Användartips för Control Edge

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren att logga, för att underlätta att komma igång. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du därefter ta bort om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.   I utskriftscentralen finns också en lite mer lättläst loggningsrapport under System / Dagliga rapporter. Här kan du även se när rapporten är utskriven och av vem.    Loggar 2023-12-05 172925.png

Invoice Manager - Sök faktura    I Söken har du nu möjlighet att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden  finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.    CharlotteMrtensson_0-1701346641827.png  

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.    Skapa år 2023-11-29 174802.png   Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.    Periodisering 2023-11-29 175421.png   Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på [email protected].

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Hör av dig till [email protected], så skickar vi en länk till webbinaret. 

I Användarportalen kan du välja en befintlig mall för behörigheter till din användare.     Befintlig mall användarportal 2023-11-13 123751.png   Om du vill sätta upp en ny användarmall gör du det direkt i Control Edge under Inställningar / Systeminställningar / Användare. Klicka på knappen Ny Mall:   MariePerell_2-1699873981719.png   På fliken användarinformation anges mallens ID, namn, e-post, eventuell standardaffäresenhet och vilka affärenheter användaren ska ha tillgång till. Fältet använd som mall är automatiskt ikryssat.    Därefter fylls resterande flikar på användaren i med privilegier, eventuella objekt och grupper samt verifikations- och reskontraserier.    Användarinformation 2023-11-13 120837.png   När du sparat syns mallen direkt i Användarportalens lista på mallar för aktuell databas. Välj mallen på aktuell användare, och spara.   Öppna mallen i aktuell databas 2023-11-13 115749.png   När du sparat i Användarportalen har din användare samtliga privilegier enligt mallen. I Control Edge och på fliken privilegier för användaren kan du kontrollera att samtliga privilegier är satta på mallen istället för direkt på användaren.    MariePerell_3-1699874464700.png   Har du frågor eller funderingar om Användarportalen? Skriv din fråga i vår kundportal. 

GLN (Global Location Number) används av företag som vill identifiera platser och parter i leveranskedjan. Det kan finnas flera fysiska eller digitala platser för ett och samma organisationsnummer, alternativt flera delar hos juridiska personer som exempelvis förvaltningar hos en myndighet.   Om du missat att ange GLN där det är obligatoriskt, kan i vissa fall fakturan gå iväg som en pappersfaktura. Trots att du fyllt i fakturamallen som du ska och även om det i InExchange portalen finns angivet att mottagaren accepterar e-faktura.    När du anger GLN nummer direkt på kundkortet så kommer det med när du skickar din e-faktura.    GLN 2023-11-07 171203.png

Fråga:  Försvinner vår historik ifall vi migrerar ifrån Control till Edge? Svar:  Nej, all data följer med. Bokföringshistorik mm.

En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna är upplagda enligt standarduppsättning och kopplade till aktuella konton. Momskoderna har en fast definiering på momsrapporten som utgår från Skatteverkets regler. Du sätter upp och redigerar momskoderna under Redovisning / Register / Momskoder.    Momskoderna kopplar du därefter till de konton i din kontoplan som innehåller underlagen för moms samt till de momskonton som innehåller momsen. Inställningarna gör du under Redovisning / Register / Konton. Vid kontering kommer då det aktuella kontots momskod och momssats att föreslås. Förslaget kan ändras i transaktionen.    Underlag moms 2023-11-01 142825.png   momskonto 2023-11-01 143441.png   Eftersom momskontona markeras, kan du enkelt få en överblick över alla konton som innehåller moms med exempelvis 25 % under Redovisning / Sök / Verifikationsrader. Här kan du även kontrollera vilka transaktioner som hamnat på vilken momskod.    Som hjälpmedel vid misstämningar kan rapporten Momsavstämning i Utskriftscentralen användas. Här listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från.   Om du har frågor och funderingar som gäller moms, kontakta oss på [email protected]. 

Visste du att det går att återskapa en makulerad eller annullerad faktura i Invoice Manager istället för att behöva läsa in den på nytt?   Funktionen finns i Invoice Manager Administrator under menyn "Operationer", fliken "Återskapa faktura". Välj den enhet fakturan avser samt bocka i om fakturan är "Annullerad" eller "Makulerad" under rubriken "Status". Om ytterligare parametrar önskas kan ex "Ursp. fakturanr." eller "Faktura ID" fyllas i. Annars är det bara att gå vidare med "Sök". Samtliga fakturor som uppfyller dina sök krav kommer nu att listas under "Hittade fakturor från sökningen". Markera en eller flera fakturor från listan och flytta över till rutan "Valda fakturor att återskapa" med hjälp av pilarna i mitten. När önskade fakturor är valda är det bara att klicka på knappen "Återskapa" nere till höger. Fakturorna kommer då att dyka upp i ankomstregistrering alternativt leverantörsregistrering för vidare hantering. Operationer>Återskapa faktura

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.    MariePerell_1-1698243709111.png   Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.   Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på [email protected].

Har du sett att du numera kan spara bilagor på upp till 10 MB per fil, så länge du inte behöver skicka dem till Approval? Filtyper som fungerar i Control är bmp, doc, docx, gif, jpeg, jpg, odt, pdf, png, rtf, tif, tiff, xls, xlsx och zip.   För att se bilagan i OLE fältet i vyn verifikationsrader, behöver du lägga bilagan på radnivå.  OLE radnivå 2023-10-17 155525.png

Att schemaläggaren kan användas för automatisering av processer har vi tagit upp i tidigare artiklar. Du kan exempelvis överföra verifikations- eller fakturaloggar som du importerat.   Det är nu möjligt att även schemalägga med upprepning per minut. Det är särskilt användbart för att få en kontinuerlig uppdatering av exempelvis register eller har flera affärsenheter, då du annars hade behövt sätta upp flera uppgifter för samma sak.    Uppdatering per minut 2023-10-04 113939.png   Kontakta oss på [email protected] om du har frågor och funderingar om du har andra frågor om automatisering av processer. 

  Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.    Markering anläggningskonto.png   Gruppkön kopia anläggning.png                    

Genom att använda schemaläggaren, kan du automatisera en del av faktureringsprocessen.  Du kan t ex överföra fakturaloggar, bokföra fakturor och skicka fakturor dagligen. Gör så här:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.    MariePerell_0-1694011051341.png   Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.   MariePerell_1-1694011051338.png   Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kryssar du rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte.    MariePerell_2-1694011051336.png   När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier.  MariePerell_3-1694011051521.png   Du även välja uppgiften “Skicka fakturor dagligen”. Då fyller du i så som tidigare nämnts, och kan filtrera på affärsenhet, samt fylla i vilka betalningssätt som gäller. Du kan också välja att automatiskt uppdatera Betalningsorderstatus till Utskriven när utskicket har gjorts.    MariePerell_4-1694011051508.png Kontakta oss på [email protected] om du vill veta mer om fakturering eller schemaläggaren. 

Har du sett att du kan använda färgformattering för att markera rader direkt i Control?   Om du får ett stort urval poster när du laddar fram information exempelvis under Redovisning / Sök, kan du förtydliga vissa fält så att de syns bättre. Klicka på kugghjulet till höger om radrubrikerna, och välj färgformattering.    Färgformattering ny 2023-10-04 091740.png   Välj i vilken kolumn sökt värde finns, exempelvis Konto, vilket villkor som ska gälla för färgen och vilken färg som ska användas för bakgrund och text. Du kan välja att markera bara beloppet eller hela raden. Klicka därefter på Spara.    Du kan lägga till flera separat villkor, kolumner och färger samtidigt.    Färgformattering 2023-10-03 173503.png   Hör av dig om du har frågor och funderingar. 

I uppdatering av IM i september har det tillkommit en ny systemparameter där ni som kund kan välja om endast kombinationer av värden från den inkommande fakturan ska användas för att matcha en leverantör. Systemparametern heter CombinationOnlySupplierLookup. Om denna markeras som i bilden nedan kommer endast kombinationer användas. Om den inte är markerad fungerar matchningen som innan med både kombinationer och enskilda värden.   combsupp1.png   Hur fungerar matchningen när CombinationOnlySupplierLookup är aktiverad?   När den är aktiverad kommer matchningen ske med värdena och ordningen nedan.   1. GLN+BGnr 2. GLN+PGnr 3. ORGnr+BGnr 4. VATnr+BGnr 5. Name+BGnr 6. ORGnr+PGnr 7. VATnr+PGnr 8. Name+PGnr

Ni som  inloggade användare  här på kund Community har tillgång till  att ladda ner dokumentation. Dessa uppdateras löpande och  t ex senaste dokumentet som har uppdaterats är Excelimport.   Ni hittar den under meny Externa länkar och Dokument och Rutiner     CharlotteMrtensson_0-1695375238528.png     CharlotteMrtensson_1-1695375453568.png Notera att Relase notes finns inte längre som dokument utan detta finns direkt i systemets dashboard. Se nedan   CharlotteMrtensson_1-1695375885912.png     CharlotteMrtensson_0-1695375815494.png    

Förra veckan tipsade vi om hur du byter lösenord. Om du inte får igenom ditt lösenordsbyte, kan du börja med att säkerställa följande:   Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID Du behöver ha minst 8 tecken Välj 3 av följande: versaler, gemener, nummer och symboler Bokstäverna å, ä och ö kan inte användas.   Hör av dig annars, så hjälper vi dig vidare. 

När du jobbar med betalningsförslaget och behöver kontrollera detaljer på fakturan eller detaljer i attestflödet. Klicka IM ikonen på raden  i kolumnen Faktura.  Fakturabild  med alla detaljer i flödet visas. Notera att du behöver ha behörighet i IM för att kunna se detaljerna.   Betalningsförslag  

Nytt lagkrav - Rapportera in betalningstider Företag med mer än 250 anställda ska, en gång per år rapportera in betalningstider för leverantörer med färre än 250 anställda Antal anställda anges på leverantören Organisationsnummer måste anges på leverantören (Ställ in att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i) Rapporten heter leverantörsinformation Control Edge  - Standardfunktion Antal anställda hämtas från "Antal anställda på leverantören Antal anställda uppdateras via integration mot Inyett med Schemaläggaren