Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Fra 2019 innføres en forenklet skatteordning for utenlandske arbeidstakere i Norge. Denne ordningen kalles kildeskatt på lønn. De fleste nye utenlandske arbeidstakere vil komme inn under denne ordningen det første året de jobber i Norge.   Hvis du har ansatte med Kildeskatt på lønn, vil du motta mail fra Skatteetaten etter innsendt skattekortforespørsel.    Ved oppdatering av skattekortopplysninger leser systemet inn informasjon om Kildeskatt og trekkprosent. Satsen for 2020 er 25%. Ved utskrift av importjournal etter oppdatering på skattekort, vil du se hvilke ansatte dette gjelder.      Skattekortlista under Rapporter | Personalrapporter | Skattekortliste viser se hvem som har kildeskatt på lønn.      Du vil også se det under skattekortet på Kartotek | Personer.        Kildeskatt på lønn? Ansatte med kildeskatt får automatisk 25% skattetrekk alle 12 mnd i året i Huldt & Lillevik, så du trenger ikke foreta deg noe spesielt her.                      Her kan du lese mer utfyllende hva Skatteetaten skriver om  denne ordningen.   

Før du ringer oss i januar anbefaler vi at du ser gjennom innholdet i denne artikkelen. Her finner du tips som kan hjelpe deg gjennom årsavslutningen. Januar er en hektisk måned for alle som jobber med lønn og du kan oppleve noe ventetid  hos support. Har du byttet lønnssystem? Det er ikke nødvendig med ny versjon for å foreta årsavslutning dersom du ikke skal fortsette med Huldt&Lillevik i 2023. Årsavslutning for deg som har byttet lønnsprogram - les mer her Ønsker du oppslagslisens på Huldt&Lillevik Cloud versjon - les mer her Kurs og veiledning Kurs Kurs er inkludert i ditt programvareabonnement. Årsavslutningskurset finner du her. Microkurs i avstemming av arbeidsgiveravgift finner du her   Veiledning Årsavslutningsboken kan du laste ned i PDF-format nederst til høyre i denne artikkelen. Veiledningen ble produsert i 2021 men er aktuell for i år også.  Kjørejournalen for årsavslutningen finner du her. Veiledningen  til a-meldingen finner du her.   Frister i 2023 5. januar: frist for å sende A-melding på desember 16. januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6 1. februar: frist for å sende lønnsoppgave til de ansatte (personoppsummering) Brukertips  Generelle brukertips på årsavslutning finner du her.   Under finner du også aktuelle brukertips vi får mye spørsmål om: Kontrollere arbeidsforhold Du finner informasjon om hvordan du kontrollerer arbeidsforhold her. Kontrollere lønnsarter Du finner en beskrivelse på hvordan du skal kontrollere at lønnsartene dine er riktig kodet iht. veiledningen til A-ordningen her. Avstemming av lønn mot regnskap Du finner informasjon om hvilke lister som bør tas ut i forbindelse med avstemming her.  Ofte stilte spørsmål I denne artikkelen finner du svar på spørsmålene mange stiller oss i forbindelse med årsavslutning. Support Selvbetjening - hjelp deg selv 24/7! Chat med oss nederst i høyre hjørne 💬 Kontakt våre produkteksperter - mer informasjon finner du her.

Dersom du rapporterer utleggstrekk i A-meldingen, vil du få følgende tilbakemelding på A-melding retur: "114, Ugyldig verdi. Oppgitt verdi er utleggstrekkSkatt."

Samle side for kunder som har benyttet Huldt & Lillevik og skal starte med Visma.net Payroll.

Her gir vi deg noen tips og alternativer til hva du bør tenke over ift ansatte uten full opptjening av feriepenger.

Dersom du har byttet lønnssystem i løpet av 2023 er det et par ting du må tenke på under årsavslutningen.   Du trenger ikke å oppgradere til årsoppgjørsversjon hvis du ikke har avtale med oss om å kjøre lønn i Huldt & Lillevik i 2024. Kun kunder med gyldig lisens for 2024 vil få overført til nytt år.     Oppslag Huldt & Lillevik Har du Huldt & Lillevik på egen maskin/server har du tilgang til programmet så lenge du ønsker. Dere må selv sørge for oppbevaring av data for oppslag og ihht. oppbevaringsplikt av regnskapsdokumentasjon.   Kunder som har Huldt & Lillevik hos forhandler må ta kontakt med forhandleren for innformasjon om evt. tilgang, oppslag og oppbevaring av data.   Dersom du ikke ønsker oppslagslisens så må du sørge selv for at du har dokumentasjon lagret internt for å tilfredsstille oppbevaringsplikten av regnskapsdokumentasjon.     Personoppsummering Det må sendes personoppsummering fra både Huldt & Lillevik og nytt system for 2023. Personoppsummering skal være sendt ut til de ansatte senest 01.02.2024. Du trenger ikke ny versjon for å få sendt personoppsummeringen til de ansatte.    Kjørejournal - dersom du ikke skal benytte Huldt & Lillevik til lønnskjøringer i 2024 stopper du etter punkt 19 i kjørejournal årsavslutning.     Avstemming Avstemmingsrapporter finnes under rapporter - avstemming. Disse bør skrives ut til papir eller pdf. Bestill avstemmingsrapport fra altinn A-06/A-07 for perioden du skal avstemme. Dersom du skal avstemme hele året samlet må du benytte rapporter fra både nytt og gammelt system.     Korreksjoner/ekstrakjøringer Lønn som eventuelt skal korrigeres for 2023 må korrigeres i det systemet lønnen opprinnelig ble kjørt.  Dersom du har gått over til oppslagslisens i Huldt & Lillevik Cloud og skal ta en ekstrakjøring i 2023, må du ta kontakt med oss for å få lønnsberegnet/godkjent lønnskjøring.              

Hvis den ansatte setter igjen firmabilen på jobb ved permittering, skal firmabilen avsluttes. Vær oppmerksom på at beskatning av firmabil gjelder hele og påbegynte måneder bilen har stått til disposisjon for den ansatte. Det vil si at hvis bilen leveres tilbake til arbeidsgiver midt i mars måned, så skal bilen beskattes fullt ut for mars.   Gå til Kartotek | Fastlønn/trekk | Fri bil marker bilen og trykk enter slik at du kommer inn på fri bil.  Trykk neste til du kommer til innstillinger. Endre fra status aktiv til status avsluttet, legg inn til dato. Trykk neste, neste og lagre. Husk å lagre øverst på Fastlønn/trekk også. Her kan det også være lurt å legge inn et varsel i Periodens lønn | registrere pr person | Varselliste når bilen ble avsluttes og evt når den skal bli aktiv igjen etter at permitteringen er over.          

På alle brukere i lønnsysstemet ligger det en utgårdato. Denne finner du på den aktuelle brukeren inne på Fil | Bruker. Når utgårdato passeres vil du ikke få lov til å logge deg inn i systemet lenger. Hver dag, i én måned før utgår datoen nåes, vil du få melding om at utgår dato nærmer seg når du logger deg inn i systemet. Da kan du endre denne på Fil | Bruker.   Har du ikke fått endret datoen, og brukeren har blitt låst har du to muligheter:   1. Dersom det finnes flere brukere i lønnssystemet, og en av disse er en adminbruker. Kan denne logge seg inn i systemet og endre utgårdatoen på brukeren.   2. Hvis det bare finnes en bruker i lønnssystemet så må du kjøre script for å endre utgår datoen og låse opp brukeren. Dette scriptet må kjøres direkte i SQL Server Management Studio, av deres IT-avdeling.   Scriptet finner du vedlagt sammen med en beskrivelse for hvordan du kjører script. Scriptet skal kjøres mot fellesbasen - denne vil vanligvis hete HLonn. Scriptet setter utgårdato 31.12.2025   NB! Er du i HLASP (Cloud) må du ta kontakt med support slik at vi kan kjøre scriptet for deg.

Opprett egen ansattgruppe som du kaller permitterte under Kartotek | Ansattgrupper                                   Legg inn denne ansattgruppen på de som er permittert under Kartotek | Personer. Skal du kun utbetale feriepenger feks for 3 uker, gå til Periodens Lønn | Registrere pr ansattgruppe, velg ansattgruppen din for permitterte over til valgte ansattgrupper.  Legg inn lønnsart 35 Feriepenger trekkfri under registrer i denne periode og sett hake på begrense utbetalt beløp av feriepenger under ved utbetaling av feriepenger.                                                                   Skal du kun utbetale feriepenger for 3 uker velger du 18/30 dager av feriepenger. Benyttes det arbeidsdager i stedet for virkedager skal det stå 15/25 i dette feltet. Trykk på utfør knappen (orange lyn) og skriv ut ved å trykke på skriver. I periodens lønn ligger det nå feriepengebeløp for 3 uker.   Etter godkjenning vil det ligge igjen feriepenger til utbetaling for 12 virkedager eller 10 arbeidsdager som kan utbetales senere når de tar ut denne ferien. Husk skriv ut feriepengelisten etter godkjenning.     Trekk i lønn for feriefravær Hvis personen ikke er 100% permittert men delvis permittert kan du trekke for de 3 ukene personen skal ha ferie. Dette gjøres via menyvalget Periodens lønn | Genere trekk for feriefravær.  ⚠️Merk at trekket genereres ut fra full lønn, så her må du manuelt endre ditt trekkbeløp. Du kan bare trekke den graden av lønn den ansatte nå har.  F.eks om den ansatte er 50% permittert kan du bare trekk for ferie fra 50% lønn. Resterende 50% lønn blir trukket fra NAV, da den ansatte må melde ifra på meldekort til NAV om ferie.                                                Resterende trekk for ferie med tilhørende feriepenger behandles når den ansatte tar resterende ferie. 

Stortinget har vedtatt at arbeidsgiver kun skal betale sykelønn for de tre første dagene med corona-relatert sykefravær. De  reglene kom 16. mars 2020 og er gjeldende fortsatt.   Arbeidsgivere må fortsatt utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden, det vil si de første 16 dagene av sykefraværet. Hvis sykefraværet er lengre enn 16 dager, sendes inntekstmelding som normalt, med 16 dagers arbeidsgiversperiode.  Er sykefraværet under 16 dager skal du ikke sende inntektsmelding. Refusjon fra dag 4-16 kan arbeidsgiver søke om i eget skjema fra NAV. Her er link til informasjon og skjema på NAV for søknad om refusjon fra dag 4-16.      Her kan du lese mer om temaet, skrevet av vår juridiske avdeling.   

Det du lurer på, lurer også mange andre på. Her får du en oversikt over spørsmålene mange stiller oss når de ringer support:   Må jeg ha ny versjon for å kjøre årsavslutning? Svar: Du må ha ny versjon for å overføre til nytt år, men alt annet i årsavslutningen kan du gjøre i nåværende versjon. Du kan utføre tom. punkt 22. i kjørejournalen. Den finner du her.   Hvilke datoer må jeg ta hensyn til i forbindelse med årsavslutning? Svar: 05.01.23 Innsending av a-melding for desember 2022 16.01.23 Betale skatt og arbeidsgiveravgift termin 6 2022 01.02.23 Sammenstillingsoppgave/personoppsummering til ansatte   Jeg har gjort en feil tidligere i år. Hvordan skal jeg korrigere? Svar: Lønnen må alltid korrigeres den måneden feilen har skjedd. Du kan altså ikke korrigere alt på lønn i desember. Dette gjelder også hvis du har overført til nytt år og skal sende en a-melding korreksjon.   Jeg har kjørt en ekstrakjøring i tillegg til lønnskjøringen for desember, hva gjør jeg med a-melding? Svar: Du sender inn a-meldingen på vanlig måte. I mottaket vil den slå seg sammen med den a-meldingen du allerede har sendt inn. Den vil ikke overskrive det som allerede er sendt inn. Dersom du ikke har sendt inn a-melding allerede, kan du sende begge samtidig.   Hvilke rapporter nullstiller seg og er viktige å ta ut før overgang til nytt år? Svar: Det er viktig at du tar ut disse rapportene: Feriepengeliste: Rapporter | Avstemming | Feriepengeliste Avstemmingsliste pr. lønnsbeskrivelse: Rapporter | Avstemming | Avstemmingsliste pr. lønnsbeskrivelse. Avstemmingsliste pr. konto: Rapporter | Avstemming | Avstemmingsliste pr. konto   Vi har innberettet EKOM på alle ansatte i 2022, men ønsker å gi dette som skattefri gave. Hvordan retter vi det? Svar: Hvis du ønsker å korrigere naturalytelser som allerede er rapportert i 2022 må du gjøre dette i ekstrakjøring for hver periode det gjelder. Du trenger ikke å innberette gaven på annen måte, så lenge den er under det trekkfrie beløpet.   Kan jeg kjøre lønn på to år samtidig?  Svar: Nei, dette er ikke mulig etter at A-ordningen kom. Men det er mulig å sende korreksjoner i a-melding på forrige år etter overføring til nytt år, dersom det er behov for dette. Du finner beskrivelse på dette her.   Kan jeg legge inn variable lønnsarter klar til lønn i januar, før jeg har overført til nytt år? Svar: Ja, disse blir ikke borte og vil da ligge klare til lønnskjøring etter overgang til nytt år.   Må personoppsummeringen sendes ut til de ansatte før jeg overfører til nytt år?  Svar: Nei, du kan sende denne også etter overføring til nytt år.   Skal Personoppsummeringen sendes per post eller kan den sendes på mail?  Svar: Dette bestemmer du selv. Du kan sende enten per post eller på mail i valget "Elektronisk personoppsummering".    Jeg har tidligere brukt Huldt & Lillevik Lønn og har tatt i bruk Payroll i løpet av 2022. Må jeg sende ut personoppsummering/sammenstillingsoppgave fra begge systemer? Svar: Ja. Hittilverdier er ikke med over i Payroll, så du må sende en fra Huldt & Lillevik Lønn med den lønnen du har kjørt der, og en i Payroll for lønn som er kjørt der.