Vejledninger i Visma Løn

pdf vejledning 1.     Ferieår Feriesystemet kan arbejde med følgende år: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)   2.     Fraværsrækkefølge Visma Løn er oprettet med en fraværsrækkefølge der sikre, at det ældste ferie afholdes først og derefter ny ferie, samt ferie på forskud. Når alt ferie og ferie på forskud er afholdt trækkes medarbejderen i løn for antal feriedage/timer. Ferien afholdes i følgende rækkefølge: Optjent ferie, det ældste ferie blive afholdt først Ferie på forskud, hvis det er tildelt medarbejderen Træk i løn   I nogle overenskomster samt lokalaftaler hos virksomheder, er der ”regler” for hvilken slags ferie der skal afholdes først. Det er muligt at få tilpasset standard fraværsrækkefølgen med f.eks. feriefri. Rækkefølgen kunne være: Afholdelse af feriefridage Afholdelse af optjent ferie Afholdt ferie på forskud Træk i løn   Fraværsrækkefølgen kan oprettes med hjælp fra en konsulent fra Visma, eller bestilles via vores webshop. Rækkefølgen opsættes specifikt efter hvordan ”reglerne” er i jeres virksomhed. Fraværet registreres på samme fraværskode som ferie, kode 40 eller 50. 3.     Ferie på forskud Ferie på forskud skal aftales mellem arbejdsgiver og lønmodtager. Der kan max tildeles det antal feriedage/timer på forskud, som kan optjenes i samme ferieår. F.eks. står du i august måned, så kan der kun tildeles 2,08 feriedage (2,12 feriedage hvis medarbejderen har været ansat et helt ferieår), for det er de feriedage du kan optjene med august lønnen. Har medarbejdere på fratrædelsestidspunktet nogle feriedage på forskud, som ikke kan nå at blive modregnet i den optjente ferie, vil der skulle ske en modregning i tilgodehavende løn/feriegodtgørelse. Hvis tilgodehavende ikke dækker ferie på forskud, kan der ikke rejses yderligere krav. OBS!!! Tildelt forskudsferie som er afholdt, vil vises på lønsedlen i hele ferieåret. 4.     Tildeling af ferie på forskud 4.1.  Medarbejdere, ferie med løn Når en medarbejder bruger af den tildelte forskudsferie, får medarbejderen sin almindelige løn. Den optjente ferie i den pågældende måned, hvor der afholdes ferie på forskud, bliver modregnet i den tildelte forskudsferie, så gælden på forskudsferien nedskrives. Tildeling af forskudsferie skal ske på en af følgende variable lønarter: 4765 – Forskuds feriedag 4766 – Forskuds ferietimer   4.2.  Medarbejdere med feriegodtgørelse Tildeling af ferie på forskud skal ske med et antal dage, samt værdien af feriedagene. Værdien af feriedagene beregnes på baggrund af lønnen de sidste 4 uger før ferieafholdelse, jvf. ferieloven. Skulle der ske en regulering i medarbejderens løn, vil denne regulering IKKE påvirke de feriepenge der er blevet beregnet ved tildeling af ferie på forskud. FerieKonto/Feriekasse: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud, som så sørger for udbetalingen til medarbejderen. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for ellers vil der ikke kunne ske en udbetaling fra FerieKonto/Feriekasse. Feriekort: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud til eIndkomst. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for det er ikke muligt for arbejdsgiver at udbetale ferie på forskud i samme lønkørsel som det er tildelt.    For disse medarbejdere gælder det, at lønsystemet modregner de feriedage og feriepenge der er tildelt ferie på forskud, i de optjente feriedage og feriepenge fra lønkørslen.  Derfor skal tildeling af ferie på forskud, tidligst ske i lønkørslen før ferie på forskud skal anvendes. Tildeling af ferie på forskud skal ske på følgende variable lønarter: Lønart 4767 - Løbende beregning af ferie til FerieKonto, Feriekasse og Feriekort Vælg Medarbejder og Variabel lønoplysninger Klik på Ny Angiv datoen f.eks. 01-01-2023, lønart 4765, 4766 eller 4767 Udfyld med antal feriedage/timer på forskud samt på lønart 4767 feriepenge Klik på Gem, hvis der ikke er flere medarbejdere eller tryk på Tab og gentag punkt 3 og 4. Du kan også bruge Fællesregistrering/Variable lønoplysninger, hvis det er en gruppe af medarbejdere der skal tildeles ferie på forskud.   4.3.  Fratrædelse af medarbejdere som skylder forskudsferie Har du en medarbejder der fratræder og skylder forskudsferie, sker der en modregning i lønnen på lønart ’44956 Modregnet forskudsferie’. Vises på lønsedlen som lønart 4956.   Du skal oprette nedenstående lønart i din kontoplanen: Lønart 44956  - Modregnet forskudsferie Debet i resultatopgørelsen (konto vedr. forskudsferie) Kredit i balancen (konto vedr. forskudsferie) Kredit i resultatopgørelsen (konto som fri egen regning)     5.     Visning af ferie på forskud Ferie på forskud vil fremgå af medarbejderens lønseddel i ”bodyen”.   På rapporten ’Ny ferielov ferieregnskab’ vil tildelt ferie på forskud og skyldig ferie på forskud også fremgå, så du kan danne dig et overblik over hvilke medarbejdere der skylder ferie på forskud. Forskudsferie vil fremgå af rapporten hele ferieåret, også hvis der ikke længere er noget skyldig forskudsferie. Eksempel på visning af feriedage på forskud, her ses et uddrag af rapporten.        

Din hjælp til gennemsnitsberegning af både timeløn og månedsløn.

pdf vejledning   1.     Ferieår Feriesystemet arbejder med følgende år: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)   2.     Korrektionslønarter Du vil som udgangspunkt ikke anvende korrektionslønarter, da lønsystemet automatisk håndtere beregning af feriedage, ferietimer og feriepenge. Er saldi indlæst forkert fra dit tidligere lønsystem, eller anden arbejdsgiver, kan du have behov for at skulle foretage en korrektion. 2.1.  Medarbejdere som har ferie med løn Lønarterne må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn.  Oprettes lønarterne med en dato tidligere end nuværende lønperiode, skal der køres en efterregulering for at få rettelsen i den korrekte lønperiode. Lønarterne retter i ’Optjent’ og ’Restferie’. Følgende variable lønarter kan anvendes: 40015 ’Korrektion Feriepenge indeværende år’. Bogføres (skal oprettes i din kontoplan, hvis hensættelser bogføres) men indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst. Bruttoferiepenge +/- 40013 Korrektion af Arbejdstidsprocent Lønarten anvendes til at angive en ny Arbejdstidsprocent på medarbejdere der opsparer feriedage. Lønarten skal IKKE anvendes på medarbejdere der opspare ferie i timer Arbejdstidsprocent År (Kalenderår) Måned (i det indtastede kalenderår)   Lønarten overskriver tidligere arbejdstidsprocent for den måned der angives. Medarbejderens arbejdstidsprocent bruges til feriepengedifferenceberegning. I hver måneds lønkørsel tilknyttes en arbejdstidsprocent til månedens opsparing af feriedage, eller den måned der er lagt feriedage ind på en korrektions- eller en saldolønart. Når der skal rettes, er det derfor for alle de måneder, hvor der er feriedage med en forkert arbejdstidsprocent.   Lønarten må ikke bruges til at rette aktuel måneds arbejdstidsprocent i aktuel måneds lønkørsel (Eks. rette juni måneds arbejdstidsprocent i juni-lønkørslen).   Arbejdstidsprocent anvendes ikke, hvis medarbejderen optjener og afholder ferie i timer. Der sker derfor ikke noget, hvis lønarten oprettes.   Eksempler på brug af lønarten Eksempel 1: En medarbejder med fejlagtig feriepengedifferenceberegning i aktuel lønkørsel, kan få rettet arbejdstidsprocent i relevante måneder til den aktuelle under ferien, så sker der ikke længere differenceberegning. Eksempel 2: En selskabsskiftet medarbejder der er oprettet med 16,64 dage og 100% arbejdstid via en saldolønart i april, med første lønkørsel i maj. Arbejdstidsprocenten skulle have været 80%.  Lønart 40013 udfyldes som nedenfor, og alle dage der er lagt ind i april, vil få en arbejdstidsprocent på 80% fra og med den næste lønkørsel.       2.2.  Medarbejdere som har løbende beregning af ferie Lønarten må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn.  Følgende variabel lønart kan anvendes: 40055 Korrektion feriedage/feriepenge løbende beregning. Bogføres og indberettes til eIndkomst   2.3.  Korrektion af feriedage og feriepenge ved fratrædelse til FerieKonto Ønsker du at overstyre den beregning af feriepenge og feriedage, Visma Løn foretager i forbindelse med en fratrædelse, kan du angive de feriedage og feriepenge der skal afregnes på nedenstående variable lønarter og det vil være de feriedage og feriepenge der bliver afregnet ved fratrædelse. Kan anvendes til både FerieKonto og Feriekort: Lønart 40120 Korr. fratr. Feriep/dage indeværende år Lønart 40130 Korr. fratr. Feriep/dage Sidste år Skal oprettes i kontoplanen i debet på lønart 40120 og 40130.   2.4.  Korrektion af ferie med løn Lønarterne må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn. Lønarterne behandles før afholdt ferie, fratrædelse mm. Kan anvendes til både Feriekort og medarbejdere som har ferie med løn. Lønarterne kan korrigere i indeværende ferieår, sidste år og forrige år. Lønarterne retter i ’Afholdt’ og ’Restferie’. Angiver du en korrektion som er højere end rest, korrigeres kun restsaldoen. Bliver kommenteret på rapporten Anmærkningsliste. Følgende variable lønarter kan anvendes: 40115 - Korrektion feriedage og bruttoferiepenge 40118 - Korrektion ferietimer og bruttoferiepenge Bogføres på lønart 40115 og 40118 Bogføres feriepengehensættelse på 4703/4911, skal lønart 44763 oprettes i kontoplan i debet og kredit på resultatopgørelse og balance   Lønart 40115 og 40118 kan IKKE anvendes i en 13. lønkørsel. Indberettes til eIndkomst på fratrådte medarbejdere. Ved korrektion af feriedage el. ferietimer på lønart 40115 el. 40118 reguleres både antal afholdte feriedage/timer og antal restferiedage/timer i rapporten Ny Ferielov Ferieregnskab. Lønarterne har følgende input: Dage/timer +/- Bruttoferiepenge +/- Ferieår (eks. 2021) Eksempel på korrektion med lønart 40115 el. 40118 En medarbejders restferie skal tillægges 2 dage Lønart 40115 oprettes med 2 dage, værdi af bruttoferiepenge samt ferieår. Resultat:  Der lægges to dage til restferie for 2021 Der trækkes to dage fra afholdt ferie for 2021  

Pdf vejledning   1.     Ferieår Feriesystemet kan arbejde med følgende år: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022) 2.     Udbetaling ifølge ferieloven Standard udbetales ferietillægget således: Optjent for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04. Optjent for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07. Udbetalingen aktiveres ved ikrafttrædelseskode ’T’ på de relevante kørselsselektioner. 3.     Reduktion af den ferieberettigede løn (lov-grundlag) Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen i ferieperioden. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med 4,8 procent af månedslønnen for hver feriedag. Ferietillægget bliver beregnet af den ferieberettigede løn. 4.     Ferietillæg efter ferieloven Standard optjenes 1% i ferietillæg af den ferieberettigede løn. Det lovpligtige ferietillæg kan ændres til en anden procent. Det kan enten gøres via en resultattabel, eller en personlig sats lønart. Resultattabel 4003 - Ferietillæg lovpligtig     Vælg Opsætning og Resultattabel Vælg resultattabel 4003 Klik på Find Klik på Ny periode Udfyld feltet Gyldig Klik på OK I højremenuen vælges ’Resultattrin’ Klik på Ny Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen     Klik på Gem       Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejder, kan du gøre det på: Personlig sats lønart 9908 – Personlig sats ferietillæg   Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold I højremenuen vælges ’Personlige satser’ Klik på Ny Udfyld Klik på OK   Beregning af ferietillæg Der findes to grundlag til beregning af ferietillæg.  Alt efter grundlag kan en af følgende stillingskategori lønarter anvendes: 4900 - Ferietillæg lovgrundlag (Ferieloven) Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri egen regning 4901 - Ferietillæg OK-grundlag Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Grundlaget nedskrives når medarbejderen holder fri egen regning.   Stillingskategori lønarterne oprettes således: Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Klik på Ny Angiv enten stillingskategori lønart 4900 eller 4901 Angiv en dato Klik på Gem 4.1.  Udbetaling af ferietillæg - ferieår variabelt Variabel lønart tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker. Kan f.eks. bruges til udbetaling på enkelte medarbejder i andre lønperioder. 4785 - ‘Ferietillæg lov- og OK-grundlag’ 5.     Automatisk udbetaling af 1% ferietillæg ved fratrædelse Medarbejdere der optjener det lovpligtige 1% ferietillæg med ferieåret som optjeningsperiode, kan få beregnet og  udbetalt tilgodehavende ferietillæg automatisk ved fratrædelse. Det gælder for de medarbejdere, der optjener 1% ferietillæg på stillingskategorilønart ‘4900 Opsp. ferietillæg lovgrundlag’ eller ‘4901 Opsp. ferietillæg OK-grundlag’ og som anvender ferieåret, som optjeningsperiode. Opret stillingskategorilønart på relevante stillingskategorier: 4632 - Ferietillæg lov udbetaling v/fratrædelse    Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Klik på Ny Angiv enten stillingskategori lønart 4632 Angiv en dato Klik på Gem   5.1.  Ændring af tekst på lønseddel Ønsker du at ændre tekst på lønsedlen, er den løanrt du ser på lønsedlen som du skal ændre teksten på. Følgende lønarter kan der ændres tekst på: 4730, 4731, 4732, 4733, 4734, 4735, 4736 og 4737 Vælg Opsætning og Lønartsopsætning Angiv lønart Klik på Find Klik på Ny Udfyld felterne med ønsket tekst i både feltet ’Brugertekst’ og ’Udskriftstekst’ Klik på Gem         Beregning af udbetalt ferietillæg: Fratrædelser i perioden 1/9 - 31/5  Før der er sket udbetaling af 1% ferietillæg skal der udbetales ferietillæg forholdsvist for afholdte feriedage.  (Optjent ferietillæg / Optjente feriedage x  Afholdte feriedage)   Fratrædelser i perioden 1/6 - 31/8 Efter der er sket udbetaling af 1% ferietillæg:   (Optjent ferietillæg minus udbetalt ferietillæg) / feriedage optjent efter 1. juni  x Afholdte feriedage   Afholdte feriedage beregnes på baggrund af afholdte feriedage fra ferieåret fratrukket optjente feriedage fra september til maj. Er resultatet positivt beregnes ferietillæg til udbetaling.  Ferietillæg der udbetales ved fratrædelse indgår i pensionsgrundlag 5 og 6, men kan tilpasses til de andre pensionsgrundlag ved at kontakte en Visma konsulent. Såfremt der er medarbejdere, som ikke skal have udbetalt ferietillæg ved fratrædelse er det muligt at stoppe udbetaling ved at oprette en variabel lønart 9403 på medarbejderen i den lønperiode, hvor vedkommende fratræder.  Lønarten kan også anvendes i en efterfølgende lønkørsel og  kan efterreguleres, hvis fratrædelsen efterreguleres og der ikke skal ske udbetaling af ferietillæg: Følgende variable lønart oprettes ved fratrædelse: 9403 - Stop 1 % ferietillæg v/fratrædelse    5.2.  Lønarter der skal oprettes i kontoplan: Følgende lønarter oprettes i kontoplanen i debet på resultatopgørelsen: Ferie i dage og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4900: 4732 - FE.tillæg lov v/fratr sep-maj 4733 - FE.tillæg lov v/fratr jun-aug Ferie i timer og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4900: 4734 - FEtillg lov fratr sep-maj 4735 - FEtillg lov fratr jun-aug   Ferie i dage og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4901: 4730 - FE.tillæg OK v/fratr sep-maj 4731 - FE.tillæg OK v/fratr jun-aug   Ferie i timer og opsparing af ferietillæg på stillingskategorilønart 4901: 4736 - FE.tillg OK fratr sep-maj time 4737 - FE.tillg OK fratr jun-aug time   Oprettelse af ny lønart i din kontoplan Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan Angiv kontoplan Klik på Find I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’ Klik på Ny Udfyld felterne med kontonr, tekst, afdeling mm. Klik på Gem 6.     Ekstra ferietillæg Ekstra ferietillæg er overenskomst- eller aftale bestemt. Ekstra ferietillæg der opspares i ferieåret (1/9 – 31/8), og udbetales på et aftalte tidspunkt, skal have én af følgende stillingskategori lønarter oprettet: 4610 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri egen regning. 4607 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Nedskriver grundlaget når medarbejderen holder fri egen regning.   Stillingskategori lønarterne oprettes således: Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Klik på Ny Angiv enten stillingskategori lønart 4610 eller 4607 Angiv en dato Klik på Gem   Procenten for ekstra ferietillæg, oprettes enten generelt for en løngruppe på en resultattabel, eller personligt på en medarbejder: Resultattabel 4007 - Ekstra ferietillæg - kalenderår   Vælg Opsætning og Resultattabel Vælg resultattabel 4007 Klik på Find Klik på Ny periode Udfyld feltet Gyldig Klik på OK I højremenuen vælges ’Resultattrin’ Klik på Ny Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen     Klik på Gem       Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejder, kan du gøre det på: Personlig sats 9912 - Ekstra ferietillæg - kalenderår   Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold I højremenuen vælges ’Personlige satser’ Klik på Ny Udfyld Klik på OK   Udbetaling af ekstra ferietillæg Ekstra ferietillæg får ikrafttrædelseskode E, for at sikre at udbetalingen kan ske uafhængigt af ferielovens ferietillæg. Optjent for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04. Optjent for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07. Når ikrafttrædelseskoden aktiveres i lønkørslen, tømmes opsparet, ikke udbetalt ekstra ferietillæg til medarbejderen. Ønsker du kun at udbetale det ekstra ferietillæg én gang i året, skal du fjerne ikrafttrædelseskode ’E’ på den pågældende kørselsordre f.eks. 1XX08. Udbetaling skal ske senest i august måned. Oprettelse, ændring eller sletning af Ikrafttrædelseskode Vælg Lønadministration og Kørselsselektion Angiv kørselsordre f.eks. ’1XX05’ Klik på Find Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode Klik på Ny, Angiv ’E’, og klik på Gem hvis udbetalingen skal oprettes eller Dobbeltklik på Ikrafttrædelseskode ’E’ og klik på Slet, hvis udbetalingen ikke skal ske på denne kørselsordre Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3) samt hvis du ønsker det ekstra ferietillæg ikke skal udbetales flere gang om året, ligesom det lovpligtige ferietillæg.   6.1.  Udbetaling af ekstra ferietillæg - ferieår variabelt Variabel lønart tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ekstra ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ekstra ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker 4780 -  ‘Ferietillæg ekstra lov + OK-grundlag’    7.     Prorata udbetaling af ferietillæg og ekstra ferietillæg - ferieår Ifølge ferieloven kan du udbetale ferietillæg i forbindelse med at medarbejderen afholder ferie, det vil sige løbende udbetaling. Følgende variable lønarter kan anvendes:   4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag.   (Optjent via stillingskategorilønart 4900)    4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag.   (Optjent via stillingskategorilønart 4901)    4783 - Udbetaling Ferietillæg ekstra lovgrundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af lovgrundlag.  (Optjent via stillingskategorilønart 4610)    4784 - Udbetaling ekstra Ferietillæg OK-grundlag - beløb Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af OK-grundlag.  (Optjent via stillingskategorilønart 4907)    Husk at oprette ovenstående lønarter i din kontoplan i debet.  

Tilpasning af kontoplan i Visma Løn

Pdf vejledning   Feriefritimer I Visma Løn administreres afholdte feriefritimer gennem fraværssystemet. Tildeling, udbetaling og opsparing af beløb sker via lønarter.   Optjening og afholdelse af feriefritimer følger kalenderåret i systemet. Hvis I bruger ferieåret til optjening og afholdelse, skal alle saldi overføres manuelt til et nyt kalenderår ved årsskiftet.   Der er følgende former for feriefri: Løbende opsparing af feriefritimer Løbende opsparing af feriefridage Feriefridage uden opsparing af beløb Feriefritimer uden opsparing af beløb Feriefribeløb Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefridage Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefritimer Opsparing af forhøjet SH-procent af ferieberettiget løn Udbetaling af feriefri, som en variabel lønoplysning Udbetaling af feriefri, hvor restsaldo tømmes – variabel lønoplysning Tildeling af feriefri saldi i fremtiden Udbetaling af feriefri der skal nedskrive Fritvalgskonto Udbetaling af feriefri der skal nedskrive SH saldo   1.      Løbende opsparing af feriefritimer Tildeling Den løbende opsparing af feriefritimer pr. lønperiode sker via resultattabeller, hvor du skriver de timer, der skal spares op i lønperioden. Resultattabel: 3797 Feriefritimer   Vælg Opsætning og Resultattabel Angiv resultattabelnummer Klik på Find Klik på Ny periode Skriv en dato for, hvornår det skal gælde fra, ud for ’Gyldig’ Klik på OK I højremenuen vælger du ’Resultattrin’ Klik på Ny Vælg en løngruppe og en værdi ud for aflønningsformen Klik på Gem Hvis du har flere løngrupper og værdier, gentager du punkt 8 til 10.   Husk også at oprette en stillingskategorilønart, som sørger for, at de lønmodtagere, der er knyttet til denne stillingskategori, løbende opsparer feriefritimer.   Stillingskategorilønart: 3797 Feriefritimer   Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv stillingskategori Klik på Find I højremenuen vælger du ’Lønoplysninger’ Klik på Ny Vælg en lønart og startdato Klik på OK   Stop tildeling Har du har en eller flere medarbejdere i en stillingskategori, som ikke skal opspare feriefritimer løbende, kan du oprette en ”stop lønart” under faste lønoplysninger, så medarbejderen ikke opsparer feriefritimer fra den dato: Lønart 3795 – Feriefriopsparing, stop   2.      Feriefritimer uden opsparing af beløb Tildeling Du kan tildele timerne i forhold til saldoen i lønsystemet via Lønart 3801 – Feriefritimer, variable lønoplysninger   Eller du kan oprette en saldo frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via Lønart 3803 – Feriefritimer, faste lønoplysninger Automatisk tildeling Resultattabel 3801 feriefritimer tildeling, oprettes med antal timer, som medarbejderen skal tildeles på det givne tidspunkt.   Resultattabel FRISM Feriefri år start, oprettes med tildelingsmåneden, f.eks. ’05’ for maj måned eller ’01’ for januar måned, så vil tildelingen ske i den angivet måned hvert år.   Stillingskategori Lønart 3791 Feriefritimer tildel. årlig, oprettes på stillingskategorien.   Medarbejdere som skal have anciennitet på f.eks. 9 måneder, inden tildeling af feriefritimer: Eksempel Medarbejderen er ansat 01.01.2023 og skal have feriefritimer tildelt d. 01.10.2023   Lønart 3795 Feriefri opsp. stop, oprettes under faste lønoplysninger med startdato 01.01.2023 og slutdato 30.09.2023   Lønart 3801 Feriefritimer, oprettes under variable lønoplysninger med startdato 01.10.2023   Året efter vil medarbejderen automatisk få tildelt feriefritimer.   Afholdelse Månedslønnede Når medarbejderen holder feriefritimer, hvor det kun er timerne, der skal registreres, bruger du   Fraværskode 61 – fraværslønart 3812   Skal feriepengegrundlaget reduceres i forbindelse med afholdelse af feriefri, skal du sætte følgende resultattabel op:   FERFRI - skriv kode 2 for at reducere feriepengegrundlaget. Opret stillingskategorilønart 3845 på stillingskategorien. Når medarbejderen holder feriefritimer, hvor der skal udbetales en sats pr. time, bruger du   Fraværskode 63 – fraværslønart 3815 Timerne bliver IKKE ganget med satsen, og beløbet bliver IKKE nedskrevet i det opsparede feriebeløb (lønart 3805).   Timelønnede Når medarbejderen holder feriefritimerne, bruger du Fraværskode 61 – fraværslønart 3811 De indrapporterede feriefritimer bliver ganget enten med den personlige timeløn fra ansættelsesforhold/Personlig sats/Lønart 9905 eller med satsen fra Resultattabel 1100. Timerne nedskrives i saldo (lønart 3801). Fraværskode 61 – fraværslønart 3823 De indrapporterede feriefritimer bliver ganget enten med den personlige timeløn fra ansættelsesforhold/Personlig sats/Lønart 9905/+Lønart 9906 eller med satsen fra Resultattabel 1100. Timerne nedskrives i saldo (lønart 3801). Hvis timelønnen IKKE bliver udbetalt som ferieberettiget løn ved afholdelse af feriefritimer, skal du bruge Fraværskode 61 – fraværslønart 3808 Timerne nedskrives i saldo (lønart 3801) - beløbet nedskrives IKKE.   Hvis feriefri bliver udbetalt med timer gange sats, skal du bruge Fraværskode 63 – fraværslønart 3819 Timerne bliver ganget med satsen, og beløbet bliver nedskrevet i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805).   Hvis medarbejderens afholdelse af feriefritimerne betyder, at der skal udbetales en sats for timerne, skal du bruge Fraværskode 63 – fraværslønart 3815 Timerne bliver IKKE ganget med satsen, og beløbet bliver IKKE nedskrevet i det opsparede feriefribeløb.   Hvis medarbejderens afholdelse af feriefritimerne betyder, at satsen skal udbetales til timeløn (lønart 9905 eller resultattabel 1100) + tillæg (1090-1099, 1101, 1104(9906) -1107, 1110, 1114-1119, 1121, 1122, 1210, 1211, 1213-1215, 1250, 1251, 1270-1281), skal du bruge Fraværskode 61 – fraværslønart 3828 Timerne bliver ganget med satsen af ovenstående lønarter, og beløbet bliver nedskrevet i de opsparede feriefritimer.     3.      Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefritimer Har du feriefritimer, hvor der opspares en procent af den ferieberettigede løn, som skal bruges i forbindelse med afholdelse af feriefritimer, skal du gøre følgende: Opsparing af feriefribeløbet sker som en procent af den ferieberettigede løn. Lønart 3840 oprettes på de stillingskategorier, hvor feriefribeløb skal opspares. Procenten for det opsparede beløb lægges på Resultattabel 3840.   Tildeling Du kan tildele timerne i forhold til saldoen i lønsystemet via Lønart 3801 – Feriefritimer, variable lønoplysninger   Eller du kan oprette en saldo frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via Lønart 3803 – Feriefritimer, faste lønoplysninger   Afholdelse Feriefribeløb - ikke ferieberettiget Afholdelse af feriefritimer og nedskrivning i det opsparede feriefribeløb skal ske via fraværsregistreringen på Fraværskode 63 – fraværslønart 3820 Nedskrivningen sker i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805) og i de tildelte ferietimer (lønart 3801).   Feriefribeløb - ferieberettiget Afholdelse af feriefritimer og nedskrivning i det opsparede feriefribeløb sker via fraværsregistreringen på Fraværskode 63 – fraværslønart 3824 Nedskrivningen foregår i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805) og i de tildelte feriefritimer (lønart 3801).   Fraværskode 61 – fraværslønart 3837 De indrapporterede feriefritimer ganges med sygeløn (kvartalsvist gennemsnit). Feriefritimer nedskrives i saldo (lønart 3801), og feriefribeløbet nedskrives i den opsparede saldo (lønart 3805).   4.      Feriefribeløb saldo på lønseddel er kundeejet De udbetalende lønarter og fraværskoder til feriefribeløb, hvor saldoen ikke er opsparet, bliver vist som negativ saldo på lønsedlen. For at undgå dette, kan du med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise, definerer hvilke lønarter som skal påvirke saldofeltet feriefribeløbet. Det vises på lønartstype 3805 Feriefribeløb saldo. Pris for denne ydelse er pt. 2.450 kr.   5.      Opsparing af forhøjet SH-procent af ferieberettiget løn Har du en overenskomst, hvor feriefritimer opspares ved forhøjelse af SH-procenten, skal du gøre følgende:   Lønart 4500 skal oprettes på de stillingskategorier, hvor der skal opspares et forhøjet SH til feriefri og SH. Procenten lægges ind på resultattabel 4500 med den samlede procent for både SH og feriefri.   Tildeling Du kan tildele feriefritimer/feriefridage i forhold til saldoen i lønsystemet via Lønart 3801 – Feriefritimer, variable lønoplysninger   Eller du kan lægge en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via Lønart 3803 – Feriefritimer, faste lønoplysninger Afholdelse Skal feriefritimerne nedskrives i saldoen, og feriefribeløbet udbetales som sats, skal du bruge   Fraværskode 63 – fraværslønart 3816 På fraværskoden indberetter du de timer, som nedskriver saldoen for ferietimer (lønart 3801). Beløbet, der udbetales, nedskrives i den saldo, der er optjent ved forhøjelse af SH-procenten. Fraværskoden ganger IKKE timer med satsen.   Udbetaling Hvis du udbetaler et feriefribeløb, hvor timerne IKKE bliver registreret, skal du bruge Variabel lønart 3817 Lønarten kræver indtastning af enheder gange sats.   6.      Udbetaling af feriefritimer, som en variabel lønoplysning Du kan udbetale feriefritimer som en variabel lønoplysning, hvor der ikke sker en registrering i fraværssystemet.   Du kan bruge følgende variable lønarter til udbetaling af feriefri: Lønart 3821: Udbetaling af feriefritimer – timer i input. Lønarten henter den personlige timeløn (lønart 9905) eller sats fra resultattabel 1100.   Lønart 3822: Udbetaling af feriefritimer – timer gange sats i input.   Lønart 3827: Udbetaling af feriefritimer/SH med saldotjek – timer gange sats i input. Nedskriver SH-saldoen, men timerne bliver IKKE nedskrevet i feriefritimer.    Lønart 3835: Feriefritimer udbetales i timer gange sats.   Lønart 3839 Udbetal Feriefritimer, oprettes under variable lønoplysninger. Lønarten udbetaler antal timer (som er oprettet på lønarten) og gange med satsen som er oprettet på de respektive løngrupper på resultattabel 3839 Udbt. feriefritimer sats.     7.      Udbetaling af feriefritimer, hvor restsaldo tømmes – variabel lønoplysning Ønskes hele feriesaldoen udbetalt, kan du bruge følgende lønarter: Lønart 3831: Feriefritimer udbetales som timeløn – ingen input, da lønarten tømmer saldoen for feriefritimer og ganger med den personlige timeløn (lønart 9905) eller henter satsen fra resultattabel 1100. OBS! Lønarter, der udbetaler saldo, kan ikke efterreguleres.   8.      Tildeling af feriefritimesaldo ved nyt afholdelsesår Tildeler du feriefritimer ved nyt ferieår i september måned eller tildeles feriefri den 1. maj eller 1. januar.   Du tildeler ferie under variable lønoplysninger eller fællesregistrering på følgende lønarter:   Lønart 3801 - Feriefritimer – skriv antallet af feriefritimer   Vælg Medarbejder, Fællesregistrering og Variable lønoplysninger Klik på Ny Skriv, hvem fællesregistrering er for, ved at vælge aflønningsform, løngruppe eller stillingskategori Udfyld felterne ’Dato’ og ’Lønart’ Klik på OK Du kan nu se en oversigt over de medarbejdere, som lønarten vil blive oprettet på Klik på OK   9.      Automatisk nulstilling af feriefritimer For automatisk nulstilling af feriefritimer, kræver det opsætning af fraværsrækkefølge.   Resultattabel FRINUL opsættes med den måned, hvor nulstillingen skal ske. Som regel er det samme måned som tildelingen af nye feriefritimer. Er det f.eks. maj måned, angives der 05 udfor de løngrupper hvor nulstillingen af feriefritimer skal ske.   Visma Løn nulstiller automatisk feriefritimer når nulstillingsmåned nås men gemmer feriefritimer, hvis der senere skulle komme fravær vedr. gammel periode, eller hvis de nulstillede feriefritimer ønskes udbetalt.   Kommer der fravær vedr. gammel periode, nedskrives de nulstillede feriefritimer med det forbrugte antal.   10.  Visning af feriefribeløb på lønsedlen Bliver feriefribeløbet på lønsedlen vist med en negativ saldo, kan dette ændres ved at definere hvilke lønarter der skal påvirke saldofeltet. Denne ændring kan foretages ved at kontakte en konsulent fra Visma Enterprise.   11.  Overførsel af feriefri Afholdelse af feriefri følger kalenderåret, skal de resterende feriefritimer overføres til nyt kalenderår, kan det gøres ved at bruge variable lønoplysninger eller fællesregistrering. Lønart 311 - feriefritimer overfører saldi fra sidste år   12.  Afstemning af feriefrisaldi Rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’ viser ’år til dato’ saldi for                Feriefritimer   Rapporten er sorteret efter Arbejdsgiver / Afdeling / Medarbejdernummer. Rapporten er som udgangspunkt en liste, men kan også udskrives som csv-fil, der kan læses af Excel. Du kan vælge denne filtype ved dannelsen af rapporten ved at vælge ’Ja’ til Datafil-output.   Rapporten/filen kan rekvireres på følgende måder:   I lønkørslen  Hvis rapporten/filen ønskes dannet ved hver lønkørsel, skal du sætte rapporten op på følgende måde: vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger I højremenuen vælger du ’Rapportbestilling’ Vælg rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’ Dobbeltklik på linjen Skriv en startdato Klik på OK Rapporten dannes både som liste og som csv-fil i lønkørslen.   Ved bestilling ad hoc Du kan danne rapporten på følgende måde: vælg Rapporter og Rapporter I højremenuen vælger du ’Medarbejder til gode (år til dato)’   Her får du mulighed for at bestille rapporten som liste eller som en csv-fil. Rapporten/filen rekvireres pr. kørselsordre.   13.  Afholdelse af feriefri i timer skal nedskrive fritvalgskontoen Overenskomst der indeholder aftale om at afholdelse af feriefri skal nedskrives i fritvalgskontoen. Opsættes på følgende måde for de forskellige medarbejdergrupper:   Fastlønnede timelønnede med træk i løn ved afholdelse af feriefri i timer   Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3867 udb. af feriefritimer fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier. Udbetaling af feriefritimer med en fast sats pr. time. Opret timesatsen på resultattabel 3867 for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3867 ikke, udbetales feriefritimerne med medarbejderens samlede timeløn. Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3867 og træk i løn på lønart 13863 Træk feriefritimer.   Timelønnede afholdelse af feriefri i timer   Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3854 udbetaling af feriefritimer fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier. Udbetaling af feriefritimer med en fast sats pr. time. Opret time satsen på resultattabel 3867 for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3867 ikke, udbetales feriefritimerne med medarbejderens samlede timeløn. Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3854 Udbetaling feriefri fra fritvalgskonto. Månedslønnede afholdelse af feriefri i timer   Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3849 Afholdelse af feriefritimer fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier. Kontering af afholdelse af feriefritimerne på lønart 3849 Afholdelse feriefri fra fritvalg. Konteres lønart 9826 Skyldig fritvalgskonto, skal lønart 3849 ikke konteres.   14.  Afholdelse af feriefri i timer skal nedskrive SH saldoen Overenskomster der indeholder at afholdelse af feriefri skal nedskrives i SH saldoen. Opsættes på følgende måde for de forskellige medarbejdergrupper:   Fastlønnede timelønnet med træk i løn for afholdelse af feriefri i timer   Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3859 udbetaling af feriefritimer fra SH saldoen på de anvendte stillingskategorier. Udbetaling af feriefritimer med en fast sats pr. time. Opret resultattabel 3857 med sats pr. time for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3857 ikke udbetales med medarbejderens samlede timeløn. Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3859 og træk i løn på lønart 13862 Træk feriefritimer.   Timelønnede afholdelse af feriefri i timer   Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3857 udbetaling af feriefritimer fra SH saldoen for de anvendte stillingskategorier. Udbetaling af feriefritimer med en fast sats pr. time. Opret resultattabel 3857 med sats pr. time for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3857 ikke udbetales med medarbejderens samlede timeløn. Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3857 Udbetaling feriefri fra SH saldoen           Månedslønnede afholdelse af feriefri i timer   Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3858 Afholdelse af feriefritimer fra SH saldoen for de anvendte stillingskategorier. Kontering af afholdelse af feriefritimer på lønart 3858 Afholdelse feriefri fra SH saldoen. Konteres lønart 9818 Skyldig SH, skal lønart 3858 ikke konteres.   15.  Hensættelse (Feriefritimer) til timeløn Feriefritimer kan hensættes ved at oprette resultattabel FRIHEN med ’1’ for de respektive løngrupper.   Når du indtaster timer, ganges timerne med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter.   Hensættelse (Ferifritimer) til timeløn gange en procent Feriefritimer kan hensættes til timeløn + en procentsats ved at oprette resultattabel FRIHEN med en sats for de respektive løngrupper. Hvis f.eks. timelønnen hensættes med timeløn gange 25%, skal resultattabel FRIHEN oprettes med 1,25 på de respektive løngrupper.   Når du opretter timer, ganges timerne med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter.   Bruges feriefri i timer, skal du oprette lønarterne 13851, 13854, 13857, 13859, 13860 både debet og kredit på kontoplanen.  

Vejledning Lønkørsel, supplerende   Supplerende lønkørsel Mangler du at indberette løn til en eller flere medarbejdere, der allerede er oprettet i lønsystemet, skal du oprette en supplerende lønkørsel. Du kan kun køre en supplerende lønkørsel efter den sidste godkendte lønkørsel. Du kan køre flere supplerende lønkørsler. Oprettelse af en kørselsordre For at kunne oprette en supplerende lønkørsel skal du gøre følgende: Vælg Lønadministration og Kørselsordre Klik på Ny Skriv et nummer og en tekst i feltet ’Kørselsordre’ Klik på OK Oprettelse af kørselsselektion til supplerende lønkørsel Vælg Lønadministration og Kørselsselektion Find den sidst anvendte kørselsordre samt selektionsnummer for de medarbejdere, som skal med i supplementskørslen Klik på Kopier  Skriv det kørselsordrenummer, som du har oprettet Vælg lønkørselstypen ’SUP’ Skriv en dispositionsdato (skal være en bankdag) Vælg en aflønningsform  Klik på OK I højremenuen vælger du en ikrafttrædelseskode  Vælg ’V’ i feltet ’Ikrafttrædelseskode’ for variabel løn Klik på OK Skal du køre en supplementskørsel på flere aflønningsformer, skal du oprette en kørselsselektion til hver enkelt aflønningsform ved at gentage ovenstående. Husk, at du altid skal udfylde dispositionsdatoen.  OBS! Medarbejderens skattefradrag bliver ikke brugt i en supplerende lønkørsel.        Rapport ved supplerende lønkørsel Når du opretter en kørselsordre og hvis du kun gør det med en selektion f.eks. bagud løn, så skal du være opmærksom på at der kan være rapporter, som kun viser saldi/beløb for den aflønningsform og dermed kan det se ud som om at saldi på f.eks. timelønnede er væk, men det skyldes blot at du ikke har haft den selektion med i din supplerende lønkørsel.   Eksempel: Du opretter en kørselsordre med kun aflønningsform Bagud. De timelønnede bliver dermed ikke behandlet i denne supplerende lønkørsel. Så vil saldi på f.eks. rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’, ikke blive vist for de timelønnede, men kun for de bagudlønnede.   Husk at tjek Overførselsservice - se vedhæftet vejledning  

Pdf vejledning   Feriefribeløb I Visma Løn administreres afholdt feriefri gennem fraværssystemet. Tildeling, udbetaling og opsparing af beløb sker via lønarter.   Optjening og afholdelse af feriefri følger kalenderåret i systemet. Hvis I bruger ferieåret til optjening og afholdelse, skal alle saldi overføres manuelt til et nyt kalenderår ved årsskiftet.   Der er følgende former for feriefri: Løbende opsparing af feriefritimer Løbende opsparing af feriefridage Feriefridage uden opsparing af beløb Feriefritimer uden opsparing af beløb Feriefribeløb Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefridage Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefritimer Opsparing af forhøjet SH-procent af ferieberettiget løn Udbetaling af feriefri, som en variabel lønoplysning Udbetaling af feriefri, hvor restsaldo tømmes – variabel lønoplysning Tildeling af feriefri saldi i fremtiden Udbetaling af feriefri der skal nedskrive Fritvalgskonto Udbetaling af feriefri der skal nedskrive SH saldo   1.      Feriefribeløb Tildeling Du kan tildele beløbet i forhold til saldoen i lønsystemet via Lønart 3805 – Feriefribeløb, variable lønoplysninger   Eller du kan lægge en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har opsparet ret til et feriefribeløb, via Lønart 3804 – Feriefribeløb, faste lønoplysninger   Udbetaling Hvis ferien udbetales med enhed gange sats, skal du bruge Fraværskode 63 – fraværslønart 3807 Fraværskoden kræver indtastning af enheder og sats, som bliver ganget med hinanden. Beløbet bliver nedskrevet i feriefribeløbet (lønart 3805), men enhederne bliver ikke nedskrevet.   2.      Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefridage Har du feriefridage, hvor der opspares en procent af den ferieberettigede løn, skal du gøre følgende: Lønart 3840 skal oprettes på de stillingskategorier, hvor der skal opspares et feriefribeløb. Opsparingen vises på lønsedlen, så der man kan ses hvad der bliver beregnet for indeværende lønperiode. Procenten for det opsparede feriefribeløb oprettes på Resultattabel 3840.   Tildeling af feriefridage Du kan tildele feriefridagene i forhold til saldoen i lønsystemet via Lønart 3800 – Feriefridage, variable lønoplysninger   Eller du kan oprette en saldo frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefridage, via Lønart 3802 – Feriefridage, faste lønoplysninger   Afholdelse Afholdelse af feriefridage og nedskrivning i det opsparede feriefribeløb skal ske via fraværsregistreringen på   Fraværskode 62 – fraværslønart 3809 Fraværskoden skal have antal dage og satsen, som feriefribeløbet nedskrives med. Lønarten ganger antal dage med den angivne sats, og beløbet udbetales. Nedskrivningen sker i både det opsparede feriefribeløb (lønart 3805) og i de tildelte feriefridage (lønart 3800).   3.      Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefritimer Har du feriefritimer, hvor der opspares en procent af den ferieberettigede løn, som skal bruges i forbindelse med afholdelse af feriefritimer, skal du gøre følgende:   Lønart 3840 oprettes på de stillingskategorier, hvor feriefribeløb skal opspares. Procenten for det opsparede feriefribeløb oprettes  på Resultattabel 3840.   Tildeling Du kan tildele feriefritimerne i forhold til saldoen i lønsystemet via Lønart 3801 – Feriefritimer, variable lønoplysninger   Eller du kan oprette en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via Lønart 3803 – Feriefritimer, faste lønoplysninger   Afholdelse Feriefribeløb - ikke ferieberettiget Afholdelse af feriefritimer og nedskrivning i det opsparede feriefribeløb skal ske via fraværsregistreringen på Fraværskode 63 – fraværslønart 3820 Nedskrivningen sker i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805) og i de tildelte feriefritimer (lønart 3801).   Feriefribeløb - ferieberettiget Afholdelse af feriefritimer og nedskrivning i det opsparede feriefribeløb sker via fraværsregistreringen på Fraværskode 63 – fraværslønart 3824 Nedskrivningen foregår i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805) og i de tildelte feriefritimer (lønart 3801).   Fraværskode 61 – fraværslønart 3837 De indrapporterede feriefritimer ganges med sygeløn (kvartalsvist gennemsnit). Feriefritimer nedskrives i saldo (lønart 3801), og feriefribeløbet nedskrives i den opsparede saldo (lønart 3805).   4.      Feriefribeløb saldo på lønseddel er kundeejet De udbetalende lønarter og fraværskoder til feriefribeløb, hvor saldoen ikke er opsparet, bliver vist som negativ saldo på lønsedlen. For at undgå dette, kan du med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise, definerer hvilke lønarter som skal påvirke saldofeltet feriefribeløbet. Det vises på lønartstype 3805 Feriefribeløb saldo. Pris for denne ydelse er pt. 2.450 kr.   5.      Opsparing af forhøjet SH-procent af ferieberettiget løn Har du en overenskomst, hvor feriefri opspares ved forhøjelse af SH-procenten, skal du gøre følgende:   Lønart 4500 skal oprettes på de stillingskategorier, hvor der skal opspares et forhøjet SH til feriefri og SH. Procenten oprettes på resultattabel 4500 med den samlede procent for både SH og feriefri   Tildeling Du kan tildele feriefritimer/feriefridage i forhold til saldoen i lønsystemet via Lønart 3801 – Feriefritimer, variable lønoplysninger Lønart 3800 – Feriefridage, variable lønoplysninger   Eller du kan oprette en saldo frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via Lønart 3803 – Feriefritimer, faste lønoplysninger Lønart 3804 – Feriefridage, faste lønoplysninger   Afholdelse Skal feriefritimerne nedskrives i saldoen, og feriefribeløbet udbetales som sats, skal du bruge   Fraværskode 63 – fraværslønart 3816 På fraværskoden indberetter du de feriefritimer, som nedskriver saldoen (lønart 3801). Beløbet, der udbetales, nedskrives i den saldo, der er optjent ved forhøjelse af SH-procenten. Fraværskoden ganger IKKE timer med satsen.   Skal feriefridagene nedskrives i saldoen, og feriefribeløbet udbetales som sats, skal du bruge Fraværskode 63 – fraværslønart 3826 På fraværskoden indberetter du de dage, som nedskriver saldoen for feriefridage (lønart 3800), og beløbet nedskrives i SH-saldoen. Fraværskoden ganger dagene med satsen.   Udbetaling Hvis du udbetaler et feriefribeløb, hvor timerne IKKE bliver registreret, skal du bruge Variabel lønart 3817 Lønarten kræver indtastning af enheder gange sats.   6.      Udbetaling af feriefribeløb, som en variabel lønoplysning Du kan udbetale feriefri som en variabel lønoplysning, hvor der ikke sker en registrering i fraværssystemet.   Du kan bruge følgende variabel lønart til udbetaling af feriefribeløb: Lønart 3874 Feriefribeløb udbetalt, med beløb i input. Den udbetaler beløbet du opretter på lønarten og regulerer ikke på feriefritimerne/-dagene. OBS! beløbet går negativt, hvis der udbetales mere, end der står som optjent under beløb.     7.      Udbetaling af feriefribeløb, hvor restsaldo tømmes – variabel lønoplysning Ønskes hele feriefribeløb saldoen udbetalt, kan du bruge følgende lønarter: Lønart 3841: Feriefribeløb udbetales – ingen input, da lønarten tømmer saldoen for feriefribeløbet.   Lønart 3842: Feriefribeløb udbetales – ingen input, da lønarten tømmer saldoen for feriefribeløbet. Lønart 3843: Feriefribeløb udbetales eller trækkes – ingen input, da lønarten tømmer saldoen for feriefribeløbet og modregner, hvis beløbet er negativt.   OBS! Lønarter, der udbetaler saldo, kan ikke efterreguleres.   8.      Visning af feriefribeløb på lønsedlen Bliver feriefribeløbet på lønsedlen vist med en negativ saldo, kan dette ændres ved at definere hvilke lønarter der skal påvirke saldofeltet. Denne ændring kan foretages ved at kontakte en konsulent fra Visma.   9.      Overførsel af feriefribeløb Afholdelse af feriefri følger kalenderåret, skal det resterende feriefribeløb overføres til nyt kalenderår, kan det gøres ved at bruge variable lønoplysninger eller fællesregistrering. Lønart 312 - feriefribeløb overfører saldi fra sidste år   10.  Afstemning af feriefrisaldi Rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’ viser ’år til dato’ saldi for                Feriefribeløb   Rapporten/filen kan rekvireres på følgende måder:   I lønkørslen  Hvis rapporten/filen ønskes dannet ved hver lønkørsel, skal du sætte rapporten op på følgende måde: vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger I højremenuen vælger du ’Rapportbestilling’ Vælg rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’ Dobbeltklik på linjen Skriv en startdato Klik på OK   Rapporten dannes både som liste og som csv-fil i lønkørslen.   Ved bestilling ad hoc Du kan danne rapporten på følgende måde: vælg Rapporter og Rapporter I højremenuen vælger du ’Medarbejder til gode (år til dato)’   Her får du mulighed for at bestille rapporten som liste eller som en csv-fil. Rapporten/filen rekvireres pr. kørselsordre.   11.  Beskatning af feriefri I nogle overenskomster skal det løbende optjente feriefribeløb, beskattes i perioden og netto feriefri beløb skal overføres til en fond.   Den løbende optjening af feriefri, sker ved oprettelse af: Stillingskategori lønart 3840 og resultattabel 3840 oprettes med procenten, som der skal beregnes af den ferieberettigede løn, for de respektive løngrupper. Feriefri grundlaget vises på lønsedlen ud for lønart 3840.   For at beskatning foretages, oprettes Lønartstype 3815 Grundlag AM feriefribeløb med stillingskategorilønart 3840. Herefter vil feriefribeløbet blive vist på lønsedlen, med Brutto feriefri, AM-bidrag af feriefri, A-skat af feriefri og Netto feriefri. Overførsel til den enkelte feriefond, skal foretages manuelt. Netto feriefribeløb vil fremgå af rapporten ’Bogføringsbilag med spec’. For at saldoen nedskrives på lønsedlen og i rapporten Medarbejder til gode, skal Lønartstype 3805 oprettes med lønart 8284.

Ved flytning til en anden arbejdsgiver kan det være aktuelt at flytte saldi mellem to medarbejdernumre. I Visma Løn findes en række korrektionslønarter, som kan hjælpe dig med at flytte saldi.

Pdf vejledning   Feriefri I Visma Løn administreres afholdte feriefridage gennem fraværssystemet. Tildeling, udbetaling og opsparing af beløb sker via lønarter.   Optjening og afholdelse af feriefridage følger kalenderåret i systemet. Hvis I bruger ferieåret til optjening og afholdelse, skal alle saldi overføres manuelt til et nyt kalenderår ved årsskiftet.   Der er følgende former for feriefri: Løbende opsparing af feriefritimer Løbende opsparing af feriefridage Feriefridage uden opsparing af beløb Feriefritimer uden opsparing af beløb Feriefribeløb Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefridage Opsparing af feriefribeløb i procent af ferieberettiget løn, feriefritimer Opsparing af forhøjet SH-procent af ferieberettiget løn Udbetaling af feriefri, som en variabel lønoplysning Udbetaling af feriefri, hvor restsaldo tømmes – variabel lønoplysning Tildeling af feriefri saldi i fremtiden Udbetaling af feriefri der skal nedskrive Fritvalgskontoen Udbetaling af feriefri der skal nedskrive SH saldoen   1.     Løbende opsparing af feriefridage Tildeling Den løbende opsparing af feriefridage pr. lønperiode sker via nogle resultattabeller, hvor du angiver de dage, der skal spares op i lønperioden. Resultattabel: 3796 Feriefridage   Vælg Opsætning og Resultattabel Angiv resultattabelnummer Klik på Find Klik på Ny periode Skriv en dato for, hvornår det skal gælde fra, ud for ’Gyldig’ Klik på OK I højremenuen vælger du ’Resultattrin’ Klik på Ny Vælg en løngruppe og en værdi ud for aflønningsformen Klik på Gem Hvis du har flere løngrupper og værdier, gentager du punkt 8 til 10.   Husk også at lægge oprette en stillingskategori lønart ind på stillingskategorien, som sørger for, at de lønmodtagere, der er knyttet til denne stillingskategori, løbende opsparer feriefridage.   Stillingskategorilønart: 3796 Feriefridage   Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv stillingskategori Klik på Find I højremenuen vælger du ’Lønoplysninger’ Klik på Ny Vælg en lønart og startdato Klik på OK   Stop tildeling Har du har en eller flere medarbejdere i en stillingskategori, som ikke skal opspare feriefridage løbende, kan du lægge oprette en såkaldt ”stop lønart” under faste lønoplysninger, så medarbejderen ikke opsparer feriefridage fra den dato: Lønart 3795 – Feriefriopsparing, stop 2.     Feriefridage uden opsparing af beløb Tildeling Du kan tildele feriefridage i forhold til saldoen i lønsystemet via   Lønart 3800 – Feriefridage, variable lønoplysninger   Eller du kan lægge oprette en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefridage, via   Lønart 3802 – Feriefridage, faste lønoplysninger   Automatisk tildeling Resultattabel 3800 Feriefridage tildeling, oprettes med antal dage, som medarbejderne skal tildeles på det givne tidspunkt.   Resultattabel FRISM Feriefri år start MD, oprettes med den tildelingsmåned f.eks. 2= februar, 3= marts osv., hvor feriefridagene skal tildeles og tildelingen vil ske hvert år i den måned.   Stillingskategori Lønart 3790 Feriefridage tildel. årlig, oprettes på stillingskategorien.   Medarbejdere som skal have en anciennitet på f.eks. 9 måneder, inden tildeling af feriefridage:   Eksempel Medarbejderen er ansat 1.1.2023 og skal have feriefridage tildelt d. 1.10.2023.   Lønart 3795 Feriefri opsp. Stop, oprettes under faste lønoplysninger med startdato 1.1.2023 og slutdato 30.09.2023   Lønart 3800 Feriefridage, oprettes under variable lønoplysninger med startdato 1.10.2023 Året efter vil medarbejderen automatisk få tildelt feriefridage. Afholdelse Når medarbejderen holder feriefridage, hvor det kun er feriefridagene, der skal registreres, bruger du   Fraværskode 60 – fraværslønart 3810   Når medarbejderen holder feriefridage, hvor der udbetales en sats pr. feriefridag, bruger du Fraværskode 62 - fraværslønart 3818   Skal den ferieberettigede løn nedskrives med 4,8% (ligesom ferie) i forbindelse med afholdelse af en feriefridag, bruger du Fraværskode 60 - fraværslønart 3829 Udbetales de oprettede feriefridage til en timesats, anvendes denne fraværskode. Fraværskoden vil nedskrive feriefridagene i saldoen for feriefridage, og udbetaler dagene med formlen: oprettede feriefridage gange med normtimer pr. dag gange timeløn. Normtimerne er en af følgende: personligsats 9918 eller resultattabel TRTIM eller 7,4 time. Fraværskode 60 - Fraværslønart 3846 Skal medarbejderen trækkes i løn for afholdte feriefridage, oprettes under ’Variable lønoplysninger’ Lønart 3848 Afholdte feriefridage/træk, oprettes med antal feriefridage som er afholdt på. Feriefridage saldo bliver nedskrevet med det indtastes antal.   Medarbejderen vil blive trukket i løn udfra beregningen: Antal indtastede feriefridage gange medarbejderens normtid pr. dag gange med timelønnen (månedsløn divideret med normtid pr. måned)   3.     Udbetaling af feriefri, som en variabel lønoplysning Du kan udbetale feriefridage som en variabel lønoplysning, hvor der ikke sker en registrering i fraværssystemet. Du kan bruge følgende variable lønarter til udbetaling af feriefri: Lønart 3825: Udbetaling af feriefridage – dage gange sats i input.   Lønart 3830: Feriefridage udbetales ved at beregne 4 procent af månedslønnen. Hvis du har en anden procentsats, skal du skrive den på resultattabel 3830, hvorefter lønarten vil bruge den nye procentsats i beregningen.   Lønart 3832: Udbetaler antal dage (som er oprettet på lønarten) og gange med satsen som er oprettet på de respektive løngrupper på resultattabel 3838 Udbt. feriefridag sats.   Lønart 3834: Udbetaling af feriefridage – dage gange sats i input. Faktoren i resultattabel 3834 divideres op i månedslønnen og giver en sats pr. dag.   Lønart 3847: Lønarten nedskriver de indtastede dage i saldoen for feriefridage, og udbetaler indtastede dage med formlen, antal indtastede dage gange med normtimer pr. dag gange timeløn. Normtimerne er en af følgende: personligsats 9918 eller resultattabel TRTIM eller 7,4 time.   Lønart 3838 Udbetal Feriefridage, oprettes under variable lønoplysninger. Lønarten udbetaler antal dage (som er oprettet på lønarten) og ganger med satsen som er oprettet på de respektive løngrupper på resultattabel 3838 Udbt. feriefridag sats.   Lønart 4073 Feriefridage i timer udb, oprettes under variable lønoplysninger, hvis virksomheden har deltidsansatte og der skal udbetales feriefridage i timer. Lønarten tager højde for hvis medarbejderen er på deltid. Lønarten udbetaler timelønnen beregnet ud fra månedslønnen divideret med medarbejderens normtid   OBS! Husk at oprette ovenstående lønarter i din kontoplan i debet på resultatopgørelsen.   4.     Udbetaling af feriefridage, hvor restsaldo tømmes – variabel lønoplysning Ønskes hele feriesaldoen udbetalt, kan du bruge følgende lønarter: Lønart 3832: Feriefridage udbetales i timer – ingen input, da lønarten tømmer saldoen for feriefritimer. Lønarten beregner 4 procent af månedslønnen og dividerer med 7,4 time. Hvis du har en anden procentsats, skal du skrive den på resultattabel 3830, hvorefter lønarten vil bruge den nye procentsats i beregningen. Lønart 3836: Udbetaling af feriefridage – ingen input. Lønarten tømmer saldoen for sidste år, og satsen findes ved hjælp af en faktor fra resultattabel 3834. Faktoren i resultattabellen divideres op i månedslønnen og giver en sats pr. dag.   OBS! Lønarter, der udbetaler saldo, kan ikke efterreguleres. Husk at oprette ovenstående lønarter i din kontoplan i debet på resultatopgørelsen.   5.     Tildeling af feriefrisaldo ved nyt afholdelsesår Nogle tildeler feriefridage ved nyt ferieår i september måned. Andre tildeler feriefri den 1. maj eller 1. januar.   Du tildeler feriefridage under variable lønoplysninger eller fællesregistrering på følgende lønarter:   Lønart 3800 - Feriefridage - skriv antallet af feriefridage   Vælg Medarbejder, Fællesregistrering og Variable lønoplysninger Klik på Ny Skriv, hvem fællesregistrering er for, ved at vælge aflønningsform, løngruppe eller stillingskategori Udfyld felterne ’Dato’ og ’Lønart’ Klik på OK Du kan nu se en oversigt over de medarbejdere, som lønarten vil blive oprettet på Klik på OK   6.     Automatisk nulstilling af feriefridage For automatisk nulstilling af feriefridage, kræver det opsætning af fraværsrækkefølge. Nulstilling feriefridage opsættes på følgende måde: Resultattabel FRINUL opsættes med den måned, hvor nulstillingen skal ske. Som regel er det samme måned som tildelingen af nye feriefridage. Er det f.eks. maj måned, angives der 05 udfor de løngrupper hvor nulstillingen af feriefridage skal ske. Visma Løn nulstiller automatisk feriefridage når nulstillingsmåned nås, men gemmer feriefridage, hvis der senere skulle komme fravær vedr. gammel periode, eller hvis de nulstillede feriefridage ønskes udbetalt. Kommer der fravær vedr. gammel periode, nedskrives de nulstillede feriefridage med det forbrugte antal. Skal der efterfølgende ske udbetaling af de resterende nulstillede feriefridage: På Medarbejder/Medarbejdersaldi kan man på hver enkelt medarbejder se, hvor mange nulstillede feriefridage der er til rest.   Variabel lønart 3792 Nulstil. Feriefridage/saldo oprettes med det antal dage der skal udbetaltes. Herefter oprettes lønarten til udbetaling af dagene, f.eks. 3825 Udbetal feriefridage, med antal dage og den ønskede sats.     7.     Overførsel af feriefridage Afholdelse af feriefridage følger kalenderåret, skal de resterende feriefridage overføres til nyt kalenderår, kan det gøres ved at bruge variable lønoplysninger eller fællesregistrering. Lønart 310 - feriefridage overfører saldi fra sidste år   8.     Afstemning af feriefrisaldi Rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’ viser ’år til dato’ saldi for               Feriefridage   Rapporten er sorteret efter Arbejdsgiver / Afdeling / Medarbejdernummer. Rapporten er som udgangspunkt en csv-fil, men kan også udskrives som en HTML liste. Du kan vælge denne filtype ved dannelsen af rapporten ved at vælge ’Nej’ til Datafil-output.   Rapporten/filen kan rekvireres på følgende måder:   I lønkørslen  Hvis rapporten/filen ønskes dannet ved hver lønkørsel, skal du sætte rapporten op på følgende måde: vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger I højremenuen vælger du ’Rapportbestilling’ Vælg rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’ Dobbeltklik på linjen Skriv en startdato Klik på OK   Rapporten dannes både som liste og som csv-fil i lønkørslen.   Ved bestilling ad hoc Du kan danne rapporten på følgende måde: vælg Rapporter og Rapporter I højremenuen vælger du ’Medarbejder til gode (år til dato)’   Her får du mulighed for at bestille rapporten som liste eller som en csv-fil. Rapporten/filen rekvireres pr. kørselsordre.     9.     Afholdelse af feriefridag skal nedskrive fritvalgskontoen Overenskomst der indeholder aftale om at afholdelse af feriefridage skal nedskrives i fritvalgskontoen. Opsættes på følgende måde for de forskellige medarbejdergrupper:   Timelønnede afholdelse af feriefridage   Fraværskode 60 Feriefri i dage, oprettes med fraværslønart 3856 udbetaling af feriefridage fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier. Udbetaling af feriefridage omregnes til timer og udbetales med en fast sats pr. dag. Opret resultattabel 3867 med sats pr. dag for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3867 ikke, udbetales med medarbejderens samlede timeløn gange 7,4 pr. dag. Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3856 Udbetaling feriefri fra fritvalgskonto.   Månedslønnede afholdelse af feriefridage   Fraværskode 60 Feriefri i dage, oprettes med fraværslønart 3855 Afholdelse af feriefridage fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier. Kontering af afholdelse af feriefridage på lønart 3855 Afholdelse feriefri fra fritvalg. Konteres lønart 9826 Skyldig fritvalgskonto, skal lønart 3855 ikke konteres.   10.  Afholdelse af feriefri i timer skal nedskrive SH saldoen Overenskomster der indeholder at afholdelse af feriefri skal nedskrives i SH saldoen. Opsættes på følgende måde for de forskellige medarbejdergrupper:   Afholdelse af feriefridage   Fraværskode 60 Feriefri i dage, oprettes med fraværslønart 3875 Afh. Feriefridage m. SH tjek. På lønarten udbetales et beløb pr. feriefridag fra SH saldo. SH saldoen kan ikke blive negativ. Lønarten udbetaler det beløb der angives, men er beløbet større end SH saldoen, vil medarbejderen blive trukket i løn på lønart 4521 Manglende SH saldo.   11.  Hensættelse (Feriefridage) til timeløn Feriefridage kan hensættes ved at oprette resultattabel FRIHEN med ’1’ for de respektive løngrupper.   Når du opretter dage, ganges dagene med den sats som er angivet for timer pr. dag (personligsats 9918 eller resultattabel TRTIM eller 7,4) gange med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter. OBS!!! Timerne bliver afrundet til hele eller halve dage. Eksempel der optjenes 0,42 feriefridage pr. måned og de ganges med 7,4 time = 3,108 det afrundes til 3 timer som bliver ganget med timesatsen og hensat i bogføringen.   Hensættelse (Ferifridage) til timeløn gange en procent Feriefridage kan hensættes til timeløn + en procentsats ved at oprette resultattabel FRIHEN med en sats for de respektive løngrupper. Hvis f.eks. timelønnen hensættes med timeløn gange 25%, skal resultattabel FRIHEN oprettes med 1,25 på de respektive løngrupper. For ovenstående punkter gælder at: Når du opretter dage, ganges dagene med den sats som er angivet for timer pr. dag (personlig sats 9918 eller resultattabel TRTIM eller 7,4) gange med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter.   Bruges feriefri i dage, skal du oprette lønarterne i kontoplanen i debet og kredit 13850 = Hensættelse fra resultattabel FRIHEN Nedskriver hensættelse ved afholdelse 13855 13852 = Hensættelse Automatisk ved tildeling årligt fra resultattabel 3800 Nedskriver hensættelse ved afholdelse 13858 13853 = Hensættelse Automatisk ved tildeling løbende fra resultattabel 3796 Nedskriver hensættelse ved afholdelse 13856   OBS! Det er vigtigt at registreringen af fravær sker med enkeltstående dage, hvis du benytter Visma Løn for registreringer, for at nedskrivning i hensættelsen bliver korrekt.    

Feriesystemet I Visma Løn er det muligt at administrere Optjent ferie i dage eller timer Afholdt ferie i dage eller timer Ferie med løn, udbetaling af ferietillæg/ekstra ferietillæg og overført ferie Løbende afregning af feriepenge til FerieKonto/Feriekasse Løbende beregning af feriepenge til feriekort Ferie på forskud Ingen Ferie Vi har opdelt vores ferievejledning i følgende emner, klik på linket og læs mere:   Opsætning af ferie dage/-penge Opsætning af ferie timer/-penge Afholdelse af ferie Udbetaling af ferie Ferie ved fratrædelse Ferie på forskud Ferie fra tidligere arbejdsgiver Feriesaldi nye medarbejdere Ferietillæg ferieår Ferietillæg kalenderår   Korrektion af ferie Korrektion af ferietillæg og ekstra ferietillæg      

Pdf vejledning   1.     Tilmelding af rapporter i forbindelse med lønkørsel   Vælg Arbejdsgiver, Arbejdsgiver stamopl. og Rapportbestilling i højremenuen I Rapportbestilling kan man i kolonnen ’Bestilling’ se de rapporter, der er frivillige og dem der er obligatoriske Ønsker du at tilmelde en frivillig rapport, dobbeltklikker du på linjen for rapporten, og angiver datoen i ’Bestilt fra’ fx 01-03-2023 Klik på Gem efter datoen er rettet. I eksemplet her vil rapporten ’Afstemningsliste eIndkomst REGNEARK’ blive dannet i lønkørsler efter d. 1. marts 2023. Rapporten vil derfor kunne tilgås via Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel Er rapporten ikke tilmeldt i Rapportbestillinger, kan den ALTID dannes manuelt via menuen Rapporter   2.     Afmelding af rapporter i forbindelse med lønkørsel   Vælg Arbejdsgiver, Arbejdsgiver stamopl. og Rapportbestilling i højremenuen I Rapportbestilling kan man i kolonnen ’Bestilling’ se de rapporter, der er frivillige og dem der er obligatoriske Ønsker du at stoppe en frivillig rapport, dobbeltklikker du på linjen for rapporten, og datoen i ’Bestilt til’ rettes til fx 28-02-2023. Klik på Gem efter datoen er rettet. I eksemplet her vil rapporten ’Ferieregnskab’ ikke blive dannet i lønkørsler efter d. 28. februar 2023. Rapporten kan ALTID dannes manuelt via menuen Rapporter 3.     Sådan dannes rapporter manuelt   Du danner en rapport via Rapporter og Rapporter i højremenuen Vælg fx ’Bogføringsbilag med spec.’ Angiv kørselsordre fx ’12302’ og evt. den Arbejdsgiver man vil køre for – i dette tilfælde er det alle Arbejdsgivere Klik OK Rapporten dannes i Vis job    

Denne artikel handler om vores Visma Løn Tools, der er en udvidelse til Microsoft Excel og muliggør videre arbejde med data fra Visma Løn. Det nyeste skud på stammen er “Læs Anmærkningsliste” der sammen med det, for nogle, velkendte “SplitStamkort” udgør Visma Løn Tools. Begge værktøjer kan du læse mere om i artiklen.   Nederst i artiklen finder du en vejledning til installation og brug af “Læs Anmærkningsliste” og “SplitStamkort”. Når værktøjerne er installerede, ligger de fast i menulinjen i Excel.     Sådan fungerer “Læs Anmærkningsliste” Det nyeste af vores Visma Løn Tools er “Læs Anmærkningsliste”. Det åbner den ellers ”låste” HTML-rapport i Microsoft Excel-format, så du lettere kan redigere og filtrere data. Værktøjet giver også mulighed for, at data kan dannes automatisk til Decentral Registrering.   Sådan fungerer “SplitStamkort” “SplitStamkort” er et værktøj, der giver dig et mere overskueligt stamkort i Excel. Du slipper for at splitte data op i kolonner og underark manuelt - filen gør det for dig. Derudover kan “SplitStamkort” også hente den nyeste information på medarbejderne fra CPR-registeret. Via decentral indlæsning bliver oplysningerne opdateret direkte i lønsystemet.    Har du allerede “SplitStamkort” liggende på din computer, skal du blot erstatte den gamle fil med den nye for også at kunne benytte det nye værktøj. Med filen i denne artikel installeres både “SplitStamkort” og “Læs Anmærkningsliste” på én gang.   Installering For at installere værktøjerne skal du downloade denne fil. (Bemærk, at filen downloades automatisk ved klik på linket.) Følg vejledning til instillation og brug i den vedhæftede vejledning, der ligger nedenfor.    Teknisk support Vær opmærksom på, at vi ikke kan ikke tilbyde support i forbindelse med installation og brug af Visma Løn Tools. Vi prioriterer i højere grad, at du kan få fat på os, når det drejer sig om lønbehandling. Tag gerne fat i din egen IT-afdeling, eller en Excel-kyndig kollega, hvis du har problemer med at komme i gang.

Vejledning log på Visma Løn 1.    Log på Visma Løn Når du skal arbejde i Visma Løn, skal du logge på en sikker forbindelse. Åben en Internet browser f.eks. Google Chrome Angiv url: community.visma.com Klik på firkanten med de 9 små firkanter i, på den blå bjælke. Klik på Find områder Vælg Visma Løn Gå i højre menuen under Relevante links og vælg Log på Visma løn Her vil du blive bedt om, at angive CVR-nummer og brugernavn (har du tidligere bedt om at systemet skal huske det, står det der i forvejen) Angiv din adgangskode Du vil modtage en engangskode retur, enten via mail eller som sms. Du skal skrive koden i feltet Engangskode Klik på Log in og du er nu logget på Visma Løn. OBS!! Gem evt. adressen som en genvej til systemet.

Dette værktøj er en hjælp til at opdatere medarbejdernes adresser på en nem måde ved at indlæse og opdatere alle medarbejderes adresseoplysninger på én gang.

Pdf vejledning   I Visma Løn er der mulighed for genvejstaster og her vil du kunne se, hvilke der er og hvordan de anvendes. Ens for dem alle er at de åbner et menupunkt i Hovedmenuen til venstre – derefter kan du navigere i undermenuerne med ↓ og ↑ - når du står på det menupunkt du gerne vil vælge, så klik på Enter   Beskrivelse Genvej Forklaring Arbejdsgiver Alt + A Åbner menupunktet Arbejdsgiver i hovedmenuen, hvor du finder al information om den eller de arbejdsgivere der er Medarbejder Alt + M Åbner menupunktet Medarbejder i hovedmenuen – her vises undermenuer til registrering af stamdata og løndele mm. Lønadministration Alt + L Åbner menupunktet Lønadministration i hovedmenuen – her vises undermenuer, som omhandler lønkørsler, decentrale indlæsninger, samt visning af f.eks. lønsedler for en periode på én enkelt medarbejder Rapporter Alt + T Åbner menupunktet Rapporter i hovedmenuen – her findes der standardrapporter eller du kan anvende tilkøbt rapportmodul, samt visning af jobs der er kørt i systemet under Vis job Opsætning Alt + S Åbner menupunktet Opsætning i hovedmenuen – her vises undermenuer, hvor du bl.a. kan se Stillingskategorier, resultattabeller, kontoplan mm. Visma Løn Alt + I Åbner menupunktet Visma i hovedmenuen – her finder du Kontakt os og kan se, hvordan du kommer i kontakt med os Højremenu Alt + E Kan anvendes når du står i en undermenu og der er yderligere valgmuligheder i højre side i en dropdown menu. Når du står i højremenuen, vælg med pilene, menupunktet du ønsker at se, tryk herefter på Enter for at vælge Et niveau tilbage Esc Ønsker du at gå et skridt tilbage eller annullere en proces – tryk på Esc og ved flere tryk på Esc kommer du til hovedmenuen Ny Alt + N Anvendes når du er i en undermenu og ønsker at oprette f.eks. en ny medarbejder eller en ny lønart, fraværskode Kopier Ctrl + C Kopierer den tekst eller de tal du har markeret enten i Visma Løn eller andet program, hvorfra du skal bruge data til at sætte ind i Visma Løn Indsæt Ctrl + V Indsætter det du har kopieret sidst med kopi funktionen (Ctrl + C) Fortryd Ctrl + Z Fortryder du din sidste handling – kan gøres flere gange i træk, hvis der er foretaget flere rettelser i træk uden at gemme i processen Ny periode Alt + P Anvendes når du står i menuen Ansættelsesforhold, Resultattabel eller Kontoplan og skal oprette en ny periode Gem Alt + G Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Ok Alt + O Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Slet Alt + X Anvendes til sletning af f.eks. lønart, fravær eller resultattrin Søg Alt + Q Anvendes når du i en undermenu ønsker at søge en medarbejder frem, hvor muligheden Søg er tilgængelig Søg i oversigt Ctrl + F Søgning af specifik data – enten i systemet, i en oversigt, i lønsedler eller f.eks. kontoplan/linier Hjælp Alt + J Anvendes til at få hjælp til skærmbillede eller felter, så kommer en beskrivelse op i et pop up vindue Frem Page Down Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Tilbage Page Up Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Første forekomst Ctrl + Home Fører dig til f.eks. første medarbejder under Ansættelsesforhold Sidste forekomst Ctrl + End Fører dig til f.eks. sidste medarbejder under Ansættelsesforhold  

Rapportoversigt i PDF-format     Sådan danner du rapporter Rapporterne udskrives fra Visma Løn ved at: Åbne Visma Løn Vælge rapporter Vælge fra drop down-menuen   Afregning pr. betalingsdato Formål Rapporten anvendes som datoafregningsoversigt for afregning af feriepenge. Format Excel/csv Indtastning før dannelse Eventuelt Arbejdsgivernummer & Startdato   Afregning pr. dispositionsdato Formål Rapporten anvendes som datoafregningsoversigt med totaler pr. bestillingsdato, samt subtotaler pr. betalingsmodtager (Løn, Pension, SKAT, Barsel, ATP). Format Html Indtastning før dannelse Eventuelt Arbejdsgivernummer & Startdato   Afstemningsliste (eIndkomst)  Formål  Rapporten anvendes til afstemning af valgte periodes lønkørsel med eIndkomst. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Afstemningsliste eIndkomst (år til dato) Formål  Rapporten anvendes til at afstemme årets lønkørsler med eIndkomst. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer & Periode   Afstemningsliste (lønperioden) Formål  Rapporten anvendes til at afstemme saldototaler for den valgte lønkørsel. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Afstemningsliste (år til dato) Formål  Rapporten anvendes som oversigt af saldototaler fordelt på arbejdsgivernummer samt stillingskategorier. Format  Html Indtastning før dannelse  Periode + eventuelt Arbejdsgivernummer   Afvigelsesliste udvidet *Kræver abonnement og opsætning for at blive vist*   Anciennitetskort Formål Rapporten anvendes som oversigt over den pågældende lønkørsels fratrædende medarbejdere og dertilhørende information om ansættelse, fratrædelse og ferieoptjening. Format Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Anmærkningsliste Formål Rapporten anvendes som oversigt over eventuelle anmærkninger ifm. lønkørslen. Format Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer   Arbejdsgiverstamkort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over virksomhedens aktive services samt aktive, automatiske rapportbestillinger fordelt pr. arbejdsgiverforhold. Format  Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer og Kun ændrede kort: JA/NEJ   Bogføringsbilag Formål Rapporten anvendes til at afstemme lønkørselens debet/kredit saldi. Indeholder ligeledes finanskontonumre over periodens lønposteringer. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Bogføringsbilag med spec. Formål  Rapporten anvendes til at afstemme lønkørselens debet/kredit saldi, ydermere indeholder rapporten specificerede detaljer på medarbejderniveau over periodens lønposteringer. Format Excel/csv + html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Bogføringsbilag med spec. (år til dato) Formål  Rapporten anvendes til at afstemme lønkørslens debet/kredit saldi år til dato, ydermere indeholder rapporten specificerede detaljer på medarbejderniveau over periodens lønposteringer. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer + periode   Ferieafregningsliste Formål Rapporten anvendes som oversigt over ferieafregning efter den gamle ferielov. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   NYF Ferieafregningsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over ferieafregning efter den nye ferielov. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Ferienulstilling Formål  Rapporten anvendes som oversigt over nulstillede ferie- og feriefridage. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Ferieregnskab Formål  Rapporten anvendes som oversigt over restferie fra den gamle ferielovsperiode. Format Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer, Sortering: Aflønningsform/Afdeling & Datafil output: JA/NEJ   NY Ferielov FerieRegnskab Formål  Rapporten anvendes som saldooversigt på medarbejderens opsparede og afholdte ferie samt ferietillæg. Format Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer, Sortering: Aflønningsform/Afdeling & Datafil output: JA/NEJ   Fradragsliste Formål  Rapporten anvendes som saldooversigt for fradragssaldi i den pågældende lønkørsel. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Fradragsliste med overførsler Formål  Rapporten anvendes som oversigt over fradrag med overførsler. Format  Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre & eventuelt Arbejdsgivernummer   Kvitt. På indlæste (modtaget) eSkattekort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over rekvirerede eSkattekort på medarbejdere. Format  Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer & Periode: Fra/Til   Lønsedler Formål  Rapporten anvendes som udskrift af den valgte periodes lønsedler. Format  Html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Selektionsnr., Arbejdsgivernr., Medarbejdernr. & Slet arb.tekst til lønseddel: JA/NEJ   Medarbejdere til gode (år til dato)  Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderes saldi på månedlige, løbende optjeninger (Afspadsering, Fritvalgskonto, Feriefri, Omsorgsdage og Aftalefri). Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer Datafil output: JA/NEJ   Medarbejdere uden eSkattekort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdere, som ikke har et skattekort. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer Datafil output: JA/NEJ   Medarbejderoversigt Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderen personlige månedsløn eller personlige timeløn. Format Excel/csv Indtastning før dannelse Eventuelt Arbejdsgivernummer, afdelingsnummer, Udbetalingsstednr. & Gyldig pr.   Medarbejderstamkort Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdere inkl. oplysninger om adresse CPR, ansættelsesoplysninger/-dato, skattekorts-info samt bankkonto. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, medarbejdernummer, Kun ændrede kort: JA/NEJ & Datafil output: JA/NEJ   Overførselsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over totalsummerne af løn, pension, ATP, AMBI, A-SKAT og Barsel fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Html Indtastning før dannelse Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Ny Overførselsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over totalsummerne af ferieafregning fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Overførselstotal Formål  Rapporten anvendes som oversigt over totalsummerne af samtlige afregninger fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Overtid pr. afdeling Formål  Rapporten anvendes som oversigt over overtidstimer på samtlige medarbejdere fra den pågældende periodes lønkørsel. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Personalegode – ej udbetalte Formål  Rapporten anvendes som oversigt over saldi af månedens personalegoder samt totalsaldo år til dato. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Personlige satser Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderens samtlige personlige satser (timeløn, tillæg mv.). Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, medarbejdernummer & Gyldig pr.   Reg. Fraværsoplysninger Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdernes fravær. Udskrives som  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, Medarbejdernummer, Fraværskode & Inkludér anvendt fravær: JA/NEJ   Reg. Lønoplysninger Formål  Rapporten anvendes som oversigt over medarbejderens faste, variable og personlige lønsatser. Du kan få et overblik på enkelte lønarter, udvalgte medarbejdere eller arbejdsgivere. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, Medarbejdernummer, Lønart & Gyldig pr.   Revisionsrapport Formål  Rapporten anvendes som ”sladrehank” til visning af indlæst og manuelt indtastet løndata. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Dato fra/til + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   SH-opsparingsliste Formål  Rapporten anvendes som oversigt over Søgnehelligdage saldi. Format  Excel/csv Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Syge-/fraværsliste  Formål Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdernes samlede, registrerede fravær. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer   Tilmeldte medarbejdere til eBoks Formål Rapporten anvendes som oversigt over medarbejdere som er tilmeldt e-Boks. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer, Gyldig pr., Incl. Fratrådte & Datafil output: JA/NEJ   Udbetaling befordringsgodtgørelse  Formål  Rapporten anvendes som oversigt over udbetalt befordring. Format  Excel/csv + html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer & Datafil output: JA/NEJ   Ændringsliste  Formål  Rapporten anvendes som oversigt over ændringer i tabeller med nye værdier eller datoer. Format  Html Indtastning før dannelse  Eventuelt Arbejdsgivernummer   Omkørsel af bogføring Formål  Rapporten anvendes som oversigt over bevægelser ifm. en omkørsel af en lønkørsel. Ved kørsel af denne rapport foretages en omkørsel af bogføring. Dertil viser den også resultatet af omkørslen. Format Html Indtastning før dannelse  Kørselsordre + eventuelt Arbejdsgivernummer

PDF vejledning 1.          Hensættelse til kompetence fonde På de relevante stillingskategorier tilknyttes nedenstående lønart, for at Visma Løn beregner en hensættelse til kompetence fonde.   For månedslønnede skal stillingskategori lønart 9766 tilknyttes relevante stillingskategorier For timelønnede skal stillingskategori lønart 9778 tilknyttes relevante stillingskategorier   2.          Satser til kompentence fonde   Satserne til kompetence fonde opdateres via resultattabel 9766.   For bagud og forud angives den månedlige sats. For timelønnede angives sats pr. time   3.          Bogføring af hensættelse til kompetence fonde   Hensættelse af kompetence fonde bogføres for månedslønnede på 9766. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Hensættelse af kompetence fonde bogføres for timelønnede på 9778. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Vigtig info: Indberetning og afregning af hensætte midler, skal indberettes og afregnes manuelt til de relevante fonde.   4.          Hensættelse til OUS fonde   På de relevante stillingskategorier tilknyttes nedenstående lønart, for at Visma Løn beregner en hensættelse til OUS fonde.   For månedslønnede skal stillingskategori lønart 9756 tilknyttes relevante stillingskategorier For timelønnede skal stillingskategori lønart 9777 tilknyttes relevante stillingskategorier     5.          Satser til OUS fonde   Satserne til OUS fonde opdateres via resultattabel 9756.   For bagud og forud angives den månedlige sats. For timelønnede angives sats pr. time   6.          Bogføring af hensættelse til OUS fonde   Hensættelse af OUS fonde bogføres for månedslønnede på 9766. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Hensættelse af OUS fonde bogføres for timelønnede på 9778. Lønarten skal oprettes i kontoplanen med to 2 løbenumre.   Driftsomkostningen oprettes som løbenummer ’1’ og som en debet post. Den skyldige post oprettes som løbenummer ’2’ og som en kredit post   Vigtig info: Indberetning og afregning af hensatte midler, skal indberettes og afregnes manuelt til de relevante fonde.