Passeli Yritys käyttövinkit

Projekteille voidaan määritellä eri vaiheita, jolloin Projekteja voidaan hallita vaihekohtaisesti. Projekteihin voidaan lisätä uusia vaiheita Vaiheet -välilehden ”Lisää vaihe” -painikkeella. Vaiheelle annetaan Nimi ja Lisätunnus. Tunnus on oletuksena vaiheen numero. Vaiheen mahdollisia tiloja ovat Suunnitelma, Aktiivinen ja Valmis. Suunnitelma -tilassa pystyy muokkaamaan suunniteltua aikataulua (toteutunut aikataulu päivittyy automaattisesti) ja suunnitelmaa. Aktiivinen -tilassa pystyy muuttamaan toteutunutta aikataulua, mutta ei suunnitelmaa. Vain aktiiviselle vaiheelle voidaan lisätä tapahtumia. Valmis -tilassa ei voi vaikuttaa aikoihin ja suunnitelmaan. Vaiheelle on mahdollista luoda rakenteita, joilla ohjataan projektin etenemistä. Rakennetyyppejä ovat Esivaatimus ja Valmistumisrajoite. Esivaatimus tarkoittaa että ”Vaihe A” on esivaatimuksena ”Vaiheelle B”. Tällöin ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi kuin ”Vaiheen B” Valmistumisrajoite tarkoittaa, että ”Vaihe A:n” pitää olla valmis ennen kuin ”Vaihe B” voidaan asettaa valmiiksi. ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi tai yhtä suuri kuin ”Vaiheen B”. Henkilöt –välilehdellä voidaan lisätä Projektin vaiheisiin sellaisia henkilöitä, jotka ovat henkilökortistossa merkittynä Projektihenkilöiksi. Välilehdellä on myös ne henkilöt jotka on jo lisättynä Projektille aiemmin ”Perustiedot” –välilehdellä. Suunnitelma –välilehdellä voidaan laatia ja muokata vaiheen Suunnitelmia, kun vaihe on Suunnitelma –tilassa. Suunnitelmaan voidaan lisätä nimikkeitä, omia kuluja tai työtehtäviä. Työtehtävien lisääminen edellyttää Työajankirjaus –osion sisältymistä Passeli Yritys ohjelmaan. Suunnitelmaan lisätyistä riveistä lasketaan automaattisesti vaiheen tuloja ja kuluja. Muuttamalla kustannus- tai tuottoarviota ohjelma kysyy hinnan tasaamista riveille. Jyvityksen perustana on rivin hinta. Hintojen ollessa nollia tasataan summa tasan rivien kesken. Vaiheen kustannus- ja tuottoarviota hyödynnetään ”Suunnitelmat” –tulosteella sekä ”Suunnitelmat vs. toteutuneet” –raportilla.

Kun luodaan uutta projektia, pitää projektin tila olla avoin, jotta tapahtumien kohdistaminen kyseiselle projektille on mahdollista. Annetaan projektia kuvaava Tyyppi. Laskutustavaksi voidaan valita normaalin lisäksi Maksuposti. Kun Laskutustapa on Maksuposti, voidaan myyntiprojekti laskuttaa koosteena kirjatuista toimituksista, tarjouksista, joilla on Muut tiedot-ikkunassa määritelty laskutustavaksi maksuposti. Lisäksi myös työaikaa voi tällöin laskuttaa maksupostin kautta. Projektiasiakas -kentässä annetaan projektin laskutusasiakas. Projektitunnus näytetään oletuksena kirjausikkunoissa kyseisellä laskutusasiakkaalla. Mikäli asiakasta ei anneta, näytetään projekti kaikilla asiakkailla oletuksena. Tyypin ollessa ostoprojekti, kentässä valitaan toimittaja. Lisäksi annetaan projektille nimi, sekä aloitus- ja loppupäivämäärät. Tunnus tulee automaattisesti, mutta tunnuksen voi muuttaa myös käsin. Lisäksi automaattista muodostuskaavaa voi muokata Projektiosion Asetukset-valikon kohdassa Passeli asetukset. Projekteille voidaan lisätä myös Henkilöitä, joille on Henkilökortille määriteltynä rooliksi Projektihenkilö. Nämä henkilöt näkyvät oletuksena projektin eri vaiheilla. Valittavissa on myös käytettävä Hintaluokka. Valittua hintaluokkaa käytetään suunnitelmaa luotaessa. Maksupostilaskutusta käytettäessä myös työn hinnoittelu määräytyy ensisijaisesti käytetyn hinnaston mukaan. Tapauksissa, joissa kuluja ja tuottoja ei kirjata osakirjanpidon osioissa määrittelemällä projekti halutulle kululle tai tuotolle (esim. lasku- tai ostolaskuriville), voidaan kirjata kuluja suoraan projektille. Valittavia kulutyyppejä on kolme: Palkkakulu, Matkalasku ja Muu kulu Jokainen kulutyyppi sisältää tapahtumapäivän (Pvm), Selitteen, Arvonlisäveron, sekä verottoman ja verollisen summan euroissa. Erikseen kirjatut kulut näkyvät omina alakohtinaan projektilaskelma-, tapahtuma- sekä aikajana-raportilla.

Projektinhallinta on Projektiseurantaosion lisäosio, joten Projektinhallintaosion lisääminen ohjelmaan edellyttää, että lisenssi sisältää myös Projektiseurantaosion. Projektinhallinnassa voidaan projekteja hallinnoida ja seurata vaihekohtaisesti. Projekti voidaan jakaa vaiheisiin, jolloin tapahtumakirjaukset on mahdollista tehdä vaihetarkkuudella. Vaiheelle voidaan määritellä sekä suunniteltu aloitus- ja lopetusaika, että toteutunut aloitus- ja lopetusaika. Vaiheelle voidaan määritellä projektihenkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen vaiheeseen. Vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää vaiheeseen liittyvät nimikkeet, esimerkiksi laskutettavat tuotteet ja/tai palvelut. Jos käytössä on myös Passeli Yritys työajankirjausosio, vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää myös työtehtäviä. Suunnitelmaan kirjattujen nimikkeiden ja työtehtävien perusteella tulee suunnitelmalle oletusarvot kustannusarvioon ja tuloarvioon. Vaiheella on erilaisia tiloja, joiden avulla voidaan esimerkiksi hallita, voidaanko vaiheelle kirjata tapahtumia. Vaiheille voidaan määritellä myös riippuvuussuhteita. Projektille voidaan valita laskutuksessa käytettävä hinnasto. Tarvittaessa jokaiselle projektille voidaan määritellä oma hinnasto.

 Projektille ei saa valittua Henkilökortiston henkilöä. Tarkistakaa, että kyseisellä henkilöllä on Henkilökortiston Perustietohin määritelty rooliksi Projektihenkilö. Projektin vaiheita ei saa valittua tapahtumille, kuten myyntitilaukselle. Tarkistakaa, että kyseinen vaihe on määritelty tilaan Aktiivinen. Projektille on merkitty laskutustavaksi Maksuposti, mutta kirjattua Tarjous tai myyntitoimitus -tapahtumaa ei saa valittua Maksuposti –toiminnossa. Tarkistakaa Tarjouksen kirjaus-ikkunassa, että Tarjouksen ”Muut tiedot” -painikkeen takaa löytyy oikea projekti ja että Laskutustapana on Maksuposti. Vastaavasti voidaan tarkistaa asia tilauksen kirjauksessa, mikäli toimitukset ei siirry Maksuposti-toimintoon. Projektin vaiheelle ei saa lisättyä / muokattua Suunnitelmaa. Vaiheen suunnitelmaa voi muokata vain silloin, kun vaiheen tila on ”Suunnitelma”. Myyntitoimitus ei siirry Maksuposti-toimintoon, vaikka sille on valittu oikea Projekti ja laskutustapa. Varmistakaa, että kyseinen toimitus on tulostettu paperille tai tiedostoon. Esikatseluun tulostus ei vielä riitä.

Avoimelle projektille voidaan kohdistaa tapahtumia Passelin ohjelmaosioista. Valitaan projektille kuuluva tapahtuma, esimerkiksi ”Uusi lasku”. Valitaan Laskun kirjausikkunan työkaluriviltä ”Muut tiedot” painike, jolloin voidaan kohdistaa koko lasku avoimelle projektille. Toinen vaihtoehto on kirjata rivikohtaisesti tapahtumia avoimelle projektille. Valitse nimikerivien ”Näytä sarakkeet” painike ja valitse ”Projekti” sarake näkyviin. Tämän jälkeen voit valita nimikeriville avoimen projektin pudotusvalikosta. Tapahtuman kirjauksen jälkeen projekti näkyy Projektiseurannan raporteilla. Samankaltaista kirjaustapaa käytetään myös muissa Passselin osioissa.

Kun luodaan uutta projektia, pitää projektin tila olla avoin, jotta tapahtumien kohdistaminen kyseiselle projektille on mahdollista. Valitaan Projektit –osiosta ”Uusi projekti” Annetaan projektia kuvaava Tyyppi. Projektiasiakas -kentässä annetaan projektin laskutusasiakas. Projektitunnus näytetään oletuksena kirjausikkunoissa kyseisellä laskutusasiakkaalla. Mikäli asiakasta ei anneta, näytetään projekti kaikilla asiakkailla oletuksena. Tyypin ollessa ostoprojekti, kentässä valitaan toimittaja. Lisäksi annetaan projektille nimi, sekä aloitus- ja loppupäivämäärät. Tunnus tulee automaattisesti, mutta tunnuksen voi muuttaa myös käsin. Lisäksi automaattista muodostuskaavaa voi muokata Projektiosion Asetukset-valikon kohdassa ”Passeli asetukset”. Muut kulut –välilehdellä voidaan määrittää projektin muita kuluja, joita ei ole merkitty ohjelman muiden osioiden kautta. Kulutyyppejä on kolme: Palkkakulu, Matkalasku ja Muu kulu. Projekti tallennetaan ”Tallenna” –painikkeella

Projektiseurantaa voidaan hyödyntää yhdessä muiden Passeli Yritys ohjelmassa olevien osioiden kanssa. Järjestelmään kirjattavalle tarjoukselle voidaan valita projektitieto, johon tarjous kohdistuu. Tällöin projektitieto siirtyy tilaukselle ja siitä eteenpäin normaalisti. Projektin materiaali kustannukset tulevat myyntitoimituksilta, laskuilta (mikäli tehty suoraan laskutukseen jolloin materiaalit on myös toimitettu) sekä varastotapahtumien kirjauksilta. Ostoreskontrassa kirjattaville ostolaskuille voidaan myös määritellä projektitunnus, jolloin ostolasku kirjataan projektin kustannukseksi. Palkkakulut sekä matkalaskut tulevat suoraan kyseisissä osioissa kirjattavien tapahtumien mukaan projektille, kun ne ovat maksettu tilassa. Kirjanpidossa voidaan myös kohdistaa uusi tosite projektille. Mikäli tosite luodaan osakirjanpidon tapahtumasta, tulee tositteelle automaattisesti projektitieto, mikäli projektitunnus on valittu osakirjanpidon tapahtumalla. Projekti osiosta löytyy useita eri raportteja, joiden avulla voi seurata projekti tapahtumia sekä projektin tuottavuutta.

Alla on listattuna erilaisia mahdollisia ongelmatilanteita ja niiden ratkaisut. Mentäessä Työajankirjaus-toimintoon saatte seuraavan ilmoituksen: Sinulla ei ole henkilökortistossa työajankirjaajan tai hyväksyjän roolia, joten et voi kirjata työaikaa. Käyttäjätunnus, jolla olette kirjautuneet ohjelmaan, on annettu oikean Henkilökortin Perustiedot välilehden Käyttäjänimi-kenttään Mikäli kyseessä on Työajankirjaaja, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Työajankirjaaja Mikäli kyseessä Hyväksyjä, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Hyväksyjä. Lisäksi tarkistakaa, että henkilö on valittuna Hyväksyjäksi, niille henkilöille, joiden hyväksyjä hän on. Työajankirjaus toimintoa avattaessa tai valittaessa henkilö kyseisessä toiminnossa saatte seuraavan ilmoituksen: ”Henkilökortiston perustiedoissa tai työsuhteen perustiedoissa ei ole määritelty henkilön päivittäistä työaikaa. Anna seuraaville työajankirjaajille päivittäinen työaika ennen työaikojen kirjausta”. Mikäli kyseessä on Palkansaaja, menkää Henkilökortin Työsuhteet -välilehdelle. Tarkistaa sieltä Perustiedot -välilehdeltä, että Päivittäinen työaika on annettuna. Muissa tapaukissa menkää Henkilökortiston Työaika-välilehdelle ja tarkistaa, että sinne on syötetty Päivittäinen työaika. Työaikaa kirjatessa Kirjauslajeista ei löydy tarvittavaa kirjauslajia. Kirjauslajeista löytyy ne kirjauslajit joiden tyyppi on tuntityö, liukuma, ylityö, palkallinen poissaolo tai palkaton poissaolo ja jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun kirjauslajiryhmään. Työaikaa kirjatessa Työtehtävistä ei löydy tarvittavaa työtehtävää Työtehtävistä on valittavissa ne voimassa olevat työtehtävät, jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun työtehtäväryhmään. Työajan kirjauksessa ei pystytä korjaamaan kirjattua riviä, koska rivi on kuitattu-tilassa. Ennen kuin työajankirjaaja voi korjata riviä, pitää Kuittaus perua ”Peru valittujen rivien kuittaus/hyväksyntä” -painikkeella. Hyväksyjä ja päähyväksyjä voivat muokata myös kuitattu-tilassa olevaa kirjausta. Kuitatun työajankirjauksen hyväksyminen ei onnistu. Hyväksynnän voi tehdä sellainen Henkilö, joka on määritelty hyväksyjäksi sen henkilön Henkilökortille, jonka työajankirjauksia hyväksytään. Myös sellainen henkilö, joka on Henkilökortilla määritelty Päähyväksyjäksi, voi tehdä hyväksynnän.

 Työajankirjaus-toiminnossa kirjataan työaikaa tai siihen verrattavaa aikaa tunteina. Jos henkilöllä on käyttöoikeus työajankirjaukseen ja hänellä on työajankirjaajan rooli, hän voi kirjata ja kuitata oman työaikansa. Jos henkilöllä on lisäksi hyväksyjän rooli, hän voi myös kirjata, kuitata ja hyväksyä niiden henkilöiden työaikaa, joille hänet on valittu hyväksyjäksi. Jos henkilöllä on päähyväksyjän rooli, hän voi kirjata, kuitata ja hyväksyä kaikkien henkilöiden työaikaa. Työaikaa voidaan kirjata viikko- tai päiväkohtaisesti. Työajan kirjauksessa voidaan antaa seuraavia tietoja: Kirjauslaji – Pakollinen tieto Työtehtävä Selite – Pakollinen tieto, jos kirjauslajilla on määritelty pakollinen selite Projektivaihe – Edellyttää Projektihallinta -osiota Kustannuspaikka Tunnit – Jos tunnit -kenttä on tyhjä, kirjaus poistetaan Kun työaika on kirjattu valmiiksi, voidaan se kuitata valitsemalla ensin kuitattava rivi/rivit ja painamalla ”Kuittaa/hyväksy kirjaukset” –painiketta Kuitattu työaika hyväksytään samalla painikkeella, mutta sen voi tehdä sellainen henkilö, joka on valittu Hyväksyjäksi henkilölle, jonka työaikaa ollaan hyväksymässä tai sitten hyväksyvällä henkilöllä on roolina Päähyväksyjä. Hyväksytyn työajan kirjauksen tiedot voidaan siirtää palkanlaskentaan. Hyväksytyn kirjauksen tietoja ei voida muokata vaan hyväksyjän tai päähyväksyjän on ensin palautettava se takaisin kuitattu tilaan.

Ennen Työajankirjauksien kirjausta pitää suorittaa Työajankirjauksen käyttöönotto. Käyttöönotossa käydään läpi kaikki Perustiedot -valikossa löytyvät toiminnot, joiden tiedot käyttäjän tulee tarkistaa. Tarvittaessa tiedot tulee muuttaa ja mahdollisesti puuttuvat tiedot luoda ohjelmaan. Kirjauslaji-toiminnossa määritellään kaikki erityyppiset kirjauslajit, joilla voidaan kirjata työaikaa. Mikäli käytössä on myös Palkanlaskenta, voidaan toiminnossa määritellä Kirjauslajia vastaavat Palkkalajit. Kirjauslajiryhmä-toiminnossa määritellään kirjauslajiryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan kirjauslajiryhmä, jolloin hänelle näkyvät työajan ja poissaolojen kirjauksessa vain valitun Kirjauslajiryhmän Kirjauslajit. Työtehtävä-toiminnossa määritellään työajankirjauksessa käytettävät työtehtävät. Työtehtävälle annetaan yksiselitteinen nimi, laskutuksessa käytettävä nimike ja tieto, onko työtehtävä käytössä. Työtehtäväryhmä-toiminnossa voidaan luoda erilaisia työtehtäväryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan työtehtäväryhmä, jolloin hänelle näkyvät vain valitun työtehtäväryhmän työtehtävät. Henkilöryhmät -toiminnossa voidaan luoda henkilöryhmiä, joiden avulla voidaan ryhmitellä henkilöt, joilla on sama työaika, kirjauslajiryhmä, työtehtäväryhmä, hyväksyjä ja kustannuspaikka. Kun luodaan uusi henkilö tai henkilön työsuhteen perustietoihin valitaan henkilöstöryhmä, henkilöstöryhmän tiedot kopioituvat henkilölle oletustiedoiksi. Tarvittaessa tietoja voi muuttaa henkilökortilla. Henkilökortisto -toiminnossa voidaan Henkilökorteille liittää kyseistä henkilö vastaava Passelin käyttäjä. Lisäksi voidaan antaa henkilölle tarvittavat roolit, sekä liittää käyttäjä haluttuun Kirjauslajiryhmään, Työtehtäväryhmään ja Henkilöryhmään.

Passelin työajankirjausosiossa voidaan kirjata Henkilökortistossa oleville henkilöille heidän työaikansa. Passeli työajankirjausosion kirjauksilla on myös yhteys Passelin projektinhallinta ja palkanlaskenta osioihin. Mikäli Passelin lisenssiin sisältyy Projektiseuranta- tai Projektinhallintaosio on työaikakirjaukset mahdollista kirjata projekteille, jolloin tiedot on käytettävissä Projektiseuranta- tai Projektinhallintaosion toiminnoissa ja raporteilla. Mikäli Passelin lisenssiin sisältyy Palkanlaskentaosio, on työaikakirjaukset kirjattavissa kirjauslajeille joille on annettavissa palkanlaskennan palkkalajitiedot. Sitä myötä palkanlaskennassa on mahdollista työajankirjausten tuonti toiminnolla tuoda kirjaukset pohjaksi palkkakauden palkkatapahtumille. Toistaiseksi tuonti on mahdollista suorittaa vain vaihtuvapalkkaisille palkansaajille. Samalla periaatteella ovat poissaolopäivät kirjattavissa ja sitä myötä tuotavissa palkanlaskentaan poissaoloiksi, molempien vaihtuva- sekä kiinteäpalkkaisten osalta. Työaikoja voi kirjata, joko työntekijä itse, hänen esimiehensä tai kirjausten päähyväksyjä. Henkilöiden roolit määritellään Henkilökortistossa. Myös se, mitä tietoja työajankirjauksessa voi nähdä, on määriteltävissä Henkilökortistossa. Esimerkiksi Työntekijä itse näkee vain omat kirjauksensa Esimies näkee oman ryhmänsä kirjaukset Päähyväksyjä näkee kaikkien työntekijöiden kirjaukset Työtunteja voi kirjata viikko tai päivätasolla. Kirjaustapa valitaan Työajankirjaus –toiminnossa. Jos esimerkiksi päivän aikana tehdään useita erilaisia töitä, voidaan käyttää päiväkirjausta. Mikäli työntekijä kirjaa päivälle vain tunnit yhdeltä työtehtävältä, voidaan käyttää viikkokirjausta. Työaika kirjataan Työajankirjaus –toiminnossa. Valitaan ensiksi Henkilö, jolle työtunnit kirjataan. Jos työntekijä itse kirjaa omat tuntinsa, niin henkilöä ei tarvitse erikseen valita. Kirjausosalla valitaan ensiksi Kirjauslaji ja työtehtävä. Kirjauslajit ja työtehtävät on määriteltävissä Työajankirjaus –osion yläpalkin ”Perustiedot” vallinnan kautta. Kirjaukselle voi antaa myös vapaamuotoisen selitteen Tämän jälkeen täydennetään tehdyt työtunnit Työajankirjaukset voidaan myös kohdistaa kustannuspaikoittain tai tiettyyn projektivaiheeseen, mikäli Passeli2012 ohjelmassa on Projektihallinta –osio. Työajankirjausten jälkeen, tallennetaan tiedot ”Tallenna” –painikkeesta Tämän jälkeen kuitataan tehty kirjaus valitsemalla rivi ja painamalla ”Kuittaa/Hyväksy kirjaukset” –painiketta. Kirjauksen jälkeen Hyväksyjä käsittelee tehdyt kirjaukset.

Tehtävät voidaan luoda asiakkaille toiminnanohjauksen Asiakkaat –näkymässä. Avaa Toiminnanohjauksen –toiminto Valitse ”Asiakkaat” –näkymä ja valitse asiakas, jolle haluat luoda tehtävän Paina työkalurivin ”Luo uusi tehtävä” –kuvaketta avataksesi tehtävä-ikkunan Syötä Tehtävälle otsikko ja selite. Voit merkitä henkilökortistosta vastuuhenkilöryhmiin merkityn henkilön vastuuhenkilöksi ja syöttää yksilöitävät tehtävätiedot. Tehtävälle voit kirjata myös ”Casen” syöttämällä Nimen ja valitsemalla vastuuhenkilön. Jos tehtävä liittyy olemassa olevaan caseen, case voidaan valita joko numero tai nimi –kentässä. Caselle voidaan myös määritellä myynticasen arvo, esim. tarjouksen summa Todennäköisyys –kenttään annetaan prosenttiarvo, joka kuvaa todennäköisyyttä kaupan syntymiselle Tehtävällä näkyy myös asiakkaan historiatiedot. Tallenna tehtävä työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta.

Kampanjat -ikkunassa ylläpidetään kampanjakohtaisia tietoja. Voimassa olevat kampanjat näkyvät kampanjaan kuuluvien henkilöiden toiminnanohjaus-toiminnon kampanjat -ikkunassa. Kampanjat luodaan ”Kampanjan ylläpito” -toiminnossa Kampanjalle syötetään yleistiedot, joihin kuuluu mm. kampanjaan kuuluvien henkilöiden lisäys ja voimassaoloaika. Kampanjoista voidaan myös luoda mallipohjia. Kampanjaan kuuluvat asiakkaat määritellään ”Asiakkaat” –välilehdellä Case ja Tehtävä –välilehdellä voidaan antaa kampanjan tehtävien kirjauksessa käytettävät oletustiedot. Annettuja arvoja käytetään kaikilla uusilla tehtävillä, jotka kirjataan Toiminnanohjaus -toiminnon Kampanjat -ikkunasta. Kampanja tallennetaan työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta.

Toiminnanohjauksen käyttöönotossa määritetään Väriluokat, Tehtävätyypit, Yhteydenottotavat ja Myyjäryhmät. Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Väriluokat” Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä kalenterimerkintöjä. Esimerkiksi tehtävätyypeille voidaan määrittää väliluokat. Väriluokan voit luoda ikkunan ”Uusi” valinnan kautta. Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Tehtävätyypit” Tehtävätyypeillä määritellään järjestelmään kirjattavien tehtävien tyypit, jotta voidaan helposti seurata ja eritellä, minkälaisia tehtäviä järjestelmään on kirjattu Selite –sarakkeeseen määritetään tehtävätyypin selite ja Luokka –sarakkeeseen mahdollinen väriluokka Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Yhteydenottotavat” Yhteydenottotavoissa määritellään tavat, joilla yhteydenotot yrityksen ja asiakkaiden välillä tapahtuvat. Esimerkiksi Puhelin, sähköposti jne. Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Vastuuhenkilöryhmät” Vastuuhenkilöryhmiä voidaan luoda, mikäli henkilökuntaa on mahdollista ryhmitellä, kuten esimerkiksi Myynti , Reskontra tai Asiakaspalvelu. Vastuuhenkilöryhmien luonnin jälkeen pitää henkilökortistossa valita jokaiselle henkilölle oma ryhmä, johon hän kuuluu sekä henkilön käyttämä käyttäjänimi, jota hän käyttää kirjautuessaan ohjelmaan.

Toiminnanohjauksen yleistoimintoon pääsette Toiminnanohjaus –osiosta. Toiminnanohjauksessa nähdään kirjautuneen käyttäjän tehtävät ja kalenteri. Toiminnossa voidaan myös tehdä uusia tehtäviä ja kontakteja avoimiin kampanjoihin. Oma sivu –ikkunassa nähdään kirjautuneen käyttäjän omat ”Tehtävät” ja tehtävien ”Caset” Tehtävät –ikkunassa voidaan katsoa tehtäviä vastuuhenkilöittäin Asiakkaat –ikkunassa nähdään asiakkaat ja valitulle asiakkaalle syötettyjä tietoja, kuten esimerkiksi Tehtävät, tarjoukset, myyntitilaukset, toimitukset ja laskut. Asiakkaille voidaan luoda uusi tehtävä valitsemalla asiakkaan tiedot aktiiviseksi ja valitsemalla työkaluriviltä ”Uusi tehtävä”. Tehtävän kirjauksesta löytyy oma ohje. Kalenteri –näkymässä nähdään henkilökohtainen kalenteri sekä voidaan tarkastella ryhmäkohtaisesti kalenteria. Kalenteria voi katsoa Päivä-, Viikko- ja Kuukausitasolla. Soittolista -näkymässä voidaan luoda soittolistoja useiden erilaisten asiakasrajausten avulla. Kampanjat -näkymässä kirjautunut vastuuhenkilö voi seurata niitä kampanjoita, joihin hänet on merkitty vastuuhenkilöksi.

Pankkiyhteys on aina konekohtainen, joten tietokoneen vaihdon yhteydessä pitää pankkiyhteyden palveluprofiili määritellä uudelleen uudella koneella. Allekirjoitusvarmenne pitää vanhalta koneelta tallentaa tiedostoon ja varmenne otetaan käyttöön tiedostosta uudella koneella. Vanhalla koneella: Avaa Pankkiyhteys –osio ja valitse “Palveluprofiilit” Avaa käytettävä palveluprofiili ikkunan työkalurivin painikkeesta “Näytä valittu palveluprofiili Kirjaa ylös “Palvelutiedot” -välilehdellä olevat sopimustiedot. Eli Nimi, Käyttäjätunnus ja mahdollinen aineistoryhmän tunnus (mikäli aineistoryhmätunnus on käytössä). Mene “Palveluvarmenteet” välilehdelle Kohdassa “Asiakkaan varmenteet” – “Allekirjoitusvarmenne” on “Vie” -painike, josta voitte painaa tallentaaksesi allekirjoitusvarmenteen tiedostoon Ruudulle avautuu ikkuna, jossa voidaan kyseinen varmenne tallentaa tiedostoon. Valitse tallennuskohde “Selaa” painikkeesta, esim. työpöytä. Kirjoita varmenteelle jokin kuvaava nimi, josta tunnistatte tiedoston. Tiedosto pitää suojata vielä salasanalla, jonka voitte keksiä itse ja kirjoittaa se kahteen kertaan avoinna olevassa ikkunassa. Kun tallennuskohde on valittu ja salasana kirjoitettu, paina “Vie varmenne” painiketta. Siirrä kyseinen luotu tiedosto esimerkiksi muistitikulle. Uudella koneella: Liitä muistitikku uudelle koneelle ja avaa uuden koneen Passeli ja avaa “Pankkiyhteys” –osio Avaa “Palveluprofiilit” ja valitse käytettävä palveluprofiili, jos sitä ei ole valittavissa niin paina “Luo uusi palveluprofiili” Valitse Pankkitili pankin tietoihin ja syötä täsmälleen samat tiedot “Web Service asiakastietoihin” mitä vanhalla koneella oli. Eli tiedot pitää olla täsmälleen samalla tavalla, myös nimessä ISOT ja pienet kirjaimet mukaan lukien. Tallenna tiedot “Tallenna” -painikkeesta. Valitse “Palveluvarmenteet” –välilehti Tarkista että Pankin varmenteet ovat “Voimassa” ja valitse Asiakkaan varmenteen “Allekirjoitusvarmenne” kohdasta “Tuo” –painike Valitse “Avaa tiedostosta” ja etsi varmennetiedosto muistitikulta. Syötä salasana, jonka annoit tiedoston luonnin yhteydessä. Tuo allekirjoitusvarmenne ohjelmaan. Tarkista että “Allekirjoitusvarmenne” on myös nyt “Voimassa”. Ja Tallenna tiedot. Nyt pankkiyhteys pitäisi olla toimintakunnossa.

Alla on listattuna yleisempiä aineistoja, joita voidaan hyödyntää Passeli ohjelmassa. Voit kuitata laskutus ja myyntireskontrassa suorituksia konekieliseltä tiliotteelta, SEPA tiliotteelta (xml) tai viiteluettelolta Voit vahvistaa ostoreskontrassa maksuaineistossa olevia maksuja konekieliseltä tiliotteelta tai SEPA tiliotteelta (xml) Voit tulostaa tiliotteen ainoastaan SEPA tiliotteelta (xml)

Tiliotteen voi tulostaa ainoastaan SEPA tiliotteelta (xml). Tiliotteen tulostus löytyy Pankkiyhteys- sekä Liikekirjanpito–osioista . Avaa Pankkiyhteys –osion yläpalkista ”Tulosteet” – ”Tiliotteen tulostus” Valitse tietokoneeltasi ladattu SEPA tiliote ja avaa se. Huomioi että tiedostotyyppi voi olla XML tai DAT. Valitse tiliotteen kieli ja tiliote avautuu internet selaimeen. Voit tulostaa tiliotteen esim. paperille internet selaimessa olevalla Tulosta –toiminnolla Liikekirjanpidossa osiossa tiliotteen tulostus on suoritettavissa Kirjanpito-valikossa Pankkitiliotteet-toiminnossa.

Passeli Pankkiyhteyden kautta voidaan noutaa aineistoja joita voidaan hyödyntää esimerkiksi suoritusten ja maksujen kuittausten kirjauksissa. Avaa Pankkiyhteys –osion ”Pankkiyhteys” –toiminto Jos teillä on useita Palveluprofiileita käytössä, valitse käytettävä palveluprofiili yläreunan ”Valitse” –painikkeen kautta Aineistolistaus –välilehdeltä voit hakea aineistoja ja myöhemmin ladata aineistot tietokoneellesi Tila –kentässä määritetään aineiston tila. ”Uusi” tarkoittaa esimerkiksi sitä, että haetaan aineistoja joita ei ole aiemmin ladattu. Aineistotyyppi –kentässä valitaan haettava aineisto. Alkaen ja päättyen päivämäärillä voit halutessasi määrittää ajanjakson, jolta haluat hakea aineistoja Voit hakea aineistot painamalla ”Hae aineistot” –painiketta Kun aineistot on listattuna, voit valita ladattavat aineistot Muista määrittää tallennushakemisto. Voit määrittää sen kentän oikeassa reunassa olevasta kansiokuvakkeesta. Aineistot latautuvat valitun kansion alikansioihin. Lataa aineistot painamalla ”Lataa valitut aineistot” –kuvaketta   Ohjelman kautta voidaan lähettää helposti aineistot, jotka on muodostettu ohjelmassa. Aineistoja voidaan myös lähettää ohjelman ulkopuolelta. Avaa Pankkiyhteys –osion ”Pankkiyhteys” –toiminto Jos teillä on useita Palveluprofiileita käytössä, valitse käytettävä palveluprofiili yläreunan ”Valitse” –painikkeen kautta Passeli aineistot –välilehdellä näet ohjelmassa muodostetut aineistot, jotka odottavat lähetystä Valitse aineistot jotka haluat lähettää ja paina ”Lähetä valitut tiedostot” Jos haluat lähettää tiedostoja, jotka ei ole valmiina Pankkiyhteys –osiossa, voit valita erikseen tiedostot ”Aineiston lähetys” –välilehdeltä Valitse Aineistotyyppi, eli minkälaista aineistoa olet lähettämässä Valitse tiedosto tietokoneeltasi. Tiedoston valintaan pääset ”Tiedostonimi” –kentän kansiokuvakkeesta. Voit tallentaa lähetyksen palautuksen automaattisesti valitsemalla ko. toiminnon. Palautteen tallennushakemiston voit valita ”Tallennushakemisto” –kentän kansiokuvakkeesta ”Lähetä tiedosto” –painikkeen kautta voit lähettää tiedoston

Passeli Yritys ohjelmassa on mahdollista määritellä automaattisesti käsiteltäviä aineistotyyppejä. Automaattisesti käsiteltäviä aineistoja ovat SEPA Tiliotteet, SEPA Maksupalautteet ja E-laskujen vastaanottoilmoitukset. SEPA Tiliote SEPA Tiliotteen automaattinen käsittely vaatii Liikekirjanpito –osion Passelissa. SEPA Tiliote on siis mahdollista tallentaa Passeli Yrityksen tietokantaan automaattisesti aineiston latauksen yhteydessä. Tallennuksen jälkeen SEPA Tiliote on käsiteltävissä ja tulostettavissa Liikekirjanpito –osion Pankkitiliotteet –toiminnosta. Toiminnosta voidaan kohdistaa mm. suorituksia, maksuja tai luoda uusia tositteita suoraan kirjanpitoon. Automaattisen käsittelyn SEPA Tiliotteelle saa aktiiviseksi, kun valitaan Pankkiyhteys –osion työkalupalkista ”Asetukset” – ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitaan ”Pankki” kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoitetaan SEPA Tiliote –kenttään tiliotteen aineistotyyppi. Aktivoi vielä kenttä ”Tallenna tiliote automaattisesti tietokantaan”, jonka jälkeen voit tallentaa tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte Pankkiyhteys –toiminnosta SEPA Tiliotetta, niin tiliote tallentuu tietokantaan ja tiliote löytyy Liikekirjanpito –osion Pankkitiliotteet –toiminnosta. SEPA Maksupalaute SEPA Maksupalautteita voi käsitellä automaattisesti mikäli käytössänne on Ostoreskontra –osio. Maksupalautteet luetaan ohjelmaan ja Maksuaineistojen hallinta –toiminnon kautta voi tarkastaa maksuaineistojen palaute-tilan. Avaa Pankkiyhteys –osion työkaluriviltä ”Asetukset” -> ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitse ”Pankki” kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoita SEPA Maksupalaute –kenttään SEPA Maksupalautteen aineistotyyppi. Aktivoi kenttä ”Käsittele palaute automaattisesti”, jos haluat lukea palautteet automaattisesti ohjelmaan. Mikäli haluat myös tulostaa palautteen käsittelyn jälkeen niin aktivoi ”Tulosta palaute käsittelyn jälkeen” –kenttä. Tulosteella näkyy palautteen tila ja mahdollinen hylkäyssyy, että miksi maksuaineistoa ei ole hyväksytty pankissa. Tallenna tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte Pankkiyhteys –toiminnosta SEPA Maksupalautteita, niin palautteet käsitellään automaattisesti ja mahdollisesti tulostetaan latauksen jälkeen. Tulostusikkuna aukeaa automaattisesti ruudullesi. Maksupalautteita voit käydä katsomassa Maksuaineistojen hallinnassa. Maksuaineistojen hallintaan pääsette Ostoreskontra –osion työkaluriviltä ”Ostoreskontra” -> ”Maksuaineistojen hallinta”. E-lasku vastaanottoilmoitus E-laskujen vastaanottoilmoituksia voidaan ladata Pankkiyhteyden kautta, jos olet lähettänyt Laskuttajailmoituksia ohjelmasta. Vastaanottoilmoitusten automaattinen käsittelyn kautta on mahdollista päivittää asiakkaiden tietoja, jotka ovat aktivoineet verkkolaskun vastaanoton. Avaa Pankkiyhteys –osion työkaluriviltä ”Asetukset” -> ”Pankkiyhteysohjelman asetukset” Valitse ”Pankki” –kenttään käyttämäsi Pankki ja kirjoita E-lasku vastaanottoilmoituksen aineistotyyppi sille määritettyyn kenttään. Aktivoi kenttä ”Käsittele vastaanottajailmoitus automaattisesti”. Tallenna tiedot ”Tallenna” –painikkeesta. Seuraavan kerran kun lataatte E-lasku vastaanottoilmoituksia Pankkiyhteyden kautta, ohjelma havaitsee aineiston ja käsittelee vastaanottoilmoituksen. Voitte päivittää esimerkiksi asiakkaan yleisiä tietoja ja verkkolaskutietoja kyseisen vastaanottoilmoituksen kautta.