Användartips för Visma TransPA

Vill ni ha ut en rapport för en speciell löneart? Eller en lista på alla medarbetare med deras löner och tillägg? Många användningsområden finns, kanske är ni intresserade av rörelser av ATF där ni kan välja lönearter för intjänanden och uttag. Eller vill ni se hur mycket undertid som finns för en specifik anställd eller ett delområde i er verksamhet.   Rapporten Utbetald lön har allt du behöver, Ni kan få summering per anställd eller per löneart.   Om ni vill ha ett förfinat urval och ni inte kommer hela vägen i TransPA, prova gärna att exportera rapporten till Excel som har en filtrering som är riktigt vass ⭐   Vi börjar med att titta på verktygsfältet.    Som standard så grupperas rapporten på löneperiod. De anställda som ingått i löneperioden ligger därför efter varandra med respektive lönerader. Det betyder att summeringen sker på samtliga anställda totalt för hela löneperioden.   För att rapporten skall laddas klicka på     Vill ni få summering per anställd klickar du på     Vill du istället få en summering per löneart klickar du på        Löneberäkningen i TransPA har vi också med summering av samtliga lönerader med skattepliktigt belopp och bruttolön. Dessa visas som standard inte i rapporten eftersom de skulle isåfall ingå i totalsumman, och då hade det blivit fel totalsumma. Vill du ändå se dem klicka på    Frågor och svar: Vi tar månadsvis efter lönekörning ut en lista för att kontrollera skattepliktig lön. Vi stämmer av denna totalsumma mot det totalbelopp som visas i vårt löneprogram för att inte utbetalningen ska bli felaktig. Hur gör vi detta enklast via denna rapport?    1. Efter att du klickat på utbetald lön och menyraden syns, klicka på denna symbolen med miniräknaren för att även visa summeringslönearter. 2. Klicka nu på filterikonen för att aktivera filtrering. Ställ dig på löneartskolumnen. Skriv "skattepliktig lön" och klicka till höger på tratten.       Klart! Nu har du fått en fullständig lista över endast lönearten skattepliktig lön som avser oktober månad (i detta exempelfall). Har ni många anställda och skulle vilja slippa bläddra så välj att visa fler än de 50 poster som är valda som standard per sida.    Har ni en mindre skärm och tycker att ni behöver skrolla till höger för att se mest relevant information så går det fint att flytta kolumner i rapporten. Som i detta fall där jag valt att flytta belopp till vänster så den syns bredvid lönearten:                

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I April/Maj kommer följande helgdagar Vecka 14 Långfredag, Påskafton Vecka 15 Annandag Påsk Vecka 18 Första maj Vecka 20 Kristi Himmelsfärdsdag Vecka 21 Pingstafton   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Maj månad. Tips! Klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 14 löper mellan 2 April till 8 April med 2 st helgdagar. Vecka 15 löper mellan 9 April till 15 April med 1 st helgdag. Vecka 18 löper mellan 30 April till 6 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Obs! Vecka 20 & 21 som har Kristi himmelsfärdsdag och Pingstafton som helgdag tillhör lönekörning i juni månad.   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Juni månad.   Vecka 20 löper mellan 14 Maj  till 20 Maj med 1 st helgdag. Vecka 21 löper mellan 21 Maj  till 27 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Bedriver ni kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar   Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under fliken personal.   I denna artikel kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.        

I produkten finns ett antal "verktyg", man kan använda i olika situationer då man vill ha anpassade beräkningar. I ert fall med bussbranschavtalet och timanställda så har vi ett förslag där ni skapar ett lönetillägg som ni sedan kan addera till utvalda personer som ska omfattas av tillägget. Observera att i detta fall vi beskriver nedan så kommer verktyget inte addera något ATF saldo som den anställde samlar på sig och tas ut i ledighet, utan alltså som ett lönetillägg där utbetalning kommer föreslås likt andra tillägg och avvikelser i löneberäkningens månatliga avräkning. Denna metod, att betala ut som ersättning istället för att samla på sig ett saldo, har formats efter diskussioner med flera av våra busskunder som har varit med och tyckt till vad de känt är mest önskvärt. Lönetillägget kommer räknas efter arbetad tid och räknas från första minuten och har ej möjlighet till något tak, 174h arbete per månad eller dylikt.  Gå till register - lönetillägg och lägg till nytt. I detta exempel skapar vi ett för timanställda där vi känner av procent utifrån timlönen. Fördelen med detta är att vi kan använda det brett, addera det på alla anställda som berörs oavsett vilken lönegrupp/erfarenhet de har. Vi bakar också in den 13% semesterersättningen. Detta betyder att vi sätter A-priset till 1,30 och att det utgår för varje arbetad timma. Om ni skulle föredrar att exkludera semesterersättningen i tillägget för att lägga på den i ett senare skede så sätter ni istället A-priset till 1,15.   Efter att ni sparat tillägget, gå gärna in på en anställd och lägg till det vid fliken lönetillägg. Lägg gärna in det i en period där befintliga tidrapporter redan finns när du testar. Nu kan ni granska resultatet redan innan ni aktiverar det i skarpt läge för alla anställda som berörs.   För att bedöma resultatet vi ser och kontrollera hur korrekt detta blir: Här kommer en metod man kan använda. Vi vet att om den anställde skulle arbetat 174h i månaden så skulle vi velat ge timlönen x 2 + semesterersättningen. Vi räknar då månadens arbetade timmar, 93,3h och delar med 174h. Därefter gångrar vi med 363,0238 vilket motsvarar värdet från denna anställds två timlöner inkl. semesterersättning (321,26 + 13% semesterersättning)  Detta ger resultatet 194,65kr, vilket är väldigt nära den summa som löneberäkningens 195kr visar.   Vi noterar också att vi helt saknar ATF som tidsrad då uttaget sker i avlöning via lönetillägg. Se exemplet här nedan som visar annan anställd med månadslön (vilket ni kanske känner igen om ni tillämpar detta). Här finns funktionen hårdkodad (kräver inget tillägg) i TransPA och beräknas med 2h per månad. I dessa fall ser ni den som tidsrad och antalet adderas istället till ATF-saldot och är tänkt att tas ut som ledighet vid lämpligt tillfälle.      Hoppas att ni kan använda detta tillägg och att det kan underlätta er lönehantering.

När Tjänstemannaavtalet är aktiverat på företaget kommer det för tjänstemän att beräknas lön enligt Tjänstemannaavtalet. För att detta skall vara möjligt har det även skapats upp en del nya lönearter. I Löneartsregistret finns nu lönearter separerade på avtalsområde. Dessa lönearter behöver ett löneartsnummer för att kunna exporteras till ett lönesystem.   Det betyder att en person som är registrerad som tjänsteman enbart kommer att generera lönearter markerade med Tjänstemannaavtalet. Till exempel kan ni ha ett löneartsnummer för Månadslön för kollektivanställda och ett annat löneartsnummer för tjänstemännens Månadslön. Aktuella lönearter för Tjänstemanna avtalet Månadslön Dagslön Timlön Mertid Övertid Undertid Komptid Flextid Semestertillägg Semesterersättning Sjukavdrag Frånvaro med lön Vård av barn Pappaledig Tjänstledig Restid Traktamente Arbetad tid Tillägg         Månadslön Beräknas för arbetstagare med löneformen Månadslön. Dagslön Beräknas för löneformen Månadslön när anställningen påbörjas eller avslutas under utbetalningsmånaden. Månadslön beräknas då inte Timlön Beräknas för arbetstagare med löneformen Timlön/månad. Mertid Beräknas för arbetstagare med deltidsanställning. Utgår när arbetstagaren arbetat mer än normal tid arbetstid under en dag. Med normal tid avses den tid som denne skall arbeta enligt sitt deltidsmått. Exempel: vid 20 tim. arbetstid/vecka är arbetstagarens arbetstid/dag = 4 tim Övertid Övertid uppstår när arbetstagaren har utfört arbete utöver den ordinarie arbetstiden. Avstämning kan ske per dag (8 tim. helgfri vardag) eller per vecka (40 tim. helgfri vecka). Valet anges i anställningskontraktet. Beräknas för alla löneformer. Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid ingår i lönen, eller om komptid eller flextid är registrerat i tidrapporten Övertid enkel Övertid kvalificerad Undertid Undertid uppstår när arbetstagaren arbetstid inte uppnår ordinarie arbetstiden. Avstämning kan ske per dag (8 tim. helgfri vardag) eller per vecka (40 tim. helgfri vecka). Valet anges i anställningskontraktet. Beräknas ej om komptid eller flextid är markerat i tidrapporten Komptid Arbetstagaren kan ange om över- och undertid skall hanteras i komptid. Detta sker genom att på tidrapporten kryssa välja "Komptid" Valet sker per avstämningsperiod, dvs. dag eller vecka. En arbetstagare kan alltså välja att spara övertid till kompbanken en avstämningsperiod och få övertiden utbetald i pengar för en annan avstämningsperiod. Vid överskjutande tid används lönearterna Överföring till kompbank enkel/kvalificerad istället för Övertid enkel/kvalificerad, och vid undertid används lönearten Uttag från kompbanken OBS: Den tid som valts att sparas till kompbanken beräknas på samma sätt som övertid. Det betyder att även Överföring till kompbanken avrundas till fullgjorda kvartstimmar. Överföring till kompbank enkel Överföring till kompbank kvalificerad Uttag från kompbank Beräknas när arbetstagaren önskar att kvitta frånvaro mot innestående tid i kompbanken. Kvittningen kan ske på två sätt: Arbetstagaren kryssar på tidrapporten i 'Komptid'. Detta innebär att arbetstagaren har arbetat del av dag och önskar att återstoden skall plockas från kompbanken. Arbetstagaren registrerar en frånvaro av typen Kompledig. Detta innebär att det antal timmar som registreras skall plockas från kompbanken. Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid inte skall beräknas för arbetstagaren Flextid Överföring till flexbank Som ett kompelment till komptid finns nu även möjlighet att hantera över- resp undertid med flextid. Flextid är som standard aktiverat och förvalt i tidrapporteringen. Läs mer om flextid här Beräknas inte om det på personkortet är valt att övertid inte skall beräknas för arbetstagaren Uttag från flexbanken Beräknas när arbetstagaren önskar att kvitta frånvaro mot innestående tid i flexbanken. Kvittningen kan ske på två sätt: Arbetstagaren kryssar på tidrapporten i 'Flextid'. Detta innebär att arbetstagaren har arbetat del av dag och önskar att återstoden skall plockas från flexbanken. Arbetstagaren registrerar en frånvaro av typen Flexledig. Detta innebär att det antal timmar som registreras skall plockas från flexbanken. Semestertillägg Semestertillägg utgår för uttagna betalda semesterdagar. Beräknas för löneformen Månadslön. Intjänandeår är 1 april-31 mars. Semesterersättning Semestersättning utgår för löneformen Timlön. Beräknas när företagsinställningen Beräkna semesterersättning för timanställda är vald.   Sjukavdrag Sjukavdrag dag 1 Beräknas för den första sjukdagen i varje sjuklöneperiod under avräkningsmånaden. Om personen återinsjuknar inom 5 kalenderdagar betraktas det som samma sjukperiod som den tidigare. Sjukavdrag dag 2-14 Beräknas för dag 2-14 under sjuklöneperioden. Sjukavdrag dag 15-90 Eter sjuklöneperioden skall sjukavdrag ske med dagsavdrag. Dagsavdraget sker varje kalenderdag. Beräknas endast för löneformen Månadslön. Värdet för dagsavdraget sker enligt två modeller beroende på om arbetstagarens månadslön ligger över eller under en lönegräns. Gränsvärdet är 10 x prisbasbelopp / 12 (prisbasbeloppet hämtas från generell inställning) Sjukavdraget per dag får inte överstiga ((fasta kontanta månadslönen x 12) / 365). I fast kontant månadslön skall fasta lönetillägg inkluderas. Sjukavdrag dag 91> Beräknas när sjukperioden överstiger 90 dagar. Beräknas endast för löneformen Månadslön. Frånvaro med lön Beräknas för löneformen Månadslön. Vård av Barn Beräknas för löneformen Månadslön Pappaledig Beräknas för löneformen Månadslön Tjänstledig Beräknas för löneformen Månadslön. Alla former av tjänstledighet beräknas enligt denna modell. Varje frånvaroorsak särredovisas med namn och löneart och beräknas som separata frånvaroperioder. Varje frånvaroorsak har tre möjliga lönearter, Del av dag, Dag 1-5, Dag 6>. Tjänstledig del av dag Tjänstledig dag 1-5 Denna löneart beräknas när frånvaroperioden är 1-5 arbetsdagar. Tjänstledig dag 6> Denna löneart beräknas när frånvaroperioden är längre än 5 arbetsdagar. Restid Restid utgår för all rapporterad tid med arbetsuppgiften Restid. Restiden fördelas på lönearterna Enkel och Kvalificerad beroende på när restiden utförts. Eftersom restid endast kan utföras utanför ordinarie arbetstid sker inget avdrag för rast som registrerats under restiden. beräknas för alla löneformer Kvalificerad Restid Enkel Traktamente Beräknas enligt Skatteverkets regler. Beräknas för alla löneformer. Inrikes traktamente dag Inrikes traktamente logi Utrikes traktamente dag Utrikes traktamente logi Skattefritt traktamente Skattepliktigt traktamente Arbetad tid Beräknas på samma sätt som för övriga avtal. Tillägg Personliga tillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal med dessa undantag: lönetillägg per löneperiod skall inte beräknas första och sista anställningsmånaden vid Månadslön. De ingår då i dagslönen. Arbetsuppgiftstillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal. Tidnyckeltillägg Beräknas på samma sätt som för övriga avtal

En tidnyckel är en ersättning som skall utgå på en speciell tidsperiod på dygnet, -veckodag, eller -helgdag. Ersättningen är kontant och ges som ett fast belopp per timma eller i procent av timlönen. Tidnyckel kan kopplas till valfri Löneart. Under Register - Tidnycklar lägger ni till tidnycklar.   Viktigt att tänka på är att om ni har en extra ersättning som ska löpa från ett dygn till ett annat så behöver ni lägga upp klockslag per dag. Se detta fall nedan, med extra ersättning 22-06. När tidnyckeln är registrerad kan du öppna personkortet till en anställd som skall ha tillägget, och markera aktuell tidnyckel.  

Hur räknar man om en exporterad lön på en anställd?   I vårt exempel har vi två anställda som vi vill räkna om lönen från början och sedan exportera om på nytt.    Vi börjar med att klicka i rutan status på de två anställda som det gäller, sedan klickar vi på knappen "Ändra till Öppen" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som det kommer att ändras stauts på. När ni klickar på Ja ändras båda lönerna till öppen.     När lönen är öppen går vi in på lönekortet och korrigerar lönen, när vi är nöjda klickar vi på spara & lås.   Nu visas lönerna som godkänd, vi klickar på knappen "Exportera" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som kommer att exporteras. Om ni vill kan ni ändra filnamnet innan ni klickar på exportera.   Här är en artikel som beskriver hur man kan exportera del av de godkända lönerna. 

Kan man kan exportera en del av de godkända lönerna, inte alla anställda på en gång?   Ja det kan man göra, i löneberäkningen finns det möjlighet att lägga till olika filter. Det går att filtrera på arbetsgrupp, trafikområde, arbetsledare, stationsort eller anställd.   I vårt exempel har vi valt att filtrera på arbetsledare då vi bara vill exportera ”Lena Transportledare” godkända löner.   Vi börjar med att skriva arbetsledarens namn i filter fältet.   Nu visas bara arbetsledarens godkända löner.     När vi klickar på knappen exportera kommer en info ruta, där ser ni hur många löner som kommer att exporteras. Om ni vill kan ni ändra filnamnet innan ni klickar på exportera.     I denna artikel  kan ni läsa mer om löneberäkningen och det finns även en film.           

På personkortet under fliken lön finns det ett värde där du kan ange den gällande semesterfaktor för varje person. I schemaläggningen kan du få hjälp med att beräkna fram denna faktor naturligtvis på det regelverk som finns angivna i kollektivavtalet.   I schemaläggaren visas semesterfaktorn för varje person som går i schemat. När du hovrar över namnet på en person visas semesterfaktorn för just denna person. Beräkningen uppdateras hela tiden i bakgrunden och i takt med att du förändrar schemat. Du väljer själv om du vill använda den framräknade semesterfaktorn.    I Allmänt-rutan finns en inställning där du kan kryssa i Uppdatera semesterfaktor.  När den är ikryssad kommer fältet semesterfaktor på personkortet för alla personer i schemat att uppdateras till det framräknade personliga värdet när schemat har sparas. Om den inte är ikryssad förändras inte värdet på personkortet. Denna inställning ger dig därför möjlighet att välja när du vill förändra en lönepåverkande semesterfaktor. Om du t ex vill göra klar löneberäkningen med den nuvarande semesterfaktorn väljer du att kryssa i uppdateringen först när du är färdig med lönerna.   Kom ihåg att det alltid är värdet på personkortet som används i löneberäkningen.   Var väljer jag om vi vill tillämpa semesterfaktor eller ej? Under-verktyg-inställningar-löneberäkning behöver ni kryssa i rutan använd semesterpass för schemalagd personal.    I exemplet nedan har den anställde en framräknad semesterfaktor på 1,25 (Schemat behöver läggas ut först för att kunna fånga upp rätt antalet frånvarotimmar på aktiviteten semester)   OBS! Om ni väljer att lägga ut semester i kalendern med funktionen "period" på schemalagd personal med beräkning av semesterpass/faktor så kommer systemet att lägga semester på ej schemalagd dag i kalendern, här har vi ett visningsfel det kommer visas 8 tim frånvarotid i aktiviteten men beräkningen blir rätt i löneberäkningen. Vi rekommenderar att lägga semester endast på de schemalagda dagarna   I denna artikel kan ni läsa om lägga ut semester med funktionen period.   Vilka arbetstidsförläggningar fungerar semesterfaktor? Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A (behöver schema i TransPA) Lokal överenskommelse ( 3 & 6 mom) behöver schema i TransPA och i lönegruppen behöver man kryssa i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro"          OBS! Detta gäller Transportavtalet

Semesterhanteringen som finns i TransPA är förhållandevis enkel och när det gäller att överblicka era anställdas semesterdagar och hålla reda på dess saldon så vill vi hänvisa till ert löneprogram i första hand. TransPA hanterar endast uttagna semesterdagar och tar ej hänsyn till saldot i obetalda, betalda eller kvarvarande dagar. Om ert löneprogram har varning då dagar är slut så ta gärna hjälp av den, då TransPA saknar sådan funktion idag.    När man lägger frånvarotyp semester i TransPA så presenteras i löneberäkningen semester följt av antal och semesterlön/dag.  Notera: Värdet för semesterlön/dag plockas från detta fält som finns angivet för varje person under fliken lön - se bild här nedan (används för Transportavtalet). Detta värde räknas fram i ert löneprogram när ni gjort  semesterårsavslut, efter alla händelser och avvikelser har registrerats fram till och med 31 mars för er med semestårsavslut 31/3. Beloppet skickas inte över från löneprogrammet till TransPA - ni måste därför årligen själv ansvara för att uppdatera beloppet semesterlön/dag för samtliga era anställda.   Det saldo som finns i TransPA kallas uttagen semester. Saldot räknar upp från 0 och uppdateras när ni sparat lön. När ni sparar månadslönen för maj månad skapas det upp en ny rad med uttagen semester för detta år.  Skulle ni vilja få dit raden före dess, spara maj månad och öppna upp den igen, så kan du därefter ange det nya värdet för semesterlön. Har ni istället semesterår 1 januari - 31 december, för exempelvis bussbranschavtalet, kommer nytt år för uttagen semester skapas upp då ni sparar februarilönen med januaris händelser och avvikelser. I saldokolumnen här nedan syns uttagna semesterdagar för semesteråren 2014, 2015 och 2016. I de fall då anställd vill plocka av sparade semesterdagar så finns ingen funktion att styra detta i TransPA, utan här krävs en manuell hantering i ert löneprogram det man behöver göra är att byta ut raden uttag betalda semesterdagar mot t ex sparade dagar. Tänk då på att TransPA ej kommer skilja denna semesterdag från annan, utan den kommer läggas till som vanligt i saldot uttagen semester.     I denna artikel kan ni läsa om Semesterdaglön.   

Jag har en anställd som varit sjuk fler än 10 gånger under en 12 -månadersperiod hur gör jag i TransPA så att den anställde inte får karenstid?   Det finns en inställning på personkortet under fliken lön "Omfattas av högriskskydd" som ni kan kryssa i. Denna inställning gör att den anställde får sjuklön från första dagen. Tänk på att ni behöver kryssa ur denna inställning när den anställde inte längre omfattas av högriskskydd. 

 Från kalendern kan du lägga in hela semesterperioden för en person. Du behöver inte tänka på vad som är arbetsdagar, TransPA hjälper dig med det.   Börja med att klicka på den första semesterdagen för en person och välj Lägg till - Semester. Klicka i Period och ange den sista dagen i semesterperioden klicka sedan på spara. När du sparar registreringen läggs det in semesterdagar för alla dagar under perioden som är ordinarie arbetsdagar. När ovanstående registrering sparas kommer detta att bli resultatet i kalendern. Personen ovan går på Transportavtalet enligt Huvudregeln vilket innebär att semester läggs ut alla helgfria vardagar. Det går naturligtvis både ändra och ta bort de dagar som har skapats om du skulle önska det. Om du ändrar eller tar bort en dag utlagd som period ändras dock bara den enstaka dagen.   Tips vid hantering för anställd som går på schema Låt gärna den anställdes ordinarie schema ligga kvar under semesterperioden och lägg därefter ut semester enligt ovan. Låter man schemat ligga kvar ser man på ett enkelt sätt vilka pass som behöver tilldelas annan personal som bilden visar här nedan. I detta exempel har vi inte valt att arbeta med semesterpass vid schemalagd personal, det innebär då att när man då lägger ut semester i period så läggs semester alla helgfria dagar med frånvarotid 8 tim/dag. I löneberäkningen kommer det att visas 40 timmar semesterfrånvaro & 5 dgr semesterlön.   Om ni istället vill arbeta med semesterpass på schemalagd personal (dra frånvarotiden enligt schemat vid semester), behöver ni göra en inställning i löneberäkningen, i schemaläggningen finns en inställning om ni vill uppdatera semesterfaktorn. Det är en del saker som kan vara bra att tänka på vid beräkning av semesterfaktor på schemalagd personal i denna artikel kan ni läsa mer. Fungerar på arbetstidsförläggning Arbetstidsschema & lokal överenskommelse med schema & inställningen "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" i lönegruppen. (OBS! detta gäller för Transportavtalet)    

Skriv till [email protected] om du vill börja använda verktyget.     Börja använda övertidsnycklar Denna artikel beskriver hur du knyter en övertidsnyckel din personal och hur övertid beräknas i Löneberäkningen. Vill du veta hur du registrerar en övertidsnyckel och varför det kan underlätta för dig löser du först denna artikeln.   Vilken form av övertidsberäkning som skall tillämpas anges per person. Under fliken lön kan du välja mellan alternativen Enligt avtal, Enligt övertidsnyckel och Inte alls. Enligt avtal - innebär att övertiden beräknas enligt kollektivavtalets regler. Detta alternativ är alltid förvalt och tillämpas om du inte aktivt väljer något av de andra alternativen. Enligt övertidsnyckel - innebär att övertiden beräknas enligt den nyckel som du väljer. Alla regler för övertidsberäkning som finns i kollektivavtalet ersätts med det som du har angivit i den valda nyckeln. Inte alls - innebär att övertid aldrig kommer att beräknas för denna person. Välj övertidsnyckel När du väljer alternativet Enligt övertidsnyckel visa en lista över alla aktiva nycklar som har skapats. Välj den som du vill skall tillämpas för just denna person. Glöm inte att Spara för att valet skall träda i kraft. Tips! Om du vill gå igenom många personer och ange övertidsnyckel kan du använda bläddra-knapparna längst upp till höger. Du kan då snabbt hoppa till nästa person i listan och ligga kvar på samma flik.   Beräkna lön I löneberäkningen arbetar du på samma sätt som tidigare. För personer med en angiven övertidsnyckel kommer den avtalsstyrda övertiden att ersättas med nyckelns beräkning men presenteras på exakt samma sätt. Det presenteras en lönerad för övertiden, du kan klicka på den för att få information om hur den har beräknats och du kan även flytta övertiden till kompbank och flexbank. Du kan använda övertidsnycklar för alla typer av anställningsformer och för både heltid och deltid. Några saker att tänka på: När du beräknar lön per månad och har en avstämningsperiod som avser en vecka kommer de veckor som har avslutats under avräkningsmånaden att tas med i beräkningsunderlaget. Det innebär att om den sista veckan i månaden fortsätter in i nästa månad kommer hela övertidsberäkningen för den veckan att tas med i nästa månads beräkning. Övertiden presenteras alltid som en lönerad. Den delas alltså inte upp mellan grundtimlön och övertidsersättning.  Kalkylverktyg Om du för diskussioner kring att teckna en lokal överenskommelse kring övertidsberäkningen kan du använda TransPA som ett kalkylhjälpmedel för att beräkna övertidskostnaden vid olika former av övertidsberäkning. Genom att lägga upp några varianter på övertidsnycklar och växla mellan dessa i löneberäkningen får du en snabb bild av hur övertiden kommer att uppstå. Du kan även gå tillbaka till gamla löneperioder och jämföra vad resultatet hade blivit om det funnits en lokal överenskommelse vid den tiden.

  Skriv till [email protected] om du vill börja använda verktyget.     En övertidsnyckel används för att beskriva när övertid uppstår och hur den skall prissättas. I TransPA finns idag en mängd fördefinierade sätt att beräkna övertid på, men ibland finns behov av att frångå dessa. Om ditt företag tillämpar en lokal överenskommelse avseende övertidsberäkning, eller att de fasta sätt att beräkna övertid på, inte kan appliceras på er verksamhet, finns det möjlighet att använda en övertidsnyckel.  Denna nyckel skapar du själv och i nyckeln anger du villkoren för hur övertid skall beräknas.  Tänk också på att om ni vill teckna en lokal överenskommelse som avser övertidsberäkningen så kan det vara bra att kolla så det finns stöd för den i TransPA. Då sparar ni mycket manuellt arbete.   Detta avsnitt beskriver hur du lägger upp en nyckel och vad de olika inställningarna påverkar. I artikeln Börja att använda övertidsnyckel kan du läsa mer om varför du kan behöva en nyckel och vilket effekt de får i löneberäkningen.      Grunderna för övertidsberäkning Grunden för all övertidsberäkning är att fånga upp när arbetstagaren har arbetat mer än det som betraktas som den ordinarie arbetstiden. Som arbetstid räknas den faktiska närvarotiden (som kommer från tidrapporterna), men även frånvarotiden (t ex sjuk och semester) kan ingå i arbetstiden. När den arbetade tiden överstiger den ordinarie arbetstid uppstår övertid.   Skapa en övertidsnyckel Gå till Register och klicka på knappen Övertidsnycklar. Klicka sedan på Lägg till övertidsnyckel. Vi skall nu gå igenom de olika alternativen som finns. Namn: Ange ett namn på nyckeln som gör det enkelt för alla i företaget att förstå syftet med denna nyckel. Namnet kommer att visas på personkortet i listan över valbara nycklar. Aktiv: Kryssa ur denna om du inte vill att man skall kunna välja denna nyckel på personkortet. Är användbart när nyckeln inte längre är aktuell eller om du behöver den i framtiden. Avstämningsperiod: Denna inställning anger för vilken period du vill göra avstämning. Det finns tre alternativ: per dag - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för varje dag som ingår i löneperioden. per vecka - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i varje vecka som avslutas i löneperioden. per månad - innebär att jämförelsen mellan arbetad tid och ordinarie tid kommer att ske för den sammanlagda tiden i månaden. Avstämningsperiod skall inte förväxlas med den period du betalar ut lön för. Du kan alltså betala ut lön per månad men göra en övertidsavstämning per vecka. Jämför arbetad tid med: Denna inställning anger vad som är den ordinarie arbetstiden under avstämningsperioden. schemalagd tid - innebär att den schemalagda tiden är ordinarie arbetstid. För avstämningsperiod per dag innebär det att den arbetade tiden jämförs med den schemalagda tiden den aktuella dagen. När arbetad tid överstiger schemalagd tid eller när det saknas ett schema uppstår övertid. För avstämningsperiod per vecka eller per månad uppstår övertid när den sammanlagda arbetstiden överstiger den sammanlagda schemalagda tiden för avstämningsperioden. fast tid - innebär att den ordinarie arbetstiden alltid är fast under den valda avstämningsperioden. Övertid uppstår när den arbetstiden överstiger den fasta tiden för avstämningsperioden. Ange alltid tiden som ett heltidsmått så kommer beräkningen att fungera för både hel- och deltidsanställda. När du väljer detta alternativ visas ytterligare ett val: Genom detta val kan du välja om den ordinarie arbetstiden skall påverkas när det inträffar helgdagar under avstämningsperioden. Om du anger alla helgfria vardagar kommer ordinarie arbetstid att reduceras. Reduktionen sker med 1/5 av veckoarbetstid eller 1/21,74 månadsarbetstid för varje helgdag som inträffar mån-fre. Om du anger alla dagar påverkas inte ordinarie arbetstid av helgdagar.   Inkludera rast i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att rast skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Inkludera frånvaro i arbetstiden: Kryssa i denna om du önskar att frånvaro skall jämställas med arbetstid i övertidsberäkningen. Pris: Anger a-priset för varje övertidstimma som uppstår. Priset kan anges som ett fast belopp vilket innebär att alla personer som går på denna övertidsnyckel får detta belopp. Priset kan också anges som procent av timlönen vilket innebär att a-priset kommer att anpassas efter varje persons specifika timlön. Timlönen hämtas från lönegruppen. Exempel: Om du önskar att övertid skall utgå med grundtimlön + 50% skall du välja procent av timlönen och ange 150 i fältet. Löneart: Välj den löneart som skall användas vid övertidsberäkning enligt denna nyckel. Du kan därmed särredovisa olika typer av övertid beroende på hur den har beräknats. Vi rekommenderar att använda den fasta lönearten för övertid. Då kan du i löneberäkningen använda de automatiska funktionerna för att flytta övertid till komp- eller flextidsbanken samt att uppdatera saldot för övertid. De möjligheterna finns inte om du använder en annan löneart.   Använd en övertidsnyckel När nyckel är skapad skall den kopplas till de personer den avser. Det kan du läsa mer om i artikeln Övertidsberäkning med övertidsnyckel. För att testa vilken effekt en nyckel kan det vara en fördel att skapa en testperson. Lägga upp en ny person i personregistret och koppla övertidsnyckeln till denna person. Registrera sedan in schema, tid och frånvaro och kontrollera resultatet i löneberäkningen. Kom ihåg att om du gör en förändring i en övertidsnyckel så påverkar den alla som använder denna nyckel.  

Om ni har innestående saldo på er personal i ert lönesystem när ni börjar med TransPA t ex kompsaldo är det bra att registrera in samma saldo i TransPA innan första löneöverföringen, detta för att saldona ska stämma överens med varandra i båda systemen.   Gå till en anställd  i personalregistret, välj fliken lön-Saldo. Klicka på Lägg till ny.   Välj vilken typ av saldo ni vill lägga till, skriv in antalet timmar och klicka sedan på spara.   Om det är ett saldo som inte stämmer klicka på "pennan" för att redigera, skriv in rätt antal timmar klicka sedan på spara.

Får du inte välja var du vill placera lönefilen när du laddar ner filen från vår exportfunktion? Använder du Google Chrome som webbläsare? i så fall kommer här en guide på hur du ändrar inställningarna i webbläsaren så att du alltid själv kan bestämma vart din fil skall hamna.   Klicka på de 3 prickarna     Längst upp till höger i Google Chromes webbläsare. Fortsätt med att klicka på inställningar i listan som kommer fram se bild nedan.     En ny flik öppnas med inställningar för webbläsaren. Längst bort till vänster i sidan finns en menyrad, klicka på Avancerat och sedan på Nedladdningar se bild nedan.   I kapitlet som heter Nedladdningar  kan du aktivera eller avaktivera funktionen, Fråga var filerna ska sparas före nedladdning se bild nedan.   Nu kan du stänga fliken inställningar.  

I samband med överföring med exportfil kan TransPA vara inställt att fördela  kostnader per fordon och kostnadsställe. Fördelningen följer vissa regler, beroende på vilken löneart vi pratar om, så här nedan följer en specifikation av hur vi gör. Lönepost Fördelningsregel Månadslön                     Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Veckolön Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Timlön Fordon som användes. Övertid och övertidsersättning Transportavtalet Vid Huvudregel, Schema eller 3 § 5 mom A: Fordon som användes när övertiden uppstod. Vid 3 § 5 mom B: Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Övriga avtal Procentuellt efter arbetad tid/fordon Sjukfrånvaro Efter angivet fordon på sjukregistreringen. Sjuklön Efter angivet fordon på sjukregistreringen. Semesterfrånvaro Efter angivet fordon på semesterregistreringen. Semesterlön Efter angivet fordon på semesterregistreringen. Semesterersättning Efter angivet fordon på semesterregistreringen. Annan frånvaro Efter angivet fordon på frånvaroregistreringen. Från kompbank Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Traktamente enligt avtal Ingen fördelning Skattefritt och skattepliktigt traktamente Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Lön enligt Utlandsavtalet Ingen fördelning OB vardag Fordon som användes när OB uppstod. OB helg Fordon som användes när OB uppstod. Premiekompensation Fordon som användes när premiekompen uppstod. Personliga lönetillägg Vid Fast tillägg: Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Vid Arbetad tid: Fordon som användes när det personliga tillägget uppstod. Arbetsuppgift Fordon som användes när arbetsuppgiften registrerades Tidnycklar Procentuellt efter arbetad tid/fordon. Övrigt Procentuellt efter arbetad tid/fordon.

Vid vissa tillfällen kan denna lönesnurra, som översätter mellan minuter och hundradelar, vara väldigt användbar, då TransPA använder sig av hundradelar vid alla tillfällen där tidens längd visas. Ni kanske vill få klarhet i exempelvis arbetstidsförkortningen och behöver hjälp i löneberäkningen.   Observera att hundradelarna är avrundade till 2 decimaler. Eftersom det är lika många värden som är avrundade uppåt som nedåt, jämnar det dock ut sig i genomsnittet.