Releases YouServe

Nieuw Feestdagenclusters Waarom  Om andere feestdagenkalenders dan de klassieke Nederlandse feestdagenkalender te ondersteunen, is het nu mogelijk om feestdagenclusters samen te stellen met feestdagen die op systeemniveau zijn voorgedefinieerd. Een feestdagencluster kunt u vervolgens koppelen aan een dienstverband.  Hoe  Instellingen > Werkpatroon > Feestdagen clusters In het scherm Feestdagen clusters kunt u een feestdagencluster samenstellen door feestdagen uit de voorgedefinieerde lijst toe te voegen. Medewerker > Contract > Dienstverband In het scherm Dienstverband kunt u via het veld Feestdagencluster het dienstverband koppelen aan het gewenste cluster. Als u hier geen feestdagencluster selecteert, blijft de oorspronkelijke feestdagenkalender voor Nederland van kracht. Uw actie  Als u een feestdagencluster wilt gebruiken, moet u dit samenstellen zoals hierboven is beschreven.   Opgeloste meldingen  Autorisatie - Vrije schermen toch muteerbaar voor profiel Alleen lezen (change 987620) Melding Gebruikers waaraan een profiel was toegekend met Alleen lezen-rechten, konden toch mutaties vastleggen in vrije schermen.  Oplossing Vrije schermen zijn vanaf deze release opgenomen in de autorisatie voor Alleen lezen. Hierdoor kunnen gebruikers met een profiel met Alleen lezen-rechten, de gegevens in vrije schermen wel bekijken, maar niet meer muteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Beëindigen Organisatie Eenheid was niet mogelijk, omdat er nog relaties bestonden (change 1629999) Melding Bij het verwijderen van een organisatie-eenheid (OE), verscheen de foutmelding dat er nog relaties tussen de organisatie-eenheid en medewerker bestaan. Het was echter niet na te gaan om welke relatie het ging. Oplossing Wij hebben achterhaald welke bestaande relaties de foutmeldingen veroorzaakten en dit aan de betreffende klanten laten weten, zodat deze verwijderd of elders toegewezen konden worden.  Uw actie Er is geen actie nodig Openen scherm Dienstverband gaf foutmelding voor bepaalde medewerkers (change 1558042) Melding Bij het openen van het scherm Dienstverband verscheen er voor bepaalde medewerkers een foutmelding. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een gegevenselement dat vanwege het Parttime percentage was gewijzigd van het type percentage naar een factor. Voor de medewerkers waarbij de foutmelding verscheen, was de conversie naar de parttime factor niet uitgevoerd, waardoor het niet mogelijk was het scherm Dienstverband weer te geven. We hebben de betreffende conversie voor deze medewerkers alsnog uitgevoerd. Publishing Date : 9/19/2019

Nieuw  Loondoorbetaling bij arbeidsongeschikheid op basis van duur dienstverband Waarom  Vanuit de CAO Schoonmaak- en glazenwassersbedrijf, wordt het percentage loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid bepaald door de duur van het dienstverband.  Hoe  Instellingen > Berekeningen > Arbeidsvoorwaardegegevens > Salaris (variabel bruto) Het doorbetalingspercentage kunt u vastleggen bij de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto). U kunt hier vanaf de ingangsdatum 1 september 2019 aangeven of de referentietabel toegepast moet worden om het doorbetalingspercentage voor de ziekte af te leiden op basis van de duur van het dienstverband. Als u handmatig een percentage vastlegt in het medewerkersscherm dan heeft dat prioriteit.  Uw actie  Voor de CAO schoonmaak- en glazenwassersbedrijf zijn de percentages voor loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid al ingericht. Als u andere percentages wilt gebruiken, kunt u de referentietabel op bedrijfsniveau inrichten. Declaratie overige privékosten auto van de zaak Waarom Het element Decl. overige privékosten (auto vd zaak) ) is één periode geldig. Hierdoor is het niet mogelijk via dit element meerdere declaraties per afrekeningsperiode in te dienen. Per 1 september 2019 is voor het declareren van overige privékosten voor de auto van de zaak een dagelement in Payroll Business opgenomen. Hiermee kunt u via het scherm Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) meerdere bedragen per periode indienen. In tegenstelling tot de andere privébijdragen, wordt dit bedrag niet uitbetaald maar in mindering gebracht op de fiscale bijtelling. Hierdoor is het niet meer nodig om alle declaraties in een periode eerst te zelf op te tellen. U kunt meerdere bedragen per periode indienen via het scherm dagvergoedingen op element  Decl. overige privékosten (auto vd zaak) - dagelem.  Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen & inhoudingen (dagvergoedingen) In het scherm Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) kunt u via het dagelement Decl overige privékosten (auto vd zaak) - dagelem elke declaratie afzonderlijk vastleggen. U kunt de declaraties zo nodig verbijzonderen. Payroll Business verrekent dit met de fiscale bijtelling. Het bedrag wordt in mindering gebracht op de fiscale bijtelling. Let er op dat de fiscale bijtelling nu negatief kan worden. De Belastingdienst staat die toe, maar op jaarbasis mag de totale fiscale bijtelling niet negatief zijn. Payroll Business controleert dit zowel per periode als op jaarbasis en corrigeert een eventuele negatieve fiscale bijtelling.   Let op: als u in een periode zowel het dagelement vastlegt als het periodeveld Decl. overige privékosten (auto van de zaak), dan rekent Payroll Business met de waarde van het periode-element en niet met de declaraties van het dagelement. Uw actie Als u per 1 september 2019 gebruik wilt maken van het dagelement Decl overige privékosten (auto vd zaak) - dagelem, houdt er dan rekening mee dat u niet ook het veld Decl. overige privékosten (auto vd zaak) in de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak invult.  Gewijzigd en verbeterd  TKP Landbouw - Werkelijke uren in pensioenaanlevering niet meer afgetopt Waarom Voor het pensioenfonds TKP landbouw wordt het pensioen berekend op basis van de werkelijke uren. Echter in de aanlevering van de pensioengegevens werden deze uren afgetopt op 173,33 uur als deze hoger waren. Hoe Met ingang van deze release is dit aangepast, zodat de uren niet meer afgetopt worden. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Onterechte foutmelding bij Datum uit dienst is gelijk aan datum in dienst vervangen door waarschuwing (change 1092301) Melding  Als u een medewerker weer uit dienst meldde per de datum in dienst en deze medewerker was definitief verloond, verscheen de volgende foutmelding in het Signaleringsverslag: Controleer geboortedatum met Datum uit dienst bij datum indienst gelijk aan datum uit dienst. Oplossing De programmatuur is aangepast, zodat: De bovengenoemde foutmelding in die situatie niet meer verschijnt. Er voor die situatie voortaan de volgende waarschuwing in het Signaleringsverslag verschijnt: Datum uit dienst is gelijk aan datum in dienst. Deze waarschuwing verschijnt als u een medewerker uit dienst meldt met dezelfde datum uit dienst als datum in dienst en er een definitieve verloning heeft plaatsgevonden waardoor minimaal één looncomponent wordt gecorrigeerd. Het is namelijk mogelijk dat deze medewerker al is doorgegeven aan andere systemen, zoals Betaalmanager en Loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Combinatiemethode vakantietoeslag werkte niet met korting sublooncodes (change 1585728)  Melding  Bij verlaging van sublooncomponenten hield de (basis) grondslag van de vakantietoeslag geen rekening met een correctie van de sublooncomponenten. Dit kwam doordat in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Korting ziekengeld tonen de waarde Nee was ingevuld. Hierdoor worden er geen sublooncomponenten Korting ziekengeld 1 t/m 5 aangemaakt, maar wordt de korting rechtstreeks verwerkt in het uit te betalen ziekengeld. Doordat er geen sublooncomponent berekend is, kan deze dus ook niet meegenomen worden in de grondslag Vakantietoeslag - verlaging sublooncomponenten. Dus wordt de vakantietoeslag berekend op basis van de grondslag Vakantietoeslag - basisgrondslag. Het reguliere salaris is niet zichtbaar in de Afrekenmatrix medewerker, omdat het geheel wordt tegengeboekt door het ziektegeld.  Oplossing De oplossing voor dit probleem is dus vrij eenvoudig, namelijk in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Korting ziekengeld tonen de waarde Ja invullen. De sublooncomponenten worden dan wel aangemaakt en zijn dus beschikbaar voor de grondslagen waarin deze zijn opgenomen. Uw actie Als u wilt dat de verlaging van de sublooncomponenten wordt toegepast, vul dan in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte (Uitsplitsing) bij het veld Korting ziekengeld tonen de waarde Ja in. TWK Engelse strook gemarkeerd met V in plaats van sterretje (change 1623774) Melding Als voor een medewerker bij wie de taal Engels is geselecteerd, een berekening met terugwerkende kracht (TWK) werd uitgevoerd, werd deze berekening op de loonstrook gemarkeerd met de letter V in plaats van het gebruikelijke sterretje *. Oplossing Voortaan wordt ook in de Engelstalige strook weer het sterretje * gebruikt voor het markeren van TWK-berekeningen. Uw actie Er is geen actie nodig. Geen online help over interface TKP landbouw (change 362627) Vanaf deze release is in de online help een procedurebeschrijving opgenomen voor de Interface Pensioenfonds Landbouw.  Online help loonbeslag in combinatie met vakantietoeslag (change 364138) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loonbeslag Melding In Payroll Business wordt voor de arbeidsvoorwaarde Loonbeslag de volgende situatie niet ondersteund: Als het netto salaris iedere periode lager is dan de beslagvrije voet, maar in de periode waarin de vakantietoeslag wordt uitbetaald, het totale netto boven de beslagvrije voet komt, dan moet u dit handmatig corrigeren. U moet dan de vakantietoeslag op maandbasis bepalen. Als het totale netto salaris + 1/12 (1/13 bij 4-weken) deel van de vakantietoeslag nog onder de beslagvrije voet blijft, dan valt de vakantietoeslag niet onder het loonbeslag. Als door het bijtellen van de vakantietoeslag het totaal boven de beslagvrije voet uitkomt, dan moet het verschil worden afgedragen aan de beslagleggende partij. Workaround Via het veld Uitsluiten eenmalig (Loonbeslag) kunt u het bedrag aan vakantietoeslag dat onder de beslagvrije voet valt, uitsluiten. Het bedrag wordt dan uitgekeerd naar de salarisrekening. Oplossing Deze uitleg is vanaf deze release ook opgenomen in de online help bij Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Loonbeslag > Loonbeslag verwerken. Publishing Date : 7/23/2019

Mededelingen  Vestiging voor reisafstandsbepaling wordt binnenkort hernoemd naar Werklocatie Waarom  Op dit moment kom je op twee plaatsen het begrip Vestiging tegen: In het scherm Medewerker(s):  hier is het een verwijzing naar de locatie waar de medewerker werkt. Je kunt dit gebruiken voor de automatische bepaling van de reisafstand. Inrichting gebeurt via menu Instellingen > Algemeen > Vestiging. In het scherm Arbeidscontract:  hier is het een element met een waardelijst. Op dit gegeven kun je diverse rapporten groeperen. Ook kun je het gebruiken als verbijzonderingscriterium voor journaalposten. Inrichting gebeurt via menu Instellingen > Vastlegging > Waardelijst. Tussen deze twee begrippen gaan we binnenkort duidelijker onderscheid maken. Hoe In het scherm Medewerker(s) zal het element Vestiging in release 04-2021 worden hernoemd naar Werklocatie. In het scherm Arbeidscontract verandert er niets. Actie Als je het element Vestiging van het Medewerkerscherm gebruikt, zijn er wellicht werkinstructies in jouw organisatie die hier in april op aangepast moeten worden.  Rectificatie bericht 'Datum eerste tenaamstelling auto van de zaak' In de release notes 2021-02 hebben wij een bericht geplaatst om de werking van het veld Datum eerste tenaamstelling auto van de zaak onder de aandacht te brengen. Echter is dit bericht niet juist en willen wij de juiste werking van deze functionaliteit graag verduidelijken. Datum 1e tenaamstelling en Datum 1e toelating De 'datum 1e tenaamstelling auto' en 'datum 1e toelating auto' zijn van belang voor het bepalen van het bijtellingspercentage en de maximale cataloguswaarde waarover een eventueel reductietarief voor het privégebruik van de auto mag worden toegepast. Voor auto's met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017, vul je de datum 1e toelating in bij het veld 1e datum toelating. Met dit jaar en deze maand leest Payroll Business de referentietabel. Voor auto's met een datum 1e toelating vóór 1 januari 2017, vul je de datum tenaamstelling in: dit jaar en deze maand gebruikt Payroll Business om de referentietabel te lezen. De referentietabel bevat het toe te passen (reductie)tarief en de eventuele maximale cataloguswaarde waarover het (reductie)tarief mag worden toegepast. Let op: Als je deze velden niet invult, kan Payroll Business niet bepalen of er nog recht op een reductietarief bestaat en zal altijd het bijbehorende (reductie)tarief worden toegepast. Gewijzigd en verbeterd  Aanpassingen berekening ZVW Waarom  Bij de berekening van de ZVW hebben we de naamgeving van de gebruikte payroll-elementen verduidelijkt en 2 nieuwe payroll-elementen toegevoegd. Dit om de berekening van de ZVW inzichtelijker te maken.  Hoe  Indien bij een medewerker bij het veld Verzekeringssituatie Zvw is vastgelegd dat er sprake is van verzekeringsplicht en dat de ZVW heffing door de werkgever betaald moet worden (code K), dan hebben de payroll-elementen die bij de berekening worden gebruikt nu de volgende omschrijving gekregen: Element Toelichting Oude naam ZVW loon werkgever per Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkgever periode hoog periode ZVW loon werkgever cum Het loon tot en met deze periode dat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkgever ZVW maximum werkgever per Het loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werkgever hoog periode ZVW maximum werkgever cum Het maximum loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werkgever ZVW grondslag werkgever per De grondslag van deze periode welke is gebruikt bij de berekening ZVW grondslag werkgever hoog periode ZVW grondslag werkgever cum De grondslag tot en met deze periode welke is gebruikt bij de berekening ZVW grondslag werkgever ZVW heffing werkgever per De heffing die voor deze periode is berekend ZVW heffing werkgever periode ZVW heffing werkgever cum Dit is de heffing die tot en met deze periode is berekend ZVW heffing werkgever Indien bij een medewerker bij het veld Verzekeringssituatie Zvw is vastgelegd dat er sprake is van verzekeringsplicht en dat de ZVW premie door de werknemer betaald moet worden (code M), dan zijn de volgende twee payroll-elementen toegevoegd aan de berekening.  ZVW loon werknemer per. Dit is het loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening.  ZVW grondslag werknemer per. Dit is de grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening. Tevens hebben de payroll-elementen die bij de berekening worden gebruikt nu de volgende omschrijving gekregen. Element Toelichting Oude naam ZVW loon werknemer cum Het loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW loon werkn laag ZVW maximum werknemer per Het maximum loon in deze periode wat is gebruikt bij de berekening ZVW maximum werknemer periode ZVW maximum werknemer cum Het maximum loon tot en met deze periode wat is gebruikt bij de berekening. ZVW maximum werknemer ZVW grondslag werknemer cum De grondslag tot en met deze periode welke is gebruikt bij de berekening. ZVW grondslag werkn laag ZVW premie werknemer per de premie die voor deze periode is berekend ZVW laag periode ZVW heffing werknemer cum De premie die tot en met deze periode is berekend ZVW loon werkn laag Let op: Indien je alternatieve omschrijvingen heb vastgelegd voor deze payroll-elementen, dan blijven deze ongewijzigd.  Actie Er is geen actie nodig. Collectieve loonstaat aangepast Waarom Op de Collectieve loonstaat stonden nog een aantal kolommen die betrekking hebben op verouderde Wet en Regelgeving.   Hoe Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat De kolommen 6, 9, 10, 11 en 13 op dit overzicht zijn verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Journalisering - Overzicht exportdefinitie verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we het scherm, de performance en leesbaarheid van het rapport Overzicht exportdefinitie verbeterd. Hoe Journalisering > Rapporten> Instellingen  > Overzicht exportdefinitie We hebben het scherm aangepast zodat onnodige handelingen niet meer nodig zijn en waardoor dit scherm hetzelfde werkt als alle andere schermen. Tot voorheen was het nodig om het bedrijf te selecteren en met een drop-down te kiezen voor de exportdefinitie die je wilde draaien. Tevens kwam het rapport in een onleesbaar PDF-formaat beschikbaar. Hieronder de wijzigingen die gedaan zijn met betrekking tot het scherm en het rapport. De keuze om een bedrijf te selecteren is vervallen. Dit was onnodig en staat nu bovenin het scherm zoals je gewend bent. De lijst met te selecteren exportdefinities is geen drop-down meer maar een lijst van 25 keuzes per tabblad. Dit zoeken is nu gelijk aan bijvoorbeeld het zoeken naar medewerkers. Standaard staan de exportdefinities gesorteerd op alfabetische volgorde. Per kolom kun je zelf de volgorde selecteren en ervoor zorgen dat je eigen definities bovenaan komen. Het rapport is geen PDF meer, maar is aangepast naar Excel. Hierin komen verschillende tabbladen terug. Met het aanpassen naar Excel is dit overzicht beter leesbaar en bewerkbaar geworden. Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Journalisering - Overzichtsdefinitie Waarom In de exportdefinitie kun je aangeven in welke soort bestandsformaat je het overzicht wilt inrichten. Daar stond - anders als op alle andere plekken - dat je de keuze had voor XLS in plaats van Excel. Hoe Journalisering > Instellingen  > Uitvoerdefinitie > Overzichtsdefinitie We hebben de naam van het bestandsformaat aangepast van XLS naar Excel. Actie Er is geen actie nodig. Aantallen op loonstrook Waarom Met de arbeidsvoorwaarde Belaste vergoedingen / inhoudingen is het mogelijk om een berekend aantal * tarief in een looncomponent te laten berekenen. De wens is om op de loonstrook in de kolom Berekening de aantallen van deze berekening te tonen, zodat duidelijk wordt hoe het looncomponent is berekend. Hoe Voor de Belaste vergoedingen 1 t/m 30 worden de dag-elementen opgeteld en in het periode-element van het aantal weggeschreven. Het totaal van het periode-element wordt vervolgens getoond in de kolom Berekening als eenheid op de loonstrook. In het geval er al een handmatige mutatie op het periode element is gedaan, zal er geen overschrijvende mutatie plaatsvinden. Actie Er is geen actie nodig.  APG - Aanpassing medewerkerschermen interface Waarom Met ingang van 2021 zijn er voor APG (Bouw) en APG Woondiensten (SPW) aanpassingen gedaan omdat bepaalde regelingen niet meer van toepassing zijn. Voor de doorgifte aan APG zijn er in een eerdere release al aanpassingen gedaan om de doorgifte te stoppen. Echter, er stonden op de medewerkerschermen (Medewerker > Interface) van de Periodieke interface APG (Bouw) en Periodieke interface APG (SPW) nog velden die betrekking hadden op deze regelingen. Met ingang van 1-1-2021 zijn de velden met de benaming 'Datum aanvang (pensioensoort)' verwijderd van deze schermen. Actie Er is geen actie nodig. APG - Reden uit-dienst Waarom In het interfacescherm Periodieke interface AGP (SGB,SPW,PAWW en Bouw) kan de keuze gemaakt worden om voor de reden uit-dienst een conversietabel te gebruiken via het veld APG itf. reden einde dienstverbandconv.tabel. Omdat APG gekozen heeft om de redenen uit-dienst aan te houden die ook gelden voor de loonaangifte, is het niet meer nodig om een conversietabel dubbel in te richten, speciaal voor APG. Hoe Met ingang van 1-1-2021 is het veld APG itf. reden einde dienstverbandconv.tabel verwijderd van de interfaceschermen. Wanneer er een afwijkende waardelijst gebruikt wordt voor de reden uit-dienst, dan wordt vanaf nu gebruik gemaakt van de conversietabel die in dat geval geselecteerd is in het Interfacescherm Loonaangifte in het veld Conversietabel reden uit-dienst. Zo hoeft er voor de doorgifte naar de Belastingdienst en APG vanaf nu nog maar 1 conversietabel te worden bijgehouden, wanneer er gebruik wordt gemaakt van eigen redenen. Actie Wanneer er al een conversietabel is ingericht voor de reden uit-dienst voor de loonaangifte, dan geldt deze vanaf deze release ook voor APG. Er hoeft dan geen verdere aanpassing gedaan te worden. XSD PA opties verwijderd Waarom Vanaf 2021 worden er geen gegevens meer doorgegeven via de pensioenaangifte. Op het interfacescherm Loonaangifte stonden nog aansturingsvelden voor de pensioenaangifte, die geen werking meer hadden. Hoe Met ingang van 1-1-2021 zijn de velden Pensioenaangifte PA formaat en Pensioenuitvoerder verwijderd van het interface scherm Loonaangifte. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Afrekenmatrix per periode Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Afrekenmatrix per periode verbeterd. Hoe Rapport > Berekening > Afrekenmatrix per periode De lay-out van het rapport is verbeterd zodat de kolommen beter in Excel en PDf passen en ook daadwerkelijk als kolommen worden weergegeven. Tevens zal de output van Excel niet meer XLS zijn maar XSLX. Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Ziekengeldcomponenten splitsen Waarom Op de loonstrook en in de afrekenmatrix wordt geen onderscheid gemaakt tussen de ziektesoorten 1 t/m 10 en wachtdagen. Deze worden alle vermeld onder de noemer salaris ziekengeld. Dit kan zorgen voor extra werk bij het maken van de journaliseringsrapporten.  Hoe Met ingang van deze release heb je de mogelijkheid om ook de ziektesoorten 1 t/m 10 en de wachtdagen als aparte looncomponent te laten zien op de loonstrook en in de afrekenmatrix. Actie Er is geen actie nodig als je geen gebruik wilt maken van deze mogelijkheid. Wil je wel gebruikmaken van deze mogelijkheid, dan moet je in de bedrijfsinstellingen van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte - Uitsplitsing of referentietabel het gegevenselement Uitsplitsen ziekengeld op Ja zetten. Daarnaast kan het zijn dat je in de grondslagen een aanpassing moet doen. Als je namelijk op dit moment het sublooncomponent ziekengeld in een grondslag gebruikt, dan moet je de betreffende grondslag aanpassen. Aan de grondslag moet je de sublooncomponenten ziekengeld 1 t/m 10 en ziekengeld wachtdag toevoegen. Uiteraard zul je bijvoorbeeld ook de journalisering moeten aanpassen als je daar de nieuwe sublooncomponenten wilt gebruiken. Ad hoc rapportage verbeterd Waarom Rapporten > Controle > Ad hoc rapportage uitgebreid In dit rapport zijn onderstaande verbeteringen doorgevoerd. Hoe Weergave eenmalige mutaties (dagmutaties) Eenmalige mutaties zijn per definitie slechts één dag geldig, bijvoorbeeld gewerkte uren of declaraties. Je legt ze vast via Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen). Deze mutaties werden tot nu toe alleen getoond als je ze precies op de gekozen peildatum had vastgelegd. Maar als de mutatie op een andere dag in dezelfde periode was vastgelegd, kwam deze niet op het rapport te voorschijn, terwijl het rapport in principe alle input en output van de hele periode laat zien. Om die reden wordt voortaan het totaal van alle dagmutaties getoond dat hoort bij de periode waarin de gekozen peildatum ligt. Dit is vergelijkbaar met de manier waarop de mutaties getoond worden in het scherm Vergoedingen/Inhoudingen (dagvergoedingen). Bij vierwekenverloning wordt uiteraard gekeken naar het begin en einde van de vierwekenperiode. Voorbeeld (maandverloning) Mutatie á 15,00 op 4-3-2021 Mutatie á 20,00 op 5-3-2021 Gekozen peildatum 1-3-2021 Op het rapport wordt het totaal getoond van alle mutaties voor periode 03-2021 = 35,00.  Selectie van specifieke medewerkers - rapport sneller beschikbaar In het tweede tabblad kun je één of meerdere medewerkers selecteren voor het rapport. Het rapport wordt dan alleen uitgevoerd voor die medewerker(s). Dit is handig als je alleen geïnteresseerd bent in specifieke gevallen. Het rapport is uiteraard sneller beschikbaar als je deze optie gebruikt. De gekozen medewerkers worden niet opgeslagen in de rapportdefinitie. Actie Er is geen actie nodig. Uitsluiten variabele pensioenberekening (variabele grondslag) Waarom Er zijn pensioenfondsen die het Loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon) gebruiken voor het bepalen van het ongemaximeerde pensioengevend loon van een pensioenregeling. De pensioenfondsen maken gebruik van de volgende formule: Ongemaximeerd pensioengevend loon = (SV-loon - werknemerspercentage x franchise)/(1 - werknemerspercentage) Dit is het loon in geld als een medewerker één pensioenregeling heeft. Anders is dit niet het loon in geld. De premies die door het Pensioenfonds worden  berekend, komen dan niet overeen met de premies die Payroll Business berekent. Met de huidige inrichting was het niet mogelijk om een pensioenpremie van een variabele pensioensoort uit te sluiten van de grondslag. Hoe In deze release zijn er met ingang van 1-1-2021 in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (variabel) en Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) in het veld 10 Soort grondslag twee nieuwe grondslagen geïntroduceerd:  3 - In eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten). 4 - Niet in eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten). Code 3 - bij deze optie is de grondslag het SV-loon minus de premies die in soort grondslag 4 zijn berekend. Code 4 - bij deze optie is de grondslag het loon en loon in natura plus de premies die in soort grondslag 3 zijn berekend. Actie Wanneer de pensioenberekening van een afwijkende grondslag uitgaat, dan kan dit vanaf 1-1-2021 ingericht worden met behulp van de nieuwe grondslagen. Bij pensioenregelingen die ondersteund worden door CAO Services, zullen deze door hun aangepast worden. Indien je hier vragen over heeft, dan kun je contact opnemen met de Service Desk. Voor verdere uitleg verwijzen wij je naar de online help:  Home > Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Pensioenen en fondsen > Pensioenen en fondsen met een variabele grondslag > Referentietabellen, kolommen en kolomwaarden P&F variabele grondslag. Home > Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Pensioenen en fondsen > Pensioenen en fondsen met een variabele grondslag > Rekenvoorbeelden kolommen uitsluiten pensioenen fondsen (variabele grondslag). Opgeloste meldingen Pensioen APG (Architecten) fout bij uurloner nieuw in dienst en niet gewerkt (2037344) Melding Als een oproepkracht in dienst kwam en niet gewerkt had in de eerste periode, dan werd er geen jaarinkomen voor de betreffende pensioensoort aangemaakt en werd dit ook niet doorgegeven in de pensioenaangifte van APG Architecten (PFAB). Dit resulteerde in een signalering bij APG. Oplossing Vanaf release van maart is dit met ingang van 1-1-2021 opgelost. Vanaf dit moment wordt er wel een jaarinkomen aangemaakt en doorgegeven. Actie Er is geen actie nodig. Niet alle vrije looncomponenten zijn te selecteren voor Vergoedingen / Inhoudingen (1852549) Melding Via alternatieve omschrijvingen kan een vrij looncomponent worden uitgezocht en hier wordt dan een eigen omschrijving aan gegeven. Wanneer vervolgens het looncomponent gebruikt wordt in de menu optie Vergoedingen/Inhoudingen (vast/periode), is het looncomponent niet zichtbaar.  Oplossing In het verleden werd op verzoek van klanten, specifiek een looncomponent aangemaakt. Echter dit is al vele jaren niet meer het geval. De specifieke looncomponenten waren in het gebruik alleen zichtbaar voor die klant aan wie het looncomponent was toegewezen. In sommige plaatsen van Payroll Business was het specifieke looncomponent toch ook zichtbaar voor alle klanten en dit leverde vragen op waarom bij het gebruik van het looncomponent deze dan niet meer zichtbaar is. Dit probleem hebben we verholpen door specifieke looncomponenten generiek en dus beschikbaar te maken voor alle klanten.  Actie Indien een specifiek looncomponent werd gebruikt, kun je controleren of de naam van het component niet is gewijzigd. Verder is geen actie nodig. De rekenmethode is niet gewijzigd. Medewerker uit-dienst in lijst met ziekmeldingen (2471254) Melding Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim De lijst met ziekmeldingen toonde steeds alle medewerkers, ook degene die uit-dienst waren. De rechtermuisknop Alleen medewerkers in dienst had geen effect meer. Oplossing Dit is opgelost: voortaan zie je weer - als je het scherm opent - alleen de ziektegevallen van de medewerkers die op de peildatum in-dienst zijn. Als je via de rechtermuisknop de optie Alleen medewerkers in dienst uitzet, dan zie je alsnog de ziekmeldingen van alle medewerkers (al dan niet openstaand). Deeltijdfactor pensioen op franchise bij VCR rekenen (749295) Waarom  Als bij pensioenen de VCR-methode wordt gebruikt in combinatie met aftoppen van de deeltijdfactor, dan wordt de VCR-methode niet toegepast op de deeltijdfactor als daar wel de ruimte voor is. Hoe Met ingang van deze release wordt vanaf 01-01-2021 bij aftoppen van de deeltijdfactor en gebruik van de VCR-methode deze ook toegepast op de deeltijdfactor. Dus als in periode 01 de deeltijdfactor 0,95 is en in periode 02 is de deeltijdfactor 1,1 dan wordt er in periode 02 met een deeltijdfactor van 1,05 gerekend, ondanks dat er wordt afgetopt op 1. Actie Er is geen actie nodig.  Geen bijtelling auto (2486802) Waarom  Bij een auto van de zaak van de categorie 'Auto van 15 jaar en ouder' wordt geen fiscale bijtelling berekend. Hoe Dit is met deze release opgelost met ingang van 01-01-2021. Nu wordt de fiscale bijtelling weer correct berekend voor een auto van 15 jaar of ouder. Actie Er is geen actie nodig. Onterechte signalering op 2106 (2484937) Waarom  Het loonaangiftesignaal 2106 - Publ.recht.aanstelling, dat vanaf 2021 in Payroll Business is opgenomen, staat ten onrechte in het Signaleringsverslag. Als dit signaal voor een medewerker onterecht in het Signaleringsverslag staat, veroorzaakt het geen meldingen vanuit de Belastingdienst. Je hoeft bij de medewerker dan niets aan te passen en kun je het signaal negeren. Hoe Met ingang van de maart release is de conditie in het signaal aangepast en gaat dit signaal niet meer onterecht af. Actie Na de maart release kun je een verwerking draaien waardoor de meldingen zullen verdwijnen. Uitbreiding berekeningsmethode reiskosten op basis van Methode 2 (2349599) Waarom Op dit moment kan de 60%-regeling volgens Methode 2 paragraaf 21.1.2 Handboek Loonheffingen niet worden toegepast binnen de arbeidsvoorwaarde reiskosten voor de methodieken die gebruik maken van de vaste reisdagen. Dit zijn de rekenmethodieken: 8 - Dag. bep. fisc/Reisdag p.wk/Vergoeding per km 9 - Dag. bep. fisc/Reisdag p.wk/Vaste vergoeding 10 - Dag. bep. fisc/Reisdagen p.wk/Tabel vaste verg. 11 - Dag. bep. fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel Hoe Met ingang van deze release is het mogelijk vanaf 01-01-2021 om - voor de hierboven genoemde rekenmethodieken - gebruik te maken van de 60%-regeling volgens Methode 2 paragraaf 21.1.2 Handboek Loonheffingen. In dat geval wordt voor het bepalen van de reiskosten gerekend met de contractdagen per week, als de verhouding vaste reisdagen per week / contractdagen per week groter is dan of gelijk is aan 0,6. Actie Als je hier geen gebruik van wilt maken, dan hoef je niets te doen. Wil je de 60%-regeling wel toepassen, dan moet je bij bedrijfsinstellingen van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten het gegevenselement Toepassen 60%regel (reiskosten) op Ja zetten. Als je dit niet voor alle medewerkers wilt toepassen, dan kun je dit bij de betreffende medewerker overrulen. Uiteraard is dit andersom ook mogelijk als je dit voor een specifieke medewerker juist wel zou willen toepassen. Publishing Date : 2/19/2021

Mededelingen Online release sessies Dinsdag 2 maart is als onderdeel van een pilot de eerste release sessie geweest waarin de release van maart is toegelicht.  De komende maanden  zetten we de pilot voort en vindt in de week na de release een kennissessie van één uur plaats, waarin we de belangrijkste zaken uit deze release nader toelichten. We besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de release notes en de acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld, te verduidelijken. De tweede release sessie over de release van april vindt plaats op dinsdag 30 maart 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community of neem hiervoor contact op met je Customer Succes Manager. Nieuw Rapport Verwerkingsverslag payroll ook over eerdere periodes Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we het rapport Verwerkingsverslag Payroll verbeterd. Naast deze aanpassing kregen wer vanuit verschillende feedbackkanalen - waaronder het wensenportaal - de vraag om dit rapport ook te kunnen aanmaken voor eerdere periodes en dus niet alleen voor de laatst verwerkte periode. Hoe Rapporten > Berekening > Verwerkingsverslag Payroll Verbeteringen: Performance is verbeterd De lay-out is gewijzigd van XLS naar XLSX. Het scherm is als volgt aangepast: In het scherm van het rapport zijn nu alle vorige afgesloten periodes aanwezig, zodat je het verwerkingsverslag ook voor deze eerder afgesloten periodes kunt aanmaken. Het is dus niet meer nodig om direct na de verwerking het rapport aan te maken voor die periode omdat je er anders niet meer bij kan. Het rapport toont de originele gegevens van die run. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je het rapport wilt draaien over een eerdere afgesloten periode, dan kan dat. Gewijzigd en verbeterd  Vestiging voor reisafstandsbepaling hernoemd naar Werklocatie Waarom  Het begrip Vestiging kwam je in Payroll Business tot nu toe op twee plaatsen tegen: In het scherm Medewerker(s): hier is het een verwijzing naar de locatie waar de medewerker werkt. Je kunt dit gebruiken voor het automatisch bepalen van de reisafstand. Het inrichten doe je via Instellingen > Algemeen > Vestiging. In het scherm Arbeidscontract: hier is het een element met een waardenlijst. Met dit gegeven kun je diverse rapporten groeperen. Ook kun je het gebruiken als verbijzonderingscriterium voor journaalposten. Het inrichten doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardelijst. Het hanteren van dezelfde naam voor twee begrippen werkte verwarrend, daarom heeft het eerste begrip een andere naam gekregen. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) In het scherm Medewerker(s) is het veld Vestiging hernoemd naar Werklocatie.  Instellingen > Algemeen > Werklocatie In het scherm Werklocatie leg je de beschikbare werklocaties vast in plaats van Vestigingen. Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Hier zie je voortaan de werklocaties die bij een Organisatorische eenheid horen in plaats van Vestigingen. Medewerker > Contract > Arbeidscontract Het veld Vestiging in het scherm Arbeidscontract is niet veranderd.  Actie Als je het veld Vestiging in het scherm Medewerker(s) gebruikt, zijn er wellicht werkinstructies in jouw organisatie die hier op aangepast moeten worden.  Interface Log Rapport verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we het Interface log Rapport verbeterd. Hoe Rapport > Gegevensuitwisseling >Interface Log Rapport De lay-out van het rapport is veranderd van PDF naar Excel, zodat de kolommen passen en ook daadwerkelijk als kolommen worden weergegeven.  Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Rapport Toegekende arbeidsvoorwaarden aangepast Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. Hoe Vanaf de april release is het rapport Toegekende arbeidsvoorwaarden aangepast. Het rapport wordt voortaan aangemaakt in XSLX-formaat en niet meer in het oudere XLS-formaat. Je kunt het rapport ook opslaan als PDF. Actie Er is geen actie nodig. Online help onderwerp Controleren op minimumloon en minimum vakantietoeslag aangepast Waarom De afgelopen periodes zijn er verschillende vragen bij de Service desk binnengekomen over de functionaliteit Controleren op minimumloon en minimum vakantietoeslag, waaronder vragen over de toepassing en signaleringen. Hoe Online help > Procedurebeschrijvingen > Controleren op minimumloon en minimum vakantietoeslag Om te verduidelijken wat deze velden exact inhouden en in welke situaties je de controle kunt toepassen, is de online help hierover aangepast. waaronder de uitleg over de diverse signaleringen. Het helponderwerp is nu ook opgenomen onder de Procedurebeschrijvingen in de Online help zodat het makkelijker te vinden is. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Normuren per week UPA heeft waarde 0 (2596258) Waarom Payroll Business berekent niet altijd het verplichte payrollelement Normuren per week UPA waardoor dit niet werd opgenomen in het pensioenbericht. Dit payrollelement is echter wel verplicht bij de pensioenaanlevering. Als er geen Normuren per week UPA waren ingevuld (waarde 0), keurde het pensioenfonds dit af.  Hoe We hebben op 5 maart - met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2021 - dit payrollelement in de Interface naar UPA vervangen door het payrollelement Normuren per week. Payroll Business berekent dit payrollelement altijd, zodat er geen waarde 0 meer wordt doorgegeven. We hebben ervoor gezorgd dat dit payrollelement met terugwerkende kracht aanwezig is in de bestanden van 2021.  Actie Als deze fout zich voordoet en je de pensioenaangifte niet kan verzenden, herstart dan de aangifte UPA vanuit Payroll Business. Dit doe je via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interface. Na deze herstart is het probleem verholpen. Verloonde uren aanvullend geboorteverlof 30% ten onrechte gekort (2477163) Waarom De uren die zijn opgenomen voor het aanvullend geboorteverlof werden tot nu toe in mindering gebracht op de uren die worden doorgegeven naar de Belastingdienst. Dit is onjuist; als een medewerker aanvullend geboorteverlof opneemt, moeten die uren niet in mindering worden gebracht op de uren die worden doorgegeven naar de Belastingdienst. Hoe We hebben dit is gecorrigeerd per 1 januari 2021. Actie Er is geen actie nodig. Kolom 3 van de loonstaat fout bij binnenlandse artiesten (2597763)  Melding  Als bij een medewerker in het veld Loonheffingstabel de waarde Binnenlandse artiesten en beroepssporters was vastgelegd en in het veld Verzekeringssituatie Zvw de waarde H; Wel verzekeringsplicht, geen tarief toegepast is binnenlandse artiest, dan werd kolom 3 van de loonstaat dubbel berekend.   Oplossing  We hebben dit met ingang van deze release hersteld, zodat kolom 3 van de loonstaat in deze situatie nu wel juist wordt berekend.  Actie Er is geen actie nodig. Audit files werden niet gegenereerd (2589264) Melding Als een samengestelde naam van een medewerker langer was dan 50 posities, werd voor dat bedrijf de auditfile in zijn geheel niet gegenereerd. Oplossing We hebben het aantal posities dat een samengestelde naam mag hebben uitgebreid naar 100 posities. Actie Als het niet lukte een audit file aan te maken en dit is wel nodig, dan kan je deze alsnog aanmaken. Onbetaald verlof foutmelding in UPA (2241871) Melding bij medewerkers met een vast salaris die volledig onbetaald verlof hadden, ontbraken de pensioengegevens, (UPA regelinggegevens) in de UPA-aangiftes. De UPA regelinggegevens werden niet aangemaakt, omdat er voor die situatie  geen pensioengevend loon was. Oplossing Dit is vanaf de april release per 1-1-2021 opgelost. De UPA regelinggegevens worden ook aangemaakt als er onbetaald verlofuren zijn voor de gehele periode. Let op: het UPA regelinggegeven regelingloon ontbreekt echter nog. Hier is nog geen oplossing voor. Actie Als het gaat om regelinggegevens van de pensioenen met vaste grondslagen, kun je de ontbrekende regelinglonen doorgeven door als workaround handmatig het Afwijkend jaarloon ft (pensioensoort) vast te leggen. Voor de pensioenen met een variabele grondslag is dit niet mogelijk. Ouderschapsverlof in werkgeversverklaring werd niet in mindering gebracht maar opgeteld (2164630) Melding Bij het inrichten van de werkgeversverklaring, was het niet mogelijk om rekening te houden met de verlaging van sublooncomponenten zoals aanvullend ouderschapsverlof. Het ouderschapsverlof werd niet in minderring gebracht, maar opgeteld. Oplossing Om dit op te lossen hebben we voor het inrichten van de werkgeversverklaring tien nieuwe grondslagen aangemaakt: Werkgeversverklaring 1 t/m 10 - Verlaging sublooncomp In deze nieuwe grondslagen kun je de sublooncomponent opnemen die hoort bij een looncomponent. Houd er rekening mee dat je alleen de sublooncomponent met de korting in deze grondslag plaatst. De bijbehorende basisgrondslag werkgeversverklaring rekent al met het volledige niet verlaagde bedrag. Voorbeeld Het normale salaris is € 4000. Salaris 3600 Ouderschapsverlof    400 Korting ouderschaps verlof  -200 Totaal 3800 Grondslag Werkgeversverklaring: Salaris = 4000. Werkgeversverklaring x - Verlaging sublooncomp: Korting ouderschaps verlof = -200. Totaal bedrag werkgeversverklaring: 4000 - 200 = 3800. Actie Als het nodig is om voor het berekenen van de werkgeversverklaring een korting van een sublooncomponent mee te nemen, richt dan de grondslagen hiervoor in. Rapportages niet gegenereerd (2581471) Waarom Als een bedrijfsnaam bestond uit meer dan 50 posities, werden de volgende rapportages niet aangemaakt: Afrekenresultaten D/C Collectief Verlof Overzicht verlofsaldo per maand Toekenning verlofrechten Hoe We hebben op 23 februari 2021 deze rapportages aangepast, zodat de bedrijfsnaam voortaan uit maximaal 100 posities mag bestaan in plaats van 50. Hiermee hebben we voldoende ruimte ingebouwd, zodat het probleem niet meer zal optreden.  Actie Er is geen actie nodig. Geen eindejaarsuitkering bij uurloners (2596311) Waarom Bij de Eindejaarsuitkering - opbouw methode kun je ervoor kiezen de toelage eerder te laten uitkeren. Bij medewerkers met een vaste verloning werd dan de hoogte van de toelage geëxtrapoleerd tot het einde van het jaar, maar bij medewerkers die variabel werden verloond, gebeurde dat niet. Hoe We hebben dit aangepast. Voor zowel medewerkers met een vaste verloning als medewerkers met een variabele verloning wordt, als je voor einde van het jaar de eindejaarstoelage uitkeert, het bedrag geëxtrapoleerd tot einde jaar. De eindejaarsuitkering wordt gecorrigeerd in de laatste periode van het jaar of als een medewerker in- of uit dienst treedt. In die periode kan dan een extra emolument worden uitgekeerd, maar kan ook een bedrag worden ingehouden. Actie Er is geen actie nodig. Salarisstrook transitievergoeding Waarom Op de salarisstrook van de transitievergoeding werden een aantal elementen niet juist getoond, de berekening was wel correct, maar de presentatie was soms onjuist. Hoe Vanaf nu wordt de kolom SV loon niet meer gevuld als er sprake is van een transitievergoeding. Ook het tariefpercentage voor de berekening van de loonheffing laat nu de juiste waarde zien. Tevens wordt in het blok Bedragen de aanwas getoond die op de transitievergoeding van toepassing is. Actie Er is geen actie nodig.

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 8 januari 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. De link leidt je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Mededelingen  Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. In de loop van dit jaar gaan wij daarom de meertaligheid uitbreiden en alle schermen controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf deze release is een groot gedeelte van de schermen van het menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. De overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig vertaald is, laten we dit weten.  Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Online release sessies Op dinsdag 2 maart zijn we als pilot gestart met een release sessie, waarin we de release van die maand hebben toegelicht en dinsdag 30 maart vond de kennissessie voor de april release plaats. De komende maanden zetten we de pilot voort en vindt in de week na de release een kennissessie van één uur plaats, waarin we de belangrijkste zaken uit deze release nader toelichten. We besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de release notes en de acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld, te verduidelijken. De release sessie over de release van mei vindt plaats op dinsdag 01 juni 14.00 uur. Je kunt je aanmelden via de Evenementenkalender in de community of hiervoor contact opnemen met jouw Customer Success Manager. Nieuw  Technische nummers gegevenselementen en waardelijsten Waarom  Om de gebruikersvriendelijkheid van de schermen van HR Core Business en Payroll Business te vergroten, proberen we het gebruik van technische codes te vermijden. Toch kan het soms handig zijn om technische nummers te zien, bijvoorbeeld: Als je gegevens wilt importeren via een spreadsheet, in de spreadsheet moet dan het nummer van het gegevenselement worden vermeld. Als je een koppeling wilt maken met velden van een andere applicatie, zoals een externe HR-oplossing of een tijdregistratiesysteem. Hoe  Aan de Gebruikersinstellingen, die je opent met het icoon  links onder in het scherm, vind je vanaf deze release de volgende optie: Codes van gegevenselementen en waardenlijsten weergeven. Als je deze optie aanvinkt, zie je in de schermen twee soorten codes: de codes van de de gegevenselementen, bijvoorbeeld 37 = Burgerlijke staat  de codes van de toegestane waarden in een waardenlijst, bijvoorbeeld 1= Ongehuwd, 2=Gehuwd, enz. Codes pas zichtbaar na vertaling scherm Je ziet de codes niet meteen in alle schermen: in de loop van 2021 worden alle schermen groepsgewijs vertaald, zie de onderwerpen hierover elders in deze Release notes. Zodra een scherm goed vertaald is, zorgt deze optie ervoor dat je  - mits de optie aan staat - de technische nummers in de schermen kunt zien. Actie  Er is geen actie nodig. Als je deze optie handig vindt, zet hem dan (tijdelijk) aan. Gewijzigd en verbeterd Benefitbudgetregeling – Automatisch uitbetalen in periode na uitdiensttreding Waarom Als een medewerker uit dienst ging en het veld Saldo automatisch afrekenen bij uitdienst stond op Ja, dan vond het afrekenen van het saldo automatisch plaats in de periode van uitdienst. Het was niet mogelijk om het afrekenen automatisch te laten plaatsvinden in de periode na uitdienst. Vanaf deze release is dit aangepast en is dit wel mogelijk.  Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Benefitbudgetregeling Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Benefitbudgetregeling Aan het bedrijfsscherm en medewerkersscherm Benefitbudgetregeling is het volgende veld toegevoegd: Afrekening bij uitdienst (Benefit) Eindafrekening in de periode van uitdienst = standaardwaarde Eindafrekening na de periode van uitdienst Hiermee kies je of Payroll Business de afrekening automatisch moet uitvoeren in de periode waarin de medewerker uit dienst gaat of in de periode daarna.  Actie Het veld Afrekening bij uitdienst (Benefit) staat standaard op Eindafrekening in de periode van uitdienst. Dit is de oude situatie. Als je wilt dat de afrekening plaatsvindt na de periode waarin de medewerker uit dienst treedt, kies dan de waarde Eindafrekening na de periode van uitdienst. Benefitbudgetregeling – Grondslag verlagen Waarom Het was al mogelijk om de grondslagen Benefitbudget en Benefitbudget1 te verlagen met de verlofkortingen of de verlof- en ziekteverlofkortingen. Het was echter niet mogelijk om een selectie van de kortingen te maken. Hiervoor zijn nu twee nieuwe grondslagen beschikbaar waarin u de gewenste sub-looncomponenten (verlof- en ziektekortingen) kunt plaatsen. De oorspronkelijke bedragen worden dan alleen met die sub-looncomponenten verlaagd. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf deze release zijn aan de functie Grondslag de volgende grondslagen toegevoegd: Benefitbudget – Verlaging sublooncomponenten Benefitbudget1 – Verlaging sublooncomponenten Als je bij het veld Grondslag Benefitbudget Hoog/laag kiest voor Oorspronkelijk bedrag, worden de oorspronkelijke bedragen verlaagd met de sub-looncomponenten die in de nieuwe grondslagen zijn vastgelegd.   Actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, kun je deze inrichten vanaf de peildatum 1-1-2021. Extra bedragen voor de transitievergoeding  Waarom  Het komt regelmatig voor dat naast de wettelijke transitievergoeding ook een aanvulling wordt betaald, zoals een tekenvergoeding of een extra te ontvangen vergoeding als de medewerker voor de overeengekomen einddatum dienstverband uit dienst treedt. Ook wordt er soms een voorschot op de transitievergoeding gegeven. Daarom hebben wij het verzoek gekregen, om via de functionaliteit van de transitievergoeding extra bedragen te kunnen vastleggen voor extra bruto vergoedingen, bruto inhoudingen, netto vergoedingen en netto inhoudingen.  Hoe  Medewerker > Instroom / Uitstroom > Uitdienst met transitievergoeding We hebben in het menu Instroom/Uitstroom de functie Voorstel Transitievergoeding vervangen door de wizard Uitdienst met transitievergoeding. Deze wizard bestaat uit twee schermen: Voorstel transitievergoeding Dit is het al bestaande scherm voor de transitievergoeding en is functioneel niet gewijzigd.  Extra vergoedingen / inhoudingen transitie In dit nieuwe scherm is het mogelijk om de volgende vergoedingen en/of inhoudingen vast te leggen: 10 extra bruto vergoedingen 5 bruto inhoudingen 5 netto vergoedingen 5 netto inhoudingen Deze worden dan samen met de transitievergoeding uitbetaald of ingehouden.    Aandachtspunten Net als de bedragen in het eerste scherm kun je de bedragen in het tweede scherm vastleggen op de datum waarop de medewerker uit dienst treedt. Het utbetaling en/of inhouden vindt plaats volgens de instellingen die zijn vastgelegd via Instellingen > Berekening >Transitievergoeding: in de laatste periode dat de medewerker in dienst is, of juist in de periode daarna. Via Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket ziet u bij de arbeidsvoorwaarde Transitievergoeding de bedragen terug, maar grijs gemarkeerd: u kunt ze daar niet wijzigen. Omdat deze nieuwe functionaliteit meer mogelijkheden biedt en gemakkelijker is in het gebruik, gaan we met ingang van periode 01-2022 het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) van het arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding verwijderen. Je kunt dit veld eventueel blijven gebruiken tot en met de laatste periode van 2021.  Actie Als je extra bedragen wilt uitbetalen of inhouden bij een transitievergoeding, leg deze dan vast via het tweede wizardscherm, zoals hierboven beschreven.     Zorg via Instellingen >Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen voor de juiste omschrijving, bijvoorbeeld Tekenvergoeding: geef zowel het gegevenselement als de bijbehorende looncomponent de gewenste omschrijving. Als je het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) gebruikt, stap dan uiterlijk met ingang van periode 01-2022 over op het vastleggen van extra ontslagvergoedingen en/of inhoudingen via een van de nieuwe velden. Verbeteringen lay-out schermen Werklocatie, Klant-CAO en Bedrijf-CAO Waarom Om de gebruikersvriendelijkheid van onze applicatie te verbeteren, passen we in een scherm soms de groepering en/of de naamgeving van de velden aan. Hoe Instellingen > Algemeen > Werklocatie De gegevens zijn beter gegroepeerd: het fysieke adres is nu duidelijk gescheiden van het postadres en de Tab-volgorde is aangepast.  Instellingen > Klant-CAO - alleen voor administratiekantoren De gegevens zijn beter gegroepeerd en het veld Klant CAO code is hernoemd naar Volgnummer Klant-CAO. Hierdoor is er beter onderscheid ten opzichte van de CAO code. In principe kun je meerdere implementaties van dezelfde CAO inrichen, het volgnummer is bedoeld om daar onderscheid tussen te maken. Overigens is in veel gevallen wel als volgnummer de CAO code ingevuld, dit verandert niet. Instellingen > Bedrijf-CAO - alleen voor administratiekantoren De gegevens zijn beter gegroepeerd en het veld Bedrijf CAO code is hernoemd naar Volgnummer Bedrijf-CAO.  Actie Er is geen actie nodig. Verbeteringen scherm Interfaces op medewerkerniveau Waarom Via onze feedbackkanalen hebben veel klanten aangegeven dat consistentie en snelheid van de schermen die dagelijks worden gebruikt van essentieel belang is om de HR en Salarisadministratie te kunnen voeren. Om de gebruikersvriendelijkheid en snelheid van onze applicatie te verbeteren, hebben we daarom het scherm Interfaces op medewerkerniveau aangepast.  De komende tijd zullen meer van dit soort schermen aangepakt worden op basis van feedback. Hoe Medewerker > medewerker > Interfaces Om het gebruiksgemak en de snelheid te verbeteren, hebben we in deze release het scherm Interfaces als volgt aangepast: Het scherm opende altijd met de gehele lijst medewerkers met alle daarbij horende Interfaces. Voortaan opent het scherm op dezelfde manier als bijvoorbeeld andere medewerkerschermen. Je ziet een leeg scherm, waarin je kunt zoeken naar de gewenste medewerker of interface. Doordat het scherm altijd opende met de gehele lijst medewerkers en interfaces, hield het systeem niet de medewerker vast die was gekozen in een ander medewerkerscherm. Voortaan blijft de medewerker die je via in een andere menufunctie had geselecteerd, ook in het  is geselecteerd blijven. Als je maar één interface gebruikt, bijvoorbeeld alleen loonaangifte, hoef je voortaan niet meer na het selecteren van de medewerker de interface te kiezen. Als er maar één interface aan de medewerker is gekoppeld, wordt dit submenu meteen geopend. Dit scheelt extra klikken. Als er meerdere interfaces zijn, opent het scherm direct met die medewerker, maar moet je nog wel de interface selecteren. Actie Er is geen actie nodig. Verbeteringen scherm Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaardescherm Waarom Om het gebruiksgemak te verbeteren, hebben we in deze release de manier waarop de peildatum werkt via het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaardenscherm aangepast. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaarde In het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket > Arbeidsvoorwaarde hebben we het volgende aangepast: In het overzicht van het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket waarin je een arbeidsvoorwaarde selecteert, kun je bovenin het scherm de peildatum wijzigen. Nadat je vervolgens een arbeidsvoorwaarde had geselecteerd, was het veld Peildatum uitgegrijsd en kon je de datum daar niet wijzigen. Hiervoor moest je eerst weer terug naar het overzicht met de van arbeidsvoorwaarden. Voortaan kun je de Peildatum ook aanpassen in het arbeidsvoorwaardescherm zelf.  Actie Er is geen actie nodig. Corrigeren verlof voor pensioenen/fondsen (vaste grondslag) uitgebreid Waarom Tot nu toe was het alleen mogelijk om de pensioenpremie te corrigeren voor de verlofsoorten onbetaald verlof, ouderschapsverlof en aanvullend geboorte verlof. Dit zijn verlofsoorten van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (variant Uitsplitsing). Deze arbeidsvoorwaarde kent dertien verlofsoorten en de wens was om voor alle verlofsoorten de pensioenpremie te kunnen corrigeren bij een verlofopname. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Voor de Pensioenen/fondsen vaste grondslag eigen regelingen en de - benoemde regelingen zijn er twee aparte referentietabellen aangemaakt, waarmee je kunt aangeven of een verlofsoort wel of niet moet worden meegenomen voor het corrigeren van de premies. Het gaat om de volgende tabellen die zijn toegevoegd aan de lijst van het veld Referentietabel: Pensioenen/fondsen benoemd (vast) – Corr. Verlof Pensioenen/fondsen eigen (vast) – Corr. Verlof Via deze referentietabellen kun je per pensioensoort en pensioenvariant vastleggen of een verlofsoort meedoet voor het corrigeren van de premie. Ook kun je per pensioensoort een standaardwaarde vastleggen door het veld Variant pensioen/fonds leeg te laten. Instellingen > Berekeningen > Arbeidsvoorwaardengegevens In de bedrijfsschermen kun je via de volgende velden aangeven of je wel of niet gebruik wilt maken van de nieuwe refentietabellen. Eigen regelingen: veld Corrigeren voor opgenomen verlof (Pensioensoort) Dit veld was aanwezig in de bedrijfsschermen voor zowel de eigen als de benoemde regelingen en het was voorheen alleen mogelijk met dit veld te corrigeren voor opgenomen Onbetaald verlof en Ouderschapsverlof. Benoemde regelingen: veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort - benoemd) Dit is een nieuw veld dat in de bedrijfsschermen van de benoemde regelingen het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (Pensioensoort) vervangt, zodat je dit per pensioensoort apart kunt aanzetten. Het veld Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (pensioensoort) is verwijderd van de arbeidsvoorwaardenschermen. Deze uitbreiding is per peildatum 1-1-2021 van toepassing. Actie Op basis van de keuze die t/m deze release in de velden Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen soort) en Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (pensioensoort) stond in de arbeidsvoorwaarden, richten wij voor jou de referentietabel in, waarbij de kolommen voor onbetaald verlof, aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof op Ja of Nee worden gezet. Als je wilt dat ook andere verlofsoorten invloed hebben op de pensioenberekening, kun je dit in de referentietabel aanpassen. Voor de benoemde pensioenregelingen zetten we voor jou het nieuwe veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort - benoemd) op Ja als Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioensoort) op Ja staat of als Corrigeren voor opgenomen aanv geboorteverl (pensioensoort) op Ja staat. Gedoneerde verlofuren nu ook doorgegeven als verloonde uren naar de Loonaangifte Waarom Binnen de arbeidsvoorwaarde Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren kan een medewerker verlofuren doneren aan een goed doel. De medewerker verkoopt verlofuren en de netto opbrengst van deze verkoop wordt door de werkgever vervolgens aan een goed doel geschonken. Deze gedoneerde uren werden ten onrechte niet naar de loonaangifte doorgeven als verloonde uren.    Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren Vanaf deze release is dit aangepast en hersteld met ingang van 1-1-2021. Vul je in het veld Uren doneren een waarde in, dan worden de ingevulde uren als verloonde uren doorgegeven naar de loonaangifte. Actie Er is geen actie nodig.  Verrekenen fiscale ruimte reiskostenvergoeding nu mogelijk met looncomponenten opgenomen in grondslag (1005886) Waarom Voor het laten verrekenen van de fiscale ruimte voor reiskosten is er nu een grondslag waarin je looncomponenten kunt opnemen die fiscaal verrekend worden als er fiscale ruimte is.  Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Aan de lijst van het veld Grondslag is per 1 januari 2021 de grondslag Reiskosten - fiscale ruimte verrekenen toegevoegd. Hierin kun je de looncomponenten opnemen die je fiscaal wilt laten verrekenen, mits er fiscale ruimte is.  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardengegevens > Reiskosten In het bedrijfs- en medewerkerscherm Reiskosten is aan het veld Fiscale ruimte verrekenen de waarde Vanuit Grondslag toegevoegd. Kies je hiervoor, dan betaalt Payroll Business de fiscale ruimte automatisch uit. Je kunt looncomponenten opnemen in de grondslag Reiskosten - Fiscale ruimte verrekenen. Payroll Business verrekent dan deze looncomponenten als er de fiscale ruimte is.   Als het bedrag van de looncomponenten groter is dan fiscaal mogelijk, zal een volgende periode het restbedrag uitgeruild worden, totdat het berekende bedrag geheel verwerkt is.  Als na de laatste afrekenperiode van het jaar het bedrag nog niet geheel verwerkt is, zal het restant niet meer verwerkt worden.  De werking is vergelijkbaar met die van het veld Reiskosten fiscale ruimte (bedrag) in het scherm Reiskosten.  Actie Als je looncomponenten fiscaal wilt verrekenen, kies dan bij het veld Fiscale ruimte verrekenen voor Vanuit grondslag en neem de betreffende looncomponenten op in de grondslag Reiskosten - Fiscale ruimte verrekenen. Opgeloste meldingen L1614 / L1615 standaard waarden verdwenen Melding Wij zien dat vanaf de loonaangifte van periode 02-2021 het aantal signaleringen 1614 en 1615 is opgelopen. De oorzaak hiervan is dat in bepaalde situaties het contractloon en de contracturen moesten worden doorgeven met de waarde 0 en dat dit vanuit Payroll Business niet altijd is gebeurd.  De Belastingdienst heeft de loonaangifte wel geaccepteerd, maar stuurt hierover wel een brief waarin staat dat dit moet worden hersteld. Zie ook het bericht Terugkoppeling Belastingdienst signalen L1514 en L1615 op de community van Payroll Business. Oplossing Op 28 april 2021 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd. Hierdoor gaat geeft Payroll Business voortaan de juiste waarde door en worden de aangiftes hersteld met terugwerkende kracht vanaf januari 2021.  Als de loonaangifte van april is verzonden vòòr 28 april, kunnen deze signaleringen nog t/m de terugkoppelingen van april in de brieven van de Belastingdienst staan. Let op: het is niet nodig hiervoor een call aan te maken, het herstel heeft al plaatsgevonden en de signaleringen zullen uiterlijk vanaf de brieven van mei niet meer voorkomen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Berekening aanvullend geboorteverlof (2682231)  Melding Als het doorbetalingspercentage aanvullend geboorteverlof groter is dan 70% en er werd rekening gehouden met het maximum dagloon, werd soms ten onrechte een extra korting aanvullend geboorteverlof ingehouden. Oplossing Dit is opgelost per 1-1-2021. Payroll Business houdt nu bij het controleren of de doorbetaling van aanvullend geboorteverlof hoger is dan 70% van het maximum dagloon, rekening met het werkelijke doorbetalingspercentage. Actie Er is geen actie nodig. Automatische berekening Negatief netto vorige periode Melding Als in een voorgaande periode het totale saldo door een automatische inhouding van een negatief netto precies op nul uitkwam, werd het negatief netto soms in de huidige periode weer uitbetaald. Dit vond plaats als deze periode werd herberekend. Oplossing Dit is opgelost zodat vanaf nu met ingang van 01-07-2021 de voorgaande inhouding van het netto negatief niet meer wordt uitbetaald. Actie Er is geen actie nodig. Eigen bijdrage Fiets van de zaak niet correct verwerkt (2695529)  Melding Als je bij Eigen bijdrage eenmalig fiets een bedrag had vastgelegd, werd dit ten onrechte uitgekeerd in plaats van ingehouden.  Oplossing Vanaf de juni release wordt, met ingang van 01-01-2021, de eigen bijdrage eenmalig fiets ingehouden, zoals ook de bedoeling is.  Actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) - vrije velden niet altijd weergegeven (2651130 )  Melding In de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) werden vrije velden niet altijd weergegeven.  Oplossing Dit is opgelost, zodat vrije velden voortaan altijd in de rapportage worden weergegeven. Actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Minimumlonen per 1 juli 2021 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2021, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Instellingen > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Publishing Date : 5/21/2021

Mededeling  Verslag toekenning verlofrecht We zijn bezig met het verbeteren van de operationele rapporten. Met het oog op de jaarwisseling en de HR processen rondom het toekennen van verlofrecht, is het rapport Verslag toekennning verlofrecht één van de rapporten die hier als eerste voor in aanmerking komt. Het bevorderen van de performance zal een onderdeel van de verbeteringen zijn. Op basis van feedback van gebruikers is vastgesteld dat het de voorkeur heeft het rapport in excel beschikbaar te hebben, zodat dit gemakkelijk gebruikt kan worden voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verslag toekennning verlofrecht vanaf de decemberrelease alleen nog beschikbaar in excelformaat. Als er behoefte is om het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Nieuw  Arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland  Waarom  Bij de bedrijven die door onze partner Lohn AG in Duitsland worden verloond, ontstond de behoefte aan één arbeidsvoorwaarde met specifieke gegevens voor de verloning in Duitsland.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Integratie Duitsland Als de consultant van Visma | Raet bij de implementatie de arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland aan het arbeidsvoorwaardencluster heeft toegevoegd, is deze beschikbaar in het Arbeidsvoorwaardenpakket. De velden die in het arbeidsvoorwaardenscherm Integratie Duitsland staan, bevatten de gegevens die nodig zijn voor het verlonen in Duitsland, eventueel aangevuld met specifieke velden die gelden voor het bedrijf. Meer informatie over deze arbeidsvoorwaarde en de velden vind je in de online help.   Actie Er is geen actie nodig.  Rapport Voorgestelde UPI Waarom Voor applicaties die gebruik gaan maken van HR Core Business via API's, zoals Verzuim 2.0 en Identity & Access Management, is het nodig dat bij alle medewerkers de Unieke Persoonlijke Identiteit (UPI) is ingevuld. Om je hierin te ondersteunen hebben wij een rapport ontwikkeld dat laat zien: of UPI's zijn ingevuld of er bij ingevulde UPI's conflicten zijn, bijvoorbeeld op de uniciteit van de UPI versus het Burgerservicenummer (BSN) van de medewerker welke UPI het systeem voorstelt Je kunt dit rapport gebruiken om de voorgestelde UPI's te genereren.  Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI In het scherm Voorgestelde UPI geef je op of je het rapport wilt genereren in Excel of Csv. Let op: als je voor medewerkercodes en/of UPI's voorloopnullen gebruikt en je opent een csv-bestand in Excel, dan kunnen deze voorloopnullen wegvallen. Vervolgens kun je bij Medewerkerselectie opgeven welke medewerkers je in het rapport wilt zien: Alleen conflicten Deze selectie laat alleen de medewerkers zien waarvoor op basis van de UPI en het BSN, en eventueel de achternaam en geboortedatum, conflicten ontstaan. Alleen zonder UPI Deze selectie toont alleen de medewerkers zonder UPI. Zonder UPI en gerelateerde medewerkers Deze selectie toont de medewerkers zonder UPI en medewerkers die op basis van BSN, Achternaam of geboortedatum gerelateerd zijn aan de medewerker zonder UPI. Alles Deze selectie toont alle medewerkers.  Tot slot kun je ervoor kiezen om wel of geen opmerkingen in het rapport op te nemen. Als je de optie hiervoor aan zet, zie je bijvoorbeeld opmerkingen die over een conflict gaan. Het rapport Voorgestelde UPI komt als Excel of CSV in Mijn rapporten te staan. De taal van het rapport is Engels, omdat dit over het algemeen de taal is van de koppelingen die de UPI gaan gebruiken.   Meer informatie en uitleg over de diverse kolommen vind je in de Online Help. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen Persoonsgegevens uitgebreid Waarom  In de feedback die we van onze klanten hebben ontvangen op de nieuwe functionaliteit AVG wissen persoonsgegevens is gevraagd om de persoonsgegevens die worden gewist, uit te breiden met een aantal velden.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: Medewerkergegevens Geboortedatum Identity  UPI Partnergegevens Achternaam Partner Voornamen Partner Telefoonnummer Partner Straat (mdw.) Huisnummer (mdw.) Huisnummer toevoeging (mdw.) Postcode (mdw.) Woonplaats (mdw.) Woonland Actie De gegevens worden gewist wanneer je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  AVG Verwijderen Persoonsgegevens naar Self Service Waarom  Tot deze release moest je persoonsgegevens en workflows in Self Service handmatig verwijderen, als deze op basis van de AVG niet langer bewaard mochten blijven. Vanaf deze release is dit gewijzigd en wordt er bij het verwijderen van een medewerker via AVG Wissen Persoonsgegevens aan Self Service doorgegeven om ook daar deze medewerkergegevens te verwijderen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de medewerker is verwijderd via AVG Wissen Persoonsgegevens, wordt deze medewerker via de export Self Service verstuurd met de indicatie V (= verwijder). Actie De medewerker wordt als verwijderd naar Self service verstuurd, als je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  Uniciteitscheck UPI alleen op Burgerservicenummer Waarom In de praktijk kan het voorkomen dat, met name bij het opnieuw in dienst nemen, medewerkers in dienst komen waarbij de naam net iets anders is geschreven, maar waarbij het op basis van het Burgerservicenummer (BSN) wel degelijk om dezelfde persoon gaat. Daarom is er voor gekozen de uniciteitscheck die nagaat of UPI uniek is, te beperken tot het BSN en alleen de check op de achternaam en geboortedatum uit te voeren op het moment dat het BSN niet aanwezig is.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI De controle op de uniciteit van een UPI gaat als volgt: Als de UPI wordt vastgelegd bij de medewerker en de UPI bestaat reeds bij een andere medewerker met hetzelfde BSN, dan wordt deze UPI geaccepteerd. Als de UPI reeds bestaat bij een andere medewerker met een ander BSN, dan wordt deze UPI afgewezen en krijg je een foutmelding. Als er bij de bestaande medewerker met dezelfde UPI geen BSN bestaat, vindt de controle op uniciteit plaats op basis van achternaam en geboortedatum. Actie Er is geen actie nodig.  UPI op basis van BSN bij import en Self Service Waarom  Sinds de vorige release controleert het systeem bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker via de wizard Aanmaken medewerker of Aanmaken medewerker met profielgroep of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in.  Het was wenselijk om dit ook op deze manier te laten plaatsvinden bij het invoeren van nieuwe medewerkers via Import of via Self Service.  Hoe HR Self Service  Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand > Raet Basisdocument Als de medewerker met een BSN wordt ingevoerd, zal de applicatie, als er reeds een UPI bekend is bij hetzelfde BSN, deze UPI automatisch aanvullen bij import of invoer via HR Self Service.  Dit aanvullen gebeurt pas bij het voltooien van de import. Een aangevulde UPI zie je dus nog niet bij het invoeren van een nieuwe medewerker in Self Service, maar is pas zichtbaar op het moment dat de gegevens zijn gesynchroniseerd met HR Core Business. Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Waarde voor taal verschijnt niet in HR Self Service (change 2271307) Melding  De rubriek PS10 Taal verscheen voor sommige medewerkers niet in het formulier in HR Self Service. Omdat de taal, dus rubriek PS10, als standaard waarde is ingevoerd op het niveau van Nederland en op medewerkerniveau kan worden overgeschreven, werd deze niet meegegeven als deze niet expliciet was ingevoerd op het niveau van de medewerker zelf. Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt ook de opgeschakelde waarde van het niveau Nederland bij de medewerker meegegeven in de export naar Self Service. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 10/22/2020

Op deze pagina is alles terug te vinden over de kennissessie Release HR Core /  Payroll Business die gegeven is op dinsdag 4 Januari 2022. - Opname presentatie - Presentatie slide deck

In this version ... Changed in version 3 The topic Manually start automatic interfaces that was added in version 2 to the Notifications, has been removed again. Notifications Salary slips to external party The Salary slips and annual statements via File API interface, goes live on 1-1-2022. You can purchase this service in consultation with Visma | YouServe. If agreements have been made about this, Visma | Youserve will activate this service for your organization. Once we have done this, you can enable the interface in the application yourself via Settings > Data exchange > Interfaces > Pay slips and annual statements to File API. Note that you have to do this for each company separately. See also the topic Salary slips to third parties in the November release notes. Modified and Improved Change frequency HRCB API Retrieve User names & Ping ID Why  The process for retrieving the user names & Ping ID in HR Core Business ran daily at 11:20 am. Steps in the process: Get user names and save them. Retrieve the Ping IDs of employees who are employed and have a username but no Ping ID. For all future employees without a username and Ping ID: Get the Ping ID. This is done by temporarily retrieving the missing user names and then the Ping ID; the username is not saved. How To prevent delays in this process, we adjusted the frequency of this process on 1-11-2021 through extra maintenance. Instead of once a day at 11.20 am, the process now runs every 4 hours. The new schedule runs as follows: 07:20 11:20 15:20 19:20 23:20 03:20 and then start again at 7:20 am. Action No action is required. Improved My tasks on the Youforce desktop Why We have found that the task list on the desktop of Youforce was very slow and didn't always show all tasks or signals from HR Core. How From this release we have improved the task list on the Youforce desktop and ensured that you see all signals and tasks when you log in to Youforce. Action No action is required. Solved Messages Reports - Day changes in Management Information sometimes not correct (3007114) Message We found that some declarations of day changes were not properly passed on to Management Information (MI). For example, a day change of 30 km has been entered and later an additional declaration of another 30 km is entered with the same date as the previous change. In HR Core Business you see two declarations with a total of 60 km, but in the reports of Management Information you only saw one day change of 30 km. As a result, the information in the reports was incomplete. Solution As of November 13 2021, this problem has been solved. The relevant changes to the day changes have been resubmitted to (MI) Management Information Reports from 1 June, so that the incomplete information has been supplemented with the correct day changes. Action No action is required. The correct information will appear in the Management Information reports when you recreate the relevant report. Performance leave overview in Self Service (2847622) Message Consulting the leave overview in Self Service was often hampered by slow performance. Consulting the Annual Schedule in HR Core Business could also take an unnecessarily long time. Solution We have adjusted the software so that the leave overview in Self Service and the Annual schedule in HR Core Business now appear faster. Action No action is required. Publishing Date : 11/24/2021

  Gewijzigd en verbeterd Importfunctie waardenlijst controleerde niet op 10 tekens Waarom De waarde van een functie mag uit maximaal 10 tekens bestaan. Als je via het scherm Waardenlijst een nieuwe functie aanmaakt, controleert het systeem dit. De importfunctie, controleerde dit echter niet, waardoor het mogelijk was om functiewaardes of-codes aan te maken met meer dan 10 tekens. Hierdoor ontstonden er ook fouten bij de achterliggende systemen.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Vanaf deze release controleert de import of de nieuwe functiecode uit niet meer dan 10 tekens bestaat. Gaat het om meer tekens, dan wordt deze nieuwe functiecode niet aangemaakt.  Actie Er is geen actie nodig.  Scherm Definiëren Signaal verbeterd Waarom Het filter in het scherm Definiëren Signaal werkte niet en het scherm liep vast als het zoekveld Periodiek was geselecteerd.  Hoe Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Vanaf deze release is het scherm aangepast en verbeterd: je kunt het filter nu wel gebruiken en het scherm loopt niet meer vast.  Actie Er is geen actie nodig. Ouderschapsverlofrecht eerder berekend Waarom Het recht van een medewerker op ouderschapsverlof werd pas berekend, als het ouderschapsverlof was aangevraagd. De medewerker zag niet wat het verlofrecht was als er voor het eerst een verlofaanvraag werd gedaan. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat het berekenen van ouderschapsverlofrecht eerder kan plaatsvinden. Hoe Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is het veld Ouderschapsverlof opnemen toegevoegd. Vul je hier Ja in, dan berekent het systeem meteen het Ouderschapsverlofrecht voor alle Ouderschapsverlofsoorten binnen de verlofregeling van het bedrijf. Dit zal meestal Ouderschapsverlof betaald 1 en Ouderschapsverlof (Onbetaald) zijn vanaf 2 augustus 2022. De bestaande methode waarbij ouderschapsverlof wordt berekend bij een verlofaanvraag, blijft naast deze nieuwe optie bestaan.  Let op Als je bij een Kind het veld Ouderschapsverlof opnemen op Nee zet, wordt het verlofrecht weer verwijderd. Dit kan nodig zijn als een medewerker zich bedenkt en geen Ouderschapsverlof opneemt. Je moet er dan ook voor zorgen dat de verlofaanvraag wordt ingetrokken. Bij het inrichten van Ouderschapsverlof onbetaald, kan het zijn dat op het niveau BedrijfsCAO nog 26 weken ouderschapsverlof staan en een leeftijdsgrens van 8 jaar. Als dit op BedrijfsCAO-niveau zo is ingericht en je wijzigt in het scherm HR Stuurgegevens de OSV factor in 17 weken, dan rekent het systeem toch met 26 weken. Om dit op te lossen, moet de waarde op het niveau BedrijfsCAO worden verwijderd. Hiervoor kun je een ticket indienen. Op korte termijn willen we een apart scherm beschikbaar stellen dat toegang geeft tot deze velden, zodat je ze zelf kan aanpassen.  Actie HR Core Business: als de OSV factor en Leeftijdsgrens onbetaald zijn ingericht op het niveau BedrijfsCAO, dien dan een ticket in om deze te laten beëindigen.  HR Self Service: om aan te sluiten op deze functionaliteit kan je het element Opnemen ouderschapsverlof toevoegen aan de tegels waarbij kindgegevens worden vastgelegd.   Opgeloste meldingen  Koppelingen HR niet zichtbaar in HR Core (3556963) Waarom Met ingang van de april release is het mogelijk om de persoonslaag voor jouw organisatie zelf te activeren via het scherm Koppelingen HR. Omdat dit scherm niet voor iedereen toegankelijk is, kun je vanaf deze release de persoonslaag ook activeren via het scherm Stuurgegevens UPI/Identity.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens UPI/Identity Aan het scherm Stuurgegevens UPI/Identity is de optie Persoonslaag actief toegevoegd en het veld Toekennen UPI. Het activeren of deactiveren van de persoonslaag doe je als volgt: Als je de optie Persoonslaag actief aanvinkt, wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag aangezet. Opmerking: als de optie Persoonslaag actief is aangevinkt en je haalt het vinkje weg, dan wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag gedeactiveerd. Nadat je het vinkje hebt weggehaald, vindt er geen synchronisatie meer plaats tussen medewerkers en personen. Via het veld Toekennen UPI kun je voor het zoeken naar een persoon kiezen uit de volgende methodes van koppelen:  Alleen Burgerservicenummer BSN, geboortenaam en geboortedatum Het systeem zoekt dus altijd eerst op Burgerservicenummer (BSN) om na te gaan of er een persoon is met hetzelfde BSN. Heb je echter de zoekmethode BSN, geboortenaam en geboortedatum gekozen, dan zoekt het systeem verder en kijkt of er voor de medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters + achternaam + geboortedatum. Het koppelen van een medewerker aan een persoon vind altijd plaats in de volgende situaties: Situatie Medewerker met Burgerservicenummer Persoon met Burgerservicenummer Vind er een unieke koppeling plaats? A Nee Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum B Ja Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum C Nee Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum D Ja Ja Ja, op basis van Burgerservicenummer Controles Voordat je de persoonslaag activeert, moet je een aantal stappen uitvoeren. Zie hiervoor de toelichting bij de optie Persoonslaag actief in het online help onderwerp Schermen en velden > Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen. Informatie over het rapport Voorgestelde UPI vind je in het helponderwerp Schermen en velden > Rapporten > Personeelsmanagement > Voorgestelde UPI. Actie Als je de persoonslaag voor jouw organisatie wilt activeren, volg dan de bovengenoemde stappen en kijk in de online help voor informatie over het rapport Voorgestelde UPI en bijbehorende conflicten. Uitleg verwerkingsverslag conversie Persoonslaag Nadat je als klant en/of consultant de persoonslaag hebt geactiveerd via Stuurgegevens UPI/Identity gaat de conversie vanaf 17.30 van start. Hoeveel tijd de conversie in beslag neemt, hangt af van de grootte van de klant. Voor klanten tot 5000 medewerkers duurt de conversie ongeveer een uur. Zodra de conversie gereed is, plaatst het systeem het verwerkingsverslag onder Gedeelde rapporten. Let op: dit rapport is zichtbaar op klantniveau: selecteer in het navigatiepad bovenin het scherm de klant zonder bedrijf erachter.   Als het eerste tabblad in dit rapport leeg is, zijn alle medewerkers met een UPI gekoppeld aan een persoon. Als er medewerkers op het eerste tabblad staan, was er bij die medewerkers een probleem met het koppelen aan een persoon, bijvoorbeeld twee medewerkers met dezelfde UPI maar een andere achternaam.  Actie Als er medewerkers staan op het eerste tabblad van het verwerkingsverslag, maak dan het rapport Voorgestelde UPI om daarin de opmerkingen te bekijken. Corrigeer de betreffende medewerkers en zet vervolgens eerst de optie Persoonslaag actief uit en daarna weer aan, zoals hiervoor beschreven. Na 17:30 start de conversie dan opnieuw en worden de ontbrekende personen aangemaakt; zodra de conversie gereed is, wordt er een nieuw verwerkingsverslag aangemaakt.  Medewerker gekoppeld aan meerdere personen (3592360) Als een medewerker wordt aangemaakt met een UPI en de persoonslaag staat aan, wordt de UPI de persoonscode. Elke medewerker krijgt in principe een eigen UPI en Persoon. Echter als een medewerker al bestaat, wordt op basis van het Burgerservicenummer de bestaande UPI opgezocht en aan de nieuwe medewerker gekoppeld. Hiermee heeft een Persoon, twee medewerkers. Het gaat dan om dezelfde Persoon met meerdere dienstverbanden binnen de organisatie.  Soms komt het voor dat een medewerker die voor een 2e keer in dienst treedt, toch een eigen UPI krijgt en daarmee aan een nieuwe persoon wordt gekoppeld. Dit kun je herstellen via Medewerker > Persoon > Wijzig UPI. Situatie Een oude medewerker met ingangsdatum 1-1 wordt gekoppeld aan de nieuwe medewerker met ingangsdatum 1-7 via de optie Wijzig UPI, worden bij de oude medewerker in het tijdvak van 1-1 tot 1-7, de UPI en persoon ontkoppeld. Vanaf 1-7 is de oude medewerker gekoppeld aan de nieuwe persoon. Hiermee wordt voorkomen dat mutaties van voor 1-7 ook doorwerken naar de nieuwe medewerker.  De oude persoon, waaraan geen medewerkers meer zijn gekoppeld, wordt volledig verwijderd. Door deze aanpassing voorkomen we dat een medewerker aan twee personen gekoppeld is. Actie Er is geen actie nodig.

30-09-2020 Radio buttons improved The radio buttons of the Self Service forms are improved and their working is more clear now. Radio buttons appear on one or multiple lines, depending on the amount of characters for every option. It works as follo...

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020