Passeli Yritys käyttövinkit

Ohjelmasta voidaan poistaa tarpeettomaksi jääneitä asiakas- ja nimikekortteja. Kortteja voidaan poistaa käytöstä joko yksitellen tai massapoistona. Toiminnon jälkeen kortti ei näy enää kortistossa, mutta ne eivät poistu kuitenkaan kokonaan ohjelmasta.   Yksittäisen nimike- ja asiakaskortin käytöstä poistaminen tapahtuu seuraavasti: 1. Valitse haluamasi kortisto Kuva 1 2. valitse kortistosta kortti jonka haluat poistaa 3. Valitse haluttu kortti 4. Ota kortti muokkaus tilaan 5. Ota 'Asiakas/Nimike poistettu käytöstä' valinta käyttöön 6. Tallenna   Kuva 1   Käytöstä poistetut asiakaskortit ovat nähtävillä asiakaskortisto > oikeasta yläreunasta näytä > valitse valikosta poistetut. Kuva 2. Käytöstä poistetut nimikkeet ovat nähtävillä nimikehaussa. Kuva 3.   Kuva 2 Kuva 3   Kortistojen massapoisto tapahtuu seuraavasti: 1. Passelin työpöytä 2. Asetukset 3. Tietokantaoperaatiot 4. Kortiston massapäivitys 5. Valitkaa haluttu kortisto 6. Asettakaa Kuva 4 mukaiset asetukset, valitkaa halutut kortit ja painakaa 'Päivitä valitut kortit'   Kuva 4    

Tilanteissa joissa on kirjattu perusteetonta etua palkasaajalle ja ilmoitettu perusteetonta etua maksetuksi Tulorekisteriin tulee tehdä takaisinperintä maksetusta ylimääräisestä palkasta (=perusteettomasta edusta).   Takaisinperintä kirjataan alkuperäisellä palkkalajilla millä on liikaa maksettu, eli kirjattu perusteeton etu. Takaisinperintä suoritetaan kun seuraavaksi maksetaan palkkaa.   Suorita takaisinperintä seuraavasti: 1.Avaa seuraava maksettava palkkakausi 2.Luo palkkalaskelma ja kirjaa normaalisti palkansaajalle kuuluva palkka 3.Tee takaisinperintä samaisella palkkalajilla jolla palkkaa on kirjattu,maksettu ja ilmoitettu perusteettomana etuna. Annetaan palkkatositeriville palkkalaji ja valitaan riviosan työkaluvalikosta takaisinperintä, avautuvasta luettelossa on nähtävissä ja valittavissa takaisinperittävä palkka   HUOM! Palkkatapahtuman määrä tai yhteensä summa ovat negatiivisia, jos esim. tunnit pitää alkuperäiselle ajanjaksolle oikaistua, ne pitää antaa miinus merkkisenä ja palkkatapahtumalla on selitekentässä Takaisinperintä teksti ja palkkatapahtumalle tallentuu takaisinperintä tieto ja tämän kirjauksen osalta takaisinperitty summa välittyy tulorekisteriin.   Takaisinperinnän tiedot päivittyvät alkuperäisen palkkakauden ajanjakson kertymiin, oikaisemaan liikaa maksettuja palkkoja. Takaisinperinnän jälkeen alkuperäisellä palkkakaudella on ne palkkasummat ja tiedot mitä olisi silloin alunperin pitänyt olla. Kirjanpidolliset tapahtumien oikaisut ja korjaukset tulevan tälle takaisinperintä palkkakaudelle  

Tulorekisteri tietojen mitätöinti tulee tehdä vain tietyissä tilanteissa koska mitätöinnin yhteydessä ilmoitettu tieto poistetaan kokonaan Tulorekisteristä.   Palkkatietoilmoituksen mitätöinti tehdään vain seuraavissa tilanteissa:   ▪ maksupäivän korjaus ▪ palkanmaksukauden korjaus ▪ suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus ▪ Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus ▪ tulonsaajan syntymäajan korjaus ▪ eläkejärjestelynumeron korjaus ▪ työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus ▪ Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset: ▪ Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti ▪ Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.   Työnantajan erillisilmoitus mitätöidään vain seuraavissa tilanteissa:   ▪ kohdekauden korjaus ▪ suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus ▪ eläkejärjestelynumeron korjaus ▪ työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.   Yleensä tiedot korjataan siis tekemällä korvaava ilmoitus eli korjausilmoitus. Korjaustositteen ja korjausilmoituksen tekemiseen löydät tarkemman ohjeen täältä.   Mitätöinnin luominen ohjelmalla:   Passeli Yritys palkkaohjelmalla ilmoitusten mitätöinnit on suoritettavissa Tulorekisteriaineistot -toiminnossa. Työkaluvalikossa on Mitätöi aineisto -painike, mitätöinti luodaan aktiivisena olevasta aineistorivistä. Mitätöinti aineisto on lähetettävä tulorekisteriin ja saatava se "Käsitelty"-tilaan ennen kuin tehdään korjaavia toimenpiteitä ja korjausilmoituksen lähetystä Tulorekisteriin.   Palkkatietoilmoitus   Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Palkkatietoilmoitus mitätöitäväksi. Erikseen avautuvasta ikkunasta valitaan henkilö tai ne henkilöt joiden ilmoitus mitätöidään. Luotu mitätöintiaineisto lähetetään Tulorekisteriin ja odotetaan että mitätöintiaineisto saa "Käsitelty"-tilan. Kun Mitätöintiaineisto on hyväksytty Tulorekisterissä tehdään tarvittavat muutokset ja korjaukset palkkakaudelle tai muihin tarvittaviin toimintoihin ja luodaan palkkakaudelle korjaustositteet ja lähetetään palkkatietoilmoituksen korjausilmoitus Tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.   Työnantajan erillisilmoitus   Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Työnantajan erillisilmoitus mitätöitäväksi valitsemalla aineisto luettelosta ja luomalla mitätöintiaineisto ja lähetetään aineisto Tulorekisteriin. Tarvittaessa tehdään muutoksia ja korjauksia ja luodaan työnantajan erillisilmoituksen aineisto uudelleen ja lähetetään se tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.      

Tulorekisterillä on ohjeistus mitä ja miten ilmoitettuja tietoja korjataan sekä milloin korjaus on tehtävä. Korjaus on myös kohdistuttava oikeaan ilmoitukseen. Korjattavia ilmoituksia ovat Palkkatietoilmoitus ja Työnantajan erillisilmoitus.    Tässä käyttövinkissä käydään läpi yleisimmät tilanteet joissa korjaustosite ja korjausilmoitus on tehtävä.   Lyhyesti kerrottuna korjausilmoitus tehdään yleensä vain silloin kun palkansaajalle on jo maksettu tilille palkkaa liikaa ja tulee tulorekisterille ilmoittaa perusteettomasti maksetusta edusta ja seuraavalla palkkakaudella takaisin periä liikaa maksettu suoritus.   Takaisinperinnän tekemiseen löydät ohjeen täältä:   Toimi näin kun olet maksanut palkasaajalle liikaa palkkaa mutta et ole vielä ilmoittanut tietoja tulorekisteriin: 1.Valitaan palkkakausi missä on korjattavaa.Palkkatapahtumien hallinnassa valitaan palkkatosite minkä tietoja on korjattava ennen ilmoitusta  tulorekisteriin. 2.Avataa palkkatosite "Näytä tosite"-toiminnolla käsiteltäväksi  3.Valitaan tositteen kirjausikkunassa toiminto "Korjaustositteen luonti"  3.Saadaan näkyviin alkuperäisessä palkkatositteessa näkyvät palkkakirjausrivit,korjataan palkkariviä jossa virhe on ollut muokkaamalla summaa sellaiseksi kuin sen olisi pitänyt olla. 4. Tehdään uusi rivi johon haetaan samainen palkkalaji jolla virhe on ollut ja annetaan ylimääräisenä maksettu summa kyseisellä rivillä ja ohjelma tuo palkalle tiedon "perusteeton etu". 5.Palkkatositteelle suoritetaan vähennysten laskenta ja sekä palkkakauden hyväksyntä, ei maksua, olihan maksu jos suoritettu. Tämän jälkeen on palkkatietoilmoituksella oikeat tiedot lähetettävissä tulorekisteriin. Mikäli useammalle palkansaajalle on korjaustarpeita, käsitellään kaikki tarvittavat palkkatositteet ja lähetetään tulorekisteri-ilmoitus oikein tiedoin. 6. Korjausilmoitus lähetetään Tulorekisteriaineistot-toiminnossa  Tilanteessa jossa palkansaajalle on maksettu liikaa ja ilmoitettu tulorekisteriin, tehdään korvaava ilmoitus:    Toimitaan aivan samoin kuin tilanteessa missä on maksettu mutta ei vielä ilmoitettu palkkatietoilmoitusta (kts. ylhäältä tarkempi ohjeistus korjaustositteen ja korjauilmoituksen luomiseen). Poikkeuksena tässä tilanteessa on se, että aineisto mikä lähetetään korjausten jälkeen tulorekisteriin on korjausilmoitus alkuperäiseen ilmoitukseen ja sillä on tulorekisteriaineistot toiminnossa Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne. monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä.   Huomaathan että mikäli suoritetaan korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus ainesto luotu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoitus laadittava uudelleen. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin, kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.   Mikäli on suoritettu korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus aineisto ilmoitettu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoituksesta tehtävä uusi ilmoitus ja lähetettävä se tulorekisteriin. Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin,kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.

 Danske Bankin Web Services pankkivarmenteet erääntyvät 27.4.2018. Pankkivarmenteet niin salaus, kuin allekirjoitusvarmenne tulee uusia ennen niiden erääntymistä jotta aineistojen lähettäminen ja noutaminen onnistuu edelleen Web Services-kanavan kautta ilman yhteyden katkeamista. Uusit varmenteet Passelissasi seuraavasti: 1. Avaa Pankkiyhteys ja valitse Palveluprofiilit 2. Valitse pankkitili jonka varmenteet uusitaan tuplaklikkaamalla Pankkitilirivin päällä 3. Tarkista palvelutiedot välilehdeltä että myös kieli on valittuna palvelutiedoissa, jos ei ole, valitse FI ja paina tallenna. 4. Palveluvarmenteiden uusimiseksi valitse Palveluvarmenteet välilehti. Mikäli salausvarmenne on "Umpeentumassa"- tilassa paina : "Lataa varmenteet pankin palvelusta" ja Salausvarmenteesi tulisi muuttua "Voimassa" - tilaan. Mikäli myös allekirjoitusvarmenteesi on "Umpeentumassa" tilassa paina: "Luo/ Uusi varmenteet" ja Allekirjoitusvarmenteesi tulisi muuttua "Voimassa"-tilaan. 5. Muista tallentaa tekemäsi muutokset jotta voit jatkaa pankkiyhteyden käyttöä normaalisti.  

 Tavaroiden maahantuonnin arvonlisäverotus siirtyi Tullilta Verohallinnolle 1.1.2018 arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkittyjen tekemien tuontien osalta. Nämä tuojat laskevat ja ilmoittavat maahantuonnista suoritettavan veron ja veron perusteen oma-aloitteisesti arvonlisäveroilmoituksellaan kuten muutkin verokaudelle kohdistettavia liiketoimia koskevat tiedot. Maahantuonnin suoritettava vero kohdistetaan sille kalenterikuukaudelle, jonka aikana tullauspäätös on annettu ja samalle kuukaudelle kohdennetaan vastaava vähennys. Jos tuodut tavarat käytetään kokonaan vähennyskelpoiseen tarkoitukseen, ei tuonnin osalta jää arvonlisäveroa maksettavaksi. (www.vero.fi) Passeli Yritys ohjelmassa tämä tarkoittaa sitä, että pitää luoda tilikarttaan näiden tapahtumien kirjaamiseen tarkoitetut tilit, jotta tiedot saadaan siirrettyä ALV-raportille oikeiden ALV-koodien mukaisesti. Tässä ohjeessa käydään läpi uusien tilien luonti tilikarttaan, sekä esimerkkikirjaukset yhdelle tapahtumalle. Kun tavaroiden tuonti EU:n ulkopuolelta on vähennyskelpoista, tehdään tilikarttaan omat tilinsä vähennyskelpoisille EU:n ulkopuolisille ostoille ja valitaan tilin alv-tiedot välilehdelle oikea verolaji käsittely. Kun tavaroiden tuonti EU:n ulkopuolelta on veron alaista, ei vähennyskelpoista, tehdään tilikarttaan omat tilinsä ei vähennyskelpoisille EU:n ulkopuolisille ostoille, ja valitaan tilin alv-tiedot välilehdelle oikea verolaji käsittely.   Esimerkkinä oheisessa kirjauksessa toimii verottajan sivuiltakin löytyvä esimerkki:     Ostolaskujen kirjaus 1. Jos olet saanut ostolaskun ulkomaiselta toimittajaltasi, niin kirjaa se normaalisti ohjelmaasi verottomana. Esimerkissäni olen kirjannut ostot 4131 - Ostot tuonti tilille, joka on veroton ostotili   2.Mikäli saat satamalta laskun ja kierrätät sen ostoreskontran kautta, kirjaa kyseinen osto verolliselle EU ulkopuoliset ostot vähennyskelpoinen tilille, tässä esimerkissä olen käyttänyt tiliä 4143- Tavaratuonnit EU ulkopuolelta. 3.Kun saat virallisen tullauspäätöksen kirjataan tulleen päätöksen mukaan tavaran tullausarvo uudelleen (= käytännössä toimittajaltasi saadun ostolaskun mukainen summa) sille tilille mille se kuuluu, eli tässä esimerkissä olen käyttänyt tiliä 4143- Tavaratuonnit EU ulkopuolelta, vähennyskelpoinen. Koska olet jo kertaalleen kirjannut kauppa-arvon (kts. kohta 1 ) ostoreskontraan tulee sinun korjata vienti ostoreskontrassasi tekemällä alla olevan esimerkin mukainen vähennys rivi koskien tiliä jolle olet alun perin ostolaskun kirjannut, esimerkissäni olen tietenkin käyttänyt tiliä 4131 ostot tuonti jolle kohdassa 1 olen kirjauksen tehnyt. Tullauspäätöksestä löydät myös tullin kantamat tullit ja kyseiset kulut tulee kirjata samalle tilille kun tullauspäätöksen kauppasumman mukainen summa esimerkissäni se on tili 4143- Tavaratuonnit EU ulkopuolelta, vähennyskelpoinen. 4.Mikäli lasti vielä kuljetetaan huolintayhtiön toimesta tulee kyseisistä kuljetuskustannuksista kirjata oma ostolaskunsa järjestelmään ja vienti tehdään tietenkin jälleen ostot EU ulkopuolelta tilille esimerkissäni kyseinen tili on 4143- Tavaratuonnit EU ulkopuolelta, vähennyskelpoinen Ohessa vielä ostopäiväkirjasta ote vietyjen kirjausten jälkeen.   Esimerkki vielä ostorahti tositteesta kirjanpidon puolelta :   Kun kirjaukset on luotu käyttäen oikeita tilejä joilla on oikeat alv-tiedot asetettuna tilien taakse  ja alv-ajo on suoritettu saadaan alv-laskelma kuten sen tulisi olla. Koska tuodut tavarat käytetään kokonaan vähennyskelpoiseen tarkoitukseen, ei tuonnin osalta jää arvonlisäveroa maksettavaksi. (www.vero.fi) Tavaratuonti EU:n ulkopuolelta ei vähennyskelpoinen käsitellään käytännössä aivan samalla tavalla kuin vähennyskelpoinenkin, mutta kirjanpidon tilille jolle viennit viedään, tulee alv-tiedot välilehdellä olla määritelty alv-käsittely Ostot EU ulkopuolelta, ei vähennyskelpoinen esimerkissäni kyseinen tili on 4144 – Ei vähennyskelpoinen tavaratuonti EU:n ulkopuolelta.  1. Tuontilasku joka toimittajalle maksetaan, kirjataan esimerkissäni verottomalle 4131- Ostot tuonti tilille 2. Satama ym. lastinkäsittelyn kulut maksetaan satamalaitokselle ja kirjataan 4144 – Ei vähennyskelpoinen tavaratuonti EU:n ulkopuolelta. 3.Saat tullauksen laskun = tullauspäätöksen, joka myös määrittelee tuonnin verotettavan arvon, maksetaan tullille ja samassa laskussa kirjataan vastakirjaus aikaisemmin kirjattuun toimittajaltasi saatuun tuonti laskuun (kts. kohta 1). 4.Mikäli lasti vielä kuljetetaan huolintayhtiön toimesta, tulee kyseisistä kuljetuskustannuksista kirjata oma ostolaskunsa järjestelmään ja vienti tehdään tietenkin jälleen ostot EU ulkopuolelta tilille, esimerkissäni kyseinen tili on 4144- Ei vähennyskelpoiset Tavaratuonnit EU ulkopuolelta   Ohessa ostolakupäiväkirjan merkinnät kirjausten jälkeen:     Kun viennit on viety kirjanpidollisesti oikeille tileille, joissa on oikea verokäsittely alv-tiedot välilehdellä niin tällöin alv-ilmoituksella ilmoitettava, tässä tapauksessa maksettava vero näkyy oikeassa paikassa  

 Mikäli sinulla on asiakaskortit perustettuna exceliin,voit näppärästi tuoda koko kortiston kerralla Passeli ohjelmaasi.   Toimi näin:   1) Luo excel tai tarvittaessa vain siivoa olemassa oleva excel tiedosto. Huolehdi että asiakastiedot ovat aina samalla rivillä asiakkaittain ja otsikot ja turhat rivit joita ohjelmaan ei voi tuoda on poistettu. Ohessa esimerkki kuva oikeanlaisesti muodostetusta excelistä.                 2)  Kun excel on valmis ja tarkastettu tallennetaan se "Tallenna nimellä" toiminnolla txt-muotoon valitsemalla muoto "Teksti (sarkainerotin).                    3) Asiakkaat tuodaan Passeliin valitsemalla Laskutus ja myyntireskontra-osio - "Kortistot"- Asiakkaiden tuonti txt-tiedostosta. Nimetään profiili ja valitaan ”Tiedoston muoto” kohtaan ”Merkkierottelu”. Valitaan Välimerkiksi ”;” eli puolipiste (luetteloeroitin). Valitaan ”Tiedoston kentät” kohtaan ne kentät mitä excel-tiedostossakin on. Valitaan ne siinä järjestyksessä kuin excelissä ne on luettuna vasemmalta oikealle eli esimerkissämme  , ”YTunnus" , ”Osoite” , ”Postinumero” jne. Tallennetaan profiili.     4) Valitaan perusnäkymässä luotu profiili ja tuontitiedosto kohtaan haetaan koneelta ja  valitaan aikaisemmin luotu txt-tiedosto ja tarkistetaan ja valitaan tarvittavat muut päivitettävät tiedot. Ennen tuonnin aloitusta toiminnolla "Kokeilu" näet tuoko ohjelma tiedot omiin kenttiinsä oikein. Kun " Kokeilu" on suoritettu voit sulkea sen "Sulje" toiminnolla ja aloittaa perusnäkymässä varsinaisen tuonnin painamalla "Aloita".     Asiakkaiden tuonti on valmis kun ohjelma kertoo että asiakkaat on lisätty kortistoon. Voit tarkistaa tuonnin jälkeen että asiakkaat löytyvät asiakaskortistosta.        

 Mikäli sinulla on kanta-asiakkaita tai sopimushinnoitteluasiakkaita, joille tuotteita myydään aina edukkaammalla hinnalla kuin perushinta, voit luoda asiakaskohtaisia hinnastoja tarpeesi mukaisesti.   Hinnasto luodaan Passelissa valitsemalla "Kortistot"-  "Nimikekortisto"- "Perustiedot"- "Hinnastojen ylläpito"      Uuden hinnaston voit luoda Luo uusi hinnasto-toiminnolla (kts. kuvan osoittama nuoli)     Anna hinnastolle nimi valitse hinnoittelutapa joko alennus% tai kiinteä hinta (esimerkissä käytetty kiinteähinta tyyppistä hinnoittelua). Voit halutessasi luoda myös hinnaston kausikohtaiseksi jolloin se on voimassa vain tietyn ajanjakson.      Valitse hinnastoon tuotteet (painamalla suurennuslasia joka avaa nimikekortiston (kts. ylläoleva kuva) ja valitse kortistosta haluamasi tuotteet) jotka haluat asiakkaalle käsiteltäväksi asiakkaan kanssa sovitun hinnan mukaiseksi.   Kun olet hakenut tuotteet ja painanut ok ne liisääntyvät hinnastoon, tämän jälkeen voit hinnoitella ne joko antamalla alennus% kentässä prosentuaalisen alennuksen tai hinnoittelemalla kiinteän hinnan uusiksi veroton kentässä. Kun hinnoittelu on valmis paina tallenna.     Tehty hinnasto käydään määrittelemässä käyttöön asiakaskortistossa asiakkaan kortin muut tiedot välilehdelle, (muista tallentaa asiakaskortille tehdyt muutokset painamalla levykkeen kuvaa) jolloin ohjelma käyttää asiakkaalle valittua hinnaston mukaista hintaa myytäessä hinnastosta löytyviä tuotteita.        

 Saat palkkatietoilmoituksen luotua ja lähetettyä tulorekisteriin näppärästi Passelistasi. Tämän käyttövinkin tarkoituksena on opastaa palkkatietoilmoitusten luomisessa ja lähetyksessä.    Palkkatietoilmoituksen luonti: 1.Luo ensin palkkalaskelmat ja tee verojen ja vähennysten laskenta 2.Palkkakauden hyväksynnän yhteydessä muodostuu tulorekisteriin ilmoitettava palkkatietoilmoitus.   Laskentaryhmä -kentässä näkyy aktiivinen laskentaryhmä. Palkkakausi -kentässä näkyy aktiivinen palkkakausi. Tulorekisteriaineiston tiedot -kentissä annetaan Aineiston muodostaja ja Aineiston yhteyshenkilön tiedot. Aineiston muodostaja tiedon Y-tunnus tulee yrityksen perustiedoista (Y-tunnus voidaan muuttaa mikäli aineiston muodostaja ja lähettäjä on eri kuin palkkoja maksanut yritys). Aineiston yhteyshenkilön tiedot kenttien tiedot tulevat oletuksina aktiivisena olevan laskentaryhmän perustiedoista. Nimi, puhelinnumero ja sähköposti tiedot menevät tulorekisteriaineistoon sisällöstä vastaavan henkilön tietokenttiin. Y-tunnus, Nimi ja Puhelinnumero ovat pakollisia tietoja.   Palkkatietoilmoituksen lähetys Tulorekisteriin: Palkkatietoilmoituksen lähetykseen tulorekisteriin on kaksi mahdollisuutta. 1. Suositeltavaa, ainakin aluksi,olisi lähettää Palkkatietoilmoitukset "Tulorekisteriaineistot" toiminnon kautta. Kyseisessä toiminnossa mahdollistetaan aineistojen tarkastus ennen aineiston lähetystä.    2.Voit lähettää palkkatietoilmoituksen halutessasi jo palkanmaksun yhteydessä toiminossa "Palkan maksu" Toiminnossa voit tarpeesi mukaan valita joko : "Kuittaa ja lähetä" tai "Luo aineisto ja lähetä" Näet lähetettyjen aineistojen tilan ja mahdolliset virheet "Tulorekisteriaineistot" -toiminnossa.

Kuukauden maksetuista palkoista on laadittavissa ja lähetettävissä työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin. Kohdekaudelle kuuluvien palkkakausien on oltava maksettu tilassa jotta ilmoituksen voi laatia. Mikäli jokin kohdekauden palkkakausi ei ole maksettu tilassa, ohjelma antaa tiedotteen ja erillisilmoituksen luonti ei ole mahdollista.    Työnantajan erillisilmoituksen luonti ja lähetys suoritetaan seuraavasti: 1. Valitse Palkanlaskenta-osio 2. Valitse "Työnantajan erillisilmoitus" -toiminto osion etusivulta 3. Aineiston muodostaja -kenttään annetaan aineiston muodostajan ja toimittajan Y-tunnus. Tieto on pakollinen.  4. Aineiston yhteyshenkilön tiedot -kenttiin annetaan ilmoituksen sisällöstä vastaavan yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero. Tiedot ovat pakollisia, lukuunottamatta sähköpostia. Huomaathan että oletustiedot tulevat laskentaryhmän tiedoista.  5.Kohdekausi -kenttiin valitaan kuukausi ja vuosi jonka tiedoista ilmoitus laaditaan. Ilmoitukselle tulevat valintojen mukaisien palkkakausien tiedot joiden tila on maksettu.  6.Ei palkanmaksua -valintaruksi valitaan silloin kun ei ole kohdekaudella maksettuja palkkoja. Erillisilmoitus on tässäkin tilanteessa tulorekisteriin toimitettava.   Kun tarvittavat tiedot on annettu valitse haluttu tapa luoda ja lähettää aineisto: 1. Mikäli valitset "Luo aineisto" niin saat työnantajan erillisilmoituksen myös tarkasteltavaksi internet selaimeesi ja lähetät ilmoituksen "Tulorekisteriaineistot"-toiminnossa eteenpäin,josta ohjelma ilmoittaa vielä erikseen. Kts. allaolevat kuvat.   2. Voit valita halutessasi myös "Luo ja lähetä aineisto" jolloin aineisto lähtee luonnin yhteydessä eteenpäin.    Huomaathan  että työnantajan erillisIlmoitus on laadittava ja toimitettava tulorekisteriin kohdekauden maksettujen palkkojen jälkeisen kuukauden viidenteen päivään mennessä.

 Jotta voit lähettää tulorekisteriaineistot Passelistasi tulorekisteriin tulee sinulla olla noudettuna ja tallennettuna varmenne Passeli ohjelmaasi.   Ennen varmenteen noutoa yrityksen on tullut tehdä hakemus Tulorekisterin teknisen rajapinnan käytöstä jolloin tekniselle yhteyshenkilölle toimitetaan turvasähköposti josta löytyy kohta "Avaa viesti" jota tulee klikata saadakseen pinkoodin tekstiviestillä jolla tullut turvattu viesti saadaan avattua.   Kun saat pinkoodin puhelimeesi,kirjoita se sille kuuluvaan kohtaan jonka jälkeen viesti aukeaa     Sähköposti sisältää transferid ja transferpaswordin jotka tarvitset jotta voit käyttöönottaa varmenteen. Huom! Suosittelemme kopioimaan yllämainitut tiedot ja liittämään ohjelmaan oikeille paikoilleen.   Varmenne noudetaan ja käyttöönotetaan seuraavasti:   1.Valitse Palkanlaskenta osiossa Perustiedot-välilehti-Tulorekisterin varmenne  2. Täytä varmenteen noutoa varten seuraavat tiedot: -Yritys -kenttään annetaan yrityksen nimi samalla tavalla kuin teknisen rajapinnan hakemuksessa annettiin -Y-tunnus -kenttään annetaan yrityksen Y-tunnus samalla tavalla kuin teknisen rajapinnan hakemuksessa annettiin -TransferID -kenttään annetaan turvasähköpostilla tullut TransferID -Transfer Password -kenttään annetaan turvasähköpostilla tullut Transfer Password -Tilitoimistovarmenne -valinta valitaan voimaan mikäli yritys on valtuutettu toimimaan toisten Passelissa olevien yritysten puolesta ja varmennetta haettaessa on valittu, että organisaatio voi ilmoittaa tietoja toisen tahon puolesta. Valinnan ollessa voimassa, on ohjelmalla mahdollista toimittaa useamman yrityksen osalta Tulorekisteri-ilmoituksia samaa varmennetta käyttäen. HUOM! Varmenteen käyttöönotto suoritetaan näin vain sen yrityksen osalta minkä nimissä hakemus on tehty,muille yrityksille sama varmenne käyttöönotetaan  alempaa löytyvän ohjeen mukaan. -Hyväksy-kohta:"Hyväksyn varmenteen tallentamisen Visma Passelin toimesta" (valinta on oltava valittuna jotta Lataa uusi varmenne painike on käytettävissä).  -Valitse: "Lataa uusi varmenne" saadaksesi varmenteen noudettua.    Mikäli otit varmenteen käyttöön valinnalla tilitoimistovarmenne teet varmenteen käyttöönoton muihin yrityksiin seuraavasti: 1. Valitse käsiteltävä yritys 2. Valitse perustiedot-Tulorekisterin varmenne 3. Jos ko. yrityksen y-tunnusta ei vielä ole paikallaan anna se sille kuuluvaan ruutuu 4. Jos ko. nimi ei näy niin anna se sille kuuluvaan ruutuun 5. Valitse "Käytä toisen yrityksen varmennetta" alta alasvetolaatikosta yrityksen nimi jolle varmenteen käyttöönotto suoritettiin alusta loppuun 6. Laita valinta ruksi kohtaan "Hyväksyn varmenteen tallentamisen Visma Passelin toimesta" 7.Lataa uusi varmenne   HUOM!Latauksen yhteydessä Visma Passeli tallentaa varmenteen Visma Passelin säilöön, ei siis käytettävälle tietokoneelle, näin esimerkiksi uudelle koneelle ohjelman käyttöönottotilanteissa, varmenne on myös otettavissa helposti käyttöön.   Kun varmenne on otettu onnistuneesti käyttöön ,toiminnossa on nähtävissä varmenteen tila, voimassaolo ja voimassolon päättyminen.      

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti.

 Kun maksetaan esimerkiksi kertatuloiksi luonnehdittavia tuloja kuten esimerkiksi bonuksia,tulee palkkalaskelmalla määritellä tälläinen palkka kertatuloksi jotta tieto välittyy Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksissa.   Palkka määritellään kertatuloksi Palkkalaskelmaa kirjattaessa seuraavasti: 1. Paina kuvaketta "Näytä tai piillota riviosan sarakkeita" saadaksesi Kertatulosarakkeen näkyviin 2. Valitse palkkalaji jolla kertaluontoiseksi määriteltävää tuloa haluat maksaa,anna summa ja aseta valinta kenttään "Kertatulo". Kirjaa palkkatosite loppuun ja tee verojen ja vähennysten laskenta ja kuittaa maksetuksi tai luo maksuaineisto pankkiin lähetettäväksi kun ajankohtaista. Palkkatietoilmoituksella eritellään kertatulo Tulorekisterin vaatimusten mukaisesti.      

2019 vuoden vaihteesta Palkkaennakon ja vähennyksen käsittely muuttuu tulorekisterin tullessa käyttöön. Palkkaennakosta tulee tilastoida ja maksaa tavanomaiset työantaja ja työntekijä kulut. Palkkaennakkoa ja sen vähennystä tullaan käsittelemään kuten normaalia rahapalkkaa.   Kaikkien Passeliin perustettavien uusien yritysten osalta palkkalajit on jo muutettu uuden ilmoitustavan vaatimusten mukaisesti.     Ohessa ohje tulorekisterin mukainen Palkkaennakon – ja vähennyksen mukainen käsittely vuodesta 2019: Ennakkopalkan maksuun ja vähennykseen käytettävät palkkalajit tulee tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa verottajan ja tulorekisterin linjauksen mukaiseksi vuoden 2019 alusta eli Palkkaennakkoa – ja vähennystä tulee käsitellä kuin normaalia rahapalkkaa ja se tulee tilastoitua ja siitä tulee maksaa työnantajan ja työntekijän kulut.   Tuntipalkkalaisten ennakkopalkan maksuun käytetään palkkalajia 119 tai uusissa perustetuissa yrityksissä palkkalaji 118 ja tyypiksi määritellään rahapalkka ja tilastoidaan laskureilla 1 ja 2 rahapalkaksi ja ennakonpidätyksen alaiseksi palkaksi. Kuukausipalkkalaisten ennakkopalkan maksuun käytetään palkkalajia 1019 ja tilastointi laskureilla 1 rahapalkaksi ja laskurilla 2 ennakonpidätyksen alaiseksi palkaksi. Aseta siis palkkalajeillesi nuolen osoittamat tiedot:       Palkkaennakon vähennyskin jatkossa käsitellään rahapalkkana ja tällöin maksamisen yhteydessä palkkaennakon vähennys annetaan negatiivisena lukuna kun se aiemmin on ollut automaattisesti vähentävä palkkalaji.   Aseta siis palkkalajeillesi nuolen osoittamat tiedot:     Ohessa käsittely esimerkkicase ennakkopalkan käsittelystä :   Asiakkaan kysymys: Nyt kun jatkossa palkkaennakoita varten pitää tehdä erillinen palkka-ajo, niin miten veropäivät pitää laittaa siihen? Meillä on normaali palkanmaksupäivä 31.pv ja mahdollisia palkkaennakoita maksetaan 15.pv, mutta se ei ole kuitenkaan puolen kuun palkka, vaan vapaavalintainen summa mikä aina maksetaan. Vai onko veropäivillä enää merkitystä uuden verotuksen myötä, kun kaikilla on yksi vuosituloraja verokorteissa?   Vastaus: Tällöin voi tehdä 2 päivän mittaisen palkkakauden halutuille päiville ja maksupäivän kuten sovittu ja antaa työpäiviin 0 ja veropäiviin 0.Ja tehdä ennakkopalkan käsittely haluttujen summien mukaisesti palkkalaskelmalla ja normaalisti verojen ja vähennysten laskennan. Normaalisti maksettavalla palkkakaudella annetaan oikea palkanlaskentajakso sekä veropäivät että työpäivät kuten kuuluu ja kirjataan palkkalaskelma jossa huomioidaan maksettu ennakkopalkka.   Kirjausesimerkit alla : 1.Ennakkopalkalle tehtävä palkkakausi ja palkan kirjaus:   Palkkatietoilmoitus ennakkopalkasta:     2. Normaalin Palkkakauden luonti ja palkkalaskelman kirjaus jossa huomioidaan palkkaennakon vähennys:  Palkkatietoilmoitus normaalista palkkakaudesta jossa on huomioitu ennakkopalkan vähennys:    

Seuraavassa käyttövinkissä käymme läpi miten Passelissa voidaan käsitellä palkansaajan poissaoloja ja miten poissolotiedot saadaan välittymään Tulorekisteriin.    Poissaolokoodien luonti: Poissaolokoodit luodaan sekä palkallisille poissaoloille että palkatomille poissaoloille ja tämän lisäksi tuntipalkkalaisille luodaan omat poissaolokoodit ja kuukausipalkkalaisille omat. Poissaolokoodit luodaan täällä: Perustiedot-Poissaolokoodit Koodi -kenttään annetaan poissaolokoodi. Pituus enintään 10 merkkiä, pakollinen Selite -kenttään annetaan poissaolokoodia kuvaava selite. Pituus enintään 35 merkkiä, ei pakollinen Palkkalaji -kenttään voidaan valita palkkalaji, jos halutaan, että ohjelma luo automaattisesti poissaolosta palkkatapahtuman sen palkkakauden uudelle palkkalaskelmalle, mihin poissaolo kohdistuu. Palkaton -kenttään laitetaan valinta voimaan jos kirjattava poissaolo on palkatonta poissaoloa. Poissaolon syy -kenttään valitaan luettelosta poissaolon syy. Palkaton ja poissaolon syy tiedot ovat tulorekisterin ilmoitukseen liittyviä ja sinne välittyviä poissaolon tietoja jotka tulee poissaolokoodille antaa jotta palkkatietoilmoitukselle poissaolosta muodostuu tarvittavat tiedot. Kirjattaessa kaikki palkattomat ja palkalliset poissaolot palkkatapahtumiksi, niin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot saavat tarvitsemansa tiedot. Yritykseltä poissaoloihin liittyvät tietojen kyselyt pitäisi näin vähentyä tai jäädä kokonaan tarpeettomiksi. Ohessa esimerkin mukainen kuva luoduista poissaolokoodeista:   Kun poissaolokoodit on luotu käydään lisäämässä poissaolokäsittelyä varten tietoja myös Palkkalajeille täällä: Perustiedot-Palkkalajit Lisää poissaolopalkkalajin tietoihin vähintäänkin sille sopiva poissaolokoodi. Tarvittaessa lisää myös lisäpalkkalajit ,yleensä varsinkin kuukausipalkkalaisten poissaolojen ollessa kyseessä kuukausipalkan korjaus/vähennys palkkalaji eli 9900 on hyvä lisätä lisäpalkkalajiksi,ohjelma ymmärtää tällöin tuoda kyseisen lisäpalkkalajin  automaattisesti palkkatapahtuman kirjaukseen kun se on linkitetty poissaolopalkkalajille.  Kuukausipalkkaa kun pitää korjata sen verran kun esimerkiksi sairasajan palkkaa kuukausipalkan sijasta maksetaan. Parhaiten ohjelman saa toimimaan kun huomioidaan erityisesti kuukausipalkkalaisten poissaolojen suhteen myös se mikä on palkkalajien ahinnan peruste  ja miettiä onko ko palkkaperuste käytössä myös henkilökorteilla ja onko henkilökorteille asetettu myös työpäivä/tuntijakaja koska ihanne tilanteessa ohjelma tuo  hinnan ja poissaolopäivien määrän valmiiksi palkkalaskelmalle. Tuntipalkkalaisillehan käsittely on yksinkertaisempi tuntipalkkaa maksetaan niistä tunneista kun on oltu töissä ja sairasajan palkkaa niistä tunneista kun on oltu pois,tällöin ei yleensä tarvitse tuntipalkkalaisten palkkalajeilla murehtia lisäpalkkalaji määrityksiä toisin kuin kuukausipalkkalaisilla.  Poissaolopalkkalajin määrityksistä esimerkki kuva: Lisäpalkkalajien määrityksistä esimerkki kuva:   Poissaolojen kirjaus ja tuonti palkkalaskelmille: Kun poissaolokoodit on luotu ja palkkalajeille on tehty tarvittavat määritykset voidaan henkilölle kirjata poissaolot. Mikäli poissaolokirjaukset tehdään ja poissaolon aikaväli osuu palkkajakson aikaväliin ohjelma osaa vakiopalkkojen luonnin yhteydessä tuoda poissaolot palkkalaskelmille tai jos palkat kirjataan käsin palkkatapahtumien kirjaus toiminolla niin ohjelma kysyy poissaololleelle henkilölle palkkalaskelmaa kirjatessa "Tuodaanko työtä korvaava poissaolo palkkalaskelmalle" johon käyttäjä voi vastata kyllä ja ohjelma tuo poissaolot palkkalaskelmalle. Poissaolot kirjataan täällä: Perustiedot-Poissaolot Laskentaryhmä -valikosta valitaan haluttu ryhmä, jonka palkansaajat tulevat palkansaaja valintaan käytettäviksi. Palkansaaja -valikosta valitaan palkansaaja, jonka poissaolotietoja halutaan kirjata. Poissaolokoodi -kenttään annetaan poissaoloa vastaava koodi jotka olet luonut Perustiedot-Poissaolokoodit toiminnolla Selite -kentässä näytetään poissaolokoodin selite. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Ppvm -kenttään annetaan poissaolon loppupäivämäärä. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Lomaoikeus Ppvm -kenttään annetaan päivämäärä, jonka jälkeen palkansaajalle ei kerry vuosilomaa. Tunnit -kenttään annetaan poissaolon kesto tunneissa. Mikäli poissaolo kestää täysiä päiviä, tunteja ei anneta.  Päivät -kenttään annetaan poissaolo kesto päivissä. Lisätietoa -kenttään voidaan antaa poissaoloon liittyvää lisätietoa. Lisätieto siirtyy palkkatapahtuman selitteeksi, jos poissaolosta luodaan palkkatapahtuma palkkalaskelman luonnin yhteydessä. Esimerkki kuvissa Jouko on ollut sairaana kaksi päivää ja hänelle on tehty poissaolokirjaus Passeliin ja poissaolot tuodaan palkkalaskelmalle ja huomioidaan että Joukolle maksetaan kuukausipalkkaa sen verran vähemmän kun sairasajanpalkkaa vastaavalta ajalta kuukausipalkan tilalle maksetaan.      

 Tuote tai palvelukortiston voi tuoda Passeliin massana. Ohessa tarkempi ohjeistus nimikkeiden tuontiin .   Nimikkeet tulee olla excelissä omissa sarakkeissaan. Tässä esimerkissä excelissä on omissa sarakkeissaan Nimikekoodi,Nimikkeen nimi,Myyntihinta ja Ostohinta. Sarakkeilla ei saa olla otsikointia.     Kun excel on rakennettu valmiiksi tallennetaan se "Tallenna nimellä" -vaihtoehdolla txt-muotoon valitsemalla Teksti (sarkainerotin).       Tämän jälkeen luodaan Passelissa tallennettua txt-tiedostoa vastaava profiili. Valitaan Passelista Varastokirjanpito-osiosta "Kortistot"- "Nimikkeiden päivitys text-tiedostosta".     Uusi tuonti profiili luodaan nuolen osoittamasta painikkeesta (kts. alla oleva kuva)                           Nimetään profiili ja valitaan ”Tiedoston muoto” kohtaan ”Merkkierottelu”. Valitaan Välimerkiksi <TAB>  Valitaan ”Tiedoston kentät” kohtaan ne kentät mitä excel-tiedostossakin on sarakkeittain. Valitaan ne siinä järjestyksessä kuin excelissä ne on luettuna vasemmalta oikealle eli esimerkissämme ”Koodi” , ”Nimike” , ”Myyntihinta” ja ”Ostohinta”. Tallennetaan profiili.   Valitaan perusikkunassa profiili käyttöön. Valitaan kyseinen TXT-tiedosto ”Tuontitiedosto” kenttään. ”Päivitystapa” Lisätään kortistoon kaikki puuttuvat nimikkeet luo nimikekortistoon kaikki ne nimikkeet joiden nimikekoodi ei ole käytössä. Eli nimikekoodi pitää olla yksilöllinen. ”Kokeilu” painikkeesta näette että tulevatko tiedot oikeisiin kenttiin.                          "Kokeilu" toiminnossa kuvan mukaisesti nähdään että tiedot ovat oikeissa kentissä. Kokeilu suljetaan "Sulje" painikkeesta ja perusikkunassa voidaan painaa "Aloita" niin tuontitoiminto aloitetan.     Kun tuonti on suoritettu loppuun ja nimikkeet on lisätty onnistuneesti kortistoon saat seuraavan ilmoituksen: