Vad innebär arbetstidsförläggning och var kan man ställa in det?   Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas. Arbetstidsförläggning. I Transpa finns fem olika alternativ för arbetstidsförläggning att välja mellan:   Huvudregel Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B  Lokal överenskommelse (3 § 6 mom). Dessa alternativ utgör grunden för beräkningen av lönen i löneberäkningen."   Valet av arbetstidsförläggning sker vid skapandet av anställningskontraktet för en anställd, under fliken för anställningskontrakt.     Nedan hittar du en lathund som kortfattat beskriver hur övertid och sjuklön beräknas baserat på den valda arbetstidsförläggningen på personkortet. Vi förklarar även när ett schema behöver tillämpas i systemet.   Transpa hanterar flera lokala överenskommelser, vilka måste förhandlas med Transport.   När en anställd är kopplad till en lokal överenskommelse, används principen för övertidsberäkning från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta gör det möjligt för företaget att ha olika typer av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Genom att öppna en lönegrupp kan du hitta dessa inställningar i den högra delen. Övriga kryssrutor. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag. Nedan hittar du en lathund som beskriver hur beräkningen av övertid och sjuklön görs baserat på de inställningar som valts i lönegruppen vid lokal överenskommelse. Vi förklarar också när ett schema behöver användas i systemet. Det är möjligt att beräkna sjuklön baserat på schemat vid lokal överenskommelse genom att markera alternativet 'föreslå schemalagd tid vid frånvaro' i lönegruppen   I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.   Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B                  

Med hjälp av denna rapport kan man enkelt se både hur många timmar den anställde fått utbetalt i övertid och hur många timmar som har sparats från övertid till kompsaldo. Dessutom kan man följa hur många komptimmar den anställde har tagit ut månad för månad. Rapporten är förinställd på den innevarande månadsperioden. Vi separerar den anställde efter periodtyp, månad eller vecka, beroende på hur deras anställningskontrakt är inställt. Den visade perioden på bilden gäller löneperioden 202507, vilket motsvarar timmarna för juni. Om ni önskar inkludera fler månader i urvalet, justera fälten 'Period från' och 'Period till' längst upp och klicka sedan på 'Preview' för att ladda om rapporten. På så sätt kan ni se rörelser månad för månad.   Filtrerings funktion utgår från följande fält Periodtyp Stationsorter Trafikområden Anställda Arbetsledare Arbetsgrupp

Hur kan jag generera en rapport som visar antalet sjuktillfällen under de senaste 12 månaderna för att analysera vår sjukfrånvaro?   Vi har en rapport under Analyser-Rapporter-Tidrapporter som heter Aktiviteter. Denna rapport visar allt som inte är ren arbetstid, det vill säga alla former av frånvaro, kompetensutveckling, resor, noteringar från kalendern osv. Summeringen omfattar både antalet aktiviteter och timmar. Observera att även ej aktiva anställda ingår i rapporten.   I exemplet nedan visas sjukfrånvaro eftersom vi har valt att filtrera på Sjuk. För att ladda rapporten, klicka på "Utför". När vi registrerade sjukfrånvaron i kalendern, skrev vi en kommentar i fältet "Notering", och den informationen visas nu under fältet Notering.     

Språket som visas i Transpa är baserat på språkinställningarna i din webbläsare. I Transpa har vi stöd för svenska, engelska, norska och danska. Har du fått fel språk i Transpa eller vill ändra språket?   Dessa instruktioner hjälper dig att byta till svenska i både Google Chrome och Microsoft Edge, vilket också ändrar språket för Transpa eftersom visningsspråket baseras på webbläsarens inställningar.   Google Chrome För att ändra språket i Google Chrome till svenska, följ dessa steg:   Öppna Google Chrome och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet för att öppna menyn. Välj "Inställningar" från menyn. Scrolla ner och klicka på "Avancerat" för att visa fler alternativ. Under "Språk", klicka på "Språk" för att expandera alternativet. Klicka på "Lägg till språk", välj "Svenska" från listan och klicka på "Lägg till". Efter att du har lagt till svenska, klicka på de tre prickarna bredvid "Svenska" och välj "Flytta till toppen". Starta om Chrome för att ändringarna ska börja gälla.     Microsoft Edge För att ändra språket i Microsoft Edge till svenska, följer du dessa steg:   Öppna Microsoft Edge och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet. Välj "Inställningar" från menyn. Klicka på "Språk" i den vänstra panelen. Klicka på "Lägg till språk" och sök efter "Svenska", välj det och klicka "Lägg till". När "Svenska" har lagts till, klicka på de tre prickarna bredvid "Svenska" och välj "Visa Microsoft Edge på detta språk". Starta om Edge för att språkändringen ska träda i kraft.        

Under Register - Arbetsuppgifter kan ni registrera de specifika arbetsuppgifter som chaufförerna utför och för vilka de får extra ersättning, såsom APL, restid och beredskap. Ersättningen ges kontant och kan beviljas per tillfälle eller per arbetstimme. Det finns även möjlighet att ange om denna ersättning ska ersätta  ordinarie premiekomp. Till skillnad från ett lönetillägg eller en tidnyckel, betalas ersättning för en arbetsuppgift endast ut när själva arbetsuppgiften har registrerats av den anställde i tidrapporten.       Viktigt att välja rätt löneart för ersättningen man får. Ifall lönearten saknas i systemet, gå till löneartsregistret och gör klart den innan du slutför arbetsuppgiften.   I den här artikeln finns ett exempel på hur ni kan skapa arbetsuppgifter för passningstjänst.  I en annan artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen.   Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma Transpa i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas. 

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma Transpa?  Ett lättanvänt men ändå kraftfullt knep är att duplicera flikar i din webbläsare, vilket kan effektivisera ditt arbete i Visma Transpa. I denna artikel visar vi hur du enkelt kan göra detta.    Exempel - Schemaläggning och Kalender När du skapar ett schema kan det vara mycket fördelaktigt att duplicera flikar, eftersom det möjliggör att du enkelt kan växla mellan Kalendervyn och Schemaläggningen med ett enda klick. När du har öppnat din kalendervy och vill göra justeringar i schemaläggningen, kan du enkelt högerklicka på fliken och välja "Duplicera". Detta ger dig två identiska flikar med samma information från början.   I den här situationen vill jag behålla kalendervyn öppen men samtidigt navigera till schemaläggningen för att förlänga mina scheman.   För att göra detta, går jag till menyn i den duplicerade fliken och väljer "Schemaläggning". Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott. Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott.   Kom ihåg att uppdatera kalenderfliken efter att du har gjort ändringar, som till exempel när du har publicerat ett nytt schema.   Bra att tänka på!  När du arbetar med flera öppna flikar, se till att regelbundet uppdatera dem för att säkerställa att du alltid har den senaste informationen. Annars riskerar du att göra felaktigheter genom att arbeta med föråldrad information.  

Vad är viktigt att tänka på i Transpa vid hantering av en anställds avslutning av anställningen på företaget?   Börja med att avsluta den anställdes anställningskontrakt under personalregistret, i fliken för anställningskontrakt.   1. Klicka på ”pennan” för att redigera kontraktet.   2. Klicka på ”Avsluta anställning” fyll i t o m datum klicka sedan på spara.      Valet "avsluta anställning" finns endast för anställningsformen Tillsvidare. Om en provanställning avslutas innan dess slutdatum måste du istället ändra till och med-datumet.   I löneberäkningen visas en varning bredvid fältet för anställningskontrakt. Genom att "hovra" över denna varning kan du läsa meddelandet som säger "anställningskontraktet för denna person påbörjas/avslutas under denna löneperiod vilket kan innebära att grundlönen skall justeras".   I vårt exempel avslutar den anställde sin anställning den 15/8, vilket innebär att de inte ska erhålla full månadslön för augusti. För att hantera detta behöver månadslön eller dagslön manuellt ersättas med aktuell timlön i löneberäkningen. Observera att dagslön inte stödjs av Transportavtalet, men kan vara relevant i andra kollektivavtal.   1. Vi börjar med att ta bort månadslönen genom att klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.  2. För att lägga till en ny manuell rad klickar vi  på "+ Ny rad" 3. Klicka på den lilla listpilen och välj timlön, och skriv sedan in antalet timmar som den anställde ska erhålla timlön för. 4. Vi väljer att skriva in en kommentar på vad vi manuellt justerar i löneberäkningen genom att  klicka på + ny rad får ni fram kommentarsfältet.  5. Spara & Lås lönen.   I september betalas innestående kompsaldo och arbetstidsförkortning ut. För att genomföra detta, klicka på de tre strecken i det blå fältet och välj "Betala ut innestående saldo som lön".      Nu har vi betalat ut det innestående saldot med timlön, och saldot "nollställs" för komp och arbetstidsförkortning  när ni har sparat och låst lönekörningen.   Den undertid som visas under rubriken tid utgör i detta exempel ingen undertid att dra av på lönen, eftersom den anställde fick timlön fram till den 15 augusti, som var sista anställningsdagen, och detta utbetalades i augusti. Systemet beaktar inte avslutningsdatumet på anställningskontraktet, utan ser på hela kalendermånaden. Därför behöver man vara uppmärksam när sådana situationer uppstår.     Intjänade och sparade semesterdagar hanteras i ert lönesystem i samband med utbetalningen av slutlönen.   Inaktivera anställd. När slutlönen har exporterats och är klar, är det fördelaktigt att inaktivera den anställde. Gå till personkortet, under fliken allmänt, och klicka på "inaktivera medarbetarens konto". En informationsruta visas där det står att "du håller på att ändra statusen på en anställd". Om du är säker på beslutet, klicka på Godkänn. När personen är inaktiverad påverkar de inte licensens maximala antal användare, men ni kan fortfarande komma åt historik, till exempel för att ta fram arbetsgivarintyg.           Om ni behöver aktivera den anställde igen kan ni klicka på symbolen i verktygsfältet "växla mellan aktiv och ej aktiv personal".     Tips! Om den anställde finns i ett schema, rekommenderar vi att ta bort dem från schemat. Om detta inte görs, kommer passen att rullas ut i kalendern, och personen kan fortsatt förekomma i olika rapporter, såsom Dagbeordringslista eller Summerad tid.   I denna artikel kan ni läsa hur ni tar bort personal i ett schema      

När du har anställda med både Tjänstemannaavtalet (TMA) och andra avtal inom samma företag, finns några viktiga punkter att tänka på kring frånvaroaktiviteter. Generellt kan du använda samma frånvaroaktiviteter oavsett anställningsavtal. Aktivitetstyper som Sjuk, Semester, Kompledig och Flexledig kommer automatiskt att kopplas till rätt löneart beroende på avtalet.   För aktiviteter som Pappaledig och Vård av barn, välj lönearten för "Övriga Avtal". Om en aktivitet används av någon med TMA, tillämpas dock lönearten för TMA.   Exempel Karl, som är förare, omfattas av Transportavtalet, medan Lisa, som är tjänsteman, omfattas av Tjänstemannaavtalet. På aktivitetstypen Vård av Barn har vi valt lönearten som hör till Övriga avtal. I Löneartsregistret finns två olika löneartsnummer för Vård av Barn: För Karl genereras lönearten för Övriga avtal (Löneartsnummer 556). För Lisa genereras lönearten för TMA (Löneartsnummer 668).   Övriga Aktivitetstyper  Om du vill att frånvaro ska generera olika lönearter beroende på avtalsområde, behöver du skapa nya aktivitetstyper, exempelvis för Föräldraledig eller Tjänstledig. Gå till Register → Aktivitetstyper → Lägg till Aktivitetstyp och ange ett namn, t.ex. "Föräldraledig TMA", och välj tillhörande löneart för TMA.      

När en heltid- eller deltidsanställd blir sjuk krävs manuella justeringar av sjukfrånvaron.   I vårt exempel har vi en heltidsanställd med arbetstidsförläggning enligt "Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B". Hanteringen är densamma för en anställd som arbetar deltid.   Den anställde har blivit sjukskriven för ¼ av sin tjänst, vilket innebär ett sjukavdrag motsvarande 10 timmar per vecka.   Enligt överenskommelse med den anställde arbetar hen 8 timmar måndag till onsdag och 6 timmar på torsdag. Arbetstiden rapporteras för de dagar hen arbetar.   För att hantera sjukavdraget korrekt lägger vi 2 timmar som sjukfrånvaro på torsdag och 8 timmar på fredag. På detta sätt har vi anpassat sjukfrånvaron till ¼ av den anställdes sjukskrivning. Med dessa justeringar når vi totalt 40 rapporterade timmar under veckan.     I löneberäkningen blir resultatet sjukfrånvaro 10 timmar och 30 arbetade timmar.   Tips! Klicka på de tre vertikala prickarna vid veckoslutet så visas en "hovringsruta" där du kan se en sammanställning över arbetade timmar och frånvarotimmar för veckan.

  En viktig uppgift som utförs av arbetsledare är att godkänna tidrapporterna. Detta utförs i attestfunktionen. Detta är en av Transpas levande paneler och därför är texten gul. Den gula texten uppdateras kontinuerligt när ny information inkommer och attestfunktionen fångar upp alla tidrapporter som skapas. Alla tider som registreras i Transpa tidrapportering, d v s den del som era anställda använder, hamnar här i väntan på godkännande. Skulle en tidrapport istället registreras eller förändras av en systemanvändare så hamnar den dock inte i attest utan definieras som redan attesterad. Attestfunktionen hämtar tidrapporter 60 dagar bakåt i tiden.   För att kunna attestera tider så krävs att du är inloggad som arbetsledare. Vem som är arbetsledare ställs in på personnivå under fliken Grupper.     Förklaring av pilar och avvikelser Längst upp i attestvyn finns en knapp för att godkänna alla tidrapporter som inte har någon avvikelse. Antalet visar totalt antal poster från alla sidor, alltså inte bara den synliga vyn. En avvikelse är enligt Transpa en tidrapport som i totaltid ej överensstämmer med passets tid (schemalagd tid). Har ni tidrapporter där start- och sluttid samt även rast ändrats men där totaltiden är densamma som passets totaltid får ni därmed ingen avvikelse, utan visas då bara som ett streck, se Eriks tidrapport här nedan. Pilarna utgår alltid från rapporterade timmar. Tittar vi i exemplet nedan så visar Reines nedåtpil för färdskrivartid att de rapporterade 10,5 timmarna är färre än färdskrivarens 10,67 timmar. Niklas uppåtpilar både för pass och färdskrivare visar att de 12,5 rapporterade timmarna är fler än passets 11 h och färdskrivarens 10,45 h.     Attestera arbetstid på dagar som inte är schemalagda Attestfunktionen ger dig en bra möjlighet att fånga upp arbetstid som ligger utanför schemat. Genom en inställning kan du välja att denna arbetstid skall visas som en avvikelse. Det innebär att de får en avvikelsemarkering ( ) och att de inte kommer att godkännas via knappen godkänn alla tidrapporter utan avvikelse. Så här blir resultatet i attestlistan. Eftersom den översta tidrapporten ligger på en dag som inte är schemalagd visas den som en avvikelse. Funktionen kan användas för alla typer av arbetstidsförläggningar. För att aktivera funktionen går du till Verktyg - Inställningar och väljer Attest. Under rubriken Inställningar finns detta val.     Gör din attestvy personlig I attestfunktionen finns det många möjligheter att anpassa utseendet efter det arbetssätt som passar dig bäst. Här visar vi några exempel. Du kan visa och dölja kolumner genom att högerklicka på raden. Ta därefter bort den blå markeringen på en eller flera kolumner som du anser är överflödiga.    Därefter kan du byta plats på kolumnerna genom att dra och släppa dem i sidled.   Om du ställer dig mellan två kolumner kan du justera dess storlek genom att öka eller minska kolumnbredden.   Du kan ändra gruppering från datum (som är standard) till t ex arbetsledare. Detta gör du enkelt genom att flytta upp/ner kolumnerna mellan det lila och grå fältet.   När du ställt in översikten som du önskar att den skall se ut behöver du spara inställningarna genom att trycka på denna knapp Vill du återställa inställningarna tillbaks till standard kan du klicka på denna knapp   Ersättare för att godkänna tidrapporter En funktion finns i Transpa som underlättar om den ordinarie arbetsledaren skall vara frånvarande en tid, t ex p g a semester. I attestfunktionen är det möjligt att utse en ersättare för en önskad period. Denne ersättare övertar då den ordinarie arbetsledarens attestfunktion under frånvaroperioden. Dock har den ordinarie attesteraren fortfarande behörighet att attestera under perioden. För att aktivera funktionen väljer du Verktyg -> Inställningar. Klicka därefter på knappen Attest.   För att tilldela en ny ersättare klickar du på Lägg till ny och fyller i de värden som är aktuella. Arbetsledare – den ordinarie arbetsledaren som kommer att vara frånvarande. Ersättare – den person som kommer att ersätta den ordinarie arbetsledaren. Datum från/Datum till – första och sista datum som ersättare skall attestera tidrapporter. När du klickar på Spara-knappen kommer ersättaren att läggas till i listan. När du har angivit vem som skall ersätta vem under t ex semesterperioden så kommer attestfunktionen i Transpa att ta hand om resten. I attestfunktionen visas nu tidrapporter från personal som jag är ordinarie arbetsledare för samt för de arbetsledare som jag skall vara ersättare för. Även Attest-knappen på startsidan anger det totala antalet tidrapporter som skall godkännas.   Det är möjligt att ange samma ersättare för flera olika arbetsledare. Det är även möjligt att utse flera ersättare för samma arbetsledare under olika perioder. Tänk dock på att ersättningen endast sker i ett led, det är alltså inte möjligt att ersätta en ersättare med en annan ersättare. För att ange ersättare krävs behörighet för systeminställningar eller löneberäkning.   Ni har även möjlighet att godkänna tider direkt i kalendern Alla händelser som inte är godkända presenteras med fet stil i kalendern. När du upptäcker en sådan är det möjligt att godkänna den direkt utan att gå till attestfunktionen. Du kan helt enkelt välja det arbetssätt som fungerar bäst för dig. Gör så här för att godkänna: När du klickar på en tidrapport, frånvaro eller resa visas flera alternativ längst ner på skärmen. Klicka på godkänn. När du väljer det visas en ny ruta där du bekräftar att du vill godkänna händelsen. När du bekräftat detta visas händelsen med normal stil och det sker en loggning att det är du som godkänt den.  Du kan alltså spåra vad som hänt sedan tiden registrerades av den anställde till dess att du godkände den. Det kan se ut på följande vis.    Samma logg kan ni också låta vara synlig i den anställdes tidrapportering. Är ni osäker vad som syns där så se över era inställningar för tidrapportering.   Du kan även godkänna flera poster samtidigt. Då skall du först trycka ner Ctrl-tangenten och sedan klicka på de händelser som du vill godkänna. Varje händelse blir markerad för att visa att den ingår i ditt urval. När du valt ut de du vill godkänna visas antalet vid godkänn längst ner i kalendern. Klicka godkänn.     Attestfunktionen, frågor och svar   Som arbetsledare arbetar jag mycket i kalendern. Hur kan jag skilja på om tider är attesterade eller ej? Kan jag se det här, eller måste jag gå till attestfunktionen? Tidrapporterna är gröna. De attesterade tiderna syns med normalt typsnitt och de som ej attesterats syns i fet stil. Här ser ni skillnad mellan den 27 juli där tiden är godkänd och den 28 juli där tidrapporten inte har attesterats ännu.     Som arbetsledare så har jag ett ansvar att attestera tider. Jag kan se inkomna tider i kalendern, men på TransPA startsida så finns inga tider att attestera. Varför? Gå in på någon anställd som du är ansvarig att attestera tider för. Titta under fliken grupper. För att tider ska visas i attestlistan måste ni utse en arbetsledare till den anställde. Spara på bocken. Nu ska tider finnas i attestlistan.      Har ni många anställda där tider saknas? Gå till Personal  Här får ni en bra överblick över vilka som saknar arbetsledare. Vill ni tilldela så klickar ni på pennan som redigerar och anger arbetsledare under fliken grupper som ovan.   En av våra arbetsledare slutar och ska ersättas av annan. Hur går vi tillväga? Här handlar det ju inte om en tillfällig förändring så här föreslår vi att ni gör följande: Se till att den nya arbetsledaren finns skapad som systemanvändare och fått inloggningsuppgifter med önskade behörigheter. Ni skapar arbetsledare i Transpa klients inställningar för systemanvändare (behörighet för systemanvändare krävs). Är ni osäker hur ni gör så finns beskrivning i detta avsnitt. Så här skapar ni en systemanvändare Idag finns ingen funktion för att ändra om flera anställdas arbetsledare i ett moment. Ni behöver därför gå in på varje anställd och ändra. Välj personal, redigera med pennan och ändra under fliken gruppering som beskrivs här ovan.   När jag ska attestera så visas tidrapporter dubbelt. Vad beror det på?   Kontrollera era inställningar. Gå till Verktyg - Inställningar - Attest. Du är troligen upplagd dubbelt som ersättare till ordinarie attesterare. Är du upplagd dubbelt så ta bort en av raderna. Gå nu tillbaka till attestlistan så ska det se rätt ut.  

För vecko- eller månadsavlönade enligt Transportavtalet gäller att de första 8 timmarna av sjukfrånvaron är karenstid utan sjuklön, motsvarande 1/5 av veckoarbetstiden, vilket även omfattar deltidsanställda. Därefter står arbetsgivaren för sjuklön fram till dag 14. Det är viktigt att alla dagar, inklusive lediga dagar och helger, markeras som sjukfrånvaro i Transpa för korrekt hantering, eftersom systemet kräver sammanhängande registrering av dessa dagar.   Exempel: Den anställde insjuknar den första augusti. Vid lönekörningen för augusti betalas hela månadslönen ut utan avdrag för sjukfrånvaro.   Vid septemberlönen görs sjukavdrag för augusti. Om den anställde varit sjuk hela månaden utbetalas ingen månadslön. Frånvaroavdraget kan skilja sig från månadslönen, beroende på månadens timmar, vilket kan leda till felaktiga avdrag. Använd enkla åtgärder i Transpa för att korrigera differenser: klicka på de tre strecken och utför "Gör avdrag för hela månadslönen" samt "Nollställ frånvaro".   Efter att ha utfört de båda åtgärderna i Transpa, visas nu effekten. Frånvaroavdraget matchar månadslönen och antalet sjukfrånvarotimmar är oförändrat, vilket säkerställer att timmarna överförs korrekt till ert löneprogram.   I vårt exempel blir den anställde frisk igen den 1 oktober. Sjukfrånvaron för september dras av i oktoberlönen, vilket innebär att ingen full månadslön betalas ut i oktober heller. Det är först i november som den anställde får en hel månadslön igen. Augusti September Oktober November SJUK SJUK FRISK FRISK Inget sjukavdrag Sjukavdrag för augusti Sjukavdrag för september Inget sjukavdrag   I denna artikel kan ni läsa om avdrag från månadslön vid semester, sjukfrånvaro och annan längre frånvaro,

Om en anställd har varit frånvarande mer än 12 arbetspass under en och samma månad kan det göras avdrag på hela månadslönen. Det är viktigt att notera att detta inte sker automatiskt i systemet, utan måste hanteras manuellt i löneberäkningen.   När du behöver göra avdrag för hela månadslönen, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster. Därefter väljer du alternativet "Avdrag för hela månadslönen"       Vilket genererar ytterligare en rad i löneberäkningen "Avdrag månadslön" För att säkerställa korrekta avdrag, behöver du även nollställa de frånvaroavdrag som har skett under avvikelsemånaden. För att göra detta, klickar du på de tre strecken högst upp till vänster och välj alternativet "Nollställ frånvaro"     Det är viktigt att utföra denna åtgärd, eftersom det säkerställer att frånvaroaktiviteterna inte tas bort när löneberäkningen görs i löneprogrammet. Detta påverkar nämligen vissa ackumulatorer, såsom semesterlönegrundande frånvaro. Observera att när man gör avdrag för månadslönen, är det föregående månadens lön som justeras, vilket i vårt exempel innebär juli månadslön.   I de fall där man gör avdrag för månadslön bör timmarna för arbetad tid under perioden kompenseras, vilket i vårt exempel innebär 32 timmar i juli. För att göra detta, klicka på plustecknet "Ny rad" längst upp till höger.   I vårt exempel justerar vi augustilönen för att ta hänsyn till avvikelser i juli, där Diva haft semester under 19 arbetspass och arbetat 4 dagar. Efter att ha genomfört dessa justeringar ser löneunderlaget ut så här:     När man väljer att göra avdrag för månadslönen och ersätta den med timlön, är det viktigt att kontrollera om månaden innehåller helgdagar. Dessa helgdagar ska kompenseras med timlön enligt avtal, se §9 4 mom "Bibehållen lön" Detta tillämpas även om den anställde befinner sig i en sjuklöneperiod då arbetsgivaren betalar sjuklön, vilket gäller de första 14 kalenderdagarna.   Exempel vid sjuk hel månad och där helgdagar finns. När personen blir sjuk den 2 juni, börjar en sjuklöneperiod som behöver beaktas i julis löneutbetalning med avseende på juni månads avvikelser. För den inledande sjuklöneperioden, som varar i 14 dagar, är det arbetsgivaren som ansvarar för att betala ut sjuklön. Under den här perioden ska den anställde erhålla sjuklön enligt de gällande avtal. Så här ser löneunderlaget ut från start: I exemplet har den anställde varit frånvarande mer än 12 arbetspass. Vi gör då "avdrag för hela månadslönen" och "nollställer frånvaron". Vi lägger också till 8 timmars timlön för helgdagen den 6 juni, eftersom inget avdrag görs den dagen då arbetsgivaren betalar sjuklön.   Efter att ha genomfört justeringarna ser löneunderlaget ut så här:     OBS! Om ni i inställningarna har valt att exportera datum på lönearten "Avdrag månadslön", kommer datum för innevarande månad att exporteras i lönefilen. Efter importen till löneprogrammet behöver ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser, som i vårt exempel juli. Under Register > Lönearter kan ni välja om datum ska skickas över på lönearten. Du kan läsa mer om detta i vår artikel lönearter   I denna artikel kan ni läsa mer om hantering vid längre sjukfrånvaro.

Dokument som förklarar behörighetsvalen i Visma TransPA

 I nedanstående dokument kan du läsa mer om våra rekommendationer och hur persondata hanteras i Transpa.

 Vi har tagit fram en del åtgärder till hjälp för dig som kund, att leva upp till rollen personuppgiftsansvarig. Notera att Transpa inte kan hänvisa i frågor angående vilka data som bör raderas eller anonymiseras. Skriv ut det bifogade dokumentet, fyll i det efter önskemål och skicka in det signerade dokumentet till [email protected] Vi kommer då att bekräfta begäran till avsändaren. Kostnad för GDPR Tjänstepaket är 2995 kr ex moms/tillfälle.

Arbetstidsmåttet beräknas baserat på den veckoarbetstid ni har angett. Vid det tillfälle då ni väljer att klassificera en anställd som deltidsanställd, aktiveras en hårdkodad beräkning som styr hur Transpa beräknar arbetstidsmåttet. Istället för att basera beräkningen på valet av arbetstidsförläggning (de fem alternativ ni är vana vid att välja bland, se nedan), kommer beräkningen istället att ske utifrån den veckoarbetstid ni har angett.,   Val av arbetstidsmått. Deltidsmåttet specificeras i anställningskontraktet under personal. Istället för att välja arbetstid heltid, väljer ni deltid och anger det genomsnittliga antalet arbetstimmar per helgfri vecka.   Två Beräkningsmetoder för Deltidsanställda. Dessa inställningar gäller för alla era deltidsanställda inom företaget och kan inte justeras individuellt för varje anställd. Denna inställning görs under Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.   Övertids beräkning per dag. Övertids beräkning  per vecka. Baserat på den veckoarbetstid ni angett i anställningskontraktet kan ni välja om övertidsberäkningen ska ske dagligen eller veckovis.  Inställning övertid för deltidsanställda per "Vecka". Som standard är beräkningen inställd på att ske per "vecka." Detta innebär att en anställd som arbetar 50% förväntas arbeta 20 timmar under en helgfri vecka. Om den anställde arbetar fler timmar men håller sig upp till 40 timmar under en helgfri vecka (vilket motsvarar heltidsmåttet), genereras mertid. Det är först när arbetstiden överstiger 40 timmar per helgfri vecka som övertid genereras. Mertid uppstår alltså för timmar som överskrider den deltidsanställdes ordinarie veckoarbetstid men som inte överstiger det fulla heltidsmåttet. Övertid däremot uppstår när den arbetade tiden går utöver heltidsmåttet på 40 timmar, vilket kan kvalificera den anställde för övertidsersättning. Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid. Inställning övertid för deltidsanställda per "Dag". Denna deltidsberäkning sker på en "daglig" basis. För en anställd som arbetar 50% innebär detta en förväntad arbetstid på 4 timmar per dag. När den anställde arbetar fler timmar, upp till 8 timmar per dag, leder detta till mertid. Övertid genereras först när arbetstiden överstiger 8 timmar per dag, vilket är det fastställda heltidsmåttet. Denna inställning påverkar endast personal som omfattas av arbetstidsförläggning enligt huvudregel, arbetstidsschema eller schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom. Detta betyder att systemet automatiskt registrerar den specifika arbetstidsförläggning som valts i anställningskontraktet, medan heltidsmåttet alltid behålls som 8 timmar per dag, oavsett om det finns fler schemalagda timmar. Det är viktigt att notera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid. Istället är den inriktad på den faktiska arbetade tiden varje dag.   I vår artikel om "Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet" kan ni läsa mer om de olika alternativen som finns tillgängliga.   Inställning för helgdagar. Reducering av arbetstidsmåttet endast vid schemalagda dagar eller ej Med inställningen. Arbetstidsmåttet minskar med den schemalagda tiden som faktiskt finns på helgdagen, vilket innebär att om inget Schema finns planerat på denna dag, sker ingen justering av arbetstidsmåttet. Denna inställning fungerar endast när valet för beräkning är inställt "per vecka".   Utan inställningen. En generell reducering av arbetstidsmåttet sker vid varje helgdag som infaller måndag till lördag, oberoende av om arbetstid är inplanerad eller ej, vilket betyder att även om en deltidsanställd inte var planerad att arbeta under en helgdag, reduceras arbetstiden med en 1/5 av veckoarbetstiden för varje helgdag som uppstår under veckan. Denna skillnad påverkar hur arbetstid, mertid, och övertid beräknas för deltidsanställda under veckor med helgdagar.   I artikeln "Exempel på hur den ordinarie arbetstiden kan reduceras vid helgdagar" hittar ni olika exempel på hur mertid och övertid beräknas vid reduktion av helgdagar för deltidsanställningar. Artikeln innehåller även en sektion med vanliga frågor och svar för ytterligare klarhet.

Om du upplever problem med inloggning till TransPA eller stöter på andra driftstörningar som hindrar arbetet i programmet, rekommenderar vi att du först kollar status.visma.com för eventuella kända fel eller planerade driftstopp som kan påverka tjänsten. Om du inte hittar något känd problem relaterat till ditt ärende och vår support är stängd, kan du använda vårt alltid bemannade support nummer. Supporten är tillgänglig från kl. 16:30 till 08:00 på vardagar och dygnet runt under helger och helgdagar. Observera att denna support är engelskspråkig och är avsedd för systemkritiska ärenden som driftstopp. Telefonnumret att kontakta är: +46 40 688 76 69. Vid allvarliga problem kan supporten eskalera ärendet vidare till vår utvecklingsavdelning.  

Hurra för vår supersmarta AI-assistent som nu fyller 1år.! 🎈🎂🎉     Endast ett år gammal men redan på väg att bli minst lika klok som en bok! Vi följer dess utveckling och ser att den hela tiden lär sig mer och mer! Vi följer dess svar till er noggrant och hjälper den då det behövs. Vi ser väldigt fin utveckling - i flera perioder har den så hög svarsfrekvens som 70% där ni kunder inte anser sig behöva mer stöd än den gav - innan vi människor ens hunnit läsa frågan(!) 😅🙌   - Varför vänta på en ledig medarbetare? Prova gärna snabbast möjliga väg först - klicka på boten nere till höger på vår startsida      Vi ChatGPT integrerad i vår Chat vilket betyder   Du kan ställa frågor om TransPA, men testa den gärna på andra frågor också        Kom ihåg att TransBot inte kan svara på frågor relaterad till din data i TransPA eller andra kundspecifika frågor.   Om du istället vill chatta med en mänsklig medarbetare kan du skriva det, och då skickas ärendet vidare till en agent.   Den här ikonen     visas när boten har svarat. Skulle något se konstigt eller felaktigt ut är det bara att be att få bli skickad till en agent. 

Har du åtkomst både som administratör och som anställd för tidrapportering? då kan du använda "Funktionen för Dubbla Roller" för att förenkla din inloggningsprocess!   Med vår funktion för dubbla roller kan du använda samma inloggning för båda rollerna.  Börja med att bjuda in båda dina användare på samma epost konto, då kommer du att få funktionen.   Så Växlar du Mellan Roller: När du är i Administratörsvyn: Tryck på kugghjulet uppe till höger. Om du ser alternativet att växla till "växla till anställd" betyder det att ditt konto är korrekt inställt med samma e-postadress för båda rollerna.   Växling till Anställdsläge: Genom att välja “växla till anställd” kommer du till din tidrapporteringsvy.  Du kan enkelt gå tillbaka genom att välja alternativet “växla till systemanvändare”.     Scenario: Flera Företagsåtkomster Om du har åtkomst till mer än ett företag som systemanvändare: Vid växling till anställd för ett specifikt företag där du är listad i anställningsregistret, kommer du att dirigeras dit för tidrapportering. Om du väljer ett företag där du endast är systemanvändare, omdirigeras du istället och förblir i systemanvändarläget för det företaget.   Genom detta enkla trick förenklar du din arbetsdag och navigerar smidigt mellan dina olika ansvarsområden! Utforska den nya funktionen och gör dina arbetsprocesser mer effektiva!

En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i Transpa. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst, som ingår i er licens för Transpa. För att vi ska kunna visa färdskrivartider så behöver vi skapa en koppling där vi anger vilken leverantör ni har samt viss information om ert konto. Vi erbjuder integrationer mot flera olika färdskrivarleverantörer. Sök efter er leverantör nedan och följ dessa anvisningar. Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange förarkortsnummer I Transpa måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14  eller 16 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut).  Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 eller 16 siffror. Välj spara.    Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel.     2. Att begära koppling mellan Transpa och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online     Scania För att aktivera koppling behöver ni logga ni i Scania och där själva skapa kopplingen mellan Transpa och Scania. Här skapas då ett klient-id och en hemlig nyckel. (Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management.)    Skicka sen ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter i ditt mail. Via länken kommer ni in i filehub där ni kan addera en fil med ert klient-id och en hemlig nyckel.   Ni kommer därefter få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Skulle ni ha behov av hjälp för att nå er Scaniaportal, hänvisar vi er i första hand till er Scania återförsäljare.    Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till [email protected] tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.      Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online så hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan.  Skicka sen ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrations uppgifterna via vår Filehub.  OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Ni behöver även aktivera tjänsten mot Transpa inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Klicka på Tilläggstjänster i menyn                   Välj "Ny tilläggstjänst"             Klicka på Informationsdelning   Välj Transpa i listan och klicka på Lägg till och sedan på Spara  Klart!        Volvo Connect För att aktivera koppling behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect's hemsida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta uppskapade API-konto. Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Följ denna guide För att skapa ett API-konto på Volvo Connect  Volvo Connect API-konto guide   TIS-Web För att aktivera Tis-Web i Transpa behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss. Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support [email protected] eller ring 08-923400       Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta Transpa Support på [email protected].        Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata  Transpa kan hämta färdskrivartider från olika leverantörer samtidigt. Om ni tex har både Volvo och Scania så kan ni ha kopplingar från dessa till Transpa. Om ni har mer än en aktiv koppling så behöver ni på varje anställd välja varifrån färdskrivartiderna skall hämtas.    Däremot kan vi inte kan hämta färdskrivartider från två olika kopplingar samtidigt till samma anställd. Exempel. En förare kör en Volvo och färdskrivartiderna går via Volvo Connect till Transpa. I Transpa markeras "Volvo Connect " på den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania och dessa tider kan inte hämtas till Transpa. Orsaken är att olika tekniker används i själva hämtningen från Leverantören och vi har inte möjlighet att kombinera dessa. Om ni har förare som nyttjar bilar kopplade till olika färdskrivarsystem är det vår rekommendation att samköra dessa i tex IDHA Online. Då räcker det med en koppling från IDHA till Transpa för att samtliga färdskrivartider skall visas.