Effektiv Registrering av Tidrapporter Vid behov av att registrera ett stort antal tidrapporter samtidigt för en anställd, rekommenderas att använda funktionen "Snabbregistrering av tidrapporter". Denna funktion finns tillgänglig under "Verktyg."         Val av Anställd och Vecka: Börja med att välja den anställde och den vecka du vill registrera tidrapporter för. Effektiv Inmatning: Använd tabbtangenten för att snabbt navigera mellan fälten och effektivisera inmatningsprocessen. Registrera Frånvaro: Enbart frånvaroorsak och antal timmar per dag behöver anges för frånvaro. Fordon i Tidrapporter: Observera att om fordon behöver inkluderas i tidrapporterna, kan det krävas redigering från kalendern. Spara: När hela veckans tidrapporter är inmatade, klicka på "Spara" för att slutföra registreringen.   Lycka till!

Lönetillägg är en extra kontant ersättning som den anställde erhåller vid varje arbetad timme eller per löneperiod (typiskt per månad). Ersättningen kan vara ett fast belopp eller en procentdel av aktuell timlön. Lönetillägg skapas under Register - Lönetillägg - Lägg till lönetillägg.     Vid registrering anges också vilken löneart som lönetillägget skall kopplas till   När du har registrerat Lönetillägget behöver du koppla de anställda till Lönetillägget. Vi rekommenderar att du skapar Lönetillägg i registret först, istället för att lägga personliga lönetillägg direkt på personen, även om det är tekniskt möjligt. Det gör det t ex mer överskådligt, t ex om beloppet ska höjas vid ett tillfälle, och en höjning som dessutom ska gälla flera anställa på en gång. Öppna upp en anställd, gå till fliken Lönetillägg, Lägg till lönetillägg och markera rätt lönetillägg. Här kan du även välja om lönetillägget gäller skall tidsbegränsas eller ej.     Att tänka på om man sätter en tidsbegränsning är att lönetillägget kommer gå efter utbetalningsmånad, T ex om lönetillägget skall gälla September - Februari, då skall du ange datumperioden Oktober-Mars ( Utbetalning Oktober avser septembers dagar )     Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att  Transpa i regel inte ombesörjer uppdatering av belopp i registret lönetillägg då nya avtal träffas. 

Registrera ny systemanvändare Verktyg  - Inställningar  - Systemanvändare          Klicka på symbolen i översta vänstra hörnet för att skapa upp din nya systemadministratör.   Ange personuppgifter Förnamn och efternamn får endast innehålla bokstäver och bindestreck, inga siffror eller specialtecken. E-postadressen är obligatorisk och kommer att användas som användarnamn till Connectinloggningen. Mobilnummer anges om ni använder tjänsten Behörighetskontroll och väljer att skicka larm till utvalda systemanvändare, då är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat här.Vill du läsa mer om behörighetskontrollen klicka här.    Registrera användarens behörigheter Är du osäker på vilken behörighet personen skall ha kan du läsa mer om behörigheterna här.    Markera slutligen vilket företag som användaren skall ha tillgång till. Klicka därefter på spara.     I samband med att ni klickat på Spara kommer användaren tillges ett välkomstmejl. Med hjälp av detta mejl kommer användaren kunna skapa ett lösenord för inloggning till www.connect.mytranspa.com      Notera att länken som tilldelas användaren är en engångslänk och upphör att gälla 24 timmar efter att den mottagits. Skulle användaren missa att aktivera sitt konto inom denna tidsperiod kan man skicka om välkomstmejlet via inställningar för Visma Connect (se bild nedan)   Genom att klicka på Aktivera konto kommer användaren skickas vidare till Transpa inloggningssida där personen skall ange lösenord.                     Skulle användaren inte mottagit inbjudan kan du skicka inbjudan igen. Klicka på pennan för att öppna inställningarna och skicka om välkomstmejl.     Tips! Följ status i aktiveringsprocessen genom att följa connectstatusen.     Statussymboler     Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect.  Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet. Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.     Ta bort systemanvändare eller ändra e-postadress i Transpa, läs mer här       

Under verktyg - inställningar - kommunikation hittar ni grundinställningarna för de anställdas tidrapportering, generellt gäller det för alla företag i databasen.         Tillåten tidsförskjutning anger hur många minuter ni tillåter att en tidrapport kan registreras framåt i tiden. Exempel: En tidrapport registreras kl. 16.30 med en inställning på 00:15 vilket innebär att den anställde inte får ange att arbetspasset avslutas senare än kl. 16.45     Om rutan Fordonsnummer är obligatorisk är ikryssad måste ett fordon anges när man registrerar en tidrapport. OBS! gäller även all frånvarorapportering. Tips! Skapa ett fordon avsett för Frånvaro, Utbildning eller andra typer av arbeten som inte innefattar att framföra ett fordon.  En varningsruta visas om man försöker spara en tidrapport utan att ha angett ett fordonsnummer.   Som standard är fordonsregistret unikt för varje företag. Om ni vill att registret istället ska vara gemensamt så aktiverar ni det här.     För varje chaufför kan man ange hur denne ska registrera sin arbetstid. Tänk på att ni väljer personliga inställningar för tidrapportering under varje anställd. Efter fullgjort arbetspass, stämpelklocka, kvittera pass eller extern tidrapportering då ni lägger in personal.     För de som använder stämpelklockan tillämpas dessa regler:     Maximalt tillåten längd på arbetspass anger den maximala längden som utstämpling kan ske.   Instämpling före arbetspassets start anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar in före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den instämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda starttiden.   Utstämpling före arbetspassets slut anger vad som ska tillämpas när arbetstagaren stämplar ut före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs tid kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.   Utstämpling efter arbetspasset slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar ut efter den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.  

Om en systemanvändare slutar på företaget och behöver tas bort som systemanvändare, följer ni nedanstående steg:   Ta bort kopplingen till Connect: Öppna systemanvändrens profil via verktyg-inställnignar-systemanvändare. Välj Inaktivera konto och Bekräfta genom att klicka på "Godkänn". Detta säkerställer att användaren inte längre är ansluten till Connect och därmed inte kan logga in i Transpa.       Återvänd till Systemanvändarregistret: När kopplingen är borta, återgår ni automatiskt till registret för Systemanvändare. Här märker ni att användaren inte längre är ansluten till Connect och är redo för borttagning. Ta bort användaren genom att klicka på minustecknet till vänster.         Viktigt att notera: Om användaren har fungerat som arbetsledare för någon anställd, kommer dessa nu bli utan arbetsledare. Kom ihåg att tilldela en ny arbetsledare till de berörda anställda.   För att kontrollera om det finns anställda som fortfarande har den tidigare systemanvändaren som arbetsledare, gå till Analyser > Rapporter > Allmänt för att generera en rapport.     Ändra E-postadress för en systemanvändare: Om ni behöver ändra en e-postadress följer ni samma procedur för att ta bort kopplingen till Connect. Därefter anger ni den nya postadressen. Användaren kommer att få ett nytt välkomstmejl där de får klicka på "Aktivera konto" och skapa ett nytt lösenord.                

Nedan finner du manualer för hur man som anställd loggar in och tidrapporterar i Transpa's tidrapporteringsportal      

I vissa fall kan standardrapporterna i Transpa inte vara tillräckliga för specifika behov. Vi erbjuder därför möjligheten att skapa kundanpassade rapporter, vilka vi kan leverera månadsvis, baserade direkt på er databas.   Nedan finner ni en översikt över redan skapade kundanpassade rapporter. Priset för en skräddarsydd rapport är 299 kr per utdrag. Har ni Transpa servicepaket Guld, ingår 12 utdrag av standardrapporter per år, och med servicepaket Diamant ingår 24 utdrag av standardrapporter per kalenderår     NR Kundanpassade Rapporter  Beskrivning Kolumn information 10 Lönetillägg Rapporten tar fram alla lönetillägg,  upplagda per anställd  Signature Anställningsnummer För/efternamn Lönetillägg Pris Lönetilläggets funktion/inställning Datum From   Datum Tom  Löneart Företagsnamn 11 LAS Lista "Anställningskontrakt" Första till sista  Anställningsdatumet Anställningsnummer Förnamn Efternamn Personnummer Gata Postnummer Stad Telefonummer Email Företagsnamn Anställd Från Kontrakt tom  12 Semesterlön/dag Semesterdagvärde % semesterfaktor  Företagsnamn Signatur Förnamn/efternamn Anställningsnummer  Semesterfaktor Semesterlön/dag Aktiv / inaktiv anställd 13 Schemaöversikt med extrapass Rapporten tar fram alla utlagda scheman under en månad med möjlighet att även se arbetspass som är markerade som extrapass  Sigantur Förnamn/efternamn Företag Datum  Start / sluttid  Totaltid för arbetspasset Extrapass 14 Personal/år Rapporten tar fram alla anställda som arbetat under innevarande år  Siagantur Förnamn/Efternamn Företag Yrkeskategori Anställningskontrakt Start Anställningskontrakt Slut Lönegrupp Anställningsavtal 15 Anställda med personlig månadslön Rapporten tar fram alla anställda med personlig månadslön  Anställd Löneform Månadslön / Timlön Anställningskontrakt Start Anställningskontrakt Slut Lönegrupp Personlig Månadslön Företagsnamn 16 Oattesterade tidrapporter Rapporten tar fram Oattesterade tidrapport per arbetsledare  Företagsnamn Signatur (anställd) För & efternamn (anställd) Startdatum för tidrapport Arbetsledare Status 17 Personaltidsrapport och Övertidsanalys Rapporten tar fram Summerad tid av schema, tidrapporter, utbetald övertid, frånvaro samt innehåller fält för Planerad arbetstid, för att beräkna övertiden av kolumner  Arbetad tid + Frånvaro tid - Planerad arbetstid Anställd Stationsort  Avtalsområde Planerad arbetstid (ange tid manuellt) Arbetad tid Beräkning övertid Utbetald övertid Frånvarotid 18 Övertidssaldo, både aktiva och inaktiva Rapporten tar fram innestående övertidssaldo per anställd, båda aktiva och inaktiva anställda.  Företagsnamn Status Aktiv/inaktiv Namn på anställd Period Övertidssaldo 19 Kompetensmatris Rapporten tar fram samtliga kompetenser per anställd  Signatur Förnamn/Efternamn Stationsort Företagsnamn Kompetenser  20 Avvikelser Schema/ Arbetstid/ Färdskrivardata Rapportens övergripande mål är att identifiera avvikelser mellan det planerade schemat, den verkliga arbetstiden och tiden registrerad av färdskrivaren. Viktigt att notera är att ett schema måste finnas för varje dag för att dessa jämförelser ska kunna göras korrekt. Anställd Schemalagd tid Arbetad tid Färdskrivardata Fordon/Regnummer 21 Avvikelse Schema/ Arbetad tid  Rapportens primära mål är att tillhandahålla en tydlig jämförelse mellan planerad schematid och  faktiskt arbetad tid. Rapporten används också för att identifiera "övertid"  då arbete längre än schema = övertid. Rapporten innehåller också kolumner som OB och Noteringar från tidrapporterna  En blandning mellan rapporter Utförd tid / summerad tid. Signatur Anställningsnummer Förnamn/Efternamn Företagsnamn Stationsort passmall Arbetsgrupp Anställd Schemanamn Schema Datum, start, slut, total Tidrapport Start, slut , totat Rast summerad tid Avvikelse Arbetad tid - schemalagd tid "Övertid" OB Vardag / Helg  Notering     Kontakta oss gärna om du har frågor eller funderingar kring möjligheten att skapa en kundanpassad rapport för dig och ert företag, samt för att få information om eventuella kostnader.  [email protected]  Läs mer om Supportavtalet och de olika servicepaketen här    

Frågor & svar   Anställd saknar e-postadress, hur går jag tillväga då? E-post finns att skapa via exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt. Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir, vad beror detta på? Om du har angett en korrekt e-postadress men inte mottagit vårt meddelande, följ dessa steg:   Kontrollera inkorgen, inklusive skräppostmappen. Om meddelandet finns där, markera det som "Inte skräppost". Spamfilter: Sök efter filter eller regler i din e-postklient som kan ha påverkat leveransen av meddelandet. För Gmail-användare: Markera vårt meddelande som "Inte skräppost" och lägg till vår e-postadress i din kontaktlista för att förbättra mottagligheten framöver.   Om problemet kvarstår, kontakta gärna vår support för ytterligare hjälp.     Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir. Connectstatus visar Grön bock, vad missar jag?       Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.          Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, kan jag ange/använda samma e-postadress för båda dessa användare?  Ja, du kan använda samma e-postadress för båda rollerna. Du kommer enkelt kunna växla mellan administrativt arbete och tidrapportering med hjälp av en särskild symbol, som visas i din systemanvändarvy, se bild nedan        Vid inloggat läge i tidrapportering växlar du tillbaka till systemanvändare genom knappen nedan  Här finns mer att läsa om funktionen som rör att växla mellan användare     Anställd behöver tillgång till flera företag i olika databaser, hur hanteras detta? Om era företag är placerade på separata databaser, kan de anställda använda samma e-postadress för samtliga företag. Vid inloggning presenteras en företagsvälljare där den anställde väljer vilken databas de ska tidrapporter för.              Anställd behöver tillgång till flera företag i samma databaser, hur hanteras detta? Om era företag delar samma databas, behöver e-postadresserna modifieras för att särskilja dem. Ett enkelt sätt är att addera ett "+" och, förslagsvis, företagets namn. Detta hjälper de anställda att komma ihåg vilken adress som hör till vilket företag. Företag 1:[email protected] Företag 2: [email protected] Företag 3: [email protected]  Det finns också möjligheten att de anställda anger olika e-postadresser för varje företag/databas. OBS! Detta innebär att den anställde själv måste hålla reda på vilken adress som är registrerad med vilket företag. Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna? Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.  Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret? Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer  Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra e-postadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga? Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av Transpas inloggning sker inom kort där e-postadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.   Den anställde har e-postadress angiven, men kan inte logga in. I överblicken syns klockan.  Den anställde har ej aktiverat sitt konto via länken i välkomstmejlet inom 24h. Välj redigera på pennan och skicka om välkomstmejl.     Finns det några systemkrav för att tidrapporter i Transpa? Vi garanterar funktionalitet vid användande av följande miljöer: iOS version 15 och senare Safari version 15 och senare Android, de senaste två versionerna Google Chrome, de senaste två versionerna Firefox, de senaste två versionerna Firefox ESR Microsoft Edge, de senaste två versionerna Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen.   Manualen innehåller följande guider: Hur skapas ett nytt lösenord? Hur ändras ett lösenord? Hur ändras en e-postadress? Glömt lösenord?      

Integrationen mellan Transpa och Klartext möjliggör effektiv hantering och uppdatering av personuppgifter, vilket säkerställer konsekvens och minskar manuella inmatningar. Denna process är avgörande när anställda byter sin inloggning till Connect, så att datasynkronisering sker smidigt över plattformarna. Funktionen för Klartext-fliken i Transpa För kunder som har Klartext integrationen kommer en ny flik på personkortet att finnas "Klartext" som förenklar överföringen av persondata mellan systemen. Här kan användare konfigurera inställningarna för Klartext och utföra uppdateringar. Processen är smidig – gör nödvändiga ändringar under fliken "Allmänt", och klicka sedan på "Skicka ny anställd till Klartext" eller "Uppdatera anställd i Klartext" för att överföra dessa uppdateringar till Klartext.        Skapa och Hantera Anställdas Konton TransPA erbjuder flexibilitet när du skapar och hanterar konto uppgifter för anställda. Här är hur du effektivt använder systemets funktioner för integration med Klartext: När du skapar en ny anställd: För att initiera kopplingen mellan TransPA och Klartext, börjar du med att klicka på "Skicka ny anställd till Klartext". Denna funktion mappar och skapar den anställdes profil i Klartext samt överför deras grundläggande information som namn och signatur. ( samma knapp används för att inaktivera en anställd till klartext ) Efter att profilen har skapats, använd funktionen "Uppdatera anställd i Klartext" för att fylla på med ytterligare information som adress och telefonnummer. Detta säkerställer att alla relevanta detaljer är uppdaterade i Klartext. För befintliga anställda: Använd endast "Uppdatera anställd i Klartext" när du behöver ändra eller uppdatera information, såsom adressändringar eller andra kontaktuppgifter. Detta ser till att de senaste uppgifterna alltid finns i Klartext. Denna integrerade process minskar fel och förbättrar hanteringen av personuppgifter mellan TransPA och Klartext, vilket säkerställer att dina data är korrekta och aktuella.

Varje frånvaro som registreras kan anges som tillsvidare, vilket innebär att du inte behöver registrera nya poster så länge personen är frånvarande. Detta är särskilt användbart för sjukskrivningar men kan tillämpas på alla frånvarotyper.   För att påbörja en tillsvidare-registrering, välj Tillsvidare som frånvarolängd och klicka på spara. Observera att valet tillsvidare inte kan göras retroaktivt.     Tips! Om en person lämnar arbetet tidigare på grund av sjukdom, kan du ange frånvarotiden för den dagen, exempelvis 3 timmar, och sedan kryssa i Tillsvidare. Nästa dag kommer Transpa att automatiskt registrera den ordinarie arbetstiden för dagen som frånvarotid.       När du sparar frånvaron, skapas en sjukregistrering för den aktuella dagen. Efter midnatt genereras automatiskt en sjukregistrering för följande dag. Denna registrering fortsätter tills du, som administratör, avslutar frånvaron genom att redigera den senaste frånvaroposten. För att stänga av, klicka i fältet "Stäng av" för att avsluta registreringen. Nu har ni möjlighet att ta bort den senaste frånvaroposten.   Tips! För att ta bort frånvaroblock i kalendern där det inte ska finnas någon frånvaro, håll inne Ctrl och klicka på varje frånvarodag. En siffra visas som anger hur många poster som kommer att tas bort. När ni är klara, klicka på ta bort. En informationsruta visas med meddelandet "Vill du verkligen ta bort alla markerade kalenderobjekt? Det går inte att ångra!" Om du är säker, klicka på ta bort posten, annars klicka på avbryt.     OBS! För anställda som följer ett schema där frånvaro dras enligt schematiden, måste schemat först läggas ut för att systemet ska registrera rätt antal frånvarotimmar.      

I Transpa finns stöd för att beräkna arbetstidsmått baserat på schemaperioder enligt bussbranschavtalet. I löneberäkningen visas värden som indikerar hur mycket tid arbetstagaren ska utföra jämfört med hur mycket som faktiskt har utförts. Dessutom presenteras övertid och undertid tydligt.      När en schemaperiod avslutas, visas dessa värden i löneberäkningen:   Planerad tid: Anger den arbetstid som arbetstagaren skall utföra under en schemaperiod. Exempel: en arbetstagare tillhör en lönegrupp som är inställd på schemaperiod 8 veckor och 40 tim/helgfri vecka. När en schemaperiod har avslutats kommer detta värde att vara 320 tim (eventuellt reducerat för infallande helgdagar). Detta värde skall inte förväxlas med den faktiskt schemalagda arbetstiden.   Rapporterad tid: Anger den rapporterade tiden under den aktuella schemaperioden. Både arbetstid och frånvarotid ingår i detta värde.   Undertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är lägre än planerad tid.   Övertid: Anger att arbetstagarens rapporterade tid är högre än planerad tid. Detta värde visas i listan över med beloppslönearter.   Om dessa värden inte visas i löneberäkningen innebär det att schemaperioden inte har avslutats under avräkningsperioden (=månaden före löneperioden). Avstämningen sker alltså inte under denna löneperiod. Den kommer att ske i en kommande löneperiod. Utöver dessa värden visas även Arbetad tid. Tänk på att detta värde alltid visar arbetad tid för den aktuella avräkningsperioden. Den har alltså inte någon betydelse för avstämningen av en schemaperiod men är användbar för att få en snabb överblick över en månad och att ta fram rapporter över en längre period. Funktionen bygger på att arbetstidsförläggningen "schemaperiod" ställs in med önskat antal veckor i lönegruppen.   Exempel: Låt oss börja med att titta i lönegruppen, som ni hittar under Register > Lönegrupper > Bussbranschavtalet. Här visas inställningen för lönegruppen '2 år schemaperiod', där arbetstidsförläggningen är satt till en schemaperiod på 8 veckor, med startdatum den 24 mars. Vi har även ställt in arbetstidsmåttet till 40 timmar per helgfri vecka   I löneberäkningen har vi nu nått juni utbetalningen med avvikelser för maj månad. Vår schemaperiod sträcker sig från den 27 mars till den 18 maj, totalt 8 veckor. Transpa känner av när schemaperioden avslutas, vilket gör att den planerade arbetstiden visas. Genom att klicka på raden för planerad arbetstid kan vi se att perioden avslutas den 18 maj och omfattar 296 timmar. Transpa har här reducerat arbetstidsmåttet från 320 timmar på grund av tre infallande helgdagar: den 18 april, den 21 april, och den 1 maj. Observera Transpa tar inte hänsyn till det utlagda schemat när arbetstidsmåttet beräknas, istället räknas varje helgfri vardag som 8 timmars arbete.         Om inga förändringar görs i schemaperioden, kommer nästa avräkningsperiod att bli från den 19 maj till den 13 juli. Det krävs ingen justering av datum i lönegruppen för att fortsätta, eftersom Transpa automatiskt känner av inställningen på 8 veckor och fortsätter att räkna nya schemaperioder.              

När ni börjar använda Transpa levererades det med ett antal standardlönegrupper utifrån det avtalsområde ni har. Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg osv. för  Transportavtalet, motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter 2 år i yrket, 2 år i yrket frischema osv. uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod. OBS! Om ni har skapat egna lönegrupper som heter något annat är det viktig att ni själva ser till att de uppdateras då nya avtal träffas.   Vid vissa tillfällen kan man behöva skapa upp ”egna” lönegrupper t ex vid olika lokala överenskommelser där inställningarna skiljer sig åt.   Gå till Register - Lönegrupper.     Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.     I vårt exempel nedan visar vi hur man lägger upp en ny lönegrupp för TransportUtlandsavtalet.   Klicka på plustecknet i det lila listfältet.   Skriv in benämning på lönegruppen och klicka på spara.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn och sedan klicka på plustecknet.   Skriv in avtalsperioden start, ni kan importera alla värden från en befintlig lönegrupp genom att välja ”Hämta värden från” ni får då hjälp med att hämta belopp och inställningar i lönegruppen. I vårt exempel väljer vi hämta värden från 2 år i yrket 2024-04-01.       Nu har de nya lönebeloppen importeras, ni har möjlighet att ändra belopp och inställningar innan ni sparar.    Här kan ni läsa om hur ni uppdaterar en "egen skapad" lönegrupp vid ny avtalsperiod. Uppdatera lönegrupp vid ny avtalsperiod   I denna artikel kan ni läsa om vilka lönebelopp som uppdateras Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nya avtal träffas

Arbetsuppgifter för Bussbranschen   Texten nedan beskriver hur olika uppehållstider och arbetstillägg för bussförare hanteras i systemet Transpa. Den förklarar också hur integration med Klartext underlättar schemaplanering och löneberäkning genom att automatisera överföringen av arbetsuppgifter mellan systemen. Exempel ges för att illustrera hur arbetstid räknas upp beroende på olika arbetsuppgifter och tider på dygnet. Tre extra arbetsuppgifter kan läggas till för specifika tillägg i integrationen. I Transpa finns standard arbetsuppgifter och dessa har lite olika formler. Arbetsuppgifter   Uppehållstid Linjetrafik  = 17% uppräkning av arbetstid ( OB utges inte under denna arbetsuppgift ) Uppehållstid på bortaort med dagrum = 25% uppräkning av arbetstid( OB utges inte under denna arbetsuppgift ) Uppehållstid på bortaort utan dagrum = 75 % uppräkning av arbetstid ( OB utges inte  under denna arbetsuppgift )    Linjetrafik 17% extra uppräkning av arbetstid mellan kl 22 - 06 Göteborgstillägg 17% extra uppräkning av arbetstid  mellan kl 22 - 06 Stockholmstilägg 17% extra uppräkning av arbetstid mellan kl 22 - 06 Generell  Beställningstrafik Beställningstrafik utom riket Beställningstrafik utom riket, enmansbtj När man räknar uppehållstid får den anställde X antal % i arbetstid när man “sitter och väntar”.   Exempel : Arbetsuppgift Uppehållstid Linjetrafik = 17% uppräkning Dagen startar kl  07.00 och beräknar att vara hemma igen kl 19,00. Mellan kl 11,00 & 15,00 sitter chauffören och väntar och skall då ha 17% uppräknad arbetstid, så i tidrapporten väljer den anställde att registrera arbetsuppgiften Uppehållstid Linjetrafik. Den totala tiden för arbetsdagen blir 8,68 h och den anställde har fått 0,68 h uppräknad tid ( Under tiden som den anställde har arbetsuppgiften Uppehållstid Linjetrafik kommer inte Rast att påverka uppräkningen )   Exempel : Arbetsuppgift Uppehållstid på bortaort utan dagrum = 75 % uppräkning Dagen startar kl  10.00 och beräknar att vara hemma igen kl 22,00. Mellan kl  14,00 & 18,00 sitter chauffören och väntar och skall då ha 75% uppräknad arbetstid, så i tidrapporten väljer den anställde att registrera arbetsuppgiften Uppehållstid på bortaort utan dagrum Den totala arbetstiden blir 11,00 h och den anställde har fått 3,00 h uppehållstid utan dagrum. ( under tiden som den anställde har arbetsuppgiften Uppehållstid på bortaort utan dagrum kommer Rast att påverka uppräkningen )   När en anställd kör Linjetrafik får man 17% uppräknad arbetstid mellan kl 22,00 & 06,00   Exempel Arbetsuppgift Linjetrafik 17 % extra mellan kl 22 - 06 Dagen startar kl  17.30 och beräknar att vara färdig kl 01,00. Mellan klockan 22,00 till 01,00 skall den anställde få 17% uppräknad arbetstid. Beräkning: Mellan kl 17,30 till 22,00 = 4,30 h och mellan kl 22,00 till 01,00 = 3,00 h dessa 3 timmar skall sen räknas upp med 17% vilket gör att arbetstiden blir 3,51 h.  Den totala tiden för arbetsdagen bli då 8,02 h För kunder som har integration mellan Klartext och Transpa  När Klartext är integrerat med Transpa, underlättas planeringen av scheman och pass genom att arbetsuppgifter skickas direkt från Klartext till Transpa. I Klartext kan du skapa arbetsuppgifter kopplade till lönegrundande poster som sedan mappar mot motsvarande arbetsuppgifter i Transpa. Detta skapar en strömlinjeformad process där arbetsuppgifter automatiskt överförs mellan systemen. Exempel på hur Klartext hanterar detta är att man kan skapa flera arbetsuppgifter som alla kopplas till en lönegrundande post, som t.ex. "Linjetrafik". Detta innebär att alla relaterade uppgifter automatiskt speglas i Transpa, vilket säkerställer korrekt tidrapportering och lön. Utöver dom standard arbetsuppgifter som finns i transpa,  går det att lägga till 3st extra arbetsuppgifter i integrationen. som endast skapar en post mellan systemen, det finns alltså inga formler eller uppräkningar på dessa tre extra arbetsuppgifter.     Extra arbetsuppgifter i samband med klartext integration Extra 1  Extra 2 Extra 3   Användning av Extra Arbetsuppgifter: Om en viss arbetsuppgift kräver ett extra tillägg, kan du i Klartext skapa en arbetsuppgift kopplad till lönegrunden "Extra 1". Denna arbetsuppgift mappas sedan till "Extra 1" i Transpa, och beloppet för tillägget sätts i Transpa. Detta tillägg återspeglas sedan automatiskt i den anställdes löneberäkning vid användning. Har du inte dessa “extra” arbetsuppgifter  i ditt transpa vänligen kontakta Supporten för att indexera dom. I denna artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen. Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma TransPA i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas.

Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att uppdatera en ”egenskapad” lönegrupp vid ny avtalsperiod.  Arbetssättet är nästan detsamma som när ni skapar en ny lönegrupp.   Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg  motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter  år i yrket, 2 år i yrket frischema osv uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod.    Gå till Register- Lönegrupper.   Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.   I vårt exempel är inte 2 år i yrket lok.schema uppdaterad med nya lönebelopp för avtalsperioden 2025-04-01.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn.      Klicka på plustecknet. För enkelhetens skull kan ni importera alla värden från 2024-04-01 genom att välja "Hämta värden från" Skriv sedan in den nya avtalsperiodens start i fältet Giltigt från i vårt exempel 2025-04-01. Sedan ändrar ni till de nya lönebeloppen, i rutan som är gulmarkerad, enligt vad du kan läsa dig till i Transportavtalet och klicka på spara. Här kan ni läsa vilka lönebelopp som uppdateras vid nytt avtal. Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nytt avtal träffas   Här kan ni läsa om hur man skapar en ny lönegrupp. Skapa ny lönegrupp

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Kostnadsfördelning Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostnaden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. Transpa erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta.    Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. Det samma gäller även all typ av frånvaro. Här kan man välja om det är fordonet man skulle ha använt som ska registreras, eller om man gör som många andra, skapar ett fiktivt fordon, typ "Frånvaro" och samlar kostnaden här. Se gärna till att välja att val av fordon är tvingande i tidrapport och frånvaro, för att vara helt säker på att få allting korrekt registrerat. Detta görs under Verktyg - Inställningar - Kommunikation.   Bocka i "Fordonsnummer är obligatoriskt vid tid- och frånvarorapportering och det gäller både chaufförer och systemanvändare"   Det är i samband med överföring av löneunderlag som Transpa fördelar alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda.   Exempel Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2. Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2. Du väljer själv om du vill att kostnadsfördelningen skall ske per fordon (antingen registreringsnummer eller internnummer) eller per kostnadsställe.   För vissa löneprogram finns det även stöd för att fördela på bägge nivåer. Då fördelas kostnaden dels på det fordon som användes och dels på det kostnadsställe som fordonet tillhör.   Kom igång Öppna fordonsregistret i Transpa. Se till att alla fordon är registrerade. Vill du använda kostnadsställe registreras även det här.   Gå till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning för att ställa in hur du vill att kostnaden skall fördelas och på vilket sätt. Ta reda på hur ditt löneprogram är inställt och välj på samma sätt, för att värden ska hamna på rätt ställe i överföringsfilen.   OBS: Du kan inte ha samma konteringsdimension för fordon som för fordonets kostnadsställe. Har du t ex resultatenhet för fordon får du välja något annat för kostnadsställe. Vi rekommenderar att du sedan testar med att exportera en lönefil från TransPA och importera i ditt lönesystem, för att se till att konteringsdimensionen matchar med det som är registrerat i löneprogrammet.    För att se vad som är möjligt beroende på vilket löneprogram ni använder, läs i avsnittet inställningar för export av löner.   Numera finns även möjlighet att låta ett fordon ha olika kostnadsställen vid olika tillfällen, inte nödvändigtvis det som står i fordonsregistret. Till exempel kanske ett fordon lånas ut och ska tillfälligt belasta ett annat kostnadsställe, och vill man ha möjligheten att ha även den kostnadsfördelningen korrekt, så får man ändra en inställning i Transpa. Den hittar du under Verktyg - Inställningar - Tidrapportering.   Normalt är Hämta kostnadsställe från fordonsregistret markerad och Visa kostnadsställe inte markerad, så om du klickar i Visa kostnadsställe kommer en extra ruta dyka upp på alla ställen i Transpa där du väljer fordon (se nedan). Det vill säga, för alla pass, tidrapporter, frånvaro, för både förare och administratörer, finns det nu möjlighet att ändra kostnadsställe från det som föreslås från fordonsregistret. Här är man antingen välja ett annat kostnadsställe från en lista, eller om man redan vet vad det är, skriva det direkt, innan man sparar. Vill man se effekten av kostnadsfördelningen mellan de olika kostnadsställena ser man det lättast genom att visa rapporten Tidstransaktioner.   Observera att om ni väljer att förändra ert kostnadsställe, antingen för ett fordon i fordonsregistret, i en passmall i ett schema, eller för ett pass i kalendern, slår inte detta igenom förrän efter att du har gjort någon typ av uppdatering, som t ex att sätta fordonet igen i din tidrapport och/eller rulla ut schema på nytt eller lägga om en frånvaro. Vårt syfte här är att du själv ska kunna påverka om du vill förändra något i det förflutna eller ej. I grunden är alltså tidrapporterna förarna har gjort baserade på det kostnadsställe som fordonet tillhörde vid tillfället då de tidrapporterade.    Beroende på vilken löneart, fördelas kostnaderna lite olika. Här följer en lista hur TransPA fördelar: Kostnadsfördelning per löneart  

Om ert företag tillämpar passningstjänst kan ni skapa upp arbetsuppgifter i Transpa och använda dessa när ni tidrapporterar för att få med ersättningen inför lönekörning.  Vanliga uttryck som vi hör från er kunder är beredskap eller jour, utöver passningstjänst. Titta gärna närmare på detta verktyg vi har som ni kan använda. Börja med att gå till Register - Arbetsuppgifter. Här visas ert register. Från början kan det finnas arbetsuppgifter i programmet, men ni har också  möjlighet att skapa era egna och sätta upp dessa efter ert behov. Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att Visma Transpa i regel ej ombesörjer uppdatering av belopp i registret arbetsuppgifter då nya avtal träffas.    I detta fall med passningstjänst behöver vi skapa fyra arbetsuppgifter för att fånga upp de olika fallen som kan uppstå. Klicka på "Lägg till arbetsuppgift" för att skapa en ny ruta. Du kan själv välja benämning och á-pris för arbetsuppgiften. Inställningen "Ersätt premiekompsbelopp" kan användas om du vill att arbetsuppgiften ska ersätta ordinarie premiekomp, men i detta fall är det inte aktuellt. Välj pristyp. Antingen "per arbetad timme" eller, som i detta fall, "per tillfälle". Välj löneart. Om en lämplig löneart saknas, bör du först identifiera det passande löneartsnumret i ert löneprogram. Skapa sedan denna löneart i Transpas löneartsregister. När detta är klart, välj lönearten i arbetsuppgiften för att allt ska vara klart inför löneutbetalningen.   Anställd som beordras erhåller ersättning för passning per dygn/tillfälle med olika belopp beroende på vardag eller helg och även olika belopp huruvida hen varit utkallad eller ej. Samtliga skapas upp likt ovan, där det enda som skiljer är beskrivning och pris. Det ger oss då följande uppsättning arbetsuppgifter.   För att ersättningen ska utgå måste ni tidrapportera, oavsett om ni blivit utkallad eller ej. Här nedan har vi två exempel.   Tidrapport, ej utkallad Här är ett typiskt exempel hur passningstjänst ej utkallad kan registreras. Ni vill få med ersättningen men helt utan arbetstid och registrerar då en tidrapport med rast hela passet för att undvika att registrera arbetstid. Skulle arbetstid registreras men man glömmer rapportera rast med identisk tid är det lätt hänt att arbetstiden också räknas upp oönskat till 3h ersättning. I detta fall har jag rapporterat en tidrapport/rast på minst 15 minuter för att ej få varning för överträdelse mot vägarbetstidslagen. OBS! Denna metod kan endast användas när den anställde inte har tidrapporterat under dagen. Om det redan finns en tidrapport, ska arbetsuppgiften läggas till vid dagens sista klockslag.   Glöm inte att ange rätt arbetsuppgift för att få med ersättningen innan du sparar tidrapporten.        Tidrapport, utkallad Här registrerar vi tidrapport då anställd kallats ut på passningstjänst på helgen. Den anställde vill få med engångsersättningen samt arbetstid. Vi är noga här också att välja rätt arbetsuppgift för att få med den extra ersättningen.      Ersättningen för de båda tillfällena syns tydligt med lönerader i löneberäkningen.    

I menyn Verktyg - Inställningar - Löneberäkning under kategorin Export anger ni till vilket lönesystem ni vill överföra lönefilen till.  ' OBS! Vi rekommenderar att ni köper till en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bäst funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia och Kontek lönesystem.   Inställningar för konteringsdimension används i de tillfällen ni vill exportera över information till löneprogrammet för kostnadsfördelning per fordon utifrån fordonsregistret.  Beroende på vilket lönesystem ni använder så skapas det upp olika filformat, och konteringsdimension kan vara olika inställt beroende på vilket lönesystem ni använder t. ex. kostnadsfördela på två olika saker samtidigt. I denna artikel kan ni läsa om Resultat och kostnadsuppföljning.   Här nedan är en kort beskrivning för de lönesystem vi har stöd för.     Visma 300/600 Skapas en fil upp, lönefilen är av typen TLU. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Hogia Lön+ Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Hogia Transportlön Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Kontek Skapas tre filer upp, lönefil, personalfil och schemafil är av typen XML. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har. Resultatenhet i TransPA motsvarar kostnadsställe i Kontek.  Kostnadsbärare i TransPA motsvarar nivå 4 i Kontek. Projekt i TransPA motsvarar objekt i Kontek.   AGDA Skapas tre filer upp, lönefilen är av typen WLI, personalfil och schemafil är av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Crona Lön Skapas två filer upp lönefilen är av typen CIE och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Vilka filer ska läsas in när vi importerar TransPAs filer vid lönekörning i vårt löneprogram? Även om TransPA skapar upp flera filer i olika fall som ni läser om här ovan, så läser man generellt sett inte in anställdafilen vid en lönekörning.   När import sker vid lönekörning är det endast lönefilen som ni läser in och eventuellt en schemafil.   Skulle ni ha ett helt tomt löneprogram som saknar anställda och många anställda uppskapade i TransPA så kan ni läsa in personalfilen och sedan fortsätta addera saknad information manuellt i löneprogrammet.  

Löneartsregistret är ett centralt register som används i själva löneexporten till löneprogrammet som ni hittar under Register-Lönearter.   Här finns ett register av standardlönearter upplagda. Man kan även lägga till egna lönearter utifrån ert företags förutsättningar.  Det är löneartsnummer som exporteras och som därför måste matchas med upplagda lönearter i löneprogrammet.  OBS! Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bästa funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia, Kontek. I denna artikel kan ni läsa om inställningar för export av löner.   Lönearterna i registret är sorterade efter avtalsområde, i dagsläget för Tjänstemannaavtalet och Övriga avtal (Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet).    I Verktygsfältet finns det olika symboler nedan kommer en förklaring till hur knapparna fungerar.     Med denna symbol kan du växla mellan aktiva och inaktiva lönearter. Om du slutar använda en löneart kan det vara bra att sätta den som inaktiv, för att slippa se den, men ändå möjlighet att ta fram statistik om den i framtiden.     För att se att alla lönearter i Transpa är desamma som i löneprogrammet, kan det vara bra att exportera en excelfil, eventuellt för att skriva ut. Samma sak kan även göras från Analyser - Rapporter - Register - Lönearter      Med denna knapp kan du filtrera på t ex ett sökord, för att hitta den löneart du är ute efter. Om du till exempel vill hitta alla lönearter som börjar på 5, kan du skriva en 5:a i rutan för löneartsnummer, och på den blå trattsymbolen intill, välja Börjar med.      Här placerar du sorteringsordningen, genom att dra och släppa kolumnrubriken. Klicka på krysset om du vill ta bort en sortering.   Om ni vill lägga till en ny löneart klicka på + Lägg till löneart. Skriv sedan in benämning på lönearten och löneartsnummer som ni  har i ert lönesystem. Tänk på att det är löneartsnumret som exporteras, inte namnet, så var noggrann med vilken löneart du väljer. I Transpas löneberäkning kan allt se korrekt ut, men kan bli fel i ditt löneprogram för att du har använt ett löneartsnummer som används till annat.   På varje löneart har ni möjlighet att själva välja vad som skall exporteras över till löneprogrammet. Antal, a-pris, belopp, datum eller att lönearten inte ska exporteras alls. Vill ni inte att datum ska exporteras över på en viss löneart kan ni bocka ur inställningen ”Exportera datum” t ex vid släpande månadslön. Klicka på "pennan" bredvid lönarten för att redigera, klicka ur exportera datum klicka sedan på spara.    

Nedan kommer vi att visa flera olika exempel på hur mertid och övertid beräknas vid reduktion av helgdagar för deltidsanställningar.   Veckoberäkning: För en deltidsanställd beräknas mertid för de timmar som ökar upp till heltidsmåttet på 40 timmar under en helgfri vecka. Först när arbetstiden överstiger 40 timmar per helgfri vecka genereras övertid. Detta innebär att all arbetstid över de planerade deltidstimmarna men under 40 timmar betraktas som mertid. Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.     Dagsberäkning: Vid beräkning av arbetstid per dag, är heltidsmåttet alltid 8 timmar, oavsett om det finns fler schemalagda timmar. Mertid uppstår för arbetade timmar upp till 8 timmar; därefter, om arbetstiden överskrider 8 timmar på en dag, genereras övertid       Exempel 1 Veckoarbetstid inget schema - utan inställningen "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Exempel 2 Veckoarbetstid inget schema - med inställningen  "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Exempel 3 Veckoarbetstid med schema - med inställningen  "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Exempel 4 Per Dag med arbetstidsförläggning: Arbetstidsschema  Exempel 5 Per Dag med arbetstidsförläggning: Huvudregel  Frågor och svar.   OBS! inställningen fungerar endast när valet för "beräkning är inställt "per vecka".   Exempel 1.Veckoarbetstid inget schema - utan inställningen.  Nedan visar vi en deltidsanställd vars vanliga arbetsveckor, utan helgdagar, består av 20 arbetstimmar. Den anställde arbetar utan ett fast schema. Ett tips! I löneberäkningen kan ni klicka på raden planerad arbetstid för att se den planerade arbetstiden vecka för vecka.   Under vecka 23 har vi två helgdagar: Under vecka 23 inträffar två helgdagar: Sveriges Nationaldag och Pingstafton. Dessa helgdagar reducerar den ordinarie arbetstiden, som vanligtvis är 20 timmar per vecka (från måndag till lördag), med en femtedel per helgdag. Detta innebär en minskning på totalt 4 timmar för varje helgdag. Som ett resultat av denna reduktion är den planerade arbetstiden för vecka 23 reducerad till 12 timmar. En liknande situation uppstår under vecka 25, då både Midsommarafton och Midsommardagen inträffar.   I exemplet ovan har den anställde arbetat 20 timmar under både vecka 23 och vecka 25, trots att den planerade arbetstiden, efter reduktion för två helgdagar, är 12 timmar. Detta innebär att den anställde får mertid upp till heltidsmåttet som är 24 timmar. Om den anställde hade arbetat mer än 24 timmar, skulle detta ha resulterat i övertid. Mertid avser alltså de timmar som arbetas utöver den reducerade arbetstiden men som inte överskrider heltidsmåttet. I det fall arbetet hade överskridit 24 timmar under dessa veckor, skulle de extra timmarna klassificeras som övertid och därmed ge rätt till övertidsersättning.     Exempel 2. Veckoarbetstid inget schema med inställningen. Nedan visas en deltidsanställd vars vanliga arbetsveckor, utan helgdagar, består av 20 arbetstimmar. Den anställde arbetar utan ett fast schema. Vi har en överenskommelse att denna person arbetar 8 timmar på måndag, 8 timmar på tisdag och 4 timmar på onsdag varje vecka. I detta fall vill vi inte att arbetsveckan reduceras för helgdagar som infaller på fredagar och lördagar, eftersom den anställde aldrig arbetar dessa dagar.   Klicka på raden "Planerad arbetstid" för att visa den planerade arbetstiden vecka för vecka. Här ser ni att den ordinarie arbetstiden förblir 20 timmar per vecka, eftersom vi har aktiverat inställningen att veckan inte ska reduceras. OBS! Det finns en risk med att använda denna inställning för anställda utan schema, eftersom den aldrig kommer att reducera den planerade arbetstiden. Enligt transportavtalet kan helgdagar inträffa måndag till lördag. I detta exempel infaller helgdagarna i slutet av veckan, och därför väljer vi att använda denna inställning.       Exempel 3. Veckoarbetstid med schema - med inställningen. Nedan visas en deltidsanställd vars vanliga arbetsveckor, utan helgdagar, består av 20 arbetstimmar enligt den valda arbetstidsförläggningen. Vi har ett arbetstidsschema med 4 timmar per dag, måndag till fredag.    Klicka på raden "Planerad arbetstid" för att visa den planerade arbetstiden vecka för vecka.   Under vecka 23 har vi två helgdagar. Under vecka 23 inträffar två helgdagar: Sveriges Nationaldag och Pingstafton.   Eftersom den anställde är schemalagd, vill vi att arbetsveckan endast reduceras med de schemalagda timmarna som infaller på fredagen. Därför har vi valt att aktivera inställningen "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar."   Den 6 juni, som är Sveriges nationaldag, finns ett schema där den anställde är planerad att arbeta 4 timmar. Detta innebär att den ordinarie arbetstiden under denna vecka reduceras från 20 timmar till 16 timmar, på grund av de 4 schemalagda timmarna som infaller på fredagens helgdag. En liknande situation uppstår under vecka 25, då både Midsommarafton och Midsommardagen inträffar.   När vi markerar raden för mertid i systemet, aktiveras en gul markering som tydligt visar vilken vecka mertiden uppstår. I detta fall är det vecka 23. Under denna vecka har den anställde arbetat totalt 20 timmar, vilket innebär att 4 timmar registreras som mertid.   När vi markerar raden för övertid i systemet, aktiveras en gul markering som visar att den anställde fått 4 timmar övertid under veckan.   Den 6/6 arbetade den anställde 4 timmar enligt den planerade schematiden och fick därmed både övertidsersättning och övertid helgdag.  Den 20/6 arbetade inte den anställde utan var ledig med bibehållen lön Detta är ett exempel på hur systemet hanterar övertid när en anställd behöver utföra arbete på en helgdag.     Exempel 4. Per Dag - Arbetstidsschema. Här nedan visar vi ett exempel med en deltidsanställd som är inställd på att arbeta 20 timmar under en helgfri vecka. För att uppfylla den valda arbetstidsförläggningen, som kräver ett schema, schemalägger vi arbetstiden till 4 timmar per dag, jämnt fördelat över veckan.   När du ställer dig på raden för "planerad arbetstid" i systemet, kommer den planerade arbetstiden att visas dag för dag.    När vi markerar raden för övertid i systemet, aktiveras en gul markering som visar exakt vilka dagar den anställde har arbetat övertid.   Den 6/6 arbetade den anställde 4 timmar enligt den planerade schematiden och fick därmed både övertidsersättning och övertid helgdag.  Den 20/6 arbetade inte den anställde utan var ledig med bibehållen lön     Exempel 5. Per Dag - Huvudregel. Här nedan visar vi en deltidsanställd som är inställd på att arbeta 20 timmar under en helgfri vecka. Enligt den valda arbetstidsförläggningen förväntas personen arbeta 4 timmar per dag.     När du ställer dig på raden för "planerad arbetstid" i systemet, kommer den planerade arbetstiden att visas dag för dag.   Vi börjar med att markera raden för mertid, då kommer en gul markering att visa vilken dag mertiden uppstår. Vi utför samma procedur på raden för övertid, vilket ger en liknande visuell indikation. Den 6/6: Den anställde har arbetat 6 timmar denna dag, vilket resulterar i 2 timmar mertid. Eftersom den förväntade arbetstiden är 4 timmar (för en 50% tjänst), överskrider de arbetade timmarna med 2 timmar, vilket genererar mertid. Den 9/6: Den anställde har arbetat totalt 9 timmar. Detta ger 4 timmar mertid (då den vanliga arbetstiden är 4 timmar) och 1 timme övertid eftersom arbetet överstiger heltidsmåttet på 8 timmar per dag med 1 timme. Denna metod med markering och daglig visning hjälper till att enkelt identifiera och administrera både mertid och övertid, vilket underlättar korrekt löneutbetalning och tidshantering.       Frågor och svar.   Schema. Fråga: Är det möjligt att schemalägga en deltidsanställd när inställningen för beräkning är satt till "per vecka" ? Svar:  Ja, det är möjligt att använda den anställdes schema vid beräkning per "vecka". Denna beräkning utgår från veckoarbetstiden som ni har specificerat i anställningskontraktet. Om exempelvis en anställd har angivits till ett genomsnitt av 20 timmar per helgfri vecka, utgör dessa 20 timmar grunden för arbetstiden. Systemet ignorerar den schemalagda tiden vid denna beräkning. Dock kan schemat vara till hjälp för att exakt registrera frånvarotiden. Detta är särskilt användbart om ni väljer att dra av frånvaron baserat på den schemalagda tiden i stället för en femtedel av veckoarbetstiden. Se exempel 3         Helgdagsreduktion för Deltidsanställda med Schema. Fråga: Hur kan vi säkerställa att helgdagar som infaller på en lördag inte påverkar arbetstiden för våra deltidsanställda, som arbetar måndag till fredag, när vi beräknar arbetstid per "vecka"? Vilka inställningar behöver vi justera i systemet för att uppnå detta? Svar:  Vi rekommenderar att ni aktiverar inställningen "för deltidsanställda sker helgdagsreduktion endast för schemalagda dagar." Med denna inställning kommer systemet inte att reducera arbetstiden på lördagar. Om dock fredagen också är en helgdag, kommer arbetstidsmåttet att minskas med den schemalagda tid som faktiskt finns på helgdagen. Se exempel 3.     Frånvarohantering för Deltidsanställda utan schema. Fråga: Vi har en deltidsanställd som arbetar 4 timmar per dag utan ett fast schema, men systemet föreslår ändå 8 timmar i frånvarofältet. Vilka ändringar behöver vi göra för att säkerställa att rätt antal timmar registreras, vi beräknar veckoarbetstiden per "vecka"? Svar: Ni måste manuellt justera frånvarotiden till 4 timmar i systemet för att den ska överensstämma med den anställdes faktiska arbetstid. Detta gäller även när beräkningen sker per "dag" och inkluderar alla typer av frånvaroaktiviteter.     För mer information om betydelsen av olika inställningar och hur arbetstidsmåttet beräknas vid deltidsanställning, vänligen läs artikeln "Inställningar och Beräkningar för Deltidsanställdas Arbetstidsmått och Övertid".       Till toppen