Brukertips i Visma.net ERP

Dersom du registrerer en inngående faktura kan du under fanekortet Betalingshistorikk få forslag på kreditnotaer og forhåndsbetalinger som automatisk kan matches mot fakturaen du registrerer.   Etter en endring gjort i versjon 9.55 (18. juli) må du sette på en innstilling for at denne funksjonen skal fungere som før. Denne innstillingen finner du ved å gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Leverandørinnstillinger og huke på Foreslå kreditnotaer og forhåndsbetalinger før oppdatering.        

Har du benyttet feil betalingskonto, eller du ønsker å endre betalingsdato på flere Inngående fakturaer, så kan dette gjøres i en enkel operasjon i Behandle betalinger (AP50301S).   Slik går du frem: Marker aktuelle transaksjoner i listen I menyen til høyre over listen, kan du velge Massebehandling, og du får opp valgene  Endre betalingsdato og Endre betalingskonto. Endre betalingdato: Velg ønsket dato og klikk Endre Endre betalingskonto: Velg hvilken betalingskonto du ønsker, og klikk Endre

Vi har forbedret mulighet for varslinger i Behandle betalinger. Det kan varsles om et betalingsoppdrag har feilet og/eller er vellykket. Et varsel kan være avvik som trengs å korrigeres før betalingen kan sendes på nytt. Du har mulighet for å motta varsel på e-post eller under Varsler i systemet.   Eksempel på varsel mottatt i systemet: Varsel viser forespørselsnr., firma og varseltype.   Varsel ved avvik:   Varsel ved vellykket betaling:   Varsel sendt på e-post kan se slik ut:     Du kan selv definere regler for meldingene. Innstillingen finner du under Behandle betalinger (AP50301S). Velg nedtrekksmenyen Flere handlinger og Meldingsinnstillinger.     1. "Underenhet" velg firma. Du kan velge et eller flere firmaer. 2. "Status" velg hvilke statuser du skal motta meldinger på.  3. Velg om du ønsker å motta statusmeldingen i Meldingssenter, som E-post eller begge deler.  4. Definer frekvens for varslene.      Varsler for "Vellykket" blir gitt umiddelbart.      Varsler på "Avvik" må derfineres under seksjonen "Motta melding når      faktura avviker".  5. Velg om du ønsker å motta avviksmelding i Meldingssenter, som E-post eller begge deler.       

Denne artikkelen viser deg hvordan du reverserer en inngående kreditnota (oppretter en Oppjustering), og matcher denne mot den opprinngelige kreditnotaen.   Merk at i denne prosessen skjer det ingen lagerendringer. Hvis kreditnotaen inneholder lagervarer, så vil det ikke opprettes lagertransaksjoner. Da må logistikkmodulen benyttes.   Reversere kreditnota og opprette oppjustering   Gå til Leverandørreskontro -  Inngående faktura (AP3010PL) og velg kreditnotaen det gjelder Klikk på Behandlinger - Reverser.  Skriv en evt. beskrivelse i feltet Beskrivelse. Klikk Oppdater.  Nå har du en Oppjustering i status Åpen, og denne kan du matche mot den inngående kreditnotaen.  Matche Kreditnota mot Oppjustering   Gå til Leverandørreskontro - Leverandørbetalinger (AP3020PL) Åpne aktuell kreditnota Hvis kreditnotaen er i status Åpen, og ikke matchet mot noen faktura, gå direkte til punkt 4. Hvis kreditnotaen er lukket mot en faktura så må matchingen oppheves først. Gå til fanen Betalingshistorikk, marker faktura og klikk Reverser matching.  Gå til fanen Dokumenter til matching. Hvis du har reversert faktura ser du denne med minusbeløp her.  Klikk + for å legge til en linje, og velg dokumenttype Oppjustering. Finn oppjusteringen i feltet Bilagsnr.   Klikk Oppdater. Oppjustering og Kreditnota er matchet og avsluttet, og en eventuelt matchet faktura er i status Åpen og kan behandles videre.

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan automatisere Nye Behandle betalinger ved å sette opp Tidsplan. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Når du benytter Tidsplan vil alle fakturaer med avvik ekskluderes. Når en tidsplan har kjørt, så vises dette under fanen “Status”.    Slik går du frem for å opprette Tidsplan:   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) ->Velg “Flere handlinger” oppe til høyre, og så "Planlegg betalinger" Klikk “Opprett ny tidsplan”, og det legges til en ny linje. Status - indikerer om tidsplanen er På eller Av. Grå indikerer at den er Av og grønn at den er På. Navn - velg ønsket navn. Underenhet - benytter du underenheter, så kan du her velge underenhet eller velge at tidsplanen skal gjelde for alle underenheter.  Betalingsmetode -  velg en spesifikk betalingsmetode, eller velg å kjøre for “Alle betalingsmetoder”. Betalingskonto - velg en spesifikk betalingskonto, eller velg å kjøre for “Alle betalingskontoer”. Du kan kan velge kun de betalingskontoene som er knyttet til valgt betalingsmetode. Frekvens - velg om du ønsker å kjøre “Ukentlig” eller “Daglig”. Valget her avgjør hvilke valg du får i kolonnene “Dag” og “Betalingsdato”. Dag  “Ukentlig” i frekvens - velg hvilken dag du ønsker å kjøre på (mandag-søndag). “Daglig” i frekvens - feltet benyttes ikke. Betalingsdato “Ukentlig” i frekvens - tre alternativer: Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter fram til neste kjøring Alle åpne dokumenter “Daglig” i frekvens - to alternativer Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter   Tidsone - velg hvilken tidssone som skal benyttes. Vi anbefaler nettleserens tidssone.   Status - slå av og på tidsplan. 

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan se status på utgående betalinger i Nye Behandle betalinger. Vi viser deg også hvordan du kan korrigere betalinger som har feilet.    For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) -> Velg fanen "Status" Betalingstatus   Pågår Samlebetalinger opprettes på bakgrunn av leverandørfaktura. Når forespørselen er behandlet vil statusen være "Sendt til AutoPay" eller "Mislykket".    Sendt til AutoPay Samlebetalingene er opprettet og sendt til AutoPay. Betalingene venter på signering i AutoPay for utbetaling.    Mislykkes En eller flere av betalingene har feilet og må korrigeres. Forespørselen kan åpnes ved å klikke på "Pilen" i kolonnen detaljer.    Arkivert  Forespørslene får status arkivert når en tidsplan er kjørt, men ingen faktura ble behandlet. I dette tilfellet vil antall dokumenter og beløpet være 0. Dersom en forespørsel feiler og må behandles på nytt fra "Klargjør betalinger", vil den opprinnelige forespørselen få status arkivert. Korrigering av utgående betalinger som har feilet Dersom en eller betalinger har feilet, kan du åpne "Detaljer" for forespørselen.      I dette tilfellet har systemet detektert at kontonummeret på leverandøren ikke er et gyldig norsk kontonummer. Ved å klikke på leverandørnummeret, åpnes leverandørkortet og du kan korrigere kontonummeret.   Når korrigeringene er gjort, trykker du "Send på nytt og lukk" nederst i skjermbildet. Betalingen sendes på nytt til AutoPay.     I enkelte tilfeller kan det være feil på fakturaen som ikke enkelt lar seg rette, eller du av ulike årsaker ønsker å få sendt betaling på de fakturaene som ikke feiler videre til AutoPay. Inne i "Detaljer" på betalingsforespørselen har du nå mulighet til å markere fakturaer og fjerne disse fra betalingsforespørselen, slik at resterende fakturaer likevel kan betales.    1. Marker fakturaen du ønsker å fjerne fra betalingsforespørselen  2. Klikk Fjern 3. Klikk Send på nytt og lukk   Fakturaen (i dette eksempelet dokumentreferanse 200010) vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger. Betalingsdokumentet som ble opprettet (i dette eksempelet betalingsreferanse 300004) blir slettet.    Du kan også arkivere hele betalingsforespørselen ved å markere alle fakturaene i forespørselen, og klikk Fjern. Klikk deretter Arkiver og lukk. Hele betalingsforespørselen vil da få status Arkivert, og alle fakturaerene vil igjen bli tilgjengelig for ny behandling i Klargjør betalinger.  

I dette brukertipset beskriver vi de ulike funksjonene i Nye Behandle betalinger. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Behandle betalinger Det nye brukergrensesnittet består av fire deler: Filter Tabell Sidepanel Bunntekst Alle åpne leverandørbetalinger som har forfallsdato blir vist og automatisk valgt når du åpner behandle betalinger.   Den nye betalingsprosessen er ikke begrenset til kun en betalingsmetode og betalingskonto. Du kan nå prosessere samlebetalinger med flere betalingsmetoder og betalingskontoer samtidig.   Filterfunksjoner Som standard er "Forfall frem til dato" satt til dagens dato hver gang det nye skjermbildet åpnes. Du kan enkelt endre filter etter eget ønske.   Det er også mulig å fjerne alle dokumenter til betaling for en leverandør, der totalsum av åpne kreditnotaer er større enn totalsum av åpne fakturaer. Denne funksjonen kan benyttes der en kunde har et stort antall leverandører som sender mange kreditnotaer, hvor det resulterer i at den totale summen for kreditnotaene overskrider summen av åpne fakturaer.   Tabell Tabellen oppdaterer seg automatisk basert på filtrene du har satt. Enkelte felter i tabellen kan redigeres direkte: Betalingsdato, Beløp å betale, Betal separat, Kontantrabatt brukt, Merknader og Prioritet.   Du kan klikke deg videre til en leverandør eller et dokument for ytterligere redigering. Ved å klikke på Dokumenttype (punkt 1) åpnes det en forhåndsvisning av betalingsdokumentet i samme vindu. Her vil du også få opp en visning av vedlegget til betalingsdokumentet og kan redigere de samme feltene som i tabellvisningen. Dersom du heller klikker på bilagsnummeret (punkt 2), åpnes betalingsdokumentet i et nytt vindu. Ønsker du å redigere noe på leverandørkortet, kan du klikke på leverandørnavnet (punkt 3), og et skjermbilde med leverandørkortet åpnes i et eget vindu.   Dersom betalingsdokumentet har passert forfallsdato, vil forfallsdato automatisk bli satt til dagens dato.   Kolonnekonfigurasjon Ved å åpne kolonnekonfigurasjon kan du redigere hvilke kolonner som er tilgjengelig i skjermbildet.      Sett hake i de kolonnene du ønsker skal vises. Dersom du ønsker å omorganisere kolonnene dra og flytte de etter eget ønske. Endringene lagres automatisk.  Dokumentene grupperes automatisk basert på leverandør slik at det er enkelt å velge alle / oppheve alle dokumenter fra den gitte leverandøren. Den kan også velge tradisjonelle listevisningen uten gruppering.   Sidepanel  I sidepanelet finner du en oversikt over alle betalingskontoer. Du kan se summen av alle beløp, antall dokumenter og valuta for hver betalingskonto. Du ser hvordan utbetalingene vil påvirke hovedbokssaldoen for betalingskontoen.   Dersom summen av betalingene er større enn disponibel saldo får du et advarsel. Sidepanelet sjekker også oppsettet på betalingskontoen og AutoPay-avtalen, dersom noe ikke stemmer får du beskjed om dette.      Bunntekst Til høyre i bunnteksten finner du knappen for “Bekreft betalinger”. Knappen er grået ut dersom systemet har oppdaget noen avvik. Korriger betalingene med avvik eller utelat de for å tilgjengeliggjøre knappen. Deretter kan du bekrefte betalingene.    Når betalingene er bekreftet opprettes det automatisk en samlebetalingsbunt i "Samlebetalinger" (AP3050PL).   Du kan gå direkte til Visma.net AutoPay for å godkjenne betalingene etter de er bekreftet.   

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du enkelt gjennomfører en betaling i Nye Behandle betalinger. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) Når du kommer inn i skjermbildet vises alle åpne leverandørfaktura som har forfalt eller forfaller samme dag. De er avhuket som standard og du kan enkelte fjerne et eller flere dokumenter fra betalingen.    Merk at skjermbildet ikke er begrenset til kun en betalingsmetode og betalingskonto. Du kan prosessere samlebetalinger med flere betalingsmetoder og betalingskontoer samtidig. Gjennomføre en betaling 1. Huk av de dokumentene eller leverandørene du ønsker å betale   2. Klikk på "Bekreft utbetaling"     3. Klikk "Bekreft" i vinduet som dukker opp for å opprette en betaling   4. Systemet oppretter nå en eller flere samlebetalingsbunter og sender disse til AutoPay, ved å klikke på fanen "Status" kan du følge med på prosessen   5. Når betalingene har fått status "Sendt til AutoPay", kan den som signerer betalinger gå til AutoPay for siste godkjenning som tidligere     Betalinger som feiler Betalinger som feiler finner du under fanen "Status". Etter å ha rettet opp feilene, kan du gå tilbake hit og klikke "Send betaling på nytt".    Det er anbefalt å sjekke fanen "Status" regelmessig slik at man fanger opp dersom en betaling har feilet. 

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du aktiverer og kommer i gang med Nye Behandle betalinger. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Tildeling av roller For å ta i bruk den nye betalingsprosessen, må personen(e) som skal jobbe i skjermbilde tildeles nye roller. Dette gjøres av en bruker med administratorrettigheter for selskapet i Visma.net Admin.   Vi skiller mellom følgende to roller: Payment processor: Denne rollen gir brukeren rettigheter til å opprette betalinger Payment viewer: Denne rollen gir brukeren leserettigheter Merk at rollene kun gjelder for den nye betalingsprosessen.   For å tildele roller, gjør følgende: Gå til Visma.net Admin Velg "Brukere og roller" øverst i skjermbildet Søk opp brukeren du skal tildele en rolle Pass på at du står på riktig rad for firma du skal tildele roller Bla deg bort til kolonnen "Financials" og tildel ønskede roller Klikk "Lagre og lukk" nederst i skjermbildet Brukeren vil nå motta en e-post med informasjon om at de er tildelt nye roller Skal du tildele rollen til flere personer kan dette gjøres ved å heller velge roller øverst i skjermbildet og deretter riktig firma.      Etter at roller er tildelt og ny betalingsprosess er satt som foretrukket, må alle brukere som skal ha tilgang til skjermbildet logge ut og inn igjen.   Vi anbefaler at du benytter nettleseren Google Chrome når du arbeider i skjermbildet.  

Oversikt over brukertips som omhandle Nye Behandle betalinger. 

I det nye skjermbildet til behandle betalinger har vi fått noen tilbakemeldinger fra kunder som opplever de plutselig mister tilgang eller hopper inn og ut fra skjermbildet. Vi anbefaler derfor våre kunder til å bruke Google Chrome, da denne nettleseren støtter den nye versjonen.   Jeg bruker Google Chrome, men samme problem oppstår? Om du er en av dem som bruker Google Chrome, men får denne feilmeldingen, må du tillate nettleseren tredjeparts cookies fra oss.     I Google Chrome: 1. Klikk øverst til høyre på de tre prikkene og bla ned til "Innstillinger" 2. Gå til "Personvern og sikkerhet" og deretter "Informasjonskapsler og andre nettstedsdata"     3. Bla ned til du kommer til "Tilpasset atferd" og ser teksten "Nettsteder som alltid kan bruke informasjonskapsler" og klikk på «Legg til».   4. Skriv "finance.visma.net" som nettsted og huk av i boksen "Inkludert informasjonskapsler fra tredjeparter på dette nettstedet" og trykk "Legg til".   5. Lukk nettleseren (alle vinduer, dette er veldig viktig!) 6. Start nettleser på ny og logg inn i Visma.net ERP.

Fra versjon 9.12 som er planlagt 30.august 2022 er det mulig å åpne .pdf filene som er lagt til på en inngående faktura i et eget vindu i nettleseren. Dette vil gjøre det enklere å ha selve faktura vedlegget åpent i et eget vindu, mens du gjør endringer på inngående faktura.    Klikk Vis filer når du står på en inngående faktura Klikk på knappen som vist under for å åpne .pdf i eget vindu Merk! Denne funksjonen er avhengig av at du i nettleser har valgt å Åpne .pdf (ikke lagre).    Du kan sjekke dette på følgende måte:   Chrome Åpne Chrome Øverst til høyre klikker du på   og så på Innstillinger Klikk Personvern og sikkerhet, og så på Nettstedsinnstillinger Klikk Flere innholdsinnstillinger, og så på PDF-dokumenter Velg alternativet Åpne PDF-filer i Chrome   Firefox  Åpne Firefox Øverst til høyre klikker du  på og så på Innstillinger Bla deg ned til Program og finn Portable Document Format (PDF) i listen Klikk på Handling-kolonnen ved siden av Portable Document Format (PDF), og velg Åpne i Firefox   Edge Åpne Edge Øverst til høyre klikker du på   , og så på Innstillinger Klikk Informasjonskapsler og nettstedtillatelser Bla deg ned til PDF-dokumenter Fjern avhukning for Last alltid ned PDF-filer

I Visma.net ERP kan du sette opp varsling i Fakturainnboks, slik at du enkelt kan se dersom du har mottatt en faktura der f.eks Bankkontonummer er forskjellig fra det som er registrert på leverandørkortet. Du kan lese mer oppsett her.   Når du har valgt å få varsel på Betalingsinformasjon, så vil du få dette varselet og du kan oppdatere leverandørkortet med ny informasjon.     Du har også mulighet til å behandle fakturaen uten å oppdatere informasjonen.  Det samme gjelder dersom du har valgt å sette på automatisering av denne prosessen.  Automatiseringsplanen behandler alle selv om det er et varsel. Det stopper ikke behandlingen.   Dette er det mulig å endre. Du kan nå sette opp en betingelse på kolonnen Status for leverandørendringer på Automatiseringsplanen slik som vist under.    Da vil kun fakturaer med Lev.er oppdatert bli behandlet.     

Ved behandling av fakturaer i Fakturainnboks har vi sett at noen kunder får denne feilmeldingen: Feil: Posten Setter inn 'Leverandørtransaksjoner' resulterte i minst én feil. Kontroller feilene. Kontoen er inaktiv Dette skyldes som regel inaktiv utgiftskonto på den ikke lagerførte varen (typisk varenr. 1-4). Marker fakturalinjen og klik Vis detaljer for å se hvilken av de ikke lagerførte varene fakturalinjene blir matchet mot. Merk at det er flere måter å sette opp matching på, se denne artikkelen. Inne på Ikke lagerførte varer (IN202000) under fanekortet Hovedbokskontoer kan du se hvilken utgiftskonto som benyttes:   Sjekk så denne kontoen i Kontoplan (GL202500): Etter at kontoen er blitt satt som aktiv igjen kan du gå tilbake til Fakturainnboksen og behandle fakturaen på nytt.

I tilfeller der det oppstår feil i dokumentlagringstjenesten (Document Storage) , så kan dette medføre at du  mottar fakturaer i Fakturainnboks (AP50604S) uten vedlegg.   Fakturaer der problemet har oppstått finner du som vanlig i status Ny eller Blokkert, og du får en advarsel om at det var har oppstått problem med import av vedlegg. I disse tilfellene kan du hente inn vedleggene på nytt, og slik går du fram:   Åpne Fakturainnboks og  velg status Feil ved vedlegg  Du får da opp en liste over alle fakturaer der det har vært problem med import av vedlegg. Marker en post og velg Rett opp vedlegg eller klikk Rett opp alle vedlegg for å behandle alle postene.  Systemet vi da forsøke å hente vedleggene på nytt. Merk! Dersom du har flere firmaer (multi-branch) så er det kun mulig å rette opp vedlegg på det firmaet som du jobber i. Det vil si at du må åpne aktuelt firma før du velger Rett opp vedlegg.   Hvordan vite om det er problemer med dokumentlagringstjenesten (Document Storage) ? Document Storage blir benyttet av flere Visma systemer, og dersom det oppstår problemer så vil du i de fleste tilfeller se dette på status siden. Her er et eksempel  

Her ser du hvordan du håndterer avrunding ved registrering av inngående faktura fra leverandør.

Skal du reversere et bilag ført på modulen Leverandørreskontro eller Kundereskontro må dette gjøres i samme modul. Gjøres det i modulen Hovedbok vil det ikke ta effekt på reskontroen.

På rapportene for aldersfordelt saldo kunder og aldersfordelt saldo leverandører er postene delt inn etter aldersfordelinger. Antall fordelingsdager kan settes opp i systemet for å tilpasses deres behov.

Ved bruk av profiler for kunder og leverandører kan du sette opp forhåndsdefinerte innstillinger som kan forenkle registreringen av data i Visma.net ERP.