Användartips för Visma TransPA

Vill ni ha ut en rapport för en speciell löneart? Eller en lista på alla medarbetare med deras löner och tillägg? Många användningsområden finns, kanske är ni intresserade av rörelser av ATF där ni kan välja lönearter för intjänanden och uttag. Eller vill ni se hur mycket undertid som finns för en specifik anställd eller ett delområde i er verksamhet.   Rapporten Utbetald lön har allt du behöver, Ni kan få summering per anställd eller per löneart.   Om ni vill ha ett förfinat urval och ni inte kommer hela vägen i TransPA, prova gärna att exportera rapporten till Excel som har en filtrering som är riktigt vass ⭐   Vi börjar med att titta på verktygsfältet.    Som standard så grupperas rapporten på löneperiod. De anställda som ingått i löneperioden ligger därför efter varandra med respektive lönerader. Det betyder att summeringen sker på samtliga anställda totalt för hela löneperioden.   För att rapporten skall laddas klicka på     Vill ni få summering per anställd klickar du på     Vill du istället få en summering per löneart klickar du på        Löneberäkningen i TransPA har vi också med summering av samtliga lönerader med skattepliktigt belopp och bruttolön. Dessa visas som standard inte i rapporten eftersom de skulle isåfall ingå i totalsumman, och då hade det blivit fel totalsumma. Vill du ändå se dem klicka på    Frågor och svar: Vi tar månadsvis efter lönekörning ut en lista för att kontrollera skattepliktig lön. Vi stämmer av denna totalsumma mot det totalbelopp som visas i vårt löneprogram för att inte utbetalningen ska bli felaktig. Hur gör vi detta enklast via denna rapport?    1. Efter att du klickat på utbetald lön och menyraden syns, klicka på denna symbolen med miniräknaren för att även visa summeringslönearter. 2. Klicka nu på filterikonen för att aktivera filtrering. Ställ dig på löneartskolumnen. Skriv "skattepliktig lön" och klicka till höger på tratten.       Klart! Nu har du fått en fullständig lista över endast lönearten skattepliktig lön som avser oktober månad (i detta exempelfall). Har ni många anställda och skulle vilja slippa bläddra så välj att visa fler än de 50 poster som är valda som standard per sida.    Har ni en mindre skärm och tycker att ni behöver skrolla till höger för att se mest relevant information så går det fint att flytta kolumner i rapporten. Som i detta fall där jag valt att flytta belopp till vänster så den syns bredvid lönearten:                

  Här har vi samlat allt som har med säkerhet att göra. De beskrivs här i korthet, men du kan alltid läsa mer på respektive funktions sida.    Första rutan visar hur många felrapporter som finns obehandlade (nya), och klicka här tar dig till listan för att se och hantera dessa. Felrapporter inkluderar resultaten av förarnas säkerhetskontroll av fordon och registrering av tillbud, skador och olyckor. Hantera felrapporter   Med säkerhetskontroll menas de kontroller av fordon som förarna kan göra innan avfärd, som registreras direkt i samband med att de tidrapporterar. Det går välja att göra den tvingande och man kan även schemalägga den, om det inte behöver göras varje dag. Säkerhetskontroll   Tillbudsrapportering är en funktion som ger möjlighet att rapportera händelser som är viktiga i ert företags löpande kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Ett tillbud kan avse olika grader av allvarlighet, alltifrån en enkel avvikelse till en allvarlig olycka. Dessa registreras av förarna via deras egen inloggning för tidrapportering. Tillbudsrapportering   Med hjälp av behörighetskontroll i samarbete med BKY kan du låta Transportstyrelsens dagliga kontroll av körkort och behörigheter även slå igenom i TransPA, med larm, påminnelser etc. Behörighetskontroll

När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå sen från TransPAs startsida och klicka på knappen Säkerhet därefter på Behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs, samt vilka grupper av behörigheter ni vill göra kontroll mot. För att få fram rätt uppgifter om användarnamn och lösenord, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mail. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i TransPA. Om lösenordet visas som  *** i kontrollpanelen behöver du klicka visa lösenord innan du kopierar lösenordet. Observera att ni ska ange ert unika användarnamn och lösenord. Ej användarnamnet här nedan på bilden. Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten (se bild nedan). Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. E-post - ett mail skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett TransPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.   Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mail skickas till den valda personen när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan. Dessutom står här också om någons YKB eller ADR går ut inom 3 månader.   OBS: se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter: Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.  Är fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på home.visma.com denna artikel finns en guide hur man gör.   Nu är allt klart. Nästkommande natt kommer ett mail skickas om hur många personer som har kontrollerats, och eventuella YKB eller ADR som går inom 3 månader, om allt har fungerat som det ska.   

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I Juni kommer följande helgdagar Vecka 23 Sveriges Nationaldag Vecka 25 Midsommarafton, Midsommardagen   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B. Lönekörning juli månad. Om ni klickar på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 23 löper mellan 4 Juni till 10 Juni med 1 st helgdag. Vecka 25 löper mellan 18 juni till 24 juni med 2 st helgdagar.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar       Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under personal   I denna artikel   kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.        

Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att uppdatera en ”egen” lönegrupp vid ny avtalsperiod.  Arbetssättet är nästan detsamma som när ni skapar en ny lönegrupp.   Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg  motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter  år i yrket, 2 år i yrket frischema osv uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod.    Gå till register-lönegrupper. Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet.   I vårt exempel är inte 2 år i yrket lok.schema uppdaterad med nya lönebelopp för avtalsperioden 2023-04-01.   Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn.    Klicka på plustecknet. För enkelhetens skull kan ni importera alla värden från 2022-04-01 genom att välja "Hämta värden från" Skriv sedan in den nya avtalsperiodens start i fältet Giltigt från i vårt exempel 2023-04-01. Sedan ändrar ni till de nya lönebeloppen, i rutan som är gulmarkerad, enligt vad du kan läsa dig till i Transportavtalet och klicka på spara.         Här kan ni läsa vilka lönebelopp som uppdateras vid nytt avtal. Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nytt avtal träffas   Här kan ni läsa om hur man skapar en ny lönegrupp. Skapa ny lönegrupp

När ni börjar använda TransPA levererades det med ett antal standardlönegrupper utifrån det avtalsområde ni har. Standardlönegrupperna de som heter A2. 2 år i yrket, A2. 2 år i yrket Sthlm & Gbg osv. för  Transportavtalet, motsvarande lönegrupper för Bussbranschavtalet som heter 2 år i yrket, 2 år i yrket frischema osv. uppdateras automatiskt vid ny avtalsperiod. OBS! Om ni har skapat egna lönegrupper som heter något annat är det viktig att ni själva ser till att de uppdateras då nya avtal träffas.   Vid vissa tillfällen kan man behöva skapa upp ”egna” lönegrupper t ex vid olika lokala överenskommelser där inställningarna skiljer sig åt.   Gå till register-lönegrupper.   Här ser ni de olika avtalsområdena som finns i systemet. I vårt exempel nedan visar vi hur man lägger upp en ny lönegrupp för TransportUtlandsavtalet.   Klicka på det gröna plustecknet i det blå listfältet.   Skriv in benämning på lönegruppen och klicka på spara.     Klicka på pennan till vänster om lönegruppens namn och sedan klicka på plustecknet.   Skriv in avtalsperioden start, ni kan importera alla värden från en befintlig lönegrupp genom att välja ”Hämta värden från” ni får då hjälp med att hämta belopp och inställningar i lönegruppen. I vårt exempel väljer vi hämta värden från 2 år i yrket 2023-04-01.     Nu har de nya lönebeloppen importeras, ni har möjlighet att ändra belopp och inställningar innan ni sparar.      Här kan ni läsa om hur ni uppdaterar en "egen skapad" lönegrupp vid ny avtalsperiod. Uppdatera lönegrupp vid ny avtalsperiod   I denna artikel kan ni läsa om vilka lönebelopp som uppdateras Vilka lönebelopp uppdateras av TransPA när nya avtal träffas

Här har vi listat några frågor och svar bland dom olika modulerna i TransPA. Genom att klicka på Ctrl+F kan du använda dig av webbläsarens sökfunktion för att söka i artikeln     Schemaläggning Fråga: Hur kan jag se vilket schema som används på den anställde? Svar: Lättast är att titta i Kalender/Anställda "hovra" på passet den anställde har, så ser ni schemanamnet.     Fråga: Hur tar jag bort inaktiv passmall? Svar: Om passmallen används i ett schema behöver ni först ta bort passmallen därifrån. Artikel om passmallar hittar ni här   Fråga: Jag har byggt ett schema varför ser jag inte passen på mina chaufförer när jag tittar i kalender/anställda? Svar: Gå till schemaläggningen och titta så att ni har klickat på knappen "skapa arbetspass" Artikel om schemaläggning steg för steg   Arbetsuppgift Fråga: Kan man ta ut en rapport över arbetsuppgifter som personen har tidrapporterat? Svar:  Under analyser-rapporter-tidrapporter har vi en rapport som heter tidstransaktioner där ser ni vilka arbetsuppgifter den anställde har rapporterat i sin tidrapport.  Artikel om tidstransaktioner hittar ni här   Fråga: I enlighet med avtalet så vill vi ge chaufförerna extra ersättning då de är handledare för APL-elev. Går det att lägga till så att chaufförerna rapporterar det direkt? Svar: Ja det går fint, här rekommenderar vi att lägga upp arbetsuppgift som ni kallar något lämpligt. Sedan kan den anställde välja arbetsuppgiften när de tidrapporterar. Artikel om arbetsuppgifter hittar ni här.     Attest Fråga: Varför ser jag inte alla anställda i attestvyn? Svar: Gå in på personalkortet på den anställde, välj fliken grupper titta så ni har valt arbetsledare på personen.   Fråga: Kan två systemanvändare se samma attestposter? Svar: Ja det går fint, arbetsledaren som står som ansvarig på personkortet under fliken grupper är den som först och främst ser tiderna för attest. Men ni kan sätta även en person som erättare för den ordinarie arbetsledaren. Då kommer båda personerna se attesterna och kunna attestera. Artikel om attesfunktionen och hur ni skapar ersättare hittar ni här.     Rapporter Fråga: Jag skulle vilja veta hur många timmar en chaufför har arbetat under en period, hur får jag fram det? Svar: Vi har en rapport som heter utförd tid, den finns under analyser-rapporter-tidrapporter. Artikel om utförd tid hittar ni här.   Fråga: Finns det på något sätt att få ut en rapport på undertiden som visas i löneberäkningen? Svar: Vi har en rapport som heter utbetald lön, där kan ni få en summering per löneart eller person. Den finns under analyser-rapporter-löner utbetald lön. Artikel om utbetald lön hittar ni här.   Fråga: Jag ska analysera vår sjukfrånvaro. Hur kan jag få fram en rapport som visar sjuktillfällen senaste 12 månaderna? Svar: Vi har en rapport under analyser-rapporter-tidrapporter som heter aktiviteter.  I denna rapport visar vi allt som inte är ren arbetstid. De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, noterin från kalenderns osv. Artikel om uppföljning av olika frånvaroaktivteter hittar ni här.   Fråga: Kan jag få ut en övertidsjournal? Svar: Ja, den hittar ni under analyser-rapporter-löner.   Fråga: Kan jag få ut en rapport för innestående saldo de anställda har? Svar: Ja, under analyser-rapporter-löner- innestående saldo kan ni se aktuellt saldo som rör kompsaldo, flexsaldo, atf-saldo samt övertidstimmar. Samtliga saldon är efter senast sparad lön. Artikel om innesående saldo hittar ni här.   Fråga: Hur kan jag se på ett smidigt sätt se alla födelsedagar på alla anställda i TransPA? Svar: Under analyser rapporter -personal finns en rapport som heter födelsedagar. Väljer du valet false klicka sedan på Preview knappen då får du fram alla födelsedagar. Visa månader betyder hur många månader man visar framåt i tiden.     Inställningar Fråga: Efter vår IT återställt windows i min dator så har TransPA ändrat sig till Engelska, hur ställer jag det tillbaka till Svenska? Svar: Om du behöver byta språk i TransPA så är det webbläsaren som styr detta. För att ändra språk i Google Chrome kan du ta hjälp av denna guide.   Fråga: Vart lägger jag upp en ny systemanvändare? Svar: Under verktyg-inställningar-systemanvändare. Artikel registrera ny systemanvändare hittar ni här.     Löneberäkning Fråga: Har en anställd som ska sluta på företaget vad ska jag tänka på? Svar: Börja med att avsluta anställningskontraktet detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Om den anställd slutar i mitten av en månad kan ni behöva justera lönen mot timlön. Artikel avsluta anställning hittar ni här.   Fråga: Hur beräknas sjuklön i transPA? Svar: Sjuklön beräknas på olika sätt beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på.   Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt transportavtalet   Tidrapportering Fråga: Hur kan en anställd se att ett schema är ett extrapass, inte ordinarie? Svar: I tidrapporteringen kan den anställde klicka på raden pass då visas detaljer på passet.   Fråga: Varför ser inte mina anställda kompsaldo i tidrapporteringen? Svar: Titta under verktyg-inställningar-tidrapportering så att ni inte har gömt "saldo för personalen"          

Här kommer en förklaring till hur TransPA beräknar sjuklön Sjuklön i korthet När en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön. Sjuklönen ska motsvara 80 procent av vad den anställde hade tjänat om hen hade arbetat.    Om ni vill läsa om karensavdrag, se vår artikel karensavdrag Transportavtalet   Allmänt om beräkningen I underlaget för timlön skall ingå samtliga utbetalda löneposter förutom övertid, restidsersättning och traktamente.  Timlönen skall minst uppgå till grundtimlön + ordinarie premiekomp + schemalös premiekomp (vid tillämpning av 3 § 5b) + personliga tillägg (fasta och timbaserade)   Övertid skall inte räknas med i arbetade timmar då den tiden ingår i arbetad tid. Frånvaroposterna ska tas med eftersom frånvarotiden ingår i månadslönen   Vid kontrollräkning av sjuklön Lägg ihop summan av följande lönerader: Månadslön Timlön Veckolön Övertid (dock ej övertidsersättning) OB vardag OB helg Tillägg (både fasta och timbaserade) Premiekomp Schemalöst arbete (vid tillämpning av 3 § 5b) Måltidskuponger Uppfyllnadstid mot garantilön Milersättning Milersättning dubbelbemanning Timlön utland Timlön helg utland Lastningar/lossningar   Räkna nu fram och summera antalet timmar av följande lönerader: Arbetad tid (tänk på att övertid är inkluderad i arbetad tid, så du inte räknar med den två gånger) Semesterfrånvaro Sjukfrånvaro Övrig frånvaro (inkluderar frånvaro utan lön) Frånvaro med lön (t ex permission) Uttag från kompbank Uttag från flextidsbank Uttag från arbetstidsförkortning   Dela nu totalsumman med totala antalet timmar så får du resultatet av den genomsnittliga förtjänsten. Multiplicera nu resultatet med 0,8 (80%) för att få fram sjuklönens timlön.   Här finns en artikel som ger er ett exempel på beräkning av sjuklön, samt förklarar vilka kalenderkvartal du skall kontrollera när en anställd blir sjuk vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete 3 § 5 mom B eller vid lokala överensekommelser.   Kända begränsningar, beräkning av sjuklön Vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser enligt 3 § 6 mom där man inte har kryssat i "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" har TransPA satt ett maxbelopp för sjuklön som för närvarande är satt till 160kr per timma.  Vid dessa arbetstidsförläggningar räknar TransPA fram en sjuklön baserat på genomsnittlig timlön från föregående kalenderkvartal. Dvs sjukfrånvaro som uppstår i oktober, som ju tillhör kvartal 4, räknas då fram baserat på underlag från kvartal 3, dvs juli, augusti och september. Denna beräkning grundar sig i Transportavtalets avtalstext "I sjuklöneunderlaget skall ett genomsnitt av det ob-tillägg som utbetalats senast föregående kalenderkvartal ingå."   Utan taket hade vi kunnat se fall där en oönskad och orimligt hög sjuklön beräknas. Exempel när detta kan inträffa är om intjänandebeloppet i förhållande till antalet timmar är onormalt högt eller när vi saknar tillräckligt beräkningsunderlag från föregående kvartal   Ska vi spara lönen som den är när vi ser beloppet 160kr per timma med varningen ? Har ni fall där tillräckligt beräkningsunderlag finns och varningen kommer? Kanske har den anställde ett högt extra tillägg i premiekomp, många ob-timmar och dessutom övertid i föregående kvartal vilket skulle resultera i högre sjuklön än 160kr per timma? I dessa fall kommer vi alltså inte klara att visa upp en sjuklön som är högre än vårt nuvarande sjuklönetak på 160kr. Varningen kommer då och ni kan om ni önskar göra en egen beräkning och ändra beloppet TransPA föreslagit. Har det skett någon förändring i beräkning och funktion för sjuklön i TransPA?  Det som hänt i vår release-2021-64 som släpptes måndag 23 augusti 2021 är att vårt tak för sjuklön har höjts från 144kr till 160kr. Vi har förtydligat löneraden för sjuklön och informerar nu med en varning i de fall då TransPAs maxbelopp begränsar sjuklönen till 160kr. Vår metod och logik hur vi räknar sjuklön är dock helt oförändrad sedan tidigare. Sjuklön beräknas olika beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på. Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet 

Vad är arbetstidsförläggning och var ställer man in det?   Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas.   I TransPA finns det fem alternativa arbetstidsförläggnigar att välja mellan: Huvudregel, Arbetstidsschema, Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A, Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B samt Lokal överenskommelse ( 3 § 6 mom). Dessa alternativ ligger till grund för hur lönen skall beräknas i löneberäkningen.   Arbetstidsförläggning väljs vid uppskapande av anställningskontrakt på en anställd under fliken anställningskontrakt.   Här nedan finner du en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Vi beskriver även när schema behöver användas i systemet.   TransPA hanterar ett antal lokala överenskommelser. Dessa skall förhandlas med Transport.   När man har angivit på en anställd att lokal överenskommelse skall användas hämtas principen för övertidsberäkning från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta innebär att man på ett företag kan ha olika former av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Om du öppnar en lönegrupp så finns dessa inställningar i den högra halvan. Övriga kryssrutor. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag. Här nedan finner du en lathund som beskriver hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån de inställningar ni har valt i lönegruppen vid lokal överenskommelse.  Vi beskriver även när schema behöver användas i systemet. Det finns möjlighet att beräkna sjuklön utifrån schemat vid lokalöverenskommelse om man kryssar i inställningen i lönegruppen ”föreslå schemalagd tid vid frånvaro"   I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.   Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B                  

  När ni loggar in första gången i TransPA kommer ni till vår startmeny, där ser du blåa och orange knappar. De orange knapparna behöver ni aktivt gå in för att se eller göra någonting, de blå knapparna visar information om något skall göras t. ex attestera tidrapporter eller påminnelser t. ex när ett anställningskontrakt går ut. Layouten är i bokstavsordning och styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete. I denna artikel kan ni läsa mer om behörigheter.   Längs upp till vänster i det blå listfältet ser ni två symboler, transPA och en ”kub” dessa visas alltid oavsett i viken knapp du är inne och arbetar i. transPA kan du klicka på när ni vill tillbaka till startsidan. Kuben är en snabbmeny då du snabbt och enkelt vill komma till en speciell sida, klicka och alla knappar kommer fram välj vilken ruta ni vill arbeta i.   Längst upp till höger i det blå listfältet ser ni namn på företag, systemanvändares namn, inställningar och logga ut.     Byte av företag   Har ni fler företag växlar ni enkelt mellan dessa genom att trycka på vänsterpilen. Ni kommer då ut till val av företag och väljer i rullistan. Befinner du dig inte på TransPA startsida - gör som i beskrivningen ovan - klicka på transPA-logga n högst uppe till vänster för att komma dit.     Klicka därefter på pilen för att komma ut till företagsväljaren.   Välj vilket företag du vill arbeta i.       Inställningar   När ni klickar på "kugg hjulet" kommer en meny upp.   När ni klickar på starta fjärrhjälp så laddas TeamViewer ner det är vårt verktyg som vi använder om vi behöver koppla upp oss mot er dator. I denna artikel finns en guide.   Klickar ni här kommer ni till kontoinställningarna på connect-visma här kan ni  t. ex lägga till mobilnummer i denna artikel kan ni läsa mer.    Den klickar ni på om vi behöver supportåtkomst i er miljö. Ett verktyg som vi använder oss av för t. ex felsökning.    Dörren är utloggning.   Här kan ni klicka på de olika knapparna som tar er vidare till vårt användarstöd som finns på community. I denna artikel kan ni läsa mer. Nedanför ser ni de senaste nyheterna.   Längst ner i högra hörnet ser ni vår chat.  Är vi online kan ni klicka på bilden så öppnas chattfönstret upp här kan ni skriva en fråga till oss i support.     Är vi inte tillgängliga på Chatten ser ni det i info rutan.                                           

Innan du aktiverar tjänsten mot BKY bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har.  Gå till Kompetens och välj Kompetenstyper. Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa: För dig som bedriver godsverksamhet: ADRGrund ADRKlass1 ADRKlass7 ADRTank B B96 BE C C1 C1E CE YKBGods För dig som bedriver bussverksamhet: D D1 D1E DE YKBBuss För dig som bedriver taxiverksamhet: TaxiLeg   För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Namnet är också skiftlägeskänsligt vilket gör att stora och små bokstäver måste anges precis som ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.   Observera att behörigheter som ska kontrolleras av BKY måste ha typen "Körkort" förutom YKBGods och YKBBuss, som måste ha typen "Annan", se bilden nedan.    Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid. Körkortsklasser, värt att tänka på Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortet. I bilden visas underordnade behörigheter med pilar. Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA. Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA. Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.   Har ni chaufförer med utländska förarbevis? Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatiskt funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här ovan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.     Kontrollerna kan endast utföras på det trafikslag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.  

Vi vill göra er uppmärksamma på att vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser reduceras den ordinarie arbetstiden (40 timmar/vecka) med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.   I April/Maj kommer följande helgdagar Vecka 14 Långfredag, Påskafton Vecka 15 Annandag Påsk Vecka 18 Första maj Vecka 20 Kristi Himmelsfärdsdag Vecka 21 Pingstafton   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Maj månad. Tips! Klicka på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för varje vecka.   Vecka 14 löper mellan 2 April till 8 April med 2 st helgdagar. Vecka 15 löper mellan 9 April till 15 April med 1 st helgdag. Vecka 18 löper mellan 30 April till 6 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Obs! Vecka 20 & 21 som har Kristi himmelsfärdsdag och Pingstafton som helgdag tillhör lönekörning i juni månad.   I exemplet nedan visar vi en heltidsanställd som går på schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B, lönekörning Juni månad.   Vecka 20 löper mellan 14 Maj  till 20 Maj med 1 st helgdag. Vecka 21 löper mellan 21 Maj  till 27 Maj med 1 st helgdag.   OBS! Spara inte lönekörningen förrän den anställde har rapporterat in sin tid för hela sista veckan, är man för snabb kan den anställde gå miste om övertid & övertidsersättning.    Bedriver ni kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfälle behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under register-helgdagar   Tänk också på att på ni behöver kryssa i utför kontinuerligt skiftarbete på den anställde på fliken lön som finns under fliken personal.   I denna artikel kan i läsa exempel på vad blir den planerade arbetstiden vid helgdagar t ex vid månadsarbetstid.   Observera att denna regel för reducering av helgdagar avser i transportavtalet.        

I produkten finns ett antal "verktyg", man kan använda i olika situationer då man vill ha anpassade beräkningar. I ert fall med bussbranschavtalet och timanställda så har vi ett förslag där ni skapar ett lönetillägg som ni sedan kan addera till utvalda personer som ska omfattas av tillägget. Observera att i detta fall vi beskriver nedan så kommer verktyget inte addera något ATF saldo som den anställde samlar på sig och tas ut i ledighet, utan alltså som ett lönetillägg där utbetalning kommer föreslås likt andra tillägg och avvikelser i löneberäkningens månatliga avräkning. Denna metod, att betala ut som ersättning istället för att samla på sig ett saldo, har formats efter diskussioner med flera av våra busskunder som har varit med och tyckt till vad de känt är mest önskvärt. Lönetillägget kommer räknas efter arbetad tid och räknas från första minuten och har ej möjlighet till något tak, 174h arbete per månad eller dylikt.  Gå till register - lönetillägg och lägg till nytt. I detta exempel skapar vi ett för timanställda där vi känner av procent utifrån timlönen. Fördelen med detta är att vi kan använda det brett, addera det på alla anställda som berörs oavsett vilken lönegrupp/erfarenhet de har. Vi bakar också in den 13% semesterersättningen. Detta betyder att vi sätter A-priset till 1,30 och att det utgår för varje arbetad timma. Om ni skulle föredrar att exkludera semesterersättningen i tillägget för att lägga på den i ett senare skede så sätter ni istället A-priset till 1,15.   Efter att ni sparat tillägget, gå gärna in på en anställd och lägg till det vid fliken lönetillägg. Lägg gärna in det i en period där befintliga tidrapporter redan finns när du testar. Nu kan ni granska resultatet redan innan ni aktiverar det i skarpt läge för alla anställda som berörs.   För att bedöma resultatet vi ser och kontrollera hur korrekt detta blir: Här kommer en metod man kan använda. Vi vet att om den anställde skulle arbetat 174h i månaden så skulle vi velat ge timlönen x 2 + semesterersättningen. Vi räknar då månadens arbetade timmar, 93,3h och delar med 174h. Därefter gångrar vi med 363,0238 vilket motsvarar värdet från denna anställds två timlöner inkl. semesterersättning (321,26 + 13% semesterersättning)  Detta ger resultatet 194,65kr, vilket är väldigt nära den summa som löneberäkningens 195kr visar.   Vi noterar också att vi helt saknar ATF som tidsrad då uttaget sker i avlöning via lönetillägg. Se exemplet här nedan som visar annan anställd med månadslön (vilket ni kanske känner igen om ni tillämpar detta). Här finns funktionen hårdkodad (kräver inget tillägg) i TransPA och beräknas med 2h per månad. I dessa fall ser ni den som tidsrad och antalet adderas istället till ATF-saldot och är tänkt att tas ut som ledighet vid lämpligt tillfälle.      Hoppas att ni kan använda detta tillägg och att det kan underlätta er lönehantering.

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma TransPA? Visste ni att ni kan öppna ytterligare flikar för att hoppa mellan önskade vyer snabbt?   Ni kanske alltid vill ha rapportdelen öppen som extra flik eller ska registrera kompetens för flertalet chaufförer men vill inte tappa kalendervyn?   När du står i den vy du vill ha kvar, högerklicka på menyfliken och välj "Duplicera".  Nu har du fått dubbla flikar med samma information. I detta fall vill jag ha kvar min kalendervy men öppna schemaläggningen och förlänga mina scheman. Jag går till menyn och väljer schemaläggning. Nu har jag fått dubbla vyer och kan enkelt växla mellan dom. Efter utläggning av scheman krävs att jag uppdaterar sidan i kalendern så att den senaste informationen visas. Tänk på detta om du använder vyer som uppdateras med ny information frekvent.    

Here you can read and download our Service Level Agreement (SLA).  

Question Date  formats in Chrome appear incorrectly in TransPA ( MM/DD/YYYY), how can i change it to UK date format ( DD/MM/YYY) ? Cause  Google Chrome tends to be installed with U.S. English settings by default in English-speaking countries. This defaults the date stamps seen in TransPA to the format of MM/DD/YYYY which is not the standard for countries outside the U.S.  Chrome does not use your machines localisation settings like Internet Explorer and so you must set the preferred view inside Chrome settings.   Solution To change the option to a standard DD/MM/YYYY. (Optionally update your language settings to non-U.S)   Go to Chrome Options (3 vertical pips in the top right hand corner) Choose Settings. Choose Show Advanced Options. Under Language, click on Language and input settings…  Click Add and find your location specific language e.g. English (United Kingdom) and add it to the existing list. You can also click the Use this language for spell checking button to ensure that you get localised spelling. PUT the language at the top of the list using … on the right of the language  Restart chrome.  

TransPA erbjuder löneberäkning enligt kollektivavtalet Maskinföraravtalet som tecknas mellan Maskinentreprenörerna (ME) och Service- och kommunikationsfacket (Seko). Arbetssättet för detta kollektivavtal är detsamma som för övriga kollektivavtal som stöds av TransPA. I denna artikel kommer vi därför inte att beskriva dessa funktioner specifikt utan pekar istället på de områden som behöver speciell uppmärksamhet när du startar upp löneberäkning enligt Maskinföraravtalet (MFA).   Kom igång Om du har personal som går på MFA skall du börja med att aktivera stödet för detta i TransPA. Det kan du göra själv och det ingår redan i din licens. Välj Verktyg på startsidan och klicka sedan på Inställningar och Företagsinställningar. Klicka i Maskin- och entreprenad.     Nu kommer ditt företag att förberedas med de uppgifter som behövs för att beräkna lön enligt MFA. Tänk på att göra detta i samtliga företag där du har MFA-personal.   Lönegrupper Lönesättningen för arbetstagare som går på MFA hanteras via lönegrupperna. För MFA finns det en uppsättning nya lönegrupper. Gå till Register - Lönegrupper - Maskinföraravtalet. Dessa lönegrupper finns tillgängliga från start: Klicka på redigera-knappen för att se giltighetsdatum och belopp.    Du kan lägga till och ta bort lönegrupper efter de förutsättningar som finns på ditt företag. Om du vill att TransPA automatiskt skall uppdatera lönebeloppen efter avtalsförhandlingar skall du tänka på att inte ändra namnet på lönegruppen.   Anställningskontrakt När du har kollat igenom att du har rätt lönegrupper skall du koppla ihop dessa med arbetstagaren. Det sker via anställningskontraktet. Gå till personen och öppna anställningskontraktet. Välj Maskinföraravtalet i fältet Avtalsområde och välj den lönegrupp som skall användas för den här arbetstagaren. Ange sedan vilken arbetstidsförläggning som gäller. Denna inställning anger hur övertid kommer att beräknas. Det finns två alternativ: 8 tim/helgfri vardag -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 8 tim. 40 tim/helgfri vecka -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 40 tim under en vecka. Tänk på att detta val enligt avtalet kräver att det finns en lokal överenskommelse med arbetstagaren. Observera att övertid alltid kommer att beräknas när arbetstid utförs utanför den ordinarie arbetstiden, t ex på lördag och söndag. Allt enligt avtalets definition.   Rapportering Personalens rapportering av tid är grunden för löneberäkningen. Det är tidrapporterna som är underlaget för beräkning av alla de lönearter som beräknas av TransPA, för maskinföraravtalet likväl som andra avtal. För personal som går på Maskinföraravtalet är det ändå några specifika saker att tänka på. Använd gärna schema för att planera arbetstiden för personalen. Det ger en bra översikt för både arbetsledare och personal. Det underlättar även rapporteringen eftersom den schemalagda tiden alltid presenteras som ett förslag som kan godkännas (eller justeras). Schemat har dock ingen betydelse för hur övertid beräknas. Övertidsberäkningen baseras alltid på den arbetstidsförläggning som är vald på personen (se ovan). MFA anger att lönetillägg skall utgå när specifika arbetsuppgifter utförs. Det avser Beredskapstillägg, Bergarbete i bergrum, Kontrollskrotning och Inredningsarbete. Dessa finns med i TransPA och kan rapporteras som arbetsuppgifter direkt på tidrapporten. Det medför att ett lönetillägg utgår som baseras på arbetstid eller antal tillfällen. Om ni inte vill använda dessa kan du ta bort och ändra dom i registret Arbetsuppgifter. Om ni vill använda dem, glöm inte bort att uppdatera värdena i samband med nya avtal.  Traktamente och förrättningstillägg beräknas enligt avtalet. För att dessa skall utgå skall resor rapporteras. I resan kan du ange om arbetsgivaren eller arbetstagaren står för logikostnaden.   Löneberäkning TransPA beräknar de allra flesta av de lönearter som finns beskrivna i MFA. Beräkning sker bl a av grundlön (månadslön och timlön), mertid, OB-ersättningar, övertid och undertid, traktamente, personliga lönetillägg, semestertillägg, sjukfrånvaro, övrig frånvaro. Dessa presenteras i löneberäkningen på ett pedagogiskt sätt där du på ett översiktligt kan följa hur beräkningen har utförts. Prova gärna att klicka på en lönerad för att se mer information om respektive löneart. I de allra flesta fall behöver du inte göra någon manuell justering av lönearterna utan du kan direkt spara lönen. När alla löner är sparade sker löneöverföring till ditt utbetalningssystem.    Innan du gör löneöverföringen behöver du gå igenom ditt löneartsregister.  Alla de nya lönearter som nu beräknas behöver matchas mot det löneartsnummer som du använder i utbetalningssystemet. Du kan enkelt se vilka nya lönearter som är skapade genom att de har "(MFA)" i namnet.   Begränsningar Även om TransPA ger dig stöd för det allra mesta som MFA definierar så finns det några saker som du fortfarande kan behöva ha en manuell hantering för. Styra komptid via tidrapporten är inte möjligt. I löneberäkningen kan detta styras om, typiskt peka om övertid till komp etc. Preliminära saldon av komp, övertid och flex presenteras ej i anställds tidrapportering Arbetstidsförkortning beräknas inte automatiskt av TransPA. Men du kan använda all information om arbetstid m m som finns i TransPA och göra denna beräkning manuellt vid årsskiftet. Beräkning av skifttillägg hanteras inte av TransPA. Ingen automatisk reducering av arbetstid pga skift- eller bergrumsarbete. Utskrift av arbetsgivarintyg är idag inte komplett. Dokumentet omfattar i nuläget inte alla lönearter som skall finnas med. Detta kommer att förbättras i TransPA efter hand men tills det är klart kan du göra manuella justeringar i dokumentet.

TransPA erbjuder dig en enkel och smidig möjlighet att skapa en handbok för din personal. I handboken kan du publicera alla dokument som din personal behöver ha tillgång till, t ex personalpolicy, kvalitetspolicy, lastningsinstruktioner, förarhandbok m m. Handboken kan läsas direkt i mobiltelefonen via personalens tidsrapportering.   Handboken bygger du upp genom att lagra önskade dokument på en yta som er personal kan nå. Kanske har ni redan en lagringstjänst för detta som ni vill använda, Google Drive, Microsoft Onedrive, en sharepoint-miljö, intranät eller dylikt. För att tjänsten ska fungera tillsammans med TransPA så måste ytans sökväg innehålla en webbadress som innehåller http:// eller https://   Tips! För att ytterligare förenkla för förarna, för ibland kan det vara problem att öppna alla filtyper på telefon som man normalt kan öppna en dator, kan du rekommendera att de laddar ner Dropbox-appen. De behöver inte skapa egna dropboxkonton, men de kan visa de vanligaste filtyperna direkt i appen. Finns på Apple Store och Google Play.    Exempel vid påkoppling mot lagringsyta i Dropbox I detta exempel nedan visar vi hur du kan använda tjänsten med Dropbox, som är en tjänst för molnbaserad dokumentlagring som används av miljontals användare över hela världen. Gör så här för att skapa din första handbok.   Om du redan har ett Dropbox-konto kan du förstås använda det. Gå då direkt till Skapa en handbok   Skapa ett konto hos Dropbox Gå till www.dropbox.com Fyll i alla uppgifter som behövs för att skapa ett konto.   Efter att du registrerat dig loggas du in automatiskt, samtidigt som en bekräftelse skickas till din e-postadress. I det mailet finns en länk för att verifiera sitt konto, vilket krävs för att man ska kunna dela sidor, så följ instruktionerna i mailet, innan du går vidare med kontoadministrationen.   När du är inloggad på Dropbox.com för första gången får du välja vilken typ av konto du vill ha, och det räcker alldeles tillräckligt att ha Dropbox Basic/Dropbox för privatpersoner. När du är klar kommer du till slut till startsidan, som ser ut på följande sätt:   Skapa en handbok För att få en bra överblick av din handbok rekommenderar vi att du skapar en egen mapp där du lägger alla de dokument som skall visas för din personal. Klicka på Filer uppe till vänster, följt av  Ny mapp längst till höger. Mappen som skapas kan du för enkelhetens skull kalla Handbok.    Nu när du har en mapp är det dags att lägga upp strukturen för handboken, t ex om du behöver undermappar och liknande. Dubbelklicka på din nya mapp för att "gå in i den" och här du möjligheten att skapa mer mappar men också att ladda upp filer. Bra idé kan vara att din handboks struktur och filer klar på din dator, så är det bara en fråga om att återskapa den på Dropbox.   När du klickar på Ladda upp filer öppnas en filväljare, och om du håller in Ctrl har du möjlighet att ladda upp flera filer på en gång. När du är nöjd med upplägget är det dags att dela mappen Handbok.    Dela och aktivera handboken Klicka på Mina filer för att komma högst upp i mappstrukturen. Här ska du se den första mappen du skapade, Handbok.  Klicka på Dela för att göra den nåbar även för andra. Du behöver inte ange vem som ska delas till, för syftet är att handboken ska nås via en länk, som finns att finna via TransPA. Klicka därför på Skapa en länk följt av Kopiera länk.   Öppna ett nytt fönster eller flik i din webbläsare och logga in på connect.mytranspa.com. Gå till Verktyg - Inställningar - Företagsinställningar. I rutan URL för handboken klistrar du in länken du fick från Dropbox, och sparar sedan.   Nu är handboken aktiverad och nås via menyn handbok på startsidan efter era anställda loggar in till TransPAs tidrapportering, mytranspa.com. Menyns visning för era anställda är identisk med den ni ser som systemanvändare. Efter att man trycker på handbok så möts man av denna sida. De anställda slussas då till molntjänstens mappar och dokument som ni delat ut för åtkomst. Som administratör kommer du till molntjänstens större yta där du kan administrera och vässa handboken ytterligare genom att organisera filer och styra åtkomster. OBS! Skulle du istället, som administratör, mötas av denna sida nedan när du klickar på handbok, så beror det säkerligen på att du precis adderat länken som startar igång funktionen. Logga i så fall ut och tillbaks in en gång i TransPA så kommer du slippa mötas av denna text framöver.   Hoppas att funktionen tillför värde i er verksamhet!