Användartips för Control Edge

Du som fakturerar direkt i Control Edge, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Nu kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras.     

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Control Edge.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till [email protected]

Har du många olika konton du loggar in på med hjälp av Microsoft Authenticator? Med Control Edge kan det bli några stycken och ofta kan de vara svåra att hålla isär.    För att underlätta kan du enkelt byta namn på de olika kontona i Microsoft Authenticator. Det gör du genom att: 1. Öppna Microsoft Authenticator 2. Välj det konto du vill byta namn på 3. Klicka på kugghjulet uppe till höger En bild som visar Microsoft Authenticator 4. Klicka på kontonamnet och skriv in det nya. Klicka på Klart. En bild som visar rutan där kontonamn ändras i Microsoft Authenticator   Färdigt!

Som vi skrev om i en tidigare artikel, kan du som är administratör i Användarportalen nu bevilja tillfällig access i din tjänst från Visma, till en konsult eller rådgivare på supporten.    Direkt när du valt person, tjänst samt tidsbegränsning och klickat på knappen uppdatera, kan du se vem som har tillgång i listan, samt när sista datum för access är.      Konsulten får då ett meddelande om att tillgång beviljats. Som vi tidigare nämnt kommer tillgång automatiskt att nekas efter slutdatum. Det är också möjligt att ta bort åtkomsten manuellt före utsatt datum, genom att ta bort krysset för aktuell tjänst.     Hör av dig till [email protected] om du har frågor eller funderingar. 

Har du många databaser i din inloggningslista?    Numera visas databaserna i alfabetisk ordning när du ska logga in, för att underlätta ditt arbete.     Hör av dig till [email protected] om du har funderingar som gäller funktionalitet eller flöden i Control Edge. 

I Utskriftscentralen finns rapporten Momsavstämning, som kan vara till hjälp vid inför redovisning av moms.      I rapporten listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från. För att momsavstämningen ska fungera ska momskoder har satts upp och vara kopplade till aktuella konton.    En förbättring som har gjorts jämfört med tidigare versioner är att alla konton med kryssrutan "momskonto" markerad i kontoregistret, nu är borttagna från rapporten, vilket underlättar avstämningen.     Hör av dig till [email protected] om du har frågor om momsredovisning.

I utskriftscentralen kan du enkelt söka rapporter via sökfältet. Då slipper du leta i menyn till vänster. Skriv t ex kundreskontra, om du vill se vilka du kan välja mellan, eller budget om du vill ta fram en resultaträkning där du har med budgetkolumn/-er.      I resultaträkningen kan du se vilka rad- och kolumndefinitioner som används i rapporten. Om du vill ändra ordningen på eller lägga till rader i din resultat- eller balansräkning, kan du redigera raddefinitionen i ColRows. Vi rekommenderar att du tar en kopia av originaldefinitionen och ändrar i den istället för i originalet.     Om du vill göra beräkningar i din rapport, rekommenderar vi att du använder Analys för Excel som rapporteringsverktyg istället för rapporterna i Utskriftscentralen. Våra konsulter kan hjälpa dig att sätta upp rad- och kolumndefinitioner, vilket vi rekommenderar om du inte tidigare arbetat i ColRows eller om du vill ha extra stöd.      Vill du veta mer om rapportering? Kontakta oss på [email protected].

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.     Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.

Undvik att läsa in samma Excelfil dubbelt genom att bocka i "Dublettkontroll av fil" under mappningsinformationen.  Läser du in samma Excelfil igen så får du ett felmeddelande!         

Betalningsorder är en lista som visar vilka betalningar som skapats och skickats för betalning. Den kan skrivas ut som sista steg under Inköp / Skapa betalning. Listan är däremot inte obligatorisk att skriva ut för att betalningen ska fungera. För att få struktur brukar våra kunder välja att antingen arbeta med betalningsordern konsekvent, eller att inte skriva ut den alls. Om du missar att uppdaterar status mellan betalningar, kommer samma betalningar med även till nästa gång du skapar en betalning med samma datumintervall. När du uppdaterat status, har du kanske märkt att du inte kan skriva ut listan igen.    Vi kan tipsa om att du kan gå in under Inköp / Sök och ladda fram fakturorna, samt därefter ändra till ej utskriven i fältet Betalningsorder. Du kommer till fönstret där du ändrar, genom att klicka på knappen Redigera, eller dubbelklicka på fakturan.    Behöver du hjälp med betalningar eller rapporter? Kontakta [email protected].

Koppla, ändra eller ta bort en mall på en användare i Control Edge  görs nu direkt från Användarportalen.    

Fältet antal anställda är nu obligatoriskt fält vid leverantörsregistrering. Rapporten Avstämning Leveranstörsinformation visar antal anställda.   Leverantörsinformation      

Med avtalsfakturering kan du fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt genomföra månadens fakturering för alla avtalskunder gemensamt.    Du skapar ett avtal som du kan generera fakturor från. I avtalet väljer du produkter och tjänster, samt vilka priser och rabatter som ska finnas. Du kan även välja hur ofta en faktura ska skapas.   Så här gör du: Skapa avtal under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering, och fliken Skapa avtal. Välj Nytt avtal. Ange affärsenhet, kund, avtalsgrupp och avtalsnamn.  Ange Startdatum (obligatoriskt) och ev Slutdatum.  Första fakturadatum är det första datum när en faktura kan skapas från avtalet. I annat fall gäller avtalets startdatum som första fakturadatum.  Ange vilket intervall som ska gälla för avtalsfaktureringen, t ex 1 för varje månad eller 3 för varje kvartal.  På fliken Inställningar fyller du i uppgifter om t ex periodisering.  Fyll i artikelnummer, antal och objekt för kontering. Klicka på Spara.   Uppdatering av avtal gör du under Försäljning / Operationer. Välj Uppdatera avtalsfakturor för att komplettera kundinformation på avtalen eller Justera priser för att ändra priser. Ett tips är att uppdatera avtalen för att säkerställa att alla förändringar i kundregistret har uppdaterats före varje avtalsfakturering. Du kan välja vilka uppgifter som ska korrigeras och vilka avtal som ska påverkas.   Du skapar dina avtalsfakturor under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering och fliken Skapa avtalsfakturor. Här ser du vilka avtal som finns, när de senast har fakturerats och du kan inaktivera eller återaktivera avtal.      För att skapa en faktura markerar du de avtal som du vill skapa fakturor för och klickar på Generera. När du valt reskontraserie och fakturadatum kan du klicka på generera på nytt. Fakturan hamnar då i samma faktureringsflöde som övriga fakturor, under Försäljning / Fakturering och fliken Bokför fakturor.  Behöver du veta mer om fakturering? Kontakta [email protected].

Har du råkat sätta upp en periodisering, där det visat sig att hela beloppet skulle ha kostnadsförts direkt, t ex månaden före första periodiseringsmånaden enligt registret?    Om du inte ännu inte har påbörjat kostnadsföringen från registret, kan du radera registerposten under Redovisning / Register / Periodiseringar. Markera posten i listan och välj radera.    Därefter redigerar du direkt i verifikationen för att direkt kostnadsföra beloppet. Stryk raden som är periodiserad och lägg till en ny rad med kostnadskonto, och utan periodisering i fältet Ägartyp och utan periodiserings ID i fältet Skapad av.   

När du är i reskontran och vill se fakturabild och flödet t ex  vem som granskat/attesterat kan du enkelt  öppna fakturaflödet via  kolumnen " Faktura "  När du klickar på IM ikonen öppnas fakturaflödet.    Syns inte kolumnen kan du aktivera kolumnen  faktura via tabellinställningar  "kugghjulet"       Invoice Manager öppnas   Notera att du som användaren måste ha sökbehörighet till fakturaflödet Finns på flera ställen som reskontra-, betalnings- och redovisningvyerna.

Funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, Edge  en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. EFH modulen  går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

För att lägga till en ny användare i Användarportalen, klickar du på Lägg till användare uppe i menyraden.      I vyn för att lägga till användare anger du Förnamn, Efternamn samt e-postadress. Kryssa i vilka tjänster användaren ska ha tillgång till. För att användaren ska ha åtkomst till Control Edge så behöver även databas anges, och för sakgranskare eller attestant i Invoice Manager behövs ett användare-ID.   När du klickar på Lägg till användare skapas användaren, och inloggningsinformation mejlas ut till e-postadressen som är angiven på användaren. Om något saknas i inloggningsinformationen eller om användaren inte kan logga in, kontaktar du supporten på [email protected] med information om vilket felmeddelande användaren får, vilket inloggningsnamn som använts och om det gäller alla eller enstaka databaser.    När en användare är skapad i portalen och fått åtkomst till Control Edge, så behöver du först gå in i Control Edge och tilldela användaren privilegier. På motsvarande sätt behöver du tilldela rättigheter i Invoice Manager.

Steget Utanordning Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i EFH modulen Invoice  Manager Administrator   Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalningsförslag.   Funktionen går att styra att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar:  UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Användaren som skall ha tillgång till kön behöver tilldelas gruppkön Invoice Pay OK - Utanordning.  Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via Invoice Manager Administrator Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".       Flödesbild på Control Edge Invoice Manager Röda pilen visar var Utanordningsteget inträffar i flödet.        

Du som är systemansvarig i Control Edge kan med hjälp av privilegieroller koppla privilegier direkt till mallar eller användare. Då administrerar du privilegier på ett och samma ställe, så att användarna uppdateras när privilegierna sparas. Du kan koppla flera privilegieroller till en och samma användare eller mall. Genom att kombinera olika roller kan du finjustera privilegierna mer i detaljer för en specifik del av Control Edge.    För att sätta upp eller redigera en roll, väljer du Inställningar / Systeminställningar / Privilegieroller:   Klicka på Ny och välj Privilegie-ID samt Namn för rollen. Filtrera på rollen för att se vad du kan välja under rubrikerna Kategori, Fönster och Del. Rubrikerna motsvaras av arbetsflöden, register, inställningar eller operationer. Om en användare ska ha behörighet till ett helt arbetsflöde är det enklast att markera “Alla” under rubriken Del.   Välj nivå på aktuella privilegier:  - Inget innebär att meny eller arbetsflöde inte visas för användaren - Läs betyder att användaren kan titta, men inte registrera - Normal gör att användaren kan registrera men inte radera information - Admin innebär att användaren har högsta behörighet Ett privilegie sätts genom att markera en eller flera rader och klicka på knappen Ändra privilegie. När du valt privilegie, kontrollerar du att det ändrats på raderna. Klicka på Spara.   Nu kan den skapade rollen kopplas till mallar eller direkt till användare under Inställningar / Systeminställningar / Användare.

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen  Invoice Manager  för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".           För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.