Sök
Mina produkter
Hjälp

Användartips för Visma TransPA

Sortera efter:

Anpassning vid beräkning av arbetstidsförkortning

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Vill ni göra egna anpassningar vid beräkning av arbetstidsförkortning, ATF, så finns möjlighet att bygga upp detta i eget register och därefter aktivera dessa beräkningar på individnivå.   Funktionen finns tillgänglig i ert TransPA oavsett vilket avtalsområde ni tillämpar.   Inställning för hur beräkningen ska ske ställs in för var och en anställd under fliken lön. Här väljer man om atf ska beräknas enligt avtal, enligt arbetstidsförkortningsnyckel eller inte alls. Som standard är valet enligt avtal.       För att bygga upp en eller flera arbetstidsförkortningsnycklar, gå till register - arbetstidsförkortning.   Att tänka på när man bygger upp dessa - när man väljer att gå ifrån avtalets beräkning så kommer man också tappa den inbyggda hårdkodade beräkningen som man är van vid sker för de berörda anställda. Se då till att få med avtalets ordinarie atf i er nyckel ni skapar.   Kända begränsningar Vid tillämpning för Transports tjänstemannaavtal. Lönearten Arbetstidsförkortning och uttag för ATF finns ej i ert TransPA vilket försvårar. Vi kan trots detta hjälpa er att få arbetstidsförkortning att räknas upp vid intjänande. Dock kommer ej uttag av atf att kunna räkna ner ert saldo. Kontakta oss gärna så förklarar vi mer hur ni ändå kan nyttja funktionen och vilka manuella åtgärder som krävs.    
Visa fullständig artikel
21-06-2021 09:25 (Uppdaterad 04-06-2024)
  • 0 Svar
  • 5 gilla
  • 2915 Visningar

Vägledning för trial-versionen av TransPA

Med trial-versionen av TransPA är du snabbt igång med digital tidrapportering, attestering, kalenderöversikt, kompetensuppföljning mm.   Här kommer lite information om hur du kommer igång. 1. Börja med att lägga in din personal i TransPA under fliken Personal Här fyller du i uppgifter som Namn, efternamn, signatur, lösenord, färdskrivarkortnr, anställningskontrakt, ange vilken yrkeskategori och arbetsledare m,m som personalen skall ha så kan dom anställda snart börja logga in och tidrapportera sina arbetsdagar. Här kan du läsa mer om dom olika inställningarna under fliken Personal      Under fliken kalender får man en bra översikt på dom anställdas arbetsdagar, här kan vi ställa in kalendern på många olika sätt för att få den efter just den kalender vy som du vill ha. sortera efter arbetsgrupper, stationsorter, anställningsform, arbetsledare m,m vi får även en överskådlig vy på den arbetade tiden, vi lägger även in frånvaro samt justerar arbetspassen här. Du kan läsa mer om dom olika inställnings alternativen under fliken Kalender      Under fliken Attest kan man enkelt godkänna personalens tidsrapporter i Attest vyn kan se olika start och stop tider på tidrapporten, arbetspasset, färdskrivartiderna, resorna. Vi kan även här se hur mycket tidsrapporterna avviker från färdskrivaren. du kan läsa mer om dom olika flikarna på länken Attest   En bra idé kan vara att ha sina fordon registrerade i TransPA både i planeringshänseende, men också för möjligheten till kostnadsuppföljning, om du låter dina anställda ange fordon när de tid rapporterar. du kan läsa mer om detta på länken Fordon     Genom att registrera kompetens i TransPA får ni full koll på era kompetenser i företaget och dess giltighetstider. När det gäller hur kompetens avlönas så har vi en funktion som sköter detta per automatik och förenklar hanteringen för er. När kompetensutvecklingen utförs utanför den ordinarie arbetstiden utgår endast timlön men inte övertidsersättning. du kan läsa mer om detta på länken Kompetens Färdskrivarkoppling En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i TransPA. Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning. Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt. För Idha Online, Scania, Optac Stoneridge, Tacho-online, görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Dynafleet skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst. Du kan läsa mer om hur du aktiverar denna funktionen på länken Färdskrivare Under fliken Analyser kan vi ta fram olika typer av rapporter och uppföljningar vi kan även här se olika avvikelser från färdskrivarrapporten. I silver version kan vi få tillgång till olika tids rapporter som utförd tid, rapporterad tid, arbetad tid/månaden, aktiviteter, frånvaro, arbetad tid per fordon eller anställd, här finns massor av olika rapporter att kunna få ut.      Meddelandefunktionen är ett enkelt och effektivt sätt att kommunicera med personalen.  Med hjälp av denna kan du skicka ut information som du vill sprida till enskilda personer, till utvalda grupper eller till hela företaget. Det kan vara något som behöver bli känt inom organisationen, policys, personalinformation, inbjudningar m m. Du kan även skicka personliga meddelande som bara riktar sig till en eller några personer. du kan läsa mer om meddelande funktionen på länken Meddelanden     Här har vi samlat allt som har med säkerhet att göra, 1. Felrapporter visar obehandlade (nya) rapporter och inkluderar resultaten av förarnas säkerhetskontroll av fordon och registrering av tillbud, skador och olyckor. du kan läsa mer om detta på länken Felrapporter  2. Säkerhetskontrollen innefattar kontroller av fordon som förarna kan göra innan avfärd, som registreras direkt i samband med att de tid rapporterar. Det går välja att göra den tvingande och man kan även schemalägga den, du kan läsa mer om detta på länken Säkerhetskontroll  3.Tillbudsrapportering är en funktion som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka. du kan läsa mer om detta på länken Tillbudsrapportering 4. Med hjälp av behörighetskontroll i samarbete med BKY kan du låta Transportstyrelsens dagliga kontroll av körkort och behörigheter även slå igenom i TransPA, med larm, påminnelser etc. du kan läsa mer om detta på länken Behörighetskontroll     Under fliken påminnelser får man olika påminnelse i fall något giltighetstid håller på att gå ut som T.ex. Anställningskontrakt, kompetenserna m,m     Under fliken register, registrerar vi alla olika typer av inställningar i TransPA som Aktivitetstyp, arbetsgrupp , arbetsuppgifter, tex i fall man vill att föraren registrera någon speciell arbetsuppgift under dagen.  Man kan lägga in olika stationsorter , trafikområden, vi skapar även här upp ett register för all utrustningen som man delar ut till sina förare som passerkort, tank kort kläder, m,m du kan läsa mer om detta på länken Register     Under fliken verktyg kan man ställa in sina inställningar för TransPA för att det skall passa just dit företag, som T.ex. företagsinställningar, tidsrapportering och attest inställningar, man kan även lägga till fler företag, snabbregistrera tids rapporter eller frånvaro för föraren. Går man vidare med TransPA kommer det finnas fler inställningar som man kan justera som systeminställningar, löneberäkning, personliga inställningar m,m     TransPA erbjuder dig en enkel och smidig möjlighet att skapa en handbok för din personal. I handboken kan du publicera alla dokument som din personal behöver ha tillgång till, t ex personalpolicy, kvalitetspolicy, lastningsinstruktioner, förarhandbok m m. Handboken kan läsas direkt i mobiltelefonen via personalens tidsrapportering. du kan läsa mer om detta på länken Handbok    
Visa fullständig artikel
14-02-2020 14:08 (Uppdaterad 21-11-2023)
  • 0 Svar
  • 4 gilla
  • 1650 Visningar

Översikt meny

1.  Tillbaka till huvudmenyn       2.   Snabbmeny 3.   Kalender 4.   Kalender Fordon & Pass 5.   Schemaläggning 6.   Analyser 7.   Meddelande 8.   Attest 9.   Personal 10. Fordon 11. Kompetens 12. Säkerhet 12. Påminnelser 13. Register 14. Verktyg 15. Handbok 17.  Export 18. Löneberäkning 19.  API      
Visa fullständig artikel
09-08-2018 09:16 (Uppdaterad 14-11-2023)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 2153 Visningar

Kalender Fordon & Pass

I detta avsnitt bekantar vi oss med Fordon och Passvyn.   Fordonsvyn används då du vill se hur dina fordon är planerade. Bakåt i tiden kan du se vem som kört aktuellt fordon en viss dag. Detta blir definitivt först när tidrapporten syns (grön). Framåt i tiden ses planerat fordon (blå). För att få en rättvis bild behöver ni planera alla fordon.     Passvyn använder du som arbetar och utgår från företagets arbetspass. Här syns passmallarna och hur de är planerade och utlagda i kalendern.     Verktygsfältet 1. Här väljer du hur många dagar som ni vill skall visas. 2. Placera händelser över hela dagen. 3. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. 4. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   I denna artikel kan ni läsa om Kalender-Anställda     
Visa fullständig artikel
16-03-2020 11:19 (Uppdaterad 21-09-2023)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 1859 Visningar

Register

    1. Aktivitetstyper 2. Arbetsgrupper 3. Arbetstidsförkortning 4. Arbetsuppgifter 5. Helgdagar 6. Lönearter 7. Lönegrupper 8. Lönetillägg 9. Passmallar 10. Semestergrupper              11. Stationsorter 12. Tidnycklar 13. Trafikområden 14. Utrustning 25. Övertidsnycklar           
Visa fullständig artikel
10-08-2018 13:53 (Uppdaterad 01-09-2023)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1792 Visningar

Changes Date format from Month/Day/Year in TransPA to Day/Month /Year

Question Date  formats in Chrome appear incorrectly in TransPA ( MM/DD/YYYY), how can i change it to UK date format ( DD/MM/YYY) ? Cause  Google Chrome tends to be installed with U.S. English settings by default in English-speaking countries. This defaults the date stamps seen in TransPA to the format of MM/DD/YYYY which is not the standard for countries outside the U.S.  Chrome does not use your machines localisation settings like Internet Explorer and so you must set the preferred view inside Chrome settings.   Solution To change the option to a standard DD/MM/YYYY. (Optionally update your language settings to non-U.S)   Go to Chrome Options (3 vertical pips in the top right hand corner) Choose Settings. Choose Show Advanced Options. Under Language, click on Language and input settings…  Click Add and find your location specific language e.g. English (United Kingdom) and add it to the existing list. You can also click the Use this language for spell checking button to ensure that you get localised spelling. PUT the language at the top of the list using … on the right of the language  Restart chrome.  
Visa fullständig artikel
03-02-2023 09:00 (Uppdaterad 31-01-2023)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 7513 Visningar

Lathund för Tidrapportering

Här hittar du manualen för hur man rapporterar tid som anställd, som PDF, på svenska och engelska.    
Visa fullständig artikel
03-08-2018 16:23 (Uppdaterad 07-12-2021)
  • 0 Svar
  • 4 gilla
  • 14958 Visningar

Utrustning

Att ha bra kontroll vilken utrustning man har och vad man har lämnat ut till de anställda är inte bara en fråga om att hålla koll på kostnader utan också en fråga om säkerhet. Att du som arbetsgivare är skyldig att tillhandahålla den skyddsutrustning som eventuellt behövs i arbetet kan vara bra att du kan dokumentera och även följa upp. Att spara din utrustning i TransPA och sedan registrera den på respektive förare kan vara ett sådant sätt. Varför inte även låta den anställde skriva under utrustningslistan, scanna den och spara den i TransPA, under dokument.   I likhet med många funktioner i TransPA finns möjlighet att lägga filtreringsbegrepp på din utrustning, vad som kallas Utrustningsgrupp. På bilden nedan visas de förinställda utrustningsgrupperna, men går alldeles utmärkt att skapa egna. När du skapar ditt utrustningsregister får du fundera över vilken av typ av utrustning du vill ha. Den enklaste typen behöver du bara ange namn på artikeln, välja utrustningsgrupp och eventuellt om du behöver skriva en kommentar. Artikeln går sedan att placera på den anställde, och ingen ytterligare kontroll sker. Väljer du istället att använda saldohantering har du möjlighet att se hur många du har lämnat ut, och därmed även se om det behöver beställas fler. Klicka i Saldohantering och skriv hur många du har från första början.  Har du utrustning som du vill hålla extra koll på, som dessutom går att särskilja med hjälp av serienummer, kortnummer eller liknande? Då rekommenderar vi att du istället använder Identitetskontroll. Här, som i exemplet nedan, får man ange namnet på kortet, Preem i det här fallet, och sedan lägga upp nya identiteter. När man lagt upp alla identiteter kan man spara utrustningen Preem. I samband med att man lämnar ut ett preemkort får man också välja vilken identitet man ger ut, och samma sak när utrustning lämnas tillbaka.  Samma hantering kan användas för till exempel telefoner, med IMEI-nummer, nycklar med nyckelnummer, etc.   När ditt utrustningsregister är klart är det bara att registrera utrustning på dina anställda.
Visa fullständig artikel
13-08-2018 09:50 (Uppdaterad 17-09-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 1948 Visningar

Har ni glömt att lägga till mobilnummer när ni skapat upp en ny systemanvändare i TransPA?

Lägger man inte in mobilnummer när man skapar upp en ny systemanvändare i TransPA finns det möjlighet att lägga till detta efteråt, men det krävs då inloggning för den enskilda systemanvändaren via https://home.visma.com      Här loggar man in med samma uppgifter som den nya TransPA-inloggningen. Du får fram dina uppgifter genom att klicka på ditt namn välj sedan Mina uppgifter. Klicka på Lägg till telefonnummer, här kan ni också ändra din E-postadress genom att klicka på "pennan" uppe i högra hörnet.       Använder ni tjänsten Behörighetskontroll (BKY )och väljer skicka larm till utvalda systemanvändare när behörigheten är ogiltigt via sms är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat på systemanvändaren för att funktionen skall fungera.     I denna artikel kan ni läsa om hur ni lägger till ny systemanvändare.  
Visa fullständig artikel
30-10-2020 08:35 (Uppdaterad 30-10-2020)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 2054 Visningar

Stationsorter

I TransPA kan ni lägga upp era stationsorter. Det blir ett sorteringsbegrepp som hjälper er att typiskt definiera er personal och fordon. Era passmallar som används när ni planerar er personal är också skapade utifrån vilken stationsort de tillhör. När ni satt upp era stationsorter och tilldelat dem så kommer ni få möjlighet att få ut värdefull statistik utifrån just stationsorten i flera av våra rapporter. Ni kommer också märka att kalendern ger er en tydligare vy då ni kan välja att visa personal som hör till en viss stationsort och dölja övriga t ex. Ni hanterar era stationsorter i register - stationsorter.   Lägg till stationsort genom att klicka på plustecknet. Skriv in uppgifterna och spara på bocken. Uppgifterna om mobilnr och larmnummer kan användas ihop med funktionen att få larm via sms när personal inte har påbörjat sitt arbetspass.   I nästa steg - gå över era fordon, anställda och era passmallar så de blir tilldelade med rätt stationsort så kommer ni ha god hjälp av funktionen.   Skulle ni få någon förändring där ni helt byter stationsort helt kan ni göra den ej aktiv så döljs den med åtgärderna nedan. Glöm då inte att se över de berörda anställda, fordonen och passmallarna så de tilldelas en ny eller befintlig aktiv stationsort.    
Visa fullständig artikel
23-09-2019 15:43
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1631 Visningar

Huvudmenyn

På startmenyn ser du blåa och orange knappar, de orange knapparna måste du aktivt gå in för att se eller göra någonting, de blå knapparna visar information om att något skall göras eller påminnelser. Själva layouten styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete. Om du klickar på "transPA" längst upp till vänster så kommer du tillbaks till startsidan. Om du klickar på figuren med rutorna så når du en snabbmeny. Dessa funktioner är alltid tillgängliga i TransPA. Starta fjärrhjälp, Ändra lösenord och Info om er TransPA licens, finns under kugghjulet Namnet visar vem som är inloggad och klickar du på namnet visas företaget. Utloggning sker genom att klicka på dörren.
Visa fullständig artikel
25-06-2018 13:39 (Uppdaterad 09-08-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1376 Visningar

Kalender-Anställda

      I detta avsnitt bekantar vi oss med nya kalendern och förklarar menyradens symboler.    Kalendervyn . Du ser allt gällande din personal så som planerat arbetspass, frånvaro, rapporterad tid, digital färdskrivardata, resa och andra aktiviteter.   Dessutom finns en rad med inställningar som hjälper dig att utforma kalendern så som du önskar. Nedan följer en beskrivning av samtliga funktioner. Inställningarna sparas automatiskt på dig som systemanvändare.   Med dessa knappar markerar du utseende i Kalendern.              Placera händelser över hela dagen. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet. Hovring Visa/dölj detaljer på aktiviteten. Visa/dölj oplanerade pass. Visa/dölj tachodata. Här väljer du den information som skall synas i kalendern gällande den anställde. Välj något ur registret nedan fäst informationen du vill se genom att använda ”dra och släpp metoden”.  När du sedan är i kalendern kan du hovra över statistikcellen, för att se dina val.   För att justera storleken på statistikcellerna i kalendervyn får du "dra och släppa metoden" med muspekaren på dom ljusa sträcken för att justera i sid leds  Vi kan även sortera de anställda i listan efter de olika statistikcellerna som finns att välja mellan, klicka på någon av dina statistikceller och listan med personal kommer att ändras. Vi kan även sortera personalen på förnamn eller efternamn klicka på något namn i listan och det kommer komma fram ett val på förnamn eller efternamn.    Här väljer du hur de anställda skall grupperas i kalendern t ex efter stationsort.       Här väljer du vilken information som skall visas på varje aktivitet ( arbetspass, tidrapport) i kalendern.     Förklaring till menyradens övriga val Ni kan söka ut era anställd genom arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden, semestergrupp, man kan söka på anställningsnummer, signatur och ni kan ange förnamn eller efternamn så kommer sökfunktionen ge dig förslag på filtrering.        Här kan du välja hur din period skall vissas. Klicka på datum perioden så öppnas månadskalendern, klicka i första och sista dagen som du vill se i nya kalendern.   För att förflytta dig en period framåt eller bakåt så använder du höger och vänster dubbel pil. vill du bara flytta dig en dag framåt eller bakåt så använder du höger och vänster enkel pil Klickar du på idag så syns denna dag som första dag i din vy.      Lägga in eller ändra  pass, frånvaro, noteringar, eller tidsrapporter från kalendern gör du genom att klicka på den aktuella dagen eller markera t ex schemat som du vill ändra, så kommer en ny undre menyrad vissas längst ner på sidan, här kan du välja om du vill lägga till eller ta bort, redigera  något i kalendern      I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass
Visa fullständig artikel
25-09-2019 15:33 (Uppdaterad 23-03-2020)
  • 0 Svar
  • 4 gilla
  • 3164 Visningar
Välj din region:
Choose your Region
Go