Vejledninger i Visma.net ERP

Sådan kan du komme igang med budgettering i Visma.net   Denne artikel opsummerer kort hvordan man opretter og vedligeholder budget i forskellige  varianter.    På Community kan du finde forskellige varianter af rapporter som understøtter dine budget varianter    Budget - “How to” 1.draft  Vælg et budget “hovedbog  Her kan flere budgetvarianter op rettes eksempelvis budget og budget revision ● Værdier er nummeriske. Eksempelvis skal konto for kontantrabat i  omsætningsklassen oprettes med (-) fortegn    Forudindlæs artikler  Her vælges parametere for eksempelvis sidste års tal + 20 %   Budget - “How to” 1.draft  Administrer budget:  Når et budget er “frigivet” kan man “gå tilbage til senest frigivne værdier”   Frigiv budget:    Budget oversigt ( rapport )   3 Budget - “How to” 1.draft  Budget vs realiseret  Rapporten er vedlagt som .xml import    

I denne vejledning finder du en gennemgang af opsætning af kundefakturaer som ønskes sendt gennem AutoInvoice.    En kombination af opsætning på kunden og aktivering af dine automatiseringsplaner da vil processen fra oprettelse af faktura til kvittering for modtagelse ske helt automatisk.   Opret/vedligehold kunde, opret faktura og aktiver Autoinvoice så er du fuldautomatiseret i din faktura proces. Du kan naturligvis og udføre det samme fra din salgsordre proces. Autoinvoice - kundeindstillinger   Autoinvoice - opret en kundefaktura   Autoinvoice - automatisering af handlinger   Autoinvoice - Kundefaktura frigivet ( bogført)   Autoinvoice - adgang til Autoinvoice   Autoinvoice - overbliksbillede    Autoinvoice - detaljer pr. faktura   Autoinvoice - notifikation til modtager   Autoinvoice - accept hos modtager   Autoinvoice - Kundefaktura opdateret    

Med vedlagte vejledning kan du komme igang med at anvende flowet fra oprettelse af indkøbsordre til fakturamodtagelse. Vejledningen tager dig igennem de bogføringer som håndteres undervejs og giver et bud på hvordan man løbende kan holde styr på saldobalancen.   Ps: Læs også vejledning omkring håndtering af returnering af varemodtagelse. Indkøbsordrer / varemodtagelse / fakturamodtagelse  Opret Indkøbsordre   Gennemfør Varemodtagelse fra indkøbsordren  “Frigiv” efterfølgende varemodtagelsen.  Varemodtagelsen er nu bogført som “varer modtaget men ikke faktura modtaget” ( debet varelager / kredit  periodisering modtagne varer ).   Kontooplysning     Fakturamodtagelse af varemodtagelse  Gå til Handlinger i “Varemodtagelse” og “Opret leverandørfaktura” og “Frigiv”   Bogføring af varemodtagelse afsluttes og leverandør faktura bogføres Konto 83500 er i “balance” / “0-stillet”   Tips og tricks ( “to do” & “not to do” )  Bogfør “ikke” direkte mod konto 83500 ( modtagne varer )  Check at alt er frigivet ( varemodtagelser, retur og leverandørfakturaer) ● (frigiven ) Varemodtagelse skal udløses ved at modtage en leverandørfaktura ● (frigiven ) Returnering af varer udløses ved at modtage en kreditnota ● Kreditnota udlignes via “Bankbetaling” med faktura ( se vejledning ) ● Retur kode - “Årsagskode” ( postering mod konto 83500 )  Brug “bilagsafstemning” evt som daglig rutine for at afstemme “åbne  varemodtagelser”.   Øvrige fejlsenarier ( se kommende slides ) Fejl senarier:  Bogføring af leverandørfaktura mod lagervare uden varemodtagelse ● Kan ikke “frigives” hvis varen er en “lagervare” Fejl senarier:  Registrering af varemodtagelse uden tilknytning til indkøbsordre. ( varemodtagelse bogføres mod konto 83500)     Fejl senarier:  Registrering af leverandørfaktura med efterfølgende tilknytning til varemodtagelse. (Kan ikke frigives hvis ikke der knyttes til varemodtagelse)    Fejl senarier:  Indkøbsordre med vare linie rabat     Fejl senarier:  Varemodtagelse af indkøbsordre med linie rabat   Fejl senarier:  “Se lagerstyringsdokument” viser batchen     Fejl senarier:  Fakturamodtagelse af varemodtagelse med ændret rabat   Fejl senarier:  Ændret rabat på fakturamodtagelse korrigeres mod varelager tilgangen på varemodtagelsen     Afstemning Opret en “konto-afstemning” til at vise åbne poster på konto 83500 Markér for “valgt” udligner åbne poster på konto 83500 ( efter at have aktiveret “afstem” … kan afvikles flere gange og fortrydes) Saldo balance ultimo periode 10 og hvilke poster består denne saldo af ?    Gå til kontoafstemning og dokumenter saldobalancen

Med denne vejledning kan du komme i gang med at bruge styklister / KIT. Start med at definere et "KIT" samt de elementer som skal indgå i styklisten. Sørg for at have elementerne på lager ( hvis det er lager varer som indgår ) og producer efterfølgende det samlede "KIT". Herefter er lager saldi opdateret på elementer og "KIT" klar for salg.   Opret én vare ( stykliste hoved / KIT) ( IN202500)   Opret varer ( stykliste elementer / KIT elementer)   Sammensæt styklisten ( IN209500)      Lager saldo på stykliste elementer skal være tilgængelig forud for produktion( IN401000)     Producer styklisten / KIT - montering   Lager saldo på styklisten ( KIT )    Varen ( styklisten ) er nu klar til salg       

I denne vejledning gennnemgår vi, hvordan du opsætter en ny kunde med brugere og moduler, efter du har oprettet denne i STORE.

I denne vejledning kan du se hvordan Visma.net håndterer årets akkumulerede resultat samt hvordan det vises i balancen. Ved en periodeafslutning eller ved årsafslutningen kan man disponere årets resultat mod andre konti i egenkapitalen end overført resultat eksempelvis afsættelse af foreslået udbytte. Periode afslutning  Efter en periode er rapporteret anbefales det at lukke regnskabsperioder (ScreenId=GL50300S)     Periode afslutning   Alle perioder frem til periode 07-2020 er nu lukket i alle moduler (ScreenId=GL201000)   Periode afslutning   Man kan stadig oprette eksempelvis en salgsordre med dato i én lukket periode   Periode afslutning  Men det er ikke muligt at “fakturere” salgsordren i én lukket periode.     Periode afslutning  Såfremt man ønsker at postere i en lukket periode kan dette “aktiveres”. Husk at “deaktivere” igen. (ScreenId=GL102000)  Periode afslutning / Årsafslutning ● Disse 2 konti håndterer “resultat år til dato” i balancen       Periode afslutning / Årsafslutning ● Årets resultat vises løbende i balancen på konto 81900     ●Periode afslutning / Årsafslutning      Periode afslutning / Årsafslutning  Balancen for 01-2021 viser nu årets resultat 12-2020 på konto 81300 ( uden bogføring mod konto 81900 )       Periode afslutning / Årsafslutning  I dette eksempel er der disponeret udbytte for året 2020 i resultatopgørelsen   Periode afslutning / Årsafslutning  Balancen er nu opdelt i disponering af foreslået udbytte og resterende som overført resultat  

One Stop Moms ordningen er et nyt område for mange. Der er skrevet flere gode artikler om betingelserne for at opfylde kravene for ordningen.  Blandt andet https://www. danskerhverv.dk/presse-og- nyheder/nyheder/2021/august/ undga-momsbovl--tilmeld-dig- moms-one-stop-shop/ + SKAT har nogle gode sider at læse igennem.   Der er indført en ordning som gør at man indberetter momsen til SKAT der så sørger for den videre afregning til rette EU land.   Vi skal ikke "kloge os" på hvordan reglerne skal tolkes og indføres. Blandt er der tale om en nedre grænse på EUR 10.000 men hvornår er den passeret og opfyldt ? Beregningen af momsen sker løbende med den moms sats som den private kunde bor i og man kan vel i princippet stå ved årets udgang og have et samlet salg til EU lande på mindre en EUR 10.000. Får man så pengene tilbage eller ?  Det er nok et anliggende den enkelte kunde skal afklare med sin revisor eller lignende.   Rent teknisk / systemmæssigt har vi lavet et forslag til hvordan beregningen kan foregå i Visma.net. I princippet handler det om at oprette relevante momskoder, moms zoner, moms kategorier for hver enkelt land / sats. Man kan med fordel også lave en selvstændig "moms leverandør" således OSM holdes ude af den normale momsrapport herunder også selvstændig konto for udgående moms OSM. Man kan se vores forslag i den vedhæftede fil, eller i teksten herunder.   Vejledning i hvordan One Stop Moms ( OSM ) kan sættes op i Visma.net Financials.  1.0 Opret selvstændige konti for postering af OSM samt afregning af samme. I dette eksempel er der taget udgangspunkt i den eksisterende standard kontoplan.    1.1. Opret ny momsleverandør ( kopier eventuel leverandør 49999 som findes i Visma.net standard.)   1.2. Opret momskategori   1.2.1 Opret momskategorier ( detaljer )   1.3 Opret momszone    1.3.1. Opret momszone ( detaljer )   1.4 Opret rapporterings gruppe knyttet til ny momsleverandør    1.4.1 Opret rapportering gruppe ( fortsat )   1.5 Opret momsnr. ( opret eventuel momsnummer før kategori og zone ) ( i dette eksempel er der brugt 19 % udgående moms i tyskland )  Når en tysk kunde faktureres fra eksempelvis en dansk webshop ( gælder kun specifikke varer og ydelser ) med levering fra DK til DE så pålægges fakturaen 19 % i moms og ikke de normale 25 %. Vær opmærksom på at dette gælder ved privat køb.  Fortolkning af OSM regler anbefaler vi som indledningsvis nævnt afklaret med eksempelvis med virksomhedens revisor.   1.5.1 Tilføj moms kategori    1.5.2 Tilføj moms zone   1.6. Kunde oplysninger  I dette eksempel er momszonen på kunden nedarvet fra kundeklassen. Man eventuel oprette en særskilt kunde klasse som understøtter momszone OSM eller sikre den ændres på faktura / salgsordre.   1.7 Oprettelse af kundefaktura    1.7.2 Oprettelse af kundefaktura - fortsat   1.7.3 Bogføring af kundefaktura    1.8 Moms detaljer der opsummeres i moms rapporten  1.8.1 Moms bogføringen akkumuleret i saldobalancen 1.9 Klargør og kør momsrapport mod leverandør 49998  Afregningen af momsen og dermed lukning af perioden sker som på den almindelige momsleverandør.  

I nogle situationer, vil det være supporten en stor hjælp at have adgang til kundens Visma.net miljø, for at kunne bistå med at løse en supportsag eller lignende.  Det kunne være i situationer, hvor det er kundespecifikke opsætninger eller hvor adgang er nødvendigt for at kunne analysere problembeskrivelsen direkte i kundens data.  Et ønske om adgang til kundens data vil som udgangspunkt ikke erstatte en problembeskrivelse, men være supporterens værktøj for at kunne indhente yderligere oplysninger i bestræbelse på at finde en hurtig og korrekt løsning i fællesskab

Ny rapport for opfølgning af budget på balancen.

Vi har lavet en rapport som kan bruges til at sammenligne regnskabet med budget

I Visma Financials kan du få systemet til automatisk til at generere et FI-kort nummer til brug for indbetalingsoplysninger på dine salgsfakturaer. Det har den betydning af dine indbetalinger fra kunderne nemt og fejlfrit kan indlæses, bogføres og udlignes hurtigst muligt, hvilket sparer dig for unødvendigt tid til manuel registrering.

I visma.net ERP har alle brugere kolonneopsætninger, som definerer hvilke kolonner de ser under fx Salg/købsfakturaer, ordrer osv.  I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du kan dele din opsætning med andre brugere, men også hvordan du redigerer opsætningen.    Først og fremmest, for at du kan dele din opsætning, skal du have rollen “administrator”. Har du denne, så får du muligheden “værktøjer” inde i diverse faner, hvor du under har “del kolonneopsætning”   Måden du ændrer kolonneopsætningen på, er at du klikker inde i fx Kladdetranssaktioner, salgsfakturaer, salgsordre osv her :   Klikker du her, kan du justere rækkefølgen felterne står i, som du kan sammenligne på mit billede med kolonnerne ovenover   Når du har lavet din opsætning her, kan du gå tilbage til “del kolonneopsætning” og så vælge hvilken tabel du gerne vil dele, hvor du så bagefter kan vælge hvilken brugere du gerne vil dele den med.     Så vil brugeren have adgang til at benytte din opsætning af kolonneopsætning. Du kan også sætte hak i “brug som standard” samt “overstyr brugerens personlige indstillinger”, hvor den så tilsideser brugerens egne indstillinger, og tvinger din opsætning ind som standard, hvor den dog stadig kan redigeres af brugeren, men sletteres eksisterende opsætning. Vil du ikke have den overskrider indstillinger skal du selvfølgelig bare undgå at sætte hak i den. Hvordan skifter jeg tilbage til standardopsætningen? Er der gået kuks i den og man vil tilbage til standard, kan du inde i kolonneopsætning vælge “tilbage til standard”   Hvis du har aktiveret et kolonnelayout og ønsker at skifte til standardlayoutet, skal du slette det eksisterende. Åbn kolonnekonfiguration og vælg "Slet standardkonfiguration", og tryk på OK. Vælg F5 for at opdatere skærmen. Du vil så se, at kolonnelayoutet er blevet nulstillet til systemets standard.

Et eksempel på en lokation, kan være eks. en hylde på et lager. Når varen har tilknyttet lokationen Hylde, kan du yderligere definere hvilken transaktion som skal være tilladt. Eks. om varen må sælges, modtages eller overføres fra den enkelte lokation