genomen. Bij maandverloning is dat 1 januari, bij vierwekenverloning kan dat bijvoorbeeld 30 of 31 december van het voorgaande jaar zijn. Als er voor een medewerker geen uren in het bestand aanwezig zijn vóór de Vanaf-datum, maar in Payroll Business wel, dan blijven die uren in Payroll Business ongewijzigd. Het uitgangspunt is dan dat er voor de betreffende medewerker in voorgaande periodes geen wijzigingen in de uren hebben plaatsgevonden. Actie Je kunt de nieuwe optie vastleggen in het Conversieschema. Ook kun je de aansturing toevoegen aan de kopregel van het bestand met de aanduiding Replace met waarde 3. Meer uitleg daarover vind je in de online help. Let op: om vergissingen te voorkomen geeft Payroll Business voortaan een foutmelding als voor Vervangen of voor Toevoegen hebt gekozen en daarbij datums aanlevert die liggen vóór de Vanaf-datum. De gewenste wijze van verwerken is in dat geval immers onduidelijk. Pas in dat geval in de header van het bestand de FromDate aan. Externe mutaties - Raet Basisdocumenten automatisch uploaden en verwerken via SFTP Waarom Voor het importeren van diverse mutaties wordt vaak gebruik gemaakt van Excel-sheets in het zogenaamde Raet Basisdocument-formaat. Vanaf deze release is het mogelijk om dit type deze sheet via een beveiligde verbinding (SFTP) aan te leveren en automatisch te uploaden en verwerken.  Dit geldt zowel voor bestanden op klantniveau als bestanden op administratieniveau, dat wil zeggen voor meerdere klanten, als je administratiekantoor bent. Meer informatie over dit formaat, vind je in de online help via  Schermen en velden > Beheer > Externe mutaties > Raet Basisdocument. Hoe Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als eerste is het nodig om een beveiligde verbinding tot stand te brengen tussen jouw organisatie en Visma | Raet. Hiervoor is afstemming nodig tussen een ICT-expert van jouw organisatie en een deskundige van Visma | Raet over het toe te passen Secure File Transfer Protocol (SFTP) en de exacte locatie van de bestanden.  Het resultaat van deze eerste stap is dat bestanden die op een server binnen jouw organisatie worden opgeslagen, automatisch worden doorgestuurd naar een server bij Visma | Raet. Payroll Business kan deze bestanden vervolgens automatisch oppakken en verwerken. In de volgende stappen leggen we uit hoe dat werkt. Beheer > Externe mutaties > Conversieschema Als je bij een van de conversieschema's bij Automatisch verwerken kiest voor Ja, dan gebruikt Payroll Business dat schema om automatisch een bestand te verwerken dat wordt aangeboden via SFTP. Staat Automatisch verwerken op Nee, dan vindt er alleen een automatische upload plaats. Het starten van de verwerking moet je zelf handmatig doen. Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand Bestanden die via SFTP zijn binnengekomen zijn net als bestanden die je handmatig uploadt, zichtbaar in het scherm Upload extern mutatiebestand. Beheer > Externe mutaties > Verwerken extern mutatiebestand Als je de bestanden die via SFTP zijn binnenkomen, automatisch laat verwerken, dan staan deze bestanden in de lijst van het scherm Verwerken externe mutaties. Hier zie je aan de status of de verwerking goed is gegaan of dat er fouten zijn geconstateerd, bijvoorbeeld omdat bepaalde gegevens ontbreken. Beheer > Externe mutaties > Algemene instellingen In het scherm Algemene instellingen leg je vast of je een verwerkingsverslag per mail wilt ontvangen en wanneer: alleen als er fouten optreden of altijd, bij elke verwerking Rapporten > Gedeelde rapporten Bij de Gedeelde rapporten zie je alle verwerkingsverslagen. Deze kunnen het resultaat zijn van een automatische upload, gevolgd door een automatische verwerking, maar je ziet ook de verwerkingsverslagen van bestanden die je handmatig hebt verwerkt. Actie Als jouw organisatie graag een SFTP-verbinding tot stand wil brengen met Visma | Raet, overleg dan hierover met je account manager.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen persoonsgegevens - Uitgebreid met Jaaropgaven Waarom Uit de feedback voor het scherm AVG wissen persoonsgegevens die we naar aanleiding van de vorige releases hebben ontvangen, bleek dat het wenselijk was de te wissen persoonsgegevens verder uit te breiden. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de jaaropgaven gewist. Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Het is niet langer mogelijk om via het scherm Jaaropgaaf medewerker de jaaropgaaf van gewiste personen op te vragen.  Acties Er is geen actie nodig. Functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken aangepast Waarom  Met de functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken is het mogelijk om een netto negatief van een voorgaande periode, automatisch te laten inhouden in de huidige periode. Soms werd bij mutaties met terugwerkende kracht over voorgaande perioden, het netto negatief echter twee keer werd ingehouden. Hoe Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA We hebben de functionaliteit Netto negatief resultaat automatisch boeken aangepast per 01-01-2021, waardoor er geen dubbele inhoudingen meer kunnen plaatsvinden. Actie Er is geen actie nodig. Pensioenen dagen per jaar flexibel maken Waarom In de variabele pensioenberekening is het mogelijk om de franchise te bepalen over het aantal verloonde uren. Als in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) of Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de kolom 19 CAO uren is gevuld en kolom 20 Berekenen CAO uren op periodiek aftoppen stond, dan werd hierbij standaard uitgegaan van 260 dagen. Voor bepaalde pensioenfondsen geldt er echter een ander aantal dagen. Daarom is aan deze referentietabellen een kolom toegevoegd waarmee je opgeeft van welke dagen Payroll Business moet uitgaan. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Vanaf deze release is er aan de referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) en Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) de volgende nieuwe kolom toegevoegd: 21 Berekeningsdagen 1 = 260 dagen 2 = 261 dagen 3 = 262 dagen 4 = werkdagen afrekeningsjaar Dit veld werkt alleen in combinatie met de velden 19 CAO uren en 20 Berekenen CAO uren. Als je in dit veld geen keuze maakt voor de kolom 21 Berek dgn, dan gaat Payroll Business standaard uit van 260 dagen. Actie CAO Services past voor de CAO's waarvoor een ander aantal dagen geldt, de inrichting van de benoemde referentietabellen aan. Als je gebruik maakt van eigen referentietabellen, kunt je dit vanaf 1-1-2021 inrichten. Scherm en rapport Afrekenresultaten D/C  Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. Hierbij kijken we ook of we met kleine aanpassingen het gebruiksgemak van een scherm en/of rapport kunnen verbeteren. Daarnaast zijn er wensen om het scherm van het rapport Afrekenresultaten D/C te verbeteren, zodat er minder onnodige acties plaats hoeven te vinden. Hoe Rapporten > Controle > Afrekenresultaten DC In het rapport Afrekenresultaten D/C hebben we de volgende zaken verbeterd: Via het navigatiepad bovenin het scherm zie je nu voor welk bedrijf je het rapport gaat aanmaken. Je hoeft dus niet meer opnieuw het bedrijf te selecteren vanuit een ander scherm in Payroll Business naar het scherm Afrekenresultaten D/C gaat. De periodiciteit wordt niet meer getoond; dit is een vast gegeven voor het bedrijf en kan niet veranderen. Je ziet direct alle salarisverwerkingen waarvoor je het rapport kan aanmaken. Je hoeft dus niet meer eerst op een knop te klikken om deze te zien. Het rapport wordt voortaan aangemaakt in XSLX-formaat en niet meer in het oudere XLS-formaat. De Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt vind je nu in het laatste tabblad van het excelbestand. Hierdoor kun je de gegevens in het tabblad van het rapport zelf makkelijker sorteren of bewerken. Actie Er geen actie nodig. Arbeidsvoorwaarden Gratificatie 2 ook te gebruiken voor vakantiegeld Waarom Soms zijn er twee referteperiodes aanwezig bij de reservering van het vakantiegeld. Als er meerdere referteperiodes zijn voor bijvoorbeeld het gedeelte wat berekend moet worden op basis van de peilmethode en er een andere referteperiode geldt voor het opbouwgedeelte, dan was niet mogelijk beide te berekenen. Om dit mogelijk te maken hebben we de arbeidsvoorwaarden Gratificatie 2 ( opbouw) aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Gratificatie 2 Aan het arbeidsvoorwaardenscherm van Gratificatie 2 is het volgende veld toegevoegd:  Gratificatie 2 als vakantietoeslag  Vul je hier Ja in, dan worden de reservering en uitbetaling van deze arbeidsvoorwaarden richting de Belastingdienst worden meegegeven als Vakantiegeld. De default waarde van dit veld  is Nee, zodat de arbeidsvoorwaarden blijven werken zoals je gewend bent. Omdat dit een andere arbeidsvoorwaarde is dan vakantiegeld komt er een extra regel op de loonstrook te staan. Let op: als je de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 gaat inzetten voor vakantiegeld, moet je het controleren en aanvullen van de  eventuele minimum vakantietoeslag handmatig bijhouden en corrigeren. Actie Als je de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 wilt gaan gebruiken als vakantietoeslag, vul dan bij het veld Gratificatie 2 als vakantietoeslag de waarde Ja in.  Externe mutaties - meerdere lijsten met externe velden mogelijk Waarom Tot nu toe kon je voor één externe applicatie slechts één externe tabel inrichten. Als je meerdere tabellen had aangemaakt, stond in het verwerkingsverslag de melding Externe tabel fout.  In de praktijk blijkt het soms handig om meerdere lijsten met externe codes te kunnen inrichten, bijvoorbeeld als je met meer dan één tijdregistratiesysteem te maken hebt, Hoe Beheer > Externe mutaties > Externe tabellen Vanaf deze release is het mogelijk om voor hetzelfde externe systeem, meerdere externe tabellen in te richten, inclusief externe velden. De verwerking van de externe mutaties is hierop aangepast. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Minimum vakantietoeslag-aanvulling terwijl blokkering op Ja staat (2088561) Melding Hoewel in de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag bij het veld Blokkeren (Vak.toesl.) de waarde Ja was ingevuld en bij het veld Minimum controle en correctie (Vak.toesl.) de waarde Nee, werd er toch vakantiegeld berekend. Oplossing Dit is opgelost vanaf release 2021-01, zodat er geen aanvulling vakantiegeld meer wordt berekend als het veld Blokkeren (Vak.toesl.) op Ja staat. Actie Er is geen actie nodig.  Nul vaste reisdagen per week Melding Door de landelijke maatregelen tegen het coronavirus worden werknemers opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Dit kan van invloed zijn op de reiskostenvergoeding. Voor reiskostenvergoedingen die na 12 maart zijn afgesproken, geldt dat deze zelfs alleen vergoed mogen worden op basis van de werkelijk afgelegde kilometers voor woon-werkverkeer. Om te voorkomen dat je reiskosten in zijn geheel moet blokkeren of verwijderen en vervolgens weer moet deblokkeren of toevoegen als er wèl reisdagen zijn, is het vanaf deze release mogelijk om 0 (nul) reisdagen in te voeren.  We hadden dit al aangepast in de release van november, maar bij drie varianten ging dit fout in de salarisverwerking. Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Reiskosten Vanaf deze release hebben we het ook mogelijk gemaakt om nul reisdagen in te voeren bij de volgende drie berekeningsmethodes: 4. Dagenbepaling fiscus / Dagen per week / Vaste vergoeding 9. Dag.bep.fisc/Reisdagen per week/Vaste vergoeding 10. Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg.   Actie Als je deze mogelijkheid wilt gebruiken, geef dan bij de betreffende medewerkers 0 reisdagen op bij Vaste reisdagen per week. Hoe je dit precies moet inrichten per mehode, lees je in de online help. SV-loon onjuist bij stagiairs (2179255)  Melding  Als er bij een stagiair voor een periode sprake was van negatief loon, bijvoorbeeld door een correctie met terugwerkende kracht, werd er voor die periode ten onrechte geen SV-loon vastgesteld.  Oplossing  Deze fout is met ingang van deze release hersteld.  Actie Er is geen actie nodig.  Synchronisatie mutaties naar IKV-niveau (2100386) Melding  Medewerker >Interfaces > Loonaangifte Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV) / Loonheffingen (IKV) Gegevenselementen die van belang zijn voor de loonaangifte kun je muteren via het scherm Loonaangifte. Het systeem zorgt er vervolgens voor dat deze mutaties worden doorgezet naar de juiste inkomstenverhouding (IKV). In het IKV-scherm Loonaangifte (IKV) kun je zien welke gegevens bij de inkomstenverhouding horen.  Als een mutatie werd verwijderd vanaf de oorspronkelijke ingangsdatum, werd de informatie in het scherm Interfaces > Loonaangifte niet goed gesynchroniseerd met de informatie in het scherm op IKV-iveau. Hier stond dan nog de oude waarde en deze waarde werd ook gebruikt in de loonaangifte en salarisberekeningen. Oplossing  Dit is vanaf deze release opgelost, zodat ook het verwijderen van een mutatie vanaf de oorspronkelijke ingangsdatum, goed wordt gesynchroniseerd zodat in het scherm op IKV-niveau de juiste waarden komen te staan. Actie Er is geen actie nodig.  Alternatieve omschrijving wijzigen op niveau Bedrijf CAO (2010197)  Melding  Als voor een bepaald Soort element op bedrijfscao-niveau een alternatieve omschrijving was aangemaakt, kon je als klant niet van deze omschrijving afwijken, omdat het niet mogelijk was de alternatieve omschrijvingen aant te passen op klant- en/of Bedrijfscao-niveau. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen Vanaf deze release is het ook mogelijk om alternatieve omschrijvingen aan te passen op klant- en/of bedrijfscao-niveau. Op deze manier kun je als klant alsnog eigen omschrijvingen hieraan toekennen. Actie Als je een omschrijving aan wilt passen op klant- en/of bedrijfscao-niveau kun je dat vanaf deze release via de functie Alternatieve omschrijvingen doen.  Alternatieve omschrijving niet getoond bij groepeerkenmerken Rapportages (2347985)  Melding  Als er een alternatieve omschrijving was vastgelegd voor een gegevenselement waarmee je in diverse rapportages kan groeperen, zoals afdeling, kostenplaats, classificatiekenmerken, dan zag je deze alternatieve omschrijving niet terug in de lijst van het veld Groepeerkenmerk van de rapportageschermen. Oplossing  Dit is vanaf deze release aangepast, zodat je de alternatieve omschrijving nu ook in de rapportageschermen terugziet in de keuzelijst van het veld Groepeerkenmerk.  Actie Er is geen actie nodig.  Rekeninggegevens voor betalingen buiten het SEPA-gebied weer beschikbaar (2335548)  Melding  Recent hebben wij het aanmaken van betalingen voor buiten het SEPA-gebied in BTL91-formaat uitgefaseerd en hadden daarom ook het bijbehorende scherm met rekeninggegevens uit het menu verwijderd.  Sommige klanten lieten ons echter weten dat zij wel graag de mogelijkheid wilden behouden om de rekeninggegevens voor betalingen buiten het SEPA-gebied vast te leggen.  Oplossing  Het scherm Overboekingen buiten SEPA is weer toegevoegd aan het menu Medewerkers, echter zonder de toevoeging BTL91. De rekeningnummers die je voor een medewerker in dit scherm hebt vastgelegd, zijn zichtbaar op de loonstrook en op het Betalingsoverzicht netto resultaat via een apart tabblad; dit is niet gewijzigd. Actie Let op: er worden geen betaalbestanden aangemaakt. Als je gebruik maakt van deze mogelijkheid, vergeet dan niet om maandelijks de betalingen buiten het SEPA-gebied handmatig te verzorgen, ook dit is niet gewijzigd.  SV-lonen ontbraken bij APG-aanlevering (2334337) Melding Als een medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt, werd in bepaalde gevallen geen SV-loon doorgegeven in de APG-aangifte. Hierover kregen klanten een terugkoppeling van APG. Oplossing Met ingang van 1-1-2020 hebben is dit aangepast, zodat voor medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijdbereiken, altijd het SV-loon wordt doorgegeven in de APG-aangifte. Actie Er is geen actie nodig. Ad hoc rapportage (uitgebreid)  - Geen gegevens gevonden (2113335)  Melding In de nieuwe Ad hoc rapportage (uitgebreid) stond soms ten onrechte de melding: Geen gegevens gevonden.  Oplossing Het probleem is opgelost, de beschikbare gegevens worden voortaan altijd in het rapport getoond.  Om de inhoud van het rapport beter te kunnen controleren, is de lijst met parameters die zijn toegepast uitgebreid. Je ziet voortaan: Datum en tijd van aanmaken van het rapport Of je de optie Alleen medewerkers in dienst hebt toegepast Of je de optie Alleen medewerkers met resultaten hebt toegepast Achter de bedrijfsnaam wordt ook de bedrijfscode vermeld Als je het rapport opvraagt in Excel formaat, vind je de Rapport-parameters op basis waarvan het overzicht is aangemaakt. in een apart tabblad. In een pdf staan de parameters bovenaan de eerste pagina. Actie In onderstaande situaties werkt het nieuwe rapport helaas nog niet goed:  Als je met sublooncomponenten werkt: deze zijn herkenbaar aan het feit dat de hoofdlooncomponent, bijvoorbeeld 10001484 Salaris, meerdere keren in de definitie is opgenomen met verschillende omschrijvingen.  Als een element meer dan één keer in de definitie is opgenomen. Als je hier last van hebt, blijf dan nog even het oude rapport gebruiken, wij lossen dit zo spoedig mogelijk op. Ad hoc rapportage uitgebreid  - vragen over werken met definities (2113335) Melding De nieuwe uitgebreide Ad hoc rapportage heeft meer mogelijkheden voor het delen en kopiëren van definities dan de oude rapportage. Bij onze Servicedesk kwamen daarover een aantal vragen binnen. Hieronder vind je daarom extra uitleg over de mogelijkheden. Oplossing Definitie delen: Een definitie die je zelf hebt gemaakt, kun je delen met je collega's door de klant of het bedrijf in te vullen bij Definitie beschikbaar voor en de definitie dan op te slaan. Vanaf dat moment zien jouw collega's de gedeelde definitie in hun lijst. Ze kunnen deze echter niet aanpassen. Definitie kopiëren: Je kunt een definitie die een collega met je heeft gedeeld wel kopiëren, zodat je een versie hebt die je voor eigen gebruik verder kunt aanpassen. Die doe je door te klikken op Definitie opslaan. Vanaf dat moment staat de definitie twee keer in je lijst, met twee eigenaren, namelijk jijzelf en je collega. Om verwarring te voorkomen, is het raadzaam om meteen de naam van de kopie aan te passen. Je kunt er ook voor kiezen om na het selecteren van de definitie meteen de Omschrijving aan te passen, de wijzigingen aan te brengen en de definitie vervolgens op te slaan Definitie verwijderen: Je kunt alleen de definities verwijderen die je zelf hebt gemaakt. Definities die andere gebruikers hebben gemaakt en beschikbaar gesteld, kun je niet verwijderen: bij deze definities is de knop Verwijderen inactief (grijs weergegeven). Actie Als je inmiddels meerdere definities met dezelfde naam in je lijst hebt staan, kijk dan goed wie de eigenaar is, en pas eventueel de naam van je eigen definities aan om het overzicht te houden.  Opmerking: maak met je collega's afspraken over de naamgeving. De lijst met definities is gesorteerd op naam, daarmee kun je ervoor zorgen dat bepaalde soorten definities altijd bij elkaar in de lijst staan. Ziektegevallen in het Duits niet zichtbaar (2308254) Melding De lijst met ziektgevallen was niet zichtbaar als je als gebruiker Duits had gekozen als taal. Ook waren er geen zoekvelden beschikbaar, Oplossing Dit is opgelost, de lijst met zoekvelden is altijd beschikbaar en de aanwezige ziektegevallen worden altijd getoond. Aandachtspunt: zoals je wellicht gezien hebt, zijn nog niet alle vertalingen in de applicatie aanwezig, hier wordt continue aan gewerkt: in elke release worden er vertalingen toegevoegd. Actie Er is geen actie nodig. Reservering vakantiegeld niet berekend over Uitbetaling Meeruren en Vakantieuren (2350119) Waarom Bij het uitbetalen van bepaalde uursoorten werd er na de periode uitdienst, geen reservering vakantiegeld berekend en geen reservering vakantiegeld doorgegeven aan de Belastingdienst. Dit kwam omdat er geen werkdagen waren in de periode van uitbetaling. Hoe Vanaf deze release is dit opgelost en wordt er bij het uitbetalen van deze uursoorten, zoals verwacht, reservering vakantiegeld berekend doorgegeven aan de Belastingdienst Actie Er is geen actie nodig. Codetabel Nationaliteit was niet actueel (2309997) Melding De codetabel voor de nationaliteit sloot niet aan bij de actuele codes van de Belastingdienst in 2020. Hierdoor was het niet altijd mogelijk de juiste nationaliteit vast te leggen conform de lijst van de Belastingdienst.  Oplossing We hebben de codetabel met Nationaliteiten aangepast op basis van de nieuwe lijst van de Belastingdienst voor 2021. Dit betekend dat sommige nationaliteiten niet meer zichtbaar zijn, dat van een aantal nationaliteiten de omschrijving is aangepast en dat er nieuwe nationaliteiten zijn toegevoegd. Actie De klanten bij wie deze nationaliteiten bij medewerkers zijn ingevuld, hebben we hierover geïnformeerd, zodat zij weten wat ze per 1-1-2021 moeten wijzigen. Voor de overige klanten heeft deze aanpassing geen direct gevolg gehad in HR Core Business. Verzamelloonstaat inclusief medewerkers uit dienst (2372114) Melding De vezamelloonstaat werkte niet goed, waardoor ook oude medewerkers die uit dienst zijn, erin werden opgenomen. Oplossing We hebben de oplossing hiervoor uitgeleverd op 15 december 2020, zodat er geen medewerkers uit dienst meer in de Verzamelloonstaat staan. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving - signaleringen Nieuwe signalering 2103 - Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift Signalering Bij soort ink. 11, 13, 15, 18 hoort srt.contr. O of B vervalt per 2021 Waarom Vanaf 2021 is het noodzakelijk om voor medewerkers waarbij het veld Aard Arbeidsverhouding de waarde 4, 6, 7, 18, 79 of 81 heeft, bij de volgende velden de waarde Niet van toepassing in te vullen. Contr. onbep./bep. tijd Schriftelijke arbeidsovk Oproepovereenkomst  Je vindt deze velden in het scherm Arbeidscontract. Door deze aanpassing vervallen andere signalen die betrekking hebben op het Soort contract. Hoe Vanaf 1-1-2021 is het volgende nieuwe signaal in Payroll Business opgenomen: 2103- Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift.  Vanaf 1-1-2021 is het volgende signaal vervallen: Bij Soort ink. 11,13,15,18 hoort Srt.contr. O of B en komt vanaf de verwerkingen van 1 januari 2021 niet meer in het Signaleringsverslag voor. Actie Als er in jouw organisatie medewerkers zijn met de hierboven genoemde codes in het veld Aard arbeidsverhouding, vul dan per 2021 bij de bovenstaande velden Niet van Toepassing in. Meer informatie over deze en andere signalen vind je in de Vooraankondiging Jaarovergang 2020-2021. Foutmelding L2021 en Brief Belastingdienst (2241993) Waarom Begin 2020 hebben we bij medewerkers die opnieuw in dienst waren getreden, de redenen uit dienst verwijderd. Dit hebben we gedaan omdat het vanaf 2020 verplicht is om de Reden uit dienst aan de Belastingdienst door te geven. Helaas is bij deze actie niet bij alle medewerkers waarvoor dit relevant was de reden uit dienst verwijderd en koppelt de Belastingdienst deze medewerkers terug met de foutmelding L2021.  Hoe We hebben bij medewerkers bij wie ten onrechte een reden uit dienst was, de reden verwijderd. Deze aanpassing hebben we uitgeleverd op 11 december 2020. De correcties voor de Loonaangifte die hierdoor zijn ontstaan worden automatisch meegestuurd met de eerstvolgende aangifte, waardoor foutmelding L2021 van de Belastingdienst is opgelost. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 12/23/2020

26-08-2020 Extended signing period Intradata extended the signing period from 6 days to 14 days. Starting from today, all documents sent for signing will have an extended period of 14 days for signing; while the ones created until today will remain...

Notification Unique Personal Id mandatory Why  As you will have read in previous release notes and in the interim update, the Unique Personal ID (UPI) will become mandatory. Initially, this will only apply to: users of the new solution for Medical Leave Management users of the generic API for Identity & Access Management (IAM) in combination with the Youforce users extended interface. The UPI is not yet mandatory if you only use the Youforce users extended HR interface without the other interfaces mentioned above. How  Settings > Data exchange > Raet HR interfaces > Youforce users extended  An additional option will be made available to users of the interfaces mentioned above. This option will force UPI submission to the Youforce portal.  Your action  No action is required. If you are going to use one of the applications mentioned above, Visma | Raet will contact you to set up the correct settings.  New Application feedback Why In the previous release notes we informed you that the Customer Effort Score will be launched starting with the September release. When a specific procedure has been performed, a closed question will be displayed concerning the procedure. This enables you to provide us with feedback on new functionalities. This feedback in turn enables us to introduce process improvements.   How As of the September release, a closed question will be displayed when the following actions are performed: Employee > Employee > GDPR - Delete personal data – when the Delete button has been clicked. Employee > Inflow/outflow > Proposed transition payment – when the Save button has been clicked. The question is: How easy was it for you to complete this task or action? You can answer this question by assigning a score. Based on your score, you will then see a follow-up question: Score of 1-5: What can we improve to make it easier to perform this task/action?Score of 6-7: What did you find easy about performing this task/action? Your action Please provide an answer when you see a question about the use of the application. In this way we can assess your opinion on certain processes and screens, enabling us to focus on targeted improvement. Personal data available at the Person level Why It is becoming increasingly necessary to distinguish between personal data and employment data in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. A combination of this data at the employee level has always been available in HR Core Business.  However, it is not only necessary to request personal data from the interface applications, but also to enter personal data from those applications. For example, a change of address for employee A also applies to copies of employee A in other applications. In the new Person level, specific personal data, such as address data, can now be synchronized with other employees, regardless of whether these employees work for the same company. The employees must belong to the same client, however.  Initially, the new Person level will only be available for clients switching to the new solution for Medical Leave Management or the generic API for Identity & Access Management (IAM) in combination with the Youforce users extended interface. In the future, it will be available in more interface modules.  How Employee > Person > Person The Person screen will be added to the menu. Once the Person level is available, a person will be generated based on the Unique Personal ID (UPI). The UPI will ensure that employees with the same personal data will be linked to the same person. If you then change any of the following data for one of the employees, the change will not only be implemented for the person, but also for any other linked employees. The Person screen shows the basic data of all employees linked to the person: Person code * Initials * Formatted name Prefixes Surname * Date of birth * Example: Employee 100, A. Apple, and employee T100, A. Apple, both have UPI 100 and are therefore linked to person 100, A. Apple. Employee 100's address is changed to Lindenlaan 8 in Amersfoort. This means that the address of person 100, A. Apple, will be changed to the same new address. The address of employee T100, who is also linked to person 100, will also be changed immediately.  This personal data synchronization applies to the following data elements: Data element   Initials Personal email address First and middle names Personal phone number First name Cell phone number Surname Office phone number Prefix Street Formatted name salutation House number Own name code House number suffix Partner's name Location description Title (prefix) ZIP/Post code Title (suffix) Town/city: Gender Country of residence Date of birth Foreign region Place of birth Street (postal address) Country of birth House number (postal address) Language House number suffix Date of death Postal address location description Citizen service number (BSN) ZIP/Post code (postal address) PING ID City/town (postal address) Nationality Country Email address Foreign region New screen for Unique Personal ID changes Why The Unique Personal ID (UPI) will serve as the unique key for generating a person from employees. The UPI will then be distributed to other applications. For example, the generic API for Identity & Access Management (IAM) will use the UPI as a unique key to recognize users and associated authorizations. Any changes to the UPI can therefore have major consequences. A modified UPI may disable the authorization of a person, and therefore the associated employee. Great care must therefore be taken when making any changes to a UPI. A separate screen is available as of this release for specific situations where a UPI change is unavoidable, such as registering an incorrect UPI. How Management > Data exchange > Modify UPI The Modify UPI screen is available in HR Core Business as of this release. The screen is available as of 1 January 2020, and it includes the following fields: Update UPI If you choose Yes, the UPI will be updated with the employee code. Unique Personal ID (UPI) - You can enter a UPI here. Note: if you have selected Yes for Update UPI, this field will be inactive. Employee > Employee > Employees You can save the UPI in the wizard screens Create Employee - Step 1 of 6 - Employee and Create new employee with profile group. However, once it has been saved, you can no longer change the UPI on the Employee(s) screen. You will have to use the Modify UPI screen. Your action Activating the Person level will be part of an implementation project for the applications mentioned above. Visma | Raet will contact you if this applies to your organization. The UPI must be completed when the Person level is activated.  Modified and improved GDPR - Delete employee screen name changed Why  User feedback has revealed that the name of the GDPR Delete employee screen is confusing. It suggests that an employee can be fully deleted, even though this screen is used only for deleting personal data. We have therefore decided to change the name of this screen.  How  Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data As of this release, the name of the GDPR Delete employee screen has been changed to GDPR Delete Personal Data.  Your action No action is required.  State/Province added to Employee Address Details screen Why  An employee's state/province may be needed for various purposes. It may be useful to record the federal state (Germany) or the region (Belgium) of employees working in those countries, or the employee's province in the Netherlands (or other relevant sub-regions). You can also use this field for compiling reports. The state/province field has been added to the employee's address data screen for this purpose, and you can define values for this field in a values list.  How  Employee > Employee > Employee address details As of this release, the state/province field has been added to the Employee address details screen.   Settings > Recording > List of values The state/province element has been added to the Element field list. You can define your own values for the state/province field in this list.   Your action If you wish to use the new state/province field, you must first define values in the corresponding list.  Solved Message Problems opening free screens (change 1898805) Message  When selecting a free screen in the menu, the screen sometimes failed to open. This was because all employees with data in the screen were first loaded.  Solution  As of this release, you can now select an employee after selecting the free screen. This means you no longer have to wait until all employees have been loaded. Once you select an employee, the screen opens immediately.  You can still opt to open a free screen in the old way and not select an employee. If you do so, all employees with data in the screen will be loaded.  Your action No action is required.  Publishing Date : 8/21/2020