Användartips för Visma TransPA

Om du upplever problem med att logga in i Transpa, eller om du får felmeddelanden som "Server Error" eller "Runtime Error", följ dessa steg för att åtgärda problemet 1. Ta bort bokmärken Om du använder ett bokmärke på startskärmen för att logga in på Transpa, vänligen ta bort det. 2. Rensa webbinformation För iPhone (Safari): Gå till "Inställningar" > "Safari" och välj "Rensa historik och webbplatsdata". Guide för Safari För Chrome: Gå till "Inställningar", välj "Sekretess och säkerhet" och rensa webbinformationen. Guide för Google Chrome 3. Stäng övriga flikar Kontrollera att du inte har flera öppna fönster eller flikar med inloggningssidan eller Transpa. 4. Skapa ett nytt bokmärke Efter att du har genomfört dessa steg, kan du skapa ett nytt bokmärke till connect.mytranspa.com och spara det på din startskärm. Rensa cookies och cache i vanliga webbläsare (dator) Google Chrome Öppna Chrome och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet. Välj "Inställningar". Klicka på "Sekretess och säkerhet". Klicka på "Rensa webbinformation". Mer detaljerad guide för Google Chrome   Mozilla Firefox Öppna Firefox och klicka på menyikonen. Välj "Inställningar". Klicka på "Sekretess & säkerhet" och välj "Rensa data…". Mer detaljerad guide för Mozilla Firefox Microsoft Edge Öppna Edge och klicka på menyikonen. Välj "Inställningar" och klicka på "Integritet, sökning och tjänster". Klicka på "Välj vad du vill rensa". Mer detaljerad guide för Microsoft Edge Safari (Mac) Öppna Safari och välj "Safari" från menyraden. Välj "Inställningar" och sedan "Integritet". Klicka på "Hantera webbplatsdata". Mer detaljerad guide för Safari     Login issue - server error in Transpa  If you're experiencing difficulties logging into Transpa or encountering error messages such as "Server Error" or "Runtime Error," you can resolve these problems by following the steps outlined below. 1. Remove bookmarks If you use a bookmark on your home screen to log into Transpa, please delete it. This can help if the bookmark contains an outdated or incorrect URL. 2. Clear browsing data For iPhone (Safari): Navigate to "Settings" > "Safari" and tap "Clear History and Website Data". For further guidance, visit Apple Support. For Google Chrome: Go to "Settings", select "Privacy and Security", and follow the instructions to clear browsing data on your specific device. More details can be found on Google Support. 3. Close other tabs Ensure that you don't have multiple windows or tabs open with the Transpa login page. Multiple open pages in the background can disrupt the login process. 4. Create a new bookmark After completing these steps, create a new bookmark for connect.mytranspa.com and save it to your home screen. Detailed instructions for clearing cookies and cache in common browsers (computer) Google Chrome Open Chrome and click on the three dots in the upper right corner. Select "Settings". Scroll down and click "Privacy and Security" in the left-hand menu. Click "Clear browsing data". Under the "Basic" tab, ensure both "Cookies and other site data" and "Cached images and files" are checked. Select "All time" as the time range. Click "Clear data". For more information, refer to Google's support page. Mozilla Firefox Open Firefox and click on the three horizontal lines in the upper right corner. Select "Settings". Go to "Privacy & Security". Click "Clear Data…" under "Cookies and Site Data". Ensure both "Cookies and Site Data" and "Cached Web Content" are checked. Click "Clear". Visit Mozilla Support for more details. Microsoft Edge Open Edge and click on the three dots in the upper right corner. Select "Settings". Click on "Privacy, Search, and Services". Under "Clear browsing data", click "Choose what to clear". Ensure "Cookies and other site data" and "Cached images and files" are checked. Click "Clear now". For more guidance, check Microsoft's support page. Safari (Mac) Open Safari and click on "Safari" in the menu bar. Select "Preferences" and go to "Privacy". Click "Manage Website Data" and then "Remove All". For detailed instructions, refer to Apple's guide.   By following these steps, you should be able to resolve login issues with Transpa. If problems persist, please contact our support team for further assistance.      

Den kanske mest utförliga rapport vi har.    Här visas faktiskt arbetad tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, släp, kostnadsställe, arbetsuppgift, mätarställning (eller egna mätvärden) Även ej aktiva anställda ingår i rapporten.   Samtliga kolumner pekar på personens tillhörighet. Både person och fordon kan defineras med trafikområde och stationsort, men rapporten visar alltså upp personens tillhörighet.    Om en anställd har använt flera fordon eller arbetsuppgifter på samma dag kommer denna rapport visa flera linjer. Se exempel nedan där Truls har bytt fordon under dagen där tiden fördelas per fordon. Klicka på knappen utför bredvid från och till datumet så laddas rapporten.   Tips! För att visa summerad arbetad tid/fordon tar du tag i fordonsrubriken och drar upp den i det ljusgrå fältet.   Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att få fram hur mycket arbetstid det finns på varje bil när ni har exporterat tidstransaktioner till Excel.    1. Gå till fältet Fordon reg.nr klicka på den lilla "list pilen" till höger. 2. Välj sortera från A till Ö så vi får fordonen i ordning. 3. Välj fliken Data 4. Markera Del-summa här kan man välja att summera sin rapport, i vårt exempel vill vi ha att rapporten ska summera varje förändring av fordon. Den ska summera och räkna antalet timmar.    Bilden här nedan visar att vi har fått fram en summa på varje bil samt en totalsumma på alla fordon.    Här har vi valt att summera, då visas arbetad tid per fordon och en totalsumma för hela perioden.   Här finns även en film som visar tidtransaktioner   En annan användbar rapport vi har är utförd tid här kan ni på ett enkelt sätt vill ta fram vilka dagar det finns arbetstid rapporterad på.  

Med hjälp av denna rapport kan ni på ett enkelt sätt ta fram vilka dagar som det finns arbetstid rapporterad på. Du får även information om start- och sluttid för arbetspasset, hur mycket rast som är rapporterat samt hur mycket tid som kvalificeras som OB-tid. Rapporten är som förvald grupperad efter personens namn och summeringen av arbetstiden visas efter varje person. Samtliga kolumner pekar på personens tillhörighet. Både person och fordon kan defineras med trafikområde och stationsort, men rapporten visar alltså upp personens tillhörighet.    Du kan enkelt ändra grupperingsvalet genom att dra rubriken för önskad kolumn upp till grupperingsfältet. Genom detta kan du t ex ta fram den totala närvarotiden per stationsort och person.   Rapporten är lämplig att använda som fakturaunderlag för de företag som arbetar med uthyrning.   (OBS! även ej aktiva anställda ingår i rapporten)   Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Utförd tid. Klicka på knappen utför bredvid från och till datumet så laddas rapporten.     En annan användbar rapport vi har är Tidstransaktioner, här visas faktiskt arbetat tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, kostnadsställe, arbetsuppgift osv. 

Vill du spara tid och få en enklare och mer effektiv lönehantering rekommenderar vi att ni kopplar ihop Transpa med ert löneprogram. Ni kan då skicka lönerna med fil från Transpa till löneprogrammet och slipper att göra detta manuellt.   En lönematchning innebär i korthet att vi ser till att alla lönearter har samma nummer i Transpa som i ert löneprogram. Vi ser också till att filformatet blir korrekt och innehåller den information som löneprogrammet kräver. Vi utför lönematchningar för följande löneprogram:   HogiaLönPlus Hogia Transportlön Visma Lön 300/600 Kontek   När ni beställer ett lönematchningspaket kommer vi att boka in två tillfällen med er. Det första tillfället kallar vi lönematchning och då kommer en konsult att gå igenom både  Transpa och ert löneprogram för att säkerställa att alla inställningar blir korrekta.   Vi ställer in filformatet så att filen kan tas emot av löneprogrammet. Vi ser till att inställningarna för ev överföring av kostnadsställe och projekt blir rätt Löneartsregistret i transpa ses över och det säkerställs att lönearterna i transpa har samma nummer som i ert löneprogram. I vissa löneprogram läser vi in nya lönearter för att få en bättre matchning med transpa. Även i ert löneprogram kontrolleras det så att inställningarna är korrekta för att kunna ta emot en fil från transpa.   Under de andra tillfället hjälper vi er med en skarp löneöverföring.Vi guidar dig genom processen, visar hur du arbetar i TransPA, och hjälper till med att exportera filen och importera den i ditt löneprogram, samtidigt som vi påpekar viktiga moment i lönearbetet för ditt löneprogram.   För att boka, kontakta [email protected].

När hämtar TransPA färdskrivartiderna på personalen till tex Kalender/Anställda , Löneberäkningen eller attestfunktionen. Här nedan beskriver vi hur vår hantering är för hämtning och visning av färdskrivartider i TransPA  gällande integrationer som    Färdskrivare integration  Hämtning av färdskrivardatan  *Hämtning av färdskrivardata när anställd loggar in i TRANSPA Systemet gör ett försök att skapa färdskrivarblock IDHA kl 23,00 & 05,00 * Kl 04,00-05,30 Scania API (nytt sen 2025-07-01) Varje 1h   1a Optac kl 02:30 & 07,30 * KL 04,00-05,30 Tis-Web Varje 1h   1h Tacho-Online Varje 1h   1h Volvo Connect Var  10 min   1h   Vi utför hämtning av färdskrivardatan varje dygn ( se tider ovan ). Denna färdskrivardatan ser du om du öppnar en grön tidrapport på någon anställd och klickar på fliken färdskrivare.   Extra hämtning av färdskrivardata vid inloggning  Utöver dom ordinarie hämtningarna av färdskrivardatan, hämtar vi också den senaste färdskrivarinformationen för chauffören när den anställde loggar in på Mytranspa.com eller connect.mytranspa.com för att tidrapportera, (under förutsättning att dom tömt sitt förarkort innan)  Vi hämtar färdskrivardata för alla era chaufförer som har ett korrekt angivet förarkorts nr angivet i TransPA. Det är förarkorts nr som är kopplingen mellan den anställde i TransPA och färdskrivareleverantören. Efter varje nattleverans av färdskrivardata skapar vi färdskrivarblock. Dessa block ser du till exempel i Kalender / Anställda eller Löneberäkningen. Beroende på vilken integration man har, gör systemet ett försök att skapa färdskrivarblock på den färdskrivardatan som finns antingen varje timme eller mellan kl 04,00-05,30. För integrationerna IDHA & Otac görs ett försök mellan kl 04,00-05,30, medan för Scania, Tisweb, Tachoonline och Volvo görs ett försök varje timme.   i vår Attest funktion visas färdskrivaruppgifter när blocken är skapade i kalendern / löneberäkningen   OBS!! För att systemet skall kunna skapa färdskrivarblock så behöver vi hämta färdskrivardatan 2 gånger från integrationen. Detta för att vara säkra på att den färdskrivardatan vi fått är korrekt angiven och inte ändrad av chauffören. Vi behöver också se att det finns dygnsvila "Rast" registrerad mellan körningarna (som standard 9h ). Detta för att veta när chauffören avslutat dagen och påbörjar nästkommande dag . Allt detta skapar en liten fördröjning i systemet och kan vara upp till 2 dagar.  Har chauffören varit tvungen att göra någon manuell ändring av färdskrivardata kommer vi behöva hämta färdskrivardatan ytterligare 1 gång till.       Hur långt tillbaka hämtar Transpa färdskrivardatan Färdskrivardatan hämtas ca 20-30 dagar bakåt i tiden för dessa färdskrivarleverantörer IDHA Scania Optac3 Tis-web Tacho-online Volvo Connect     Förenklad Förklaring ( Exempel på IDHA integration ) Datahämtning: Varje dygn hämtar vårt system färdskrivardata 2 gånger från färdskrivarleverantören. Två gånger sker det automatiskt (kl. 23:30 och kl. 05:00) och en gång när en användare loggar in för att tidrapportera, vilket bör ske dagligen. Färdskrivarblock: När systemet har samlat tillräckligt med data för att bekräfta minst 9 timmars dygnsvila mellan arbetspass, och användaren har haft upp till 24 timmar på sig att godkänna eller korrigera sin data hos leverantören, kan vi låsa färdskrivardatan i TransPA och ett färdskrivarblock kan skapas. Färdskrivarblocken skapas automatiskt varje morgon ca kl. 04:00. Presentation: Systemanvändare ser färdskrivarblock i kalender/Anställda , Löneberäkningen eller Attesten. Anställda får åtkomst till sin färdskrivardata när de tidrapporterar, vilket underlättar förståelsen för sina arbetstider och aktiviteter. Användarroll: Som systemanvändare är det enda du behöver göra att se till att den anställdes förarkortsnummer stämmer överens mellan systemen när du registrerar dem. Sedan hanteras allt automatiskt. Felhantering: Om en datahämtning misslyckas, görs inget nytt försök vid nästa schemalagda hämtning eller när användaren loggar in på transpa för att tidrapportera.   Aktivera Kopplingen mellan TransPA och färdskrivarleverantören  En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.     Visning av färdskrivartider Vill du veta mer om hur vi visar upp och presenterar färdskrivartiderna i TransPA så har vi denna artikeln Visning av färdskrivartider  

Enligt nya regler, i Transportavtalet, som trädde i kraft 1/9 2023 så har man rätt att göra avvikelser mot den tidigare 10-timmarsregeln vid nattarbete om man ersätter de anställde med extra Arbetstidsförkortning (ATF). Detta har tidigare varit möjligt genom en lokal överenskommelse med Transport, men kan nu förankras lokalt och istället meddelas Transport en vecka innan den träder i kraft.   Nattfönstret är som standard kl 01-05 och med de nya reglerna så skall den anställde ersättas med: 2 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 11 timmar 3 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 12 timmar 4 minuters ATF per arbetstimme i nattfönstret om arbetstiden är under 13,5 timmar I TransPa kan du använda vårt verktyg för arbetstidsförkortning för att bygga stöd för detta.   I denna film visar vi hur du aktiverar beräkningen enligt ovanstående nya avtalsvillkor.   OBS! Glöm inte att ta hjälp av vår lönesnurra när du vill översätta våra framräknade hundradelar till minuter i ditt arbete i löneberäkningen   I filmen nedan visas ATF-nycklar där val av helgdagar finns. Det är val som inte längre finns kvar. Numera syns alltså våra ATF-nycklar helt utan detta alternativ, vi tittar istället på dina valda veckodagar, vilket är fullt tillräckligt.     Se över era inställningar, kontroll mot vägarbetstidslagen I samband med aktiveringen av denna beräkning så råder vi er också till att se över era inställningar för vilka varningar ni önskar som rör vägarbetstidslagen, för att få så smidig tidrapportering som möjligt där ni förstås vill att varningarna ska vara relevanta utifrån er verksamhet.      

  Vad är kontroll av trafiktillstånd? Kontroll av trafiktillstånd är en viktig process för att säkerställa att alla era underleverantörer innehar giltiga nationella tillstånd för att utföra sina tjänster. Genom TransPA:s integration med BKY kan ni automatiskt kontrollera och övervaka dessa tillstånd. Hur aktiverar man kontrollen? 1. Medgivande från BKY: Innan ni kan starta kontrollen behöver ni ansöka om att få ett medgivande från BKY. Detta är ett nödvändigt steg för att kunna använda tjänsten. 2. Aktivera Kontrollfunktionen: Gå till avsnittet "Säkerhet - Behörighetskontroll" i TransPA-systemet. Här kan ni aktivera trafiktillståndskontrollen genom att: Välja branschområde som är relevant för er. Ange organisationsnummer för era underleverantörer i fälten, 10 siffror utan bindestreck för vanliga företag och 12 för enskilda firmor. Tryck sedan "Enter" för varje rad.   3. Spara Konfigurationen: När ni har fyllt i alla nödvändiga uppgifter, sparar ni inställningarna för att de ska börja gälla. Resultat av att använda tjänsten Dagliga Kontroller: TransPA utför dagliga kontroller av de registrerade trafiktillstånden genom att matcha uppgifterna mot Transportstyrelsens register via BKY. Notifieringar: Om ett tillstånd förloras, kommer TransPA att skicka automatiska varningar och notifieringar till ansvariga personer via e-post, SMS, eller interna meddelanden beroende på vad ni valt att ställa in. Vilka arbetsledare som informeras/larmas är detsamma för tjänsten i övrigt, Rapporter: Efter varje kontroll får ni en rapport som sammanfattar det totala antalet granskade underleverantörer samt deras respektive status: giltiga, ogiltiga tillstånd.     Slutsats Kontroll av trafiktillstånd via BKY och TransPA är ett kraftfullt verktyg för att säkerställa att era verksamhetspartners uppfyller alla legala krav, vilket minskar risker och förbättrar säkerheten i er verksamhet. Tveka inte att kontakta vår support om ni stöter på problem eller har frågor angående tjänsten.   För mer information, se våra andra artiklar om BKY och dess användning på TransPA-supportsidan.  

När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå sen från TransPAs startsida och klicka på knappen Säkerhet därefter på Behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs, samt vilka grupper av behörigheter ni vill göra kontroll mot.   För att få fram rätt uppgifter om användarnamn och lösenord, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mail. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i TransPA. Om lösenordet visas som  *** i kontrollpanelen behöver du klicka visa lösenord innan du kopierar lösenordet. Observera att ni ska ange ert unika användarnamn och lösenord. Ej användarnamnet här nedan på bilden.   Vem/vilka ska få larm vid ogiltig behörighet och efter avslutad kontroll? Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten (se bild nedan).       Hur ska larmet skickas?   Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. E-post - ett mail skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett TransPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.   Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mail skickas till utvalda personer när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan. Dessutom står här också om någons YKB eller ADR går ut inom 3 månader.   OBS: se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter: Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.  Är fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på home.visma.com denna artikel finns en guide hur man gör.   Nu är allt klart. Nästkommande natt kommer ett mail skickas om hur många personer som har kontrollerats, och eventuella YKB eller ADR som går inom 3 månader, om allt har fungerat som det ska.   

För att starta upp kontrollen av behörigheter behöver du ha ett konto hos BKY. BKY är en tjänst som tagits fram av transportbranschens intresseorganisationer och är sammankopplat med Transportstyrelsens register över förarbehörigheter. Tjänsten är öppen för alla transportföretag men erbjuder ett rabatterat pris om du är medlem i någon av branschorganisationerna som står bakom tjänsten. Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.  Tjänsten ingår inte i transPA utan kommer att faktureras av BKY separat. Observera att om ni redan har tjänsten idag men saknar koppling till transPA behöver ni kontakta bky och begära att den kopplas om. Ni kommer då byta spår och gå från bky:s lösning via deras klient och istället köra lösningen genom TransPA. Tillämpar ni vår koppling så tillkommer en månadsavgift för tjänsten. Har ni ett företag så heter Transpas tjänst BKY singel och kostnaden är 250kr/månad. Har ni fler företag så är väljer ni BKY Multi och kostnaden är 300kr/månad. För att kunna genomföra en kontroll måste ditt företag ha tillstånd från Transportstyrelsen att fråga efter förares behörighet. Tillstånd erhålls om ni har ett yrkesmässigt behov av att kontrollera personers förarbehörigheter. Vid ansökan anger ni om ni bedriver Gods, Buss eller Taxiverksamhet. Gör så här för att ansöka om tillstånd samt skapa ett konto hos BKY: Gå till hemsidan för BKY, www.bky.se Läs om tjänsten samt priser och villkor för denna. Gå till Anslut till BKY och följ instruktionerna. Under rubriken Uppgifter om teknisk anslutning skall du välja Systemleverantör och transPA. Skicka in de dokument som krävs.   Normalt tar det ca två veckor att få tillståndet klart från Transportstyrelsen. När det är klart får du ett mail från BKY med dina kontouppgifter. Följ anvisningarna från BKY. Har du flera bolag i Transpa Är det endast möjligt att ha ett BKY-konto kopplat till ett TransPA-bolag. Om ni har flera TransPA-bolag måste ni skapa separata autentiseringsuppgifter för varje bolag. Ni kan ansöka om detta på www.bky.se. Kontroll av Trafiktillstånd mot BKY. För er som använder BKY har ni också möjlighet att kontrollera trafiktillstånd hos era underleverantörer.  På samma sätt som med förare har ni alltid koll på vilka som kontrolleras. Läs mer i denna artikel Tänk på att ni måste söka medgivande för trafiktillstånd hos BKY för att tjänsten ska komma igång.

TransPA erbjuder löneberäkning enligt kollektivavtalet Maskinföraravtalet som tecknas mellan Maskinentreprenörerna (ME) och Service- och kommunikationsfacket (Seko). Arbetssättet för detta kollektivavtal är detsamma som för övriga kollektivavtal som stöds av TransPA. I denna artikel kommer vi därför inte att beskriva dessa funktioner specifikt utan pekar istället på de områden som behöver speciell uppmärksamhet när du startar upp löneberäkning enligt Maskinföraravtalet (MFA).   Kom igång Om du har personal som går på MFA skall du börja med att aktivera stödet för detta i TransPA. Det kan du göra själv och det ingår redan i din licens. Välj Verktyg på startsidan och klicka sedan på Inställningar och Företagsinställningar. Klicka i Maskin- och entreprenad.       Nu kommer ditt företag att förberedas med de uppgifter som behövs för att beräkna lön enligt MFA. Tänk på att göra detta i samtliga företag där du har MFA-personal.   Lönegrupper Lönesättningen för arbetstagare som går på MFA hanteras via lönegrupperna. För MFA finns det en uppsättning nya lönegrupper. Gå till Register - Lönegrupper - Maskinföraravtalet.   Dessa lönegrupper finns tillgängliga från start:       Klicka på redigera-knappen för att se giltighetsdatum och belopp.    Du kan lägga till och ta bort lönegrupper efter de förutsättningar som finns på ditt företag. Om du vill att TransPA automatiskt skall uppdatera lönebeloppen efter avtalsförhandlingar skall du tänka på att inte ändra namnet på lönegruppen.   Anställningskontrakt När du har kollat igenom att du har rätt lönegrupper skall du koppla ihop dessa med arbetstagaren. Det sker via anställningskontraktet. Gå till personen och öppna anställningskontraktet.     Välj Maskinföraravtalet i fältet Avtalsområde och välj den lönegrupp som skall användas för den här arbetstagaren. Ange sedan vilken arbetstidsförläggning som gäller. Denna inställning anger hur övertid kommer att beräknas. Det finns två alternativ: 8 tim/helgfri vardag -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 8 tim. 40 tim/helgfri vecka -> övertid uppstår när arbetad tid överstiger 40 tim under en vecka. Tänk på att detta val enligt avtalet kräver att det finns en lokal överenskommelse med arbetstagaren. Observera att övertid alltid kommer att beräknas när arbetstid utförs utanför den ordinarie arbetstiden, t ex på lördag och söndag. Allt enligt avtalets definition.   Rapportering Personalens rapportering av tid är grunden för löneberäkningen. Det är tidrapporterna som är underlaget för beräkning av alla de lönearter som beräknas av TransPA, för maskinföraravtalet likväl som andra avtal. För personal som går på Maskinföraravtalet är det ändå några specifika saker att tänka på. Använd gärna schema för att planera arbetstiden för personalen. Det ger en bra översikt för både arbetsledare och personal. Det underlättar även rapporteringen eftersom den schemalagda tiden alltid presenteras som ett förslag som kan godkännas (eller justeras). Schemat har dock ingen betydelse för hur övertid beräknas. Övertidsberäkningen baseras alltid på den arbetstidsförläggning som är vald på personen (se ovan). MFA anger att lönetillägg skall utgå när specifika arbetsuppgifter utförs. Det avser Beredskapstillägg, Bergarbete i bergrum, Kontrollskrotning och Inredningsarbete. Dessa finns med i TransPA och kan rapporteras som arbetsuppgifter direkt på tidrapporten. Det medför att ett lönetillägg utgår som baseras på arbetstid eller antal tillfällen. Om ni inte vill använda dessa kan du ta bort och ändra dom i registret Arbetsuppgifter. Om ni vill använda dem, glöm inte bort att uppdatera värdena i samband med nya avtal.  Traktamente och förrättningstillägg beräknas enligt avtalet. För att dessa skall utgå skall resor rapporteras. I resan kan du ange om arbetsgivaren eller arbetstagaren står för logikostnaden.   Löneberäkning TransPA beräknar de allra flesta av de lönearter som finns beskrivna i MFA. Beräkning sker bl a av grundlön (månadslön och timlön), mertid, OB-ersättningar, övertid och undertid, traktamente, personliga lönetillägg, semestertillägg, sjukfrånvaro, övrig frånvaro. Dessa presenteras i löneberäkningen på ett pedagogiskt sätt där du på ett översiktligt kan följa hur beräkningen har utförts. Prova gärna att klicka på en lönerad för att se mer information om respektive löneart. I de allra flesta fall behöver du inte göra någon manuell justering av lönearterna utan du kan direkt spara lönen. När alla löner är sparade sker löneöverföring till ditt utbetalningssystem.    Innan du gör löneöverföringen behöver du gå igenom ditt löneartsregister.  Alla de nya lönearter som nu beräknas behöver matchas mot det löneartsnummer som du använder i utbetalningssystemet. Du kan enkelt se vilka nya lönearter som är skapade genom att de har "(MFA)" i namnet.   Begränsningar Även om TransPA ger dig stöd för det allra mesta som MFA definierar så finns det några saker som du fortfarande kan behöva ha en manuell hantering för. Styra komptid via tidrapporten är inte möjligt. I löneberäkningen kan detta styras om, typiskt peka om övertid till komp etc. Preliminära saldon av komp, övertid och flex presenteras ej i anställds tidrapportering Arbetstidsförkortning beräknas inte automatiskt av TransPA. Men du kan använda all information om arbetstid m m som finns i TransPA och göra denna beräkning manuellt vid årsskiftet. Beräkning av skifttillägg hanteras inte av TransPA. Ingen automatisk reducering av arbetstid pga skift- eller bergrumsarbete. Utskrift av arbetsgivarintyg är idag inte komplett. Dokumentet omfattar i nuläget inte alla lönearter som skall finnas med. Detta kommer att förbättras i TransPA efter hand men tills det är klart kan du göra manuella justeringar i dokumentet. Övertidsjournal registrerar inte utbetald övertid. Vid arbetstidsförläggningen 8 timmar/helgfri vardag finns ej stöd för hantering av övertid om tidrapporter registrerade över dygnet förekommer. I dessa fall hänvisar vi till att dela upp registreringen till två tidrapporter, typexempel 19:00 - 23:59 och 00:01 - 04:00.

Nedan följer frågor och svar bland dom olika modulerna i Transpa. Genom att klicka på Ctrl+F kan du använda dig av webbläsarens sökfunktion för att söka i artikeln   Schemaläggning Fråga: På vilket sätt kan jag kontrollera vilket schema som tillämpas för den anställde? Svar: Det enklaste sättet är att gå till Kalender/Anställda och "hovra" med muspekaren över passet som den anställde har, så visas schemanamnet.     Fråga: Hur kan jag ta bort en inaktiv passmall? Svar: För att ta bort en inaktiv passmall måste du först ta bort den från alla scheman där den används. Ni kan hitta mer information i vår artikel om förändring av scheman och passmallar.   Fråga: Jag har byggt ett schema, men varför visas inte passen för mina chaufförer i Kalender/Anställda? Svar: Kontrollera schemaläggningen för att säkerställa att du har klickat på knappen "Skapa arbetspass". Du kan hitta en steg-för-steg-guide i vår artikel om schemaläggning.  schemaläggning steg för steg      Arbetsuppgift Fråga: Kan jag skapa en rapport som visar de arbetsuppgifter en person har tidrapporterat? Svar: Under Analyser > Rapporter > Tidrapporter finns en rapport som heter "Tidstransaktioner". Där kan ni se vilka arbetsuppgifter den anställde har rapporterat i sin tidrapport. För mer information, se vår artikel om tidstransaktioner   Fråga:  I enlighet med avtalet vill vi ge chaufförerna extra ersättning när de agerar som handledare för APL-elever. Är det möjligt att lägga till detta så att chaufförerna kan rapportera det direkt? Svar: Ja, det går utmärkt. Vi rekommenderar att ni skapar en arbetsuppgift med ett lämpligt namn. Sedan kan den anställde välja denna arbetsuppgift när de tidrapporterar. För mer information, se vår artikel om arbetsuppgifter     Attest Fråga: Varför visas inte alla anställda i attestvyn? Svar: Gå till personalkortet för den anställde och välj fliken "Grupper". Kontrollera att arbetsledare har valts för personen.   Fråga: Är det möjligt för två systemanvändare att se samma attestposter? Svar: Ja, det är möjligt. Arbetsledaren som är angiven som ansvarig under fliken "Grupper" på personkortet ser i första hand tiderna för attest. Ni kan dock också tilldela en ersättare för den ordinarie arbetsledaren. Då kommer båda personerna att kunna se och attestera posterna. För mer information, se vår artikel om attestfunktionen och hur man skapar ersättare.     Rapporter Fråga: Hur kan jag se antalet timmar en chaufför har arbetat under en specifik tidsperiod? Svar: Du kan använda rapporten "Utförd tid", som finns under Analyser > Rapporter > Tidrapporter. För mer information, se vår artikel om utförd tid.   Fråga: Finns det ett sätt att få ut en rapport över undertiden som visas i löneberäkningen? Svar: Ja, vi har en rapport som heter "Utbetald lön" där ni kan få en summering per löneart eller person. Rapporten finns under Analyser > Rapporter > Löner > Utbetald lön. För mer information, läs vår artikel om utbetald lön.   Fråga: Hur kan jag få fram en rapport som visar sjuktillfällen under de senaste 12 månaderna för att analysera vår sjukfrånvaro? Svar:  Vi har en rapport under analyser-rapporter-tidrapporter som heter aktiviteter. I denna rapport visar vi allt som inte är ren arbetstid. De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, notering från kalenderns osv. För mer information ser vår artikel uppföljning av olika frånvaroaktivteter eller en notering.   Fråga: Kan jag få fram en övertidsjournal? Svar:  Ja, det är möjligt. Ni hittar övertidsjournalen under Analyser > Rapporter > Löner. För mer information, läs gärna vår artikel övertidsjournal om ämnet.   Fråga: Kan jag generera en rapport för det innestående saldo som de anställda har? Svar: Ja, under Analyser > Rapporter > Löner > Innestående saldo kan ni se aktuella saldon för kompsaldo, flexsaldo, ATF-saldo samt övertidstimmar. Dessa saldon är uppdaterade efter den senast sparade lönen. För mer information, läs vår artikel om innestående saldo.   Fråga: Hur kan jag se på ett smidigt sätt se alla födelsedagar på alla anställda i Transpa? Svar: Under Analyser > Rapporter > Personal finns en rapport som heter "Födelsedagar". Välj alternativet "false" och klicka sedan på knappen "Preview" för att visa alla födelsedagar. Fältet "Visa månader" anger hur många månader framåt i tiden som visas.        Inställningar Fråga: Efter att vår IT-avdelning återställde Windows på min dator har Transpa ändrat språk till engelska. Hur ändrar jag tillbaka till svenska? Svar:  För att byta språk i Transpa behöver du justera språkinställningarna i din webbläsare, eftersom det är den som styr språket.  Det finns en artikel som beskriver hur nu ändrar visningsspråk i Transpa via webbinställningar.   Fråga: Var kan jag lägga upp en ny systemanvändare? Svar: Du kan lägga upp en ny systemanvändare under Verktyg > Inställningar > Systemanvändare. Det finns en artikel som beskriver hur du registrerar en ny systemanvändare.     Löneberäkning Fråga: Har en anställd som ska sluta på företaget vad ska jag tänka på? Svar: Börja med att avsluta anställningskontraktet på personalkortet under fliken "Anställningskontrakt". Om den anställde slutar mitt i månaden kan det bli nödvändigt att justera lönen till timlön. För mer information, läs artikeln så avslutar du en anställning i Transpa.   Beräkning av sjuklön Fråga: Hur beräknas sjuklön i Transpa? Svar:  Sjuklön beräknas på olika sätt beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde har. Vi har en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna i TransPA, tillsammans med en lathund som kortfattat förklarar hur beräkningen görs för övertid och sjuklön baserat på den arbetstidsförläggning som valts på personkortet. För mer detaljer, se artikeln Arbetstidsförläggning enligt transportavtalet.   Tidrapportering Fråga: Hur kan en anställd avgöra om ett schema är ett extrapass och inte ett ordinarie pass? Svar: I tidrapporteringen kan den anställde klicka på raden "Pass". Då visas detaljer om passet, vilket gör det möjligt att se om det är ett extrapass.   Fråga: Varför kan inte mina anställda se sitt kompsaldo i tidrapporteringen? Svar: Kontrollera under Verktyg > Inställningar > Tidrapportering för att säkerställa att alternativet "Saldo för personalen" inte är dolt.   Deltidsanställning Fråga: Vi har några deltidsanställda. Hur ställer jag in dem i systemet för att få rätt beräkning? Svar: Det finns två alternativ för beräkningar: daglig eller veckovis. Vi har en artikel där ni kan läsa mer om detta: Inställningar och Beräkningar för Deltidsanställdas Arbetstidsmått och Övertid.    

Hantering av Aktivitetstyper i TransPA Under fliken "Register - Aktivitetstyper" finner du de standardregistret för frånvvaroaktiviteter i Transpa. Du kan definiera hur varje aktivitetstyp ska klassificeras: Frånvaro utan lön: Klassificera aktivitetstypen som frånvaro där ingen lön utgår. Frånvaro med lön: Ange att aktivitetstypen ger rätt till lön under frånvaron. Ingen specifik funktion: Välj aktivitetstyper som inte har någon angiven funktion. Dessutom kan du koppla varje aktivitetstyp till rätt löneart för att säkerställa korrekt lönehantering. Se artikel om lönearter     Om du har personal tillämapr tjänstemannaavtalet i Transpa, kan du behöva tänkta på vissa saker, läs allt om det här. Samma sak om du har personal tillämpar Maskinföraravtalet, läs mer om det här.   Här nedan visar vi ett exempel på en aktivitetstyp med "frånvaro utan lön" som vi kallar närståendeledig. Ni själva väljer vilket namn ni vill använda på aktivitetstypen ni skapar upp.    Klicka på Lägg till aktivitetstyp Ange namn på frånvaron  Välj sedan funktion, via listpilen "Frånvaro utan lön"     Koppla sedan aktiviteten med tillhörande Löneart via listpilen, som vi tidigare skapat under register - Lönearter. Klicka på spara  Nu är frånvaroaktiviteten tillgänglig för användning i tidrapporteringen eller direkt i kalendern.     I Löneberäkningen visas frånvaron som ett löneavdrag.                                  

Registrera Fordon i Transpa Att registrera fordon i TransPA är en fördelaktig strategi, både ur ett planeringsperspektiv och för att möjliggöra effektiv kostnadsuppföljning. Om dina anställda rapporterar fordon vid tidrapporteringen, får du bättre insikt i fordonsanvändningen.   Vikt av Unika Internnummer: I fordonsregistret är internnummer en central variabel och måste vara unikt för varje fordon. Detta nummer kan inte ändras, vilket liknar hanteringen av signaturer i personalregistret. Fleixblitet med Registreringsnummer: Till skillnad från internnummer, kan registreringsnumret ändras. Om du väljer att återanvända internnummer för olika fordon, tänk på att samma internnummer kan referera till olika fordon vid olika tidpunkter.     Gruppering och Sortering av Fordon i TransPA Precis som med personalen kan du använda stationsort och trafikområde för att gruppera och sortera dina fordon effektivt. Du har även möjlighet att lägga till egna sorteringskategorier genom att skapa fordonsgrupper. Exempel på sådana grupper kan vara fordonstyp, som hjullastare eller kranbil, men du kan anpassa grupperna efter dina egna behov. För att skapa en ny fordonsgrupp: Klicka på "Fordonsgrupper" högst upp i gränssnittet. Välj "Skapa ny fordonsgrupp." Ange ett namn för din nya fordonsgrupp. Detta ger dig flexibel hantering och organisering av fordonen i ditt system.     Lägga till fordon Tillbaka på fliken för Fordon skapar du ett nytt fordon genom att klicka Lägg till fordon. I den nedanstående dialogrutan måste du ange ett unikt internnummer och en registreringsnummer, övriga fält är frivilliga. Kostnadsfördelning och uppföljning är något du kan göra om du låter sådant följa med vid överföringen till ditt löneprogram, och kostnadsställe är ytterligare en sådan dimension som du kan välja att fördela på, förutom fordonet i sig. Mer om detta kan du läsa under Resultat- och kostnadsuppföljning.

Guide för start av fjärrhjälp / Team Viewer Vid inloggat läge i Transpa, klicka på kugghjulet längst upp till höger, klicka sedan på Starta Fjärhjälp.     Nu kommer det laddas ner en fil, vanligast är att den hamnar i övre hörnet på höger sida, när nedladdningen är klart väljer man att köra filen.       När du kör den här filen, kan en säkerhetsfråga dyka upp som lyder: "Tillåter du att denna app får göra ändringar på enheten?" För att fortsätta, välj "JA".   En ruta kommer nu att visa "ditt ID". Vänligen uppge detta för din konsult.   Felsökning vid Problem med Team Viewer Om du stöter på problem kan det bero på att en tidigare version av Team Viewer redan är installerad. För att åtgärda detta, avsluta den befintliga Team Viewer genom att: Klicka på pilikonen (/) nära klockan i nedre högra hörnet av skärmen för att visa dolda ikoner. Högerklicka på Team Viewer-ikonen och välj "Avsluta Team Viewer."     Efter att ha stängt Teamviewer genom instruktion ovan, börjar du sedan om processen från början.

Effektiv Registrering av Tidrapporter Vid behov av att registrera ett stort antal tidrapporter samtidigt för en anställd, rekommenderas att använda funktionen "Snabbregistrering av tidrapporter". Denna funktion finns tillgänglig under "Verktyg."         Val av Anställd och Vecka: Börja med att välja den anställde och den vecka du vill registrera tidrapporter för. Effektiv Inmatning: Använd tabbtangenten för att snabbt navigera mellan fälten och effektivisera inmatningsprocessen. Registrera Frånvaro: Enbart frånvaroorsak och antal timmar per dag behöver anges för frånvaro. Fordon i Tidrapporter: Observera att om fordon behöver inkluderas i tidrapporterna, kan det krävas redigering från kalendern. Spara: När hela veckans tidrapporter är inmatade, klicka på "Spara" för att slutföra registreringen.   Lycka till!

Lönetillägg är en extra kontant ersättning som den anställde erhåller vid varje arbetad timme eller per löneperiod (typiskt per månad). Ersättningen kan vara ett fast belopp eller en procentdel av aktuell timlön. Lönetillägg skapas under Register - Lönetillägg - Lägg till lönetillägg.     Vid registrering anges också vilken löneart som lönetillägget skall kopplas till   När du har registrerat Lönetillägget behöver du koppla de anställda till Lönetillägget. Vi rekommenderar att du skapar Lönetillägg i registret först, istället för att lägga personliga lönetillägg direkt på personen, även om det är tekniskt möjligt. Det gör det t ex mer överskådligt, t ex om beloppet ska höjas vid ett tillfälle, och en höjning som dessutom ska gälla flera anställa på en gång. Öppna upp en anställd, gå till fliken Lönetillägg, Lägg till lönetillägg och markera rätt lönetillägg. Här kan du även välja om lönetillägget gäller skall tidsbegränsas eller ej.     Att tänka på om man sätter en tidsbegränsning är att lönetillägget kommer gå efter utbetalningsmånad, T ex om lönetillägget skall gälla September - Februari, då skall du ange datumperioden Oktober-Mars ( Utbetalning Oktober avser septembers dagar )     Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att  Transpa i regel inte ombesörjer uppdatering av belopp i registret lönetillägg då nya avtal träffas. 

Registrera ny systemanvändare Verktyg  - Inställningar  - Systemanvändare          Klicka på symbolen i översta vänstra hörnet för att skapa upp din nya systemadministratör.   Ange personuppgifter Förnamn och efternamn får endast innehålla bokstäver och bindestreck, inga siffror eller specialtecken. E-postadressen är obligatorisk och kommer att användas som användarnamn till Connectinloggningen. Mobilnummer anges om ni använder tjänsten Behörighetskontroll och väljer att skicka larm till utvalda systemanvändare, då är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat här.Vill du läsa mer om behörighetskontrollen klicka här.    Registrera användarens behörigheter Är du osäker på vilken behörighet personen skall ha kan du läsa mer om behörigheterna här.    Markera slutligen vilket företag som användaren skall ha tillgång till. Klicka därefter på spara.     I samband med att ni klickat på Spara kommer användaren tillges ett välkomstmejl. Med hjälp av detta mejl kommer användaren kunna skapa ett lösenord för inloggning till www.connect.mytranspa.com      Notera att länken som tilldelas användaren är en engångslänk och upphör att gälla 24 timmar efter att den mottagits. Skulle användaren missa att aktivera sitt konto inom denna tidsperiod kan man skicka om välkomstmejlet via inställningar för Visma Connect (se bild nedan)   Genom att klicka på Aktivera konto kommer användaren skickas vidare till Transpa inloggningssida där personen skall ange lösenord.                     Skulle användaren inte mottagit inbjudan kan du skicka inbjudan igen. Klicka på pennan för att öppna inställningarna och skicka om välkomstmejl.     Tips! Följ status i aktiveringsprocessen genom att följa connectstatusen.     Statussymboler     Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect.  Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet. Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.     Ta bort systemanvändare eller ändra e-postadress i Transpa, läs mer här       

Under verktyg - inställningar - kommunikation hittar ni grundinställningarna för de anställdas tidrapportering, generellt gäller det för alla företag i databasen.         Tillåten tidsförskjutning anger hur många minuter ni tillåter att en tidrapport kan registreras framåt i tiden. Exempel: En tidrapport registreras kl. 16.30 med en inställning på 00:15 vilket innebär att den anställde inte får ange att arbetspasset avslutas senare än kl. 16.45     Om rutan Fordonsnummer är obligatorisk är ikryssad måste ett fordon anges när man registrerar en tidrapport. OBS! gäller även all frånvarorapportering. Tips! Skapa ett fordon avsett för Frånvaro, Utbildning eller andra typer av arbeten som inte innefattar att framföra ett fordon.  En varningsruta visas om man försöker spara en tidrapport utan att ha angett ett fordonsnummer.   Som standard är fordonsregistret unikt för varje företag. Om ni vill att registret istället ska vara gemensamt så aktiverar ni det här.     För varje chaufför kan man ange hur denne ska registrera sin arbetstid. Tänk på att ni väljer personliga inställningar för tidrapportering under varje anställd. Efter fullgjort arbetspass, stämpelklocka, kvittera pass eller extern tidrapportering då ni lägger in personal.     För de som använder stämpelklockan tillämpas dessa regler:     Maximalt tillåten längd på arbetspass anger den maximala längden som utstämpling kan ske.   Instämpling före arbetspassets start anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar in före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den instämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda starttiden.   Utstämpling före arbetspassets slut anger vad som ska tillämpas när arbetstagaren stämplar ut före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs tid kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.   Utstämpling efter arbetspasset slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar ut efter den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.  

Om en systemanvändare slutar på företaget och behöver tas bort som systemanvändare, följer ni nedanstående steg:   Ta bort kopplingen till Connect: Öppna systemanvändrens profil via verktyg-inställnignar-systemanvändare. Välj Inaktivera konto och Bekräfta genom att klicka på "Godkänn". Detta säkerställer att användaren inte längre är ansluten till Connect och därmed inte kan logga in i Transpa.       Återvänd till Systemanvändarregistret: När kopplingen är borta, återgår ni automatiskt till registret för Systemanvändare. Här märker ni att användaren inte längre är ansluten till Connect och är redo för borttagning. Ta bort användaren genom att klicka på minustecknet till vänster.         Viktigt att notera: Om användaren har fungerat som arbetsledare för någon anställd, kommer dessa nu bli utan arbetsledare. Kom ihåg att tilldela en ny arbetsledare till de berörda anställda.   För att kontrollera om det finns anställda som fortfarande har den tidigare systemanvändaren som arbetsledare, gå till Analyser > Rapporter > Allmänt för att generera en rapport.     Ändra E-postadress för en systemanvändare: Om ni behöver ändra en e-postadress följer ni samma procedur för att ta bort kopplingen till Connect. Därefter anger ni den nya postadressen. Användaren kommer att få ett nytt välkomstmejl där de får klicka på "Aktivera konto" och skapa ett nytt lösenord.