Användartips för Control Edge

Stoppar en faktura i IM med meddelande i systemloggen "(34) Verifikationsserien är ogiltig! Felaktigt objekt var.."   Den vanligaste orsaken till detta meddelande är att verifikationsserien som hänvisas till i meddelandet är låst i Visma Control för den perioden där bokningen försöker utföras.   Börja kontrollera vilket bokföringsdatum fakturan har? Kontrollera vilka perioder som verifikationsserien är låst i Visma Control (Redovisning > Register> Verifikationsserier). Vill ni inte låsa upp verifikationsserien för perioden kan du istället ställa fram bokföringsdatumet på fakturan till en öppen period.

Vill du Kostnadsföra eller Intäktsföra din periodisering vid ett tidigare datum kan du göra det i Registerposten för Periodiseringen.  1. Gå till periodiseringen i periodiseringsregistret.   2. Titta på fälten belopp och periodiserat belopp och dra av det periodiserade beloppet från belopp för att få fram det återstående beloppet. 3. Redigera periodiseringen och radera alla ej utförda periodrader utom en. Du känner igen de ej utförda raderna på att de saknar en grön bock. 4. På den kvarvarande raden, fyll i det återstående beloppet i fälten för både belopp och utländskt belopp. Spara ändringarna: 5. Klicka på "Spara" för att bekräfta dina ändringar. När du sedan utför periodiseringen nästa gång, kommer det återstående beloppet att kostnads-/intäktsföras automatiskt.  

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i IM.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Control Edge. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

  När du ska byta år kan du få en varning om det finns en differens i beräknat resultat. Börja med att kontrollera de vanligaste anledningarna:    Säkerställ att årets resultat har bokats på resultat respektive balanskonto. Kontrollera därefter att IB stämmer överens med UB för föregående period. Om det finns differenser kan en saldoomräkning behöva göras. Vi rekommenderar att du tar en säkerhetskopia innan du gör saldoomräkningen och ber alla andra logga ut ur systemet. Starta om Control efter att saldobalansomräkningen är gjord.  Kontrollera om något konto saknas i balans- och resultaträkningen. Om du saknar något konto, kan du lägga till det i din raddefinition i ColRows.  Om du direktimporterar verifikationer från externa system direkt till databasen, går du förbi systemets kontrollmekanismer, vilket kan göra att en obalanserad verifikation importeras. Om du har en affärsenhet där saldobalansen inte stämmer, kan en konsult kan hjälpa dig med ett script som identifierar eventuella verifikationer som inte balanserar.  Ha ett riktigt Gott Nytt År så ses vi igen 2025.

Multifaktorsautentisering (MFA) i Control Edge finns till för när en användare byter telefon, för att bibehålla säkerheten och ge behöriga tillgång till applikationen med autentisering. När det behövs, kan MFA enkelt återställas direkt på användaren i användarportalen.   Om en användare vill återställa sitt lösenord kan användaren själv följa den detaljerade instruktion som finns här. På så sätt skyddas användardata och systemintegriteten upprätthålls.   Vill du har fler tips och trix, rekommenderar vi dig att delta i vårt webbinar om Tips & Trix för Control Edge. Där kommer vi att dela praktiska tips som vår support brukar få frågor om för att du ska få ut det mesta av din användning av Control Edge.   Välj tillfälle och anmäl dig här!    

Under året 2024 har våra kunder ställt många frågor till våra support- och konsultteam. Vi har samlat några av de mest frekventa frågorna här. Klicka på länken för att få ett tips i ämnet.    Autopay Import / Export Leverantörsfaktura Anläggning Periodisering Återställa lösenord  Moms Byta räkenskapsår Avstämning IM Mobile   Du som har supportavtal för Control Edge är välkommen att delta i vårt webbinar, där vi delar med oss av ytterligare några av våra bästa tips och trix. Vi kommer även att visa en del av funktionerna direkt i applikationen för att ge dig praktiska exempel.   Exempel på innehåll: Användarportalen Vad du gör om du glömt ditt lösenord Vanliga frågor om Import/Export Förenkla dina avstämningsprocesser Automatisera processer med schemaläggaren   Klicka här för att anmäla dig till vårt senaste tillfälle och dra nytta av all nyttig information som vi har att erbjuda.   Vi ser fram emot att ha dig med!

I Control Edge kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2024 och 2025, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2023. Innan du byter år behöver du låsa 2023, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    När du bytt år till 2025 rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier. Du kan fortfarande bokföra på år 2024.  Ladda ner en instruktion här

Vill du ha full koll på dina leverantörsskulder och se till att bokföringen stämmer? Med Control Edge kan du enkelt göra en post för post-avstämning av din leverantörsreskontra. För att sätta igång går du till Inköp - Avstämning   Vad innebär en post för post-avstämning? När du gör en post för post-avstämning jämför Visma Control varje enskild faktura i din leverantörsreskontra med motsvarande post i huvudboken. På så sätt kan du enkelt se om det finns några skillnader i belopp eller andra avvikelser.    Så här fungerar det: Välj vad du vill stämma av: Börja med att välja vilka leverantörsskulder och vilken period du vill kontrollera. Jämförelse: Control Edge kommer då att automatiskt jämföra varje faktura med motsvarande post i huvudboken. Hitta avvikelser: Om det finns några skillnader mellan fakturan och huvudboken kommer dessa att markeras. Analysera: Genom att klicka på fakturan kan du se mer detaljerad information och enkelt identifiera orsaken till avvikelsen. Markera som avstämda: När du har kontrollerat och rättat till eventuella fel kan du markera fakturan som avstämd.

I gruppkön ankomst har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Denna funktion kan användas om en faktura har inkommit med en felaktig referens eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.    Genom att ändra till rätt referens och sen under Övriga åtgärder välja Återmatchning så matchas fakturan mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.    

Valutaomvärdering är en viktig process för företag som hanterar transaktioner i olika valutor.   1. För att utföra denna operation, börjar man genom att välja "Redovisning-Valutaomvärdering" i Control. När processen startar, summeras det ackumulerade saldot i både basvalutan och den aktuella valutan för varje konto, valuta och använd objektstyp. 2. Control beräknar sedan differensen mellan det ackumulerade beloppet och produkten av valuta och kurs. Denna differens utgör omvärderingsdifferensen, vilken bokförs som en orealiserad vinst eller förlust. 3. Kursen som används för omvärderingen hämtas automatiskt från "Redovisning-Register-Valutor" och representerar den senaste aktuella kursen för den valda perioden. En fördel med denna metod är att omvärderingen kan köras flera gånger per månad om så önskas, eftersom den baseras på ackumulerade saldon. Endast faktiska förändringar i saldo eller valutakurser kommer att påverka resultatet vid upprepade körningar. 4. Innan man slutför processen kan resultatet förhandsgranskas direkt på skärmen. Detta ger användaren möjlighet att kontrollera och verifiera omvärderingen innan den sparas och bokförs.   5. När omvärderingen väl sparas, skapas verifikationsloggar. Möjligheten att direkt överföra dessa loggar till huvudboken finns genom att gå till "Redovisning-Verifikationer-Överför verifikationsloggar". Denna process säkerställer att företagets redovisning korrekt återspeglar värdet av dess tillgångar och skulder i olika valutor, vilket är avgörande för en rättvisande ekonomisk rapportering.

Du vet väl att du nu kan kontera din fakturor i IM Mobil!   Konteringsmöjlighet finns i sakgransknings-och atteststeget Samma rättigheter och behörigheter som man har i webben Stöd för periodiseringar och fastighetsmoms   IM Mobil ingår för alla som kör Control Edge.   Du använder din smartphones webbläsare Safari, Chrome, Firefox eller Edge. När du fått en länk av din systemadministratör till Control Edge Invoice Manager klickar du på länken och loggar in på samma sätt som i webben. Inloggning sker med samma konto som inloggning till Invoice Manager webb. Ett tips att spara en länk till IM Mobile som genväg i din smartphone.  

En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.        Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan:

Beskrivning över alla kortkommandona hittar ni i er IM webb genom att klicka på frågetecknet uppe till höger. Vill ni veta vilka kortkommando som finns innan ni själva letar upp listan och börjar testa så kommer de här.   Kommando         Beskrivning Shift> + T Öppna mallar Anm:Samma kommando kan användas inne i funktionen mallar när man ska lägga till ny mall. <Shift> + N Lägg till rad Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att lägga till rad i en ny mall. <Shift> + D Ta bort rad i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att ta bort en rad i vid upplägg av ny mall. <Alt> + <Shift> + A Välj alla konteringsrader i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar????. <Alt> + <Shift> + Q Ta bort valda konteringsrader i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar?? <Shift> + S Skicka faktura <Alt> + <Shift> + P Skriv ut fakturabild <Alt> + <Shift> + F Öppna faktura i full vy <Ctrl> + <Shift> + 1 Fokus första fält?? <Ctrl> + <Shift> + 2 Ta bort fokus fält?? <Shift> + Z Övriga åtgärder - Annullera faktura <Shift> + I Övriga åtgärder - Skicka faktura till utredning <Shift> + Y Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget sakgranskning <Shift> + X Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget attest <Shift> + G Övriga åtgärder - Starta om faktura <Shift> + K Övriga åtgärder - Skicka kopia på faktura <Shift> + W Övriga åtgärder - Bevaka faktura <Shift> + M Övriga åtgärder - Manuell order matchning <Alt> + <Shift> + M Övriga åtgärder - Automatisk order matchning

Behöver du ett enkelt sätt att skapa en budget eller prognos? Med Control Edge är det smidigt att sätta upp en budget som passar just dina behov. Här kommer några tips på hur du kommer igång på ett enkelt sätt:   Välj budgettyp: I Control Edge kan du välja mellan två huvudtyper av budgetar: Årsbudget och Periodbudget. Om hela årets belopp ska anges i en post, välj "Årsbudget". För mer detaljerade budgetar där periodspecifika belopp anges, är "Periodbudget" ditt naturliga val.   Smart fördelning: Periodbudget kan kopplas till en standard fördelningsnyckel, vilket gör att beloppen smidigt fördelas jämnt över årets alla månader. Självklart kan du anpassa denna fördelning efter dina behov. Ett annat alternativ är att använda procentuell fördelning per månad om du t ex har en säsongspåverkad verksamhet.     Flexibilitet med indexering: Vill du justera budgeten med en given procentsats? Indexeringen kan hjälpa dig att snabbt uppdatera redan registrerade budgetvärden baserat på förändrade förutsättningar.   Vill du veta mer om budgetering? Hör av dig med frågor i supportportalen. 

IM definitivbokar med automatik fakturan i Control Edge efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Control Edge. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Control Edge.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.  

Om du har lagt upp en periodisering där du redan utfört en eller flera månader men inser att du vill korta ned datumet på periodiseringen så att slutdatumet, t,ex 2026-10-31 istället ska vara 2025-05-31. Då gör du enligt följande:   1. Öppna periodiseringen i registerposten. 2. Stryk alla perioder som inte är utförda fram till den perioden ni vill ska vara den sista. T,ex allt efter 2025-05-31.  3. Fördela om det återstående beloppet på kvarvarande, ej utförda perioderna. I detta exempel har jag valt att fördela beloppet jämt över de outförda perioderna.   4. Spara ändringarna. 5. Öppna posten igen och justera "t.o.m. datum" till det nya slutdatumet och spara en sista gång.

Nu finns Leverantörs-ID som en egen kolumn i sökresultatet i Invoice Manager - Sök faktura. Om kolumnen inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren.

För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Control Edge för dig som hanterar betalningar via AutoPay.   Det nu möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.   Så fungerar det: När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”. Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad. För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.   Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.  

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.