Brukertips i Visma.net ERP

I Visma.net Payroll kan du nå velge at kontoer skal hentes fra Visma.net Financials.

Scannetjenesten er et nyttig verktøy, men har visse begrensninger som man bør være klar over.

Det er mulig å benytte forskjellige bokføringsmetoder når periodiseringsnøkkler opprettes. Vi ser på bokføringsmetodene:  Fleksibelt etter perioder, pro rata etter dager. Fleksibelt etter dager i perioden.

Allokering vil si å knytte et fast bestemt vare/parti/serienr til salgsordren. Dette for å "reservere" denne varen til en konkret salgssordre. Les mer om dette her. 

Sette kontraktsvarer som inaktive

I versjon 8.20 har vi endret hvilken dato som settes på innkjøpsordre opprettet fra salgsordre.

1. Mottar en inngående kreditnota via Autoinvoice til fakturainnboks. 2. Kreditnota blir til en inngående faktura. 3. XML filen som avsender sender er ikke iht PEPPOL formatet 4. Når CreditNoteTypeCode=381 skal totalsummene oppgis som positive verdier i XML filen:   5. Vi sjekker filen og ser at totalsummene oppgis som negative verdier:   6. Resultatet i dette tilfelle er at AutoInvoice får en kreditnota hvor summene er negative og dette regnes da som en faktura jf. standarden. Dette er ikke noe vi kan overstyre dessverre. 7. Mottaker må ta kontakt med fakturautsteder og be de om å få rettet opp formatet.

I dette brukertipset forteller vi deg hvordan du kan automatisere Nye Behandle betalinger ved å sette opp Tidsplan. For mer informasjon om det nye skjermbildet se Nye Behandle betalinger - Oversiktsartikkel.   Når du benytter Tidsplan vil alle fakturaer med avvik ekskluderes. Når en tidsplan har kjørt, så vises dette under fanen “Status”.    Slik går du frem for å opprette Tidsplan:   Gå til Meny -> Leverandørreskontro -> Behandle betalinger (AP50301S) ->Velg “Flere handlinger” oppe til høyre, og så "Planlegg betalinger" Klikk “Opprett ny tidsplan”, og det legges til en ny linje. Status - indikerer om tidsplanen er På eller Av. Grå indikerer at den er Av og grønn at den er På. Navn - velg ønsket navn. Underenhet - benytter du underenheter, så kan du her velge underenhet eller velge at tidsplanen skal gjelde for alle underenheter.  Betalingsmetode -  velg en spesifikk betalingsmetode, eller velg å kjøre for “Alle betalingsmetoder”. Betalingskonto - velg en spesifikk betalingskonto, eller velg å kjøre for “Alle betalingskontoer”. Du kan kan velge kun de betalingskontoene som er knyttet til valgt betalingsmetode. Frekvens - velg om du ønsker å kjøre “Ukentlig” eller “Daglig”. Valget her avgjør hvilke valg du får i kolonnene “Dag” og “Betalingsdato”. Dag  “Ukentlig” i frekvens - velg hvilken dag du ønsker å kjøre på (mandag-søndag). “Daglig” i frekvens - feltet benyttes ikke. Betalingsdato “Ukentlig” i frekvens - tre alternativer: Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter fram til neste kjøring Alle åpne dokumenter “Daglig” i frekvens - to alternativer Alle åpne dokumenter frem til dagens dato Alle åpne dokumenter   Tidsone - velg hvilken tidssone som skal benyttes. Vi anbefaler nettleserens tidssone.   Status - slå av og på tidsplan. 

Dersom du mottar en betaling som er større enn faktura du skal matche betalingen mot og ønsker å føre det resterende beløpet mot en bestemt konto kan du følge dette brukertipset. Vi benytter skjermbildet som heter “kundebetalinger” (ScreenID: AR3020PL)    I eksempelet vi bruker her så har du mottatt en betaling på 2 000 000 og skal matche denne betalingen mot to fakturaer på respektive 312 500 og 600 000. Legg fakturaene til ved å trykke på plusstegnet under fanen “dokumenter til matching”. Etter du har lagt inn de har du en tilgjengelig saldo på 1 087 500.      For å føre den tilgjengelige saldoen mot en spesifik konto går du til fanen “regnskapsdetaljer” og velger den ønskede kontoen under “regnskap” og “hovedbokskonto-kunder” (Som standard er konto 1500 valgt). I dette eksempelet bruker vi konto 1550.     Etter dette kan du lagre og oppdatere betalingen. Som du da ser har betalingen status Åpen slik at du på et senere tidspunkt kan føre nye fakturaer på samme betaling. I tillegg finner du bunten under fanen “betalingshistorikk” og som du kan se i eksempelet under så er den tilgjengelige saldoen ført mot konto 1550.     Spol fiktivt frem i tid og si at du nå legger en ny faktura på 100 000 på samme betaling ved å legge den til under “dokumenter til matching”, lagrer og oppdaterer. Det opprettes da en ny hovedbokstransaksjon som fører 100 000 debet fra konto 1550.       

I dette brukertipset viser vi deg hvordan du kan definere posteringsdatoen som benyttes på inngående betalinger fra banken. 

 Du kan lese om innstillinger generelt for rentenota prosessen her.   Å sende ut rentenota innebærer en kost. Noen avveier kostnaden med å sende ut rentenota på faktura opp mot inntekten/gevinsten av dette. Ønsker du ikke å opprette rentenota hvis beregnet rentebeløp på en faktura er under et gitt beløp, er det mulig å definere.    I eksemplet ønsker vi å opprette rentenota kun hvis beregnet rente på dokumentet er på over kr 50,- Velg Beregn forsinkelsesrente (AR507000). Vi gjør ingen endring, beregner ut fra standard oppsett.  Her har vi to fakturaer som er forfalt og ikke betalt. Faktura 1009 gir renter på kr 42,47. Faktura 1010 gir rente på 691,78.   Vi ønsker ikke å beregne/sende ut rentenota hvis rentebeløpet er under kr 50,00 Åpne Forsinkelesgebyrer (AR204500). Velg Belastningsmåte = Prosent med grense og Grenseverdi = 50,00   Beregne forsinkelsesrente på nytt. Nå vises kun poster som har beregnet rente på over beløpsgrensen vi definerte:    

Vi har kjøpt en bil. Denne ble tatt i bruk 0107.2021 Opprinnelig inntakskost: 450000.- Skal avskrives over 5  år, 60 perioder.  Mnd avskrivning blir 7500.-   Pr 3112.2021 er Nettoverdi 405000.- Akkumulerte avskrivninger 45000.- 6 perioder a 7500.-   I januar 2022 blir det gjort en påkostning på bilen, som skal avskrives over resten av levetiden.  Påkostningen utgjør 27000.-, fordelt på 54 perioder, a 500.- Inngående faktura på påkostningen blir registrert.  Bruker konto 1130 som er periodiseringskonto for driftsmidler. Vi skal nå legge til påkostningen. FA504500 Konverter innkjøp til driftsmiddel: Huk av for faktura som skal konverteres, velg beløp. Hele eller deler av beløpet kan velges.  Trykk + og få ny linje. Pass på at det ikke blir haket av for nytt driftsmiddel.  Under Aktiva  finner du driftsmiddelet som skal påkostes.  Trykk behandle:    Vi sjekker Saldo på driftsmiddelet:  Gjeldene kostpris er økt til 477000.- Nettoverdi er 432000.-   Vi ser på Avskrivningshistorikken på driftsmiddelet:  Vi beregner avskrivning på nytt:   Avskrivningsbeløpet har for resterende levetid blitt økt med 500.- til 8000.-   Hvis du opplever at avskrivningsbeløpet blir 7950.- er det en avhukning som er årsaken.    Vi ser på driftsmiddelklassen som er brukt på driftsmiddelet.     Når haken for Akselerert avskrivning for lineær avskrivning..... ikke er haket av, vil påkostningen bli fordelt utover alle periodene til driftsmidelet, og ikke bare gjenværende perioder.  27000.-  på 60 perioder: 450.-   Haken for Akselerert avskrivning for lineær avskrivning...... bør være på. 

For å sende ut e-post som har feilet på nytt, må du gå til "Ubehandlet e-post" (SM507000). Her må du huke av for "Inkluder mislyktes". Når dette alternativet er huket av, vil alle e-post som har vært mislyktes dukke opp i skjermbildet og du kan behandle e-posten på nytt.   Du har også muligheten til å filtrere på e-post som har feilet i kollonnen "E-poststatus".   Merk at du først må korriger e-postoppsettet dersom det er feil, for mer informasjon klikk her.

Mange bruker Approval og sender faktura på flyt for godkjenning. Vi har fått tilbakemelding fra flere  med ønske om en bedre oversikt over hvor i flyten dokumentet er inne fra Financials.

Ved uttak av varer fra lager til bruk i egen virksomhet skal dette kostnadsføres mot riktig konto. Det føres ikke mva ved denne typen uttak, ettersom mva allerede er beregnet ved innkjøp. Nedenfor har vi utarbeidet et forslag til hvordan dette kan føres.    For uttak i salgs- og reklameøyemed hvor det skal beregnes uttaksmerverdiavgift, se dette brukertipset.   Opprett årsakskoder Første steg er å opprette egne årsakskoder mot de kostnadskontoene og eventuelle kostnadsbærere som du ønsker å føre uttaket mot.   Gå til Meny -> Lager -> Årsakskoder (CS2110PL): Opprett en ny årsakskode Velg en beskrivelse I feltet bruk velger du “Årsak” I feltet konto velger du kostnadskonto Legg inn eventuell kostnadsbærer Feltet salgskonto og kost.b.salg lar du stå tomt Klikk Lagre     Før uttaket Når årsakskodene er opprettet kan du føre uttaket.    Gå til Meny -> Lager -> Lageruttak (IN3020PL): Opprett et nytt uttak Legg inn en beskrivelse  Legg til varene på linjene og sett riktig årsakskode Oppdater uttaket     Resultatet av lageruttaket over er følgende hovedbokstransaksjon: