Releases YouServe

Mededeling Feedback op onze applicatie Vorig jaar zijn we gestart met de Customer Effort Score (CES) waarmee je na het afronden van bepaalde acties feedback kon geven op de werking ervan. We hebben toen goede feedback gekregen en deze ook opgepakt. In de afgelopen releases hebben we een aantal nieuwe functionaliteiten en worklows beschikbaar gesteld en vanaf deze release zouden we hierover graag direct feedback willen ontvangen. Daarom vragen we deze en vanaf deze release jouw feedback over de volgende functionaliteiten: Medewerker > Instroom > Herindienst Medewerker > Doorstroom > Stagiair wordt medewerker Medewerker > Doorstroom > Verwijderen Doorstroomindicatie Actie Als je gebruik maakt van een van bovenstaande  functionaliteiten, vragen we je om na het afronden hiervan ons feedback te geven door de CES in te vullen. Nieuw Exporteren en importeren referentietabellen via Excel Waarom  Vanaf deze release is het mogelijk om Referentietabellen, van bijvoorbeeld pensioenen of salarisschalen te exporteren en importeren via Excel. Hierdoor is het niet altijd nodig om het CSV-formaat te gebruiken. Hoe  Instellingen >  Berekening > Referentietabellen beheer Aan het scherm Referentietabellen beheer is de knop Exporteren Excel toegevoegd waarmee je de betreffende referentietabel naar Excel kunt exporteren. Het Excel-bestand wordt klaargezet in Mijn rapporten. Vervolgens kun je de inhoud van de referentietabel aanpassen en het bestand weer importeren via de knop Importeren bestand. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Vertaling Niet van toepassing verbeterd (3447165) Melding  De vertaling van de keuze Niet van toepassing was niet overal consequent. Dit viel met name op bij de indicaties Oproepovereenkomst en Schriftelijke arbeidsovereenkomst op Engelse loonstroken. Oplossing  Bij alle velden is de omschrijving van de validatiewaarde Niet van toepassing gecontroleerd en indien nodig aangepast naar: Not applicable Nicht zutreffend Ne s'applique pas Actie Er is geen actie nodig. Stagiairs uit dienst niet meer zichtbaar bij zoeken over bedrijven heen (3417298) Melding  Als je naar medewerkers zocht over de bedrijven heen, door eerst in het navigatiepad op de klant te klikken, kon je stagiairs die uit dienst waren gegaan niet meer terugvinden. Als je vervolgens eerst navigeerde naar een specifiek bedrijf en dan zocht, dan was de medewerker wel zichtbaar. Oplossing  Dit is opgelost, zodat alle medewerkers die uit dienst zijn gegaan, weer correct worden weergegeven.  Deze groep medewerkers wordt zichtbaar als je via de rechtermuisknop het vinkje Alleen medewerkers in dienst  uit zet. Deze manier van werken is verder niet gewijzigd. Actie Er is geen actie nodig.  Arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget niet stopgezet bij uitdienstmelding (3397742) Melding De arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget bleef doorrekenen wanneer een medewerker uit dienst was gegaan. Hierdoor moest je de berekening handmatig stopzetten. Oplossing Dit is opgelost. Voortaan stopt ook de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget automatisch als een medewerker uit dienst gaat, net als de andere arbeidsvoorwaarden. Hierdoor is het niet langer nodig de arbeidsvoorwaardenschermen voor het Mobiliteitsbudget leeg te maken per de datum uit dienst om de berekening te laten stoppen. Actie Er is geen actie nodig.  Groepering en sortering Mutatieverslag (geen change) Melding  Als je bij het maken van het Mutatieverslag een groepeerkenmerk kiest, krijgt het rapport een extra (eerste) kolom, met daarin bijvoorbeeld de functie of afdeling:  Het rapport werd echter niet gesorteerd op die eerste kolom, dat is niet handig. Als een medewerker meerdere contracten had, werden de medewerkermutaties dubbel weergegeven. Oplossing  Als je nu een groepeerkenmerk kiest, wordt het rapport ook als eerste gesorteerd op bijvoorbeeld de gekozen afdeling of functie. Daarbinnen op medewerkercode of medewerkernaam. Als een medewerker meerdere contracten heeft, wordt alleen het groepeerkenmerk van het hoofdcontract gebruikt. Medewerkermutaties worden niet meer dubbel weergegeven. Actie  Er is geen actie nodig.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.   za_zo_release_2_24x24.png  Zaterdag 27 augustus 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten. wo_release_24x24.png  Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Mededelingen Uniek Persoonlijk Id (UPI) Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuim Management en Talent Management, is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken. Met dit UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren: Fase 1 Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes. Fase 2 Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode. Fase 3 De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI.  Fase 4 Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI. Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang.   Nieuw  Aanvraag aanvullend geboorteverlof bij registratie kindgegevens Waarom  Als onderdeel van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) kan een werknemer er voor kiezen maximaal 5 x het aantal contracturen op te nemen voor Aanvullend Geboorteverlof. Deze aanvraag vindt altijd plaats in hele weken. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om bij de registratie van de kindgegevens het gewenste aantal weken geboorteverlof vast te leggen.  Hoe Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgevens bij het veld Verlofsoort aanv. geboorteverlof opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken.  Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is per 1 juli 2020 het veld Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) toegevoegd. Hier geef je het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken. Je kunt hier maximaal 5 weken aanvragen. Verder kun je de relevante kindgegevens invullen van het kind waarvoor je aanvullend geboorteverlof wilt aanvragen.  Geboortedatum in de toekomst: vanaf deze release is het ook mogelijk een geboortedatum in de toekomst vast te leggen. Houd er wel rekening mee dat je deze moet corrigeren, als de daadwerkelijke geboortedatum afwijkt.  Het gegenereerde extra individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof bevat in de omschrijving de naam van het kind en de geboortedatum, zodat je weet voor welk kind het aanvullende geboorteverlof geldt. AVG en vastleggen naam kind: de AVG schrijft echter voor dat de naam van het kind alleen vastgelegd mag worden als de ouder daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Je kunt er daarom ook voor kiezen een omschrijving vast te leggen in plaats van de naam van het kind. Genereren extra individueel verlofrecht: als je alle gegevens hebt vastgelegd en opgeslagen, genereert het systeem automatisch een extra individueel verlofrecht. Let op: het kan enige minuten duren, voordat het extra individueel recht is gegenereerd. Medewerker > Verlof > Extra individueel recht Na het vastleggen van de kindgegevens en het gewenste aantal weken Aanvullend geboorteverlof, genereert het systeem het extra individueel verlofrecht. Dit verlofrecht heeft de boekingsdatum die overeenkomt met de geboortedatum van het kind. Het aantal uur is het gewenste aantal weken verlof x de contracturen per week. Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Uw actie Voeg de verlofsoort voor het Extra aanvullend geboorteverlof toe aan de verlofregeling en koppel deze via de HR Stuurgegevens aan het aanvullende geboorteverlof, zoals hierboven beschreven.  Nieuwe functie - AVG Verwijderen medewerker Waarom  De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam. Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx.  Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen.  In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan. Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat.  Voorbeeld Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker. Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd. Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd.  Uw actie Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.   Gewijzigd en verbeterd Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id Waarom In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Als je in het scherm Medewerkers een nieuw Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen.  Uw actie Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn.  Exporteren verlofaanvragen Waarom  In 2019 is het scherm Verlofaanvraag aangepast om de filtermogelijkheden en performance te verbeteren en was het niet langer mogelijk de verlofaanvragen te exporteren. Klanten hebben ons echter laten weten dat zij wel behoefte hebben aan deze exportfunctie. Daarom is vanaf deze release de functionaliteit voor het exporteren van de verlofaanvragen opnieuw beschikbaar.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Rechtsonder in het scherm Verlofaanvraag zie je vanaf deze release weer de knop Exporteren. Als je hierop klikt, kun je bovenin het scherm het bestandstype selecteren en aangeven of je alle pagina's wilt exporteren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Naam OE verkeerd weergegeven in OrgSight Melding Bij het zoeken naar een organisatorische eenheid in OrgSight, leek het of de naam goed werd weergegeven, maar bij het selecteren van de organisatorische eenheid, zag je soms een vreemd teken in de naam. Dit kwam doordat speciale tekens zoals het &-teken verkeerd werden geïnterpreteerd als HTML-code.  Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release de naam van een organisatorische eenheid correct wordt weergegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 5/25/2020

Mededelingen  1. Nieuwe Loonaangifte vanaf 2023 - meld je aan voor de  speciale release sessie Vanaf 2023 vindt het verzenden van de loonaangiftebestanden niet meer plaats via de aparte module Loonaangifte die je start via een tegel in het Youforce portaal, maar is het een onderdeel van Payroll Business. Voor jou als klant betekent dit een geheel nieuwe manier van omgaan met loonaangiftegegevens en het verzenden ervan. Om jullie hier meer over te vertellen, organiseren we dinsdag 10 januari 2023 van 14.00 tot 15.30 uur een release sessie die volledig in het teken zal staan van de nieuwe manier van Loonaangifte. Aanmelden Je kunt je via de community van Visma YouServe onder Events aanmelden voor deze speciale release sessie via, klik hiervoor op de volgende link: https://community.visma.com/t5/Events/eb-p/EventsVYS 2. Informatie jaarovergang 2022-2023 Lees ook de informatie over de jaarovergang die je kunt vinden in de kennisbank van YousServe HRYou: Vooraankondiging Jaarovergang 2022-2023 - over de aanpassingen die we in Payroll Business voor de jaarovergang van 2022 naar 2023 hebben doorgevoerd Uitleg journaliseren  AWF-uitkering vanaf 2023 Veelgestelde vragen Jaarovergang 2022-2023 Gewijzigd en verbeterd 3. Rapportages aangepast met nieuwe grondslag en premie voor AWF-uitkering Waarom Als je als werkgever een uitkering betaalt aan de werknemer, dan moet je vanaf 2023 in de loonaangifte de AWf-premie apart aanleveren. Hoe Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat / Controleoverzicht loonaangifte Met ingang van 2023 hebben we de Verzamelloonstaat en het Controleoverzicht loonaangifte hierop aangepast. Actie Er is geen actie nodig. 4. Aanpassingen APG Architecten (PFAB) - Code meetelling / aanleveren pensioenproduct Waarom Uit een controle is gebleken dat bij medewerkers die in de loop van de periode uitdienst gingen, de Code meetelling niet met de waarde Ja naar de loonaangifte werd gestuurd. Ook werd het pensioenproduct niet meer aangeleverd. Hoe We hebben dit hersteld met ingang van 1-1-2022 zodat deze gegevens nu correct worden doorgestuurd. Actie Er is geen actie nodig. Als dit in jouw organisatie voorkwam, worden de betreffende gegevens in een eerstvolgende salarisverwerking aangepast. Na de het definitief verwerken van de betreffende periode wordt de APG-aangifte verzonden inclusief deze correcties.   Opgeloste meldingen 5. DUWO APG wonen signaal 112 en 170 (3995552) Melding Als een medewerker deelneemt aan een generatiepactregeling, werden in de APG-aangifte niet alle uren correct ingevuld. Oplossing Wij hebben de programmatuur aangepast met ingang van 1-1-2022, zodat de uren van de pensioenproducten gelijk zijn aan de uren in het blok werknemergegevens en correct worden aangeleverd in de APG-aangifte. Actie Instellingen > Berekening > Grondslag Maak je in jouw bedrijf gebruik van het Generatiepact, zorg er dan voor dat voor het correct aanleveren in de APG-aangifte: in de grondslag Uren loonaangifte het gegevenselement Generatiepact Correctie uren Loonaangifte is opgenomen. in de grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface de volgende gegevenselementen zijn opgenomen: Generatiepact Correctie uren Loonaangifte Generatiepact Correctie uren pensioenaangifte 

Announcement Together towards a better performance The stability and performance of Self Service is not on the level you may expect. The professionals (PSA users) in particular may be affected by this. Reliability of our products / applications is very important to us. For this reason we are working intensively with a number of our cusomers to improve this. In the Self Service release notes a new chapter is added: ‘Together towards a better performance’. In this chapter we will inform you about the improvements we are implementing as to stability and performance. In the recent past the following enhancements were achieved. The usage of databases is optimized, making it possible for more traffic to be handled at the same time.  We moved to a new version of the database. This new version is able to handle traffic faster. Monitoring of all databases is improved. This enables us to anticipate and react to possible changes in data traffic in an improved manner. Specific processes concerning the reporting of performance issues were aligned with a number of customers. By being in direct contact with our customer we get more insights in user experience and this contributes to identify and handle the specific causes of underperformance. These steps will lead to an improved user experience. The coming period we will continue to take more steps towards a better performing product. It is possible that you will occasionally experience hindrance. We are working hard to minimize this as much as possible. Publishing Date : 8/23/2019

In deze versie... Aangepast in versie 2 Onder Opgeloste meldingen hebben we aan het eind het volgende onderwerp toegevoegd: Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074). Mededelingen  Kennissessie Wet en Regelgeving 2022 op 29 november, 02 december en 09 december Vanaf deze release zijn alle aanpassingen van Wet en Regelgeving waar je als klant wat mee moet doen voor 2022, aangepast in het systeem. In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren. De Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen vindt plaats op 29 november, 02 december en 09 december. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. De afgelopen maanden hebben we er hard aan gewerkt om de meertaligheid verder uit te breiden en alle schermen te controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf de release van November zijn al de schermen in menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. Dit zijn de velden in de schermen in HR Core / Payroll Business die zichtbaar zijn in Self Service voor de medewerkers. De vertalingen van de overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig is vertaald, laten we dit weten.  Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Nieuw  Nieuw rapport met gegevens CAO-inrichting Wat Vanaf deze release is het mogelijk om een rapport op te vragen met de inrichtingsgegevens van een bepaalde CAO: het CAO Dossier (Klant). Dit rapport is een excelbestand en toont de inrichting die actueel is op de peildatum. Deze rapportage gaat op termijn de CAO-documentatie op de Community vervangen die nu wordt bijgehouden door CAO services.  Het CAO-Dossier kan consultants helpen bij het inrichten van klanten en het is ook makkelijk om dit rapport te delen.  Hoe  Rapporten > Instellingen > CAO Dossier (Klant) Vanaf deze release is het scherm CAO Dossier (Klant) beschikbaar, waarin je de CAO kunt selecteren waarvan je de inrichting wilt opvragen. Payroll Business maakt het gevraagde excelbestand aan en plaatst dit in Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Loondoorbetaling bij verlof Uitsplitsing Waarom Als bij een medewerker het aantal contracturen in de loop van een afrekenperiode was gewijzigd en die medewerker maakte in die periode ook gebruik van ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof door vaste uren op te geven, dan werden de sublooncomponenten Ouderschapsverlof, Onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof niet altijd correct berekend. Dat kwam doordat de deeltijdfactor die aan het einde van de periode actief was, voor de gehele afrekenperiode werd gebruikt. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig. Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in ouderschapsverlof, onbetaald verlof en/of aanvullend geboorteverlof en kortingen ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het verlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond. Loondoorbetaling bij verlof, aanvullend geboorteverlof Waarom Als in een periode Aanvullend geboorteverlof werd beëindigd vóór het einde van die periode en in diezelfde periode werd ook het parttimepercentage gewijzigd, dan werd de extra korting niet berekend als de medewerker meer verdient dan het maximum dagloon en Payroll Business rekening moet houden met het maximum dagloon. Hoe We hebben dit vanaf deze release gecorrigeerd met ingang van 1-1-2021. Payroll Business rekent in bovenstaande situaties voortaan met meerdere intervallen per periode. Actie Er is geen actie nodig Als deze situatie zich heeft voorgedaan in een van de eerdere perioden in 2021, kan er na herrekening een verschil in aanvullend geboorteverlof en korting ontstaan. Payroll Business bepaalt namelijk twee intervallen op grond van de gewijzigde contracturen en berekent voor ieder interval het aanvullend geboorteverlof en de korting. De bedragen van deze intervallen worden als een bedrag voor de periode op de strook getoond.  In de volgende situatie is wel actie nodig Als bij aanvullend geboorteverlof rekening gehouden moet worden met het maximum dagloon (Maximum dagloon toepassen aanv geb verl = Ja)  en er wordt een mutatie vastgelegd die leidt tot intervallen in het salaris en de in de gegevenselementen Aanv. geboorteverlof percentage vast en Aanv. geboorteverlof uren vast vindt ook een mutatie plaats, dan moet u ervoor zorgen dat de intervallen voor het aanvullend geboorteverlof gelijk zijn aan de intervallen van het salaris. Als dit niet zo is, kan de extra korting niet correct worden berekend. Indicatie LKV niet correct doorgegeven Waarom De indicatie voor de Loonkostenvoordelen (LKV) werd bij het uitbetalen van een transitievergoeding niet correct doorgegeven in de loonaangifte.  Hoe Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicaties LKV worden voortaan bij het uitbetalen van een transitievergoeding automatisch op Nee gezet.  Actie Er is geen actie nodig. Extra Loonheffing en Correctie arbeidskorting bij Transitievergoeding Waarom Via de volgende velden in het scherm Loonheffing kun je de berekende Loonheffing en Arbeidskorting aanpassen: Extra loonheffing vast Extra loonheffing eenmalig Correctie arbeidskorting eenmalig Bij het berekenen van een transitievergoeding via een 2e contract, worden de opgegeven bedragen bij bovenstaande velden voor beide contracten berekend. Dit gaat per 1-1-2022 veranderen. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Vanaf 1-1-2022 worden de opgegeven bedragen zoals hierboven genoemd, alleen berekend voor het hoofdcontract. Actie Er is geen actie nodig. Verlof opbouw - omschrijving veld Ingelezen verlof waarderen in geld aangepast Waarom  In release 2021-09 is het mogelijk gemaakt om initiële verlofrechten voor een medewerker vast te leggen bij het activeren van de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode. In het scherm Verlof - opbouw kun je via Ingelezen verlof waarderen in geld aangeven of dit initiële verlof op de Afrekenmatrix werkgever gewaardeerd moet worden in geld. Om duidelijker te maken wat de functie van dit veld is, hebben we de omschrijving aangepast en heeft het dit veld als standaardwaarde de waarde Ja gekregen.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode Vanaf deze release is de omschrijving van het veld Ingelezen verlof waarderen in geld gewijzigd in Ingelezen verlof reserveren in geld en is er Ja als standaardwaarde ingevuld.   Actie Er is geen actie nodig. Levensloopregeling beëindigd Waarom Met ingang van november 2021 is deelname aan de levensloopregeling niet meer mogelijk. Meer informatie vind je in de video die je kunt bekijken via de volgende link: https://www.youtube.com/watch?v=UxULg9qeQCs. Hoe Bij medewerkers aan wie in november 2021 nog een actieve levensloopregeling was gekoppeld, stelt Payroll Business de eventuele payrollelementen op nul of beëindigt deze. Bij maandverloning gebeurt dit in 2021-11, bij 4-weken verloning in 2021-12.  Vanaf januari 2022 wordt ook de arbeidsvoorwaarde beëindigd. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Export journaalpost wordt niet verdicht op medewerkers (2933830) Melding  Als er in de journalisering is gekozen om te journaliseren op medewerker, met daarbij ook aangegeven in de grootboek dat je de naam van de medewerker wilt tonen, dan was het niet mogelijk om de export journaalpost te verdichten op medewerker. De optie medewerker verdichten kon bij het aanmaken van de export wel aangevinkt worden, echter bleef de export op medewerker aangemaakt worden. Oplossing Instellingen > Uitvoerdefinitie > Exportdefinitie > tabblad Verdichtingscriteria We hebben dit opgelost door aan de diverse exportschermen het veld Boekingsomschrijving (naam medewerker) toe te voegen.  Actie Als je in de journalisering gebruikt maakt van het tonen van de medewerkernaam en je wilt deze in de export verdichten, dan moet in het scherm Exportdefinitie bij het tabblad Verdichtingscriteria zowel de optie Medewerker als de optie Boekingsomschrijving aanvinken.  Als bij beide opties een vinkje staat, zal de export journaalpost verdicht worden op medewerker. Openen medewerkers vanaf klantniveau niet overal mogelijk (2886643) Melding  In release 2021-08 hebben we change 2825363 opgelost en ervoor gezorgd dat je vanuit een scherm op bedrijfsniveau terug kunt gaan naar klantniveau, om vervolgens een medewerker te zoeken en selecteren van een willekeurig bedrijf. Dit werkte echter nog niet voor alle schermen, waardoor het vaak toch niet mogelijk was om na het zoeken van de medewerker, het gezochte medewerkerscherm te openen. Oplossing Medewerker > Medewerkerschermen Vanaf deze release is dit opgelost. Je kunt vanaf elk scherm waarbij je een medewerker hebt geselecteerd, teruggaan naar klantniveau, een medewerker zoeken en vervolgens elk willekeurig scherm openen. Actie Er is geen actie nodig.  AVG Wissen Persoonsgegevens ten onrechte in lijst (2892457) Melding  In het scherm AVG wissen Persoonsgegevens worden alle werknemers getoond die langer dan 7 jaar uit dienst zijn. Heeft een medewerker daarna echter nog een loonstrook gehad, dan werd dit niet geregistreerd, waardoor het kon voorkomen dat je deze persoon ten onrechte te vroeg verwijderde. In het scherm is ook te zien of de datum in dienst van een medewerker gelijk is aan de datum uit dienst: de zogenaamde No-show. Ook hierbij komt het voor dat voor de medewerker wel een loonstrook was aangemaakt en stond deze in de lijst als: misschien moet deze ook verwijderd worden. Echter deze No-show-medewerkers, met een berekening die is teruggedraaid, zie je liever niet in de lijst om te verwijderen. Oplossing Medewerker > Medewerker > AVG wissen Persoonsgegevens We hebben de controle voor het tonen van medewerkers in het scherm AVG wissen Persoonsgegevens verbeterd. We controleren nu niet alleen of een medewerker 7 jaar uit dienst is of dezelfde datum in dienst als uit dienst heeft, maar ook of de medewerker in de afgelopen 7 jaar een berekening / loonstrook heeft gehad. Actie Er is geen actie nodig.  LKV wordt niet correct berekend (2754161) Melding De indicatie LKV (loonkostenvoordeel) werd niet correct berekend/doorgegeven.  Oplossing Medewerker > Contract > Loonkostenvoordelen De indicatie LKV wordt bij het uitbetalen van transitievergoeding automatisch juist doorgegeven aan de Belastingdienst; de berekening van het loonkostenvoordeel vindt niet plaats in Payroll Business, zie de richtlijnen van de Belastingdienst hierover. Actie Er is geen actie nodig Mutatieverslag (uitgebreid) gaf melding: Fout tijdens verwerking (2912531) Melding  Als je een grote hoeveelheid gegevens wilde oproepen in het scherm Mutatieverslag (uitgebreid), gaf het scherm na enige tijd wachten de foutmelding: Fout tijdens verwerking en werden er geen gegevens getoond. Hierdoor was het niet mogelijk om gegevens voor het mutatieverslag te selecteren. Oplossing Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid) Het systeem was zo ingesteld dat het na 90 seconden stopte met wachten en zoeken naar gegevens, waarna het scherm de hierboven genoemde foutmelding gaf. We hebben voor dit scherm de procedure voor het zoeken naar elementen verbeterd. Als het systeem nu bijvoorbeeld over meerdere jaren heel veel gegevens moet zoeken, dan worden deze gegevens voortaan binnen maximaal 30 seconden in het scherm getoond en kun je ze selecteren.  Actie Er is geen actie nodig. Scherm Interfaces voor uit dienst getreden medewerkers gaf foutmelding (2925651) Melding  Als je op medewerkerniveau het scherm Interfaces meteen wilde openen, dus zonder dat je eerst een ander scherm voor deze medewerker had geopend, gaf het interfacescherm een foutmelding. Dit gebeurde alleen bij medewerkers die uit dienst waren. Voor medewerkers in dienst gaf het systeem geen foutmelding. Oplossing Medewerker > Medewerker > Interfaces Dit is opgelost. Vanaf deze release kun ook voor medewerkers uit dienst een interfacescherm direct openen. Het is niet meer nodig als work around eerst een ander scherm te openen, voordat je het interfacescherm voor de betreffende medewerker kunt openen. Actie Er is geen actie nodig.  Fout bij fiscale uitruil Reiskosten in oktober release (2981074) Melding In de oktober release is een fout ontstaan bij de fiscale uitruil in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Als bij het veld Fiscale ruimte verrekenen is gekozen voor Niet automatisch en er in de loop van 2021 bij Reiskosten fiscale ruimte (bedrag) meerdere keren een bedrag is ingevoerd om uit te ruilen, dan kan het zijn dat de berekening van de 2e en/of volgende uitruil niet goed is gegaan. Dit komt vooral voor bij het uitruilen van de volledige fiscale ruimte. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat de fout automatisch wordt hersteld en de berekening voortaan wel goed gaat.  Actie Er is geen actie nodig. Alleen als je denkt dat de fout toch niet is hersteld, kan je een TWK-mutatie voor de medewerker vasteggen in de (eerste) periode waarin de berekening fout is gegaan. Publishing Date : 10/26/2021

Aangepast in versie 2 In versie 2 zijn onder Mededelingen de volgende onderwerpen toegevoegd: Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868) Nieuwe Terugkoppeling L2041 vanaf 1-1-2021 bij aangifte Loonheffingen Mededelingen Nulboekingen in journaalposten en exportdefinitie (change 1934868)  In de release notes van september hebben wij aangegeven dat change 1934868 is opgelost. Omdat de optie Exportdefinitie meestal alleen beschikbaar is binnen het consultancyprofiel zien klanten deze optie niet en is het aanpassen ervan niet mogelijk. Naar aanleiding van vragen aan ons Service Center komen we hier graag nog even op terug. Als je de aanpassing zoals vermeld in de release notes van september wilt doorvoeren, neem dan contact op met ons Service Center. Nieuwe Terugkoppeling L2041 vanaf 1-1-2021 bij aangifte Loonheffingen Vanaf de Loonaangifte van januari 2021 gaat de Belastingdienst een extra controle terugkoppelen. Het betreft de Melding L2041: De Indicatie oproepovereenkomst is 'N' terwijl het Aantal contracturen per week 0 is. Je kunt dit controleren door het Signaleringsverslag op te vragen en de medewerkers aan te passen met de melding: 2041 - Ind. opr.overeenk. moet Ja zijn bij 0 uren. Dit scheelt meldingen na de loonaangifte van januari 2021. Gewijzigd en verbeterd Meerdere Inkomstenverhoudingen voor Uniforme Pensioenaangifte (UPA) Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om via een tweede contract de transitievergoeding te verlonen. Als voorbereiding hierop hebben we in deze release weer een aantal zaken aangepast. De interface van UPA is aangepast zodat ook met dit tweede contract de juiste gegevens per Inkomstenverhouding (IKV) naar de Pensioenfondsen worden verstuurd. Hoe Als je gebruikt maakt van het tweede IKV, zal in de Interface voor UPA automatisch een tweede IKV worden aangemaakt. Actie Er is geen actie nodig. Kolom IKV toegevoegd aan aantal controlerapporten Waarom Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding (IKV). Als voorbereiding hierop voegen we aan de rapporten Individuele loonstaat, Collectieve loonstaat, Verzamelloonstaat en Controleoverzicht loonaangifte alvast de kolom IKV toe, zodat duidelijk is via welke Inkomstenverhouding bepaalde uitbetalingen zijn gedaan.  Hoe Rapporten > Controle > Individuele loonstaat Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat Rapporten > Controle > Controleoverzicht loonaangifte Aan bovenstaande rapporten is vanaf deze release de kolom IKV toegevoegd. Daarnaast hebben we voor de Individuele loonstaat het element Tijdelijke Heffingskorting van het rapport verwijderd. Actie Er is geen actie nodig. Privacylink en Contactformulier bij Net Promote Score en Customer Effort Score Waarom We zijn recent begonnen met het meten van de feedback van onze klanten op ons product. Hiervoor gebruiken wij de Net Promotor Score (NPS) via Wootric en de Customer Effort Score (CES). De NPS geeft aan in welke mate je Payroll Business zou aanbevelen. Via de CES geef je de mate van inspanning aan die het je kost om een proces of taak te voltooien.  Om te verduidelijken waarom wij graag feedback ontvangen over onze producten heen, wat wij doen met de feedbackgegevens en welke gegevens wij opslaan, is er een privacypagina ontworpen waarin al deze vragen worden beantwoord. Ook willen we graag met de klanten die feedback hebben gegeven in contact komen. Hoe Als de pop-up waarin we om feedback vragen in het scherm opkomt, kun je in deze pop-up onderin klikken op de link naar de privacypagina. Om te weten of we contact met je mogen opnemen, kun je ervoor kiezen om aan het einde van de feedback te kiezen voor het invullen van een contactformulier. Dit is een vrije keuze. Actie Als je de privacypagina wilt bekijken, klik dan op de link de pop-up. Wil je dat wij contact met je opnemen over de feedback, vul dan het contactformulier in. Laatste actuele datum niet meer in scherm Verwerken externe mutaties Waarom In het scherm Verwerken externe mutaties zag je bovenin altijd de Laatste actuele datum. Deze datum was echter de datum over heel Payroll Business heen en zei niets over de laatste datum waarop je als klant deze mutaties had ingelezen. De meest actuele datum werd onderin het scherm al getoond.  Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken externe mutaties Omdat de Laatste actuele datum onjuist is, wordt deze vanaf deze release niet meer in het scherm Verwerken externe mutaties getoond. Actie Er is geen actie nodig. Nul vaste reisdagen per week Waarom Door de landelijke maatregelen tegen het coronavirus worden werknemers opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Dit kan van invloed zijn op de reiskostenvergoeding. Voor reiskostenvergoedingen die na 12 maart zijn afgesproken, geldt dat deze deze zelfs alleen vergoed mogen worden op basis van de werkelijk afgelegde kilometers voor woon-werkverkeer. Om te voorkomen dat je reiskosten in zijn geheel moet blokkeren of verwijderen en vervolgens weer moet deblokkeren of toevoegen als er wèl reisdagen zijn, is het vanaf deze release mogelijk om 0 (nul) reisdagen in te voeren.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Reiskosten Vanaf deze release is het mogelijk om in het medewerkerscherm Reiskosten 0 reisdagen vast te leggen bij het veld Vaste reisdagen per week. Hierdoor wordt de reiskostenvergoeding niet uitbetaald. Zodra de medewerker alsnog reisdagen heeft, kan je de 0 reisdagen overschrijven met de werkelijke reisdagen, of als de reisdagen fluctueren, vastleggen in het veld Afwijkende reisdagen. Voor de volgende berekeningsmethoden mag bij het gebruik van afwijkende reisdagen het aantal Vaste reisdagen per week geen 0 zijn, maar moeten hier de oorspronkelijke dagen zijn ingevuld. Voor deze berekeningsmethoden wordt namelijk de verhouding tussen de afwijkende reisdagen en de vaste reisdagen per week berekend. Het invullen van een 0 bij Vaste reisdagen per week resulteert bij deze methoden in een deling door 0, waardoor een foutmelding in de salarisverwerking ontstaat. 4. Dagenbepaling fiscus / Dagen per week / Vaste vergoeding 9. Dag.bep.fisc/Reisdagen per week/Vaste vergoeding 10. Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg.   Actie Als je deze mogelijkheid wilt gebruiken, geef dan bij de betreffende medewerkers 0 reisdagen op bij Vaste reisdagen per week. Let er op dat je bij de berekeningsmethoden 4, 9 en 10. je bij het invoeren van afwijkende reisdagen het oorspronkelijke aantal Vaste reisdagen per week moet invullen.  Uren cumulatief en per periode voor Aanvullend geboorteverlof Waarom Het controleren van de doorbetaalde uren voor Aanvullend geboorteverlof, deed je tot deze release via de Afrekenmatrix medewerker of via de Ad-hoc rapportage. Het is echter wenselijk om de opgenomen uren ook te kunnen controleren in het arbeidsvoorwaardescherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing), zodat je kunt nagaan welke uren vanuit HR Core Business zijn gebruikt voor het doorbetalen van het Aanvullend geboorteverlof.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Het veld ... uren berekend bevat nu naast de berekende uren bij een vast percentage, ook de berekende uren als er sprake is van een verlofopname via HR Core Business. Dit geldt voor alle verlofsoorten bij loondoorbetaling bij verlof waarbij sprake is van Berekende uren.  Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Afronding minimum uurloon ging niet altijd goed (16197879) Melding Als een medewerker het wettelijk minimum loon verdient, moet het uurloon naar boven worden afgerond op 2 decimalen. Deze afronding naar boven ging niet altijd goed. Hierdoor kwam het voor dat het standaard uurloon toch niet naar boven werd afgerond op 2 decimalen, als een medewerker het minimum loon verdient.   Oplossing Dit is aangepast, zodat vanaf deze release het standaard uurloon correct naar boven wordt afgerond, als een medewerker het minimum loon verdient.  Actie Er is geen actie nodig. Voorstel transitievergoeding - Grondslag vaste looncomponenten niet meegenomen in berekening transitievergoeding (2144556) Melding  De voorgestelde waarde voor de transitievergoeding week soms af van de berekende waarde bij een gebroken jaar in dienst. Dit kwam voor als er bij het in dienst treden van een medewerker sprake was van een gebroken maand, waardoor het niet mogelijk was het aantal maanden in dienst vast te stellen voor het berekenen van de grondslag vaste looncomponenten voor de transitievergoeding. Oplossing De berekening is aangepast zodat het gebroken dienstjaar wordt meegenomen in de berekening. Actie Er is geen actie nodig.  Aanvullend geboorteverlof - uitbetaling (2257245) Melding  Als aanvullend geboorteverlof is opgenomen en je ervoor kiest om de Uitbetaling UWV in één keer achteraf te verrekenen, doe je dat door in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) het veld Beëindiging tbv verrekening aanv. geb. verlof op Ja te zetten en het bedrag in te vullen bij Bedrag uitbetaald door UWV aanv. geboorteverlof. Het kwam echter voor dat deze stappen waren gevolgd en het doorbetalingspercentage voor aanvullend geboorteverlof op 0 was gezet, er toch geen verrekening van de uitbetaling UWV op de loonstrook stond. Dit kwam doordat de uitbetaling plaatsvond in een periode nadat aanvullend geboorteverlof was opgenomen en de uitbetaling alleen verrekend werd, als er ook een loondoorbetaling voor het aanvullend geboorteverlof in dezelfde periode plaatsvond. Oplossing Vanaf deze release wordt als in de laatste periode het Doorbetalingspercentage aanvullend geboorteverlof op 0 wordt gezet en er dus geen loondoorbetaling van het aanvullend geboorteverlof plaatsvindt, toch de UWV uitbetaling verrekend als de velden Beëindiging tbv verrekening aanv. geb. verlof en Bedrag uitbetaald door UWV aanv. geboorteverlof zijn ingevuld. Actie  Er is geen actie nodig. Geen begrenzing op maximum dagloon ziekengeld (2188775) Melding Ziektedagen worden geboekt met de verwachting dat er wordt afgetopt op het Maximum dagloon Ziektewet. De ziektedagen werden echter volledig doorbetaald. Het aftoppen op het Maximum dagloon Ziektewet vindt alleen plaats als het ziektegeld wordt berekend op basis van ziektedagen. Bij werknemers waarvoor ook ziekte-uren waren ingevuld was het maximum dagloon niet toegepast omdat ziekte-uren vóór dagen gaan. In de online help stond in toelichting van het veld Toepassen maximum dagloon niet duidelijk vermeld dat de loondoorbetaling bij ziekte alleen werd afgetopt op het wettelijk vastgestelde maximum dagloon ziektewet als je ziektedagen had opgegeven. Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast omdat bleek dat er behoefte is dat het maximum dagloon ziekengeld ook wordt toegepast bij het opgeven van ziekte-uren. Voortaan wordt er ook als er ziekte-uren zijn opgegeven gecontroleerd op het maximum dagloon. Actie Er is geen actie nodig.  Foutmelding salarisverwerking deling 0 bij transitievergoeding (2278094) Melding Bij een voorlopige verwerking verscheen er een foutmelding in verband met deling door 0. Dit probleem trad op bij medewerkers die in 2017 in dienst zijn gekomen en in 2020 uit dienst worden gemeld, Als de medewerker meer dan een jaar in dienst is geweest, maar minder dan 3 jaar, wordt de duur van de referteperiode voor variabele vergoedingen berekend in werkdagen. Payroll Business haalt echter alleen gegevens op uit de laatste 2 jaar en geen gegevens uit eerdere jaren. Hierdoor was het niet mogelijk werkdagen te bepalen en dit resulteerde in de foutmelding Deling door nul omdat er geen werden dagen geretourneerd. Oplossing Het is wel mogelijk kalenderdagen langer dan twee jaar terug te bepalen. Daarom gebruikt Payroll Business voor het bepalen van de referteperiode voor de grondslag variabele vergoedingen voortaan kalenderdagen in plaats van werkdagen, waardoor de deling door nul wordt voorkomen en de foutmelding niet meer verschijnt. Actie Er is geen actie nodig. In de journaalexport ontbraken verbijzonderingen (2122980) Melding In de journaalexport kun je meerdere selectiecriteria opnemen, waaronder kostenplaats en classificatiekenmerk. Bij het verwerken van een declaratie met verbijzondering kwamen echter niet alle verbijzonderingscriteria en de vaste zaken uit het scherm arbeidscontract in de journalisering en in de journaalexport terecht. Oplossing Vanaf deze release worden alle verbijzonderingscriteria die zijn ingericht in de journaalpostoverzichten  en journaalexport rapportages getoond. Actie Als je hier gebruik van wilt maken, kun je dit in de journaalpostmodule inrichten. Wet- en regelgeving Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd. Waarom Vanaf 2021 is aan de Loonaangifte de Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd toegevoegd.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Om dit aan te sturen is per 1-1-2021 aan het scherm Arbeidscontract het veld Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd toegevoegd. Dit veld heeft als standaardwaarde Niet van toepassing. Signaleringen - waarschuwing Om aan te geven welke waarde dit veld moet hebben, zijn er de volgende signaleringen aangemaakt: 2105 - Publ.recht.aanstelling moet Ja of Nee zijn 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Meer informatie over deze signaleringen vind je in de online help in het onderwerp Signaleringen loonaangifte. Publishing Date : 10/26/2020

Gewijzigd en verbeterd Selectie eigenschap HR - Nieuwe manier selecteren elementen Waarom Omdat Management Information (MI) wordt vervangen door Your Data Service, hebben wij als voorbereiding hierop het selecteren van elementen in het scherm Selectie eigenschap HR gewijzigd.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie eigenschap HR In het scherm Selectie eigenschap HR kies je bij Selectie-eigenschap voor Datafeed; dit is de enige waarde. Vervolgens selecteer je in het veld Entiteit de gewenste entiteit uit de lijst.  Zodra je een entiteit hebt gekozen, kun je alle gegevenselementen die bij die entiteit kunnen worden gemuteerd, selecteren om aan de Data Service toe te voegen. Via het nieuwe zoekscherm heb je uitgebreide mogelijkheden om gegevenselementen te zoeken.   2023-05_Zoekscherm_SelEigenschHR.png   Let op het veld Groepskenmerk Alleen het veld groepskenmerk is geen zoekveld, hiermee geef je aan welk groepskenmerk je aan een groep elementen wilt koppelen. Als een groepskenmerk aan een groep gegevenselementen is gekoppeld, worden deze gegevenselementen bij de export van de dataservice, gebundeld in een mapje opgeleverd binnen de entiteit per groepskenmerk. Meer informatie vind je in de online help: Schermen en velden > Instellingen > Vastlegging >  Selectie eigenschap HR.  

HRCore/Payroll Business - Release op zaterdag 28 oktober 2023   Op zaterdagochtend 28 oktober brengen wij de november release van HRCore en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, October 28, we will bring the November release of HRCore and Payroll Business to production. As a result, our application is temporarily unavailable.

HRCore/Payroll Business - Release en Onderhoud op zaterdag 30 september 2023   Op zaterdagochtend 30 september brengen wij de oktober release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, September 30th, we will bring the October release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.

25 september 2023 Instructies voor het controleren van mutaties waarbij geen documenten zijn gegenereerd In het tijdsframe van maandagmiddag 4 september 16 uur t/m dinsdagavond 5 september 19 uur was het proces waarin het genereren van documenten plaatsvond, corrupt. In de meeste gevallen werd een document niet gegenereerd na een activiteit of bij het versturen van een e mail waarbij een document werd aangemaakt.   Het Self Service-team heeft een lijst met mutaties aangemaakt waarbij documenten niet werden aangemaakt terwijl dit wel had gemoeten. Wij, Self Service, gaan de niet gegenereerde documenten aanmaken en plaatsen deze documenten in de betreffende activiteit(en). Het document zal altijd de laatste informatie bevatten. Digitale handtekening Als dit het geval is geweest, zullen we het betreffende document in de Batch-signing plaatsen. Je kunt dan zelf het document naar de betreffende persoon versturen om de digitale handtekening alsnog te laten plaatsen in het document.   De lijst met mutaties wordt met jullie gedeeld via onze Servicedesk zodat jullie kunnen beoordelen of de documenten op de juiste plaats staan en volledig zijn.   Bij deze mutaties kunnen de volgende situaties zich voordoen: Als de mutatie nog niet definitief was, zijn nu de juiste documenten aangemaakt. Als de mutatie nog vaststond omdat deze wachtte op een document, is deze nu vrij om verder te gaan in de workflow. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen. Als mutaties al definitief waren omdat bijvoorbeeld het probleem handmatig is opgelost en er toen wel documenten zijn aangemaakt, moet je er rekening mee houden dat deze dubbel zijn aangeleverd aan het Personeelsdossier. Afhankelijk van hoe het Personeelsdossier is ingesteld, kunnen er dubbele documenten zichtbaar zijn. In dat geval kun je er een verwijderen. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen. Documenten die handmatig doorgezet worden richting Personeelsdossier moet je zelf toevoegen aan het Personeelsdossier, dat kunnen wij niet automatiseren. Digitale handtekeningen blijven ongewijzigd (indien aangemaakt in een latere fase van de workflow) of staan klaar voor Batch-signing om te worden doorgestuurd naar de persoon die moet ondertekenen. Mutaties die al definitief zijn, hebben hun gegevens al doorgestuurd naar HRcore. Deze oplossing zal geen gegevens dubbel aanbieden aan HRcore, maar zal alleen de documenten genereren die tijdens de storing niet zijn aangemaakt. We zijn bezig om een structurele oplossing te implementeren zodat deze situatie niet meer kan voorkomen. Onze excuses voor het ongemak!    Het Self Service team 20 september 2023 Sommige declaraties kunnen niet worden ingediend vanwege ontbrekende datum (Change 5104168) In sommige gevallen ontbrak bij de declaratie de datum, maar zijn de overige waarden wel ingevuld (zie print screen). Zonder datum kun je de mutatie niet naar de volgende stap sturen. Wij hebben dit opgelost. De datum zal nu altijd gevuld zijn en de declaratie kan worden ingediend.   18 september 2023 Andorra IBAN wordt niet gevalideerd (Change 5091867) De IBAN voor Andorra was niet geactiveerd in SEPA. De IBAN is nu geactiveerd in SEPA en kan worden gebruikt.   Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878) HRCore verwacht Nederlandse tekstwaarden. Self Service biedt dit aan. Soms kan een waarde echter in het Engels zijn. Als dit probleem zich voordoet, moet dit javascript worden geplaatst in de rubriek waar het probleem zich voordoet: var a = v_90039482DV#; if(a.toUpperCase()=='JA') {a='Ja'} else if(a.toUpperCase()=='NEE') {a='Nee'} else {a=''}; retour(a) Dit zorgt ervoor dat de juiste Nederlandse waarde ontstaat. Let op! In dit geval is het YES en NO dat wordt vertaald in Ja en Nee.  14 september 2023 Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878) Wanneer je een Excel-gebaseerde declaratie opstart en je hebt in Portal de Engelse taal geselecteerd, kun je met de volgende problemen te maken krijgen: In Excel gebaseerde uitgaven kon je een enkel reisafstandsbedrag zien dat vermenigvuldigd werd met 100. Je ziet hier 1980 KM in plaats van 19,80 KM. Bij een bedrag zou je een punt 75.00 kunnen tegenkomen in plaats van een komma 75,00. In deze gevallen gaan de berekeningen mis. PascalMoeskops_8-1694690251511.png   De taalinstelling van de Excel-gebaseerde declaraties wordt nu altijd Nederlands. Dit voorkomt dat de eerdere problemen zich voordoen. Na het verlaten van de declaratie  wordt de taalinstelling weer naar de portaal taal instelling teruggezet.   Onderzoeken hoe een medewerker zijn eigen mutatie kan goedkeuren (Change 4741539) Soms kan een medewerker zijn/haar eigen mutatie goedkeuren, terwijl hij/zij daartoe niet bevoegd is. Op dit moment hebben wij de oorzaak van de onjuiste autorisatie nog niet gevonden zodat de medewerker zijn/haar eigen mutatie kan goedkeuren. We hebben een extra controle toegevoegd aan het proces. Wij controleren op dat moment of de medewerker bevoegd is om die mutatie te muteren. Indien dit niet het geval is en de medewerker klikt op een knop bij de betreffende activiteit, worden de acties die de medewerker bij deze activiteit heeft uitgevoerd niet uitgevoerd en wordt de volgende foutmelding weergegeven: PascalMoeskops_7-1694690228163.png     De werknemer kan daardoor niet verder. De mutatie kan niet worden gemuteerd door de medewerker. Lege pop-up bij het vertalen van de naam van de knop of de naam van de activiteit (Change 4937071) In de vertaalschermen in Self Service werden de vertalingen niet meer getoond bij het vertalen van de naam van de knoppen of bij de naam van de activiteiten. Wij hebben dit nu opgelost. De vertalingen worden opnieuw getoond en je kunt deze nu weer aanpassen. PascalMoeskops_5-1694690169894.png PascalMoeskops_6-1694690186762.png     5 september 2023 Na aanmaken nieuwe medewerker werd Bedrijfsnaam later aangepast (change 4826935) Soms werd de werkgevernaam in de header niet bijgewerkt na het wijzigen van een nieuwe medewerkermutatie. Dit ging fout in Self Service als een nieuwe medewerker werd aangemaakt met medewerkercode 111 en bedrijfsnaam A, en de bedrijfsnaam tussentijds werd gewijzgd naar B. In onze database werd dan bij deze medewerker bedrijfsnaam A opgeslagen, maar werd bedrijfsnaam B geëxporteerd naar HRCore. Hierdoor was de medewerker niet in sync en onstond de volgende situatie: Medewerkercode 111, bedrijfsnaam A Medewerkercode 111, bedrijfsnaam B We hebben dit opgelost en gaan bij de betreffende mutaties waarvan de documenten niet zijn verzonden, de documenten opnieuw aanbieden aan het Dossier (Personeelsdossier). Soms kreeg je een onterechte autorisatiemelding (change 5028764) Soms kreeg je een onterecht een foutmelding dat je niet meer was geautoriseerd voor een bepaalde functie, waardoor ook de mutaties vastliepen. Dit is opgelost.  Autorisatiemelding.png De melding verschijnt niet meer en de documenten worden voortaan weer altijd naar het Dossier verzonden. Onze actie Woensdag 6 september 2023 starten we met het verzenden van de nog niet verzonden documenten naar het Dossier. Let op: als het goed is heb je via een request in 4Me aangegeven om welke mutaties en documenten het gaat. Documenten onterecht verzonden naar Personeelsdossier (change 4659866) Soms werd een document dat was aangemaakt en digitaal ondertekend naar Dossier gestuurd, terwijl in de worflowdefinitie de optie Bijlage(n) naar Dossier niet was aangevinkt. Dit is opgelost, zodat het gegenereerde digitaal ondertekende document alleen naar Dossier wordt verstuurd als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt. Als in: Bijlage(n) naar dossier het vinkje niet is ingevuld, dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier gestuurd.   Controle uitvoeren Controleer of de activiteit en de knop het vinkje hebben in het dossier Bijlage(n) naar een bestand, als je het gegenereerde document met de digitale handtekeningen naar Dossier wilt sturen. Als je een activiteit hebt waarbij je het document niet naar de Dossier wilt sturen, moet Bijlage(n) naar dossier leeg zijn. Ga naar Beheer > Workflowdefinitie > Workflowdefinitie Selecteer de betreffende Workflow en ga naar de derde tab. Bijlagen naar Dossier_01.png Als in een workflow de optie Bijlage(n) naar dossier niet is aangevinkt, maar het Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden en daar is het volgende ingevuld - dit zie je als je op het testsjabloon (Test Template) klikt: Bij Bestemming (doc sport) is een map van Dossier ingevuld, in dit voorbeeld Arbeidscontract en De optie Activeren digitale ondertekening is aangevinkt dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier verstuurd. Bijlagen naar Dossier_02.png   Als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt, moet je aanvinken of je de documenten Automatisch of Handmatig naar Bijlage naar Dossier wilt sturen. Dit hangt ervan af of je alle bijlagen automatisch naar Dossier wilt sturen of dat je zelf wilt beslissen welke bijlagen naar Dossier moeten worden verzonden  Bijlagen naar Dossier_03.png   en of de Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden met de volgende ingevulde voorwaarden: Bijlagen naar Dossier_04.png   Pijl Terug weer toegevoegd links van workflownaam Bij het opleveren van de vernieuwde knoppen in Self Service, hadden we besloten de zogenaamde terug-Pijl te verwijderen. Omdat veel klanten ons via feedback lieten weten, dat ze deze knop/pijl graag terug wilden, hebben we deze weer pijl toegevoegd voor taken die uit de To Do-lijst komen. Door erop te klikken ga je weer naar de Self Service To Do-lijst. Pijl terug.png  

  Gewijzigd en verbeterd 1. Registratienummer Kamer van Koophandel en CO 2 -aangifte Waarom Vanaf januari 2024 geldt voor elke organisatie met 100 of meer medewerkers dat zij moeten gaan bijhouden hoeveel er voor de werkgever wordt gereisd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijk reizen en reizen woon/werk. De overheid heeft bepaald dat de aangifte voor de CO 2 -registratie plaatsvindt op basis van het registratienummer van de Kamer van Koophandel, het KvK-nummer.  Omdat binnen een organisatie vaak meerdere KvK-nummers zijn, hebben we in Payroll Business het aantal niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen uitgebreid. Hierdoor kan binnen je organisatie het groeperen van medewerkers op basis van het KvK-nummer zo nauwkeurig mogelijk plaatsvinden. Niveaus vastleggen Kvk-nummer Hieronder zie je de niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen en via welk scherm je dat doet.   niveau scherm menu login profiel Klant Stuurgegevens klant Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant HRCore / Payroll business Bedrijf Adresgegevens bedrijf Instellingen > Algemeen > Adresgegevens bedrijf HRCore / Payroll business Onderneming Onderneming Instellingen > Onderneming   Loonaangifte  Organisatorische eenheid Organisatorische eenheid Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden HRCore / Payroll business Medewerker Arbeidsrelatie Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie HRCore / Payroll business Aandachtspunten Opschakeling niveaus De opschakeling werkt van laag naar hoog: dus Medewerker - Bedrijf - Onderneming. Is op geen van deze niveaus een KvK-nummer vastgelegd, dan geldt: Medewerker - Organisatorische eenheid - Klant. Eén KvK-nummer Is er binnen je organisatie maar één KvK-nummer aanwezig, dan raden we je aan dit vast te leggen op het niveau Klant. Actie Om te kunnen bepalen of je organisatie aangifteplichtig is voor de CO 2 moet het inventariseren van de KvK-nummer gereed zijn vóór 1 januari 2024. Begin daarom tijdig met het inventariseren van de KvK-nummers en leg deze vast in Payroll Business. 2. Arbeidscontract Waarom Als voorbereiding op de registratie voor de CO 2 -aangifte, hebben we in Payroll Business alvast de velden Mobiliteit CO2 en Vervoermiddel / Brandstof CO2 toegevoegd waarmee je de soort kilometers en de combinatie vervoermiddel/soort brandstof kunt vastleggen.   Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm Arbeidscontract hebben we de volgende velden toegevoegd: Mobiliteit CO2 [10528681] met de waarden: 001 - Woonwerk 002 - Zakelijke kilometers 003 - Lease auto /wagenpark beheer 004 - Zakelijke mobiliteitsdiensten Vervoermiddel / Brandstof CO2 [10528682] met de waarden: 001 - Auto  Benzine 002 - Auto  Diesel 003 - Auto plugin hybride 004 - Auto 100% Elektrisch 005 - Auto overige brandstof 006 - Motorfiets Benzine /Diesel 007 - Motorfiets Elektrisch 008 - Bromfiets / Scooter Benzine 009 - Bromfiets/scooter Elektr. incl. speed pedler 010 - Fiets of E-Bike / te voet 011 - Openbaar vervoer Beide velden bevatten een lijst met standaardwaarden die YouServe onderhoudt. HRYou app Ook in de HRYou app (mobile app) gaan we deze velden met de bijbehorende standaardwaarden opnemen.  Opmerking In een volgende release voegen we deze velden ook toe aan de schermen voor dagmutaties om te verbijzonderen. Daarnaast gaan we de velden toevoegen aan de nieuwe declaratieformulieren in de HRYou app. Actie Er is geen actie nodig. 3. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo Waarom In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties meer uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf is het omslachtig om het saldo van de reserveringen over te zetten. Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd. In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd. Actie Als je het saldo bij een medwerker wilt aanpassen, dan kan je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen.  

Announcements New Tax Declaration from 2023  It was already indicated in the January release that from 2023 we will make the sending of tax declaration files part of Payroll Business. For you as a customer, this means an entirely new way of handling and sending tax declaration data. This means that all teams are working hard to make this happen and that besides this new tax declaration we are not taking on any other issues, except for important changes. Updates new Tax Declaration We will keep you informed of the progress of the new tax declaration through the message Status nieuwe Loonaangifte Payroll Business (Status of new Payroll Business tax declaration). Subscribe to this post so you don't miss any updates. Release sessions In the release session of January 10, we informed you in detail about the new tax declaration. In the February Release session, which takes place on January 31, we will provide an update on the latest state of affairs. You can register for this via the link below. Release sessions are in Dutch. Sign up for the Release session You can register for February's Release session via the Visma YouServe community under Events: Release sessie van februari. Modified and improved Leave balance Why The Hours per period data element has been added to the Leave balance screen. This allows you to quickly see how many hours an employee works per period and check whether the leave balance is correct. How Employee > Leave > Leave balance  In the Leave balance screen, you will now see the data element Hours per period at the top of the screen with the employee data. The number of hours you see is taken from the Employment contract screen. 2023-02_RN_Verlofsaldo_01_EN.png Action No action is required. Solved messages Duplicate child data in system (change 4130490) Message If changes to child data were offered from HR Self Service or new child data or contact persons were added, the data of existing children and contact persons were saved again. As a result, this data was duplicated in the system. Solution As of release 2023-02, we have updated the software so that this error no longer occurs. Action If there are duplicate children or contacts in HR Core Business, we recommend removing them manually.

Nieuw 1. Extra blok Gekorte verlofuren toegevoegd aan scherm Verlofsaldo Waarom Een medewerker die onbetaald verlof opneemt, bouwt tijdens dit onbetaalde verlof meestal geen verlofrecht op. Dit houdt in dat door het opnemen van onbetaald verlof, zoals onbetaald ouderschapsverlof of sabatical verlof, het basisrecht van Wettelijk en Bovenwettelijk verlof wordt verlaagd.  In HR Core Business kun je onbetaald verlof zo inrichten dat bij het aanvragen ervan het basisrecht van bepaalde andere verlofsoorten automatisch wordt verlaagd. Om deze gekorte uren zichtbaar te maken, hebben we aan het medewerkerscherm Verlofsaldo het blok Gekorte verlofuren toegevoegd. Hoe Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Als je het scherm Verlofsaldo opvraagt van een medewerker die onbetaald verlof heeft aangevraagd en in de verlofregeling is vastgelegd dat dit onbetaalde verlof het verlofrecht van een of meer andere verlofsoorten verlaagt, zie je in het blok Gekorte verlofuren: van welke verlofsoorten het basisrecht is verlaagd hoeveel uren onbetaald verlof uren de medewerker heeft opgenomen Let op: de informatie van het blok Gekorte verlof uren wordt niet doorgestuurd naar Management Informatie. Alleen het berekende eindsaldo leveren we aan bij Management Informatie.  Het blok Gekorte verlofuren bevat de volgende gegevens. Verlofsoort De verlofsoort die wordt gekort. Basisrecht verlofsoort Het oorspronkelijke basisrecht van de verlofsoort voordat de korting van toepassing was. Verlaging basisrecht De verlaging van het basisrecht op basis van het aantal opgenomen uren onbetaald verlof dat de medewerker opneemt.  Restant basisrecht Het verlofsaldo dat na het korten van het basisrecht overblijft. Basisrecht leeftijd Eventueel oorspronkelijk basisrecht leeftijdsuren. Verlaging leeftijd De verlaging van het basisrecht leeftijdsuren op basis van het aantal opgenomen uren onbetaald verlof dat de medewerker opneemt. Restant leeftijd Het verlofsaldo dat na het korten van het basisrecht leeftijdsuren overblijft. Basisrecht dienstjaren Eventueel oorspronkelijk basisrecht dienstjarenuren. Verlaging dienstjaren De verlaging van het basisrecht dienstjarenuren op basis van het aantal opgenomen uren onbetaald verlof dat de medewerker opneemt. Restant dienstjaren Het verlofsaldo dat na het korten van het basisrecht dienstjarenuren overblijft.  Actie  Als een medewerker al onbetaald verlof heeft opgenomen en het blok Gekorte verlofuren is bij het openen van het scherm leeg, klik dan eenmalig op de knop Herberekenen. 2. Nieuwe functionaliteit voor korten verlof inrichten Waarom Sinds augustus 2022 is wettelijk bepaald dat een medewerker ouderschapsverlof deels betaald en deels onbetaald kan opnemen. Om dit goed te ondersteunen, hebben we ervoor gezorgd dat bij het opnemen van onbetaald verlof het korten van het basisrecht van bepaalde verlofsoorten automatisch plaatsvindt, als dit goed is ingericht.  Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling Je kunt binnen een verlofregeling het verlof zo inrichten dat bij het opnemen van onbetaalde verlofsoorten (bron), het basisrecht van gekoppelde reguliere verlofsoorten (doel) automatisch wordt gekort als een medewerker onbetaald verlof aanvraagt. Bron en doel: de onbetaalde verlofsoort, zoals onbetaald ouderschapsverlof, sabbatical of onbetaald langdurig verlof, die het basisrecht verlaagt is het bronverlof; de hieraan gekoppelde verlofsoort waarvan het basisrecht wordt verlaagd is het doelverlof. Voorbeeld Je wilt dat een bepaalde onbetaalde verlofsoort de bron is die het basisrecht Wettelijk en Bovenwettelijk verlof verlaagt. Bron: onbetaalde verlofsoort Doel: verlagen verlofsoort basisrecht Wettelijk verlof Doel: verlagen verlofsoort basisrecht Bovenwettelijk verlof Dit leg je als volgt vast: Ga naar de Verlofregeling en zet bij de onbetaalde verlofsoort (bron) in het tabblad Basisrechten de optie Gevolgen voor opbouw verlof aan. Zodra je op Opslaan klikt, zie je het tabblad Verlofkorting. In dit tabblad zie je alle verlofsoorten die in de verlofregeling zitten en die niet zijn gekoppeld aan ouderschapsverlof doordat er een waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht op basis van kind. Ook de onbetaalde verlofsoort die je als bron gebruikt, staat niet in het tabblad Verlofkorting. Plaats in het tabblad Verlofkorting bij op elke verlofsoort (doel) waarvan je het basisrecht wilt verlagen een vinkje in de kolom Korten . Hierdoor wordt het basisrecht van deze doelverlofsoort automatisch gekort, bij het opnemen van de onbetaalde bronverlofsoort. Berekeningswijze  voorbeeld Contracturen per week medewerker 40 (Bedrijfsuren ook 40). Totaal Wettelijk verlof per jaar (4 * 40 ) 160 uur Opgenomen onbetaald verlof  296 uur. uitwerking Totaal uren per jaar : 40 * 52 = 2080 Totaal opgenomen afbouw recht percentage: 160 wettelijk verlof / 2080 = 0,07692307692 Werkelijk opgenomen onbetaald verlof: 296 * 0,07692307692 = 22,77 (afgerond) Trek van het basisverlof recht (160 wettelijk verlof ) de afbouw uren af (22,77) is het Saldoverlof (137,23 uur) In formule: Jaarrecht verlof / Totaal uren per jaar * opgenomen onbetaalde verlofuren In dit voorbeeld: 160 - * (160 / 2080 ) * 296) =  160 - 22,77 = 137,23 Actie Als het opnemen van een onbetaalde verlofsoort, het basisrecht van een bepaalde doelverlofsoort moet verlagen, richt dit dan per verlofsoort in zoals hierboven beschreven.  Nieuwe rapporten 3. Rapport Overzicht HR inrichting Vanaf deze release is het nieuwe rapport Overzicht HR inrichting beschikbaar met informatie over de inrichting van de verlofregelingen in HR Core Business. Het overzicht is altijd een excelbestand dat wordt aangemaakt per klant. Je ziet dus de inrichting op bedrijfsniveau van alle bedrijven binnen een klant.  Hoe Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting Via het scherm Overzicht HR inrichting kun je de volgende rapporten opvragen, bij het openen van het scherm zijn standaard alle rapporten aangevinkt. Actief verlofjaar Bijzonder verlof Korten verlofrecht Verlof koppeling payroll Verlofregeling  Werkpatroon In het excelbestand is per overzicht een tabblad opgenomen waarin je ziet wat de inrichting is. De namen en volgorde van de overzichten in het scherm kunnen anders zijn dan die in het excelbestand. Het rapport bevat geen lijst van de vastlegging per medewerker. Meer informatie vind je vanaf release 2023-01 in de online help, onderwerp Overzicht HR inrichting. en in het hoofdstuk Rapport - Overzicht HR inrichting van de Handleiding ouderschapsverlof die je kunt downloaden via de community. Actie Vraag dit rapport op als je wilt weten hoe in HR Core Business het verlof is ingericht, inclusief intervallen uit het verleden. 4. Rapport Overzicht verlofsaldo Vanaf deze release is het nieuwe rapport Overzicht verlofsaldo beschikbaar. Dit rapport toont van alle bedrijven binnen een klant per medewerker de opbouw van het verlof. Je ziet onder meer van elke medewerker in welk bedrijf deze wordt verloond, het basisrecht, het opgenomen verlof en het verlofsaldo. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verlofsaldo Open het scherm Overzicht verlofsaldo. Vul de gewenste peildatum in en klik op Maak rapport. Bekijk het rapport via Mijn rapporten. In het scherm Overzicht verlofsaldo kies je een peildatum. Afhankelijk van de inrichting van de verlofregeling, wordt bij het uitvoeren van het rapport gekeken in welk verlofjaar de peildatum valt. Geef je bijvoorbeeld de peildatum 15-7-xxxx op en het verlofjaar loopt van 1 januari xxxx t/m 31 december xxxx, dan zie je voor het jaar xxxx het verlofsaldo van alle medewerkers. Als er spake is van een gebroken verlofjaar en dit loopt van 1 juli xxxx (vorig jaar) t/m 30 juni xxxx (huidig jaar), dan wordt dus het verlofjaar vanaf 1 juli getoond. Meer informatie vind je vanaf release 2023-01 in de online help, onderwerp Overzicht verlofsaldo. Actie Houd er rekening mee dat we de berekende eindsaldo's doorgeven aan Management informatie (MI). Dit rapport toont hoe het berekende verlofsaldo tot stand is gekomen.   

Gewijzigd en verbeterd  Signaal Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N soms niet gegeven Waarom  Als een medewerker premieplichtig is voor de WLZ, dan moet bij Verzekeringssituatie Zvw voor die medewerker de waarde K, L, M of N zijn ingevuld. Of een medewerker premieplichtig is voor de WLZ is af te leiden uit de waarde die in het scherm Loonheffingen (medewerker) is ingevuld bij Herleidingsregel. Als hier geen waarde of de een van de volgende waarden is ingevuld, dan is de medewerker premieplichtig voor de WLZ. A Uitsluitend premieplichtig, niet AOW gerechtigd D Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd F Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd G Uitsluitend premieplichtig, AOW gerechtigd J Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd L Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd Als deze controle niet voldoet, verschijnt in het Signaleringsverslag het signaal: Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N.  Dit signaal werd echter niet altijd gegeven.  Met ingang van deze release is dit hersteld.  Hoe  Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Het signaal is aangepast en wordt nu wel correct gegeven.  Actie Ei is geen actie nodig.  Corrigeren vaste pensioenen bij Betaald ouderschapsverlof Waarom Het was niet mogelijk de nieuwe verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 voor het het onbetaalde deel uit te sluiten in de vaste pensioenregelingen, zoals dit wel mogelijk is voor de andere verlofsoorten van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof. Daarom hebben we dit nu ook mogelijk gemaakt voor de verlofsoorten betaald ouderschapsverlof 1 en 2. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabel beheer Met ingang van 1-8-2022 hebben wij de volgende referentietabellen aangepast: Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof Hierin kan je nu voor de verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 aangeven voor welke pensioenregeling deze gekort moeten worden door het veld op 1 Ja te zetten. Standaard staat deze waarde op 0 Nee. Actie Als je wilt dat betaald ouderschapsverlof invloed heeft op de berekende pensioengrondslag, dan kan je dit vanaf 1-8-2022 inrichten in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof of Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof. Eenmalige uitkering die wordt verwerkt in de pensioenpremie Waarom Voor CAO 487 (Metalektro) wordt vanaf 1 december 2022 een uitkering aan medewerkers uitgekeerd als korting op de pensioenpremie voor de medewerkers. Het bedrag dat wordt verminderd bij de pensioenpremie voor de medewerkers, wordt toegevoegd aan de pensioenpremie voor de werkgever zodat de totale afdracht aan het pensioenfonds gelijk blijft. Als de premie voor de medewerker lager is dan de uitkering, wordt deze niet verwerkt in de pensioempremie maar wordt deze uitgekeerd. Deze functionaliteit is alleen toegevoegd aan de pensioenregelingen Pensioen (vaste grondslag), zowel aan de benoemde variant als aan de eigen regeling. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Pensioen Aan de pensioenschermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT) getoond en kan je de medewerker voor de uitkering blokkeren via het veld Blokkeren uitkering via pensioenpremie. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen In de schermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT). Actie Deze regeling wordt geactiveerd door CAO-services. Bij de medewerker kun je deze uitkering blokkeren. Als er sprake is van 4-weekse verloning moet je het bedrag van de uitkering aanpassen in het bedrijfs-CAO scherm. Opgeloste meldingen Aof-grondslagbepaling achteraf - foutmelding Teveel iteraties! (3348669) Melding  Bij het gebruik van meerdere elementen in de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering kreeg je soms de foutmelding:  Teveel iteraties! We hebben toen geadviseerd om de grondslag tijdelijk niet te gebruiken. Hierdoor is aan de Belastingdienst de verkeerde premie doorgegeven. Oplossing  Vanaf release 2022-12 hebben we de code zo aangepast dat de berekening juist gaat en deze foutmelding bij het gebruik van  de grondslag niet meer verschijnt. Hierdoor kun je de grondslag weer gewoon gebruiken.  Actie Om de berekening juist te laten werken en de juiste premies af te dragen, kun je vanaf deze release met ingang van 1-1-2022 de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering weer vullen. Muteren arbeidsvoorwaarden ten onrechte mogelijk bij alleen-lezen autorisatie (3841798) Melding  Gebruikers die ingelogd waren met een gebruikersgroep die was gemarkeerd als alleen-lezen, waren ten onrechte in staat om de arbeidsvoorwaardegegevens van medewerkers te wijzigen. Oplossing  De volgende schermen bleken ten onrechte mutaties toe te staan in combinatie met een alleen-lezen autorisatie, en zijn daarom aangepast: Arbeidsvoorwaardenpakket Verwijderen doorstroomIndicatie Snelinvoer Verlofsaldo Wijzigen datum Indienst Wissen persoonsgegevens (AVG) Opmerking De alleen-lezen optie is bedoeld om de medewerkergegevens in de menu's Workflows en Medewerker af te schermen. De schermen onder Beheer of Inrichting zullen in het algemeen niet op deze indicatie reageren.  Actie Er is geen actie nodig. SV-loon stagiair die medewerker wordt (26557010)  Melding Als een stagiair later medewerker wordt, moet het loon dat is verdiend als stagiair worden opgeteld bij het loon van de medewerker om over dat loon ook SV-premies te kunnen berekenen. Deze functionaliteit is al beschikbaar. De payrollelementen Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) laten als je zelf de stagiair als nieuwe medewerker invoert, het bedrag zien inclusief de Stagevergoeding. De Belastingdienst schrijft voor dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair.  Oplossing Vanaf nu voldoen we aan de voorwaarde van de Belastingdienst die  voorschrijft dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair. Het cumulatieve payrollelement SV loon toont wel de waarde inclusief de opgegeven Stagevergoeding. Actie De betreffende medewerkers moeten worden herrekend vanaf 01-01-2022 zodat voor bovenstaande payrollelementen de juiste bedragen worden berekend.  

Mededelingen  1. Risicogroep binnenkort niet meer gebruiken bij vastleggen medewerkers Waarom  In 2020 is in de Loon- en pensioenaangiftes element 297 Risicogroep vervangen door 10524588 Sector. De workflows voor het aanmaken van medewerkers in Payroll Business en HR core Business zijn indertijd hierop aangepast. Om de overgang voor klanten met externe applicaties te vergemakkelijken, was het tot nu toe nog steeds mogelijk om de risicogroep aan te leveren. Payroll Business maakte er dan automatisch een sector van. Deze overgangsmaatregel eindigt binnenkort. Hoe  Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract) Met ingang van de volgende release (2022-11) wordt de sector niet meer automatisch afgeleid van de risicogroep. Er moet dan óf een correcte default waarde zijn ingericht en als dat niet zo is, moet je bij  elke nieuwe medewerker de sector expliciet als mutatie vastleggen, in plaats van de risicogroep.  Het blijft voorlopig nog wel mogelijk om een risicogroepmutatie aan te leveren, maar die heeft dan geen betekenis meer. Actie  Deze actie is alleen nodig als jouw organisatie nog steeds de risicogroep gebruikt bij het vastleggen van medewerkers in een externe HR-applicatie of in Self Service. Optie 1 - Vervang Risicogroep door Sector: Verwijder het element Risicogroep van het HR-scherm of van het Self Service-formulier en vervang deze door Sector. Als je bij het inlezen van externe mutaties een conversieregel gebruikt om de risicogroep te verwerken, dan moet deze worden vervangen door een conversieregel voor Sector. Zie daarvoor Beheer > Externe mutaties > Conversieregels. Optie 2 - Richt een defaultwaarde voor Sector in: Het is mogelijk om in Payroll Business een default waarde voor Sector vast te laten leggen. Dit kan op het niveau Klant, Bedrijf, en vanaf de volgende release ook op het niveau Klant-CAO en Bedrijf-CAO. Dit heeft als voordeel dat je bij een nieuwe medewerker helemaal geen sector meer hoeft vast te leggen. Hiervoor kun je contact opnemen met onze Servicedesk. Nieuw 2. Proforma berekening met zelf te kiezen elementen Waarom Met de Proforma berekening kun je uitproberen wat het effect is van bepaalde mutaties op de salarisberekening, zonder dat die mutaties daadwerkelijk bij de medewerker worden opgeslagen. Tot nu toe kon je voor deze berekening alleen een vooraf gedefinieerde set arbeidsvoorwaarden en elementen toepassen. Met de  nieuwe  Proforma berekening kun je een proformaberekening maken met elementen die je zelf kunt selecteren. Ook kun je de definitie van een berekening opslaan en ervoor kiezen om deze te delen met je collega's. Hoe  Beheer > Salarisberekening > Proforma berekening Het scherm is flexibel gemaakt: Je kunt vanaf nu zelf de gegevenselementen kiezen die je wilt gaan muteren. Een zoekfunctie helpt je bij het ophalen van de juiste elementen. Vervolgens kun je de gekozen set elementen bewaren. Daardoor hoef je ze de volgende keer niet opnieuw bij elkaar te zoeken. Kies een naam voor de definitie en klik op Definitie opslaan. Ben je tevreden bent over een bepaalde definitie? Dan kun je deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad hoc rapportage: Vul Definitie beschikbaar stellen voor in. Als je een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar voor dat bedrijf. Vul je de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven. Klik op Definitie opslaan. Let op: collega's kunnen nu de definitie ook wijzigen en/of verwijderen Tips: Bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die je niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.  Oude proformaberekening Let op: de oude proformaberekening die je kon starten via Beheer > Salarisberekening > Proforma zal vanaf de november release niet meer beschikbaar zijn. Actie  Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  3. IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom  Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft. Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd, zie Release notes Payroll Business 2022-08, onderwerp 2. Verbeterde indeling schermen. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe  Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract ID: 10524736 Indicatie Jaaruren norm 10526534 Aanvullend geboorteverlof - boven 70% 10301872 Verstr aanv op uitk wn verzekering 10204692 Incl. WAJONG uitkering 10204694 Vervoer vanwege inhoudingsplichtige 10204766 Alimentatie in uitkering 10204767 Rechtstreekse alimentatie 10205316 Invloed verzekeringsplicht 1 10205317 Fase indeling F en Z 10311888 Wachtgeld oude regeling  Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. Opgeloste meldingen 4. Payrollelement Jaarinkomen fulltime (Pens.) niet altijd correct bepaald (change 3655214) Melding Als bij een vaste pensioenregeling een afwijkend fulltime jaarloon bij een medewerker wordt opgegeven, wordt bij het bepalen van het payrollelement Jaarinkomen fulltime altijd het percentage vakantietoeslag gebruikt: dat is vastgelegd op niveau Bedrijfs CAO bij benoemde pensioenen of dat is vastgelegd in de referentietabel voor een eigen regeling Als er een afwijkend percentage vakantietoeslag bij de medewerker is opgegeven, wordt dat in dit geval niet gebruikt, terwijl het afwijkende percentage wel wordt gebruikt bij de berekening van de pensioenpremie. Dit kan leiden tot meldingen van het pensioenfonds. Deze fout treedt op bij alle 16 pensioensoorten. Oplossing De regelingen voor de vaste pensioenen zijn aangepast zodat het afwijkende percentage vakantietoeslag wordt gebruikt voor de bepaling van het payrollelement. De ingangsdatum van deze wijziging is 1 januari 2022. Actie Als je vanwege deze fout een afkeuring van het pensioenfonds hebt gekregen, kun je na de herrekening door Payroll Business de pensioenaangifte opnieuw (laten) aanmaken en verzenden. 5. Signaleringsverslag - ABP Generatiepact verschil (change 3618548) Melding  Bij ABP moet de inrichting voor het Generatiepact voor elke pensioensoort die je moet doorgeven, gelijk zijn. Het systeem controleert dit en geeft een signaal als bij een klant de inrichting binnen de diverse pensioenregelingen verschilt. Dit signaal werd echter ten onrechte ook gegeven, bij klanten bij wie de inrichting van het Generatiepact voor de pensioenregelingen niet gel heen, maar niet de ABP-koppeling aan hebt staan.  Oplossing  We hebben het signaal aangepast. Voortaan verschijnt dit alleen zoals het bedoeld is, dus als de pensioenkoppeling ABP is aangevinkt en er verschillen zijn in de inrichting van het Generatiepact, Bij andere pensioenfondsen mag deze inrichting verschillen en verschijnt het signaal niet meer.  Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release staat het onterechte signaal na het uitvoeren van een salarisverwerking niet meer in het Signaleringsverslag. 6. Signaleringsverslag - Reiskosten fiscale ruimte negatief (change 3748421) Melding  Als je in de arbeidsvoorwaarden voor reiskosten bij Reiskosten middelen had gekozen voor Ja en de fiscale ruimte wilde berekenen, dan werd deze niet goed bepaald. Hierdoor ontstond soms onterecht een kleine negatieve fiscale ruimte. Hiervoor werd dan, naast de onjuiste berekening, ook onterecht een signaal gegeven in het Signaleringsverslag. Oplossing  We hebben de progammatuur aangepast, zodat vanaf deze release het berekenen van de fiscale ruimte correct plaatsvindt, ook als bij Reiskosten middelen de waarde Ja is ingevuld. Hierdoor ontstaat er geen negatieve fiscale ruimte meer en wordt het signaal niet meer onterecht gegeven. Ook hebben we in de online help de matrix over de diverse berekeningsmethodes aangepast, zie het onderwerp  Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Reiskosten > Reiskosten matrix. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release staat het onterechte signaal na het uitvoeren van een salarisverwerking niet meer in het Signaleringsverslag. 7. Foutcode L1812 en L1813 Belastingdienst (change 3792204) Melding  Als je gedurende het jaar het veld Reden geen bijtelling auto had leeggemaakt, bleef de waarde van daarvoor in de loonaangifte staan. Dit zorgde voor de foutmeldingen L1812 en L1813. Oplossing  We hebben de code aangepast. Als je het veld Reden geen bijtelling auto in Payroll Business leegmaakt, worden voortaan ook de corresponderende velden in de loonaangifte als leeg naar de Belastingdienst gestuurd. Deze oplossing hebben we via extra onderhoud uitgeleverd op maandag 12-09-2022. Actie Er is geen actie nodig. De onterecht ingevulde velden zullen bij de volgende loonaangifte met terugwerkende kracht zijn hersteld. Omdat de de foutcodes L1812 en L1813 met de september aangifte worden opgelost, kun je de brieven van de Belastingdienst over de aangifte van juli en augustus als niet verzonden beschouwen, 8. Foutcode onterecht bij code ziekte Belastingdienst (change 3792224) Melding  Als een medewerker ziek is, wordt er automatisch een Code incidentele inkomstenvermindering gevuld richting de Belastingdienst. Als de medewerker niet meer ziek was, werd deze code echter nog steeds doorgegeven. Oplossing  We hebben de code aangepast zodat, als het veld Incidentele inkomstenvermindering in Payroll Business wordt leeggemaakt, ook de corresponderende velden in de loonaangifte als leeg naar de Belastingdienst worden gestuurd. Deze oplossing hebben we via extra onderhoud uitgeleverd op maandag 12-09-2022. Actie Er is geen actie nodig. De onterecht ingevulde velden zullen bij de volgende loonaangifte met terugwerkende kracht zijn hersteld. De foutcode wordt dus opgelost met de aangifte van september. Daarom kun je de brieven van de Belastingdienst over de aangifte van juli en augustus als niet verzonden beschouwen.