Brukertips i Visma Lønn

I versjon 17.00 av Visma Lønn har vi fått en ny rapport - "Brukere som har sett personopplysninger". Denne ligger under "Utskrifter / Kontrollrapporter".        

Du finner en oversikt over alle aktive klienter / firmaer i Visma Lønn under "Utskrifter / Kontrollrapporter / Org.nr. mine lønnsklienter". Klikk på knappen "Velg alle firmaer" og huk av for "Slå sammen valgte firmaer" nederst i høyre hjørne. Klikk deretter på "Forhåndsvisning".   Nå vil du få en liste over alle aktive klienter / firmaer du har tilgang til i Visma Lønn.   MERK! Dersom du får feilmelding som sier "Login failed for user 'klientnavn'" kommer det av at du ikke har tilgang til denne klienten. Dersom denne klienten er en inaktiv klient, så anbefaler vi at dere sletter den fra vl.ssc filen. Les mer om dette her. Dersom denne klienten er en aktiv klient så må du få tilgang til denne klienten. Les mer om dette her. Alternativt vil være å fjerne haken på den / de klientene som feiler slik at du får tatt ut rapporten uten disse klientene.

I Visma Lønn kan du enkelt flytte over dine lønnsdata til Payroll. Før du flytter til Payroll må du ha versjon 18.00 av Visma Lønn.    I denne versjonen vil importen til Payroll automatisk starte når dere fullfører migreringen fra Visma Lønn. Det vil si at det ikke vil være muligheter for tilpasninger før import.    Dersom dere ønsker å endre ansattnummer må dette gjøres i Visma Lønn før dere starter migreringen. Mer informasjon om hvordan du endrer ansattnummer finner du her. MERK: Hvis du benytter Visma.net kan du IKKE endre ansattnummer.   Har ditt firma integrasjon med Calendar eller Expense er det viktig at alt er fullført, overført og behandlet i Visma Lønn. For mer informasjon se her.   MERK: det er viktig at du på forhånd har bestilt Payroll-lisens og at Terms of Services (TOS) er signert.    Start flyttingen til Payroll I Visma Lønn finner du "Flytt til Payroll” på toppmenyen, eller du kan hente den frem i hurtigmenyen til høyre. Når du trykker på knappen får du opp følgende bilde: De røde kryssene blir grønne etter hvert som du fullfører stegene.    Trykk på Steg for steg veiledning for å starte veiledningen som tar deg gjennom stegene i flyttingen.   Steg 1: Les viktige retningslinjer før flytting  Det er viktig at du setter deg inn i hva denne prosessen innebærer. Spesielt viktig er det hvis dere også benytter Expense eller Calendar i dag.   Steg 2: Skjema for Flyttefabrikken Du blir henvist videre til et skjema som må fylles ut med verdier vi trenger for å kunne sette opp Payroll for ditt firma. Dette må fylles ut da vi trenger litt ekstra informasjon om kundeforholdet, som vi ikke får hentet ut av datapakken som blir eksportert fra Visma Lønn. Dette skjemaet vil du også kunne finne her.   Det er viktig at dette skjemaet blir fylt ut før du fullfører de resterende stegene.    Merk: det tar ca. 5 minutter før denne informasjonen er oppdatert hos oss. Du vil ikke kunne fullføre migreringen før vi har mottatt denne informasjonen.    Steg 3: Velg ansatte Her kan du velge hvilke ansatte du ønsker å ha med i migreringen. Kontroller listen og gjør nødvendige endringer før du trykker på "Sett ansatte i flyttemodus". Alle aktive ansatte og sluttede som har igjen feriepenger til gode på feriepengelisten vil ha haken på som standard.   Steg 4: Kan firma flytte Når du trykker på Kan firma migreres gjøres det en sjekk på om alle lønnskjøringer er godkjent, og om du eventuelt har en integrasjon mot visma.net og om denne kan deaktiveres. I tillegg vil det gjøres en del andre valideringer av dataene, eventuelle feil vil bli vist i meldingsvinduet.  Rett eventuelle feil og trykk på Kan firma migreres på nytt. Anbefaler å trykke på Tøm meldinger før du kjører en ny sjekk.  Her finner du en oversikt over meldinger du kan få.   Hvis du har integrasjon mot visma.net, kommer også denne meldingen opp: Vi anbefaler på det sterkeste at du her trykker på Yes, sånn at du får synkronisert de ansatte, så de er riktig oppdatert i Visma.net før vi starter flyttingen. Når du trykker Yes kommer du rett inn i visma.net Oppsett bildet. Her må du trykke på knappen Synkroniser i linjen for MDM Ansatte.   Steg 5: Koble firmaet fra Visma.net Knappen Koble firma fra visma.net bryter alle koblinger i integrasjonen automatisk. Etter du har trykket på denne kan du ikke lenger lese inn timer, fravær eller reiseregninger, eller overføre data fra Visma Lønn til visma.net. Du kan heller ikke angre dette valget, så før du trykker på knappen må du være helt sikker på at du skal migrere til Payroll.   Bruker du Expense? Viktig at alle påbegynte reiseregninger er godkjent/utbetalt, eller slettet, i Visma.net Expense før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net   Bruker du Calendar? Viktig at all fravær / timelister er importert til Visma Lønn og at evt. lønnskjøringen er godkjent før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net.   Ansatte kan ikke bruke Visma.net tjenestene i migreringsperioden (fra du starter migreringen i Visma Lønn til du får beskjed at migrering er utført).   Du får også opp en dialog med Angi brukernavn for kundeadministrator hvis du har hatt integrasjon mot visma.net. Her skal du legge inn e-posten til en bruker som er Adminbruker i visma.net. Steg 6: Start migrering Bekreftelse på tilgang For å kunne starte flyttingen av data må du huke av for at du aksepterer at ressurser hos Visma Software AS kan tildele seg nødvendige tilganger.    Flytte firmaet til annet kundeforhold Dersom Payroll skal opprettes på samme kundeforhold som Visma Lønn ligger på idag, trenger du ikke å foreta deg noe. Da lar du haken stå på Nei.    Dersom du ønsker at firmaet skal opprettes/flyttes til et annet kundeforhold må du huke av for “Ja, jeg ønsker at firmaet skal flyttes til et annet kundeforhold”. Da vil feltene for informasjon om kontaktperson bli aktivert. Vi vil kontakte deg på denne e-posten for en oppklaring av hvilket kundeforhold firmaet skal tilhøre.    Tilfellet hvor firmaet skal på et annet kundeforhold er for eksempel når økonomisystemet ligger på et annet kundeforhold.    Eksporter følgende data Her har du mulighet til å utelate data som tilhører de ansatte dersom det er ønskelig. Hold musepekeren over det blå informasjonsmerket for hva slags data de forskjellige gruppene inneholder. Som standard er det huket av for alle. Les mer her om hvilke lønnsdata dette innebærer. Start flytting av data Når dere trykker på “start flytting av data” vil data eksporteres og sendes til oss. Det vil bli gjort en sjekk opp mot skjemaet med oppstartsverdier. Dersom dette ikke er fylt ut eller ikke har blitt oppdatert hos oss enda vil det komme opp et varsel om at du må prøve igjen om noen minutter.    MERK: Når vi har mottatt dataene vil aktiveringen av Payroll og import av data automatisk påbegynnes. Det vil da ikke være mulig å stoppe importen når den er påstartet.    Tilbakemelding Dere vil få en tilbakemelding fra oss på e-post når importen er fullført. Denne e-posten vil spesifisere dersom det er noe dere må gjøre en ekstra kontroll på. Utover det anbefaler vi at dere gjør en generell kontroll av dataen som er overført, da feil kan fremkomme - og at oppsett kan være annerledes i Payroll enn hva dere er vant med i Visma Lønn.     Sjekkliste etter Flyttefabrikken    Opplæring Mens du venter på at Payroll blir klargjort anbefaler vi at du ser på våre digitale læringskurs, som er inkludert i programvaren. Som et minimum bør du ha vært gjennom kurset “Kom i gang med Visma.net Payroll” før du skal kjøre din første lønnskjøring i Payroll. Du vil også finne en rekke andre tilleggskurs på siden. Kursene til Payroll finner du her.   

Årets digitale årsavslutningskurs i Visma Lønn finner du her.  Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement og du kan se det når du selv ønsker på din nye kursplattform.   Kurset er inndelt i to deler. Del 1 inneholder lover og regler som du bør kjenne til før du skal foreta årsavslutning. Del 2 viser hvordan du utfører årsavslutning praksis i Huldt & Lillevik Lønn. I kurset finner du også kursdokumentasjonen.   MERK! Kurset ble produsert i 2021 - men både regler og system er gjeldende for 2022.   Learning Universe - din nye kursplattform   Første gang du logger inn, må du bruke samme innlogging/epost som du har i Community. Ved første innlogging oppgir du hvilket land du jobber fra (Norge). Deretter har du en bruker og har tilgang til kurset.   MERK! Øverst i denne artikkelen er det direkte link til kurset, men dersom du ikke skulle finne det kan du søke i søkefeltet etter “Visma Lønn” så skal det også komme opp. Hvis du ikke klarer å logge på chat med oss nederst til høyre .

Har du fått brev fra NAV om ugyldig yrkeskode i forhold til arbeidsforholdstype kan du lese her om hva vi anbefaler at du gjør.

Tidligere denne måneden la vi ut et brukertips hvor vi anbefalte alle som hadde RAC til å vente med å oppgradere til versjon 17.10 på både RAC og Visma Lønn.   I nyeste versjonen av RAC er det lagt opp støtte for å vise display-navn (firmanavn, ikke databasenavn) ved valg av firma i påloggingsbildet i Visma Lønn. Dette kan føre til at noen brukere opplever å ikke se alle firmaene de skal ha tilgang til.   Bruker du RAC og Visma Lønn så kan du oppgradere til versjon 17.10 på begge produktene. Opplever du feilen som nevnes ovenfor så har utvikling laget en fil som kan brukes som omgåelse inntil det kommer en patch som kan løse dette. Filen gjør at du vil se alle firmaene du skal ha tilgang til, men den kan også vise firmaer du ikke skal ha tilgang til. Forsøker du å gå inn på et firma du ikke skal ha tilgang til i Visma Lønn, så vil du få en feilmelding som stopper deg i å gå inn på klienten. Filen retter også tregheter som noen kunder har gitt oss tilbakemelding på.   Ta kontakt med support dersom du oppgrader RAC og Visma Lønn til 17.10 - og opplever feilene nevnt ovenfor.

Hvis du har ansatte med andre landkoder enn NO eller blank på "Ansattopplysninger", får du nå denne feilmeldingen ved overføring til Autopay:   Omgåelse for å få overført betalingen til Autopay er å endre Landkode til NO eller blank på den / de ansatte det gjelder, og deretter overføre til Autopay på nytt. Hvis du har mange ansatte med annen landkode, er det mulig å masseoppdatere landkode i Ansattliste.   Dette har tidligere fungert, og vi har meldt saken videre for å undersøke hvorfor det ikke lenger er mulig å ha landkode på den ansattkortet. MERK! Dette feltet har ingen påvirkning på A-meldingen.   Visma Support beklager ulempen dette medfører.

Dersom du har byttet lønnssystem i løpet av 2023 er det et par ting du må tenke på under årsavslutningen.   Du trenger ikke å oppgradere til årsoppgjørsversjon hvis du ikke skal kjøre lønn i Visma Lønn i 2024.    Oppslag Visma Lønn Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så kan du bestille dette via din Visma Partner eller ved å sende en mail til bestilling@visma.no MERK! Mange av våre kunder har Visma Lønn installert på en server hos asp-leverandører. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så må du beregne at det vil fortsette å påløpe kostnader til asp-leverandør. Det er fullt mulig å installere Visma Lønn på din egen maskin. Ønsker du ikke å ha en oppslagslisens på Visma Lønn så anbefaler vi på det sterkeste at du tar en utkopiering av klienten(e), og beholder disse da disse kan i etterkant gjenopprettes ved behov. Dette er et konsulentoppdrag som kan bestilles av support. Med forbehold om at de fremtidige versjonene støtter en innlesing av backup tatt ut fra eldre versjoner.   Lønnsoppgave / sammenstillingsoppgave Det må sendes lønnsoppgave fra både Visma Lønn og nytt system for 2023. Lønnsoppgaven skal være sendt ut til de ansatte senest 01.02.2024. Du trenger ikke ny versjon for å få sendt lønnsoppgaven til de ansatte.    Avstemming Avstemmingsrapporter finnes under Utskrifter / Avstemming.  Bestill avstemmingsrapport fra Altinn for perioden du skal avstemme under Utskrifter / Rapporter / A-melding bestilling A06. Dersom du skal avstemme hele året samlet må du benytte rapporter fra både nytt og gammelt system.   Korreksjoner/ekstrakjøringer Lønn som eventuelt skal korrigeres for 2023 må korrigeres i det systemet lønnen opprinnelig ble kjørt.