Brukertips i Visma Lønn

Dersom du har byttet lønnssystem i løpet av 2023 er det et par ting du må tenke på under årsavslutningen.   Du trenger ikke å oppgradere til årsoppgjørsversjon hvis du ikke skal kjøre lønn i Visma Lønn i 2024.    Oppslag Visma Lønn Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så kan du bestille dette via din Visma Partner eller ved å sende en mail til bestilling@visma.no MERK! Mange av våre kunder har Visma Lønn installert på en server hos asp-leverandører. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så må du beregne at det vil fortsette å påløpe kostnader til asp-leverandør. Det er fullt mulig å installere Visma Lønn på din egen maskin. Ønsker du ikke å ha en oppslagslisens på Visma Lønn så anbefaler vi på det sterkeste at du tar en utkopiering av klienten(e), og beholder disse da disse kan i etterkant gjenopprettes ved behov.   Lønnsoppgave / sammenstillingsoppgave Det må sendes lønnsoppgave fra både Visma Lønn og nytt system for 2023. Lønnsoppgaven skal være sendt ut til de ansatte senest 01.02.2024. Du trenger ikke ny versjon for å få sendt lønnsoppgaven til de ansatte.    Avstemming Avstemmingsrapporter finnes under Utskrifter / Avstemming.  Bestill avstemmingsrapport fra Altinn for perioden du skal avstemme under Utskrifter / Rapporter / A-melding bestilling A06. Dersom du skal avstemme hele året samlet må du benytte rapporter fra både nytt og gammelt system.   Korreksjoner/ekstrakjøringer Lønn som eventuelt skal korrigeres for 2023 må korrigeres i det systemet lønnen opprinnelig ble kjørt. 

Det er for tiden stopp i utsendelse av tilbakemeldinger fra Altinn. Det jobbes med å løse dette.   Hvis du ønsker å abonnere på driftsmeldinger fra Altinn, kan du gjøre det her

SEB Sverige gjør formatendringer som vil påvirke forfallsdato på lønnsutbetalinger. Les mer om dette her.

Noen kunder som kjører på ASP / Citrix løsninger kan oppleve å få en av disse feilmeldingene i Flytt til Payroll bildet: "This program is blocked by group policy. For more information, contact your system administrator". "Tilgangen til programmet er nektet. Ta kontakt med ..."   Får du en av disse, eller lignende feilmeldinger, så skyldes det av rettigheter mot den enkelte brukers Temp - mappe. Kort fortalt så bruker Visma Lønn denne mappen for å raskt og fortløpende levere ut nye versjoner av migrasjonsverktøyet. Når det er begrensede tilganger mot denne mappen så vil også migreringen stoppe når ny versjon er tilgjengelig (da den ikke kan kjøres på grunn av group policy).   Får du denne feilmeldingen, og kan / ønsker ikke å endre på policyen mot Temp-mappen, så må følgende innstilling aktiveres av IT/driftsleverandør i VL.ssp filen (standard sti er C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn\Sys). Dette må gjøres på alle maskiner hvor Visma Lønn kjører. Fjern semikolon i denne setningen i filen: ;PARAMETER=RUN_MIGRATIONTOOLNXT_FROM_INSTALLED_FOLDER 1   Ved å gjøre dette vil du IKKE få automatisk tilgang på nyeste versjon av MigrationToolNxt, men må selv sørge for å laste ned og kopiere de nødvendige filene til riktig område på alle maskiner hvor Visma Lønn er installert. Skal du migrere et firma og det foreligger en ny versjon av migrasjonsverktøyet så vil du få et varsel om ny versjon. Ny versjon kan lastes ned manuelt under "Verktøy / MigrationToolNxt". Dette kan gjøres av deg som kjører lønn, og trenger ikke å gjøre av IT / driftsleverandør, men de må erstatte filene på installert område (husk at MigrationToolApiNxt.dll også må erstattes på DotNetExtensions katalogen).   Det er 3 filer som da lastes ned - MigrationToolNxt.exe - MigrationToolNxt.exe.config - MigrationToolApiNxt.dll   Disse 3 filene må da manuelt kopieres til installert område for VL C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn   I tillegg skal MigrationToolApiNxt.dll  kopieres til    C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn\ DotNetExtensions   Dette MÅ gjøres på ALLE maskiner

Windows Server 2012 og Windows Server 2012 R2 supporteres ikke lenger av Microsoft (f.o.m 10.10.23), og støttes derfor ikke av Visma Lønn. Dette betyr at nye versjoner av Visma Lønn ikke blir testet og feilsøking vil ikke bli gjort på disse operativsystemene. Les mer om dette her.   Dersom du har Windows Server 2012 R2 så anbefaler vi å oppgradere operativsystemet snarlig.   

I steget Kan firma flyttes gjøres en rekke sjekker for å klargjøre firmaet ditt til flytting. I dette steget får du både informasjonsmeldinger - som du kan rette opp. Og advarsler - som må rettes opp.   Informasjon: Sjekk på om det finnes åpne lønnskjøringer i forrige eller inneværende år. Anbefaler at du godkjenner eller sletter kjøringen. Slett kjøring under Forespørsel / Status lønnskjøring, marker linjen og trykk på “Delete” på tastaturet.     Informasjon: Sjekk på om det er integrasjon mellom økonomisystem og visma.net, synkronisering må gjøres fra det systemet.   Informasjon: Fast transaksjonstype 6 - Trekk med saldo støttes ikke i Payroll og blir ikke overført. Når du har fått tilgang til firmaet ditt i Payroll kan du registrere dette som et Fast forskudd, der du regner ut hvor mange måneder trekk dette utgjør og legger inn sluttdato på denne transaksjonen utifra det.     Informasjon:  Utbetalingsmåte 1 - Via reskontro i økonomisystem / Ubetalingsmåte 3 - Utland Autopay /  Manuell er ikke støttet i Payroll, blir satt til Kontant.                   Informasjon om yrkeskoder: Denne kommer på alle firmaer. Vet du at du har vært under Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Yrkeskoder og lagt inn egne koder her, så må du sjekke at du ikke har lagt disse kodene på ansatte. De må da endres.                Advarsel: Samme e-post på flere ansatte må korrigeres før flytting til Payroll.   Advarsel: Integrasjon mot visma.net og dokumenter som ikke er godkjent. Du må gå inn i Approval og godkjenne (eller avvise) dokumenter som ikke er godkjent. Hvis du velger og godkjenne må timer/utlegg/fravær som ble godkjent leses inn / importeres i Visma Lønn før du fortsetter.   Advarsel:  Ansatt som har fast transaksjonstype 3,4 eller 5 med både sats og beløp. Fjern sats eller beløp.   Advarsel: Calendar krever at barn er registrert på de ansatte for at de skal få registrert barn syk. Får du denne meldingen må du gå på den/de ansatte du får opp i fanen Personalopplysninger / Pårørende og registrere barn i tabellen Barn. Eventuelt, om du ikke skal ha med fravær kan du gå i Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering, alle. Gjør søk på kode 10 - Barn syk, marker alle linjene og slett de.   Advarsel: Telefonnummer har ugyldig telefon/mobilnummer. Gå på den ansatte og fanen Personalopplysninger og korriger før flytting til Payroll. Advarsel: Ansatt har overlappende firmabiler. Gå på den ansatte og fanen Faste transaksjoner, rydd opp i overlappende datoer.   Advarsel: Faste transaksjoner som har kostnadsbærer med Til dato blir ikke flyttet, dette må rettes opp. Fjern til dato på kostnadsbærer eller sett til dato på den faste transaksjonen.    Advarsel: Arbeidsted mangler verdi, dette må rettes før flytting til Payroll. Gå til Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Arbeidssteder og legg inn virksomhetsnummer og/eller kommunenummer. Hvis du har hatt ambulerende virksomhet, så er ikke disse arb.stedene knyttet til ansatte, og vil ikke bli opprettet i Payroll. Du kan da bruke org.nr 960993144 på det ambulerende arbeidsstedet. (Har du flere kan du bruke 960993145 på neste osv. her får du varsel om at det er ugyldig, men du får lagret uansett).   Advarsel: Ansatt har ikke gyldig arbeidstidsordning. Dette må rettes på den ansatte før flytting kan gjennomføres.    Advarsel:  Maks antall tegn beløp på fagforening, dette må rettes før flytting til Payroll. Korriger dette under Grunndata / Fordringshavere.   Advarsel: Det finnes dokumenter som ikke er godkjent i Apporval. Det omfatter reiser/utlegg, fravær og timer. Dette må godkjennes i Approval og overføres til Visma Lønn og behandles der før du kan gå videre. Dokumenter til behandling er som følger.   Hvis du har advarsler (gul trekant) MÅ disse rettes før migrering kan fortsette. Etter du har rettet det som må rettes, går du tilbake til Flytt til Payroll bildet.  Trykk på Tøm meldinger og Kan firma flyttes på nytt.    Relatert brukertips Flytt til Payroll

Er det mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøringen i desember?   Svaret er JA, det er mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøring. Merk at det er et par ting du må tenke på.     Vi vet det er mange som har en lønnskjøring tidlig i desember, men har en ekstra kjøring senere i måneden. Noe som gjør at tidsrommet mellom ekstrakjøringen og januar lønnskjøringen blir veldig kort. Det er da mulig å flytte over til Payroll etter hovedkjøringen og før ekstrakjøringen, for å få bedre tid.  Hva du må gjøre/tenke på for å migrere til Payroll mellom to kjøringer i samme måned: Trykk på “Flytt til Payroll”-knappen i VL og fyll ut skjemaet med oppstartsverdier som normalt etter at hovedkjøringen er ferdig. Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Kontroll overført data som normalt  Gjennomfør ekstrakjøringen i Visma Lønn som tiltenkt.  Du skal ikke kjøre Flyttefabrikken på nytt etter ekstrakjøringen.  Dersom du vet at ekstrakjøringen inneholder ytelser som påvirker feriepenger har du to muligheter:  Legge med en kommentar i skjemaet dere fyller ut ved flytting om at dere ikke ønsker at vi importerer inngående saldo. Da må dere selv legge inn dette når det er klart. Her kan dere bruke masseoppdateringsfunksjonen i Employee for å enklere registrere inngående saldo på flere ansatte.   Vi importerer inngående saldo. Dere oppdaterer importert saldo med riktig verdier etterpå. Dette må da oppdateres manuelt på en og en ansatt under transaksjoner i Employee. Alternativt legge til en ny transaksjon med kun korreksjonen.  Er det ingen ytelser som påvirker feriepengegrunnlaget er det ikke nødvendig å gjøre noen endringer på importert saldo etter at ekstrakjøringen er kjørt i gammelt system.  Kontroll overført data som normalt    Merk: Dersom det er en kobling mot Visma.net vil denne bli brutt ved overgang til Payroll. Det vil si at bruker dere Calendar, Expense og/eller Payslip vil ikke disse tjenestene lengre være koblet mot gammelt system etter overgang.