Användartips för Visma TransPA

På startmenyn ser du menyvalen med knappar, de med större gul text har levande information - nya meddelanden, antal poster som du har att attestera, samt antal påminnelser. Själva layouten styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete.   TRANSPA - tar dig till startsidan Om du klickar på TRANSPA längst upp till vänster så kommer du tillbaks till startsidan.   Använd menyträdet för att snabbast nå valfri meny Om du klickar på figuren med rutorna så når du menyträdet. Dessa funktioner är alltid tillgängliga oavsett meny. Saknar du något menyval/någon funktion? Här kan ni läsa mer om vilka behörigheter som slår på/av menyvalen.     Länkar till våra menyval:   Kalender Kalender Fordon & Pass Schemaläggning Analyser Meddelande Attest Personal Fordon Kompetens Säkerhet Påminnelser Register Verktyg Handbok Export Löneberäkning Integrationer   Databasnummer och företagsnamn Längst till höger i ramen står ert databasnummer tillsammans med det företag du är inloggad i. Håller du pekaren över figuren syns namnet på inloggad systemanvändare.      Chat  öppnar dialogrutan till chatten där du kan få bra svar på allt som rör Transpa och olika frågeställningar du har. Skriv på samma sätt som om du skulle ställa frågan till en av våra medarbetare i support och så hoppas vi du upptäcker hur fantastiskt mycket denna moderna smarta AI-chat kan besvara!    Vi använder den själva här i supporten frekvent för att få fram rätt information. Innehållet är skrivet av oss medarbetare och chatten är fantastisk på att söka ut den snabbt och att peka på relevant svar. Skulle den inte ta dig i mål så kan du enkelt be att få vidare svar från oss här på Transpa, vi arbetar för att ge dig bästa möjliga hjälp givetvis.   Vid kugghjulet når du följande: Starta fjärrhjälp laddar ner PC-versionen av Teamviewer Quicksupport som vi använder för att du ska kunna dela din skärm med oss vilket ger oss möjlighet till extra bra support när detta val behövs. Möjligheten med fjärrhjälp erbjuder vi till våra kunder som väljer supportavtal Silver och uppåt. Rekommenderas varmt! Skulle du använda mac eller annan enhet som ej kör Windows hänvisar vi dig till andra versioner av Teamviewer Quicksupport som finns för nedladdning   Kontoinställningar Via kontoinställningar når du dina uppgifter som är kopplade till din inloggning med Visma Connect. Här kan du administrera mailadress, mobilnummer och aktivera förenklad och säkrare inloggning bl a.  I registret för systemanvändare och anställd - beroende på vilken roll du har i Transpa - finns e-postadress och mobilnummer. De synkas med dessa uppgifter nedan som rör din Visma connectinloggning.      Inloggningsnycklar Lösenord kan tyckas säkert, men säkerhet är svår att upprätthålla idag när nära på all känslig information finns lagrad digitalt. Om man endast har lösenord som säkerhet så löper man tyvärr högre risk att drabbas av obehörig inloggning än om ni valt att aktivera en typ av inloggningsnyckel.  Därför har vi ett riktigt bra stöd för att höja din säkerhet i och med att du i Transpa loggar in med Visma Connect!   Bank-id Sverige E-legitimation, läs mer här om du önskar aktivera ditt mobila bank-id.    Biometrisk FIDO2-enhet Låter krångligt men är precis tvärt om! Det är ett fantastiskt verktyg som vi rekommenderar varmt för alla som vill förenkla sin inloggning! Lägg bara till ditt ansikte eller fingeravtryck som ett säkerhetslager så slipper du helt att ange lösenord för bästa möjliga inloggningsupplevelse!  Inte minst för alla era anställda som dagligen tidrapporterar. De vill vi tillsammans givetvis erbjuda en riiktigt enkel och säker vardag!    FIDO2-säkerhetsnyckel En smart säkerhetsnyckel som du ansluter till din dator eller annan enhet via USB. Detta extra säkerhetslager loggar in dig via en kod eller ditt fingeravtryck. Tryggt och säkert samt kan underlätta inloggningsförfarandet om man inte önskar spara inloggningsuppgifter i webbläsaren.     Utloggning Vår sista symbol, dörren längst till höger, loggar ut dig från Transpa.    

Visste du att TransPA har ett publikt API? Det senaste året har TransPA investerat mycket tid i att utveckla ett publikt API och vi kan stolt meddela att vi finns på https://developer.visma.com/api/transpa. API:et ger fantastiska möjligheter till att integrera mot andra system, för att du som kund ska kunna få ut ännu mer av ditt TransPA.   API:et växer successivt och vi fortsätter att investera mycket utvecklingstid i att kunna prata med tex tidrapporteringsappar, funktion för stämplingsklockor eller lönesystem m.m.   När du är inloggad på TransPA har du nu även en ny knapp på förstasidan som leder dig till information som du behöver för att kunna integrera med vårt publika API.   Titta gärna på vår guide för att komma igång, i PDF:en nedan.   Här finns mer att läsa om vårt API och möjlighet till integrationer

Skapa företag Du kan enkelt lägga till flera företag i systemet. Om du har tillgång till flera företag/databaser, se till att du är i rätt databas (högst upp till höger syns databasnummer)    Följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - skapa företag   Klicka på "Lägg till företag." Ange företagsnamnet och välj avtalsområdet för det nya företaget. Klicka på "Spara."   Logga Ut och In: Logga ut och sedan in igen för att företaget ska visas i listan på startsidan, där ni kan växla mellan olika bolag.   Eftersom det nya företaget är helt tomt, behöver ni manuellt lägga in alla nödvändiga uppgifter och inställningar.   Lönearter: Lägg till nya lönearter under "Register - Lönearter". Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att säkerställa korrekt konfiguration. Löneberäkning: Ställ in vilket lönesystem ni ska exportera till under "Verktyg - Inställningar - Löneberäkning". Se mer i artikeln om export av lönefil och konteringsdimension för resultat- och kostnadsuppföljning. Aktivitetstyper: Knyt aktivitetstyper, som föräldraledighet, till rätt löneart under "Register - Aktivitetstyper". Arbetsuppgifter: Koppla arbetsuppgifter till rätt löneart under "Register - Arbetsuppgifter". Tidrapportering: Justera inställningar för tidrapportering under "Verktyg - Inställningar - Tidrapportering". Företagsinställningar: Hantera allmänna företagsinställningar via "Verktyg - Inställningar - Företagsinställningar". Systemanvändare: Ge rättigheter till andra systemanvändare genom "Verktyg - Inställningar - Systemanvändare". Genom att noggrant gå igenom dessa steg säkerställs att allt är korrekt inställt för det nya företaget i systemet.   Ta bort företag i er databas Det finns även möjlighet att ta bort företag i databasen. Tänk på att all information då kommer tas bort permanent och kan inte ångras. Gör därför en ordentlig kontroll över om du har någon data som du vill kunna ta fram i efterhand. Se gärna våra rapporter och spara ner underlag om du behöver.   För att ta bort ett företag, följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - ta bort företag Nu öppnas dialogruta med begäran ta bort företag. Här behöver ni bekräfta genom att skriva in företagets namn i textfältet och därefter bekräfta med ta bort.       När detta är gjort så är borttagningen klar från er sida. Menyrutan visas nu som gul, vilket bekrätar att begäran är utförd.  På förstasidan syns också till höger att företaget kommer att tas bort inom kort, för att tydliggöra för era administratörer om/när detta företag väljs.     Skulle ni vilja se och administrera vilka systemanvändare som har tillgång till vilka företag görs detta i verktyg - inställningar - systemanvändare där ni kan överblicka behörigheter.  

I kalendern kan du inte bara lägga in frånvaro för längre perioder, utan även noteringar. Denna funktionalitet erbjuder en effektiv översikt över planerade aktiviteter. Funktionen är användbar i en rad olika situationer. Ett exempel är om ni har preliminära semesterönskemål inför sommaren som ännu inte är fastställda, kan ni notera dem som "Önskemål semester" i kalendern för att få en klar bild av läget.     En annan användning är för visstidsanställda som kallas in vid behov. Om den anställda Erik är tillgänglig  under hela veckan, kan ni markera denna period som "tillgänglig". Om Erik istället enbart kunde arbeta varannan vecka, kan ni lägga noteringen "tillgänglig" på veckobasis. Denna funktion hjälper er att enkelt visualisera och hantera personalplanering och tillgänglighet direkt från kalendern, vilket underlättar er arbetsplanering markant.   Så här går du tillväga 1. Klicka på vald startdag.   2. Klicka på plustecknet vid övrigt, längst ned i din kalender.       3. Nu väljer du period och väljer önskat tidsspann. Sparar på bocken. Repetera detta för ytterligare perioder vid behov.   I registret aktiviteter kan ni skapa frånvaroaktiviteter med eller utan lön. Men ni kan även skapa en aktivitet med funktionen "ingen". Det är dessa ni hittar valbara i kalenderns kategori "övrigt".   Så fungerar start- och sluttider för noteringar Om startdagen saknar schema: Tidsfälten för den dagen är tomma från början, men du kan fylla i dem vid behov. Spara utan att ange specifika tider: Om du inte specificerar start- och sluttider, kommer noteringen automatiskt att täcka hela dygnet, från kl. 00:00 till 23:59. Ändringar under perioden:  Om du ändrar start- eller sluttiderna för noteringen, påverkas alla dagar i perioden av dessa ändringar. Schema på startdagen: Om noteringen börjar på en dag med redan befintligt schema, kommer schemats tider automatiskt att användas för noteringen. Ändringar på enskilda dagar: Om du redigerar tiden för en specifik dag inom perioden, ändras bara den dagen. Kommentarer i noteringar: Skriver du en kommentar i noteringen, kommer denna text att synas för alla dagar inom den valda perioden. För att enkelt få en överblick över noteringarna kan du använda rapporten "Aktiviteter" genom att navigera till Analyser → Rapporter → Tidrapporter → Aktiviteter. Mer info finns i vår artikel.  

För anställda som arbetar under Bussbranschavtalet tillämpas en automatisk uppräkning av arbetstiden så att den alltid blir minst 3 timmar. Till exempel, om en tidrapport eller ett schemapass registreras med arbete från kl. 8.00 till 9.00, kommer det i Transpa att visas som om det motsvarar 3 timmars arbetstid. Om ni inte vill tillämpa uppräkningen av arbetstiden, kan ni välja att avmarkera inställningen. Inställningen finns i lönegruppen. Öppna den aktuella lönegruppen. I lönegruppen är inställningen "Tillämpa uppräkning till minst 3 timmar arbetstid" aktiverad som standard.  Om du inte önskar denna uppräkning, avmarkera alternativet här: När alternativet "Tillämpa uppräkning till minst 3 timmar arbetstid" är avmarkerat, kommer det inte längre att ske någon automatisk uppräkning av arbetstiden.  

Vad innebär arbetstidsförläggning och var kan man ställa in det?   Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas. Arbetstidsförläggning. I Transpa finns fem olika alternativ för arbetstidsförläggning att välja mellan:   Huvudregel Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B  Lokal överenskommelse (3 § 6 mom). Dessa alternativ utgör grunden för beräkningen av lönen i löneberäkningen.   Valet av arbetstidsförläggning görs vid skapandet av anställningskontraktet för en anställd, under fliken för anställningskontrakt.     Nedan presenteras en lathund som kortfattat beskriver hur övertid och sjuklön beräknas baserat på den valda arbetstidsförläggningen på personkortet. Vi förklarar även när ett schema behöver tillämpas i systemet.   Transpa hanterar flera lokala överenskommelser, vilka måste förhandlas med Transport.   När en anställd är kopplad till en lokal överenskommelse, tillämpas övertidsberäkningsprincipen från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta gör det möjligt för företaget att ha olika typer av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Genom att öppna en lönegrupp kan du hitta dessa inställningar i den högra delen.     Övriga kryssrutor. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag. Nedan presenteras en lathund som beskriver hur beräkningen av övertid och sjuklön görs baserat på de inställningar som valts i lönegruppen vid lokal överenskommelse. Vi förklarar också när ett schema behöver användas i systemet. Det är möjligt att beräkna sjuklön baserat på schemat vid lokal överenskommelse genom att markera alternativet 'föreslå schemalagd tid vid frånvaro' i lönegruppen   I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.   Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B                  

Optimering av Färdskrivardata Att snabbt få färdskrivardata tillgänglig i Transpa efter ett arbetspass är viktigt både för korrekta tidrapporter och för attestering av löner. Denna guide hjälper er att säkerställa snabb och korrekt överföring av data.   Hur säkerställer vi detta? Här nedan presenteras en systematisk guide som underlättar processen genom kontrollpunkter, vilka bör följas noggrant. Inledning Transpa-systemet förlitar sig på aktuell och noggrann färdskrivardata för att underlätta tidrapportering och attestering. Genom dessa steg-för-steg så skapar ni bästa möjliga förutsättningar: Kontrollpunkt 1: Validering av Förarkortsnummer Rätt Format: Kontrollera att alla förarkortsnummer är korrekt införda i systemet, med de första 14 siffrorna korrekt angivna. Finns utlänskt förarkort så ska inledande bokstäver inkluderas i de totala antalet 14 tecken. ( Ange 16 tecken om ni änvänder BKY kontroll av förarkortsnummer ) Överensstämmelse: Se till att numren stämmer överens med de uppgifter som finns hos er färdskrivarleverantör. Kontrollpunkt 2: Granskning av Hämtad Data Dataöversikt: Bekräfta att färdskrivardatan som visas i Transpas attestfunktion, kalender och löneberäkning är aktuell och korrekt. Färdskrivarblock: Förstå att viss data kan vara hämtad men inte ännu synlig som färdskrivarblock. Detta kan kräva en granskning av efterföljande arbetspass där era senaste färdskrivarblock upphör. Läs mer här om hur färdskrivardatan visas Kontrollpunkt 3: Säkerställande av data från färdskrivarleverantören Tillgång till Data: Kontrollera att den data du behöver faktiskt finns tillgänglig hos er färdskrivarleverantör. Aktualitetskontroll: Bekräfta att datan inte är äldre än 30 dagar, eller 16 dagar för Volvo Connect-användare, för att Transpa ska kunna hämta den. Kontrollpunkt 4: Felsökning vid Problematik Problemidentifiering: Om ni upplever avsaknad av data utan klar orsak, initiera en felsökning.  Återkoppling och Support: Tveka inte att kontakta supporttjänsten för assistans vid oklarheter eller problem. Ta fram underlag från er färdskrivarleverantör och ha den redo vid kontakt med oss. Sammanfattning En regelbunden och noggrann övervakning av dessa kontrollpunkter säkerställer en smidig integrering av färdskrivardata i Transpa. Det är viktigt att agera proaktivt och kontinuerligt verifiera att all nödvändig information är korrekt och aktuell. Genom att följa denna guide kan ni minska tidsåtgången för tidrapportering och attestering och därmed förbättra effektiviteten i er verksamhet.

  I denna artikel utforskar vi kalendern, dess funktioner och inställningar. Kalendervyn erbjuder en tydlig översikt över din personals arbetsplanering, frånvaro, inrapporterad tid, digital färdskrivardata, resor och andra aktiviteter. Alla inställningar sparas automatiskt för varje användare i systemet.   Menyraden innehåller åtta ikoner, och nedan beskriver vi vad varje ikon representerar samt vilka inställningar du kan göra.   1. Placera händelser över hela dagen   2. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet   3. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   4. Visa/dölj oplanerade pass.   5. Visa/dölj tachodata   6. Val av statistikceller Här kan du välja vilken information om den anställde som ska visas i kalendern. Använd registret nedan för att välja och fästa den information du vill se genom att dra och släppa. När du sedan befinner dig i kalendern kan du hovra över statistikcellen för att se dina val.     7. Val av hur anställda skall grupperas i kalendern   8. Val av information som ska visas för varje aktivitet   Sortering Förbättra din sortering efter behov genom att klicka på de olika cellerna för att sortera baserat på önskat värde. Till exempel, om ni vill sortera efter vem som har mest övertid, klickar ni på cellen för övertid, och systemet sorterar sedan de anställda i ordning baserat på detta.   Använd muspekaren för att "dra och släppa" på de ljusa sträcken i sidledes för justering.     Sökfunktion Ni kan enkelt söka efter era anställda utifrån olika kriterier som arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden och semestergrupp. Dessutom har ni möjlighet att använda anställningsnummer eller signatur i er sökning. Genom att ange för- eller efternamn, får ni även förslag på filtrering för att underlätta sökningen.     Visning av period Välj tidsperiod -  Klicka på datumperioden för att öppna månadskalendern. Välj den första och sista dagen du vill inkludera. Använd dubbelpilarna (höger/vänster) för att snabbt förflytta dig en hel period framåt eller bakåt eller använd enkelpilarna för att flytta en dag i taget.   Redigera För att lägga till eller ändra pass, frånvaro, noteringar eller tidsrapporter direkt från kalendern, klickar du på den aktuella dagen eller markerar det schema du vill ändra. Detta öppnar en ny menyrad längst ner på sidan. Här kan du enkelt välja att lägga till, ta bort eller redigera innehåll i kalendern. Tips! Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela.     I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass  

Dokument som förklarar behörighetsvalen i Visma TransPA

Kompensationsledighet är något som tillämpas i många olika branschavtal. Efter överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare kan ersättning för övertid utges i ledighet istället för i form av pengar. Vid övertidsarbete ska även övertidssaldo räknas upp, vilket innebär att för varje arbetad timmes övertid  ska övertidssaldot öka med en timme, vare sig den anställde väljer att få den utbetald eller sparad som komp.   I TransPA finns full funktion för hantering av både övertidssaldo och kompsaldo. Ni får en bra översikt där ni kan följa intjänad och uttagen komptid. Ni kan själv ställa in en gräns för kompsaldotaket, vilket gör att i löneberäkningen kommer det komma upp en varning bredvid kompsaldot. Standardinställningen i programmet är 40 h, men kan ändras manuellt.   I denna artikel: Begränsa överföring till kompbank kan ni läsa mer om vilken åtgärd ni behöver göra för att begränsa överföringen till kompbanken när den anställde nått "taket". Tillämpar ni Transportavtalet finns även en inställning för att löneberäkningen automatiskt håller komptimmarna under ert valda komptak - läs mer i artikeln.   Saldohantering Likt övriga saldon kan man se kompsaldon och övertidssaldon för respektive person i Löneberäkningen högst upp till höger och i personalregistret, under fliken Lön på respektive person. Kompsaldo påverkas inte när nytt år kommer, utan saldot lever vidare. Övertidssaldot däremot skapas ett nytt för varje år efter att januaris lön är sparad, dvs avvikelser för december är klara.   I rapporten innestående saldo kan ni få aktuellt saldo som rör komp, flex, ATF-saldo och övertid för samtliga era anställda.   OBS: I löneberäkningen ser jag att övertidssaldot är minus. Hur kan det vara så? Skulle ni ha anställda som börjar det nya året med att plocka från kompbanken så kan övertidssaldot bli minus i februaris lön, typiskt. Uttag från kompbanken ska nämligen reducera antalet timmar från övertidstimmar, förutom att sänka kompbankens saldo, och därav kan fenomenet uppstå. Om detta uppstår hos er för någon anställd men ni vill undvika minussaldon så kan ni justera upp saldot till 0 inne på personkortet.     Komp i tidrapporteringen I tidrapporteringen finns det följande två val för att använda sig av komp.  Vad som menas är att eventuell skillnad mot ens tänkta arbetstid ska påverka antingen i form av pengar, i normalfallet som betald övertid (1) eller att det i så fall ska sparas eller dras från kompbanken (2).   1. Spara eventuell över- och undertid som över- och undertid Om man väljer detta alternativ kommer all övertid som uppstår att ge upphov i betald övertid och övertidsersättning. Om man istället har arbetat för lite, kommer motsvarande mängd att presenteras som undertid för månaden. Det är dock du som löneadministratör som avgör hur denna undertid ska behandlas, att dras från lönen, ta från deras kompbank eller ingen åtgärd alls.   2. Spara eventuell över- och undertid som komptid Med detta alternativ valt, om man har arbetat "för lite" resulterar det i att man drar denna tid från kompsaldot, och ger på så vis kompledigt. Vid uttag av kompensationsledighet skall motsvarande övertid återföras som tillgänglig övertid enligt gällande avtal. Alltså om man tar ut 1,5 timme kompledigt så kommer övertidssaldot reduceras med 1 timme. Bland löneraderna syns antal komptimmar som dras från intjänade komptimmar. Löneraden som presenteras är "uttag från kompbank". Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Har man istället arbetat "för mycket" kommer antal övertidstimmar multipliceras med 1,5 och sedan överföras till kompbanken. Som exempel om du har 1 timmes övertid, som du vill spara till kompbanken. Bland löneraderna syns det uppräknade värdet direkt, "överföring till kompbank, antal 1,5". Övertidssaldot ökar med en timme. Saldon uppdateras när du sparar lönen.   Observera Tänk på att arbetstidsförläggningen ni tillämpar påverkar resultatet för er och era anställda när de väljer att plocka/spara övertiden i kompbanken. Har den anställde övertid per dag kan hen få specifika dagar att räknas, men använder ni kanske vecko- eller månadsarbetstid så kommer en större period räknas samman när valen för komp använts i tidrapporteringen. Exempel: Den anställde går på månadsarbetstid och har arbetat 180h jämfört med sitt arbetstidsmått som denna månad är 168h. TransPA känner av arbetstidsförläggningen och slår då samman hela periodens övertidstimmar till komp och presenterar i löneberäkningen, överföring till komp 18h (12 x 1,5). Här räcker det att man på enstaka dag i perioden valt spara övertiden i kompbanken för att få denna effekt.   Uttag av komptimmar i pengar Om den anställde vill ta ut sina komptimmar i pengar görs detta på följande sätt: Klicka på ny rad i löneberäkningen, därefter väljer du alternativet - Uttag från kompbank När du har valt uttag från kompbank skall du därefter fylla i antal timmar manuellt, låt À-pris och belopp vara tomt. Obs! har ni valt under verktyg-inställningar-löneberäkningen kryssat i "Exportera frånvarolönearter med negativt antal" behöver ni fylla i minus antal timmar se bild nedan. Därefter lägger du till ytterligare en rad, denna gång väljer du timlön. Skriv in samma antal timmar så räknar TransPA automatiskt ut rätt summa.      Tips: Om det handlar om en anställd som slutar och därmed vill ha sin kompbank utbetald som pengar, kan du istället välja, symbolen markerad på bilden nedan, månaden efter att kontraktet tar slut, att utföra Betala ut innestående saldon som lön och på så vis tömma eventuell kompbank, flexbank och arbetstidsförkortning, på en och samma gång. Sedan har du bara eventuella outnyttjade semesterdagar kvar att lägga till i ditt löneprogram.                          Känd begränsning, Transportavtalets val för lokal överenskommelse i kombination med schemalagd tid Har ni i er miljö valt följande uppsättning: Normal arbetstid/vecka Schemalagd tid/vecka Samt kombinerat detta med valet föreslå schemalagd tid vid frånvaro, var uppmärksam på följande: Finns förekomster av att er anställd valt att plocka från kompbank för enskilda dagar när tid saknas, men totaltiden för veckan har passerat arbetstidsmåttet?    Se detta exempel där onsdagen är kort och den anställde begär att plocka timmar från komp. När hela veckan är inrapporterad så visar det sig att arbetsmåttet (36h i detta fall) har passerats. Registreringen av att plocka komptid ställer då till det och ni behöver klicka ur den begäran för att uppräkningen av komptimmar ska bli korrekt.     Här är det resultat man generellt vill ha - summering av totaltiden för veckan resulterar i överföring till kompbank:    

Relaterat till denna artikel, här kan ni läsa om komptid och övertidssaldo Inställningar för komp Ni hittar inställningar för komp i verktyg / inställningar / löneberäkning. Sätts individuellt per företag.     Max antal timmar i kompbanken Ni kan själva bestämma ert komptak och ställa in detta i Transpa. Detta kommer hjälpa er i löneberäkningen för att inte överskrida er valda gräns. Som standard är komptaket inställt till 40h.   Begränsa kompsaldot automatiskt (endast Transportavtalet) Är ni på väg att aktivera denna funktion? Vi informerar här om kända scenarion där funktionen med automatisk överföring till komp  Funktionen är skapad för att ingen anställd ska kunna ha ett högre saldo än ni begärt i komptak, men går man utanför den regeln så har vi alltså inte tagit höjd för detta i vårt beräkningsstöd.  Vad innebär denna begränsning? Har ni någon anställd som inför lönekörning har ett högre kompsaldo än ert begärda komptak, samt valt att överföra överskjutande timmar som komptid, kommer löneberäkningen inte kunna summera komptimmar till att bli korrekt uppräknade. Detta kan också påverka beräkning av övertid. Vi vill ha funktionen igång med har anställda som avviker från komptaket. Hur hanterar vi dessa? Har ni en sådan situation - se till att timmarna kommer in som övertid istället för komp för att få löneberäkningen helt korrekt. Har ni fortsatt behov av att flytta övertid till komp så behöver ni hantera detta manuellt. Med valet aktiverat så får ni följande funktion:   I detta exempel har vi en situation där kompsaldot är 36h inför lönekörning, öppen lön. I avräkningsperioden finns timmar sparade i komp som överstiger de fyra återstående upp till 40h, vilket en varningstriangel infomerar om. Ni har ju valt att begränsa kompsaldot automatiskt till 40h och därmed kommer saldot efter sparande bli just 40h vilket syns inom parantes. Vi ser också löneraden som säger att endast fyra timmar ryms i överföring till kompbank. Detta får effekten att överskjutande timmar istället hamnar som övertid och syns på den löneraden.     En snabb titt på efterföljande månad visar att aktuellt kompsaldot nu är 40h och med fortsatt varning att komptaket har uppnåtts. I denna lönekörning kommer nu all överskjutande tid presenteras som övertid, helt oavsett om valet spara som övertid eller spara som komp är valt i tidrapporterna. Ett tecken på att man valt spara till komp någon gång i avstämningsperioden är att löneraden överföring till kompbank syns som lönerad.     Om ni istället har valet ej aktiverat så får ni följande funktion:     Samma situation som ovan, där kompsaldot är 36h inför lönekörning, öppen lön. I avräkningsperioden finns timmar sparade i komp som överstiger de fyra återstående upp till 40h, vilket en cirkel med utropstecken informerar om. Vi ser också löneraden överföring till kompbank och får förklaring till varifrån de kommer om jag klickar på raden.     Skulle ni i detta läge vilja begränsa kompsaldot till 40h så är detta fullt möjligt med manuell åtgärd, klicka då på knappen med snabbåtgärder till vänster om lön, ovanför era lönerader och välj där begränsa överföring till kompbanken.     Nu fördelas timmarna och kvar i överföring till komp blir endast de timmar som ryms före taket nås. Resten hamnar som övertid och ni ser ert nya saldo inom parantes, som fastslås när ni sparar lönen.   Om vi backar tillbaka före åtgärden, så såg det ut så här:     Om ni i detta läge istället skulle spara lönen så kommer saldot att överskrida komptaket och sparas med 48,75h som ni ser.   Notera att vid detta vägval där ni för en anställd passerat komptaket så kommer ni inte få någon fortsatt varning för denna anställd i kommande lönekörningar. Detta beror på att varningen endast syns i det skede då komptaket är uppnått/på väg att passeras. Snabbåtgärden som hjälper er att hålla er inom ert uppsatta komptak finns heller ej att välja.

Mobilt BankID Sverige är numera ett inloggningsalternativ för Transpa. Du ser det enklast genom att det finns en knapp för detta på inloggningssidan connect.mytranspa.com, under fältet för e-postadress. Om du redan aktiverat detta för en annan Visma-produkt till detta konto, kan du redan nu klicka Logga in med Mobilt BankID Sverige och följa instruktionerna på skärm.   Om du inte gjort det tidigare och vill aktivera kopplingen till ditt mobila BankID nu, gör du på ett av följande sätt: Från inloggningssidan: Klicka på Logga in med Mobilt BankID Sverige. Om du är på dator, starta BankID-appen på telefonen, scanna QR-koden, skriv din kod till BankID i appen och vänta. Om du gör detta på en telefon klicka på Starta BankID-appen om den inte har startats automatiskt, och skriv koden för ditt BankID i appen. Gå tillbaka till webbläsaren i telefonen och invänta nästa steg. Visma Connect frågar nu om din e-postadress som ska knytas till ditt BankID. Skriv den i rutan, var noga att adressen är korrekt och klicka på Skicka e-post (se bild nedan). En sexsiffrig säkerhetskod skickas nu till din e-postadress, invänta den och skriv den i rutan och klicka Länka konto. Från kontoinställningar (som systemanvändare): Logga in i Transpa som vanligt, på connect.mytranspa.com. Klicka på kugghjulet till höger och välj Kontoinställningar. Under E-legitimation välj Lägg till e-legitimation (se bilder nedan). Välj "Ja, lägg till e-legitimation" Välj Logga in med mobilt BankID Sverige. Starta BankID-appen på din telefon och scanna QR-koden och slå koden för ditt BankID.  En sexsiffrig säkerhetskod är nu skickad till din e-post. Invänta den och skriv den sedan i rutan och klicka Länka konto.                     Från Kontoinställningar (som tidrapporterande): Logga in på connect.mytranspa.com som vanligt. Klicka på "gubben" se bild nedan. Under E-legitimation > BankID välj Lägg till e-legitimation. Välj Ja, lägg till e-legitimation och följ anvisningarna på nästa skärm. Klicka Logga in med Mobilt BankID Sverige och starta appen genom att klicka knappen "Starta BankID på den här enheten". Logga in med din kod för Mobilt BankID i appen. Återgå till webbläsaren. En sexsiffrig säkerhetskod har nu skickats till din epostadress. Invänta den och skriv den i rutan och klicka Länka konto.

Transpa erbjuder en kostnadsfri integration med vår samarbetspartner Fordonskontroll. För att lära dig mer om Fordonskontroll och de tjänster de erbjuder, kan du läsa mer här.    För att aktivera integrationen, börja med att kontakta [email protected] för att skapa ett konto. Om du redan har ett konto, eller när du har aktiverat ett, följ dessa steg.   Hämta API-token i Fordonskontroll Som administratör i Fordonskontroll kan ni enkelt hämta ert API-token för Transpa. Följ dessa steg: Navigera till Inställningar. Välj Integrationer. Klicka på Transpa. Ett fönster visas där ni kan hitta ert API-token. Klicka på knappen Kopiera för att kopiera ert API-token.   Aktivera Fordonskontroll i Transpa Nu när du har hämtat din API-token i Fordonskontroll och befinner dig i Transpa, följ dessa steg: Klicka på knappen Integrationer. Välj Fordonskontroll. Ett fält visas där du kan klistra in din API-token. Klicka på Spara.   Så här fungerar Fordonskontroll i Transpa Med integrationen i Transpa kan er personal enkelt felanmäla fordon direkt i systemet. När era anställda loggar in ser de vyn nedan. För att skapa en felanmälan till Fordonskontroll klickar de helt enkelt på knappen Fordonskontroll.   I översikten kan ni välja bland era fordon i listan Registreringsnummer.  Efter ni valt fordon visas tidigare registrering på detta specifika fordon, från Fordonskontroll.      För att registrera en ny felanmälan väljer ni registreringsnummer och feltyp, därefter skriver ni en felbeskrivning som innehåller all nödvändig information. Bekräfta genom att klicka på Spara, därefter dyker en ruta upp som bekräftar att er felanmälan är inskickad.  

I TransPA finns ett helgdagsregister för att avlöning utifrån avtalsområde och arbetstidsförläggning ska kunna ske korrekt. Ni hittar dem i register - helgdagar. Där kan du också lägga till eller ta bort egna dagar, vid behov. Vi adderar helgdagar för kommande året första måndagen i oktober varje år för nedanstående avtalsområden.   I samband med detta så publicerar vi även en nyhet och ni kan välja att prenumerera för att vara uppmärksam och få bekräftat att uppdateringen skett.   Transport och Utlandsavtalet Alla röda dagar i kalendern som infaller måndag-lördag räknas som helgdagar. + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton   OBS! Utöver dessa skapar även TransPA upp helgdagar som inträffar på söndagar. Viktigt vägval kopplat till helgdagar - bedrivs kontinuerligt skiftarbete? Vägvalet rör huruvida er verksamhet bedriver kontinuerligt skiftarbete eller ej. Var noga med att kontrollera och välja rätt inställning för att få önskad effekt av helgdagar på söndagar. Det är endast om ni har inställningen aktiverad som söndagarna påverkar genom reducering av anställdas arbetstidsmått då dessa helgdagar infaller.    Inställningen går att välja för var och en anställd på personkortet. Bakgrund: Fr o m skapandet av 2024 års helgdagar (utfört i oktober 2023 av oss i er miljö) så inkluderas även helgdagar som inträffar på söndagar. Detta sker för att minimera ert manuella arbete. Bussbranschavtalet Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton     Maskinföraravtalet Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton     Tariffavtalet (Norge) Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskeaften + Pinseaften + Julaften + Nyttårsaften     TMA, Transports tjänstemannaavtal Alla röda dagar i kalendern oavsett vilken veckodag de infaller på + Påskafton + Pingstafton + Midsommarafton + Julafton + Nyårsafton  

I rapporten Innestående saldo, som finns under Analyser > Rapporter > Löner > Innestående saldo, kan ni se aktuella saldon för kompsaldo, flexsaldo, arbetstidsförkortning och övertidstimmar. Samtliga saldon visar värdet efter den senast sparade lönen. Kom ihåg att spara alla löner innan ni granskar saldon efter månadens lönekörning. Observera att timmarna för den innevarande månaden är preliminära och att deras effekt kommer att synas först efter nästa månads lönekörning. Genom att spara rapporten efter varje avslutad lönekörning kan ni enkelt jämföra och se förändringarna mellan månaderna    Ni kan filtrera informationen vid behov. Rapporten kan exporteras till Excel, PDF eller andra format. Om ni vill bearbeta rapporten i Excel, rekommenderar vi att ni först exporterar den som en CSV-fil och sedan importerar den som en textfil till Excel. Denna rapport har varit tillgänglig i Transpa under en längre tid, och sedan juni 2022 har den inkluderat aktuellt saldo för övertid. Observera att övertidssaldot nu innehåller värden för både övertid och övertid helgdag från och med februari 2025.   Här nedan ser ni ett exempel på underlaget.  

Om du upplever problem med att logga in i Transpa, eller om du får felmeddelanden som "Server Error" eller "Runtime Error", följ dessa steg för att åtgärda problemet 1. Ta bort bokmärken Om du använder ett bokmärke på startskärmen för att logga in på Transpa, vänligen ta bort det. 2. Rensa webbinformation För iPhone (Safari): Gå till "Inställningar" > "Safari" och välj "Rensa historik och webbplatsdata". Guide för Safari För Chrome: Gå till "Inställningar", välj "Sekretess och säkerhet" och rensa webbinformationen. Guide för Google Chrome 3. Stäng övriga flikar Kontrollera att du inte har flera öppna fönster eller flikar med inloggningssidan eller Transpa. 4. Skapa ett nytt bokmärke Efter att du har genomfört dessa steg, kan du skapa ett nytt bokmärke till connect.mytranspa.com och spara det på din startskärm. Rensa cookies och cache i vanliga webbläsare (dator) Google Chrome Öppna Chrome och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet. Välj "Inställningar". Klicka på "Sekretess och säkerhet". Klicka på "Rensa webbinformation". Mer detaljerad guide för Google Chrome   Mozilla Firefox Öppna Firefox och klicka på menyikonen. Välj "Inställningar". Klicka på "Sekretess & säkerhet" och välj "Rensa data…". Mer detaljerad guide för Mozilla Firefox Microsoft Edge Öppna Edge och klicka på menyikonen. Välj "Inställningar" och klicka på "Integritet, sökning och tjänster". Klicka på "Välj vad du vill rensa". Mer detaljerad guide för Microsoft Edge Safari (Mac) Öppna Safari och välj "Safari" från menyraden. Välj "Inställningar" och sedan "Integritet". Klicka på "Hantera webbplatsdata". Mer detaljerad guide för Safari     Login issue - server error in Transpa  If you're experiencing difficulties logging into Transpa or encountering error messages such as "Server Error" or "Runtime Error," you can resolve these problems by following the steps outlined below. 1. Remove bookmarks If you use a bookmark on your home screen to log into Transpa, please delete it. This can help if the bookmark contains an outdated or incorrect URL. 2. Clear browsing data For iPhone (Safari): Navigate to "Settings" > "Safari" and tap "Clear History and Website Data". For further guidance, visit Apple Support. For Google Chrome: Go to "Settings", select "Privacy and Security", and follow the instructions to clear browsing data on your specific device. More details can be found on Google Support. 3. Close other tabs Ensure that you don't have multiple windows or tabs open with the Transpa login page. Multiple open pages in the background can disrupt the login process. 4. Create a new bookmark After completing these steps, create a new bookmark for connect.mytranspa.com and save it to your home screen. Detailed instructions for clearing cookies and cache in common browsers (computer) Google Chrome Open Chrome and click on the three dots in the upper right corner. Select "Settings". Scroll down and click "Privacy and Security" in the left-hand menu. Click "Clear browsing data". Under the "Basic" tab, ensure both "Cookies and other site data" and "Cached images and files" are checked. Select "All time" as the time range. Click "Clear data". For more information, refer to Google's support page. Mozilla Firefox Open Firefox and click on the three horizontal lines in the upper right corner. Select "Settings". Go to "Privacy & Security". Click "Clear Data…" under "Cookies and Site Data". Ensure both "Cookies and Site Data" and "Cached Web Content" are checked. Click "Clear". Visit Mozilla Support for more details. Microsoft Edge Open Edge and click on the three dots in the upper right corner. Select "Settings". Click on "Privacy, Search, and Services". Under "Clear browsing data", click "Choose what to clear". Ensure "Cookies and other site data" and "Cached images and files" are checked. Click "Clear now". For more guidance, check Microsoft's support page. Safari (Mac) Open Safari and click on "Safari" in the menu bar. Select "Preferences" and go to "Privacy". Click "Manage Website Data" and then "Remove All". For detailed instructions, refer to Apple's guide.   By following these steps, you should be able to resolve login issues with Transpa. If problems persist, please contact our support team for further assistance.      

Den kanske mest utförliga rapport vi har.    Här visas faktiskt arbetad tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, släp, kostnadsställe, arbetsuppgift, mätarställning (eller egna mätvärden) Även ej aktiva anställda ingår i rapporten.   Samtliga kolumner pekar på personens tillhörighet. Både person och fordon kan defineras med trafikområde och stationsort, men rapporten visar alltså upp personens tillhörighet.    Om en anställd har använt flera fordon eller arbetsuppgifter på samma dag kommer denna rapport visa flera linjer. Se exempel nedan där Truls har bytt fordon under dagen där tiden fördelas per fordon. Klicka på knappen utför bredvid från och till datumet så laddas rapporten.   Tips! För att visa summerad arbetad tid/fordon tar du tag i fordonsrubriken och drar upp den i det ljusgrå fältet.   Här nedan visar vi ett exempel på hur ni kan göra för att få fram hur mycket arbetstid det finns på varje bil när ni har exporterat tidstransaktioner till Excel.    1. Gå till fältet Fordon reg.nr klicka på den lilla "list pilen" till höger. 2. Välj sortera från A till Ö så vi får fordonen i ordning. 3. Välj fliken Data 4. Markera Del-summa här kan man välja att summera sin rapport, i vårt exempel vill vi ha att rapporten ska summera varje förändring av fordon. Den ska summera och räkna antalet timmar.    Bilden här nedan visar att vi har fått fram en summa på varje bil samt en totalsumma på alla fordon.    Här har vi valt att summera, då visas arbetad tid per fordon och en totalsumma för hela perioden.   Här finns även en film som visar tidtransaktioner   En annan användbar rapport vi har är utförd tid här kan ni på ett enkelt sätt vill ta fram vilka dagar det finns arbetstid rapporterad på.  

Med hjälp av denna rapport kan ni på ett enkelt sätt ta fram vilka dagar som det finns arbetstid rapporterad på. Du får även information om start- och sluttid för arbetspasset, hur mycket rast som är rapporterat samt hur mycket tid som kvalificeras som OB-tid. Rapporten är som förvald grupperad efter personens namn och summeringen av arbetstiden visas efter varje person. Samtliga kolumner pekar på personens tillhörighet. Både person och fordon kan defineras med trafikområde och stationsort, men rapporten visar alltså upp personens tillhörighet.    Du kan enkelt ändra grupperingsvalet genom att dra rubriken för önskad kolumn upp till grupperingsfältet. Genom detta kan du t ex ta fram den totala närvarotiden per stationsort och person.   Rapporten är lämplig att använda som fakturaunderlag för de företag som arbetar med uthyrning.   (OBS! även ej aktiva anställda ingår i rapporten)   Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Utförd tid. Klicka på knappen utför bredvid från och till datumet så laddas rapporten.     En annan användbar rapport vi har är Tidstransaktioner, här visas faktiskt arbetat tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, kostnadsställe, arbetsuppgift osv. 

Vill du spara tid och få en enklare och mer effektiv lönehantering rekommenderar vi att ni kopplar ihop Transpa med ert löneprogram. Ni kan då skicka lönerna med fil från Transpa till löneprogrammet och slipper att göra detta manuellt.   En lönematchning innebär i korthet att vi ser till att alla lönearter har samma nummer i Transpa som i ert löneprogram. Vi ser också till att filformatet blir korrekt och innehåller den information som löneprogrammet kräver. Vi utför lönematchningar för följande löneprogram:   HogiaLönPlus Hogia Transportlön Visma Lön 300/600 Kontek   När ni beställer ett lönematchningspaket kommer vi att boka in två tillfällen med er. Det första tillfället kallar vi lönematchning och då kommer en konsult att gå igenom både  Transpa och ert löneprogram för att säkerställa att alla inställningar blir korrekta.   Vi ställer in filformatet så att filen kan tas emot av löneprogrammet. Vi ser till att inställningarna för ev överföring av kostnadsställe och projekt blir rätt Löneartsregistret i transpa ses över och det säkerställs att lönearterna i transpa har samma nummer som i ert löneprogram. I vissa löneprogram läser vi in nya lönearter för att få en bättre matchning med transpa. Även i ert löneprogram kontrolleras det så att inställningarna är korrekta för att kunna ta emot en fil från transpa.   Under de andra tillfället hjälper vi er med en skarp löneöverföring.Vi guidar dig genom processen, visar hur du arbetar i TransPA, och hjälper till med att exportera filen och importera den i ditt löneprogram, samtidigt som vi påpekar viktiga moment i lönearbetet för ditt löneprogram.   För att boka, kontakta [email protected].