Naast de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen is het mogelijk om een bericht op de landingspagina van Mijn YouServe te publiceren. Doel bericht Het doel van bericht is om mededelingen voor medewerkers en managers te plaatsen op de landingspagina van Mijn YouServe.   Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om het bericht te lezen. Opmaakopties bericht Maximum 5000 characters Vet, cursief, onderstreept, doorhalen, nummering en opsommingsteken Tekstkleur en markeren 6 lettertypes Formatering verwijderen Hyperlinks Invoegen afbeelding (enkel via url van online afbeelding) Een bericht configureren Een bericht configureren doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Het Nederlandse bericht is verplicht.  Engels, Duits en Frans zijn optioneel.  Het bericht wordt in de taalkeuze van Mijn YouServe (Persoonlijke instellingen) getoond. Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om de preview venster uit te klappen.   Tip:  je hoeft een bericht niet te verwijderen. Na de einddatum verdwijnt het bericht van de landingspagina.  Je kan hetzelfde bericht opnieuw gebruiken met een andere begin - en einddatum. ... View more

In het oude Youforce portal was het mogelijk een bericht te tonen.  Met deze release hebben we deze functionaliteit opnieuw beschikbaar gemaakt op de landingspagina van Mijn YouServe en dit voor medewerkers en managers.   Hoe je een bericht configureert lees je in dit kennisartikel. ... View more

Lees in dit kennisartikel hoe je kunt inloggen in Mijn YouServe, de omgeving voor gebruikers en professionals van YouServe HR Core. Zo doe je dat Visma YouServe heeft verplicht 2-factor authenticatie toegevoegd voor extra beveiliging van Mijn YouServe. Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Deze controle biedt een optimale bescherming van de persoonsgegevens in jouw organisatie zodat je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Wij baseren ons inlog beleid op de NIST 800-63. Dit is een toegangsbeveiliging standaard die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Hoe werkt het? We onderscheiden twee varianten om in te loggen: Je logt in via je YouServe account Je logt in via Single Sign-On (SSO) Het is ook mogelijk dat je beide inlogmethoden gebruikt   Inloggen via je YouServe account Loggen jouw medewerkers rechtstreeks in op een YouServe-account, oftewel met een gebruikersnaam en wachtwoord uitgegeven via YouServe, dan vragen we je medewerkers hun account te vernieuwen en een andere gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Vervolgens bevestigen medewerkers via een mobiele telefoon, laptop, security key of Yubikey hun identiteit. Deze 2-factor authenticatie is kosteloos en wordt een keer per 30 dagen gevraagd als je op hetzelfde apparaat werkt, dus niet elke keer als medewerkers inloggen. Maak je al gebruik van 2-factor authenticatie, dan vervalt de oude sms-methode vanaf het moment dat je de nieuwe 2-factor authenticatie activeert. Je logt in via Single Sign-On (SSO) Als je inlogt via je bedrijfsnetwerk met SSO, verandert de url waar je inlogt op YouServe. Met SSO krijg je met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot YouServe en andere applicaties in jouw organisatie. Wel moet je de SSO configuraties vernieuwen omdat we de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen YouServe en jouw organisatienetwerk hebben verbeterd. Deze verbeteringen vloeien voort uit de NIST 800-63. Dit is een standaard van informatiebeveiliging die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Overstappen naar SSO Werk je nog niet met SSO, dan kun je overstappen. Met SSO hebben je medewerkers maar één gebruikersnaam en wachtwoord voor al hun applicaties en overal toegang tot YouServe. Ook voor 2-factor authenticatie is dan maar één methode nodig, dus geen eindeloze lijst van applicaties op je telefoon of laptop. Voor beheerders betekent dit een forse tijdsbesparing bij het beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen. Kies je voor SSO, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de toepassing van 2-factor authenticatie en moet je wellicht nieuwe software aanschaffen. Visma | YouServe biedt hiervoor uitgebreide ondersteuning via gecertificeerde partners.   Inloggen voor professionals De 2-factor authenticatie geldt ook voor professionals (beheerders). Dit betekent dat zij geen certificaten meer nodig hebben voor toegang tot YouServe. De 2-factor authenticatie is gebruiksvriendelijker dan de certificaten en werkt bovendien op prive-apparaten. Professionals hebben dus ook vanaf huis toegang tot YouServe.   Meestgestelde vragen over inloggen Lees de meest gestelde vragen over de inlogprocedure voor YouServe. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met het Service Center.   Q: Wat is 2-factor authenticatie? A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Q: Welke 2-factor authenticatie ondersteunt YouServe? A: YouServe ondersteunt: PingID app je telefoon (voor Apple of Android) PingID app voor Windows of de Mac Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of Yubikey   Q: Heb je voor 2-factor authenticatie een mobiel telefoonnummer nodig? A; Nee, de oplossing werkt met een telefoon app, desktop app of een fysieke sleutel.   Q: Hoe vaak moeten medewerkers 2-factor authenticatie gebruiken? A: Als medewerkers inloggen via hetzelfde apparaat een keer per 30 dagen en elke keer als ze een nieuwe apparaat gebruiken.   Q: Hoe log je in op YouServe? A: Je hebt 2 opties: YouServe accounts -- Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en -verplicht- 2-factor-authenticatie van YouServe. Single Sign-On (SSO) – Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie van je eigen organisatie.   Voordelen veilig inloggen Naast meer veiligheid biedt het gewijzigde inloggen nog andere voordelen. Medewerkers kunnen zelf hun account deblokkeren, gebruikersnaam en wachtwoord opvragen. Ook handig voor medewerkers uit dienst die in YouServe hun jaaropgave willen raadplegen. Zij activeren zelf eenvoudig hun account en maken een nieuw wachtwoord aan. Beheerders zijn zo veel minder tijd kwijt aan het herstellen van YouServe accounts. De nieuwe 2-factor authenticatie is kosteloos voor YouServe accounts.   Alle voordelen op een rij Optimale beveiliging persoonsgegevens Gebaseerd op standaard informatiebeveiliging (NIST 800-63) Blijf voldoen aan nieuwe privacywetgeving AVG Bespaar tijd en kosten Minder tijd kwijt aan herstellen accounts Kosteloze 2-factor authenticatie voor YouServe accounts Gemak voor de medewerker Medewerker heeft met SSO altijd en overal toegang tot YouServe Beheerders YouServe hebben nu ook toegang via privé apparaten Medewerkers hebben meer controle over hun YouServe account SSO werkt ook met de mobiele app van Visma  YouServe ... View more

Gebruikers die in Mijn YouServe inloggen met een @onyouforce.com account zien vanaf donderdag 1 augustus 2024 een popup met de mededeling dat ze vanaf dinsdag 3 september 2024 hun bestaande account moeten invoeren en daarbij onyouforce.com vervangen door onyouserve.nl. Gebruikers kunnen dit bericht als gelezen aanvinken en daarmee vermijden dat het bericht na elke aanmelding verschijnt .    Kennisartikel hier beschikbaar ... View more

Aanpassing CAO Metalektro (487) en Metalektro hoger personeel (488) Op maandag 29 juli 2024 is met ingang van 1-1-2024 de volgende aanpassing gedaan in de pensioenregelingen voor de WGA verzekeringen. Voor de regelingen WGA hiaatverzekering 09 487 en WGA hiaatverzekering uitgebreid 10 487 werd rekening gehouden dat deze verzekeringen 24 maanden voor de AOW-leeftijd eindigen. Uit aanvullende informatie blijkt dat dit via een andere verzekeraar 48 maanden voor de AOW-leeftijd kan zijn. Om dit te ondersteunen kan nu in het bedrijfsscherm van beide regelingen de velden WIA hiaat extra variant en AOP variant gevuld worden. Indien deze gevuld worden, dan zal als eindleeftijd 48 maanden voor de AOW-leeftijd aangehouden worden. Wanneer uit de polis blijkt dat deze verzekeringen 48 maanden voor de AOW-leeftijd stoppen, kan dit aangepast worden, dit moet ingericht worden per begin van het kalenderjaar. Bij geen aanpassing loopt dit op de oude wijze door. Let op: bij de variabele pensioenregelingen (benoemde regelingen) zijn er geen mogelijkheden om een variant te selecteren in het bedrijf scherm van de arbeidsvoorwaarde.   ... View more

Let op: vanaf donderdag 1 augustus 2024 zie je bij het inloggen een pop-up scherm over de komende wijziging van gebruikersnaam <naam>@onyouserve.nl vervangt <naam>@onyouforce.com Lees voor meer informatie hierover onderstaand artikel (item 4) Introductie toegangsbeheer Toegangsbeheer is het proces van het beheren van wie toegang heeft tot specifieke systemen, applicaties, en data binnen een organisatie. Wanneer een medewerker nieuw in dienst komt, heeft deze medewerker toegang nodig tot verschillende applicaties binnen de organisatie. Naast toegang moet aan de medewerker ook rechten worden toegewezen die passen bij zijn of haar functie. Maar daar blijft het niet bij. Als de medewerker een nieuwe functie krijgt, zijn er mogelijk nieuwe of andere rechten nodig. Gaat de medewerker uit dienst? Dan is het belangrijk dat de toegang wordt beëindigd en de accounts worden verwijderd. Waarom? Toegangsbeheer in het huidige applicatielandschap kost veel tijd voor de functioneel beheerders om dit in te richten en te onderhouden. De gebruikerswens om het toegangsbeheer te vereenvoudigen staat al jaren op plek nr 1, met de meeste stemmen. Het nieuwe toegangsbeheer oplossing zorgt voor: HR Core als één bronsysteem voor de registratie van rollen en rechten Toegangsbeheer in andere modules wordt automatisch bepaald Wijziging van functie/rol wordt automatisch doorvertaald in rechten in andere modules Audit Logging beschikbaar over alle applicaties Medewerkers kunnen rechten krijgen tot YouServe applicaties voordat zij in dienst treden, wat het onboardingsproces van nieuwe medewerkers zal vereenvoudigen Medewerkers kunnen rechten blijven behouden als ze uit dienst gaan, zodat eventuele aanvullende salarisstroken en jaaropgaven niet ge-e-maild hoeven te worden. Wat verandert er? Visma YouServe heeft gekozen om in verschillende stappen over te gaan naar een nieuw toegangsbeheer op basis van Visma Connect IdP (identiteitsprovider). Ook wordt het bestaande gebruikers - en applicatiebeheer herontwikkeld en naadloos geïntegreerd met onze YouServe HR Core en Payroll-software. Wat zijn de verschillende stappen in de overgang naar het nieuwe toegangsbeheer? 1. Aanpassen van de bestaande gebruikersnamen Voor een soepele overgang van Ping-ID naar Visma Connect IdP moeten we de gebruikersnamen aanpassen. Vanaf dinsdag 3 september 2024 heeft dit alleen impact op onyouforce-accounts (gebruikers die inloggen met @onyouforce.com en niet met hun zakelijke e-mailadres/SSO). Verder in dit artikel leggen we uit wat dit voor jouw organisatie betekent. 2. Overgang naar Visma Connect IdP ter vervanging van Ping-ID De identiteitsprovider, Visma Connect IdP, maakt veilige authenticatie eenvoudig en biedt Single Sign-On (SSO)-mogelijkheden voor honderden Visma-applicaties en duizenden externe apps. Gebruikers kunnen met één set inloggegevens gemakkelijk toegang krijgen tot diverse platforms, wat het beheer van meerdere wachtwoorden overbodig maakt. Door authenticatie processen te consolideren, wordt de gebruikerservaring eenvoudiger en er hoeven minder wachtwoorden te worden beheerd. Visma Connect IdP zorgt voor hoge beveiliging met robuuste encryptie protocollen, industriestandaard authenticatie protocollen en multi-factor authenticatie (MFA)-methoden. Dit beschermt jouw gegevens tegen ongeautoriseerde toegang en cyberdreigingen. Je kunt rekenen op gemak en gemoedsrust dankzij de veilige en eenvoudige toegang tot al jouw apps. 3. Overgang naar nieuw gebruikers- & autorisatiebeheer Met het nieuwe Toegangsbeheer integreren we bron- en doelsystemen naadloos, zodat gebruikers- en autorisatiebeheer volledig geautomatiseerd verloopt. Het HRCore-systeem fungeert als centrale bron voor gebruikersgegevens en autorisaties, en wordt vaak de 'single source of truth' genoemd. Dit systeem zorgt ervoor dat medewerkers correct worden geregistreerd. Relevante informatie zoals voor- en achternaam, maar ook de voorkeursnaam en contractgegevens worden gebruikt om accounts aan te maken en te beheren, wat zorgt voor efficiënte en accurate toegangscontrole. Het nieuwe toegangsbeheer werkt met een rollenmodel dat bepaalt welke rechten en toegangsrechten elke medewerker krijgt op basis van hun rol zoals vastgelegd in HR Core. Dit model regelt zowel het toekennen van nieuwe rechten als het intrekken van toegang wanneer iemand niet langer voldoet aan de voorwaarden. Wat betekent dit voor jouw organisatie? 1. Aanpassing van de onyouforce accounts De aanpassing is alleen van toepassing op gebruikers die inloggen met een @onyouforce.com account. Gebruikers die inloggen met Single Sign On merken niets van de aanpassing. Wat is de wijziging: Alle @onyouforce.com accounts worden aangepast naar @onyouserve.nl. De overgang zal grotendeels bij Visma YouServe liggen. De impact voor jouw organisatie is met name de communicatie naar de eindgebruikers waar wij je mee gaan helpen.   De hint ‘accountname@onyouforce.com’ wordt verwijderd uit de domein selector. Nieuwe gebruikers dienen éénmalig hun @onyouserve.nl account in te typen in dit scherm. Het inlogscherm toont de nieuwe domeinnaam @onyouserve.nl Als reguliere gebruiker kan je via de optie ‘ Gebruik een andere account’ van het bestaande inlogscherm je aangepaste account invoeren en kan je tijdens de eerstvolgende login het oude onyouforce.com account verwijderen. Gebruikers die in Mijn YouServe inloggen met een @onyouforce.com account zien vanaf donderdag 1 augustus 2024 een popup met de mededeling dat ze vanaf dinsdag 3 september 2024 hun bestaande account moeten invoeren en daarbij onyouforce.com vervangen door onyouserve.nl. Gebruikers kunnen dit bericht als gelezen aanvinken en daarmee vermijden dat het bericht na elke aanmelding verschijnt .  Kennisartikel hier beschikbaar Goed om weten: Bestaande gebruikers hoeven niet opnieuw een account onboardingsproces te doorlopen en zullen geen e-mail ontvangen Deze gebruikers blijven de Ping-ID app gebruiken voor twee factor authenticatie Gebruikers blijven voor een maximum van 300 dagen ingelogd in de YouServe app. Na deze periode zullen de gebruikers inloggen met hun gebruikelijke account waar ze onyouforce.com vervangen door onyouserve.nl Waarom deze actie? Om de overgang van Ping-ID naar Visma Connect IdP vlot te laten verlopen zonder een te grote impact op gebruikers tijdens het migratieproject. Wanneer? De aanpassing van de accounts start op maandagavond 2 september 2024 vanaf 18.00 uur en zal in principe omstreeks 22.00 uur afgerond zijn.    2. Voorbereiding overgang naar Visma Connect IdP Een geldig e-mailadres is verplicht voor het aanmaken van een gebruikersaccount in Visma Connect IdP. Met het HR Core systeem als single source of truth kunnen we automatisch een gebruikersaccount aanmaken vanuit HR Core voor een nieuwe medewerker. Om te garanderen dat elke medewerker een geldig e-mailadres heeft, wordt het e-mailadres op termijn een verplicht veld. Met de augustus 2024 release van HR Core zijn de benodigde velden toegevoegd waarbij de velden e-mailadres (zakelijk) en e-mailadres (privé) door de gebruiker worden ingevuld en e-mailadres (login), door HR Core wordt bepaald. Scherm: Medewerker > Medewerkers Jouw actie Controleer dat er ten minste 1 e-mailadres voor elk van de medewerkers beschikbaar is.   3. Planning overgang naar het YouServe toegangsbeheer In de loop van de maand september 2024 gaan we je verder informeren over de volgende acties om  uiterlijk eind maart 2025 al onze klanten te migreren van Ping-ID naar Visma Connect IdP en het vernieuwde YouServe toegangsbeheer. Wil je als één van de eerste in dit proces meegenomen worden en dit eerst met een kleine groep gebruikers testen binnen jouw organisatie vanaf 1 september 2024? Word onderdeel van onze pilot groep! Voor interesse stuur een e-mail naar johan.deville@visma.com met daarin ook het debiteuren/klantnummer van de omgeving waarmee je toegevoegd wil worden. Hoe informeren we jou over de voortgang? Via onze Product Development Delivery Updates, updates op de Community en nieuwsbrief informeren we je over de voortgang. ... View more

English version available in the second part of this article... De aanpassing is alleen van toepassing op gebruikers die inloggen met een @onyouforce.com account.    Gebruikers die inloggen met Single Sign On (SSO) merken niets van deze aanpassing. Wat is de wijziging: Alle @onyouforce.com accounts worden vanaf dinsdag 3 september 2024 aangepast naar @onyouserve.nl. De impact voor jou is beperkt tot het invoeren en opslaan van je aangepaste gebruikersnaam.   De hint ‘gebruikersnaam@onyouforce.com’ wordt verwijderd uit de domein selector. Nieuwe gebruikers dienen éénmalig hun nieuwe 'gebruikersnaam@onyouserve.nl' account in te typen in dit scherm. Het inlogscherm toont de nieuwe domeinnaam @onyouserve.nl Als reguliere gebruiker kan je via de optie ‘ Gebruik een andere account’ van het bestaande inlogscherm je aangepaste account invoeren en kan je tijdens de eerstvolgende login het oude onyouforce.com account verwijderen. Goed om weten: Als bestaande gebruiker hoef je  niet opnieuw een account onboarding proces te doorlopen en zal dus je geen e-mail ontvangen Je blijft de Ping-ID app gebruiken voor twee factor authenticatie (2FA) Gebruikers  blijven voor een maximum van 300 dagen ingelogd in de YouServe app. Na deze periode zal je opnieuw moeten inloggen met je onyouserve.nl gebruikersnaam.   English version: The adjustment only applies to users who log in with an @onyouforce.com username.   Users who log in with Single Sign On will not notice this change. What is the change: All @onyouforce.com usernames will be changed to @onyouserve.nl from Tuesday, September 3, 2024. The impact for you is limited to entering and saving your modified username. The hint 'accountname@onyouforce.com' is removed from the domain selector. New users must enter their 'accoutname@onyouserve.nl' username once in this screen. The login screen shows the new domain name @onyouserve.nl. As a regular user, you can enter your modified username via the 'Use a different account' option on the login screen and you can afterwards delete the old onyouforce.com username during your next login. Good to know: Since you have an existing user account, you do not have to go through another account onboarding process and therefore you will not receive an e-mail You continue to use the Ping-ID app for two-factor authentication (2FA) Users remain logged into the YouServe app for a maximum of 300 days. After this period you will have to log in again with your onyouserve.nl username. ... View more

23 Mei 2024  Bug opgelost: Wanneer klanten een PDF wilden afdrukken, werkte dit niet vanaf de pagina Workflow op de pagina; Bijlagen In een workflow op pagina: Bijlagen. Als je op de Button: Bijlage printen klikte, kreeg je een foutmelding. Dit is nu opgelost. Gebruikers hebben geen toegang tot Self Service (Change  6303744) Tijdens het validatieproces van de authenticatie is een fout ontdekt. Onze betrokken teams hebben de hoofdoorzaak geïdentificeerd en vastgesteld dat het probleem ontstond bij de overstap naar het gebruik van een nieuwe cookie. Het probleem lag niet bij Self Service. Wanneer een gebruiker inlogt, wordt er een uniek token gegenereerd en gebruikt om de gebruikers profielgegevens te laden. Het eindpunt van het autorisatieproces mislukte hier. Het Self Service-team heeft een nieuwe manier ontdekt om dit te doen en hebben deze oplossing zo snel mogelijk geïmplementeerd. Hierdoor kunnen gebruikers weer toegang krijgen tot Self Service.     16 Mei 2024 In de standaard declaratie wordt een Formule uitgevoerd in Post-Bewerking, hoewel niet aan de voorwaarden wordt voldaan (Change 6184911) In april hebben we een nieuwe functionaliteit toegevoegd aan de standaard declaratie: het toepassen van een formule in de Post-Bewerking. Voorheen was dit niet mogelijk. De formule wordt nu per rij uitgevoerd, op basis van de voorwaarden. Als voorbeeld nemen we de Reisdag (wel = 1, niet = leeg). De Post-Bewerking formule is ingericht op het Data element/Rubriek: FS0040 Afstand met als Post-Bewerking formule:     Als aan de conditie wordt voldaan wordt de waarde ‘1’ ingevuld anders blijft waarde leeg.   We hebben ook een bug opgelost waarbij een formule werd uitgevoerd in de Post-Bewerking, zelfs als niet aan de voorwaarden werd voldaan. Dit probleem is nu verholpen.   9 Mei 2024  Uitlogknop voor medewerkers (VRSSJ-22943) In de release van 6 mei hebben we voor change 6110079  de uitlogknop voor managers en professionals toegevoegd.  Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar voor medewerkers. Het uitlog pictogram:   Dit pictogram vind je links bovenaan het Self Service menu: Print PDF functionaliteit werkt niet meer (Change 6260715) De print functionaliteit genereerde een HTTP 404 foutboodschap.  Dit werd opgelost door het aanpassen van de URL voor deze functionaliteit. Met de Document Viewer binnen Self Service kan een PDF worden geprint vanuit een mutatieoverzicht of vanuit een mutatieformulier. Met deze release wordt de functionaliteit verder verbeterd door het PDF document te tonen in een apart window in plaats van in een frame op het actieve window.      English translation: May 23rd 2024 Bug fixed: When customers wanted to print a PDF, it didn't work from the Workflow page on the page; Attachments In a workflow on page: Attachments. If you clicked on the Button: Print attachment, you received an error message. This has now been resolved.   Users can't access Self Service  (Change 6303744) A bug was detected in the authentication process validation. The teams involved identified the root cause and determine that the issue raised when moving to use a new cookie. The issue was not in Self Service. User logs in Authentication process where an unique Token is generated and used to load user profile data Authorisation process endpoint failed  In parallel, the Self Service team investigated the possible endpoints we can use to validate the authorisation of the user and discovered a new way to validate it. Self Service implemented a fix to use the new way and released this story ASAP because users couldn’t enter Self Service.   May 16th 2024 Formula is executed in Post-Bewerking although the conditions are not met (Change 6184911) In April we added a new functionality to the standard declaration: applying a formula in the Post-Edit. Previously this was not possible. The formula is now executed row by row, based on the conditions. We take the Travel Day as an example (yes = 1, not = empty). The Post-Edit formula is designed for the Data element/Category: FS0040 Distance with the Post-Edit formula:   If the condition is met, the value '1' is filled in, otherwise the value remains empty.   We also fixed a bug where a formula was executed in the Post-Operation even if the conditions were not met. This problem has now been resolved.     May 9th 2024 Logout button for employees (VRSSJ-22943) In the May 6 release, we added the logout button for managers and professionals for change 6110079. This functionality is now also available to employees.  The logout icon:     This icon can be found at the top left of the Self Service menu:   Print PDF functionality no longer works (Change 6260715) The print functionality generated an HTTP 404 error message. This was resolved by adjusting the URL for this functionality. The Document Viewer feature, for printing PDFs from mutation lists and upon opening a mutation form, has been updated. Now, documents will be displayed in a separate tab rather than within an embedded frame. ... View more

Zoals in dit artikel gemeld, bieden we vanaf dinsdag 4 juni 2024 nieuw Gebruikersbeheer aan. Inmiddels is dit verder uitgebreid op donderdag 13 juni 2024, zie dit artikel. Daarom is er een nieuwe, aangepaste handleiding geschreven, zie bijlage (versie juni 2024).    In deze handleiding nemen we je mee in alle processen omtrent gebruikers die beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Denk hierbij aan het aanmaken, wijzigingen, blokkeren en verwijderen van gebruikers. Deze handleiding is geschreven voor beheerders.  ... View more

In de afgelopen periode hebben we hard gewerkt aan een nieuw Gebruikersbeheer. We hebben deze nieuwe applicatie samen met pilot klanten grondig getest. Op maandag 3 juni na 18:00 uur zorgen we ervoor dat het nieuwe Gebruikersbeheer voor alle YouServe klanten beschikbaar is. Zodoende geven we jullie nog even de tijd om te wennen aan onze nieuwe startpagina.   Waarom is Gebruikersbeheer vernieuwd? Eén van de doelen van YouServe is het vereenvoudigen van de software en dat willen we met het nieuwe Gebruikersbeheer ook doen. Met deze nieuwe applicatie willen we meer overzicht bieden in de lijst met gebruikers, het eenvoudiger maken om gebruikers aan te maken en te wijzigen en we hebben het proces rondom certificaten vervangen, waardoor het kenmerken van een professional ook makkelijker is.        Audit log toegevoegd Wanneer je in Gebruikersbeheer wijzigingen doorvoert, kan je dit ook terugzien in de audit log bij de gebruiker. We tonen hier alle wijzigingen die voor deze gebruiker zijn uitgevoerd in Gebruikersbeheer. Let op: de wijzigingen die in Individueel Gebruikersbeheer zijn uitgevoerd worden in deze audit log niet getoond. Zie je geen audit log bij de gebruiker? Dan heb je voor deze gebruiker nog geen wijzigingen doorgevoerd in Gebruikersbeheer.      De huidige rapportages op basis van Individueel Gebruikersbeheer blijven nog beschikbaar in Mijn Youforce.   Afscheid nemen Individueel Gebruikersbeheer Met de komst van het nieuwe Gebruikersbeheer gaan we ook afscheid nemen van Individueel Gebruikersbeheer. Op maandag 3 juni 2024 voegen we voor alle gebruikers die nu rechten hebben tot Individueel Gebruikersbeheer een nieuwe autorisatie toe, met de rechten tot het nieuwe Gebruikersbeheer. Ook verwijderen we het ‘oude’ recht in Autorisatiebeheer. Daardoor hoef je als beheerder niets aan te passen en zie je wanneer je in Mijn YouServe op Gebruikersbeheer klikt gelijk het nieuwe Gebruikersbeheer.      Blokkeren op één plek Met het nieuwe Gebruikersbeheer willen we alle processen rondom de Gebruiker op één plek krijgen. In Gebruikersbeheer is het heel eenvoudig om een gebruiker te verwijderen en daarom halen we in Youforce Account Beheer de blokkeer functie weg. Je hoeft dit dus niet op twee plekken bij te houden en zo zie je in één oogopslag welke gebruiker geblokkeerd is.    Toegang verloopdatum Daarnaast gaan we ook afscheid nemen van de Toegang verloopdatum. Dit houdt in dat je in Gebruikersbeheer niet meer verplicht een verloopdatum hoeft in te vullen en dat gebruikers niet meer automatisch verlopen, en dus niet meer verlengd hoeven te worden. In het nieuwe Gebruikersbeheer kan je heel eenvoudig een gebruiker blokkeren.   De gebruikers waarbij de toegang verloopdatum gevuld is met een datum tot en met 2 juni 2024, zullen in het nieuwe Gebruikersbeheer geblokkeerd worden. Is voor een gebruiker de toegang verloopdatum gevuld met een datum van 3 juni 2024 of later, dan wordt deze datum genegeerd en niet overgenomen naar het nieuwe Gebruikersbeheer. Je kunt de huidige toegang verloopdatum controleren en eventueel aanpassen in Individueel Gebruikersbeheer.    Uitfaseren certificaten Tot slot gaan we ook stoppen met de certificaten. Op de oude manier kenmerk je iemand als professional door een certificaat te downloaden, deze hoefde je niet meer te installeren maar downloaden was nog wel een vereiste. Met deze nieuwe functionaliteit hoef je alleen nog maar het schuifje om te zetten om iemand professional te maken.    In dit geval overschrijft deze functionaliteit het certificaat. Dus zodra je in Gebruikersbeheer het schuifje professional uitzet, behoud je je certificaat, maar ben je geen professional meer. In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen.  In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen.       Wat doen wij?  Wij blijven, in samenwerking met Visma Raet, het Gebruikersbeheer verder ontwikkelen Wij ontwikkelen een handleiding zodat jij precies weet hoe het nieuwe Gebruikersbeheer werkt Wij zorgen we ervoor dat jij en je mede beheerders toegang krijgen tot het nieuwe Gebruikersbeheer en zetten het huidige ‘Individueel Gebruikersbeheer’ uit Wat doe jij? Controleer eventueel de toegang verloopdatum van gebruikers in Gebruikersbeheer Houd de community in de gaten voor de nieuwste updates rondom Gebruikersbeheer ... View more

Het huidige Youforce portal maakt gebruik van een specifieke URL voor medewerkers en managers en een andere URL voor HR-professionals. In de meeste gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor het huidige Youforce portal. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). Er zijn diverse redenen waarom je voortaan wil dat de HR-professional nog maar één account heeft. Relevante argumenten hiervoor zijn:   Mijn YouServe is vanaf heden bereikbaar via één URL: https://mijn.youserve.nl/ Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing per gebruiker. Steeds meer onderdelen binnen Mijn YouServe maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen. In de nieuwe Mijn YouServe omgeving is het mogelijk het IC-account en het R-account met elkaar te combineren. Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam uit te voeren: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel, je hebt binnen je organisatie meerdere HR Business Partners die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit: YouServe specifiek:   Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Ga naar Instellingen - Vastlegging - Waardenlijst - Element = Rol usermanagement Maak een nieuwe rol aan. Bijvoorbeeld: ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ HR Core Ga naar Medewerker - Arbeidsrelatie - Roltoewijzing UM Geef de collega HR-professionals de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Gebruikersbeheer Ga naar Mijn YouServe al HR Professional - kies voor Gebruikersbeheer - Youforce autorisatieprofielen beheren Voeg de gewenste autorisaties toe aan het nieuwe autorisatieprofiel voor de rol  ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’.  Personeelsdossier Ga naar Mijn YouServe als HR Professional - kiesw voor Configuratie  - Personeelsdossier Autorisatie Ga naar de nieuwe rol ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ en ken alle relevante privileges toe.   Stappen per gebruiker: Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘HR Business Partner’.   Dit is natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.   Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn. Je kan momenteel geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn YouServe Support Maak een ticket aan onder HR Core Business. Maak een ticket aan onder HR Core Business. Self Service Ga naar Beheer - Gebruikers Definitie - PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account toe in deze lijst Self Service Ga naar Beheer - Autorisatie - Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account in de voorgaande stap aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Salarisdossier Business Autorisatie Ga naar Autorisatie - Autorisatie Algemeen - Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte RPD Ga naar Beheer - Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft. Voeg deze eventueel toe. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On?  Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' is gevuld. Dan is het goed.  Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits - Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID   💡 Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer per ongeluk mee kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voer dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als deze collega uit dienst was gegaan. Opmerking:  De functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ NIET gebruiken voor het samenvoegen van IC-account en R-account. ... View more

Let op! De ingangsdatum van het deactiveren van het huidige portaal is één week verschoven naar woensdag 8 mei 2024. De nieuwe portaal omgeving is en blijft al beschikbaar. Het onderstaande artikel is hierop aangepast.   Mijn YouServe is reeds geruime tijd beschikbaar voor jouw organisatie.  Nog enkele dagen voordat het huidige Youforce portal gedeactiveerd wordt...   Wat betekent dit voor je medewerkers? Voor de medewerker betekent het dat het startscherm een nieuwe look & feel krijgt. Vanaf woensdag 8 mei 2024 zetten we voor alle gebruikers definitief de knop om naar de nieuwe omgeving. Gebruikers loggen in met de nieuwe URL https://mijn.youserve.nl. Je medewerkers, managers, HR-professionals en beheerders loggen in zoals ze gewend zijn. Gebruikersinstellingen en autorisaties veranderen niet. Let op: In de kennisbank onder Portaal kun je de Quick Reference Cards downloaden en aanpassen om uitleg te geven aan gebruikers van Mijn YouServe. Je kunt de banner van Mijn YouServe aanpassen in de huisstijl van je eigen organisatie. Ontdek hier alles over in dit kennisartikel. Wat zijn de voordelen voor jou als HR-professional? Vanaf maandag 4 maart 2024 is er exclusief in Mijn YouServe (de eerste drie maanden gratis) een HR Chatbot Wet & Regelgeving beschikbaar: een handige tool waarmee je snel en accuraat een deskundig antwoord biedt op het gebied van HR wet- en regelgeving. Een zoekfunctie waarmee je eenvoudig navigeert naar het juiste proces. Je hebt één startpagina voor verschillende rollen (HR-professional én medewerker). Mijn YouServe useful links:                Nieuwsberichten               Release Notes               Kennisbank ... View more

We deden enkele algemene verbeteringen en bugfixes om Mijn YouServe nog vlotter te laten werken. Header is altijd zichtbaar Kleur, font en fontgrootte van header is bijgewerkt Mijn Portaal altijd zichtbaar in de header   Categorieën en applicaties zijn beschikbaar in nederlands en engels Recent gebruikte links worden in gekozen taal weergegeven Weergave van applicaties in beide tabbladen is geuniformiseerd  (pictogrammen zijn verwijderd) Configuratie van applicaties in categorieën bijgewerkt Zoekfunctionaliteit verbeterd   Automatisch Inbox herladen van 2 minuten naar 10 minuten naar aanleiding van performantieproblemen in Self Service.  Gebruik de refresh knop om de inbox onmiddellijk te herladen.   ... View more

Organisaties die gebruik maken van Mijn YouServe nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youserve.nl/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn YouServe.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn YouServe? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Mijn YouServe. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youserve.nl/ en vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een onyouforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.  Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie maar bij de medewerkers van Visma YouServe ziet dit er als volgt uit:  Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft: Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce   Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youserve.nl/ Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken:    ... View more

Eind november 2023 hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn YouServe. Met de overgang naar Mijn YouServe hebben we nog maar één URL om in te loggen, namelijk https://mijn.youserve.nl/. Daarmee vervallen ook de specifieke SSO urls (https://portal.youserve.nl/SSO/  en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/). Waarom vervalt de SSO URL en organisatie specifieke SSO URL? Met het aanbieden van SSO willen we het leven van onze gebruikers een stukje makkelijker maken. Maar doordat de gebruiker in het verleden met SSO het e-mailadres tweemaal moest vullen, hebben we voor een aantal klanten de organisatie specifieke URL in het leven geroepen. Met deze organisatie specifieke URL hoefde de gebruiker niet meer twee keer het e-mailadres in te vullen.    Met de komst van https://mijn.youserve.nl/ hebben we gelijk een aantal verbeteringen door kunnen voeren. Waaronder dat de gebruiker maar één keer het e-mailadres hoeft in te vullen, ook wel bekend als de “login hint ”, voor alle gebruikers. Daardoor is de organisatie specifieke URL overbodig.    Maar waarom niet alsnog een organisatie specifieke URL creëren voor Mijn YouServe?  Met de organisatie specifieke URL lopen we nog tegen een aantal moeilijkheden aan, bijvoorbeeld met het inloggen in onze partner producten, zoals bvb Plusport. Met https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de organisatie specifieke URL hebben we deze problemen niet.    Wat gaan we doen? Per woensdag 8 mei 2024 worden https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/ <organisatienaam>/  vervangen door https://mijn.youserve.nl/. Wanneer gebruikers toch nog via deze URL willen inloggen, krijgen zij een melding dat deze pagina niet meer beschikbaar is. Zij kunnen op deze pagina doorklikken naar https://mijn.youserve.nl/.   Jouw actie Informeer gebruikers over de de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/ Pas eventuele snelkoppelingen aan ... View more