Brukertips i Visma.net ERP

På salgsordre kan man se Enhetskostnad for produktet man selger. Som standard er riktignok dette en gjennomsnittlig enhetskostnad basert på nåværende lagerbeholdning. Har man ikke lagerbeholdning vil det ikke vises noen enhetskostnad. Dette vil være tilfellet for såkalte "skaffevarer", altså varer man kjøper inn ifbm. med et konkret salg (Innkjøp til ordre). Her vil det ikke vises noen enhetskostnad på salgsordrelinjen.     Det er riktignok mulig å vise erstatningskostnaden (innkjøpsprisen) på salgsordren. Dette gjør at man får beregnet margin på salget (øverst til høyre).    Erstatningskostnad hentes med denne prioriteten:    1. Pris fra leverandørprisavtalen for standardleverandøren til varen     2. Siste pris for standardleverandøren til varen     3. Siste kostpris (siste mottatte pris) på varen     For å vise erstatningskostnaden må man huke av for Bruk erstatningskostnad for bruttomargin/fortjeneste.   Merk: Erstatningskostnaden per enhet vises ikke på salgsordrelinjen, men nederst i skjermbildet. Den blir riktignok brukt for å kalkulere Totalkostnad og beregne margin øverst til høyre i skjermbildet.        Dette gjør det enklere å få oversikt over lønnsomheten for salget. 

Du ønsker gjerne at inngående fakturaer blir godkjent av de rette personene før de blir betalt. Da sender vi fakturaene til Visma.net Approval til de som skal godkjenne.  Men for at de skal ble sendt til de som skal godkjenne så må vi opprette en fakturaflyt i Approval. Det finnes flere måte å sette opp flyt på. Vi skal se på to av de her. Vi begynner med flyt basert på godkjennerliste og etter det ser vi på flyt basert på kostnadsbærere. Flyt basert på godkjennerliste For å få lov til å opprette/vedlikeholde fakturaflyt så må brukeren din ha rollen System Administrator. Når det er klart så kan vi gå til Visma.net Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter Vi ser det ikke er noen flyt opprettet her på fakturaer, så vi trykker på plusstegnet til høyre for å opprette. Jeg gir så flyten et navn og trykker meg inn på flyten. Vi kommer da hit. Vi velger "Legg til nytt trinn" Så velger vi "listen over godkjennere". Man kan søke opp og legge til den brukeren som skal være godkjenner.  Det kan legges til flere godkjennere her, men merk at fakturaen/trinnet blir godkjent så snart en av de har godkjent.  Vil man at flere må godkjenne fakturaene så kan du legge opp et trinn til der du og legger til en godkjenner.  Fakturaen blir først ferdig godkjent når alle trinnene er godkjente. Godkjenner er lagt til og vi har haket av for at flyten skal være aktiv, og lagret. Her ser vi hvordan flyten blir i Approval. Når det nå sendes faktura fra Visma.net ERP på flyt til Approval så vil fakturaen gå til Christian Alne, som må godkjenne den i Approval under Mine Oppgaver. Flyt basert på Kostnadsbærere En inngående faktura kan inneholde mange linjer, og det kan hende at man ønsker at en person skal godkjenne noen av linjene mens en annen person skal godkjenne resten av linjene. For å få dette til å fungere så kan man bruke Kostnadsbærere til bestemme hvem som skal godkjenne hva. Først så går vi til Approval - Konfigurasjon - Roller Her oppretter jeg en rolle som heter "Godkjenner". Så går vi til Approval - Konfigurasjon - Kostnadsbærere. Avdeling er kostnadsbærergruppen vi skal benytte. Vi trykker på den. Vi trykker på den slik at den blir valgt, og så lagrer vi. Vi går til 2. Tilordne godkjennere. Og så trykker vi på "Legg til kombinasjon av kostnadsbærere". Jeg velger et par av de. Og så står jeg på Avd 1 og trykker på "Tilordne godkjenner". Velger rollen "Godkjenner" som vi opprettet tidligere, søker opp hvem som skal være godkjenner på Avd 1. Jeg legger inn Test Chris som godkjenner her. Vi gjør det samme på Avd 2, men legger inn Christian Alne som godkjenner. Nå skal vi til Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Vi går inn på den eksisterende flyten som vi opprettet i sted. Merk at det går bare an å ha en aktiv fakturaflyt mot Visma.net ERP. Vi ser da at flyten slik vi opprettet den tidligere. Vi må gjøre noen endringer på trinnet/flyten for at det skal fungere basert på kostnadsbærere. I stedet for "listen over godkjennere", så velger vi "Alle godkjennere med denne kostnadsbærer rollen". Og legger inn rollen "Godkjenner". Vi ser at her skal ingen navn/brukere legges inn siden det ikke er noe fast godkjenner, men kommer an på hvilken kostandsbærer som ligger på fakturaen/linjene. I tillegg så må vi hake av for "Godkjenn linjene" nå, siden kostnadsbærere ligger på linjene. Vi oppretter så en inngående faktura i ERP, legger på vedlegg og bruker 01 og 02 som kostnadsbærere på linjene og sender til Approval. Så går vi til Approval - Prossesoversikt og finner fakturaen. Og her ser vi hvordan flyten i Approval blir. Her ser vi at Test Chris og Christian Alne begge må godkjenne. Test Chris siden han er godkjenner for Avd 1 (01), som er kostnadsbæreren på linje 1. Og Christian Alne siden han er godkjenner for Avd 2 (02), som er kostnadsbæreren på linje 2. For å godkjenne så må de begge inn i Approval og gå til "Mine oppgaver".

Hvis man har aktivert modulen Project Accounting i Visma.net ERP så kan Prosjektleder innkluderes i godkjenningsflyten i Approval. På en inngående faktura kan vi da legge til prosjekt på linjene. Når fakturaen blir sendt til Approval så vil prosjektlederen godkjenne de linjene med hans prosjekt på.  Vi skal se på hvordan vi setter det opp. Vi starter med prosjekt i Visma.net ERP.  Prosjektleder må være fylt ut for at flyten skal fungere. Så skal vi gå til Approval for å opprette flyten. Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Hvis det ikke er opprettet flyt så klikker du på plusstegnet til høyre.  Gir flyten et navn og så trykker du deg inn på flyten. Legg til et trinn der Prosjektleder skal godkjenne. Hak av for "Godkjenn linjene", sett flyten aktiv og lagre. Vi går så tilbake til Visma.net ERP og oppretter en inngående faktura. Vi legger på Prosjekt 000001.  Husk at vedlegg må legges til i Godkjenningsdetaljer. Vi sender så til Approval. I Approval så ser vi på flyten at den går til Prosjektleder Christian Alne. Christian Alne kan nå gå til Mine Oppgaver i Approval for å godkjenne den.

Dette brukertipset beskriver hvordan du kan føre tap på krav i forbindelse med nytt avgiftsoppsett fra og med 01.01.2022. Hvor du skal korrigere tidligere beregnet utgående merverdiavgift og rapportere dette på egne mva-koder.  For tap på krav før 2022, kan du lese mer her.  Vi minner om kravene i Merverdiavgiftsforskriften § 4-7-1 for å kunne konstatere endelig tap.    Opprett kreditnota Første steg er å lage en kreditnota for kunden hvor du skal føre tap på krav. Vi anbefaler å opprette denne manuelt slik at du kan tapsføre flere faktura samtidig.    Gå til Meny -> Kundereskontro -> Utgående faktura (AR3010PL): Opprett en ny kreditnota Velg kunden du skal tapsføre I feltet “Fakturatekst” angir du tydelig at det er tap på krav Legg til en linje per avgiftssats, per faktura Angi beløp eks mva Velg konto 7830 - Tap på fordringer Velg riktig avgiftskode (0T, 1T, 11T, 12T eller 13T) Kontroller under fanen “Avgiftsdetaljer” at riktig avgiftsnummer hentes   Gå til fanen “Fakturaadresse”, kryss av for “Ikke skriv ut” og “Ikke send e-post”. Fjern eventuell hake for “Send til Autoinvoice”. Dette er viktig for at kreditnota ikke skal sendes til kunden.   Oppdater faktura Alternativt kan du bruke reverser på den utgående fakturaen, men du må påse at kontoer og avgiftskonter blir riktig. Husk også fjerne eventuelle periodiseringsnøkler.   Match kreditnota mot faktura Gå til Meny -> Kundereskontro -> Kundebetalinger (AR3020PL): Opprett en ny kundebetaling Velg dokumenttype “Kreditnota” Velg kreditnota du opprettet over i feltet bilagsnr Match kreditnota mot de fakturaene det gjelder Oppdater kundebetalingen     Hovedboksføring og avgiftsrapport Resultatet av tapsføringen over en økning i inngående merverdiavgift:   På avgiftsrapporten får vi følgende:    

Kunden har et driftsmiddel som skal økes i verdi, men har ingen åpne faktura i systemet på det. Alle fakturaene har allerede blitt matchet og utlignet mot bank. Kostnaden ligger nå på en balansekonto som han vil ha inn på driftsmiddel 000099. Han ønsker å kreditere konto 1150 og debetere det inn på driftsmiddel 000099, slik at verdien øker.   Hvordan løser vi denne problemstillingen?

For å sende ut e-post som har feilet på nytt, må du gå til "Ubehandlet e-post" (SM507000). Her må du huke av for "Inkluder mislyktes". Når dette alternativet er huket av, vil alle e-post som har vært mislyktes dukke opp i skjermbildet og du kan behandle e-posten på nytt.   Du har også muligheten til å filtrere på e-post som har feilet i kollonnen "E-poststatus".   Merk at du først må korriger e-postoppsettet dersom det er feil, for mer informasjon klikk her.

Vi har et bygg som ble tatt i bruk 15. des 2000. Bygget har en levetid på 50 år. Bygget skal avskrives videre i VIsma net ERP fra 01.01 2021  

I vår kunnskapssenter har vi revidert denne artikkelen, og vi anbefaler at du heller ser på denne linken, som er vårt forslag for hvordan du kan føre faktura på mva for inkassotjenester.   I dette brukertipset viser vi hvordan du kan føre en faktura på mva for inkassotjenester.      1.Oppretter en inngående faktura hvor kostnaden for inkassotjenesten registreres med avgiftskode 1 og ønsket konto: 2.Gå inn på fliken for Avgiftsdetaljer:  3. Endre avgiftspliktig beløp og avgiftsbeløp jfr faktura:     4.Lagre faktura og faktura vises med informasjonen lagt til i Avgiftsdetaljer:   5.Avgifter totalt og utestående beløp stemmer med oppstillingen på faktura. 6.Oppdater faktura og sjekk regnskapsbunt:  7.Skyldig Lindorff  2361,44 jfr. faktura     Inkassotjeneste 41,15 jfr. faktura     Inngående mva 2320,29 jfr. Faktura   8.Klargjør avgiftsrapport og finner tallene på rett plass:  

Dersom et firma som allerede benytter Visma.net skal bytte organisasjonsnummer, er det viktig at dette gjøres korrekt. Det å bytte organsisjonsnummer er en større endringsprosess enn kun endringen i Brønnøysundregisteret. Visma.net består av mange tjenester som henger tett sammen og flere av disse er veldig knyttet opp til organisasjonsnummeret.   Firmaets organisasjonsnummer finnes i modulen Visma.net Admin, men å kun endre organisasjonsnummer i dette feltet kan få store konsekvenser.   Visma.net Payroll Et firma som har innsendt A-melding fra Visma.net Payroll, og som skal bytte organisasjonsnummer, må opprette et nytt firma i Visma.net for det nye organisasjonsnummeret, og legge inn opplysningene på nytt.    Forklaringen er opplysninger skal rapporteres på perioden de gjelder, og endringer på innrapporterte opplysninger skal korrigeres i måneden det var innrapportert. Visma.net Payroll vil håndtere retroaktive transaksjoner, og automatisk sende inn A-melding på alle aktuelle perioder. Det er derfor ikke mulig å kun endre organsisasjonsnummeret i Visma.net Admin ved endring av organsisasjonsnummer.   Dette gjelder både dersom Visma.net Payroll benyttes alene som produkt, eller sammen med andre produkter, som f.eks. Visma.net Financials, Visma.net Autopay, Visma.net Autoreport. Benyttes andre produkter i visma.net så gjøres det oppmerksom på at også data på disse produktene må legges inn på nytt.   NB! Husk at ansatte skal rapporteres i A-melding med sluttdato på det opprinnelige organisasjonsnummeret, og innrapporteres det nye organisasjonsnummeret med ny ansattdato.   PS! Er det kun endring i virksomhetsnummer/underenhetsnummer, og organisasjonsnummeret er uendret, så opprettes nytt virksomhetsnummer og knyttes til ansatte i eksisterende firma.   Visma.net Financials Når det kommer til endring av organisasjonsnummer i Visma.net Financials er det større muligheter for at dette kan gjøres uten å opprette en ny firmadatabase/klient. Det eneste som vil bli påvirket, rent systemteknisk, vil være mva-meldingen. Dersom man endrer organisasjonsnummer mellom to terminer, og ikke sender inn noen endringsmelding eller ny mva-melding på tidligere terminer, skal dette kunne fungere fint. Så lenge man oppdaterer ID og passord i Altinn på det nye organisasjonsnummeret, og endrer dette i Visma.net AutoReport (se under), vil dette kunne fungere fint.    Det man må være oppmerksom på er at man ikke må sende inn korrigeringer eller erstatningsmelding for tidligere terminer. Disse vil bli rapportert på det nye organisasjonsnummeret i Altinn og ikke på det gamle, slik at skal rapporteres på.    Visma.net Autopay Et firma som benytter Visma.net Autopay for betaling til leverandører eller ansatte, eventuelt innbetaling fra kunder, må også inngå en ny avtale med sin bankforbindelse på det nye organisasjonsnummeret.    Ny avtale må legges inn i Visma.net Autopay.   Visma.net Autoreport Innsending av rapporter som f.eks. Omsetningsoppgave (MVA) og A-melding skal også foretas på nytt organisasjonsnummer. I Altinn.no er det viktig at alle brukerrettigheter og datasystem registreres inn på det nye organisasjonsnummeret, og at dette legges inn i Visma.net Autoreport.   Endre organisasjonsnummer på kundekort og avtale hos Visma  Ved endring av organisasjonsnummer på kundekortet og avtalen med oss, må en henvendelse med korrekt informasjon sendes inn til kundesenteret@visma.no⭐    Ved fusjoner Payroll Dersom selskap med organiasjonsnsummer som skal benyttes videre allerede eksisterer som firma i Visma.net, så må de ansatte registreres/importeres inn i det eksisterende firmaet. Ansatte registrert i organisasjonsnummer som ikke lenger benyttes må sluttmeldes, og sendes inn med opphør av arbeidsforhold i A-meldingen.   Dersom selskap med organisasjonsnummer som skal benyttes videre ikke eksisterer som firma i Visma.net, så må firmaet og ansatte opprettes som et nytt firma.   Financials For Visma.net Financials vil det ikke være noen endring i forhold til hva som er beskrevet i kapitellet for Visma.net Financials tidligere i artikkelen. Skal firmaet også benyttes Visma.net Payroll, så vil veiledningen for Visma.net Payroll måtte følges som utgangspunkt.

Dersom du får feilmeldingen under ved sending av fakturaer til Visma.net Autoinvoice, må du sjekke at Mva.reg.nr. er registrert i riktig format både på Firma (CS101500 ) og på Kunde (AR303000):   Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-CO-09]-The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix ‘EL’.   Tilsvarende gjelder om du får feilmeldingen: Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [BR-S-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63).   PEPPOL-formatet krever at Mva.reg.nr er angitt i formatet: NO<org.no>MVA, både på Firma og Kunde.   Firma (CS101500 )   Kunde (AR303000)

I versjon 8.34 har vi ny funksjonalitet for hvordan du kan velge hvilke varer som skal med i tellingen. Funksjonen Klargjør varetelling bygger på "telletyper" (Typenr). Tidligere ble det opprettet varetellingsbunt på alle varer i valgte Typenr. Nå har du mulighet for velge hvilke varer i valgte Typenr som skal bli med i varetellingen.   Eksempel: Hvordan velge varer innenfor samme type nr.: 1. Velg Klargjør vareopptelling (IN504000) via Meny - Lager - Behandling. 2. Marker varene  som skal være med i denne tellingen 3. Klikk Generer fysisk lager Når du klikker Generer fysisk lager det bli oppretter tellebunt (IN305000) på de markerte varene.     Markere alle varer pr side: Du kan også markere alle varer på en side ved å klikke i "markeringsfeltet" på linjeoverskriften: Da markeres alle linjene på denne siden. Har du flere sider, må du bla til neste side og markere videre på de neste sidene.     Hvordan opprette tellebunt på alle varer i telletypen: Du kan som tidligere generere bunt på alle varer som vises i forslaget ved å klikke på Generer fysisk lager, totalt. Da ignoreres markeringene pr linje og i stede opprettes tellebunt på alle varer som ligger til grunn i denne klargjøringen.    

Denne artikkelen viser deg hvordan du reverserer en leverandørfaktura/ oppretter en kreditnota.

I versjon 8.30 lagres valgene ved kopi av salgsordre per bruker. 

I versjon 8.29 (planlagt 2. desember 2020) er det lagt til et felt for Kundeprosjekt under fanen Regnskapsdetaljer på Utgående faktura (AR301000).    Oppdatering 18.01.2021: I versjon 8.33 (planlagt 19.01.2021) så er feltet også lagt til på Ugående faktura under Salg (SO303000).   Feltet mappes til både Visma.xml og til PEPPOL BIS 3.0 ved sending til Autoinvoice, og dette gjør det mulig å angi mottakers prosjektnummer.    Dersom dette feltet er utfylt ut så mappes dette slik i PEPPOL BIS 3.0: <cac:ProjectReference>  <cbc:ID>xxxxxxxx</cbc:ID>  </cac:ProjectReference>   Dersom feltet er blankt, så vil systemet sjekke om feltet Prosjekt er fylt ut (tilgjengelig for Project Accounting) og da mappe dette til det samme feltet     

  Forespørselen Historikk for utgående faktura pr. vare (SO40104S) som ligger under Meny - Salg - Forespørsler viser salg pr. vare basert på fakturerte salgsordre som er oppdatert. Faktura opprettet via Kundereskontro er ikke inkludert.    Merk:  -  viser både lagerførte og ikke-lagerførte varer     Salg per vare og kunde (AR40103S), gir en oversikt over salg fakturert fra ordremodulen og salg  som er fakturert via Kundereskontro-modulen.