Releases YouServe

Mededelingen  Minimumlonen per 1 juli 2019 Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2019, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business.  U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon.  Ook zijn voor een aantal CAO’s wijzigingen op basis van het minimumloon doorgevoerd in de salarisschalen per 01-07-2019. U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Salarisschaal met als doelgroep de CAO. Voor het berekenen van de Minimum vakantietoeslag zijn voor bepaalde CAO's per 01-07-2019 de percentages in de referentietabel Leeftijd percentages gewijzigd, conform de percentages die met ingang van die datum per leeftijd gelden voor het minimum(jeugd)loon. U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Leeftijd percentages met als doelgroep de CAO.  Maximum dagloon ziektewet per 1 juli 2019 Na de publicatie van de nieuwe bedragen voor de daglonen per 01-07-2019, hebben wij deze wijziging doorgevoerd in Payroll Business.  Gebruikerservaring verbeterd Zoals aangekondig in de release notes van juni, werken hard aan het verbeteren van de gebruikerservaring  van HR Core Business en Payroll Business, zoals het verbeteren van de look en feel. Na het inloggen ziet u vanaf deze release de volgende wijzigingen: De functie Zoek in het menu staat nu meer prominent bovenaan in het menu.  De iconen hebben een update gekregen. Er zijn nieuwe nuances aangebracht in de kleurstelling binnen de schermen. Dit geeft een prettiger beeldschermcontrast als u langere tijd achter elkaar in de applicatie werkt. Nieuw  Werknemersverzekering WIA - premie op basis van maanden voor AOW-leeftijd Waarom  Voor een werknemersverzekering WIA waarbij het premiepercentage wordt vastgesteld op basis van de maanden voorafgaand aan de AOW-leeftijd, moest u het premiepercentage handmatig aanpassen. Zo gelden bijvoorbeeld bij de CAO Kleinmetaal de volgende aanpassingen: Tot 62 maanden voor de AOW-leeftijd is er sprake een percentage van 0,828% Daarna tot 24 maanden voor de AOW-leeftijd wordt het percentage verlaagd naar 0,06% Vanaf deze release is dit geautomatiseerd, zodat fouten in de berekening door het niet tijdig aanpassen van de premiepercentages tot het verleden behoren. Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > WIA hiaat Aan het arbeidsvoorwaardenscherm WIA hiaat is het veld Berekeningsmethode (WIA hiaat) toegevoegd met de opties: in maanden voor AOW leeftijd Standaard (leeftijd in jaren) Kiest u voor In maanden voor AOW leeftijd, dan gebruikt Payroll Business als basis voor de berekening de referentietabel Pensioen/fondsen maanden voor AOW.  U kunt dit vastleggen per 01-01-2019.  Omdat er halverwege de periode zal worden gepeild, wordt ook voor 4-weken verloningen de eerste periode volledig verrekend.    Uw actie  Wilt u de de berekenmethode premie op basis van maanden voor AOW-leeftijd gaan gebruiken, selecteer deze dan in de arbeidsvoorwaarde WIA hiaat. Gebruikt u een eigen regeling, zorg er dan voor dat de bijbehorende referentietabel Pensioenen/fondsen maanden voor AOW (eigen rgl) is ingevuld.  Nieuwe berekeningsmethode bij Reiskosten Waarom  Voor het laten berekenen van reiskostenvergoeding op basis van een staffeltabel, moest u voorheen veel handmatige berekeningen uitvoeren. Daarom is het mogelijk gemaakt de vergoedingen vast te leggen per staffel en daarna de reiskosten te laten berekenen op basis van de kilometers enkele reis woon-werk. Hierdoor is het gebruik van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten eenvoudiger en efficiënter evenals uw reiskostenadministratie.   Hoe  Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer Aan het veld Berekeningsmethode in het scherm Reiskosten is methode 11 Dagen bepaling fiscus / reisdagen per week / Tabel staffel toegevoegd: Dag.Bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel Aan de functie Referentietabellen beheer is aan de lijst bij Referentietabel de nieuwe tabel Reiskosten woonwerk staffel toegevoegd. De nieuwe berekeningsmethode 11 gebruikt deze referentietabel om de vaste vergoeding en kilometervergoeding voor de stap te bepalen en deze daarna toe te passen. Meer informatie hierover vindt u in de online help. U kunt de nieuwe berekeningsmethode gebruiken vanaf 1 januari 2019. Uw actie Als u de nieuwe berekeningsmethode wilt toepassen moet u de tabel Reiskosten woonwerk staffel via het scherm Referentietabellen beheer inrichten en bij uw bedrijf (of medewerkers) deze berekeningsmethode selecteren. Voor het toepassen van deze methode zijn (minimaal) de volgende velden nodig: berekeningsmethode (11 - Dag.bep.fisc/Reisdagen p.wk/Tabel staffel ) Fiscale reisdagen (jaar) Vaste reisdagen per week Kilometers enkele reis Gewijzigd en verbeterd  Naam veld Soort contract gewijzigd in Contract onbep. / bep. tijd Waarom In het scherm Arbeidscontract kunt bij Soort contract aangeven of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, of dat dit niet van toepassing is. In de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen heet deze rubriek Code contract onbepaalde/bepaalde tijd. Zoals wij hebben aangekondigd in de release notes van juni, gaan we dezelfde naamgeving hanteren Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Vanaf deze release is de naam van het veld aangepast aan de specificaties van de Belastingdienst: Contract onbep. / bep. tijd. Deze naamswijziging heeft geen invloed op de berekening of manier van vastleggen. Uw actie Pas zo nodig uw werkinstructies aan. Overzichten Personeelsmanagement Waarom Voor deze rapporten wordt nu de nieuwste technologie toegepast. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht indiensttredingen Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht jubilea Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verjaardagen In het scherm waarmee u de overzichten opvraagt, is de default keuze voor Opslaan als aangepast naar Pdf. De rapporten zien er nu volgens onze huidige standaard uit. Het verschil is vooral zichtbaar als u hebt gekozen voor het formaat Excel; In het excelbestand staan de rapportparameters nu in een apart tabblad. In het rapport Overzicht jubilea wordt de waarde voor het jubileum nu als eerste kolom in het rapport getoond, in plaatst van als laatste kolom. In het rapport Overzicht verjaardagen wordt nu de naam van de maand als eerste kolom in het rapport getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. Uren uitsluiten voor premieberekening Pensioenfonds landbouw Waarom Bij de variabelen pensioenen is er een aparte optie om de premies voor de pensioenfonds voor de landbouw te berekenen. Hiervoor kunt u in de referentietabel Pensioenen/fondsen eigen regeling (variabel) bij de velden 11 Soort dagen en 12 Franchise-factor kiezen voor de waarde 7 gewogen dagen. De pensioenberekening vindt dan plaats op basis van de werkelijke uren in de periode. Het was echter niet mogelijk om hier eventuele uren uit te sluiten. Hoe Vanaf deze release is het met ingang van 1-1-2019 mogelijk uren uit te sluiten voor de berekening van het pensioen, door deze uren te muteren in de grondslag Correctie franchise-uren (pens. srt.) var grsl.  Voor de doorgifte van de uren naar het pensioenfonds wordt rekening gehouden met de uren in de grondslag Correctie franchise-uren (Pens.) var grsl. Uw actie Als u voor de pensioenberekening van het Pensioenfonds landbouw bepaalde uren wilt uitsluiten, kunt u dit vanaf 1-1-2019 inrichten via de grondslag Correctie franchise-uren (pens. srt.) var grsl. Indicatie geslacht wordt uitgebreid in een volgende release Waarom In de uitgave van januari 2019 van de gegevensspecificatie voor de Loonaangifte, zijn de mogelijke waarden voor het veld Geslacht uitgebreid, zodat het mogelijk is personen die zich niet willen uitspreken voor man of vrouw, correct te registreren.  Hoe Medewerker > Instroom > Aanmaken medewerker (Stap 1) Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Medewerker > Medewerker Medewerker > Medewerker > Partnergegevens Om te voldoen aan de nieuwe specificaties voor de Loonaangifte bevat de referentietabel die hoort bij de velden Geslacht en Geslacht partner vanaf een volgende release de volgende waarden: Code Geslacht Omschrijving 0 Onbekend 1 Man 2 Vrouw 9 Niet gespecificeerd Let op: deze code's worden doorgegeven aan de Loonaangifte en de Uniforme Pensioenaangifte (UPA). Deze waarden zijn ook beschikbaar in andere gekoppelde/ontvangende systemen, zoals HR Self Service en Management Informatie. Aanhef De inhoud van het veld Aanhef wordt automatisch gegenereerd op basis van de velden Geslacht en Naam medewerker. Vanaf een volgende release wordt dit veld daarom als volgt samengesteld: Geslacht Naam medewerker Aanhef Samengestelde naam Onbekend Jansen <Leeg> Jansen Man Jansen De heer De heer Jansen Vrouw Jansen Mevrouw  Mevrouw Jansen Niet gespecificeerd Jansen <Leeg> Jansen Uw actie Als u via interfaces gegevens uit Payroll Business in uw eigen systemen importeert waarin de velden Geslacht of Aanhef zijn opgenomen, controleer dan of uw systemen de nieuwe waardes correct kunnen ontvangen en pas zo nodig uw importproces hierop aan.   Toepassing arbeidsvoorwaardencluster in profiel Waarom Als u binnen een profiel een arbeidsvoorwaardencluster had geselecteerd, werd dit cluster automatisch toegepast bij het toekennen van een profiel. Hierdoor werd iedere keer dat het profiel werd toegepast, het bestaande arbeidsvoorwaardencluster overschreven. Omdat dit niet altijd wenselijk is, wordt vanaf deze release het arbeidsvoorwaardencluster uit het profiel niet meer automatisch toegepast, maar als voorgestelde waarde getoond. Hoe Medewerker > Instroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Als een arbeidsvoorwaardencluster aan een profiel is toegevoegd en u past dit profiel toe via de wizard Aanmaken medewerker of via snelinvoer, dan wordt het arbeidsvoorwaardencluster als voorgestelde waarde getoond. U kunt het betreffende arbeidsvoorwaardencluster daadwerkelijk toepassen, door op de knop Arbeidsvoorwaardencluster toepassen te klikken.  Uw actie Er is geen actie nodig. Trede-ophoging op basis van dienstjaren Waarom Voor bepaalde sectoren is het loongebouw opgebouwd uit loonschalen en bijbehorende tredes op basis van dienstjaren nadat eerst schaaltredes op basis van leeftijd zijn toegepast. Daarom is het nu mogelijk gemaakt de schaaltredes automatisch te laten verhogen op basis van dienstjaren. Hierbij kunt u er voor kiezen het peilmoment op basis van de datum in dienst te laten plaatsvinden aan het begin of aan het eind van de periode.  Hoe Instellingingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Salaris (Salarisschaal)  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Salaris (Variabel Bruto) Gebruikt u de arbeidsvoorwaardenvarianten Salaris - Salarisschaal en/of Salaris - variabel bruto, dan kunt u vanaf deze release de trede automatisch laten ophogen bij het bereiken van een nieuw dienstjaar. Het ophogen van de trede vindt plaats: of in de periode van indienst organisatie als de medewerker een extra dienstjaar heeft bereikt of in de periode van indienst als de medewerker een extra dienstjaar heeft bereikt en de Datum indienst organisatie niet is ingevuld. of in de periode van verjaring als de medewerker voor het bereiken van de ingestelde leeftijd vanaf in dienst is gekomen en inmiddels die leeftijd heeft bereikt. voor alle gevallen geldt: er moet een volgende trede aanwezig zijn in de referentietabel Salarisschalen voor de schaal, categorie en periodiciteit. als een afwijkend salaris (of afwijkend salaris uurloon) is ingevoerd, vindt er geen trede-ophoging plaats. Deze wijziging is actief per 1-1-2019. Meer informatie vindt u in de online help. Uw actie De standaardinstelling voor deze functionaliteit is dat deze niet wordt uitgevoerd; Als u de schaaltrede op basis van leeftijd of anciënniteit wilt (laten) toepassen, legt u dit vast in de arbeidsvoorwaarde op bedrijfsniveau. Hier geeft u ook het peilmoment op.  Veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig van scherm verwijderd Waarom Het veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig wordt niet meer doorgegeven naar de Loonaangifte en heeft ook geen invloed op het berekenen van de loonheffing. Omdat dit veld geen functie meer heeft, is het uit de programmatuur verwijderd.  Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Het veld Correctie overige heffingskortingen eenmalig hebben we van het scherm Loonheffingen verwijderd per 01-01-2019. Uw actie Als u dit veld (technisch nummer is 10513926) in een Self Service-formulier gebruikt, moet u het ook hier verwijderen. PAWW in grondslag variabele pensioenen Waarom Sinds 2018 kunt u in Payroll Business de PAWW-premie laten berekenen. Klanten hebben de wens geuit dat de inhouding van de PAWW de grondslag van variabele pensioenen moet verlagen. De inhouding van de PAWW-premie werd tot nu toe alleen meegenomen bij het berekenen van de variabele pensioenen WIA hiaat en WIA hiaat extra. Vanaf deze release gaat dit ook gelden voor de overige acht variabele pensioenen. Hoe Instellingen > Berekening > Stichting PAWW Aan het scherm Stichting PAWW is is vanaf 01-01-2019 het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen toegevoegd. Hiermee kunt u vastleggen (Ja/Nee) of de PAWW wel of niet moet worden meegenomen voor de grondslag van variabele pensioenen. Als standaardwaarde is hier op het niveau Nederland de waarde Nee ingevuld. Let op: in release 2019-07 hebben wij alvast dit veld aan het scherm Stichting PAWW toegevoegd. Het aanpassen van de rekenregels gaan we in een volgende release opleveren. Uw actie Als u wilt dat de inhouding van de PAWW de grondslag van variabele pensioenen verlaagt dan kun u bij het nieuwe veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen kiezen voor Ja. De vroegst mogelijke ingangsdatum hiervoor is 01-01-2019.  Let op: als u nu al zowel de premie WIA hiaat of WIA hiaat extra als de premie PAWW laat berekenen en u wilt deze berekening ongewijzigd houden, dan  moet u bij het veld Bruto inhouding PAWW in grondslag variabel pensioen de waarde Ja invullen.  met ingang van 01-01-2019. Dit houdt in dat voor eventuele andere pensioenberekeningen de grondslag ook wordt verlaagd met de inhouding PAWW, zodra de rekenregels hiervoor zijn aangepast.  Journalisering - nieuw Exportrubriek kopiëren Waarom Bij het aanmaken van een exportregel komt het vaak voor dat bepaalde exportrubrieken vrijwel dezelfde inrichting hebben. Daarom is het vanaf deze release mogelijk een bestaande exportrubriek te kopiëren. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Exportrubriek In het ingangsscherm met de lijst van exportrubrieken van een bepaalde exportregel is aan het einde van de regel het icoon Kopiëren toegevoegd. Als u hierop klikt, opent u een scherm met de gegevens van de betreffende exportrubriek. In het veld Omschrijving rubriek is aan de oorspronkelijke omschrijving van de gekopieerde rubriek de tekst (copy) toegevoegd. Deze omschrijving kunt u zo nodig wijzigen. De andere gegevens in de beide tabbladen zijn overgenomen van de gekopieerde rubriek en kunt u waar nodig aanpassen. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Pensioenfonds PGB meldt verschil tussen contracturen en verloonde uren periode (change 1526663) Waarom Voor het pensioenfonds PGB werden de contracturen per week zonder decimalen doorgegeven in het UPA-bestand. Dit was echter niet correct en werd door het betreffende pensioenfonds gemeld.  Hoe Met ingang 1-1-2019 worden nu de werkelijke contracturen per week inclusief decimalen vastgelegd in het payrollelement Contracturen per week (UPA) en doorgegeven in het UPA-bestand. Uw actie Er is geen actie nodig. Uren Pensioenfonds landbouw bij 80-85-100 regeling niet correct (change 1114287) Waarom Bij gebruik van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, werden de premies voor het pensioenfonds landbouw (BPL) niet omgerekend naar rato van het percentage dat was ingevuld was voor de pensioenopbouw. Hierdoor werder er onjuiste uren doorgegeven via de pensioen interface. Hoe Dit is opgelost. Voor medewerkers die deelnemen aan het Generatiepact, moet in de pensioenregeling het veld Generatiepact - Benoemd / eigen op Ja staan, zodat de juiste uren worden bepaald waarmee Payroll Business dan rekent.   Uw actie Controleer (bij de medewerker) de waarde die is ingevuld in het veld Generatiepact - Benoemd of eigen. Is hier Ja ingevuld, dan hoeft u verder niets aan te passen. Vakantietoeslag op basis afloopdatum contract niet goed berekend (change 1540083) Waarom Het is mogelijk om de vakantietoeslag te laten uitbetalen tot de afloopdatum van het contact. Dit kan alleen als de afloopperiode vakantietoeslag later is dan de betaalperiode. Het uitbetalen van de vakantietoeslag ging niet goed: Als de afloopdatum in dezelfde periode viel als de betaalperiode. Er werd dan ten onrechte te veel vakantietoeslag bepaald. Als de afloopdatum in een eerdere periode viel, kwam het soms voor dat er over de betreffende periode geen reservering plaatsvond. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Vakantietoeslag De programmatuur is met ingang van 1-1-2019 aangepast, zodat het uitbetalen op basis van de afloopdatum van het contract correct verloopt. Let op: als de correctieperiode, die is vastgelegd in het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag, ligt vóór de eindperiode van de reserveringsperiode of dit veld is gevuld met de waarde 99, dan kan het voorkomen dat er voor de vakantietoeslag meerdere verrekeningen en uitbetalingen plaatsvinden. Uw actie Er is geen actie nodig. Onvolledige bronwaarde eindejaarsuitkering Flex Benefits (change 1074316) Melding  Het opbouwen van de eindejaarsuitkering vindt plaats van januari t/m december en het uitbetalen vindt plaats in november. Payroll Business leverde voor de bronwaarde in Flex Benefits in november echter alleen de reservering t/m november aan, waardoor er een onvolledige bronwaarde werd getoond.   Oplossing  Dit is opgelost. De bronwaarde in november toont vanaf deze release de volledige opbouw.  Uw actie Er is geen actie nodig. Negatief netto alleen verrekenen bij berekend netto resultaat (change 1401349) Melding  In het scherm Overboekingen SEPA kunt u via het veld Netto negatief resultaat automatisch boeken aangeven of het berekende negatieve netto resultaat van een vorige periode automatisch moet worden ingehouden in de huidige periode. Tot nu toe werd een negatief netto altijd ingehouden, ongeacht of er in de huidige periode een berekening van andere looncomponenten had plaatsgevonden. Hierdoor kwam het soms voor dat de inhouding van het negatieve netto in de huidige periode plaatsvond, terwijl er geen andere looncomponenten waren berekend, wat dan weer hetzelfde negatieve netto resultaat gaf.   Oplossing Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA Vanaf deze release is de regeling per 01-07-2019 aangepast en wordt het negatieve netto van de vorige periode alleen in de huidige periode ingehouden als er in de huidige periode een ander netto resultaat is. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma gaf geen resultaat (change 1325860) Melding  Als bij een medewerker de arbeidsvoorwaarde Salaris - variabel bruto  werd gewijzigd naar Salaris - Salarisschaal werd er geen proformaresultaat berekend. Dit kwam doordat het veld Trede was leeggemaakt.  Oplossing Beheer > Salarisberekening > Proforma Wij hebben ervoor gezorgd dat voortaan altijd de originele waarde van het veld Trede behouden blijft. Daarnaast hebben we de kolom Meenemen van het Proforma-scherm verwijderd, omdat die het scherm onnodig complex maakte en geen extra functionaliteit toevoegde. Door in de kolom Rekenwaarde de waarde leeg te maken, wordt deze niet meegenomen. Daarnaast kunt u altijd naar de originele waarden terugkeren door het scherm te vernieuwen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo bij uitdiensttreding niet altijd correct afgerekend (change 1366271) Melding  Als een medewerker uit dienst ging, werd het verlofsaldo in de volgende situatie niet correct afgerekend.  De medewerker heeft de arbeidsvoorwaarde Salaris (variabel bruto).  Van de medewerker zijn verlofrechten overgeboekt van het oude jaar naar het nieuwe jaar.  De medewerker heeft in het nieuwe jaar geen verlofrechten opgebouwd..  Oplossing  Met ingang van 1-1-2019 is de programmatuur aangepast, waardoor het verlofsaldo in de hiervoor genoemde situatie voortaan wel correct wordt afgerekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Reisafstand automatisch bepalen nu ook mogelijk via profielen Payroll business en Payroll business Consultant Waarom Voor klanten die alleen een Payroll Business profiel hadden, was het niet mogelijk de functie gebruik voor het automatisch bepalen van de reisafstand te gebruiken. De inrichting hiervoor was alleen mogelijk via een HR Core profiel. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker Instellingen > Algemeen > Vestiging Instellingen > Berekening > Stuurgegevens reisafstandsbepaling Instellingen > Berekening > Reisafstand collectief bepalen Vanaf deze release is de programmatuur als volgt aangepast zodat het automatisch bepalen van de reisafstand ook beschikbaar is via de profielen Payroll Business en Payroll Business Consultant. Aan het scherm Medewerker is het veld Vestiging toegevoegd. Aan het menu Instellingen > Algemeen is het klant-/bedrijfsscherm Vestiging toegevoegd. Aan het menu Instellingen > Berekening zijn de klant-/bedrijfsschermen Stuurgegevens reisafstandsbepaling en Reisafstand collectief bepalen toegevoegd. Uw actie Als u de automatische reisafstandsbepaling wilt gaan gebruiken, kunt u nu de inrichting hiervoor vastleggen via de hiervoor genoemde schermen en het veld Vestiging. Meer informatie vindt u in de online help in de onderwerpen Stuurgegevens reisafstandsbepaling en Reisafstand collectief bepalen onder Schermen en velden > Instellingen > Berekening. Verkeerde weergave Extra Bank Account op loonstrook en Afrekenmatrix medewerker Waarom Vanaf de juni release is het  mogelijk om via een grondslag een netto bedrag automatisch te laten overmaken naar een aparte bankrekening. Deze nieuwe functionaliteit betaalde wel het juiste netto bedrag uit dat in het betaalbestand stond, maar op de salarisstrook en in de Afrekenmatrix medewerker werd niet het juiste bedrag weergegeven. Hoe Vanaf de juli release komen deze foutieve weergaves van het bedrag niet meer voor en zijn alle overzichten met elkaar in overeenstemming. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 6/28/2019

23-06-2021 Special  character caused a blocking in vacancy rubric "Residence" (Change 2771928) The user received a 500-eror in the vacancy rubric "Residence" containing the value(s) (special character). The user was una...

26-02-2021 Nieuwe controle van de grootte van bijlagen en extra informatie over bijlagen in Self Service-formulieren Alle HR-cores Voortaan zal het systeem bij het uploaden van een bijlage naar een formulier in Self Service, de bestandsgrootte van ...

  Mededelingen  Medewerkers met Datum in dienst in de toekomst vanuit Self Service teruggedraaid Waarom In voorbereiding op toekomstige functionaliteit om medewerkers met een Datum in dienst die in de toekomst ligt, ook in Self Service te kunnen muteren, werden deze geïmporteerd met een ingangsdatum die lag op de mutatiedatum van het aanmaken van de medewerker. Hierdoor was het mogelijk deze medewerkers met deze ingangsdatum al in Self Service te muteren voordat het dienstverband begon. Totdat de Datum in dienst bereikt was en de medewerker de bijbehorende status In dienst kreeg, werd de status uit dienst met een Datum uit dienst die gelijk was aan de mutatiedatum in Self Service doorgegeven aan andere partijen, gevoed door HR Core. Omdat dit in de praktijk veel problemen gaf, is de functionaliteit teruggedraaid,  Hoe Voor klanten waarbij dit problemen gaf, zijn de gegevens gecorrigeerd naar de oude manier van aanleveren en is er niet langer sprake van een dienstverbandstatus Uit dienst voordat de medewerker in dienst is gekomen. Medewerkers die worden ingevoerd in Self Service met een datum in de toekomst, worden weer op de oude manier geleverd aan HR Core. Opgeloste meldingen  Collectief verlof 2018 bij nieuwe medewerker niet afgeboekt (change 1174518)  Melding  Een medewerker kwam in november 2018 nieuw in dienst. De verwachting was dat op basis van zijn werkrooster de collectieve verlofdagen afgeboekt zouden worden. Dit is echter niet gebeurd.  De betreffende medewerker kwam op 19 november in dienst en op die dag is ook het Collectief verlof voor 2019 aangemaakt. Voor een andere medewerker met 15 oktober als Datum in dienst, ging het afboeken van de collectieve verlofdagen wel goed. De vrije collectieve dagen die vorig jaar zijn ingevoerd, staan niet meer in het systeem, waardoor ze ook niet meer zijn toegekend aan medewerkers die in dienst kwamen. Oplossing  De medewerker is in dienst gekomen nadat het collectief verlof voor 2019 is aangemaakt. De collectieve verlofdagen voor 2018 zijn daardoor naar de historie verplaatst. Dit proces voor het opschonen van oude definities voor Collectief verlof is aangepast. Hierdoor worden collectieve verlofdagen niet meer na een jaar naar de historie verplaatst.  Uw actie Er is geen actie nodig. Historie organisatiestructuur niet beschikbaar (change 1298321)  Melding Bij het openen van de Organisatiestructuur op een specifieke datum in het verleden, verscheen er een onverwachte foutmelding: OE met code 60001358 verwijst per 3-10-2017 naar bovenliggende OE met code 60001352. De betreffende bovenliggende Organisatie Eenheid (OE) was echter pas geldig vanaf 8-11-2018, waardoor er werd verwezen naar een niet bestaande OE. Oplossing De datumgegevens  van de organisatie eenheden is gecorrigeerd, waardoor de verwijzing naar de bovenliggende Organisatie Eenheid dezelfde ingangsdatum heeft, als de bovenliggende Organisatie Eenheid.  Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo niet altijd bijgewerkt (change 1234723) Melding Voor medewerkers die alleen op 31 december 2018 wettelijk en/of bovenwettelijk verlof hadden vastgelegd, werd het verlofsaldo niet automatisch bijgewerkt.  Oplossing Alleen bij het opnemen van verlof op 31 december, werd het verlofsaldo niet automatisch bijgewerkt. Na een andere opname of herberekening stond het saldo weer correct. De programmatuur is aangepast, zodat voortaan bij een verlofopname op alleen 31 december van het jaar, het saldo direct correct wordt bijgewerkt.  Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/18/2019

Mededelingen  Naam veld Soort contract wijzigt binnenkort in Contract onbepaalde/bepaalde tijd Waarom  In het scherm Arbeidscontract kunt bij Soort contract aangeven of er sprake is van een contract voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, of dat dit niet van toepassing is. In de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen heet deze rubriek Code contract onbepaalde/bepaalde tijd.  Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidscontract Vanaf release 2019-07 is de naam van het veld aangepast aan de specificaties van de Belastingdienst: Contract onbepaalde/bepaalde tijd. Dit heeft geen invloed op de berekening of manier van vastleggen. Uw actie  Pas zo nodig uw werkinstructies tijdig aan. Gebruikerservaring verbeterd Waarom  We werken hard aan het verbeteren van de gebruikerservaring van HR Core Business en Payroll Business, waaronder het verbeteren van de look en feel. Door het aanbrengen van subtiele wijzigingen streven wij naar een nieuwe, frisse look. Het resultaat van deze verbeteringen verwachten we deze zomer uit te leveren. Hoe  Zo komt de functie Zoek in het menu meer prominent bovenaan het menu te staan en hebben ook onze iconen een update gekregen. Daarnaast brengen wij nieuwe nuances aan in de kleurstelling binnen de schermen, waardoor de eindgebruiker die langere tijd achter elkaar in de applicatie werkt, een prettiger beeldschermcontrast ervaart. Uw actie  Er is geen actie nodig. Beëindigde gegevenselementen verwijderen uit Self Service-formulieren Waarom  Door gewijzigde wet- en regelgeving zijn bepaalde gegevenselementen niet langer relevant in Payroll Business. Bij het ingaan van de nieuwe wet- en regelgeving worden dergelijke gegevenselementen inactief gemaakt of uit de schermen verwijderd. Vanaf deze release hebben wij de betreffende gegevenselementen beëindigd, waardoor u ze nergens meer in Payroll Business kunt gebruiken; dit geldt ook voor Self Service-formulieren. Hoe  Met ingang van 1 januari 2019 hebben wij de inactieve gegevenselementen beëindigd. In de tabel hieronder, ziet u om welke gegevenselementen het gaat.  Gegevenselement Nummer Gegevenselement Gegevenselement Nummer Gegevenselement Opslaan als 8092 Premievrijst.oudere wn. (Overg.reg.2009) toepassen 10309752 Opslaan als 8093 WAO premie basis vrijstelling 10310166 Salarisstroken en jaaropgaven FINBOX 8117 WAO basis grondslag vrijstelling 10310167 Aanvullende ouderenkorting 10000597 Ontslag uitkering eenm. 10310173 WAO/WIA perc vrijstelling ouderen 10001138 Blokkeren premiekorting bij 65 jaar 10310440 WAO/WIA premievrijst. ouderen berekenen 10201688 Indicatie premiekorting arbeidsgehandicapten 10311836 Ontslag uitkering 10202695 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. oudere wn 10311837 Ontslag uitkering eenm 10202697 Ontslagvergoed Adam 10312045 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verg ) 10300139 Ontslagvergoed april 2009 10312047 Bezwaarlijk individualiseerbaar loon ( GTT verstr) 10300140 Ontslagvergoeding 10312049 Personeelsfeest ( ET verg ) 10300141 Korting p/j indienst nemen arbeidsgehandicapte wn 10313954 Personeelsfeest ( ET verstr ) 10300142 Korting p/j arbeidsgeh wn doelgroep banenafspraak 10313955 Personeelsreis ( ET verg ) 10300143 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag excl ophoging 10314260 Personeelsreis ( ET verstr ) 10300144 Cum arbeidsgehandicaptenkorting laag incl ophoging 10314261 Loon bestemmingskarakter ( ET verg ) 10300145 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog excl ophoging 10314262 Loon bestemmingskarakter ( ET verstr ) 10300146 Cum arbeidsgehandicaptenkorting hoog incl ophoging 10314263 Geschenken in natura ( VT verstr ) 10300147 Cumulatief toetsloon arbeidsgehandicaptenkorting 10314265 Bovenmatige kostenverg vast ( GTT ) 10300149 Cumulatief toegepaste arbeidsgehandicaptenkorting 10314266 Bovenmatige kostenverstr periode  GTT ) 10300150 Toepassen tijdelijke heffingskorting 10512680 Bovenmatige kostenverg periode ( GTT ) 10300151 Indicatie premiekorting nwe arb.verh. jongere wn 10514925 Bovenmatige kostenverstr vast ( GTT ) 10300152 Korting p/j jongere werkn die in dienst komen 10514926 Ontslag uitkering eenm 10304318 Premiekorting nieuwe arb.verh. jongere einddatum 10514927 Ontslag uitkering onbelast 10304320 Transitievergoeding 10516459 Ontslag uitkering eenm. (premiepl.) 10306687 Soort premiekorting arbeidsgehandicapten 10516907 Ontslag uitkering éénmalig 10308948 Korting p/j arbeidsgehandicapte wn herplaatst 10519134 Korting p/j werkn 50 jr/ouder die in dienst komen 10309068 Indicatie premiekort arb gehandicapte wn 10519135 Korting p/j werkn 62 jr/ouder 10309071 Indicatie premiekort doelgroep banenafspraak 10519136 Percentage tbv bep. normloon ouderen bij stukloon 10309072 Indicatie premiekort herplaatsen arb gehandic wn 10519137 Uw actie  Controleer of de beëindigde gegevenselementen gebruikt worden in uw Self Service-formulieren. Als u beëindigde gegevenselementen in deze formulieren gebruikt, moet u ze hieruit verwijderen. Dit om te voorkomen dat u foutmeldingen krijgt bij het uploaden van de gegevens van deze formulieren.   Gewijzigd en verbeterd  Uitbetaling netto looncomponenten naar specifieke rekening medewerker Waarom Het was nog niet mogelijk om voor looncomponenten de netto waarde te laten overboeken naar een aparte bankrekening van een medewerker. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Medewerker > Medewerker(s) > Overboekingen SEPA Via de grondslag Looncomponenten specifieke rekening kunt u op klant- of bedrijfsniveau de looncomponenten vastleggen, waarvan de medewerker het netto resultaat kan laten storten naar een aparte bankrekening.Bij de medewerker legt u vervolgens in het scherm Overboekingen SEPA bij een rekeningsoort vast dat er sprake is van een specifieke rekening door te kiezen voor de waarde Looncomponent specifieke rekening. Het netto bedrag van de geselecteerde looncomponenten in de grondslag worden dan voor de medewerker naar de specifieke rekening gestort. Dit is zichtbaar op de salarisspecificatie en in de betalingsoverzichten. Uw actie Als u medewerkers de keuze wilt geven om voor bepaalde looncomponenten het netto bedrag te laten uitbetalen naar een specifieke rekening, moet u dit inrichten zoals hierboven is beschreven. Onbetaald verlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof Waarom Vanaf release 2019-05 is het mogelijk om in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) ervoor te kiezen Ouderschapsverlof vast te leggen met een vaste waarde die geldig is totdat u deze waarde weer wijzigt. Hierdoor is het niet meer nodig het ouderschapsverlof iedere periode vast te leggen, zie Release notes Payroll Business 2019-05, onderwerp Ouderschapsverlof met geldigheid vast in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof . Het is wenselijk om dit ook te realiseren voor het Onbetaald verlof dat u vastlegt in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), zodat u ook Onbetaald verlof niet meer iedere periode opnieuw hoeft vast te leggen. Daarom is het nu mogelijk om In  de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing), nu ook Onbetaald verlof vast te leggen met een vast percentage of vast aantal uren. U moet er wel zelf rekening mee houden dat het juiste aantal verloonde uren per maand wordt berekend.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden> Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het medewerkerscherm Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) zijn de volgende velden toegevoegd: Onbetaald verlof percentage vast Hier kunt u het percentage opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het percentage weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Onbetaald verlof uren vast Hier kunt u het aantal uren opgeven dat geldt voor de duur van het onbetaald verlof. U moet zelf het aantal uren weer op nul stellen, zodra het onbetaald verlof is beëindigd. Door het percentage of de uren vast te leggen via deze velden, past Payroll Business iedere periode het percentage of de uren toe, totdat u dit op nul stelt. U hoeft dan niet iedere periode het percentage of de uren onbetaald verlof voor de medewerker in te vullen. De ingevulde waarden blijven van toepassing totdat u deze wijzigt. Denk er hierbij aan voor de juiste aangifte van de verloonde uren aan de Belastingdienst, de vermelde uren en het percentage in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) te controleren, omdat de verloonde uren per periode kunnen verschillen.  Wilt u onbetaald verlof voor één periode vastleggen, gebruik dan de velden Onbetaald verlof percentage periode of Onbetaald verlof uren periode. Hiermee legt u vast dat u het onbetaald verlof eenmalig wilt toepassen.  Let op Denk er aan dat als u de uren invult, u ook het percentage opgeeft, zodat de uren voor de loonaangifte op de juiste manier gekort worden. Uw actie Wilt u Onbetaald verlof vastleggen als vaste waarde, geeft dit dan op in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in de velden Onbetaald verlof  percentage vast en de Onbetaald verlof uren Vast. Let op: vult u daarnaast ook een waarde in bij de velden Onbetaald verlof percentage/uren periode, dan zijn deze waarden van toepassing voor de betreffende periode.  Uitbreiding looncomponenten werkgeverslasten Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om het aantal looncomponenten met alleen een werkgeverslast uit te breiden, om het mogelijk te maken declaratieflows voor zakelijke uitgaves te ondersteunen.  Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de huidige 20 beschikbare vergoedingen met alleen een werkgeverslast zijn er 10 toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, kunt u nu uit 30 beschikbare vergoedingen met alleen werkgeverslast kiezen.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Vrije looncomponent tegen bijzonder tarief Waarom Vanuit het Raet Ideeënportaal is de wens afkomstig om een vrije looncomponent tegen bijzonder tarief te hebben. Deze kunt u dan gebruiken als additionele vergoedingen, zoals een bonus, tegen bijzonder tarief belast moeten worden. Hoe Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen (Vast/Periode) Aan de vrije looncomponenten zijn tien vergoedingen tegen bijzonder tarief toegevoegd. Bij het selecteren van een vrije looncomponent, ziet u nu tien looncomponenten voor Vaste vergoeding Bijzonder tarief met het rekeneigenschappencluster Eenmalige bruto vergoeding (belasting- en premieplichtig). Uw actie Er is geen actie nodig. Reiskosten werkkostenregeling uitgesplitst Waarom Het was alleen mogelijk om de werkkostenregeling toe te passen voor alle reiskosten tegelijk, dus voor woon-werk en declaraties. Hiervoor was in het scherm Reiskosten één veld Werkkosten toepassen beschikbaar. Het is echter wenselijk om per reiskostensoort een keuze te kunnen maken. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Reiskosten Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Reiskosten Vanaf deze release is het mogelijk om per 1-1-2019 de werkkosten voor de reiskosten woon-werk en de declaraties apart vast te leggen. Dit kan zowel in het bedrijfs- en het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Hiervoor is in de schermen het volgende gewijzigd. De naam van het veld Werkkosten toepassen is gewijzigd in Werkkosten toepassen (Vaste reiskosten W-W). U kunt dit veld nu gebruiken om vast te leggen of u voor de reiskosten woon-werk de werkkosten wel of niet wilt toepassen. Aan de schermen voor reiskosten zijn de volgende velden toegevoegd, waarin u kunt vastleggen of u voor declaraties van reiskosten de werkkosten wel of niet wilt toepassen: Werkkosten toepassen vergoeding per km (1 t/m 10) Werkkosten toepassen OV vergoeding declaratie Werkkosten toepassen verg. per decl aanv. bel. (1 t/m 2) Uw actie Als u de werkkosten per reiskostensoort wilt inrichten, moet u dit vastleggen in de hierboven genoemde velden. Waar in het oude veld Werkkosten toepassen de waarde Ja was vastgelegd, hebben wij er via een conversie voor gezorgd dat de overige velden ook op Ja gezet zijn. Daarnaast zijn de nieuwe gegevens standaard in de rapportages van de soorten werkkosten opgenomen. Wij adviseren u deze te controleren en zo nodig aan te passen via de betreffende grondslagen. Boekingsdefinitie - selecteren van looncomponenten Waarom Bij het selecteren van looncomponenten voor een boekingsdefinitie was het alleen mogelijk te kiezen voor daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Vooral bij de eerste inrichting van van de journalisering is dat niet gewenst. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Aan het tabblad Looncomponenten is de optie Alle elementen toegevoegd. Als u deze optie aanvinkt, kunt u selecteren uit alle mogelijke looncomponenten in plaats van alleen uit de daadwerkelijk toegepaste looncomponenten. Uw actie Er is geen actie nodig. Boekingsgroep - kopiëren Boekingsdefinitie en Boekingsregels Waarom Bij het aanmaken van boekingsdefinities en boekingsregels hebben de verschillende boekingsdefinities en boekingsregels vaak een vrijwel identieke inrichting. Het was echter nog niet mogelijk een bestaande boekingsdefinitie of boekingsregel te kopiëren. Hoe Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie Beheer > Boekingsgroep > Boekingsregels In het ingangsscherm met de lijst van boekingsdefinities en boekingsregels staat nu aan het einde van de regel ook een icoon waarmee u de betreffende definitie of regel kunt kopiëren. Klikt u op het icoon Kopiëren, dan opent het scherm met de gegevens van de betreffende boekingsdefinitie / boekingsregel. In het veld bovenin het scherm is u de naam van de nieuwe definitie of regel ingevuld. Dit is naam de gekopieerde definitie of regel met de toevoeging (copy). Deze naam kunt u zo nodig wijzigen. De andere gegevens in de diverse tabbladen zijn overgenomen van het origineel. U kunt deze gegevens aanpassen, met uitzondering van de Soort boekingsdefinitie. Uw actie Er is geen actie nodig. Automatische journalisering – selectie per overzichtdefinitie mogelijk Waarom Bij het toepassen van automatische journalisering was het alleen mogelijk alle overzichtdefinties met het Bestandsformaat pdf te laten genereren of geen enkele overzichtdefinitie. Hoe Beheer > Uitvoerdefinitie > Overzichtdefinitie Let op: hiervoor moet u aanloggen met een Journaleringsgebruikersgroep. Aan het tabblad Details is de optie Automatisch journaliseren toegevoegd. Plaats hier een vinkje, als u wilt dat deze overzichtdefinitie gebruikt wordt bij automatisch journaliseren. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd bij deze optie initieel aangevinkt voor alle overzichtdefinities waar bij Bestandsformaat voor pdf is gekozen.  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces  > Automatische journalisering Hiervoor kunt u aanloggen met een normale Payroll Business-gebruikersgroep. In dit scherm is het oude veld Overzicht(en) journaalposten vervangen door het veld Aanmaken overzicht(en) journaalposten. U kunt kiezen uit Ja of Nee, of u kunt dit veld leeg laten om op te schakelen naar een waarde op hoger niveau. Om de werking hetzelfde te houden als voorheen, hebben wij ervoor gezorgd dat in het nieuwe veld initieel de waarde Ja is ingevuld, als in het oude veld was gekozen voor Automatisch aanmaken (PDF-formaat). Let op: er is geconstateerd dat het uitzetten van de optie geen effect heeft. De overzichten waarvoor is aangegeven dat ze moeten worden gegenereerd bij automatische journalisering, worden altijd aangemaakt. Dit was voorheen ook het geval als u bij het oude veld Overzicht(en) journaalposten voor Geen had gekozen. Dit gaan we een volgende release oplossen, zodat er geen overzichten worden gemaakt als bij Aanmaken overzicht(en) journaalposten voor Nee is gekozen. Uw actie Er is geen actie nodig. Auto van de zaak - nieuwe velden Datum 1e toelating en Datum overname auto Waarom  Als de datum 1e toelating van een auto afwijkt van de datum 1e tenaamstelling, kunt u dit vanaf deze release apart vastleggen in het nieuwe veld Datum 1e toelating auto. Payroll Business gebruikt deze datum voor het bepalen van de duur dat een reductietarief toegepast mag worden voor auto's met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017. Is er geen datum 1e toelating ingevuld, dan bepaalt Payroll Business deze duur op basis van de datum 1e tenaamstelling auto, zoals u reeds gewend bent. Voortaan kunt u ook de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld. Dit veld is puur registratief en heeft geen invloed op de duur van het reductietarief.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Aan het medewerkerscherm Auto van de zaak zijn vanaf deze release de volgende velden toegevoegd: 1e datum toelating auto Hier kunt u de datum 1e toelating auto invullen, als deze afwijkt van de datum 1e tenaamstelling auto. Datum overname auto Hier kunt u eventueel de datum invullen waarop de auto van eigenaar is gewisseld, dit veld is uitsluitend bedoeld voor registratiedoeleinden.  Let op Voor de velden 1e datum toelating auto en 1e datum tenaamst auto geldt het volgende: Als voor een auto vanaf 1 januari 2017 beide datums zijn ingevuld en de 1e datum tenaamst auto wijkt af van de 1e datum toelating auto, dan wordt het bijtellingspercentage bepaald op basis van de 1e datum toelating auto.  Als u de 1e datum toelating auto én de 1e datum tenaamst auto niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Hierbij wordt geen rekening gehouden met 60 maanden looptijd.  Als u één van deze datums vastlegt, leidt Payroll Business het bijtellingspercentage -reductietarief of standaardtarief-  af van de categorie en deze datum. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot) in de grondslag vindt dan plaats. Uw actie U kunt de 1e datum toelating auto vastleggen, als deze afwijkt van de 1e datum tenaamst auto. Als u de (afwijkende) datum 1e datum toelating auto heeft ingevuld in het veld 1e datum tenaamst auto, dan kunt u ervoor kiezen om deze datum voortaan vast te leggen in de het veld Datum 1e toelating auto. De berekening van de duur van de kortingsperiode vindt dan plaats op basis van de datum 1e toelating auto. Wilt u dat de berekening van de duur van de kortingsperiode blijft plaatsvinden op basis van de datum die is ingevuld bij het veld 1e datum tenaamst auto, laat dan het veld 1e datum toelating auto leeg. Wilt u voor u zelf de datum vastleggen waarop een auto van eigenaar is gewisseld, dan kunt u dit nu doen in het veld Datum overname auto. Het vastleggen van deze datum is alleen voor registratieve doeleinden en leidt niet tot een automatische berekening.  Arbeidsvoorwaardenclusters en risicogroep in profielgroepen Waarom Het was nog niet mogelijk om arbeidsvoorwaardenclusters of risicogroepen toe te voegen aan profielen waarmee u een profielgroep samenstelt. Het toepassen van deze gegevens in een profiel is wel wenselijk, omdat u deze gegevens moet invullen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker en deze gegevens meestal standaard waarden bevatten. Het kunnen opnemen van deze gegevens in profielen en dus in profielgroepen reduceert het handmatig vastleggen ervan en daarmee ook de foutgevoeligheid.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Aan de lijst met gegevenselementen van een profiel zijn de volgende elementen toegevoegd: Code element Naam element Soort element 101 Arbeidsvoorwaardencluster Normaal 297 Risicogroep Normaal 193 Bedrijf CAO Normaal Let op: als u voor het arbeidsvoorwaardencluster de bijbehorende waarde vastlegt, ziet u de naam van het arbeidsvoorwaardencluster en het bedrijf waarbinnen het gebruikt wordt. Kiest u een arbeidsvoorwaardencluster dat niet binnen het gebruikte bedrijf is gedefinieerd en u past het profiel toe, dan wordt dit arbeidsvoorwaardencluster niet ingevuld bij de medewerker.  U kunt een maximum van 10 profielen toepassen binnen een profielgroep.  Uw actie Omdat profielgroepen zijn vastgelegd op klantniveau en arbeidsvoorwaardenclusters, risicogroepen en bedrijf CAO worden ingericht op bedrijfsniveau, adviseren wij u aan de naam van het profiel waarin u een van deze elementen opneemt, de naam van het bedrijf toe te voegen waarvoor het arbeidsvoorwaardencluster geldt. Hierdoor borgt u dat het gehele profiel met het arbeidsvoorwaardencluster, risicogroep of de bedrijf CAO binnen het juiste bedrijf wordt toegepast.  Opgeloste meldingen Proforma, berekening Loonheffing (change 1310072) Beheer > Salarisberekening > Proforma Als u via Proforma en een bruto-netto berekening uitvoerde met de looncomponent Levensloop eenmalig, dan was de berekening van de Loonheffing niet altijd juist.. Oplossing  Dit is opgelost, zodat vanaf deze release bij de looncomponent Levensloop eenmalig een juist bedrag aan Loonheffing wordt berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Adresgegevens Medewerker mailmerge velden (change 1332353) Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker In het scherm Adresgegevens Medewerker staan linksonder enkele afgeleide velden die u niet zelf kunt muteren, maar die het systeem bepaalt op basis van de gegevens die u vastlegt bij de adresgegevens. Voor de volgende velden was de lengte te kort, waardoor de inhoud soms niet correct was en zelfs niet meer aangepast kon worden. Straat / Huisnummer (mailmerge) Postcode / Woonplaats (mailmerge) Oplossing De lengte van de velden Straat / Huisnummer (mailmerge) en Postcode / Woonplaats (mailmerge) is nu aangepast naar 100 posities. Let op: het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) wordt samengesteld uit de Straat+Huisnummer+Huisnummertoevoeging+Locatieomschrijving van het postadres of medewerkeradres. Omdat deze velden gezamenlijk maximaal uit 102 posities kunnen bestaan, kan dit betekenen dat in het veld Straat / Huisnummer (mailmerge) de twee laatste karakters van de Locatieomschrijving niet worden opgeslagen. Uw actie Als voor een medewerker de genoemde mailmerge velden niet correct zijn vastgelegd, kunt u dit nu corrigeren. U doet dit door een van de adresvelden van het postadres of medewerkeradres te wijzigen. Wijzig bijvoorbeeld iets in het Huisnummer (Postadres) of de Postcode (postadres). Sla deze wijziging(en) op, muteer vervolgens weer terug naar de juiste waarde en sla dit weer op. De waarde in het afgeleide veld wordt dan correct weergegeven als u na korte tijd de gegevens opnieuw ophaalt. Geen PAWW-premie bij sommige medewerkers (change 1302727) Waarom Als in het scherm Loonheffingen bij het veld Studenten / Scholierenregeling de waarde Ja was ingevuld, werd er voor de betreffende medewerkers geen PAWW-premie berekend. Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Payroll Business berekent ook PAWW-premie voor medewerkers bij wie Studenten / Scholierenregeling  op Ja staat.  Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW-premie ten onrechte berekend over spaarbedrag levensloop (change 1303458) Waarom Er werd PAWW-premie berekend over het spaarbedrag levensloop. Omdat dit ingehouden spaarbedrag deel uit maakt van kolom 7 (Aftrekposten) en niet van kolom 3 (Loon in geld) van de loonstaat was dit bedrag onterecht opgenomen in de berekening van de PAWW-premie. Hoe Dit is vanaf deze release opgelost met ingang van 1-1-2019. Er wordt geen PAWW-premie meer berekend over het spaarbedrag levensloop. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaats van de PAWW-premie. PAWW-premie ten onrechte niet berekend over opname levensloop (change 1310054) Waarom De PAWW-premie werd niet berekend over de levensloopopname. Omdat de levensloopopname onderdeel is van kolom 3 van de loonstaat, moet er wel premieberekening PAWW plaatsvinden. Hoe In deze release is dit met ingang van 1-1-2019 opgelost en vindt er wel premieberekening voor de PAWW plaats over de levensloopopname. Uw actie Er is geen actie nodig. Als dit van toepassing is, vindt er een correctie plaat van de PAWW-premie. Medewerkeridentificatie loonaangifte niet meer te achterhalen (change 1389974) Waarom Bij het  terugkoppelen van fouten, vermeldt de Belastingdienst via een technisch nummer welke medewerkers het betreft. In het zoekscherm van het rapport Controleoverzicht loonaangifte kon u voorheen dit nummer opzoeken. Sinds de vorige release was dit niet meer mogelijk. In de releasenotes van mei is dit toegelicht in het onderwerp Personeelsnummer en nummer inkomstenverhouding in de loonaangifte. Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte Aan het Controleoverzicht loonaangifte is de kolom Werknemer-ID toegevoegd.  Uw actie Als u het technische nummer wilt achterhalen dat de Belastingdienst vermeldt, bij het terugkoppelen van fouten in de loonaangifte van een medewerker, vraag dan het Controleoverzicht loonaangifte op van de betreffende periode. In het excel- of pdf-bestand kunt u vervolgens zoeken naar het betreffende nummer (ctrl+F) en ziet u om welke medewerker het gaat.  Controleoverzicht loonaangifte - Afdrachtvermindering en Eindheffing gebruik bestelauto (change 1155034) Waarom In het Controleoverzicht loonaangifte was bij Details de kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk opgenomen als laatste kolom. Omdat het bedrag voor deze afdrachtvermindering  geen medewerkergegeven is, maar een collectief gegeven was de waarde altijd 0,00. Daarom is het niet zinvol deze kolom te handhaven. Als u de loonaangifte automatisch wilt verzenden, kunt u het bedrag Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk vastleggen op bedrijfsniveau. Dit geldt overigens ook voor het bedrag Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.  Beide bedragen waren echter in het Controleoverzicht loonaangifte niet opgenomen in het Overzicht met elementen (1e blad pdf / 1e tabblad excel). Oplossing Rapporten > Controle >  Controleoverzicht loonaangifte In het Controleoverzicht loonaangifte is bij Details is de laatste kolom Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk verwijderd. Aan het Overzicht (1e blad pdf / 1e tabblad excel) met elementen zijn per bedrijf de volgende bedragen toegevoegd: Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto Als u bij Selecteren collectieve aangiftegegevens kiest voor Ja in het scherm Interfaces - Loonaangifte, worden beide bedragen voortaan opgenomen in het Controleoverzicht Loonaangifte, ze worden in dat geval namelijk ook doorgegeven aan de loonaangifte. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 5/24/2019

29-10-2020 When start creating a new employee, the department and function table is empty (change 2323684) Self Service Education only When starting a new employee process, the department and function table is empty. This is solved now. The val...

Nieuw  Medewerker met datum in dienst in de toekomst in Self Service Waarom  Het is wenselijk dat gebruikers via Self Service mutaties kunnen invoeren voor medewerkers met een datum in dienst in de toekomst. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om medewerkers met een datum in dienst die in de toekomst ligt naar HR Core te sturen.   Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Stuurgegevens Self-service  Aan het scherm Stuurgegevens Self-service is het veld Toekomstige medewerker verzenden toegevoegd. Kies je hier Ja, dan worden medewerkers met een datum in de toekomst meegenomen in de export. De begindatum van de medewerkergegevens is dan de datum in dienst, waardoor mutaties pas ingaan vanaf de datum in dienst. Mutaties met een ingangsdatum die ligt vóór de datum in dienst, krijgen automatisch de datum in dienst als ingangsdatum. Een uitzondering hierop zijn mutaties voor ziekte en verlof. Als deze een eerdere ingangsdatum hebben, leidt dit tot uitval van de export uit Self Service naar HR Core.  Uw actie  Als het mogelijk moet zijn de gegevens van medewerkers met een datum in dienst in de toekomst te kunnen raadplegen of muteren in Self Service, zet dan het veld Toekomstige medewerker verzenden op Ja. Daarnaast moet je de functionaliteit Youforce gebruikers uitgebreid gebruiken, om toekomstige medewerkers ook naar het portaal te exporteren. Neem hiervoor contact op met de Service desk van  Visma | Raet, zodat zij deze koppeling met het portaal voor je kunnen inrichten.   Verlofsoort Aanvullend Geboorteverlof (WIEG) Waarom Met de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) is er behoefte aan de nieuwe verlofsoort aanvullend geboorteverlof. Daarom kun je vanaf deze release bij het toekennen van een nieuwe verlofsoort aan de verlofregeling, met ingang van 1 juli 2020 ook kiezen voor de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofregeling In het scherm Verlofregeling is onder Verlofsoorten aan de lijst bij Verlofsoort de optie Aanvullend geboorteverlof (WIEG) als verlofsoort toegevoegd. Klik in de verlofregeling bij Verlofsoorten rechts in het scherm op . Kies bij Verlofsoort voor Aanvullend geboorteverlof (WIEG). Verlof saldo vastleggen bij Extra individueel verlofrecht We adviseren je het verlofsaldo vast te leggen bij Extra individueel verlofrecht en niet binnen de verlofregeling onder Aanvullend geboorteverlof. Dit omdat het saldo afhangt van het gewenste aantal aansluitende weken dat een medewerker wil opnemen. Dat hoeft niet het maximum van 5 weken aansluitend te zijn. In release 2020-06 gaan we het automatisch aanmaken van het individueel verlofrecht voor Aanvullend geboorteverlof realiseren bij de registratie van het kind. Geen geldigheidsduur invullen De geldigheidsduur dien je niet in te vullen. Er vindt geen controle plaats op de geldigheidsduur van 6 maanden na de geboortedatum van het kind.   Aanvullend geboorteverlof koppelen aan Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Instellingen > Verlof > Verlof koppeling Payroll Aanvullend geboorteverlof kun je koppelen aan de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) in Payroll Business. Je kan dit doen door in het veld Verlofsoort te kiezen voor Aanvullend geboorteverlof en deze vervolgens te koppelen aan de payroll via het veld Verlofuren verrekening payroll en de selectie Aanvullend geboorteverlof (HRE) te maken.  Verlofrecht en expiratiedatum vastleggen Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht In het scherm Extra individueel verlofrecht kun je in het veld Verlofrecht het gewenste saldo van de medewerker vastleggen en bij Expiratiedatum de vervaldatum van 6 maanden na geboorte van het kind.  Uw actie Als je gebruik wil maken van Aanvullend geboorteverlof, leg dan de gegevens vast zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Knoppen in scherm Verlofaanvraag weer beschikbaar Waarom Met de nieuwe indeling van het scherm Verlofaanvraag waren de terugknop en de exportknop niet meer beschikbaar. Klanten hebben inmiddels aangegeven dat hier wel behoefte aan is.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag Als je een verlofaanvraag opent, zijn rechtsboven in het scherm de volgende knoppen beschikbaar: Een stap terug Uitgebreid zoeken Historie Toevoegen Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Verwijderen vast extra individueel verlofrecht (change 1901905) Medewerker > Verlof > Extra individueel verlofrecht Melding Als er een extra individueel verlofrecht was vastgelegd waarbij in het veld Type recht was gekozen voor Vast, was het niet meer mogelijk dit recht te verwijderen. Dit kwam omdat de knop Verwijderen onderin het scherm niet toegankelijk was.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf de mei release vast extra individueel verlofrecht weer kunt verwijderen. Uw actie Controleer zo nodig of er nog vast extra individueel verlofrecht is vastgelegd dat verwijderd moet worden.  Publishing Date : 4/24/2020

New Payslips and annual statements to File API interface added to Manual start of automatic interfaces A specific interface can be restarted using Manual start of automatic interfaces to (re)create specific files of a period. As of January 2022 the payslips and annual statements can be retrieved through a File API, which is why the interface concerned can be restarted.  How Management > Data exchange > Manual start of automatic interfaces The list of the Interface field in the Manual start of automatic interfaces screen now contains the Payslips and annual statements to File API option. When this option is selected, the screen only displays the last final payroll processing run. Select it and click Restart. Note Only the payslips can be retrieved. If the annual statements have to be retrieved, use Management > Annual closure > Request annual statements. Select the year, specify the employees for whom you request the annual statements and click Request. Further details Further details about retrieving the payslips and annual statements through a File API can be found in the Payslips and annual statements to File API Help topic, using the search term: File API.  Contract number from now on completed automatically Why As of release 2022-01 we ensure that under specific conditions the contract sequence number (Element 7430) is completed automatically based on the information available in HR Core Business. The use of contract sequence numbers and automatic completion thereof has been introduced in preparation of the Chain control function.  Conditions The contract number is only completed automatically when: A customer uses the person level, and An employee is hired and a UPI is used (Unique Personal identification) Person level: by linking each employee to a person it becomes clear how often an employee has been hired by the organization. The use of the person level is particularly useful when the organization has a high staff turnover and many rehirings. How Employee > Employee > Contract history When an employee with a UPI is hired and the person level is activated, it is checked if the UPI or person code already exists. If so, the employee will be linked to the already existing person. If not, a new person is created in the system and the employee is linked to this new person. The correct sequence number is automatically specified in the Contract sequence number field in the Contract history screen. A customer or consultant can modify the sequence number manually if necessary. No conversion takes place No conversion takes place of existing employees who have been linked to a person. As a result, the contract sequence number for the existing population is not calculated. The customer must do so manually. The contract sequence number can always be modified. Note: when a contract sequence number has been modified manually, the consecutive sequence number for the next employee will be calculated automatically. When the contract sequence number has not been specified yet and one person has multiple employees, the contract sequence number for the next employee will be the total number of employees linked to that person. Example Person 123 - Employee 1 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 2 - contract sequence number (not specified) Person 123 - Employee 3 - contract sequence number (not specified) Employee 4 is added to person 123: Person 123 - Employee 3 - contract sequence number 4 Further details Further details about the use of contract sequence numbers and the person level can be found in the following Help topics: Procedure description > Contract sequence number (search term: contract sequence number) Screens and fields > Employee > Person > Person (search term: Person) Action No action is required. Adding data elements to XML of payslips and annual statements for File API Why Payslips and annual statements can be imported in a native HR system or portal through the File API for payslips and annual statements. Some HR systems have their own key fields for recognizing an employee. As of this release these key fields can be added to the XML for payslips and annual statements as a data element in order to facilitate recognizing employees. How Settings > Recording > Selection properties The Payslip API key field option has been added to the list of the Selection property field in the Selection properties screen. Steps Adding a key field: Select the Payslip API key field property in the Selection property field. Right-click the Add icon and select Data element in the Type field in the screen where the element is selected. Click Search, select the required element and click Add. This selection property can only be used to add data elements. Payroll Business only provides the XML of the File API with the first data element of the selection property. This is the element at the top. Addition to XML file The group tag CustConf has been added to the XML file and contains: Code - the number of the data element Description - the description of the data element Value - the value of the data element at the employee Action When using this function and adding a custom field to the XML file, use the steps specified above. Modified and Improved Loading spinner included in Define merge function screen Why  When a search term was entered in the Define merge function screen, sometimes a blank screen was displayed and it was unclear whether data was being loaded. That is why a loading spinner has been included in the screen.   How Management > HR Easy Docs > Define merge function A loading spinner   is now displayed when the Search button has been clicked in the Define merge function screen to indicate the data is being loaded. This will prevent reclicking of the Search button. Action No action is required. Ending organizational unit without recalculating OU structure Why When an end date was specified for an organizational unit, this always resulted in recalculation of the whole organizational structure. Recalculation is not necessary when nothing else in the organizational structure has changed. And recalculation sometimes caused the system to become less responsive. Unnecessary recalculations will now no longer be performed. How Settings > Staffing and organization > Organizational units As of release 2022-01 the software has been modified and recalculations following a change in the organizational structure are only performed when necessary. Action No action is required.  Organizational units - Linked elements report Why  The Linked elements pop-up screen can be displayed using the Linked elements icon  at the top right of the Organizational unit screen. The pop-up shows which elements have been linked to the organizational unit. Various customers have requested the option to export the contents of this pop-up screen to a report. As of this release the elements that have been linked to an organizational unit can be included in a report. How Settings > Staffing and organization > Organizational units > Linked elements pop-up screen The Create report button has been added to the bottom right of the Linked elements screen. With this button the contents of the pop-up screen can be exported to an Excel file that can be viewed in My reports. Action No action is required. Solved Messages Error report did not contain employee error data (3000248) The solution has been included in the additional release of 11 December 2021 Message When sick reports were imported and an error occurred, the processing report could not be used to determine where the error occurred. It was, therefore, not possible to ascertain for which employee additional actions were necessary.   Solution Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sickness absence This has been resolved in the additional release of 11 December 2021. The processing report has been updated and shows where the error occurred to ensure correct actions can be performed, for example by manually entering the sick report. As of the September release importing sick reports and recovered reports is done in the same way as entering sick reports and recovered reports using the Sickness absence screen. The outstanding sick reports must be closed before a new one can be entered. It is, therefore, not possible to register both the recovery report and the new sick report in a single import. These reports must be processed using two separate files. This is to ensure no double sick reports are processed. Action No action is required. Person synchronization sometimes took a very long time (3018772) Message Sometimes synchronization of data – a background process – to a person and other employees took a very long time. This was caused by the creation of a queue of regular changes.  Solution The synchronization process has been modified and large numbers of changes are now processed separately to ensure regular changes can be processed without disruption. Action No action is required. Importing organizational unit with eight-digit code (2944213) Message When an organizational unit was imported for an employee using the Upload external mutation file function, an error message was displayed stating that the code does not exist.  HR Core Business always regarded a numeric eight-digit OU code as a mutkey: an internal technical number. Solution Now when a numeric 8-digit OU code for a customer is imported, it is checked whether this code already exists. If not, it is checked if the technical code exists. If neither of these codes exist for the customer concerned, an error message is displayed. Action No action is required. Role assignments can be imported again (3010272) Message The list of available definitions in the following screens: HR data import definition  Create Excel file (Consultant) Import Excel file (Consultant) no longer included the Import Role assignment option.  Solution Management > Import/Export > HR data import definition Management > Import/Export > Create Excel file (Consultant) Management > Import / Export > Import Excel file (Consultant) The Import Role assignment option is now available again in all languages. Action If the role assignments to be added have not yet been entered manually, these can be imported through a spreadsheet as of release 2022-01.