Användartips för Visma.net Project Management

Så här behandlar du adresserna som betrodda.

Varningarna skickas för att man inte ska missa sina deadlines. "Ofullständigt" betyder att det fortfarande ligger öppna...

Är ert företaget i behov av att kunna skapa och skicka ut stiliga offerter?   Om företaget använder version Premium eller Enterprise av Project Managment har ni tillgång till detta direkt i systemet! Läs vidare för att lära dig mer om offertmöjligheterna i PM.  (Det går även att aktivera tillägget via Kugghjul > Uppgraderingar > Egenskaper)   Om du har återkommande offerter med liknande upplägg kan du skapa Offertmallar i Verktyg > Inställningar > Offertmallar. Det sparar tid och underlättar skapandet av offerter när du har en färdig mall att utgå från.   På offertmallen kan du:    Ställa in Offerttitel och Offertnamn Välja vilken prislista som ska gälla för offerten. Notera att valuta för offerten styrs utifrån prislistans valda valuta.  Sätta ett färgschema Välja vilken logotyp och fottext som ska användas för mallen. Har du olika avdelningar med egen logotyp och fottext kan du välja det här. Mer information finns längre ner på sidan.  Välja vilken ytterligare information som skrivas ut på PDF:en, ex. Summor och Moms. Detta är särskilt smidigt om du vill skapa offerter utan totalen utskriven, välj då Skriv inte ut på offerten.  Fylla i fritext fälten med önskade standardtexter Lägga till standard offertrader med Delsummor, Arbetstyper eller andra Avgifter  Välja vilka faktureringsuppgifter samt kolumner som ska inkluderas på utskriften.  Alla dessa inställningar kan redigeras på offertutkast på fliken Inställningar. Läs mer nedan.  När du redigerar din offertmall så ser du alltid en förhandsgranskning på högersida av skärmen som visar hur dessa påverkar layouten. Du kan också förhandsgranska PDF:en och notera då att det är vissa exempeluppgifter som skrivs ut på PDF:en.  Dessa kommer inte synas sen på den skarpa offerten.    Redigering och inställningar sparas automatiskt såvida det inte finns en grön knapp Spara att använda - som t.ex. vid Fritext och Offertrader.    För att lägga till en ny offert klickar du antigen på plustecknet i det övre åtgärdsfältet och väljer ny offert eller så navigerar du in till ett försäljningsprojekt/projekt och fliken Försäljning  och väljer Ny offert.   När mallen är skapad och redo att användas finns den tillgänglig i avsnittet Grundläggande information på offertutkastet.        När du väljer mallen hämtas alla förinställda inställningar från mallen till offerten och du får förfrågan om du vill lägga till offertrader från mallen. Välj OK för att importera eller Avbryt. Det är möjligt att redigera offertraderna importerade från mallen direkt på utkastet vid behov.    Fliken Inställningar Navigera till fliken Inställningar på offertutkastet vid behov att byta språk eller formatering. Standard dokumentspråk styrs ifrån den valda kundens inställningar på kundkortet. Du väljer alltså inte språk på inställningarna för offertmallen utan det styrs alltid på offertutkastet. Här kan du också byta färgschema och redigera den ytterligare informationen som ska inkluderas på utskriften.       Fliken Prissättning  Om du vill anpassa priserna i den aktuella offerten öppnar du fliken Prissättning och byter prislista eller justerar de föreslagna timpriserna och produktpriserna manuellt genom att klicka på Ändra till projektspecifik prislista.    De föreslagna priserna hämtas initialt från kundens standardprislista som angivits på kundkortets kundinställningar alternativ projektets prislista om det finns en sådan definierad. När du väljer att använda en offertmall så hämtas prislistan från vald mall istället för kundinställningarna.    Fliken Lönsamhet (Inte tillgängligt för kunder med annan valuta än företagets basvaluta.) När du har skapat en offert med arbetstyper och produkter kan du beräkna och granska det offererade uppdragets lönsamhet. I övre delen av offertfönstret finns fliken Lönsamhet. Lönsamheten redovisas både på totalnivå och radnivå samt i diagramform.   Intäkterna beräknas utifrån offertens prislista, antingen utifrån det specifika timpriset för den valda arbetstypen eller om den valda arbetstypen inte har ett generellt pris i prislistan så används Projektets standardprissättning. Kostnaderna hämtas från arbetstypernas och produkternas prissättning i systeminställningarna.      Avdelningens fottext Sidfoten som visas på offerten ställer du in i Inställningar > Organisation > Företagsinställningar > Sidfot    Organisations hierarki aktiverat:   När du har detta tillägget aktiverat definieras fottexten istället i Verktyg > Inställningar > Avdelningar, välj avdelning att redigera. Om ingen fottext definieras här kommer fältet att visas tomt. När du skapar fottexten så finns möjligheten att formatera texten (fetstilt, kursivt etc.) men det är inte nödvändigt att göra då formateringen inte skrivs ut på offert PDF:en. Vi rekommenderar även att använda taggarna som finns tillgängliga.     Taggarna är dynamiska, vilket innebär att när du behöver uppdatera någon företagsinformation räcker det med att du redigerar företagets/avdelningens uppgifter så kommer fottexten automatiskt att uppdateras också. Taggarna hämtar information som Adress och Kontaktuppgifter ifrån den Interna kunden som finns i Kundlistan i menyvalet Kunder. Läs mer här: Ändra kontaktuppgifterna   Har du flera avdelningar som har egna uppgifter som t.ex. egen adress lägger du upp alla adresser som ska finnas tillgängliga att välja på den interna kunden. Navigera sedan till Avdelningar och fyll i avdelningens egna uppgifter. Alla angivna adresser på den interna kunden finns tillgängliga i rullistan "Adress".    Är du intresserad av Offerter eller har frågor så kontakta din återförsäljare!

Jobbar du med delade rapporter och vill undvika att andra användare ändrar på rapporten och sparar över originalet, här kommer några tips för dig och dina medarbetare.

Se på inspelningen från vårt webinar den 26 maj. 

Nedan följer information om fakturaposter och hur ni med hjälp av specifikation och fakturainställningarna kan snygga till fakturabilden och förtydliga fakturans innehåll.    Vid faktureringstillfället används ofta filtret Klart för fakturering  för att säkerställa att endast fakturerbara timmar, avgifter och övriga kostnader kommer inkluderas de fakturorna som kommer skapas. Datumet anges i Klart för fakturering kommer även bli fakturadatumet. Det kan ändras i efterhand vid behov - om man flyttar fram fakturadatumet på utkastet kommer inte fler fakturerbara poster på det valda datumet att hämtas till fakturan. Detta måste göras manuellt genom att fälla ut fliken Ofakturerade poster och markera de poster som ska inkluderas.        Fritextfältet & Anteckningsfält: Fritextfältet kan användas för att ytterligare specificera perioden som fakturan avser genom att manuellt lägga till exempelvis Fakturerade timmar avser upparbetat t.o.m. fakturadatum, eller liknande text. Vi rekommenderar även att använda taggarna som finns tillgängliga, dessa hjälper er fylla på fritextfältet med redan befintlig information som finns i systemet. Läs mer här!   Anteckningsfältet kan användas för statisk information ska finnas på alla fakturor för projektet. Till exempel information om tid för anmärkning eller överenskommelser med kunden. Detta fält påverkas inte av t.ex. byte av fakturamall vilket fritextfältet däremot gör.      Specifikation:   Om ovan förslag inte täcker behovet hos företaget och ni fakturerar från Visma.net Project Management, går det även bifoga en specifikation till fakturan. Genom att anpassa organisationens fakturamallar till att alltid innehålla en specifikation så kommer systemet per automatik lägga till en sådan som en bilaga till fakturan. Specifikationen innehåller den informationen som "göms" på fakturabilden när man väljer att gruppera t.ex. arbetstimmar    Detta är smidigt om man har t.ex. många fakturaposter som är arbetstimmar och det blir flera fakturabilder av raderna så kan man gruppera arbetstimmarna efter t.ex. Arbetstyp, då syns endast 1 rad/arbetstyp som använts för tidposter i projektet summerad för respektive vald kolumn att visa (Enhet, Enhetspris, Moms, Total).        Anpassa fakturamall För att ställa in automatisk gruppering och specifikation, gå till Verktyg > Inställningar > Fakturering > Fakturamallar och öppna en befintlig mall eller klicka på Lägg till ny.    Gå till avsnitt Gruppering av fakturarader. Notera att det inte går att bifoga en specifikation om man inte grupperar något. Alla 3 kategorier inkluderas på samma specifikation. Det går att gruppera efter en sekundärgruppering även. T.ex. om du vill dela upp arbetstimmar på person och arbetstyp. Välj även vilka kolumner som ska visas på specifikationen.        Här kan du läsa mer om fakturmallar och hur de kan underlätta er faktureringsprocess.     

Vill du till exempel visa en rapport över alla aktiviteter som är inplanerad gentemot en viss kundgrupp går det att använda filtret för att begränsa urvalet.  I aktivitetsrapporten väljer du Filter och ett den eller de kundgrupperingar som aktiviteterna avser och som ska visas i rapporten.

När du skapar ett nytt försäljningsprojekt anger du ett datum då du bedömer att affären kommer att kunna stängas.    Detta datum används tillsammans med värdet Förväntat värde för att beräkna prognostiserad försäljning och faktisk försäljning.  När ett försäljningsprojekt stängs genom att flyttas till någon av de stängda processtegen, t.ex. "Beställning" eller "Avböjt förslag" kommer det förväntade försäljningsdatumet uppdateras med dagens datum då det stängdes.  Samtidigt kommer nyckeltalen i försäljningsöversikten uppdateras med dessa värden.   

Nu finns värdet "fas" i aktivitetsrapporten.

För att minska risken för intrång kan man lägga till ytterligare verifieringssteg i inloggningen.

Om en person som tidigare varit anställd hos er återvänder undrar många om det ska skapas en helt ny användare i Project Management eller om den gamla användaren kan/ska återaktiveras.    Vår rekommendation är att återaktivera den tidigare skapade användarlicensen och det gör du så här:  (Det går också att lägga till en ny användare förutsatt att e-posten inte har använts i Project Management tidigare)   Gå till Inställningar - Användarhantering , här en lista över alla aktiva användare. På knappen filter uppe till höger byter ni filtrering till att visa inaktiva användare eller tar bort filtret helt, klicka sedan på verkställ.      Nu kommer du se den användare som ska återaktiveras i listan till vänster, klicka på användaren så visas den detaljerade profilen och uppe till höger finns knappen Aktivera användare. När du klickar på aktivera måste du sedan välja om den användaren ska fortsätta med samma arbetskontrakt som innan eller om du vill skapa ett nytt. Oavsett vilket alternativ du väljer kommer du kunna skicka ut ett välkomstmejl med inloggningsinstruktioner. Gå igenom den användarens uppgifter och kontrollera om något måste uppdateras sedan den tidigare anställningen.      Om ni har fler funderingar över användarlicenser och hur du kan administrera antalet licenser så finns det mer information i inlägget här: https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Justera-antal-anvandarlicenser/ta-p/276982 

Redigering av resursallokeringar kan spärras av tre olika faktorer.

App för enklare kvittohantering

Om en kontaktperson flyttar till en annan kund...

Med hjälp av Historik-knappen kan du enkelt komma tillbaka till projekt, fakturering, kundkort som du jobbade på innan.

I fakturamallen kan du ange fakturaetiketter före fakturaraderna. Dessa taggar visas då varje gång en faktura skapas utifrån samma mall.

I perioder när många medarbetare kanske blir sjuka eller frånvarande av andra orsaker och många sitter utspridda på hemmakontor är det viktigt att få en bra överblick över projekt, resurser, projektuppgifter och tidrapportering. Nedan ger vi några tips om hur du kan använda resursallokeringen och aktivitetshanteringen i Project Management för att få bättre överblick över dina tillgängliga resurser.   Resursallokering I resursallokeringen får du en överblick över vilka medarbetare som är tillgängliga och vilka som är frånvarande den närmaste tiden. Detta förutsätter att de anställda markerar frånvaro i systemet med hjälp av frånvarotyper. (Behöver du lägga till nya frånvarotyper, hittar du dessa inställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper)   Kalender och projektuppgifter Alla anställda bör uppdatera sin kalender löpande. Om ni använder Office 365, Exchange eller Google calendar kan dessa kalendrar integreras med Project Management. På det sättet får man en god översikt i Project Management över både medarbetarnas resursallokeringar och mer detaljerade uppgifter i kalendern. I kalendervyn kan den anställde se både sin resursallokering, kalenderaktiviteter och aktiviteter.   Samarbete och projektuppgifter När man behöver planera om uppgifter underlättar det att få en överblick över de uppgifter som till exempel ska utföras i ett projekt och snabbt kunna fördela om ansvar till andra projektmedlemmar. På fliken Samarbete visas alla projektuppgifter. Här kan man planera och tilldela olika projektuppgifter till olika medarbetare. Det går också att flytta dem till en ny status genom att dra-och-släppa dem till relevant statuskolumn.

Återanvänd innehållet i offerten för att skapa en faktureringsplan

Information om hur integrationen fungerar, inställningar, vanliga felmeddelanden och åtgärder samt detaljerad fältmappning 

Så här söker du efter en fras i hjälpfilen.