Releases YouServe

25 januari 2024 Managers zijn niet gesynchroniseerd tussen HRCore/Portal en Self Service (Change 5676909) Wanneer een klant managerautorisaties naar Self Service wilde exporteren, werden de managers één voor één geïmporteerd in Self Service. Dit betekende dat het een tijd kon duren voordat alle managers in Self Service waren geimporteerd waardoor deze manager niet de juiste autorisatie sin Self Swrvice hadden. Dit is nu opgelost. Alle aangeboden managers met bijbehorende autorisaties worden tegelijkertijd geïmporteerd in Self Service. 23 januari 2024 Ik vervang overzicht is niet volledig zichtbaar omdat er niet in het overzicht gescrolld kan worden (Change 5524048) Bij de functie: _Ik vervang_ is het bijgaande overzicht (als je klikt op Details) niet te scrollen. Je ziet niet het hele overzicht. Dit hebben we opgelost. In dit overzicht zie je alle Activiteiten en afdelingen waarvoor de medewerker extra is geautoriseerd met betrekking to de _ik vervang_ functionaliteit.  Het overzicht:    Maak de velden in het venster Kopiëren/Hernoemen leeg nadat je hebt opgeslagen (Change 5519189) Na het opslaan in functie: _Kopiëren/hernoemen_ worden de velden geleegd zoals het hoort.   Bij Verlofoverzicht onder tabblad Saldo wordt 2x Verlofsoort getoond (Ideeënportaal)  In het verlofoverzicht onder het tabblad Saldo ziet u een header met de tekst Verlofsoort. Daaronder wordt echter het totaal aantal verlofuren getoond waar je recht op hebt in het huidige verlofjaar. We hebben de header aangepast naar Verlofuren totaal. Scriptkolom in Controles toont HTML tekens in plaats van nummers en text (Change 5620921) Deze wijziging is bedoeld om de scriptkolom in Controle te repareren en tekst en cijfers weer te geven in plaats van HTML-code.   3 januari 2024 Vanaf 3 januari 2024 zijn de nieuwe workflows, dialogen en formulieren ter ondersteuning van onze HRYou App beschikbaar via de functie: Importeren definities Onderstaande nieuwe declaratie formulieren en bijbehorende workflows zijn beschikbaar om de HRYou App declaratieprocessen te ondersteunen waardoor de manager en de HR professional de HRYou App mutaties kunnen bekijken en/of goedkeuren.  Deze formulieren heb je nodig als je een nieuw HRYou App declaratieproces wilt activeren. In de configuratiehandleiding van onze HRYou App vind je de juiste inrichting. Deze configuratiehandleiding komt rond 15 januari ter beschikking via de community.      _______________________________________________________________________________________ Release notes Self Service Business January 2024 January 25, 2024 Managers are not synced between HRCore/Portal and Self Service (Change 5676909) When a customer wanted to export manager authorizations to Self Service, the managers were imported one by one into Self Service. This meant that it could take a while for all managers to be imported into Self Service, meaning that these managers did not have the correct authorization for Self Swrvice. This has now been resolved. All offered managers with associated authorizations are imported into Self Service at the same time. January 23, 2024 I replace overview is not fully visible because the overview cannot be scrolled (Change 5524048) With the function: _I replace_, the accompanying overview (if you click on Details) cannot be scrolled. You don't see the whole overview. We have solved this. In this overview you see all Activities and departments for which the employee is additionally authorized with regard to the _I replace_ functionality. Clear the fields in the Copy/Rename window after saving (Change 5519189) After saving in function: _Copy/rename_ the fields are cleared as they should be.   At Leave overview under the Balance tab, 2x Leave types are shown (Ideas Portal) In the leave overview under the Balance tab you will see a header with the text Leave type. However, below this the total number of leave hours you are entitled to in the current leave year is shown. We have changed the header to Leave hours total. Script column in Controls shows HTML characters instead of numbers and text (Change 5620921) This change is to fix the script column in Control to display text and numbers instead of HTML code.   January 3, 2024 From January 3, 2024, the new workflows, dialogues and forms to support our HRYou App will be available via the function: Import definitions The new declaration forms and associated workflows below are available to support the HRYou App declaration processes, allowing the manager and the HR professional to view and/or approve the HRYou App changes.   You will need these forms if you want to activate a new HRYou App declaration process. You will find the correct setup in the configuration manual of our HRYou App. This configuration manual will be available through the community around January 15.  

In deze versie Gewijzigd in versie 2 In deze versie hebben we het volgende onderwerp toegevoegd: Extra individuele rechten afgelopen jaren opeens getoond (change 3786540). Nieuw  1. Nieuw scherm Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao Waarom  Vanaf 2 augustus 2022 is ouderschapsverlof gesplitst in twee delen: Betaald en Onbetaald. In HR Core Business hadden we rekening gehouden met deze wijziging en was er al een verlofsoort ouderschapsverlof ingericht met daarbij de gegevenselementen OSV factor en Leeftijdsgrens Ouderschapsverlof. Deze elementen zijn vanaf release 2022-08 in gebruik voor Ouderschapsverlof (onbetaald).   Door het aanpassen van ouderschapsverlof in augustus 2022 is de waarde voor onbetaald ouderschapsverlof gewijzigd van 26 naar 17 weken. Dit kan je op het niveau bedrijf vastleggen in het scherm HR Stuurgegevens.    Bij klanten die HR-Core business al langer gebruiken, zijn bij de gegevenselementen OSV factor en Leeftijdsgrens waarden ingevuld op het niveau Bedrijfs CAO. Dit is een niveau dat ligt tussen medewerker en bedrijf. Voor het berekenen van ouderschapsverlof kijkt het systeem nog naar het niveau Bedrijfs CAO, omdat dit in de hiërarchy het eerste niveau is boven de medewerker. Dit betekent dat als er bijvoorbeeld via het scherm HR Stuurgegevens als OSV factor de waarde 17 is opgegeven op bedrijfsniveau, terwijl op het niveau Bedrijfs CAO nog de waarde 26 staat, de berekening van het ouderschapsverlofrecht plaatsvindt op basis van 26 weken.   Om ervoor te zorgen dat het systeem het recht op ouderschapsverlof correct berekent, is het nodig de onjuiste waarden van de OSV-factor en de leeftijdsgrens die nog in de database aanwezig zijn, te verwijderen. Hiervoor is vanaf deze release het scherm Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao in HR Core Business beschikbaar.  Hoe Instellingen > Verlof > Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao Stappen Kies de juiste Peildatum. Dit is dus de datum vanaf wanneer je de gegevens wilt beëindigen. Als er meerdere Bedrijfs CAO's zijn, selecteer dan de juiste Bedrijfs CAO. Open het scherm Ouderschapsverlof correctie bedrijfscao. Beëindig de waarden van de velden OSV Factor (onbetaald) en Leeftijdsgrens ouderschapsverlof (onbetaald) door deze leeg te maken.  Klik op Opslaan. Via het Mutatieverslag (uitgebreid) kun je controleren of de waarde van deze velden daadwerkelijk is beëindigd met ingang van de opgegeven peildatum.  Ga in het menu naar Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid). Kies bij het veld Doelgroep-niveau voor Bedrijf en selecteer de Doelgroep: dit is het bedrijf waarvoor je het rapport wilt opvragen. Pas zo nodig de overige velden aan en klik op Toon selectie-criteria. Plaats bij Gegevensverzamelingen de verzameling Bedrijf CAO in het vak Geselecteerd. Plaats bij  Gegevenselementen (GE) en looncomponenten (LC)  de gegevenselementen  Leeftijdsgrens ouderschapsverlof (onbetaald) (Bedrijf CAO)  en  OSV-factor (onbetaald) (Bedrijf CAO)  in het vak  Geselecteerd. Klik op  Maak rapport. Ga naar Mijn rapporten en open het zojuist aangemaakte Mutatieverslag (uitgebreid). Hierin zie je dat voor de betreffende doelgroep en Bedrijf CAO de bovengenoemde gegevenselementen beëindigd zijn en de status  Inactief  hebben. Actie  Als er op het niveau Bedrijfs CAO nog oude waarden staan bij OSV Factor (onbetaald) en/of Leeftijdsgrens ouderschapsverlof (onbetaald), zorg er dan voor dat deze waarden worden beëindigd door de hierboven genoemde stappen te doorlopen. Opgeloste meldingen 2. Extra individuele rechten afgelopen jaren opeens getoond (change 3786540) Melding Bij sommige medewerkers werden na release 2022-09 opeens oude individuele rechten getoond. Hierdoor hadden deze medewerkers ineens een lange rij individuele rechten staan. Deze waren ingevoerd in voorgaande jaren. Het getoonde saldo was wel correct, omdat deze rechten eventueel al in het overgehevelde saldo zijn meegenomen. Het ging dus alleen om een presentatiefout.  Oplossing   Vanaf release 2022-10 zijn alleen de individuele rechten zichtbaar die zijn toegekend in het lopende verlofjaar. Actie Er is geen actie nodig.  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 29 juli 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

Gewijzigd en verbeterd  Werking scherm Wissen persoonsgegevens AVG verbeterd Waarom  Na het verwijderen van een medewerker, werd het scherm Wissen persoonsgegevens AVG niet automatisch ververst en zag je de zojuist verwijderde medewerker(s) nog steeds in het overzicht staan. Om het scherm te verversen moest je het opnieuw starten via het menu of via het navigatiepad bovenin het scherm.  Hoe Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens AVG Vanaf deze release wordt het scherm automatisch ververst nadat je medewerkers hebt verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.   Opgeloste meldingen Waardenlijst niet correct in MI (3550937) Melding Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst  Omdat bepaalde waardes uit een waardenlijst niet goed werden doorgestuurd naar Management Informatie (MI), werden wijzigingen soms niet goed gerapporteerd.  Dit gebeurde als een waardenlijst die bestaat op klantniveau, werd aangepast op het bedrijfsniveau. Er werd dan een waarde toegevoegd op bedrijfsniveau die later werd verwijderd. Het verwijderen ervan werd niet doorgegeven, waardoor MI oude gegevens bleef gebruiken.  Oplossing Dit is opgelost. Het systeem geeft het verwijderen van een waarde uit een waardenlijst door aan MI, zodat de juiste gegevens worden gerapporteerd.  Actie Er is geen actie nodig.  Learning - (modules) en API - Indienst en uitdienst datum is dezelfde datum (3535581) Melding  Als je in het scherm Arbeidsrelatie bij het veld Dienstverband indicatie de waarde Uit dienst invult, vult het systeem automatisch een datum in bij het gegevenselement Geplande laatste datum indienst (10520479). Deze datum is gelijk aan de peildatum waarop de waarde wordt ingevuld (= Datum uitdienst) min 1 dag.  Als je een medewerker uit dienst meldt op dezelfde dag dat de medewerker in dienst zou komen, een zogenaamde no show-medewerker, dan wordt het veld Geplande laatste datum indienst ook automatisch ingevuld.  In andere achterliggende systemen kan dit echter voor problemen zorgen, omdat de medewerker feitelijk nooit in dienst is geweest.   Oplossing Als je een no show-medewerker uit dienst meldt op dezelfde dag dat deze in dienst zou komen, wordt er voortaan geen datum meer ingevuld bij Geplande laatste datum indienst (10520479) en blijft het veld dus leeg.   Actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring toonde geen bedragen (2876407) Melding  Soms ontbraken bij het aanmaken van een werkgeversverklaring de bedragen. Dit gebeurde als de werkgeversverklaring werd gebruikt vanuit HR Self Service en was ingericht in HR Core Business. Oplossing  Als je de grondslagen van de werkgeversverklaring in HR Core Business hebt ingevuld en je haalt deze gegevenselementen op in de werkgeversverklaring van HR Self Service, dan zie je voortaan de juiste bedragen. Actie Er is geen actie nodig.   

Op deze pagina is alles terug te vinden over de kennissessie Release HR Core /  Payroll Business die gegeven is op dinsdag 30 maart 2021. - Opname presentatie - Presentatie slide deck - Vraag en Antwoorden vanuit presentatie

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 29 januari 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business Nee  - YouServe HRYou - Payroll Business Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. De link leidt je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

  Nieuw Overzicht Uitdiensttredingen: Nieuw Rapport Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is er een nieuw rapport voor uitdiensttredingen gemaakt. Dit rapport biedt meer inzicht in de medewerkers die tussen twee opgegeven datums uit dienst zijn gegaan. Dit betekent dat het huidige rapport 'Overzicht uitdiensttredingen' uit de verschillende profielen zal worden verwijderd.    Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, zullen alle medewerkers die uit dienst gaan tussen de opgegeven datums worden getoond. Bij een opvraag op klantniveau moet worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Het rapport bevat een overzicht van wie er uit dienst is gegaan, met de reden van uitdiensttreding, en biedt toegang tot verschillende tabbladen: Basis: Overzicht van de medewerkers die uit dienst zijn gegaan, met een indicatie of de medewerker valt in een van de volgende tabbladen. Manager: Indicatie of de medewerker manager is van een organisatorische eenheid. Backup Manager: Indicatie of de medewerker backup manager is van een organisatorische eenheid. Roltoewijzing: Indicatie voor welke organisatorische eenheid de medewerker een rol heeft en welke rol. Verzuim: Indicatie of er een actief verzuim open staat bij het uit dienst gaan. Verlof: Overzicht van actief verlof van de medewerker vanaf de datum dat hij uit dienst gaat en daarna. OSV: Overzicht van het totaal opgenomen ouderschapsverlof. Loonbeslag: Overzicht van lopende loonbeslagen bij een medewerker. Wazo: Overzicht van zwangerschapsverlof tijdens het uit dienst gaan. Actie  Wanneer je een overzicht van medewerkers wilt hebben die tussen twee opgegeven ingangsdatums uit dienst zijn gegaan, kun je dit rapport gebruiken. Dit rapport wordt in de profielen die door Visma YouServe worden onderhouden toegevoegd. Maakt je gebruik van een ander profiel, dan dient het rapport hier nog te worden toegevoegd.    Gewijzigd en verbeterd  Organisatorische Eenheid: Toevoeging Vervanger en Reden Vervanging Waarom  Ter voorbereiding op de wensen om vanuit de YouServe App vervanging te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om tijdelijk een vervanger voor een manager toe te wijzen bij de organisatorische eenheid. Daarbij kan ook aangegeven worden wat de reden voor de vervanging is.  Hoe Navigeer naar: Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Aan dit scherm zijn twee elementen toegevoegd: Vervanger Reden Vervanging Bij het element 'Vervanger' kan elke medewerker binnen de organisatie worden gekozen. De 'Reden Vervanging' is een waardenlijst die via het menu: Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst kan worden gevuld.   Hiermee kunnen redenen worden gedefinieerd die specifiek voor de organisatie gelden. Beide velden zijn tijdsgebonden, wat betekent dat je de juiste peildatum moet kiezen om een vervanging in te richten en de juiste peildatum om deze weer te beëindigen. Het beëindigen wordt gedaan door de velden 'Vervanger' en 'Reden Vervanging' weer leeg te maken op de juiste peildatum. Actie Omdat dit een voorbereiding in de software is, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. In een volgende PI zullen deze velden muteerbaar worden. Roltoewijzing User Management: Gedelegeerde  Waarom Ter voorbereiding op de wens om vanuit de YouServe App een gedelegeerde te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om een gedelegeerde aan een rol toe te wijzen. Daarbij kan ook aangegeven worden wat de reden voor het toewijzen van de gedelegeerde taak is. Hoe Navigeer naar: Medewerker > Arbeidsrelatie > Roltoewijzing UM De onderliggende velden zijn tijdsgebonden, dat betekent dat de peildatum juist moet zijn om een rol te delegeren. Om een gedelegeerde te beëindigen, kies eerst de juiste peildatum.   In dit scherm zijn drie velden toegevoegd: Gedelegeerde: Kies een medewerker aan wie de rol moet worden gedelegeerd. Reden Delegeren: Kies een vooraf gedefinieerde reden waarom de rol wordt gedelegeerd. Onderliggende Niveaus Uitsluiten: Wanneer de optie 'Inclusief Onderliggende Niveaus' in een rol op Ja is gezet, kunnen gedelegeerden nu individuele onderliggende eenheden (OE's) uitsluiten van toegang door deze optie naar 'Nee' te wijzigen. Dit stelt je in staat om onderliggende OE's uit te sluiten van de toegang van gedelegeerden, zelfs als de rol normaal gesproken toegang heeft tot deze onderliggende eenheden. Actie Omdat dit een voorbereiding in de software betreft, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. In een volgende PI zullen deze velden muteerbaar worden.

29 februari 2024 Voeg een draaiend wieltje toe om te laten zien dat de gebruiker moet wachten tot het verzoek is voltooid in de Verlofaanvraag  (Change 5707815) Wanneer een gebruiker verlof aanvraagt, kan er een pop-up bericht worden weergegeven wanneer bijvoorbeeld de werknemer niet genoeg vakantie heeft of dat de werknemer ziek is. Wanneer deze pop-up wordt weergegeven, klikt de gebruiker op de Verder knop. De gebruiker zou dan moeten wachten tot het http-verzoek is voltooid. Echter, als de gebruiker opnieuw op de knop Verder klikt voordat het vorige verzoek is voltooid (niet voltooid) wordt de pop-up opnieuw weergegeven en een nieuw http-verzoek opgestart. We tonen in dit geval nu een spinner zodat de gebruiker ziet dat het http-verzoek nog niet is afgerond. Verlofmutaties geblokkeerd tijdens document generering (Change 5887755) Het is sinds kort mogelijk om verlofaanvraaggegevens van het 2e formulier (gegevenssoort DV)  in een document te presenteren. Bij verlofaanvragen over een langere periode gaat dit echter niet goed omdat er te veel gegevens moeten worden gepresenteerd en het document geblokkeerd raakt. We gaan hier nu een grens aan stellen van maximaal 90 dagen zodat er geen blokkade optreedt. Aanvullende e-mails zijn verdwenen uit de audit trail (Change 5458904) In een workflow proces kan ik een of meerdere documenten aanmaken binnen een mutatie. Het is ook mogelijk om deze documenten te verzenden via e-mail naar een werknemer of dat je het document verzendt naar het personeelsdossier. Dit wordt zichtbaar in de de audit (onder het + teken) bij Archief. Echter, als je een document (als bijlage in het proces) vervolgens verwijdert, wordt de audit regel van de verzending van de e-mail of verzending naar het personeelsdossier ook verwijderd. Dit hebben we nu verbeterd. De audit regel blijft nu altijd staan en zal niet worden verwijderd.   28 februari 2024 Terugkoppeling performance problemen in februari In februari heb je mogelijk performance problemen ervaren in Self Service, waarbij processen traag werden opgestart of bijvoorbeeld toegang tot Self Service niet mogelijk was. Om deze problemen op te lossen en om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen, hebben we verschillende maatregelen genomen. We blijven de komende tijd de performance van Self Service monitoren en zullen indien nodig verdere acties ondernemen. 21 februari 2024 Wanneer je geen toegang had tot Self Service kreeg je een onduidelijke melding. Wij hebben een wijziging doorgevoerd in de toegangscontrole voor Self Service. Als blijkt dat je geen toegang hebt tot Self Service dan krijg je een foutmelding die beter uitlegt waarom je de melding ontvangt. 15 februari 2024 De gegevens van het formulier Verlof per dag wordt niet getoond in het gegenereerde document (Change 5691006) De gegevens op het formulier Verlof per dag (met gegevenssoort VD) werden niet getransporteerd naar een gegenereerd document. Het mergeveld was aanwezig op het sjabloon maar de informatie werd niet getoond in het gegenereerde document. Dit hebben we nu opgelost. De informatie van  het formulier Verlof per dag wordt nu getoond.   Het verzenden van documenten naar het personeelsdossier faalde soms wanneer  (Change 4917760) Wanneer een workflow is geconfigureerd om bij verschillende activiteiten meerdere documenten naar het Persoonsdossier te verzenden, kreeg je de vermelding in de tegel Uitvalsverslag dat de verzendactie was geslaagd. Echter, het kon zijn dat er documenten niet waren verzonden. Het was dan ook niet mogelijk om deze niet verzonde documenten alsnog te verzenden vanuit de tegel Uitvalsverslag. Als nu een of meerdere documenten niet zijn verzonden wordt de status in de tegel Uitvalsverslag als mislukt genoteerd. Je kunt dan altijd zelf het mislukte document opnieuw verzenden via de tegel Uitvalsverslag. _____________________________________________________________________________________________ Release notes Self Service Business February 2024 February 29, 2024 Add a spinning wheel to show the user to wait for the request to complete in the Leave Request (Change 5707815) When a user requests leave, a pop-up message can be displayed if, for example, the employee does not have enough vacation or if the employee is sick. When this pop-up appears, the user clicks the Continue button. The user would then have to wait for the http request to complete. However, if the user clicks the Continue button again before the previous request is completed (not completed), the pop-up will be displayed again and a new http request will be initiated. In this case we now show a spinner so that the user can see that the http request has not yet been completed.   Leave transactions blocked during document generation (Change 5887755) It has recently become possible to present leave application data from the 2nd form (data type DV)  in a document. However, this does not work well for leave applications over a longer period because too much data has to be presented and the document becomes blocked. We are now going to set a limit on this of a maximum of 90 days so that no blockage occurs.   Additional emails have disappeared from the audit trail (Change 5458904) In a workflow process I can create one or more documents within a transaction. It is also possible to send these documents via email to an employee or to send the document to the personnel file. This becomes visible in the audit (under the + sign) at Archive. However, if you subsequently delete a document (as an attachment in the process), the audit line of sending the email or sending it to the personnel file is also deleted. We have now improved this. The audit line now always remains and will not be deleted. February 28, 2024 Feedback on performance problems in February In February you may have experienced performance problems in Self Service, where processes were slow to start or, for example, access to Self Service was not possible. To resolve these issues and prevent similar situations in the future, we have taken several measures. We will continue to monitor the performance of Self Service in the near future and will take further actions if necessary. February 21, 2024 If you did not have access to Self Service, you received an unclear message. We have made a change to the access control for Self Service. If it turns out that you do not have access to Self Service, you will receive an error message that better explains why you are receiving the message.   February 15, 2024 The data from the Leave per day form is not shown in the generated document (Change 5691006) The data on the form Leave per day (with data type VD) was not transferred to a generated document. The merge field was present on the template but the information was not shown in the generated document. We have now resolved this. The information from the Leave per day form is now shown.   Sending documents to the personnel file sometimes failed when (Change 4917760) When a workflow is configured to send multiple documents to the Personal File for different activities, you were notified in the Failure Report tile that the send action was successful. However, some documents may not have been sent. It was therefore not possible to send these unsent documents from the Outage Report tile. If one or more documents have not been sent, the status in the Outage Report tile will be noted as failed. You can always resend the failed document yourself via the Failure Report tile.  

Nieuw Toetsing CO2 rappport Salarisverhogingen met TWK niet meenemen in de pensioenberekening Nieuwe Signalering "Uitbetaalde fiscale ruimte > Mobiliteitsbudget" Mutatieverslag aangifte correcties Aangifte XML versturen via File API ( Hotfix 06-03-2024) Gewijzigd en verbeterd Arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget Referentietabel "Reden ontslag transitievergoeding" Berekenen UFO premie Payrollelement Minimumloon Opgeloste meldingen Omschrijving werklocatie onjuist op de loonstrook (5750986) CAO FME - Eenmalige uitkering van 60 euro naar rato bij verlof Kostendrager niet selecteerbaar bij Boekingsgroep (6002914) Element komt niet door naar HRSS (4994477) Nieuw  Toetsing CO2 rappport Aangifte plicht CO2  Vanaf juli 2024 is de verwachting dat de plicht tot het registreren van de gemaakte kilometers voor de CO2 registratie ingaat, dit houdt in dat wanneer de aantal medewerkers 100 of meer is onder een registratie van een kamer van koophandel nummer, de klant verplicht is om de CO2 aangifte te doen.  Om te bepalen of een aangifteplicht van toepassing is, is er een nieuw rapport die daarbij ondersteunt. Rapport Toetsing CO2  aangifte plicht Rapporten - Personeelsmanagement - Toetsing CO2 aangifte plicht Dit rapport bevat drie tabbladen Medewerker: Deze bevat alle medewerkers die actief zijn per 1 januari van het in de rapporten scherm opgegeven jaar Totalen: Van alle medewerkers die voldoen aan de criteria om aangifte te doen, het totaal aantal medewerkers per kamer van koophandelnummer Parameters: Kort overzicht van de klant en uitvoerdata van het rapport In de Payroll wordt op een aantal gegevens gecontroleerd of de medewerker aangifteplichtig is. Element 38 - Dienstberband indicatie  =  In dienst Element  498 Algehele blokkering = Nee Element 10204685 Aard arbeidsverhouding heeft niet de volgende waarde 11: Uitzendkracht 82 Payrolling 99: Niet van toepassing Element 465 Uren per week >= 4.62 uur per week, dat is dan:    20,00 - Maand  240,00 - jaar    18,46 - Per 4 weken    60,00 - Per kwartaal Element 10204751: Blokkeren loonaangifte staat op Nee Rapport kolommen Tabblad: Medewerker Veld Omschrijving Jaar Aangifte jaar KvK Kamer van koophandel, deze kan worden vastgelegd op het niveau: Klant Onderneming Bedrijf Organisatorische eenheid  Medewerker Bedrijf Bedrijf waar medewerker onder wordt verloond Onderneming Onderneming voor fiscale aangifte Payroll Ja - Payroll is actief en medewerker telt mee voor de CO2 aangifte Nee - Payroll is niet actief en medewerker telt niet mee voor de CO2 aangifte Loonaangifte staat aan Indicatie loonaangifte staat aan voor bedrijf Ja - Loonaangifte staat aan en medewerker telt mee voor de CO2 aangifte Nee - Loonaangifte staat uit en medewerker telt niet mee voor de CO2 aangifte Organisatorische eenheid Organisatorische eenheid waar medewerker aan is gekoppeld Medewerkercode De medewerkercode Medewerkernaam De opgemaakte naam van de medewerker Contract Contract code en naam van medewerker Aard arbeidsverhouding Indicatie Aard arbeidsverhouding van de medewerker (zie vorige paragraaf of medewerker meetelt voor de CO2 aangifte) Soort medewerker Indicatie van de soort medewerker (ter informatie ) Algehele blokkering Indicatie algehele blokkering Ja, medewerker is geblokkeerd voor de salarisverwerking en telt niet mee voor de CO2 aangifete Nee -  Medewerker is NIET geblokkeerd voor de salarisverwerking en telt mee voor de CO2 aangifte Loonaangifte geblokkeerd Indicatie Loonaangfite geblokkeerd Ja, medewerker is geblokkeerd voor de loonaangifte en telt niet mee voor de CO2 aangifte Nee -  Medewerker is NIET geblokkeerd voor de loonaangifte en telt mee voor de CO2 aangifte Toets uren per week Toetsuren = 4.62 uur per week Uren per week Uren per week medewerker. Indien uren per week < 4.62 dan telt medewerker niet mee voor de CO2 aangifte Meetellen Indien voor alle mee tellende kolommen de medewerker meetelt voor de CO2 aangifte, telt de medewerker mee. Indien één van de kolommen niet voldoet, telt de medewerker niet mee.   Tabblad Totalen Kolom omschrijving Jaar Jaar van aangifte KvK Kamer van koophandel nummer Aantal medewerkers te rapporteren Aantal medewerkers bij wie in de medewerkertabblad de kolom Meetellen op JA staat CO2-rapportage verplicht Indien er per KvK nummer 100 of meer medewerkes op Ja staan, geldt voor  de gegeven KvKnr, dat zij aangifte plichtig is. Wanneer een KVK aangifteplichtig is, zal van elke medewerker die reiskosten vergoed krijgt of declareert, de kilometers moeten worden geregistreerd t.b.v. de CO2 aangifte. Scherm: Jaar - Kies het jaar waarover de aangifte toetsing moet plaats vinden Opslaan in - (Default = Gedeelde rapporten) Gedeelde rapporten: Iedereen die in Payroll Business kan inloggen kan het opgevraagde rapport downloaden . Mijn rapporten: Het rapport is alleen op te vragen voor degene die het rapport heeft opgestart. Klik op Maak rapport om het rapport te starten. Actie  Voor het rapport uit om te verifieeren of een KvK aangifteplichtig is. Salarisverhogingen met TWK niet meenemen in de pensioenberekening Waarom Voor diverse pensioenfondsen die aangesloten zijn bij het APG ( actueel speelt dit bij Woondiensten en het ABP) is het mogelijk gemaakt dat salarisverhogingen met terugwerkende kracht geen invloed hebben op de pensioenberekeningen van het huidige jaar. Maar pas het jaar daarop. Hoe De aanpassing is uitgevoerd op de pensioenregeling vaste grondslag (benoemde variant en eigenregeling) . Op het pensioen bedrijfsscherm en - medewerkersscherm is het veld Toepassen salaris verhoging (pens.) toegevoegd. Het veld heeft twee waardes: Actueel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het huidige pensioenjaar meegenomen. Dit is de huidige werking en de default instelling. Origineel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het nieuwe pensioenjaar meegenomen. Actie Alleen als de pensioenen bij ABP pensioenfonds of APG Woondiensten lopen moet u per pensioenpeildatum in 2024 het veld Toepassen salaris verhoging (pens.) op Origineel zetten. Anders hoeft u niets te doen.   Nieuwe Signalering "Uitbetaalde fiscale ruimte > Mobiliteitsbudget" Waarom Bij sommige mobiliteitsregelingen is het niet toegestaan om meer reiskosten fiscaal uit te ruilen dan het beschikbare Mobiliteitsbudget. Om dit te controleren is er een nieuwe signalering die afgaat op het moment dat er meer reiskosten wordt uitgeruild dan er Mobiliteitsbudget is uitbetaald. Hoe Via Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag kunt het het Signaleringsverslag opvragen Actie Deze Signalering is informatief, u kunt eventueel het bedrag van de fiscale ruimte verlagen. Mutatieverslag aangifte correcties Waarom Sinds de vorige release is het mogelijk om de loonaangiftes 2023 handmatig te corrigeren. Dit kan nodig zijn als de salarisberekening is overgeschakeld naar "nabetaal" modus: eventuele wijzigingen over voorgaand jaar worden vanaf dat moment fiscaal gezien afgehandeld in het nieuwe jaar. Als er dan nog steeds wijzigingen in de loonaangifte van voorgaand jaar nodig zijn, moeten die handmatig toegevoegd worden in de eerder verzonden aangiftes. Voorbeeld:  nagekomen wijzigingen vanuit wagenpark beheer of 30% regelingen. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte/ Rapportage /  Mutatieverslag aangifte correcties Dit rapport toont alle wijzigingen die handmatig door gebruikers in de correctieaangiftes gedaan zijn. Je kunt filteren op onderneming, medewerker of tijdvak. Ook kun je zien welke gebruiker op welke datum bepaalde wijzigingen heeft gedaan. Actie Er is geen onmiddelijk actie vereist. Gebruik het rapport naar eigen inzicht om eventuele mutaties te controleren, bijvoorbeeld voorafgaand aan het verzenden, of bij controles achteraf. Meer uitleg over het verschil tussen rekenen in correctie-modus en in nabetaalmodus vind je in de online help, bij Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen. Aangifte XML versturen via File API ( Hotfix 06-03-2024) Waarom Vanuit de vorige Loonaangifte module was het mogelijk om het XML bestand van een Loonheffing nummer op te halen via een FILE API om zo te delen met bijvoorbeeld een Externe partij voor analyse doeleinden. In de nieuwe Loonaangifte hadden we deze functionaliteit nog niet meegenomen. Deze functionaliteit is vanaf deze release ( 06-03-2024) beschikbaar gekomen in het systeem. We hebben, mocht daar behoefte aan zijn, deze functionaliteit ook direct beschikbaar gesteld voor UPA berichten. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte  of (Pensioenaangifte )/ Instellingen / Aangifte stuurgegevens. Er zijn 2 velden bijgemaakt op dit scherm t.b.v in eerste instantie de Loonaangifte berichten en de UPA berichten. Wanneer een kopie van de XML beschikbaar moet komen voor de File API dan dienen de gegevens ingevuld te worden zoals beschreven bij de actie. Op het moment dat een aangifte door de Belastingdienst of pensioenfonds als "verwerkt" dan wel "verwerkt met waarschuwingen" is beoordeeld zal automatisch de XML van desbetreffende aangifte en Loonheffingen nummer gedeeld worden middels de FILE API. Voor de Inrichting van Keylane zullen we in een later stadium een beschrijving geven.  Actie Om dit te kunnen gebruiken dien jezelf, dan wel de externe partij die deze informatie graag wilt ontvangen, dit in te richten via het developers portaal. Wanneer je gebruik wilt gaan maken van deze nieuwe functionaliteit voor de Loonaangifte dan wel de UPA bestanden is het noodzakelijk om dit aan te gevel bij de aangifte stuurgegevens. Gebruikersprofiel Loonaangifte ( of Pensioenaangifte ) / Instellingen / aangifte stuurgegevens en vul onderstaand veld per Loonheffingen nummer en soort aangifte in:     Gewijzigd en verbeterd Arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget Waarom Ter voorbereiding van de geautomatiseerde proces voor de CO2 aangifte, is de functionaliteit van de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget uitgebreid. Deze arbeidsvoorwaarde werkt dan eventueel samen met de arbeidsvoorwaarde reiskosten. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker - Contract - Arbeidsvoorwaardenpakket Op klant- of bedrijfscao niveau kan worden vastgelegd of de mobiliteitsbudget naar rato berekend moet worden. Hiervoor zijn in basis 3 keuzen Mobiliteitsbudget bedrag omrekenen 01 - Niet van toepassing  - Dan wordt het mobiliteitsbudget niet naar rato werkdagen of deeltijdfactor omgerekend  02 - Naar rato werkdagen - Mobiliteitsbudget wordt naar rato werkdagen berekend  03 - Naar rato deeltijdfactor -  Mobiliteitsbudget wordt naar rato deeltijdfactor omgerekend (hiervan is de uren week de basis). Dagen omrekenen vanaf. Indien met het veld Mobiliteitsbudget bedrag omrekenen is gekozen voor 02 - Naar rato werkdagen, kan in dit veld worden vastgelegd vanaf hoeveel dagen per week er naar rato gerekend moet worden. Indien hier 5 staat: wordt voor elk dag dan minder is dan 5 dagen, naar rato gerekend (ook bij decimalen) Indien hier bijvoorbeeld 3 staat: Wordt de mobiliteitsbudget fulltime berekend totdat een medewerker 3 dagen per week of minder werkt. Indien hier 0 staat, wordt nooit naar rato gerekend, dit is gelijk aan de optie 01 - Niet van toepassing. Deeltijdpercentage omrekenen vanaf.  Indien met het veld Mobiliteitsbudget bedrag omrekenen is gekozen voor 03 - Naar rato deeltijdpercentage -  Mobiliteitsbudget wordt naar rato deeltijdpercentage omgerekend, wordt in dit veld vastgelegd vanaf welk deeltijdpercentage de berekening van de mobiliteitsbudget naar rato wordt berekend. Indien de waarde 100 hier staat, wordt bij elk deeltijdfactor kleiner dan 100 naar rato gerekend Indien de waarde 50 hier staat, wordt pas voor elk medewerker met een deeltijdfactor kleiner of gelijk aan 50 het mobiliteitsbudget naar rato gerekend Indien de waarde 0 hier staat, wordt de mobiliteitsbudget niet omgerekend, dit is gelijk aan de keuze  01 - Niet van toepassing. Actie Voor elk medewerker die 3 dagen of minder per week werkt, wordt naar rato werkdagen berekend.  Dit kan betekenen voor medewerkers die nu 4 dagen per week werken, dat zij de mobiliteitsbudget nu fulltime krijgen in plaats van 4/5e deel. Controleer voor alle medewerkers met de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget wat hoeveel dagen per week zij werken. Wanneer met een nieuwe inrichting het resultaat wijzigt, is het verstandig om af te stemmen of bij de medewerker de instellingen gelijk moeten zijn aan de keuze 02 Naar rato werkdagen waarbij het element Dagen omrekenen vanaf de waarde 3 wordt gezet, dit is niet nodig indien er andere afpsraken zijn gemaakt.   Referentietabel "Reden ontslag transitievergoeding" Waarom Vanuit bovenstaande referentietabel wordt aangestuurd of de "Reden uitdienst" wel of geen automatische Transitievergoeding moet berekenen. Het bleek dat de referentietabel niet meer up to date was, met de wettelijke wijzigingen van de tabel "Reden uitdienst". Vanaf deze release is per 01-01-2024 de tabel aangepast op nivo Nederland op nivo Nederland, eventuele afwijkingen kunt u zelf op een lager nivo inrichten. Hoe Menu Rapporten > Instellingen > Referentietabel De Referentietabel ziet er nu als volgt uit: Code Omschrijving Recht op Transitievergoeding Nieuwe codes 01 Opzegging/ontslag door de werkgever binnen de proeftijd Ja   03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever Ja   04 Beëindiging arbeidsverhouding met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever Nee   05 Opzegging/ontslag door werkgever vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid   Ja 06 Opzegging/ontslag door werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen   Ja 20 Einde arbeidsverhouding door opzegging werknemer, door toedoen of op initiatief van de werknemer Nee   21 Opzegging/ontslag door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet)   Nee 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsverhouding voor bepaalde tijd Ja   31 Einde van rechtswege om een andere reden (ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.) Nee   40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht Nee   41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden Nee   50 Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege onbekwaamheid of ongeschiktheid   Nee 51 Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege leeftijd/pensionering   Nee 90 De arbeidsverhouding loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd   Nee 91 De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever   Nee 92 De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe bij dezelfde werkgever   Nee 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden   Nee Actie Indien u wilt afwijken van bovenstaande tabel, kunt u de waarden aanpassen via: Instellingen > Berekening > Referentietabellenbeheer.   Berekenen UFO premie Waarom Voor overheidswerkgevers wordt de WW-premie niet berekend als AWF (laag, hoog of uitkering) maar als UFO premie (UitvoeringsFonds voor de Overheid). Dit is een aparte kolom op de afrekenmatrix. Hoe Menu: Medewerker \ Contract \ Loonheffingen (contract) Op het scherm Loonheffingen (contract) kan je nu aangeven bij het contract of er UFO-premie of AWF-premie moet worden berekend. Default is dit veld leeg en wordt er AWF-premie berekend. Actie Indien je wilt dat bij medewerkers UFO premie wordt berekend in plaats van AWF dan moet je bij die medewerkers het veld Berekenen UFO op JA zetten. Payrollelement Minimumloon Waarom Indien een medewerker fulltime werkt, dan moet het payrollelement Minimumloon worden gevuld en als een medewerker niet fulltime werkt, dan moet het payrollelement Minimumloon deeltijd worden gevuld. Bij de overgang naar het minimum uurloon per 1-1-2024 werd bij een fulltimer het payrollelement Minimumloon niet meer gevuld, maar ten onrechte het payrollelement Minimumloon deeltijd.  Hoe In deze release is dit met ingang van 1-1-2024 hersteld en wordt bij een fulltimer het payrollelement Minimumloon weer wel gevuld.  Actie Er is geen verdere actie vereist. Opgeloste meldingen Omschrijving werklocatie onjuist op de loonstrook (5750986)  Melding  Indien je er voor kiest om op de loonstrook de werklocatie toe te voegen, dan werd die niet goed getoond. De technische code van de werklocatie werd dan getoond en niet de omschrijving.  Oplossing  Met ingang van deze release is dit opgelost en wordt wel de omschrijving van de werklocatie op de loonstrook getoond.  Actie Er is geen verdere actie nodig. Indien je de werklocatie toevoegt bij de loonstrook wordt nu wel de omschrijving getoond.    CAO FME - Eenmalige uitkering van 60 euro naar rato bij verlof Melding  Gedurende 18 maanden wordt er een eenmalige uitkering van €60,00 (voltijd dienstverband) uitgekeerd door de pensioenpremie van de werknemer te verlagen en die van de werkgever te verhogen. Deze uitkering werd niet verlaagd als een medewerker onbetaald ouderschapsverlof had. Oplossing  Per peildatum 1-1-2024 wordt de eenmalige uitkering wel verlaagd als de medewerker onbetaald ouderschapsverlof heeft. Actie Er is geen actie nodig. Kostendrager niet selecteerbaar bij Boekingsgroep (6002914) Melding  Journalisering > Inrichting > Boekingsgroep Het nieuwe element Kostendrager op het scherm Arbeidscontract was nog niet te gebruiken als criterium in een boekingsgroep.  Oplossing  Met ingang van deze release is dit opgelost en kan het element kostendrager geselecteerd worden. Actie Als je het nieuwe element in gebruik had genomen, en je wilt vervolgens gaan journaliseren per kostendrager, kies dan nu het nieuwe element als criterium. Element komt niet door naar HRSS (4994477) Melding In de arbeidsvoorwaarde "Verlof opbouw methode" is het mogelijk om extra leeftijdsverlof ATV op te geven. Het gevenselement "Extra leeftijdsverlof ATV" was op medewerkerniveau ingericht, terwijl dit op contract niveau zou moeten, dit kon tot problemen leiden bij sommige interfaces. Oplossing Het niveau van het gegevenselement Extra leeftijdsverlof ATV is aangepast van medewerker niveau naar contract niveau. Nieuwe mutaties worden dan vastegelegt op contractniveau. Actie In de week na de release zullen de huidige mutaties op gegevenselement via een script worden verplaatst naar contractniveau.  

22 maart 2024  Vooraf invullen van pop-up scherm van e mailadres en telefoonnummer medewerker tbv digitale ondertekening In een workflow moet een medewerker één of meerdere documenten ondertekenen. In Self Service kun je voor de medewerker een stap voor elektronisch ondertekenen inrichten in het betreffende proces. In de voorgaande stap (Activiteit) verschijnt dan een pop-up scherm waarin het e-mailadres en telefoonnummer van de medewerker moet worden ingevoerd. Tot nu toe moest je dit handmatig invullen. Vanaf nu kan dit pop-up scherm automatisch worden gevuld met het e-mailadres en telefoonnummer van de medewerker. Je moet dit (eenmalig) inrichten in het betreffende proces. Volg deze stappen: Ga naar Beheer > Workflowdefinitie > Workflowdefinitie. Kies het proces waarbij het pop-up scherm automatisch wordt gevuld met de gegevens van de medewerker. Ga naar het 3e tabblad en zoek de activiteit voorafgaand aan de tekenstap van de medewerker. Klik op de betreffende knop (in dit geval Verzenden). Zet een vinkje bij: Vul medewerkergegevens in digitale handtekening pop-up. Vanaf dit moment zal het pop-up scherm automatisch worden vooringevuld met de gegevens van de medewerker. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere workflow Het pop-up scherm zal nu het telefoonnummer en e-mailadres van de medewerker tonen. Je kunt eventueel het nummer en het e mailadres nog aanpassen. Bij een buitenlands telefoonnummer zal het kengetal (in dit geval België) worden getoond. Je dient hier nog te checken of het telefoonnummer klopt. In dit geval dien je de 0 te verwijderen. Je krijgt een foutmelding als het telefoonnummer niet klopt qua lengte.  21 maart 2024  In YouServe HRCore verwijderde of inactieve organisatorische eenheden worden in YouServe Self Service niet automatisch op blokkeren gezet (Change 5510177) Wanneer een organisatorische eenheid in HRCore inactief wordt gemaakt, moet deze afdeling handmatig worden geblokkeerd in Self Service zodat deze organisatorische eenheid niet meer kan worden gekozen in de tabellen van Self Service. Dit moest de functioneel beheerder tot nu toe handmatig aanpassen in Self Service. Vanaf nu worden de wijzigingen (inactief en/of verwijderde organisatorische eenheden) automatisch geblokkeerd in Self Service.   Het tonen van een bericht in plaats van een foutmelding als het Personeelsinformatiesysteem HRCore offline is Self Service haalt enkele verlofgegevens direct uit het personeelsinformatiesysteem HRCore. Wanneer HRCore offline is vanwege onderhoud krijg je in Self Service nu een foutmelding bij bijvoorbeeld de medewerkerskaart of bij de verlofformulieren. Vanaf nu tonen nu een bericht in plaats van een foutmelding:  De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald. Probeer het later nog eens.   Bij het aanvragen van verlof wordt een waarschuwing getoond: De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald maar je kunt de mutatie aanmakenen verzenden   Als je een onvolledige verlofintrekking mutatie hebt aangemaakt bij het intrekken van een verlofaanvraag krijg je de volgende melding: De verlof informatie kan momenteel niet worden opgehaald. Probeer het later nog eens. 13 maart 2024 De afdelingen die zijn verwijderd in de HR Core blokkeren in Self Service (Change 5510177) Wanneer een afdeling in HRCore inactief wordt gemaakt, moet deze afdeling handmatig worden geblokkeerd in Self Service. Dit gaan we binnenkort automatisch doen. Het gevolg is dat je GEEN afdelingen meer kunt hebben die alleen in Self Service staan. ALLE afdelingen moeten in HRCore worden aangemaakt, gewijzigd en worden verwijderd. Self Service zal dit 1 op 1 overnemen.  Probleem met opgenomen verlofuren tijdens een ziekteperiode (Change 4991717) Indien een werknemer gedeeltelijk ziek is en vakantie opneemt, moet het volledige aantal uren van deze vakantiedagen in mindering gebracht worden op zijn vakantiedagen. Je trekt dus de volledige omvang van de uren en niet alleen de te werken uren gedeeltelijk af, Conform de wettelijke regeling. We hebben dit aangepast zodat altijd de volledige werkuren als verlofuren worden doorgegeven in de YouServe App en Self Service. 1 maart 2024 Pop-up is zichtbaar terwijl dat niet zou moeten en blokkeert (Change 5926791) Na het verschijnen van een (soms onterecht zichtbare) pop-upmelding in een Self Service-proces, werd je belemmerd om verder te gaan. We hebben dit probleem nu opgelost. Je kunt nu weer zonder onderbreking doorgaan. _______________________________________________________________________________________________ ENGLISH - Release notes Self Service Business March 2024 March 22, 2024 Pre-fill in the pop-up screen of the employee's email address and telephone number for digital signing In a workflow, an employee must sign one or more documents. In Self Service you can set up an electronic signing step for the employee in the relevant process. In the previous step (Activity), a pop-up screen will appear in which the employee's email address and telephone number must be entered. Until now you had to fill this in manually. From now on, this pop-up screen can be automatically filled with the employee's email address and telephone number. You must set this up (once) in the relevant process. Follow these steps: Go to Administration > Workflow Definition > Workflow Definition. Choose the process in which the pop-up screen is automatically filled with the employee's data. Go to the 3rd tab and find the activity prior to the employee's signing step. Click on the relevant button (in this case Send). Check the box: Enter employee details in digital signature pop-up. From this moment on, the pop-up screen will automatically be pre-filled with the employee's details. This saves time and ensures a more efficient workflow The pop-up screen will now show the employee's phone number and email address. You can still change the number and email address if necessary. For a foreign telephone number, the area code (in this case Belgium) will be shown. You still need to check whether the telephone number is correct. In this case you need to remove the 0. You will receive an error message if the telephone number is incorrect in length.    March 21, 2024 Organisational units deleted or inactive in YouServe HRCore are not automatically blocked in YouServe Self Service (Change 5510177) When an organisational unit is made inactive in HRCore, this department must be manually blocked in Self Service so that this organisational unit can no longer be selected in the Self Service tables. Until now, the functional manager had to adjust this manually in Self Service. From now on, changes (inactive and/or deleted organisational units) are automatically blocked in Self Service.   Showing a message instead of an error message when the HRCore Personnel Information System is offline   Self Service retrieves some leave data directly from the HRCore personnel information system. When HRCore is offline due to maintenance, you will now receive an error message in Self Service, for example with the employee card or with the leave forms. From now on we will now show a message instead of an error message: The leave information cannot currently be retrieved. Please try again later.   When requesting leave, a warning is shown: The leave information cannot currently be retrieved, but you can create and send the change   If you have created an incomplete leave withdrawal transaction when withdrawing a leave request, you will receive the following message: The leave information cannot currently be retrieved. Please try again later.   March 13, 2024 Block the departments deleted in the HR Core in Self Service (Change 5510177) When a department is made inactive in HRCore, this department must be manually blocked in Self Service. We will do this automatically soon. The result is that you can NO longer have departments that are only in Self Service. ALL departments must be created, modified and deleted in HRCore. Self Service will take over this 1 on 1.     Problem with taken leave hours during a period of illness (Change 4991717) If an employee is partially ill and takes vacation, the full number of hours of these vacation days must be deducted from his vacation days. So you partially deduct the full extent of the hours and not just the hours to be worked, in accordance with the legal regulations. We have adjusted this so that the full working hours are always passed on as leave hours in the YouServe App and Self Service.    March 1, 2024  Pop-up is visible when it shouldn't be and blocks (Change 5926791) After a (sometimes incorrectly visible) pop-up message appeared in a Self Service process, you were prevented from continuing. We have now resolved this issue. You can now continue without interruption.

Nieuw  Ad-hoc rapportage ook met groepeerkenmerken op klantniveau Waarom  Bij de Ad-hoc rapportage is het mogelijk om groepeerkenmerken op te geven. Tot dusver konden deze groepeerkenmerken alleen worden gebruikt als deze waren ingericht op Bedrijfsniveau. Vanaf nu is het mogelijk om gebruik te maken van groepeerkenmerken die zijn ingericht op Klantniveau. Hoe  Menu bijvoorbeeld: rapporten > controle > Ad-hocrapportage uitgebreid Als je in het navigatiepad een bedrijf hebt geselecteerd, zie je de groepeerkenmerken die voor het betreffende bedrijf in gebruik zijn. Als je navigeert naar het niveau Klant, zie je alle groepeerkenmerken die op klantniveau zijn ingericht. Actie  Er is geen actie nodig. Arbeidscontract - nieuw gegevenselement Kostendrager  Waarom Naast het al bestaande gegevenselement kostenplaats was er ook behoefte aan een apart element kostendrager.  Hoe Op het scherm Arbeidscontract is per 01-01-2024 het gegevenselement Kostendrager toegevoegd. Bij de rapporten waarbij een groepeerkenmerk kan worden opgegeven, is dit element beschikbaar om te gebruiken voor het groeperen. Actie Wanneer je gebruikt wilt gaan maken van  dit nieuwe veld, kun je hiervoor de waardes vastleggen in de waardenlijst, zodat deze daarna vastgelegd kunnen worden bij de werknemers Gewijzigd en verbeterd  Classificatiekenmerk 3 nu ook beschikbaar als groepeerkenmerk Melding Bij de rapporten waarbij een groepeerkenmerk kan worden opgegeven, is nu ook classificatiekenmerk 3 beschikbaar om te gebruiken voor het groeperen. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat het classificatiekenmerk 3 te gebruiken is, Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Signaleringsverslag - Reiskosten fiscale ruimte negatief (change 5489993)  Melding  Als je in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten had gekozen om de fiscale ruimte te laten berekenen, dan kon het voorkomen dat op het Signaleringsverslag ten onrechte de melding werd gegeven dat de fiscale ruimte negatief was. Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast, zodat vanaf deze release het onterechte signaal niet meer wordt gegeven. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release staat het onterechte signaal na het uitvoeren van een salarisberekening niet meer op het Signaleringsverslag.  Payrollelement niet correct berekend icm mobiliteitsbudget (change 5543819)  Melding  Indien bij een medewerker zowel de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget reservering via werkgever en de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget was geselecteerd, werden de volgende drie payrollelementen niet juist berekend. Vast deel opbouw budget (vast). Vast deel opbouw budget (eenmalig). Vast deel opbouw budget (beide). De grondslag werd dan niet vermenigvuldigd met het opgegeven reserveringspercentage.  Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast, zodat vanaf deze release deze drie payrollelementen wel juist worden berekend. Deze aanpassing is gedaan met ingangsdatum 1-1-2024.  Actie Er is geen actie nodig. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats voor 2024   30% regeling pro rata - exclusief extraterritoriale kosten (change 4009972) (Hotfix maandag 19-02-2024)  Melding  De 30% regeling (variant exclusief extraterritoriale kosten) is aangepast: als de datum ingang beschikking of de datum einde beschikking in een afrekenperiode valt wordt in die periode de 30% regeling pro rata uitgevoerd. Tot nu toe werd de 30% regeling altijd op het gehele inkomen toegepast als de beschikking op minimaal 1 dag in de afrekenperiode actief was. De pro rata berekening is op basis van gemiddelde werkdagen voor een jaar met 260 dagen. Oplossing  We hebben de programmatuur aangepast met ingang van 01-01-2024, zodat vanaf deze release de payroll de juiste berekening doet.  Actie Er is geen actie nodig. Vanaf de salarisverwerking op 19-02-2024 zal de berekening juist gaan.   Wet- en regelgeving Nieuwe Signalering "Fiscale uitruil is > Mobiliteitsbudget" ( Verschoven naar de april release!!) Melding Bij sommige mobiliteitsregelingen is het niet toegestaan om meer reiskosten uit te ruilen dan het beschikbare  Mobiliteitsbudget. Om dit te controleren komt er een Signalering die afgaat als er meer wordt uitgeruild dan er Mobiliteitsbudget is uitbetaald. Oplossing Om bovenstaande te controleren is er een Signalering die afgaat als er meer fiscaal wordt uitgeruild dan er Mobiliteitsbudget is uitbetaald. Actie Er is geen actie nodig. 30% regeling standaardwaarden Standaard ingericht Voor de 30% regeling hebben een aantal gegevenselementen een standaard waarde gekregen met ingangsdatum 01-01-2024. Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon - Verlaging 30% percentage (V) Splitsen norminkomen (30% regeling) - Mastertitel norminkomen splitsen (01) Verhoging norminkomen toepassen - Ja Verhogen norminkomen met  - 1,00 Euro De waarde voor Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon  was al gevuld en staat hier ter volledigheid.  De elementen voor de verhoging norminkomen zijn nieuw en bestaan per 01-01-2024 Actie Mocht het nodig zijn voor de berekening van de 30% regeling, één van deze waarden moeten afwijken, dan zal binnen de inrichting van de Bedrijfs- of Klant cao de waarde omgezet moeten worden, voorzover dit niet kan op de scherm van de medewerker.  Op medewerker niveau is aan te passen: Toepassen normbedrag 30% regeling Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon Splitsen norminkomen (30% regeling) - Mastertitel norminkomen splitsen

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 28 oktober 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja Geen release notes voor 2023-11 YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja No release notes for 2023-11 YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

Mededelingen 1. Gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft.  Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In de releases daarna hebben we deze gegevens groepsgewijs ook daadwerkelijk fysiek omgezet naar een contractgegeven. In deze release wordt de laatste groep gegevens omgezet. Hoe Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract-ID op het verslag: ZW verzekerd (340) WW verzekerd (10000029) WAO/IVA/WGA verzekerd (10000030) WW herzien (10524457) Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. 2. AOW Datum - Update per 1-1-2023 Waarom In 2028 gaat de AOW leeftijd met 3 maanden omhoog van 67 jaar naar 67 jaar en 3 maanden. Deze nieuwe datum wilt iedereen vast graag zien in het systeem. Hoe Wij hebben deze update op dinsdag 6 juni 2023 aangezet en dit houdt in dat elke medewerker van elk bedrijf met een geboortedatum van 1 januari 1961 en later wordt aangepast. Het uitvoeren vindt plaats in kleine blokken per uur om de performance van het systeem niet teveel te belasten en zal de komende weken in beslag nemen. De volgorde gaat in per 1-1-1961. We gaan dus alle medewerkers per leeftijdsjaar aanpassen.  In de Delivery updates laten we weten wat de status van de update is. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf heden worden de AOW-leeftijden aangepast in het systeem. Gewijzigd en verbeterd  3. Raadplegen en wijzigen medewerkergegevens vóór 1-1-2017  Waarom  Bij een aantal schermen in het menu Medewerker is vorig jaar de lay-out verbeterd. Als ingangsdatum voor de nieuwe versie van die schermen was 1-1-2017 gekozen.   Omdat het in specifieke gevallen toch nodig is om bepaalde medewerkergegevens van voor 2017 te kunnen raadplegen of wijzigen, hebben wij dit vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe  In de volgende schermen in het menu Medewerker kun je voortaan door het wijzigen van de peildatum terug in de tijd tot 1 januari 2010 in plaats van 1 januari 2017: Medewerker > Medewerker Medewerker > Arbeidsrelatie Contract > Arbeidscontract Actie Er is geen actie nodig. 4. Performance Rapport Afrekenresultaten D/C  Waarom Uit diverse calls bleek dat de performance van het rapport Afrekenresultaten D/C sterk verbeterd kon worden. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, kan het even duren voordat het rapport klaar is. Als het om heel veel gegevens ging, verscheen er na een tijd draaien soms een foutmelding in het scherm en kwam het rapport niet in Mijn rapporten te staan.  Hoe Rapporten > Controle > Afrekenresultaten D/C De performance van Afrekenresultaten D/C is sterk verbeterd, zodat het rapport sneller wordt aangemaakt. De oplossing hebben we op 30 mei 2023 uitgeleverd.  Actie Er is geen actie nodig.  5. Benefitbudget reservering via werkgever - Meer uitbetalen dan saldo Waarom Omdat klanten die gebruik maken van een extern systeem voor Flex benefits, de wens hadden om in bepaalde situaties meer dan het gereserveerde saldo uit te betalen, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Benefitbudgetregeling res. via werkgever Met ingang van 1-1-2023 is aan het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Uit te betalen bedrag boven saldo toegevoegd. Dit veld heeft als standaardwaarde Nee. Als je dit veld op Ja zet, is het mogelijk om meer uit te betalen dan het gereserveerde saldo op dat moment. Let op: als je gebruik maakt van Flex Benefits, moet dit veld de waarde Nee hebben. Actie Als je wilt toestaan dat er een hoger bedrag Benfitbudget wordt uitbetaald dan er is gereserveerd, zet dan het veld Uit te betalen bedrag boven saldo op Ja. Dit kan vanaf 1-1-2023. Opgeloste meldingen 6. Wens - Markeren te verwijderen regel in Arbeidsvoorwaardenpakket (4662202) Melding Bij het verwijderen van een arbeidsvoorwaarde uit het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket kwam er niet eerst een markering voor de regel te staan, maar werd de regel direct verwijderd zodra je aan het eind van de regel op Verwijderen  klikte. Bij het toevoegen van een arbeidsvoorwaarde toevoegde, werd deze aan het eind van de lijst getoond met als markering een groen bolleje  voor de regel.  Pas als je op Opslaan klikte werd de arbeidsvoorwaarde definitief toegevoegd.    Omdat het verwijderen van een regel soms per ongeluk gebeurde, was er de nadrukkelijke wens om ook bij het verwijderen eerst een markering voor de regel te plaatsen om de gebruiker erop te attenderen dat de regel verwijderd gaat worden als je de gegevens in het scherm opslaat.  Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Om het ongewild verwijderen van een arbeidsvoorwaarde te voorkomen, hebben we de werking van het scherm aangepast. Voortaan komt er voor een te verwijderen regel als markering een rood bolletje  te staan en wordt de regel pas verwijderd als je op Opslaan klikt.  Kies je voor verwijderen en ga je vervolgens voordat je opslaat, naar een ander scherm, dan krijg je een pop-up met de vraag of je dit wilt doorvoeren of niet. Actie Er is geen actie nodig. 7. Audit file geeft rubrieknummers zonder omschrijving (4575769) Melding In de Audit file kwamen onterecht ook regels naar voren vanuit de zelf aangemaakte vrije velden. Deze hadden alleen een nummer en geen omschrijving.  Oplossing De Audit file is een bestand dat is opgesteld in samenwerking met de Belastingdienst. Omdat de vrije velden geen gegevens bevatten waar de Belastingdienst om vraagt, hebben we ervoor gekozen de vrije velden uit de Audit file te verwijderen. Vanaf deze release komen er geen vrije velden meer voor in de Audit files.  Actie Er is geen actie nodig. Als er behoefte is aan rapportages waarin vrije velden zijn opgenomen, kun je hiervoor een van de andere rapporten gebruiken. 8. Fout L1818 in werknemergegevens aangifte Loonheffingen (4575593) Melding Bij sommige medewerkers werd de loonaangifte afgekeurd, omdat deze niet voldeed niet aan de controle 1818:  Als Datum einde inkomstenverhouding niet is aangeleverd en Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, Indicatie verzekerd WW en Indicatie verzekerd ZW gelijk zijn aan N, dan moet Loon SV gelijk zijn aan € 0. Het ging om nieuwe medewerkers waarbij de Datum indienst werd gewijzigd en bij medewerkers die halverwege een periode weer indienst kwamen met dezelfde medewerkercode. Bij deze medewerkers werd voor het loonaangiftebericht ten onrechte de vervangende waarde N doorgegeven voor de volgende velden: Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA Indicatie verzekerd  WW Indicatie verzekerd ZW Oplossing Dit is nu hersteld, zodat er voor deze situaties geen vervangende waardes meer worden bepaald.  Actie Wij gaan dit vanaf deze release met terugwerkende kracht herstellen. Hier hoef je niets voor te doen. Let op het volgende: als je via de Workflow de Datum indienst hebt gewijzigd of de Herindienst hebt uitgevoerd, dan wordt de Datum aanvang inkomstenverhouding nog niet op de juiste begindatum gezet. Deze staat nu op de begindatum van de afrekenperiode. Dit moet je tijdelijk nog zelf aanpassen. Ga hiervoor naar het scherm Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding en vul bij het veld Begindatum de Datum indienst in.  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 29 april 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   De releases van Visma Raet vind je hier. Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 1 april 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   De releases van Visma Raet vind je hier. Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

  Gewijzigd en verbeterd Importfunctie waardenlijst controleerde niet op 10 tekens Waarom De waarde van een functie mag uit maximaal 10 tekens bestaan. Als je via het scherm Waardenlijst een nieuwe functie aanmaakt, controleert het systeem dit. De importfunctie, controleerde dit echter niet, waardoor het mogelijk was om functiewaardes of-codes aan te maken met meer dan 10 tekens. Hierdoor ontstonden er ook fouten bij de achterliggende systemen.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Vanaf deze release controleert de import of de nieuwe functiecode uit niet meer dan 10 tekens bestaat. Gaat het om meer tekens, dan wordt deze nieuwe functiecode niet aangemaakt.  Actie Er is geen actie nodig.  Scherm Definiëren Signaal verbeterd Waarom Het filter in het scherm Definiëren Signaal werkte niet en het scherm liep vast als het zoekveld Periodiek was geselecteerd.  Hoe Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Vanaf deze release is het scherm aangepast en verbeterd: je kunt het filter nu wel gebruiken en het scherm loopt niet meer vast.  Actie Er is geen actie nodig. Ouderschapsverlofrecht eerder berekend Waarom Het recht van een medewerker op ouderschapsverlof werd pas berekend, als het ouderschapsverlof was aangevraagd. De medewerker zag niet wat het verlofrecht was als er voor het eerst een verlofaanvraag werd gedaan. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat het berekenen van ouderschapsverlofrecht eerder kan plaatsvinden. Hoe Medewerker > Medewerker > Kindgegevens Aan het scherm Kindgegevens is het veld Ouderschapsverlof opnemen toegevoegd. Vul je hier Ja in, dan berekent het systeem meteen het Ouderschapsverlofrecht voor alle Ouderschapsverlofsoorten binnen de verlofregeling van het bedrijf. Dit zal meestal Ouderschapsverlof betaald 1 en Ouderschapsverlof (Onbetaald) zijn vanaf 2 augustus 2022. De bestaande methode waarbij ouderschapsverlof wordt berekend bij een verlofaanvraag, blijft naast deze nieuwe optie bestaan.  Let op Als je bij een Kind het veld Ouderschapsverlof opnemen op Nee zet, wordt het verlofrecht weer verwijderd. Dit kan nodig zijn als een medewerker zich bedenkt en geen Ouderschapsverlof opneemt. Je moet er dan ook voor zorgen dat de verlofaanvraag wordt ingetrokken. Bij het inrichten van Ouderschapsverlof onbetaald, kan het zijn dat op het niveau BedrijfsCAO nog 26 weken ouderschapsverlof staan en een leeftijdsgrens van 8 jaar. Als dit op BedrijfsCAO-niveau zo is ingericht en je wijzigt in het scherm HR Stuurgegevens de OSV factor in 17 weken, dan rekent het systeem toch met 26 weken. Om dit op te lossen, moet de waarde op het niveau BedrijfsCAO worden verwijderd. Hiervoor kun je een ticket indienen. Op korte termijn willen we een apart scherm beschikbaar stellen dat toegang geeft tot deze velden, zodat je ze zelf kan aanpassen.  Actie HR Core Business: als de OSV factor en Leeftijdsgrens onbetaald zijn ingericht op het niveau BedrijfsCAO, dien dan een ticket in om deze te laten beëindigen.  HR Self Service: om aan te sluiten op deze functionaliteit kan je het element Opnemen ouderschapsverlof toevoegen aan de tegels waarbij kindgegevens worden vastgelegd.   Opgeloste meldingen  Koppelingen HR niet zichtbaar in HR Core (3556963) Waarom Met ingang van de april release is het mogelijk om de persoonslaag voor jouw organisatie zelf te activeren via het scherm Koppelingen HR. Omdat dit scherm niet voor iedereen toegankelijk is, kun je vanaf deze release de persoonslaag ook activeren via het scherm Stuurgegevens UPI/Identity.  Hoe Instellingen > Vastlegging > Stuurgegevens UPI/Identity Aan het scherm Stuurgegevens UPI/Identity is de optie Persoonslaag actief toegevoegd en het veld Toekennen UPI. Het activeren of deactiveren van de persoonslaag doe je als volgt: Als je de optie Persoonslaag actief aanvinkt, wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag aangezet. Opmerking: als de optie Persoonslaag actief is aangevinkt en je haalt het vinkje weg, dan wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag gedeactiveerd. Nadat je het vinkje hebt weggehaald, vindt er geen synchronisatie meer plaats tussen medewerkers en personen. Via het veld Toekennen UPI kun je voor het zoeken naar een persoon kiezen uit de volgende methodes van koppelen:  Alleen Burgerservicenummer BSN, geboortenaam en geboortedatum Het systeem zoekt dus altijd eerst op Burgerservicenummer (BSN) om na te gaan of er een persoon is met hetzelfde BSN. Heb je echter de zoekmethode BSN, geboortenaam en geboortedatum gekozen, dan zoekt het systeem verder en kijkt of er voor de medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters + achternaam + geboortedatum. Het koppelen van een medewerker aan een persoon vind altijd plaats in de volgende situaties: Situatie Medewerker met Burgerservicenummer Persoon met Burgerservicenummer Vind er een unieke koppeling plaats? A Nee Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum B Ja Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum C Nee Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum D Ja Ja Ja, op basis van Burgerservicenummer Controles Voordat je de persoonslaag activeert, moet je een aantal stappen uitvoeren. Zie hiervoor de toelichting bij de optie Persoonslaag actief in het online help onderwerp Schermen en velden > Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen. Informatie over het rapport Voorgestelde UPI vind je in het helponderwerp Schermen en velden > Rapporten > Personeelsmanagement > Voorgestelde UPI. Actie Als je de persoonslaag voor jouw organisatie wilt activeren, volg dan de bovengenoemde stappen en kijk in de online help voor informatie over het rapport Voorgestelde UPI en bijbehorende conflicten. Uitleg verwerkingsverslag conversie Persoonslaag Nadat je als klant en/of consultant de persoonslaag hebt geactiveerd via Stuurgegevens UPI/Identity gaat de conversie vanaf 17.30 van start. Hoeveel tijd de conversie in beslag neemt, hangt af van de grootte van de klant. Voor klanten tot 5000 medewerkers duurt de conversie ongeveer een uur. Zodra de conversie gereed is, plaatst het systeem het verwerkingsverslag onder Gedeelde rapporten. Let op: dit rapport is zichtbaar op klantniveau: selecteer in het navigatiepad bovenin het scherm de klant zonder bedrijf erachter.   Als het eerste tabblad in dit rapport leeg is, zijn alle medewerkers met een UPI gekoppeld aan een persoon. Als er medewerkers op het eerste tabblad staan, was er bij die medewerkers een probleem met het koppelen aan een persoon, bijvoorbeeld twee medewerkers met dezelfde UPI maar een andere achternaam.  Actie Als er medewerkers staan op het eerste tabblad van het verwerkingsverslag, maak dan het rapport Voorgestelde UPI om daarin de opmerkingen te bekijken. Corrigeer de betreffende medewerkers en zet vervolgens eerst de optie Persoonslaag actief uit en daarna weer aan, zoals hiervoor beschreven. Na 17:30 start de conversie dan opnieuw en worden de ontbrekende personen aangemaakt; zodra de conversie gereed is, wordt er een nieuw verwerkingsverslag aangemaakt.  Medewerker gekoppeld aan meerdere personen (3592360) Als een medewerker wordt aangemaakt met een UPI en de persoonslaag staat aan, wordt de UPI de persoonscode. Elke medewerker krijgt in principe een eigen UPI en Persoon. Echter als een medewerker al bestaat, wordt op basis van het Burgerservicenummer de bestaande UPI opgezocht en aan de nieuwe medewerker gekoppeld. Hiermee heeft een Persoon, twee medewerkers. Het gaat dan om dezelfde Persoon met meerdere dienstverbanden binnen de organisatie.  Soms komt het voor dat een medewerker die voor een 2e keer in dienst treedt, toch een eigen UPI krijgt en daarmee aan een nieuwe persoon wordt gekoppeld. Dit kun je herstellen via Medewerker > Persoon > Wijzig UPI. Situatie Een oude medewerker met ingangsdatum 1-1 wordt gekoppeld aan de nieuwe medewerker met ingangsdatum 1-7 via de optie Wijzig UPI, worden bij de oude medewerker in het tijdvak van 1-1 tot 1-7, de UPI en persoon ontkoppeld. Vanaf 1-7 is de oude medewerker gekoppeld aan de nieuwe persoon. Hiermee wordt voorkomen dat mutaties van voor 1-7 ook doorwerken naar de nieuwe medewerker.  De oude persoon, waaraan geen medewerkers meer zijn gekoppeld, wordt volledig verwijderd. Door deze aanpassing voorkomen we dat een medewerker aan twee personen gekoppeld is. Actie Er is geen actie nodig.

Gewijzigd en verbeterd  1. Controle Persoonslaag uitgebreid Waarom  Vanaf de juni release is het mogelijk om te kiezen hoe je de UPI aan een medewerker wilt toekennen. Als je in het scherm HR Koppelingen bij het veld Koppeling hebt gekozen voor Persoonslaag (NL), zie je het veld Toekennen UPI waarmee je voor het zoeken naar een persoon kunt kiezen uit de volgende methodes van koppelen:  Alleen Burgerservicenummer BSN, geboortenaam en geboortedatum Het systeem zoekt dus altijd eerst op Burgerservicenummer (BSN) om na te gaan of er een persoon is met hetzelfde BSN. Heb je echter de zoekmethode BSN, geboortenaam en geboortedatum gekozen, dan zoekt het systeem verder en kijkt of er voor de medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters + achternaam + geboortedatum. Vanaf de juli release hebben wij de ze zoekmethodes eenvoudiger gemaakt, zodat je makkelijker kunt nagaan wanneer er een koppeling zal plaatsvinden tussen medewerkers en bestaande personen. Hierdoor is het ook mogelijk om medewerkers waarvoor geen BSN is ingevoerd, te koppelen aan een bestaand persoon. Als de juiste koppeling is gemaakt, zijn alle persoonsgegevens van de medewerker aan elkaar gekoppeld en makkelijk terug te vinden in HR Core Business.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen Voortaan vind het koppelen van een medewerker aan een persoon altijd plaats in de volgende situaties.  Situatie Medewerker met Burgerservicenummer Persoon met Burgerservicenummer Vind er een unieke koppeling plaats? A Nee Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum B Ja Nee Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum C Nee Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum D Ja Ja Ja, op achternaam, voorletters en geboortedatum Let op! De controle op geboortenaam en geboortedatum is hoofdlettergevoelig. Dat houdt in dat de voorletters+achternaam+geboortedatum precies zo geschreven moeten worden als in het identiteitsbewijs. Als de schrijfwijze van deze gegevens niet hetzelfde is, kan er ook geen koppeling plaatsvinden. Dit kan negatieve gevolgen hebben, omdat een medewerker dan als nieuw wordt aangemerkt en ook zo wordt aangeleverd aan achterliggende systemen.  Deze controle werkt goed als je een (nieuwe) medewerker aanlevert vanuit HR Self Service. Als je echter in HR Core Business handmatig een (nieuwe) medewerker invoert, dan is deze controle nog niet altijd actief. In de tabel hieronder zie je in welke situaties de controle nog niet volledig is. Stuurgegevens UPI/Identity - Veld UPI  vullen met Controle actief Leeg Ja Automatisch genereren Nee Medewerkercode toepassen Nee We gaan dit in een van de komende releases aanpassen, zodat ook hier de controle goed verloopt. Actie Als jouw organisatie nu de Persoonslaag aan heeft staan en er worden weinig tot geen medewerkers zonder Burgerservicenummer aangenomen, hoef je niks te doen. Als jouw organisatie veel uitzendkrachten en zelfstandige ondernemers aanneemt waarvoor het vastleggen van het Burgerservicenummer niet noodzakelijk is, adviseren we je om te kiezen voor de uitgebreide controle op burgerservicenummer, geboortenaam en geboortedatum. 2. Scherm Heraanleveren Portaalbeheer (Medewerker) hernoemd Waarom Het scherm Heraanleveren Portaalbeheer (Medewerker) is hernoemd, omdat de naamgeving niet de volledige lading dekte van de functionaliteit. Als je deze functionaliteit gebruikt, zorg je namelijk voor een aanlevering aan het Youforce Portaal, het Datawarehouse en aan Talentsuite.  Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren overig (medewerker) - NIEUW Vanaf deze release is de naam van het scherm Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker) gewijzigd in Heraanleveren overig (medewerker). We hopen dat het nu duidelijker is dat je via deze functionaliteit een heraanlevering van meerdere processen kunt forceren. Als het niet duidelijk is wat een proces precies doet, kijk dan altijd in de online help van het scherm, om zeker te weten of je alle informatie hebt.  Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen 3. Uitzetten feestdag was niet meer mogelijk (3526833) Melding Instellingen > Waardencluser > Feestdag Het uitzetten van feestdagen was niet meer mogelijk, omdat je een foutmelding kreeg zodra je het vinkje bij een feestdag verwijderde. Oplossing We hebben de programmatuur aangepast, zodat je feestdagen weer kunt uitzetten.   Actie Er is geen actie nodig.