Releases YouServe

Mededelingen  Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. In de loop van dit jaar gaan wij daarom de meertaligheid uitbreiden en alle schermen controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf deze release is een groot gedeelte van de schermen van het menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. De overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig vertaald is, laten we dit weten.  Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Online release sessies Op dinsdag 2 maart zijn we als pilot gestart met een release sessie, waarin we de release van die maand hebben toegelicht en dinsdag 30 maart vond de kennissessie voor de april release plaats. De komende maanden zetten we de pilot voort en vindt in de week na de release een kennissessie van één uur plaats, waarin we de belangrijkste zaken uit deze release nader toelichten. We besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de release notes en de acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld, te verduidelijken. De release sessie over de release van mei vindt plaats op dinsdag 01 juni 14.00 uur. Je kunt je aanmelden via de Evenementenkalender in de community of hiervoor contact opnemen met jouw Customer Success Manager. Nieuw  Technische nummers gegevenselementen en waardelijsten Waarom  Om de gebruikersvriendelijkheid van de schermen van HR Core Business en Payroll Business te vergroten, proberen we het gebruik van technische codes te vermijden. Toch kan het soms handig zijn om technische nummers te zien, bijvoorbeeld: Als je gegevens wilt importeren via een spreadsheet, in de spreadsheet moet dan het nummer van het gegevenselement worden vermeld. Als je een koppeling wilt maken met velden van een andere applicatie, zoals een externe HR-oplossing of een tijdregistratiesysteem. Hoe  Aan de Gebruikersinstellingen, die je opent met het icoon  links onder in het scherm, vind je vanaf deze release de volgende optie: Codes van gegevenselementen en waardenlijsten weergeven. Als je deze optie aanvinkt, zie je in de schermen twee soorten codes: de codes van de de gegevenselementen, bijvoorbeeld 37 = Burgerlijke staat  de codes van de toegestane waarden in een waardenlijst, bijvoorbeeld 1= Ongehuwd, 2=Gehuwd, enz. Codes pas zichtbaar na vertaling scherm Je ziet de codes niet meteen in alle schermen: in de loop van 2021 worden alle schermen groepsgewijs vertaald, zie de onderwerpen hierover elders in deze Release notes. Zodra een scherm goed vertaald is, zorgt deze optie ervoor dat je  - mits de optie aan staat - de technische nummers in de schermen kunt zien. Actie  Er is geen actie nodig. Als je deze optie handig vindt, zet hem dan (tijdelijk) aan. Gewijzigd en verbeterd Benefitbudgetregeling – Automatisch uitbetalen in periode na uitdiensttreding Waarom Als een medewerker uit dienst ging en het veld Saldo automatisch afrekenen bij uitdienst stond op Ja, dan vond het afrekenen van het saldo automatisch plaats in de periode van uitdienst. Het was niet mogelijk om het afrekenen automatisch te laten plaatsvinden in de periode na uitdienst. Vanaf deze release is dit aangepast en is dit wel mogelijk.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Benefitbudgetregeling Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Benefitbudgetregeling Aan het bedrijfsscherm en medewerkersscherm Benefitbudgetregeling is het volgende veld toegevoegd: Afrekening bij uitdienst (Benefit) Eindafrekening in de periode van uitdienst = standaardwaarde Eindafrekening na de periode van uitdienst Hiermee kies je of Payroll Business de afrekening automatisch moet uitvoeren in de periode waarin de medewerker uit dienst gaat of in de periode daarna.  Actie Het veld Afrekening bij uitdienst (Benefit) staat standaard op Eindafrekening in de periode van uitdienst. Dit is de oude situatie. Als je wilt dat de afrekening plaatsvindt na de periode waarin de medewerker uit dienst treedt, kies dan de waarde Eindafrekening na de periode van uitdienst. Benefitbudgetregeling – Grondslag verlagen Waarom Het was al mogelijk om de grondslagen Benefitbudget en Benefitbudget1 te verlagen met de verlofkortingen of de verlof- en ziekteverlofkortingen. Het was echter niet mogelijk om een selectie van de kortingen te maken. Hiervoor zijn nu twee nieuwe grondslagen beschikbaar waarin u de gewenste sub-looncomponenten (verlof- en ziektekortingen) kunt plaatsen. De oorspronkelijke bedragen worden dan alleen met die sub-looncomponenten verlaagd. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf deze release zijn aan de functie Grondslag de volgende grondslagen toegevoegd: Benefitbudget – Verlaging sublooncomponenten Benefitbudget1 – Verlaging sublooncomponenten Als je bij het veld Grondslag Benefitbudget Hoog/laag kiest voor Oorspronkelijk bedrag, worden de oorspronkelijke bedragen verlaagd met de sub-looncomponenten die in de nieuwe grondslagen zijn vastgelegd.   Actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, kun je deze inrichten vanaf de peildatum 1-1-2021. Extra bedragen voor de transitievergoeding  Waarom  Het komt regelmatig voor dat naast de wettelijke transitievergoeding ook een aanvulling wordt betaald, zoals een tekenvergoeding of een extra te ontvangen vergoeding als de medewerker voor de overeengekomen einddatum dienstverband uit dienst treedt. Ook wordt er soms een voorschot op de transitievergoeding gegeven. Daarom hebben wij het verzoek gekregen, om via de functionaliteit van de transitievergoeding extra bedragen te kunnen vastleggen voor extra bruto vergoedingen, bruto inhoudingen, netto vergoedingen en netto inhoudingen.  Hoe  Medewerker > Instroom / Uitstroom > Uitdienst met transitievergoeding We hebben in het menu Instroom/Uitstroom de functie Voorstel Transitievergoeding vervangen door de wizard Uitdienst met transitievergoeding. Deze wizard bestaat uit twee schermen: Voorstel transitievergoeding Dit is het al bestaande scherm voor de transitievergoeding en is functioneel niet gewijzigd.  Extra vergoedingen / inhoudingen transitie In dit nieuwe scherm is het mogelijk om de volgende vergoedingen en/of inhoudingen vast te leggen: 10 extra bruto vergoedingen 5 bruto inhoudingen 5 netto vergoedingen 5 netto inhoudingen Deze worden dan samen met de transitievergoeding uitbetaald of ingehouden.    Aandachtspunten Net als de bedragen in het eerste scherm kun je de bedragen in het tweede scherm vastleggen op de datum waarop de medewerker uit dienst treedt. Het utbetaling en/of inhouden vindt plaats volgens de instellingen die zijn vastgelegd via Instellingen > Berekening >Transitievergoeding: in de laatste periode dat de medewerker in dienst is, of juist in de periode daarna. Via Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket ziet u bij de arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding de bedragen terug, maar grijs gemarkeerd: u kunt ze daar niet wijzigen. Omdat deze nieuwe functionaliteit meer mogelijkheden biedt en gemakkelijker is in het gebruik, gaan we met ingang van periode 01-2022 het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) van het arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding verwijderen. Je kunt dit veld eventueel blijven gebruiken tot en met de laatste periode van 2021.  Actie Als je extra bedragen wilt uitbetalen of inhouden bij een transitievergoeding, leg deze dan vast via het tweede wizardscherm, zoals hierboven beschreven.     Zorg via Instellingen >Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen voor de juiste omschrijving, bijvoorbeeld Tekenvergoeding: geef zowel het gegevenselement als de bijbehorende looncomponent de gewenste omschrijving. Als je het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) gebruikt, stap dan uiterlijk met ingang van periode 01-2022 over op het vastleggen van extra ontslagvergoedingen en/of inhoudingen via een van de nieuwe velden. Verbeteringen lay-out schermen Werklocatie, Klant-CAO en Bedrijf-CAO Waarom Om de gebruikersvriendelijkheid van onze applicatie te verbeteren, passen we in een scherm soms de groepering en/of de naamgeving van de velden aan. Hoe Instellingen > Algemeen > Werklocatie De gegevens zijn beter gegroepeerd: het fysieke adres is nu duidelijk gescheiden van het postadres en de Tab-volgorde is aangepast.  Instellingen > Klant-CAO - alleen voor administratiekantoren De gegevens zijn beter gegroepeerd en het veld Klant CAO code is hernoemd naar Volgnummer Klant-CAO. Hierdoor is er beter onderscheid ten opzichte van de CAO code. In principe kun je meerdere implementaties van dezelfde CAO inrichen, het volgnummer is bedoeld om daar onderscheid tussen te maken. Overigens is in veel gevallen wel als volgnummer de CAO code ingevuld, dit verandert niet. Instellingen > Bedrijf-CAO - alleen voor administratiekantoren De gegevens zijn beter gegroepeerd en het veld Bedrijf CAO code is hernoemd naar Volgnummer Bedrijf-CAO.  Actie Er is geen actie nodig. Verbeteringen scherm Interfaces op medewerkerniveau Waarom Via onze feedbackkanalen hebben veel klanten aangegeven dat consistentie en snelheid van de schermen die dagelijks worden gebruikt van essentieel belang is om de HR en Salarisadministratie te kunnen voeren. Om de gebruikersvriendelijkheid en snelheid van onze applicatie te verbeteren, hebben we daarom het scherm Interfaces op medewerkerniveau aangepast.  De komende tijd zullen meer van dit soort schermen aangepakt worden op basis van feedback. Hoe Medewerker > medewerker > Interfaces Om het gebruiksgemak en de snelheid te verbeteren, hebben we in deze release het scherm Interfaces als volgt aangepast: Het scherm opende altijd met de gehele lijst medewerkers met alle daarbij horende Interfaces. Voortaan opent het scherm op dezelfde manier als bijvoorbeeld andere medewerkerschermen. Je ziet een leeg scherm, waarin je kunt zoeken naar de gewenste medewerker of interface. Doordat het scherm altijd opende met de gehele lijst medewerkers en interfaces, hield het systeem niet de medewerker vast die was gekozen in een ander medewerkerscherm. Voortaan blijft de medewerker die je via in een andere menufunctie had geselecteerd, ook in het  is geselecteerd blijven. Als je maar één interface gebruikt, bijvoorbeeld alleen loonaangifte, hoef je voortaan niet meer na het selecteren van de medewerker de interface te kiezen. Als er maar één interface aan de medewerker is gekoppeld, wordt dit submenu meteen geopend. Dit scheelt extra klikken. Als er meerdere interfaces zijn, opent het scherm direct met die medewerker, maar moet je nog wel de interface selecteren. Actie Er is geen actie nodig. Verbeteringen scherm Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaardescherm Waarom Om het gebruiksgemak te verbeteren, hebben we in deze release de manier waarop de peildatum werkt via het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaardenscherm aangepast. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaarde In het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaarde hebben we het volgende aangepast: In het overzicht van het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket waarin je een arbeidsvoorwaarde selecteert, kun je bovenin het scherm de peildatum wijzigen. Nadat je vervolgens een arbeidsvoorwaarde had geselecteerd, was het veld Peildatum uitgegrijsd en kon je de datum daar niet wijzigen. Hiervoor moest je eerst weer terug naar het overzicht met de van arbeidsvoorwaarden. Voortaan kun je de Peildatum ook aanpassen in het arbeidsvoorwaardescherm zelf.  Actie Er is geen actie nodig. Corrigeren verlof voor pensioenen/fondsen (vaste grondslag) uitgebreid Waarom Tot nu toe was het alleen mogelijk om de pensioenpremie te corrigeren voor de verlofsoorten onbetaald verlof, ouderschapsverlof en aanvullend geboorte verlof. Dit zijn verlofsoorten van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (variant Uitsplitsing). Deze arbeidsvoorwaarde kent dertien verlofsoorten en de wens was om voor alle verlofsoorten de pensioenpremie te kunnen corrigeren bij een verlofopname. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Voor de Pensioenen/fondsen vaste grondslag eigen regelingen en de - benoemde regelingen zijn er twee aparte referentietabellen aangemaakt, waarmee je kunt aangeven of een verlofsoort wel of niet moet worden meegenomen voor het corrigeren van de premies. Het gaat om de volgende tabellen die zijn toegevoegd aan de lijst van het veld Referentietabel: Pensioenen/fondsen benoemd (vast) – Corr. Verlof Pensioenen/fondsen eigen (vast) – Corr. Verlof Via deze referentietabellen kun je per pensioensoort en pensioenvariant vastleggen of een verlofsoort meedoet voor het corrigeren van de premie. Ook kun je per pensioensoort een standaardwaarde vastleggen door het veld Variant pensioen/fonds leeg te laten. Instellingen > Berekeningen > Arbeidsvoorwaardengegevens In de bedrijfsschermen kun je via de volgende velden aangeven of je wel of niet gebruik wilt maken van de nieuwe refentietabellen. Eigen regelingen: veld Corrigeren voor opgenomen verlof (Pensioensoort) Dit veld was aanwezig in de bedrijfsschermen voor zowel de eigen als de benoemde regelingen en het was voorheen alleen mogelijk met dit veld te corrigeren voor opgenomen Onbetaald verlof en Ouderschapsverlof. Benoemde regelingen: veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort - benoemd) Dit is een nieuw veld dat in de bedrijfsschermen van de benoemde regelingen het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (Pensioensoort) vervangt, zodat je dit per pensioensoort apart kunt aanzetten. Het veld Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (pensioensoort) is verwijderd van de arbeidsvoorwaardenschermen. Deze uitbreiding is per peildatum 1-1-2021 van toepassing. Actie Op basis van de keuze die t/m deze release in de velden Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen soort) en Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (pensioensoort) stond in de arbeidsvoorwaarden, richten wij voor jou de referentietabel in, waarbij de kolommen voor onbetaald verlof, aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof op Ja of Nee worden gezet. Als je wilt dat ook andere verlofsoorten invloed hebben op de pensioenberekening, kun je dit in de referentietabel aanpassen. Voor de benoemde pensioenregelingen zetten we voor jou het nieuwe veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort - benoemd) op Ja als Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort) op Ja staat of als Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (pensioensoort) op Ja staat. Gedoneerde verlofuren nu ook doorgegeven als verloonde uren naar de Loonaangifte Waarom Binnen de arbeidsvoorwaarde Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren kan een medewerker verlofuren doneren aan een goed doel. De medewerker verkoopt verlofuren en de netto opbrengst van deze verkoop wordt door de werkgever vervolgens aan een goed doel geschonken. Deze gedoneerde uren werden ten onrechte niet naar de loonaangifte doorgeven als verloonde uren.    Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren Vanaf deze release is dit aangepast en hersteld met ingang van 1-1-2021. Vul je in het veld Uren doneren een waarde in, dan worden de ingevulde uren als verloonde uren doorgegeven naar de loonaangifte. Actie Er is geen actie nodig.  Verrekenen fiscale ruimte reiskostenvergoeding nu mogelijk met looncomponenten opgenomen in grondslag (1005886) Waarom Voor het laten verrekenen van de fiscale ruimte voor reiskosten is er nu een grondslag waarin je looncomponenten kunt opnemen die fiscaal verrekend worden als er fiscale ruimte is.  Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Aan de lijst van het veld Grondslag is per 1 januari 2021 de grondslag Reiskosten - fiscale ruimte verrekenen toegevoegd. Hierin kun je de looncomponenten opnemen die je fiscaal wilt laten verrekenen, mits er fiscale ruimte is.  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardengegevens > Reiskosten In het bedrijfs- en medewerkerscherm Reiskosten is aan het veld Fiscale ruimte verrekenen de waarde Vanuit Grondslag toegevoegd. Kies je hiervoor, dan betaalt Payroll Business de fiscale ruimte automatisch uit. Je kunt looncomponenten opnemen in de grondslag Reiskosten - Fiscale ruimte verrekenen. Payroll Business verrekent dan deze looncomponenten als er de fiscale ruimte is.   Als het bedrag van de looncomponenten groter is dan fiscaal mogelijk, zal een volgende periode het restbedrag uitgeruild worden, totdat het berekende bedrag geheel verwerkt is.  Als na de laatste afrekenperiode van het jaar het bedrag nog niet geheel verwerkt is, zal het restant niet meer verwerkt worden.  De werking is vergelijkbaar met die van het veld Reiskosten fiscale ruimte (bedrag) in het scherm Reiskosten.  Actie Als je looncomponenten fiscaal wilt verrekenen, kies dan bij het veld Fiscale ruimte verrekenen voor Vanuit grondslag en neem de betreffende looncomponenten op in de grondslag Reiskosten - Fiscale ruimte verrekenen. Opgeloste meldingen L1614 / L1615 standaard waarden verdwenen Melding Wij zien dat vanaf de loonaangifte van periode 02-2021 het aantal signaleringen 1614 en 1615 is opgelopen. De oorzaak hiervan is dat in bepaalde situaties het contractloon en de contracturen moesten worden doorgeven met de waarde 0 en dat dit vanuit Payroll Business niet altijd is gebeurd.  De Belastingdienst heeft de loonaangifte wel geaccepteerd, maar stuurt hierover wel een brief waarin staat dat dit moet worden hersteld. Zie ook het bericht Terugkoppeling Belastingdienst signalen L1514 en L1615 op de community van Payroll Business. Oplossing Op 28 april 2021 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd. Hierdoor gaat geeft Payroll Business voortaan de juiste waarde door en worden de aangiftes hersteld met terugwerkende kracht vanaf januari 2021.  Als de loonaangifte van april is verzonden vòòr 28 april, kunnen deze signaleringen nog t/m de terugkoppelingen van april in de brieven van de Belastingdienst staan. Let op: het is niet nodig hiervoor een call aan te maken, het herstel heeft al plaatsgevonden en de signaleringen zullen uiterlijk vanaf de brieven van mei niet meer voorkomen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Berekening aanvullend geboorteverlof (2682231)  Melding Als het doorbetalingspercentage aanvullend geboorteverlof groter is dan 70% en er werd rekening gehouden met het maximum dagloon, werd soms ten onrechte een extra korting aanvullend geboorteverlof ingehouden. Oplossing Dit is opgelost per 1-1-2021. Payroll Business houdt nu bij het controleren of de doorbetaling van aanvullend geboorteverlof hoger is dan 70% van het maximum dagloon, rekening met het werkelijke doorbetalingspercentage. Actie Er is geen actie nodig. Automatische berekening Negatief netto vorige periode Melding Als in een voorgaande periode het totale saldo door een automatische inhouding van een negatief netto precies op nul uitkwam, werd het negatief netto soms in de huidige periode weer uitbetaald. Dit vond plaats als deze periode werd herberekend. Oplossing Dit is opgelost zodat vanaf nu met ingang van 01-07-2021 de voorgaande inhouding van het netto negatief niet meer wordt uitbetaald. Actie Er is geen actie nodig. Eigen bijdrage Fiets van de zaak niet correct verwerkt (2695529)  Melding Als je bij Eigen bijdrage eenmalig fiets een bedrag had vastgelegd, werd dit ten onrechte uitgekeerd in plaats van ingehouden.  Oplossing Vanaf de juni release wordt, met ingang van 01-01-2021, de eigen bijdrage eenmalig fiets ingehouden, zoals ook de bedoeling is.  Actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) - vrije velden niet altijd weergegeven (2651130 )  Melding In de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) werden vrije velden niet altijd weergegeven.  Oplossing Dit is opgelost, zodat vrije velden voortaan altijd in de rapportage worden weergegeven. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Minimumlonen per 1 juli 2021 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2021, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Instellingen > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Publishing Date : 5/21/2021

In deze versie ... Aangepast in versie 3 Onder Mededelingen is het onderwerp Handmatig starten automatische interfaces dat in versie 2 was toegevoegd, weer verwijderd. Mededelingen Salarisstroken naar externe partij De interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API die per 1-1-2022 live gaat, kan je in overleg met Visma | Youserve afnemen. Als hier afspraken over zijn gemaakt, zal Visma | Youserve deze interface voor jouw organisatie aanzetten. Zodra wij dit hebben gedaan, kun je als klant de interface in de applicatie zelf inschakelen. Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonstroken en jaaropgaven naar File API. Denk eraan dat je dit voor elk bedrijf afzonderlijk moet doen. Zie ook het onderwerp Salarisstroken naar externe partij in de release notes van november.  Gewijzigd en verbeterd Wijziging frequentie HRCB API Ophalen Username/Gebruikersnaam & Ping ID Waarom  Het proces voor het ophalen van de user names & Ping ID in HR Core Business liep dagelijks om 11.20 uur. Stappen in het proces: Haal usernames op en sla die op. Haal de Ping ID's op van medewerkers die in dienst zijn, een username hebben maar nog geen Ping ID.  Voor alle toekomstige medewerkers zonder user name en Ping-ID: Haal het Ping-ID op. Dit gebeurt door het tijdelijk ophalen van de ontbrekende user names en dan daarmee de Ping ID; de user name wordt niet opgeslagen. Hoe  Om te voorkomen dat er vertragingen ontstaan in dit proces, hebben wij op 1-11-2021 via extra onderhoud de frequentie van dit proces aangepast. In plaats van 1x per dag om 11.20 uur loopt het proces nu om de 4 uur. Het nieuwe schema loopt als volgt: 07.20 11.20 15.20 19.20 23.20 03.20 om vervolgens weer om 7.20 uur te starten. Actie Er is geen actie nodig. Mijn taken op bureaublad van Youforce verbeterd Waarom  Wij hebben geconstateerd dat de takenlijst op het bureaublad van Youforce erg traag was en niet altijd alle taken of signalen vanuit HR Core liet zien. Oplossing Vanaf deze release hebben wij de takenlijst op het bureaublad van Youforce verbeterd en ervoor gezorgd dat je alle signalen en taken ziet als je inlogt in Youforce. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Rapportages - Dagmutaties in Management Informatie soms niet correct (3007114) Wij hebben geconstateerd dat sommige dagmutaties vanaf 24 juni 2021 niet goed doorgeleverd werden naar Management Informatie (MI). Bijvoorbeeld er is een dagmutatie van 30 km vastgelegd en later wordt er een aanvullende declaratie van wederom 30 km ingevoerd met dezelfde datum als de eerdere mutatie. In HR Core Business zie je dan twee declaraties met een totaal van 60 km, maar in de Management Informatie rapporten zag je maar één dagmutatie van 30 km. Hierdoor was de informatie in de rapporten incompleet.  Oplossing Met ingang van 13 november 2021 is dit probleem verholpen. De betreffende wijzigingen op de dagmutaties zijn vanaf 1 juni opnieuw aangeleverd bij (MI) Management Informatie rapporten, waardoor de onvolledige informatie is aangevuld met de juiste dagmutaties. Actie Er is geen actie nodig. De juiste informatie zal in de Management Informatie rapporten verschijnen, als je het betreffende rapport opnieuw aanmaakt. Performance verlofoverzicht Self Service (2847622) Het raadplegen van het verlofoverzicht in Self Service werd vaak belemmerd door trage performance. Ook het raadplegen van het Jaarrooster in HR Core Business kon onnodig lang duren.  Oplossing Wij hebben de progamatuur aangepast waardoor het oproepen van het verlofoverzicht in Self Service en het Jaarrooster in HR Core Business nu sneller gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 11/24/2021

Mededelingen  Vestiging voor reisafstandsbepaling wordt binnenkort hernoemd naar Werklocatie Waarom  Op dit moment kom je op twee plaatsen het begrip Vestiging tegen: In het scherm Medewerker(s):  hier is het een verwijzing naar de locatie waar de medewerker werkt. Je kunt dit gebruiken voor de automatische bepaling van de reisafstand. Inrichting gebeurt via menu Instellingen > Algemeen > Vestiging. In het scherm Arbeidscontract:  hier is het een element met een waardelijst. Op dit gegeven kun je diverse rapporten groeperen. Ook kun je het gebruiken als verbijzonderingscriterium voor journaalposten. Inrichting gebeurt via menu Instellingen > Vastlegging > Waardelijst. Tussen deze twee begrippen gaan we binnenkort duidelijker onderscheid maken. Hoe In het scherm Medewerker(s) zal het element Vestiging in release 04-2021 worden hernoemd naar Werklocatie. In het scherm Arbeidscontract verandert er niets. Actie Als je het element Vestiging van het Medewerkerscherm gebruikt, zijn er wellicht werkinstructies in jouw organisatie die hier in april op aangepast moeten worden.  Rectificatie bericht 'Datum eerste tenaamstelling auto van de zaak' In de release notes 2021-02 hebben wij een bericht geplaatst om de werking van het veld Datum eerste tenaamstelling auto van de zaak onder de aandacht te brengen. Echter is dit bericht niet juist en willen wij de juiste werking van deze functionaliteit graag verduidelijken. Datum 1e tenaamstelling en Datum 1e toelating De 'datum 1e tenaamstelling auto' en 'datum 1e toelating auto' zijn van belang voor het bepalen van het bijtellingspercentage en de maximale cataloguswaarde waarover een eventueel reductietarief voor het privégebruik van de auto mag worden toegepast. Voor auto's met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017, vul je de datum 1e toelating in bij het veld 1e datum toelating. Met dit jaar en deze maand leest Payroll Business de referentietabel. Voor auto's met een datum 1e toelating vóór 1 januari 2017, vul je de datum tenaamstelling in: dit jaar en deze maand gebruikt Payroll Business om de referentietabel te lezen. De referentietabel bevat het toe te passen (reductie)tarief en de eventuele maximale cataloguswaarde waarover het (reductie)tarief mag worden toegepast. Let op: Als je deze velden niet invult, kan Payroll Business niet bepalen of er nog recht op een reductietarief bestaat en zal altijd het bijbehorende (reductie)tarief worden toegepast. Gewijzigd en verbeterd  Aanpassingen berekening ZVW Waarom  Bij de berekening van de ZVW hebben we de naamgeving van de gebruikte payroll-elementen verduidelijkt en 2 nieuwe payroll-elementen toegevoegd. Dit om de berekening van de ZVW inzichtelijker te maken.  Hoe  Indien bij een medewerker bij het veld Verzekeringssituatie Zvw is vastgelegd dat er sprake is van verzekeringsplicht en dat de ZVW heffing door de werkgever betaald moet worden (code K), dan hebben de payroll-elementen die bij de berekening worden gebruikt nu de volgende omschrijving gekregen: Element Toelichting Oude naam ZVW loon werkgever per Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkgever periode hoog periode ZVW loon werkgever cum Het loon tot en met deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkgever ZVW maximum werkgever per Het loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werkgever hoog periode ZVW maximum werkgever cum Het maximum loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werkgever ZVW grondslag werkgever per De grondslag van deze periode welke is gebruikt bij de berekening ZVW grondslag werkgever hoog periode ZVW grondslag werkgever cum De grondslag tot en met deze periode welke is gebruikt bij de berekening ZVW grondslag werkgever ZVW heffing werkgever per De heffing die voor deze periode is berekend ZVW heffing werkgever periode ZVW heffing werkgever cum Dit is de heffing die tot en met deze periode is berekend ZVW heffing werkgever Indien bij een medewerker bij het veld Verzekeringssituatie Zvw is vastgelegd dat er sprake is van verzekeringsplicht en dat de ZVW premie door de werknemer betaald moet worden (code M), dan zijn de volgende twee payroll-elementen toegevoegd aan de berekening.  ZVW loon werknemer per. Dit is het loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening.  ZVW grondslag werknemer per. Dit is de grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening. Tevens hebben de payroll-elementen die bij de berekening worden gebruikt nu de volgende omschrijving gekregen. Element Toelichting Oude naam ZVW loon werknemer cum Het loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkn laag ZVW maximum werknemer per Het maximum loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werknemer periode ZVW maximum werknemer cum Het maximum loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening. ZVW maximum werknemer ZVW grondslag werknemer cum De grondslag tot en met deze periode welke is gebruikt bij de berekening. ZVW grondslag werkn laag ZVW premie werknemer per de premie die voor deze periode is berekend ZVW laag periode ZVW heffing werknemer cum De premie die tot en met deze periode is berekend ZVW loon werkn laag Let op: Indien je alternatieve omschrijvingen heb vastgelegd voor deze payroll-elementen, dan blijven deze ongewijzigd.  Actie Er is geen actie nodig. Collectieve loonstaat aangepast Waarom Op de Collectieve loonstaat stonden nog een aantal kolommen die betrekking hebben op verouderde Wet en Regelgeving.   Hoe Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat De kolommen 6, 9, 10, 11 en 13 op dit overzicht zijn verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Journalisering - Overzicht exportdefinitie verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we het scherm, de performance en leesbaarheid van het rapport Overzicht exportdefinitie verbeterd. Hoe Journalisering > Rapporten> Instellingen  > Overzicht exportdefinitie We hebben het scherm aangepast zodat onnodige handelingen niet meer nodig zijn en waardoor dit scherm hetzelfde werkt als alle andere schermen. Tot voorheen was het nodig om het bedrijf te selecteren en met een drop-down te kiezen voor de exportdefinitie die je wilde draaien. Tevens kwam het rapport in een onleesbaar PDF-formaat beschikbaar. Hieronder de wijzigingen die gedaan zijn met betrekking tot het scherm en het rapport. De keuze om een bedrijf te selecteren is vervallen. Dit was onnodig en staat nu bovenin het scherm zoals je gewend bent. De lijst met te selecteren exportdefinities is geen drop-down meer maar een lijst van 25 keuzes per tabblad. Dit zoeken is nu gelijk aan bijvoorbeeld het zoeken naar medewerkers. Standaard staan de exportdefinities gesorteerd op alfabetische volgorde. Per kolom kun je zelf de volgorde selecteren en ervoor zorgen dat je eigen definities bovenaan komen. Het rapport is geen PDF meer, maar is aangepast naar Excel. Hierin komen verschillende tabbladen terug. Met het aanpassen naar Excel is dit overzicht beter leesbaar en bewerkbaar geworden. Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Journalisering - Overzichtsdefinitie Waarom In de exportdefinitie kun je aangeven in welke soort bestandsformaat je het overzicht wilt inrichten. Daar stond - anders als op alle andere plekken - dat je de keuze had voor XLS in plaats van Excel. Hoe Journalisering > Instellingen  > Uitvoerdefinitie > Overzichtsdefinitie We hebben de naam van het bestandsformaat aangepast van XLS naar Excel. Actie Er is geen actie nodig. Aantallen op loonstrook Waarom Met de arbeidsvoorwaarde Belaste vergoedingen / inhoudingen is het mogelijk om een berekend aantal * tarief in een looncomponent te laten berekenen. De wens is om op de loonstrook in de kolom Berekening de aantallen van deze berekening te tonen, zodat duidelijk wordt hoe het looncomponent is berekend. Hoe Voor de Belaste vergoedingen 1 t/m 30 worden de dag-elementen opgeteld en in het periode-element van het aantal weggeschreven. Het totaal van het periode-element wordt vervolgens getoond in de kolom Berekening als eenheid op de loonstrook. In het geval er al een handmatige mutatie op het periode element is gedaan, zal er geen overschrijvende mutatie plaatsvinden. Actie Er is geen actie nodig.  APG - Aanpassing medewerkerschermen interface Waarom Met ingang van 2021 zijn er voor APG (Bouw) en APG Woondiensten (SPW) aanpassingen gedaan omdat bepaalde regelingen niet meer van toepassing zijn. Voor de doorgifte aan APG zijn er in een eerdere release al aanpassingen gedaan om de doorgifte te stoppen. Echter, er stonden op de medewerkerschermen (Medewerker > Interface) van de Periodieke interface APG (Bouw) en Periodieke interface APG (SPW) nog velden die betrekking hadden op deze regelingen. Met ingang van 1-1-2021 zijn de velden met de benaming 'Datum aanvang (pensioensoort)' verwijderd van deze schermen. Actie Er is geen actie nodig. APG - Reden uit-dienst Waarom In het interfacescherm Periodieke interface AGP (SGB,SPW,PAWW en Bouw) kan de keuze gemaakt worden om voor de reden uit-dienst een conversietabel te gebruiken via het veld APG itf. reden einde dienstverbandconv.tabel. Omdat APG gekozen heeft om de redenen uit-dienst aan te houden die ook gelden voor de loonaangifte, is het niet meer nodig om een conversietabel dubbel in te richten, speciaal voor APG. Hoe Met ingang van 1-1-2021 is het veld APG itf. reden einde dienstverbandconv.tabel verwijderd van de interfaceschermen. Wanneer er een afwijkende waardelijst gebruikt wordt voor de reden uit-dienst, dan wordt vanaf nu gebruik gemaakt van de conversietabel die in dat geval geselecteerd is in het Interfacescherm Loonaangifte in het veld Conversietabel reden uit-dienst. Zo hoeft er voor de doorgifte naar de Belastingdienst en APG vanaf nu nog maar 1 conversietabel te worden bijgehouden, wanneer er gebruik wordt gemaakt van eigen redenen. Actie Wanneer er al een conversietabel is ingericht voor de reden uit-dienst voor de loonaangifte, dan geldt deze vanaf deze release ook voor APG. Er hoeft dan geen verdere aanpassing gedaan te worden. XSD PA opties verwijderd Waarom Vanaf 2021 worden er geen gegevens meer doorgegeven via de pensioenaangifte. Op het interfacescherm Loonaangifte stonden nog aansturingsvelden voor de pensioenaangifte, die geen werking meer hadden. Hoe Met ingang van 1-1-2021 zijn de velden Pensioenaangifte PA formaat en Pensioenuitvoerder verwijderd van het interface scherm Loonaangifte. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Afrekenmatrix per periode Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Afrekenmatrix per periode verbeterd. Hoe Rapport > Berekening > Afrekenmatrix per periode De lay-out van het rapport is verbeterd zodat de kolommen beter in Excel en PDf passen en ook daadwerkelijk als kolommen worden weergegeven. Tevens zal de output van Excel niet meer XLS zijn maar XSLX. Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Ziekengeldcomponenten splitsen Waarom Op de loonstrook en in de afrekenmatrix wordt geen onderscheid gemaakt tussen de ziektesoorten 1 t/m 10 en wachtdagen. Deze worden alle vermeld onder de noemer salaris ziekengeld. Dit kan zorgen voor extra werk bij het maken van de journaliseringsrapporten.  Hoe Met ingang van deze release heb je de mogelijkheid om ook de ziektesoorten 1 t/m 10 en de wachtdagen als aparte looncomponent te laten zien op de loonstrook en in de afrekenmatrix. Actie Er is geen actie nodig als je geen gebruik wilt maken van deze mogelijkheid. Wil je wel gebruikmaken van deze mogelijkheid, dan moet je in de bedrijfsinstellingen van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte - Uitsplitsing of referentietabel het gegevenselement Uitsplitsen ziekengeld op Ja zetten. Daarnaast kan het zijn dat je in de grondslagen een aanpassing moet doen. Als je namelijk op dit moment het sublooncomponent ziekengeld in een grondslag gebruikt, dan moet je de betreffende grondslag aanpassen. Aan de grondslag moet je de sublooncomponenten ziekengeld 1 t/m 10 en ziekengeld wachtdag toevoegen. Uiteraard zul je bijvoorbeeld ook de journalisering moeten aanpassen als je daar de nieuwe sublooncomponenten wilt gebruiken. Ad hoc rapportage verbeterd Waarom Rapporten > Controle > Ad hoc rapportage uitgebreid In dit rapport zijn onderstaande verbeteringen doorgevoerd. Hoe Weergave eenmalige mutaties (dagmutaties) Eenmalige mutaties zijn per definitie slechts één dag geldig, bijvoorbeeld gewerkte uren of declaraties. Je legt ze vast via Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen). Deze mutaties werden tot nu toe alleen getoond als je ze precies op de gekozen peildatum had vastgelegd. Maar als de mutatie op een andere dag in dezelfde periode was vastgelegd, kwam deze niet op het rapport te voorschijn, terwijl het rapport in principe alle input en output van de hele periode laat zien. Om die reden wordt voortaan het totaal van alle dagmutaties getoond dat hoort bij de periode waarin de gekozen peildatum ligt. Dit is vergelijkbaar met de manier waarop de mutaties getoond worden in het scherm Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen). Bij vierwekenverloning wordt uiteraard gekeken naar het begin en einde van de vierwekenperiode. Voorbeeld (maandverloning) Mutatie á 15,00 op 4-3-2021 Mutatie á 20,00 op 5-3-2021 Gekozen peildatum 1-3-2021 Op het rapport wordt het totaal getoond van alle mutaties voor periode 03-2021 = 35,00.  Selectie van specifieke medewerkers - rapport sneller beschikbaar In het tweede tabblad kun je één of meerdere medewerkers selecteren voor het rapport. Het rapport wordt dan alleen uitgevoerd voor die medewerker(s). Dit is handig als je alleen geïnteresseerd bent in specifieke gevallen. Het rapport is uiteraard sneller beschikbaar als je deze optie gebruikt. De gekozen medewerkers worden niet opgeslagen in de rapportdefinitie. Actie Er is geen actie nodig. Uitsluiten variabele pensioenberekening (variabele grondslag) Waarom Er zijn pensioenfondsen die het Loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon) gebruiken voor het bepalen van het ongemaximeerde pensioengevend loon van een pensioenregeling. De pensioenfondsen maken gebruik van de volgende formule: Ongemaximeerd pensioengevend loon = (SV-loon - werknemerspercentage x franchise)/(1 - werknemerspercentage) Dit is het loon in geld als een medewerker één pensioenregeling heeft. Anders is dit niet het loon in geld. De premies die door het Pensioenfonds worden  berekend, komen dan niet overeen met de premies die Payroll Business berekent. Met de huidige inrichting was het niet mogelijk om een pensioenpremie van een variabele pensioensoort uit te sluiten van de grondslag. Hoe In deze release zijn er met ingang van 1-1-2021 in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) en Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) in het veld 10 Soort grondslag twee nieuwe grondslagen geïntroduceerd:  3 - In eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten). 4 - Niet in eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten). Code 3 - bij deze optie is de grondslag het SV-loon minus de premies die in soort grondslag 4 zijn berekend. Code 4 - bij deze optie is de grondslag het loon en loon in natura plus de premies die in soort grondslag 3 zijn berekend. Actie Wanneer de pensioenberekening van een afwijkende grondslag uitgaat, dan kan dit vanaf 1-1-2021 ingericht worden met behulp van de nieuwe grondslagen. Bij pensioenregelingen die ondersteund worden door CAO Services, zullen deze door hun aangepast worden. Indien je hier vragen over heeft, dan kun je contact opnemen met de Service Desk. Voor verdere uitleg verwijzen wij je naar de online help:  Home > Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Pensioenen en fondsen > Pensioenen en fondsen met een variabele grondslag > Referentietabellen, kolommen en kolomwaarden P&F variabele grondslag. Home > Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Pensioenen en fondsen > Pensioenen en fondsen met een variabele grondslag > Rekenvoorbeelden kolommen uitsluiten pensioenen fondsen (variabele grondslag). Opgeloste meldingen Pensioen APG (Architecten) fout bij uurloner nieuw in dienst en niet gewerkt (2037344) Melding Als een oproepkracht in dienst kwam en niet gewerkt had in de eerste periode, dan werd er geen jaarinkomen voor de betreffende pensioensoort aangemaakt en werd dit ook niet doorgegeven in de pensioenaangifte van APG Architecten (PFAB). Dit resulteerde in een signalering bij APG. Oplossing Vanaf release van maart is dit met ingang van 1-1-2021 opgelost. Vanaf dit moment wordt er wel een jaarinkomen aangemaakt en doorgegeven. Actie Er is geen actie nodig. Niet alle vrije looncomponenten zijn te selecteren voor Vergoedingen / Inhoudingen (1852549) Melding Via alternatieve omschrijvingen kan een vrij looncomponent worden uitgezocht en hier wordt dan een eigen omschrijving aan gegeven. Wanneer vervolgens het looncomponent gebruikt wordt in de menu optie Vergoedingen/Inhoudingen (vast/periode), is het looncomponent niet zichtbaar.  Oplossing In het verleden werd op verzoek van klanten, specifiek een looncomponent aangemaakt. Echter dit is al vele jaren niet meer het geval. De specifieke looncomponenten waren in het gebruik alleen zichtbaar voor die klant aan wie het looncomponent was toegewezen. In sommige plaatsen van Payroll Business was het specifieke looncomponent toch ook zichtbaar voor alle klanten en dit leverde vragen op waarom bij het gebruik van het looncomponent deze dan niet meer zichtbaar is. Dit probleem hebben we verholpen door specifieke looncomponenten generiek en dus beschikbaar te maken voor alle klanten.  Actie Indien een specifiek looncomponent werd gebruikt, kun je controleren of de naam van het component niet is gewijzigd. Verder is geen actie nodig. De rekenmethode is niet gewijzigd. Medewerker uit-dienst in lijst met ziekmeldingen (2471254) Melding Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim De lijst met ziekmeldingen toonde steeds alle medewerkers, ook degene die uit-dienst waren. De rechtermuisknop Alleen medewerkers in dienst had geen effect meer. Oplossing Dit is opgelost: voortaan zie je weer - als je het scherm opent - alleen de ziektegevallen van de medewerkers die op de peildatum in-dienst zijn. Als je via de rechtermuisknop de optie Alleen medewerkers in dienst uitzet, dan zie je alsnog de ziekmeldingen van alle medewerkers (al dan niet openstaand). Deeltijdfactor pensioen op franchise bij VCR rekenen (749295) Waarom  Als bij pensioenen de VCR-methode wordt gebruikt in combinatie met aftoppen van de deeltijdfactor, dan wordt de VCR-methode niet toegepast op de deeltijdfactor als daar wel de ruimte voor is. Hoe Met ingang van deze release wordt vanaf 01-01-2021 bij aftoppen van de deeltijdfactor en gebruik van de VCR-methode deze ook toegepast op de deeltijdfactor. Dus als in periode 01 de deeltijdfactor 0,95 is en in periode 02 is de deeltijdfactor 1,1 dan wordt er in periode 02 met een deeltijdfactor van 1,05 gerekend, ondanks dat er wordt afgetopt op 1. Actie Er is geen actie nodig.  Geen bijtelling auto (2486802) Waarom  Bij een auto van de zaak van de categorie 'Auto van 15 jaar en ouder' wordt geen fiscale bijtelling berekend. Hoe Dit is met deze release opgelost met ingang van 01-01-2021. Nu wordt de fiscale bijtelling weer correct berekend voor een auto van 15 jaar of ouder. Actie Er is geen actie nodig. Onterechte signalering op 2106 (2484937) Waarom  Het loonaangiftesignaal 2106 - Publ.recht.aanstelling, dat vanaf 2021 in Payroll Business is opgenomen, staat ten onrechte in het Signaleringsverslag. Als dit signaal voor een medewerker onterecht in het Signaleringsverslag staat, veroorzaakt het geen meldingen vanuit de Belastingdienst. Je hoeft bij de medewerker dan niets aan te passen en kun je het signaal negeren. Hoe Met ingang van de maart release is de conditie in het signaal aangepast en gaat dit signaal niet meer onterecht af. Actie Na de maart release kun je een verwerking draaien waardoor de meldingen zullen verdwijnen. Uitbreiding berekeningsmethode reiskosten op basis van Methode 2 (2349599) Waarom Op dit moment kan de 60%-regeling volgens Methode 2 paragraaf 21.1.2 Handboek Loonheffingen niet worden toegepast binnen de arbeidsvoorwaarde reiskosten voor de methodieken die gebruik maken van de vaste reisdagen. Dit zijn de rekenmethodieken: 8 - Dag. bep. fisc/Reisdag p.wk/Vergoeding per km 9 - Dag. bep. fisc/Reisdag p.wk/Vaste vergoeding 10 - Dag. bep. fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg. 11 - Dag. bep. fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel Hoe Met ingang van deze release is het mogelijk vanaf 01-01-2021 om - voor de hierboven genoemde rekenmethodieken - gebruik te maken van de 60%-regeling volgens Methode 2 paragraaf 21.1.2 Handboek Loonheffingen. In dat geval wordt voor het bepalen van de reiskosten gerekend met de contractdagen per week, als de verhouding vaste reisdagen per week / contractdagen per week groter is dan of gelijk is aan 0,6. Actie Als je hier geen gebruik van wilt maken, dan hoef je niets te doen. Wil je de 60%-regeling wel toepassen, dan moet je bij bedrijfsinstellingen van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten het gegevenselement Toepassen 60%regel (reiskosten) op Ja zetten. Als je dit niet voor alle medewerkers wilt toepassen, dan kun je dit bij de betreffende medewerker overrulen. Uiteraard is dit andersom ook mogelijk als je dit voor een specifieke medewerker juist wel zou willen toepassen. Publishing Date : 2/19/2021

Mededelingen  Vooraankondiging - Verlof Opbouwmethode per 1 januari 2020 gesplitst in wettelijk- en bovenwettelijk verlof Om te voldoen aan de wet, wordt met ingang van 1 januari 2020 het verlof in de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode gesplitst in wettelijk- en bovenwettelijk verlof. Hiervoor gaan we per 1 januari 2020 nieuwe gegevenselementen (velden) toevoegen aan de schermen voor Verlof - Opbouwmethode. U moet dan bij de jaarovergang de resterende velofrechten overzetten naar deze nieuwe gegevenselementen. Dit kunt u op drie manieren doen: Als u geen splitsing in wettelijk- en bovenwettelijk verlof heeft gemaakt, kunt u op klant- of bedrijfsniveau aangeven dat het verlofsaldo van de oude regeling automatisch het nieuwe gegevenselement moet vullen. Als u wel een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof, maar niet per jaar, kunt u op medewerkerniveau in twee gegevenselementen het wettelijke- en bovenwettelijke verlof vastleggen. Als u een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof per jaar, kunt u op medewerkerniveau in meerdere gegevenselementen het wettelijke- en bovenwettelijke verlof per jaar vastleggen. We zullen u hierover te zijner tijd via de release notes verder informeren.  AOW-gerechtigden voor 2020 op basis van AOW-leeftijd Pensioenakkoord Waarom  Vooruitopend op de daadwerkelijke aanpassingen in HR Core Business en Payroll Business, kunt u met deze instructie alvast berekenen welke medewerkers in 2020 de AOW-leeftijd van 66 jaar en 4 maanden bereiken. Hoe Rapporten > Controle > Ad-Hoc rapportage Open het scherm Ad-hoc rapportage en voeg het element Geboortedatum toe aan uw Ad-hoc rapportage in excel. Ga naar Mijn Rapporten en open het excelbestand van het ad-hoc rapport. In het excelbestand filtert u op geboortedatums tussen 1 september 1953 en 31 augustus 1954.  Dit zijn de medewerkers die in 2020 de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken. In cel D2 staat de leeftijd. Zet in de cellen in kolom E het aantal maanden.  Dit is voor 66 jaar en 4 maanden: 796 maanden.  Met de volgende formule in excel kunt u de AOW-gerechtigde leeftijd berekenen: ZELFDE.DAG(D2;E2). Met de vulgreep (fill handle) voor het automatisch vullen van cellen in Excel kunt u vervolgens de functie ook voor de onderliggende cellen gebruiken. Voor het zien van de juiste datums, kunt u kolom E selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop het formaat van de cellen wijzigen naar het juiste datumtype voor de locatie.  Let op: als u een Engelse excelversie gebruikt, wordt de formule: EDATE(D2;E2). Gewijzigd en verbeterd Rapporten Afrekenmatrix en Looncomponenten uitvoer Waarom In diverse rapporten over de salarisverwerking moet u een specifieke salarisverwerking kiezen. Bij een aanvullende verwerking gaat de rapportage dan over zowel de normale verwerking als de aanvullende verwerking. Dit kwam niet duidelijk tot uiting in het scherm waarin u de verwerking kiest.  Hoe Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix medewerker / Afrekenmatrix werkgever / Afrekenmatrix per periode / Looncomponenten uitvoer In het scherm waarin u het rapport opvraagt, is aan de omschrijving van het veld waar u de salarisverwerking kiest de aanduiding t/m toegevoegd. Dit om duidelijk te maken dat het rapport gaat over alle berekeningen vanaf de eerste verwerking voor de betreffende periode tot en met de verwerking die u kiest.  Uw actie Er is geen actie nodig. Inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen Waarom Sommige pensioenregelingen schrijven voor dat de inhouding van de PAWW de grondslag van de variabele pensioenen moet verlagen. In release 2019-07 is aan het scherm Stichting PAWW  al het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. toegevoegd. Is hier Ja ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie de grondslag voor de variabele pensioenen. In deze release hebben wij ook de rekenregels aangepast met ingang van 01-01-2020. Dit is anders dan eerder gecommuniceerd.   Hoe Instellingen > Berekeningen > Stichting PAWW Als bij het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. de waarde Ja is ingevuld, dan verlaagt de inhouding van de PAWW-premie vanaf 01-01-2020 de grondslag voor de variabele pensioenen. Uw actie Als u gebruik wilt maken van deze functionaliteit, kunt u bij het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pens. alvast de waarde Ja vastleggen. Normuren per week nu naar UPA met twee decimalen Waarom Voor de normuren per week die werden doorgegeven in de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA), werden de decimalen afgekapt naar nul. Bijvoorbeeld 36,50 uur werd in het bestand doorgegeven met de waarde 36,00. Dit veroorzaakte onterechte meldingen bij de terugkoppeling van het pensioenfonds. Hoe Met ingang van 1-1-2019 is dit aangepast, zodat het aantal uren nu correct wordt doorgegeven met twee decimalen. Uw actie Er is geen actie nodig. Formaat zoekpaneel bedrijven automatisch aangepast Waarom Het zoekpaneel voor bedrijven dat zich linksboven in de applicatie bevindt, had altijd een vast formaat. Hierdoor moesten klanten met veel bedrijven, vaak herhaaldelijk scrollen. Daarom is vanaf deze release het formaat van het zoekpaneel aangepast aan het aantal bedrijven.  Hoe Als u nu op het zoekpaneel klikt om een bedrijf te zoeken, ziet u dat het formaat wordt aangepast aan het aantal bedrijven. Het formaat is op een maximum gesteld, wat bij een gemiddeld beeldscherm ongeveer overeenkomt met 29 bedrijven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Namen opties Berekeningsmethode pensioen aangepast Waarom Voor het ondersteunen van WIA-premies op basis van maanden voor AOW-leeftijd, is er een nieuwe referentietabel toegevoegd voor de Berekeningsmethode (pensioen). In de bedrijfsschermen voor het vastleggen van de pensioenen kon u bij het veld Berekeningsmethode (pensioen) kiezen uit de volgende opties:  In maanden voor AOW leeftijd Standaard (leeftijd in jaren) Omdat de naamgeving van deze opties in de praktijk soms verwarrend was, hebben wij deze aangepast.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen (alle varianten) De namen van de opties van het veld Berekeningsmethode (pensioen) zijn als volgt aangepast: Nieuwe naamgeving Referentietabel maanden voor AOW Standaard Op deze manier is het duidelijker wanneer u kiest voor het toepassen van de referentietabel Maanden voor AOW. Uw actie Er is geen actie nodig.   Journalisering - kolom Actief toegevoegd aan overzichtsscherm Boekingsregel Waarom Boekingsgroep > Boekingsdefinitie In het scherm waarin u een boekingsdefinitie vastlegt, is de optie Actief aanwezig. Staat hier een vinkje, dan staat in het overzichtsscherm van de boekingsdefinities in de kolom Actief bij de betreffende definitie Ja. Staat er geen vinkje bij Actief, dan staat hier Nee. Om de relatie aan te geven tussen de boekingsgroep en de aangemaakte boekingsregels is deze kolom ter informatie toegevoegd aan het scherm Boekingsregel. Hoe Boekingsgroep > Boekingsregel Aan het overzichtsscherm met boekingsregels is de kolom Actief toegevoegd. Hierin kunt u zien of de boekingsdefinitie waarin de boekingsregel is opgenomen wel (Ja) of niet (Nee) actief is. Uw actie Er is geen actie nodig. Loondoorbetaling bij Ziekte - aantal velden voor vastleggen Doorbetalingspercentage uitgebreid Waarom Via het ideeënportaal hebben klanten aangegeven in de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) dat zij alle opties voor het vastleggen van doorbetalingspercentages al in gebruik hadden. Hierdoor was het niet mogelijk om wachtdagen of 70% doorbetaling na 2 jaar ziek vast te leggen. Dit resulteerde in de meldingen L1614 en L1615 van de Belastingdienst, omdat deze informatie ontbrak.  Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarde> Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) In de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij ziekte (uitsplitsing) is het aantal velden voor het vastleggen van doorbetalingspercentages voor ziektedagen/uren uitgebreid van 5 naar 10. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  UPA - Laatste dag deelname was nog ingevuld nadat medewerker (nogmaals) in dienst trad (change 1641674) Melding Als een ex-medewerker opnieuw in dienst trad met dezelfde medewerkercode, meldde de pensioenuitvoerder via een foutmelding dat bij het aanleveren van de nieuwe indiensttreding, de datum uit dienst nog was ingevuld. Het gegevenselement Laatste dag deelname bestond nog met de oude datum uit dienst en werd onterecht doorgegeven in de UPA-aangifte. Ook bij het veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding was onterecht nog een waarde aanwezig. Oplossing Medewerker > Medewerker > Interfaces > Periodiek interface UPA Met ingang van 1-1-2019 worden het gegevenselement Laatste dag deelname en het veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding leeggemaakt met ingang van de nieuwe indiensttreding. Let op: de situatie waarin een werknemer uit dienst treedt en opnieuw in dienst treedt in dezelfde verloningsperiode, wordt nu nog niet ondersteund. In dit geval adviseren wij u om de medewerker aan te maken met een nieuwe medewerkercode. Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW berekening aangepast bij 30% regeling en Stagiairs (change 1632817, 1583887) Melding  De PAWW-bijdrage werd berekend over het bruto loon van de medewerkers met de 30% regeling, maar niet op basis van kolom 3: Loon in geld, van de loonstaat. Daarnaast werd de bijdrage onterecht berekend voor stagiairs.  Oplossing Combinatie van PAWW en 30%-regeling is aangepast Bij gebruik van de 30%-regeling - Bruto inhouding wordt de PAWW-premie nu berekend over het belaste deel van het inkomen. Let op: de 30%-regeling wordt ook toegepast op de fiscale bijtelling voor de Auto van de zaak; aangezien deze is uitgezonderd voor de PAWW, zal er bij de combinatie van 30%-regeling, PAWW en Auto van de zaak een verschil ontstaan tussen de grondslag voor de PAWW en het bedrag Loon in geld in kolom 3 van de loonstaat. Regels voor berekenen PAWW-premie aangepast voor stagiairs Voor werknemers die niet verzekerd zijn voor de WW, niet voor de WAO/WIA en ook niet voor de ZW, werd geen PAWW-premie berekend. Het is ons duidelijk geworden dat bij sommige CAO's in dit geval wel, maar bij andere CAO's geen PAWW-premie berekend moet worden. Daarom wordt er nu altijd PAWW-premie berekend. Als u volgens uw CAO voor sommige werknemers geen PAWW-premie hoeft af te dragen, zoals Stagiairs, kunt u de berekening voor de betreffende medewerkers uitzetten. Dit doet u door in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW te kiezen voor Ja. Let op: deze wijzigingen gaan in per 1 januari 2019. Voor medewerkers die gebruik maken van de PAWW en/of 30% regeling resulteert dit in TWK-berekeningen. Hierdoor kan de eerste salarisverwerking na de release langer duren dan u gewend bent.  Uw actie Zorg ervoor dat bij medewerkers voor wie u geen PAWW-premie wilt laten berekenen, in het scherm Loonheffingen bij het veld Blokkeren deelname SPAWW de waarde Ja is ingevuld. Publishing Date : 8/23/2019

Mededeling  Verslag toekenning verlofrecht We zijn bezig met het verbeteren van de operationele rapporten. Met het oog op de jaarwisseling en de HR processen rondom het toekennen van verlofrecht, is het rapport Verslag toekennning verlofrecht één van de rapporten die hier als eerste voor in aanmerking komt. Het bevorderen van de performance zal een onderdeel van de verbeteringen zijn. Op basis van feedback van gebruikers is vastgesteld dat het de voorkeur heeft het rapport in excel beschikbaar te hebben, zodat dit gemakkelijk gebruikt kan worden voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verslag toekennning verlofrecht vanaf de decemberrelease alleen nog beschikbaar in excelformaat. Als er behoefte is om het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Nieuw  Arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland  Waarom  Bij de bedrijven die door onze partner Lohn AG in Duitsland worden verloond, ontstond de behoefte aan één arbeidsvoorwaarde met specifieke gegevens voor de verloning in Duitsland.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Integratie Duitsland Als de consultant van Visma | Raet bij de implementatie de arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland aan het arbeidsvoorwaardencluster heeft toegevoegd, is deze beschikbaar in het Arbeidsvoorwaardenpakket. De velden die in het arbeidsvoorwaardenscherm Integratie Duitsland staan, bevatten de gegevens die nodig zijn voor het verlonen in Duitsland, eventueel aangevuld met specifieke velden die gelden voor het bedrijf. Meer informatie over deze arbeidsvoorwaarde en de velden vind je in de online help.   Actie Er is geen actie nodig.  Rapport Voorgestelde UPI Waarom Voor applicaties die gebruik gaan maken van HR Core Business via API's, zoals Verzuim 2.0 en Identity & Access Management, is het nodig dat bij alle medewerkers de Unieke Persoonlijke Identiteit (UPI) is ingevuld. Om je hierin te ondersteunen hebben wij een rapport ontwikkeld dat laat zien: of UPI's zijn ingevuld of er bij ingevulde UPI's conflicten zijn, bijvoorbeeld op de uniciteit van de UPI versus het Burgerservicenummer (BSN) van de medewerker welke UPI het systeem voorstelt Je kunt dit rapport gebruiken om de voorgestelde UPI's te genereren.  Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI In het scherm Voorgestelde UPI geef je op of je het rapport wilt genereren in Excel of Csv. Let op: als je voor medewerkercodes en/of UPI's voorloopnullen gebruikt en je opent een csv-bestand in Excel, dan kunnen deze voorloopnullen wegvallen. Vervolgens kun je bij Medewerkerselectie opgeven welke medewerkers je in het rapport wilt zien: Alleen conflicten Deze selectie laat alleen de medewerkers zien waarvoor op basis van de UPI en het BSN, en eventueel de achternaam en geboortedatum, conflicten ontstaan. Alleen zonder UPI Deze selectie toont alleen de medewerkers zonder UPI. Zonder UPI en gerelateerde medewerkers Deze selectie toont de medewerkers zonder UPI en medewerkers die op basis van BSN, Achternaam of geboortedatum gerelateerd zijn aan de medewerker zonder UPI. Alles Deze selectie toont alle medewerkers.  Tot slot kun je ervoor kiezen om wel of geen opmerkingen in het rapport op te nemen. Als je de optie hiervoor aan zet, zie je bijvoorbeeld opmerkingen die over een conflict gaan. Het rapport Voorgestelde UPI komt als Excel of CSV in Mijn rapporten te staan. De taal van het rapport is Engels, omdat dit over het algemeen de taal is van de koppelingen die de UPI gaan gebruiken.   Meer informatie en uitleg over de diverse kolommen vind je in de Online Help. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen Persoonsgegevens uitgebreid Waarom  In de feedback die we van onze klanten hebben ontvangen op de nieuwe functionaliteit AVG wissen persoonsgegevens is gevraagd om de persoonsgegevens die worden gewist, uit te breiden met een aantal velden.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: Medewerkergegevens Geboortedatum Identity  UPI Partnergegevens Achternaam Partner Voornamen Partner Telefoonnummer Partner Straat (mdw.) Huisnummer (mdw.) Huisnummer toevoeging (mdw.) Postcode (mdw.) Woonplaats (mdw.) Woonland Actie De gegevens worden gewist wanneer je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  AVG Verwijderen Persoonsgegevens naar Self Service Waarom  Tot deze release moest je persoonsgegevens en workflows in Self Service handmatig verwijderen, als deze op basis van de AVG niet langer bewaard mochten blijven. Vanaf deze release is dit gewijzigd en wordt er bij het verwijderen van een medewerker via AVG Wissen Persoonsgegevens aan Self Service doorgegeven om ook daar deze medewerkergegevens te verwijderen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de medewerker is verwijderd via AVG Wissen Persoonsgegevens, wordt deze medewerker via de export Self Service verstuurd met de indicatie V (= verwijder). Actie De medewerker wordt als verwijderd naar Self service verstuurd, als je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  Uniciteitscheck UPI alleen op Burgerservicenummer Waarom In de praktijk kan het voorkomen dat, met name bij het opnieuw in dienst nemen, medewerkers in dienst komen waarbij de naam net iets anders is geschreven, maar waarbij het op basis van het Burgerservicenummer (BSN) wel degelijk om dezelfde persoon gaat. Daarom is er voor gekozen de uniciteitscheck die nagaat of UPI uniek is, te beperken tot het BSN en alleen de check op de achternaam en geboortedatum uit te voeren op het moment dat het BSN niet aanwezig is.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI De controle op de uniciteit van een UPI gaat als volgt: Als de UPI wordt vastgelegd bij de medewerker en de UPI bestaat reeds bij een andere medewerker met hetzelfde BSN, dan wordt deze UPI geaccepteerd. Als de UPI reeds bestaat bij een andere medewerker met een ander BSN, dan wordt deze UPI afgewezen en krijg je een foutmelding. Als er bij de bestaande medewerker met dezelfde UPI geen BSN bestaat, vindt de controle op uniciteit plaats op basis van achternaam en geboortedatum. Actie Er is geen actie nodig.  UPI op basis van BSN bij import en Self Service Waarom  Sinds de vorige release controleert het systeem bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker via de wizard Aanmaken medewerker of Aanmaken medewerker met profielgroep of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in.  Het was wenselijk om dit ook op deze manier te laten plaatsvinden bij het invoeren van nieuwe medewerkers via Import of via Self Service.  Hoe HR Self Service  Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand > Raet Basisdocument Als de medewerker met een BSN wordt ingevoerd, zal de applicatie, als er reeds een UPI bekend is bij hetzelfde BSN, deze UPI automatisch aanvullen bij import of invoer via HR Self Service.  Dit aanvullen gebeurt pas bij het voltooien van de import. Een aangevulde UPI zie je dus nog niet bij het invoeren van een nieuwe medewerker in Self Service, maar is pas zichtbaar op het moment dat de gegevens zijn gesynchroniseerd met HR Core Business. Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Waarde voor taal verschijnt niet in HR Self Service (change 2271307) Melding  De rubriek PS10 Taal verscheen voor sommige medewerkers niet in het formulier in HR Self Service. Omdat de taal, dus rubriek PS10, als standaard waarde is ingevoerd op het niveau van Nederland en op medewerkerniveau kan worden overgeschreven, werd deze niet meegegeven als deze niet expliciet was ingevoerd op het niveau van de medewerker zelf. Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt ook de opgeschakelde waarde van het niveau Nederland bij de medewerker meegegeven in de export naar Self Service. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 10/22/2020

Mededelingen Online release sessies Dinsdag 2 maart is als onderdeel van een pilot de eerste release sessie geweest waarin de release van maart is toegelicht.  De komende maanden  zetten we de pilot voort en vindt in de week na de release een kennissessie van één uur plaats, waarin we de belangrijkste zaken uit deze release nader toelichten. We besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de release notes en de acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld, te verduidelijken. De tweede release sessie over de release van april vindt plaats op dinsdag 30 maart 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community of neem hiervoor contact op met je Customer Succes Manager. Nieuw Rapport Verwerkingsverslag payroll ook over eerdere periodes Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we het rapport Verwerkingsverslag Payroll verbeterd. Naast deze aanpassing kregen wer vanuit verschillende feedbackkanalen - waaronder het wensenportaal - de vraag om dit rapport ook te kunnen aanmaken voor eerdere periodes en dus niet alleen voor de laatst verwerkte periode. Hoe Rapporten > Berekening > Verwerkingsverslag Payroll Verbeteringen: Performance is verbeterd De lay-out is gewijzigd van XLS naar XLSX. Het scherm is als volgt aangepast: In het scherm van het rapport zijn nu alle vorige afgesloten periodes aanwezig, zodat je het verwerkingsverslag ook voor deze eerder afgesloten periodes kunt aanmaken. Het is dus niet meer nodig om direct na de verwerking het rapport aan te maken voor die periode omdat je er anders niet meer bij kan. Het rapport toont de originele gegevens van die run. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je het rapport wilt draaien over een eerdere afgesloten periode, dan kan dat. Gewijzigd en verbeterd  Vestiging voor reisafstandsbepaling hernoemd naar Werklocatie Waarom  Het begrip Vestiging kwam je in Payroll Business tot nu toe op twee plaatsen tegen: In het scherm Medewerker(s): hier is het een verwijzing naar de locatie waar de medewerker werkt. Je kunt dit gebruiken voor het automatisch bepalen van de reisafstand. Het inrichten doe je via Instellingen > Algemeen > Vestiging. In het scherm Arbeidscontract: hier is het een element met een waardenlijst. Met dit gegeven kun je diverse rapporten groeperen. Ook kun je het gebruiken als verbijzonderingscriterium voor journaalposten. Het inrichten doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardelijst. Het hanteren van dezelfde naam voor twee begrippen werkte verwarrend, daarom heeft het eerste begrip een andere naam gekregen. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) In het scherm Medewerker(s) is het veld Vestiging hernoemd naar Werklocatie.  Instellingen > Algemeen > Werklocatie In het scherm Werklocatie leg je de beschikbare werklocaties vast in plaats van Vestigingen. Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Hier zie je voortaan de werklocaties die bij een Organisatorische eenheid horen in plaats van Vestigingen. Medewerker > Contract > Arbeidscontract Het veld Vestiging in het scherm Arbeidscontract is niet veranderd.  Actie Als je het veld Vestiging in het scherm Medewerker(s) gebruikt, zijn er wellicht werkinstructies in jouw organisatie die hier op aangepast moeten worden.  Interface Log Rapport verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we het Interface log Rapport verbeterd. Hoe Rapport > Gegevensuitwisseling >Interface Log Rapport De lay-out van het rapport is veranderd van PDF naar Excel, zodat de kolommen passen en ook daadwerkelijk als kolommen worden weergegeven.  Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Rapport Toegekende arbeidsvoorwaarden aangepast Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. Hoe Vanaf de april release is het rapport Toegekende arbeidsvoorwaarden aangepast. Het rapport wordt voortaan aangemaakt in XSLX-formaat en niet meer in het oudere XLS-formaat. Je kunt het rapport ook opslaan als PDF. Actie Er is geen actie nodig. Online help onderwerp Controleren op minimumloon en minimum vakantietoeslag aangepast Waarom De afgelopen periodes zijn er verschillende vragen bij de Service desk binnengekomen over de functionaliteit Controleren op minimumloon en minimum vakantietoeslag, waaronder vragen over de toepassing en signaleringen. Hoe Online help > Procedurebeschrijvingen > Controleren op minimumloon en minimum vakantietoeslag Om te verduidelijken wat deze velden exact inhouden en in welke situaties je de controle kunt toepassen, is de online help hierover aangepast. waaronder de uitleg over de diverse signaleringen. Het helponderwerp is nu ook opgenomen onder de Procedurebeschrijvingen in de Online help zodat het makkelijker te vinden is. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Normuren per week UPA heeft waarde 0 (2596258) Waarom Payroll Business berekent niet altijd het verplichte payrollelement Normuren per week UPA waardoor dit niet werd opgenomen in het pensioenbericht. Dit payrollelement is echter wel verplicht bij de pensioenaanlevering. Als er geen Normuren per week UPA waren ingevuld (waarde 0), keurde het pensioenfonds dit af.  Hoe We hebben op 5 maart - met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2021 - dit payrollelement in de Interface naar UPA vervangen door het payrollelement Normuren per week. Payroll Business berekent dit payrollelement altijd, zodat er geen waarde 0 meer wordt doorgegeven. We hebben ervoor gezorgd dat dit payrollelement met terugwerkende kracht aanwezig is in de bestanden van 2021.  Actie Als deze fout zich voordoet en je de pensioenaangifte niet kan verzenden, herstart dan de aangifte UPA vanuit Payroll Business. Dit doe je via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interface. Na deze herstart is het probleem verholpen. Verloonde uren aanvullend geboorteverlof 30% ten onrechte gekort (2477163) Waarom De uren die zijn opgenomen voor het aanvullend geboorteverlof werden tot nu toe in mindering gebracht op de uren die worden doorgegeven naar de Belastingdienst. Dit is onjuist; als een medewerker aanvullend geboorteverlof opneemt, moeten die uren niet in mindering worden gebracht op de uren die worden doorgegeven naar de Belastingdienst. Hoe We hebben dit is gecorrigeerd per 1 januari 2021. Actie Er is geen actie nodig. Kolom 3 van de loonstaat fout bij binnenlandse artiesten (2597763)  Melding  Als bij een medewerker in het veld Loonheffingstabel de waarde Binnenlandse artiesten en beroepssporters was vastgelegd en in het veld Verzekeringssituatie Zvw de waarde H; Wel verzekeringsplicht, geen tarief toegepast is binnenlandse artiest, dan werd kolom 3 van de loonstaat dubbel berekend.   Oplossing  We hebben dit met ingang van deze release hersteld, zodat kolom 3 van de loonstaat in deze situatie nu wel juist wordt berekend.  Actie Er is geen actie nodig. Audit files werden niet gegenereerd (2589264) Melding Als een samengestelde naam van een medewerker langer was dan 50 posities, werd voor dat bedrijf de auditfile in zijn geheel niet gegenereerd. Oplossing We hebben het aantal posities dat een samengestelde naam mag hebben uitgebreid naar 100 posities. Actie Als het niet lukte een audit file aan te maken en dit is wel nodig, dan kan je deze alsnog aanmaken. Onbetaald verlof foutmelding in UPA (2241871) Melding bij medewerkers met een vast salaris die volledig onbetaald verlof hadden, ontbraken de pensioengegevens, (UPA regelinggegevens) in de UPA-aangiftes. De UPA regelinggegevens werden niet aangemaakt, omdat er voor die situatie  geen pensioengevend loon was. Oplossing Dit is vanaf de april release per 1-1-2021 opgelost. De UPA regelinggegevens worden ook aangemaakt als er onbetaald verlofuren zijn voor de gehele periode. Let op: het UPA regelinggegeven regelingloon ontbreekt echter nog. Hier is nog geen oplossing voor. Actie Als het gaat om regelinggegevens van de pensioenen met vaste grondslagen, kun je de ontbrekende regelinglonen doorgeven door als workaround handmatig het Afwijkend jaarloon ft (pensioensoort) vast te leggen. Voor de pensioenen met een variabele grondslag is dit niet mogelijk. Ouderschapsverlof in werkgeversverklaring werd niet in mindering gebracht maar opgeteld (2164630) Melding Bij het inrichten van de werkgeversverklaring, was het niet mogelijk om rekening te houden met de verlaging van sublooncomponenten zoals aanvullend ouderschapsverlof. Het ouderschapsverlof werd niet in minderring gebracht, maar opgeteld. Oplossing Om dit op te lossen hebben we voor het inrichten van de werkgeversverklaring tien nieuwe grondslagen aangemaakt: Werkgeversverklaring 1 t/m 10 - Verlaging sublooncomp In deze nieuwe grondslagen kun je de sublooncomponent opnemen die hoort bij een looncomponent. Houd er rekening mee dat je alleen de sublooncomponent met de korting in deze grondslag plaatst. De bijbehorende basisgrondslag werkgeversverklaring rekent al met het volledige niet verlaagde bedrag. Voorbeeld Het normale salaris is € 4000. Salaris 3600 Ouderschapsverlof    400 Korting ouderschaps verlof  -200 Totaal 3800 Grondslag Werkgeversverklaring: Salaris = 4000. Werkgeversverklaring x - Verlaging sublooncomp: Korting ouderschaps verlof = -200. Totaal bedrag werkgeversverklaring: 4000 - 200 = 3800. Actie Als het nodig is om voor het berekenen van de werkgeversverklaring een korting van een sublooncomponent mee te nemen, richt dan de grondslagen hiervoor in. Rapportages niet gegenereerd (2581471) Waarom Als een bedrijfsnaam bestond uit meer dan 50 posities, werden de volgende rapportages niet aangemaakt: Afrekenresultaten D/C Collectief Verlof Overzicht verlofsaldo per maand Toekenning verlofrechten Hoe We hebben op 23 februari 2021 deze rapportages aangepast, zodat de bedrijfsnaam voortaan uit maximaal 100 posities mag bestaan in plaats van 50. Hiermee hebben we voldoende ruimte ingebouwd, zodat het probleem niet meer zal optreden.  Actie Er is geen actie nodig. Geen eindejaarsuitkering bij uurloners (2596311) Waarom Bij de Eindejaarsuitkering - opbouw methode kun je ervoor kiezen de toelage eerder te laten uitkeren. Bij medewerkers met een vaste verloning werd dan de hoogte van de toelage geëxtrapoleerd tot het einde van het jaar, maar bij medewerkers die variabel werden verloond, gebeurde dat niet. Hoe We hebben dit aangepast. Voor zowel medewerkers met een vaste verloning als medewerkers met een variabele verloning wordt, als je voor einde van het jaar de eindejaarstoelage uitkeert, het bedrag geëxtrapoleerd tot einde jaar. De eindejaarsuitkering wordt gecorrigeerd in de laatste periode van het jaar of als een medewerker in- of uit dienst treedt. In die periode kan dan een extra emolument worden uitgekeerd, maar kan ook een bedrag worden ingehouden. Actie Er is geen actie nodig. Salarisstrook transitievergoeding Waarom Op de salarisstrook van de transitievergoeding werden een aantal elementen niet juist getoond, de berekening was wel correct, maar de presentatie was soms onjuist. Hoe Vanaf nu wordt de kolom SV loon niet meer gevuld als er sprake is van een transitievergoeding. Ook het tariefpercentage voor de berekening van de loonheffing laat nu de juiste waarde zien. Tevens wordt in het blok Bedragen de aanwas getoond die op de transitievergoeding van toepassing is. Actie Er is geen actie nodig.

Mededelingen  Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc. die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen. Wanneer vindt de verhuizing plaats? Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie. Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn. We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen. Wat betekent dat voor jou? In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar. Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar. Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link.  Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter. Activeren persoonslaag Als je bezig bent met voorbereidingen voor het activeren van de persoonslaag, raden wij je aan om dit als volgt te doen: Stappen activeren persoonslaag Maak het rapport Voorgestelde UPI aan. Dit doe je via Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI. Staan er conflicten in het rapport Voorgestelde UPI op basis van de actuele gegevens, los deze dan eerst op. Je kunt bijvoorbeeld gegevens voor een grote groep medewerkers corrigeren of aanpassen door het importeren van een bestand met de juiste gegevens.  Conflicten zorgen namelijk voor uitval, hetgeen je handmatig moet corrigeren. Neem bij onduidelijkheden contact op met de Servicedesk of een consultant, voor overleg.  Maak nogmaals het rapport Voorgestelde UPI aan. Staan hier geen conflicten meer in, dan kun je het verzoek Activeren Persoonslaag indienen in ITRP/4ME. Voeg het Voorgestelde UPI-rapport, waarin geen conflicten meer staan toe aan je verzoek.   Let op: zonder dit rapport neemt onze afdeling Product Development het verzoek niet in behandeling. Vermeld het aantal medewerkers van de klant. Vermeld de gewenste ingangsdatum. Houdt er rekening mee dat wij het verzoek binnen één week bespreken en vervolgens gaan inplannen in een van onze tweewekelijkse opleveringen. Corrigeren gegevens bij uitval. Als er toch sprake is van uitval, informeert onze afdeling Product Development zowel jou als de betreffende consultant hierover en laat weten wat er gecorrigeerd moet worden. Let op: bij uitval moet jij zelf of de consultant de gegevens corrigeren. Let op: persoonsconversie en synchronisatie naar andere medewerkers kunnen leiden tot het versturen van grote hoeveelheden extra data naar Datawarehouse, Management Informatie en/of naar derde partijen van de klant. Het is daarom noodzakelijk dat je als klant alle betrokken partijen informeert over het activeren van de persoonslaag. Hetzelfde geldt voor de consultant. Nieuw Persoonsoverzicht Gebruik je binnen onze applicatie de persoonslaag, dan is het handig om een overzicht te kunnen maken van alle personen die zijn aangemaakt en de medewerkers die hieraan zijn gekoppeld. Vanaf deze release is daarom het rapport Persoonsoverzicht beschikbaar.   Hoe  Klantniveau - Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Omdat je een persoon direct onder het niveau klant vastlegt, worden hierin afhankelijk van de instellingen die je vastlegt, personen + gekoppelde medewerkers van alle bedrijven opgenomen. Van iedere persoon die in het overzicht is opgenomen, worden altijd alle aan deze persoon gekoppelde medewerkers getoond. Meer informatie vind je in de online help. Let op; in de online help van Release 2021-09 hanteren we nog niet de naam Persoonsoverzicht, maar heet dit nieuwe rapport Persoonslaag Rapport. Je vindt de informatie in deze online help via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Persoonslaag rapport. Dit is dus de beschrijving van het Persoonsoverzicht.  Vanaf de release van 2021-10 is de naam Persoonslaag Rapport gewijzigd in Persoonsoverzicht.  Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties verbeterd Waarom  Via de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties was niet duidelijk te zien of een bestand nog in de wachtrij stond, verwerkt was of dat de verwerking nog bezig was. Daarom hebben we aan het overzicht van beide schermen de kolom Status toegevoegd. Aan het scherm Verwerken externe mutaties hebben we daarnaast de kolom Laatste verwerking toegevoegd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand / Verwerken externe mutaties Vanaf deze release kun je in de kolom Status van de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties de volgende informatie zien: Gereed Gereed met fouten Bestand niet verwerkt In de kolom Laatste verwerking van het scherm Verwerken externe mutaties zie je voortaan wanneer het bestand is verwerkt. Hierdoor is het in combinatie met de kolom Start verwerking nu duidelijk of en wanneer de verwerking van een bestand is gestart en wanneer de verwerking is beëindigd. Meer informatie over de toegevoegde kolommen vind je in de online help. Actie Er is geen actie nodig.  Selectiemogelijkheden rapport Voorgestelde UPI aangepast Waarom Om het mogelijk te maken alleen medewerkers in het rapport Voorgestelde UPI te tonen, die al een UPI hebben, is nu de filteroptie Alleen medewerkers met UPI beschikbaar. Via deze optie kun je ervoor zorgen dat in het rapport Voorgestelde UPI alleen eventuele conflicten en opmerkingen worden getoond bij die medewerkers die daadwerkelijk een UPI hebben. Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI Aan het scherm Voorgestelde UPI is de optie Alleen medewerkers met UPI toegevoegd. Als je niet alle medewerkers een UPI wilt geven of wilt koppelen aan de laag Persoon, kun je deze optie aanzetten, zodat er geen opmerkingen of conflicten in het rapport staan op basis van de voorgestelde UPI. Door het aanzetten van deze optie, is het duidelijker welke medewerkers al daadwerkelijk een UPI hebben. Let op: welke medewerkers in het rapport staan al dan niet met opmerkingen en conflicten, hangt ook af van de gekozen medewerkerselectie. Actie Er is geen actie nodig.  Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant Waarom Als je via het scherm Importeer Excel bestand (consultant) een bestand Importeren Verzuim inlas waarin per abuis een dubbele ziektemelding voorkwam, verschenen er in het scherm Ziekteverzuim twee regels met actief ziekteverzuim. Per contract is echter maar één actief ziektegeval toegestaan. Via het scherm Ziekteverzuim is het niet mogelijk een nieuw ziektegeval in te voeren voor een medewerker met een actief ziekteverzuim, omdat het systeem dit controleert en je dan een foutmelding krijgt. Bij het importeren van ziekteverzuim, was deze controle niet aanwezig waardoor er onterecht dubbele ziektegevallen met dezelfde ingangsdatum konden voorkomen. Hoe Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim We hebben de programmatuur aangepast, zodat een bestand Importeren Verzuim waarin dubbele ziektemeldingen voorkomen, bij het inlezen via Importeer Excel bestand (consultant), geen dubbele actieve ziektemeldingen in het systeem meer veroorzaakt. Ook hebben ervoor gezorgd dat dit niet mogelijk is via andere kanalen waarmee je ziektegevallen aan ons kunt melden, zoals API en HR Self Service. Actie Er is geen actie nodig. Vertalingen waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort Waarom De manier waarop de vertalingen van de waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort zijn vastgelegd is verbeterd. Werken er collega's in het Engels of Duits, dan is het effect zichtbaar in diverse schermen, zoals Verlofaanvraag en Ziekteverzuim. Voortaan kun je ook gemakkelijk zien welke vertalingen worden toegepast en deze ook zelf wijzigen. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst (met opschakeling) Aan het scherm Waardenlijst met opschakeling is het veld Taal toegevoegd. Als een bepaalde waarde uit de lijst in de ene taal een omschrijving heeft, maar in de andere taal nog niet, dan zie je als omschrijving een technisch nummer, bijvoorbeeld #10040506#.   De waarden die in de lijst staan op niveau Nederland, zijn al door Visma vertaald. Actie Als er in het verleden voor jouw organisatie specifieke waarden zijn toegevoegd aan de lijst, kan dit zijn gebeurd op niveau Klant of niveau Bedrijf. Als je collega's hebt die de applicatie in andere talen gebruiken, controleer dan de omschrijvingen van de waardenlijst in de gewenste talen. Gebruik de knop Wijzigen  om eventuele technische nummers te wijzigen in zinvolle omschrijvingen. Opgeloste meldingen Taalkeuze Nederlands (België) verwijderd  Melding Het was een tijdlang ten onrechte mogelijk om bij medewerkers als taal Nederlands (België) vast te leggen. Daardoor werden op de salarisstrook en de jaaropgaaf niet altijd de juiste omschrijvingen getoond. Oplossing Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Medewerker > Medewerker > Medewerker Bij het veld Taal (gegevenselement nummer 10) is de waarde Nederlands (België) uit de keuzelijst verwijderd. Bij medewerkers waarbij deze waarde was vastgelegd, is deze automatisch vervangen door Nederlands. Actie Eventueel kun je de gecorrigeerde medewerkers bekijken via het Mutatieverslag, met het volgende filter: Gegevenselement = Taal Muteerder = RPD Technisch beheer Publishing Date : 8/20/2021

Gewijzigd en verbeterd  Peildatum en filters scherm Verlofaanvraag Waarom  Het zoekscherm Verlofaanvraag bevatte alle verlofaanvragen van alle medewerkers binnen het geselecteerde bedrijf. Het laden van al deze gegevens in het scherm duurde hierdoor vaak lang evenals het doorzoeken ervan. Daarom is aan het scherm een peildatum toegevoegd, waarmee u eventueel in combinatie met een filter, veel gerichter naar Verlofaanvragen kunt zoeken.   Hoe  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Op basis van de ingevoerde peildatum ziet u de verlofaanvragen die op de peildatum actief waren. Geeft u bijvoorbeeld de peildatum 1 februari 2019 op, dan ziet u alle verlofaanvragen, die beginnen, of nog lopend zijn, of beëindigd worden op 1 februari 2019. In de velden boven iedere kolom kunt u een zoekterm intypen om de selectie te verfijnen door bijvoorbeeld het opgeven van (een deel van) de naam van een medewerker. Dit kunt u ook doen voor de medewerkercode, het contract of contract id, of de datum van de verlofaanvraag.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Openen scherm Verlofaanvraag duurt te lang (change 901938) Melding  Het opvragen van verlofaanvragen duurde vaak erg lang, omdat alle verlofaanvragen inclusief de historische aanvragen van alle medewerkers in het scherm Verlofaanvraag geladen moesten worden. Oplossing  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Het scherm Verlofaanvraag is aangepast, waardoor deze de informatie sneller toont. De verlofaanvragen worden nu gefilterd op basis van de peildatum. Hierdoor ziet u alleen de verlofaanvragen waarvan de einddatum van het verlof later ligt dan de peildatum. Daarnaast kunt u het aantal getoonde verlofaanvragen filteren door bijvoorbeeld een specifieke medewerkernaam of -code of een gedeelte hiervan in de velden bovenin het scherm op te geven. Ook kunt u filteren op datum van de verlofaanvraag. Uw actie Er is geen actie nodig.  Intern - niet voor publicatie Openen scherm Verlofaanvraag duurt te lang (901938) Additionele actie Wij zien dat voor klanten specifieke profielen zijn aangemaakt. In deze profielen zal de wijziging voor de verlofaanvraag moeten worden doorgevoerd. Namelijk: Pagina Verlofaanvraag [7565] moet uit de profielen en verlofaanvraag [9906] moet in de profielen komen. Importfunctionaliteit in HRCB voor verwijderen van rollen werkt niet naar behoren  (1096819)  Melding In HRCB moet het mogelijk om via Beheer > Import/Export > HR gegevens > Importeer Excel bestand (Consultant) rollen te verwijderen. We gebruiken hiervoor de import “Verwijderen rol-toewijzing”. Hoewel het maximum per import is gesteld op 1000 regels, loopt de import vast op 200 regels. Dit betekent dat er maar 200 regels per keer verwijderd kunnen worden, dit betekent veel herhaaldelijk importeren en wachttijd totdat volgende set van 200 regels verwijderd kan worden via de import. Oplossing Na deze release kan een bestand met maximaal 1000 regels worden verwerkt voor het verwijderen van rollen.  Publishing Date : 5/24/2019